clase1
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1 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
ING. Yamil Quiñones NietoJefe de Proyectos
Introducción a la Gestión de Proyectos
Introducción a la Gerencia de Proyectos
Gestión de Proyectos – 2013-I
2 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
AGENDA
Lección 1 : Introducción
Lección 2 : Fundamentos
3 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Introducción - El problema
Hey necesito:
4 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Introducción - El problema
Voy a averiguar lo quenecesitan y el resto deustedes que se ponga aProgramar
5 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Introducción - El problema
Hey necesito:
Todo listo, pero ¿es esto lo que necesitan?
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Introducción - El problema
Successful.- Completado a tiempo y dentro del presupuesto, con todaslas características y funciones especificadas originalmente
Falied.- Cancelado antes de la terminación o nunca se implementó. Challenged .- Terminado y operativo, pero con más presupuesto, y con
menos características y funciones que inicialmente se especificaron
7 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Introducción - El porque de las mejoras
“Las razones del incremento en los exitos fueron
varios.
Primero, el costo en promedio de un proyecto ha sido
cortado en la mitad.
Han sido creadas mejores herramientas para
monitorear y controlar los progresos” ,
Gerentes de Proyectos mas competentes con mejores
procesos.
El hecho de la existencia de procesos en PM es clave.
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Introducción - ¿ Por qué Gerencia de Proyectos? Los proyectos son inciertos.
Los proyectos son riesgosos.
Demoran un tiempo significativo.
Cuestan mucho dinero.
Involucran a gente de toda la organización.
Están expuestos a cambios inesperados
Deben satisfaces a distintos tipos de clientes
(stakeholders).
Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo y
calidad
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Introducción - Ventajas para las Organizaciones
Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.
Mejoras de las relaciones con el cliente-
Cortos tiempos de desarrollo.
Menores Costos.
Alta Calidad y mejora de la confiabilidad.
Altos niveles de márgenes.
Mejora de la productividad.
Mejora de las coordinaciones Internas.
Mejora del nivel moral del trabajador.
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Introducción - Ventajas para las Personas
Provee una fuente de Futuros lideres para las
empresas.
Genera una alta visibilidad debido a los resultados en
los proyectos.
Mejora las oportunidades de crecimiento tanto
personales como profesionales
Ayuda a construir una reputación personal y red de
contactos.
Desarrolla habilidades y experiencias “portátiles”
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Introducción - Factores Críticos de Éxito
0.00 2.00 4.00 6.00 8.00 10.00 12.00 14.00 16.00 18.00
Otros
Estimaciones fidedignas
Metodología Formal
Requisitos Básicos Estables
Infraestructura Informática Estándar
Alcance Detallado
Objetivos del Negocio, claros
Gerente de Proyectos Experimentados
Involucramiento del Usuario
Compromiso de la alta dirección.
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AGENDA
Lección 1 : Introducción
Lección 2 : Fundamentos
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Fundamentos – De la Idea a la Solución
Las organizaciones realizan
trabajo. EL trabajo involucra
operaciones y proyectosOperaciones
Permanentes
Repetitivas
Proyectos
Transitorios
Únicos
El trabajo es planeado,
ejecutado y controlado!
SOLUCIÓN
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Fundamentos – Proyectos y entregables
IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA
tiempo
SOLUCIÓN
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Fundamentos – Proyectos y entregables
IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA
tiempo
Satisface determinada necesidad o requerimiento.Tiene vida útil.
SOLUCIÓN
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Fundamentos – Proyectos y entregables
IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA
tiempo
ProductoServicioResultado
SOLUCIÓN
Trabajo que se hace para generar entregablesTiene un inicio y un fin.Es único.
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Fundamentos – La triple restricción
Calidad
Tiempo Costo
Alcance
A
C D
18 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – La triple restricción
Establecer objetivos claros y alcanzables. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las
distintas expectativas y preocupaciones de los distintosinteresados (stakeholders).
Considerando el Entorno
Recursos
Alcance
Con
side
rand
o el
Rie
sgo
Logrando la satisfacción de los StakeholdersR
equerimientos Identificados
Res
pons
abili
dad
Pro
fesi
onal
Ética
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Fundamentos – ¿Qué es un proyecto?
Proyecto “Tren Eléctrico “ Proyecto “Gas de camisea” Proyecto “Portal de la Empresa”
Proyecto “Implementación de un ERP“
Proyecto “Nueva presentación Sublime“ Proyecto “UCV-
Construcción de nuevas sucursales“
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo paracrear un producto, servicio o resultado único.– Es un proceso de elaboración gradual.
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto
con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.
Grupo de Procesos de la gerencia de Proyectos
Actividad(trabajo)
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
RecursosHumanos
Comunicación AdquisicionesRiesgos
Direcciónde
Proyectos
AlcanceIntegración
CalidadCostosTiempos
9 áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos
5 grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos.
23 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
RecursosHumanos
Comunicación AdquisicionesRiesgos
Direcciónde
Proyectos
AlcanceIntegración
CalidadCostosTiempos
9 áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos
5 grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos.
24 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto GESTIÓN DE PROYECTOS
Procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control
Cierre
1.- Integración Desarrollar elActa de Constitucióndel Proyecto
Desarrollar del Plan de Dirección del Proyecto
Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto
Monitorear y Controlar el trabajo Control Integrado de Cambios
Cerrar el Proyecto o Fase
2.- Alcance Recopilar requisitosDefinir AlcanceCrear EDT
Verificar AlcanceControlar el alcance
3.- Tiempos Definir actividadesSecuenciar actividadesEstimar recursosEstimar duraciónDesarrollar Cronograma
Controlar el Cronograma
4.- Costos Estimar los costosDeterminar el Presupuesto
Controlar los Costos
5.- Calidad Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad
Realizar el Control de Calidad
6.- Recursos Humanos
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
Adquirir equipoDesarrollo equipo de ProyectoGestionar el equipo de Proyecto
7.- Comunicación Identificar a los interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir InformaciónGestionar expectativas de los Interesados
Informar el desempeño
8.- Riesgos Planificar Gestión de RiesgosIdentificar RiesgosAnálisis CualitativoAnálisis CuantitativoPlan de Respuestas
Monitorear y Controlar los Riesgos
9.- Adquisiciones Planificar Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones
Areas Conoc.
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Alcance1. Recopilar los Requisitos2. Definición del Alcance3. Crear EDT4. Verificación del Alcance5. Control del AlcanceProceso
de InicioProceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Tiempo1. Definición de Actividades 2. Establecimiento de la
secuencia de las actividades.3. Estimación de los recursos de
las actividades4. Estimación de la duración de
las actividades 5. Desarrollo del cronograma.6. Control del Cronograma
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
27 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Costo1. Estimación de Costos.2. Preparación del
presupuesto de costos.3. Control de Costos
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Calidad1. Planificación de la calidad2. Aseguramiento de la
calidad.3. Control de calidad.
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Recursos Humanos1. Desarrollar plan de RRHH2. Adquirir el equipo del
proyecto.3. Desarrollar el equipo del
proyecto.4. Dirigir el equipo del
proyecto.Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Comunicaciones1. Identificar a los interesados.2. Planificación de las
comunicaciones. 3. Distribución de la Información 4. Informar el rendimiento.5. Gestionar las expectativas de
los interesados.Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Riesgos1. Planificación de la
gestión de riesgos.2. Identificación de riesgos.3. Análisis cualitativo de
riegos.4. Análisis cuantitativo de
riesgos. 5. Plan de respuestas de
Riesgos.6. Seguimiento y control de
riesgos.
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
32 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Adquisiciones1. Planificar las adquisiciones.2. Efectuar las Adquisiciones.3. Administrar las
adquisiciones.4. Cerrar las adquisiciones.
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?
Integración 1. Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto.2. Desarrollar el Plan de
Gestión del Proyecto. 3. Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto4. Supervisar y Controlar el
trabajo del Proyecto5. Control Integrado de
Cambios.6. Cerrar Proyecto
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
Acta de Constitución del Proyecto
Enunciado del Alcance del Proyecto
Plan de Gestión del Proyecto
34 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – Áreas de Experiencia
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Fundamentos – Áreas de Experiencia
Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural , social, internacional, político y entorno físico .
La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.
Habilidades Interpersonales. Comunicación efectiva, influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación, y gestión de conflictos y resolución de problemas.
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Fundamentos – Contexto de la Gestión de Proyectos
•Alineados con los Objetivos del Negocio•Mejor mezcla de la inversiones.•Mejor uso de los recursos.
“Gestión Efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratégicos del Negocio.”
“Trabajar en los proyectos correctos y trabajar los proyectos correctamente”
37 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – Contexto de la Gestión de Proyectos
38 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto
Fundamentos – Contexto de la Gestión de Proyectos
Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Es una unidad organizacional que centraliza y coordina la gerencia
de los proyectos dentro de su dominio.
La PMO se enfoca en la planificación, priorización y ejecución
coordinada de proyectos y sub-proyectos que están amarrados a
los objetivos estratégicos de negocio de la organización o cliente.
Soporte a los proyectos
Consultoría y Orientación
Métodos y Estándares Capacitación Gerentes de
Proyectos
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Fundamentos – Ciclo de Vida de un Proyecto
División del proyecto en fases para mejor control de proyecto.
La fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la
organización
Es una buena practica tener definidos ciclos de vida para
gestionar proyectos de la organización.
Características•Costos de los recursos.•Nivel de Incertidumbre.•Influencia de los interesados en el producto y costo final. (cambios del proyecto)
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Fundamentos – Ciclo de Vida de un Proyecto
Definición – ¿Qué trabajo técnico hay que realizar en cada fase?– ¿Cuándo y como verificar los entregables?– ¿Quién esta involucrado en cada fase?– ¿Cómo controlar y aprobar cada fase?
Proyecto:Nuevo Escarabajo(New Beetle)Fase de
PrototipoFase
Conceptual
Fase de Diseño e Ingeniería
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
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Fundamentos – Ciclo de Vida de un ProyectoCaracterísticas de las Fases del Proyecto La terminación y aprobación de uno o mas entregables caracteriza una
fase del proyecto.– Un Entregable, es un producto de trabajo medible y verificable tal como una
especificación, un estudio de factibilidad, un documento de diseño, o un prototipo. Los entregables, y por esto la fases, son una parte de un proceso de
secuencia general diseñado para asegurar un control apropiado delproyecto, y lograr el producto o servicio deseado
Fase de Prototipo
Fase Conceptual
Fase de Diseño e Ingeniería
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
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Fundamentos – Ciclo de Vida de un Proyecto
Interacciones de los procesos
Fase de Prototipo
Fase Conceptual
Fase de Diseño e Ingeniería
Tiempo
Niv
eles
de
Cos
to y
Per
sona
l
Proceso de Inicio
Proceso de Cierre
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso de Seguimiento y control
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Fundamentos – Los interesados o stakeholders
Los interesados del proyecto son los individuos yorganizaciones que están activamente involucrados en elproyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados comoresultado de la ejecución del proyecto o de la terminacióndel proyecto; ellos también pueden ejercer una influenciasobre el proyecto y sus resultados.
Los “stakeholders” claves en todo proyecto incluyen:– Sponsor– El Gerente de Proyecto.– Cliente/usuario– La organización Ejecutora.– Influenciadores.– PMO
sponsor ideal tiene la bolsa de dinero y el bate de baseball
sponsor ideal
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Fundamentos – Los interesados o stakeholders
Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembrosdel equipo y sus familias, agencias de gobierno, medios decomunicación y ciudadanos particulares.
“Los interesados normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto.”
Proyecto Conga
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Fundamentos – Los interesados o stakeholders
Nivel de Compromiso Stk 1 Stk 2 Stk 3 Stk 4 Stk 5 Stk 6 Stk 7
Apoyo Entusiasta
Trabajara fuerte para lograr que suceda
Ayuda al trabajo
Apoyara para implementar una solución
Condescendiente
Hará lo mínimo
Indiferente
No ayudará, no hará daño
Visitante
Se reserva no es voluntario
No cooperativo
Tendrá que ser estimulado
Opuesto
Abiertamente se opondrá a la solución
Hostil
Bloqueara la implementación de la solución a toda costa
X
X
X
X
X
X
X
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Fundamentos – Los interesados o stakeholders
¿Por qué debemos de realizar un análisis de interesados?¿Cuándo debemos de realizar este análisis?
Análisis de Stakeholders
Stakeolders Función
Potencial Impacto en el proyecto
¿Qué espera el proyecto que el Stakeholder provea?
Actitudes percibidas y/o riesgos
Estrategia de Gestión con el stakeholder Responsabilidad
Juan Perez
Opera el sistema diariamente cuando este esta en operación Alto
*Contribuir a diseñar los procesos y sistemas
*Preocupado por el incremento de carga laboral
*Involucrarlos como grupos de usuarios claves
Gerente de Proyecto
*Realizar Testing*Preocupado acerca de la capacitación que tendran
*Apoyar con recursos Adicionales
*Comunicar el programa de capacitación
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Fundamentos – Influencias de la Organización
La madurez de la organización con respecto a gerencia deproyectos.
Cultura y estilo Estructura organizacional La oficina de gerencia de proyectos
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Fundamentos – Influencias de la Organización
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Fundamentos – Influencias de la Organización
Ejercicio:
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Fundamentos – Influencias de la Organización
Ejercicio: