Cinta de opciones en Excel 201317 de febrero del 2013

La cinta de opciones agrupa los comandos más utilizados en Excel y las pestañas son el

primer nivel de agrupamiento que encontramos dentro de la cinta de opciones. Al mismo

tiempo, cada una de las pestañas organiza los comandos en grupos.

Nota importante: Lo que en Excel 2007 y 2010 conocíamos como una ficha de la cinta de

opciones, a partir de Excel 2013 será conocida como una pestaña. Microsoft ha cambiado

este nombre en toda su documentación en español para Excel 2013.

Pestañas en Excel 2013

La primera vez que abres Excel 2013, la cinta de opciones mostrará siete pestañas:

1. Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel.

Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación,

Número, Estilos, Celdas y Modificar.

2. Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra

hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes:

Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros,

Vínculos, Texto y Símbolos.

3. Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra

hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta

pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y

Organizar.

4. Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas

a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los grupos de

esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y

Cálculo.

5. Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y

trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos

de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar,

Herramientas de datos y Esquema.

6. Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar

comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los

comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

7. Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus

elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom,

Ventana y Macros.

Como ya lo he mencionado, cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro

de cada grupo donde encontramos los botones de comando. También puedes ver que junto

al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se muestra una pequeña flecha

que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se

mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo.

Pestañas contextuales

Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta

de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y

que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular. Por

ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas

Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:

Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e

identificadas con el nombre Herramientas de gráficos. Si quitamos la selección del gráfico

entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a

seleccionar de nuevo el gráfico.

Ocultar la cinta de opciones

En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con nuestros datos dentro de

una hoja de Excel. Para ganar un poco de espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de

opciones haciendo clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que

se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el botón se mostrarán

tres opciones:

Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta por completo la cinta de

opciones y es necesario hacer clic en la parte superior de la pantalla para poder mostrarla

de nuevo y seleccionar cualquier comando. En el momento en que regresamos al área de

trabajo, la cinta de opciones se vuelve a ocultar automáticamente.

Mostrar pestañas: A diferencia del método anterior, esta opción deja visibles en todo

momento los nombres de las pestañas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellas se

mostrarán los comandos asociados para dicha pestaña. Al regresar al área de trabajo se

ocultan de nuevo todos los comandos y permanecen visibles solamente las pestañas.

Mostrar pestañas y comandos: Esta opción restablece el comportamiento

predeterminado de la cinta de opciones dejándola visible en todo momento.

Personalizar la cinta de opciones

En Excel 2013 es posible personalizar la cinta de opciones agregando o removiendo

comandos o agrupándolos de acuerdo a nuestras necesidades. Para hacer estas

modificaciones debemos ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones:

También es posible mostrar este cuadro de diálogo si hacemos clic derecho sobre cualquier

área vacía de la cinta de opciones y seleccionamos la opción Personalizar la cinta de

opciones. A continuación describiré cada una de las secciones de este cuadro de diálogo:

A: Lista desplegable a través de la cual podemos restringir la lista de comandos

mostrados en el cuadro inferior. Algunas de las opciones de la lista desplegable son:

Comandos más utilizados, Comandos que no están en la cinta de opciones y Todos los

comandos.

B: Lista de los comandos que cumplen la opción elegida de la lista desplegable superior.

Podemos seleccionar cualquier comando de la lista y pulsar el botón Agregar para

incluirlo en la pestaña seleccionada de la lista de la derecha.

C: Lista desplegable para restringir el tipo de pestañas que deseamos visualizar en la lista

inferior.

D: Lista de pestañas que cumplen con la opción elegida en la lista desplegable superior.

Para mostrar una pestaña en la cinta de opciones será suficiente con hacer clic en el

cuadro de selección mostrado junto a su nombre. Para remover algún comando debemos

seleccionarlo y hacer clic en el botón Quitar.

E: Los botones Agregar y Quitar son utilizados para incluir nuevos comandos dentro de

una pestaña o para removerlos de la cinta de opciones.

F: El botón Nueva pestaña crea una nueva pestaña en la cinta de opciones.

G: Para crear un nuevo grupo de comandos dentro de una pestaña utilizamos el botón

Nuevo grupo.

H: El botón Cambiar nombre es útil para cambiar el nombre de una pestaña o de un

grupo.

I: Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones

y regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.

J: Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en

otro equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.

Barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2013 18 de febrero del 2013

La barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2013 es el lugar donde podemos

colocar los comandos que más utilizamos para tener acceso a ellos en cualquier momento con

un solo clic. Esta barra está localizada por arriba de la cinta de opciones en la esquina

superior izquierda de la ventana.

Comandos predeterminados

De manera predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido muestra el

comando Guardar y los comandos Deshacer y Rehacer. Es probable que estos dos últimos

botones se muestren inactivos si es que aún no has ejecutado alguna acción en la hoja de

Excel.

Guardar: Si has creado un nuevo libro en blanco, la primera vez que pulsas el botón

Guardar se mostrará la pantalla Guardar comoque nos permitirá elegir la ubicación donde

deseamos guardar nuestro libro y darle un nombre. Una vez que el libro ha sido

guardado, las siguientes ocasiones que pulses el botón Guardar, el libro se guardará

automáticamente.

Deshacer: Este comando deshace la última acción efectuada en la hoja. Es posible hacer

clic en la pequeña flecha que se muestra a la derecha del botón para ver la lista de

comandos que se pueden deshacer y seleccionar alguno de ellos.

Rehacer: Si por alguna razón has deshecho alguna acción por equivocación y quieres

volver a ejecutarla, entonces puedes utilizar el comando Rehacer. Este comando revierte

lo que ha sido deshecho previamente. De igual manera se muestra una flecha al lado del

botón para poder elegir alguna acción específica dentro de la lista.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Es posible agregar comandos adicionales a la barra de herramientas de acceso

rápido haciendo  clic sobre el menú desplegable que se encuentra en el extremo derecho de

la barra lo cual mostrará una lista de comandos que podemos agregar inmediatamente:

Puedes notar que los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer tienen una marca justo al lado

de su nombre lo cual indica que son los comandos mostrados actualmente dentro de la barra

de herramientas de acceso rápido. Puedes seleccionar cualquiera de los 9 comandos

adicionales que se muestran para agregarlos inmediatamente a la barra. Los comandos que

se pueden agregar desde este menú son los siguientes:

Nuevo: Abre un nuevo libro.

Abrir: Muestra el panel Abrir que nos permite abrir un libro existente.

Enviar por correo electrónico: Abre el cliente predeterminado de correo electrónico en

tu equipo para poder enviar el libro abierto.

Impresión rápida: Envía el libro actual a la impresora predeterminada de tu equipo.

Vista previa de impresión e Imprimir: Abre el panel Imprimir el cual contiene la vista

previa del libro y nos permite enviar a imprimir el libro de Excel.

Ortografía: Revisa los textos del libro actual en busca de algún error ortográfico.

Orden ascendente: Ordena la selección de celdas actual o la columna actual de manera

ascendente.

Modo mouse/torque: Cambia entre modo mouse y torque (Touch) que es útil para

dispositivos móviles ya que hace más grandes los botones de comando en la cinta de

opciones para facilitar su uso en pantallas táctiles.

Puedes agregar o remover fácilmente cualquiera de estos comandos con un solo clic pero si

deseas buscar más comandos que los mostrados en esta lista, entonces debes hacer clic

sobre la opción Más comandos… y se mostrará un cuadro de diálogo que nos dará más

opciones:

A: Lista desplegable para elegir el tipo de comandos a mostrar en el cuadro inferior. Por

ejemplo, se pueden seleccionar los comandos más utilizados, todos los comandos o los

comandos de alguna pestaña específica.

B: Lista de comandos que cumplen con la opción seleccionada en la lista desplegable

superior. Una vez que se selecciona un comando se debe pulsar el botón Agregar para

que dicho comando sea añadido a la barra de herramientas de acceso rápido. En la parte

superior de la lista siempre se muestra la opción Separador que permite incrustar un

separador en la barra de herramientas de acceso rápido.

C: Lista desplegable que permite indicar si los cambios a la barra de herramientas de

acceso rápido serán permanentes en Excel para todos los documentos o simplemente

para el libro actual

D: Lista de comandos actualmente incluidos en la barra de herramientas de acceso

rápido.

E: Botones Agregar y Quitar para agregar o remover comandos a la barra de

herramientas de acceso rápido.

F: Botones de ordenamiento que permiten organizar los botones de comando dentro de la

barra.

G: El botón Restablecer removerá cualquier personalización y restablecerá la

configuración predeterminada de la barra de herramientas de acceso rápido.

H: Es posible llevar la barra de herramientas de acceso rápido incluyendo sus

personalizaciones a otro equipo si se exporta a un archivo y posteriormente se importa en

el otro equipo.

I: Al seleccionar esta opción se cambiará la posición de la barra de herramientas de

acceso rápido para que se muestre por debajo de la cinta de opciones.

El cuadro de diálogo Opciones de Excel nos permite acceder a todos los comandos

disponibles en la herramienta, pero si solo quieres agregar a la barra de herramientas de

acceso rápido algún comando que ya aparece en la cinta de opciones, entonces puedes hacer

clic derecho sobre dicho comando y seleccionar la opción Agregar a la barra de

herramientas de acceso rápido tal como se muestra a continuación:

Posición de la barra de herramientas de acceso rápido

De manera predeterminada la barra de herramientas de acceso rápido se muestra por

encima de la cinta de opciones. Sin embargo es posible cambiar su posición y colocarla por

debajo de la cinta de opciones. Ya hemos mostrado que en el cuadro de diálogoOpciones de

Excel existe un cuadro de selección para hacer este cambio de posición pero también es

posible hacerlo desde el menú de la extrema derecha de la barra:

Otra alternativa para mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta

de opciones es hacer clic derecho sobre cualquier área vacía de la cinta de opciones y

seleccionar la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la

cinta de opciones.

La barra de herramientas de acceso rápido es el lugar ideal para colocar aquellos comandos

que utilizamos con mayor frecuencia ya sea porque dichos comandos no aparecen en la cinta

de opciones o porque deseamos evitar el cambio frecuente de pestañas en la cinta de

opciones.