LINEAMIENTOS GENERALES

PARA LOS ESTUDIOS PREVIOS VIGENCIA 2013

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONALPOLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DIRAF No. 1

LEY 80 DE 1993• Arts. 25, 26 y 30

LEY 1150 DE 2007 • Artículo 8

DECRETO 734/2012• Artículo 2.1.1•I

MPOSICIÓN NORMATIVA

ESTUDIOS PREVIOSFINALIDAD,

ESTRUCTURA Y CONTENIDO

FINALIDAD DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Soportar los

Proyectos de

Pliegos

Informar alcance del requerimiento

Analizar, establecer y determinar la

distribución de riesgos

Fijar la conveni

encia de

desarrollar el

procesoFINALIDAD

CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

Descripción de la Necesidad

Descripción del Objeto a Contratar

Fundamentos Jurídicos de la Modalidad de Selección

Análisis Soporte del Valor del Contrato

Justificación Criterios de Selección

Soporte de la Asignación de Riesgos

Análisis Garantías a Exigir

Indicación Acuerdo Internacional (Comercio Exterior)

Contenido Mínimo

ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS

RECOMENDACIONES

GENERALES

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

HISTORIA DEL PROCESO

Uso de fuentes de información

Internas - Archivo de la unidad

Pagina web de contratación

Aciertos y desaciertos del

proceso

Evitar actividades que generaron

problemas

ACUDIR AL BANCO DE ESTUDIOS PREVIOS• Tener en cuenta adendas.• Documentos de respuesta.• MODIFICACIONES EN GENERAL

INSTRUCTIVO 00423/03/2012

CRITERIOS A TENER EN CUENTA

EN LA PRESENTACIÓN, REVISIÓN

Y APROBACIÓN DE LOS

ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD EN LA DIRAF

LINEAMIENTOS

REVISIÓN DE LA PROGRAMACIÓN CONTRACTUAL• Presentar en la fecha indicada - 5 últimos días (mes anterior)• Solicitar reprogramación (día 20 del mes anterior)• Consecuencia: Reprogramación o Reasignación de recursos

REUNIÓN OFPLA DIRAF• 10 Primeros días de cada mes de acuerdo a

programación• Forma presentación; anexos, plazos.• Compromiso entrega ECO o solicitud reprogramación

PROCEDIMIENTO

• Asigna SISCO• Tramita a ARCON –

PRECO (Día hábil siguiente)

OFPLA RECIBE ECO

• Elaboración ECO última versión

• Documentos anexos (L.Ch.)

PRECO VERIFICA:

• Devuelve a Unidad (1 día después)

• Unidad corrige (2 días hábiles) – Sino, reprogramación.

DEVOLUCIÓN PRECO

• Remite ECO a Jurídica

PRECO APRUEBA ECO

PROCEDIMIENTO ASJUD

• Recibe ECO• Listado priorizado• Revisión máximo el 25

del mes.

ASJUD RECIBE ECO

• PRECO programa con estructurador y funcionario ASJUD• Informe explícito de las

correcciones.

CORRECCIONES

• Tiene 2 días hábiles para corregir, sino, reprogramación, o pérdida de prioridad.

DEVOLUCIÓN UNIDAD

IMPORTANTE

FECHA DEFINITIVA PRESENTACIÓN ESTUDIOS

• LOS ESTUDIOS NO SE CONSIDERAN PRESENTADOS, HASTA TANTO NO CUMPLAN CON LA TOTALIDAD DE LOS REQUISITOS PARA INICIAR EL TRÁMITE DEL PROCESO CONTRACTUAL.

• APROBACIÓN POR JURÍDICA

• CORREN TÉRMINOS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

FORMATO GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE

ESTUDIOS PREVIOS

VERSIÓN 5

MODIFICACIONES

• 4.1.2.4. FORMACIÓN• La formación como el factor complementario

de esa educación.• Ejemplo: si necesitamos un médico para

urgencias su educación tendrá que ser médico general y su formación serán los cursos que complementen su competencia en el desempeño del cargo.

NUMERAL 4. CRITERIOS DE SELECCIÓN

MODIFICACIONES

• 6.4. FORMA DE PAGO• (…)• El pago se realizará xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dentro

de los 60 días calendario una vez presentada la factura, certificación del supervisor, junto con los documentos requeridos por la Dirección Administrativa y Financiera, (cuando los elementos sean de origen extranjero se deberá aportar la declaración de importación) de acuerdo al derecho a turno y la programación del Plan Anual de Caja (PAC).

NUMERAL 6. CONDICIONES DEL CONTRATO

MODIFICACIONES

• 2. ANÁLISIS DE LA OFERTA DEL MERCADO• FORMA DE PAGO.• … (cuando los elementos sean de

origen extranjero se deberá aportar la declaración de importación)

ANEXO 1

FALLAS RECURRENTES EN LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS ECOS

CAUSALES DE DEVOLUCIONES MÁS FRECUENTES

• Errores de redacción. • No se anexan consultas del SECOP.• La documentación se allega sin los

soportes respectivos.• Hay falencias en el estudio de mercado,

con respecto al análisis de los precios.• Errores al transcribir el valor estimado.

CAUSALES DE DEVOLUCIONES MÁS FRECUENTES

• No se realizan las correcciones hechas en procesos anteriores.

• Se radican procesos sin realizar el total de las correcciones.

• Las cotizaciones no corresponden a especificaciones técnicas.

• No se incluye correctamente el contenido de la certificación de acuerdos Internacionales expedido por el grupo de comercio exterior.

TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE ECOS

• Verificar Última versión formato guía ECOS• Banco de Ecos / consultar procesos inmediatamente

anteriores.• Anexar certificación de acuerdos Internacionales expedido por

el grupo de comercio exterior, y asegurarse que el contenido establecido en tal certificación, sea el mismo que se presenta en la justificación de la necesidad del estudio de conveniencia y oportunidad.

• Verificar que las especificaciones técnicas ofertadas, concuerden con las solicitadas por la entidad para estructurar el proceso.

TIPS PARA LA PRESENTACIÓN DE ECOS

• Verificar que el valor que se presenta en el estudio de mercado, corresponda con las cotizaciones soporte del mismo, así mismo, que el valor del proceso, corresponda con el valor soportado en el estudio de mercado.

• Los riesgos establecidos en el respectivo anexo del ECO, deben ser coherentes con la naturaleza del proceso y las condiciones establecidas en el mismo.

CONSECUENCIAS DE UNA INADECUADA ESTRUCTURACIÓN DE UN ECO

• Revocatoria del proceso• Suspensión del proceso• Desgaste administrativo• Demoras en el plazo establecido de

ejecución del proceso.• Adquisición de bienes y/o servicios no

acordes con la necesidad real.• Improvisación de la Administración.

DIRAF No. 1

EL ÉXITO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, EN BUENA MEDIDA,

DEPENDE DE LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DE

MODO ESPECIAL, EN LA CORRECTA DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD.

MUCHAS GRACIAS