cÓdigo: mco-icc-01 página: 1 de 198 versiÓn: 3 manual de ... · cláusula de terminación...

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Aprobado y adoptado por la Resolución Nº 0191 del 22 de agosto de 2011 SGC-MECI

ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 1 de 198

VERSIÓN: 3

MANUAL DE

CONTRATACIÓN Instituto Caro y Cuervo Versión 3.0

2011

Agosto de 2011

Actualización y modificación Misael Fernando Castro Llano

Profesional Especializado Área Jurídica

Derechos morales de autor reservados Ley 23 de 1982



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 2 de 198

VERSIÓN: 3

ÍNDICE ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN Y ADOPCIÓN PRESENTACIÓN PRÓLOGO ABREVIATURAS UTILIZADAS

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Pág.

1. JUSTIFICACIÓN 12 2. OBJETO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN 13 3. CAMPO DE APLICACIÓN 13 4. RÉGIMEN LEGAL APLICABLE 13 5. ALCANCE 14 6. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR 14 7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN 14 7.1. PLAN DE COMPRAS 15 7.2. PLAN OPERATIVO DE LA CONTRATACIÓN 15 8. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Y DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES 16

CAPÍTULO II DISPOSICIONES JURÍDICAS

1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

A. Principio de Transparencia 17 B. Principio de Economía 19 C. Principio de Responsabilidad 19 D. Principio de Publicidad 19

2. DERECHOS Y DEBERES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A. El Equilibrio Económico del Contrato 20 B. Excepción por el Incumplimiento de la Administración 21 C. Acudimiento a los Jueces para exigir el Cumplimiento Contractual 21 D. Derecho de Turno 22 E. Aportes Parafiscales 22 F. Cláusulas Excepcionales 22 G. Cláusulas Exorbitantes 23 Cláusula de interpretación unilateral del contrato 23 Cláusula de modificación unilateral del contrato 23 Cláusula de terminación unilateral del contrato 24 Cláusula de caducidad y sus efectos 24 Cláusula de la reversión del contrato 24

3. SUJETOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL A. RÉGIMEN DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES 25

Entidades públicas – contratos interadministrativos 25 Universidades Públicas 25



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 3 de 198

VERSIÓN: 3

EICE y SEM 25 Entidades de carácter financiero 25 Cooperativas y Asociaciones de Entidades Territoriales 25

B. RÉGIMEN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS COMPETENTES 26 Representantes legales de las entidades 26 Comité Asesor y Evaluador – funciones e inhabilidades y prohibiciones 26

C. RÉGIMEN DE INTERVENTORÍA 28 Definición 28 Finalidad 28

Responsables de la interventoría en contratos estatales 28 Interventoría interna 28 Interventoría externa 28

Condiciones recomendables para hacer una buena interventoría 29 Ventajas de las interventorías interna y externa 29 Límites de competencia de la interventoría 30 Perfil profesional del interventor 30 Funciones del interventor 30

D. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 31 Excepciones del régimen de inhabilidades 33 Inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente 33 Efectos Jurídicos derivados de las inhabilidades e incompatibilidades 33 E. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS CONTRACTUALES 34 4. TIPOLOGÍA CONTRACTUAL 34

A. Contrato de Obra Pública 35 B. Contrato de Prestación de Servicios 37 C. Contrato de Compraventa 38 D. Contrato de Suministro 39 E. Contrato de Consultoría 40 F. Contrato de Concesión 41 G. Contrato de Fiducia Pública 42 H. Contrato de Encargo Fiduciario 43 I. Convenios de Cooperación Internacional 44 J. Contratos y Convenios Administrativos e Interadministrativos 44

CAPÍTULO III SUSTANCIACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Documentos y Situaciones ETAPA PRECONTRACTUAL

1. PLANIFICACIÓN

A. Análisis de conveniencia de la necesidad de contratación 46 B. Consulta de precios a través del RUPR del SICE 47 C. Estructuración del estudio de mercado 47 D. Partidas o disponibilidades presupuestales 48 E. Anuncio en Cámara de Comercio 48

2. AVISO DE CONVOCATORIA 49 2.1. Aviso en prensa 49 3. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 49 4. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES 55 5. RESPUESTA A OBSERVACIONES 56



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 4 de 198

VERSIÓN: 3

6. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA Y DESIGNACIÓN DEL COMITÉ 56 ASESOR Y EVALUADOR

7. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO 57 8. MANIFESTACIÓN DE INTERÉS EN PARTICIPAR 58 9. AUDIENCIA DE SORTEO 58 10. VISITA AL LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 58 11. ACLARACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO 59 12. AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES 59 13. ADENDAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO 59 14. CIERRE DE LA CONVOCATORIA 59 15. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES HABILITANTES 60 16. SUBSANABILIDAD DE LAS PROPUESTAS 60 17. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PUNTAJES 62 18. TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN 64 19. OBSERVACIONES AL INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN 64 20. AUDIENCIA Y/O ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN 64 21. ACTO ADMINISTRATIVO DE DECLARATORIA DE DESIERTA 65 ETAPA CONTRACTUAL

22. SUSCRIPCIÓN DE LA MINUTA DEL CONTRATO 65 23. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN 65 A. Mecanismo de Cobertura del Riesgo: La Garantía Única de Cumplimiento 66 B. Certificado de Registro Presupuestal 69 C. Publicación en la Imprenta Nacional 69

24. ACTA DE INICIO DE EJECUCIÓN 69 A. Imposición de Multas 70 B. Cláusula Penal Pecuniaria 70

25. NOVEDADES CONTRACTUALES: EL OTROSÍ 70 A. La Prórroga 71 B. La Adición 71 C. La Cesión 71 D. La Suspensión 71 E. La Terminación Bilateral Anticipada 71 F. La Modificación y/o Aclaración 72

26. ACTA DE RECIBO FINAL O CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 72 27. ESTADO DE CUENTA 72 28. ACTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO 72 ETAPA POSTCONTRACTUAL

29. ARCHIVO DEL EXPEDIENTE CON SUS ANEXOS 73 30. PUBLICACIÓN DE LAS ACTUACIONES PROCESALES EN EL SECOP 74

CAPÍTULO IV PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES

Estudios Previos y Modalidades de Selección 1. ESTUDIOS PREVIOS 76

2. LICITACIÓN

A. General 80



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 5 de 198

VERSIÓN: 3

B. Conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa 90 2. SELECCIÓN ABREVIADA A. Menor Cuantía 91 B. Subasta Inversa Presencial 102 3. CONCURSO DE MÉRITOS A. Concurso Abierto 113 B. Precalificación 124 C. Escogencia de intermediarios de seguros 135 4. SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA 136 5. CONTRATACIÓN DIRECTA A. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión 145 B. Contratos Interadministrativos 152 C. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas 159 D. Contratos cuando no exista pluralidad de oferentes 166 E. Contratos de arrendamiento y para adquisición de inmuebles 173 6. PROCEDIMIENTO ESPECIAL – Ante la declaratoria de desierta de un proceso 180 licitatorio

7. NOVEDADES CONTRACTUALES 191



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 6 de 198

VERSIÓN: 3

RESOLUCIÓN No 191 DE 2011

(22 DE AGOSTO DE 2011)

Por el cual se aprueba y se adopta la actualización y modificación al Manual de Contratación del Instituto Caro y Cuervo

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO

En uso de sus facultades, y

CONSIDERANDO Que el Instituto Caro y Cuervo es un Establecimiento Público del orden nacional con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Cultura. Que el Instituto Caro y Cuervo goza de plena autonomía administrativa, económica y financiera y, en desarrollo de su gestión, implementa los procesos y procedimientos necesarios para dar aplicación a los principios de la contratación estatal. Que el Decreto 2712 del 28 de julio de 2010, aprobó la modificación de la estructura del Instituto Caro y Cuervo y determinó las funciones de sus dependencias. Que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de la buena fe, la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la celeridad, la imparcialidad, la eficiencia, la participación, la publicidad, la contradicción y la transparencia, conforme a lo dispuesto en los artículos 209 de la Constitución Política, 3° de la Ley 489 de 1998 y 3° del Código Contencioso Administrativo. Que la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección será del jefe o representante de la Entidad estatal, quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la Entidad, a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma, según lo dispone el artículo 26 de la Ley 80 de 1993. Que de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Decreto Reglamentario 3576 de 2009, que modificó el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, “Las Entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.” Que el Área Jurídica tiene a su cargo la sustanciación de los procesos contractuales que requiera la Entidad, en cumplimiento del Plan de Contratación, derivado del Plan de Compras que adopta para cada vigencia fiscal. Que teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, la Directora General del Instituto Caro y Cuervo,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar y adoptar la actualización y modificación al Manual de Contratación del Instituto Caro y Cuervo contenido en el anexo, el cual hace parte integral de este Acto Administrativo.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 7 de 198

VERSIÓN: 3

ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de agosto de 2011.

(Original Firmado) GENOVEVA IRIARTE ESGUERRA

Elaboró: MISAEL FERNANDO CASTRO LLANO Revisó: J. ALEJANDRO GARCÍA



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 8 de 198

VERSIÓN: 3

PRESENTACIÓN Con la convicción de que las actuaciones de la administración se deben desarrollar con un alto grado de excelencia, un estricto cumplimiento de los fines que le impone su misión y, teniendo en cuenta que la contratación estatal es sin duda una de las actividades más complejas dentro de la función pública, el Instituto Caro y Cuervo ha desarrollado una herramienta de consulta que describe y unifica la aplicación adecuada de las normas y procedimientos contractuales, acorde con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, publicidad, celeridad, eficacia, imparcialidad y eficiencia para fortalecer y mejorar los procesos dentro un esquema de calidad. En consecuencia, coherentes con nuestra misión institucional y en cumplimiento con lo señalado en el artículo 5º del Decreto 3576 de 2009, el Área Jurídica, en consenso con las Áreas de Planeación, Control Interno y la Subdirección Administrativa y Financiera de la Entidad, realizó unas mesas de trabajo, para establecer, de común acuerdo, las actividades con las que se da inicio a la contratación, teniendo en cuenta que éstas se involucran permanentemente en los procedimientos contractuales, dada su nueva estructura orgánica, por virtud del Decreto 2712 del 28 de julio de 2010 que modificó la estructura del Instituto Caro y Cuervo y determinó las funciones de sus dependencias. Este documento, contribuirá al mantenimiento y funcionamiento de la Entidad; así como a implementar los cambios institucionales necesarios para el cumplimiento de las metas trazadas, garantizando el fortalecimiento de la misión encomendada y la mejora continua de los procesos y procedimientos a nivel general. Por tal motivo, conscientes de nuestro permanente interés de cooperar, en pro de alcanzar los anhelos colectivos, se espera de todos los funcionarios y contratistas del Instituto, el mayor compromiso en la implantación y aplicación de este instrumento de consulta y fuente de orientación, que facilitará la correcta aplicación de los procedimientos contractuales que requiere la Entidad para el desarrollo de su gestión.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 9 de 198

VERSIÓN: 3

PRÓLOGO La dinámica de los procesos de contratación exige que las Entidades cuenten con criterios y argumentos suficientes que les permitan tomar decisiones acertadas en tiempos perentorios y sin violar los principios de la función pública y aquellos señalados específicamente para la contratación estatal. En este sentido, el operador contractual debe fundamentar sus actividades traducidas en la elaboración de los documentos de referencia, o mejor llamados, pliegos de condiciones, actos administrativos, respuestas y conclusiones, dentro de un marco de legalidad que garantice aquellos principios y valores que subyacen de la interacción con la comunidad interesada en participar en los procesos de contratación. Es cierto que no es tarea fácil, la de mantener una sola línea que defina para todas las situaciones la mejor opción para la Administración, toda vez que la experiencia en la sustanciación que conlleva la contratación, evidencia un número representativo de vicisitudes con lo cual no se podría actuar bajo el mismo discernimiento para cada caso. Sin embargo, con la promulgación de la Ley 1150 de 2007, el legislador, consciente de las dificultades y barreras que se generan cuando las Entidades quieren contratar un bien, un servicio o una obra pública, estableció unos límites basados en la eficiencia y la transparencia señalando los aspectos concernientes a la contratación pública a partir de conceptualizaciones, disposiciones y reglas a través de las cuales el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) cobró una mayor relevancia e interés, sobre todo, en lo referente a las modalidades de selección, la publicidad y la selección objetiva. De este modo, aquellos funcionarios y contratistas de las diferentes dependencias de la Entidad que participan en los procesos de contratación pueden confirmar algunos conceptos que ya trataba la Ley 80 de 1993; por ejemplo, lo relacionado con la modalidad de Licitación Pública que se ratifica como la regla general de los procesos e indica, una vez más, que la contratación es un conjunto de procedimientos, pasos y etapas que se deben cumplir estrictamente. Se enfatiza en la ritualidad que debe observarse como un aspecto fundamental de que goza el proceso mediante el cual se exigen unas obligaciones y se garantizan unos derechos entre las partes. Así mismo, ligado a lo anterior, se recalca en la selección objetiva de contratistas, a partir de los criterios que permiten escoger la oferta más favorable para la Entidad, indicando las condiciones con las que deben contar los oferentes que, luego de su verificación de cumplimiento, se constituyen en requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección sin otorgar puntaje alguno. En este último caso, el Registro Único de Proponentes (RUP) que expiden las Cámaras de Comercio, ya comienza a tener un papel decisivo en la verificación de condiciones habilitantes, la información sobre contratos, multas y sanciones, así como en la impugnación de la calificación y clasificación de los proponentes, conforme con lo establecido en el Decreto 1464 del 29 de abril de 2010. De igual manera, se mantienen aún situaciones jurídicas en los procesos contractuales, tales como: la eliminación del cobro a los interesados por la adquisición de los pliegos de condiciones en los procesos licitatorios haciendo menos onerosa su participación en estos; la estipulación de que todas las actuaciones propias de la actividad precontractual y contractual tendrán lugar por medios electrónicos a través del SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública) que desarrolló el Gobierno Nacional; la inclusión de nuevas modalidades de selección y el alcance y la precisión en el señalamiento de las causales para la menor cuantía y la contratación directa; en este punto, se destacan: la Selección Abreviada por Subasta Inversa por ser una manera asequible, eficaz y expedita para la adquisición de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización y el Concurso de Méritos previsto para consultorías o proyectos específicos que requieran las Entidades con listas limitadas de oferentes y, la distribución equitativa de riesgos previsibles en los contratos estatales, diferentes a aquellos que se amparan mediante los mecanismos de cobertura para tal efecto,



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 10 de 198

VERSIÓN: 3

como la póliza de seguros, la garantía bancaria, la carta de crédito stand by, la fiducia mercantil en garantía, el endoso en garantía de títulos valores, el depósito en garantía, entre otros. Por todo lo anterior, el Instituto Caro y Cuervo considera necesario e imprescindible documentarse con un manual o cartilla cuya finalidad es servir de guía, a manera de instructivo, para el personal que labora y aquel que presta sus servicios profesionales y de apoyo a la gestión en la participación de los procesos contractuales que le corresponde adelantar a la Entidad, así como para los organismos de control y la ciudadanía en general, teniendo en cuenta que éste se ha estructurado de manera didáctica, señalando los lineamientos y procedimientos a seguir, de conformidad con los principios consagrados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas aplicables a la materia. Así las cosas, el presente manual está estructurado en cuatro capítulos a saber: (I) el primero referido a todo lo concerniente a las disposiciones generales; (II) el segundo capítulo consagra las disposiciones jurídicas, señalando los principios generales de la contratación estatal, los derechos y deberes que regulan la actividad contractual y los sujetos que participan en ella, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y los mecanismos de solución de conflictos contractuales para evitar el daño antijurídico imputable al Instituto Caro y Cuervo; (III) el tercer capítulo por su parte, desarrolla y explica la documentación, los actos administrativos, las publicaciones y las situaciones que se presentan en las modalidades de selección y (IV) el cuarto capítulo corresponde a los diferentes procesos y procedimientos de cada etapa contractual, descritos paso a paso, comenzando por el procedimiento para la estructuración de los Estudios Previos, que deben observarse dependiendo de la modalidad de contratación, cuantía y partes contratantes. Igualmente trata el procedimiento de las novedades contractuales; es decir, otrosíes a los contratos por: adición, prórroga, cesión, suspensión, terminación bilateral y terminando con la liquidación de los contratos. En su parte final, presenta un acápite de anexos donde se encuentra, la normatividad que rige el manual, las minutas y formatos que se deben implementar, atendiendo a la necesidad de estandarización y buscando la unidad de criterios para optimizar las actividades que se realizan en cada una de las etapas del proceso y por último, un glosario de los términos utilizados en el proceso contractual. La oportuna consulta del presente manual contribuye al adecuado desarrollo de las diferentes actividades que le compete adelantar a las personas que participan en el respectivo proceso; por lo que, paralelamente con su expedición mediante Acto administrativo, el Área Jurídica ha dispuesto la debida socialización y capacitación a los funcionarios y contratistas de las dos Subdirecciones y dependencias asesoras de la Dirección, para que este esfuerzo orientador, en principio de orden teórico, tenga aplicabilidad concreta en las actividades y tareas cotidianas del Instituto.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 11 de 198

VERSIÓN: 3

ABREVIATURAS UTILIZADAS

L. Ley DR. Decreto Reglamentario Art. Artículo Núm. Numeral Lit. Literal CCA Código Contencioso Administrativo EICE Empresa(s) Industrial(es) y Comercial(es) del Estado SEM Sociedad(es) de Economía Mixta CONFIS Consejo Nacional de Política Fiscal PC Plan de Compras POC Plan Operativo de la Contratación BP Banco de Proyectos SICE Sistema Integrado para la Vigilancia de la Contratación Estatal RUPR Registro Único de Precios de Referencia del SICE CUBS Catálogo Único de Bienes y Servicios del SICE PI Precio Indicativo del SICE RUP Registro Único de Proponentes CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestal CRP Certificado de Registro Presupuestal AC Aviso de Convocatoria EP Estudios y Documentos Previos PPC Proyecto de Pliego de Condiciones PCD Pliego de Condiciones Definitivo LP Licitación Pública SAMC Selección Abreviada de Menor Cuantía SASI Selección Abreviada por Subasta Inversa SMC Selección de Mínima Cuantía CM Concurso de Méritos CD Contratación Directa SGSSI Sistema General de Seguridad Social Integral SGSSSP Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones SENA Servicio Nacional de Aprendizaje ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 12 de 198

VERSIÓN: 3

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

1. JUSTIFICACIÓN La vida republicana en Colombia desde sus inicios se preocupó por regular la escogencia de contratistas y algunas cláusulas de los contratos estatales, sin pretender sustituir el ordenamiento general de los contratos, los códigos Civil y de Comercio, ni modificar lo relacionado con el nacimiento, perfeccionamiento, vida y muerte de los acuerdos de voluntad en aquellos estatutos contenidos. De tal suerte, fue necesario que se integraran conceptos contractuales dinámicos y ajustables a las nuevas condiciones que el país exigía en contraposición a los llamados “actos de gestión”, “actos de mero derecho privado de los contratos” así como aquellas normas que trasladaron la competencia sobre el conocimiento de las controversias contractuales a la justicia común; y otras, como la Ley 167 de 1941, que reiteró lo referente a la cláusula de caducidad y a la revisión administrativa de los contratos del Estado por parte de la jurisdicción contencioso-administrativa y dejó en manos del juez ordinario el conocimiento del contrato y sus controversias. Por su parte, la norma antecesora de contratación, dictada a través del Decreto-Ley 222 de 1983 "por el cual se expiden normas sobre contratos de la Nación y sus Entidades descentralizadas..." no logró en todo el propósito de expedir una Ley de los Contratos del Estado con la cual se pretendía que el Gobierno Nacional, dadas las facultades extraordinarias otorgadas por el Congreso de aquel entonces, señalara a la Nación el camino por el cual se debía contratar, dirimiendo las dificultades del pasado en relación con la nominación más adecuada de los actos jurídicos de la administración que debían regular la materia. Posteriormente, la promulgación de la Constitución Política de Colombia, en el año 1991, con la cual se terminaron de zanjar, en su mayoría, todas aquellas discusiones e irregularidades sobre la materia contractual, toda vez que el constituyente primario facilitó la modificación de postulados y principios y permitió la aplicación de nuevos conceptos de administración y de gobierno acorde con las tendencias que se presentaron en la última década del siglo pasado. Así fue, como dos años después de la entrada en vigencia de la Carta Política Colombiana, la Contratación Estatal de la Administración Pública se materializó a partir de una norma concebida como Estatuto en la actual Ley 80 de 1993 que indica los límites dentro de los cuales debe actuar la administración para contratar señalando principios, reglas y preceptos que deben cumplir las Entidades estatales, entre los cuales se destacan: i) el de transparencia, que preceptúa como regla general, procedimientos de escogencia pública de contratistas; ii) el de economía, que limita los procedimientos y etapas a los estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable; iii) el de responsabilidad, que obliga a los servidores públicos a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de el Instituto; iv) el de selección objetiva, que prescribe cómo la selección debe ceñirse al ofrecimiento más favorable a la administración y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores subjetivos del adjudicador; y v) el de igualdad de los competidores, que garantiza a todos los sujetos interesados en la convocatoria, estar en idénticas condiciones y gozar de las mismas oportunidades. No obstante de los significativos avances y de los grandes alcances en la contratación que sugirió esta norma, en el mes de julio de 2007 se expidió la Ley 1150, la cual comenzó a regir en su mayoría a partir del 16 de enero del año 2008, con excepción de los artículos 9 y 17 que entraron a regir simultáneamente con su promulgación, norma ésta que introdujo medidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en relación con la eficiencia y la transparencia y dictó otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Seguidamente, el Gobierno



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 13 de 198

VERSIÓN: 3

Nacional promulgó el Decreto 66 del 16 de enero de 2008 que reglamentó parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y otras disposiciones; pero fue derogado en su totalidad por el Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, a partir del cual, por vez primera en toda la historia de la contratación, se hizo obligatorio para todas las Entidades de la nación contar con un Manual de Contratación. A la fecha en que se actualiza este documento de orientación en el ámbito contractual para el Instituto Caro y Cuervo, el Gobierno Nacional ha expedido veintiséis decretos reglamentarios de la Ley 1150 de 2007, siendo el D. 2516 expedido el pasado 12 de julio de 2011, la última reglamentación, en este caso, para fijar el procedimiento de los procesos contractuales cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor para las Entidades, es decir, la mínima cuantía. Esta situación, sin duda alguna, se convierte en una clara dificultad para los operadores de la contratación en las Entidades estatales, toda vez que al modificar y adicionar sus propias reglamentaciones, no solo deja al descubierto una evidente falencia en la planeación y la regulación, sino que además genera inseguridad jurídica, en la aplicación de los procesos y procedimientos contractuales; “abriéndole puertas” a la libre interpretación tanto para las personas interesadas en participar en los procesos de contratación, como para los funcionarios que tienen a cargo la contratación en las Entidades regidas por el Estatuto General de Contratación Pública. Bajo este contexto, y conocedores del ingente compromiso, el presente manual de contratación compilará toda la normatividad vigente en materia de contratación y aquella que, por analogía, deba aplicarse para que los funcionarios y contratistas de las Áreas que intervienen en los procedimientos contractuales, no tengan otra vista más que este instrumento que se adopta por acto administrativo de la Entidad. De igual manera y aunado a lo anterior, con este documento la Entidad da cumplimiento al requisito del Sistema de Gestión de Calidad en cuanto al proceso de contratación, contemplado en el numeral 7.4. “adquisición de bienes y servicios” de la NTCGP 1000:2004. 2. OBJETO DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN Permitir al Instituto Caro y Cuervo, Establecimiento Público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, apropiarse de una herramienta de consulta y fuente de orientación que describa, unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos contractuales que requiera la Entidad, para el desarrollo de la gestión contractual, de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sus leyes y decretos reglamentarios, dando cumplimiento al Plan de Compras y al Plan Operativo de la Contratación aprobados por la Dirección General para cada vigencia, dentro de los parámetros establecidos en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia y eficiencia. El Instituto Caro y Cuervo seguirá la línea de la excelencia que implique el mejoramiento continuo, reflejado en el cumplimiento de los objetivos institucionales y en el adecuado control y seguimiento de las diferentes etapas del proceso. 3. CAMPO DE APLICACIÓN El presente manual se aplicará a todas las actividades relacionadas con la contratación del Instituto Caro y Cuervo. Los procedimientos establecidos en este, serán de obligada observancia para las Áreas que participan en los proceso s y procedimientos contractuales de la Entidad. 4. RÉGIMEN LEGAL APLICABLE El régimen legal aplicable en Instituto Caro y Cuervo para la actividad contractual es: la Constitución Política de Colombia de 1991 por ser norma de normas, el Estatuto General de Contratación de la



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 14 de 198

VERSIÓN: 3

Administración Pública – Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, todos sus decretos reglamentarios y disposiciones vigentes y relacionadas con la materia tales como las Directivas y Circulares de la Presidencia de la República, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y el Departamento Nacional de Planeación. De igual manera, en lo pertinente, atenderá las disposiciones de la Ley 594 de 2000, General de Archivo y sus decretos reglamentarios, la Ley 905 de 2004 y su reglamentación, en lo relacionado con la participación de las Mipymes en los procesos de selección hasta tanto se defina lo respectivo con el Art. 32 de la Ley 1450 de 2011, la Ley 816 de 2003 y su Decreto 2473 de 2010 sobre los criterios objetivos que permitan apoyar a la industria nacional en los procesos de contratación, lo establecido en el Código Único Disciplinario – Ley 734 de 2002 y la Ley 598 de 2000, por la cual se crea el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, su Decreto Reglamentario 3512 de 2003 y los Acuerdos del Comité para la operación del SICE, entre otras disposiciones menores pertinentes. 5. ALCANCE Este manual contempla las actividades de planeación de la contratación, los procesos y procedimientos que se surten en las diferentes etapas del proceso contractual en el Instituto Caro y Cuervo, iniciando con la etapa preparatoria, pasando por la precontractual, luego la contractual, hasta la liquidación del contrato. 6. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 y en los estatutos de la Entidad, el Director General del Instituto Caro y Cuervo, es el funcionario competente para ordenar, dirigir, aprobar la propuesta seleccionada por el Comité Asesor y Evaluador y suscribir los contratos en nombre de la Entidad. De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de contrataciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes. Por su parte, y sin perjuicio de lo anteriormente estipulado, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 establece que “En ningún caso, los jefes y representantes legales de las Entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual”. 7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Los contratos estatales tienen como finalidad suplir una necesidad específica; por consiguiente, la administración debe contar con los elementos de juicio necesarios para establecer la mejor forma de atender dicho propósito, por lo que la información que se genere en cada una de las áreas de la Entidad, debe dar respuesta a todos los requerimientos y necesidades institucionales en cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos. Para consolidar dichas necesidades, se debe elaborar un plan de contratación en el que cada Área del Instituto Caro y Cuervo observe los lineamientos concordantes con la misión y objetivos institucionales, siguiendo los parámetros establecidos por la Dirección General en apoyo con el Área de Planeación y las Subdirecciones Administrativa y Financiera y la Académica de la Entidad, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajuste a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 15 de 198

VERSIÓN: 3

Para ello, es necesario que cada dependencia realice un diagnóstico de la inversión, de los gastos de funcionamiento y de las contrataciones con personas naturales; luego, realizar la formulación de necesidades de acuerdo a los objetivos estratégicos y el plan de acción institucional1. Dicho plan debe elaborarse inmediatamente se cuente con la formulación de necesidades y la asignación del presupuesto aprobado para la respectiva vigencia fiscal. 7.1. PLAN DE COMPRAS El artículo 1º del Acuerdo No. 004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE, definió el plan de compras como “el plan de adquisición de bienes, servicios y obra pública de las Entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.” Para la Procuraduría General de la Nación, “… el Plan de Compras es el reflejo de las necesidades de las Entidades públicas que se priorizan de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia y que se traducen en la contratación de bienes y servicios. En este sentido, es el mapa de navegación de la actividad contractual.2” En este orden y tomando las palabras del Ministerio Público en su citada cartilla, el Plan de Compras garantiza una adecuada ejecución del presupuesto y del PAC de cada vigencia exigiendo para ello,”… el esfuerzo coordinado de las Áreas administrativas y misionales de la Entidad, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué riesgos asume la Entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta calidad, las necesidades establecidas.” En desarrollo de lo anterior, los servidores públicos responsables de las Áreas y procesos del Instituto, deberán entregar al Área de Planeación y a la Subdirección Administrativa y Financiera, a más tardar, la última semana del mes de septiembre, la relación de sus necesidades de contratación para el siguiente año, con el fin de poder elaborar y consolidar adecuadamente el Plan de Compras Institucional en concordancia con el Plan de Acción Anual, y el cronograma de contratación para programar adecuadamente las erogaciones. La Dirección General aprobará el Plan de Compras institucional de cada vigencia, previo a su registro en el SICE a cargo del Área Jurídica. 7.2. PLAN OPERATIVO DE LA CONTRATACIÓN El Plan Operativo de la Contratación, es el instrumento mediante el cual, la Entidad traduce el Plan de Compras, en líneas concretas de acción, medibles y cuantificables en el tiempo. Es útil para realizar un control periódico de la contratación según las variables que se hayan dispuesto para tal fin. Esta herramienta de control que elabora el Área Jurídica de la Entidad con el apoyo del Área de Control Interno, se basa en la información del Plan de Compras, la cual tiene como único propósito, el de medir

1 El plan de acción institucional es entendido, bajo el contexto de este manual, desde el ámbito contractual, y corresponde a todas aquellas actuaciones

previas que la Entidad estima convenientes para la ejecución de sus proyectos. Posteriormente, los actos son definidos como metas u objetivos claros dentro de una vigencia, con el fin de evaluarlos de manera periódica y conocer así sus resultados. Adicionalmente, se tiene que dicha gestión del plan de acción está ligada a la prevención del daño antijurídico que le asiste a la Administración en cumplimiento del artículo 90 de la Constitución Política, en el entendido que la ausencia parcial o total de control y evaluación como factores de la planificación en los procesos que obligatoriamente debe tener toda Entidad, podría generar un impacto que cause el detrimento patrimonial en los terceros con los que establece relaciones administrativas. Por lo anterior, la gestión debe estar enmarcada en un plan que visualice la forma como se considerarán los objetivos propuestos según los métodos, mecanismos y programas que se hayan establecido para ello. Por ejemplo, realizar un plan de acción para satisfacer la necesidad de fortalecimiento de los procesos académicos del Seminario Andrés Bello de la Subdirección Académica, requiere de la estimación y ponderación de aspectos tales como: (i) Identificación: (ii) Ubicación: (iii) Gastos: (iv) Tiempo: (v) Contratista(s): (vi) Interventor(es): (vii) Procedimiento: (ix) Presupuesto Oficial: y así, podrían enumerarse más elementos constitutivos del plan de gestión para compensar esta necesidad puntual. 2 PROCURADURÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA PREVENTIVA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Cartilla: Recomendaciones para la elaboración de

estudios previos. Aplicación del principio de planeación en la contratación de las entidades públicas. Impresión, Abril de 2010.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 16 de 198

VERSIÓN: 3

la gestión de las áreas involucradas en los procesos de contratación. Será aprobado por la Dirección General, previo visto bueno del Área de Planeación y de la Subdirección Administrativa y Financiera de la Entidad. La ejecución del Plan Operativo de la Contratación no puede ser el resultado de la improvisación, toda vez que cada dependencia elaborará los procedimientos operativos para efectuar una adecuada ejecución al mismo. Adicionalmente, el seguimiento a la ejecución del plan operativo de contratación, se constituye en una herramienta de autocontrol al interior de cada dependencia y de gestión para el Ordenador del Gasto. 8. SOLICITUD DE CONTRATACIÓN Y DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES A partir de lo establecido en el Plan de Compras y en cumplimiento del Plan Operativo de Contratación, aprobados previamente por la Dirección del Instituto para la respectiva vigencia fiscal, solamente los siguientes servidores públicos del Instituto Caro y Cuervo, estarán facultados para solicitar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal al Área de Presupuesto y en consecuencia, la contratación al Área Jurídica, a través de los respectivos formatos dispuestos para tales efectos. Estos son:

El Director General o quien haga sus veces

El Subdirector Administrativo y Financiero o quien haga sus veces

El Subdirector Académico o quien haga sus veces



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 17 de 198

VERSIÓN: 3

CAPÍTULO II DISPOSICIONES JURÍDICAS

Teniendo en cuenta que el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública constituye el marco normativo de la actividad estatal en cuanto atañe a la contratación y que su estructura se caracteriza por definir y consagrar en forma sistematizada y ordenada las reglas y principios básicos que deben encaminar la realización y ejecución de todo contrato que celebre el Estado, debe decirse que no se trata de un ordenamiento de tendencia reguladora y casuística lo cual entraba la actividad estatal. En efecto, el Estatuto sólo recoge las normas fundamentales en materia contractual cuyo adecuado acatamiento se erige en la única limitante de la autonomía de la voluntad, principio que debe guiar la contratación estatal. Así las cosas, existen aspectos jurídicamente relevantes que a continuación se describen, en atención a que su observancia resulta de vital importancia para llevar a cabo una correcta y eficiente gestión contractual.

Para lograr el éxito en la gestión, el Área Jurídica del Instituto Caro y Cuervo será la dependencia encargada de advertir sobre las modificaciones y/o actualizaciones al Estatuto, leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, así como las reglamentaciones a las mismas, para los efectos correspondientes de la materia. Dichas modificaciones se tendrán en cuenta para cada uno de los aspectos jurídicos y de procedimiento de que trata este capítulo, el cual recoge cada una de las características del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública para su aplicación en la Entidad. 1. PRINCIPIOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL A. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Uno de los pilares de la L.1150/2007, es la consideración que se le da a los principios que rigen la contratación pública, y de manera especial, al principio de transparencia que alcanzó concreción particular en diversas disposiciones de la reforma. Siendo ello así, a continuación se presentan las principales modificaciones que materializan dicho principio. La transparencia, en el ámbito de la contratación, está referida a las reglas de selección objetiva, en las que se distinguen los factores habilitantes de los factores de puntuación, y algunos criterios particulares de evaluación. El Art. 5º de la L.1150/2007, luego de definir el principio de selección objetiva al indicar que su realización se obtiene cuando la elección llevada a efecto por la respectiva Entidad estatal corresponda al ofrecimiento más favorable y a los fines que ella persigue sin tomar en cuenta ningún tipo de motivación subjetiva, estableció cuáles criterios de evaluación deben tomar en cuenta las entidades a efectos de determinar dicha selección, incorporando tales criterios al contenido de los pliegos de condiciones o los documentos equivalentes. Por tal motivo, se estableció que aspectos tales como las condiciones de experiencia, la capacidad financiera, técnica, de organización y de contratación (K residual) de quienes como oferentes se presenten a un proceso de selección, no otorgarán puntaje sino que, en otro sentido, se instituirán en requisitos habilitantes. La acreditación se hará a través del Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación para el Registro Único de Proponentes – RUP, expedido por las Cámaras de Comercio3. Así pues, resulta evidente que la distinción incorporada en la ley entre factores de habilitación y factores de evaluación se constituye en una herramienta orientada a evitar que por desconocimiento del principio de imparcialidad, los procesos de selección sean orientados a favorecer a determinado tipo de

3 La verificación de las condiciones habilitantes de las propuestas allegadas para los diferentes procesos de contratación que adelante la Entidad, se basarán en las disposiciones del Decreto 1464 de 2010 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones” No aplicará lo anterior, cuando el valor del presupuesto estimado para la contratación sea inferior a la menor cuantía de la Entidad, para contrataciones directas y otras situaciones descritas en el segundo inciso del artículo 6º de la L.1150/2007 y el Parágrafo del artículo 4º de la citada norma. En este último caso corresponderá a la Entidad, a través del Comité Asesor y Evaluador verificar la información de los proponentes conforme con las exigencias estipuladas en el Pliego de Condiciones.

http://www.dmsjuridica.com/CODIGOS/LEGISLACION/LEYES/L1150007.htm



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 18 de 198

VERSIÓN: 3

oferentes. En el Núm. 1° del Art. 5° de la L.1150/2007, se dispone que las condiciones habilitantes deben ser adecuadas a la naturaleza del contrato, esto es, deben ser medidas útiles para alcanzar la finalidad perseguida con la celebración del contrato y, adicionalmente, deben ser proporcionadas. La proporcionalidad de tales condiciones se encontrará determinada por el carácter necesario o indispensable de las mismas y por el hecho de que no restrinjan de manera excesiva las posibilidades de acceso de potenciales oferentes. Además de esta modificación, la L.1150/2007 incorpora algunas reglas particulares para la evaluación de aquellas ofertas habilitadas. Tales reglas, se traducen en la variación de algunas de las pautas establecidas en el Art. 29 de la L.80/1993. En particular cabe destacar, a título de ejemplo, las siguientes:

Bajo ninguna circunstancia y en lo relacionado con los contratos de obra pública, el menor plazo podrá ser objeto de evaluación.

En los eventos en los que el proceso de contratación tenga por objeto la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el único factor de evaluación será el precio del bien o servicio correspondiente.

En la selección de consultores no resultará posible, tomar en consideración el precio de la consultoría como factor de selección.

En este sentido, se reitera el concepto de que la ausencia de requisitos o documentos que no sean necesarios para la comparación de las ofertas, no da lugar a su rechazo; por tanto, el Comité Asesor y Evaluador podrá solicitar que se subsane esa clase de defectos de la propuesta en cualquier momento del procedimiento de selección; sin embargo, siguiendo el procedimiento de la sustanciación, preferiblemente en el periodo de evaluación de las mismas con estipulación de fechas perentorias para su subsanabilidad por los oferentes. Sin embargo, la reforma prohibió, literalmente, incluir como requisito de evaluación o documento habilitante, las certificaciones del sistema de gestión de calidad para licitaciones o concursos únicamente, dejando esta posibilidad para los otros procedimientos de selección. Otros aspectos que merecen especial consideración en la nueva ley de contratación, que reconocen la importancia de los principios orientadores de la actividad, son los relativos a la celebración y ejecución de convenios interadministrativos y la contratación de los organismos internacionales, figuras que se replantearon para darle una mayor transparencia a su utilización, determinando respecto de los primeros que, para que sean posibles, se requiere que el objeto del contrato se enmarque en las actividades directas que comprendan el objeto social de la Entidad que actúe como ejecutora del convenio, que éste se celebre y se ejecute bajo los postulados de la L.80/1993. Como es sabido, la regulación de los convenios interadministrativos en la L.80/1993 era ciertamente reducida dado que, en líneas generales, se limitaba a señalar que la celebración de tal tipo de convenios era uno de los supuestos en los que era posible llevar a efecto una contratación directa. De esta manera, la celebración del Convenio Interadministrativo, y esta es la cuestión central, sólo podrá celebrarse a través del mecanismo de contratación directa, siempre que la Entidad ejecutora tenga en su objeto legal o reglamentariamente definido, la capacidad de desarrollar las obligaciones establecidas en el convenio, entiéndase Entidad ejecutora cualquiera de las partes: el Instituto Caro y Cuervo o la(s) otra(s) Entidad(es) si es el caso. En cuanto a los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 19 de 198

VERSIÓN: 3

someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento4. B. PRINCIPIO DE ECONOMÍA En virtud de este principio, para la escogencia del contratista se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos perentorios para las diferentes etapas de la selección, garantizando que los trámites se cumplan con austeridad de tiempo, medios y gastos sin dilaciones en la ejecución del contrato. Así mismo, las normas de los procedimientos contractuales se interpretarán de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, analizando con la debida antelación la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar, a fin de contar los permisos y autorizaciones requeridos para el efecto. En desarrollo de este principio, los organismos de control y vigilancia no están facultados para intervenir en los procesos de contratación. El Instituto Caro y Cuervo no exigirá documentos originales o autenticados en las propuestas, tales como: sellos, autenticaciones, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, cuentas de cobro, ni cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 962 de 2005 y su Decreto reglamentario 1151 de 2008. En las solicitudes que se presenten en curso de la ejecución de los contratos, si la Entidad no se pronuncia dentro del término de los tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante, en virtud del silencio administrativo positivo. El funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta serán responsables en los términos de la ley. C. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD En desarrollo de este principio, los funcionarios responsables de la actividad contractual deberán buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la Entidad que representan, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, respondiendo pecuniariamente por las actuaciones (acciones u omisiones) que generen daño, por lo que sus acciones estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia. Así mismo, en virtud de este principio los oferentes deben responder por su conducta cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato; o por ocultar las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones en que se hallen incursos. D. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD Este principio subsidiario ya se establecía en la L.80/1993 y no es del todo novedoso, dado que solamente se daba publicidad a los actos y trámites de los procesos en la etapa precontractual en el Portal Web de Contratación; sin embargo, el legislador ha querido enfatizarlo a partir de la creación del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP bajo la responsabilidad del Gobierno Nacional, para el trámite, notificación y publicación de los actos derivados, no solamente, de la actividad precontractual sino también de la contractual.

4 Artículo 20 de la L.1150/2007



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 20 de 198

VERSIÓN: 3

El Instituto Caro y Cuervo realizará la publicación de todos los documentos y actos que señala el Art. 8º del D.2474/2008 en el Portal Único de Contratación – SECOP: www.contratos.gov.co Frente a la potestad y la regulación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, tanto el literal d) como el segundo párrafo del Parágrafo 1° del Art. 3° de la L.1150/2007 dispone que el SECOP integrará al SICE y que éste “…será administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonomía que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contraloría General de la República.” Además del aviso de convocatoria y el proyecto de pliego de condiciones, el Instituto Caro y Cuervo también publicará el documento de Estudios y Previos y sus anexos de forma simultánea en el SECOP; así como las observaciones y las respuestas a las mismas que los interesados formulen al PPC. Sin embargo, se reitera que la publicación de estos documentos no genera obligación para la Entidad de dar apertura al procedimiento de selección, lo cual se justificará. 2. DERECHOS Y DEBERES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL Los derechos y deberes conciernen a las partes que participan de la actividad contractual: (i) Entidad contratante y (ii) Contratista, están señalados en los Arts. 4° y 5° del Estatuto. No obstante lo anterior, dada la importancia y relevancia que revisten varios de ellos, se explican y se describen algunos de éstos: A. EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Reconocer el derecho del contratista al mantenimiento del equilibrio económico del contrato es una constante en el régimen jurídico de los contratos que celebra la Administración Pública, como quiera que la equivalencia de las prestaciones recíprocas, el respeto por las condiciones que las partes tuvieron en cuenta al momento de su celebración y la intangibilidad de la remuneración del contratista, constituyen principios esenciales de esa relación con el Estado. En efecto, se ha reconocido que el equilibrio económico de los contratos que celebra la administración pública puede verse alterado durante su ejecución por las siguientes causas: por actos imputables a la Administración y por factores externos a las partes. El primer tipo de actos se presenta cuando la Administración actúa como Estado y no como contratante. Allí se encuentra el acto de carácter general proferido por éste, en la modalidad de ley o acto administrativo (hecho del príncipe); por ejemplo, la creación de un nuevo tributo, o la imposición de un arancel, tasa o contribución que afecten la ejecución del contrato. Dentro de los factores externos, se encuentran las circunstancias de hecho que de manera imprevista surgen durante la ejecución del contrato, ajenas y no imputables a las partes, que son manejadas con fundamento en la teoría de la imprevisión. Es necesario precisar la significación y alcance del principio del equilibrio financiero en el contrato estatal, por cuanto, como lo pone de presente la doctrina, su simple enunciado es bastante vago y se corre el riesgo de asignarle un alcance excesivo o inexacto. (i) Frente a los actos de la Administración cuando ésta actúa como Estado, la doctrina los define como “las medidas administrativas generales que, aunque no modifiquen directamente el objeto del contrato, ni lo pretendan tampoco, inciden o repercuten sobre él haciéndolo más oneroso para el contratista sin culpa de éste”. De allí que cuando se trate de medidas imperativas adoptadas por la Administración y de obligatorio acatamiento para el contratista, que le produzcan un daño, dan lugar a compensación, en aplicación del principio general de responsabilidad patrimonial que pesa sobre la Administración, por las lesiones que infiere a los ciudadanos con su funcionamiento o actividad, ya sea normal o anormal.

http://www.contratos.gov.co/



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 21 de 198

VERSIÓN: 3

(ii) Frente a los factores externos, ellos se presentan cuando situaciones extraordinarias, ajenas a las partes, imprevisibles y posteriores a la celebración del contrato, alteran la ecuación financiera del mismo en forma anormal y grave, sin imposibilitar su ejecución. Resulta procedente la aplicación de esta causal de restablecimiento del equilibrio económico del contrato cuando se cumplen las siguientes condiciones: o La existencia de un hecho exógeno a las partes que se presente con posterioridad a la celebración

del contrato. Respecto de este requisito, cabe decir que no es dable aplicar la teoría de la imprevisión cuando el hecho proviene de la Entidad contratante.

o Que el hecho altere en forma extraordinaria y anormal la ecuación financiera del contrato. En

cuanto a la alteración de la economía del contrato, es de la esencia de la imprevisión, que la misma sea extraordinaria y anormal; es preciso que existan cargas excepcionales, imprevisibles, que alteren la economía del contrato.

o Que no fuese razonablemente previsible por los cocontratantes al momento de la celebración del

contrato. En relación con esta imprevisibilidad del hecho, cabe aclarar que si éste era razonablemente previsible, no procede la aplicación de la teoría de la imprevisibilidad toda vez que se estaría en presencia de un hecho imputable a la negligencia o falta de diligencia de una de las partes.

Para contrarrestar la ocurrencia de situaciones previsibles que afectan el equilibrio económico del contrato, la L.1150/2007 incluyó, como obligación para las partes, la estimación, tipificación y asignación de los riesgos determinándolos en los pliegos de condiciones o sus equivalentes. Sin embargo, de manera paradójica, esta ley reformatoria eliminó el fragmento del segundo párrafo del Art. 3° de la L.80/1993 que garantizaba la obtención de utilidades a los contratistas dentro de los fines de la contratación. B. EXCEPCIÓN POR EL INCUMPLIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN En relación con el derecho a excepcionar el incumplimiento de la Administración, ello requiere para su ejercicio de una verdadera imposibilidad de parte del contratista para cumplir su prestación por causas exclusivamente atribuibles a la Entidad contratante. Mientras que en el derecho privado basta el incumplimiento previo de la contraparte para que se pueda alegar como razón válida para no cumplir, en el derecho público se exige que el incumplimiento de la Administración sea el determinante. Existe también para el contratista el derecho a rescindir el contrato, con las mismas limitantes del derecho a excepcionar el incumplimiento de la Administración. Por su parte, el derecho a exigir el cumplimiento de las cargas negociales se materializa en la exigencia para que la Administración tome todas las medidas necesarias que permitan la correcta ejecución de la obra contratada o la entrega del bien o servicio que se adquiere. En lo atinente al derecho a la protección de la Administración, el contratista puede acudir a las autoridades competentes para que se le amparen sus derechos y obtener las sanciones para quienes los desconozcan o vulneren. C. ACUDIMIENTO A LOS JUECES PARA EXIGIR EL CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL El derecho a la tutela judicial, le otorga al contratista la posibilidad de que sean examinadas jurisdiccionalmente las sanciones impuestas por la Administración, lo que puede llevar consigo la nulidad de la decisión sin que la Entidad contratante pueda descalificar al contratista por ello.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 22 de 198

VERSIÓN: 3

Finalmente, el deber de acatamiento le genera la carga al contratista de respetar todas las normas legales y si no lo hace, se entenderá que está incumpliendo el contrato. D. DERECHO DE TURNO La Entidad respetará el derecho de turno u orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas, siempre que éstos hubieren aportado los documentos necesarios. Para el caso en particular, será la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Caro y Cuervo quien lleve un registro público de presentación de solicitudes pago y los haga efectivos, en el modo y tiempo estipulados en los contratos. E. APORTES PARAFISCALES Sin ser una situación novedosa, la ley resaltó la importancia para que las entidades verifiquen que el contratista se encuentre al día en los pagos de aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral (SGSSI), así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar cuando corresponda.5 Este requisito deberá observarse por la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Caro y Cuervo para cada pago contractual. La falta de verificación configurará para el funcionario, causal de mala conducta, susceptible de sanción disciplinaria. No obstante lo anterior, cuando la Entidad celebre contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión, obra, consultoría o asesoría con personas naturales, para los cuales se pacte un plazo de ejecución hasta de tres (3) meses, la verificación no se discriminará con respecto del valor mensual de los honorarios o el Ingreso Base de Cotización (IBC) del contratista. Para tal efecto, bastará con la revisión de afiliación al SGSSI y los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar cuando corresponda. F. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES Para hacer efectivos los derechos de la Administración, el Estatuto de Contratación Pública dotó a las entidades de atributos superiores que tienen como finalidad última, la obtención del bien común que debe estar presente en toda actuación de las autoridades públicas; privilegios denominados “Cláusulas Excepcionales” de las que se destacan los siguientes aspectos: Estas cláusulas se deben pactar en los contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya (i) monopolio estatal, (ii) la prestación de servicios públicos o la explotación y (iii) concesión de bienes del Estado, así como en los contratos de obra. En relación con los dos primeros tipos de contrato es obligatorio que se incluya la cláusula de reversión, con la carga legal para las partes de considerarla incluida en el contrato así el texto del mismo no la contemple. Dichas cláusulas no están permitidas en los contratos de arrendamiento, seguros, crédito público, compraventa de bienes muebles e inmuebles; fiducia, interadministrativos y demás tipos contractuales diferentes a los enunciados en el inciso anterior, en los cuales, de pactarse su incorporación, generaría la ineficacia de dicha estipulación sin viciar el resto del contrato, lo que nos lleva a concluir que en la práctica se entenderán como no escritas.

5 En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. (Art. 50 L.789/2002. Control a la evasión de los recursos parafiscales)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 23 de 198

VERSIÓN: 3

G. CLÁUSULAS EXORBITANTES Es una facultad de carácter dominante que se arroga la Administración y que tiene como finalidad la de conservar incólume el interés general que prevalece sobre el particular, protegiendo, ante todo, que los recursos económicos públicos cumplan con el objetivo para el cual fueron destinados. Las cláusulas exorbitantes con las que cuenta la Administración pública son las siguientes: CLÁUSULA DE INTERPRETACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO Teniendo en cuenta que la contratación estatal tiene como uno de sus pilares el principio de la autonomía de la voluntad de las partes, esta cláusula en la práctica tiene una aplicación restringida en razón a que en la creación del contrato estatal se acostumbró a tener una activa participación del contratista en la discusión y definición del clausulado, lo que ha conllevado al pacto de mecanismos alternativos que permiten solucionar de manera ágil, las eventuales diferencias que surjan en la interpretación del contrato, los cuales, además de ser garantistas, evitan que la Administración asuma posiciones que pongan en desventaja a su contraparte. La regla general de interpretación es la de la vigencia del interés público con cuya orientación deben interpretarse todos los contratos. Ello no obsta para que el intérprete busque una coordinación entre los fines estatales y la eficiente prestación de los servicios o el reconocimiento de los derechos de los administrados. La interpretación del contrato debe privilegiar los fines estatales, en tanto que sean contradictorios con otros, pero en lo posible, debe buscar una coordinación entre ellos. Si en definitiva no se lograra un entendimiento en cuanto a la redacción o alcance de esta cláusula, el Instituto Caro y Cuervo está facultado para interpretar unilateralmente el contrato a través de acto administrativo motivado, con fundamento en lo estipulado en el Art. 15 de la L.80/1993. CLÁUSULA DE MODIFICACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO Cuando el contrato estatal sufre alteraciones por fenómenos externos y ajenos a las partes, o por fenómenos económicos que alteran el normal desarrollo del mismo, la Administración puede modificarlo unilateralmente con los siguientes límites:

(i) El de la legalidad administrativa, según el cual sólo cabe en los casos expresamente previstos en la ley (contratos de obra, concesión y explotación de bienes del Estado, actividades monopolísticas, prestación de servicios y suministro). (ii) Debe respetarse la ecuación económica inicial de manera que el contratista mantenga la expectativa de ganancia prevista al momento de celebrar el contrato. (iii) No puede alterarse el objeto del contrato cambiando su esencia. (iv) No pueden sobrepasarse los límites cuantitativos que la ley precisa (no se podría, por esta vía, adicionar los contratos en más de un 50% de su valor inicial expresado en SMMLV)

La modificación unilateral del contrato le da derecho al contratista de ser indemnizado siempre que la acepte y cuando se demuestre que de ella se deriva un perjuicio para este. No tiene derecho a recibir indemnización cuando rescinda el contrato, porque en este caso, la expectativa de ganancia se trunca por su propia voluntad. CLÁUSULA DE TERMINACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO Para garantizar la protección del interés público que se encuentra implícito en todo contrato estatal, las



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 24 de 198

VERSIÓN: 3

entidades públicas, mediante acto administrativo motivado, pueden disponer la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos:

(i) Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga. (ii) Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. (iii) Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista. (iv) Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

Es importante observar que la responsabilidad de la decisión de la terminación unilateral depende íntegramente de la Administración y no del contratista, porque este último no puede resistir la orden que se le da. No obstante, en los eventos de los numerales (ii) y (iii), podrá continuarse la ejecución del contrato con el garante de la obligación. En la práctica, la terminación unilateral del contrato se materializa, cuando no se termina por mutuo acuerdo, con la expedición del Acto administrativo que así lo declara, mediante el cual también se reconocen los pagos a favor del Contratista por las obras realizadas o por los servicios prestados. CLÁUSULA DE CADUCIDAD Y SUS EFECTOS Esta cláusula puede definirse como aquella facultad excepcional que tiene el Estado para declarar la terminación del contrato antes de su vencimiento o durante su ejecución en forma unilateral, cuando se da una causa determinante de incumplimiento. El incumplimiento que genera la declaratoria de caducidad es aquel que produce un perjuicio notoriamente grave para el Estado; en este caso, para el Instituto Caro y Cuervo. Será oficio de los funcionarios que ejercen la interventoría interna o supervisión en la Entidad, constituir las pruebas de los incumplimientos parciales, tales como: llamados de atención en forma escrita, actas de reuniones con compromisos de entrega de productos en fechas determinadas, entre otras. Su omisión será susceptible de sanción disciplinaria. EFECTOS DE LA CADUCIDAD

(i) Inhabilita al contratista por el término de cinco (5) años para contratar con el Estado, sanción que debe ser registrada en la Cámara de Comercio del domicilio del contratista. (ii) Activa la posibilidad de hacer efectiva la sanción económica de la cláusula penal pecuniaria. (iii) Constituye el siniestro de incumplimiento para efectos de hacer efectivas las garantías que amparen el contrato. (iv) No genera indemnización a favor del contratista.

CLÁUSULA DE LA REVERSIÓN DEL CONTRATO Esta cláusula se estipula en los contratos de concesión y explotación de bienes del Estado y consiste en que al finalizar el contrato, el concesionario debe entregarle a la Entidad pública concedente, los elementos que hacen parte de la estructura de la actividad contractual. Quiere decir que, una vez finalizado el contrato, el contratista entrega al Estado aquellos bienes adquiridos para el desarrollo de la concesión, para que sean operados ya no por el concesionario sino directamente por el concedente, sin que se genere compensación alguna por esta circunstancia a favor del contratista.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 25 de 198

VERSIÓN: 3

3. SUJETOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL A. RÉGIMEN DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES

ENTIDADES PÚBLICAS – CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Las entidades públicas de cualquier orden y naturaleza, podrán celebrar directamente contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora. Si ésta requiere subcontratar, no podrá vincular a personas que hayan participado en la elaboración de estudios o proyectos relacionados directamente con el objeto del contrato.

UNIVERSIDADES PÚBLICAS

Las universidades públicas solo pueden celebrar en forma directa los contratos interadministrativos relativos a la prestación de servicios de educación o investigación. En caso de que pretendan celebrar contratos de obra, suministros, encargo fiduciario o fiducia pública como ejecutoras, deberán concurrir a los respectivos procedimientos de licitación pública o de selección abreviada.

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA – (EICE y SEM)

Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al 50%, sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al 50%, se encuentran sometidas al Estatuto de Contratación Administrativa, salvo cuando: i) la empresa se encuentra en competencia con el sector privado nacional o internacional ; ii) la empresa desarrolla su actividad en un mercado monopolístico; iii) la empresa desarrolla su actividad en un mercado regulado. En dichos eventos, todos los contratos de la empresa pública se realizarán conforme a las reglas que rigen la gestión económica y comercial que desarrolla.

ENTIDADES DE CARÁCTER FINANCIERO Las entidades de carácter financiero no se encuentran sometidas, en ninguno de sus contratos, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sino a las normas que regulan la actividad financiera. De igual manera, en virtud del Art. 276 de la L.1450/2011, que derogó el Art. 26 de la L.1150/2007, el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, a partir de entonces, tampoco se someterá la normatividad pública contractual.

COOPERATIVAS Y ASOCIACIONES DE ENTIDADES TERRITORIALES Los entes de carácter público de las Cooperativas y Asociaciones de Entidades Territoriales, continuarán sometidos al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; sin embargo, para la celebración de contratos con las entidades públicas se someterán a los procedimientos de la Licitación y Selección Abreviada, en igualdad de condiciones de los particulares; esto es, no se benefician de la contratación directa de contratos interadministrativos. B. RÉGIMEN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS COMPETENTES

REPRESENTANTES LEGALES DE LAS ENTIDADES



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 26 de 198

VERSIÓN: 3

El criterio de la delegación se reafirma. Los jefes o representantes legales de las entidades, responderán por su deber de control y vigilancia de la actividad precontractual o contractual delegada. De igual manera, la L.1150/2007 introdujo una definición de desconcentración administrativa que atiende a la modalidad simplemente jerárquica o funcional, la cual no implica autonomía administrativa en el ejercicio de la función desconcentrada por la ley, la ordenanza, el acuerdo, los decretos reglamentarios, los reglamentos de contratación o el pliego de condiciones. Se aclara en todo caso que, contra los actos expedidos en ejercicio de la desconcentración, no proceden los recursos administrativos.

COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR El Comité Asesor y Evaluador se creará para cada proceso de contratación que curse en la Entidad de conformidad con el Parágrafo 2° del Art. 12 del DR.2474/2008 y tendrá las siguientes características:

Su creación y/o designación será a través de Acto administrativo emanado del servidor público competente o quien haya sido delegado para tal efecto, para el caso del Instituto Caro y Cuervo, será mediante la Resolución que da apertura al proceso de contratación.

Tendrá la responsabilidad directa de dar cumplimiento a cada uno de los pasos que se lleven a cabo dentro de la etapa precontractual, en especial, a acatar lo señalado en el Pliego de Condiciones, hasta la adjudicación del contrato al oferente ganador.

Deberá estar conformado por servidores públicos y contratistas idóneos que ostenten las calidades y la experiencia previstas para la verificación de las condiciones o requisitos habilitantes de las ofertas presentadas y la evaluación con asignación de puntaje según los criterios definidos en cada proceso de selección.

Se dividirán por grupos según el aspecto o tema a revisar así:

(i) Grupo para la verificación de las condiciones jurídicas: Revisará y analizará la capacidad jurídica o legal a través de los Certificados de Existencia y Representación Legal, de Registro Mercantil y del Registro Único de Proponentes según corresponda y aplique, expedidas por las Cámaras de Comercio. De igual manera, considerará los aspectos que sean necesarios y que estén relacionados con la materia jurídica o legal, tales como: la manifestación de interés; el contenido y la suscripción de la carta de presentación de la oferta; el valor total propuesto frente al presupuesto oficial; la póliza de seriedad del ofrecimiento; la suscripción y lleno de requisitos en los documentos legales para la conformación de uniones temporales y consorcios, la acreditación de idoneidad y titularidad de derechos si a ello hubiere lugar, la acreditación del pago de aportes parafiscales, las consultas respectivas sobre el reporte en el Boletín de Aportes Parafiscales de la Contraloría General de la República, la presentación de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación y la confirmación de no tener asuntos pendientes con las autoridades judiciales a través del Certificado Judicial que expide el DAS; las facultades otorgadas a los representantes legales de las sociedades, entre otras. NOTA: Las condiciones jurídicas, por regla general, son susceptibles de ser subsanadas, como quiera que no constituyen, en modo alguno, factores de comparación.

(ii) Grupo para la verificación de las condiciones financieras: Tendrá a su cargo la comprobación de lo relacionado con la capacidad financiera del oferente en los siguientes aspectos: capital de trabajo, solvencia económica, nivel de endeudamiento, liquidez, entre otros indicadores, a través del Registro Único de Proponentes según corresponda por la cuantía o, en los documentos exigidos en el Pliego de Condiciones o la Invitación Pública (balance general, estados financieros y de resultados) De igual manera, se revisará la documentación pertinente del contador público, revisor fiscal o



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 27 de 198

VERSIÓN: 3

auditor externo para los efectos correspondientes. NOTA: Las condiciones financieras, por regla general, son susceptibles de ser subsanadas, como quiera que no constituyen, en modo alguno, factores de comparación.

(iii) Grupo para la verificación de las condiciones técnicas: Este grupo tiene una doble

función: la revisión de la experiencia general y la experiencia específica que se haya estipulado como factores mínimos y/o habilitantes y la determinación y asignación de puntajes al momento de evaluar, para lo cual atenderá los criterios de evaluación mediante la aplicación de las fórmulas que se hayan determinado para tal efecto. NOTA: Contrario a los grupos anteriores, las condiciones técnicas, en su mayoría, constituyen factores de comparación; por lo tanto, el Área Jurídica de la Entidad será quien determine hasta qué punto son susceptibles de ser subsanadas, según solicitud del grupo técnico.

El Área Jurídica del Instituto Caro y Cuervo, a través de sus profesionales especializados, tendrá a su cargo la verificación de los requerimientos de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador y dará la viabilidad para los efectos correspondientes. Así mismo, tendrá la función de ser el único interlocutor oficial con los oferentes, lo cual deberá dejar plasmado en los Pliegos de Condiciones e Invitación Pública.

INHABILIDADES Y PROHIBICIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR Adicional a las causales de inhabilidad e incompatibilidad que se describen líneas más adelante dentro de este capítulo, para los funcionarios y contratistas que participan como miembros del Comité Asesor y Evaluador de los procesos de selección por convocatoria, las siguientes, se tendrán como fuentes de inhabilidad y prohibiciones, las cuales tendrán incidencia directa en el ámbito disciplinario, según lo dispuesto en la Ley 734 de 2002: o No podrán hacer parte de los equipos de trabajo de las ofertas que presenten los diferentes

proponentes para cualquiera de las modalidades de selección de contratistas, especialmente, en los casos de selección por Concurso de Méritos.

o En los casos en que algún miembro del Comité haya estado vinculado mediante contrato de trabajo

legalmente estipulado en las normas laborales o haya prestado sus servicios profesionales a través de contratos de prestación de servicios a la(s) empresa(s) o Entidad(es) que se presenta(n) al proceso de selección como oferente(s), el periodo de desvinculación o de terminación de contrato deberá ser, como mínimo, de dos (2) años, contados antes de la fecha de cierre del proceso contractual que se esté adelantando.

o Hacer compromisos o modificaciones a los Pliegos de Condiciones evadiendo el procedimiento

legal y sin la autorización del Área Jurídica del Instituto. De igual manera, no podrán pactar promesas de cualquier tipo o acordar el recibimiento de dádivas con las personas naturales y/o jurídicas que participan en los procesos de selección por convocatoria pública, a través de su manifestación de interés o mediante la presentación de la oferta o en cualquiera de las etapas del proceso.

o Ningún miembro del Comité está autorizado para modificar unilateralmente los resultados de la

evaluación definitiva que selecciona la mejor propuesta. Deberá contar siempre con la aceptación del Área Jurídica del Instituto.

C. RÉGIMEN DE INTERVENTORÍA

DEFINICIÓN



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 28 de 198

VERSIÓN: 3

Es el proceso de supervisión y control que debe realizar las entidades públicas sobre aquellas funciones y competencias asignadas al contratista, con el propósito de verificar durante la ejecución del contrato, el grado de avance y cumplimiento de las obligaciones contraídas en términos de oportunidad, utilización de los recursos y la calidad de los bienes o servicios contratados.

FINALIDAD El fin primordial de la interventoría es verificar que las partes contratantes cumplan a cabalidad, con equidad y armonía, los términos y obligaciones pactadas de tal manera que se satisfaga el interés público implícito en toda actuación de la administración. La interventoría debe valerse de técnicas y herramientas propias de la auditoría de procesos, así como de su enfoque, el cual ofrece una visión integral y medible del desarrollo del contrato, a fin de que puedan tomarse decisiones oportunas con base en los resultados que ésta arroje.

RESPONSABLES DE LA INTERVENTORÍA EN LOS CONTRATOS ESTATALES

La interventoría puede ser externa o interna. La decisión de una u otra modalidad surge en primera instancia de la ley, la que ordena que en los contratos de obra celebrados como consecuencia de un proceso licitatorio, esta deba ser contratada con una persona independiente de la Entidad contratante y del contratista. En los demás eventos, en razón a que no existe norma que imponga el procedimiento para la designación del interventor, será la Entidad contratante la que, previo análisis de las condiciones técnicas en que se cumplirán las obligaciones a cargo del contratista, determine la conveniencia de ejercer el proceso de supervisión y control con sus propios recursos y la colaboración de terceros especializados en la materia, personas naturales contratadas directamente por la Entidad, en razón a su experiencia e idoneidad para apoyar al funcionario supervisor en sus actividades específicas. INTERVENTORÍA INTERNA La interventoría interna, entendida ésta como la que ejerce directamente la Entidad contratante con sus propios recursos, puede ser realizada, o bien por un funcionario delegado para el efecto o un por grupo de ellos. Los contratistas de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo podrán participar en las actividades de la interventoría interna únicamente en calidad de profesionales de apoyo, en virtud de sus conocimientos técnicos y especializados que se llegaren a requerir para la cabal supervisión de los contratos que celebre la Entidad. Por ningún motivo los contratistas de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, podrán ser los titulares y responsables de la supervisión de los contratos que celebre la Entidad. De igual manera, la Entidad no podrá contratar personas naturales para que cumplan la función de interventoría interna de los contratos que llegare a celebrar el Instituto. INTERVENTORÍA EXTERNA Por su parte, la interventoría externa, entendida como la que se realiza con una persona independiente de la Entidad contratante y del contratista, debe ser realizada por un agente externo -persona natural o jurídica-, previo proceso de selección adelantado por la Entidad contratante. En el proceso de selección de este auxiliar de la administración, se deben evaluar los conocimientos técnicos y la experiencia del candidato en trabajos similares o en la ejecución de obras o prestación de servicios cuyo objeto se asimile al del contrato cuya vigilancia se le asignará. No obstante, la persona natural o jurídica que realice la interventoría externa, deberá tener una interventoría interna (supervisión) que de cuenta de sus actividades, cumpliendo con las recomendaciones anteriormente informadas. En todo caso, el interventor, interno o externo, representa a la Entidad contratante y como tal actúa en su nombre frente al contratista.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 29 de 198

VERSIÓN: 3

CONDICIONES RECOMENDABLES PARA HACER UNA BUENA INTERVENTORÍA La Administración pública tiene la obligación de garantizar las condiciones mínimas a partir de las cuales quien realice la interventoría pueda desarrollar su trabajo de una manera adecuada. En consecuencia, con este postulado la Administración debe:

o Nombrar o seleccionar al interventor con el perfil requerido. o Desarrollar los instrumentos de control interno necesarios para la adecuada gestión del

proceso. o Suministrar la información que requiera el interventor y que tenga relación directa con la

ejecución del contrato objeto de interventoría. o Controlar la calidad del trabajo y el cumplimiento de las obligaciones del interventor. o Cuando el interventor es interno:

Suministrar los recursos humanos, los equipos y materiales que requiera. Garantizarle los medios necesarios para que ejecute su trabajo de manera adecuada

cuando deba desplazarse a sitios distintos al de trabajo. Apoyarlo en la consecución de la normatividad que se expida en relación con los temas

de su competencia y velar por su capacitación y actualización. Reemplazarlo en caso de enfermedad, calamidad o cualquier otro motivo de fuerza

mayor por el cual el interventor deba suspender el ejercicio de su función, por uno de igual o superior calidad técnica a fin de evitar tropiezos en el desarrollo del contrato objeto de interventoría y poner en conocimiento de los contratistas oportunamente esta situación.

VENTAJAS DE LAS INTERVENTORÍAS INTERNA Y EXTERNA A. INTERVENTORÍA INTERNA Se evitan los honorarios aunque se incrementa el trabajo. De ahí la necesidad de establecer grupos interdisciplinarios, crear o adaptar los instrumentos adecuados y darle continuidad a su utilización, de tal manera que las dependencias y funcionarios se capaciten y asimilen en forma práctica los conocimientos y experiencia para su desarrollo profesional y aumento de la productividad. Se reorientan los procesos administrativos internos de la Administración hacia el ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia de sus contratistas, lo cual contribuye eficazmente al cumplimiento de los retos y obligaciones que la Ley le asigne a la Entidad en particular. Se genera acumulación de conocimiento, con la posibilidad de transmitir a otros y/o nuevos funcionarios un enfoque de gestión hacia la inspección y vigilancia en la prestación de los servicios o la realización de obras contratadas con terceros. B. INTERVENTORÍA EXTERNA Se consigue dedicación permanente al desarrollo de la interventoría, y por ende, a la ejecución del contrato. Es imparcial en la medida que se apliquen correctamente los principios y procedimientos contractuales. Exige experiencia adquirida previamente por parte del interventor en relación con el objeto del contrato a cargo y su ejercicio.

LÍMITES DE COMPETENCIA DE LA INTERVENTORÍA La interventoría debe limitarse única y exclusivamente a verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato; por ende, no le corresponde ejecutar acciones tendientes a conocer aspectos



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 30 de 198

VERSIÓN: 3

administrativos y financieros de orden interno de la persona natural o jurídica con la cual se contrata, distintos a los relacionados con el objeto del contrato. Siendo las funciones del interventor propias de la Administración que lo contrata, las entidades públicas deben ser rigurosas al describir el alcance de la responsabilidad de interventor, así como el marco detallado de sus actividades para evitar su extralimitación y brindarle claridad al contratista sobre el campo de acción de dicho supervisor. En los términos del Art. 53 de la L.80/1993, los interventores responden civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la Entidad contratante, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan la interventoría.

PERFIL PROFESIONAL DEL INTERVENTOR El interventor debe ser un profesional idóneo en la materia, objeto del contrato a su cargo, debe tener ética, lo cual implica asumir sus funciones u obligaciones contractuales con responsabilidad. Así mismo, poseer capacidad de liderazgo, objetividad, autonomía, capacidad de decisión, imparcialidad, integridad y diligencia profesional. En consecuencia, cualquiera que sea la posibilidad seleccionada, ya sea una interventoría interna o la externa, es necesario que la persona encargada de realizarla conozca en detalle el objeto del contrato vigilado, la normatividad vigente, acreditar la formación académica y la experiencia relacionada con los temas objeto de ella, y que su capacitación sea continua. De igual manera, es recomendable que quien ejerza esta actividad tenga habilidad y disposición para comunicarse y trabajar en equipo.

FUNCIONES DEL INTERVENTOR El interventor desempeña una función eminentemente técnica, no determina cómo deben ejecutarse las actividades; por tanto, cualquier observación que haga en relación con el contrato a su cargo, debe ser posterior a la decisión que tome el contratista en ejecución del mismo; no obstante lo anterior, debe ser previsivo y tomar las precauciones necesarias para evitar la comisión de errores por parte del contratista, apoyándose en la tipificación, asignación y mitigación de riesgos previsibles establecidos en el documento de Estudio Previo que hace parte integral del contrato. De igual manera, el interventor tampoco toma decisiones administrativas y no puede exonerar al contratista de sus obligaciones contractuales, ni modificarlas unilateralmente, sin el procedimiento para tales efectos. Entre las funciones que le corresponde desempeñar se incluyen:

o Elaborar y suscribir con el contratista el Acta de Inicio de Ejecución del contrato con fecha posterior a la legalización del mismo, según las indicaciones del Área Jurídica.

o Revisar y ponderar el alcance del objeto y de las obligaciones del contratista estipuladas en el contrato y programar las actividades para evitar prórrogas o adiciones innecesarias.

o Analizar y evaluar en forma oportuna las condiciones de las obras realizadas, de los servicios prestados o de los bienes vendidos por el contratista.

o Identificar las eventualidades que puedan afectar el trabajo del contratista a fin de corregirlas. o Realizar llamados de atención por escrito cuando evidencie que el contratista está

desatendiendo alguna de sus obligaciones y que puede poner en riesgo la ejecución del contrato.

o Notificar al Área Jurídica de los llamados de atención cuando a su juicio lo considere pertinente para imposición de multas, aplicación de la sanción pecuniaria o la declaratoria de caducidad por incumplimiento.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 31 de 198

VERSIÓN: 3

o Impartir al contratista por escrito, las instrucciones relativas a la aplicación de instrumentos para el desarrollo de la Interventoría.

o Elaborar informes periódicos de evaluación y/o actas de Interventoría respecto a la ejecución del contrato, así como documentar las razones de incumplimiento en que incurra el contratista para que el contratante adopte oportunamente las medidas correctivas con base en lo allí establecido.

o Rendir los informes periódicos relativos a las actividades realizadas por él y suministrar la información y documentación que la administración requiera en relación con la ejecución del contrato.

o Hacer seguimiento a la organización y archivo de los documentos relacionados con los contratos y la Interventoría a su cargo.

o Verificar el cumplimiento de pago de aportes del SGSSI, así como los de Caja de Compensación, SENA e ICBF cuando corresponda.

o Solicitar los estados de cuenta de sus contratos a cargo y elaborar cuando corresponda, el Acta de Liquidación del contrato y someterla a revisión y aprobación del Área de Tesorería y de Jurídica en lo pertinente.

D. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El Art. 11 de la L.80/1993 fija los distintos niveles de competencia para dirigir los procesos de selección del contratista y para celebrar los contratos estatales, aclarando, en primer lugar, que dicha competencia está en cabeza del jefe o representante legal de la Entidad pública comprometida en cada proceso individualmente considerado. En relación con los contratistas, el artículo 6º de la L.80/1993 indica que pueden celebrar contratos con las entidades, las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, creándose una modalidad para celebrar contratos con el Estado, por intermedio de los consorcios y las uniones temporales. Para las personas jurídicas nacionales y extranjeras, se exige única y exclusivamente la acreditación del plazo del contrato a ser celebrado y un año más respecto de su duración. Es decir, que están habilitadas para contratar con el Estado tanto las personas naturales como las jurídicas, incluidos los consorcios y uniones temporales que no estén inhabilitadas para contratar por la Constitución y la Ley. El tema de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar con las entidades públicas está muy ligado al principio constitucional de la transparencia, en la medida que dichas normas restrictivas propenden por evitar que contraten con la Administración personas con vínculos de parentesco o de amistad con los servidores responsables de la dirección de la actividad contractual al interior del Estado, así como aquellas personas que han sido sancionadas por incumplimientos anteriores, con lo que se preserva la moralidad administrativa. Esta restricción al ejercicio de las libertades públicas se justifica para alejar del proceso de la contratación, la influencia familiar porque rompería el esquema de igualdad e imparcialidad en materia de contratos que exige el principio de transparencia. Las inhabilidades e incompatibilidades son de orden público, de interpretación restrictiva y solamente pueden establecerse por mandamiento legal. La diferencia entre la inhabilidad y la incompatibilidad la da el tiempo en que se configura el hecho generador de las mismas: si la tacha, restricción o impedimento se presenta antes de la celebración del contrato, se llama inhabilidad. En cuanto a la incompatibilidad, el hecho coyuntural que lo distancia de la inhabilidad, es el ejercicio mismo de la función pública. A continuación se realizan unos breves comentarios sobre las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en la normatividad vigente.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 32 de 198

VERSIÓN: 3

El artículo 127 de la Constitución Política establece la siguiente inhabilidad general: “Los servidores públicos no podrán celebrar, por sí o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno, con Entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones legales.”

En esta situación se enmarcan las personas con la calidad de servidores públicos, esto es, los trabajadores oficiales, los empleados públicos, los miembros del Congreso y de las Corporaciones públicas, los concejales, los miembros de Juntas Directivas, los auxiliares de la justicia, etc. Quienes hayan participado en licitaciones o concurso o hayan celebrado contratos con la

Administración, estando inhabilitados.

Esta prohibición busca prolongar una sanción aplicable a las personas que siendo conscientes de la inhabilidad que les asistía, participaron en licitaciones o celebraron contratos, generando un perjuicio y obstaculizando la concurrencia de otros proponentes con su conducta. A quienes hayan dado lugar a la declaratoria de caducidad de un contrato anterior. Se incluye

en esta causal a los socios de sociedades de personas a las cuales se les haya declarado la caducidad.

Con esta medida prohibitiva, se castiga al contratista que ha demostrado incumplimiento grave prolongándole su no participación en futuros procesos de selección por el término de cinco (5) años. Las personas que mediante sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de

interdicción de derechos y funciones públicas, y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

Esta es una inhabilidad ejemplarizante que contempla la Ley por la comisión de un delito o de una falta disciplinaria gravísima, que trata de preservar con rigor el orden público. Las personas que hayan alterado la información relativa al registro de proponentes ante la

Cámara de Comercio.

La L.1150/2007, en aras de proteger la veracidad de la información que los contratistas presentan en la acreditación de su idoneidad para contratar con el Estado, estableció esta nueva inhabilidad con sanciones rigurosas que pueden dejar a los proponentes permanentemente sin posibilidad de acceder a esta contratación, en caso de reincidencia en la conducta prohibida. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión

de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones.

Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas. La nueva Ley traslada al campo de la Contratación Estatal las sanciones que se generan como consecuencia de la comisión de delitos contra la Administración Pública, en aras de preservar la moralidad administrativa y el orden público. Las personas que sin justificación alguna se abstengan de celebrar un contrato estatal, una vez

adjudicado el mismo. Esta inhabilidad sanciona a las personas que hacen incurrir a la Administración en gastos y sobrecargas administrativas, negándose a celebrar el contrato para el cual se adelantó el proceso de selección. Lo



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 33 de 198

VERSIÓN: 3

obvio es que si la Administración agotó dicho proceso de selección, lo hizo para suplir el bien o servicio requerido. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes o se encuentren dentro del segundo grado

de consanguinidad o de afinidad con cualquiera otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.

Esta prohibición tiene su fundamento en la conservación del interés público al evitar que los proponentes preacuerden las condiciones de las ofertas en cuanto precio y calidad. Las sociedades comerciales distintas de las anónimas abiertas en las que su Representante

Legal tenga vínculos de parentesco o de afinidad con el Representante Legal de otra sociedad que haya presentado propuesta en el mismo proceso de selección.

Quienes hayan sido miembros de la Junta o Consejo Directivo de la Entidad pública

contratante, o servidores públicos del nivel Directivo, Asesor o Ejecutivo de dicha Entidad. En esta causal se trata de preservar la moralidad administrativa, evitando que se utilice de manera indebida la información privilegiada o un trato excepcional al Proponente que anteriormente hizo parte de la Administración.

EXCEPCIONES DEL RÉGIMEN DE INHABILIDADES Una primera excepción se refiere a quienes contraten en cumplimiento de un deber legal. Otra excepción se presenta cuando se contrata para utilizar bienes o servicios de las entidades que se ofrezcan al público en condiciones uniformes, como es el caso de los servicios públicos domiciliarios. También se exceptúa de este régimen, la doble funcionalidad (doble representación funcional), esto es, referida a los representantes legales de las entidades sin ánimo de lucro que a su vez son funcionarios, directivos o representantes de una Entidad estatal.

INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD SOBREVINIENTE Atendiendo lo dicho anteriormente, si el hecho generador de la tacha, restricción o impedimento se presenta durante la ejecución del contrato, estaremos frente a una inhabilidad o incompatibilidad sobreviviente, la que le impone al contratista la obligación de ceder el contrato previa autorización de la Entidad, o renunciar a su ejecución. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene a uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste debe cederlo a un tercero diferente de los demás miembros que conforman dichas uniones.

EFECTOS JURÍDICOS DERIVADOS DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El establecimiento de las inhabilidades e incompatibilidades están reservadas al legislador; por consiguiente, dichas prohibiciones son de orden público y de aplicación restrictiva, lo que significa que solamente son aplicables a los casos taxativamente contemplados en las normas. Por otra parte, genera la nulidad absoluta del contrato en los términos del Art. 44 de la L.80/1993. Al margen de lo anterior, se observa otro efecto, cual es la eventual comisión de delitos penales con sus respectivas consecuencias y responsabilidades de orden económico en distintos niveles. Por ejemplo, en las cláusulas generales del contrato, el contratista manifiesta bajo la gravedad de juramento, que no se halla incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en la ley; si después se descubre en la ejecución del contrato que si estaba inhabilitado, no solo se genera la nulidad del



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 34 de 198

VERSIÓN: 3

contrato, sino que además el contratista quedará incurso en los delitos que las normas penales tipifican para estos casos. E. MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS CONTRACTUALES Conforme con lo dispuesto en el capítulo VIII del Estatuto de Contratación, Art. 68 y ss. de la L.80/1993, el Instituto Caro y Cuervo podrá utilizar los mecanismos de solución directa para dirimir las controversias contractuales, previstas en la citada norma y aquellas relacionadas con la conciliación, la amigable composición y la transacción.

De igual manera, en todos los contratos que celebre el Instituto, podrá incluirse la cláusula compromisoria, a fin de someter a la decisión de árbitros, las distintas diferencias que puedan surgir por razón de la celebración del contrato y de su ejecución, desarrollo, terminación o liquidación.

En tal sentido, es de vital importancia que la Entidad cuente con un manual de conciliación para la prevención del daño antijurídico, dado que la conciliación actualmente es considerada el mecanismo más idóneo para la solución de conflictos, evitando procesos y congestiones en los despachos judiciales.

Adicionalmente, es deber del Instituto Caro y Cuervo contar con las herramientas y procedimientos que conduzcan a la prevención del daño antijurídico como una obligación de tipo constitucional para la gestión de la Administración pública, en el marco de la violación flagrante por parte de la Entidad al principio del Equilibro Financiero, que podría conculcarse para las personas naturales y jurídicas que actúan en calidad de contratistas frente a la Administración, con las consabidas sanciones que imponen los entes de control por la falta de previsión en estos aspectos jurídicos, en especial, aquellas que provienen de la Contraloría General de la República y de la Procuraduría General de la Nación, entidades que han recordado esta situación en repetidas ocasiones. 4. TIPOLOGÍA CONTRACTUAL A raíz de la expedición de la L.80/1993, norma que definió que a los contratos estatales, hoy día se les aplican las normas civiles y comerciales y se les adapta, por analogía o vacío normativo, según las necesidades puntuales y para cada caso en particular. Se puede afirmar que las entidades públicas están facultadas para celebrar todas las modalidades contractuales sin limitación alguna, tipificándose el contrato respectivo como administrativo por la simple participación de la Entidad como extremo del mismo. No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que el listado de contratos de que trata el Art. 32 de la L.80/1993 es meramente enunciativo, pudiendo la Entidad, celebrar todos los contratos que las necesidades del servicio les exijan sin distinción alguna en cuanto al objeto del mismo, salvo la competencia específica y el alcance de las funciones que el acto de creación le haya otorgado al Instituto. Tal como lo señaló el legislador en la exposición de motivos del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, dicha norma con su ánimo de permanencia no se circunscribe a registrar y definir taxativamente todos los contratos que hoy existen por cuanto limitaría las posibilidades futuras contractuales no predecibles en la actualidad y que podrían quedar sin regulación legal; por lo tanto, al no ser taxativos los tipos de contratos, la Administración está en posibilidad de celebrar contratos innominados; pero se sujeta a los principios y reglas establecidas en dicho Estatuto. El Art. 32 de la L.80/93, define los contratos estatales como todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales,



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 35 de 198

VERSIÓN: 3

o derivados de la autonomía de la voluntad, así como los que a título enunciativo define dicha disposición. La doctrina nacional ha establecido los siguientes criterios para la clasificación de los contratos que celebran las entidades públicas:

El primero es el criterio legal, según el cual es la misma Ley la que se encarga de calificar la naturaleza del contrato;

Un segundo criterio, es el jurisprudencial en donde se reconoce la jurisprudencia, antes que la Ley, la que empezó a establecer cuándo se estaba en presencia de un contrato administrativo y cuándo en presencia de un contrato privado y el

El tercer criterio es el subjetivo u orgánico, según el cual, basta con identificar el sujeto u órgano que forma parte de la relación contractual para concluir que si hay un sujeto de derecho público de por medio, el contrato es administrativo o de derecho público; criterio este último que asume el actual Estatuto de Contratación vigente.

Existen otros criterios para la clasificación de los contratos no tan relevantes, como el de los servicios públicos en el que por estar involucrado uno de éstos, el contrato será tildado como administrativo; o el criterio del interés público según el cual si el contrato buscaba la satisfacción de aquel, éste se clasificaba como contrato estatal. En este orden de ideas, se procede a presentar de manera descriptiva los principales tipos contractuales que ordinariamente celebran las Entidades Públicas. A. CONTRATO DE OBRA PÚBLICA

Cuando se habló del Régimen Legal de la Contratación, las primeras instituciones contractuales de derecho público se ubicaron en el contrato de obra pública. Este fue el primer contrato que fijó un condicionamiento propio diferente al contrato privado o contratos civiles. De conformidad con lo previsto en el Núm. 1º del Art. 32 del Estatuto de Contratación, son contratos de obra los que celebran las Entidades para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Agrega esta norma, que en los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso licitatorio, la interventoría de dichas obras deberá ser contratada con una persona independiente de la Entidad contratante y del contratista (véase interventoría externa), quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos del Art. 53 del mencionado Estatuto. El contrato de obra pública se concibió inicialmente como un contrato aleatorio pues para el contratista suponía el asumir el riesgo y la ventura, lo cual quiere decir que, en principio todos los riesgos los asumía directamente el contratista, por cuanto cualquier situación que generara un desequilibrio económico no le era reconocido, pues éste no podía solicitar la alteración del precio pactado. Hoy en día, aunque la Administración se encuentra en una posición más favorable que el contratista, debe ofrecerle a éste, en contrapartida, la garantía de mantenimiento del equilibrio financiero del contrato y la determinación conjunta de los eventuales riesgos que se puedan presentar en su ejecución para precaver las consecuencias de los mismos, en los términos del Art. 4º de la L.1150/2007. En la práctica, el contrato de obra pública tiene las siguientes modalidades:

POR PRECIO GLOBAL. Se presenta cuando en un contrato de obra se pacta una suma global como remuneración al contratista, quedando incluidos en ella todos los costos en que deba incurrir el mismo para la ejecución de la obra. En este caso, la suma pactada es fija y se



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 36 de 198

VERSIÓN: 3

constituye como valor del contrato, lo cual significa que no es susceptible de ser modificada, salvo que por circunstancias extrañas a las partes, se generen nuevos acuerdos de voluntades materializados a través de un contrato adicional que modifique el precio inicialmente pactado. Si en esta modalidad contractual se pacta un reajuste de precios, debe entenderse que ello solamente estará referido a la actualización del dinero más no a la variación de los precios de los ítems que comprenden el contrato.

POR PRECIO UNITARIO. Es una de las formas de pago más utilizadas por su versatilidad y radica en la manera peculiar para establecer el valor del contrato. Dicho valor es el resultado de unas operaciones aritméticas que surgen como consecuencia de unos estudios y diseños previos de las obras a ejecutar, en donde se determinan unos ítems o unidades de obra que han de ejecutarse, al igual que las cantidades de obra de cada ítem que se requiere para concluir el trabajo. Ya conocidos los ítems y las cantidades de obra, se deberán fijar los precios de cada unidad de obra para determinar el precio total de cada ítem y luego el precio total del contrato. Es pertinente advertir que la Entidad contratante tiene la obligación de realizar los estudios previos que le proporcionen con cierto nivel de exactitud, los elementos para determinar cuáles actividades comprenden la obra y que se traducen en ítems de unidad de obra por cantidades de obra, lo que ayudará a aproximarse a un valor proyectado, conocido como “presupuesto de obra”. Por su parte, el oferente o persona interesada, al conocer las especificaciones de la obra, también debe realizar sus propios cálculos para no incurrir en errores en su propuesta económica que le generen pérdidas o incumplimientos por ese concepto. A diferencia de la modalidad anterior, en este esquema de precios, se puede revisar el valor final del contrato durante la ejecución del mismo para considerar las unidades y las cantidades de obra realmente ejecutadas, adecuando dicho valor a las necesidades reales de la Administración.

POR ADMINISTRACIÓN DELEGADA. En esta modalidad, la principal característica es que el contratista realiza el contrato por cuenta y riesgo de la Entidad estatal contratante.

Dentro de la mecánica de esta alternativa ocurre que el contratista ejecuta las obras con los fondos que le suministra la Entidad contratante, actividad por la cual recibe una remuneración u honorarios. Mediante este contrato, las entidades pueden autorizar al contratista para celebrar subcontratos, respondiendo tales subcontratistas no ante la Entidad pública sino ante el Administrador delegado, quien financia las obras enteramente por cuenta de la Entidad contratante.

LLAVE EN MANO. Bajo esta modalidad de contratación, las entidades buscan un alivio en sus finanzas públicas, en razón a que la retribución al contratista se concreta al finalizar la ejecución de la obra. En estos contratos, el contratista se compromete a realizar las siguientes labores:

La totalidad de los anteproyectos, proyectos, estudios y diseños que la obra requiera. La ejecución material de la obra, sus instalaciones y suministros. La financiación de las actividades anteriores.

B. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 37 de 198

VERSIÓN: 3

Son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades para desarrollar las actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la misma, así como de apoyo a su gestión.

Estos contratos son viables, siempre que dichas actividades no puedan realizarse con personal de

planta que requieran conocimientos especializados, para lo cual el Área de Personal dejará constancia por escrito en los documentos previos de la contratación.

En concordancia con lo establecido en el Art. 1º del DR 4266/10, para la prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión, la Entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Adicionalmente, se realizarán, cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta

suficiente para prestar el servicio a contratar. Estos servicios corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad.

No obstante la unión que se infirió en este tipo de contratos, entre los servicios profesionales con los de apoyo a la gestión, éstos últimos, se entienden como aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas para la atención de necesidades de la Entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales.

Los contratos celebrados por la Administración pública no constituyen por sí mismos una finalidad sino que representan un medio para la adquisición de bienes y servicios tendientes a lograr los cometidos del Estado. Lo anterior supone que la decisión de contratar o de no hacerlo, no es una decisión absolutamente libre sino que depende de las necesidades del servicio, lo mismo que la decisión de con quién se contrata, que debe corresponder a un proceso de selección objetivo del contratista, y finalmente no puede comprender el ejercicio de funciones públicas de carácter permanente. En estos términos, la relación jurídica con quien se contrata es totalmente distinta de la que surge de la prestación de servicios derivados de la relación laboral y de los elementos propios del contrato de trabajo.

Cabe aclarar que los decretos reglamentarios expedidos por el Gobierno Nacional (decretos 66, 2474 y

4266) tratando el tema de la prestación de servicios, han confundido las dos modalidades de prestación de servicios en función del tipo de persona; es decir, la que puede realizar una persona jurídica, luego de un proceso de selección por convocatoria pública, frente a la que pueden realizar las personas naturales, que pueden contratarse directamente sin necesidad de haberse dado un proceso de contratación por convocatoria con todas las etapas estrictamente.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

La vigencia del contrato de prestación de servicios debe ser temporal, su duración debe ser por tiempo limitado.

Existe autonomía e independencia del contratista desde el punto de vista técnico y científico, lo que significa que éste dispone de un amplio margen de discrecionalidad en cuanto concierne a la ejecución del objeto contractual dentro del plazo fijado y a la realización de la labor según la estipulación acordada. Esta autonomía, en el caso de contratos para el apoyo a la gestión de la Entidad es limitada, por lo que las entidades públicas deben ser cuidadosas en determinar la temporalidad de la labor encomendada al contratista para evitar la configuración de relaciones



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 38 de 198

VERSIÓN: 3

laborales.

Teniendo en cuenta el grado de autonomía e independencia del contrato de prestación de servicios y la naturaleza de las funciones desarrolladas, no es posible admitir confusión con otras formas contractuales y mucho menos, con los elementos configurativos de la relación laboral.

La prestación de servicios no profesionales, es decir, los de apoyo a la gestión, conforme con lo estipulado en el Art. 1º del Decreto 4266 de 2010, están delimitados por actividades de naturaleza operativa, logística y asistencial y su alcance debe interpretarse en los términos dados por el Departamento Nacional de Planeación6:

Las actividades operativas son las de carácter ocasional y se contratan en desarrollo de

actividades propias de la Entidad por personal no profesional. Las actividades logísticas “… son aquellas que emplean un conjunto de medios y métodos

necesarios para llevar a cabo la organización de un servicio o evento específico” Las actividades asistenciales son las “… de apoyo y complementarias a las tareas propias

de la Entidad o a las labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución realizadas por personas no profesionales ni comerciantes.”

C. CONTRATO DE COMPRAVENTA

Conforme con las disposiciones civiles y comerciales, el contrato de compraventa es aquel en que de forma bilateral una de las partes, en este caso, el contratista en calidad de vendedor, entrega los bienes, productos o elementos, objeto del contrato celebrado; y la otra, llamada en el ámbito de la contratación estatal: la Entidad, en calidad de compradora, realiza el pago acordado y estipulado por éstos en un cierto precio, en dinero o signo que lo represente. El pago se hace en dinero a menos que se pacte otra forma en el contrato.

Por lo general, al contratista se le efectúa un pago anticipado7 para la entrega de los bienes, objeto del contrato, el cual no podrá ser mayor al cincuenta por ciento (50%) del valor total del mismo.

El contrato de compraventa es de ejecución instantánea, toda vez que se cumple la obligación con la Entidad a través de la entrega del bien o los bienes en el lugar y fecha señalados, una vez el contrato se encuentre debidamente legalizado. El perfeccionamiento de la entrega se da con el acta de recibo a satisfacción o constancia de entrega que expide el interventor interno o supervisor del contrato, para que se haga la incorporación de los mismos en los haberes de la Entidad a través del Almacén General y su identificación con el código que se le asigne según el inventario.

En algunos casos, cuando la Entidad compra bienes relacionados con equipos de tecnología especializada o que requieran para su manejo de un alto conocimiento específico, el perfeccionamiento de la entrega se da con el cumplimiento de algunos requisitos que la Administración le impone al contratista, so pena de incurrir en incumplimiento del objeto contractual. Estas son:

6 Documento PRAP-CP-20118010153521 de fecha 10 de marzo de 2011. Concepto del organismo encargado del Programa de Renovación de la Administración Pública del Departamento Nacional de Planeación. 7 El pago anticipado regularmente se presenta en los contratos de ejecución instantánea y, como su nombre lo dice, dicho pago implica abonar parte del valor total del contrato, que en todo caso no podrá exceder del cincuenta por ciento del valor contratado. Como quiera que constituye pago parcial del valor contratado, ello implica que su monto pasa a ser exclusivo del contratista; como tal, los dineros públicos pasarán a ser privados, lo cual permite, en consecuencia, que el contratista disponga libremente de esos dineros sin importar la destinación (…) Ahora, si los dineros pasan a ser de exclusivo dominio del contratista; no tiene por qué constituir garantía de buen manejo e inversión de los dineros. JOSÉ ANTONIO CAUSA. Alcances del Anticipo y el Pago Anticipado. Revista de Derecho. Universidad del Norte. 2004.

http://es.wikipedia.org/wiki/Precio

http://es.wikipedia.org/wiki/Dinero



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 39 de 198

VERSIÓN: 3

(i) la puesta en funcionamiento de los bienes, productos o elementos, objeto del contrato celebrado y

(ii) la capacitación o entrenamiento a los funcionarios o contratistas sobre el manejo de los bienes, productos o elementos, objeto del contrato celebrado.

De igual manera, cuando los bienes entregados resultaren defectuosos, la Entidad avisará al contratista, para que éste los reemplace en el plazo señalado, a fin de no incurrir en incumplimiento.

En todo caso, la calidad de los bienes y su correcto funcionamiento serán riesgos amparados en la póliza de cumplimiento que se le exigirá al contratista para la legalización del contrato. D. CONTRATO DE SUMINISTRO El contrato de suministro es aquel mediante el cual el contratista en su calidad de suministrador, se obliga a realizar en el tiempo, una serie de prestaciones periódicas y determinadas, a cambio del pago de un precio, que puede ser unitario o por cada prestación periódica por parte de la Entidad contratante. CARATERÍSTICAS DEL CONTRATO DE SUMINISTRO

Se diferencia del contrato de compraventa en que para éste no se predica la ejecución instantánea, toda vez que su consumación se prolonga en el tiempo.

En el ámbito de la contratación estatal, el contrato de suministro cumple una función económica consistente en satisfacer las necesidades periódicas que tiene la Entidad de recibir determinados bienes muebles sin tener que estipular tantos contratos como periodos de necesidad demande. Por lo tanto, es un contrato que elimina la pluralidad de contratos, que ofrece seguridad al suministrado en cuanto a la recepción de los bienes que necesita y que permite que el contratista (suministrador) pueda calcular y prever la colocación de su producción.

El contenido del contrato suele tener por objeto bienes muebles genéricos, tales como: materia prima, agua, gas, gasolina, energía eléctrica, alimentos perecederos y aquellos de los cuales su valor no es constante, pero que están regulados por precios del mercado.

La calidad se determina en el contrato mediante la descripción exacta o mediante muestras o como se estableció en la ficha técnica del respectivo proceso de selección. En cuanto a la cantidad que se debe suministrar, bien puede aparecer determinada en el contrato o bien se puede dejar para una determinación posterior según las necesidades de la Entidad. En este último caso, se suele fijar un mínimo y un máximo que el contratista (suministrador) debe proporcionar.

En cuanto al precio, se puede pactar de forma unitaria por todas las prestaciones o bien para cada prestación de forma separada.

Con relación al incumplimiento del contrato, se debe tener en cuenta que cada prestación y contraprestación constituyen una unidad jurídica que se puede aislar del resto. Por lo tanto, el incumplimiento de una no se propaga a las prestaciones que ya se han realizado.

El incumplimiento de una prestación debe permitir instar la resolución del contrato en cuanto a futuras prestaciones, cuando la parte que ha cumplido no tenga la certeza de que serán cumplidas debidamente.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 40 de 198

VERSIÓN: 3

E. CONTRATO DE CONSULTORÍA El Núm. 2º del Art. 32 define los contratos de consultoría como aquellos que celebran las entidades para la realización de los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos; así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Agrega la norma que son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. La doctrina sostiene que la consultoría es un contrato de género “contrato de servicios” regulados por el derecho civil y comercial, dentro de los cuales pueden caber diferentes especies, como este de consultoría o el contrato de prestación de servicios. Los elementos constitutivos del contrato de consultoría, permiten concluir que existen diferencias sustanciales con el contrato de prestación de servicios, que habilitan a la Administración para darles a quienes los suscriben un tratamiento también distinto. Los contratos de consultoría se pueden celebrar con personas naturales o jurídicas; mientras que los contratos de prestación de servicios personales sólo pueden celebrarse con personas naturales. El objeto de los contratos de consultoría no está relacionado directamente con las actividades de la Entidad que los requiere, o con su funcionamiento. A través de ellos, la administración contrata servicios especializados de asesoría, interventoría, gerencia de obra o de proyectos, o la elaboración de estudios y diagnósticos, que no siempre coinciden en su contenido con la órbita de las actividades propias de la Entidad contratante; para ello, recurre a personas naturales o jurídicas especializadas en una determinada materia, las cuales ofrecen conocimientos y experiencia en un área específica o actividad; mientras en los contratos de prestación de servicios sucede lo contrario, en ellos el contratista, persona natural, pone a disposición de la Entidad contratante su capacidad de trabajo para asumir actividades o tareas relacionadas con aquella, que por alguna razón no puede realizar el personal de planta. Luego, los supuestos de hecho que sirven de sustento a uno y otro tipo de contrato son diferentes. Siempre que surjan estudios y labores que puedan ser desarrollados, construidos o convenidos bajo los parámetros de la definición del Art. 32 del Estatuto Contractual habrá lugar a tipificar el contrato de consultoría, por lo que se podría concluir que un estudio de títulos o un concepto jurídico (a manera de ejemplo) no podrán ser considerados como esta modalidad contractual, sino como contratos de prestación de servicios profesionales, dado que están relacionados con la administración y funcionamiento de la Entidad que contrata su realización. MODALIDADES DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA

Contrato de interventoría. La interventoría consiste en el examen y fiscalización de un contrato, que puede ser de obra pública, actividad que se contrata con una persona independiente de la Entidad estatal y del contratista a quien se le va ejercer dicha supervisión. Aunque la ley no define expresamente el contrato de interventoría, sí lo orienta hacia las obras públicas, sin limitarlo para otros tipos de contrato, razón por la cual resulta aconsejable que cuando se trate de otros contratos diferentes al de obra, se le denomine con la palabra: “supervisión”.

Contrato de asesoría. Es la modalidad de consultoría que surge cuando el contratista se compromete a dar o suministrar a la Administración una recomendación, un consejo o una asesoría, principalmente en las áreas de ingeniería o arquitectura, puesto que en las otras disciplinas existe el contrato de prestación de servicios.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 41 de 198

VERSIÓN: 3

Gerencia de obra. Este contrato se presenta cuando la complejidad de los proyectos de inversión demandan para su gerenciamiento, la intervención de una persona altamente especializada quien será responsable de dirigir las obras que requiera la Administración pública.

F. CONTRATO DE CONCESIÓN8 Los contratos de concesión son aquellos que celebran las entidades con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la Entidad contratante, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valoración, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE CONCESIÓN

Implica una convención entre un ente estatal (concedente) y otra persona de derecho privado (concesionario).

Se refiere a un servicio público o a una obra destinada al servicio o uso público.

Puede tener por objeto la construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra destinada al servicio o uso público.

En dicho contrato existe la permanente vigilancia del ente estatal, lo cual se justifica por cuanto se trata de prestar un servicio público o construir o explotar un bien de uso público. Según la ley, se actúa bajo el control del ente concedente, lo que implica que siempre existirá la facultad del ente público de dar instrucciones en torno a la forma como se explota el bien o se presta el servicio. Esta facultad es de origen constitucional, por cuanto según el Art. 365 de la Carta Política, el Estado tendrá siempre el control y la regulación de los servicios públicos. Esto implica que en el contrato de concesión, deben distinguirse los aspectos puramente contractuales (que son objeto del acuerdo de las partes), de los normativos del servicio (que corresponden siempre a la Entidad pública).

El concesionario debe asumir, así sea parcialmente, los riesgos del éxito o fracaso de su gestión, y por ello, obra por su cuenta y riesgo. Al respecto, la Ley 105 de 1993 dispone que para recuperar la inversión en un contrato de concesión, se podrán establecer peajes o valorización. Según la misma ley, los ingresos que produzca la obra dada en concesión serán en su totalidad del concesionario, hasta tanto éste obtenga dentro del plazo establecido en el contrato, el retorno del capital invertido.

En los contratos de concesión, deben pactarse las cláusulas excepcionales al derecho común, como son los de terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad.

Dada la naturaleza especial del contrato de concesión, existen unas cláusulas que son de la esencia del contrato, como la de reversión que, aunque no se pacten en forma expresa, deben entenderse como incluidas en el mismo contrato. La reversión implica, por la naturaleza del

8 La definición y características que se exponen del contrato de concesión forma parte de la Sentencia C-250 de 1996 que declaró

exequible el artículo 19 de la Ley 80 de 1993 sobre la cláusula de reversión.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 42 de 198

VERSIÓN: 3

contrato de concesión, que al finalizar el término de la explotación o concesión, los elementos y bienes directamente afectos a la misma y colocados por el contratista para la explotación o prestación del servicio, se transfieran por parte del concesionario al Estado -que como es obvio, siempre tendrá la calidad de Entidad contratante-, sin que por ello ésta deba efectuar compensación alguna. En este sentido, es del caso traer a colación lo que sobre el particular señaló el Gobierno Nacional en la exposición de motivos al proyecto de Ley que culminó en la expedición de la L.80/1993, cuando manifestó:

"Se justifica la gratuidad de la reversión en el hecho de que el contratista calcula la amortización de los bienes que ha dispuesto para la prestación del servicio cuando al celebrar el contrato se pacta lo relativo a su vigencia, de forma tal que a su vencimiento los bienes se encuentran totalmente amortizados. En tratándose de la reversión sin compensación, la aplicación de la cláusula debe estar antecedida por una interpretación que armonice tanto el interés público como el derecho de dominio del particular."

G. CONTRATO DE FIDUCIA PÚBLICA

Tratándose de entidades, entendiendo por tales las señaladas en el Núm. 1° del Art. 2° de la L.80/1993, las normas a ellas aplicables reconocen expresamente la posibilidad de celebrar, en calidad de fideicomitentes, única y exclusivamente contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios. Estos últimos, podrán tener por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que las Entidades fideicomitentes celebren, así como la administración de los fondos o recursos destinados a la cancelación de obligaciones nacidas de la celebración de contratos estatales de acuerdo con lo previsto en el Núm. 20 del Art. 25 de la L.80/1993.

Conforme con lo anterior, es evidente que, en lo sucesivo, las sociedades fiduciarias no podrán celebrar negocios fiduciarios distintos a los señalados con las entidades.

En relación con los negocios fiduciarios que se celebren para administrar o manejar recursos, los cuales

cubran más de una vigencia fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1550 de 1995, necesitarán, en cuanto a la remuneración que se pacte con la sociedad fiduciaria, autorización previa a la apertura de la licitación o concurso, de manera general o particular, emanada del Consejo Superior de Política Fiscal CONFIS.

Igualmente, tal autorización será necesaria ante la adición, prórroga o reajuste de los contratos celebrados que cubran más de una vigencia fiscal.

La firmeza y seguridad jurídicas de un contrato de fiducia pública o de un encargo fiduciario, según el caso, dependen necesariamente de que tanto la Entidad estatal como la sociedad fiduciaria que pretende vincularse contractualmente con ella, acaten y respeten en la práctica, todos los presupuestos, formas y formalidades que informan la contratación administrativa, o dicho de otro modo, no resulta viable, desde el punto de vista jurídico, celebrar contratos de fiducia pública y encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento de las disposiciones contenidas en el Estatuto de Contratación.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE FIDUCIA PÚBLICA

Los contratos de fiducia pública no podrán conllevar la transferencia de la propiedad de los bienes fideicomitidos ni, por lo mismo, dar lugar a la formación de un patrimonio autónomo.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 43 de 198

VERSIÓN: 3

Los contratos de fiducia pública y encargo fiduciario deben tener un objeto y un plazo precisamente determinados, que en todo caso, no puede superar el plazo máximo de veinte (20) años por aplicación analógica de las reglas que gobiernan los contratos de fiducia mercantil, contenidas en el Código de Comercio.

En ningún caso y por ningún motivo, las entidades pueden utilizar el esquema fiduciario para delegar en las sociedades fiduciarias el cumplimiento de una función pública que les es propia, como sucede con la adjudicación de los contratos que deban celebrarse en desarrollo de la finalidad señalada en el acto constitutivo del respectivo negocio fiduciario. No obstante, podrán encomendar a la fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites inherentes a la licitación o concurso.

Conforme lo establece el Núm. 5º del Art. 32 de la L.80/1993, a las entidades les está vedado pactar la remuneración fiduciaria con cargo a los rendimientos generados por los bienes fideicomitidos, a menos que éstos se encuentren presupuestados.

No pueden celebrarse contratos de fiducia pública o encargos fiduciarios que conduzcan a un desconocimiento del mandato contenido en el Art. 355 de la Carta Política, según el cual “Ninguna de las ramas u órganos del poder público podrá decretar auxilios o donaciones en favor de personas naturales o jurídicas de derecho privado”, so pena de quedar viciados de nulidad por ilicitud de su objeto.

De acuerdo con lo previsto en el inciso 5° del Núm. 5° del Art. 32 de la L.80/1993, “La selección de la sociedad fiduciaria a contratar, sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta Ley”. La L.1150/2007 conserva estos lineamientos con excepción de la contratación para inversión de los excedentes de tesorería, los cuales se podrán invertir directamente en fondos comunes ordinarios (hoy denominados genéricamente carteras colectivas) administrados por sociedades fiduciarias, sin necesidad de acudir a un proceso de licitación pública.

Acorde con lo dispuesto en los incisos 1º del Art. 13 y 1º y 8º del Art. 32 Núm. 5º de la L.80/1993, respectivamente, en relación con los contratos de fiducia pública se aplicarán las disposiciones del Código de Comercio que regulan el contrato de fiducia mercantil en cuanto no sean incompatibles con lo previsto en dicha Ley. Tal es el caso de los Arts. 1227, 1228, 1231, 1232, 1233 (en lo pertinente), 1234, 1235, 1236 y 1239 a 1244.

H. CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO

En cuanto a los contratos de encargo fiduciario, la ley dice que pueden tener por objeto el manejo y/o

administración de recursos vinculados a los contratos que las Entidades celebren, por lo cual se le debe dar aplicación al Art. 32 en concordancia con el Núm. 20 del Art. 25 de la L.80/1993, en donde se prevé que los fondos destinados a la cancelación de obligaciones derivadas de contratos estatales pueden darse en administración fiduciaria o bajo cualquier otra forma de manejo que permita la obtención de beneficios y ventajas financieras, así como el pago oportuno de lo adeudado.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE ENCARGO FIDUCIARIO

Los contratos de encargo fiduciario no conllevan la transferencia de la propiedad de los bienes fideicomitidos ni, por lo mismo, dar lugar a la formación de un patrimonio autónomo.

El encargo fiduciario recae sobre unos recursos vinculados a un contrato principal, constituyéndose en fuente de pago del mismo.

Por expresa remisión legal, se le aplican las normas que regulan el contrato de fiducia mercantil y el contrato de mandato, en cuanto no sean incompatibles con lo previsto en la L.80/1993.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 44 de 198

VERSIÓN: 3

I. CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL El inciso 4° del Art. 85 del DR.2474/08 señala lo siguiente: “… Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho público, así como aquellos a los que se refiere el inciso segundo del artículo 20 de la L.1150/2007, se ejecutarán de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales marco y complementarios, y en los convenios celebrados, o sus reglamentos, según sea el caso…” De acuerdo con lo anterior, siempre que el Instituto Caro y Cuervo participe en procesos contractuales cualquiera que sea el objeto a ejecutar y que sean financiados con recursos de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura – OEI o del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento – BIRF, u otros de esta misma naturaleza, debidamente entregados a través de la Entidad que desarrolle las actividades de “Entidad prestataria”, el Instituto se regirá, en todo, por el reglamento y/o cláusulas procedentes de estos organismos internacionales. Contrario a lo anterior, si la financiación no supera el cincuenta por ciento (50%) del valor total del convenio o contrato, se regirá por lo señalado en el Estatuto de Contratación, entiéndase leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios principalmente y en lo no previsto en ellas, en la normatividad aplicable y vigente del orden nacional. J. CONTRATOS Y CONVENIOS ADMINISTRATIVOS E INTERADMINISTRATIVOS El contrato público es un tipo de contrato en el que al menos una de las partes es una Administración Pública cuando actúa como tal, y en el que está sometida a un régimen jurídico exorbitante que pone al contratista en una situación de subordinación jurídica frente a la Administración. El concepto de contrato público, a primera vista, no difiere del concepto de contrato en el derecho privado, pero al ser el Estado, o una de sus Administraciones, una de las partes del mismo, tiene características propias. CONTRATO ADMINISTRATIVO Puede definirse el contrato administrativo como aquel en que la Administración ejerce determinadas prerrogativas en cuanto a su interpretación, ejecución y extinción, cuidando de no alterar la ecuación financiera del mismo. El objeto de este contrato se rige, en consecuencia, por el derecho público. En todo contrato administrativo tiene que participar por lo menos un órgano estatal en ejercicio de función administrativa. Ahora bien, es la ley la que define que se entiende propiamente por órgano estatal, que en determinadas circunstancias puede incluir entes no estatales de derecho público interno. Una causa adicional de la trascendencia del contrato administrativo, proviene de la idea de la colaboración de los sujetos privados con la Administración, en donde el particular no se comporta como un contratista ordinario. El contrato administrativo es entonces una de las técnicas de colaboración de los administrados con la administración. El contratista, no obstante que pretende un beneficio económico, obtiene dicho beneficio cumpliendo con la tarea de coadyuvar al cumplimiento de cometidos públicos por parte del Estado. Por último, y a manera de conclusión, vale la pena decir que todos los contratos que celebra el Instituto Caro y Cuervo con particulares, personas naturales o jurídicas de carácter privado, son contratos administrativos. CONVENIO ADMINISTRATIVO

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

http://es.wikipedia.org/wiki/Estado

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho_p%C3%BAblico

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 45 de 198

VERSIÓN: 3

Siguiendo el mismo razonamiento del anterior, en el Convenio Administrativo la colaboración del particular a la Administración se enmarca dentro de un concepto más amplio y con una tendencia de permanencia en el tiempo; es decir, se suscribe un convenio con el fin de establecer una serie de actividades que se desprenden de este, denominados contratos que deben estar acordes con el objeto del Convenio para su desarrollo y ejecución. En este sentido, la Administración puede realizar convenios marco, de desempeño, de corresponsabilidad, de colaboración, de desarrollo, de cooperación técnica, entre otros, dependiendo de la necesidad que pretenda satisfacer para el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales, con su respectiva justificación legal y técnica obviamente. CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Las entidades estatales pueden suscribir contratos y convenios que se denominan interadministrativos, bajo el principio de la colaboración armónica y con el fin de coadyuvarse en el cumplimiento de sus objetivos que se traducen en la gestión administrativa. Tienen como única restricción la que en su objeto legal o reglamentariamente definido, las partes deben tener la capacidad para desarrollar las obligaciones establecidas en el contrato siempre que éstas sean de la esencia de las entidades que participan. En este sentido, el Instituto Caro y Cuervo podrá celebrar contratos y/o convenios interadministrativos con universidades públicas para la capacitación de sus funcionarios o para el fortalecimiento de sus procesos académicos como misión institucional; de igual manera, con el Ministerio de Cultura, la Alcaldía Mayor de Bogotá y sus entidades adscritas y vinculadas, la Gobernación de Cundinamarca y sus secretarías de despacho, buscando fijar políticas y acuerdos para la gestión de la Entidad, entre otras.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 46 de 198

VERSIÓN: 3

CAPÍTULO III SUSTANCIACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Documentos y Situaciones El Decreto 2474 de 2008 es aquel con el cual se logra instrumentar los aspectos técnicos y operativos del procedimiento; no obstante, adolece de algunas imprecisiones técnicas, vacíos legales y extralimitaciones que han sido y desde luego, deberán seguir siendo aclarados y unificados por línea jurisprudencial. Sin embargo, mientras las altas cortes se pronuncian, el Art. 89 de la precitada norma, modificado por el Art. 5 del Decreto 3576 de 2009, prevé esta situación en el ámbito procedimental y de las competencias al interior de las entidades al señalar que “…Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.” Por lo anterior y de acuerdo al objeto y campo de aplicación, informados en el capítulo I de este manual, a continuación se exponen los documentos y situaciones que se presentan en la sustanciación o trámite del proceso de contratación, a través de las tres etapas, en cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad.

ETAPA PRECONTRACTUAL 1. PLANIFICACIÓN

Conforme con el numeral 7° del capítulo I de este manual, es necesario realizar un plan que contenga todos los criterios que garanticen una óptima contratación, toda vez que “… la concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual…”9 Para ello, deberá atenderse al contenido del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el Estatuto Orgánico del Presupuesto y de los documentos CONPES relacionados con asuntos contractuales. En este sentido, la Administración contemplará los aspectos iniciales que sientan las bases del proceso contractual las cuales van desde el análisis, conveniencia y determinación del objeto, hasta el anuncio en Cámara de Comercio y demás avisos de convocatoria. A. ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

El análisis de conveniencia del objeto está plasmado en el Plan de Compras y en el Plan Operativo de la Contratación (POC), toda vez que las entidades deben realizar una planeación previa a cada vigencia fiscal en la que determinan básicamente: el qué, el cómo y el cuándo. La verificación en el Plan Operativo de Contratación de la Entidad, no solo es la tarea de comprobar si efectivamente el objeto que se pretende contratar está o no incluido; sino que se debe dejar constancia de ello por quien efectúa la consulta indicando el número o código que se le asignó en dicho Plan. Esta constancia hará parte integral de los Estudios y Documentos Previos consignada en su numeral primero: “La descripción de la necesidad que la Entidad estatal pretende satisfacer con la contratación” En este orden, la definición del objeto que se pretenda analizar debe coincidir con la misión, la visión, los principios institucionales y el programa de gobierno que se haya establecido en la Entidad para un

9 Manual de Buenas Prácticas. DNP. 2004. Pág. 9



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 47 de 198

VERSIÓN: 3

periodo determinado. Una buena práctica de lo anterior, se da cuando la Entidad de respuesta a los siguientes aspectos:

(i) la satisfacción de una o varias necesidades previamente identificadas; (ii) el impacto y beneficio social que generará la ejecución del objeto estimado; y (iii) la proyección y permanencia en el tiempo; es decir, que logre consolidarse en la comunidad

o en la Entidad como una obra, bien o servicio que podrá disfrutarse por el periodo para el cual fue concebido,

Del tipo de respuesta que se haya emitido, dependerá la conveniencia o no del objeto a contratar. Adicionalmente y como consecuencia de lo anterior, la Entidad hará los cálculos necesarios para determinar los siguientes factores:

Valor total del contrato: Se ajustará el valor del bien, servicio u obra a contratar a partir del historial de precios, de los precios del mercado (bolsas de productos, “gran almacén”), de las referencias de precios del SICE, la inflación, el IPC y demás factores que permitan establecer un precio justo.

Plazo de ejecución del contrato: Se determinará el periodo de tiempo en el cual se hace imperiosa la ejecución del contrato para satisfacer las necesidades, para cual es recomendable analizar todo tipo de circunstancias que constituyen los riesgos previsibles con el fin de evitar deficiencias o excesos que conlleven a una modificación del contrato. Nótese que este punto, refiere únicamente el plazo del contrato y no contabiliza el tiempo que conlleva la modalidad de selección que se emplee para tal fin; por lo tanto, esta situación debe precaverse.

Fecha de inicio y de terminación del contrato: De acuerdo al punto anterior, la Administración fijará el periodo de tiempo expresado en el número de días (calendario) o meses indicando el mes en que iniciará y terminará el contrato.

Modalidad de selección: Se indicará la modalidad de selección que se aplicará para el proceso de contratación. Este factor debe estar en concordancia con el plazo de ejecución que se haya determinado para el contrato.

Fuentes de financiación: La Administración estará en capacidad de señalar las fuentes de financiación del contrato: recursos propios: gastos de inversión o de funcionamiento, donaciones, decisiones judiciales y administrativas, empréstitos, recursos de organismos internacionales, traslados presupuestales, reservas de apropiación, vigencias futuras, entre otras, en el marco de la ley.

B. CONSULTA DE PRECIOS A TRAVÉS DEL RUPR DEL SICE La Entidad dejará constancia escrita de la consulta de los Precios de Referencia a través de la impresión del “Certificado del Precio Indicativo” que genera el Portal del SICE, para lo cual deberá tener conocimiento del código del Catálogo Único de Bienes y Servicios – CUBS del bien, servicio u obra a contratar. Este documento es exigible para el Instituto Caro y Cuervo conforme con lo dispuesto en la Ley 598 de 2000, su Decreto reglamentario 3512 de 2003 y los Acuerdos del Comité para la Operación del SICE. C. ESTRUCTURACIÓN DEL ESTUDIO DE MERCADO El estudio de mercado se estructura como resultado de todos los precios obtenidos a través de las siguientes consultas:



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 48 de 198

VERSIÓN: 3

o Los precios indicativos o de referencia del SICE que servirán de fundamento en la conformación del presupuesto de la contratación siempre que éstos se ajusten a los precios regulares y actualizados del mercado.

o Cotizaciones de empresas proveedoras y/o especializadas en la venta de los bienes y servicios que la Entidad requiere.

o Consultas en establecimientos de comercio: pequeños y grandes almacenes. o Información de los estudios y análisis que otras entidades hayan realizado para los mismos

bienes y servicios que la Entidad requiere, siempre que esta sea actualizada. o Verificación de precios en páginas Web de Internet, revistas especializadas de bienes,

servicios y obras, entre otras. Como se ha insistido previamente en este documento, la contratación no puede, ni debe ser el producto de la improvisación. Por eso, el Área Jurídica de la Entidad será la encargada de revisar que el estudio de mercado para la satisfacción de una necesidad puntual, previamente establecida en el Plan de Compras y en el Plan de Contratación, contenga todos los elementos de juicio necesarios para consolidar el presupuesto de la contratación; esto es, sin excesos ni defectos que pongan en riesgo el proceso de convocatoria propiamente y en consecuencia, la normal ejecución y desarrollo del objeto y las actividades establecidas según el plazo convenido en el contrato. Este punto, que se verá con más detenimiento al examinar cada numeral del documento de ESTUDIOS PREVIOS, se constituye en “la columna vertebral” del proceso de contratación que protegerá del daño antijurídico imputable tanto a la Entidad como a los contratistas y que advierte repetidamente el Ministerio Público. D. PARTIDAS O DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES La Entidad debe verificar que cuenta con las partidas o disponibilidades presupuestales para la contratación que pretende realizar, las cuales deben estar incluidas en su Presupuesto General. Para tal efecto, expedirá el respectivo certificado que informará, entre otras: (i) la fecha de expedición; (ii) el rubro presupuestal afectado; (iii) el nombre o identificación del rubro; (iv) el valor expresado en números y letras; (v) el nombre del proyecto que ampara; (vi) la vigencia, y (vii) el nombre de la dependencia responsable de la expedición de este documento y demás del programa SIIF Nación aplicable al Instituto Caro y Cuervo. Este documento “sine qua non” permitirá tanto a la Administración, como a los interesados, tener la certeza de que el proceso contractual está soportado financieramente y por ende, de que cuenta con los recursos económicos que formarán parte integral del Pliego de Condiciones, pues este factor se considerará el valor del presupuesto oficial con el que cuenta la Entidad para adelantar dicho proceso. E. ANUNCIO EN CÁMARA DE COMERCIO Conforme con el principio de publicidad de la contratación (Art. 8 DR. 2474/08), el anuncio en la Cámara de Comercio de Bogotá por parte del Instituto Caro y Cuervo, se hará de manera electrónica para integrar el boletín mensual. Debe quedar claro, que la publicación en el boletín mensual no conlleva la obligación para la Entidad de dar curso a la apertura del proceso contractual y solo aplica para procesos que se adelanten por LP. De igual forma, según el Plan Operativo de Contratación y bajo el principio de economía, la Entidad podrá anunciar todas las licitaciones que haya previsto realizar, en los dos primeros meses de la respectiva vigencia y con esto dará cumplimiento total a este requisito.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 49 de 198

VERSIÓN: 3

2. AVISO DE CONVOCATORIA Como su nombre lo indica, es aquella noticia o comunicado que emite la Entidad a toda la comunidad interesada en participar en un proceso de selección por convocatoria que sugiera una pluralidad de oferentes. Por lo tanto, en los casos de contratación directa no aplicará este documento. Se deberá publicar este Aviso junto con los Estudios y Documentos Previos y el PPC, a fin de evitar incumplimientos o contradicciones en las fechas que allí se dispongan. En el Aviso, la Entidad dará a conocer los aspectos más relevantes del proceso de selección y como mínimo deben estar los siguientes: (i) el objeto; (ii) la modalidad de selección que corresponde a la contratación; (iii) el cronograma inicial del proceso; (iv) los lugares donde se pueden consultar los pliegos de condiciones, estudios y documentos previos; (vi) la convocatoria a la veedurías ciudadanas; (vii) el certificado de disponibilidad presupuestal; (ix) el valor del presupuesto oficial y (x) el medio de comunicación con la Entidad. El Aviso de Convocatoria para los procesos de Concursos de Méritos que se tramiten bajo el sistema de precalificación, contiene una información especial señalada en el Art. 63 del DR. 2474/2008. Ésta consiste en lo siguiente:

o La fecha límite para presentar la expresión de interés. o Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes. o La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos. o La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los

integrantes de la lista limitada de oferentes.

AVISO EN PRENSA El Aviso de Convocatoria se publicará en diarios (prensa) de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la Entidad o a falta de éstos, en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión. Se reitera que esta obligación aplica únicamente para los procesos de selección por Licitación Pública.

3. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS El objetivo que se persigue con estos documentos que constituyen la base del proceso de selección, es permitir a los interesados la valoración de lo requerido y la estimación en la distribución de los riesgos que el Instituto propone, previo a la apertura formal del proceso de contratación que se realiza mediante el Acto administrativo de apertura (Resolución expedida por el Ordenador del Gasto) Los Estudios y Documentos Previos constituyen la concreción de todos los demás expedientes de la etapa de planificación; por ello, su resultado se entenderá como un documento definitivo que para ser modificado en su contenido sustancial deberá hacerse a partir de lo señalado en el Núm. 2° del Art. 69 del CCA. Así, dichos documentos deberán publicarse en la página Web simultáneamente con el Proyecto de Pliegos de Condiciones y demás documentos que sirvieron de referencia o que complementan los anteriores tales como: permisos y licencias de construcción y ambientales, planos, anexos técnicos, formatos especializados, resultados de consultas de precios de mercado, entre otros, que sean requisitos indispensables o que se consideren pertinentes para ilustrar con mayor claridad la necesidad de la Administración. Las dependencias del Instituto Caro y Cuervo que requieran contratar bienes, servicios u obras y que obliguen a la Entidad a adelantar un proceso de selección, deberán atender a lo preceptuado en el Art. 3° del DR. 2474/08, desarrollando, como mínimo, los siete numerales que este propone de manera clara y explícita con sus respectivos soportes y justificaciones si a ello hubiere lugar. Adicionalmente,



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 50 de 198

VERSIÓN: 3

debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el Parágrafo 1° del artículo antes mencionado para efectos de complementar los Estudios Previos. Por considerarse el documento “plataforma” del proceso de contratación, se desarrollará el concepto y la descripción de cada uno de los numerales que lo componen: A. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL INSTITUTO CARO Y CUERVO PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: En términos generales, es la expresión de aquello que la Entidad requiere, de acuerdo con su misión y objeto, ya por la necesidad de cumplir con algún imperativo legal o por las necesidades de inversión o para el normal funcionamiento del Instituto. Para tal efecto, deben tenerse en cuenta los planes, programas y proyectos que adelanta cada Área del Instituto. Responde a las preguntas qué, cómo, cuando, por qué y para qué. Este primer punto es la introducción para las personas interesadas en participar como oferentes en el proceso contractual; por lo tanto, debe plasmarse de forma deductiva: de lo general a lo particular, concatenando las ideas a través de párrafos, con sencillez y claridad, pero guardando, cuando sea necesario, la terminología y especificidad técnica de rigor. En el párrafo final, se pondrá la información de la contratación a realizar contenida en el Plan de Compras o del Plan Operativo de Contratación. B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. La descripción del objeto es la expresión clara, breve y concisa, del bien, servicio u obra que se pretende contratar. La redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo preferiblemente, que indique la acción del contratista; por ejemplo, prestar el servicio de… (para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión); realizar las obras de… para… (para contratos de obra: restauración, mantenimiento, primeros auxilios, etc.); suministrar… (para los contratos de suministro) o compraventa de… para señalar por ambas vías la compra que hace la Entidad y la venta que efectúa el contratista en los contratos de compraventa. Las especificaciones esenciales que acompañan la descripción del objeto contractual son:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA – ACTIVIDADES Y PRODUCTOS: La dependencia que requiere la contratación establecerá tanto las obligaciones específicas del contratista como los requerimientos y especificaciones mínimas y productos a entregar, para desarrollar el objeto del contrato a cabalidad. Las obligaciones generales del contratista, las señalará el Área Jurídica.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el periodo o término en el que el contratista ejecutará el objeto y las obligaciones. Debe expresarse en meses o días calendario razonablemente y proporcional con la carga que se le impone al contratista. Para los contratos de ejecución instantánea, que por lo general son contratos de compraventa de bienes, se sugiere un mínimo de quince (15) días calendario, con el fin de asegurar el cabal cumplimiento de la entrega a satisfacción de éstos con la debida entrada al Almacén de la Entidad, y su registro de inventario cuando así se requiera.

La dependencia que solicita la contratación debe calcular el plazo, previendo cualquier eventualidad que pueda retrasar las actividades.

INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: Señalar el nombre del rubro presupuestal que amparará financieramente el contrato. Por lo general, corresponde al presupuesto de inversión o de funcionamiento, salvo que hayan otras partidas que integren el presupuesto a afectar. Es importante verificar esta información con el Área de Presupuesto.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 51 de 198

VERSIÓN: 3

VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL: Es la cantidad expresada en una suma de dinero que resulta del estudio de mercado elaborado previamente. Se expresa con la frase hasta la suma de, toda vez que constituye el límite para los ofrecimientos económicos de los proponentes. Es necesario precisar si el valor incluye o no el IVA, así como el AIU en el caso de procesos de obra.

FORMA DE PAGO: Como su nombre lo indica, es la manera como se pagará el valor del contrato al contratista expresado en montos calculados por porcentajes en relación con el tiempo en que se van a efectuar. Es importante tener en cuenta que el número de pagos corresponda al tiempo de la prestación del servicio, el avance de la obra o a la entrega de productos o bienes, previamente establecidos en las obligaciones del contratista. Al igual que el plazo, debe responder a los criterios de razonabilidad y proporcionabilidad.

Por lo general, los pagos de los contratos de prestación de servicios (profesionales o de apoyo a la gestión) con personas naturales, se pactan por mensualidades vencidas para evitar la elusión de aportes al SGSSSP; sin embargo, cada caso puede estudiarse por separado, siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos de ley para recibir la contraprestación por parte de la Entidad. En otras palabras, no es una exigencia pactar honorarios por mensualidades vencidas, ya que pueden darse contratos de este tipo con pagos cada dos o tres meses por ejemplo, o al cumplimiento de unas tareas o actividades específicas; es decir, a la entrega de una monografía, concepto, o a la revisión de documentos, la realización de conferencias, foros, simposios, cátedras, entre otras. Lo importante, para efectos del pago de aportes a salud y pensiones, de obligatorio cumplimiento cuando su ejecución exceda los tres (3) meses de plazo, es garantizar que el contratista ha cumplido con esta obligación legal respecto del cálculo del 40% del IBC que se haya definido mensualmente. En los otros tipos de contratos que celebre la Entidad, como el de suministro, el pago estará precedido de la entrega a satisfacción de los bienes; en la compraventa o los de ejecución instantánea aplica el pago anticipado como una opción que debe sustentarse ampliamente10, no obligatoria, hasta de un cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato. Y en los contratos de obra pública casi siempre se pacta un anticipo que, en ningún caso, podrá superar el cincuenta por ciento (50%) del valor total y que se acompañará de la respectiva garantía de cumplimiento a favor de Entidades Estatales amparando el riesgo de buen manejo y correcta inversión del anticipo, así como el de la Responsabilidad Civil Extracontractual por daños a terceros en la ejecución de las obras impajaritablemente.

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Este punto está conferido al Área Jurídica únicamente.

SUPERVISIÓN (INTERVENTORÍA INTERNA): Corresponderá para todos los casos y sin excepción, al funcionario que, de acuerdo con su perfil (estudios y experiencia), pueda atender y hacer el seguimiento al contrato de la mejor forma posible. El funcionario puede acudir a contratistas, personas naturales especializadas en un área del conocimiento y con la idoneidad necesaria para apoyarse cuando así lo requiera; sin olvidar que es él, en calidad de funcionario, servidor público de la Entidad el único responsable de velar por buena marcha y ejecución del contrato, por lo que esta responsabilidad no podrá delegarse en un contratista so pena de incurrir en falta disciplinaria.

10 Con relación al pago anticipado en los contratos de ejecución instantánea, el numeral sexto de la Directiva Presidencial Nº 012 del 1º de octubre de 2002, señaló lo siguiente: “Salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados.”



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 52 de 198

VERSIÓN: 3

C. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Este punto está conferido al Área Jurídica, quien debe indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección a escoger para sustanciar el respectivo proceso de contratación. D. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales. El Área del Instituto que requiere la contratación, solicitará al funcionario responsable de consultar el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE, los precios indicativos cuando esta supere los cincuenta (50) SMMLV con la desagregación de su Código en el Catálogo Único de Bienes y Servicios – CUBS hasta el quinto nivel; igualmente adelantará una comparación entre éstos y el estudio de mercado, para determinar el valor estimado del contrato. El estudio de mercado deberá incluir un cuadro comparativo con mínimo tres cotizaciones, que contengan las mismas especificaciones técnicas y cantidades; es decir, una comparación homogénea, para determinar el valor promedio. En el desarrollo de estas actividades anteriormente informadas, el Área Jurídica prestará todo el apoyo necesario con el fin de evitar excesos y defectos en el valor del presupuesto oficial que se determinará para el proceso de contratación a seguir. E. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN: El área solicitante, en consulta con el Área Jurídica, determinará las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista, dependiendo de la modalidad de selección, con el fin de identificar de manera objetiva, la oferta más favorable para el Instituto, de conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.

Para este punto, es preciso señalar que el Consejo de Estado, mediante Providencia del 24 de marzo de 2011, radicación Nº 36.601, declaró nulo el inciso b) del numeral 3º del artículo 12 del decreto 2474 de 2008; es decir el texto que comienza así: “b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la Entidad…” Por lo anterior, los factores de selección se establecerán con elementos de calidad y precio representados en fórmulas y puntajes que representen las mejores condiciones en estos aspectos. F. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: El área solicitante de la contratación en consulta con el Área Jurídica, determinará las contingencias que pueden presentarse durante la ejecución del contrato y que podrían entorpecer, dificultar o impedir su adecuada realización. Para esto, se efectuará un análisis de los riesgos inherentes al objeto de la contratación, se asignará la ponderación porcentual del riesgo, las medidas a adoptar y los responsables de su prevención y mitigación. El artículo 88 del Decreto 2474 de 2008, advierte a las entidades que deben tipificar, estimar y asignar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato a fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera del mismo, señalando el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse. En consecuencia, el área solicitante deberá observar el siguiente procedimiento para determinar los riesgos previsibles: 1. Realizar un recuento histórico de los riesgos que se han presentado en la ejecución de los objetos

contractuales describiendo la experiencia que se ha tenido al respecto. Puede traer ejemplos de otras entidades y señalar la manera cómo se solucionaron los conflictos.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=31185#12.b



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 53 de 198

VERSIÓN: 3

2. Identificar los posibles riesgos a presentarse de acuerdo con el objeto a desarrollar. Para ello, deberá: (i) definir el riesgo; (ii) señalar las causas que lo originan y (iii) explicar el impacto que generaría el riesgo para el equilibrio económico del contrato.

3. Presentará el siguiente cuadro con la información correspondiente así:

DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES

DEFINICIÓN ASIGNACIÓN CUANTIFICACIÓN NIVEL PLAN DE

MITIGACIÓN ENTIDAD CONTRATISTA

En donde:

DEFINICIÓN: Es el nombre que recibe el riesgo previsible advertido por el grupo técnico dada la experiencia en el desarrollo del objeto contractual.

ASIGNACIÓN: Es la designación del riesgo para la Entidad contratante o el contratista en relación con la responsabilidad que le asiste para asumir las consecuencias que se deriven de la ocurrencia del mismo.

CUANTIFICACIÓN: Es el peso porcentual de cada uno de los riesgos definidos sobre el conjunto de dichos riesgos.

NIVEL: Es la valoración de probabilidad de ocurrencia, expresado de la siguiente manera: (i) Alto, cuando el riesgo puede afectar un porcentaje igual o mayor al cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato; (ii) Medio, cuando el riesgo puede afectar un porcentaje inferior al cincuenta por ciento (50%) y (iii) Bajo, cuando el riesgo puede afectar un porcentaje no mayor al diez por ciento (10%) del valor del contrato.

PLAN DE MITIGACIÓN: Es el conjunto de técnicas, métodos y reglas que se establecen con el fin de reducir el impacto del riesgo en el equilibrio económico del contrato. En este campo se describirán las acciones que la Entidad y el contratista ejecutarán desde el inicio del contrato para evitar la ocurrencia de cada uno de los riesgos definidos y debidamente asignados.

G. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR: El Área Jurídica determinará la exigencia o no de garantía única de cumplimiento u otro tipo de garantía de acuerdo con las características del contrato y en concordancia con lo establecido en la Resolución Nº 0013 del 20 de enero de 2011 “Por la cual se deroga la Resolución Nº 00050 del 21 de mayo del 2009” la cual ordena al Área Jurídica determinar la necesidad para exigir la garantía a los contratos que suscriba la Entidad. Será el Profesional Especializado código 2028, grado 15 del Área Jurídica quien aprobará las garantías de cumplimiento y aquellas que tratan de la Responsabilidad Civil Extracontractual. H. CONDICIONES HABILITANTES EN LAS PROPUESTAS: Con el fin de advertir los requisitos de carácter habilitante en el Proyecto de Pliego de Condiciones, el área solicitante de la contratación en apoyo con la Subdirección Financiera de la Entidad, con base en los estipulado en el Decreto 1464 de 2010, establecerá los puntajes para los factores de Experiencia Probable (E); Capacidad técnica (Ct); Capacidad de organización (Co) y Capacidad financiera (Cf), según corresponda a: constructor (para contratar obras públicas); proveedor (para contratación de bienes y servicios), o consultor (para contratar servicios de consultoría propiamente), con base en los cuales, el Área Jurídica establecerá el monto máximo de Contratación (K) para un año expresado en SMMLV. Para la determinación de los puntajes, el área solicitante tomará, como punto de referencia, el valor del presupuesto oficial estimado para la contratación. Luego, deberá valorar el tipo de oferente que requiere en función de las calidades mínimas que éste debe acreditar para garantizar la correcta ejecución del objeto y las actividades del contrato a celebrar. Para tal efecto, deberá analizar, estudiar y definir las



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 54 de 198

VERSIÓN: 3

condiciones necesarias para establecer el tipo de capacidad que corresponda según el siguiente cuadro: PARA CONSTRUCTORES: Aplican los siguientes requisitos: Experiencia Probable (E) Capacidad

técnica (Ct) Capacidad de organización (Co) Capacidad financiera (Cf) y Capacidad de contratación (K) Su procedimiento se encuentra en los Arts. 24 al 28 del D.1464/2010

TIPO DE

PROPONENTE CONDICIÓN MÍNIMA A DEFINIR – Fórmula

CAPACIDAD O

CONDICIÓN DEL RUP A

ESTABLECER

CONSTRUCTOR

(para celebrar

contratos de

obra pública)

Experiencia para las personas jurídicas determinada por el tiempo

durante el cual han ejercido su actividad constructora después de

haber adquirido la personería jurídica, y para las personas

naturales profesionales se determinará por el tiempo que hayan

desarrollado la profesión en el área de la construcción a partir de

la fecha de grado.

Experiencia Probable (E)

Capacidad técnica determinada teniendo en cuenta a los socios,

personal profesional universitario, personal administrativo,

tecnólogo y operativo, vinculado mediante una relación

contractual en la cual desarrollen actividades referentes

estrictamente con la construcción, los cuales se contarán y

promediarán con base en los dos mejores años de los últimos

cinco años.

Capacidad Técnica (Ct)

Capacidad de organización del proponente se determinará por los

ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la

actividad de la construcción, en términos de S.M.M.L.V., calculada

con base en el valor del S.M.M.L.V. al momento de causación.

Capacidad de

Organización (Co)

Capacidad financiera con fundamento en el patrimonio, la liquidez

medida como activo corriente sobre pasivo corriente, y el nivel de

endeudamiento medido como pasivo total sobre activo total, con

base en su balance general con fecha de corte al 31 de diciembre

del año inmediatamente anterior a la inscripción, o balance de

apertura si es persona jurídica nueva o persona natural que haya

iniciado operaciones en el último año. Para efectos de

actualización se podrá tener en cuenta un balance intermedio.

Capacidad Financiera

(Cf)

Con la información obtenida por (E), (Ct), (Co) y (Cf) se resuelve

la fórmula matemática de que trata el Art. 25 del D.1464/2010.

Capacidad de

contratación (K)

PARA CONSULTORES: Aplican los mismos requisitos que para constructores: Experiencia Probable (E); Capacidad técnica (Ct); Capacidad de organización (Co); Capacidad financiera (Cf) y Capacidad de contratación (K) Su procedimiento se encuentra en los Arts. 29 al 33 del D.1464/2010

TIPO DE


CAPACIDAD O


ESTABLECER

CONSULTOR

(para celebrar

contratos de

consultoría)

Experiencia para las personas jurídicas por el tiempo durante el

cual han ejercido su actividad consultora después de haber

adquirido la personería jurídica, y para las personas naturales

profesionales, se determinará por el tiempo que hayan

desarrollado la profesión en el área de la consultoría a partir de la

fecha de grado o de la expedición de la tarjeta o matrícula

profesional en caso de norma especial.


Capacidad técnica teniendo en cuenta a los socios, personal

profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y

operativo vinculado mediante una relación contractual en la cual

desarrollen actividades referentes estrictamente con la consultoría,

los cuales se contarán y promediarán con base en los dos

mejores años de los últimos cinco años

Capacidad Técnica (Ct)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 55 de 198

VERSIÓN: 3

Capacidad de organización a partir de los ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la actividad de la consultoría en términos de S.M.M.L.V., calculado con base en el valor del S.M.M.L.V. al momento de causación.

Capacidad de

Organización (Co)

Capacidad financiera con fundamento en el patrimonio, la liquidez medida como activo corriente sobre pasivo corriente, y el nivel de endeudamiento medido como pasivo total sobre activo total, con base en su balance general con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción, o balance de apertura si es persona jurídica nueva o persona natural que hayan iniciado operaciones en el último año. Para efectos de actualización, se podrá tener en cuenta un balance intermedio.


(Cf)

Con la información obtenida por (E), (Ct), (Co) y (Cf) y el Factor de

Paridad Internacional (FPI) se resuelve la fórmula matemática de

que trata el Art. 30 del D.1464/2010.

Capacidad de

contratación (K)

PARA PROVEEDORES: Aplican los siguientes requisitos: Experiencia Probable (E); Capacidad de organización (Co); Capacidad financiera (Cf) y Capacidad de contratación (K) Su procedimiento se encuentra en los Arts. 34 al 38 del D.1464/2010

TIPO DE


CAPACIDAD O


ESTABLECER

PROVEEDOR

(para celebrar

contratos de

compraventa

y/o prestación

de servicios)

Experiencia para las personas jurídicas por el tiempo durante el

cual han ejercido su actividad de proveedor después de haber

adquirido la personería jurídica y para las personas naturales se

determinará por el tiempo que hayan desarrollado la actividad

contado desde la fecha del contrato más antiguo.


Capacidad de organización a partir de los ingresos brutos

operacionales relacionados exclusivamente con la actividad de

proveedor, en términos de S.M.M.L.V, calculado con base en el

valor del S.M.M.L.V. al momento de causación, de acuerdo con el

último estado de pérdidas y ganancias.

Capacidad de

Organización (Co)

Capacidad financiera con fundamento en el patrimonio, la liquidez

medida como activo corriente sobre pasivo corriente, y el índice de

endeudamiento medido como pasivo total sobre activo total, con

base en su balance general con corte al 31 de diciembre del año

inmediatamente anterior a la inscripción, o balance de apertura si

es persona jurídica nueva o persona natural que haya iniciado

operaciones en el último año. Para efectos de actualización se

podrá tener en cuenta un balance intermedio.


(Cf)

Con la información obtenida por (E), (Co) y (Cf) se resuelve la

fórmula matemática de que trata el Art. 35 del D.1464/2010.

Capacidad de

contratación (K)

El documento de Estudios Previos deberá ser firmado por el funcionario responsable del área que solicita la contratación y será válido como soporte para iniciar la contratación, con el visto bueno del funcionario, abogado del Área Jurídica de la Entidad. El Área Jurídica, brindará constante apoyo a las áreas en la elaboración de los estudios previos y para ello, deberá sujetarse a las recomendaciones contenidas en la cartilla expedida por la Procuraduría General de la Nación, la cual hace parte del presente manual como elemento consultivo y aclarativo.

4. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES El contenido mínimo del Pliego de Condiciones que sugiere el Art. 6° del DR. 2474/08 es una de las maneras de hacer efectivo el principio de transparencia de que trata la ley que reformó el Estatuto (L.1150/07) en las que se esbozan no solo los aspectos esenciales que deben quedar consignados en la minuta del contrato resultante del proceso de selección, sino que además, aporta un alcance mucho más



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 56 de 198

VERSIÓN: 3

amplio porque indica los límites en que el oferente puede “moverse”, bajo el entendido que le advierte los motivos por los cuales su propuesta podría quedar rechazada y le indica con exactitud y precisión las características del bien o servicio que se va a contratar. No obstante, el PPC se reserva los aspectos que pueden ser subsanados por los oferentes. El PPC es también llamado “Prepliego” o “Borrador” y tiene razón en la medida que podría decirse que es “la propuesta” que hace la Entidad contratante a la comunidad interesada en participar, permitiéndoles realizar sus observaciones tanto en lo sustancial como en lo meramente formal, las cuales deben ser presentadas dentro de los términos previstos y podrán ser aceptadas o rechazadas por la Entidad debidamente motivadas. El plazo de publicación varía dependiendo de la modalidad de selección que se esté tramitando: si es una LP o un CM con PTD11 el periodo en que estará publicado el documento en la página Web será cuando menos de diez (10) días hábiles; pero si se trata de una SAMC, una SASI o un CM con PTS12 se empleará un término más corto de por lo menos cinco (5) días hábiles. En ambos casos, este periodo se entiende que es anterior a la fecha de apertura del proceso contractual que se realiza mediante la publicación de un Acto administrativo. Nótese que estos periodos de tiempo son los límites mínimos, pues la Entidad podrá ampliarlos, siempre que no exceda más de la mitad del tiempo inicial, el cual es razonable y suficiente. La publicación del PPC y las respuestas a las observaciones no generan obligación para la Entidad de dar apertura al proceso de selección; lo que le otorga la facultad de desistir de la contratación sin que por este hecho resulte algún tipo de sanción, multa, o en el peor de los casos, una investigación. Sin embargo, el desistimiento debe estar motivado y deberá hacerse público en la página Web a la luz del principio de transparencia.

5. RESPUESTA A OBSERVACIONES Las respuestas que brinde la Entidad a las observaciones planteadas por los interesados en participar, deben estar acordes con el principio de responsabilidad y de economía, a través de los cuales se cumple con la función de la “comunicación efectiva” que consiste en lo siguiente:

La persona interesada (natural o jurídica) formula su observación que puede ser una solicitud de hacer (agregar – modificar) o no hacer (eliminar) o bien puede tratarse de una aclaración al contenido del Pliego.

El Área Jurídica recibe la observación, la analiza y la envía a los funcionarios que formará parte del Comité Asesor y Evaluador; esto es, al área solicitante si es de tipo técnico o a la Subdirección Administrativa y Financiera si es de índole financiero. El Área Jurídica se encargará de las observaciones de tipo jurídico y recibe las respuestas de las otras áreas y procede a darle publicidad en el SECOP.

Las respuestas deben darse fundadas y a partir de la necesidad que la Entidad pretende satisfacer, apoyándose en los razonamientos iniciales (los por qué y los para qué) que tuvo en cuenta para formular los Estudios y Documentos Previos y el Pliego de Condiciones dentro del marco de la ley. En caso de que alguna observación no sea lo suficientemente clara para responderla con la debida argumentación; la Entidad deberá solicitarle al interesado que aclare la misma.

6. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA Y DESIGNACIÓN DEL COMITÉ ASESOR Y

EVALUADOR

11

PTD Propuesta Técnica Detallada (TIPOS DE PROPUESTA TÉCNICA: Inciso 3° del Art. 55 del DR. 2474/2008) 12 PTS Propuesta Técnica Simple (TIPOS DE PROPUESTA TÉCNICA: Inciso 2° del Art. 55 del DR. 2474/2008)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 57 de 198

VERSIÓN: 3

Este acto administrativo es de carácter general y ordenará dos situaciones del proceso de selección:

La apertura formal del proceso de selección y,

Los nombres e identificación de las personas que conforman los grupos del Comité Asesor y Evaluador (jurídico, financiero y técnico)

Aplica para procesos de Selección por Convocatoria Pública (Art. 5° DR. 2474/08) en la que necesariamente habrá pluralidad de oferentes, incluyendo el proceso de selección de mínima cuantía, recientemente reglamentado por el Gobierno Nacional mediante DR.2516/2011; por ende, exime al proceso de contratación directa que se rige por el Art. 77 ibídem, señalando un contenido más abreviado. Dicho acto motivado describirá y desarrollará, entre otros, los siguientes aspectos: (i) el objeto; (ii) la modalidad de selección; (iii) el cronograma del proceso de selección con todas las actividades del procedimiento indicando el lugar, la fecha y hora de su realización; (iv) la convocatoria para las veedurías; (v) el CDP y (vi) la facultad de la Administración para modificar el Pliego de Condiciones mediante adendas del proceso. Este último aspecto se explica a continuación: MODIFICACIÓN DEL ACTO DE APERTURA MEDIANTE ADENDAS: Cuando sea necesario efectuar ajustes o modificaciones que afecten los elementos sustanciales consignados en el Acto de Apertura o en los Pliegos de Condiciones Definitivos, el Comité Asesor y Evaluador aplicará, como mecanismo administrativo que establecerá en ese mismo Acto, la facultad para que, en éstos casos pueda realizar las modificaciones a través de adendas sin necesidad de utilizar la figura administrativa de la revocación estipulada en el Art. 69 del Código Contencioso Administrativo. Por ejemplo, mediante Adenda, podrá modificar alguna fecha establecida en el cronograma del proceso de selección o modificar los miembros que conforman los grupos del Comité Asesor y Evaluador. Las solicitudes de modificación y/o aclaración deberán realizarse mediante oficio debidamente radicado dirigido al Área Jurídica, en un término no inferior a tres (3) días hábiles antes del vencimiento del plazo para la presentación de las propuestas (cierre) En ningún caso la Entidad podrá expedir y publicar adendas el mismo día del cierre del proceso de selección, ni siquiera para la prórroga del término que se tenga previsto para ello.

7. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Se llama PCD al documento final que se establece como marco de referencia y de requisitos que deben cumplir las partes para lograr su objetivo final: la adjudicación del contrato. Este documento debe recoger las observaciones planteadas por los interesados durante la etapa de proyecto y aquellos aspectos que la Entidad consideró importantes para complementar su información. El tiempo o plazo establecido en que estará publicado el Pliego de Condiciones Definitivo será igual para todas las modalidades de selección en la que se contarán como mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha de cierre del proceso de selección. Durante este periodo de tiempo se realizarán las siguientes actividades previas a la recepción de propuestas según la modalidad de selección:

Manifestación de interés en participar

Audiencia de sorteo para seleccionar posibles oferentes

Visita al lugar de las obras o de ejecución del objeto del contrato

Audiencia de aclaración al Pliego de Condiciones Definitivo

Audiencia de asignación y distribución de riesgos



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 58 de 198

VERSIÓN: 3

8. MANIFESTACIÓN DE INTERÉS EN PARTICIPAR Es la expresión libre, voluntaria e inequívoca de las personas que desean participar en el proceso de selección como oferentes del mismo. El objetivo es conformar una lista de posibles oferentes y obtener un número aproximado de interesados para precaver cualquier situación posterior del proceso. No aplica en los casos de contratación directa. Constituye requisito habilitante para presentar propuesta. La manifestación de interés varía de acuerdo a la modalidad de selección que se esté adelantando así:

Para LP y SAMC se deberá realizar dentro de los tres (3) días siguientes al Acto de Apertura del proceso de selección. NOTA: En el proceso licitatorio, la manifestación de interés también se entenderá cumplida con la presentación de observaciones al proyecto de pliego de condiciones o la asistencia a la audiencia de reparto de riesgo a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.

Para CM con lista corta o multiusos para precalificación, se deberá realizar conforme a los plazos que la Entidad señale en el Aviso de Convocatoria.

En las dos situaciones anteriores, el documento de Pliego de Condiciones Definitivo, señalará los requisitos que deben cumplir los interesados. De igual manera, informará el mecanismo para realizar dicha manifestación.

9. AUDIENCIA DE SORTEO Se realizará Audiencia de Sorteo únicamente en los procesos de Selección Abreviada de Menor Cuantía, con el fin de escoger un número no inferior a diez (10) interesados que podrán participar como oferentes el día del cierre del proceso de selección. Esta, tendrá lugar el día inmediatamente siguiente al término previsto para la manifestación de interés. Dicho sorteo seleccionará, únicamente, a aquellas personas que cumplieron con este primer requisito habilitante: la manifestación de interés para participar, de conformidad con el punto anterior y podrán ser citados por la Entidad para que asistan a la misma. El mecanismo para llevar a cabo esta audiencia se debe establecer en el Pliego de Condiciones y la Entidad podrá utilizar el método que considere ser el más idóneo para seleccionar el número de posibles oferentes que estimen suficientes para que participen, siempre y cuando se respete el mínimo exigido de diez (10). El Área Jurídica, elaborará un acta en donde informará el procedimiento realizado y los nombres de los seleccionados, la cual deberá publicarse en la página Web.

10. VISITA AL LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Por regla general, la visita aplica para los procesos de selección cuya finalidad o identificación del contrato sea de obra; sin embargo, no es exclusiva para este caso, como quiera que la Entidad puede solicitarla para otro tipo de objetos contractuales; por ejemplo, cuando requiera contratar el servicio de aseo, vigilancia, para la póliza de seguros, la instalación y puesta en marcha de la red para la conectividad de los sistemas de información, entre otros. El objetivo de la visita consiste en la apreciación directa que pueden hacer los interesados del lugar donde se realizarán las obras de construcción, mantenimiento, adecuación, restauración, o se prestará el servicio, o se ubicarán los bienes, objeto del contrato, para que dimensionen, calculen y cuantifiquen los gastos de operación, de desplazamiento, de personal y otras variables, que tendrán incidencia en la propuesta que se presentará el día señalado para el cierre.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 59 de 198

VERSIÓN: 3

Si la Entidad lo considera conveniente, dicha visita puede ser susceptible de puntaje en los criterios de calificación sin ser por esto de carácter obligatorio, para lo cual se dejará constancia y claridad de ello en el Pliego de Condiciones, en el que adicionalmente, indicará el procedimiento que realizará para tal efecto: (i) lugar, fecha y hora exacta de encuentro; (ii) requisitos de los participantes; (iii) documentos a entregar; (iv) diligenciamiento de la planilla de asistencia; (v) tiempo de recorrido, entre otros.

11. ACLARACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO Estas aclaraciones al Pliego de Condiciones Definitivo se consideran como la última oportunidad que tienen los interesados para absolver cualquier tipo de duda relacionada con el contenido del documento o con algún procedimiento o actividad del proceso de selección. Dependiendo de la modalidad de selección que se adelante, tendrá mayor o menor formalidad. Esto es, para LP tendrá lugar en Audiencia Pública con su debida citación a los interesados; en tanto que para las demás modalidades, podrá prescindirse de la audiencia y realizarlas a través de la publicación en la página Web www.contratros.gov.co para conocimiento de todos los interesados; o en su defecto, enviarlas por correspondencia a cada uno de los destinatarios. Para efectos de economía procesal, en los casos que el proceso contractual se adelante por Licitación Pública, la Audiencia Aclaratoria podrá celebrarse conjuntamente con la Audiencia de Asignación y Distribución de riesgos que se define en el numeral 12 de este capítulo. Adicionalmente, en dicha Audiencia y cuando la LP tenga por objeto la compraventa de bienes, la Entidad deberá informar o acordar el programa de entrega y precisión de las características técnicas de los elementos o bienes.

12. AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES La asignación y distribución en Audiencia Pública es propia de la LP y en ella: Entidad contratante e interesados (posibles oferentes) identifican y proponen los riesgos previsibles que puedan presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato con el fin de no afectar el equilibrio económico del mismo. (Véase Literal A Núm. 2° del Capítulo II de este manual). Para las modalidades: SAMC, SASI y CM los riesgos previsibles son tipificados, asignados, cuantificados y mitigados por la Administración, los cuales informa desde la publicación de los Estudios y Documentos Previos junto con el Proyecto de Pliego de Condiciones. Los interesados los analizarán y realizarán las observaciones que consideren convenientes dentro del plazo de publicación de estos documentos.

13. ADENDAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Las adendas son modificaciones sustanciales al Pliego de Condiciones Definitivo (ley para las partes) y sus alcances son los siguientes:

Forman parte integral del Pliego de Condiciones Definitivo.

La no observancia por parte de los posibles oferentes, podría constituirse en causal rechazo de la propuesta, dependiendo de lo que se haya modificado.

Cumplirá con el principio de publicidad y de economía. La Entidad deberá cerciorarse y dejar constancia de que los inscritos o postulados fueron debidamente notificados.

Podrán expedirse hasta tres (3) días antes de la fecha del cierre.

Si se modifica el cronograma del proceso de selección, deberá incluirse el nuevo para identificar las fechas que cambiaron.

14. CIERRE DE LA CONVOCATORIA El cierre de la convocatoria es la audiencia de recepción de propuestas que se realizará en la fecha, hora y lugar determinado en el cronograma del proceso de selección, hace parte integral del acto

http://www.contratros.gov.co/



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 60 de 198

VERSIÓN: 3

administrativo de apertura y del Pliego de Condiciones Definitivo. La audiencia se desarrolla en virtud del principio de transparencia, para lo cual, al inicio de la misma, la Entidad a través del Área Jurídica, informa a los asistentes el procedimiento que se llevará a cabo para su realización y explica la finalidad consistente en hacer apertura de los sobres que contienen las propuestas para verificar los siguientes aspectos:

Número total de folios en la propuesta original y en las copias. (número de folios)

Carta de presentación de la propuesta (“a folio N°…”)

Garantía de seriedad de los ofrecimientos (“a folio N°…, número de la póliza…, fecha de expedición…, valor asegurado…)

Valor total de la propuesta (“a folio N°…, por valor de… ”) NOTA: Lo que se manifiesta de viva voz en la Audiencia Pública es aquello que se encuentra entre paréntesis enunciando previamente, el documento que se está verificando. Es preciso aclarar que, en ningún momento de la audiencia pública y por ningún motivo, la Entidad podrá solicitar documentos a los proponentes para que subsanen sus ofertas; mucho menos, hacer advertencias, gestos o señales que indiquen la mejor propuesta o aquella que tenga errores que a simple vista puedan observarse. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta audiencia, en particular, es un acto de verificación de los documentos anteriormente descritos y no de verificación de condiciones o requisitos habilitantes, ni de evaluación de los mismos; por lo tanto, si en dicha verificación no se encontrare alguno de ellos, se dejará constancia escrita en el acta que se levantará y se firmará por quienes la presidieron. Deberá publicarse en el SECOP.

15. VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES HABILITANTES Es el acto de comprobación de los requisitos exigidos por la Entidad a los proponentes en el Pliego de Condiciones, los cuales han aportado en las respectivas ofertas recibidas en audiencia pública de cierre. Los miembros de cada uno de los grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador son los encargados de realizar esta verificación de acuerdo con su especialidad; es decir, la verificación de las condiciones (i) jurídicas; (ii) financieras y (iii) técnicas, todas de carácter habilitante. La manera de verificar las condiciones habilitantes es propia de cada grupo, siempre y cuando se utilice para tal fin, los formatos o plantillas que brinden la información completa de todos los aspectos a revisar y que sus resultados sean lo suficientemente claros para determinar si un proponente queda o no queda habilitado para ser evaluado. El resultado final en cada informe de verificación será usando las expresiones: HABILITADO / NO HABILITADO según corresponda. Los plazos correspondientes a la verificación (para el Comité) y la subsanabilidad (para los Oferentes) serán aquellos que se establecieron en el cronograma del proceso de selección, a los cuales se les deberá dar estricto cumplimiento. Finalmente, el Área Jurídica consolidará los resultados de cada uno de los grupos del Comité Asesor y Evaluador y rendirá el informe final de verificación de las condiciones habilitantes que formará parte integral del informe de evaluación. 16. SUBSANABILIDAD DE LAS PROPUESTAS El Art. 10° del D.2474/08 afirma que primará lo sustancial sobre lo formal. Esto quiere decir que no se podrán rechazar propuestas por la ausencia o falta de requisitos que verifiquen las condiciones del proponente y que por ende, no constituyan factores de escogencia, ni hagan parte de los criterios de evaluación. No obstante, la norma quedó corta en su alcance, toda vez que, aún cuando hay



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 61 de 198

VERSIÓN: 3

documentos que no cumplen con las estipulaciones anteriores, se consideran esenciales para que un oferente pueda continuar en el proceso y en definitiva no son susceptibles de subsanación. En el pliego de condiciones se deberá señalar una cláusula que informe a los interesados y/o postulados en el proceso de selección sobre las reglas de la subsanabilidad, sin advertir cuáles son los documentos y/o aspectos que serán susceptibles de esta posibilidad.

Sin perjuicio de lo anteriormente expresado, para los efectos correspondientes, los siguientes serán documentos, entre otros similares, que podrán requerirse a los oferentes para que sean subsanados:

Certificados de Cámara de Comercio: (i) Existencia y Representación Legal y (ii) Registro Único de Proponentes – RUP.

Certificaciones de experiencia y/o idoneidad o de las personas que conforman un equipo de trabajo que se encuentren ilegibles o que no se encuentren debidamente suscritas.

Certificados del SICE

Certificaciones de pago de aportes parafiscales

Certificaciones de sistemas de gestión de la calidad.

Información de tipo financiero necesaria para comprobar la capacidad en este aspecto.

Declaraciones de renta ilegibles.

Fotocopias de cédulas, tarjetas profesionales y documentos relacionados. DOCUMENTOS NO SUBSANABLES: Contrario a lo anterior, la Administración, amparada en los principios de oportunidad, de igualdad y de transparencia, no tomará como documentos susceptibles de subsanabilidad los siguientes documentos:

La carta de presentación de la propuesta, si esta no es allegada o no se encuentra suscrita por el Representante Legal o la persona debidamente facultada para tal fin. La razón por la cual no puede subsanarse este documento, que podría tratarse como una simple formalidad, radica en la importancia y relevancia que se le da al mismo, dadas las manifestaciones, declaraciones y compromisos que hace el oferente bajo la gravedad de juramento inclusive, entre los que se aprecia: (i) la aceptación e irrefutabilidad de las condiciones estipuladas en los pliegos de condiciones, (ii) el aval a todo el contenido de la propuesta; y (iii) la manifestación de no encontrarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad.

La garantía de seriedad de la oferta, cuando la misma no es aportada en el contenido de la propuesta, como quiera que la fecha de inicio de la vigencia se cuenta a partir de la fecha del Acta de Cierre. Adicionalmente, la Administración Pública no debe acolitar “las prácticas inseguras” de las Compañías de Seguros, en virtud del principio de transparencia, cuando éstas amparan vigencias anteriores a la fecha de la expedición de la garantía.

La propuesta económica cuando no es aportada por el oferente.

El acta o modelo de conformación de consorcio y/o uniones temporales cuando no es aportada por el oferente.

SITUACIONES NO SUBSANABLES: De igual manera y bajo la misma concepción de los documentos, las siguientes serán situaciones insubsanables que generarán rechazo de la propuesta. No podrá requerirse al oferente para que subsane su propuesta cuando:

El proponente se encuentre bajo causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución y la ley para contratar.

La propuesta económica supere el valor del presupuesto oficial.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 62 de 198

VERSIÓN: 3

La propuesta se presente con posterioridad a la fecha, hora y lugar establecidos en el cronograma del proceso de selección para el cierre de la convocatoria.

La propuesta económica se presente en moneda extranjera diferente a pesos colombianos.

Se demuestre la participación del proponente en dos o más propuestas.

Se adviertan presuntas falsedades en la documentación presentada por los oferentes, previa verificación realizada por el Comité Asesor y Evaluador.

La propuesta o sus aclaraciones posteriores contengan información inexacta que induzcan a error a la Entidad para obtener un mayor puntaje.

El oferente que ha sido requerido para subsanar por el Comité Asesor y Evaluador, no presente las respectivas respuestas o aclaraciones en el plazo establecido en los Pliegos de Condiciones o hasta antes de dar inicio a la audiencia de subasta inversa, (aplica cuando la modalidad de selección sea la de subasta inversa presencial únicamente, dado que el factor de escogencia es el menor precio).

El proponente se encuentre sancionado de tal manera que le imposibilite la ejecución de contratos con entidades de la Administración Pública.

El proponente no haya asistido a la visita de carácter obligatorio siempre que así se haya establecido en el Pliego de Condiciones Definitivo.

El proponente que ha sido seleccionado para presentar propuesta en el proceso de contratación, decida conformar uniones temporales o consorcios con firmas o empresas que no manifestaron su interés en participar o que no fueron seleccionadas en el sorteo.

El proponente no cumpla con cada una de las etapas del proceso que constituya requisito imprescindible para ser habilitado y poder presentar propuesta.

17. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PUNTAJES Los criterios de evaluación son los factores de que trata el Art. 12 del D.2474/08 y que definen la mejor propuesta o también llamado: “Ofrecimiento más favorable para la Entidad” Dichos criterios se deben definir y cuantificar en el Pliego de Condiciones y el grupo técnico del Comité A y E es el encargado de realizar la evaluación de los criterios, para lo cual, rendirá un informe de evaluación que indicará el nombre del oferente que ha obtenido el mayor puntaje, luego de la aplicación de las fórmulas y operaciones matemáticas respectivas. El ofrecimiento más favorable se determina a partir de los siguientes criterios:

Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (BCTU y CU) el ofrecimiento más favorable será aquel que proponga el menor precio. En este criterio, debe entenderse que los bienes y servicios a los que se refiere la norma son aquellos que no gozan de exclusividad en el mercado y que por lo tanto, se pueden adquirir en varias empresas del sector privado o público porque sus cualidades o características que lo componen en relación con su esencia son iguales. En este caso, la calidad de los bienes y elementos que requiere el Instituto, deben describirse con tal especificidad, mediante una FICHA TÉCNICA, que no de lugar a distintas interpretaciones. Si hay necesidad de señalar marcas para los bienes, deberá justificarse el motivo de ello. Ejemplo de éstos bienes y servicios son:

o Los útiles de escritorio o Los utensilios para aseo y el suministro de alimentos de cafetería o Los equipos de cómputo y todos los sistemas de información o El servicio de aseo y cafetería o La adquisición de la póliza de seguros para la Entidad o El suministro de combustible o La dotación de vestido (uniformes) y zapatos para los empleados o Los libros y/o títulos bibliográficos



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 63 de 198

VERSIÓN: 3

MODALIDAD DE SELECCIÓN APLICABLE: Será aplicable para los procesos de Licitación Pública y Selección Abreviada ambas por Subasta Inversa13.

Contrario al criterio anterior, la oferta más favorable será aquella que presente la mejor calidad de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones en la que el precio no será el factor de calificación, sino la experiencia e idoneidad del proponente en el tema específico, el perfil profesional de los integrantes del equipo de trabajo y en general, la propuesta medida en el plan de trabajo propuesto, los métodos y herramientas a utilizar, entre otros aspectos relacionados.

MODALIDAD DE SELECCIÓN APLICABLE: Será aplicable para los procesos de concurso de méritos en sus tres clases: (i) abierto; (ii) precalificación e (iii) intermediario de seguros.

La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones: Es una opción que fue muy utilizada por la mayoría de las entidades antes de la L.1150/07 porque permite la escogencia de varias alternativas como criterios de evaluación, siempre que ello constituya una mejor propuesta técnica. Ejemplos de esto, es la asignación de puntaje a los siguientes factores de evaluación:

o Propuesta económica evaluada por media aritmética o media geométrica de los precios

ofertados. o Propuesta económica evaluada por el menor precio ofertado y calculada por la fórmula

matemática de la regla de tres simple inversa, es decir, a menor precio mayor puntaje y viceversa.

o Ofrecimiento de entrenamientos, inducciones, capacitaciones, seminarios, etc., o mayor intensidad horaria en éstos.

o Ofrecimiento de mayor tiempo en la calidad de los bienes. o Presentación de certificados de calidad ISO (aplica únicamente para procesos de

selección abreviada) o Manifestación de apoyo a la industria nacional (obligatoria por la Ley 816) o Programación de obra, programa de entrega, instalación y puesta en funcionamiento

MODALIDAD DE SELECCIÓN APLICABLE: Será aplicable para procesos de Licitación Pública General y Selección Abreviada de Menor Cuantía.

OFRECIMIENTO ARTIFICIALMENTE BAJO: Cuando la Entidad “… estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado…” El grupo técnico del Comité Asesor y Evaluador deberá determinar previamente el valor artificialmente bajo mediante el cálculo matemático de las variables que componen la oferta a partir de los valores del mercado (bienes), los costos de nómina, el IVA, el AIU y otros factores determinantes. Para los procesos de Selección Abreviada que se adelanten por subasta inversa de modo presencial, el Comité presentará el documento con este valor, debidamente suscrito por el Coordinador del Área Jurídica de la Entidad, dispuesto en un sobre cerrado y expuesto para conocimiento público de los oferentes y demás interesados. El objetivo que se persigue con esta situación antes descrita, a la luz del principio de transparencia, es permitir a los oferentes tener la certeza de que el Instituto ha

13

La LP por Subasta Inversa es la misma “Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa” de que

trata el Art. 14 del D.2474/08



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 64 de 198

VERSIÓN: 3

calculado este valor antes de que ellos hagan sus ofrecimientos en la audiencia mediante los lances sucesivos. Solamente aplica en subastas inversas presenciales. Para las otras modalidades de selección, la determinación del ofrecimiento artificialmente bajo se señalará en el Pliego de Condiciones como aquel valor mínimo (umbral) de la propuesta económica, expresado en un porcentaje frente al valor del presupuesto oficial estimado. Por ejemplo, el valor ofrecido no podrá ser inferior al 95% del valor del presupuesto oficial, lo que implica que el oferente deberá hacer sus cálculos matemáticos de rigor, para no sobrepasar este umbral sino mantenerse entre el 95% y el 100% so pena de ser rechazado.

18. TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Es el periodo de tiempo mediante el cual, la Entidad hace oficiales los resultados consistentes en el informe de verificación y evaluación, mediante la publicación en la página Web, para conocimiento general. En especial, este informe se dirige a los interesados que participaron como proponentes en el proceso de selección. Este plazo se determina en el cronograma del proceso y el Pliego de Condiciones.

19. OBSERVACIONES AL INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Conforme con el derecho de contradicción y el debido proceso que le asiste al oferente a quien le fue verificada y evaluada su propuesta, se permite que éste formule las observaciones al informe de verificación y evaluación. El plazo que se señala para tal fin, se estipula en el cronograma del proceso y el Pliego de Condiciones y corresponde al mismo que se tiene establecido para el traslado del informe en la página Web. La Administración responderá las observaciones en el menor tiempo posible, cumpliendo con la función de la “comunicación efectiva” Si alguna de las observaciones de los oferentes o de las veedurías ciudadanas advierte algún yerro en el informe que amerite la modificación de uno o varios aspectos del mismo, el Comité Asesor y Evaluador, procederá a revisarlo y analizarlo, notificando al observante que se están realizando las rectificaciones del caso. Una vez corregido el informe se publicará en la página Web y este será el definitivo. No se admitirán más observaciones a dicho informe. Para el caso de Licitaciones y Concursos de Méritos, las respuestas a las observaciones tendrán lugar en la Audiencia Pública de Adjudicación.

20. AUDIENCIA Y/O ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN La Audiencia de Adjudicación es un encuentro público convocado por la Entidad a los oferentes que participaron en el proceso de selección y a la comunidad en general, (veedurías ciudadanas) para que realicen las observaciones frente al informe de verificación y evaluación que refleja el resultado final del oferente que presentó la mejor propuesta u ofrecimiento más favorable para la Administración, luego de la verificación de las condiciones habilitantes y de la respectiva evaluación técnica. En esta audiencia, se deben resolver todas las preguntas y observaciones de los oferentes, para luego proceder a su adjudicación mediante la lectura del acto administrativo correspondiente, por parte del Representante Legal u Ordenador del Gasto. La Audiencia Pública de Adjudicación aplica únicamente para procesos licitatorios y concursos de méritos y podrá ser suspendida a juicio del Área Jurídica quien la presidirá, siguiendo las directrices impartidas en el Art. 15 del D.2474/08.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 65 de 198

VERSIÓN: 3

Para los procesos de selección por convocatoria: SAMC y de Invitación Pública de Mínima Cuantía – IPMC, se publicará el acto administrativo de adjudicación sin necesidad de realizar audiencia pública para ello. Este documento, como la gran mayoría y como se ha dicho a lo largo de este Manual de Contratación en virtud del principio de publicidad y lo estipulado en el Art. 8 del DR 2474/2008, deberá publicarse en la página Web del Portal Único de Contratación: SECOP. 21. ACTO ADMINISTRATIVO DE DECLARATORIA DE DESIERTA Las causales para que la Administración declare desierto un proceso de selección, deben señalarse en el Pliego de Condiciones las cuales se constituyen en circunstancias que impiden la selección objetiva. Algunas de estas se presentan cuando:

Ninguna de las propuestas se ajuste a los requisitos del pliego de condiciones.

Se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes durante el proceso de selección.

Las propuestas se consideren económicamente inconvenientes para la Administración, o cuando la propuesta más económica sobrepase el presupuesto oficial.

ETAPA CONTRACTUAL 22. SUSCRIPCIÓN DE LA MINUTA DEL CONTRATO Los contratos estatales son solemnes, toda vez que en la Ley 80 de 1993 se establecen unos requisitos, cuya inobservancia genera la inexistencia del contrato. El concepto de perfeccionamiento de los contratos alude a los requisitos de orden legal establecidos para que se exprese la voluntad de los contratistas. Por oposición a la consensualidad que reina en el ámbito privado, esto es, que los contratos por regla general, se perfeccionan por el simple acuerdo de voluntades, en materia de contratación estatal reina la solemnidad. De manera que el escrito se erige en la formalidad “ad substancian actus” que deben cumplir los contratos estatales para que nazcan a la vida jurídica. En dicho acto se cumple con otro de los principios que rigen en la relación Estado – particulares: la conmutatividad en el que la Entidad contratante se beneficia con la adquisición de bienes, la prestación de servicios o la realización de obras según el caso, y en contraprestación, el contratista recibe el valor pactado que, por regla general, está representado y avaluado en una suma de dinero. La importancia del contrato radica en que éste se constituye “ley para las partes” y por consiguiente, no se podrá exigir más de lo expresamente ordenado en el, ni obrar con defectos que no den cumplimiento al objeto y obligaciones que asisten a las partes. 23. PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN

Una vez perfeccionado el contrato, esto es, nacido a la vida jurídica, deben cumplirse una serie de requisitos necesarios para que se inicie su ejecución, toda vez que no obstante existir el contrato, no es dable el cumplimiento de las prestaciones que origina. Los compromisos, manifestaciones y declaraciones contenidas en el documento las obligan a su total cumplimiento. Es así como el Art. 23 de la L.1150/2007, señala como requisitos de ejecución los siguientes:




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 66 de 198

VERSIÓN: 3

a. La aprobación de la garantía única de cumplimiento como mecanismo de cobertura. b. La existencia del registro presupuestal.

De igual forma, para la legalización del contrato se debe cumplir con el pago de los derechos de publicación, cuando a ello hubiere lugar. Todo contrato que celebre el Instituto Caro y Cuervo por regla general, debe estar respaldado por una garantía única que cubra los riesgos básicos del tipo, naturaleza y cuantía del contrato a celebrarse. Sin embargo, será el Área Jurídica la que en cumplimiento de lo ordenado en la Resolución No 0013 del 20 de enero de 2011, disponga tal situación y en tal caso, verifique que la aseguradora la haya expedido conforme a los requisitos exigidos. Será compromiso del Interventor Interno (supervisor) del contrato velar por la actualización de la vigencia de los riesgos que cubre la garantía única constituida con una duración igual al plazo de ejecución y la liquidación del contrato como mínimo, en los términos pactados para cada uno de los ellos. Sin perjuicio de lo señalado en la L.1150/2007, los documentos y actos que deben tenerse en cuenta para legalizar un contrato son los siguientes, los cuales se explican a continuación:

A. Mecanismo de Cobertura: La Garantía Única de Cumplimiento B. Certificado de Registro Presupuestal C. Publicación en el Diario Único de Contratación Pública – Imprenta Nacional

A. MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO: La Garantía Única de Cumplimiento

El mecanismo de cobertura del riesgo que el Área Jurídica del Instituto Caro y Cuervo exigirá a los

proponentes en la etapa del proceso de selección y al contratista que resulte adjudicatario de este para la ejecución del contrato resultante será la garantía única de cumplimiento, expedida por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia y con permiso de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, acompañada del correspondiente recibo de pago. Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo, el instrumento otorgado por los oferentes o el contratista de una Entidad pública contratante, en favor de ésta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:

i. la seriedad de su ofrecimiento; ii. el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su

liquidación; iii. la responsabilidad extracontractual de la administración por los actos de sus

contratistas o subcontratistas; y iv. los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el

contrato. Por lo anterior, se presentan los riesgos derivados por el incumplimiento del ofrecimiento que serán amparados por la garantía de seriedad de la oferta y aquellos derivados de las obligaciones contractuales así: RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los siguientes riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento:

o El retiro de la oferta cuando ello ocurre después de vencido el término fijado por el Instituto para



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 67 de 198

VERSIÓN: 3

la presentación de las propuestas. o La no suscripción sin justa causa del contrato por parte del proponente seleccionado. o La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de aquellas garantías exigidas

por el Instituto para amparar los riesgos de la etapa contractual. o La no constitución de la sociedad prometida. o La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad cuando el término previsto para el

proceso de selección se prorrogue.

RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALES: La garantía cubrirá uno o varios de los siguientes riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista:

o Buen manejo y correcta inversión del anticipo o Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal o Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes parafiscales. o Estabilidad de la obra o Calidad de la obra o Calidad y/o correcto funcionamiento de los bienes o Calidad del servicio o Pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se han pactado en el contrato. o Los demás incumplimientos de obligaciones contractuales que el Instituto considere deben ser

amparados como la Responsabilidad Civil Extracontractual para amparar el daño a terceros. SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA Para evaluar e impartir aprobación a las garantías que se otorguen por el oferente o el contratista, el Área Jurídica, analizará la suficiencia de la garantía teniendo en cuenta el objeto y condiciones del contrato, la naturaleza de la garantía y las siguientes reglas:

o Seriedad del Ofrecimiento. Esta garantía será del diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial estimado y su vigencia comienza a partir del momento de la presentación de la oferta y se extiende, hasta el momento de la aprobación, por parte del Instituto, de las garantías que amparan los riesgos propios de la etapa contractual.

o Anticipo. El valor de la garantía que ampara los riesgos de no inversión del anticipo o de su uso

o apropiación indebida deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo para la ejecución del contrato y su vigencia se extenderá hasta el momento en que se de la amortización total de este.

o Cumplimiento. El valor de la garantía que ampare el incumplimiento de las obligaciones

surgidas del contrato estatal será del diez por ciento (10%) del valor del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual a aquella del contrato garantizado y además deberá extenderse por el plazo contractual previsto para la liquidación del contrato. En caso de no haberse convenido por las partes el término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto. Constituye igualmente obligación del contratista extender la vigencia de esta garantía cuando el plazo contractual sea objeto de prórrogas.

o Pago de Salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes parafiscales. El valor de la

garantía que ampare el riesgo de incumplimiento del pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones o aportes parafiscales será del cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de ejecución del contrato y tres (3) años más. En



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 68 de 198

VERSIÓN: 3

todo caso, el Instituto contratante podrá evaluar las cargas laborales y prestacionales del contratista para efectos de establecer el valor de esta garantía.

o Calidad y Estabilidad de la obra. El valor de la garantía que cubre la calidad y la estabilidad de

la obra, será del diez por ciento (10%) del valor total del contrato. La vigencia de la garantía de estabilidad de la obra será de cinco (5) años contada a partir del Acta de Recibo de la Obra. Para obras menores como el caso de restauraciones, liberación de agregados, impermeabilizaciones, entre otras, será de tres (3) años.

o Calidad y/o correcto funcionamiento de los bienes. El valor de la garantía que cubre la calidad y/o correcto funcionamiento de los bienes, será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. La vigencia de la garantía de este amparo será de un (1) año contada a partir del Acta de Entrega de los bienes, objeto del contrato.

o Calidad del servicio prestado. El valor de la garantía que cubre la calidad del servicio prestado, será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. La vigencia de la garantía de este amparo será el plazo de ejecución del contrato y tres (3) meses más, contada a partir de la fecha de inicio del contrato.

o Responsabilidad civil extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan la

responsabilidad extracontractual de la administración derivada de los actos del contratista o de los subcontratistas será del cien por ciento (100%) del valor del contrato. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

PARÁGRAFO: Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantener la suficiencia de la garantía. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación del objeto de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, el Instituto podrá declarar la caducidad del mismo. Para determinar la procedencia de la caducidad se tendrá en cuenta si el contratista no mantuvo vigente la garantía única de cumplimiento, por razón de una imposibilidad sobreviniente de obtener la prórroga o constituir una nueva garantía. CUADRO RESUMEN DE MECANISMO DE COBERTURA El CONTRATISTA deberá constituir GARANTÍA ÚNICA a favor del Instituto Caro y Cuervo, con los siguientes amparos:

COBERTURA PORCENTAJE VIGENCIA

Seriedad del Ofrecimiento 10% (del valor de

la oferta)

Desde la presentación de la oferta hasta la aprobación, por parte de el Instituto, de las garantías que amparan los riesgos propios

de la etapa contractual.

Buen manejo y correcta inversión del anticipo

100% (del valor del anticipo)

Desde que le es entregado al contratista el valor del anticipo hasta la amortización

total del mismo.

Cumplimiento 10% (del valor del

contrato)

El Plazo de Ejecución del Contrato contado a partir de la fecha de expedición de la

póliza y cuatro (4) meses más.

Pago de Salarios, prestaciones sociales,

5% (del valor del contrato)




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 69 de 198

VERSIÓN: 3

indemnizaciones y aportes parafiscales

póliza y tres (3) años más.

Calidad de la Obra 10% (del valor del

contrato)

Cinco (5) o tres (3) años contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de

Recibo Final de la obra

Estabilidad de la Obra 10% (del valor del

contrato)

Cinco (5) o tres (3) años contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de

Recibo Final de la obra

Calidad y/o correcto funcionamiento de los bienes.


Un (1) año contado a partir de la fecha de entrega de los bienes y/o Acta de Recibo

del Almacén del Instituto.

Calidad del servicio prestado 20% (del valor del

contrato)


póliza y tres (3) meses más.

Responsabilidad Civil Extracontractual


El Plazo de Ejecución del Contrato, contado a partir de la fecha de expedición

de la póliza hasta su terminación.

B. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL

Es el documento mediante el cual, la Entidad reserva y confirma los recursos económicos que soportarán financieramente el contrato resultante, según la disponibilidad que previamente apropió para tal efecto. Se diferencia de la disponibilidad, en el sentido que el Registro determina el contrato, es decir, indica con claridad sus aspectos esenciales tales como: el número, la fecha de suscripción, el nombre del contratista y el valor exacto conforme al del contrato. Será responsabilidad del Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera, hacer la expedición de este Certificado, siempre que se cuente con la debida suscripción del contrato por las partes: por el Instituto y por el contratista, entendiéndose perfeccionado por este acto. C. PUBLICACIÓN EN EL DIARIO ÚNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – Imprenta Nacional

Deberá hacerse la publicación de los contratos que suscriba el Instituto en el Diario Único de Contratación Pública de la Imprenta Nacional, de aquellos contratos que sean iguales o mayores a los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Se exceptúan los que se encuentren por debajo del rango anteriormente citado (50 SMMLV) o que estén dentro de la mínima cuantía, así superen el monto anterior. Cuando el Instituto celebre Convenios o Contratos Interaministrativos en calidad de contratante con Entidades de cualquier orden, deberá tener en cuenta los valores establecidos para este tipo de contratos. El procedimiento para el pago de los derechos de publicación se regirá por la tabla de tarifas que para tal efecto disponga la Entidad recaudadora. 24. ACTA DE INICIO DE EJECUCIÓN Es el acuerdo que hacen las partes del contrato: Entidad, a través del funcionario designado como Interventor Interno o Supervisor y el Contratista, una vez se verifique que éste se encuentra debidamente legalizado para iniciar. Dicha Acta contendrá la información más relevante del contrato y será firmada por quienes en ella intervienen. La fecha de iniciación de la ejecución del contrato no podrá ser retroactiva; es decir, anterior a la fecha de elaboración y/o expedición del Acta (por lo mínimo, igual o posterior)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 70 de 198

VERSIÓN: 3

Durante la ejecución del contrato pueden ocurrir situaciones que, pese a ser previstas en la etapa preparatoria y de planeación mediante la formulación, asignación y mitigación de los riesgos de la contratación en el documento de Estudios Previos, se configuran hechos inapropiados o incumplimientos con declaratoria de caducidad, por parte del contratista, que le generan la imposición de multas y la efectividad de la cláusula penal pecuniaria: A. IMPOSICIÓN DE MULTAS De conformidad con el Art. 87 del D.2474/08 se dispone el siguiente procedimiento para la imposición de multas a los contratistas cuando éstos hubieren incumplido el objeto y las actividades pactadas en el contrato y siempre que así se haya establecido:

o El Supervisor o Interventor Interno hará el llamado de atención al contratista de manera escrita, señalándole el deber de dar cumplimiento a las obligaciones que le asisten en ejecución del contrato suscrito con la Entidad.

o Si el incumplimiento persiste por parte del contratista, el supervisor deberá informar el caso al

Área Jurídica, anexando el respectivo concepto técnico, el oficio de llamado de atención y demás informes, constancias y documentos pertinentes que sirvan como acervo probatorio.

o El Área Jurídica estudiará las pruebas aportadas y decidirá el trámite a seguir según

corresponda:

(i) la conminación al contratista para que de cumplimiento inmediato al contrato, so pena de las consecuencias legales que se generan, o

(ii) realizando el otrosí al contrato como una respuesta benevolente de tipo jurídico por parte de la Administración.

o Si la opción tomada fue la primera, el Área Jurídica proyectará y firmará el Acto administrativo debidamente motivado (Resolución) que de lugar a la caducidad e imposición de multas y notificará al contratista. Se surtirá el trámite de acuerdo con lo establecido en el Código Contencioso Administrativo.

B. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Teniendo en cuenta que la cláusula penal pecuniaria ha sido estipulada por las partes como una sanción para el incumplimiento de las obligaciones contractuales, su exigibilidad se encuentra condicionada a la existencia de una situación de incumplimiento generada por cualquiera de ellas; de allí que la condena al pago de dicha sanción surge como consecuencia necesaria de la declaratoria de incumplimiento; cuyo pago deberá hacerse a través del proceso declarativo correspondiente. 25. NOVEDADES CONTRACTUALES: EL OTROSÍ Las novedades contractuales comúnmente, son vistas como una falla en la planeación inicial de la contratación de la vigencia, toda vez que, como se ha dicho, la Administración debe prever y considerar los aspectos esenciales de los contratos tales como: la idoneidad del contratista mediante el proceso de selección; el plazo de ejecución y el valor estimado, a partir de la necesidad que debe satisfacerse. Sin embargo, las novedades contractuales que se presentan no son en su totalidad atribuibles a la Entidad contratante, como quiera que existen situaciones particulares y de fuerza mayor que se presentan en los contratistas dando origen a las modificaciones. Dichas situaciones son puestas a consideración de la Administración para lograr el acuerdo entre las partes del contrato, por ejemplo, en los casos de la cesión y de la terminación bilateral anticipada.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 71 de 198

VERSIÓN: 3

Para todos los casos, la Entidad a través del Supervisor o Interventor Interno del contrato, deberá fundamentar los motivos por los cuales se hace necesaria la novedad, documento que se denomina CONCEPTO TÉCNICO y que estará sometido al visto bueno del Área Jurídica. A continuación se explican sucintamente las novedades más frecuentes: A. LA PRÓRROGA Es la ampliación del término previsto para la ejecución del contrato. Aún cuando no se establece el plazo máximo en que podrá prorrogarse un contrato; no le es dable a la Administración superar la mitad del tiempo inicialmente pactado, porque contraría los principios de la contratación, en especial, el de transparencia. Por regla general, cuando se decide prorrogar un contrato, este se ampara presupuestalmente a fin de no poner en riesgo el equilibrio económico del mismo. B. LA ADICIÓN Es el aumento del valor inicialmente pactado en el contrato. El Estatuto de Contratación es restrictivo en el incremento que se le da al contrato, en el sentido de prohibir la adición en más del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes. La adición del contrato debe contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal y para su legalización, la Reserva del mismo expedida por la dependencia encargada. C. LA CESIÓN En el ámbito de la contratación estatal, la cesión es la autorización expresa del Ordenador del Gasto al contratista para que ceda sus derechos y obligaciones contraídas con ocasión del contrato. No le es dable al contratista sugerir el cesionario, dado que es una facultad que se arroga la Administración. Esta novedad es más frecuente en los contratos “intuito personae” como el de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en el marco de la contratación directa, para lo cual el concepto técnico del supervisor sirve de soporte para realizar la invitación directa a la persona que cumpla con las mismas condiciones exigidas al contratista cedente. D. LA SUSPENSIÓN Se suspende el plazo de ejecución del contrato y el tiempo no es computable, sino que se traslada al final del mismo. Esto quiere decir que el tiempo de suspensión es nulo y las obligaciones del contrato cesan; no obstante, el plazo sigue siendo el mismo inicialmente pactado. Al igual que la prórroga, el término de suspensión debe ser proporcional con el plazo de ejecución inicialmente pactado en razón de la necesidad que se pretendió satisfacer inicialmente; por ejemplo, no es dable suspender por tres (3) meses un contrato que tiene como plazo inicial este mismo tiempo. La suspensión es temporal y limitada y por ende, no debe superar el cincuenta por ciento (50%) del plazo total como máximo. E. LA TERMINACIÓN BILATERAL ANTICIPADA Contraria a la Terminación Unilateral, facultad exclusiva de la Administración Pública, esta terminación anticipada o anormal del contrato es la representación más notoria de la consensualidad, pues son las partes quienes acuerdan extinguir los derechos y deberes estipulados en el contrato antes de cumplir el



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 72 de 198

VERSIÓN: 3

tiempo de ejecución del mismo. Debe fundamentarse. Por lo general, se acompaña de la liquidación del contrato. F. LA MODIFICACIÓN Y/O ACLARACIÓN Son aquellas reformas, enmiendas o explicaciones que se hacen necesarias en los contratos para evitar interpretaciones erradas o sesgadas por las partes: Entidad contratante y contratista. Su razón de ser tiene que ver con la exigencia en el cumplimiento de una obligación específica que por causas externas no atribuibles a las partes, no es posible ejecutar; así mismo, aquellas que por la forma de redacción de las mismas se entiende que quedaron por fuera del alcance o no tienen relación con el objeto del contrato propiamente. Por ningún motivo, se podrá modificar el objeto del contrato. Si las obligaciones que adquieren las partes son modificadas sustancialmente, se deberá revisar el impacto de las mismas en cláusulas del plazo y del valor del contrato con el fin de evitar desequilibrios económicos. 26. ACTA DE RECIBO FINAL O CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO Es el acto declarativo consistente en un documento que expide el Interventor Interno (supervisor) o el Interventor Externo según la designación o el contrato celebrado para tal efecto, en donde se certifica o se da constancia del cumplimiento del contratista frente a las obligaciones contraídas. 27. ESTADO DE CUENTA Es aquel documento expedido por el Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera en la que se reflejan los pagos realizados al contratista, de acuerdo con la forma de pago que se haya establecido en el contrato. El estado de cuenta podrá mostrar las sumas adeudadas por el contratista frente al pago de otros conceptos que se deriven de la relación contractual. Este documento es necesario para el supervisor del contrato, al momento de la elaboración del Acta de Liquidación, con el fin de saber qué dineros se deben al contratista o cuáles se deben liberar y reintegrar al presupuesto de la Entidad según corresponda. 28. ACTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL DEL CONTRATO El Acta de Liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o la declaratoria de paz y salvo, según el caso. Con la liquidación del contrato, el ámbito negocial queda terminado definitivamente en lo que atañe al cumplimiento de las obligaciones que se derivan del contrato para las partes; lo que implica, la extinción definitiva del vínculo contractual dada por el acuerdo y representado mediante un Acto administrativo llamado Acta de Liquidación Bilateral del Contrato. La liquidación del contrato resulta obligatoria en todos los contratos de tracto sucesivo, en los que se haya declarado la caducidad, la terminación bilateral y la unilateral, así como, en los que siendo de ejecución instantánea, ésta se ha prolongado en el tiempo por diversas circunstancias, para lo cual se deberá cumplir con el siguiente procedimiento: La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 73 de 198

VERSIÓN: 3

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del CCA. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Respecto de los efectos que genera la liquidación de un contrato, especialmente en aquellos casos en que la misma se adopta de manera bilateral, es decir, por acuerdo entre las partes, son los siguientes:

o El acta que se suscribe sin manifestación de inconformidad sobre cifras o valores y en general sobre su contenido, está asistida de un negocio jurídico pleno y válido, porque refleja la declaración de voluntad en los términos que la ley supone deben emitirse, libres o exentos de cualesquiera de los vicios que pueden afectarla.

o Constituye un acto de autonomía privada de aquellos que le da firmeza o definición a las

prestaciones mutuas entre sí, de tal suerte que constituye definición de sus créditos y deudas recíprocas, no susceptible de enjuiciarse ante el órgano jurisdiccional, como no sea que se acredite algún vicio del consentimiento que conduzca a la invalidación de la misma, tales como: error, fuerza o dolo.

o Cuando el acta de liquidación ha sido firmada por alguna de las partes del contrato con

salvedades o reservas, procede acudir a la jurisdicción de lo contencioso administrativo para reclamar por las inconformidades de las que se deje constancia.

También se precisa que existe la posibilidad de que la liquidación final de un contrato pueda ser aclarada o modificada en fecha posterior a su perfeccionamiento, siempre y cuando se cuente con el consentimiento expreso de quienes inicialmente la suscribieron. Luego, si las partes se declararon a paz y salvo, no hay lugar a que alguna de ellas solicite posteriormente nuevos reconocimientos por concepto de obligaciones que ellas mismas finiquitaron en documento escrito. Por otra parte, se destaca que la liquidación de los contratos estatales comprende una actividad que se puede desarrollar de dos maneras: la primera de ellas respetando el principio de que prime el acuerdo de voluntades, y la segunda acudiendo a las potestades del Estado para hacerlo de manera unilateral. Por esta razón, la liquidación del contrato debe entenderse como una carga jurídica de las partes por medio de la cual se finiquita el mismo, de tal manera que si el contratista no concurre en forma conjunta con la Entidad contratante al perfeccionamiento de este trámite, surge para la Administración la facultad de hacerlo en forma unilateral sin que ello signifique el Contratista quede liberado de participar en ella.

ETAPA POSTCONTRACTUAL 29. ARCHIVO DEL EXPEDIENTE CON SUS ANEXOS



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 74 de 198

VERSIÓN: 3

El archivo del expediente contractual con todos los anexos que hacen parte integral del contrato, se regirá conforme con las directrices de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” y las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo del Instituto Caro y Cuervo. Aunque la labor de archivo se debe realizar desde el momento en que se da inicio a la contratación con los documentos y estudios previos, la solicitud y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la solicitud de contratación al Área Jurídica, poniendo en orden cronológico del proceso que se esté sustanciando, toda la documentación que se vaya generando. Sin embargo, al finalizar las actuaciones procesales, con los documentos que conllevan el Acta de Liquidación del contrato, el profesional universitario con el apoyo del auxiliar administrativo deberá realizar la verificación del contenido de la carpeta contractual, con la lista de chequeo para proceder a foliar debidamente y archivar. Por lo anterior, el expediente ingresará al Archivo de Gestión del Instituto, el cual estará bajo la supervisión y vigilancia del Área Jurídica. 30. PUBLICACIÓN DE LAS ACTUACIONES PROCESALES EN EL SECOP De la misma forma en que se da comienzo con las tareas de archivo de los documentos, se deben realizar las publicaciones de éstos en la página Web del SECOP conforme con lo estipulado en el Art. 8 del DR 2474/2008. Para tal efecto, los últimos documentos generados en el proceso, tales como el contrato, las novedades contractuales y el acta de liquidación deben publicarse en el SECOP y será responsabilidad del profesional universitario del Área Jurídica realizar la verificación de los documentos en el sistema.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 75 de 198

VERSIÓN: 3

CAPÍTULO IV PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTRACTUALES

Estudios Previos y Modalidades de Selección La modalidad de selección denominada Licitación Pública constituye la regla general para tramitar los procesos contractuales que requiera la Entidad, como quiera que fue una determinación del legislador desde la expedición de la L.80/1993, ratificada en la L.1150/ 2007. Esto quiere decir que la mayoría de pasos y/o etapas que deben agotarse para los demás procedimientos de selección (CM, SAMC, SASI, incluso CD)14 ya están contenidos en el proceso licitatorio y esto tiene su explicación en que éste procedimiento formaliza la generalidad, que obedece al marco de referencia en la ritualidad contractual como se ha explicado en capítulos anteriores. Dicho procedimiento en especial, no fue derogado por la L.1150/2007 y se mantiene vigente en la L.80/1993; no obstante, en virtud de la transparencia y de las modificaciones introducidas debidamente reglamentadas, se tomarán en cuenta los nuevos aspectos, incluyendo la terminología adoptada que deberá observarse cuidadosamente en el trámite, al interior del Instituto Caro y Cuervo para todas las modalidades, comenzando por la elaboración del documento de Estudios Previos. Así las cosas, los procedimientos que adelantarán conjuntamente las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, interesadas en la contratación para la realización de obras públicas, compraventa y suministro de bienes y prestación de servicios y aquellos de consultoría, mediante las diferentes modalidades de selección, deberán estar coordinadas y asesoradas por el Área Jurídica en cuanto al trámite y ajuste legal de los procesos contractuales. El procedimiento que se describe paso a paso en columnas y filas, corresponde a lo señalado en el Capítulo III de este Manual de Contratación, a través del cual se hace efectiva la sustanciación de la contratación, competencia de todas las dependencias, desde su inicio: con el resultado del análisis, conveniencia y oportunidad del objeto a contratar que se traduce y se concretiza en los Estudios y Documentos Previos; hasta su culminación: con la liquidación y archivo del expediente o carpeta contractual. Dicho procedimiento está dispuesto en cuatro (4) columnas nombradas y explicadas así:

a) Ítem: Es la numeración de cada uno de los pasos. Sirve para identificar rápidamente el estado en el que se encuentra el proceso de la modalidad que se esté desarrollando.

b) Quién: Es el nombre del Área y en algunos casos especifica el empleo (cargo de en la planta

de personal) del funcionario responsable de cumplir la actividad.

c) Qué hacer: Es la descripción de la actividad contractual a desarrollar por el Área del Instituto que corresponda en el procedimiento.

d) Documento / Plazo: El documento tiene tres propósitos o finalidades: (i) es el instrumento

físico en el que se consulta la información; (ii) es el certificado o constancia que expide una dependencia a solicitud de otra, y (iii) es el modelo o guía que debe diligenciarse para cumplir con la actividad..

De igual forma, se señala el plazo que determina los tiempos. Dicho plazo se divide en dos clases: (i) el plazo por norma (PN) de obligatorio cumplimiento; y el plazo estimado (PE) que es el tiempo máximo que debe destinarse para la actividad, expresado en horas (Hr) y en días hábiles (DH) según la complejidad para desarrollar una tarea específica. El plazo estimado (PE) es una consideración razonable del término en que el funcionario o

14

CM: Concurso de Méritos; SAMC: Selección Abreviada de Menor Cuantía; SASI: Selección Abreviada por Subasta

Inversa; CD: Contratación Directa



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 76 de 198

VERSIÓN: 3

contratista responsable del procedimiento deberá desarrollar la actividad y para lo cual, se obligará con las mismas, ponderando aquellas tareas implícitas que conllevan a su cumplimiento, como los tiempos de traslado del documento por efectos de correspondencia interna o externa.

Cabe aclarar que la dependencia encargada de la sustanciación de la contratación en el Instituto Caro y Cuervo es el Área Jurídica, quien liderará todo el proceso de contratación desde el inicio hasta el final y de manera continua, sin dilaciones injustificadas y se encargará de mantener incólume la documentación que archivará en la carpeta o expediente contractual aplicando el principio penal de la cadena de custodia. No obstante lo anterior, el Área Jurídica requiere del cumplimiento y la observancia de este Manual y su procedimiento por todo(a)s lo(a)s funcionario(a)s y contratistas de las Áreas que intervienen en el mismo, para que su gestión sea exitosa. Por último, se enfatiza que del estricto cumplimiento de las actividades, dependerá el éxito de la contratación. 1. ESTUDIOS PREVIOS Conforme con el numeral tercero del capítulo tercero de este manual, se presenta el procedimiento a seguir para la elaboración del documento denominado Estudios Previos de que trata el Art. 3º del D.2474/2008, el cual debe ser observado por las Áreas del Instituto que soliciten la contratación de bienes, servicios y obras en cumplimiento del Plan de Compras y el Plan de Contratación de la Entidad. Este procedimiento aplica para todos las modalidades de selección que se informarán más adelante en este mismo capítulo.

ÍTE

M

QUIÉN QUÉ HACER DOCUMENTO /

PLAZO

1

ÁREA

SOLICITANTE

INICIO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES PRELIMINARES

Verifica si el bien, obra o servicio se encuentra previsto en el

Plan de Compras y el Plan de Contratación e identifica el(los) código(s) del CUBS correspondientes.

Consulta con el Profesional Universitario del Área de Presupuesto la información sobre la asignación presupuestal que corresponde para la contratación: código o número y nombre del rubro presupuestal.

Solicita al Área de Almacén la certificación de no existencia

de los bienes en la Entidad (cuando se requiera adquirir bienes)

Elabora la ficha técnica del bien (o bienes) o servicio(s) a contratar.

Solicita al Área de Personal la certificación de no existencia o insuficiencia de personal de planta (cuando se requiera contratar personas naturales por prestación de servicios)

CERTIFICACIÓN DE NO

EXISTENCIA DE BIENES EN ALMACÉN

(ver formato ICC-GJ-F03)

CERTIFICADO DE NO EXISTENCIA

O INSUFICIENCIA DE PERSONAL

DE PLANTA (ver formato ICC-

GJ-F05)

FICHA TÉCNICA PARA SUBASTA

INVERSA (ver formato ICC-

GJ-F01)

(PE: 5 DH)

2 ÁREA

SOLICITANTE

DOCUMENTOS DE SOPORTE

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 77 de 198

VERSIÓN: 3

Prepara y/o alista los documentos que servirán para fundamentar la descripción y justificación de la necesidad de contratación en los Estudios Previos, tales como: planos, licencias, informe(s) de consultoría(s), normatividad relacionada y aplicable (Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Circulares) entre otros, para los fines correspondientes.

3

ÁREA

SOLICITANTE

ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO DE ESTUDIOS

PREVIOS

NUMERAL PRIMERO: Describe y justifica la necesidad que el Instituto Caro y Cuervo pretende satisfacer con la contratación, determinando si se trata de un bien, obra o servicio. Informa el código del CUBS del SICE y su descripción de acuerdo con el Plan de Compras y el Plan de Contratación.

NUMERAL SEGUNDO: Elabora la descripción del objeto a

contratar con sus especificaciones esenciales: obligaciones específicas y productos del contratista, plazo de ejecución, información presupuestal, valor del presupuesto oficial, forma de pago y supervisión. El Área Jurídica determinará el tipo de contrato a celebrar.

NUMERAL TERCERO: El Área Jurídica determina los

fundamentos jurídicos para el tipo de contrato a celebrar.

NUMERAL CUARTO: Conforme con el literal D del numeral tercero del capítulo III de este Manual, elabora el estudio de mercado que determine el valor de la contratación o presupuesto de obra.

Solicita al funcionario, Auxiliar Administrativo del Área Jurídica, toda la información del RUPR y los Precios Indicativos del SICE de cada una de las actividades y/o bienes a contratar, de lo cual se dejará constancia en este numeral de los Estudios Previos y servirá para conformar el estudio de mercado o presupuesto de obra.

NUMERAL QUINTO: Propone o sugiere en el documento los

criterios de selección con su asignación de puntaje para que el Profesional Especializado del Área Jurídica los analice y ajuste al proceso que se va a surtir, junto con otras consideraciones jurídicas y de acuerdo con la normatividad.

Elabora la ficha técnica de los bienes a adquirir (aplica cuando la modalidad de selección sea por subasta inversa. Ver primera viñeta del numeral 17 del capítulo III de este Manual)

NUMERAL SEXTO: Determina las eventualidades que

pueden presentarse durante la ejecución del contrato y que podrían entorpecer, dificultar o impedir su adecuada realización, para que el Profesional Especializado del Área Jurídica las analice y ajuste de acuerdo con la normatividad y otras consideraciones jurídicas. (Ver literal F del numeral tercero del capítulo III de este Manual)

ESTUDIOS PREVIOS

(en elaboración) (ver formato ICC-

GJ-F02) (PE: 5 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 78 de 198

VERSIÓN: 3

NUMERAL SÉPTIMO: El Profesional Especializado del Área

Jurídica determinará los mecanismos de cobertura, la viabilidad para exigir la garantía de cumplimiento y los amparos que deberán solicitarse. (Resolución Nº 0013 del ICC de fecha 20 de enero de 2011)

NUMERAL OCTAVO: Establece los puntajes para los

factores de Experiencia Probable (E) y Capacidad técnica (Ct) tomando como referencia el procedimiento del Decreto 1464 de 2010, según corresponda a: proveedor (para contratación de bienes y servicios), constructor (para contratar obras públicas) o consultor (para contratar consultoría).

Para establecer los puntajes de la Capacidad financiera (Cf) y la Capacidad de organización (Co) en razón a los indicadores financieros de liquidez, endeudamiento y patrimonio y al cálculo de los ingresos brutos operacionales, deberá solicitarlos al Profesional Universitario del Área de Contabilidad, para incorporarlos en este numeral de los Estudios Previos.

NOTA: Con base en la información anterior, el Profesional Especializado del Área Jurídica establecerá el monto máximo de Contratación (K) para un año expresado en SMMLV.

4

ÁREA

SOLICITANTE

Envía el documento de Estudio Previo inicial (borrador) con la información de los numerales anteriores por correo electrónico al Coordinador del Área Jurídica.

ESTUDIOS PREVIOS

(en borrador) (PE: 1 Hr)

5 ÁREA JURÍDICA

(Profesional Especializado)

Revisa el documento de Estudio Previo inicial, desarrolla los numerales de su competencia, hace las observaciones a que haya lugar mediante el sistema de control de cambios y comentarios en el mismo documento y lo devuelve por correo electrónico al Área solicitante para su revisión y ajuste.

ESTUDIOS PREVIOS (en ajuste) (PE: 3 DH)

6

ÁREA

SOLICITANTE

Ajusta el documento de Estudios Previos de acuerdo con las

observaciones del Profesional Especializado del Área Jurídica.

Imprime la versión final del documento de Estudios Previos, lo firma y gestiona el visto bueno del Profesional Especializado del Área Jurídica que revisó el documento.

ESTUDIOS PREVIOS

(definitivos) (PE: 2 DH)

7 ÁREA

SOLICITANTE

Elabora el formato de solicitud de Certificado de

Disponibilidad Presupuestal con la información económica y financiera consignada en el documento de Estudios Previos definitivos.

Entrega el formato de solicitud al Director General o, en su

ausencia, al Subdirector Administrativo y Financiero para su firma.

SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (ver formato ICC-

PR-F02) (PE: 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 79 de 198

VERSIÓN: 3

NOTA: Si los recursos económicos que amparan la contratación corresponden a los rubros de inversión, el formato de solicitud, debe llevar la firma del Asesor de Dirección con funciones de Planeación.

8

ASISTENTE DE DIRECCIÓN / SECRETARIO

DE SUBDIRECCIÓN

ADMITIVA Y FINANCIERA

Realiza la gestión para que el Director General o el Subdirector Administrativo y Financiero, según corresponda, suscriba el formato de solicitud y una vez firmado, lo devuelve al Área solicitante.

(PE: 2 DH)

9

ÁREA SOLICITANTE

Solicita al Profesional Universitario del Área de Presupuesto, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para lo cual anexa el documento definitivo de Estudios Previos al formato de solicitud.

(PE: 1 Hr)

10

ÁREA DE

PRESUPUESTO (Profesional Universitario)

Verifica la información presentada en el formato de solicitud

con la de los Estudios Previos. Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y

lo entrega al Área solicitante junto con el documento definitivo de Estudios Previos.

NOTA: Si el Profesional Universitario del Área de Presupuesto encuentra alguna inconsistencia que le impida expedir el certificado presupuestal, devuelve el trámite al Área solicitante quien debe eliminar el formato de solicitud y elaborar uno nuevo. El trámite se devuelve y comienza nuevamente en el paso Nº 7 de este procedimiento.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

(SIIF) (PE: 1 DH)

11

ÁREA SOLICITANTE

Recibe el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el

documento definitivo de Estudios Previos.

Solicita al Coordinador del Área Jurídica el inicio del proceso de contratación acompañado de los siguientes documentos: o Estudios Previos definitivos con sus anexos técnicos y

soportes a que haya lugar. o Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Envía el documento de Estudios Previos definitivos al

Coordinador del Área Jurídica por correo electrónico.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITUD

INICIO PROCESO DE

CONTRATACIÓN (ver formato ICC-

GJ-F05) (PE: 1 Hr)

2. LICITACIÓN



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 80 de 198

VERSIÓN: 3

A. GENERAL: A continuación se describe el procedimiento para adelantar una LP de modo general, es decir, conforme con lo señalado en la L.1150/2007, discriminada por las tres etapas del proceso:

PROCEDIMIENTO PARA LICITACIÓN GENERAL

(Núm. 1º del Art. 2º de la L.1150/2007)

ÍTE

M


PLAZO

ETAPA PRECONTRACTUAL

1

ÁREA JURÍDICA (Coordinador de

Área)


Recibe el documento de Estudios Previos debidamente firmado con sus anexos y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal del Área solicitante para dar inicio a la contratación.

2 ÁREA JURÍDICA

(Profesional Universitario 11)

Informa a la Cámara de Comercio de manera electrónica la apertura que hará el Instituto del proceso licitatorio.

INFORME A LA

CÁMARA DE COMERCIO


(PE: 3 Hrs.)

3

ÁREA JURÍDICA (Profesional

Especializado 14/15)

Elabora el Aviso de Convocatoria y realiza los trámites para publicarlo en un diario (prensa) de amplia circulación en la Nación. NOTA: Se publicará por lo mínimo un (1) aviso dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de proceso.

AVISO DE

CONVOCATORIA (ver formato ICC-

GJ-F08) (PE: 1 Hr.)

4



Elabora el documento de Proyecto de Pliego de Condiciones (PPC) basado en la información de los Estudios y Documentos Previos.

PROYECTO DE

PLIEGO DE CONDICIONES


(PE: 1 DH)

5



Realiza la publicación de los siguientes documentos en el SECOP: o Aviso de Convocatoria. o Estudios y Documentos Previos. o Proyecto de Pliego de Condiciones

(PE: 1 Hr.) (PN:10 DH)

6

ÁREA JURÍDICA

(Profesional Especializado

14/15)

o Recibe las observaciones al PPC de los interesados en

participar en el proceso licitatorio, en el plazo en que estuvo publicado este documento.

o Publica las observaciones en el SECOP.

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 10 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 81 de 198

VERSIÓN: 3

o Una vez finalizado el plazo para recibir las observaciones, las clasifica de acuerdo al tema así: (i) técnicas; (ii) jurídicas y (iii) financieras y entrega a los funcionarios y/o contratistas que harán parte de los grupos técnico y financiero del Comité Asesor y Evaluador para su respuesta respectivamente. (PE: 1Hr)

NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica se encarga de brindar las respuestas de tipo jurídico, toda vez que conformará el grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador.

7

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Y ÁREA

SOLICITANTE

Elabora la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso y envía por correo electrónico al Profesional Especializado del Área Jurídica para su revisión y consolidación. Nota: El Profesional Especializado encargado de coordinar los procesos administrativos y financieros de la Entidad, será el funcionario responsable de las respuestas emitidas por cada una de las Áreas a su cargo.

RESPUESTA A OBSERVACIONES FINANCIERAS Y

TÉCNICAS

8



o Recibe las respuestas de la Subdirección Administrativa y

Financiera y de la dependencia técnica (Área solicitante) y las publica en el SECOP.

o Da el ajuste final al Pliego de Condiciones consolidando el Definitivo (PCD), de acuerdo con todas las respuestas a las observaciones, en coordinación con el Área solicitante y la Subdirección Administrativa y Financiera en lo pertinente y lo publica en el SECOP.

o Se cerciora de los nombres y cargos de los funcionarios y/o contratistas que conformarán los grupos del Comité Asesor y Evaluador del proceso contractual.

o Elabora la Resolución que da apertura formal al proceso contractual y que designa los funcionarios y/o contratistas, que conformarán los grupos del Comité Asesor y Evaluador y lo publica en el SECOP.

NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera el número de la Resolución con la que se da apertura al proceso de selección.

RESPUESTA A OBSERVACIONES AL PROYECTO DE

PLIEGO DE CONDICIONES


ACTO

ADMINISTRATIVO DE APERTURA


PLIEGO DE

CONDICIONES DEFINITIVO


(PE: 2 DH)

9

ÁREA JURÍDICA (Auxiliar

Administrativo / Profesional

Universitario 10)

Recibe las manifestaciones de interés en participar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la Apertura de acuerdo con lo señalado en el PCD. (Véase primera viñeta del numeral 8º del capítulo III de este manual) y una vez cumplido el término, las entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica.

MANIFESTACIÓN DE INTERÉS (PN: 3 DH)

10

ÁREA JURÍDICA

o Recibe las manifestaciones de interés del Auxiliar

LISTA DE



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 82 de 198

VERSIÓN: 3


14/15)

Administrativo o Profesional Universitario, las verifica en su contenido y las clasifica de acuerdo con el orden de llegada.

o Elabora el documento de lista de posibles oferentes que

participarán en el proceso y lo publica en el SECOP.

Nota: En este proceso licitatorio, las observaciones realizadas al Proyecto de Pliego de Condiciones o la asistencia a la Audiencia de Reparto del Riesgo, también constituyen manifestaciones de interés válidas en participar.

POSIBLES OFERENTES


(PE: 1 DH)

11

GRUPO TÉCNICO

DEL COMITÉ ASESOR Y

EVALUADOR (Funcionario(s) o

Contratista(s))

o Realiza la diligencia de visita técnica con las personas

interesadas en participar en el lugar ejecución del contrato en la fecha y hora previstas en el PCD (si a ello hubiere lugar)

o Entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica el acta de la visita técnica en la que se informan los resultados de la misma.

ACTA DE VISITA

TÉCNICA (ver formato ICC-

GJ-F14) (PE: 1 DH)

12

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Recibe el acta de la visita técnica y la publica en el SECOP. (PE: 1 Hr.)

13

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Realiza la Audiencia de Aclaración al PCD y de Asignación

y Distribución de Riesgos establecidos en los EP de forma conjunta con las personas interesadas.

o Elabora el Acta con los resultados obtenidos en la Audiencia y la publica en el SECOP.

NOTA: Si de los resultados obtenidos en la Audiencia de Aclaración al PCD y de Distribución de Riesgos, hay lugar para modificar sustancialmente el Pliego Definitivo, así como en las fechas del cronograma, el Profesional Especializado del Área Jurídica expedirá una Adenda, con un (1) día hábil de anterioridad a la fecha establecida para el cierre y la publicará en el SECOP.

ACTA DE

AUDIENCIA DE ACLARACIÓN Y

DE ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE

RIESGOS (ver formato ICC-

GJ-F15) (PE: 1 DH)

ADENDA AL PCD

(ver formato) (PE: 3 Hr)

14


Universitario 10 y Auxiliar

Administrativo)

o Realiza la Audiencia de Cierre en la fecha, hora y lugar

señalados en el PCD acompañado del Auxiliar Administrativo del Área y entrega el acta al Profesional Especializado para que la publique en el SECOP.

o Entrega las copias No 1 y 2 de las ofertas dispuestas en sobres cerrados, a los funcionarios o contratistas de los grupos técnico y financiero respectivamente para la verificación de las condiciones técnicas y financieras habilitantes correspondientes.

o Entrega la propuesta original al Profesional Especializado del Área Jurídica (grupo jurídico del Comité Asesor y

ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE

(ver formato) (PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 83 de 198

VERSIÓN: 3

Evaluador) Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el Área de Recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El Área de Recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica estará atento del normal desarrollo de la Audiencia Pública de Cierre, recordando, si fuese necesario, a los funcionarios responsables el procedimiento a seguir.

15 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

o Realiza la verificación de las condiciones técnicas,

financieras y jurídicas de carácter habilitante, según los formatos establecidos para cada aspecto en el PCD.

o Requiere a los proponentes para que subsanen algún aspecto de la propuesta (si a ello hubiere lugar) Los requerimientos se harán por escrito, con la constancia de notificación a través del Área Jurídica (Profesional Especializado) quien las recibe de los grupos técnico y financiero y revisa su contenido previamente a su envío.

o El(los) oferente(s) requerido(s) deberá subsanar su

propuesta de acuerdo con lo solicitado. NOTA: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que no le da lugar a ser calificado con la respectiva asignación de puntaje.

OFICIO DE REQUERIMIENTO

A OFERENTES (ver formato)

(PE: El del PCD)

16

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Recibe del Auxiliar Administrativo del Área de Recepción los documentos requeridos a los oferentes, revisa el contenido de éstos e informa a los grupos técnico y financiero sobre la viabilidad y pertinencia de la subsanación de las propuestas. Nota: Los documentos requeridos por el Comité Asesor y Evaluador para la subsanación de sus propuestas deberán radicarse en primero en el Área de Recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora límite para subsanar (entregados a tiempo) según el cronograma del proceso.

DOCUMENTOS REQUERIDOS A

LOS OFERENTES

17



o Solicita a los grupos técnico y financiero los resultados de

la verificación de las condiciones habilitantes con suficiente anticipación al término del plazo.

o Elabora el informe consolidado de todas las condiciones

habilitantes. o Informa al Grupo Técnico del Comité Asesor y Evaluador

INFORME CONSOLIDADO DE VERIFICACIÓN DE

CONDICIONES HABILITANTES (ver formato)

(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 84 de 198

VERSIÓN: 3

los resultados de los oferentes que quedaron habilitados para que proceda con la respectiva calificación y asignación de puntaje. Este informe hará parte integral del informe de evaluación.

NOTA: El Comité Asesor y Evaluador debe entender que la verificación de las condiciones habilitantes es considerada la primera tarea, para luego proceder a calificar aquellas propuestas que cumplieron con todos los aspectos de verificación por el grupo técnico. Por lo tanto, existirá internamente un plazo para la verificación y otro para la evaluación con asignación de puntaje.

18

GRUPO TÉCNICO

DEL COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

o Basado en el informe consolidado de las condiciones

habilitantes, el grupo técnico del Comité Asesor y Evaluador evalúa las propuestas habilitadas y asigna a cada una de ellas el puntaje respectivo, mediante la aplicación de las fórmulas estipuladas en el PCD para tal efecto.

o Realiza el informe de la evaluación a las propuestas, señalando la que obtuvo el mayor puntaje, por ende, la más favorable para la Entidad o; contrario a ello, la configuración de una o varias causales para la declaratoria de desierta y envía el documento al Área Jurídica en medio físico y magnético para su revisión y consolidación.

FORMATO DE EVALUACIÓN

TÉCNICA (ver formato)

(PE: El del PCD)

19

GRUPO

JURÍDICO DEL COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR (Profesional

Especializado Área Jurídica

14/15)

o Conocido el informe de evaluación, el Comité Asesor y

Evaluador recomendará al Ordenador del Gasto la adjudicación con el proponente que obtuvo el mayor puntaje o, la declaratoria de desierta del proceso de selección según el caso a través del Grupo Jurídico del Comité Asesor y Evaluador.

o Recibe el informe de evaluación y lo revisa en su forma y contenido.

o Consolida toda la información relacionada con la verificación de las condiciones habilitantes y el informe de evaluación técnica, realizando los ajustes a que haya lugar y publica en el SECOP. (PE: 3 Hrs.)

NOTA 1: El documento físico debidamente firmado, correspondiente al consolidado de verificación y evaluación técnica estará en el Área Jurídica por el término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de publicación en la página Web. NOTA 2: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elabora la Resolución que informe esta situación, la hace firmar del Ordenador del Gasto y la publica en la página Web del Portal Único de Contratación. El proceso deberá comenzar nuevamente mediante una SAMC dentro de los cuatro (4) meses siguientes a dicha declaratoria.

INFORME CONSOLIDADO DE VERIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN TÉCNICA

(ver formato) (PN: 5 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 85 de 198

VERSIÓN: 3

20



Recibe las observaciones de los proponentes al informe de verificación y evaluación y las reparte a cada uno grupos que conforman el Comité Asesor y Evaluador para su análisis y preparación de respuesta en la Audiencia de Adjudicación de acuerdo con su especialidad.

OBSERVACIONES DE OFERENTES

(PN: 5 DH)

21

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Vencido el plazo para que los oferentes realicen sus

observaciones al informe de verificación y evaluación, realiza la Audiencia Pública de Adjudicación en la fecha, hora y lugar señalados en el PCD acompañado del Comité Asesor y Evaluador.

o Durante la Audiencia, el Profesional Especializado del Área

Jurídica responde las observaciones de los oferentes correspondientes al informe de verificación y evaluación y da lectura al Acto administrativo (Resolución) que adjudica el contrato resultante del proceso licitatorio a la persona jurídica o natural que obtuvo el mayor puntaje y/o que se presentó la mejor propuesta para la Entidad.

o Elabora y publica el acta de la audiencia junto con el Acto administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP.

Nota 1: Si la Audiencia debe ser suspendida, el Área Jurídica informará el motivo y comunicará la nueva fecha, hora y lugar en que se continuará. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso.

ACTA DE

AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN

(ver formato)

ACTO ADMINISTRATIVO

DE ADJUDICACIÓN O DE

DECLARATORIA DE DESIERTA (ver formato)

(PE: 1 DH)

ETAPA CONTRACTUAL

22



o Complementa la información pertinente en la minuta del

contrato (Anexo del PCD), la imprime, le asigna el número consecutivo y la fecha.

o Entrega a la asistente de Dirección para la firma del

contrato por el Ordenador del Gasto.

MINUTA DEL CONTRATO


23

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el contrato y una vez firmado, lo devuelve al Profesional Universitario o Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

24

ÁREA JURÍDICA

(Profesional Universitario 10 /

Auxiliar Administrativo)

o Recibe del Asistente de Dirección el contrato firmado por el

Ordenador del Gasto

o Notifica al Representante Legal de la empresa o la Persona Natural para que se acerque personalmente a suscribir el contrato o envíe oficio de autorización con

OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 86 de 198

VERSIÓN: 3

diligencia de presentación personal en Notaría para que se pueda recoger el contrato y solicita los demás documentos pertinentes para la celebración del mismo.

o Hace firmar el contrato al Representante Legal de la

empresa o la Persona Natural en las instalaciones del Instituto o recibe el contrato debidamente firmado por tercera persona con los demás documentos solicitados previamente (si el contratista no asiste personalmente)

o Entrega una copia suscrita del documento al contratista y

le advierte que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes deberá realizar las diligencias respectivas de legalización: constitución de la(s) garantía(s) contractuales y el pago de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional (si a ello hubiere lugar), según lo estipulado en el contrato.

o Solicita al Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del Certificado de Registro Presupuestal, para lo cual, facilitará el contrato firmado por las partes a la funcionaria competente.

NOTA: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante Acto administrativo motivado.

25

ÁREA DE

PRESUPUESTO (Profesional

Universitario)

Expide el Certificado de Registro Presupuestal y lo entrega al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica.

CERTIFICADO DE REGISTRO

PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

26

ÁREA JURÍDICA

(Auxiliar Administrativo)

o Recibe el Certificado de Registro Presupuestal y el

contrato original del Profesional Universitario del Área de Presupuesto, los archiva en la carpeta o expediente contractual.

o Recibe la garantía única y el comprobante de derechos de publicación por parte del contratista, si hay lugar a ello.

o Entrega la garantía única, el comprobante de derechos de publicación y el Certificado de Registro Presupuestal con el contrato original al Profesional Universitario del Área Jurídica para su revisión y trámites de aprobación.

Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica mantendrá bajo su custodia y responsabilidad la carpeta o expediente contractual y esperará a que el Profesional Universitario le devuelva estos mismos documentos con el oficio de aprobación de la garantía única.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 87 de 198

VERSIÓN: 3

27

ÁREA JURÍDICA


o Verifica el cumplimiento de los requisitos para la

legalización del contrato.

o Elabora oficio de aprobación de la(s) garantía(s) contractual(es) (PE: 1 Hr.)

o Recoge firma del Coordinador del Área Jurídica para el oficio de aprobación de la(s) garantía(s) contractual(es)

o Publica el contrato perfeccionado y legalizado en el SECOP. (PE: 1 Hr.)

o Entrega el oficio de aprobación de la(s) garantía(s) contractual(es) al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica con los demás documentos facilitados: contrato original, certificado de registro presupuestal y comprobante de derechos de publicación para archivo en el expediente contractual.

OFICIO DE

APROBACIÓN DE GARANTÍA

(ver formato) (PE: 2 Hr.)

28

ÁREA JURÍDICA


o Recibe los documentos del Profesional Universitario del

Área Jurídica y los archiva cronológicamente en el expediente contractual.

o Imprime y pega en la carpeta el formato de lista de chequeo de documentos y lo diligencia con la revisión de toda la documentación que reposa en el expediente contractual, siguiendo las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo del Instituto Caro y Cuervo y procede a realizar la foliación de cada uno de los documentos en su respectivo orden.

LISTA DE CHEQUEO DE DOCUMENTOS (ver formato)

(PE: 1 DH)

29 ÁREA JURÍDICA


Envía oficio de legalización del contrato por correo electrónico al Interventor Interno (Supervisor), anexando el contrato original escaneado por ese medio y solicitándole el envío del Acta de Inicio de Ejecución suscrita con el contratista. En el oficio de legalización se deberá advertir lo siguiente, entre otras: Las fechas en que podrá dar inicio a la ejecución del

contrato. El procedimiento y los requisitos a tener en cuenta para los

pagos al contratista. Las funciones en razón de la supervisión y vigilancia del

contrato durante la ejecución y la liquidación del mismo.

OFICIO DE

LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

AL INTERVENTOR INTERNO


30

INTERVENTOR

INTERNO (Supervisor)

Entrega el Acta de Inicio de Ejecución suscrita entre las partes al Profesional Universitario del Área Jurídica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud.

ACTA DE INICIO DE EJECUCIÓN


31

ÁREA JURÍDICA


o Recibe el Acta de Inicio de Ejecución del supervisor y

verifica su legalidad según las recomendaciones realizadas.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 88 de 198

VERSIÓN: 3

o Entrega al Auxiliar Administrativo para archivo en el

expediente contractual.

32

ÁREA JURÍDICA


Recibe el Acta de Inicio de Ejecución del Profesional Universitario, la archiva en el expediente contractual y folia.

33

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) al contratista según se haya estipulado en el contrato: o Informe de actividades del periodo del contratista con su

visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados) o Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los

parafiscales del contratista (si aplica) Nota: Este procedimiento se realizará por el Interventor Interno cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato, hasta el penúltimo.

INFORME DE

ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

34

ÁREA DE

TESORERÍA (Profesional

Universitario)

o Revisa y verifica la documentación entregada por el

Interventor Interno (Supervisor). Si hay algún error lo devuelve con oficio indicando la inconsistencia.

o Si los requisitos están completos y conforme con la programación de pagos según el PAC, realiza el pago al contratista en la cuenta bancaria informada por este previamente.

o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista, al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.

NOTA: Este procedimiento se realizará por el Área de Tesorería cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato, hasta el penúltimo.

(PE: 6 DH)

35

ÁREA JURÍDICA


Archiva la documentación que recibe del Área de Tesorería en el expediente contractual y realiza la foliación de los mismos.

(PE: 1 Hr.)

ETAPA POSTCONTRACTUAL

36

INTERVENTOR


Finalizado el plazo de ejecución del contrato, solicita al Área de Tesorería el estado de cuenta del mismo que refleje el número de pagos realizados y los pendientes por efectuar.

(PE: 1 Hr)

37

ÁREA DE TESORERÍA

Entrega al Interventor Interno el estado de cuenta del contrato solicitado.

ESTADO DE

CUENTA



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 89 de 198

VERSIÓN: 3

(Profesional Universitario)

CONTRATO (ver formato)

(PE: 1 DH)

38

INTERVENTOR


Elabora el Acta de Liquidación Bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta, para realizar el último pago al contratista y la envía por correo electrónico al Área Jurídica para su revisión y/o visto bueno, con el estado de cuenta.

ACTA DE LIQUIDACIÓN

BILATERAL (ver formato)

(PE: 1 DH)

39

ÁREA JURÍDICA


Revisa el Acta de Liquidación Bilateral y hace las observaciones respectivas para su ajuste o, da el visto bueno a la misma y la regresa al Interventor Interno por correo electrónico.

(PE: 1 DH)

40

INTERVENTOR


o Ajusta el Acta de Liquidación Bilateral conforme con las

observaciones, la imprime, firma en calidad de Interventor Interno y gestiona los vistos buenos de los Profesionales Universitarios de las Áreas Jurídica y de Tesorería que deben quedar en el documento.

o Entrega el Acta de Liquidación Bilateral al Profesional Universitario del Área Jurídica para firma del Ordenador del Gasto.

(PE: 1 DH)

41

ÁREA JURÍDICA


Entrega el Acta de Liquidación Bilateral a la asistente de Dirección para la firma del Ordenador del Gasto.

(PE: 1 Hr)

42

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el Acta de Liquidación Bilateral y, una vez firmada, la devuelve al Profesional Universitario del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

43

ÁREA JURÍDICA


Recibe el Acta de Liquidación Bilateral del Asistente de Dirección debidamente firmada y la entrega al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para que proceda a notificar al contratista.

44

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Profesional Universitario de su Área, el Acta de

Liquidación Bilateral firmada por el Ordenador del Gasto.

o Notifica al contratista para que se acerque personalmente a suscribir el Acta de Liquidación Bilateral o envíe oficio de autorización con diligencia de presentación personal en Notaría para que la pueda mandar a recoger. (PE: 1 Hr)

o Hace firmar el Acta de Liquidación Bilateral al contratista

en las instalaciones del Instituto o recibe este documento por tercera persona debidamente firmado (si el contratista no asiste personalmente) (PE: 3 DH)

o Entrega una fotocopia del Acta de Liquidación Bilateral al

(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 90 de 198

VERSIÓN: 3

Profesional Universitario del Área de Tesorería para los fines correspondientes como soporte inicial para alistar el ajuste de cuentas y finiquitar el negocio contractual.

45 INTERVENTOR


Envía al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera para efectos del ÚLTIMO pago al contratista y soportar la liquidación del contrato, los siguientes documentos: Informe FINAL de actividades del contratista con su visto

bueno. Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los

parafiscales del contratista (si aplica)

(PE: 1 DH)

46

ÁREA DE


Universitario)

o Recibe los documentos del Supervisor. Si los requisitos

están completos y conforme con la programación de pagos según el PAC, realiza el ÚLTIMO pago al contratista en la cuenta bancaria informada por este.

o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.

(PE: 6 DH)

47

ÁREA JURÍDICA


o Recibe la documentación final del Profesional Universitario

del Área de Tesorería y lo archiva en el expediente contractual.

o Efectúa un chequeo de la documentación que debe reposar en el expediente, lo organiza conforme con la normatividad que rige para tal efecto y las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo y procede a su foliación y demás acciones de archivo.

(PE: 1 DH)

48

ÁREA JURÍDICA


Publica el Acta de Liquidación Bilateral en el SECOP.


(PE: 2 Hr)

B. CONFORMACIÓN DINÁMICA DE LA OFERTA MEDIANTE SUBASTA INVERSA: El procedimiento establecido en el Art. 14 del DR. 2474/2008 para la modalidad de selección de Licitación Pública mediante la presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa, sugiere que las pujas dinámicas se realicen electrónicamente en un periodo de tiempo determinado. Al respecto, a la fecha de entrega este Manual de Contratación, la Entidad no cuenta con la tecnología, ni la infraestructura en los sistemas de información que permita llevar a cabo este procedimiento de forma electrónica y con las salas virtuales.

Por lo anterior, y hasta tanto no cuente con la suficiente capacidad tecnológica para los efectos del procedimiento por Subasta Inversa Electrónica, el Instituto Caro y Cuervo usará la manera presencial que será desarrollada en este capítulo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (BCTU y CU) según lo explicado en el capítulo III de este manual.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 91 de 198

VERSIÓN: 3

2. SELECCIÓN ABREVIADA A. MENOR CUANTÍA: Esta modalidad de selección se encuentra consagrada en el literal b) del Núm. 2° del Art. 2° de la L. 1150/2007 y desarrollada en el Art. 9º del DR. 2025/2009 y en el Instituto Caro y Cuervo su procedimiento será el siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA (Literal b), Núm. 2°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 9º del DR. 2025/2009)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2



o Elabora los siguientes documentos:

Aviso de Convocatoria Proyecto de Pliego de Condiciones (PPC) basado en

la información de los Estudios y Documentos Previos. o Realiza la publicación de los anteriores documentos junto

con los Estudios Previos en el SECOP.

AVISO DE

CONVOCATORIA (ver formato)

PROYECTO DE

PLIEGO DE CONDICIONES (ver formato)

(PE: 1 DH)

3

ÁREA JURÍDICA


14/15)


participar en el proceso abreviado de menor cuantía, en el plazo en que estuvo publicado este documento.

o Publica las observaciones en el SECOP. o Una vez finalizado el plazo para recibir las observaciones,

las clasifica de acuerdo al tema así: (i) técnicas; (ii) jurídicas y (iii) financieras y entrega a los funcionarios y/o contratistas que harán parte de los grupos técnico y financiero del Comité Asesor y Evaluador para su respuesta respectivamente. (PE: 1Hr)


OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 5 DH)

4

SUBDIRECCIÓN


Y ÁREA

SOLICITANTE

Elabora la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso.


TÉCNICAS



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 92 de 198

VERSIÓN: 3

5

ÁREA JURÍDICA


14/15)







ACTO

ADMINISTRATIVO DE APERTURA (ver formato)

PLIEGO DE



6

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Recibe las observaciones al PCD de las personas

interesadas y/o de los posibles oferentes del proceso abreviado de menor cuantía, en el plazo en que estuvo publicado este documento.



NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica se encarga de brindar las respuestas de tipo jurídico, toda vez que conforma el grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador.

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 3 DH)

7

COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR


RESPUESTA A OBSERVACIONES

AL PCD (ver formato)

(PE: El del PCD)

ADENDA AL PCD (ver formato)

(PE: 3 Hr)

8

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Verifica y consolida las respuestas a las observaciones al PCD del Comité Asesor y Evaluador y las publica en el SECOP. NOTA: Si alguna de las respuestas a las observaciones al Pliego Definitivo, da lugar para modificar sustancialmente este documento, así como las fechas del cronograma, el Profesional



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 93 de 198

VERSIÓN: 3

Especializado del Área Jurídica expedirá una Adenda, con un (1) día hábil de anterioridad a la fecha establecida para el cierre y la publicará en el SECOP.

9

ÁREA JURÍDICA

(Auxiliar Administrativo /

Profesional Universitario 10)

Recibe las manifestaciones de interés en participar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la Apertura, de acuerdo con lo señalado en el PCD. (Véase primera viñeta del numeral 8º del capítulo III de este manual) y una vez cumplido el término, las entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica.

MANIFESTACIÓN

DE INTERÉS (PN: 3 DH)

10

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Recibe las manifestaciones de interés del Auxiliar

Administrativo o Profesional Universitario y las verifica en su contenido y las clasifica de acuerdo con el orden de llegada.

o Elabora el documento de lista de posibles oferentes que participarán en el proceso y lo publica en el SECOP.

o Si el número de posibles oferentes es mayor a diez, realiza la Audiencia Pública de Sorteo en el lugar y fecha indicados en el PCD y la publica en el SECOP.

LISTA DE POSIBLES

OFERENTES (ver formato)

(PE: 1 Hr)

ACTA DE AUDIENCIA DE

SORTEO (ver formato)

(PE: 2 Hr)

11

GRUPO TÉCNICO



Contratista(s))




ACTA DE VISITA TÉCNICA


12

ÁREA JURÍDICA


14/15)


13


Universitario 10 / Auxiliar

Administrativo)




o Entrega la propuesta original al Profesional Especializado del Área Jurídica (grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador)

Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse

ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 94 de 198

VERSIÓN: 3

primero en el Área de Recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El Área de Recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica estará atento del normal desarrollo de la Audiencia Pública de Cierre, recordando, si fuese necesario, el procedimiento a seguir a los funcionarios responsables para evitar no conformidades.

14 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR





propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota 1: El término de evaluación (verificación y calificación) de las propuestas, no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas. Esta situación deberá quedar informada en el Pliego de Condiciones. Nota 2: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que no le da lugar a ser calificado con la respectiva asignación de puntaje.



(PE: El del PCD)

15

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

16






habilitantes.



(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 95 de 198

VERSIÓN: 3

o Informa al Grupo Técnico del Comité Asesor y Evaluador



17

GRUPO TÉCNICO

DEL COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR






(PE: El del PCD)

18

GRUPO


Y EVALUADOR (Profesional

Especializado Área Jurídica)


Evaluador recomendará al Ordenador del Gasto la adjudicación con el proponente que obtuvo el mayor puntaje o, la declaratoria de desierta del proceso de selección según el caso a través del Grupo Jurídico del Comité Asesor y Evaluador.



NOTA: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elabora la Resolución que informe esta situación, la hace firmar del Ordenador del Gasto y la publica en la página Web del Portal Único de Contratación. El proceso PODRÁ comenzar nuevamente de persistir la necesidad de contratación; para lo cual se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta.




19 ÁREA JURÍDICA


Recibe las observaciones de los proponentes al informe de verificación y evaluación y las envía a los grupos técnico y

OBSERVACIONES DE OFERENTES AL INFORME DE



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 96 de 198

VERSIÓN: 3

14/15) financiero para su análisis y elaboración de respuesta de acuerdo con su especialidad.

EVALUACIÓN (PN: 3 DH)

20

GRUPOS

TÉCNICO Y FINANCIERO DEL COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR

Elabora las respuestas a las observaciones de tipo técnico y financieras al informe de evaluación.

RESPUESTAS A LAS

OBSERVACIONES DEL INFORME DE

EVALUACIÓN (PN: El del PCD)

21



Recibe las respuestas a las observaciones de los grupos técnico y financiero, las revisa y ajusta y junto con las respuestas a observaciones de tipo jurídico, las publica en el SECOP.

Nota: Si alguna de las respuestas a las observaciones modifica el informe de evaluación, el Profesional Especializado del Área Jurídica advertirá esta situación al Comité Asesor y Evaluador para que el grupo al que le corresponda, realice la corrección y envíe el documento ajustado para publicación final del este informe en el SECOP.

22

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Elabora y publica el Acto administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta según el caso. Nota: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso.

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)

ETAPA CONTRACTUAL

23

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


24

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

25

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto

o Notifica al Representante Legal de la empresa o la Persona Natural para que se acerque personalmente a suscribir el contrato o envíe oficio de autorización con diligencia de presentación personal en Notaría para que

OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 97 de 198

VERSIÓN: 3

pueda recoger el contrato y solicita los demás documentos pertinentes para la celebración del mismo.




le advierte que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes deberá realizar las diligencias respectivas de legalización: constitución de la(s) garantía(s) contractuales y el pago de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional (si a ello hubiere lugar) según lo estipulado en el contrato.



26

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

27

ÁREA JURÍDICA






Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica mantendrá bajo su custodia y responsabilidad la carpeta o expediente contractual y esperará a que el Profesional Universitario del Área Jurídica le devuelva estos mismos documentos con el oficio de aprobación de la garantía única.

28 OFICIO DE



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 98 de 198

VERSIÓN: 3


Universitario 11)

o Verifica el cumplimiento de los requisitos para la legalización del contrato.







29

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE

CHEQUEO DE DOCUMENTOS (ver formato)

(PE: 1 DH)

30 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE




31

INTERVENTOR





32

ÁREA JURÍDICA






ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 99 de 198

VERSIÓN: 3

o Entrega al Auxiliar Administrativo para archivo en el expediente contractual.

33

ÁREA JURÍDICA



34

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

35

ÁREA DE TESORERÍA (Profesional

Universitario)





Nota: Este procedimiento se realizará por el Área de Tesorería cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato, hasta el penúltimo.

(PE: 6 DH)

36

ÁREA JURÍDICA


Revisa la documentación que recibe del Área de Tesorería, la archiva en el expediente contractual y realiza la foliación de los mismos. Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica deberá velar por el orden y la completud de todos los documentos que reposan en el expediente contractual. Para tal efecto, deberá guardar el expediente en un lugar seguro (bajo llave) y llevará un documento de control de préstamos de los documentos solamente a los funcionarios que se lo soliciten. Podrá prestar la carpeta completa del expediente contractual únicamente con la autorización del Coordinador del Área Jurídica. Las consecuencias por el desconocimiento de estos controles serán de su plena responsabilidad.

(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 100 de 198

VERSIÓN: 3


37

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

38

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


39

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

40

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

41

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

42

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

43

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

44

ÁREA JURÍDICA



45

ÁREA JURÍDICA




(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 101 de 198

VERSIÓN: 3




o Entrega una fotocopia del Acta de Liquidación Bilateral al Profesional Universitario del Área de Tesorería para los fines correspondientes como soporte inicial para alistar el ajuste de cuentas y finiquitar el negocio contractual.

46 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

47

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

48

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

49

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 102 de 198

VERSIÓN: 3

B. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: La Subasta Inversa está definida en el Art. 18 del DR. 2474/2008 como “…una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado…”

Para este caso, la Subasta Inversa será bajo la modalidad presencial y se enmarca dentro de la Selección Abreviada por ser un trámite más expedito, dada la estructura del DR. 2474/2008 en su capítulo II, sección I. Por ello, es importante aclarar que los procesos de selección por convocatoria pública que se adelanten a través de Subasta Inversa no tendrán límite en su cuantía.

El Instituto optará por esta modalidad siempre y cuando los bienes o servicios a adquirir sean de características técnicas uniformes y de común utilización conforme con Núm. 17 del capítulo III de este manual.

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA PRESENCIAL (Literal a), Núm. 2°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 18 y ss. del DR. 2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)


Recibe del Área solicitante el documento de Estudios Previos debidamente firmado con sus anexos y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal para dar inicio a la contratación con la respectiva ficha técnica del bien (o bienes) o servicio(s) a contratar.

2



o Elabora los siguientes documentos: Aviso de Convocatoria Proyecto de Pliego de Condiciones (PPC) basado en


con los Estudios Previos y la Ficha Técnica en el SECOP.

AVISO DE


PROYECTO DE


(PE: 1 DH)

3

ÁREA JURÍDICA


14/15)


participar en el proceso abreviado por subasta inversa presencial, en el plazo en que estuvo publicado este documento.



NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica se

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 5 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 103 de 198

VERSIÓN: 3

encarga de brindar las respuestas de tipo jurídico, toda vez que conformará el grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador.

4

SUBDIRECCIÓN


Y ÁREA

SOLICITANTE



TÉCNICAS

5

ÁREA JURÍDICA


14/15)







ACTO


PLIEGO DE



6

ÁREA JURÍDICA


14/15)






OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 3 DH)

7

COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR



AL PCD



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 104 de 198

VERSIÓN: 3

(ver formato) (PE: El del PCD)

ADENDA AL PCD


8

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Verifica y consolida las respuestas a las observaciones al PCD del Comité Asesor y Evaluador y las publica en el SECOP. NOTA: Si alguna de las respuestas a las observaciones al Pliego Definitivo, da lugar para modificar sustancialmente este documento, así como en las fechas del cronograma, el Profesional Especializado del Área Jurídica expedirá una Adenda, con un (1) día hábil de anterioridad a la fecha establecida para el cierre y la publicará en el SECOP.

9

GRUPO TÉCNICO



Contratista(s))






10

ÁREA JURÍDICA


14/15)


11



Administrativo)





Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el Área de Recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El Área de Recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica estará atento del normal desarrollo de la Audiencia Pública de Cierre, recordando, si fuese necesario, el procedimiento a seguir a los funcionarios responsables para evitar no conformidades.

ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 105 de 198

VERSIÓN: 3

12 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR





propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad; sin embargo, en virtud del artículo 22 del Decreto 2474 de 2008, se le otorga una última oportunidad hasta el momento anterior a la entrega de las contraseñas a los oferentes habilitados en la Audiencia Pública de Subasta Inversa. Si pasado este término el oferente no subsana, no podrá participar en la Audiencia y su oferta quedará rechazada.



(PE: El del PCD)

13

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

14






habilitantes y lo publica en el SECOP. NOTA: Contrario a los procedimientos establecidos para LP y SAMC, en la SASI Presencial solamente opera la verificación de las condiciones habilitantes en las propuestas, en cuyo informe se da a conocer el nombre de los oferentes que podrán participar en la Audiencia Pública de Subasta Inversa, lugar en donde se adjudicará el contrato a quien mejore el menor precio ofertado a partir de los lances a que haya lugar y pujas establecidas, según la dinámica de la misma.



(PE: El del PCD)

15



Recibe las observaciones de los proponentes al informe de verificación y evaluación y las envía a los grupos técnico y financiero para su análisis y elaboración de respuesta de


EVALUACIÓN



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 106 de 198

VERSIÓN: 3

acuerdo con su especialidad.

(PN: 3 DH)

16

GRUPOS


Y EVALUADOR

Elabora las respuestas a las observaciones de tipo técnico y financieras al informe de verificación de las condiciones habilitantes y las envía al Profesional Especializado del Área Jurídica.

RESPUESTAS A LAS


VERIFICACIÓN (PN: El del PCD)

17




Nota: Si alguna de las respuestas a las observaciones modifica el informe de verificación, el Profesional Especializado del Área Jurídica advertirá esta situación al Comité Asesor y Evaluador para que el grupo al que le corresponda, realice la corrección y envíe el documento ajustado para publicación final del este informe en el SECOP.

18

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Realiza la Audiencia Pública de Subasta Inversa

Presencial en el lugar y hora indicados, observando cuidadosamente el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones.

o Elabora el Acta de la Audiencia y la publica con el Acto administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta, según el caso.

Nota 1: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elaborará la Resolución que informe esta situación, la hará firmar del Ordenador del Gasto y la publicará en el SECOP. El proceso PODRÁ comenzar nuevamente, de persistir la necesidad de contratación; para lo cual, se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso.


SUBASTA INVERSA

(ver formato)

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)

ETAPA CONTRACTUAL

19

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


20 (PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 107 de 198

VERSIÓN: 3

ASISTENTE DE DIRECCIÓN


21

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto

o Notifica al Representante Legal de la empresa o la Persona Natural para que se acerque personalmente a suscribir el contrato o envíe oficio de autorización con diligencia de presentación personal en Notaría para que pueda recoger el contrato y solicita los demás documentos pertinentes para la celebración del mismo.







OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)

22

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

23

ÁREA JURÍDICA







ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 108 de 198

VERSIÓN: 3



24

ÁREA JURÍDICA








OFICIO DE APROBACIÓN DE

GARANTÍA (ver formato)

(PE: 2 Hr.)

25

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

26 ÁREA JURÍDICA





OFICIO DE






ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 109 de 198

VERSIÓN: 3


27

INTERVENTOR


Entrega el Acta de Inicio de Ejecución suscrita entre las partes al Profesional Universitario 10 del Área Jurídica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud.



28

ÁREA JURÍDICA





29

ÁREA JURÍDICA



30

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

28


Universitario)






(PE: 6 DH)

31


Revisa la documentación que recibe del Área de Tesorería, la archiva en el expediente contractual y realiza la foliación de los

(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 110 de 198

VERSIÓN: 3

Administrativo)

mismos. Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica deberá velar por el orden y la completud de todos los documentos que reposan en el expediente contractual. Para tal efecto, deberá guardar el expediente en un lugar seguro (bajo llave) y llevará un documento de control de préstamos de los documentos solamente a los funcionarios que se lo soliciten. Podrá prestar la carpeta completa del expediente contractual únicamente con la autorización del Coordinador del Área Jurídica. Las consecuencias por el desconocimiento de estos controles serán de su plena responsabilidad.


32

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

33

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


34

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

35

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

36

INTERVENTOR




o Entrega el Acta de Liquidación Bilateral al Profesional Universitario 10 del Área Jurídica para firma del Ordenador del Gasto.

(PE: 1 DH)

37

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

38

ASISTENTE DE Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 111 de 198

VERSIÓN: 3

DIRECCIÓN

Acta de Liquidación Bilateral y, una vez firmada, la devuelve al Profesional Universitario del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

39

ÁREA JURÍDICA



40

ÁREA JURÍDICA








(PE: 3 DH y 1 Hr)

41 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

42

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

43

ÁREA JURÍDICA




o Efectúa un chequeo de la documentación que debe reposar en el expediente, lo organiza conforme con la normatividad que rige para tal efecto y las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo y procede a su foliación y

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 112 de 198

VERSIÓN: 3

demás acciones de archivo.

44

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 113 de 198

VERSIÓN: 3

3. CONCURSO DE MÉRITOS A. ABIERTO: Esta modalidad de selección se encuentra consagrada en el Núm. 3° del Art. 2° de la L. 1150/2007 y desarrollada en el Art. 54 y ss. del DR. 2474/2008. Se llama Concurso Abierto porque prescinde del sistema de precalificación y de conformación de listas limitadas de participantes, según la definición del Art. 61 del DR. 2474/2008. En consecuencia, pueden participar los consultores que cumplan con todos los requisitos habilitantes establecidos en los PCD. El tipo de propuesta que aplica en este procedimiento ABIERTO será la simplificada, según lo estipulado en el segundo inciso del artículo 55 del DR. 2474/2008: “Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).” En el Instituto Caro y Cuervo, su procedimiento será el siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE MÉRITOS (ABIERTO)

(Núm. 3°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 54 y ss. del DR. 2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2




Aviso de Convocatoria Proyecto de Pliego de Condiciones (PPC) basado en



AVISO DE


PROYECTO DE


(PE: 1 DH)

3

ÁREA JURÍDICA


14/15)


participar en el proceso de concurso de méritos abierto, en el plazo en que estuvo publicado este documento.



NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica se encarga de brindar las respuestas de tipo jurídico, toda vez que

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 5 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 114 de 198

VERSIÓN: 3

conformará el grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador.

4

SUBDIRECCIÓN


Y ÁREA

SOLICITANTE



TÉCNICAS

5

ÁREA JURÍDICA


14/15)







ACTO


PLIEGO DE



6

ÁREA JURÍDICA


14/15)






OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 3 DH)

7

COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR



AL PCD



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 115 de 198

VERSIÓN: 3


ADENDA AL PCD


8

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Verifica y consolida las respuestas a las observaciones al PCD del Comité Asesor y Evaluador y las publica en el SECOP. NOTA: Si alguna de las respuestas a las observaciones al Pliego Definitivo, da lugar para modificar sustancialmente este documento, así como las fechas del cronograma, el Profesional Especializado del Área Jurídica expedirá una Adenda, con un (1) día hábil de anterioridad a la fecha establecida para el cierre y la publicará en el SECOP.

9

GRUPO TÉCNICO



Contratista(s))



o Entrega el acta de la visita técnica al Profesional Especializado del Área Jurídica en la que se informan los resultados de la misma.



10

ÁREA JURÍDICA


14/15)


11



Administrativo)






ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 116 de 198

VERSIÓN: 3

12 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR





propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota 1: El término para la verificación de las condiciones habilitantes de las propuestas, no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas. Esta situación deberá quedar informada en el Pliego de Condiciones. Nota 2: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que no le da lugar a postularse como oferente en el orden de elegibilidad para la Audiencia de Apertura de Propuestas Económicas.



(PE: El del PCD)

13

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

14






habilitantes con la respectiva asignación de puntajes y publica en el SECOP. (PE: 3 Hrs.)

Nota 1: El Comité Asesor y Evaluador debe entender que la verificación de las condiciones habilitantes con la asignación de puntajes, es considerada la primera tarea, para luego proceder a realizar la ordenación de elegibilidad de las ofertas, para la Audiencia de Apertura de Propuestas Económicas.


CONDICIONES HABILITANTES Y ASIGNACIÓN DE

PUNTAJES (ver formato)

(PE: El del PCD)

15 ÁREA JURÍDICA


Recibe las observaciones de los proponentes al informe de verificación y asignación de puntajes y las envía a los grupos




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 117 de 198

VERSIÓN: 3

14/15) técnico y financiero para su análisis y elaboración de respuesta de acuerdo con su especialidad.

AL INFORME CONSOLIDADO DE VERIFICACIÓN DE


PUNTAJES (PN: 3 DH)

16

GRUPOS


Y EVALUADOR


RESPUESTAS A LAS

OBSERVACIONES AL INFORME

CONSOLIDADO DE VERIFICACIÓN DE


PUNTAJES (PN: El del PCD)

17




Nota: Si alguna de las respuestas a las observaciones modifica el informe de verificación de condiciones habilitantes y asignación de puntajes, el Profesional Especializado del Área Jurídica advertirá esta situación al Comité Asesor y Evaluador para que el grupo al que le corresponda, realice la corrección y envíe el documento ajustado para publicación final del este informe en el SECOP.

18

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Realiza la Audiencia Pública de Apertura de Propuestas

Económicas en el lugar y hora indicados, observando cuidadosamente el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones y de acuerdo con los resultados finales del informe de verificación de las condiciones habilitantes y asignación de puntajes.

o Elabora el Acta de la Audiencia y la publica con el Acto

administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta, según el caso.

Nota 1: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso. Nota 2: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elabora la Resolución que informe esta situación, la hace firmar del Ordenador del Gasto y la publica en la página Web del Portal Único de Contratación. El proceso PODRÁ comenzar nuevamente de persistir la necesidad de contratación con la publicación de los pliegos definitivos; para lo cual se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta.

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 118 de 198

VERSIÓN: 3

ETAPA CONTRACTUAL

19

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


20

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

21

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto








OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)

22

ÁREA DE PRESUPUESTO



PRESUPUESTAL



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 119 de 198

VERSIÓN: 3


SIIF (PE: 1 Hr.)

23

ÁREA JURÍDICA







24

ÁREA JURÍDICA










(PE: 2 Hr.)

25

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

26 ÁREA JURÍDICA

(Profesional

Envía oficio de legalización del contrato por correo electrónico

OFICIO DE



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 120 de 198

VERSIÓN: 3

Universitario 10) al Interventor Interno (Supervisor), anexando el contrato original escaneado por ese medio y solicitándole el envío del Acta de Inicio de Ejecución suscrita con el contratista. En el oficio de legalización se deberá advertir lo siguiente, entre otras: Las fechas en que podrá dar inicio a la ejecución del







27

INTERVENTOR





28

ÁREA JURÍDICA





29

ÁREA JURÍDICA



30

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

31


Universitario)




o Envía la documentación entregada por el Interventor

(PE: 6 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 121 de 198

VERSIÓN: 3

Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista, al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.


32

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


33

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

34

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


35

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

36

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

37

INTERVENTOR




(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 122 de 198

VERSIÓN: 3


38

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

39

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

40

ÁREA JURÍDICA



41

ÁREA JURÍDICA








(PE: 3 DH y 1 Hr)

42 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

43

ÁREA DE


Universitario)



o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica

(PE: 6 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 123 de 198

VERSIÓN: 3

para su archivo en el expediente contractual.

44

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

45

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 124 de 198

VERSIÓN: 3

B. PRECALIFICACIÓN: Al igual que la anterior modalidad, ésta se encuentra consagrada en el Núm. 3° del Art. 2° de la L. 1150/2007 pero se desarrolla a partir del Art. 62 y ss. del DR. 2474/2008. Se llama Concurso de Méritos con Precalificación porque contrario al sistema abierto, se realiza la conformación de listas limitadas de participantes (cortas o multiusos) según se define en los Arts. 64 y 65 ibídem respectivamente. Existe una diferencia entre la lista corta y la lista multiusos: la primera, se utiliza para un único proceso de concurso de méritos; en tanto que la otra, atiende a varios procesos concursales determinados o determinables que tengan objeto común o similar y en los que se exige para todos la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS); sin embargo el procedimiento es el mismo en ambos casos, en el entendido que la Entidad decide qué tipo de lista va a conformar dependiendo si se trata de uno o varios procesos de CM, lo cual expresará claramente en el Aviso de Convocatoria. Podrán participar los consultores que hayan sido habilitados en la verificación de los requisitos y por ende, que hayan sido invitados por la Entidad para presentar oferta. El número de precalificados a escoger depende del tipo de propuesta que se exija en el PCD: PTS (no mayor a 10) y PTD15 (no mayor a 6). Sin embargo, existe un mínimo de dos (2) oferentes cuando no se logra integrar la lista completa, caso en el cual se da lugar a una segunda convocatoria. En el Instituto Caro y Cuervo el procedimiento será el siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE MÉRITOS (PRECALIFICACIÓN)

(Núm. 3°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 62 y ss. del DR. 2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2



o Elabora los siguientes documentos: Aviso de Convocatoria para conformar Lista Corta de

Precalificados Proyecto de Pliego de Condiciones (PPC) basado en

la información de los Estudios y Documentos Previos. o Realiza la publicación en el SECOP de los anteriores

documentos junto con los Estudios Previos.

AVISO DE

CONVOCATORIA PARA

PRECALIFICACIÓN (ver formato)

PROYECTO DE


(PE: 1 DH)

3

ÁREA JURÍDICA



participar en el proceso de concurso de méritos por precalificación, en el plazo en que estuvo publicado este

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

15 PTD Propuesta Técnica Detallada



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 125 de 198

VERSIÓN: 3

14/15) documento.




(PN: 5 DH)

4

SUBDIRECCIÓN


Y ÁREA

SOLICITANTE



TÉCNICAS

5

ÁREA JURÍDICA

(Auxiliar Administrativo /

Profesional Universitario 10)

Recibe las expresiones de interés en participar dentro del término establecido en el Aviso de Convocatoria para conformación de Lista Corta de Precalificación y una vez cumplido el término, las entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica.

EXPRESIÓN DE INTERÉS

(PN: 3 DH)

6

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Recibe las expresiones de interés del Auxiliar Administrativo o Profesional Universitario, las verifica en su contenido y las pone a disposición de los grupos del Comité Asesor y Evaluador.

7 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR


financieras y jurídicas de carácter habilitante, en los formatos establecidos para cada aspecto, a partir de lo informado en el Aviso de Convocatoria para conformar Lista Corta de Precalificados.



propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota 1: El término para la verificación de las condiciones habilitantes de las propuestas, no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas. Esta situación deberá quedar informada en el Pliego de Condiciones.



(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 126 de 198

VERSIÓN: 3

Nota 2: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que no le da lugar para postularse en la Lista Corta de Oferentes Precalificados.

8

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

9






habilitantes y publica en el SECOP. (PE: 5 Hrs.) o Si el número de posibles oferentes para integrar la Lista

Corta es mayor a seis (6) para PTD y mayor a diez (10) para PTS, realiza la Audiencia Pública de Sorteo en el lugar y fecha indicados en el PCD y la publica en el SECOP.

Nota: Si la conformación de la lista es multiusos, ésta deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes y solamente aplicará para la participación de varios CM con presentación de Propuestas Técnicas Simplificadas (PTS) o Elabora el Acto Administrativo (Resolución) que integra y

establece la Lista Corta de Precalificación, con base en el informe consolidado de las condiciones habilitantes y el acta de sorteo y lo publica en el SECOP. Aplica únicamente el recurso de reposición de los participantes contra la decisión contenida en el Acto. (PE: 3 Hr)

Nota 1: El Comité Asesor y Evaluador debe entender que la verificación de las condiciones habilitantes, es considerada la primera tarea, para conformar la lista corta de precalificados; es decir, los oferentes que tendrán derecho a presentar sus propuestas técnicas de acuerdo con lo estipulado en el PCD, y posteriormente, realizar la evaluación con asignación de puntaje y realizar la ordenación de elegibilidad de las ofertas, para la Audiencia Pública de Apertura de Propuestas Económicas. Nota 2: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera el número de la Resolución con la que se integra la



(PE: El del PCD)


SORTEO (ver formato)

(PE: 2 Hr)

ACTO ADMINISTRATIVO LISTA CORTA DE

PRECALIFICACIÓN (ver formato)

(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 127 de 198

VERSIÓN: 3

lista corta de oferentes precalificados.

10

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Recibe los Recursos de Reposición por parte de las

personas que manifestaron su interés durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación de la Resolución en el SECOP.

o Analiza el contenido de los recursos de reposición interpuestos y los responde mediante la publicación de la Resolución, por la cual se conforma la LISTA CORTA DE PRECALIFICACIÓN DEFINITIVA y la publica en el SECOP. El Acto administrativo queda en firme con la publicación (PE: 1 DH)

o Elabora y envía las cartas de invitación para presentar propuesta a cada una de las personas que integran la lista corta o la lista multiusos según el caso y publica en el SECOP.

Nota 1: El contenido de las cartas de invitación será el establecido en los tres numerales del Art. 67 del DR. 2474/2008 indicando, además, que la propuesta debe presentarse en dos (2) sobres sellados: uno para la oferta económica y el otro para la propuesta técnica y demás documentos exigidos. Nota 2: En caso de no recibir recursos de reposición, durante el plazo establecido, el Profesional Especializado del Área Jurídica elaborará una Constancia de Ejecutoria del Acto administrativo (Resolución) y la publicará en la página Web del Portal Único de Contratación.

RECURSOS DE REPOSICIÓN

(PN: 5 DH)

ACTO ADMINISTRATIVO LISTA CORTA DE

PRECALIFICACIÓN DEFINITIVA


CARTAS DE INVITACIÓN (ver formato)

(PE: El del PCD)

11



o Da el ajuste final al Pliego de Condiciones consolidando el

Definitivo (PCD), en coordinación con el Área solicitante y la Subdirección Administrativa y Financiera en lo pertinente y lo publica en el SECOP.



NOTA: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera el número de la Resolución con la que se da apertura al proceso de selección y deberá seguir el procedimiento de la firma de este acto administrativo por el Ordenador del Gasto con la asistente de Dirección.

ACTO


PLIEGO DE



12



interesadas, en el plazo en que estuvo publicado este

OBSERVACIONES

DE LOS



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 128 de 198

VERSIÓN: 3


documento.




INTERESADOS (PN: 3 DH)

13

COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR




(PE: El del PCD)


(PE: 3 Hr)

14

ÁREA JURÍDICA


14/15)


15

GRUPO TÉCNICO



Contratista(s))



o Entrega el acta de la visita técnica al Profesional Especializado del Área Jurídica en la que se informan los resultados de la misma.

ACTA DE VISITA


(PE: 1 DH)

16

ÁREA JURÍDICA


14/15)


17



Administrativo)




ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 129 de 198

VERSIÓN: 3



18

GRUPO TÉCNICO DEL COMITÉ ASESOR Y

EVALUADOR

Realiza la evaluación a las ofertas recibidas con base en la información de los Pliegos de Condiciones Definitivos y envía el informe al Profesional Especializado del Área Jurídica.

INFORME DE

EVALUACIÓN A OFERENTES

PRECALIFICADOS (ver formato)

(PE: El del PCD)

19



o Recibe y revisa el informe de evaluación a las propuestas

elaborado por el Grupo Técnico del Comité Asesor y Evaluador y lo publica en el SECOP.

o Elabora el Acta del orden de elegibilidad de propuestas que servirá para la Audiencia Pública de Apertura de Propuestas Económicas y la publica en el SECOP.

ACTA ORDEN DE ELEGIBILIDAD DE

PROPUESTAS (ver formato)

(PE: El del PCD)

20



Recibe las observaciones de los proponentes calificados al informe de evaluación y procede a enviárselas al Grupo Técnico del Comité Asesor y Evaluador para su respuesta.


AL INFORME (PN: 3 DH)

21

GRUPO TÉCNICO


EVALUADOR

Elabora las respuestas a las observaciones del informe de evaluación.

RESPUESTAS A LAS

OBSERVACIONES AL INFORME DE


22



Recibe las respuestas a las observaciones del grupo técnico, las revisa y las publica en el SECOP.




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 130 de 198

VERSIÓN: 3

23

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Realiza la Audiencia Pública de Apertura de Propuestas

Económicas en el lugar y hora indicados, observando cuidadosamente el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones y de acuerdo con el informe de evaluación.

o Elabora el Acta de la Audiencia y la publica con el Acto

administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta, según el caso.

Nota 1: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso. Nota 2: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elabora la Resolución que informe esta situación, la hace firmar del Ordenador del Gasto y la publica en la página Web del Portal Único de Contratación. El proceso PODRÁ comenzar nuevamente de persistir la necesidad de contratación con la publicación de los pliegos definitivos; para lo cual se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta.

ACTA DE LA

AUDIENCIA DE APERTURA DE PROPUESTAS (ver formato)

(PE: 1 DH)

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)

ETAPA CONTRACTUAL

24

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


25

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

26

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto




OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 131 de 198

VERSIÓN: 3





27

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

28

ÁREA JURÍDICA







29

ÁREA JURÍDICA








(PE: 2 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 132 de 198

VERSIÓN: 3



30

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

31 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE




32

INTERVENTOR





33

ÁREA JURÍDICA





34

ÁREA JURÍDICA





ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 133 de 198

VERSIÓN: 3

35

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

36


Universitario)






(PE: 6 DH)

37

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


38

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

39 Entrega al Interventor Interno el estado de cuenta del contrato



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 134 de 198

VERSIÓN: 3


Universitario)

solicitado. ESTADO DE CUENTA


(PE: 1 DH)

40

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

41

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

42

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

43

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

44

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

45

ÁREA JURÍDICA



46

ÁREA JURÍDICA






en las instalaciones del Instituto o recibe este documento por tercera persona debidamente firmado (si el contratista

(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 135 de 198

VERSIÓN: 3

no asiste personalmente) (PE: 3 DH)


47 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

48

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

49

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

50

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)

ESCOGENCIA DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS: En el Instituto Caro y Cuervo el procedimiento para la escogencia del intermediario de seguros se realizará conforme al Concurso de Méritos con el sistema de precalificación para conformación de lista corta únicamente, toda vez que el Consejo de Estado declaró NULO el Art. 75 del DR 2474/2008 que lo reglamentaba.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 136 de 198

VERSIÓN: 3

4. SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: La modalidad de selección de mínima cuantía se estableció nuevamente en virtud del Decreto 2516 el 12 de julio de 2011 por el cual se desarrolló el Art. 94 de la Ley 1474 de 2011 de anticorrupción. En el Instituto Caro y Cuervo el procedimiento será el siguiente:

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2




Aviso de Convocatoria Invitación Pública (IP) basado en la información de los

Estudios y Documentos Previos. o Realiza la publicación de los anteriores documentos junto


AVISO DE


INVITACIÓN

PÚBLICA (ver formato)

(PE: 1 DH)

3



Administrativo)


señalados en la IP acompañado del Auxiliar Administrativo del Área y entrega el acta al Profesional Especializado del Área Jurídica para que la publique en el SECOP.

o Entrega las copias No 1 y 2 de la propuesta con el menor precio ofertado dispuestas en sobres cerrados, a los funcionarios o contratistas de los grupos técnico y financiero respectivamente para la verificación de las condiciones técnicas y financieras habilitantes correspondientes.



ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 137 de 198

VERSIÓN: 3

4 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR





propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota 1: El término de evaluación (verificación y calificación) de las propuestas, no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas. Esta situación deberá quedar informada en el Pliego de Condiciones. Nota 2: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que no le da lugar a ser calificado con la respectiva asignación de puntaje.

OFICIO DE

REQUERIMIENTO A OFERENTES (ver formato)

(PE: El del PCD)

5

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

6






habilitantes y de evaluación indicando el oferente a quien se le adjudicará el contrato del proceso de selección y lo publica en el SECOP.

Nota 1: Si la propuesta con el menor precio ofertado cumple con todos los requisitos exigidos de carácter habilitante (jurídico, financiero y técnico) se le adjudicará el contrato del proceso sin lugar a más trámites. De lo contrario, procederá el mismo procedimiento con la propuesta que haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente hasta que alguna quede habilitada. Nota 2: El Comité Asesor y Evaluador debe entender que la

INFORME DE EVALUACIÓN (ver formato)

(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 138 de 198

VERSIÓN: 3

verificación de las condiciones habilitantes es considerada la primera tarea, para luego proceder a calificar aquellas propuestas que cumplieron con todos los aspectos de verificación por el grupo técnico. Por lo tanto, existirá internamente un plazo para la verificación y otro para la evaluación con asignación de puntaje.

7



Recibe las observaciones de los proponentes al informe de evaluación y las envía a los grupos técnico y financiero para su análisis y elaboración de respuesta de acuerdo con su especialidad.



8

GRUPOS


Y EVALUADOR


RESPUESTAS A LAS



9





10

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Elabora y publica el Acto administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta según el caso. Nota: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso y deberá seguir el procedimiento de la firma de este acto administrativo por el Ordenador del Gasto con la asistente de Dirección.

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)

ETAPA CONTRACTUAL

11

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


12

ASISTENTE DE

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 139 de 198

VERSIÓN: 3

DIRECCIÓN

contrato y una vez firmado, lo devuelve al Profesional Universitario o Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

13

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto








OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)

14

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

15

ÁREA JURÍDICA







ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 140 de 198

VERSIÓN: 3



16

ÁREA JURÍDICA








OFICIO DE



17

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

18 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE






ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 141 de 198

VERSIÓN: 3

19

INTERVENTOR





20

ÁREA JURÍDICA





21

ÁREA JURÍDICA



22

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

23


Universitario)






(PE: 6 DH)

24



(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 142 de 198

VERSIÓN: 3

Administrativo)



25

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

26

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


27

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

28

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

29

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

30

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

31


(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 143 de 198

VERSIÓN: 3

DIRECCIÓN


32

ÁREA JURÍDICA



33

ÁREA JURÍDICA








(PE: 3 DH y 1 Hr)

34 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

35

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

36

ÁREA JURÍDICA




o Efectúa un chequeo de la documentación que debe reposar en el expediente, lo organiza conforme con la normatividad que rige para tal efecto y las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo y procede a su foliación y

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 144 de 198

VERSIÓN: 3

demás acciones de archivo.

37

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 145 de 198

VERSIÓN: 3

5. CONTRATACIÓN DIRECTA: Las causales para la contratación directa están señaladas en el Núm. 4 del Art. 2° de la L. 1150/2007 y desarrolladas a partir del Art. 77 (Acto administrativo de Justificación de la Contratación Directa) y ss del DR. 2474/2008. Para los efectos del presente Manual de Contratación, los siguientes procedimientos serán los utilizados en el Instituto Caro y Cuervo, según las necesidades a satisfacer:

A. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión B. Contratos Interadministrativos C. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

D. Contratos cuando no exista pluralidad de oferentes E. Contratos de arrendamiento F. Contratos para adquisición de inmuebles A. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN: Este tipo de contratos son frecuentes en la Administración Pública, dada la inexistencia o insuficiencia de empleos en la planta de personal de los diferentes niveles (asistencial, técnico, profesional y asesor) para atender las necesidades propias de las Entidades en relación con su misión y por ende, en la gestión de los procesos y de las tareas encomendadas. El Instituto Caro y Cuervo, considerará conveniente y oportuno la contratación de personas naturales con el perfil académico y la experiencia específica necesaria para atender las labores de cada dependencia, sin necesidad de obtener varias hojas de vida. De igual forma, el Art. 1º del DR. 4266/2010 faculta a las Entidades para la contratación directa con personas jurídicas, lo cual puede considerarse un “defecto” o un “exceso” que quedó establecido en dicho artículo toda vez que, es permisiva para que la Administración obvie los procesos de selección por convocatoria que, en la mayoría de los casos, su resultado es la contratación con una o varias personas jurídicas dada la complejidad del objeto y las especificidades que informa el Pliego de Condiciones. Por lo anterior, hasta tanto la jurisprudencia no aclare este posible “yerro normativo” el Instituto Caro y Cuervo, contratará por este artículo solamente a personas naturales de los diferentes niveles, en asimilación a las denominaciones (competencias laborales, funciones y asignaciones salariales) de los empleos de planta de las entidades del orden nacional. De otro lado, el inciso segundo de este Artículo 1º que diferencia entre los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión frente a aquellos de consultoría, en el sentido que los primeros son de naturaleza intelectual y los segundos, se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad, no deja de ser una imprecisión a todas luces, como quiera que la consultoría es eminentemente un trabajo académico y por ende, intelectual y la prestación de servicios, incluso cuando es operativa, también se deriva, de alguna manera, del quehacer de la Entidad. Sin embargo, y como se dijo anteriormente, esto tampoco ha sido aclarado por las altas cortes en sus pronunciamientos jurisprudenciales; por ello la prestación de servicios será un contrato con afectación al presupuesto de funcionamiento en la mayoría de veces. Por último, a partir de la definición de lo que significa “trabajo artístico” la Entidad podrá contratar personas naturales para estas labores. El siguiente será el procedimiento para celebrar este tipo de contratos:

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

(Literal h), Núm. 4°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 1º del DR. 4266/2011)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 146 de 198

VERSIÓN: 3

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)


o Recibe el documento de Estudios Previos debidamente

firmado con sus anexos y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal del Área solicitante para dar inicio a la contratación.

o Solicita al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica la gestión del requerimiento de la documentación (requisitos) a la persona escogida e invitarle a presentar propuesta.

2

ÁREA JURÍDICA


o Solicita la documentación (requisitos) e invita a la persona

escogida a presentar propuesta mediante oficio enviado a su cuenta de correo electrónico. En caso de no poseer una cuenta de correo, se enviará el oficio en físico a la dirección de residencia reportada.

o Recibe y revisa la documentación aportada por la persona invitada con su respectiva propuesta.

Nota: Con el fin de que la persona escogida presente su propuesta al contrato a celebrar, el Auxiliar Administrativo del Área Jurídica también le enviará el documento de Estudios Previos escaneado a la cuenta de correo electrónico.

OFICIO DE

SOLICITUD DE REQUISITOS PARA

SUSCRIBIR CONTRATO


ETAPA CONTRACTUAL

3

ÁREA JURÍDICA


o Elabora el concepto de viabilidad y el contrato de

prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, según corresponda lo imprime, le asigna el número consecutivo y fecha.

o Entrega los anteriores documentos a la asistente de

Dirección para la firma del Ordenador del Gasto. Nota: Conforme con la sentencia del Consejo de Estado Auto del 7 de marzo de 2011, Rad. 2009-00070-00 (Exp. 37.044), no se hace necesario elaborar el Acto Administrativo de Justificación para la contratación de personas naturales para la prestación de servicios profesionales y los de apoyo a la gestión. Sin embargo, el concepto de viabilidad que firma el Ordenador del Gasto es suficiente para confirmar la selección de la persona natural a contratar, en virtud de la idoneidad y experiencia requeridas debidamente acreditadas.

CONCEPTO DE VIABILIDAD


CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES (ver formato)

(PE: 1 DH)

4

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el concepto de viabilidad y el contrato. Una vez firmados, los devuelve al Profesional Universitario o Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 147 de 198

VERSIÓN: 3

5

ÁREA JURÍDICA



Ordenador del Gasto

o Notifica a la Persona Natural para que se acerque personalmente a suscribir el contrato y le solicita los demás documentos pertinentes para la celebración del mismo.

o Hace firmar el contrato de la persona natural en las

instalaciones del Instituto. Una vez firmado el contrato nace a la vida jurídica y se entiende perfeccionado. La persona natural ahora se denomina contratista.

o Entrega una copia suscrita del documento al contratista y le advierte que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes deberá realizar las diligencias respectivas de legalización: constitución de la(s) garantía(s) contractuales y el pago de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional (si a ello hubiere lugar) según lo estipulado en el contrato.

o Solicita al Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del Certificado de Registro Presupuestal, para lo cual, enviará el contrato firmado por las partes escaneado al correo electrónico del funcionario competente.

OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)

6

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

7

ÁREA JURÍDICA


o Recibe el Certificado de Registro Presupuestal del

Profesional Universitario del Área de Presupuesto, lo archiva en la carpeta o expediente contractual.




8

ÁREA JURÍDICA




o Elabora oficio de aprobación de la(s) garantía(s)



(PE: 2 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 148 de 198

VERSIÓN: 3

contractual(es) (PE: 1 Hr.)




9

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

10 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE




11

INTERVENTOR





12

ÁREA JURÍDICA







ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 149 de 198

VERSIÓN: 3

13

ÁREA JURÍDICA



14

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

15


Universitario)






(PE: 6 DH)

16

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


17 Finalizado el plazo de ejecución del contrato, solicita al Área de (PE: 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 150 de 198

VERSIÓN: 3

INTERVENTOR INTERNO

(Supervisor)

Tesorería el estado de cuenta del mismo que refleje el número de pagos realizados y los pendientes por efectuar.

18

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO (PE: 1 DH)

19

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

20

ÁREA JURÍDICA


Revisa el Acta de Liquidación Bilateral y hace las observaciones respectivas para su ajuste o, da el visto bueno a la misma regresándola al Interventor Interno por correo electrónico.

(PE: 1 DH)

21

INTERVENTOR




o Entrega el Acta de Liquidación Bilateral al Profesional Universitario del Área Jurídica para gestión de la firma del Ordenador del Gasto.

(PE: 1 DH)

22

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

23

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

24

ÁREA JURÍDICA



25

ÁREA JURÍDICA





(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 151 de 198

VERSIÓN: 3




26 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

27

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

28

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

29

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 152 de 198

VERSIÓN: 3

B. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Las entidades públicas buscan satisfacer sus necesidades y cumplir con sus objetivos y el Estatuto de Contratación les brinda esa posibilidad a través de los contratos interadministrativos que reflejan la cooperación entre las mismas. Por tratarse de entidades públicas, existirá una mayor confianza, por tal motivo pueden prescindir de las garantías y cláusulas exorbitantes. A partir de lo señalado en el literal c) del Núm. 4 del Art. 2° de la L. 1150/2007, lo estipulado en el Art. 78 del DR. 2474/2008 y lo explicado en el literal j) del Núm. 4 del Capítulo II del presente Manual, el siguiente será el procedimiento para celebrar Contratos Interadministrativos:

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS (Literal c), Núm. 4°, Art. 2° de la L. 1150/2007, Arts. 92 y 95 L.1474/2011 y el Art. 78 del DR.

2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2

ÁREA JURÍDICA


o Solicita a la Entidad del Estado la documentación

(requisitos) mediante oficio enviado por correo electrónico.

o Recibe y revisa la documentación aportada por la Entidad del Estado y entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica para los trámites correspondientes.

Nota: Los requisitos son aquellos documentos de la Entidad del Estado que será contratista y de su Representante Legal necesarios para elaborar el respectivo contrato, entre ellos: (i) la propuesta técnica con sus especificaciones (actividades, cronogramas, plazos, valor económico, etc.); (ii) las actas de acuerdo o entendimiento firmadas previamente por los grupos de trabajo de ambas entidades; (iii) Estatutos de la Entidad (naturaleza legal, funciones, misión, etc.); (iv) Nombre e identificación del Representante Legal o de quien firmará el contrato, su cargo, fecha de posesión, etc.)

OFICIO DE


SUSCRIBIR CONTRATO


ETAPA CONTRACTUAL

3 ÁREA JURÍDICA


Elabora y publica el Acto Administrativo de Justificación (Resolución) en el SECOP, de conformidad con lo señalado en el Art. 77 del DR. 2474/2008. Nota: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se justificará la contratación.

ACTO

ADMINISTRATIVO DE

JUSTIFICACIÓN (ver formato)

(PE:1 DH)




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 153 de 198

VERSIÓN: 3

4

ÁREA JURÍDICA


o Elabora el contrato con base en la información de los

Estudios Previos, imprime dos (2) originales del mismo tenor y le asigna el número consecutivo y la fecha.



CONTRATO

INTERADMINIS-TRATIVO


5

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el contrato en sus dos ejemplares y una vez firmados, los devuelve al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

6

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Asistente de Dirección los dos ejemplares del

contrato firmados por el Ordenador del Gasto.

o Envía los dos ejemplares del contrato firmados al Representante Legal de la Entidad del Estado para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización.

o Recibe uno de los ejemplares del contrato debidamente

firmado por el Representante Legal de la Entidad contratista.


Nota: El envío de los dos ejemplares del contrato interadministrativo, se hará por oficio elaborado y firmado por el Auxiliar Administrativo y en todo caso, deberá advertir los fines del mismo y los trámites para su legalización con la Entidad contratante: constitución de la garantía única y pago de derechos de publicación si a ello hubiere lugar según lo estipulado en el contrato.

OFICIO

REMISORIO DEL CONTRATO


OFICIO DE SOLICITUD DE

CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)

7

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

8

ÁREA JURÍDICA



Profesional Universitario del Área de Presupuesto, los archiva en la carpeta o expediente contractual.

o Recibe la garantía única y el comprobante de derechos de publicación por parte de la Entidad contratista, si hay lugar a ello.

o Entrega la garantía única, el comprobante de derechos de publicación y el Certificado de Registro Presupuestal con



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 154 de 198

VERSIÓN: 3

el contrato original al Profesional Universitario del Área Jurídica para su revisión y trámites de aprobación.


9

ÁREA JURÍDICA










(PE: 2 Hr.)

10

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

11 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE




12 Entrega el Acta de Inicio de Ejecución suscrita entre las partes



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 155 de 198

VERSIÓN: 3

INTERVENTOR INTERNO

(Supervisor)

al Profesional Universitario del Área Jurídica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud.



13

ÁREA JURÍDICA





14

ÁREA JURÍDICA



15

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) a la Entidad contratista según se haya estipulado en el contrato: o Informe de actividades del periodo de la Entidad contratista

con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

o Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales de la Entidad contratista (si aplica)

Nota: Este procedimiento se realizará por el Interventor Interno cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato, hasta el penúltimo.

INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

16


Universitario)



o Si los requisitos están completos y conforme con la programación de pagos según el PAC, realiza el pago a la Entidad contratista en la cuenta bancaria informada por esta previamente.



(PE: 6 DH)

17

ÁREA JURÍDICA


Revisa la documentación que recibe del Área de Tesorería, la archiva en el expediente contractual y realiza la foliación de los mismos.

(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 156 de 198

VERSIÓN: 3

Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica deberá velar por el orden y la completud de todos los documentos que reposan en el expediente contractual. Para tal efecto, deberá guardar el expediente en un lugar seguro (bajo llave) y llevará un documento de control de préstamos de los documentos solamente a los funcionarios que se lo soliciten. Podrá prestar la carpeta completa del expediente contractual únicamente con la autorización del Coordinador del Área Jurídica. Las consecuencias por el desconocimiento de estos controles serán de su plena responsabilidad.


18

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

19

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


20

INTERVENTOR


Elabora el Acta de Liquidación Bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta, para realizar el último pago a la Entidad contratista y la envía por correo electrónico al Área Jurídica para su revisión y/o visto bueno, con el estado de cuenta.



(PE: 1 DH)

21

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

22

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

23

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

24

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el Acta de Liquidación Bilateral y, una vez firmada, la devuelve al Profesional Universitario del Área Jurídica para el trámite

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 157 de 198

VERSIÓN: 3

correspondiente.

25

ÁREA JURÍDICA


Recibe el Acta de Liquidación Bilateral del Asistente de Dirección debidamente firmada y la entrega al Auxiliar Administrativo.

26

ÁREA JURÍDICA




o Envía el Acta de Liquidación Bilateral firmada al Representante Legal de la Entidad contratista para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. (PE: 1 Hr)

o Recibe el Acta de Liquidación Bilateral debidamente

firmada por el Representante Legal de la Entidad contratista. (PE: 3 DH)


(PE: 3 DH y 1 Hr)

27 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

28

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

29

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 158 de 198

VERSIÓN: 3

30

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 159 de 198

VERSIÓN: 3

C. CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS: El Art. 80 del DR. 2474/2008 refiere que para este tipo de contratos se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. Al respecto, el Art. 2° de la precitada norma señala que las siguientes actividades serán científicas y tecnológicas:

1. Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información. 2. Difusión científica y tecnológica, esto es, Información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología. 3. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normatización, metrología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica. 4. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica. 5. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías, nacionales o extranjeras. 6. Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que este tipo de contratos fueron contemplados en la L.1150/2007, el siguiente será el procedimiento en el Instituto Caro y Cuervo para celebrar contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas:

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS

(Literal e), Núm. 4°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 80 del DR. 2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2

ÁREA JURÍDICA


o Solicita a la Persona Natural o Representante Legal de la

Empresa o Entidad del Estado la documentación (requisitos) mediante oficio enviado por correo electrónico.

o Recibe y revisa la documentación aportada por la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa o Entidad del Estado y entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica para los trámites correspondientes.

Nota: Los requisitos son aquellos documentos de la Entidad, Empresa o persona natural que será contratista y/o de su Representante Legal necesarios para elaborar el respectivo contrato, entre ellos: (i) la propuesta técnica con sus especificaciones (actividades, cronogramas, plazos, valor económico, etc.); (ii) las actas de acuerdo o entendimiento firmadas previamente por los grupos de trabajo de ambas

OFICIO DE


SUSCRIBIR CONTRATO




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 160 de 198

VERSIÓN: 3

entidades; (iii) Estatutos de la Empresa o Entidad (naturaleza legal, funciones, misión, etc.); (iv) Nombre e identificación del Representante Legal o de quien firmará el contrato, su cargo, fecha de posesión, etc.)

ETAPA CONTRACTUAL

3 ÁREA JURÍDICA



ACTO

ADMINISTRATIVO DE


(PE:1 DH)

4

ÁREA JURÍDICA


o Elabora el contrato con base en la información de los

Estudios Previos. Si el contratista será una Entidad del Estatal, imprime dos (2) originales del mismo tenor y le asigna el número consecutivo y la fecha.



CONTRATO PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES

CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS


5

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el contrato (o en sus dos ejemplares si es del caso) y una vez firmado(s), lo(s) devuelve al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

6

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Asistente de Dirección el contrato (o sus dos

ejemplares si es el caso) firmados por el Ordenador del Gasto.

o Notifica a la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa para que se acerque personalmente a suscribir el contrato y le solicita los demás documentos pertinentes para la celebración del mismo, o solicita recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización.

Nota: Si es una Entidad del Estado, envía el documento firmado al Representante Legal para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. o Hace firmar el contrato de la persona natural o del

Representante Legal de la Empresa en las instalaciones del Instituto, o recibe debidamente firmado por el Representante Legal de la Empresa o Entidad del Estado.


OFICIO

REMISORIO DEL CONTRATO



CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 161 de 198

VERSIÓN: 3

Nota: El envío de los dos ejemplares del contrato a la Entidad del Estado, se hará por oficio elaborado y firmado por el Auxiliar Administrativo y en todo caso, deberá advertir los fines del mismo y los trámites para su legalización con la Entidad contratante: constitución de la garantía única y pago de derechos de publicación si a ello hubiere lugar según lo estipulado en el contrato.

7

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

8

ÁREA JURÍDICA







9

ÁREA JURÍDICA










(PE: 2 Hr.)

10

ÁREA JURÍDICA




LISTA DE

CHEQUEO DE DOCUMENTOS



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 162 de 198

VERSIÓN: 3

o Imprime y pega en la carpeta el formato de lista de

chequeo de documentos y lo diligencia con la revisión de toda la documentación que reposa en el expediente contractual, siguiendo las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo del Instituto Caro y Cuervo y procede a realizar la foliación de cada uno de los documentos en su respectivo orden.


11 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE




12

INTERVENTOR





13

ÁREA JURÍDICA





14

ÁREA JURÍDICA



15

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) a la Entidad contratista según se haya estipulado en el contrato: o Informe de actividades del periodo del contratista con su



INFORME DE


(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 163 de 198

VERSIÓN: 3

16


Universitario)






(PE: 6 DH)

17

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


18

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

19

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


20

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

21

ÁREA JURÍDICA Revisa el Acta de Liquidación Bilateral y hace las

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 164 de 198

VERSIÓN: 3


observaciones respectivas para su ajuste o, da el visto bueno a la misma regresándola al Interventor Interno por correo electrónico.

22

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

23

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

24

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

25

ÁREA JURÍDICA



26

ÁREA JURÍDICA





Nota: Envía el Acta de Liquidación Bilateral firmada al Representante Legal de la Entidad contratista para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. (PE: 1 Hr)

o Hace firmar el Acta de Liquidación Bilateral de la persona natural o del Representante Legal de la Empresa en las instalaciones del Instituto, o recibe uno de los ejemplares del contrato debidamente firmado por el Representante Legal de la Empresa o Entidad del Estado.



o Entrega una fotocopia del Acta de Liquidación Bilateral al

(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 165 de 198

VERSIÓN: 3

Profesional Universitario del Área de Tesorería para los fines correspondientes como soporte inicial para alistar el ajuste de cuentas y finiquitar el negocio contractual.

27 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

28

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

29

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

30

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 166 de 198

VERSIÓN: 3

D. CONTRATOS CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES: Son claras las causales que señala el Art. 81 del DR. 2474/2008 para que no exista pluralidad de oferentes que suponga que el objeto y las actividades establecidas en el Estudio Previo, puedan contratarse mediante un proceso directo sin convocatoria pública. Estas son:

1. Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP. 2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los

derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

En el Instituto Caro y Cuervo, este será el procedimiento a seguir para celebrar este tipo de contratos:

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATOS CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES

(Literal g), Núm. 4°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 81 del DR. 2474/2008)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)



2

ÁREA JURÍDICA



Empresa, la documentación (requisitos) mediante oficio enviado por correo electrónico.

o Recibe y revisa la documentación aportada por la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa y entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica para los trámites correspondientes.

Nota: Los requisitos son aquellos documentos de la Empresa o persona natural que será contratista y/o de su Representante Legal necesarios para elaborar el respectivo contrato, entre ellos: (i) la certificación expedida por la Cámara de Comercio donde esté registrada, acreditando que no existe otra persona inscrita con el mismo objeto; (ii) la certificación expedida por la Dirección Nacional de Derechos de Autor, la Superintendencia de Industria y Comercio o la Entidad competente, que acredite la titularidad de los derechos de autor o de propiedad industrial del bien, servicio u obra literaria a vender a la Entidad; (iii) la certificación expedida por la Entidad o Empresa competente que acredite a la persona natural o jurídica como proveedor exclusivo del bien, servicio u obra literaria a vender al Instituto Caro y Cuervo.

OFICIO DE


SUSCRIBIR CONTRATO


ETAPA CONTRACTUAL

3 ÁREA JURÍDICA


Elabora y publica el Acto Administrativo de Justificación (Resolución) en el SECOP, de conformidad con lo señalado en

ACTO

ADMINISTRATIVO



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 167 de 198

VERSIÓN: 3

el Art. 77 del DR. 2474/2008. Nota: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se justificará la contratación.

DE JUSTIFICACIÓN

(ver formato) (PE:1 DH)

4

ÁREA JURÍDICA


o Elabora el contrato con base en la información de los Estudios Previos, lo imprime, le asigna el número consecutivo y fecha.



CONTRATO CUANDO NO

EXISTE PLURALIDAD DE

OFERENTES (ver formato)

(PE: 1 DH)

5

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el contrato y una vez firmado, lo devuelve al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

6

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Asistente de Dirección el contrato firmados por

el Ordenador del Gasto.


o Hace firmar el contrato de la persona natural o del




CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)

7

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

8

ÁREA JURÍDICA








ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 168 de 198

VERSIÓN: 3



9

ÁREA JURÍDICA










(PE: 2 Hr.)

10

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

11 ÁREA JURÍDICA






OFICIO DE






ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 169 de 198

VERSIÓN: 3

12

INTERVENTOR





13

ÁREA JURÍDICA





14

ÁREA JURÍDICA



15

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) a la Entidad contratista según se haya estipulado en el contrato: o Informe de actividades del periodo del contratista con su



INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

16


Universitario)






(PE: 6 DH)

17



(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 170 de 198

VERSIÓN: 3

Administrativo)



18

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

19

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


20

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

21

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

22

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

23

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

24


(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 171 de 198

VERSIÓN: 3

DIRECCIÓN


25

ÁREA JURÍDICA



26

ÁREA JURÍDICA





Nota: Envía el Acta de Liquidación Bilateral firmada al Representante Legal de la Entidad contratista para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. (PE: 1 Hr)





(PE: 3 DH y 1 Hr)

27 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

28

ÁREA DE


Universitario)



o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta

(PE: 6 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 172 de 198

VERSIÓN: 3

del contratista al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.

29

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

30

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 173 de 198

VERSIÓN: 3

E. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y PARA ADQUISICIÓN DE INMUEBLES: Este tipo de contratos está contemplado en el literal i) del Núm. 4° del Art. 2° de la L. 1150/2007 y desarrollado en el Art. 4º del DR. 3576/2009 que modificó el Art. 83 del DR.2474/2008. En cuanto a la facultad de que las Entidades tomen en arriendo bienes inmuebles, podrán hacerlo, tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin necesidad de obtener varias ofertas. Para la adquisición de inmuebles se deberá solicitar el avalúo comercial expedido por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o de una persona natural que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. El procedimiento del Instituto Caro y Cuervo para tomar en arriendo y comprar bienes inmuebles será el siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

(Literal i) del Núm. 4° del Art. 2° de la L. 1150/20077 y Art. 4º del DR. 3576/2009)

ÍTE

M


PLAZO


1


Área)


Recibe el documento de Estudios Previos debidamente firmado con sus anexos y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal del Área solicitante para dar inicio a la contratación. Nota: Para el contrato de adquisición de bien inmueble que realizará el Instituto Caro y Cuervo con una persona natural o jurídica privadas, junto con el documento de Estudios Previos, debe acompañarse la promesa de compraventa debidamente firmada por el Representante Legal de la empresa que venderá o de la persona natural propietaria del inmueble. Este documento preliminar que compromete a las partes: vendedor y comprador sobre la eficacia del negocio jurídico debe quedar protocolizada ante la Notaría 7ma Pública de Bogotá, con la diligencia de presentación personal.

2

ÁREA JURÍDICA



Entidad del Estado o la Empresa, la documentación (requisitos) mediante oficio enviado por correo electrónico.

o Recibe y revisa la documentación aportada por la Persona Natural o Representante Legal de la Entidad del Estado o Empresa y entrega al Profesional Especializado del Área Jurídica para los trámites correspondientes.

Nota: Los requisitos son aquellos documentos de la Entidad del Estado, Empresa o persona natural que actuará como arrendador o vendedor, según el caso, y/o de su Representante Legal necesarios para elaborar el respectivo contrato, entre ellos: (i) certificación de tradición y libertad (Matrícula Inmobiliaria) expedida por la Oficina de Instrumentos Públicos donde esté registrado el inmueble a arrendar o

OFICIO DE


SUSCRIBIR CONTRATO




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 174 de 198

VERSIÓN: 3

comprar, acreditando el estado del bien: gravámenes, hipotecas, embargos, entre otros; (ii) copia de las Escrituras Públicas del inmueble a arrendar o comprar; (iii) Avalúo comercial del IGAC o persona registrada en el Registro Nacional de Avaluadores (para compra del inmueble); (iv) Oferta(s) de arrendamiento.

ETAPA CONTRACTUAL

3 ÁREA JURÍDICA



ACTO

ADMINISTRATIVO DE


(PE:1 DH)

4

ÁREA JURÍDICA


o Elabora el contrato con base en la información de los Estudios Previos. Si el arrendador o vendedor es una Entidad del Estado, imprime dos (2) originales del mismo tenor y le asigna el número consecutivo y la fecha.



CONTRATO DE

ARRENDAMIENTO O ADQUISICIÓN

DE BIEN INMUEBLE


5

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el contrato (o sus dos ejemplares si es el caso) y una vez firmado(s), lo(s) devuelve al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

(PE: 2 DH)

6

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Asistente de Dirección el contrato (o sus dos

ejemplares si es el caso) firmados por el Ordenador del Gasto.

o Notifica a la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa para que se acerque personalmente a suscribir el contrato y le solicita los demás documentos pertinentes para la legalización del mismo, o solicita recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización.

Nota: Si es una Entidad del Estado, envía el documento firmado al Representante Legal para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. o Hace firmar el contrato de la persona natural o del


o Solicita al Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del Certificado de Registro Presupuestal, para lo cual, enviará el contrato firmado por las partes escaneado al correo electrónico del

OFICIO REMISORIO DEL


(PE: 1 Hr.)


CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 175 de 198

VERSIÓN: 3

funcionario competente. Nota: El envío de los dos ejemplares del contrato a la Entidad del Estado, se hará por oficio elaborado y firmado por el Auxiliar Administrativo.

7

ÁREA DE


Universitario)


CERTIFICADO DE

REGISTRO PRESUPUESTAL

SIIF (PE: 1 Hr.)

8

ÁREA JURÍDICA



Profesional Universitario del Área de Presupuesto y archiva en la carpeta.

o Elabora oficio de solicitud dirigido a la Coordinación del

Área de Financiera, para que realice las apropiaciones presupuestales para la legalización del contrato: el valor por la constitución de la garantía única de cumplimiento y el de los derechos de publicación en la Imprenta Nacional, si a ello hay lugar, dependiendo de los requisitos exigidos por la Entidad contratante o la Empresa privada (persona natural o jurídica)

Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica mantendrá bajo su custodia y responsabilidad la carpeta o expediente contractual.

OFICIO DE SOLICITUD

APROPIACIÓN PRESUPUESTAL

(PE: 1 Hr.)

9

ÁREA JURÍDICA


Publica el contrato perfeccionado y legalizado en el SECOP. (PE: 1 Hr.)

10

ÁREA JURÍDICA


Imprime y pega en la carpeta el formato de lista de chequeo de documentos y lo diligencia con la revisión de toda la documentación que reposa en el expediente contractual, siguiendo las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo del Instituto Caro y Cuervo y procede a realizar la foliación de cada uno de los documentos en su respectivo orden.

LISTA DE


(PE: 1 DH)

11 ÁREA JURÍDICA


Recibe de la Entidad o Empresa contratante, la información sobre la legalización del contrato y si es viable, envía oficio de legalización del contrato por correo electrónico al Interventor Interno (Supervisor), anexando el contrato original escaneado por ese medio y solicitándole el envío del Acta de Inicio de Ejecución suscrita con el contratista. En el oficio de legalización se deberá advertir lo siguiente, entre otras: Las fechas en que podrá dar inicio a la ejecución del


pagos al arrendador o vendedor. Las funciones en razón de la supervisión y vigilancia del

OFICIO DE






ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 176 de 198

VERSIÓN: 3


12

INTERVENTOR





13

ÁREA JURÍDICA





14

ÁREA JURÍDICA



15

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) al arrendador o vendedor según se haya estipulado en el contrato, que incluya el informe de actividades del Instituto Caro y Cuervo con el valor del canon de arrendamiento o la suma parcial del valor del inmueble si se pactó el pago por cuotas para el caso de compra. Nota: Este procedimiento se realizará por el Interventor Interno cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato, hasta el penúltimo.

INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

16


Universitario)



o Si los requisitos están completos y conforme con la programación de pagos según el PAC, realiza el pago al arrendador o vendedor en la cuenta bancaria informada por esta previamente.

o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del arrendador o vendedor, al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.


(PE: 6 DH)

17

ÁREA JURÍDICA


Revisa la documentación que recibe del Área de Tesorería, la archiva en el expediente contractual y realiza la foliación de los mismos.

(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 177 de 198

VERSIÓN: 3

Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica deberá velar por el orden y la completud de todos los documentos que reposan en el expediente contractual. Para tal efecto, deberá guardar el expediente en un lugar seguro (bajo llave) y llevará un documento de control de préstamos de los documentos solamente a los funcionarios que se lo soliciten. Podrá prestar la carpeta completa del expediente contractual únicamente con la autorización del Coordinador del Área Jurídica. Las consecuencias por el desconocimiento de estos controles serán de su plena responsabilidad.


18

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

19

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


20

INTERVENTOR


Elabora el Acta de Liquidación Bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta, para realizar el último pago al arrendador o vendedor y la envía por correo electrónico al Área Jurídica para su revisión y/o visto bueno, con el estado de cuenta.



(PE: 1 DH)

21

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

22

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

23

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

24

ASISTENTE DE DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el Acta de Liquidación Bilateral y, una vez firmada, la devuelve al

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 178 de 198

VERSIÓN: 3

Profesional Universitario del Área Jurídica para el trámite correspondiente.

25

ÁREA JURÍDICA



26

ÁREA JURÍDICA




o Notifica a la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa arrendadora o vendedora, para que se acerque personalmente a suscribir el Acta, o solicita recoger este documento para tal efecto, con la debida autorización.

Nota: Solamente si el arrendador o vendedor es una Entidad del Estado, envía el Acta de Liquidación Bilateral firmada al Representante Legal para su suscripción, o solicita a quien corresponda, recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización. (PE: 1 Hr)



(PE: 3 DH y 1 Hr)

27 INTERVENTOR


Envía al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera para efectos del ÚLTIMO pago al arrendador o vendedor y soportar la liquidación del contrato, con el informe FINAL de actividades del Instituto Caro y Cuervo.

(PE: 1 DH)

28

ÁREA DE


Universitario)


están completos y conforme con la programación de pagos según el PAC, realiza el ÚLTIMO pago a la persona natural, Empresa o Entidad del Estado arrendadora o vendedora, en la cuenta bancaria informada por esta.

o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta de la arrendadora o vendedora al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.

(PE: 6 DH)

29

ÁREA JURÍDICA




o Efectúa un chequeo de la documentación que debe

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 179 de 198

VERSIÓN: 3

reposar en el expediente, lo organiza conforme con la normatividad que rige para tal efecto y las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo, procede a su foliación y demás acciones de archivo.

30

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 180 de 198

VERSIÓN: 3

6. PROCEDIMIENTO ESPECIAL: ANTE LA DECLARATORIA DE DESIERTA DE UN PROCESO LICITATORIO

Continuando con la línea de la aplicación de la Selección Abreviada, en este caso el Art. 3º del DR. 3576/2009 que modificó el ART. 48 del DR.2474/2008, presenta una posibilidad para comenzar, de manera expedita, un proceso de Menor Cuantía especial, cuando se haya declarado desierto un proceso licitatorio, dentro de los cuatro (4) meses siguientes de la fecha de la Resolución que así lo determinó. Esta situación no es novedosa, toda vez que en la L. 80/1993 ya se precavía de la misma forma. Sin embargo, es importante hacer claridad que la norma advierte la aplicación de las reglas de la modalidad de selección abreviada de menor cuantía; pero prescinde de la manifestación de interés y del sorteo de consolidación de oferentes, etapas que se observan estrictamente en este procedimiento de menor cuantía. Esto indica que el proceso será aún más expedito, toda vez que comenzará con la publicación de los PCD, los cuales debieron ser ajustados dependiendo de las causales que la Entidad consideró y analizó, fueron las determinantes para que el proceso licitatorio se hubiese declarado desierto. En conclusión, podrán participar las mismas personas naturales y jurídicas que participaron como oferentes en el proceso licitatorio, más las que se enteren de la convocatoria pública, a través del Cronograma del Proceso de Selección que hace parte integral del Pliego de Condiciones Definitivo (PCD)

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN PÚBLICA

(Literal d), Núm. 2°, Art. 2° de la L. 1150/2007 y el Art. 3º del DR. 3576/2009)

ÍTE

M


PLAZO


1




o Elabora y/o ajusta los siguientes documentos:

Aviso de Convocatoria Resolución de Apertura con la designación de los

funcionarios o contratistas del Comité Asesor y Evaluador.

Pliego de Condiciones Definitivo (PCD) o Realiza la publicación de los anteriores documentos junto

con los Estudios Previos en el SECOP. Nota: El Pliego de Condiciones Definitivo (PCD) es un nuevo documento actualizado a partir del análisis que el Comité Asesor y Evaluador realizó teniendo en cuenta las causales que dieron origen a la declaratoria de desierta del proceso.

AVISO DE


ACTO


PLIEGO DE



2

ÁREA JURÍDICA


14/15)

o Recibe las observaciones al PCD de los interesados en

participar en el proceso abreviado por declaratoria de desierta de la licitación pública, en el plazo en que estuvo publicado este documento.

OBSERVACIONES

DE LOS INTERESADOS

(PN: 5 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 181 de 198

VERSIÓN: 3


las clasifica de acuerdo al tema así: (i) técnicas; (ii) jurídicas y (iii) financieras, y entrega a los funcionarios y/o contratistas de los grupos técnico y financiero del Comité Asesor y Evaluador para su respuesta respectivamente. (PE: 1Hr)


3

COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR




(PE: El del PCD)


(PE: 3 Hr)

4

ÁREA JURÍDICA


14/15)


5

COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR




(PE: El del PCD)


(PE: 3 Hr)

6

ÁREA JURÍDICA


14/15)


7

GRUPO TÉCNICO



Contratista(s))








ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 182 de 198

VERSIÓN: 3

8

ÁREA JURÍDICA


14/15)


9

ÁREA JURÍDICA

(Profesional Universitario /







ACTA DE

AUDIENCIA DE CIERRE


10 COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR





propuesta de acuerdo con lo solicitado. Nota 1: El término de evaluación (verificación y calificación) de las propuestas, no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas. Esta situación deberá quedar informada en el Pliego de Condiciones. Nota 2: Si el oferente no subsana dentro del plazo fijado en el PCD, se entiende que ha hecho caso omiso de la solicitud de la Entidad y por lo tanto, constituye una causal de rechazo, que



(PE: El del PCD)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 183 de 198

VERSIÓN: 3

no le da lugar a ser calificado con la respectiva asignación de puntaje.

11

ÁREA JURÍDICA


14/15)



LOS OFERENTES

12






habilitantes. o Informa al Grupo Técnico del Comité Asesor y Evaluador





(PE: El del PCD)

13

GRUPO TÉCNICO

DEL COMITÉ ASESOR

Y EVALUADOR






(PE: El del PCD)

14

GRUPO


Y EVALUADOR


Evaluador recomendará al Ordenador del Gasto la adjudicación con el proponente que obtuvo el mayor puntaje o, la declaratoria de desierta del proceso de





ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 184 de 198

VERSIÓN: 3

(Profesional Especializado Área Jurídica)

selección según el caso a través del Grupo Jurídico del Comité Asesor y Evaluador.



NOTA: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El grupo jurídico del Comité Asesor y Evaluador elabora la Resolución que informe esta situación, la hace firmar del Ordenador del Gasto y la publica en la página Web del Portal Único de Contratación. El proceso PODRÁ comenzar nuevamente de persistir la necesidad de contratación; para lo cual se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta.


15



Recibe las observaciones de los proponentes al informe de verificación y evaluación y las envía a los grupos técnico y financiero para su análisis y elaboración de respuesta de acuerdo con su especialidad.



16

GRUPOS


Y EVALUADOR


RESPUESTAS A LAS



17





18

ÁREA JURÍDICA


14/15)

Elabora y publica el Acto administrativo de Adjudicación (Resolución) en el SECOP o la declaratoria de desierta según el caso. Nota: El Profesional Especializado del Área Jurídica deberá solicitarle a la asistente de la Subdirección Administrativa y Financiera, el número de la Resolución con la que se adjudicará el contrato o se declarará desierto el proceso, según el caso.

ACTO ADMINISTRATIVO



(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 185 de 198

VERSIÓN: 3

ETAPA CONTRACTUAL

19

ÁREA JURÍDICA


14/15)





MINUTA DEL CONTRATO


20

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

21

ÁREA JURÍDICA




Ordenador del Gasto








OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP


(PE: El del PCD)

22

ÁREA DE PRESUPUESTO



PRESUPUESTAL



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 186 de 198

VERSIÓN: 3


SIIF (PE: 1 Hr.)

23

ÁREA JURÍDICA







24

ÁREA JURÍDICA










(PE: 2 Hr.)

25

ÁREA JURÍDICA





LISTA DE


(PE: 1 DH)

26 ÁREA JURÍDICA

(Profesional

Envía oficio de legalización del contrato por correo electrónico

OFICIO DE



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 187 de 198

VERSIÓN: 3

Universitario 10) al Interventor Interno (Supervisor), anexando el contrato original escaneado por ese medio y solicitándole el envío del Acta de Inicio de Ejecución suscrita con el contratista. En el oficio de legalización se deberá advertir lo siguiente, entre otras: Las fechas en que podrá dar inicio a la ejecución del







27

INTERVENTOR





28

ÁREA JURÍDICA





29

ÁREA JURÍDICA



30

INTERVENTOR





INFORME DE


(PE: 1 Hr.)

31


Universitario)




o Envía la documentación entregada por el Interventor

(PE: 6 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 188 de 198

VERSIÓN: 3

Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista, al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica para su archivo en el expediente contractual.


32

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


33

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

34

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO


35

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

36

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

37

INTERVENTOR




(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 189 de 198

VERSIÓN: 3


38

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

39

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

40

ÁREA JURÍDICA



41

ÁREA JURÍDICA








(PE: 3 DH y 1 Hr)

42 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

43

ÁREA DE


Universitario)



o Envía la documentación entregada por el Interventor Interno (Supervisor) y la constancia de pago a la cuenta del contratista al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica

(PE: 6 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 190 de 198

VERSIÓN: 3

para su archivo en el expediente contractual.

44

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

45

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 191 de 198

VERSIÓN: 3

7. NOVEDADES CONTRACTUALES Atendiendo a la descripción que para las novedades contractuales este Manual desarrolló en el numeral 25 del Capítulo III, éstas deben ser solicitadas al Área Jurídica únicamente por el Interventor Interno (Supervisor) del Contrato o Convenio que se esté ejecutando, teniendo en cuenta que:

a. El Contrato debe estar en ejecución. b. La solicitud debe realizarse con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación a la

terminación del plazo de ejecución, para lo cual, el Interventor Interno (supervisor) debe prever los tiempos que conlleva la elaboración, revisión, ajuste del Concepto Técnico, la solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal y los documentos anexos.

c. A la solicitud formal debe adjuntarse el Concepto Técnico que realiza el Interventor Interno (Supervisor) en el que describe y justifica el porqué es necesaria la novedad y el CDP en los casos que requiera adición al valor del contrato.

d. Por regla general y para evitar el desequilibrio económico del contrato, primero se debe realizar la prórroga al contrato si éste se va a adicionar. Situaciones éstas que pueden realizarse en un mismo acto (minuta de Otrosí)

e. Salvo contadas excepciones, se podrán realizar adiciones a contratos adjudicados en audiencias de subasta inversa por la modalidad de selección abreviada.

f. En ningún caso el Área Jurídica admitirá la comisión de “hechos cumplidos” El Interventor Interno (Supervisor) será el responsable directo de esta situación que tendrá consecuencias de tipo disciplinario.

PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR NOVEDADES CONTRACTUALES

(Parágrafo del Art. 40, Núm. 3° del Art. 5° y Arts. 16 y 36 de la L.80/1993 y Arts. 27 y 28 de la 1150/2007)

ÍTE

M


PLAZO

1

ÁREA

SOLICITANTE


ACTIVIDADES PRELIMINARES

o Prepara y/o alista los documentos que servirán para

fundamentar la descripción y justificación de la necesidad del otrosí, tales como: la solicitud expresa del contratista acompañada de informes, certificaciones u otros documentos; planos, licencias, informe(s) de consultoría(s), normatividad relacionada y aplicable (Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Circulares) entre otros, para los fines correspondientes.

o Si la novedad se trata de una adición al contrato, el Interventor Interno (supervisor) deberá consultar con el Profesional Universitario del Área de Presupuesto la información sobre la disponibilidad de recursos económicos para saber la asignación presupuestal para la adición: código o número y nombre del rubro presupuestal.

Nota: La mayoría de las veces, es el contratista quien propicia la realización de una novedad contractual, en el sentido de que la continuidad o normal desarrollo y ejecución del objeto y las actividades encomendadas, se ven truncadas por aspectos atribuibles a este, tales como: en el caso de los contratos

(PE: 1 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 192 de 198

VERSIÓN: 3

instituto personae (prestación de servicios personales), aplazamientos por incapacidades de enfermedades o calamidades, viajes, estudios u otros; en los demás, rotación de personal a cargo, variación de precios, retardos en la entrega de los elementos por temas de importación o aduanas que implican de una u otra forma, prorrogar, suspender, cesionar o terminar anticipadamente el contrato, para lo cual, es el contratista quien debe manifestarlo de forma escrita al Interventor Interno (supervisor) de manera oportuna; es decir con más de treinta (30) días de anticipación a la terminación del plazo del contrato.

2

ÁREA

SOLICITANTE

o Elabora el concepto técnico que describa y justifique la

necesidad de la novedad (otrosí) a realizar al contrato, según el caso: prórroga, adición, prórroga y adición, cesión, suspensión, terminación bilateral anticipada, terminación unilateral o modificaciones y aclaraciones.

o Envía el documento de concepto técnico (borrador) por

correo electrónico al Coordinador del Área Jurídica.

CONCEPTO TÉCNICO PARA

NOVEDADES CONTRACTUALES

(en borrador) (ver formato)

(PE: 3 DH)

3



Revisa el concepto técnico (borrador), desarrolla el numeral de “Fundamentos Jurídicos” de su competencia, hace las observaciones a que haya lugar mediante el sistema de control de cambios y comentarios en el mismo documento y lo devuelve por correo electrónico al Área solicitante para su revisión y ajuste.



(en ajuste) (PE: 1 DH)

4

ÁREA

SOLICITANTE

o Ajusta el documento de concepto técnico de acuerdo con las

observaciones del Profesional Especializado del Área Jurídica.

o Imprime la versión final del documento de concepto técnico,

lo firma y gestiona el visto bueno del Profesional Especializado del Área Jurídica que revisó el documento.



(definitivos) (PE: 1 DH)

5 ÁREA

SOLICITANTE

o Elabora el formato de solicitud de Certificado de

Disponibilidad Presupuestal con la información económica y financiera consignada en el documento de Concepto Técnico para Novedades Contractuales definitivos, si se requiere.

o Entrega el formato de solicitud al Director General o, en su

ausencia, al Subdirector Administrativo y Financiero para su firma.

NOTA: Si los recursos económicos que ampararán la novedad contractual corresponden a los rubros de inversión, el formato de solicitud, debe llevar la firma del Asesor de Dirección con funciones de Planeación.

SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE



6

ASISTENTE DE DIRECCIÓN O

DE LA SUBDIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Director General o el Subdirector Administrativo y Financiero, según corresponda, suscriba el formato de solicitud y una vez firmado, lo devuelve al Área solicitante.

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 193 de 198

VERSIÓN: 3

ADMITIVA Y FINANCIERA

7

ÁREA SOLICITANTE

Solicita al Profesional Universitario del Área de Presupuesto, la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para lo cual anexa el documento definitivo de Concepto Técnico para Novedades Contractuales al formato de solicitud.

(PE: 1 Hr)

8

ÁREA DE


Universitario 11)

o Verifica la información presentada en el formato de solicitud

con la del Concepto Técnico para Novedades Contractuales. o Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y

lo entrega al Área solicitante junto con el documento definitivo de Concepto Técnico para Novedades Contractuales.

NOTA: Si el Profesional Universitario del Área de Presupuesto encuentra alguna inconsistencia que le impida expedir el certificado presupuestal, devuelve el trámite al Área solicitante quien debe eliminar el formato de solicitud y elaborar uno nuevo. El trámite se devuelve y comienza nuevamente en el paso Nº 7 de este procedimiento.


(SIIF) (PE: 1 DH)

9

ÁREA SOLICITANTE

o Recibe el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el

documento definitivo del Concepto Técnico. o Solicita al Coordinador del Área Jurídica el inicio del proceso

de contratación acompañado de los siguientes documentos: Concepto Técnico para Novedades Contractuales

definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si el contrato se va a adicionar)

Envía el documento de Concepto Técnico para Novedades Contractuales definitivos al Coordinador del Área Jurídica por correo electrónico.

SOLICITUD OTROSÍ AL CONTRATO


ETAPA CONTRACTUAL

10

ÁREA JURÍDICA


Elabora el otrosí al contrato, lo imprime, le asigna el número consecutivo y fecha y entrega a la asistente de Dirección para la firma del Ordenador del Gasto. Nota: Si el contratista es una Entidad del Estado, imprime dos (2) originales del mismo tenor y le asigna el número consecutivo y la fecha.

OTROSÍ AL CONTRATO


11

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN

Realiza la gestión para que el Ordenador del Gasto suscriba el otrosí al contrato (o en sus dos ejemplares si es del caso) y una vez firmado(s), lo(s) devuelve al Auxiliar Administrativo del Área

(PE: 2 DH)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 194 de 198

VERSIÓN: 3

Jurídica para el trámite correspondiente.

12

ÁREA JURÍDICA


o Recibe del Asistente de Dirección el otrosí del contrato (o

sus dos ejemplares si es el caso) firmados por el Ordenador del Gasto.

o Notifica a la Persona Natural o Representante Legal de la Empresa para que se acerque personalmente a suscribir el contrato, o solicita recoger estos documentos para tal efecto, con la debida autorización.

Nota: Si es una Entidad del Estado, envía el documento firmado al Representante Legal para su suscripción o solicita a quien corresponda, recoger este documento para tal efecto, con la debida autorización. o Hace firmar el otrosí al contrato por la persona natural o el

Representante Legal de la Empresa en las instalaciones del Instituto, o lo recibe debidamente firmado por el Representante Legal de la Empresa o Entidad del Estado.

o Solicita al Área de Presupuesto de la Subdirección Administrativa y Financiera la expedición del Certificado de Registro Presupuestal, para lo cual, enviará el otrosí del contrato firmado por las partes escaneado al correo electrónico del funcionario competente.

Nota: El envío de los dos ejemplares del otrosí del contrato a la Entidad del Estado, se hará por oficio elaborado y firmado por el Auxiliar Administrativo y en todo caso, deberá advertir los fines del mismo y los trámites para su legalización con la Entidad contratante: constitución de la garantía única y pago de derechos de publicación si a ello hubiere lugar según lo estipulado en el contrato primigenio u otrosí. De igual manera, advertirá al contratista particular sobre lo anterior.

OFICIO DE

SOLICITUD DE CRP (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

(PE: El del PCD)

13

ÁREA DE


Universitario)



PRESUPUESTAL SIIF

(PE: 1 Hr.)

14

ÁREA JURÍDICA





o Entrega la garantía única, el comprobante de derechos de publicación y el Certificado de Registro Presupuestal con el otrosí al contrato original al Profesional Universitario del Área Jurídica para su revisión y trámites de aprobación.



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 195 de 198

VERSIÓN: 3

Nota: El Auxiliar Administrativo del Área Jurídica mantendrá bajo su custodia y responsabilidad la carpeta o expediente contractual y esperará a que el Profesional Universitario del Área Jurídica le devuelva estos mismos documentos con el oficio de aprobación de la garantía única si a ello hubiere lugar.

15

ÁREA JURÍDICA



legalización del otrosí al contrato.

o Elabora oficio de aprobación de la(s) prórroga o adición a la(s) garantía(s) contractual(es) si a ello hubiere lugar. (PE: 1 Hr.)

o Recoge firma del Coordinador del Área Jurídica para el oficio de aprobación de la(s) prórroga o adición a la(s) garantía(s) contractual(es) si a ello hubiere lugar.

o Publica el otrosí del contrato perfeccionado y legalizado en el SECOP. (PE: 1 Hr.)

o Entrega el oficio de aprobación de la(s) prórroga o adición a la(s) garantía(s) contractual(es) si a ello hubiere lugar, al Auxiliar Administrativo del Área Jurídica con los demás documentos facilitados: otrosí del contrato original, certificado de registro presupuestal y comprobante de derechos de publicación para archivo en el expediente contractual.

OFICIO DE



16

ÁREA JURÍDICA




o Actualiza el formato de lista de chequeo de documentos con la revisión de toda la documentación que se generó a propósito del otrosí del contrato, siguiendo las orientaciones de la Comisión Técnica de Archivo del Instituto Caro y Cuervo y procede a realizar la foliación de cada uno de los documentos en su respectivo orden.

LISTA DE


(PE: 1 DH)

17 ÁREA JURÍDICA


Envía oficio de legalización del otrosí del contrato por correo electrónico al Interventor Interno (Supervisor), anexando el documento de otrosí del contrato original escaneado para lo de su competencia.

OFICIO DE

LEGALIZACIÓN DEL OTROSÍ DEL

CONTRATO AL INTERVENTOR

INTERNO (ver formato)

(PE: 1 Hr.)

18

INTERVENTOR


Envía los siguientes documentos al Área de Tesorería de la Subdirección Administrativa y Financiera mediante oficio remisorio, para efectos de pago(s) parcial(es) al contratista según se haya estipulado en el otrosí del contrato: o Informe de actividades del periodo del contratista con su

INFORME DE


(PE: 1 Hr.)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 196 de 198

VERSIÓN: 3


parafiscales del contratista (si aplica) Nota: Este procedimiento se realizará por el Interventor Interno cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el otrosí del contrato, hasta el penúltimo.

19


Universitario)






(PE: 6 DH)

20

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr.)


21

INTERVENTOR



(PE: 1 Hr)

22

ÁREA DE


Universitario)


ESTADO DE

CUENTA CONTRATO (PE: 1 DH)

23

INTERVENTOR Elabora el Acta de Liquidación Bilateral del contrato con base




ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 197 de 198

VERSIÓN: 3


en la información del estado de cuenta, para realizar el último pago al contratista y la envía por correo electrónico al Área Jurídica para su revisión y/o visto bueno, con el estado de cuenta.


(PE: 1 DH)

24

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 DH)

25

INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

26

ÁREA JURÍDICA



(PE: 1 Hr)

27

ASISTENTE DE

DIRECCIÓN


(PE: 2 DH)

28

ÁREA JURÍDICA



29

ÁREA JURÍDICA








(PE: 3 DH y 1 Hr)



ICC

CÓDIGO: MCO-ICC-01

Página: 198 de 198

VERSIÓN: 3

30 INTERVENTOR





(PE: 1 DH)

31

ÁREA DE


Universitario)




(PE: 6 DH)

32

ÁREA JURÍDICA





(PE: 1 DH)

33

ÁREA JURÍDICA




(PE: 2 Hr)

ANOTACIONES SOBRE PROPIEDAD INTELECTUAL Titular de los derechos morales de autor por la presente obra de Manual de Contratación: MISAEL FERNANDO CASTRO LLANO CC N° 79.901.047 de Bogotá Licencia de uso indefinida otorgada por el autor de la obra únicamente al INSTITUTO CARO Y CUERVO, para su aplicación en los procesos y procedimientos de contratación pública. MISAEL FERNANDO CASTRO LLANO CC N° 79.901.047 de Bogotá Manual de Contratación adoptado por el Instituto Caro y Cuervo mediante Resolución N° 0191 del 22 de agosto de 2011.

cÓdigo: mco-icc-01 página: 1 de 198 versiÓn: 3 manual de ... · cláusula de terminación...

Documents