circular n° 9 9 0 -...

Administración

General

Circular N° 9 9 0Pata: ALCALINA METROPOLITANA; SECRETARIA GENERAL DEI, CONCEJO; PROCURADURIA METROPOLITANA;

CONCEJALES METROPOLITANOS; ASESORIA DE ASUNTOS INTERNACIONALES; AUDITORIAMETROPOLITANA; CRONISTA DE LA CIUDAD; ADMINISTRACIÓN GENERAL; DIRECCIONESMETROPOLITANAS DE: ADMINISTARCIÓN TRIBUTARIA; FINANCIERA; INFORMÁTICA; ADMINISTRATIVA;RECURSOS LIUMANOS;D/RECCION METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL; AVALUOS Y CATASTROS;AGENCIA METROPOLITANA DE CONTROL; SECRETARIA DE COORDINACION TERRITORIAL YPARTICIPACIÓN; ADMINISTRACIONES ZONALES: ZONA NORTE (EUGENIO ESPEJO) ; ZONA CENTRO(MANUELA SÁENZ); ZONA SUR (ELOY ALVARO); LA DELICIA (EQUINOCCIO), CALDERON, TUMBACO, VALLEDE LOS CHILLOS Y QUITUMBE; SECRETARIA DE INCLUSION SOCIAL: FUNDACIÓN MUNICIPALPATRONATO SAN JOSÉ, CASA DE LA NIÑEZ 1 Y 2, CENTRO DE EXPERIENCIA DE ADULTO MAYOR, CASAMETROPOLITANA DE LAS JUVENTUDES, HOGAR DE VIDA /Y 2, CENTRO DE MEDIACIÓN, CASA DELMIGRANTE, UNIDADES MUNICIPALES DE SALUD: NORTE, CENTRO Y SUR; SECRETARIA DE EDUCACIÓN,UNIDADES EDUCATIVAS: SEBASTIAN DE BENALCÁZAR, LICEO FERNÁNDEZ MADRID, EUGENIO ESPEJO YANTONIO JOSÉ DE SUCRE; ESCUELA MUNICIPAL SUCRE, ESCUELA MUNICIPAL EUGENIO ESPEJO;SECRETARIA DE RECREACIÓN Y DEPORTES; SECRETARIA DE CULTURA: INSTITUTO DE PATRIMONIO,FUNDACIÓN TEATRO NACIONAL SUCRE, FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD, CENTRO CULTURALBENJAMÍN CARRIÓN, CENTRO CULTURAL METROPOLITANO, QUITO CULTURA; SECRETARIA DECOMUNICACION SOCIAL:RADIO MUNICIPAL; SECRETARIA DE SEGURIDAD Y GOBERNABILIDAD:CORPORACIÓN METROPOLITANA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA, EMPRESA MUNICIPAL DELOGÍSTICA PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA, POLICÍA METROPOLITANA, CUERPO DE.BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, CENTROS METROPOLITANOS DE. EQUIDAD YJUSTICIA; SECRETARÍA DE TERRITORIO HABITAT Y VIVIENDA: DIRECCIÓN METROPOLITANA DEPLANIFICACIÓN TERRITORIAL, EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE EMDU-Q; SECRETARIA DEMOVILIDAD; CORPAIRE; SECRETARIA DE AMBIENTE; SECRETARIA GENERAL DE PLANIFICACIÓN:CORPORACIÓN INSTITUTO DE LA CIUDAD 1)11 QUITO, OFICINA DE LA GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA,DESARROLLO INSTITUCIONAL INSTITUTO DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL (ICAM); SECRETARIA DEDESARROLLO PRODUCTIVO Y COMPETITIVIDAD: CORPORACIÓN DE PROMOCIÓN ECONÓMICA(CONQUITO), EMPRESA DE QUITO TURISMO, EMPRESA DIÍ RASTRO DE QUITO S.A., COORDINACIÓN DEMERCADOS, FERIAS Y PLNEAFORMAS,ENIPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO, EMPRESAELECFRICA QUITO,EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE OBRAS PÚBLICAS, EMASEO, RIKIISTRO DE LAPROPIEDA; EMPRESA METROPOLITANA DE SERVICIOS AEROPORTIJARIOS.

De: Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERAL

Asunto: INSTRUCTIVO QUE REGULA EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOY TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS UNIDADES DE GESTIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ

Fecha: 03 de Abril del 2013

La Administración General a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos,con el objetivo de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución Administrativa No AG-084 de 13de Septiembre de 2012, remite para conocimiento y aplicación obligatoria de los responsables de lasUnidades de Archivo de las Dependencias Municipales, el INSTRUCTIVO QUE REGULA ELPROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ, que sustituye alInstructivo remitido mediante Circular de Administración General 3570 de 18 de Septiembre de 2012. 4

-zuela 5-10 y Chile I Telt: 3952300 - Ext.: 13503 - 13404 - 13502 I Fax: 2580799 I [email protected]

El presente instructivo establece la homologación de procedimientos para el inventario y latransferencia de la documentación generada en los Archivos de Gestión de las dependenciasmunicipales a las distintas Unidades de Archivo Central, General, Intermedio e Histórico del MDMQ,así como la generación de medios adecuados para la recuperación de la información, garantizando elacceso a la información pública, la preservación del patrimonio documental, conforme a la ley, y lageneración de documentos y registros que justifiquen en forma técnica y legal dichas transferencias.

El instructivo y sus formatos anexos se encuentran disponibles en la intranet metropolitana en elsiguiente enlace:

ADMINISTRACIÓN GENERALDIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARC/ /EVOS

o INVENTARIO Y 1RANSFERENCIA. DOCUMENTAL.

htt : iipihmaillsne dm rá riGestionDocuA111 RANSFERENCIA° .02013 o I e sas

Para garantizar la organización, resguardo, protección y acceso a los documentos generados en lainstitución, se insta a todas las dependencias municipales a dar cumplimiento obligatorio al contenidode la presente circular.

La presente circular podrá ser actualizada o modificada en el momento que así lo requieran lascondiciones supervinientes.

Cualquier información al respecto o requerimiento de capacitación la obtendrá en la DirecciónMetropolitana de Gestión Documental y Archivos.

CONTACTOSDirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

Directora: Mary Elizabeth CaleñoUbicación: Espejo Nro. 0e3-45 entre V nezuela y Guayaquil CC. Pasaje Baca ler piso,oficina 15Teléfonos: 3952-300 e • 6401-16402 2583-833E-mail:

CAT7P6C,

Rubén ores AgredaADMINIST OR GENERAL

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO•Elaborado por: Mary C. /201A-04-03 id

Adjunto: INSTRUCTIVO QtlE EGULA EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ENLASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL MDMQ (25 tejas útiles)

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Elaborado 1 egairldi »Ár .. Mary Elizabeth Cal, e y

A DEwben Flotes Agreda

DIRECTORA METR POLI ADMINISTRADOR GENERALGESTIÓN DOCUM TAL ARCHIVOS MUNICIPIO DEL DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO

Fecha:

Abril 2013Página 1 de 17

atoDISTRITOMETROPOLITANO

DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:

INSTRUCTIVODMGDA-2013-003

INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ

INSTRUCTIVO QUE REGULA EL PROCEDIMIENTO DEINVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN

LAS UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL YARCHIVO DEL MDMQ

DOCUMENTO; INSTRUCTIVO CODIGO:

DISTRITO INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS INSTRUCTIVOMETROPOLITANO

DMGDA-2013-003UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ

I.1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

El presente instructivo tiene como objetivo establecer la metodología y normativa interna para elinventario y transferencia de la documentación entre Unidades de Archivo del MDMQ, con elpropósito de garantizar la correcta administración de los fondos documentales.

1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este instrumento está dirigido y es de aplicación obligatoria para los responsables de las Unidadesde Gestión Documental y Archivo de todo órgano, organismo y Dependencia Municipal, deconformidad con la Estructura Orgánica del MDMQ y su normativa.

1.3. ALCANCE

El presente instructivo establece la homologación de procedimientos para el inventario y latransferencia de la documentación generada en los Archivos de Gestión de las dependenciasmunicipales a las distintas Unidades de Archivo Central, General, Intermedio e Histórico delMDMQ, así como la generación de medios adecuados para la recuperación de la información,garantizando el acceso a la información pública, la preservación del patrimonio documental,conforme a la ley, y la generación de documentos y registros que justifiquen en forma técnica ylegal dichas transferencias.

1.4. FINES

El presente instructivo tiene como fin:

Evitar el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de archivo.Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de ladocumentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente necesaria,según los requerimientos de los usuarios internos como los externos.Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en lasunidades de archivo con espacio físicos inadecuados para el almacenamiento de ladocumentación, liberando espacio en cada una de las dependencias Municipales.Concentrar la información útil y garantizar su conservación adecuada, ya sea para la toma dedecisiones o para el conocimiento de la historia institucional como testimonio histórico de laciudad, garantizando la transparencia y acceso a la información pública y la preservación delPatrimonio Documental de acuerdo a lo establecido en la ley.

Elabora.. ...nsgateztat-rw,Mas-y Elizabe Es rtlr • o

DIRECTO 'TROP TANA DEirGESTIÓN . • Y ARCHIVOS

utori zado por: Fecha:Página 2 de 17 Rubén Flores Agreda

ADMINISTRADOR GENERALDISTRITOETR no

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DE QUITO

Abril 2013

de 17

Fecha:

Abril 2013

ado por:Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO



DISTRITOMETROPOLITANO


II.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

La Constitución de la República del Ecuador, en su Artículo 379 establece que: "Son parte delpatrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objetode salvaguarda del Estado, entre otros: ...3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos quetengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico..."

II 2 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 92, publicada en Registro Oficial 265de 16 de Junio de 1982 establece que, "Constituye Patrimonio del Estado, da documentación básica queactualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos yprivado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal patrimonio, por el Comité Ejecutivoprevisto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y decualquier índole"

11.3 LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓNPÚBLICA

El artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada enel Suplemento del Registro Oficial número 337, de 18 de Mayo del 2004, establece que, 'Esresponsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en elartículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a lainformación se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en elmanejo y archivo de la información), documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informaciónpública, peor aún su destrucción".

11.4 LEY DE LEY ORGÁNICA DE SERVICIO PÚBLICO

El artículo 22 literal j) de la Ley de Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el segundoSuplemento del Registro Oficial N° 294 Año I, del 6 de Octubre del 2010, establece que dentro delos deberes de las servidoras y servidores públicos, está el "Custodiar y cuidar la documentación einformación que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad, eimpedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización.",

11.5 INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOSADMINISTRATIVOS

El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, publicado en elRegistro Oficial N° 67 del 25 de julio del 2005, en el Capítulo VI, que trata sobre "LaConservación de ment '.lece que: 'Las instituciones están obligadas a establecer programas de

tiTqf attAraaElaborado por Mary Elizabeth CaletioDIRECTORA METROPGESTIÓN DOCUMr AL Y

EHIVOS

(puha°DISTRITOMETROPOLITANO


INSTRUCTIVODâIGDA-2013-003


seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas, puede incorporartecnologías de avanzada en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medioelectrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan realizado estudios técnicos como conservación

física, condiciones ambientales.".

I1.6 ACUERDO N°. 039-CG NORMAS DE CONTROL INTERNO

El Acuerdo Nro. 039-CG que dicta las Normas de Control Interno para lasEntidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongande recursos públicos, publicado en R.0 87 de 14 de Diciembre del 2009, dispone que "La máximaautoridad de la institución, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación ymantenimiento de archivosPicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas ypoldicas ingentes':

11.7 RESOLUCIÓN N° A059 DE 5 DE JUNIO DE 2008

Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal de Archivosy Gestión Documental, adscrita a la Administración General del MDMQ, la cual será laresponsable de velar por la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de losfondos, colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas para lapreservación de patrimonio documental;

11.8 RESOLUCIÓN N° A008 DE 3 DE MARZO DE 2010

Mediante Resolución No. A008 De estructura orgánica de la Municipalidad de 3 de Marzo de2010, la Dirección Municipal de Archivos y Gestión Documental, se cambia a DirecciónMetropolitana de Gestión Documental y Archivos, y está considerada dentro del OrgánicoInstitucional de la Municipalidad;

11.9 RESOLUCIÓN N°. A010 DE 31 DE MARZO DE 2010

Mediante Resolución Administrativa A0010 de 31 de Marzo de 2010 que establece la estructura elMunicipio del Distrito Metropolitano de Quito, ubica a la Dirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos como dependiente orgánicamente de la Administración General en elNivel de Gestión.

11.10 RESOLUCIÓN N° AG-2012-084 DE 13 DE SEPTIEMBRE DE 2012.

Resolución que expide el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documentaly Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

Elaborado por- ir"' ' ti ir I cotizado por: Fecha:Página 4 de 17 1

1

Abril 2013Mary 1:15;.béth d. oDIRECTORA( ROPO ,. ANA DEGESTIÓN D e MENT • fr y ARCHIVOS

Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

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INSTRUCTIVODMOD.3 2013-003


La política institucional para el manejo integral de documentos y archivos en el Municipio delDistrito Metropolitano de Quito, garantizará la adecuada gestión, procesamiento, preservación,conservación del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito; parafacilitar la gestión institucional, la transparencia, la difusión, acceso a la documentación einformación, y el servicio a la institución y al ciudadano.

IV.1 INVENTARIO DOCUMENTAL

Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de documentos yexpedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientarcorrectamente los documentos existentes o los nuevos.

La finalidad del inventario es "testimoniar documentalmente en cada momento la existencia oausencia de una unidad documental dentro del fondo, garantizar y asegurar la permanencia yrecuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventualdesorden; y facilitar la recuperación de un documento.

En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar aun lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en lasáreas tramitadoras u Archivos de Oficina o Gestión, y se envía a los Archivos Centrales deDependencia.

De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, el inventario debe consignarseis elementos obligatorios:

Unidad Productora: Es "cualquier entidad (institución, familia o persona) que haproducido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal oinstitucional.Título o nombre del documento: Es el nombre del documento inventariado.Código del documento o expediente: Código asignado al documento o expediente.Fechas extremas: Corresponde a la fecha inicial y foral del documento inventariado.Se citará año/mes/día o solo los años inicial y final de la documentación.Volumen y soporte: En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo dematerial empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel,películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad demedida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos,expedientes y cajas.Ubicación Física: Ubicación del documento dentro del repositorio (Estantería, bandeja,caja, carpeta).

Elaborado .. : "InI14, Of ' JMary Elizabeth C ¿oDIRECTORA ME " OPO ANA DEGESTIÓN DOC ENT ARCHIVOS

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Aytorizado por: Fecha:

Página 5 de 17ubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Abril 2013

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Rubén flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Página 6 de 17ANA DEARCHIVOS

Abril 2013

QuhroDISTRITOMETROPOLITANO

DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCÓDIGO:



Una vez enumerados estos elementos se evidencia que "la utilidad del inventario es doble:Informar acerca del documento y localizar al mismo. Además de que el inventario es también uninstrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en dónde está.

Para cumplir con la tarea de levantamiento de inventario, se establecen y definen los diferentestipos de inventarios documentales como los "instrumentos de consulta que describen las series yexpedientes de un archivo que permiten su localización.

Los tipos de inventario son: (inventario general por serie y sub serie), transferencia (inventario detransferencia documental) o baja documental (inventario de baja documental).

Para cumplir el levantamiento de los mismos, es una condición necesaria que los expedientes delarchivo se hayan clasificado utilizando los distintos niveles jerárquicos documentales de fondo,sección, serie, sub serie, que se encuentren dispuestos en un orden determinado por las propiasseries y ubicados en un lugar determinado dentro del repositorio.

IV.2 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes yseries documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo depermanencia fijado en las Tablas de Retención Documental según cada una de las etapas del ciclovital de los documentos, manteniendo los registros e inventarios preparados en el lugar de origencon el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación documental.

IV.3 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA?

Es la remisión de los documentos que reposan en los Archivos de Oficina o Gestión, al ArchivoCentral de la Dependencia.

Se entiende como Archivo de Oficina o Gestión, el que se forma en la unidad productora de losdocumentos, este archivo corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en elladeben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta.El período de permanencia del documento en ésta fase, no debe superar un año.

IV.4 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA?

Es la remisión de los documentos que reposan en el Archivo Central de las Dependencias alArchivo General, Intermedio o Histórico, de conformidad con las tablas de retencióndeterminadas. El período de permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es dehasta 5 años.

Elaborado orizado r: Fecha:Mary Elinbeth noDIRECTORA ROP I ANA DEGESTIÓN D IIMENT Y ARCHIVOS

Rubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Página 7 de 17Abril 2013

QuimDISTRITOMETROPOLITANO


INSTRUCTIVODMGDA 2013-003


IV.5 ¿PARA QUÉ SIRVE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.Evitar el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de archivo.Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de ladocumentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente necesaria,según los requerimientos de los usuarios tanto internos como externos.

IV.6 ¿QUIÉN REALIZA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Para proceder con las transferencias documentales entre las unidades de archivo del MDMQintervendrán los siguientes responsables.

IV.6.1 RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO REMITENTE : Seránresponsables tanto la Autoridad Máxima de la unidad administrativa generadora de ladocumentación a transferir como el responsable de la Unidad de Archivo, sus funcionesserán las siguientes:

IV.6.1.1 DIRECTOR O AUTORIDAD MÁXIMA CORRESPONDIENTE:Avalar con su firma todos aquellos documentos que sean necesarios en el procesode transferencia.

IV.6.1.2 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE ARCHIVO:Organizar y aplicar el presente instructivo para el procedimiento de transferenciaVerificar y constatar los documentos y requisitos indispensables para esteprocedimientoSupervisar la salida de los documentos transferidos.

IV.6.2 RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO RECEPTORA: Seránresponsables tanto la Autoridad Máxima de la Unidad Administrativa que recepta ladocumentación transferida como el responsable de la Unidad de Archivo, sus funciones seránlas siguientes:

IV.6.2.1 DIRECTOR O AUTORIDAD SUPERIOR MÁXIMA:Avalar con su firma todos aquellos documentos que sean necesarios en el procesode transferencia.

IV.6 2.2 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE ARCHIVO:Organizar y aplicar el presente instructivo para el procedimiento de transferenciaVerificar y constatar los documentos y requisitos indispensables para esteprocedimientoSupervisar el ingreso de los documentos transferidos.

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WISIRUCTIVODMGDA-2013-003


IV.6.3 RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVOS: Su responsabilidad será:

o Supervisar y asesorar el proceso de transferencia documental entre las Unidades deArchivo.

rIV.7 ¿CUÁNDO SE REALIZA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Las transferencias documentales deberán realizarse sistemáticamente una vez que los documentoshayan cumplido su período de trámite o gestión y dejen de tener utilidad inmediata para lasactividades administrativas y operacionales de un área determinada en la institución, en función delas necesidades de los usuarios y los productores de la misma, y en base al ciclo vital de losdocumentos.

TIPOS DE UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

ETAPA O EDAD 1 PERÍODO DE T

TIPO DE P ∎ VALOR DELDEL I

ARCHIVO DOCUMENTO *PERMANENCIA

EN ELLOCAL E

INSTALACIONES ,DOCUMENTO I 1 ARCHIVO '

PRIMERA VALOR PRIMARIOMáximo 1 año

ARCHIVO DEOFICINA O DE

GESTIÓN

ETAPA

DocumentoACTIVO desde el

punto de vistaadministrativo

(administrativo, fiscal,legal, jurídico einformativo)

VALORSECUNDARIO(valor testimonial,

informativo, histórico

Este período detiempo puede variardependiendo de la

frecuencia deconsulta

Oficinas productorascerca del funcionario

responsable de sutramitación

ARCHIVOCENTRAL DE

DEPENDENCIA

SEGUNDAETAPA

DocumentoSEMIACTIVO

VALOR PRIMARIO(administrativo, fiscal,legal, informativo) +


informativo, histórico)

5 años

Este período puedealargarse o variar

según la necesidadde la institución.

Archivo Central de ladependencia

ARCHIVOSEGUNDA

ETAPA VALOR PRIMARIO 15 años

GENERALMETROPOLITANO

E INTERMEDIO

DocumentoSEMIACTIVO E

INACTIVO

Y SECUNDARIO(secundario

preferentemente)

Archivo fuera de laPuede alargarse con dependencia

las debidasexcepciones.

ARCHIVOMETROPOLITANO

DE HISTORIA

TERCERAETAPA

Documento ACTIVOdesde el punto de vista

histórico, deinformación einvestigación.


informativo, históricocultural)

Pierde otros valores

PERMANENTEArchivo Histórico de

la InstituciónEdificio La Circasiana

Elaborado I O iírfarip " .a /1 ' .rizadoado por: Fecha:Página 8 de 17Mary Elizabe ' -C. .7101-Ar

DIRECTORA M • ' POL i A DEGESTIÓN DOC / , NT ARCHIVOS

' ubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Abril 2013

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DISTRITOMETROPOUTANO


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INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÓ DEL MDMQ

---, __.“,„ • -----

Para proceder con las transferencias de documentación en las Unidades de Archivo sedesarrollaran las siguientes actividades:

ACTIVIDADES(QUE)

RESPONSABLE(QUIÉN)

1— TAREAS(COMO)

•z=de transfer

«,ir

que hayapermanencia

generadora

REGISTROS(PRODUCTOS)

1 Requerimientode inventario ytransferenciadocumental

ResponsableUnidad Remitente

Establecer la necesidaddocumentación una vezcumplido su período deen la unidad de archivode la documentación.

Solicitud.

2 Conformaciónde equipos detrabajo.


Delegar a los responsables del manejode archivos de cada unidad técnica.

La delegación se la realizará de formaoficial enviando un listado en el queconste los datos de los responsables.(Anexo 1: Listado de responsables-proceso de inventario y transferenciadocumental).

Una vez conformado el equipo detrabajo se elaborará la hoja de ruta parainiciar el proceso de inventario ytransferencia documental con cadadelegado

Anexo 2: Ho'a de Ruta

Ayuda memoriareuniones, listadode responsables,hoja de ruta.

i1

3 Asesoría técnicay capacitación

DMGDA/ResponsableUnidad Remitente

Solicitar el asesoramientocorrespondiente, sobre todo en elmomento de elaborar las seriesdocumentales, el sistema deordenamiento y los datos que seconsignaran en los formatossolicitados para el proceso detransferencia.Anexo 3: Formato Solicitudasistencia técnica (ver anexo)

Formato solicitudasistencia técnica, Ilayuda memoriareuniones, listadode participantes,material didáctico.

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-fr—Elaborado y or- t 4,, Ara. hit , Au s rizado 1 sr: Fecha:

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fENTAL ARCHIVOS

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ADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Abril 2013

QuhoDISTRITOMETROPOLITANO




La Dirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos, asesorará ycapacitará al equipo de trabajodelegado para el proceso de inventarioy transferencia documental, conformelos lineamientos del presenteinstructivo.

4 Preparaciónfisica de losdocumentos


Coordinar con el personal suficientedel archivo: limpieza, organización ytratamiento físico de los documentos(clasificación, ordenamiento,foliación, ubicación en medios dealmacenamiento (carpetas, folders,cajas, encuadernados etc.) ..J

5 Levantamientode Inventarios


Realizar el inventario de ladocumentación una vez organizadoslos documentos y conformadas lasseries documentales.Anexo 4: Formato de inventariodocumental por expediente (ver anexo)Anexo 5: Formato de inventariodocumental por serie o sub serie (veranexo).

Formato deinventariodocumental porexpediente,formato deinventariodocumental porserie o sub serie.

6 Instalación encajas deresguardo

_


Instalar en los medios dealmacenamiento la documentación(carpetas, folders, cajas,encuadernados etc.) en las cajas deresguardo formato L15 manteniendoun estricto orden (numérico,alfabético, cronológico) tal como estáconsignado en el formato deinventario documental.Anexo 6: Cuadro de capacidad dealmacenamiento (ver anexo)Los medios de almacenamiento(carpetas, folders, cajas,encuadernados etc.) deben estardebidamente rotuladas, según lascaracterísticas que establece laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y ArchivosAnexo 7: Rotulación cajas deresguardo.

Medios dealmacenamientoorganizados.

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Página 10 de 17Mary I Ilizabeth Cale- ./DIRECTORA ME I' ri POLI A DEGESTIÓN DOCU ' NTAL ARCHIVOS

i ubén-Flores Agreda


Abril 2013

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7 Preparación dedocumentoshabilitantes


Preparar los formatos detransferencia establecidos por laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos una vez queéste organizada, almacenada ladocumentación en las cajas deresguardo e inventariada.

Anexo 8: Formato de ActaEntrega-recepción

No se recibirá transferencia sin anteshaber sido aprobados y firmados losformatos de acta entrega-recepción ,y sin que se haya procedido con laadecuada organización de las cajas deresguardo, es decir que cumpla contodo lo convenido.

Formato de Acta 1Entrega-recepción

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1

8 Verificación deInventarios

ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora

Organizados y preparados losdocumentos físicamente y listos losdocumentos habilitantes, el siguientepaso será verificar la informacióncontenida en los Formatos deinventario y Acta Entrega-Recepciónde la documentación.

Formato deinventariodocumental porexpediente, serie ysub serie, formatode acta entrega-recepción.

9 Revisión deformatos y firmade actas

ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora

Realizada la verificación de losinventarios se procederá a legalizar latransferencia mediante la firma de lasactas. La firma lo realizarán losresponsables de la documentaciónque entregan-reciben y avalan elproceso.

Para legalizar el proceso se deberápreparar los siguientes documentos:

Formato de Inventariodocumental(3 ejemplares en físico y digital)Acta Entrega-recepción( 3 ejemplares en físico y digital).

Formato deinventariodocumental porexpediente, serie ysub serie, formatode acta entrega-recepción.

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GESTIÓN DOCU ' AL Y • j HIVOS

Rubén I9ores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Abril 2013

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10 Traslado de ladocumentación

ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora.

El proceso de traslado consistirá en:

Verificación de ladocumentación en orden de salida.

Traslado de documentacióncon las debidas seguridades anuevo repositorio, proveyendofactores que afecten losdocumentos tales como : lluvia,hurto, y desorganización de ladocumentación mientras dure eltraslado.

Descargo de documentos eintercalación en estanterías delnuevo repositorio.

Registro de ingresoIntercalación y pruebas de

funcionalidad en nuevo repositorio.Actualización de inventarios

en el repositorio receptor.

...

11 Elaboración deinforme

ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora.

Preparación de informe definalización exitosa de la transferenciaen coordinación con el delegado de laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos.

Informe

Elaborado .or ireNnáljátntiMMary Elifábeth Cale.:DIRECTORA ME • 1 POLI ' A DE

Wr utorizado • or: Fecha:Página 12 de 17Rubén Flores Agreda


Abril 2013GESTIÓN DOC 1 NTAL •. ' CHIVOS

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INSTRUCT/v0DMGDA -2013 -003


El tratamiento de la documentación a transferir deberá seguir los pasos que se detallan acontinuación:

VI.1.1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS

Limpieza y organización de los documentos . Eliminación de material metálico,identificación de material deteriorado, duplicados, foliación de los expedientes, y ubicación enmedios de almacenamiento.La unidad de Archivo antes de realizar la transferencia, deberá seleccionar detalladamente ladocumentación a transferir, es decir, deberá retirar o eliminar de los expedientes, losdocumentos duplicados y los que no tengan ninguna utilidad posterior tales como, notas,borradores, faxes, etc., y enviar sólo los originales de aquellos asuntos sustantivos o que seestime puedan ser de interés para trámites o consultas futuras o posteriores, así como deestricta necesidad técnica y/o legal.

Conformación de expedientes: Organizada ladocumentación, se van conformando los documentos porexpedientes de un mismo asunto, los mismos que se -:;•71.:;.:,.•

ordenarán ya sea en forma cronológica, numérica o de ----

cuerdo al orden establecido en cada unidad de archivo para mtiluego proceder a unificar la documentación ya sea en —carpetas, cajas o encuadernados. ,,,,,._

_.• ._.-.• ------

3 Almacenamiento: Para el almacenamiento de la sitreen'rs.::: —documentación en los medios antes mencionados se deberán ............................... —consideran las especificaciones establecidas en el Anexo 6, =- .... ..con el fin de garantizar el adecuado manejo y conservación . .............de los mismos.

4. Foliación: Cada expediente será foliado y sumillado en las páginas que contenganinformación con esferográfico azul.

Se ubicará dicha sumilla y número de folio en el anverso de la hoja en la parte superiorderecha, y en el reverso (si tiene información) en la parte superior izquierda.Las páginas sin información deberán ser selladas con el texto "Página en blanco".La presenta pauta pretende evitar la mutilación y mal uso de los documentos.

Á OrSnsElaborad : s or "tordeirn4y , °rizado : r: Fecha:Mary Elizabeth C. d! Rubén Flores Agreda Página 13 de 17

ADMINISTRADOR GENERAL Abril 2013DIRECTORA Mil OPO . A DEGESTIÓN DOC . ENT ' ARCHIVOS MUNICIPIO DEL DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO

VI.L2 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS

Autorizado por: Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

ElaboradnorMary EbzabethDIRECTORAGESTIÓN D

•

:I ROPO I. A DEENT ARCHIVOS

Página 14 de 17

NI 0A0 PROOLJCICIRapROCURSIOILIEtira

METROPOLITANA

Cernileo P. IDO

SER IEPROCESAL

SUR SERIE

JUICIOS CIVILES

CARPETACAJAESTANTER ÍA:BANDEJA:

Fecha:

Abril 2013

QuhtDISTRITOMETROPOLITANO


INSTRUCTIVODMGDA 2013 00a


1. Registro de Información en formato de inventario: Organizados los expedientes dentro delos medios de almacenamiento antes mencionados foliados, sumillados y conformada la seriedocumental, se procederá a registrarlos en el formato de Inventario documental .(Ver anexo 4 y 5: Formatos de Inventario Documental)

Los documentos y expedientes se irán registrando en el formato en el orden establecido por launidad de archivo según la conformación de la serie.La numeración que se le de al documento dentro del formato de inventario es fundamental,pues de esa numeración depende etiquetación de las carpetas.

VI.L3 INSTALACIÓN EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN O CAJAS DERESGUARDO

1. Instalación en medios de almacenamiento: Organizada la documentación por expedientesdentro de los medios de almacenamiento (carpetas, folders, cajas, encuadernados etc), launidad de archivo para la transferencia deberá almacenar la documentación en cajas deresguardo Formato L 15, tamaño que cumple con las dimensiones necesarias para suinstalación en las estanterías. (Ver anexo 6).

Instalada físicamente la documentación en cualquier medio de almacenamiento (carpeta, caja,encuadernado etc.) en las cajas de resguardo Formato L15, se deberá incluir dentro de la cajael formato de inventario documental ), pues constituye el listado de documentos quecondene la caja, por tanto, no se deberán incluir en el listado más documentos de los quecontenga.Las cajas de resguardo de la documentación serán instaladas en las estanterías condimensiones estandarizadas, razón por la cual deberán guardar las condiciones de medidaexigidas a fin de evitar el apilamiento de cajas que se excedan en las medidas.

ETIOLI ETACION CARPETAS DE EXPEDPESTAÑA DE LA cAnn-rm

Carpeta NT

ETICLUETACIÓN CARPETAS DEEXPEDIENTES{CARA EXTERNA DE LA CARPETA, LODOÑO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE P O

allocUNILDURIA rorrn000uTANA

Contenido

LIBOTta

Código Serie

Caja N2

Estantería Na:

lo Cirll Empresa de Construcciones ArrnIlos

Carpeta NT

Bandeja Nº





VL1.4 ROTULACIÓN Y ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y CAJAS DERESGUARDO

1. Rotulación y etiquetación: Los medios de almacenamiento de la documentación (carpetas,folders, cajas, encuadernados etc.), deberán ser rotuladas y etiquetadas con los siguientes datos(Ver anexo 7)

Cada carpeta deberá ser etiquetada con la numeración que le corresponde dentro formato deinventario documental

Nombre de la entidad productoraCódigo de la serie documentalNombre de la serie documentalCarpeta N°Caja N°Bandeja N°

g) Estantería N°

La etiquetación de la carpeta que contiene el documento o expediente se la realizará en lacara externa de la carpeta o folder y en la pestaña del mismo y deberá contener los siguientesdatos: (Ver anexo 7).

Encabezado: Dependencia SuperiorContenido de la carpeta: Registre el nombre del expediente o documento.Serie: Ingrese el nombre normalizado de la serie documentalCódigo serie: Código de la serie

e) Caja N°: Número de la caja según el formato de inventario documental, es decir númerode carpeta inicial y final. Ejemplo: 500-513

O Carpeta N°: Número de la carpeta o folder según el formato de inventario documental.Bandeja N°: Número de bandeja en la que se ubica la cajaEstantería N°: Número de estantería en la que se ubica la caja.

Elaborado . : _ y si. , 4/ torizado por: Fecha:Página 15 de 17Mary Elizabeth Cal qirr

DIRECTORA ni 14 POLI. • t A DEGESTIÓN DOC ily NT ARCHIVOS

—Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Abril 2013

Quingo DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:

DISTRITO INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS INSTRUCTIVO

METROPOLITANO

DMGDA-2013-003UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ

La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos realizará de forma semestralun monitoreo y evaluación de la Gestión Documental para determinar la aplicación de lanormativa establecida en los proceso de inventario y transferencia documental entre lasdistintas Unidades de Gestión Documental y Archivo del MDMQ (Archivos de Oficina yGestión, Archivos Centrales, Archivo Intermedio, Archivo Metropolitano de Historia)

% de documentos inventariados.% de transferencias documentalesrealizadas.

N° de documentos inventariados/N° dedocumentos existentes.N° de documentos transferidos/ N° dedocumentos acumulados en repositorios.

Semestral

85%

100

Formatos de inventario DocumentalActas de entrega-recepción dedocumentos.Informes técnicos.

Indicador

Fórmula de cálculo.

Unidad de medida

Meta

valoración del indicador

Fuente de verificación

Elaborado . or - 4ffraterertaneMary Elizabeth a en• 4r. . r "rDIRECTORA MET • 11 ' OLIT r A DEGESTIÓN DOCU • ' , TAL , • ,• CHIVOS

1 zado por: Fecha:Página 16 de 1791 u e én Flores Agreda


, Abril 2013

de 17

Elaborado porNlary Itl yzabeth CalcnDIRECTORA METGESTIÓN DOCU

orizado por: Rubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO

Fecha:

Abril 2013

QuhoDISTRITOMETROPOLITANO


INSTRUCTIVODMGDA -2013 003


ANEXOS

Anexo 1: Listado de responsables-proceso de inventario y transferencia•documental

• Anexo 2: Hoja de Ruta• Anexo 3: Formato Solicitud asistencia técnica• Anexo 4: Formato de inventario documental por expediente• Anexo 5: Formato de inventario documental por serie o sub serien Anexo 6: Cuadro de capacidad de almacenamienton Anexo 7: Rotulación cajas de resguardo• Anexo 8: Formato de Acta Entrega-recepción

LISTADO DE PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

N° NOMBRE DE LA DEPENDENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO DIRECCIÓN TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO

2

3

4

5

6

7

8

9

15

jElaborado por:

Ane listado de responsables proceso de inventario y transferencia doc•

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

ELABORADO POR:

Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos

HOJA DE RUTA

Información GeneralNombre del plan de Acción:

Inventario y transferencia documental

Objetivo Estratégico:

Inventariar la documentación generada en las distintas unidades de la dependencia y transferir al Archivo Central en forma técnica y normalizada.

(Descripción del Plan de Acción:

Fecha de Inicio: Fecha Finalización: Coordinador del Objetivo: Responsable:

Etapas /Actividades)

Descripción de las acciones a Implementar

Equipo Involucrado Fecha de Inicio Fecha de RESPONSABLES OBSERVACIONESfinalizarion

Plan B:

FORMULACIÓN DE REQUERIMIENTO DE INVENTARIO YTRANSFERENCIA

ONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

SESORÍA TÉCNICA Y CAPACITACIÓN

PREPARACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS

IDENTIFICACIÓN DE SUB SERIES, LEVANTAMIENTO DEINVENTARIOS, ROTULACIÓN DE CAJAS.

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES

VERIFICACIÓN DE FORMATOS DE INVENTARIO

FIRMA DE ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN DEDOCUMENTACIÓN

TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN A NUEVO REPOSITORIO

ELABORACIÓN DE INFORME

Elaborado por: Fecha de elaboración:

Anexo 2: Hoja de Ruta



APROBADO POR:

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITODIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

SOLICITUD DE ASISTENCIA TÉCNICA

DENOMINACIÓNDEL CARGO:Nro. DOCUMENTO 'REFERENCIA:FECHA ASISTENCIATÉCNICA:

HORARIO DEASISTENCIA:

1año mes día

Desde/Hasta

i~iormliatomAntact DEEMTO$

GiT

••ESCRIPCIÓN GOCuMÉNTAL nts-rAnto DOCUMENTAL ASUNTO:

ortimMaóriDOCLIMBITAL

ALORACIONDOUIMENTAL

INVÉ41T4100VTRANSFÉRENOR

EPROWCOGN DE tAINFORMACIÓN

DETALLE DEL ASUNTO:

INFORME DE ASISTENCIA:

D EPENDENCIA SOLICITANTE:

SOLICITANTE:

Nro. DE SOLICITUD:

F ECHA SOLICITUD ASISTENCIATÉCNICA:

F ECHA INGRESO SOLICITUD :año mes dia

año mes día

Anexo 3: Solicitud de asistencia Técnica

FIRMAN PARA LO SOLICITADO:

SOLICITANTE:

Apellidos y Nombres Firma Sello

ATENDIDO POR:


SUPERVISADO POR:



Anexo 6: Cuadro de capacidad de almacenamiento

QuhoMUNICIPIO

DIRECCIÓN METROPOLITANA

DISTRITO METROPOLITANO CAPACIDAD DE MEDIOS DE

CAPACIDAD DETIPOALMACENAMIENTO

ALMACENAMIENTO

MEDIDAS

DEL DISTRITO METROPOLITANODE GESTIÓN DOCUMENTAL

DE MEDIOS

EN cm.

DE QUITOY ARCHIVOS

DE ALMACENAMIENTO

CARACTERISTICAS

FOLDER MÁXIMO 100 HOJASA: 23 FOLDER DE CARTÓN OL: 23 PLÁSTICO

FOLDER CON A: 24.5 FOLDER DE CARTÓN OMÁXIMO 100 HOJAS

PESTAÑA L: 25 PLÁSTICO CON PESTAÑA

A: 28MÁXIMO 250 HOJAS FORMATO

L: 34CARPETA LOMO 4 A4

CARPETA DE CARTÓN

H: 4

MÁXIMO 500 HOJAS FORMATOA. 28L: 34,5CARPETA LOMO 8

A4CARPETA DE CARTÓN

H: 8

1 CARPETA LOMO 3 8 O 2 DE A: 26CAJA 12 LOMO # 4/ 500 FOJAS L: 37.5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADO

APROXIMADAMENTE H: 8,54 CARPETAS LOMO # 4 O 2 DE A: 26

CAJA L3 LOMO # 8/ 1000 FOJAS L: 37.5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADOAPROXIMADAMENTE H: 16.58 CARPETAS LOMO # 4 0 4 DE A: 32.5

CAJA L15 LOMO # 8/ 2000 FOJAS L: 39,5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADO•• 1 VI: 27

NOTA: EL CONTENIDO DE FOLDÚS; CARPÉTA$ Y CAJAS NO DEBERÁ EXEDER EL 9 O SU CAPACIDAD

ALMÁCÉÑÁMTIÉ1000MÓ- MERIDIDEPRatiCcIóN DE LOS DOCUMENTOSA: Ancho L: Largo ,,RIZAltg


DISTRITO METROPOUTA

UNIDADIPRODUCTORA

NOMBR DE LA SERIE:

NOMBRE DEI. EXPEDIENTE:

Ns DOCUMENTO Nro. FECHA DOCUMENTOORDEN

MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

INVENTARIO DOCUMENTAL POR EXPEDIENTE

NOMBRESUBSERIE•

CÓDIGO DEL

EXPEDIENTE:

H e UBICACIÓNNOMBRE DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES EXISTE

MAS Car peta Cala Nr

Total Fojas: SOPORTE: Papel Digital Mag ético

OBSERVACIONES GENERALES:

Fechasextremas

Anexo 4: Fomato de inventario por expediente

RESPONSABLE DE LA CAPTURA DE DATOS

Apellidos y nombre/Responsable captura de datos Firma Sello


DEPENDENCIA SUPERIOR:

UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA:

RESPONSABLE CAPTURA DATOS:

NOMBRE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SUB SERIE

DOCUMENTO Nro. FECHAS EXTREMAS DOC

deFORMATO N5

FECHA DE ENTREGA:

CARGO DEL RESPONSABLE:

CÓDIGO SERIE:

CÓDIGO SUB SERIE:

Desde HastaNOMBRE DEL DOCUMENTO PALABRAS CLAVES OBSERVACIONES

N2 PÁG. TIPO DE ESTADO DE UBICACIÓN FISICAÚTILES INFORMACIÓN CONSERVACIÓN Carpeta Caja Bandeja Estantería

Quhro015 I RO re ME1140POUTANO

UNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

INVENTARIO DOCUMENTAL POR SERIES Y SUB SERIES


rmato de inventario documental por series y sub series

Responsable captura de datos:

Apellidos y nombre/Responsable captura de datos Firma y sello


DISTRITO METROPOLITANO

Contenidocarpeta:

Expediente:


Sub serie:

Carpeta Nº:

Bandeja Nº:

MUNICIPIO DEL DISTRITO METRO' 'LITANO DE QUITO




Serie:

Caja Nº:

Estantería Nº:

(DISTRITO METROPOLITANO

Contenidocarpeta:

Expediente:

Serie:

Caja Nº:

Estantería Nº:

Sub serie:

Carpeta Nº:

Bandeja Nº:

Sub serie:

Carpeta Nº:

Bandeja Nº:

Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos





(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)Contenidocarpeta:

Expediente:

Serie:

Caja Nº:

Estantería Nº:

Contenidocarpeta:

Expediente:

Serie: Sub serie:

Caja Nº : Carpeta Nº:

Estantería N º : Bandeja Nº:

Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos

DISTRITO vternowecaerano r6̂ T̂rrTROPOLITANC> OLOPMOle-D.1R> MP 1 ROPOLRANO Oui-ro

DISTRITO ME Ir ROPOL DADOCanCSST RITO MP ROPOLI rAno atoDISTRITO METROPOLITANO

atoDISTRITO METROPOLITANO

Municipio del DistritoMetrPpolitano de Quito

UNIDAD PRODUCTORA:

Municipio del DistritoMetropolitano de Quito

UNIDAD PRODUCTORA:


UNIDAD PRODUCTORA:


UNIDAD PRODUCTORA:


UNIDAD PRODUCTORA:


UNIDAD PRODUCTORA:


UNIDAD PRODUCTORA:

(NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA

DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA)

CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO :

SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE

SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE:

EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE:

FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS:

CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.:

CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.:

ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA:

BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA:

Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos





Sistema Metropolitano Gestión

Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión

Documental y Archivos

Anexo 5: Rotulación cajas de resguardo

Chi -oInSTHI rO ML t ROPOLITANO

Municipio del Distrito Metropolitano de Quito

UNIDAD PRODUCTORA:

(NOMBRE DE LADEPENDENCIA)

0157113TO MeL OL VANO


UNIDAD PRODUCTORA:


1110POL


UNIDAD PRODUCTORA:


01 OPOUTArl


UNIDAD PRODUCTORA:


CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO :

SERIE SERIE SERIE SERIE

SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUR SERIE:

EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE:

FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS:

CARPETA Nº: CARPETA Nº: CARPETA Nº: CARPETA Nº:CAJA Nº: CAJA NE: CAJA Nº: CAJA NQ:ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº:

BANDEJA Nº: BANDEJA Nº: BANDEJA Nº: BANDEJA Ne:

Sistema Metropolitano Gestión Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión Docymental y ArchivosAnexo 5- Rntulanon ratas de rey>

Sistema Metropolitano Gestión Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión Documental y Archivoslardo


flDISTRITO METROPOLITANO


UNIDAD PRODUCTORA:(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

CÓDIGO :

SERIE

SUB SERIE:

EXPEDIENTE:

FECHAS EXTREMAS:CARPETA NRO.:CAJA NRO.:ESTANTERÍA:BANDEJA:

Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos


UNIDAD PRODUCTORA:(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

CÓDIGO :

SERIE

SUB SERIE:

EXPEDIENTE:

FECHAS EXTREMAS:CARPETA NRO.:CAJA NRO.:ESTANTERÍA:BANDEJA:



MUNIL(P10 DEL DISTRITO ME 1 ROPOLITANO DE QUITO


UNIDADPRODUCTORA:

SERIE: CÓDIGO SERIE:

CÓDIGO SUBSUBSERIE: SERIE:

CAJA N°: CARPETAS:

BANDEJA N°: ESTANTERÍA N°:


Anexo 8: Fomaro de Acta entrega-recepción de documentos

CLAMODISTA. 40 ME1440POLitANO

ICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)

ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DEPENDENCIA SUPERIOR: FORMATO Na

UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA DE ENTREGA:

RESPONSABLE CAPTURA DATOS: CARGO DEI RESPONSABLE:

NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO SERIE:

NOMBRE DE LA SUB SERIE CÓDIGO SUB SERIE.

de

DOCUMENTO FECHAS EXTREMAS DOC

Nro. Desde HastaPALABRAS CLAVES Nt PÁG. ÚTILES

TIPO DE

INFORMACIÓN

ESTADO DE

CONSERVACIÓN

UBICACIÓN FÍSICA

Carpeta Caja Bandeja Estantería

NOMBRE DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES

• BSERVACIONES GENERALES:

ENTREGA CONFORME: AVAL:

Apellidos y nombre

RECIBE CONFORME:Dependencia Firma y sello Apellidos y nombre


Dependencia Firma y sello


circular n° 9 9 0 -...

Documents