Cómo... Utilizar la conversión de órdenes de compra

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Con la opción de “Mis órdenes de compra” podrá realizar las siguientes acciones:

1) Gestionar las órdenes de compra que su cliente haya enviado a Tungsten Network.

2) Enviar facturas/notas de crédito: para empezar, haga clic en “Mis órdenes de compra”, que se encuentra en la barra del menú principal en la parte superior de la página.

PASO 1: Seleccionar Mis órdenes de compra

Requisito(s): • Haga clic en Mis órdenes de compra

Requisito(s): • Introduzca su orden de compra. Haga clic en “Emitir”• Seleccione comprador/cliente • Seleccione el estado de la orden de compra • Seleccione un rango de fechas para las órdenes de compra• Realice una búsqueda para generar resultados • Marque la casilla de verificación gris• Haga clic en el icono de la marca verde para aceptar

la orden de compra

Nueva: si su comprador/cliente utiliza el servicio de conversión de órdenes de compra, espere a que la orden de compra aparezca en la sección Mi resumen de órdenes de compra.

Para crear una factura o nota de crédito, cambie la orden de compra al estado “Aceptada”. **Las órdenes de compra recién recibidas aparecerán en el estado “Nueva”.

PASO 2: Resumen de órdenes de compra. Órdenes de compra nuevas

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PASO 3: Resumen de órdenes de compra. Órdenes de compra pendientes/aceptadas

Pendiente: si ha solicitado una actualización de su orden de compra, espere a que esta aparezca en la sección “Mi resumen de órdenes de compra”. Para crear una factura o nota de crédito, cambie la orden de compra al estado “Aceptada”.

**Las órdenes de compra recién actualizadas aparecerán en el estado “Pendiente”.

Aceptada: abrir las órdenes de compra. Para crear una factura o nota de crédito, seleccione la orden de compra (icono azul) en la tabla de resultados de órdenes de compra. Revise los datos de la orden de compra en la siguiente pantalla. A continuación, haga clic en “Convertir orden de compra” para comenzar el proceso de envío.

**Puede convertir una orden de compra aceptada en factura o nota de crédito tantas veces como desee.

Requisito(s): • Introduzca su orden de compra. Haga clic en “Emitir”• Seleccione comprador/cliente • Seleccione el estado de la orden de compra • Seleccione un rango de fechas para las órdenes de compra• Realice una búsqueda para generar resultados• Marque la casilla de verificación gris• Haga clic en el icono con forma de tick verde para aceptar

la orden de compra

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PASO 4: Resumen de órdenes de compra. Órdenes de compra archivadas/rechazadas

Rechazar órdenes de compra no válidas: para cambiar órdenes de compra al estado “Rechazada”, marque la casilla correspondiente de la orden de compra en la tabla. A continuación, haga clic en el icono “Rechazada” en la parte superior de la tabla.

**NO se informará a su cliente de que la orden de compra ha sido rechazada. Debe pedirle a su comprador que la modifique y la actualice. Una vez actualizado, el estado de la orden de compra volverá a aparecer como “Pendiente”.

Archivar órdenes de compra cerradas: para cambiar órdenes de compra al estado “Archivada”, marque la casilla correspondiente de la orden de compra en la tabla. A continuación, haga clic en el icono “Archivar”.

**NO se informará a su comprador de que la orden de compra ha sido archivada.

Requisito(s): • Introduzca su orden de compra. Haga clic en “Emitir”• Seleccione comprador/cliente • Seleccione el estado de la orden de compra • Seleccione un rango de fechas para las órdenes de compra• Realice una búsqueda para generar resultados• Marque la casilla de verificación gris• Haga clic en el icono rojo “X” para rechazar la orden

de compra• Marque la casilla de verificación gris• Haga clic en el icono gris para archivar la orden de compra

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Haga clic en el botón “Seleccionar” de la orden de compra en el estado “Aceptada” sobre la que desea realizar una acción. Una vez en el estado “Aceptada”, haga clic en “Convertir orden de compra” para comenzar el proceso de envío.

**Esta opción solo está disponible si tiene una cuenta del tipo formulario web, no para Solución integrada. En caso de que tenga una cuenta de solución integrada, solo podrá obtener una vista previa de la orden de compra.

PASO 5: Conversión de órdenes de compra. Creación de facturas/notas de crédito

Requisito(s): • Introduzca su orden de compra. Haga clic en “Emitir”• Seleccione comprador/cliente • Seleccione el estado de la orden de compra • Seleccione un rango de fechas para las órdenes de compra• Realice una búsqueda para generar resultados• Haga clic en el icono azul “+” para seleccionar su orden

de compra aceptada• Desplácese hasta la parte inferior de la página • Haga clic en “Convertir orden de compra”

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Proporcione su número de factura o nota de crédito y seleccione qué elementos de línea de la orden de compra desea incluir en su envío.

Si tiene varias líneas, puede utilizar la función que hay disponible en la parte superior de la tabla para seleccionar y aplicar el tipo impositivo o la cantidad tributaria. Cuando haya terminado, haga clic en “Crear factura”.

El sistema confirmará qué elementos de línea se seleccionaron para incluirse en el envío.

Haga clic en “Atrás” para realizar cambios en el número, los elementos de línea y el tipo impositivo o la cantidad tributaria de la orden de compra/nota de crédito.

Haga clic en “Confirmar” para avanzar en el proceso de envío.

PASO 6: Crear una factura/nota de crédito. Introducir información

Requisito(s): • Introduzca el número de factura o nota de crédito• Seleccione los elementos de línea• Introduzca la cantidad• Seleccione el tipo impositivo/cantidad tributaria• Haga clic en “Crear factura”

PASO 7: Confirmar información

Requisito(s): • Haga clic en “Confirmar”

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Su información/a quién factura:

Introduzca su información de contacto/la información de contacto de su cliente.

Información de la factura:

1. Confirme el tipo de documento (factura/nota de crédito)

2. Introduzca la fecha de la factura

3. Introduzca la fecha de pago

4. Introduzca la fecha de entrega

5. Si corresponde, introduzca la fecha de pago del impuesto.

**No modifique la moneda o el número de orden de compra.

Encabezado adicional:

- Conocimiento de embarque

-Nota de entrega

-Código de cuenta

-Centro de coste

-Notas

Requisito(s): • Información de contacto• Tipo de documento• Fecha de la factura• Fecha de pago del impuesto • Información adicional del nivel de encabezado

PASO 8: Introducir los datos del nivel de encabezado

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Para añadir información adicional a su elemento de línea:

1. Haga clic en el botón “Editar”.

2. Introduzca “Información adicional”, si fuera necesario.

3. Introduzca el rango de fechas del “Período de servicio”, si fuera necesario.

4. Haga clic en “Guardar el elemento de esta línea” una vez que haya introducido toda la información del elemento de línea.

**No modifique el código de producto, la descripción del elemento de línea, la unidad de medida o el precio por unidad.

**En ciertas regiones del mundo no se indican los impuestos en el nivel de línea. Si el tipo impositivo y la cantidad tributaria no están disponibles en la sección de nivel de línea, introduzca la cantidad tributaria completa en el nivel de resumen antes del envío.

PASO 9: Introducir los datos del nivel de línea

Requisito(s): • Haga clic en el icono “Editar”• Introduzca la información adicional del elemento

de línea• Introduzca las fechas del período de servicio• Haga clic en “Guardar el elemento de esta línea”

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Introducir cargos especiales:

1. Haga clic en “Añadir” para agregar un cargo especial a su factura o nota de crédito.

2. Seleccione el tipo de línea especial del menú desplegable.

3. Introduzca la descripción, la cantidad, el precio por unidad y el tipo impositivo o cantidad tributaria si fuera necesario.

4. Guarde el elemento de línea.

PASO 10: Introducir cargos especiales

Requisito(s): • Pulse el botón “Añadir”• Seleccione el tipo de línea especial• Introduzca la descripción del elemento de línea especial• Introduzca la cantidad del elemento de línea especial• Introduzca el precio por unidad del elemento de línea

especial• Introduzca el impuesto del elemento de línea especial• Haga clic en “Guardar el elemento de esta línea”

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Añadir adjuntos:

1. Para añadir un documento adjunto, haga clic en “Seleccionar y cargar”.

2. Busque el documento que quiere adjuntar en su sistema.

3. Seleccione el documento adjunto que quiere incluir en su factura o nota de crédito.

**Haga clic en la “i” verde para ver los requisitos de los archivos adjuntos.

Realice una vista previa de la factura o nota de crédito para garantizar que toda la información que ha introducido es válida.

Pulse “Vista previa” para acceder al paso final del proceso de envío.

PASO 11: Añadir adjuntos

Requisito(s): • Haga clic en “Seleccionar y cargar”• Haga clic en “Abrir”

Requisito(s): • Pulse “Vista previa”

PASO 12: Vista previa

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Revise la factura o nota de crédito para garantizar que toda la información que ha introducido es válida.

Pulse “Enviar” para completar el proceso de envío.

PASO 13: Enviar la factura/nota de crédito

Requisito(s): • Haga clic en “Enviar”

Póngase en contacto con Tungsten Network para obtener ayuda en caso de que no pueda introducir la información necesaria.

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