Ing. Percy Lucio Carranza Medina

INTRODUCCION

Microsoft Project (o MSP) es un

software de administracin de

proyectos diseado, desarrollado

y comercializado por Microsoft

para asistir a administradores de

proyectos en el desarrollo de

planes, asignacin de recursos a

tareas, dar seguimiento al

progreso, administrar

presupuesto y analizar cargas de

trabajo

Que es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

SESION 01

INICIAR EL PROYECTO

En esta fase

se deben

definir los

objetivos del

proyecto, es

decir, que

todos los

implicados en

el mismo

tengan claro

lo se espera

de l. Tambin

en esta fase

se deben de

aprobar los

recursos

necesarios,

cuando es

estarn

disponibles

estos

recursos para

poder

empezar, si el

proyecto va a

depender del

trabajo de

otras

personas o de

los resultados

de otros

departamento

s, tambin

aqu se

estimar la

duracin de

las tareas,

fecha lmite,

los factores

de riesgo,

fases de la

que constar

el proyecto,

hitos de cada

fase del

proyecto,

tareas

necesarias

para

completar

cada fase del

proyecto, y un

plan de

adecuacin

(de

emergencia )

de cambios si

diera el caso,

para que cada

participante

supiera que

tiene que

hacer en caso

de un cambio

en las

prioridades o

de tareas y

por supuesto

no podemos

olvidarnos del

presupuestos

y de los

costos del

proyecto.

En esta fase se deben definir los objetivos del proyecto, es decir, que todos los implicados

En esta fase se debe definir los objetivos del proyecto , es decir que

todos los implicados tengan claro que esperan de el .

Tambin en esta fase se deben de aprobar los recursos necesarios,

cuando estn disponibles estos recursos para poder empezar, si el

proyecto va a depender del trabajo de otras personas o de los

resultados de otros departamentos, tambin aqu se estimar la

duracin de las tareas, fecha lmite, los factores de riesgo, fases de la

que constar el proyecto, hitos de cada fase del proyecto, tareas

necesarias para completar cada fase del proyecto, y un plan de

adecuacin (de emergencia ) de cambios si se diera el caso, y por

supuesto no podemos olvidarnos del presupuestos y de los costos del

proyecto.

Caractersticas de un proyecto

Una serie de Actividades o tareas con las siguientes caractersticas:

Tienen un Objetivo especfico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones.

Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalizacin.

Tienen Presupuesto especfico o limitaciones en el gasto e inversin.

Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).

La Triple Restriccin

SESION 01

Proyecto

Alcance

Ciclo de vida del proyecto

SESION 01

I

Iniciacin

P

Planificacin

E

Ejecucin

C

Cierre

Control y Seguimiento

INICIATIVA

Interrelacin entre los procesos

SESION 01

Procesos de

Iniciacin Procesos de

Cierre

Procesos de

Planificacin

Procesos de

Ejecucin

Procesos de

Seguimient

o y Control

PROYECTO

Proceso de Planificacin

EDT Estructura de Tareas

Metas

Tiempos, Horarios y Calendario

Comunicaciones, Reuniones

Herramientas

Aspectos Financieros

Recursos

Beneficios

Riesgos

Tamao

Divulgacin

Planificacin - Actividades

Qu son? Las Actividades son

acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.

Planificacin - Tareas

Qu son? Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las

Actividades

Planificacin - Tareas

Nombre: Qu se hace?

Duracin: das u horas

Recursos

Secuencia

Inicio - Terminacin

La mayora de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones

sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.

Planificacin - Metas

Fije metas a lo largo del proyecto.

Las metas deben ser medibles, en trminos de trabajo, producto elaborado o en trminos relativos porcentuales.

Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideracin el factor de ineficiencia del personal.

Cierre y Evaluacin

Pregntese...

1. Se logr el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad?

2. Se logr satisfacer la necesidad como fue previsto?

3. Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad?

4. Hubo una adecuada asistencia financiera?

SESION 01

Cierre y Evaluacin

Pregntese... 5. Cmo se manejaron los cambios?

6. Cmo afectaron los cambios a la ejecucin del proyecto?

7. Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad?

8. Hubo problemas de comunicaciones?

Cierre y Evaluacin

Pregntese...

9. Se afect de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organizacin?

10.Hubo algn impacto en la cultura organizacional?

11.Cul fue la reaccin o aceptacin de la Gerencia o la Direccin de la empresa?

12.Hubo buena cobertura por parte de los medios?

SESION 01

Fases de un Proyecto

Producto/alcance

Tiempo/Planificacin

Calendario

Recursos - Trabajo y Material

Coste del Presupuesto

PRODUCTO/ALCANCE TIEMPO/PLANIFICACION

RECURSOS

TRABAJO MATERIAL

COSTE/PRESUPUESTO

GESTION DE PROYECTOS

CALENDARIO

GESTION DE PROYECTOS

Gerente de Proyecto:

Mark Mark planea y verifica sus

proyectos utilizando Microsoft

Office Project Professional

2007, aprovechando las

caractersticas de Microsoft

Office Project Web Access para

colaborar y comunicarse con

su equipo.

Gerente de recursos: Karen Karen administra los recursos y habilidades

de la empresa para satisfacer necesidades

especficas utilizando Project Web Access.

Miembro de equipo: Ted

Ted utiliza Project Web Access

para priorizar su trabajo,

mantener a sus gerentes y

colegas actualizados en cuanto a

su trabajo, y trabajar

cooperativamente con su equipo.

Director ejecutivo: Bob

Bob confa en Project Web Access para

realizar reportes precisos de su portfolio,

faciitando la evaluacin de cualquier

poryecto con las iniciativas de negocio

apropiadas.

-Creacin y organizacin de la programacin

PROGRAMACION

El sentido general de la programacin es una tcnica para planear el desarrollo de un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su ejecucin.

QUE ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Es la planificacin, organizacin y administracin de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo, con delimitacin de tiempo y costos.

MODELOS TRADICIONALES DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS DIAGRAMA DE GANTT

Es un sistema que representa grficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.

INGRESAR A LA APLICACIN

INICIO PROGRAMAS MICROSOFT PROJECT

TAREAS

DEFINIR LA FECHA DEL PROYECTO

Caso I

Voy a realizar una conferencia en otra ciudad y deseo asegurarme que no debo realizar la programacin de los conferencistas sin antes reservar las habitaciones de los hoteles :

Paso 1.- Crear la Tareas

Contactar Proveedor

Reservar sitio

Contactar Conferencistas

Organizar Transporte

He dividido la conferencia en cuatro tareas que debo organizar y administrar en un plazo de tiempo determinado.

Para Ingresar Tareas ubicarse en el Diagrama de Gant

Duracin de las tareas

La cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea. La

duracin transcurrida incluye el horario de trabajo y el tiempo no

laborable.

Un valor de duracin va seguido de una unidad de tiempo:

Horario de trabajo Tiempo transcurrido

m = minuto mt = minutos transcurridos

h = hora ht = horas transcurridas

d = da dt = das transcurridos

s = semana st = semanas transcurridas

Dependencias entre Tareas

Ingresar Vinculo de Tarea 1.- En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2 .-En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.

3 :- Haga clic en Vincular tareas.

Quitar Vinculo de Tarea 1.- Cambiar un vnculo de tarea

2.- Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee cambiar.

Vincular Tareas

VINCULAR TAREA

VER CALENDARIO

VER DIAGRAMA DE RED

Caso II EMPRESA SOCIEDAD AGRICOLA VIR

Cronograma

DIAGRAMA DE RED

DIAGRAMA DE GANT DE SEGUIMIENTO

USO DE TAREAS