claves para sobrevivir en tiempos de cambio

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Sábado 03 de Mayo de 2008 > Sociedad

CLAVES PARA SOBREVIVIR EN TIEMPOS DE CAMBIO

Las computadoras pueden responder nuestras preguntas pero no pueden formularlas. En informática, una pregunta mal hecha nos darárespuestas inútiles.

El famoso pintor Pablo Picasso dijo alguna vez que las computadoras eran completamente inútiles ya que podían responder a todas nuestras preguntas, pero noeran capaces de hacernos ninguna. Notable: sabemos que las preguntas nos las tenemos que hacer nosotros, nadie nos puede (o podía) ayudar en esta tarea. Eninformática, una pregunta mal hecha nos dará respuestas inútiles, o peor, nos induciráa una decisión equivocada.

Si analizamos el siguiente pensamiento "el dato que necesito es...?" veremos quenos hemos anticipado a los medios que nos permite obtenerlo. La pregunta siempreestá antes que la respuesta. Muchos especialistas en sistemas piensan,erróneamente, que lo más importante es producir información: primero generanrespuestas (información) para las preguntas que "podrían hacerse" (procesos dedecisión). Si nos detenemos un momento veremos que podemos tener respuestaspara una infinidad de preguntas que nunca se harán.

Concretamente, el error conceptual reside en pensar que si tenemos preguntas, necesitamos respuestas, y allí vamos: disponemos de todas las respuestas que seanposibles, hagamos o no las preguntas necesarias. Ahora bien pensemos cuántasveces hemos hecho una misma pregunta. Por ejemplo: ¿cuál es la disponibilidad destock de un producto determinado?, ¿quiénes conforman el grupo de clientes clavepara dirigir una estrategia de ventas?, ¿cuál es el estado de nuestro flujo de caja parahacer las previsiones necesarias?, ¿qué nos va a responder el cliente o proveedor anuestro mail en donde le indicamos una suba de precios o una refinanciación depagos?, y así sucesivamente.

Otro problema es que todo el universo de respuestas que me puede ofrecer una computadora son "a posteriori", es decir: llegan demasiado tarde y puede ocurrir que las respuestas se basen en datos no del todo exactos, coherentes, o válidos, algofatal.

Veamos dos conceptos que nos van a permitir tener éxito en la gestión de informaciónde nuestra PyME. Todas nuestras preguntas conforman el universo propio de"necesidades de información". Y aquí tenemos nuestro primer concepto clave: Lainformación requiere que los datos se encuentren en un contexto determinado, en unasituación específica para que tengan algún significado útil. Debe existir algúnpropósito concreto en la utilización de los datos para que ganen la categoría de"información".

La calidad de los datos es crítica para asegurar que la información obtenida seaprecisa ya que solamente podemos tomar decisiones acertadas contando coninformación con alto grado de precisión. Por otra parte, toda información que estéfuera de contexto tiene valor nulo. Los datos ubicados en una situación y contextodeterminados dan origen a la información.

El conocimiento de nuestro propio negocio nos permite hacer las preguntas volcadas en forma pura de parte de nuestra experiencia. Ésta resulta esencial para hacer unbuen uso de la información disponible y aquí tenemos nuestro segundo conceptoclave: el conocimiento es la información sumada a la experiencia, el cual no puedeexistir prescindiendo del otro.

Hemos dejado atrás la "Era de la Información" y comenzamos la "Era delConocimiento". Debemos tener en claro que hoy no tiene éxito quien cuenta con másinformación, sino aquél que sabe cómo y dónde aplicarla.


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Volvamos nuevamente a nuestra PyME. Si aplicamos un cierto grado de abstracciónveremos que nos dedicamos a llevar a cabo "procesos", entendiendo por éstos, undeterminado conjunto de actividades que modifican entradas -materia prima, datos, inclusive los resultados de un proceso anterior- y las transforman de alguna manera produciendo salidas -materia elaborada, información, nuevos resultados para elproceso siguiente.

Tan interesante es la visión "por procesos" que su origen y fin resultan en un mismopunto: todo proceso dentro de una empresa comienza con el requerimiento de parte de un cliente y termina (al menos en forma general) luego de la aplicación de losprocesos, en la satisfacción del requerimiento del cliente. Como observamos, elcliente está en ambos extremos de nuestra cadena. Hasta la aparición dele-business, o empresas en Internet, este conjunto de procesos podría repetirseindefinidamente, ya que era un modelo ventajoso. Sus ventajas residen en unapaulatina disminución de errores (curva de aprendizaje), de fallas en administración,de inconsistencias, puliéndose en forma gradual.

Así funcionaron las PyMES clásicas: eran especialistas en un determinado tipo deproceso y surgieron el tipo de expresiones como: " ...y 30 años de experiencia avalannuestra seriedad…". Hasta que, de golpe, cambian las reglas del mercado nacional ointernacional, o cambia la tecnología en uso, o cambian o desaparecen proveedores yclientes, o aumentan las exigencias de los clientes o no disponemos de financiaciónsuficiente, o..... Bien, lo peor que le puede pasar a una PyME es perder "cintura".Perder, justamente lo que constituye su principal ventaja competitiva: dinamismo.

Sumemos todo: Conocimiento para tomar decisiones acertadas, dinamismo para que estas decisiones se ajusten al contexto económico en constante cambio, procesoscon alto nivel de flexibilidad para adaptarse a dichos cambios, información destinada aalimentar nuestra experiencia para incorporar los datos del contexto actual, qué nosfalta?

Falta volver al principio: al universo de preguntas que podemos hacer, preguntas clavepara tomar las decisiones adecuadas. Vayamos a la práctica: mientras lea esteartículo tome una hoja de papel en blanco y una birome. Escriba en la hoja de papellas tres preguntas clave que tiene en mente sobre su negocio. Anote esas preguntasque más le "inquietan". Refínelas tantas veces como sea necesario (táchelas yre-escríbalas cada vez con mayor precisión y crudeza). No anote más de tres peroasegúrese que la respuesta a esas tres preguntas HOY clarificarán totalmente lo queva a hacer a partir de mañana en su negocio.

Muchos creen que pueden hacer este ejercicio en 3 minutos. Si esto es así, no lashaga, usted sabe muy bien qué es lo que hace falta para ser millonario: escriba unlibro y hágase famoso. Más allá de broma, estas tres preguntas también reflejarán enforma clara cómo piensa y con qué amplitud piensa sobre la realidad de su empresa. Ahora léalas en voz alta. Si se las hiciera un amigo, las tomaría en serio? Si no esasí, vuélvalas a escribir, ahora con mucha más precisión. Estas preguntas valen oro.Usted ha comenzado a ingresar a la era del conocimiento. Mañana, busque en suempresa la respuesta a estas preguntas. Evalúe cuánto tardan en respondérselas ycuál es la extensión de las respuestas. Usted necesita como máximo dos renglonesde respuestas por cada pregunta, o mejor, uno....o mucho mejor: una cifra.

Más allá de los "procesos" que hemos mencionado antes, ha introducido en su PyMEotro tipo de proceso: el proceso denominado “Administración del Conocimiento” o“Knowledge Management” (los americanos abrevian este concepto con dos letrasKM).

Ha hecho uso de su experiencia, ha forzado la búsqueda de la información necesariapara responder a sus preguntas, ha impulsado a su personal a refinar los datos y así,la información resultante, tiene valor: El valor de haberse convertido en informaciónpara decidir.

Cuanto más frecuentemente haga este ejercicio, los sistemas de su empresa podránhacerle por sí mismos estas mismas preguntas con la periodicidad que desee: unavez por semana, por mes, cada dos meses, automáticamente. Está “procesando”


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conocimiento, un conocimiento que forma parte de los activos de su PYME.

La informática nuevamente se ha convertido en su aliada: no le da información cruda,que sólo sirve para procesar y re-procesar datos en planillas de cálculo, consumiendoenormes cantidades de horas/hombre. Le hace preguntas. Ahora su personal, es el encargado de obtener, mediante un sistema informático, la información queREALMENTE NECESITA y que, gracias a sus conocimientos, le aportan un nuevosignificado.

por Lic. Juan Moratto, Consultor Senior Asociado, Mercados Unidos

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