ciclo de transacciones

7/29/2019 Ciclo de Transacciones

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LA AUDITORA POR CICLO DE TRANSACCIONES

1.1. CICLO

Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y

transacciones.

1.1.1. Otras definiciones de ciclo:

Proporciona una estructura efectiva para estudiar y evaluar debidamente los

controles contables internos existentes en una empresa.

Enfatiza que la actividad empresarial es un flujo a travs del tiempo, ms bien que

un nmero de cuentas estticas a verificar.

Ayuda a que el equipo de auditoria distinga las similitudes del proceso de

transacciones dentro de una organizacin.

Facilita una base comn para estudiar lo que sucede en una entidad, cmo auditar

lo que sucede y cmo los hechos econmicos puede afectar diversos segmentos

diferentes de la organizacin al mismo tiempo.

1.2. TRANSACCIONES:

Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

1.3. LA AUDITORA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto

sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una

obligacin, etc.

Su objetivo es analizar grficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la

integridad de las cifras resultantes.

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1.3.1. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)

Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin

financiera razonable y oportuna)

Custodia de los activos (proteccin a los activos)

1.4. ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

1.4.1. El Control Interno:

Es el proceso, realizado por el consejo de administracin, los directivos y otro personal,

cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecucin de objetivos en las

siguientes categoras:

Confiabilidad de los informes financieros

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

El control interno confiere una seguridad razonable, pero no absoluta de que los objetivos

del mismo se cumplirn. La implantacin y mantenimiento de un sistema de control

interno es responsabilidad de la Direccin, que debe someterlo a una continua supervisin

para determinar que funciona segn est prescrito, modificndolo si fuera preciso, de

acuerdo con las circunstancias.

Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de

que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensin de las

instrucciones, errores de juicio, falta de atencin personal, fallo humano, etc. Adems de

aquellos procedimientos cuya eficacia se basa en la segregacin de funciones pueden

eludirse como consecuencia de existir colusin de los empleados implicados en el control

interno. Igualmente los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las

transacciones se ejecutan segn los trminos autorizados por la Direccin, resultaran

ineficaces si las decisiones de sta se tomaran de una forma errnea o irregular.

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El sistema de control interno, establecido en la entidad u rgano, debe ser estudiado y

evaluado al iniciar cualquier auditora o estudio especial de auditora en funcin del

objetivo de la misma, para comprobar el cumplimiento, validez y suficiencia de ste, en la

entidad, rgano o unidad administrativa examinada, y determinar la naturaleza, extensin

y oportunidad de las pruebas a las que debern concretarse los procedimientos deauditora. Los resultados proporcionarn al auditor la base para formular

recomendaciones para corregir desviaciones o para introducir mejoras en los controles

insuficientes.

Una funcin de control interno, desde el punto de vista del auditor independiente, es la de

suministrar seguridad de que los errores o irregularidades se pueden descubrir con

prontitud razonable, asegurando as la fiabilidad e integridad de los registros contables. La

revisin del control interno por parte del auditor independiente le ayuda a determinar otrosprocedimientos de auditora apropiados para formular una opinin sobre la razonabilidad

de las cuentas anuales.

1.4.2. Estudio del control interno:

La segunda norma de ejecucin del trabajo establece:

Debe obtenerse suficiente conocimiento del control interno para planear la auditoria ydeterminar la naturaleza, oportunidad y el alcance de las pruebas por aplicar.

El conocimiento del control interno del cliente constituyen el fundamento para:

a. Planear la auditoria

b. Evaluar el riego de control

Al planear la auditoria es indispensable que los auditores conozcan bien el control internodel cliente. ste abarca el conocimiento del diseo de polticas, procedimientos y

registros, as como el conocimiento de si el cliente los ha puesto en prctica. Es difcil

disear pruebas para los saldos de los estados financieros sin conocer el control interno.

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El conocimiento del control interno sienta adems las bases para evaluar el riesgo de

control, es decir, el riesgo de que no se prevengan ni se detecten los errores materiales.

1.4.3. Evaluacin del control interno

Evaluar un sistema de control interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta

evaluacin de hace a travs de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales

tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los

mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa para

salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

La evaluacin que se haga del control interno, es de primordial importancia pues por sus

medio se conocer si las polticas implantadas se estn cumpliendo a cabalidad y si engeneral se estn desarrollando correctamente.

Dependiendo de la evaluacin que se tenga, as ser el alcance y tipo de pruebas

sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros.

El estudio y evaluacin del control interno incluye dos fases:

La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender losprocedimientos y mtodos establecidos por la entidad. En particular el conocimiento y

evaluacin preliminar de los sistemas de control interno de la entidad, incluyendo los

sistemas informticos, constituye un requisito mnimo de trabajo que sirve de base a la

planificacin de la auditora.

La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de

que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal como se disearon.

La finalidad de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad

razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos estn siendo

aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar

en los procedimientos descritos. Sin embargo, cuando los procedimientos de control no

son satisfactorios, el auditor no debe confiar en los mismos.

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El auditor podr omitir parte o toda la comprobacin de los sistemas de control interno

cuando ese trabajo no fuese efectivo en trminos de coste-eficacia, siempre que las

pruebas alternativas, de naturaleza substantiva, le permitan satisfacerse razonablemente

de las afirmaciones de la Direccin sobre las cuentas que se vean afectadas por esta

decisin. A tal efecto debe tomarse en consideracin la naturaleza o nmero de lastransacciones o saldos involucrados, los mtodos de procesamiento de datos que se

estn usando y los procedimientos de auditora que puedan ser aplicados al realizar las

pruebas substantivas.

La naturaleza de los procedimientos de control interno y la evidencia disponible sobre su

cumplimiento determinan, necesariamente, la naturaleza de las pruebas de cumplimiento

e influyen sobre el momento de ejecucin y extensin de tales pruebas. Las pruebas de

cumplimiento estn ntimamente interrelacionadas con las pruebas substantivas y, en laprctica, los procedimientos de auditora suministran, al mismo tiempo, evidencia de

cumplimiento de los procedimientos de control interno contable, as como la evidencia

requerida de las pruebas substantivas.

El planteamiento conceptualmente lgico de la evaluacin que hace el auditor del control

interno, consiste en aplicar a cada tipo significativo de transacciones y a los respectivos

activos involucrados en la auditora, los siguientes criterios:

Considerar los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.

Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o

detectar errores o irregularidades.

Determinar si los procedimientos necesarios estn establecidos y si se han seguido

satisfactoriamente.

Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial

no contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar:

a. La naturaleza, momento de ejecucin o extensin de los procedimientos de

auditora a aplicar, y

b. las sugerencias a hacer al cliente.

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1.4.4. Evaluacin de riesgos de control interno

El auditor deber obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control

interno suficiente para planear la auditora y desarrollar un enfoque de auditora efectivo.

El conocimiento del proceso de evaluacin del riesgo ayudar a los auditores a identificar

el riesgo, porque muchos de estos surgen a consecuencia del riesgo que encaran los

ejecutivos.

Evaluar un sistema de control interno es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta

evaluacin se hace a travs de la interpretacin de los resultados de algunas pruebas

efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente

los mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa parasalvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

El auditor, al estudiar y evaluar el sistema de control interno, debe entre otros:

Estudiar y conocer en forma clara y precisa la organizacin, los objetivos,

disposiciones legales, polticas y procedimientos establecidos en la entidad u rgano.

Verificar si los controles internos se cumplen tal y como se establecieron en el

sistema. Verificar si dichos controles son suficientes y vlidos.

1.4.5. Mtodos de evaluacin del control interno

La evaluacin del control interno puede efectuarse por los siguientes mtodos:

a) Mtodo Descriptivo:

Tambin llamado narrativo, consiste en hacer una descripcin por escrito de las

caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a

departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera.

Este mtodo es ideal para aplicarlo a pequeas empresas.

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b) Mtodo de Cuestionario:

En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma tcnica

y por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara

sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitar que lasrespondan.

Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno.

c) Mtodo Grfico:

Este mtodo tiene como base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleo

de dibujos (flechas, cuadros, figuras geomtricas etc.); en dichos dibujos se representandepartamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo

de las operaciones.

Este mtodo de utiliza en la actualidad a travs de computadoras.

1.5. PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES:

Tesorera Egresos

Compra (adquisicin)

Nmina (pago)

Conversin

Ingresos

Ventas

Ingresos de Efectivo

Informacin Financiera

1.5.1. CICLO DE TESORERA

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Incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital. Las funciones del

ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo,

incluyen la distribucin del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros

usos, y se termina con la devolucin de efectivo a inversionistas y acreedores.

Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin

de obligaciones de deuda y acciones de capital)

Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.

Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en

devolucin a inversionistas y acreedores.

a) Funciones Tpicas:

Funcin de Ejecucin

Inversiones

Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores.

Financiamiento

Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y

dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.

Funcin de Registro

Inversiones

Contabilizar las transacciones y pase al mayor

Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

Financiamiento

Contabilizar las transacciones en diarios y mayor

Actualizacin de los mayores auxiliares

Funcin de Custodia

Inversiones

Proteccin de valores

Mantener correctos los saldos de las inversiones

Financiamiento

Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social

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Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones,

adquirir y vender acciones de tesorera.

Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos

por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin,

Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses.

Relacin con instituciones financieras

Relaciones con accionistas

Custodia fsica del efectivo y los valores

Administracin de la deuda, inclusive el pago de capital e intereses y vigilancia del

cumplimiento de las condiciones de los prstamos (Necesidades de capital)

Recursos y disponibilidades de capital.

b) Objetivos del Control Interno:

Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de

documentacin.

Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones,

registros contables y procedimientos.

Adecuada Custodia de los Activos

1.5.2. CICLO DE EGRESOS

a) Compras:

Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre

cuentas de activo y gasto.

Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en

tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

b) Funciones Tpicas:

Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Seleccin

del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para

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adquisicin de bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de

mercancas y suministros, control de calidad de la adquisicin, Verificacin y

aprobacin de los pagos.

Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivosacumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de

registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de

inventarios.

Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de

cuentas y pagos anticipados.

Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra,

documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito,

solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos.

c) Objetivos del Control Interno:

Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de

documentacin.

Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones,

registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente.

Custodia de los Activos

d) Errores Potenciales:

Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados,

recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.

Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo

indebido, pagos no autorizados.

1.5.3. CICLO DE COMPRA (ADQUISICIN)

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Este ciclo cosiste en las actividades que van desde la requisicin para la

adquisicin de bienes y servicio, que sern usados en la empresa, hasta el pago

de los mismos.

Los recursos con que cuenta una empresa se clasifican en humanos y materiales,

por lo que la descripcin de este ciclo se divide en ambos grupos.

a) Funciones Tpicas.

Compras

Relaciones Laborales

Nminas

Comprar controlar e informar asistencia

Seleccionar proveedor

Recibir materiales

Seleccionar empleados

Control de calidad

Solicitar comprar

Contabilizacin de nomina

Cuentas a pagar Pago de nominas

Pagos

b) Asientos Comunes

Compras

Dist. De mano de obra

Nominas pagadas

Distribuciones de cuentas

Desembolsos de efectivo

Pagos adelantados

Beneficios de empleados

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Ajustes de nmina

Ajustes

c) Formas y Documentos Vitales

Orden de compra

Factura de proveedores

Avisos de alta de personal

Tarjetas de reloj

Documentos de recepcin

Notas de dbito y de crdito

Informes de tiempo Formas de autorizacin de ajustes de nmina.

d) Base de Datos

Compras

Cuentas a pagar

Nminas

Registro de salarios

Archivo de proveedores

Cuentas pendientes de pago

Archivo de empleados

Historia de pago

Nombres y direcciones

Compromisos de compra

Empleados

rdenes de compra

Precios

Mayor auxiliar de obras

Elementos de beneficios en

Tipos de retribucin

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Proceso (dinmico) a empleados

e) Enlaces Normales

Ciclo Relacionado Funcin

Compras (de) Tesorera

Desembolsos de efectivo (a) Conversin

Recepcin de bienes, mercancas (a) Informacin

Preparacin de asientos de diario

Nminas (de) Tesorera

Desembolsos de efectivo (a) Conversin

Recepcin de servicios de m (a) Informacin

Preparacin de asientos de diario.

1.5.4. CICLO DE NMINA:

Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados

Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a

vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades,

vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico)


Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de

personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de

asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas,

Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.

Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al

mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros

de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias.

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Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones

de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas,seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin,

aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al personal

b) Objetivos del Control Interno:

Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y

verificacin interna independiente.

Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones,

registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente.

c) Errores Potenciales:

Planillas infladas con personal no existente

Pagos por trabajo no realizado

Apropiacin de salarios no reclamados

Indemnizaciones pagadas no contabilizadas

Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales

Errores en clculos o sumas

1.5.5. CICLO DE CONVERSIN

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad en agrupaciones en las que

se retienen, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan, o se utilizan en

otra forma. Las funciones del ciclo de Conversin manejan agrupaciones de

recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos

naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no

monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

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En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del

ciclo de Conversin es la produccin de un artculo terminado mediante el uso de

los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa,

elementos de costos Indirectos. El ciclo de conversin de una entidad de esa clase

incluira el movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hastaque los productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento

dentro de la entidad. Los embarques a clientes seran parte del ciclo de ingresos

de la entidad.

Las actividades en los ciclos de Conversin de otras industrias no son tan

extensas como en las industrias de manufactura. Sin embargo, en cierto grado, las

empresas de servicios pblicos, las instituciones de asistencia a la salud, las

compaas inmobiliarias y los detallistas manejan inventario y otras agrupaciones

de Recursos.

Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos

Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y

otros activos no monetarios

En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la

produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos

Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario

hasta almacenar los productos terminados

Es ms extenso en las industrias de manufactura

En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean

perceptibles.


Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de

materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos

terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos.

Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto

terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos

de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de

variaciones en precios y calidad.

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Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar

adecuadamente registros de manufactura.

Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso depropiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de

fabricacin.

Formas y Documentos Vitales: Orden de produccin, requisicin de materiales,

boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de

aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra)

b) Objetivos de Control Interno:

Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos

de Documentacin.

Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de

Funciones, Registros Contables y Procedimientos.

Custodia de Inventarios


Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO

contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.

Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas.

Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos

clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada.

1.5.6. CICLO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo, con

los clientes, los productos o servicios, Incluye tomar pedidos de los clientes, embarcar

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productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la compaa,

obtener y cobrar las cuentas a cobrar y recibir efectivo de los clientes. Como el ciclo de

ingreso es el ciclo en que el fsico el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos

de traspasan a cambio de efectivo, la determinacin del costo de las ventas es una

funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingreso.

Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos

o servicios

Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar

cuentas y recibir efectivo

La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu


Funciones de Ejecucin:

Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho

del pedido, prestacin del servicio, facturacin.

Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero

de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el

Banco, determinacin de cuentas incobrables.

Funciones de Registro:

Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar

garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes,

determinar el costo de ventas.

Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y

efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas,

actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

Funciones de Custodia:

Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los

saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo,

Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

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Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja,

devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.

Formas y Documentos Vitales:

Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de

Venta, Recibos

Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de

mquinas registradoras, depsitos bancarios

b) Objetivos de Control Interno:

Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos

de Documentacin.

Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de

Responsabilidades para cada funcin.

Adecuada Custodia de Activos


Ventas

Facturada, NO despachada

Despachada, NO facturada

Facturada, NO contabilizada

Importe contabilizado incorrectamente

Cobros

Cobrado, NO depositado

Cobrado, No contabilizado Depositado, NO contabilizado

1.5.7. CICLO INFORMACIN FINANCIERA

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El ciclo de informacin de una entidad no procesa transacciones como los dems

ciclos que se han descrito, mas bien, obtiene informacin contable y operativa de

los dems ciclos y analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa

informacin de modo que pueda darse a conocer a la gerencia, a terceros, o a

ambos.

Desde un punto de vista contable, los asientos de diario se reciben por el ciclo de

informe financiero de los ciclos que procesan las transacciones y se pasan al

mayor general.

El ciclo de informacin tambin incluye funciones tales como la conversin de

estados financieros de filiales en moneda extranjera, Consolidacin y

reclasificacin y ajustes.

Adems la apreciacin de la gerencia del medio externo, el reconocimiento de

hechos externos que requieren exposicin, y la obtencin de datos para notas e

informaron suplementaria ocurren dentro de este ciclo los productos finales de un

ciclo de informe financiero usualmente incluyen estados financieros preparados de

acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados as como informes

de Administracin y operativos de distintas clases.

No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de

otros Ciclos

Analiza, evalu, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para

informar a la Gerencia y otros

Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros

a) Asientos Contables:

Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)

Eliminaciones y reclasificaciones.

Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias,

Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.

b) Funciones Tpicas:

Incluye las actividades bsicas:

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Originar y preparar plizas de Diario,

Registrar operaciones en el Diario,

Mayorizar operaciones,

Agrupa informacin de revelacin suplementaria,

Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros,

Conversin monetaria,

Obtener informacin de otros Ciclos,

Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.

c) Objetivos de Control Interno:

Autorizacin

Clasificacin y Procesamiento de Transacciones

d) Documentacin y Evaluacin

-

Salvaguarda Fsica

e) Tipos de Informes:

- Balance de Comprobacin

- Estados Financieros Bsicos

- Estados y Anexos gerenciales

- Declaraciones Fiscales

f) Errores Potenciales:

Se incluyen:

g) Asientos No Autorizados

h) Asientos e Informacin Omitidos

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i) Asientos con Errores de Anotacin o Suma

j) Asientos o Plizas de Diario incorrectos

k) Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa

l) Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente

1.6. FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES:

El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos

Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la

nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin

El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de

productos terminados para venderlos

El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo

de Tesorera para uso interno o inversiones externas

Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y

sta se resume en Estados Financieros

1.7. EL PRINCIPIO DE LAS TRANSACCIONES BIPARTITAS:

Cada transaccin financiera tiene al menos dos lados.

El principio de las transacciones bipartitas puede parecer muy sencillo, pero a veces se

olvida cuando las cosas se vuelven complejas. Si queremos entender las transacciones

financieras no debemos centrarnos en nosotros mismos. No hay que olvidar que mientras

estamos siguiendo una conducta egosta, otros tambin actan por su propio inters

financiero. Esto incluye a aquellos con quienes estamos haciendo negocios.

Consideramos la venta de un activo... o deberamos decir la compra? De eso se trata

exactamente. Para cada venta, hay una compra. Por cada comprador, hay un vendedor.

Cuando analizamos nuestro lado de una transaccin, debemos tener presente que hay

alguien analizando el otro lado.

Ejemplo:

Entonces quien compraba?

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Un ejemplo de la confusin que surge en lo tocante al principio de las transacciones

bipartitas implica los informes de las transacciones en el mercado burstil. Los

comentaristas de los medios de comunicacin a veces hablan de especuladores que

venden sus acciones y causan una baja en el precio de ciertas acciones comunes. Laimplicacin es que hubo ms venta que compra. Incluso podramos leer en el peridico

que los cambios en los precios del mercado son resultado de un desequilibrio entre las

compras y las ventas que se estn efectuando. Por supuesto se sabe que eso no es

cierto.

Cuando se negocian acciones, hay un comprador y un vendedor para cada accin que

cambia de manos. Si recordamos el principio de la conducta egosta, sabemos que los

compradores no compraron deliberadamente acciones cuyo valor iba a bajar. Ellospensaban que las acciones mantendran o incrementaran su valor. Lo nico es que los

compradores se equivocaron, sencillamente, son estas diferencias en las expectativas lo

que conduce a una buena parte del comercio de valores en primer trmino.

Podemos describir este tipo de situacin como una en la que ms gente piensa que las

acciones estn sobrevaluadas, que la que piensa que estn subvaluadas. Esta diferencia

en las creencias puede dar pie a ms rdenes de venta que rdenes de compra.

La mayor parte de las transacciones financieras son juegos de suma cero. Un juego de

suma cero es una situacin en la que un jugador slo puede ganar a expensas de otro

jugador. Esto es lo que sucede exactamente en la mayor parte de las relaciones

comprador-vendedor. Un precio ms alto cuesta al comprador y beneficia al vendedor y

viceversa.

1.8. OTROS CICLOS APLICABLES EN DETERMINADOS CASOS

En aquellos casos en los cuales por la naturaleza de tipo de negocio o por la forma

organizativa de la empresa, se har necesario desglosar del ciclo de informacin alguna

funcin debido a su importancia relativa, esta deber mostrarse y analizarse como un

ciclo especifico.

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Algunos ejemplos a considerar serian el ciclo de impuestos, para aquellas empresas que

tenga una serie de implicaciones fiscales o estn sujetos a tratamientos fiscales

especiales, y que a la vez, se relacionen ntimamente con los dems ciclos. Tambin

puede mencionarse el ciclo de consolidacin, para aquellas empresas que forman parte

de un complejo organizativo en el cual se producen diversas relaciones nter compaas,que requieren de un proceso de Consolidacin complicado. En ambos casos, el

tratamiento a travs de ciclos especficos se hace necesario.

1.9. INTERRELACIONES ENTRE CICLOS

Las relaciones de los ciclos entre si, y con las funcin de planeamiento financiero y

control, se ha descrito como enlaces en las secciones discutidas.

La autoridad fluye de arriba hacia abajo y la responsabilidad en sentido inverso. Lafuncin de planeamiento financiero y control tiene autoridad que fluye hacia ciclos y

asimismo, responsabilidad que fluye hacia los directos y propietarios.

El efectivo fluye de los propietarios a los proveedores y empleados a cambio de los

recursos que se requieren para proveer mercancas y servicios a los clientes, y retoma de

los clientes a cambio de las mercancas y servicios provistos.

Las mercancas y servicios (recursos) se adquieren de los proveedores y los empleados,fluyen a travs de la entidad y se venden a los clientes.

La informacin debe circular a travs de una entidad para hacerla funcionar con eficiencia.

La informacin tambin circula horizontalmente para los fines de las operaciones diarias.

Aunque el efectivo que se usa para pagar a proveedores y empleados se origina en el

ciclo de Tesorera y circula a travs del ciclo de adquisicin la informacin relativa a los

desembolsos de efectivo puede circular en forma de asientos.

1.10. NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD #7

En esta NIC 7 se encuentran datos importantes relacionados a las transacciones

realizadas en la empresa las que se reflejan en el Estado de Flujo de Efectivo para lo

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cual se citan los siguientes incisos, los cuales se describen tal y como aparecen en la NIC

7 sin alteracin alguna. (G)(h)((Flujos de efectivo originados por transacciones en moneda

extranjera)) Flujo de Efectivo en Moneda Extranjera

25. Los flujos de efectivo originados por transacciones en alguna moneda extranjeradeben registrarse en la moneda que informa la empresa aplicando al monto de la moneda

extranjera que informa y la moneda extranjera a la fecha del flujo de efectivo.

26. Los flujos de efectivo de una subsidiaria extranjera deben convertirse a los tipos de

cambio entre la moneda en que se informa y la moneda extranjera a las fechas de los

flujos de efectivo.

27. Los flujos de efectivo denominados en alguna moneda extranjera se informan de una

manera consistente con la Norma Internacional de contabilidad 21, Efectos de las

Variaciones en Tipos de Cambios de Moneda Extranjera. Esto permite el uso de un tipode cambio que se aproxime al tipo real. Por ejemplo, un tipo de cambio promedio

ponderado para un periodo puede usarse para registrar las operaciones en moneda

extranjera o la conversin de los flujos de efectivo de una subsidiaria extranjera. Sin

embargo la NIC 21 no permite el uso del tipo de cambio a la fecha del balance al convertir

los flujos de efectivo de una subsidiaria extranjera.

28. Las ganancias y prdidas no realizadas originadas por variaciones en los tipos de

cambio de la moneda extranjera no son flujos de efectivo. Sin embargo, el efecto de lasvariaciones en el tipo de cambio sobre el efectivo o sus equivalentes mantenidos por

pagar en una moneda extranjera, se informa en el estado de flujo de efectivo a fin de

conciliar el efectivo y sus equivalentes al principio y al final del periodo. Este monto se

presenta separadamente de los flujos de efectivo por las actividades operativas, de

inversin y de financiamiento e incluye las diferencias, en su caso, si dichos flujos de

efectivo se hubieran informado a los tipos de cambio del final del periodo.

Partidas extraordinarias

29. Los flujos de efectivo asociados con las partidas extraordinarias debern clasificarse

como originados por las actividades operativas, de inversin o de financiamiento segn

sea apropiado, y revelarse por separado.

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30. Los flujos de efectivo asociados con partidas extraordinarias se revelan por separado

como originadas por las actividades operativas, de inversin o de financiamiento en el

estado de flujo de efectivo, para permitir que los usuarios entiendan su naturaleza y efecto

sobre los flujos de efectivo presentes y futuros de la empresa. Dichas revelaciones son

adicionales a las revelaciones por de la naturaleza y de monto de las partidasextraordinarias requeridas por la Norma Internacional de Contabilidad 8, Utilidad o prdida

Neta por el Periodo, Errores Fundamentales y cambios en Polticas Contables.

Transacciones no de efectivo

43. Las transacciones de inversin y financiamiento que no requieren el uso del efectivo o

sus equivalentes deben ser excluidas del estado de flujo de efectivo. Tales transacciones

debern revelarse en otro lado en los estados financieros de una manera queproporcione toda la informacin relevante acerca de estas actividades de inversin y

financiamiento.

44. Muchas actividades de inversin y financiamiento no tienen un impacto directo sobre

los flujos de efectivo actuales aunque s afectan la estructura de capital y activos de una

empresa. La exclusin de transacciones no de efectivo del estado de flujo de efectivo es

consistente con el objetivo de un estado de flujo de efectivo puesto que dichas partidas no

involucran flujos de efectivo en el periodo actual. Algunos ejemplos de transacciones node efectivo son:

(a) la adquisicin de activos ya sea asumiendo pasivo directamente relacionado o por

medio de un arrendamiento financiero;

(b) la adquisicin de una empresa por medio de una emisin de participacin; y

(c) la conversin de deuda a participacin.

Componentes del efectivo y sus equivalentes

43. Una empresa deber revelar los componentes del efectivo y sus equivalentes y

deber presentar una conciliacin de las cifras de un estado de flujo de efectivo con las

partidas equivalentes reportadas en el balance general.

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44. En vista de la variedad de prcticas de administracin del efectivo y arreglos

bancarios de todo el mundo y a fin de cumplir con la Norma Internacional de Contabilidad

1, Revelacin de Polticas Contables, una empresa revela la poltica que adopta al

determinar la composicin del efectivo y sus equivalentes.

45. El efecto de cualquier cambio en la poltica para determinar los componentes del

efectivo y sus equivalentes, por ejemplo, un cambio en la clasificacin de los instrumentos

financieros que anteriormente se consideraban como parte del portafolio de inversiones

de una empresa, se informa de acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad 8,

Utilidad o Prdida Neta por el Periodo, Errores Fundamentales y Cambios en Polticas

Contables.

CONCLUSIONES

Un ciclo nfasis de que un negocio mantiene una especie de flujo continuo de

hechos y transacciones, y sirve para alcanzar entre si los hechos econmicos

similares. Es un medio excelente para que los auditores puedan examinar de

forma fcil y rpida el sistema financiero de una compaa.

Cada empresa cuenta con diferentes tipos de ciclos segn las necesidades que

cada una tenga, algunos de estos y tal vez los ms comunes entre las

organizaciones son: el ciclo de transacciones, el ciclo de egresos, el ciclo de

ingresos, etc.

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos

coordinados y medidas adoptadas dentro de un negocio, con el fin de

salvaguardar sus activos, verificar la contabilidad y correccin de los datos

contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesin a las polticas

administrativas, ordenada por la gerencia, a travs de esta definicin del control

interno se puede comprender mejor por que es importante este dentro de los ciclos

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contables, como por ejemplo: protege los activos, verifica la contabilidad, ayuda a

alcanzar metas, etc.

RECOMENDACIONES

Es necesario que se apliquen los ciclos en la empresa, ya que mantiene el flujo

continuo de las transacciones y analiza grficamente la suficiencia de los controles

internos y as garantizar la integridad de las cifras resultantes que realizan dentro

de la misma. Adems esto le ayuda a los auditores a examinar de manera rpida

el sistema financiero de la empresa.

Las empresas deben aplicar el mtodo que se adapte a la empresa y de acuerdo a

la naturaleza de la misma. Los recomendables y utilizados son el ciclo de tesorera

que incluye funciones que tratan con fondos de capital, lo que es el manejo de

efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital. Sus funciones

comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Ciclo de egresos

e ingresos; el primero incluye lo que es compras llamado tambin de adquisicin y

pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto. Y la

segunda abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los

productos o servicios, incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder

servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo y la funcin contable de

determinar el costo de ventas se hace aqu.

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Control interno es de gran utilidad para las empresas, por medio de ellas se puede

registrar todos los ingresos de manera inmediata. En los procesos de ventas al

contado utilice cajas registradoras. Anotando diariamente los totales de stas. En

procesos de ventas a crdito, elaborar una lista de cobranza y archivar una copia

de la lista con el propsito de compararla con las fichas de depsito y las plizasde ingreso. Depositar en forma intacta los ingresos diariamente. Conciliar en

periodos regulares las cuentas de mayos con los auxiliares correspondientes.

Elaborar cada mes estados financieros comparativos, para determinar variaciones

significativas en cualquier categora de ingresos o gastos. Encomendar el fondo a

una sola persona. Conciliar cada mes las cuentas bancarias, archivando una copia

de las conciliaciones. Por eso es recomendable que cada empresa cuente con

control interno para mantener el orden y as no se cometan errores.

BIBLIOGRAFIA

Comisin de Normas y Procedimientos de Auditoria. Control Interno, Resndiz

Editores, 1990.

Santillana Gonzlez, Juan Ramn. Auditora Interna Integral, Auditora operacional

Administrativa y Financiera. 2da. Edicin. Editorial Thomson. Marzo 2004.

Norma Internacional de Contabilidad No. 7

Monografas.com

Control Interno, valencia rodrguez, Joaqun. Editorial Trillas.

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GLOSARIO

Ciclo

Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y

transacciones.

Ciclo de compra (adquisicin)

Este ciclo cosiste en las actividades que van desde la requisicin para la adquisicin de

bienes y servicio, que sern usados en la empresa, hasta el pago de los mismos. Los

recursos con que cuenta una empresa se clasifican en humanos y materiales, por lo que

la descripcin de este ciclo se divide en ambos grupos.

Ciclo de conversin

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad en agrupaciones en las que se

retienen, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan, o se utilizan en otra forma.

Las funciones del ciclo de Conversin manejan agrupaciones de recursos tales como

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inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros

pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el

negocio.

Ciclo informacin financiera

El ciclo de informacin de una entidad no procesa transacciones como los dems ciclos

que se han descrito, mas bien, obtiene informacin contable y operativa de los dems

ciclos y analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo

que pueda darse a conocer a la gerencia, a terceros, o a ambos.

Ciclo de ingresos

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo, con

los clientes, los productos o servicios, Incluye tomar pedidos de los clientes, embarcar

productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la compaa,

obtener y cobrar las cuentas a cobrar y recibir efectivo de los clientes. Como el ciclo de

ingreso es el ciclo en que el fsico el derecho de propiedad sobre los recursos convertidosde traspasan a cambio de efectivo, la determinacin del costo de las ventas es una

funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingreso.

Ciclo de nmina

Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. Incluyen

personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a

ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas,prestaciones a empleados (seguro mdico)

Ciclo de tesorera

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Incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital. Las funciones del ciclo de

Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, incluyen la

distribucin del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, y se termina

con la devolucin de efectivo a inversionistas y acreedores.

Compras

Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas

de activo y gasto.

El Control Interno

Es el proceso, realizado por el consejo de administracin, los directivos y otro personal,cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecucin de objetivos.

Evaluacin del control interno

Evaluar un sistema de control interno, es hacer una operacin objetiva del mismo. Esta

evaluacin de hace a travs de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales

tienen por finalidad establecer si se estn realizando correctamente y aplicando los

mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin de la empresa parasalvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.

La auditora por ciclos de transacciones

Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto

sobre Estados Financieros, por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo,

adquisicin de una obligacin, etc.

Mtodo de Cuestionario

En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma tcnica

y por reas de operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara

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sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitar que las

respondan.

Mtodo descriptivo

Tambin llamado narrativo, consiste en hacer una descripcin por escrito de las

caractersticas del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a

departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin financiera.

Este mtodo es ideal para aplicarlo a pequeas empresas.

Mtodo grfico

Este mtodo tiene como base la esquematizacin de las operaciones, mediante el empleode dibujos (flechas, cuadros, figuras geomtricas etc.); en dichos dibujos se representan

departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo

de las operaciones.

Norma Internacional De Contabilidad #7

En esta NIC 7 se encuentran datos importantes relacionados a las transacciones

realizadas en la empresa las que se reflejan en el Estado de Flujo de Efectivo para lo

cual se citan los siguientes incisos, los cuales se describen tal y como aparecen en la NIC7 sin alteracin alguna.

Transacciones

Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

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INDICE

Introduccin..I

ciclo de transacciones

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