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SISTEMAS DE GESTIÓN

CMA-MGA-01MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION

AMBIENTAL

EDICION 08VALIDO DESDE:

27/05/2010

INTRODUCCIÓN

EXSA S.A. es una empresa dedicada a la fabricación de explosivos industriales y accesorios de voladura destinados a su comercialización en el país y el extranjero.

Desde sus inicios en 1956, EXSA S.A. se ha caracterizado por ser una empresa seria y con una fuerte vocación por la mejora continua de sus productos, ejecutando para ello un alto nivel de calidad, y seguridad, así como un gran respeto al medio ambiente, lo que le ha permitido lograr y mantener el liderazgo en el mercado peruano e ingresar a diversos mercados del exterior.

Actualmente la empresa mantiene un Sistema Integrado de Gestión basado en:

• Un Sistema de Gestión de Calidad, certificado en la norma ISO 9001, para asegurar la calidad de sus productos y servicios, mejorar los niveles de satisfacción del cliente y desarrollar sus procesos bajo un esquema de mejora continua.

• Un Sistema de Gestión Ambiental certificado en la norma ISO 14001 estableciendo con ello un firme compromiso con la protección al medio ambiente.

• Un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional certificado en la norma OHSAS 18001, que nos permita minimizar y controlar los posibles riesgos en nuestras operaciones fabriles.

• Un Sistema de Seguridad y Control en el Comercio Internacional, certificado en la norma BASC, para asegurar que nuestras operaciones se mantengan dentro del marco de la legalidad y orden jurídico-comercial.

Sin embargo, dado que el presente documento esta estrictamente relacionado con un Sistema de Gestión Ambiental, los lineamientos generales de dicho sistema están descritos en el presente Manual de Gestión, así como la estructura que rige para los procesos productivos y administrativos.

1.- OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

1.1.- GENERALIDADES

• El propósito de este Manual es describir el Sistema de Gestión Ambiental implementado por EXSA S.A., el cual da respuesta a cada requisito de la Norma ISO 14001.

• Realizamos nuestras actividades fabriles y servicios optimizando en forma constante el uso de los recursos con la finalidad de prevenir y minimizar la contaminación ambiental, y así lograr un desarrollo sostenible a largo plazo.

• Aplicamos de forma permanente el concepto de mejora continua y cumplimos las normas legales aplicables al giro de nuestro negocio.

1.2.-ALCANCE

• Diseño, desarrollo, fabricación y comercialización de explosivos: Planta Lurín, Planta Tacna y Planta Trujillo.

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1.3.- APLICACIÓN

Todos los requisitos de esta norma son aplicables a nuestros procesos desarrollados en nuestras Plantas de Lurín, Tacna y Trujillo.

2.- REFERENCIAS NORMATIVAS

Este Manual tiene como elementos normativos y/o de consulta a la Norma ISO 14001: Sistema de Gestión Ambiental.

3.- ESTRUCTURA Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

3.1.- ESTRUCTURA

Cada hoja del Manual muestra un encabezado estándar con la edición correspondiente.

3.2.- RESPONSABILIDADES

El Área de Sistemas de Gestión es el responsable de la elaboración y actualización del Manual del Sistema de Gestión Ambiental. La revisión corresponde al Gerente de Tecnología de la Información y Procesos, la aprobación es responsabilidad del Gerente General.

3.3.- MODIFICACIONES

El Manual del Sistema de Gestión Ambiental será revisado por lo menos una vez en el período de 2 años o a decisión de la Gerencia General.

3.4.- DISTRIBUCIÓN CONTROLADA DEL MANUAL

El Manual se distribuye electrónicamente a los Colaboradores que forman parte del Sistema de Gestión Ambiental. Adicionalmente se pueden entregar copias controladas impresas.

3.5.- REFERENCIAS GENERALES

En caso de dudas o aclaraciones se deberá recurrir a los documentos internos y externos que forman parte del Sistema de Gestión Ambiental.

4.- REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

4.1.- REQUISITOS GENERALES

EXSA S.A. ha establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestión Ambiental, cumpliendo con los requisitos especificados en la norma ISO 14001, a su vez EXSA asume el firme compromiso de mantener y mejorar continuamente el desempeño ambiental.

RESPONSABILIDAD: SISTEMAS DE GESTIÓN, CONTROL DE CALIDAD

4.2.- POLÍTICA AMBIENTAL

EXSA S.A. ha definido la Política de Seguridad, Salud Ocupacional, Calidad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social de manera conjunta. Para efectos de certificación solo se tomará en cuenta los puntos de la Política que se relacionen con el Sistema de Gestión Ambiental.

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EXSA S.A. es una empresa líder en el mercado de explosivos, que mantiene sistemas de seguridad, salud ocupacional, calidad, gestión ambiental y programas de responsabilidad social, sobre la base de una adecuada gestión de riesgos, la mejora continua y la legislación aplicable.

1. SeguridadMinimizar los riesgos laborales y operacionales, optimizando los niveles de seguridad industrial, seguridad en la información, seguridad en el comercio internacional y salud ocupacional.

2. Calidad, el cliente y el mercadoSatisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de productos y servicios competitivos en calidad y precio.

3. Gestión ambientalMinimizar los niveles de contaminación generados por residuos, efluentes y emisiones, optimizando el uso de los recursos con una actitud responsable hacia el medio ambiente.

4. Responsabilidad socialMantener contacto con las comunidades de nuestra zona de influencia para conocer sus necesidades y apoyar su desarrollo sostenible.

5. Capacitación y el desarrollo de los colaboradoresDesarrollar actividades de capacitación y desarrollo que conviertan a nuestros colaboradores en agentes activos para la mejora continua y la excelencia.

6. Grupos de interésPromover una cultura de seguridad, salud ocupacional, calidad, protección del medio ambiente y responsabilidad social entre nuestros accionistas, colaboradores, clientes, proveedores y sociedad en general.

EXSA S.A. se asegura que la Política esté a disposición del público, de los trabajadores y contratistas a todo nivel de la empresa a través de las siguientes acciones:• Enmarcándola y colocándola en lugares visibles de la empresa (paneles).• Difundiéndola mediante boletines, magazines y calendarios de bolsillo.• Presentándola en reuniones y charlas de sensibilización.• Colocándola en la web

RESPONSABILIDAD: TODOS LOS TRABAJADORES

4.3.- PLANIFICACIÓN

4.3.1.- Aspectos Ambientales

Para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar, sobre los que se puede esperar tenga influencia y que tengan o puedan tener impactos significativos sobre el ambiente, además teniendo en cuenta las modificaciones o implementación de nuevos procesos, productos o servicios. EXSA S.A. ha establecido el siguiente procedimiento: CCE-P-01: IDENTIFICACION, EVALUACION Y TRATAMIENTO DE ASPECTOS AMBIENTALES.

RESPONSABILIDAD: GERENCIAS Y JEFATURAS DE AREA.

4.3.2.- Requisitos Legales y Otros Requisitos

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EXSA S.A. ha establecido para la identificación, acceso a los requisitos legales y demás requisitos a ser cumplidos y la forma como se aplican a los aspectos ambientales, el siguiente procedimiento: CMA-P-10: IDENTIFICACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES.

Mediante este procedimiento se asegura el cumplimiento de los dispositivos legales ambientales y otros requisitos, que puedan ser exigidos por los clientes y/o partes interesadas.


4.3.3.- Objetivos, Metas y Programas

EXSA S.A. ha establecido los objetivos y metas en base a los aspectos relacionados a sus impactos significativos. Estos se revisan y documentan de tal forma que sean coherentes con la Política. Para el establecimiento y/o revisión de los objetivos y metas ambientales, se consideran:

• Los requisitos legales y de otra índole.• Los aspectos ambientales significativos.• Las opciones tecnológicas.• Las necesidades financieras, operacionales y comerciales de la organización.

• Los Objetivos y Metas se documentan en el formato CMA-F-04: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION.

• EXSA S.A. establece y mantiene programas para cumplir con sus objetivos y metas ambientales. En estos programas se documentan acciones encaminadas hacia su logro. Se utiliza para tal fin el formato CMA-F-05: PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTION.

• La Gerencia General provee la estructura necesaria para asegurar que las responsabilidades a cada nivel de la organización, los recursos y plazos sean asignados para lograr el cumplimiento de objetivos y metas ambientales.

• El Comité del Sistema de Gestión, a través del Área de Sistemas de Gestión es responsable de realizar el seguimiento al Programa Ambiental.

RESPONSABILIDAD: CONTROL DE CALIDAD

4.4.- IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1.- Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad

Las funciones, responsabilidades y la autoridad del personal de EXSA S.A. se encuentran definidas en los documentos del Sistema de Gestión Ambiental. La estructura para la administración del Sistema de Gestión Ambiental se describe a continuación:

La Gerencia General se encarga de:• Asegurar los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener, mejorar y controlar

el Sistema de Gestión Ambiental descrito en este Manual.• Revisar el Sistema de Gestión Ambiental.

La Gerencia de Tecnología de la Información y la Gerencia de Operaciones independientemente de otras responsabilidades tiene el rol, la responsabilidad y autoridad para:• Asegurar que los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental se hayan establecido, implantado

y sean mantenidos de acuerdo con la norma ISO 14001.• Informar sobre el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental a la Gerencia General para su

revisión y mejora continua.

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• Dirigir las auditorías al Sistema de Gestión Ambiental.• Hacer seguimiento de las solicitudes de acción correctiva y preventiva.• Analizar el control documentario. • Elaborar mensajes de sensibilización.

El Comité del Sistema de Gestión es un equipo consultor que evalúa y emite su opinión sobre el funcionamiento del Sistema formando el apoyo principal de la Gerencia General y del Gerente de Tecnología de la Información y Procesos. Sus integrantes son:

• Gerente General • Gerente de Tecnología de la Información y Procesos• Gerente de Operaciones• Gerente de Comercialización• Gerente de Logística• Gerente de Administración y Finanzas• Gerente de Recursos Humanos• Jefe de Seguridad

RESPONSABILIDAD: SISTEMAS DE GESTIÓN

4.4.2.- Competencia, Formación y Toma de Conciencia

EXSA S.A. ha identificado las necesidades de capacitación, para que todo el personal, que realice tareas para ella o en su nombre y cuyo trabajo pueda originar un impacto ambiental significativo, reciba el entrenamiento apropiado. Para ello se cuenta con el procedimiento: CMA-P-07: ACTIVIDADES DE SENSIBILIZACIÓN DE PERSONAL.

Estos procedimientos están dirigidos a los colaboradores de cada función y nivel relevante a fin de tener conciencia de:

• La importancia de cumplir con la Política Ambiental, los procedimientos e instrucciones ambientales, los requisitos legales y los requerimientos del Sistema de Gestión Ambiental.

• Los impactos ambientales significativos, reales o potenciales, causados por sus actividades, y los beneficios ambientales derivados de una mejora de su desempeño.

• Sus roles y responsabilidades para cumplir con la Política Ambiental, los procedimientos e instrucciones ambientales y los requerimientos del Sistema de Gestión Ambiental incluyendo los requerimientos para la prevención y las respuestas de emergencias.

• Las posibles consecuencias de no cumplir con lo especificado en los procedimientos operativos y los requisitos legales.

• Los niveles de responsabilidad, habilidad, educación y el riesgo asociado a las actividades.


4.4.3.- Comunicación

EXSA S.A. mantiene niveles de comunicación de las siguientes formas:

• Externas.- A través de informes a organismos públicos y privados según corresponda, publicaciones en medios de comunicación, participación en eventos, apoyo a las comunidades circundantes a nuestras instalaciones, Internet.

• Internas.- A través del Magazín, anuncios en vitrinas, reuniones, charlas y mensajes, empleándose para tal efecto medios orales, escritos y/o electrónicos.

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Los temas, que se incluyen dentro de las comunicaciones internas y externas, según corresponda, son:

• Sistema de Gestión Ambiental en general.• Dispositivos legales, aspectos ambientales significativos.• Cumplimiento con los compromisos establecidos en la política, objetivos, metas y programas.• Respuesta a consultas o quejas de las partes interesadas.• Incidentes, accidentes, derrames y otras contingencias.• Resultados de los monitoreos, auditorías y revisiones del Sistema.• Sugerencias acerca del desempeño ambiental de la organización.

Exsa no comunicará libremente información sobre sus aspectos ambientales, los criterios para la comunicación se describen el el procedimiento CCE-P-01 IDENTIFICACION, EVALUACION Y TRATAMIENTO DE ASPECTOS AMBIENTALES.

Las comunicaciones internas y externas relevantes serán derivadas al Comité del Sistema de Gestión, quien será responsable de evaluarlas, elaborar la respuesta y definir la decisión a tomar.


4.4.4.- Documentación

EXSA S.A. ha establecido documentación que describe los elementos principales del Sistema de Gestión Ambiental y en el procedimiento: CMA-P-02: METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION se definen los lineamientos a considerar para la elaboración de los diferentes documentos del Sistema de Gestión Ambiental.

RESPONSABILIDAD: GERENCIAS Y JEFATURAS DE AREA

4.4.5.- Control de la Documentación

Para asegurar un adecuado control de los documentos, EXSA S.A. ha desarrollado el procedimiento CMA-P-03: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION, en el cual se establecen mecanismos, que permitan que la documentación:• Pueda ser localizada.• Sea periódicamente revisada, actualizando la información cuando sea necesario, y aprobada

por el personal autorizado para ello.• Esté disponible en las versiones vigentes en todos los puntos, en los que se realicen

operaciones para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión Ambiental.• Cuando sea obsoleta, sea retirada de todos los puntos de edición y uso.• Cuando sea obsoleta, sea retenida con fines legales y/o de preservación de conocimientos,

previa identificación de los mismos.

RESPONSABILIDAD: GERENCIAS Y JEFATURAS DE AREA

4.4.6.- Control Operacional

EXSA S.A. tiene identificadas, planificadas y documentadas las operaciones fabriles asociadas con los aspectos de Sistema de Gestión Ambiental. En los procedimientos e instrucciones de trabajo se ha incluido criterios ambientales. Se ha comunicado y/o acordado con los proveedores y subcontratistas acerca de las obligaciones y la normatividad asociada al Sistema de Gestión Ambiental.

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RESPONSABILIDAD: GERENCIA Y JEFATURAS DE AREA

4.4.7.- Preparación y Respuesta ante Emergencias

• EXSA S.A. ha establecido Planes de Primera Respuesta Ambientales para prevenir y mitigar los impactos ambientales, que puedan originarse de situaciones de riesgo. Además, se ha incluido en los procedimientos e instrucciones de las actividades, donde existen consideraciones de orden ambiental, las indicaciones necesarias para disminuir en lo posible el impacto ambiental a generarse en caso de emergencia.

• El Área de Seguridad es la responsable de definir un programa para la ejecución de simulacros, que permitan la revisión periódica, procediendo a evaluar la respuesta del personal, el grado de conocimiento de las acciones a tomar, efectividad del plan, disponibilidad de los equipos, etc. En caso de encontrar fallas o posibles mejoras, estas deberán ser evaluadas por el responsable y proceder a modificar el documento.

• Después de una situación de emergencia, el Área de Seguridad y el Área de Control de Calidad evaluará la eficacia de los procedimientos correspondientes y presentará un informe a la Gerencia General, incluyendo el detalle de lo acontecido, las acciones correctivas ejecutadas y la propuesta de acciones preventivas de mejora, para evitar futuras situaciones de emergencia. La Gerencia General evaluará el informe y procederá a solicitar modificaciones, en caso de ser necesario, del Plan de Primera Respuesta. El Área de Seguridad difundirá los problemas detectados y las nuevas medidas tomadas al personal, mediante una reunión, vía e-mail u otros medios.

RESPONSABILIDAD: SEGURIDAD - CONTROL DE CALIDAD

4.5.- VERIFICACIÓN

4.5.1.- Seguimiento y Medición

EXSA S.A., para realizar un seguimiento y medir las características más importantes de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente, ha desarrollado el documento CMA-F-04: OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION.


4.5.2.- Evaluación del Cumplimiento Legal

• EXSA S.A., en coherencia con su compromiso de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, ha establecido el procedimiento CMA-P-10: IDENTIFICACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES en el cual se describe la forma de evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y los registros correspondientes.

• EXSA S.A. evalúa de la misma manera los otros requisitos legales asumidos voluntariamente por la empresa y conserva los registros del cumplimiento de los requisitos legales.


4.5.3.- No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

EXSA S.A. mantiene un procedimiento para definir la responsabilidad y la autoridad en el manejo y la investigación de las No Conformidades del Sistema de Gestión Ambiental, tomando medidas para mitigar los impactos causados y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas. Esta

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metodología se encuentra documentada en el CMA-P-05: ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

RESPONSABILIDAD: SISTEMA DE GESTIÓN, CONTROL DE CALIDAD

4.5.4.- Control de los Registros

• EXSA S.A. identifica, mantiene y dispone los registros ambientales por un tiempo de conservación establecido. Los registros son legibles, identificables y trazables al proceso, producto o servicio involucrado. Si los registros son manuales, son almacenados en files identificados y protegidos de cualquier deterioro o pérdida.

• Si los registros son computarizados, se asegura su protección mediante medios electrónicos. Para ello cuenta con el siguiente documento: CMA-P-08: CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION


4.5.5.- Auditorías del Sistema de Gestión Ambiental

EXSA S.A. establece y mantiene un programa y procedimiento para la realización de auditorías con el fin de determinar si el sistema:

• Esta conforme con lo planificado en el Sistema de Gestión Ambiental y las disposiciones de la norma ISO 14001

• Ha sido implementado y mantenido en forma apropiada• Es efectivo en cumplir con la política y objetivos de EXSA• Revisar los resultados de las auditorías previas.• Suministrar información sobre los resultados de la auditoría a la Gerencia.

Las auditorías se ejecutan en lo posible por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se esta auditando. Estas auditorías se ejecutan de acuerdo al siguiente documento: CMA-P-06: AUDITORIAS AL SISTEMA DE GESTION. Este procedimiento deriva en un Programa de Auditorías Internas basado en la importancia de la Gestión Ambiental y en los resultados de las auditorías previas. Se incluyen también en este mismo procedimiento los requerimientos, que deben cumplir, quienes conducen las auditorías.

RESPONSABILIDAD: SISTEMAS DE GESTIÓN

4.6.- REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Gerencia General y el Comité del Sistema de Gestión de EXSA S.A. revisa el Sistema de Gestión Ambiental por lo menos una vez al año, con la finalidad de:• Asegurar su continua conformidad, adecuación y eficiencia• Evaluar la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Gestión Ambiental de la organización,

incluyendo la política, los objetivos específicos, programas y requisitos legales. El procedimiento que describe la metodología es el siguiente: CMA-P-01: REVISION DEL SISTEMA DE GESTION.

RESPONSABILIDAD: COMITE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

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SILVIA VARGASJefe Sistemas de

Gestión

SILVIA VARGASJefe Sistemas de

Gestión

CARLOS PAREDESGerente Tecn. Inform.

KARL MASLO LUNAGerente General

Elaborado por Verificado por Revisado por Aprobado por

Pre Elaborado por: SILVIA VARGAS/EXSA

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