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PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES

Código: OPER-PR-002

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PROCEDIMIENTO DE OPERACIONESCÓDIGO: OPER-PR-002

DOCUMENTO CONTROLADO

Elaboró Revisó 1 Revisó 2 AprobóEnna María Acevedo Ernesto Combariza Milena Jerez Cruz Beatriz Bohórquez RuedaCoordinador Minería Director de Obra Coordinador SGI Gerente General

Revisión Fecha Descripción

01 23/08/07 Emisión Inicial. Según AM05-07.

02 20/06/08 Revisión por Actualización






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1. ALCANCE

Cubre la ejecución de los proyectos, cumpliendo sus requerimientos contractuales deacuerdo a las especificaciones técnicas, estándares de calidad y HSE requeridos por elcliente a su entera satisfacción.

2. FILOSOFÍA

“Construyendo con calidad, precios competitivos y a tiempo los proyectos contratados connuestros clientes”

3. POLÍTICAS

Toda ejecución de un proyecto en Construvicol S.A., debe regirse por las políticas que acontinuación se relacionan:

El Director de obra deberá presentar a la Gerencia General diez días calendariosdespués de adjudicada la licitación o según exigencia del cliente, el listado derequerimientos de infraestructura y logística demandada para la ejecución delproyecto y el funcionamiento administrativo.

Antes de iniciar el proyecto, es responsabilidad del Comité Gerencial (Conformadopor Presidencia, Gerencia General, Director de Obra, Ingeniero Residente y/oPlanner, Jefe Administrativo, Líderes de los procesos y/o demás designados),procederán a realizar la revisión, aprobación y programación del cumplimiento de lalista de chequeo de los requisitos enunciados en el contrato y de los presentadospor el Director de obra.

Todo proyecto debe contar con un Plan de Gestión Integral elaborado por elCoordinador SGI, el cual debe ser revisado y aprobado por el Gerente General y elDirector de obra, antes de dar inicio a su ejecución.

Todo personal Operativo y Administrativo, deberá contar con las inducciones ycapacitaciones, necesarias y exigidas por Construvicol S.A. y/o el ClienteContratante, antes de iniciar la ejecución de sus actividades.

En caso de que en determinado proyecto sus condiciones contractuales seandiferentes a las políticas existentes en Construvicol S.A., prevalecerán las políticasdel cliente que deberán ser ajustadas, conocidas e integradas única yexclusivamente para ese proyecto.



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El Director de Obra, Jefe Administrativo, Ingeniero Residente, Coordinador de HSE,Coordinador de Salud Ocupacional y Coordinador SGI, deberán garantizar lacapacitación, inducción y monitoreo permanente del cumplimiento de loscompromisos contractuales, de las políticas del SGI establecido por ConstruvicolS.A., que rigen para cada proyecto.

Como mínimo cada año o de acuerdo a las necesidades del proyecto, deberánrealizarse capacitaciones y reinducciones sobre temáticas de HSE y charlasOperativas, estas actividades estarán bajo responsabilidad del Unidad HSEQ.

3.1. Políticas de Informes de Avance, Corte de Obra y Facturación

Se deberá realizar según requerimientos del Cliente Contratante y de la Empresa,informes de avance Diario, Semanal y Mensual, los cuales deben ser enviados a laGerencia General y al Cliente Contratante.

Según requerimiento contractual, se deberán presentar informes de corte de Obra,mínimo un informe mensual. Este informe deberá ser presentado por el IngenieroProgramador de Obra, con el aval y visto bueno, del Director de Obra; de acuerdo ala fecha convenida con el Cliente Contratante.

Los informes de Avance y de Corte de Obra, son soportes de facturación y deben serentregados con copia a la Unidad de Ingeniería y Licitaciones. El Ingenieroprogramador de Obra debe archivar una copia de seguridad, siguiendo las políticasseñaladas en el Instructivo de Control de Backups.

Mensualmente se debe realizar el cruce de información de las cantidadesfacturadas, con el consumo registrado en el mismo lapso de tiempo en el almacénde la obra, para la verificación del movimiento de materiales. Es responsabilidad deesta verificación del Almacenista, Ingeniero Programador de Obra y JefeAdministrativo de cada proyecto.

3.2. Ejecución de Obra: Subcontratos, Control de Calidad, Políticas HSE, Elaboración deInformes y Suministros

Todo subcontrato, requerido para la ejecución de un proyecto debe contar con laautorización y firma de la Gerencia General.

El Gerente General junto con la Unidad de Ingeniería y Licitaciones, revisa laspropuestas y eligen la más conveniente para la Empresa.

El Director de Obra, debe garantizar el cumplimiento de los controles de calidad delservicio definidos por el Cliente Contratante y por la Empresa.



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La calibración de equipos de medición y seguimiento, se deben realizar en un centroespecializado con las acreditaciones requeridas para esta actividad y con laperiodicidad que estipulen las normas, los responsables de la utilización del equipoelaboran la RQ de la Orden de Servicio para la renovación de los certificados

Se debe cumplir con lo estipulado en el programa de Salud Ocupacional para el añovigente. Será responsabilidad del Coordinador HSE y Supervisores HSE del proyecto,ejecutar este programa y los demás controles operacionales producto de laadministración de los riesgos.

Se debe cumplir con los requisitos de Gestión Ambiental, establecidos en elContrato. Será responsabilidad del Coordinador HSE, Coordinador Ambiental ySupervisores HSE del proyecto ejecutar este programa.

El director de Obra planea la necesidad de materiales para la ejecución del proyecto,con base en los rendimientos de Obra propuestos en la Licitación y entrega a lasección de compras y suministros, con previa autorización del Gerente General; Unavez adjudicada la licitación, definiendo con esto la política de STOCK de losmateriales necesarios y la periodicidad de las requisiciones en el tiempo deejecución del proyecto.

El Director de Obra o el Ingeniero Residente, autorizarán el retiro del material de laBodega, identificando claramente la cantidad, el tipo de material, utilización ydestino.

4. INSTRUCCIONES

4.1. Socialización del contrato

Antes de iniciar la ejecución del proyecto, e el Director de Obra, debe conocer y entender,plenamente los requerimientos Contractuales, para su debido cumplimiento.

4.1.1. Responsable

Director de Obra

4.1.2. Referencias

Contrato

4.2. Visita de reconocimiento de área y condiciones de trabajo



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La visita de reconocimiento busca detallar las condiciones del área de trabajo y crearcontactos para la instalación de talleres, de oficina, de suministros y de vivienda de lostrabajadores.

4.2.1. Responsable

Director de Obra Jefe Administrativo

4.2.2. Referencias

Información general de condiciones de visita de reconocimiento.

4.3. Ajuste del programa detallado de trabajo de acuerdo a las necesidades reales delproyecto

El Programador de Obra con apoyo de la Dirección de Obra y la Gerencia General, deberánreajustar el programa detallado de trabajo, estipulado en el Plan de Gestión Integralteniendo en cuenta los siguientes aspectos tiempo de ejecución, recursos humanos,equipos, insumos y materiales.

Con base en esta información se debe hacer la solicitud a los departamentos respectivos,tales como Recursos Humanos, Mantenimiento, Coordinación SGI, Compras y Suministros.

4.3.1. Responsables

Director de Obra Ingeniero Programador de Obra Gerente General

4.3.2. Referencias

Formato Plan de Gestión Integral OPER-FO-002. Solicitudes de Recurso Humano. Requisiciones de Compras y servicios. Listado equipos requeridos.

4.4. Implementación de la logística

El Gerente General y Director de Obra, determinan las adecuaciones necesarias para eldesarrollo del proyecto, tales como Talleres, Transporte de Equipo y Personal, Oficinas,Equipos de Oficina, Sistemas de Comunicación, Alojamientos, entre otros.



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Este estudio de adecuaciones, se realiza con base al informe generado en la visita preliminary el reajuste al plan de calidad. La implementación de estas adecuaciones, deben estarautorizadas por la Gerencia General.

Para el traslado de equipo se deberá contar con el respaldo del Gerente de Mantenimientoy Transporte, quien deberá cumplir las políticas definidas sobre el tema.

4.4.1. Responsables

Director de Obra Gerente General Director de Mantenimiento y Transporte.

4.4.2. Referencias

N/A

4.5. Inducción al personal

Una vez se ha contratado el personal requerido para el proyecto, se deben realizar lasinducciones respectivas las cuales son las siguientes:

Inducción a la Compañía Contratante – Área de trabajo. HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio ambiente. Políticas de la Empresa relacionadas con el recurso humano, las cuales son: Política

acerca de la drogadicción, Política acerca de Tabaquismo, Política de Calidad,Política de HSE, Política relacionada con el Alcohol, Política relacionada con el VIH yPolítica sobre manejo de Sustancias Químicas.

Estas inducciones pueden ser realizadas por el Cliente Contratante o por Construvicol S.A.

4.5.1. Responsables

Director General de HSE. Director de Obra. Coordinador de recursos humanos. Cliente Contratante.

4.5.2. Referencias

Formato Programa de Inducción a Construvicol S.A. GREC-FO-002. Formato Registro Asistencia a Capacitaciones e Inducciones GREC-FO-004.



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4.6. Elaboración del acta de inicio

Una vez dispuestos los recursos para la ejecución del contrato, se debe firmar el Acta deInicio con el Cliente Contratante.

4.6.1. Responsables

Director de Obra. Representante de la Empresa Contratante.

4.6.2. Referencias

Acta de inicio firmada.

4.7. Ejecución de la Obra

Desarrollo de las actividades contratadas.

4.7.1. Responsables

Director de Obra. Ingeniero Residente. Personal Operativo.

4.7.2. Referencias

Reporte de actividades de obra y equipo.

4.8. Control de Calidad

Se debe verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, mediante las respectivaspruebas de calidad.

Como evidencia de los controles de calidad de la obra, se debe elaborar y presentar alDirector de Obra, un informe con los resultados obtenidos (Memorias de Cálculo,Resultados de laboratorio, Planos, entre otros documentos).

Estos informes, se deben entregar periódicamente, según requerimientos contractuales, alContratante como soporte de Facturación.



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Si hay una no conformidad, se debe repetir la ejecución de la fase que no cumplió con laespecificación o conciliar alternativas para la entrega del producto. Según ProcedimientoControl de Producto No conforme MEJO-PR-005.

4.8.1. Responsables

Ingeniero Residente. Director de Obra. Laboratoristas. Topógrafos. Ingeniero QA/QC. Auxiliar QA.

4.8.2. Referencias

Cartera Topográfica. Reporte de Densidades. Reporte de Compresión de Concreto, según aplique. Formato de Acciones correctivas, preventivas y de mejora MEJO-FO-001.

4.9. Elaboración de informes parciales

Se debe realizar informes de programación, de producción valorizado y de avance de obra,que permiten controlar el cumplimiento de los plazos estipulados en el contrato; Y seránentregados al Cliente Contratante según sus requerimientos.

Si el Cliente Contratante tiene sus propios formatos de presentación de informes, estosreemplazarán los emitidos por Construvicol S.A.

A nivel Interno, se deberán entregar al Gerente de Operaciones, quien deberá transmitirsemanalmente, esta información al Gerente General o dependiendo del tipo de proyectoy/o de común acuerdo con él. Según formato Informe Ejecutivo.

Los informes de avance, pueden incluir el registro fotográfico o fílmico de la obra.

4.9.1. Responsables

Ingeniero programador de obra. Ingeniero Residente. Director de Obra. Gerente de Operaciones.



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4.9.2. Referencias

Informe Ejecutivo de obra. Informes de avance de obra.

4.10. Elaboración de informes final

Detalle final de construcción de obra, que según aplique incluye:

Planos. Memorias de cálculos. Detalles de materiales. Memorias fotográficas (Antes-Durante-Después). Memorias de laboratorio. Registros de controles de calidad.

Este informe final deberá entregarse al Cliente Contratante según sus requerimientos.

4.10.1. Responsables

Director de obra. Ingeniero Residente. Ingeniero programador de obra. Laboratoristas. Topógrafos.

4.10.2. Referencias

Informe Final.

4.11. Liquidación del proyecto

Entregar a satisfacción lo contratado. El contratante deberá emitir un acta de aceptación asatisfacción del proyecto.

4.11.1. Responsables

Director de Obra.

4.11.2. Referencias

Acta de aceptación firmada por el cliente.

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