cierre de operaciones de tesorería -...

Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas

1VIIActualidad Gubernamental N° 15 - Enero 2010

VII

Cierre de Operaciones de Tesorería

Info

rme

Espe

cial

Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas

Públicas

Área

* Consultor, asesor y auditor en el ámbito gubernamental

Autor : Florencio Bernal Pisfi l*

Título : Cierre de Operaciones de Tesorería

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 15 - Enero 2010

Ficha Técnica

1. Introducción 2. Base legal 3. Área de tesorería4. Otros aspectos a considerar 5. Área de rentas 6. Área de personal 7. Procedimientos

Sumario

VII

1. IntroducciónTiene como fi n ordenar adecuadamente los procesos conducentes al cierre de operaciones, a la liquidación y obtención de las cuentas y estados anuales y así como al resto de información fi nanciera, teniendo presente las Normas de Gestión en vigor que anualmente se acompa-ñan al Presupuesto, se emite cierre de operaciones, con contenido económico-presupuestario.Es el proceso a través del cual la entidad implementa las medidas necesarias para que las unidades orgánicas o áreas en actividad relacionadas con el entorno fi nanciero y contable realicen las accio-nes necesarias para efectuar el corte de actividades y documentario a una fecha determinada que generalmente coincide con el fi n de año, con la fi nalidad de delimitar las transacciones económicas fi nancieras que corresponden al ejercicio fi scal, con el fi n de elaborar el balance de gestión anual y la formulación de los estados fi nancieros.

2. Base legalDirectiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

- Modifi caciones, por la R.D. Nº 002-2007-EF/77.15, con respecto al artí-culo 40º. Encargos a personal de la institución.

Artículo 92º de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, Aprobada por la Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, a los fondos de las fuentes de fi nanciamiento canalizados y admi-nistrados a través de la Dirección Na-cional del Tesoro Público y sustitúyase el Anexo Nº 9 de la misma directiva por el modelo que forma parte de la presente Resolución Directoral.

- Modifíquese el numeral 2.2 del artí-culo 2º de la Resolución Directoral Nº 013-2008-EF/77.15 y modifi catoria, del artículo 2º - De la “asignación fi nanciera “para la ejecución del gas-tos. Dentro de las principales áreas tenemos las siguientes:

3. Área de tesoreríaDentro del área de tesorería tenemos:Aspectos generales:Comprende el análisis y control de las operaciones relacionadas con el movi-miento de ingresos y egresos de los fon-dos, especialmente aquellas transacciones operaciones incompletas que requieren un documento sustentatorio que justifi quen la salida de fondos como:- Rendición de cuentas fi nales de encar-

gos otorgados.- Rendición de cuenta fi nal del Fondo

para pagos en efectivo o Caja Chica.- Rendición de cuentas de viáticos.- Informe de devoluciones al Tesoro

Público.- El último número de comprobante de

pago.- Las conciliaciones bancarias.- Informe de todas las cartas fi anzas y

valores en custodia.- Informe sobre cobranza dudosa y

contingencias.

- Control de cheques girados.- Seguimiento de cheques girados y no

cobrados.Además hay que tener en cuenta y consi-derar los siguientes aspectos para el cierre de tesorería:a) Reversiones de fondos al Tesoro

Público. Los fondos resultantes de menores ejecuciones del gasto, así como aquellos que por error se hu-bieran pagado en forma indebida o en exceso al importe de la obligación, cualquiera que sea su concepto, de-ben ser depositados en el Banco de la Nación para su reversión al Tesoro Público mediante el formulario “pa-peleta de depósito” a favor del Tesoro Público o con indicación de la cuenta principal a la que corresponda a la subcuenta “Tesoro Público”.Base legal Artículo 66º. Directiva 001-2007 Tesorería

Se recomienda que la unidad ejecu-tora agote los medios legales para lograr la recuperación total de pagos indebidos, pudiendo recurrir de ser el caso, a cobranza coactiva, tratándose de remuneraciones y/o pensiones pueden realizarse el descuento corres-pondiente a través de la planilla única de pagos.

b) Aplicación de intereses por pagos indebidos o en exceso y los viáticos no utilizados. Al detectarse un pago indebido o en exceso, sea a favor de un trabajador activo, pensionista o contratista o en caso en el que no se haya cumplido con la devolución oportuna de los viáticos no utilizados otros conceptos, se procederá a for-mular en forma expresa el respectivo requerimiento para su devolución. A partir de detectarse el pago indebido y hasta que se produzca su debida cancelación, se aplicará los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Interés Legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros. El dinero recuperado de la fuente de

Informe Especial

2VII Actualidad Gubernamental N° 15 - Enero 2010

VIIfi nanciamiento Recursos Ordinarios será depositado en la cuenta corrien-te.

Cuando la comisión de servicios se desarrolla en el interior del país, el plazo máximo para la rendición de cuenta de viáticos es de ocho (8) días calendarios después de culminada la misma, y cuando dicha comisión es en el exterior el plazo máximo es de quince (15) días calendarios.

En la entrega de viáticos debe con-signarse la autorización expresa del perceptor de los mismos, a efectos del incumplimiento de hacer efectuar la devolución de viáticos no utilizados en el plazo señalado.

Base legal Artículo 68º. Directiva de Tesorería

El dinero recuperado de la fuente de fi nanciamiento “Recursos Ordinarios para los Gobiernos Regionales” se depositó utilizando la “papeleta de depósitos a favor del Tesoro Público” (T-6), con indicación del monto y con-cepto; el depósito correspondiente a los intereses se hará utilizando otra pa-peleta T-6. Igualmente los reembolsos en efectivo que efectúa EsSalud por los importes pagados por la entidad por conceptos de subsidios.

En cambio, si EsSalud entregara Certi-fi cados de Reembolsos, éstos deberán enviarse a la Ofi cina de Administra-ción del Ministerio de Economía y Finanzas.

c) Pago de devengados por mandato judicial. Si las diversas entidades del Sector Público fueran conminadas mediante mandato judicial a la en-trega de suma de dinero, el titular del Pliego, o el órgano que haga sus veces, dispondrá el pago correspon-diente conforme al mandato judicial siempre que hubiere disponibilidad presupuestaria para tal fi n.

Luego de transcurrido seis meses de la notificación judicial sin haberse cumplido el mandato del titular del pliego presupuestal, o el órgano que haga sus veces, presentará al juez correspondiente alguna modalidad de pago que de cumplimiento de la sen-tencia pueda producir grave trastorno económico a la gestión de la entidad; bajo responsabilidad de su más alta autoridad preverá en sus subsiguientes presupuestos institucionales.

Base legalArtículo 2º y 3º D.S. Nº 055-2001

d) Conciliación de los cheques pa-gados. La unidad ejecutora deberá realizar conciliaciones mensuales respecto a los cheques y/o cartas de orden atendidas por el Banco de la Nación con la información obtenida

del SIAF-SP, y cargados en la respectiva subcuenta bancaria de gasto. Asimis-mo, deberá verifi carse que el monto total de los cargos en la subcuenta bancaria del gasto, por efecto de los cheques pagados y/o cartas de orden presentadas en el mes, no exceda el total de las autorizaciones de paso aprobadas mediante el mismo pe-ríodo, bajo responsabilidad de los funcionarios titulares de la respectiva subcuenta bancaria de gasto.

Base legalArtículo 79º. Directiva de Tesorería 2007

e) Responsabilidad de las concilia-ciones bancarias. Los titulares de las cuentas bancarias son responsables de efectuar las conciliaciones bancarias y compatibilizar los movimientos respecto de los montos girados, así como los cargos y abonos registrados en el SIAF -SP, realizándose la gestión ante el Banco de la Nación la debida regularización de las operaciones que hubieran sido consideradas como indebidas en dichas cuentas bancarias o de ser el caso, solicitando la modifi -cación en los registros pertinentes con el debido sustento.


f) Conciliación con la DNTP. La con-ciliación con la DNTP, referida a los fondos transferidos por la DNTP a cada municipalidad durante el año fi scal de cada ejercicio fi scal, por fuente de fi -nanciamiento Recursos Ordinarios para Gobiernos Locales, se realiza conforme al siguiente procedimiento:a. La DNTP pone a disposición de

las municipalidades provinciales y distritales un resumen de dichas transferencias a través de la pági-na del Ministerio de Economía y Finanzas.

b. Las municipalidades verifi can la información mencionada en el punto precedente, que de ser con-forme, se remite a la Contaduría Pública de la Nación utilizando el formato según el modelo del Anexo N º 4, debidamente suscrito por el Director de Administración o quien haga sus veces de con-tador de la Municipalidad de no ser conforme, se coordinan con la DNTP para los efectos pertinen-tes.

g) Anulaciones de giro de cheques y/o emisión de cartas de orden. La anulación electrónica del gasto girado procesado y autorizado por la Dirección General del Tesoro Público a través del SIAF-SP, implica la previa anulación, y su correspondiente apro-bación se realiza en forma automática,

sobre la base del registro de la misma en el SIAF-SP.

h) Caducidad de cheques y cartas de orden. El Banco de la Nación efec-tivizará cheques girados o atenderá cartas orden emitidas contra subcuen-tas bancarias o cuentas bancarias “Encargos”, siempre y cuando su Presentación se efectúe dentro de los treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de emisión, sea en el Banco de la Nación o, en el caso de cheques, otros bancos del sistema fi nanciero. También es obligatorio que las Unidades Ejecutoras procedan a anular físicamente los cheques en cartera que hayan excedido el plazo de treinta (30) días calendarios para su efectivización, así como los cheques que por el mismo motivo hayan sido devueltos por sus benefi ciarios, proce-diéndose a su registro en el SIAF-SP, bajo responsabilidad del Director General de Administración, o quien haga sus veces, y el Tesorero.


i) Caducidad, anulación y reprogra-mación de cheques y cartas orden. Sobre el procedimiento para la anu-lación y reprogramación de cheques tenemos:• El Banco de la Nación efectiviza

los cheques girados o atiende las cartas de orden emitidas contra subcuentas bancarias de gasto de la fuente de fi nanciamiento (Recursos Ordinarios para Gobiernos Locales), siempre y cuando su presentación se efectúe dentro de los treinta (30) días calendarios contados a partir de la fecha de emisión.

• Los cheques girados con cargo a las cuentas bancarias de las municipalidades de fuentes de financiamiento distinto de Re-cursos Ordinarios para Gobiernos Locales,tienen vigencia de un año, a partir de la fecha de su emisión.

• Es obligatorio que las munici-palidades procedan anular el gasto girado que haya caducado, procediéndose al registro de su anulación en el SIAF-GL.

• De mantenerse la obligación de pago, la Municipalidad debe es-tablecer procedimientos para su reprogramación, la misma que es aprobada en forma automática.


j) Tratamiento de saldos y cierre de cuentas bancarias

- El tratamiento de los saldos de las cuentas bancarias de la fuente de fi nanciamiento Recursos Directamente

Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas

3VIIActualidad Gubernamental N° 15 - Enero 2010

VII

Recaudados, así como otras fuentes distintas de las administradas por la DNTP, de las unidades ejecutoras que sean absorbidas, son transferidas, pre-via conciliación a las cuentas bancarias de la unidad ejecutora absorbente.

- Una vez realizada las transferencias correspondientes se procede a la cancelación de las respectivas cuentas bancarias.

- A partir de la absorción realizada, la unidad ejecutora absorbida cesa en sus facultades para recaudar, contraer obtener ingresos, así como contra en compromisos, devengar gastos y or-denar pagos bajo responsabilidad del Director General de Administración, o funcionario que haga sus veces, y el Tesorero de la unidad ejecutora.


k) Liquidación de fondos en efectivo al cierre del ejercicio. Los montos no utilizados del Fondo para Pagos de Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica al cierre del año fi scal se depositan en la cuenta de fuente de fi nanciamiento correspondiente, bajo la responsabili-dad del Director de Administración, o quien haga sus veces, y el Tesorero de la Municipalidad.


l) Cheques sin utilizar por cierre de cuentas bancarias. Los formatos de cheques sin utilizar por el cierre de las cuentas bancarias a que se refi ere el párrafo precedente, inclusive de aquellos que se produzcan durante el Año Fiscal 2005, deben ser destruidos, bajo responsabilidad del Director General de Administración, o quien haga sus veces, y el Tesorero de la unidad ejecutora, levantándose el acta correspondiente, según el modelo in-dicado en el Anexo Nº 6, la misma que deberá ser conservada en la Tesorería de la unidad ejecutora o las unidades operativas encargadas.


ll) Fondos sujetos de depósito. Para es-tos fondos sujetos a depósito hay que tener en consideración lo siguiente:

• Depósito del fondo de garantía para el cumplimiento de los con-tratos de obras- Los fondos de garantía para el

cumplimiento de los contratos de obras que celebren las entidades del Sector Público serán deposi-tadas en la cuenta de la entidad bancaria.

- En el Banco de la Nación a nom-bre de la unidad ejecutora previa solicitud expresa.

- Los fondos podrán ser retirados una vez cumplidos los requisitos fi -jados en el artículo 39º del Decreto Legislativo Nº 1017, de la ley de contrataciones del Estado y su Re-glamento, el D.S. Nº 184-2008-EF, referente a garantías a otorgar a los postores y/o contratista licitaciones y contratos de obras públicas o con autorización expresa en la entidad contratante.

• La papeleta de depósito a favor del Tesoro Público (T-6)

Este formulario debe ser utilizado para depositar a favor de la cuenta prin-cipal los ingresos procedentes de las retenciones a favor del Tesoro Público y los fondos que deben ser revertidos por ser resultantes de menores ejecu-ciones del gasto o pagos en exceso o indebidos, vigente mediante Resolu-ción Directoral Nº 157-87-EF/77.01, ratifi cada por Resolución Directoral Nº 079-92-EF/77.15. Reversión de fondos girados para encargos y el fondo para pagos en efectivo.

• Depósitos en moneda extranjera serán convertidos en moneda na-cional

Las entidades del Sector Público que tengan depósitos en moneda extran-jera, con excepción de aquellos que requieran para atender sus obliga-ciones en dicha moneda, deberán ser convertibles progresivamente en moneda nacional, como:- Por intermedio del D. S. Nº 101-98-

EF, publicado el 06.10.98, se consti-tuye un comité especial encargado de dirigir, coordinar y supervisar las acciones que se requieran para el cumplimiento de lo dispuesto en este Decreto de Urgencia.

- De conformidad con el artículo 3º del Decreto Supremo Nº 040-2001-EF, publicado el 13.03.01, se entiende por entidad pública, organismos, instituciones y empre-sas, comprendidas en el ámbito del Gobierno Central, Fonafe, así como EsSalud, incluyendo los programas especiales, proyectos que éstos administren.

- De conformidad con el artículo 4 del Decreto Supremo N.º 040-2001-EF, publicado el 13.02.01, los depósitos e inversiones en mo-neda extranjera, así como atender obligaciones en dicha moneda y con la debida autorización del Comité Especial.

• Depósitos sujetos a restricción Son aquellas que realizan la suma de

dinero depositados en una cuenta de las que no puede disponer la entidad, si no que está obligada a conservar por mandato judicial o convenio contrac-tual.

• Depósito en garantía Consiste en los depósitos entregados

como condición de garantía, por convenios o contratos preestablecidos para la ejecución de determinados contratos (obras por contrata, consul-torio, auditoría, etc.), y son devueltos una vez fi nalizados el contrato a Satis-facción de la entidad.

4. Otros aspectos a considerara) Ingresos de caja Depósitos de bancos, captación de

agencias bancarias.

- Fecha- Número de documento- Número de transacción- Partida presupuestal- Cuenta contable- Concepto, importe

- Fecha- Código del Banco- Cuenta bancaria- Importe

- Fecha- Banco Nº de transacción- Concepto- Importe- Partida presupuestal

Ingreso aCaja

Depósitosa Bancos

AgenciasBancarias

b) Transferencia recibidas del Gobier-no Central

Diferencia de cambio, cheques en cartera, Intereses ganados, Gastos bancarios, Cartas fi anzas.

- Mes- Concepto de la transfe-rencia de interés

- Importe

- Nº Vaucher - Fecha- Banco - Cta. cte.- Importe, concepto- Nº Expediente SIAF- Operación

Transf. delGob.

Central

Diferenciade

Cambio

- Nº de Orden - Banco- Denominac. - Importe- Nº de Cuenta- Tipo de moneda

- Nº de Orden - Importe- Denominac. - Código contable- Fuente de fi nanciamiento- Tipo de moneda- Nº Registo SIAF

Chequesen Cartera

InteresesGanados

- Afectación presupuestal- Nº de orden - Importe- Código contable Bco.- Nº de Registro SIAF- Nº de cuenta- Fuente de FFTO

GastosBancarios

Informe Especial

4VII Actualidad Gubernamental N° 15 - Enero 2010

VII

41.01. Impto. a la Rta. Ingresos 1,00041.02. Impto. a la propiedad 1,10044.02. Transp. co Transf. Recib. 2,00045.05. Ingresos diversos 1,50045.01. Rentas de propiedad 50061.01. Superávit o défi cit 6,100

DEBE HABER—————— x —————

6101. Superávit o défi cit. 9,58053.001. Consumo de bienes 50051.01. Pers.oblig.sociales 1,65054.04. Transp.remes.de capital 1,50055.04. Impuestos derech.multas 1,00055.01. Subsidios 1,75056.01. Intereses de la deuda 1,12058.01. Estimación del ejercicio 85057.01.06. Costo de vtas.de bienes 1,210Este asiento se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de operación es acreedor.

DEBE HABER—————— x —————

- Cuentas de gestión de gastos Para trasladar a la cuenta resultados

de operación, los saldos de las cuentas y cuentas divisionarias que registran gastos y costos del ejercicio.

61.01.Superávit o défi cit. 5850 34.01.Resultados acumulados 5850Este asiento se realiza cuando el saldo de la cuenta resultado de operación es acreedor.

—————— x —————

5. Área de rentasComprende lo siguiente:- Última numeración de los recibos

de ingresos que maneja el área de rentas.

- Informe resumen del movimiento anual de los ingresos tributarios y no tributarios en forma mensual.

- Nº de Orden Código Contable

- Tipo de moneda- Banco- Denominación- Nº de Cuenta- Saldo de Banco- Fuente de FFTO- Saldo de Libro

- AF-9 Movimiento de fondos que administra la Dirección Nacional del Tesoro Público

- AF-9A Anulaciones del giro

- AF.9B Recursos recibidos del Tesoro Público

- AF9C Otras operaciones con la Dirección Nacional del Tesoro Público

- Cuenta contable- Fecha del Documento- Nº de Documento (O/C, C/S, etc,)

- Proveedor- Detalle- Fuente de fi nanciamiento- Importe

- Fecha - Razón social- Cuenta contable- Fecha de ingreso- Fecha de emisor- Fecha de inicio- Nº Carta fi anza- Razón social- Fecha de ingreso- Fecha vencimiento- Entidad fi nanciera- Tipo de moneda

Saldo deBancos

AnexosFinancieros

Cuentaspor Pagar

CartasFianzas

c) Ejecución presupuestal de ingresos por partida presupuestal y fuente de fi nanciamiento- Cadena del ingreso.- Concepto de partida presupuestal.- Fuente de fi nanciamiento.- Importe.

d) Transferencias bancarias- Relación detallada y copia de las

transferencias bancarias efectua-das con su respectivo número de registro SIAF y sus fuentes de fi nanciamiento.

e) Conciliaciones bancarias- Corresponde el detalle de cada

una de las cuentas corrientes acti-vas conciliadas.

De acuerdo con estas defi niciones se ha establecido procedimientos para informar periódicamente las opera-ciones registradas en la contabilidad, a través de los estados fi nancieros.

c) Asientos para determinar resulta-dos y cierre

- Asientos para resultados Se formulan para determinar el

resultado de la gestión del ejercicio, adicionando a las cuentas de ingre-sos y gastos, de tal manera que las cuentas de la clase 3,4 y 5 deberán cerrarse contablemente a fi n de año, conteniendo valores históricos más valores ajustados contra la cuenta 89 Resultado del ejercicio.

- Asientos de cierre de gestión Para trasladar a la cuenta resultado de

operación, los saldos de las cuentas y cuentas divisionarias que registran ingreso del ejercicio.

Ejemplo:- Cuentas de gestión de ingresos- Cuentas de gestión de gastos

Para trasladar a la cuenta resultados de operación, los saldos de las cuentas y cuentas divisionarias que registran gastos y costos del ejercicio.

- Relaciones pormenorizadas de cuentas por cobrar de contribuyentes y usua-rios en forma mensualizadas.

6. Área de personalEsta área comprende:- Provisión de benefi cios sociales.- Informe de las contingencias judiciales

por reclamos judiciales.- Hojas de trabajo de retenciones y

aportaciones.- Hojas de trabajo de cálculo de provi-

siones y liquidaciones.

7. Procedimientosa) Cierre y apertura de cuentas Es el proceso formal mediante el

cual se liquidan todos los saldos de las cuentas nominales, se determina la utilidad o pérdida del ejercicio económico y se transfi ere el saldo del patrimonio neto.

Dentro de los principales tenemos:- Liquidar una cuenta Consiste en realizar las operacio-

nes necesarias para obtener el saldo fi nal de una cuenta al cierre del ejercicio económico.

- Saldar una cuenta Consiste en colocar un importe

que sea la diferencia entre el debe y el haber de una cuenta equilibrada y saldarla (Saldo Final = Saldo Cero), este importe será utilizado en el siguiente ejercicio económico.

- Cerrar una cuenta Consiste en sumar los saldos debe y

haber, después de haber saldado la cuenta, y luego de haber sido apro-bado el resultado del ejercicio.

- Reapertura de cuentas Consiste en colocar el saldo inicial

en el lado contrario utilizado para saldar esta reapertura.

b) Asientos de cierre- Las Cuentas patrimoniales deberán

cerrarse en forma recípocra por los sal-dos del activo pasivo y patrimonio.

- Asientos de Cierre al fi nalizar el ejer-cicio - Cuentas de balance.

- Las Cuentas de orden se cerrarán en forma recípocra.

- Asientos de Cierre al fi nalizar el ejer-cicio - Cuentas de orden.

- Las cuentas de presupuesto.- Se cerrarán trasladando los saldos

deudores y acreedores a la cuenta 81.01 Cierre Presupuestario.

- Asientos de cierre al fi nalizar el ejerci-cio - Cuentas presupuestarias.

cierre de operaciones de tesorería -...

Documents