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CNwinContabilidad profesional

Manual de Usuario

2 Manual de Usuario

1 INSTALACIÓN Y LLAMADA AL PROGRAMA................................3

1.1. INSTALACIÓN........................................................................................31.2. LLAMADA AL PROGRAMA.....................................................................31.3. DESINSTALACIÓN.................................................................................4

2 DESCRIPCION GENERAL.....................................................................4

3 FICHEROS.................................................................................................5

3.1. PERSONAS.............................................................................................53.2. BIENES INMOVILIZADOS (BIENES A AMORTIZAR )...............................73.3. LETRAS PENDIENTES DE COBRO..........................................................73.4. LETRAS PENDIENTES DE PAGO.............................................................83.5. MOVIMIENTOS CONTABLES..................................................................83.6. SALDAR LETRAS...................................................................................93.7. GRUPOS DE GASTO...............................................................................9

4 OPERACIONES........................................................................................9

4.1. CÁLCULO DE LA AMORTIZACIÓN ANUAL............................................94.2. TRASPASOS BANCARIOS.......................................................................9

5 GASTOS...................................................................................................10

5.1. GASTOS DEDUCIBLES.........................................................................105.2. GASTOS PROPIOS................................................................................105.3. COMPRAS AMORTIZABLES.................................................................105.4. SUPLIDOS............................................................................................10

6 INGRESOS...............................................................................................12

6.1. INGRESOS GENÉRICOS........................................................................126.2. PROVISIONES DE FONDOS...................................................................12

7 INFORMES..............................................................................................14

7.1. LISTADOS............................................................................................147.2. DECLARACIONES DE HACIENDA.........................................................15

8 HERRAMIENTAS..................................................................................16

8.1. CONFIGURACIÓN................................................................................168.2. MONEDAS...........................................................................................168.3. FINALIZAR EL AÑO.............................................................................178.4. RECUPERAR DATOS DE VERSIONES ANTERIORES................................18

9 RECOMENDACIONES DE USO Y CONSEJOS................................18

9.1. REFERIDOS A PERSONAS, INGRESOS Y GASTOS.................................189.2. REFERIDOS A AMORTIZACIONES Y MOVIMIENTOS............................189.3. ESPECIALES PARA USUARIOS DE VERSIONES DE CN94......................199.4. PROTEJA SUS DATOS, DISTRIBUYA SUS DATOS...................................19

CNwin: Contabilidad Profesional para Estudios 3

1 INSTALACIÓN Y LLAMADA AL PROGRAMA

1.1. Instalación

CNwin: Contabilidad profesional es una aplicación que utiliza la tecnología de 32 bits, por lo que para su funcionamiento es necesario un ordenador y un sistema operativo de 32 bits. Por lo tanto, este programa podrá ser instalado y ejecutado en uno de los siguientes sistemas operativos:

Windows 95 Windows 98 Windows Millenium Windows 2000 Windows NT 4.0, ó superior Windows XP

Antes de comenzar con la instalación de esta aplicación, Ud. debe tener instalado el programa Componentes Comunes v. 6.2.2.0 ó superior de Procedimientos-Uno, S.L.

Para instalar CNwin: Contabilidad profesional en su sistema, debe seguir los siguientes pasos:

1. Ejecute el programa Setup.exe, bien seleccionándolo directamente desde el directorio raíz del CDROM o ejecutándolo desde la presentación pulsando el botón de “Licencias”

2. Seleccione la fila donde aparece el nombre de la aplicación CNwin.3. Pulse el botón de Instalar. En este momento, el instalador comprobará que el programa

Componentes Comunes está instalado en su sistema, y en caso afirmativo, mostrará el cuadro de diálogo Seleccione directorio. Este cuadro de diálogo nos servirá para indicar el directorio donde queremos instalar la aplicación. Por defecto, aparece C:\Archivos de programa\Procuno\CNwin Si quiere instalarla en un directorio diferente, deberá teclearlo en la caja de edición, o buscarlo utilizando el botón Explorar. (Si realiza la instalación por segunda vez, sin haber desinstalado previamente el programa, el instalador no preguntará por el directorio, copiando los ficheros directamente al directorio indicado en la primera instalación).

4. Haga clic en el botón Aceptar. En este momento, el instalador copiará todos los ficheros de la aplicación al directorio de destino de su disco duro. Una vez finalizada la copia, mostrará el cuadro de diálogo Grupo de programas.

5. Seleccione el grupo de programas del menú de inicio donde será creado el icono de la aplicación. Por defecto aparece el grupo Procedimientos-Uno. Puede escribir uno nuevo, o seleccionar uno de los existentes.

6. Haga clic en el botón Aceptar. El instalador creará ahora el icono del programa, hará las modificaciones oportunas en el registro, e instalará el desinstalador. Una vez hecho esto, mostrará el cuadro de diálogo Instalación completa.

7. Haga clic en el botón Aceptar. La pantalla de presentación del instalador desaparece, restaurando el aspecto original de Windows. El programa CNwin: Contabilidad profesional ya está instalado en su sistema.

8. Una vez instalado, al ejecutarlo la primera vez le pedirá un número de licencia, para conseguirlo siga las instrucciones que se detallan en pantalla.

1.2. Llamada al programa

Para iniciar CNwin: Contabilidad profesional, debe seguir los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón de inicio de la barra de tareas. Windows desplegará el menú de inicio.2. Haga clic en la opción Programas, carpeta Procedimientos-Uno (o aquella donde se creó el icono del

programa), y opción CNwin: Contabilidad profesional.

AVISO: Este producto está protegido contra copia. PROCEDIMIENTOS-UNO S.L. no se hace responsable del deterioro ocasionado por intento de copia del mismo.

4 Manual de Usuario

RUEGO: Por favor lea el manual y use la ayuda del programa. Aunque el manejo del programa pretende ser fácil e intuitivo, la lectura del manual y de la ayuda le dará una visión más clara de lo que el programa es capaz de hacer, y cómo hacerlo. Haga todas las pruebas previas que considere necesarias para adiestrarse en su manejo.

1.3. Desinstalación

Para desinstalar CNwin: Contabilidad profesional de su sistema, debe realizar los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón de inicio de la barra de tareas. Windows desplegará el menú de inicio.2. Haga clic en la opción Configuración, carpeta Panel de Control. Windows mostrará la carpeta Panel de

Control.3. Haga un doble clic en el icono Agregar o quitar programas. Windows muestra el cuadro de diálogo

Propiedades de Agregar o quitar programas. Busque y seleccione en la lista del cuadro de diálogo la referencia al programa Procedimientos CNwin: Contabilidad profesional.Haga clic en el botón Agregar o quitar. Windows iniciará el desinstalador de la aplicación, que actuará de forma automática.

2 DESCRIPCION GENERAL

El menú principal se divide en diez apartados dispuestos en la parte superior de la ventana del programa.

El primer apartado, Archivo, maneja todo lo concerniente a los distintos documentos que se puedan crear con el programa y permite salir del mismo. Esta opción posibilita la gestión de varias contabilidades al mismo tiempo, guardadas en ficheros distintos.

El apartado denominado Editar, permite añadir, modificar o borrar un registro de una lista presente en pantalla. Al mismo tiempo existe una subopción denominada Filtrar que permite obtener información concreta de las listas de personas, bienes inmovilizados, gastos e ingresos.

El apartado Ver, permite mostrar u ocultar determinada información del programa.

El apartado Ficheros da acceso a información de las personas físicas y jurídicas, bienes inmovilizados, letras pendientes de cobro / pago y su correspondiente opción de Saldo de Aplazados, Movimientos Contables y Grupos de Gasto.

Los dos apartados siguientes permiten introducir los Gastos e Ingresos, agrupándolos en las diferentes categorías que determinan las opciones de los menús secundarios.

El apartado Informes permite imprimir listados de gastos e ingresos, movimientos de cuentas, personas y empresas relacionadas, resúmenes de IVA, etc. ...Por otro lado, permite la impresión de determinadas declaraciones para presentar en Hacienda, entre las opciones se encuentran el IVA trimestral (Modelo 300), Retenciones e Ingresos a Cuenta trimestral (Modelo 110) y las Operaciones Superiores a 500.000 pesetas (Modelo 347). Procedimientos Uno, S.L. ha suscrito un convenio de colaboración con Hacienda que permite esta impresión, que será por tanto válida y efectiva. Unicamente necesitará pegar las etiquetas identificativas en su lugar correspondiente, firmar la declaración y, en su caso, solicitar un sobre que Hacienda suministra.

El apartado Herramientas contiene las opciones de definir los parámetros por defecto y los datos personales del Profesional, obtener una configuración de las monedas posibles de utilizar en el programa, finalizar el año contable, borrar toda la información relativa a un año y recuperar todos los datos elaborados con la versión CN94 para MS-DOS o de la versión de contabilidad para Windows (CNwin) anterior a ésta.

En último lugar, aparece el apartado de Ayuda, que muestra el índice general.

Situado debajo del menú, observamos una barra de botones que se activa o desactivan según la lista visible en ese momento. En la parte inferior de la ventana del programa aparece, por defecto, una barra de estado que refleja condiciones importantes como el filtro de datos activo.

Al entrar en el programa, se abrirá el último archivo guardado y le cargará la última lista que visualizó en pantalla antes de su cierre. En su primer uso presentará un conjunto de cuentas por defecto.

Este programa resuelve el problema del efecto 2000 así como la contabilización en Euros, obligatorio a partir del año 2002.


3 FICHEROS

3.1. Personas

Este apartado sirve para almacenar los datos de las personas físicas o jurídicas con las que Usted realiza movimientos contables. Éstos aparecerán más tarde en la relación de personas cuando se introduzca un gasto o ingreso. Se agrupan en Clientes, Asalariados, Empresas, Colaboradores y Otros (Administración, Seguros,…). La lista de personas por defecto aparecerá (en el primer uso y crea un documento nuevo) inicializada con 5 personas, Administración (1), Administración (2), Administración (3), Seguridad Social y Telefónica.

Es importante aclarar que a la hora de registrar gastos de Seguridad Social sólo se debe incluir la parte correspondiente a la aportación hecha por la empresa y no la del trabajador que se registra con la Nómina. Esto deber tomarse en consideración cuando traslade sus datos de los modelos oficiales de TC-2.

Es posible visualizar esta lista de personas de forma general o filtrada por un tipo concreto de persona. Dicho filtro es posible realizarlo a través de la opción Editar-Filtrar y siempre y cuando nos encontremos en esta lista. Una vez filtrados los datos, en la barra de estado aparecerá el tipo de persona por la que se encuentra filtrada la lista.

Para AÑADIR una persona nueva pulse el botón o acceda a la opción de menú Editar-Añadir. Rellene a continuación la información que se solicita en el cuadro de diálogo Información de Personas.

Tipo de Persona: Opción del cuadro de diálogo que presenta 6 casillas que indican el tratamiento contable que se le dará a la persona en cuestión: Cliente, Asalariado, Empresa, Colaborador, Administracion-Otros o Banco.

Existe la posibilidad de introducir una persona con la consideración de que puede pertenecer a varias categorías de personas a la vez, pudiéndose por tanto señalar varias casillas de esta opción, salvo en el caso de tratarse de un cliente o banco que sólo puede pertenecer a su propia categoría.

Es obligatorio introducir el Nombre y el DNI de ciertas personas debido a posteriores necesidades de información fiscal, salvo en caso de tratarse de banco donde sólo es preciso la introducción de su nombre.

Es recomendable anotar la dirección y municipio necesarios para después generar los informes.

Es preciso indicar el Saldo inicial con el que comienza la cuenta de esta persona que estamos introduciendo.

Más adelante podrá cambiar este saldo inicial desde esta misma ficha o bien entrando en la lista de Movimientos de Cuenta.

El signo con el que deberá introducir la información del Saldo Inicial dependerá del tipo de persona que estemos introduciendo en ese momento, de esta forma:

6 Manual de Usuario

Tipo de Persona Saldo Inicial + Saldo Inicial -

Cliente Importe que nos debe el cliente.

Importe que le debemos al cliente.

Banco Importe a nuestro favor en el Banco.

Importe a favor del Banco.

Resto Importe que debemos al Proveedor.

Importe que nos debe el Proveedor.

Moneda: Indica el nombre de la moneda en la cuál se introducen los importes monetarios de este cuadro de diálogo. En caso de estar en uso dos monedas, aparecerá una lista desplegable que posibilita la introducción de datos en la moneda deseada, por defecto aparecerá inicialmente seleccionada la moneda que hubiera en su momento sido escogida como primera en la opción Herramientas-Monedas.

El cambio de moneda en este cuadro de diálogo inicializará a cero el importe.

Para BORRAR una persona determinada, seleccione el registro de dicha persona y pulse Del ó Supr (según

sea su teclado) o bien pulsando el botón, confirmando su eliminación pulsando la tecla S.

También es posible borrar a través de la opción de menú Editar-Borrar.

Para MODIFICAR los datos de una persona, primero seleccione el registro de dicha persona y, a continuación,

pulse Intro directamente o bien haga doble clic, o pulse el botón . Otra forma de modificar un registro es a través de la opción de menú Editar-Modificar.

Excepto en la lista de clientes, en el resto de las listas existentes de personas es posible asignar un grupo de gasto determinado. De este modo, en el cuadro de diálogo personas existirá un botón denominado “Asignar Grupo de Gasto” a través del cual accederá a un nuevo cuadro de diálogo que contendrá una lista de grupos de gasto.

Seleccione el grupo y pulse en Aceptar.

Si no existe el grupo deseado, Usted puede añadirlo a la lista pulsando el botón Añadir Grupo y procediendo a introducir el nuevo grupo y concepto de gasto. O bien cambiar la descripción de un concepto por otro, para ello haga clic sobre el registro deseado y modifique. Si desea borrar un grupo de gasto, seleccione el registro y pulse el botón Borrar Grupo.


Si no procede a escoger un grupo de gasto, el programa le asignará uno por defecto, de la siguiente forma:

Tipo de Persona Grupo de Gasto Concepto de Gasto

Cliente Ninguno Ninguno

Banco Financieros e Imptos Intereses Bancarios en General

Asalariado Personal Sueldos y Salarios Brutos

Colaborador Colaboraciones Otros Profesionales de Grado Superior

Empresa/Administr. Otros Otros

3.2. Bienes Inmovilizados (Bienes a amortizar )

Esta lista se genera de forma automática al registrar compras amortizables, para ello, saldrá un cuadro de diálogo donde únicamente será necesario rellenar el dato de años de amortización y proceder a aceptar. Esta lista de bienes inmovilizados es la que contiene los datos de entrada necesarios para estimar la amortización anual.

También puede añadir, modificar y borrar datos de forma manual, siendo en su operatoria idéntica a la del punto anterior.

Es posible filtrar la lista de Bienes inmovilizados por un año concreto o por todos los años existentes. Para ello estando en la lista de Bienes inmovilizados pulse la opción de menú Editar-Filtrar, inmediatamente le aparecerá un cuadro de diálogo que solicitará el período que desea visualizar.

3.3. Letras Pendientes de Cobro

Esta lista se completa de forma automática cada vez que se registra un ingreso con una cantidad aplazada.

Para indicar al programa que la deuda ha sido saldada por parte del cliente pulse el botón o la opción Ficheros-Saldar Letras Aplazadas, y registre la forma de pago.

También puede añadir, modificar o borrar datos de forma manual. A continuación se muestra la información que se solicita en la ficha de Efecto (Letra ):

8 Manual de Usuario

3.4. Letras Pendientes de Pago

Esta lista se completa de forma automática cada vez que se registra un gasto con una cantidad aplazada.

Para indicar al programa que la deuda aplazada ha sido saldada pulse el botón o la opción Ficheros-Saldar Letras Aplazadas, y registre la forma de pago.

Al igual que en casos anteriores, también puede añadir, modificar o borrar datos de forma manual. Al añadir un nuevo registro le aparecerá una ficha de Efecto idéntica a la mostrada para el caso de ingresos aplazados.

3.5. Movimientos Contables

Para acceder a ésta operación debe haberse situado previamente en un registro de la lista de gastos, ingresos o

directamente de la lista de personas cuyos movimientos desea visualizar, y a continuación pulse el botón o proceda a pulsar la opción de menú Ficheros-Movimientos Contables, inmediatamente le aparecerá un cuadro que muestra la lista de todos los movimientos contables referidas a la persona física o jurídica en cuestión.

Esta es una lista modificable, en la cual podrá añadir, modificar y borrar los movimientos de cuenta.

Para volver a la ventana principal pulse el botón CERRAR.

Guarda una relación automática con otras listas del programa; por ejemplo, si borra un registro de una persona, ingreso o gasto, también se suprimirán sus correspondientes movimientos de cuentas.

Los profesionales no están obligados a mantener éste tipo de registro, pero es útil para tener una idea del volumen de operaciones con un cliente o proveedor y esencial para el control de las cuentas bancarias. El saldo que aparece en la línea inferior es global, si desea obtener el saldo a una fecha determinada utilice la opción Extracto de Movimientos del menú Informes.

Aclaración importante: las movimientos de cuentas están afectados por IVA y Retenciones.


3.6. Saldar Letras

La selección de esta opción sirve para indicar al programa que la deuda por parte de un ingreso o pago aplazado ha sido saldada, basta con encontrarnos en la lista de letras pendientes de cobro o letras pendientes de pago, seleccionar el

aplazo que desee saldar y pulsar el botón o la opción de menú Ficheros-Saldar Letras Aplazadas, y a continuación se solicitará el registro de la forma de pago, para ello le saldrá un cuadro de diálogo con una lista desplegable donde podrá indicar si desea saldar a través de banco o en efectivo. Al saldar letras queda rota su ligazón con gastos e ingresos.

Existe una excepción. Aquellos aplazados introducidos manualmente en cualquiera de las listas de aplazamientos no podrán saldarse automáticamente ya que no están ligados a ingresos o gastos conocidos.

3.7. Grupos de Gasto

Ya descritos en el apartado 3.1 Personas, destacar que, a diferencia de versiones anteriores, también es posible escoger un grupo de gasto distinto al asignado a la persona cada vez que registremos un gasto.

4 OPERACIONES

4.1. Cálculo de la Amortización Anual

Esta opción permite calcular la amortización anual que podemos deducir como gasto, basándose en la información registrada en la lista de inmovilizado. Sólo se calculan las amortizaciones lineales (que son los que acepta Hacienda sin convenios especiales) y finalizado el cálculo se da opción de actualizar las fichas de inmovilizado con los nuevos valores residuales, y de crear automáticamente el registro de gasto deducible correspondiente.

El programa amortiza por años naturales, si desea un periodificación distinta podrá introducir los apuntes haciendo uso del grupo de gastos "Amortización"

4.2. Traspasos Bancarios

Esta opción simplifica el registro de traspaso de cantidades de unas cuentas a otras.

Una vez seleccionado el banco origen en la tabla pulse el botón “Cuenta Origen”, después seleccione en la misma tabla el banco destino y pulse el botón “Cuenta Destino”. Por último introduzca la fecha de traspaso, la cantidad a traspasar y el nombre de la moneda que desea.

Una vez haya sido aceptado este cuadro de diálogo se generan los movimientos de cuenta pertinentes tanto en la entidad financiera origen como en la de destino, con sus correspondientes consecuencias en el saldo final de cada una.

10 Manual de Usuario

5 GASTOS

En éste apartado se permite introducir los gastos agrupándolos en cuatro partidas: Gastos Deducibles, Gastos Propios, Compras Amortizables y Suplidos, correspondientes a otras cuatro opciones del menú secundario.

5.1. Gastos Deducibles

Esta opción posibilita registrar todos aquellos gastos que son deducibles de cara a la Hacienda Pública.

5.2. Gastos Propios

Su función consiste en permitir registrar todos aquellos gastos que NO son deducibles ni amortizables de cara a la Hacienda Pública.

5.3. Compras Amortizables

Esta Opción sirve para registrar todos los gastos que NO son deducibles directamente de cara a la Hacienda Pública, pero cuyo IVA debemos compensar, caso de la compra de bienes amortizables, por ejemplo un compra de un terreno.

Finalizado el registro de una compra amortizable, el programa preguntará si añadir esta compra a la lista de inmovilizado. Si opta por hacerlo, deberá indicar en el cuadro de diálogo que aparece en cuantos años se amortiza, los restantes datos se completan por defecto.

5.4. Suplidos

Permite registrar todos los gastos que no están a nuestro nombre, sino a nombre de un tercero. La Hacienda Pública exige el registro de gastos suplidos según decreto de Mayo de 1993. Para que sea de alguna utilidad para su gestión particular, recomendamos que incluya en el concepto del gasto, a quién está supliendo.

Anotar Gastos:

Independientemente de la subopción de menú de gasto en la que se encuentre, proceda de la siguiente forma cada vez que desee añadir, modificar o borrar un gasto.

pulse este botón para AÑADIR un gasto nuevo o pulse la opción de menú Editar-Añadir .

Al anotar un gasto aparece en pantalla un cuadro de diálogo de Registro de Facturas, Registro de Gastos Financieros, Registro de Nóminas o Minutas (según la naturaleza de quien cobre).


Usted puede optar por cambiar el formato de la ficha pulsando cualquiera de los botones situado en la parte central del cuadro de diálogo.

Deben completarse al menos los datos de Concepto Documento (Factura) y de Número de documento además de al menos uno de los datos de pago (el programa calculará de forma automática los restantes).

La parte superior de este cuadro de diálogo contendrá un grupo de botones que indican el tipo de gasto que estamos introduciendo, este podrá ser Gasto deducible, Gasto Propio, Compra Amortizable o Suplidos. Por defecto, estará seleccionado el tipo de gasto a través del cuál hemos accedido en el menú a este cuadro de diálogo (ej: Gasto Deducible), no obstante existe posibilidad de cambiar el tipo de gasto, pero al aceptar este cuadro de diálogo no será posible visualizarlo si el tipo de gasto escogido no coincide con el tipo de lista de gasto en la que se encuentre.

Entre muchos datos a rellenar estará el nombre de la persona a la que pagaremos la factura, que deberá escogerse a través de una lista desplegable que contendrá los nombres de todas las personas que han sido registradas en la opción de menú “Personas” y distintas de Clientes, debiéndose elegir una.

Caso de no aparecer en la lista de personas de este cuadro de diálogo el nombre de la persona que nos factura, debemos introducirlo acudiendo a la opción de menú Ficheros, y seleccionar el apartado denominado Personas, procediendo a añadir sus datos a la lista correspondiente mediante el botón de Añadir comentado anteriormente.

La casilla Expediente le permitirá asociar a la factura un código de expediente de la lista que muestra el Gestor de Expedientes o bien introducirlo manualmente. Posteriormente le servirá para filtrar los distintos informes por un determinado expediente.

Seleccione también una de las tres formas de pago: Al contado, Por Banco y Aplazado, para registrar cómo y cuándo pagamos la factura. (La opción Al contado no realiza seguimiento alguno del dinero).

Cuando la forma de pago se realiza por banco, aparecerá la ficha de Banco y Documento con Fecha, seleccionar el banco que corresponda, rellenar el resto de la ficha y validarla. En la lista desplegada deben aparecer los bancos que previamente se han introducido por medio de la opción de menú Ficheros Personas e introducido con categoría de Banco.

Si por el contrario, el pago es aplazado, automáticamente saldrá una ficha de Efecto (Letra ), en la cuál serán solicitados los datos del aplazamiento, al aceptar esta ficha de aplazo se obtendrá una lista de desglose de aplazos donde podremos añadir, borrar o modificar nuevos aplazos pertenecientes a este apunte de gasto.

Moneda: Indica el nombre de la moneda en la cuál se introducen los importes monetarios de este cuadro de diálogo. En caso de existir dos monedas, aparecerá una lista desplegable que posibilita la introducción de datos en la moneda deseada, por defecto aparecerá inicialmente seleccionada la moneda que hubiera en su momento sido escogida como primera en la opción Herramientas-Monedas.

En este cuadro de diálogo y para un gasto en particular es posible asignar un grupo de gasto determinado, esto podrá realizarse a través del botón denominado “Asignar Grupo de Gasto”.

No olvide cumplimentar el resto de los datos que se solicite. Existe el cálculo inverso en todas las entradas de importes monetarios.

Para BORRAR un gasto, seleccione el registro correspondiente y pulse el botón , confirmando su eliminación pulsando la tecla S. También es posible borrar pulsando la opción de menú Editar-Borrar o la tecla Del / Supr (según sea su teclado).

Para MODIFICAR los datos de un gasto, primero seleccione el registro deseado, y a continuación pulse el botón

, haga doble clic sobre ella o pulse Intro directamente.

Al modificar y aceptar el cambio en un registro de gasto, aparecerá un mensaje “Se borrarán los movimientos y aplazos asociados a este gasto. ¿Desea continuar?”, dando como posibilidad de respuesta el botón Sí y el No. En caso de respuesta afirmativa, se procederá a realizar automáticamente lo indicado en el mensaje y se creará un nuevo gasto, con los nuevos datos introducidos y con sus respectivas consecuencias de apuntes contables en movimientos de cuentas, posibles aplazos, etc.


La lista de gastos tiene la particularidad de que puede ser filtrada de forma que sólo obtengamos información de gastos deducibles determinados. Para ello, pulse la opción de menú Editar-Filtrar, inmediatamente le aparecerá un cuadro de diálogo de Filtrado de Gastos que solicitará información sobre la persona que deseamos filtrar o el tipo de persona, el grupo de gasto, la fecha y/o el expediente.

Una vez filtrados los datos, en la barra de estado aparecerán todas las condiciones que componen el filtro de la lista de gastos.

6 INGRESOS

6.1. Ingresos Genéricos

Esta opción sirve para registrar ingresos en general.

6.2. Provisiones de fondos

Su función es la de permitir registrar todos los pagos que recibimos a cuenta (provisiones de fondos), previo a cualquier facturación.

Hacienda pretende saber de quien y cuanto dinero hemos percibido sin facturar aún, aunque esto provoque ciertas reticencias la verdad es que estos datos pueden ser de utilidad para nuestra propia gestión. Las anotaciones que se producen aquí tienen reflejo posterior en el libro de Provisiones y Suplidos y, si lo registramos, nuestras cuentas de banco o caja.

Anotar Ingresos:

Independientemente de la subopción de menú de ingreso en la que se encuentre, proceda de la siguiente forma cada vez que desee añadir, modificar o borrar un ingreso.

pulse este botón para AÑADIR un ingreso nuevo o pulse la opción de menú Editar-Añadir .

Al anotar un ingreso genérico aparece en pantalla el siguiente cuadro de diálogo


Al anotar una provisión de fondo aparece en pantalla el siguiente cuadro de diálogo

En ambos casos, complete el cuadro de diálogo con los datos que se solicitan. El dato de Número de documento nunca debe permanecer vacío.

Entre muchos datos a rellenar estará el nombre de la persona que nos abona el ingreso, que deberá escogerse a través de una lista desplegable que contendrá los nombres de todas las personas que han sido registradas en la opción de menú “Personas” con categoría de Cliente, debiéndose elegir una.

Caso de no aparecer en la lista de personas de este cuadro de diálogo el nombre de la persona que nos factura, debemos introducirlo acudiendo a la opción de menú Ficheros, y seleccionar el apartado denominado Personas, procediendo a añadir sus datos a la lista correspondiente mediante el botón de Añadir comentado anteriormente.

La casilla Expediente le permitirá asociar a la factura un código de expediente de la lista que muestra el Gestor de Expedientes o bien introducirlo manualmente. Posteriormente le servirá para filtrar los distintos informes por un determinado expediente.

Seleccione también una de las tres formas de pago: Al contado, Por Banco y Aplazado, para registrar cómo y cuándo pagamos la factura. (La opción Al contado no realiza seguimiento alguno del dinero).

Cuando la forma de pago se realiza por banco, aparecerá la ficha de Banco y Documento con Fecha, seleccionar el banco que corresponda, rellenar el resto de la ficha y validarla. En la lista desplegada deben aparecer los bancos que previamente se han introducido por medio de la opción de menú Ficheros Personas e introducido con categoría de Banco.

Si por el contrario, el cobro es aplazado, automáticamente saldrá una ficha de Efecto (Letra ), en la cuál serán solicitados los datos del aplazamiento, al aceptar esta ficha de aplazo se obtendrá una lista de desglose de aplazos donde podremos añadir, borrar o modificar nuevos aplazos pertenecientes a este apunte de ingreso.

Moneda: Indica el nombre de la moneda en la cuál se introducen los importes monetarios de este cuadro de diálogo. En caso de existir dos monedas, aparecerá una lista desplegable que posibilita la introducción de datos en la moneda deseada, por defecto aparecerá inicialmente seleccionada la moneda que hubiera en su momento sido escogida como primera en la opción Herramientas-Monedas.

El cambio de moneda en este cuadro de diálogo inicializará a cero el importe.


No olvide cumplimentar el resto de los datos que se solicite. Existe el cálculo inverso en todas las entradas de importes monetarios.

Para BORRAR un ingreso, seleccione el registro correspondiente y pulse el botón , confirmando su eliminación pulsando la tecla S. También es posible borrar pulsando la opción de menú Editar-Borrar o la tecla Del / Supr (según sea su teclado).

Para MODIFICAR los datos de un ingreso, primero seleccione el registro deseado, y a continuación pulse el

botón , haga doble clic sobre ella o pulse Intro directamente.

La lista de ingresos genéricos o provisiones de fondos tiene la particularidad de que puede ser filtrada de forma que sólo obtengamos información de unos ingresos determinados. Para ello, pulse la opción de menú Editar-Filtrar , inmediatamente le aparecerá un cuadro de diálogo de Filtrado de Ingresos que solicitará información sobre la persona que deseamos filtrar, la fecha y el expediente.

Una vez filtrados los datos, debajo de la pantalla, concretamente en la barra de estado, nos aparecerá todos los datos que componen el filtro de la lista de ingresos en la que se encuentre.

7 INFORMES

7.1. Listados

Esta opción de menú genera un documento en formato RTF (Rich Text Format).

El documento a generar tendrá igual nombre que el archivo que almacena la contabilidad en el programa, y extensión RTF. Una vez construido, será abierto utilizando para ello el programa asociado en Windows para la extensión RTF. Ya en el procesador de textos, podrá utilizar las opciones de impresión para llevar el documento al papel.

Al seleccionar esta opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el que se solicita la fecha de inicio y fin del listado, ambas son fechas inclusive, y por otro lado se solicita información de la moneda en la que desea sean impresos los datos, este último caso suponiendo que existan dos monedas en la configuración del programa.

Una vez aceptado el cuadro de diálogo, esta opción Informes permite imprimir los listados de gastos, recibos, facturas, clientes, empresas, etc. Cada apartado de la ventana desplegable hace referencia a la operación de listado de los datos con que está relacionado.

Los distintos informes que se pueden obtener son:


- Imprimir vista actual.

- Libro Registro de Ingresos.

- Libro de Gastos Deducibles.

- Facturas Emitidas.

- Facturas Recibidas.

- Libro Registro de Bienes de Inversión.

- Libro Registro de Provisiones de fondos y Suplidos.

- Todos los Libros-Registro.

- Extracto de Movimientos de la Persona seleccionada.

- Resúmenes:

Ingresos por Clientes.

Gastos generados por colaboradores.

Gastos de Personal.

Gastos por Empresas.

Gastos por Grupo de Gastos.

Expedientes.

Trimestral y Anual de IVA.

Retenciones Soportadas y Practicadas.

Clientes con volúmenes de Operaciones superiores a 500.000

Proveedores con volúmenes de Operac. superiores a 500.000.

Al generar un listado asegúrese no tener abierto ya un documento del mismo nombre. El sistema operativo protestará y tendrá que volver a repetir la operación una vez cerrado el documento.

7.2. Declaraciones de Hacienda

Realiza la impresión de determinadas declaraciones para presentar en Hacienda, entre las opciones se encuentran el IVA trimestral (Modelo 300), Retenciones e Ingresos a Cuenta trimestral (Modelo 110) y las Operaciones Superiores a 500.000 pesetas (Modelo 347).

Procedimientos Uno, S.L. posee un convenio de colaboración con Hacienda que permite esta impresión, que será por tanto válida y efectiva. Únicamente necesitará pegar las etiquetas identificativas en su lugar correspondiente, firmar la declaración y solicitar un sobre que Hacienda suministra.

Para la correcta cumplimentación de su declaración es preciso rellenar la información solicitada en el siguiente cuadro de diálogo:


Información que es necesario cumplimentar:

Modelos de Declaración: Seleccione el modelo que desee imprimir. Recuerde que entre las opciones se encuentran el IVA trimestral (Modelo 300), Retenciones e Ingresos a Cuenta trimestral (Modelo 110) u Operaciones Superiores a 500.000 pesetas (Modelo 347).

Administración de Hacienda: permite la elección de su Delegación y Administración, para ello existen dos listas desplegables.

Al indicar el nombre de su delegación en la primera lista, automáticamente le aparecerá en la segunda lista la relación de Administraciones que puede escoger, proceda a su elección.

Sólo en caso de Declaración de IVA trimestral: Es preciso indicar el importe de las cantidades negativas a compensar de períodos anteriores e introducirlo en su casilla correspondiente. Por otro lado, en caso de encontrarse en el cuarto trimestre y en el supuesto de que su declaración resulte negativa, es preciso indicar si desea seguir compensando los importes o si por el contrario desea solicitar la devolución.

Información del Período a presentar: Indique el año, el trimestre y la fecha que desea que aparezca en su declaración impresa.

Forma de Pago/Cobro: Podrá ser en efectivo o a través de su código cuenta cliente. En el segundo caso, es preciso que introduzca su número de cuenta en la casilla correspondiente. Dependiendo del resultado de su declaración, es decir que resulte a pagar o no, la información suministrada será entendida como información de pago o de cobro.

Nota Explicativa: la primera vez que ejecute el programa o en caso de crear un nuevo documento, antes de proceder a cumplimentar este cuadro de diálogo es preciso haber rellenado previamente los datos que como profesional usted necesita suministrar a Hacienda, entre ellos se encuentra su Nombre y apellidos o Razón Social y su DNI o CIF, para ello es preciso entrar en la opción de menú Herramientas-Configuración y rellenar esta información entre otros datos. Si por el contrario, no ha procedido de esta forma al intentar acceder a esta opción de Declaraciones de Hacienda le aparecerá un mensaje indicándole que proceda de la forma comentada anteriormente. Los datos contenidos en el cuadro de diálogo de Configuración no será preciso volverlos a introducir a no ser que usted así lo desee.

8 HERRAMIENTAS

8.1. Configuración

Contiene información sobre datos generales del programa, con posibilidad de modificarlos durante todo el proceso contable, entre estos datos se encuentra una lista donde podemos añadir y/o escoger el tipo de impuesto que tendrá aplicación global al programa, el porcentaje aplicable del impuesto y del tipo de retención, el programa establece unos valores dados por defecto. La información introducida aquí será la que posteriormente contenga los cuadros de diálogo de ingresos y gastos.

Otro dato importante y de repercusión en las declaraciones que realicemos para hacienda es la información de los datos del profesional, persona que actuará como declarante de cara a Hacienda. En este caso, es obligatorio introducir el nombre y Apellidos o Razón social y el DNI o CIF, según corresponda. No obstante, es aconsejable rellenar el resto de la información que se solicite.


8.2. Monedas

Al seleccionar esta opción aparecerá un cuadro de diálogo que solicitará información sobre ciertos datos y entre ellos podrá escoger entre dos opciones:

-Una única moneda.

-Dos monedas de la Unión Monetaria Europea.

En ambos casos, deberá proceder a indicar el nombre de la moneda o monedas que formarán parte de la configuración del programa, esto se hará a través de su elección en una lista desplegable o dos listas desplegables, según si la elección es de una o de dos monedas.

En dicho cuadro de diálogo existen dos botones, el primero denominado “Todas las Monedas” permite visualizar todas las monedas registradas en el programa, tanto las pertenecientes a la Unión Monetaria Europea (UME) como la de otros países.

En el caso de estar en la lista de monedas no europeas, se podrá añadir, modificar y borrar, en el caso de estar en la lista de monedas europeas, sólo podrá modificar datos, nunca añadir ni borrar.

El segundo botón “Grabar por defecto” permite, una vez elegida la/s moneda/as, guardar esta configuración para futuras contabilidades.

En caso de que escoja, de este cuadro de monedas, la opción de una única moneda y elija una moneda perteneciente a la Unión Monetaria Europea, teniendo anteriormente configurada la moneda principal como no europea o al revés, le aparecerá un cuadro de diálogo que solicitará la paridad de una moneda respecto a otra.

Por ejemplo, supongamos que su configuración de monedas antes de finalizar el año era la peseta, al proceder a finalizar el año tiene la opción de modificar la configuración de las monedas que aparecen en el programa, y por tanto decide que su nueva moneda es el dólar, entonces le aparecerá el cuadro de diálogo anterior donde deberá indicar la paridad del dólar respecto de la peseta o al revés. Esto mismo hubiera ocurrido si la moneda inicial hubiera sido el dólar y hubiéramos deseado configurar el programa con la peseta como nueva moneda.

El acceso al cuadro de diálogo de Monedas se realiza automáticamente al generar una nueva cotabilidad y


al proceder a cerrar la contabilidad y finalizar el año, permitiéndose en cualquier caso todo tipo de cambios referentes a la moneda.

Por otro lado, el acceso al cuadro de monedas también puede hacerse de forma manual, pulsando la opción Herramientas-Monedas. Así, de esta forma se permite acceder a dicho cuadro siempre que se desee, y visualizar las monedas a través del botón “Todas las Monedas”, pero no será posible cambiar la configuración de las monedas elegidas una vez que se ha comenzado a introducir datos de contabilidad, para poder cambiar esta configuración deberá proceder a finalizar el año.

8.3. Finalizar el año

Al seleccionar esta opción le aparecerá un mensaje donde se le indica que haga copia de seguridad a través de la opción “Archivo Guardar Como”. No olvide que se procederá a dejar este documento vacío para iniciar una nueva contabilidad. Tras La aceptación de este mensaje se ofrece la posibilidad de cambiar la configuración de las monedas que forman parte del programa, apareciendo para ello el siguiente cuadro de diálogo Monedas.

Esta opción salda todas las cuentas y borra todos los registros de gastos e ingresos para comenzar un nuevo año.

No obstante, se respeta el resto de la información, como puede ser la lista de personas física/jurídica, la lista de aplazados y bienes inmovilizados.

Por tanto, no debe olvidar que antes de finalizar el año debe haber listado toda la información, y debe realizarse copia de seguridad de la misma.

8.4. Recuperar datos de versiones anteriores

Al seleccionar esta opción le aparecerá un mensaje donde se pide que cierre la versión del programa de contabilidad del que se desea recuperar los datos y al mismo tiempo se informa de que los datos actuales de la contabilidad serán sustituidos con los nuevos datos de la versión que se va a recuperar.

Con esta opción, Usted podrá continuar su contabilidad con los datos introducidos en la versión para MS-DOS CN94 o de la versión de contabilidad para Windows (CNwin) anterior a ésta.

En caso de desear recuperar datos de la versión de MS-Dos es aconsejable tener instalado la versión anterior en el mismo disco duro y con el directorio original \arq-ges.arq\cn94.arq o bien \ind-ges.ind\cn.ind.

Si no es encontrada la aplicación le solicitará una nueva ruta.

Una vez finalizada la recuperación de los datos de las bases originales se procederá a la incorporación en la aplicación de Windows actual. Es importante que recuerde que las bases actuales se inicializarán con los datos recuperados, por lo tanto, perderá aquello que hubiera introducido en la aplicación de Windows antes de esta operación.

9 RECOMENDACIONES DE USO Y CONSEJOS

A continuación se presenta una lista de recomendaciones referido a los datos que registramos. No es en absoluto obligatorio seguirlos pero facilitarán su gestión y la compresión de la información que genera el programa.

9.1. Referidos a Personas, Ingresos y Gastos.

Lo que es un Cliente, Empleado o un Banco puede parecer claro, pero para los casos restantes recomendamos que:

Seleccione el tipo de persona “Empresa” para aquellas personas jurídicas que habitualmente nos facturan con IVA, el tipo “Colaborador” para personas físicas a las que además de pagarles IVA estamos obligados a practicarles retenciones y el tipo “Admin., Otros” para aquellos que no están sujetos a IVA (caso de las compañías de seguros).

Convierta la “Caja” de su estudio o oficina en un banco más. Es cierto que nunca le va a cargar intereses pero, le permitirá hacer un seguimiento de a donde se va el efectivo y podrá hacer uso de la opción de traspaso minimizando los apuntes manuales para la conciliación de las cuentas bancarias.


Si quiere limitarse a generar los libros obligatorios de hacienda, ¡haga caso omiso del consejo anterior! No introduzca ningún banco y, por ende, anote todos los pagos y cobros al contado. No sacará provecho de muchas de las opciones que ofrece el programa pero, mayor discreción imposible.

No utilice cantidades negativas. El programa lo permite por dar cabida a ciertas prácticas contables pero, por regla general, no hará más que embarullar sus cuentas. Si se equivoca borre o modifique el registro equivocado ¡no haga contra-apuntes!

Si recibe algún pago en especie anótelo como tal ingreso, especialmente si le han extendido alguna factura para el cobro del IVA correspondiente (en otras palabras, recibe algo pero pagando el IVA). Es probable que le sea fiscalmente más beneficioso que la introducción de un gasto negativo, lo que además iría en contra del consejo anterior.

9.2. Referidos a Amortizaciones y Movimientos.

Cuando el programa calcula amortizaciones crea, además del registro de gasto deducible correspondiente, una persona (del tipo “Admin., Otros) para el movimiento. Si quiere rehacer el cálculo a fecha posterior, la forma más sencilla de eliminar el cálculo anterior es eliminar dicha persona.

Cuando un banco envía un extracto, se trata de un extracto de su contabilidad. Esto significa que el Debe y Haber son los del banco, justo el opuesto de los suyos. No lo olvide si introduce algún movimiento de forma manual.

9.3. Especiales para usuarios de versiones de CN94.

Ahora está empleando un programa Windows, la forma habitual de pasar de un dato a otro en una ficha o cuadro de diálogo es con el ratón o la tecla de tabulación. Intro servirá para otros propósitos, es difícil cambiar de hábitos pero la solución Windows es mucho más flexible. Por ejemplo, editando cualquier dato podrá utilizar el botón derecho del ratón para acceder a funciones como copiar, pegar o deshacer.

Para que no se pierda su trabajo hay que ¡guardarlo! El programa le avisará si intenta salir sin “Guardar”, pero si trabaja en el programa en una sesión prolongada (cosa fácil si sólo actualiza sus cuentas una vez al trimestre) no está de más usar la opción “Guardar” de cuando en cuando en prevención de cortes eléctricos.

9.4. Proteja sus datos, distribuya sus datos.

Aunque todos esperamos que nuestros equipos informáticos funcionen a la perfección, si fallan, fallarán en el momento más inoportuno. Los datos contables son acumulativos y se pérdida puede ser mucho más costosa en términos de tiempo que la de un complejo cálculo estructural.

Haga copias de seguridad, cuando menos copie los archivos de datos contables. Si en su caso la confidencialidad es crucial, comprima y encripte sus archivos con utilidades tipo WinZip y vigile sus permisos de acceso en red local.

Si además de usar el programa CNwin tiene un asesor fiscal y busca la máxima agilidad, podrá hacer uso de la opción Enviar del apartado de Archivo. Con esta opción podrá enviar por correo electrónico la última versión salvada del archivo actual. Ciertamente el asesor necesitará una licencia del CNwin, pero mayor rapidez imposible. También si tiene el programa Word o un procesador de texto de prestaciones similares podrá enviar directamente por correo electrónico los listados que se generan, es más laborioso pero le ahorrará una compra a su asesor.

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