centro de documentacin del programa …€¦ · guÍa prÁctica de normas y procedimientos para la...

GUÍA PRÁCTICA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS COMUNES (A y B) DEL PROGRAMA URB-AL

(Versión actualizada- Octubre de 2006)

Málaga (España), Valparaíso (Chile), octubre de 2006

Elaborado por María del Huerto Romero “Este documento ha sido elaborado con la ayuda financiera de la UE. Su contenido es responsabilidad exclusiva del Centro de Documentación del Programa URB-AL y en ningún caso se debe considerar que refleja la opinión de la Unión Europea” Málaga - España Valparaíso - Chile Plaza de la Alcazaba s/n Blanco 1663, oficina 1002 Valparaíso Ed. Aparcamientos Tel.: 56 32 939 571 E -29012 Málaga Fax: 56 32 939 572 Tel.: 34 952602777 E-mail: [email protected] Fax: 34 952223092 E-mail: [email protected]

GUÍA PRÁCTICA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS COMUNES (A y B)

Tabla de contenidos

Presentación........................................................................................................................................ 5 Glosario ............................................................................................................................................... 7 I PARTE: Consideraciones generales.................................................................................................. 9 I.1- Breve referencia al Programa URB-AL y sus proyectos comunes (de tipo A y B) ....................... 10 I.2- Los servicios de la Comisión Europea (CE) vinculados con el Programa URB-AL...................... 12 1.3- Las Delegaciones de la CE en los países de América Latina y el Programa URB-AL................ 13 II PARTE: Normas y procedimientos aplicables durante el período entre la selección del proyecto común y el inicio de su ejecución (proceso de elaboración del contrato) .......................................... 15

II.1.1- Ficha de Datos Administrativos ........................................................................................... 17 II.1.2- Ficha de Entidad Legal........................................................................................................ 17 II.1.3- Modelo de contrato.............................................................................................................. 19 II.1.4- Ficha de Descripción Financiera ......................................................................................... 21 II.1.5- Modelo de Solicitud de Pago............................................................................................... 23

II.2- Plazos para presentar los documentos....................................................................................... 25 II.3- ¿Quién firma el contrato? ¿Quién es responsable del mismo? .................................................. 26 II.4- ¿Cuándo comienza el contrato? ¿Cuándo finaliza? .................................................................. 26 II.5- Incorporación de cambios propuestos por la CE a los proyectos comunes seleccionados (cláusula suspensiva). ....................................................................................................................... 26 II.6- Recomendaciones para la apertura y cierre de la cuenta bancaria del proyecto........................ 27 II.7- ¿Se pueden realizar modificaciones en el proyecto común durante el período comprendido entre la selección de la propuesta y la firma del contrato? ......................................................................... 27 II.8- Comunicaciones con la CE durante este período....................................................................... 28 II.9- Consultas.................................................................................................................................... 28 III PARTE: Normas y procedimientos aplicables a la ejecución de las actividades de los proyectos comunes ............................................................................................................................................ 30

III.1.1- ¿Cuándo comienza la ejecución del proyecto común? ¿Cuándo termina?........................ 31 III.1.2- La prolongación del período de ejecución .......................................................................... 32 III.1.3- La suspensión del período de ejecución. Las razones de fuerza mayor ............................ 33

III.2- Los proyectos comunes: ¿tienen que elaborar Planes Operativos (Anuales y Globales)?........ 33 III.3- Rol de los socios y del coordinador en la ejecución del proyecto común .................................. 33 III.4- Si la colectividad local coordinadora no pudiese continuar cumpliendo ese rol: ¿puede ser reemplazada por otro socio? ............................................................................................................. 34 III. 5- ¿Puede reemplazarse a un miembro que se retire de un proyecto en ejecución? ................... 34 III.6- ¿Qué sucede si un socio no cumple con los compromisos técnicos y/o financieros adquiridos?........................................................................................................................................................... 34 III.7- El Plan de Acción....................................................................................................................... 35

III.7.1- Su cumplimiento................................................................................................................. 35 III.7.2- ¿Es posible modificar el cronograma? ............................................................................... 36 III.7.3- El desarrollo de las actividades .......................................................................................... 37 III.7.4- ¿Es posible modificar las actividades previstas? Incidencia presupuestaria y financiera... 37 III.7.5- ¿Se puede ampliar el alcance de las actividades?............................................................. 38

III.8- Los diferentes tipos y procedimientos de modificación del contrato de subvención cuando el proyecto está en ejecución. ............................................................................................................... 39 III.9- La importancia de los procesos de seguimiento y evaluación interna ...................................... 41 III.10- Comunicaciones con la CE durante la ejecución del proyecto común..................................... 41

III.10.1- ¿Es necesario informar o pedir autorización a la CE para la realización de cada actividad?...................................................................................................................................................... 41 III.10.2- ¿Se tiene que informar a la CE luego de la realización de cada actividad? ..................... 41 III.10.3- Comunicaciones, notificaciones y solicitudes de autorización a la CE ............................. 41

III.11- Consultas. El rol de la Célula de Coordinación de la red y del Centro de Documentación del Programa URB-AL ............................................................................................................................. 42

III.11.1- ¿Dónde pueden buscar apoyo los coordinadores para la ejecución de proyectos comunes tipo “A”?......................................................................................................................................... 42 III.11.2- ¿Qué sucede en el caso de las redes que han dejado de funcionar? .............................. 42 III.11.3- ¿Quién brinda apoyo a la ejecución de los proyectos de tipo “B”?.................................. 42

IV PARTE: Normas y procedimientos administrativo-financieros....................................................... 44 IV.1- Disposiciones financieras .......................................................................................................... 45

IV.1.1- La subvención de la CE al proyecto común ....................................................................... 45 IV.1.1.1- Los esquemas de pago de la CE: modalidades, períodos y plazos............................ 45 IV.1.1.2- El importe final de la subvención de la CE: ¿cómo y cuándo se calcula? .................. 48

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA URB-AL - www.centrourbal.com 2


IV.1.1.3- El importe final de la subvención de la CE: ¿puede ser superior al máximo previsto en el presupuesto?......................................................................................................................... 49 IV.1.1.4- ¿Puede ser inferior? ................................................................................................... 49 IV.1.1.5- El importe final de la subvención de la CE: ¿puede ser inferior a la suma de los pagos ya efectuados? La “recuperación” de la subvención ................................................................. 50

IV.1.2- ¿Qué sucede si la entidad coordinadora tiene sobre si una orden de recuperación relativa a otro proyecto (en el marco de URB-AL o de cualquier otro programa de la CE)? ...................... 50 IV.1.3- La ejecución del presupuesto ............................................................................................ 50

IV.1.3.1- Los componentes del presupuesto ............................................................................. 50 IV.1.3.2- Unidades, costes unitarios, costes. ¿Cuándo y cómo se pueden modificar? ............. 51 IV.1.3.3- El presupuesto “provisional” para el primer año ......................................................... 51 IV.1.3.4- ¿Qué son los costes elegibles? ¿Cuáles son? ........................................................... 51 IV.1.3.5- Los costes no elegibles .............................................................................................. 53 IV.1.3.6- Período de elegibilidad. ¿Cuándo puede comenzar a ejecutarse el presupuesto? ¿Hasta cuándo?........................................................................................................................ 53 IV.1.3.7- Los per diems: procedimientos para su uso ............................................................... 54

IV.1.4- Los gastos bancarios y los servicios financieros................................................................ 55 IV.1.5- La gestión financiera y la contabilidad del proyecto. ........................................................ 56

IV.1.5.1- La contabilidad del proyecto ....................................................................................... 56 IV.1.5.2- ¿Quién es responsable por la gestión financiera del proyecto? ................................ 56 IV.1.5.3- ¿Qué documentos contables se tienen que conservar una vez finalizado el proyecto? ¿Hasta cuándo?........................................................................................................................ 57

IV.2- Disposiciones administrativas ................................................................................................... 57 IV.2.1- Procedimientos para modificaciones presupuestarias ....................................................... 57

IV.2.1.1- Modificaciones menores del presupuesto sin necesidad de addendum ..................... 58 IV.2.1.2- Modificaciones del presupuesto vía addendum (apéndice al contrato)....................... 58 IV.2.1.3- ¿Cuándo se pueden realizar las modificaciones? ...................................................... 59

IV.2.2- Disposiciones relativas a los contratos de obras, suministros y servicios......................... 59 IV.2.2.1- Disposiciones generales............................................................................................. 59 IV.2.2.2- Disposiciones específicas relativas a contratos de obras ........................................... 60 IV.2.2.3- Disposiciones específicas relativas a contratos de suministros.................................. 60 IV.2.2.4- Disposiciones específicas relativas a contratos de servicio........................................ 61 IV.2.2.5- Para la contratación del personal del proyecto común: ¿se deben seguir las normas y procedimientos establecidos en el Anexo IV?........................................................................... 61 IV.2.2.6- ¿Los contratos de obra, suministro y servicios deben hacerse necesariamente en euros? ....................................................................................................................................... 61 IV.2.2.7- Los modelos de contrato, los plazos y documentos de licitación, y los sistemas de evaluación de las propuestas: ¿están determinados por el Anexo IV? ..................................... 61 IV.2.2.8- ¿Qué sucede si la normativa y los procedimientos de celebración de contratos propios de la administración local del coordinador (o en su caso, el socio) no se corresponden con lo estipulado en el Anexo IV?........................................................................................................ 62 IV.2.2.9- ¿Cuál es la responsabilidad de la CE en los contratos celebrados por el coordinador o uno de los socios? .................................................................................................................... 62 IV.2.2.10- ¿Es necesario que cada paso requerido para la celebración de contratos sea autorizado por la CE?................................................................................................................ 62

IV.2.3- Mecanismos y procedimientos de solución de conflictos ................................................... 62 IV.2.3.1- ¿Qué sucede si se producen conflictos entre la CE y el coordinador del proyecto en torno a la interpretación y/o aplicación del contrato? ................................................................ 62 IV.2.3.2- ¿Y si el conflicto se produce entre los miembros del proyecto? ................................. 62

IV.2.4- Mecanismos y procedimientos para la resolución del contrato de subvención .................. 63 IV.2.4.1- ¿Qué sucede si el coordinador o la CE consideran que el proyecto no puede seguir ejecutándose de forma eficaz y apropiada?.............................................................................. 63 IV.2.4.2- Si el coordinador del proyecto no cumple con alguna de sus obligaciones contractuales: ¿podrá la CE por si misma poner fin al contrato? .............................................. 63 IV.2.4.3- ¿Existen otros casos en que la CE puede por si misma resolver el contrato, sin preaviso ni indemnización? ....................................................................................................... 63 IV.2.4.4- En caso de resolverse el contrato de subvención: ¿qué sucede con los importes ya pagados por la CE? .................................................................................................................. 63

IV. 3- Comunicaciones, notificaciones y solicitudes de autorización a la CE..................................... 64 IV.4- Consultas sobre la gestión administrativo-financiera de un proyecto común ............................ 64 V PARTE: Normas y procedimientos aplicables a la presentación de los Informes Técnico- Financieros (intermedios y finales) .................................................................................................... 66 V.2- La articulación entre la gestión técnica y la gestión financiera de un proyecto común............... 67



V.3- ¿Todos los proyectos comunes deben elaborar y presentar Informes Descriptivos y Financieros? ¿Cuántos?.................................................................................................................... 67 V.4- ¿Cuál es el período cubierto por los Informes intermedios y finales? ........................................ 68 V.5- ¿Se puede modificar el período cubierto por los Informes intermedios y finales?...................... 68 V.6- Los Informes Descriptivos ......................................................................................................... 68

V.6.1- El formato del Informe Descriptivo y sus componentes ...................................................... 68 V.6.2- La importancia de los Anexos ............................................................................................. 70 V.6.3- ¿Quién elabora los Informes Descriptivos? ........................................................................ 70

V.7- Los Informes Financieros ........................................................................................................... 71 V.7.1- El modelo de Informe Financiero ........................................................................................ 71 V.7.2- Los documentos probatorios de los gastos realizados........................................................ 71 V.7.3- ¿Qué tipo de cambio se adopta para cada gasto realizado en moneda diferente al euro? 72 V.7.4- Las pérdidas cambiarias ..................................................................................................... 72 V.7.5- Modelo de solicitud de pago intermedio y final ................................................................... 72

V.8- Informes de verificación de los gastos (Auditorías) .................................................................... 74 V.8.1- ¿Cuándo y cuántas auditorías deben realizarse? ............................................................... 74 V.8.2- Designación del auditor. Cambio del auditor....................................................................... 75 V.8.3- Modelo de Informe de verificación de gastos...................................................................... 75 V.8.4- ¿Cuándo se presenta el Informe de verificación de gastos? .............................................. 76

V.9- Plazos y procedimientos de presentación de los Informes Descriptivos y Financieros .............. 76 V.10- Algunas consideraciones a tener en cuenta previamente a la elaboración del Informe Descriptivo y Financiero intermedio ................................................................................................... 77 V. 11- La aprobación de los Informes ................................................................................................ 78

V11.1- ¿Quién aprueba los Informes Descriptivos y Financieros? ................................................ 78 V.11.2- Los plazos para la aprobación .......................................................................................... 78 V.11.3 ¿Qué sucede si los Informes Descriptivos y Financieros no son aprobados?.................... 78

VI PARTE: Normas y procedimientos relativos a la visibilidad.......................................................... 79 VI.1- ¿Quién es responsable por la visibilidad de un proyecto común?............................................. 80 VI.2- La visibilidad: ¿se refiere sólo a la comunicación hacia fuera del proyecto?............................. 80 VI.3- Visibilidad apropiada a cada tipo de actividad........................................................................... 80 VI.4- Instrumentos de comunicación.................................................................................................. 82

VI.4.1- Comunicados de prensa .................................................................................................... 82 VI.4.2- Ruedas de prensa.............................................................................................................. 82 VI.4.3- Prospectos y folletos .......................................................................................................... 82 VI.4.4- Boletines informativos ........................................................................................................ 82 VI.4.5- Página web ........................................................................................................................ 82 VI.4.6- Material de escritorio.......................................................................................................... 83 VI.4.7- Paneles/carteles de presentación ...................................................................................... 83 VI.4.8- Placas conmemorativas ..................................................................................................... 83 VI.4.9- Pancartas y rótulos de vehículos ....................................................................................... 84 VI.4.10- Artículos de promoción .................................................................................................... 84 VI.4.11- Informes ........................................................................................................................... 84 VI.4.12- Fotografías y producciones audiovisuales ....................................................................... 85

VI.5- Los componentes de la identidad visual de la UE ..................................................................... 85 VI.5.1- El logotipo de la UE. El logotipo de URB-AL y de sus redes.............................................. 85 VI.5.2- La cláusula de exención de responsabilidad...................................................................... 86 VI.5.3- Descripciones de la UE y del Programa URB-AL.............................................................. 86 VI.5.4- Mensajes y frases clave..................................................................................................... 86

VI.6- Consultas .................................................................................................................................. 86 Listado de Documentos de Referencia. ............................................................................................. 87



CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA URB-AL

GUÍA PRÁCTICA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS COMUNES (A y B) DEL PROGRAMA URB-AL

Presentación Haciendo suyas las recomendaciones surgidas de los resultados del Proyecto “Conferencia sobre el Partenariado Local Unión Europea-América Latina”, la Comisión Europea (CE) lanzó a mediados del año 2004 convocatorias de propuestas para dos nuevas iniciativas. Por un lado, un Centro de Documentación del Programa URB-AL (CDPU), encargado de recopilar, sistematizar y difundir todos los resultados de las redes temáticas y los proyectos comunes de URB-AL. Complementariamente se le otorgó la tarea de brindar apoyo a la ejecución de los proyectos. Por el otro, un Observatorio de la Cooperación Descentralizada Local Unión Europea-América Latina, con el fin de recopilar, sistematizar y difundir- más allá del Programa URB-AL- las múltiples experiencias de cooperación descentralizada que se dan entre las colectividades locales de ambas regiones. A finales del mismo año, la CE otorgó la responsabilidad y el financiamiento correspondiente a los consorcios integrados por el Ayuntamiento de Málaga y la Municipalidad de Valparaíso, para el Centro; y por la Diputación de Barcelona y la Intendencia Municipal de Montevideo, para el Observatorio. Como parte de sus actividades, el CDPU elaboró y difundió en octubre de 2005 la Guía de Normas y Procedimientos para la Ejecución de Proyectos Comunes (A y B) del Programa URB-AL, con el propósito de ayudar a las colectividades locales que desarrollan iniciativas en el marco de dicho Programa. Con posterioridad a esa fecha, algunas disposiciones relativas a las subvenciones de la CE en materia de relaciones exteriores han sido modificadas. Es por ello que, el CDPU elaboró la presente versión actualizada de la Guía de Normas y Procedimientos para la Ejecución de Proyectos Comunes (A y B) del Programa URB-AL, que incorpora los recientes cambios en las disposiciones. De esta manera, con la Guía actualizada se pretende dar respuesta a las principales demandas de información sobre la ejecución de los proyectos comunes de la II Fase de URB-AL cuyos contratos hayan sido firmados a partir del año 2006, a la par de facilitar el proceso de comprensión y aprendizaje del manejo normativo y administrativo de URB-AL. Cabe señalar que si bien la lectura de esta nueva versión de la Guía puede resultar útil también a los proyectos cuyos contratos hayan sido firmados con anterioridad al año 2006, se advierte que dado que algunas disposiciones han sido modificadas, los coordinadores tendrán que recurrir- y ajustarse- a lo establecido en las Condiciones Particulares y Anexos de sus respectivos contratos. Siguiendo la misma estructura de la Guía elaborada en el año 2005, la versión actualizada se organiza en torno a seis capítulos (o Partes). Se consideró de utilidad comenzar con un capítulo contextual (I Parte) que, a la vez de presentar sintéticamente el Programa URB-AL, permita ubicar dentro de las instituciones comunitarias europeas los espacios, ámbitos y servicios vinculados con él.



A continuación, el documento aborda las normas y procedimientos aplicables en los diferentes momentos y/o aspectos de la ejecución de un proyecto común: la elaboración y firma del contrato de subvención (II Parte); la ejecución de las actividades y el plan de acción (III Parte); la gestión administrativo-financiera (IV Parte); la elaboración y presentación de Informes Técnico- Financieros, intermedios y finales (V Parte); y la visibilidad (VI Parte). En algunos casos, los contenidos de cada Parte están planteados en forma de “temas a desarrollar”, y en otros como “preguntas frecuentes”. Los seis capítulos son complementados con un Glosario de los términos más comunes usados en la Guía y un Listado de Documentos de Referencia. Desde el punto de vista formal, se pretende que la Guía sea un elemento didáctico de apoyo a la gestión de proyectos comunes, de fácil comprensión para lectores con poca o ninguna experiencia en el campo de la cooperación internacional, y/o en el marco de URB-AL. Es por ello que si bien varios de los temas planteados están desarrollados en otros documentos de la CE (citados en el Listado de Documentos de Referencia) se consideró útil su inclusión en la Guía bajo un formato más simple y en un único documento integrador. Asimismo, y dado que desde el año 2003 todos los beneficiarios de subvenciones de la CE en materia de relaciones exteriores se someten a las mismas reglas, independientemente del programa bajo el cual se financian, se busca apoyar la comprensión de los documentos normativos desde la perspectiva del Programa URB-AL. Se aconseja la lectura completa de este documento, tanto por parte de los gestores técnicos como de los administrativo-financieros de los proyectos en la colectividad local coordinadora. Puede resultar conveniente, asimismo, la distribución de la Guía entre los demás miembros del proyecto. Finalmente cabe indicar que, dado que las normas y procedimientos están sujetos a cambios, los contenidos de la Guía tienen un carácter “general” y “complementario”; y, por ende, no sustituyen en ningún caso la necesaria lectura de todos los documentos del contrato de subvención específico de cada proyecto común. Tampoco sustituyen el apoyo que puedan brindar a la ejecución de los proyectos comunes los responsables del Programa URB-AL en la CE, la red temática respectiva, o el CDPU.


Glosario Acción: en URB-AL, se refiere al proyecto común. Addendum: es un tipo de modificación del contrato de subvención. Apéndice al contrato: es el documento que firma la CE y el coordinador del proyecto común y por el cual se introduce una modificación vía addendum al contrato. Beneficiario de la subvención: colectividad local coordinadora del proyecto común seleccionado y quien firma el contrato de subvención. Colectividades locales: ciudades, aglomeraciones urbanas, provincias, regiones, etc. En la Guía se suele utilizar como sinónimo el concepto de entidades locales. Coordinador del proyecto común: en esta Guía se utiliza el término en forma institucional y no personal. Se refiere a la colectividad local que coordina el proyecto y no a la/s personas que actúan como gestores del mismo. Sin embargo, cuando se indica una actividad, responsabilidad, o comunicación que deba realizar el coordinador, se entiende que debe ser realizada por el gestor técnico o financiero (según el caso) de la entidad coordinadora. Cuando se requiera de la intervención personal del Representante Legal del gobierno local (alcalde, intendente, gobernador, etc.) se lo indicará específicamente. En caso contrario, se entiende que la tarea, notificación, firma, etc., será de los gestores. Costes directos: todos los gastos generados directamente por el proyecto. Costes indirectos: son los gastos administrativos. Costes elegibles: los tipos de gastos que pueden ser financiados para la ejecución del proyecto, independientemente de la fuente de financiación (subvención de la CE o aporte de los socios). Ejecución del proyecto común: es el proceso- posterior a la selección de las iniciativas- durante el cual se desarrollan las actividades, el plan de acción y el presupuesto del proyecto. Formulación de la propuesta de proyecto común: es el proceso previo a la presentación de la iniciativa ante la Convocatoria de la CE, durante el cual los socios discuten y acuerdan los contenidos del proyecto. Fuerza mayor: toda situación o acontecimiento imprevisible y excepcional, independiente de la voluntad de las Partes y no imputable a una falta o negligencia de una de ellas (o de uno de sus subcontratistas) que impida a alguna de las partes ejecutar sus obligaciones contractuales y que no haya podido superarse pese a haber actuado con toda diligencia. Giro de pago: se refiere a la orden dentro de los servicios de la CE de realizar el pago. Normalmente su fecha no coincide con la del depósito en la cuenta bancaria. Por su parte, la fecha de acreditación del importe en la cuenta del proyecto es posterior a las otras dos fechas. IBAN: es un código que tiene cada banco para poder realizar transferencias internacionales. Su número debe ser solicitado al respectivo banco. Impreso de solicitud de subvención: documento impreso donde se formuló el proyecto común y que fuera presentado ante la Convocatoria respectiva para su evaluación. Miembros asociados: entidades que aunque no son colectividades locales trabajan en o con el sector urbano (asociaciones, fundaciones, universidades, ongs., etc.). NIF: es el código impositivo de la entidad. Si no lo posee, no indicar nada cuando se los solicita. Per diems: dietas o viáticos. Propuesta de proyecto común: es el proyecto común presentado a la Convocatoria para su evaluación.


Proyecto común: es la propuesta de proyecto común seleccionada por la CE. Resolución del contrato: poner término al contrato de subvención con anterioridad a la fecha de finalización inicial. Socio/miembro del proyecto común: se refiere a los participantes del proyecto, incluido el coordinador y los miembros asociados. Al igual que en el caso anterior, se utilizan los términos en forma institucional y no personal. Solicitante: colectividad local candidata a coordinar un proyecto. Es quién presenta el Impreso de Solicitud de subvención ante la Convocatoria de la CE.



I PARTE: Consideraciones generales



I.1- Breve referencia al Programa URB-AL y sus proyectos comunes (de tipo A y B)

URB-AL es un programa de cooperación descentralizado de la CE que cubre los principales ámbitos de las políticas urbanas. Es descentralizado ya que todas las actividades son elaboradas, propuestas y puestas en práctica por los mismos participantes.

Está dirigido a las colectividades locales (ciudades, aglomeraciones urbanas, provincias regiones, etc.) de los países de la Unión Europea (UE) y de los 18 de América Latina, cuyas autoridades hayan sido elegidas democráticamente. También prevé un espacio de participación para otros actores del sector urbano (miembros asociados). Su objetivo general es desarrollar relaciones directas y duraderas entre estas colectividades locales mediante la difusión, la adquisición y la aplicación de las mejores prácticas en el ámbito de las políticas urbanas. En particular:

Reforzar las capacidades de acción de las colectividades locales en el desarrollo social, económico y cultural de las zonas urbanas, incluyendo la puesta en marcha de equipamientos colectivos.

Desarrollar las capacidades estructurales de las autoridades locales, en particular a través de la

formación de los recursos humanos.

Promover el partenariado entre colectividades locales y representantes de la sociedad civil.

Desarrollar la capacidad de acción de las pequeñas y medianas ciudades en el marco de la internacionalización de sus relaciones.

Promover las buenas prácticas de desarrollo local europeas y latinoamericanas respetando sus

especificidades locales. Lanzado en 1995, el Programa se dividió en dos fases, con respectivamente 14M de euros y 50M de euros de financiamiento comunitario. Desde el año 2002, se encuentra en su II Fase. Está articulado alrededor de 13 redes temáticas (todas con una duración de tres años): 8 creadas durante la primera fase y 5 en la segunda. Cada red tiene una entidad local coordinadora encargada- a través de una Célula de Coordinación- de organizar y animar sus actividades. Los participantes del Programa se agrupan libremente, según sus afinidades, alrededor de una o varias de estas redes. En el marco de cada una de ellas, las colectividades locales y miembros asociados elaboran sus propias propuestas de proyectos comunes para ser presentados a la CE para su evaluación. Los proyectos comunes reúnen - siguiendo criterios de composición numérica y geográfica establecidos por el Programa- a aquellos participantes de una red temática que desean profundizar un tema de preocupación compartida, y discutir las modalidades de soluciones concretas. La II Fase de URB-AL introdujo algunos cambios en relación con la primera etapa. Una de las innovaciones más importantes fue la incorporación de dos tipos de proyectos comunes, con características diferentes en cuanto a su organización y acceso al financiamiento.



Los proyectos comunes de la II Fase de URB-AL

Proyectos tipo “A” Proyectos tipo “B” Objetivo Composición Duración Financiamiento

Buscan desarrollar intercambios de experiencias entre los participantes y permitir la difusión de buenas prácticas. Corresponden, mutatis mutandis, a los proyectos comunes de la Primera Fase del Programa URB-AL. Mínimo 5 miembros de los cuales 2 UE & 3 América Latina, máximo 15; Procedentes de por lo menos 4 países distintos ( 2 UE & 2 América Latina) Duración máxima: 2 años Cofinanciación comunitaria de un máximo del 70 % de los costes totales, y hasta 250.000 euros. Cofinanciación de los participantes: al menos 30% de los costes totales (según criterio de reparto a convenir entre ellos).

Buscan concretizar, mediante realizaciones más tangibles y visibles en beneficio de una o varias colectividades locales, los resultados de sus intercambios de experiencias. Deben necesariamente derivar de: un proyecto común de la Primera Fase de URB-AL cuyas actividades hayan concluido; de un proyecto tipo “A” de la II Fase cuyas actividades hayan concluido; o de la experiencia acumulada durante las actividades de coordinación de una red temática (de cualquiera de las dos Fases). Mínimo 5 miembros de los cuales 2 UE & 3 América Latina, máximo 15; Procedentes de por lo menos 4 países distintos ( 2 UE & 2 América Latina) Duración máxima: 2 años

Cofinanciación comunitaria de un máximo del 70 % de los costes totales, y hasta 800.000 euros. Cofinanciación de los participantes: al menos 30% de los costes totales (según criterio de reparto a convenir entre ellos).

En la actualidad, URB-AL reagrupa alrededor de 1000 ciudades, colectividades locales y regiones de América Latina y la UE (más de 540 de ellas involucradas directamente en proyectos comunes), que comparten y desarrollan experiencias en los temas urbanos.

188 proyectos comunes fueron seleccionados desde el inicio del Programa hasta su finalización:

157 proyectos comunes de tipo “A”

31 proyectos de tipo “B” 11 corresponden a coordinadores de red

20 son la continuación y aplicación de los resultados de proyectos de tipo A



Para mayor información sobre el Programa URB-AL puede consultarse la “Guía para los solicitantes de subvenciones en el contexto de la convocatoria de propuestas para la coordinación de proyectos comunes - II Fase”, en el sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/program/annexe_reseaux/lignes_directrices_reseaux_es.pdf

I.2- Los servicios de la Comisión Europea (CE) vinculados con el Programa URB-AL La UE tiene tres instituciones principales: -El Parlamento Europeo, que representa a los ciudadanos de la UE y es elegido directamente por ellos. -El Consejo de la UE, que representa a los Estados miembros individuales. -La Comisión Europea que representa y define los intereses de la UE en conjunto. Por su parte, el Tribunal de Justicia, vela por el cumplimiento de la legislación europea; y el Tribunal de Cuentas, controla la financiación de las actividades de la UE. La estructura institucional de la UE se completa con otros cinco organismos: el Comité Económico y Social Europeo, el Comité de las Regiones, el Banco Central Europeo, el Banco Europeo de Inversiones, y el Defensor del Pueblo Europeo. Además se han creado órganos que se ocupan de ámbitos especializados. La Comisión Europea (CE) constituye el órgano ejecutivo de la UE. Tiene cuatro funciones principales:

1. Proponer legislación al Parlamento y al Consejo. 2. Gestionar y aplicar las políticas de la UE y el presupuesto. 3. Hacer cumplir la legislación europea (junto con el Tribunal de Justicia). 4. Representar a la UE en la escena internacional.

La cooperación al desarrollo de la UE (uno de cuyos programas es URB-AL) es uno de los ámbitos en los cuales la CE ejerce sus cuatro funciones principales.

La CE está compuesta por miembros (“Comisarios”), designados por los Estados partes de la UE y el Parlamento para dirigir la institución y tomar las decisiones. Desde el 1 de noviembre del 2004 los Comisarios son 25, uno por cada país miembro. El conjunto de Comisarios (“Colegio”) se reúne una vez por semana en Bruselas y posee un Presidente (Presidente de la CE).

A cada Comisario se le asigna un área de responsabilidad política. Uno de ellos es el Comisario de Relaciones Exteriores y Política Europea de Vecindad, quien tiene competencia sobre los asuntos de cooperación al desarrollo (entre otras cuestiones).

El trabajo cotidiano de la Comisión está a cargo de sus funcionarios, administrativos, expertos, traductores, intérpretes y personal de secretaría. El personal se organiza en departamentos, conocidos como "Direcciones Generales" (DG) y servicios especiales (por ejemplo, el Servicio Jurídico).

Cada DG - a su vez dividida en “Direcciones” y éstas en “Unidades”- es responsable de un área política particular y está dirigida por un Director General, responsable ante uno de los Comisarios.

Existen dos DG vinculadas URB-AL: DG Relex, a nivel de la programación; y DG EuropeAid- Oficina de Cooperación, involucrada directamente con la gestión del Programa.

Creada el 1 de enero de 2001, la Oficina de Cooperación- EuropeAid se encarga de la aplicación en conjunto de los instrumentos de la ayuda exterior de la CE financiados con cargo al presupuesto comunitario y a Fondo Europeo de Desarrollo (con algunas excepciones).

Es responsable de todas las fases del ciclo de los proyectos (identificación y evaluación inicial de los proyectos y programas, preparación de las decisiones de financiación, aplicación, supervisión y


http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/index_es.htm



evaluación de los programas y proyectos) que son necesarias para garantizar la consecución de los objetivos de los programas establecidos por las DG Relex y la DG Desarrollo.

EuropeAid posee un Director General que responde al Comisario de Relaciones Exteriores y Política Europea de Vecindad.

Su organigrama está estructurado sobre la base de criterios geográficos. Así, por ejemplo, el Programa URB-AL se inscribe en la Dirección B “América Latina” de EuropeAid. Dentro de ella, es competencia de la Unidad B2 “Operaciones Centralizadas para América Latina”. A esta Unidad responde el Coordinador del Programa URB-AL.

Dicho Coordinador cuenta con un equipo de gestores quienes se distribuyen el seguimiento de las redes y los proyectos comunes. Cada gestor está encargado del seguimiento de una/s determinada/s red/es y los proyectos comunes que de ella/s se deriven (estén las redes en funcionamiento o no; sean proyectos “A” o “B”).

Asimismo, la Dirección B “América Latina” cuenta con la Unidad B3 “Finanzas, Contratos y auditorías para América Latina”, que es el interlocutor por estos temas frente a todas las redes y todos los proyectos comunes “A” y “B”.

El Jefe de la Unidad B2 (y en su caso el Coordinador del Programa), y el Jefe de la Unidad B3 son los destinatarios- según el tema que se trate- de la correspondencia que los proyectos comunes en ejecución dirijan a la CE.

Para mayor información sobre las instituciones de la UE, los servicios de la CE y EuropeAid se puede consultar el sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_es.htm

Los interlocutores URB-AL en la CE

Jefe de Unidad: Riccardo GAMBINI Coordinador URB-AL: Vittorio TONUTTI Gestores: Marie TILBURCK, Miguel ROMERO y Fernando MUÑOZ Secretaria: Carmen DURAN Dirección: COMISION EUROPEA Oficina de Cooperación EUROPEAID Dirección América Latina Unidad B2 «Operaciones Centralizadas América Latina» Programa URB-AL J-54 4/13 B -1049 Bruselas - Bélgica Teléfono: +32 (0) 2 295.20.24 Fax: +32 (0) 2 299.10.80 Correo electrónico: [email protected] Sitio Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/index_es.htm

1.3- Las Delegaciones de la CE en los países de América Latina y el Programa URB-AL Si bien la CE tiene sede en Bruselas (Bélgica), posee también “Delegaciones” en muchas capitales de todo el mundo. En América Latina existen 12, algunas con sede en la capital de un país y jurisdicción sólo en el mismo; otras con sede en la capital de un país pero jurisdicción sobre varios. Desde hace algunos años, la CE ha iniciado un proceso de desconcentración de funciones hacia sus Delegaciones. En este marco, EuropaAid lleva a cabo la desconcentración de todas aquellas operaciones de cooperación internacional que pueden administrarse mejor in situ. Ello implica que la


http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_es.htm

mailto:[email protected]

http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/index_es.htm


gestión y supervisión de dichos programas y proyectos se encuentra en la Delegación del país donde está radicado el mismo (o en la que tiene jurisdicción sobre él). Sin embargo, los programas regionales como URB-AL no están incluidos en este proceso de desconcentración. Su gestión y seguimiento sigue siendo responsabilidad de la sede de la CE en Bruselas. En estos casos, las Delegaciones tienen solo una función de “acompañamiento”: información y difusión, representación en los eventos que se realizan en el/los país/es de su respectiva competencia, apoyo a la ejecución. Las entidades coordinadoras de los proyectos comunes (A y B) de URB-AL no tienen obligación de informar sistemáticamente a su Delegación sobre la marcha del proyecto. Sin embargo, se recomienda al coordinador de un proyecto común- y aún a sus socios- establecer comunicación con su Delegación, particularmente para:

a- Informar sobre su participación en un proyecto común de URB-AL. b- Informar e invitar a las actividades públicas o de visibilidad del proyecto común que se

realicen en el país. Las Delegaciones pueden, asimismo, constituir un referente para realizar algunas consultas puntuales. En cada Delegación hay un “corresponsal” URB-AL con quienes podrán comunicarse. La lista actualizada de ellos puede ser consultada en el sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/index_es.htm


http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/index_es.htm


II PARTE: Normas y procedimientos aplicables durante el período entre la selección del proyecto común y el inicio de su ejecución (proceso de elaboración del contrato)



II.1- Los documentos necesarios para la firma del contrato de subvención Finalizada cada Convocatoria de propuestas en el marco del Programa URB-AL, y tras el proceso de evaluación, la CE informa directa, personalmente y por escrito a los solicitantes sobre el resultado referente a su proyecto común, tanto en el caso de aquellos a los cuales se decidió conceder la subvención, como los rechazados. Paralelamente, la CE remite a las Células de Coordinación de las diferentes redes el listado completo de las propuestas seleccionadas. Cada red, a su vez, informa de estos resultados a todos sus socios. Una vez notificados los coordinadores, comienza el proceso de preparación de los documentos necesarios para la firma del contrato de subvención específico para cada proyecto común seleccionado. Los pasos del proceso de preparación de los documentos del contrato son:

1- Con la notificación por escrito de la aprobación del proyecto, la CE envía:

a. La Ficha de Datos Administrativos (véase el punto II.1.1) b. La Ficha de Descripción Financiera (véase punto II.1.4). c. La Ficha de Entidad Legal (véase el punto II.1.2)

2- Una vez recibidos estos documentos, la entidad coordinadora debe:

a) Completar las tres fichas y remitirlas por fax a la dirección de la CE que se indica en ellas. Se recomienda enviar la Ficha Financiera y la Ficha de Entidad Legal debidamente completadas lo antes posible, sin esperar a completar el resto de la información solicitada. Ambas fichas son indispensables para la creación del archivo electrónico correspondiente- sin el cual no se puede visar el contrato-, proceso que demora alrededor de 15 días.

b) Enviar por correo postal: - los originales de las tres fichas; -los originales de las cartas de adhesión que no hayan sido incluidas oportunamente en la propuesta de proyecto común; y, -cuando así lo indique la CE, una revisión del presupuesto (véase el punto II.5). La preparación del contrato por parte de la CE supondrá que el beneficiario deberá proporcionarle previamente todos estos elementos necesarios, en la forma y plazos estipulados en la carta en la cual se informa de la selección de la propuesta.

3- Una vez que la CE reciba las tres Fichas debidamente completadas, los originales de las

cartas de adhesión faltantes y, en su caso, el presupuesto revisado, prepara y envía por correo postal al coordinador tres ejemplares de los documentos del contrato: las Condiciones Particulares, y sus siete Anexos.

4- Cuando la entidad coordinadora del proyecto común recibe los documentos del contrato

firmados por la CE, solo debe:

Firmar los tres ejemplares del documento “Condiciones Particulares”. Completar el Anexo “Solicitud de Pago” (véase el punto II.1.5). Reenviar a la CE por correo postal dos ejemplares de todo el contrato de subvención

(no solo de las “Condiciones Particulares” firmadas) y la Solicitud de Pago original. Para ello, la entidad coordinadora tendrá un plazo de 30 días a partir de su recepción



II.1.1- Ficha de Datos Administrativos

En la Ficha de Datos Administrativos, el coordinador debe indicar la siguiente información necesaria para la elaboración del contrato:

número y título del proyecto común; datos de la persona que firmará el contrato (preferentemente el Alcalde); datos de la persona a la cual la CE dirigirá toda la correspondencia; datos de los auditores (véase el punto V.8.2); la opción de inicio de la ejecución del proyecto (véase con detenimiento el punto III.1.1

antes de elegir una opción).

II.1.2- Ficha de Entidad Legal

En ella se deberá indicar:

La forma jurídica de la entidad coordinadora, de acuerdo a cómo es su denominación oficial: ayuntamiento, municipalidad, prefeitura, diputación provincial, etc.

En el apartado ONG, todos los proyectos comunes deben indicar con una cruz el recuadro NO.

El nombre, abreviación, dirección, código postal, apartado de correo, localidad y país del gobierno local coordinador.

El NIF (código impositivo) de la entidad coordinadora, si lo posee. El TE, fax, e-mail.

Toda Ficha de Entidad Legal debe ser fechada y firmada por el Representante Autorizado; y debe llevar el sello de la colectividad local. Se debe adjuntar un documento justificativo (según las opciones que se indican en la Ficha)1. A continuación se presenta un ejemplo (ficticio) de Ficha de Entidad Legal.

1 Para los proyectos de URB-AL no corresponde rellenar los siguientes ítems de la Ficha de Entidad Legal: Lugar de Registro, Fecha de Registro, Nro. de Registro.



ENTIDAD LEGAL Entidad Pública

FORMA JURÍDICA: Ayuntamiento ONG SI NO X Organización No Gubernamental NOMBRE/S: Ayuntamiento de Málaga ABREVIACIÓN: - DIRECCIÓN OFICIAL: Av. de los Reyes Católicos, Nro. 23 CÓDIGO POSTAL: E29012 APARTADO DE CORREO: 2209 LOCALIDAD: Málaga PAIS: España NIF: A3378-0000-2 LUGAR DE REGISTRO: NO CORRESPONDE FECHA DE REGISTRO: NO CORRESPONDE NÚMERO DE REGISTRO: NO CORRESPONDE TELÉFONO: 34-952-440021 FAX: 34-952-440045 E-MAIL: [email protected] LA PRESENTE FICHA DEBE ENTREGARSE DEBIDAMENTE CUMPLIMENTADA Y ACOMPAÑADA DE: * UNA COPIA DE LA RESOLUCIÓN, LEY, DECRETO O DECISIÓN POR EL QUE SE CREA LA ENTIDAD EN CUESTIÓN * EN SU DEFECTO, CUALQUIER OTRO DOCUMENTO OFICIAL QUE DEMUESTRE LA CREACIÓN DE LA ENTIDAD EN CUESTIÓN POR PARTE DE LAS AUTORIDADES NACIONALES FECHA: NOMBRE+FUNCIÓN DEL REPRESENTANTE AUTORIZADO: FIRMA

SELLO




II.1.3- Modelo de contrato

La Oficina de Cooperación/EuropaAid ha elaborado un modelo de contrato tipo cuya versión actualizada se aplica a todos los contratos firmados a partir del año 2006 para todos los beneficiarios de subvenciones, independientemente del programa bajo el cual se financia la acción. Sobre este modelo, la CE elabora el contrato de subvención específico para cada proyecto.

El contrato se compone de varias partes o documentos.

A) Las Condiciones Particulares:

Esta sección es específica para cada contrato de subvención y, por ende, incluye información particular de cada proyecto común: número de identificación del contrato, monto del contrato, duración operativa de la acción, plan de pago, denominación y direcciones de las Partes, denominación de la acción (proyecto común), datos de los auditores.

Esta información es completada por la CE sobre la base de:

a) el Impreso de Solicitud de Subvención presentado por el coordinador a la Convocatoria de propuestas (incluyendo las modificaciones, cuando corresponda, véase el punto II.5);

b) información propia de sus servicios internos (por ejemplo, el número de identificación del contrato de subvención); y

c) los datos proporcionados previamente por el coordinador (véanse los pasos 1 y 2 del proceso de preparación de los documentos del contrato en el punto II.1).

Las Condiciones Particulares establecen, asimismo, el Importe Final de la Subvención (máximo previsto), indicado en el Anexo III del contrato (presupuesto). Dado que el presupuesto constituye una estimación, el Importe Final de la Subvención únicamente será definitivo una vez finalizado el proyecto y presentada la contabilidad definitiva (véase el punto IV.1.1.2).

Como ya se ha indicado, el contrato tipo es el mismo para diferentes programas. Es por ello que en algunos apartados del modelo de Condiciones Particulares existen opciones que son seleccionadas directamente por la CE según lo que corresponda para URB-AL:

La “Administración Contratante” es siempre la Comisión de las Comunidades Europeas. La “Modalidad de Pago” generalmente es la opción 2 (primer pago de prefinanciación,

pago de prefinanciación anual, pago final), salvo en el caso de proyectos con una duración no superior a 12 meses, cuando será la opción 1 (primer pago de prefinanciación y pago final). (véase el punto IV.1.1.1)

Para “la correspondencia para la Administración contratante”, siempre es la opción 1 (La Administración contratante es la CE).

El apartado final del modelo de Condiciones Particulares (“Refrendo para su financiación por la Comunidad Europea”), no corresponde para el caso de los proyectos de URB-AL.

Las Condiciones Particulares pueden- en ciertos casos- incluir condiciones específicas relativas exclusivamente al respectivo proyecto común. Ellas se indicarán en el Capítulo 7 de las Condiciones Particulares. Se recomienda a los coordinadores de proyectos que presten atención a estas condiciones específicas de su contrato (si existen, ya que un contrato puede no contar con ellas), debido a que las mismas pueden completar o derogar (solo para el caso del proyecto de referencia) algunas disposiciones de las Condiciones Generales En las Condiciones Particulares específicas de cada proyecto remitida por la CE, la persona habilitada en la colectividad local coordinadora (cuyos datos fueron proporcionados en la Ficha de Datos Administrativa) deberá firmar y fechar.

B) Los Anexos:

Estos documentos se adjuntan a las Condiciones Particulares y forman parte del contrato de subvención, por lo cual están sujetos a las mismas responsabilidades y obligaciones contractuales.



Anexo I: Descripción de la Acción Este Anexo consta de dos partes:

La primera, es la “Guía del Programa URB-AL. II Fase”

La segunda, es copia del Anexo “A” del Impreso de Solicitud de Subvenciones que oportunamente el coordinador del proyecto presentó a la Convocatoria. En ciertos casos, la CE puede solicitar algunos cambios en el Anexo “A” propuesto por el solicitante (véase el punto II.5). En estos casos, el documento revisado constituirá el Anexo I.

Si bien en el sitio de Internet donde se pueden consultar los documentos del contrato se menciona que este Anexo I “debe ser aportado por el Beneficiario en cada caso”, es la CE quien incluye una copia dentro de los documentos que remite al beneficiario. Anexo II: Condiciones Generales aplicables a los Contratos de subvención celebrados en el

marco de las acciones exteriores de la Comunidad Europea

Las Condiciones Generales son invariables y se aplicarán a todos los casos. Contienen las obligaciones generales de las Partes (CE y coordinador del proyecto); así como las disposiciones financieras y administrativas.

Si bien, en otras partes de la presente Guía se presentan, en forma sintética, varios de los temas planteados en ella, se aconseja al coordinador - e incluso a sus socios- la lectura completa del Anexo II. Muchas de las dudas que suelen surgir durante la ejecución del proyecto están respondidas en sus apartados.

Anexo III: Presupuesto de la Acción Este documento es copia del presupuesto indicado en el Anexo B del Impreso de Solicitud de Subvenciones (o, si lo solicita la CE, del presupuesto revisado- véase el punto II.5). Anexo IV: Procedimientos de celebración de contratos aplicables por los beneficiarios de

subvenciones en el marco de la acción exterior de la Comunidad Europea

Al igual que las Condiciones Generales, los Procedimientos de celebración de contratos son invariables y se aplican para todos los casos.

Si bien en la IV Parte de esta Guía se presentan sus disposiciones principales, se recomienda su lectura completa. Anexo V: Modelo de Solicitud de Pago y descriptivo financiero Este Anexo consta de dos partes:

Modelo de Solicitud de Pago. Véase el punto II.1.5 Ficha de Descripción Financiera2. Véase el punto II.1.4

Anexo VI: Modelo de Informe Financiero y Descriptivo

Este Anexo consta de tres partes:

Informe Financiero; Informe Descriptivo Intermedio; e Informe Descriptivo Final.

2 Se suelen utilizar indistintamente los nombres Ficha de Identificación Financiera y Ficha de Descripción Financiera



Anexo VII: Modelo de Informe resultados y términos de referencia para la verificación de gastos

Es el formulario-modelo que se deberá completar al momento de realizar la auditoria del proyecto (véase la Parte V de esta Guía)

Anexo VIII: Modelo de garantia financiera

Este Anexo no corresponde a los proyectos comunes (A y B) de URB-AL.

En caso de conflicto entre las disposiciones de los Anexos y las de las Condiciones Particulares, prevalecerán estas últimas. En caso de conflicto entre las disposiciones del Anexo II y las disposiciones de los otros anexos, las primeras prevalecerán.

II.1.4- Ficha de Descripción Financiera

Como se señaló en el punto II.1, junto con la notificación de la aprobación del proyecto, la CE envía la Ficha de Descripción Financiera que deberá ser completada íntegramente por el coordinador y remitirla por fax a Bruselas. La Ficha proporciona los datos bancarios de la colectividad local coordinadora del proyecto, los cuales deben, en principio, coincidir con los brindados en el Impreso de Solicitud de Subvención del proyecto. Para evitar confusiones, hay que tener presente que es necesario remitir la Ficha de Descripción Financiera, aunque muchos de sus datos ya fueran brindados oportunamente por el coordinador. La Ficha tiene la finalidad de: a) confirmar los datos bancarios brindados (o bien cambiarlos, véase el punto II.7); b) certificar y comprobar por parte del banco los datos indicados por la entidad coordinadora. Sin esta Ficha debidamente certificada por el Banco, los servicios financieros de la CE no podrán iniciar las gestiones para el primer pago de la subvención. Los componentes de la Ficha de Descripción Financiera. Titular de la cuenta bancaria: El titular de la cuenta bancaria debe ser: • El gobierno local coordinador del proyecto común. Esto es: debe ser una cuenta institucional

propia del municipio, ayuntamiento, gobierno regional, etc., coordinador del proyecto. O bien, • Una institución pública-pública o pública-privada de cuya dirección participe el gobierno local

coordinador. Esta participación deberá ser debidamente demostrada a la CE a través de los instrumentos jurídicos de la institución. Por ejemplo, si la Municipalidad de la ciudad X (coordinadora de un proyecto común) es una de las entidades constitutivas de una Corporación para el Desarrollo de dicha ciudad que tiene una cuenta bancaria a su nombre (diferente de la cuenta de la Municipalidad de la ciudad X); y dicha vinculación jurídica puede ser demostrada; entonces, el titular de la cuenta bancaria puede ser tanto la Municipalidad de la ciudad X (con su propia cuenta) como la Corporación para el Desarrollo (con la cuenta a su nombre).

En ningún caso el titular de la cuenta bancaria podrá ser una persona jurídica diferente a los dos casos señalados arriba; ni una persona física (aunque se trate de funcionarios del gobierno local).



Para ambos casos de titularidad posible, la cuenta bancaria debe ser Independiente: debe ser propia y exclusiva para la gestión financiera del proyecto. No podrá ser la Cuenta “Rentas Generales”. El gobierno local podrá abrir una nueva cuenta “institucional” por fuera de la que usa regularmente (si es que la legislación local lo permite); o bien abrir una cuenta especial para el proyecto, dentro de la “macro” cuenta general que tenga el gobierno local. Por tal motivo, en la Ficha de Descripción Financiera la Denominación del titular de la cuenta deberá precisar el nombre del gobierno local (o la institución de la que forma parte si ella fuera el titular de la cuenta), seguido del titulo del proyecto (que identificará la independencia de la cuenta bancaria). Ambos elementos deberán corresponderse con la denominación del titular de la cuenta que consta en los registros del respectivo banco. La Dirección, Localidad, País, Código Postal y Nro. de IVA, hacen referencia al titular de la cuenta. El Contacto hace referencia al funcionario municipal que tiene habilitada la firma para operar con dicha cuenta. El teléfono, telefax y el mail solicitados, corresponden a la persona de contacto. Banco El banco donde se encuentra la cuenta a la cual la CE hará la transferencia de la subvención deberá estar situado en el país de la colectividad coordinadora del proyecto común. En este apartado de la Ficha se debe completar la denominación del banco, la dirección de la sucursal correspondiente, la localidad, el código postal y el país donde está radicada dicha sucursal. En el renglón “Cuenta” se tiene que identificar el número de la cuenta bancaria. Es conveniente solicitar al banco la numeración y el código que se tiene que colocar para hacer transferencias internacionales. Puede tratarse de una cuenta abierta en cualquier moneda (moneda local, euros, dólares, etc.), ya que es el coordinador del proyecto quien asume los riesgos cambiarios (véase el punto V.7.4). Se aconseja que -siempre que la legislación local lo permita- se trate de cuentas bancarias en divisas convertibles. Se recuerda que, siempre serán en euros: a) los pagos de la CE (si la cuenta fue abierta en otra moneda, el banco receptor convierte inmediatamente los euros recibidos a la moneda respectiva); b) el presupuesto del proyecto; y c) los Informes Financieros (independientemente de la moneda en la cual se haya abierto la cuenta y/o se efectúen los gastos). El IBAN es un código que tiene cada banco para hacer transferencias internacionales. El socio coordinador tendrá que informarse sobre el mismo en su propio banco. En el apartado “Comentarios”, se puede indicar, por ejemplo, el tipo de cuenta (cuenta corriente, caja de ahorros, etc.) y la moneda (cuenta en euros, en dólares, en moneda nacional). Si el banco donde se encuentra la cuenta del proyecto no posee sucursales en Europa, aquel deberá tener un banco corresponsal para realizar las transferencias desde el exterior. El banco del beneficiario deberá proporcionarle los datos de su banco corresponsal para Europa (titular de la cuenta, número de la cuenta, código del banco, código IBAN, nombre y dirección del Banco). Estos datos deberán ser indicados en el apartado “Comentarios” de la Ficha de Descripción Financiera. La Ficha tiene que llevar el sello del banco donde está la cuenta del beneficiario (no la del banco corresponsal) y la firma de su representante, en los espacios indicados para ello. Finalmente, donde se indica firma del titular de la cuenta, debe hacerlo la persona de Contacto (funcionario municipal que tiene habilitada la firma para operar con dicha cuenta) indicada en la primera parte de la Ficha. A continuación se presenta un ejemplo (ficticio) de Ficha de Descripción Financiera.



FICHA DE DESCRIPCION FINANCIERA

TITULAR DE LA CUENTA BANCARIA DENOMINACION: MUNICIPALIDAD DE ROSARIO DIRECCION: Buenos Aires Nro.210 LOCALIDAD: Rosario PAIS: Argentina CONTACTO: José Pérez TELEFONO: 54-341-4355200 E – MAIL: [email protected]

BANCO

DENOMINACION: Banco del Plata- Sucursal Centro (DEL BANCO) DIRECCION: Mendoza 145 (DE LA AGENCIA) LOCALIDAD: Rosario PAÍS: Argentina CUENTA: Nro. 143/0 IBAN: KP051000453 COMENTARIOS *Corresponde a una cuenta corriente en pesos argentinos. *Banco corresponsal para Europa: Nombre y dirección del banco corresponsal: Banco de la Nación Argentina- Sucursal Madrid- calle Alcalá Nro. 51- Madrid Titular de la cuenta: Banco del Plata Nro. de la cuenta: 0111-0003-92-0377781 Código del banco: KP051000453 Código IBAN: ES8705575904600020006 SELLO DEL BANCO + FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL BANCO (LOS DOS SON OBLIGATORIOS)

II.1.5- Modelo de Solicitud de Pago.

La Solicitud de Pago es el formulario que debe completar y remitir el coordinador del proyecto común a la CE en cada oportunidad en que- según el cronograma de pagos acordado en las Condiciones Particulares de su contrato de subvención (véase el punto IV 1.1.1.)- solicite uno de los pagos de la subvención comunitaria al proyecto. Como se indicó en el punto II.1, todos los proyectos comunes (de Tipo A y B) deberán enviar la Solicitud de Pago por primera vez junto al resto de los documentos del contrato.




En esta oportunidad, el coordinador del proyecto solicitará el pago de la primera prefinanciación (o anticipo)3. Los componentes de la Solicitud de Pago son:

- fecha de la solicitud de pago: la misma que se indicó en las Condiciones Particulares, debajo de la firma de la persona habilitada para firmar por la colectividad local coordinadora.

- A la atención de: colocar los datos de la Unidad Financiera consignados en el punto 5 de las

Condiciones Particulares del contrato específico del proyecto.

- Nro. de Referencia del Contrato de Subvención: indicado en las Condiciones Particulares específicas remitidas por la CE.

- Título del contrato de subvención: es el título del proyecto común. Se recuerda copiarlo

exactamente como figura en las Condiciones Particulares específicas.

- Nombre y dirección del beneficiario: se refiere a la institución coordinadora del proyecto común y su dirección postal, tal como se indicó en la Ficha de Datos Administrativos.

- Número de la solicitud de pago: 1

- Período cubierto por la solicitud de pago: se debe indicar las fechas de calendario correspondientes. Si se trata de un proyecto de duración no superior a 12 meses, consignar la fecha de inicio y fin de la duración operativa del proyecto (véase el punto III.1.1); mientras que si se trata de un proyecto de duración superior, se debe indicar su fecha de comienzo y la fecha de finalización de su primer año.

- En el contenido de la carta:

* Primer párrafo: indicar “pago de la prefinanciación” * Segundo Párrafo: se debe indicar el importe solicitado para este primer pago. El mismo está indicado en el artículo 4.2 de las Condiciones Particulares remitidas por la CE. * El único justificante adjunto para esta primera solicitud es el contrato firmado. Se debe borrar el resto de los justificantes que aparecen en el formulario, ya que no corresponden a este pago. También se debe eliminar la frase “El importe cubierto por el informe de verificación de gastos, y del cual se solicita su deducción del importe total de prefinanciación previsto por el contrato es de:…”. Este ítem deberá completarse en otras solicitudes de pago (ver punto V.7.5) *En el último párrafo indicar el número de cuenta bancaria donde debe realizarse el pago. Debe ser el mismo número que consta en la Ficha de Descripción Financiera.

- Firma: la Solicitud de Pago debe ser firmada por el Representante Legal de la entidad coordinadora (el mismo que firmó las Condiciones Particulares del contrato, o bien, la persona de contacto mencionada en el contrato).

A continuación se presenta un ejemplo (ficticio) de esta primera Solicitud de Pago.

ANEXO V

3 Para los otros momentos en que se deba remitir la Solicitud de Pagos, véase el punto V.7.5 de esta Guía.



Solicitud de pago relativa a contrato de subvención Acciones exteriores de la Comunidad Europea

20 de febrero de 2005

Comisión Europea

Oficina de Cooperación EuropeAid Dirección América Latina

A la atención del Jefe de Unidad - Sr. Melendro Arnaiz “Finanzas, contratos y auditoría” AIDCO B3

J54 6/09 B-1049 Bruxelles

Fax 00 32-2-29 56 977

Número de referencia del contrato de subvención: AR/11/93 Título del contrato de subvención: Proyecto Común Tipo B: “Una propuesta alternativa para el ordenamiento urbano” Nombre y dirección del beneficiario: Municipalidad de Rosario- Buenos Aires 210 - Rosario- Argentina. Número de la solicitud de pago: 1 Período cubierto por la solicitud de pago: 21/02/05 al 20/02/06 (primer período del proyecto) Estimado Sr.: Desearía pedirle el pago de la prefinanciación correspondiente al contrato mencionado anteriormente. El importe solicitado es 82.000 euros (ochenta y dos mil euros). El justificante adjunto es el siguiente: -Contrato firmado El pago debe efectuarse a la siguiente cuenta bancaria: Banco del Plata- Sucursal Centro- Mendoza 145- Rosario- Argentina IBAN: KP051000453 Nro. de cuenta: 143/0 Banco Corresponsal Banco de la Nación Argentina- Sucursal Madrid Calle Alcalá Nro.51- Madrid- España Titular de la cuenta: Banco del Plata Nro. de la cuenta: 0111-0003-92-0377781 Código del banco: KP051000453 Código IBAN: ES8705575904600020006 El abajo firmante certifica que la información contenida en la presente solicitud de pago es completa, fidedigna y verídica, que los costes indicados son elegibles conforme al contrato de subvención y que la presente petición de pago está debidamente justificada por los documentos adjuntados, los cuales pueden ser verificados. Le saluda atentamente, Firma

II.2- Plazos para presentar los documentos. El plazo del cual disponen los coordinadores de proyectos comunes para reenviar (por fax y correo postal) a la CE los documentos del contrato es de entre 30 y 60 días (contados a partir de la recepción de dichos documentos)4. El incumplimiento de dicho plazo puede conducir a la anulación de la subvención por parte de la CE. 4 Se refiere a los documentos del contrato y no a la información previa que el coordinador debe remitir a la CE, según se indicó en los pasos 1 y 2 del proceso de preparación del contrato (véase el punto II.1)



Aún dentro del plazo de que disponen, se aconseja remitir los documentos a la mayor brevedad. Toda demora generará retrasos en la firma del contrato, y por ende, en la iniciación de las actividades del proyecto común.

II.3- ¿Quién firma el contrato? ¿Quién es responsable del mismo? Las dos únicas instituciones cuyos respectivos representantes legales firman el contrato de subvención son: la CE y la colectividad local coordinadora del proyecto común (el “beneficiario”). Ambas constituyen las únicas “Partes” del contrato. La entidad coordinadora de la red temática respectiva, y los demás socios del proyecto común NO firman el contrato. De esta manera, la entidad coordinadora del proyecto común es quien se compromete ante la CE a ejecutar el proyecto según lo establecido en el contrato, bajo su plena responsabilidad. Será, por tanto, el responsable del cumplimiento de las actividades, el plan de acción y los objetivos, de la gestión administrativo-financiera, y de los Informes Descriptivos y Financieros. Será, asimismo, el único responsable frente a terceros, incluso por los daños de cualquier tipo que pudieran serles causados. En ningún caso la CE podrá ser considerada responsable de los daños causados al personal o a lo bienes del beneficiario, o a terceros, durante la ejecución del proyecto.

II.4- ¿Cuándo comienza el contrato? ¿Cuándo finaliza? El contrato entrará en vigor en la fecha de la última firma de las Partes (el Representante Legal de la colectividad local coordinadora del proyecto común). Siguiendo el ejemplo anterior, si el contrato ya firmado por el representante de la CE es firmado por el Intendente de Rosario el día 20 de febrero de 2005, entonces el contrato entrará en vigor ese mismo día. Por su parte, el comienzo “operativo” del contrato- es decir, el inicio de las actividades del proyecto común- dependerá de la opción que el coordinador haya indicado en la Ficha de Datos Administrativo-. En el apartado III.1.1 se presentan las diferentes opciones. El contrato finaliza, generalmente, 12 o 24 meses (dependiendo en cada caso del año de emisión del contrato modelo) después del fin de la duración operacional (véase en punto III.1.1). El período intermedio entre la finalización de la duración operacional y el fin del contrato de subvención está dedicado al Informe Descriptivo y Financiero Final (incluyendo su elaboración, presentación, control por parte de la CE, revisión y aprobación) (véase la Parte V de esta Guía).

II.5- Incorporación de cambios propuestos por la CE a los proyectos comunes seleccionados (cláusula suspensiva). En ciertos casos, una propuesta de proyecto común presentada en la Convocatoria respectiva puede ser seleccionada en lo general, pero con indicación de modificación/es en algún/os apartado/s que, a juicio de la CE, requieran cambios (en el presupuesto, en el cronograma, en las actividades, etc.). El proyecto común queda, pues, seleccionado bajo una “cláusula suspensiva”. Ello quiere decir que la decisión de otorgar la subvención y la firma del contrato respectivo está sujeta a que se introduzcan las modificaciones señaladas. Esta condición será notificada a la entidad coordinadora en la misma carta en la cual la CE informa sobre la selección de la propuesta. Se otorgará un plazo al coordinador para enviar a la CE el proyecto revisado. Esta última versión del proyecto será la que se considere al momento de elaborar los documentos del contrato.



El incumplimiento de los plazos puede conducir a la anulación de la subvención por parte de la CE.

II.6- Recomendaciones para la apertura y cierre de la cuenta bancaria del proyecto. El coordinador de un proyecto común tuvo inexorablemente que haber abierto una cuenta bancaria- con las características señaladas en el punto II.1.4- con anterioridad a la presentación del proyecto, ya que en el formulario “Impreso de Solicitud de Subvención” se le solicitaron sus datos bancarios. Es por ello que podría parecer innecesario para esta Guía (dedicada a los proyectos en ejecución) recordar las características que tiene que tener la cuenta, así como proponer recomendaciones para su apertura. Sin embargo, se considera de utilidad insistir en la lectura de lo señalado al respecto en el punto II.1.4, por dos eventuales circunstancias: * si la CE ha seleccionado el proyecto común bajo una cláusula suspensiva que requiera cambios en la cuenta bancaria por no cumplir alguna de las características (por ejemplo, si la cuenta propuesta por el beneficiario no es independiente); *si el beneficiario decide cambiar la cuenta bancaria propuesta, ya sea antes de la firma del contrato (véase punto II.7) como durante la ejecución del proyecto común (véase punto III.8). En cuanto al cierre de la cuenta bancaria del proyecto, normalmente se tiende a pensar que el mismo se realiza al momento de enviar el Informe Descriptivo y Financiero Final. Sin embargo, se recomienda mantener abierta la cuenta bancaria hasta la aprobación de dicho Informe. Recién entonces se determinará el importe final de la subvención y, si corresponde, el importe del pago del saldo (véase el punto IV.1.1.2). Se recuerda que ningún pago de la CE puede realizarse a una cuenta diferente a la indicada en la Ficha Financiera. Los gastos de mantenimiento que genere la cuenta abierta después de la finalización de la duración del proyecto, correrán por cuenta del beneficiario (no son gastos elegibles por exceder el período de ejecución del proyecto).

II.7- ¿Se pueden realizar modificaciones en el proyecto común durante el período comprendido entre la selección de la propuesta y la firma del contrato? Durante este período- en el cual se elaboran los documentos contractuales- el coordinador del proyecto (sobre la base de consulta y acuerdo con los otros socios) podrá realizar cambios en las informaciones inicialmente brindadas en el Impreso de Solicitud de Subvenciones, siempre y cuando ello no altere sustancialmente el espíritu y sentido del proyecto común, y se deriven de situaciones imprevistas o de fuerza mayor. Algunos ejemplos de posibles situaciones que se pueden presentar:

a) Durante el período entre la selección del proyecto y la firma del contrato, tuvieron lugar elecciones en el gobierno local coordinador y resulta necesario modificar el nombre de su Representante Legal.

b) El proyecto se ve ante la necesidad de sustituir uno de sus socios (al renunciar un miembro).

c) La entidad coordinadora manifiesta su interés (o necesidad) de cambiar la cuenta bancaria

indicada en el formulario del proyecto. Estos cambios deberán ser notificados por escrito a la CE conjuntamente con el envío de la información previa solicitada para la preparación de los documentos del contrato (véase el segundo y tercer paso del procedimiento para la preparación de los documentos del contrato, indicado en el



punto II.1 de esta Guía). En el ejemplo a) se hará a través de la Ficha de Datos Administrativos; en el b) a través de la Ficha de Descripción Financiera; en el c) u otros eventuales cambios, a través de una nota escrita. Sin embargo, no podrán modificarse elementos sustantivos del proyecto común, tales como: la entidad coordinadora del proyecto, las actividades, y el presupuesto (salvo los cambios que pueda solicitar la CE según se indicó en el punto II.5).

II.8- Comunicaciones con la CE durante este período. Toda comunicación escrita y correspondencia relativa a los documentos del contrato deberá ser enviada al Sr. Melendro ARNAIZ, Jefe de la Unidad B3 “Finanzas, Contratos y auditorías para América Latina”, con copia al señor Riccardo GAMBINI, Jefe de la Unidad B2 “Operaciones Centralizadas - América Latina”5. Las direcciones de ambas Unidades son: Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina Unidad B2: Operaciones Centralizadas: América Latina Programa URB-AL J-54 4/13 B-1049 Bruselas- Bélgica Teléfono: +32 (0) 2 295.20.24 Fax: +32 (0) 2 299.10.80 Correo electrónico: [email protected] Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina Unidad B3 “Finanzas, Contratos y auditorías para América Latina” J54 06/09 B-1049 Bruxelles Fax 00 32-2-29 56 977 Estos datos de contacto pueden variar, por lo cual se recomienda consultar previamente el sitio de Internet http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/corporate/index_es.htm

II.9- Consultas Para realizar consultas (por mail, TE o fax) sobre la preparación de los documentos del contrato, se recomienda a la entidad coordinadora de un proyecto común tipo “A” recurrir en primera instancia a la Célula de Coordinación de la red temática respectiva. Si la red ha dejado de funcionar y no cuenta con un equipo de apoyo a los proyectos comunes, entonces las consultas deberán realizarse al gestor de la red en la Oficina del Programa URB-AL. Para conocer cuál es el gestor de la red de la cual surge el proyecto, se podrá consultar en la Oficina del Programa URB-AL, cuyos datos se indicaron en el punto 1.2. En el caso de los proyectos comunes tipo “B”, las consultas deben realizarse en cualquier caso- aún si la red respectiva está en funcionamiento- a la oficina del Programa URB-AL en Bruselas. Ambos tipos de proyectos pueden, asimismo, dirigir sus consultas al CDPU.

5 Salvo los casos en que la CE indique otra modalidad. Por ejemplo, para el envío de los documentos requeridos con anterioridad a la firma del contrato (Ficha de Datos Administrativos, Ficha de Entidad Legal, etc.) se suele indicar como destinatario al Jefe de la Unidad B2.




Las normas y procedimientos presentados en esta Guía son aplicables a los contratos de subvención firmados a partir del año 2006. Dado que algunas de sus disposiciones pueden variar para cada caso particular, y en ciertos aspectos son diferentes a las normas y procedimientos correspondientes a contratos firmados con anterioridad a dicha fecha, el coordinador del proyecto común deberá referirse siempre a lo establecido en las Condiciones Particulares y los Anexos de su respectivo contrato.



III PARTE: Normas y procedimientos aplicables a la ejecución de las actividades de los proyectos comunes III. 1- Período de ejecución del proyecto común



III.1.1- ¿Cuándo comienza la ejecución del proyecto común? ¿Cuándo termina?

El inicio de la ejecución de un proyecto común está definido por la opción que su entidad coordinadora haya indicado en la Ficha de Datos Administrativos (véase el punto II.1.1), y que luego fuera incorporada por la CE en las Condiciones Particulares del respectivo contrato de subvención. Para el caso de los proyectos comunes de URB-AL, las dos opciones posibles de inicio son6: 1)- El primer día siguiente a la fecha de la última firma de las dos Partes Siguiendo el ejemplo dado en el apartado II.4, si el contrato de subvención es firmado por la autoridad respectiva de la CE el día 5 de febrero de 2005 y el Intendente de Rosario (entidad coordinadora) lo hace el día 20 de febrero, entonces el proyecto común comienza su ejecución el día 21 de febrero de 2005. Suponiendo que se trate de un proyecto con una duración operativa de 24 meses, su finalización será el día 20 de febrero del año 2007. La CE inicia el proceso de gestión del primer pago de prefinanciación de la subvención una vez que haya recibido de parte del coordinador los dos ejemplares firmados del contrato y la Solicitud de Pago debidamente completada. El plazo desde el inicio de este proceso y la acreditación del importe en la cuenta del proyecto resulta imposible de determinar ya que depende del tiempo que requieran cada una de sus etapas:

a. La CE tiene hasta 45 días luego de la recepción de los documentos mencionados para realizar el giro de pago (véase el punto IV.1.1.1). El tiempo que se requerirá dentro de ese plazo dependerá de varios factores: - el momento del año en que se inicie la gestión del primer pago (para lo cual hay que tener presente el período de vacaciones en Europa); - la sobrecarga de trámites en los diversos servicios de la CE; - problemas que puedan surgir con los datos bancarios brindados por el coordinador, etc.

b. Entre la fecha de giro de pago y la fecha del depósito en la cuenta bancaria del proyecto,

existirá un plazo cuya duración también dependerá de los mismos factores.

c. Una vez realizado el depósito, el sistema financiero internacional requiere de un tiempo hasta la acreditación del importe en la cuenta del proyecto (dependerá de las normas de las entidades bancarias involucradas, de la legislación financiera del país del beneficiario, de la existencia de un banco corresponsal, etc.).

Como consecuencia, el proyecto común que seleccione la opción A deberá comenzar su ejecución sin disponer del primer aporte de la subvención de la CE (por un período cuya duración exacta no se puede establecer a priori). No se podrá posponer una actividad a la espera de la recepción del aporte de la CE. 2)- El primer día del mes siguiente a la fecha del pago del primer aporte de la CE En función de lo señalado más arriba sobre los plazos de acreditación del primer pago de la subvención en la cuenta del proyecto, la CE brinda la posibilidad de elegir esta segunda opción de inicio del proyecto. La fecha de pago de la CE está determinada por la fecha de giro de pago, la cual será notificada por correo electrónico al coordinador del proyecto común. Nótese que - como ya se advirtió- dicha fecha normalmente no coincide con la fecha de depósito, ni con la fecha de acreditación del pago en la cuenta del proyecto. En el caso que la diferencia entre la primera y la última fecha tuviera efectos sobre el comienzo del proyecto, el coordinador puede solicitar su aplazamiento por un mes.

6 Las otras opciones de inicio indicadas en el modelo de condiciones particulares propuesto por la CE no se aplican al Programa URB-AL.



Retomando el ejemplo anterior: si la Municipalidad de Rosario firmó el contrato el 20 de febrero de 2005, y el giro de pago del primer aporte de la CE se efectuó el 15 de marzo, entonces el proyecto común comienza el 1 de abril del mismo año. Si el importe es acreditado en la cuenta bancaria del proyecto antes del 1 de abril, la diferencia de fechas (giro de pago-depósito-acreditación) no tendrá efectos sobre el inicio del proyecto. En cambio, si el importe es acreditado con posterioridad al 1 de abril- por ejemplo, el 15 de dicho mes- la diferencia de fechas si tendrá efectos sobre el inicio del proyecto: tendrá que ejecutarse durante 15 días sin disponer del primer aporte de la CE. En este caso, el coordinador -que haya elegido esta opción de inicio- podrá solicitar por escrito a la CE el aplazamiento de la fecha de inicio hasta el primer día del mes siguiente a la fecha de acreditación del importe. En el ejemplo anterior: el proyecto comenzará el 1 de mayo. Dado que la CE no tiene conocimiento de la fecha de acreditación en la cuenta del proyecto, si su coordinador no envía la nota de solicitud de aplazamiento, se tomará como fecha de inicio de la ejecución el día 1 de abril.

En función de estos comentarios, se recomienda a los coordinadores de proyectos comunes A y B:

* Agilizar el reenvío a la CE de los documentos del contrato firmados y la Solicitud de Pago. * Completar correctamente la Ficha de Descripción Financiera. * Analizar cuidadosamente el tipo y los requerimientos financieros de las primeras actividades del plan de acción, antes de decidir entre la primera y la segunda opción de inicio de la ejecución. La fecha de comienzo de la ejecución del proyecto común tiene particular importancia para:

El cumplimiento del Plan de Acción (véase el punto III.7).

La determinación de la fecha de finalización total del proyecto y del envío del Informe

Descriptivo y Financiero Final (véase el punto V.9).

La determinación de la fecha de finalización del primer año del proyecto y del envío del Informe Descriptivo y Financiero Intermedio (si se trata de un proyecto de duración mayor a 12 meses) (véase el punto V.9).

La elegibilidad de los gastos: no son elegibles los gastos realizados antes del comienzo

del proyecto común ni con posterioridad a su fecha de finalización (véase el punto IV.1.3.5)

III.1.2- La prolongación del período de ejecución

Durante el desarrollo del proyecto se pueden presentar situaciones extraordinarias, imprevistas, y fuera del control del proyecto que retrasen u obstaculicen la realización de alguna/s actividad/es y, como consecuencia, imposibiliten el cumplimiento total del Plan de Acción para la fecha de finalización del período de ejecución. En estos casos, el coordinador podrá solicitar a la CE una prórroga del período de ejecución del proyecto, siguiendo el procedimiento de modificación del contrato de subvención vía addendum que se indica en el apartado III.8. La solicitud deberá estar sólidamente fundamentada, indicar la duración de la prórroga propuesta (normalmente, una cuarta parte de la duración inicial) y ser remitida a más tardar un mes antes de la finalización del período de ejecución del proyecto. La CE estudiará la solicitud, que podrá ser aceptada o rechazada.



La nueva política de la CE es autorizar la prórroga del período de ejecución SOLO en casos muy excepcionales y fundamentados. Es por ello que el coordinador del proyecto común deberá evaluar cuidadosamente antes de solicitar una modificación del contrato de este tipo. Al momento de realizar la solicitud es importante tener en cuenta que ninguna prolongación del período de ejecución implica un incremento de la subvención de la CE al proyecto común. Si la mayor duración operativa del proyecto requiere de más recursos que los presupuestados, éstos deberán ser aportados por los socios, y no serán considerados elegibles (por no estar presupuestados).

III.1.3- La suspensión del período de ejecución. Las razones de fuerza mayor

Durante el desarrollo de un proyecto también pueden presentarse circunstancias extraordinarias, en particular de fuerza mayor, que hagan que continuar con su ejecución sea imposible o demasiado difícil o peligroso. El coordinador podrá suspender la ejecución de toda o parte del proyecto, informando por escrito de ello a la CE (sin perjuicio que cualquiera de las dos Partes pueda resolver el contrato- véase punto IV.2.4). Se tratará de limitar el período de suspensión, y se reanudará la ejecución en cuanto se den las condiciones oportunas. En este caso, el período de ejecución se prolongará- sin necesidad de addendum- por un plazo equivalente al de la suspensión.

Las Condiciones Generales del contrato de subvención definen fuerza mayor como: “toda situación o acontecimiento imprevisible y excepcional, independiente de la voluntad de las Partes y no imputable a una falta o negligencia de una de ellas (o de uno de sus subcontratistas) que impida a alguna de las partes ejecutar sus obligaciones contractuales y que no haya podido superarse pese a haber actuado con toda diligencia”. No podrán alegarse como casos de fuerza mayor los defectos o demoras en el suministro de equipos o materiales, los conflictos laborales, las huelgas o las dificultades financieras.

III.2- Los proyectos comunes: ¿tienen que elaborar Planes Operativos (Anuales y Globales)? No es un requisito para los proyectos comunes de URB-AL. Sin embargo, puede ser útil su elaboración, particularmente para los proyectos tipo B.

III.3- Rol de los socios y del coordinador en la ejecución del proyecto común La elaboración de la propuesta de proyecto común es un proceso conjunto entre todos los socios. La colectividad local que se propone como coordinadora del mismo actúa como impulsora y articuladora de una tarea que debe ser grupal. Este mismo espíritu de trabajo “colectivo” debe guiar la ejecución del proyecto “común”. Si bien todos los miembros tienen compromisos específicos en el desarrollo de las actividades (establecidas en el Anexo I del contrato); y el socio coordinador posee responsabilidades propias de su rol; se deberá garantizar la comunicación y la consulta fluida entre los socios durante todo el período de ejecución del proyecto.



La colectividad local coordinadora- además del papel que, como los otros socios, pueda tener en la ejecución de las actividades- asume las siguientes funciones:

Firmante del contrato de subvención con la CE. Gestión de los recursos del proyecto común. Elaboración y transmisión de los Informes Descriptivos y Financieros intermedios y finales. Seguimiento del proyecto Garante de la participación activa de los miembros Garante y responsable único frente a la CE de la completa ejecución del proyecto, de

conformidad con la Descripción de la Acción (Anexo I del respectivo contrato). El coordinador no podrá delegar o subcontratar a terceros la gestión del proyecto. Sólo podrá subcontratar la ejecución de una parte de las actividades (véase punto IV.2.2).

III.4- Si la colectividad local coordinadora no pudiese continuar cumpliendo ese rol: ¿puede ser reemplazada por otro socio? En ningún caso ni por ninguna razón podrá ser reemplazada la colectividad local coordinadora del proyecto común. Ante la imposibilidad de continuar ejerciendo su rol- y luego de notificar de ello a los demás socios y a la CE- el coordinador deberá solicitar la resolución del contrato de subvención, según las normas y procedimientos referidos en el punto IV.2.4.1.

III. 5- ¿Puede reemplazarse a un miembro que se retire de un proyecto en ejecución? La composición de los miembros de un proyecto común forma parte del contrato, y toda modificación del mismo constituye una excepción (véase el punto III.8). Es por ello que se deberá tratar de evitar por todos los medios posibles que se produzca el retiro de un socio del proyecto. Si, más allá de los intentos por evitar esta situación, el socio se ve imposibilitado de continuar, el coordinador deberá informar de ello inmediatamente a la CE y proponer - en acuerdo con los otros socios- un miembro sustituto. En su selección se deberán cuidar los criterios geográficos utilizados en la composición del grupo. Por ejemplo: si se trata de un proyecto común de 5 miembros, 3 latinoamericanos y 2 europeos; y el socio que se retira es de Europa, entonces el socio sustituto deberá provenir de esta región. Se tratará, asimismo, que el nuevo miembro sea del mismo país que el saliente, y de dimensión similar. Una vez acordado con la CE el nuevo miembro, éste deberá remitir a Bruselas su carta de adhesión al proyecto, y el coordinador dará inicio el procedimiento de modificación del contrato vía adddendum necesario para incorporar al socio sustituto (véase el punto III.8). En ningún caso se podrá modificar el número de socios de un proyecto común en ejecución (ni aumentarlo ni reducirlo).

III.6- ¿Qué sucede si un socio no cumple con los compromisos técnicos y/o financieros adquiridos? Como ya se ha señalado, el único responsable financiero y técnico ante la CE es el gobierno local coordinador del proyecto común.



Sin embargo, de la ejecución de un proyecto común participan un conjunto de colectividades locales socias, cada una de las cuales se comprometió a desarrollar determinadas tareas y realizar determinados aportes (según el criterio de reparto convenido entre ellas). El incumplimiento de algunos de estos compromisos (ya sea porque no se lleven a cabo, como porque se realicen sin respetar las disposiciones establecidas en los documentos del contrato) afecta la marcha del proyecto común, y su gestión por parte del coordinador. Dado que él es el único responsable frente a la CE, no podrá justificar incumplimientos del contrato por incumplimientos de un socio. Todo proyecto común tratará de evitar estas situaciones, a través de:

• La información clara y oportuna que brinde el coordinador al resto de los socios sobre los compromisos adquiridos y sobres las reglas de trabajo.

• La notificación inmediata al coordinador de los problemas que puedan encontrar los socios para cumplir sus tareas.

• El diálogo y la comunicación permanente entre los socios para buscar soluciones a tiempo, en caso que se presente algún problema.

Cabe recordar que la solución de todo conflicto que pudiera surgir entre los socios - entre si o con el coordinador - es competencia de ellos mismos y de los mecanismos que ellos impongan (véase el punto IV.2.3.2). La experiencia de algunos proyectos comunes de URB-AL ha demostrado que, frente a eventuales problemas, puede resultar útil la firma - al iniciar la ejecución del proyecto- de un Convenio o Compromiso interno entre el coordinador y cada uno de los socios, donde se especifiquen los respectivos compromisos (técnicos, administrativos, financieros). Sin embargo, cabe remarcar que dichos convenios: * No constituyen un requisito para la ejecución de los proyectos comunes. Sólo son una práctica que puede o no seguirse. * Son internos al proyecto, y por ende, la CE no interviene en su elaboración y firma. * No inhiben al coordinador del proyecto común de su responsabilidad exclusiva frente a la CE.

III.7- El Plan de Acción

III.7.1- Su cumplimiento

El plan de acción establece el cronograma de ejecución de las actividades: indica el/los mes/es correspondiente/s, su duración, y los socios responsables por su realización. Está incluido en el Anexo I del contrato de subvención (“Descripción de la Acción”). Su cumplimiento permite al proyecto tener una adecuada distribución temporal de las actividades durante todo su período de ejecución. Los socios de un proyecto deben consultar permanentemente el plan de acción, para poder realizar a tiempo los ajustes operativos necesarios para garantizar su cumplimiento. Ello resulta particularmente importante para los proyectos comunes de tipo “B” que incluyan actividades de obra o servicios que requieran plazos de licitación, preadjudicación y adjudicación. Como en estos procedimientos normalmente intervienen diversas áreas o servicios del gobierno local- cada una con sus normas, circuitos burocráticos y tiempos propios- es conveniente que se establezca desde el comienzo mismo del proyecto una articulación y comunicación directa entre ellas, de manera de ajustar sus respectivos plazos y procedimientos con el plan de acción del proyecto.



Debe tenerse presente que una demora en la realización de una actividad puede conducir a una modificación del cronograma (véase el punto III.7.2); y consecuentemente, puede tener efectos sobre el desarrollo de las actividades subsiguientes. Se recuerda que los meses indicados en el plan se refieren a los meses contados desde el inicio del proyecto y pueden no corresponderse necesariamente con los meses del año. Por ejemplo, un proyecto que comenzó su ejecución el 1 de marzo y tiene una actividad prevista en el plan de acción para el mes 5, ésta se realizará durante el mes de julio (quinto mes del proyecto) y no en mayo (quinto mes calendario).

III.7.2- ¿Es posible modificar el cronograma?

Si bien el cronograma indicado en el plan de acción debe ser en principio respetado, un proyecto común puede verse ante la necesidad de realizar cambios en el orden de ejecución y en la duración de algunas actividades. El procedimiento a seguir en estos casos dependerá del tipo de modificación requerida. Si se trata de una modificación menor que no tiene impacto presupuestario y no afecta sustancialmente el desarrollo de otras actividades, el coordinador puede efectuar el cambio sin necesidad de autorización por parte de la CE ni de una modificación del contrato. Sólo tendrá que indicarlo en el Informe Descriptivo, intermedio o final, según el caso. Sin embargo, para asegurarse que la modificación no implica problemas, es conveniente avisar a la CE previamente. Por ejemplo: Un proyecto común tiene previsto para el primer año tres actividades: la realización de estudios de diagnóstico en las colectividades locales participantes; su análisis e integración en un único documento por parte de un experto; y su presentación y debate en un seminario. Evidentemente, no se podrá alterar el orden cronológico de realización de cada actividad. Pero, si podría presentarse la necesidad de otorgar un plazo mayor al previsto para la realización de los diagnósticos, siempre que el tiempo de trabajo que quede para la labor del experto sea suficiente para terminar su actividad antes de la fecha del seminario. Si, por el contrario, se trata de modificaciones sustanciales del cronograma, que implican un retraso de todo el cronograma de actividades, entonces el procedimiento a seguir será diferente e implicará una modificación del contrato de subvención. Por ejemplo: Un proyecto tipo “B” - de duración 24 meses- tiene previsto entre sus actividades del primer año la construcción de un edificio donde funcionará un Centro de Capacitación para Jóvenes. Se producen demoras importantes en los procesos de licitación de obras para construir el Centro lo que imposibilita el desarrollo de las actividades subsiguientes (cursos de formación, talleres, etc., previstos para inicios del segundo año). Ante esta situación, el coordinador solicita una modificación del cronograma para que las actividades de obras finalicen a comienzos del segundo año, los cursos se realicen durante el segundo semestre de dicho período; y una actividad de sensibilización prevista para el mes 20 se realice en el mes 10. El procedimiento a seguir en estos casos, dependerá de:

- Si se trata de una modificación sustancial del cronograma pero que no implica cambios en el presupuesto- o sólo modificaciones presupuestarias del tipo de los señaladas en el punto IV.2.1.1)- se deberá seguir el procedimiento de modificación del contrato por simple notificación escrita a la CE7, descrito en el apartado IIII.8.

7 La “notificación” debe ser previa a realizar el cambio y se debe esperar la aprobación de la CE antes de introducirlo. Es por ello que, en la práctica, la notificación se entiende como solicitud de autorización a la CE y no como información de un cambio realizado.



-Si se trata de una modificación sustancial que tiene implicancias presupuestarias, se deberá solicitar a la CE una modificación del contrato vía addendum (véase el punto IIII.8).

III.7.3- El desarrollo de las actividades

Las actividades constituyen un eje central de los proyectos comunes: ellas permiten alcanzar los objetivos y resultados; sobre ellas se asienta el presupuesto; ellas son la base de los Informes Técnicos. Forman parte del contrato de subvención (Anexo I) y deben ser desarrolladas conforme a lo allí estipulado. De ninguna manera y bajo ningún concepto un proyecto común podrá NO ejecutar una de las actividades previstas. Si podrá, excepcionalmente, realizar modificaciones en la ejecución de una actividad, según los procedimientos que se indican en el apartado siguiente. Asimismo, es importante recordar que los gastos relativos a actividades no previstas en el contrato o no presupuestadas, NO son considerados “costes elegibles” (véase el punto IV.1.3.5)

III.7.4- ¿Es posible modificar las actividades previstas? Incidencia presupuestaria y financiera

Al igual que en el caso de cambios en el cronograma, existen dos posibles tipos de modificaciones en las actividades. Si se trata de un cambio menor en una actividad, que no tiene impacto presupuestario y no afecta sustancialmente el desarrollo de la actividad tal y como fue prevista, el coordinador podrá efectuarla sin necesidad de autorización por parte de la CE ni modificación del contrato. Sólo tendrá que indicarlo en el Informe Descriptivo correspondiente. Sin embargo, para asegurarse que la modificación no implica problemas, es conveniente avisar a la CE previamente. Por ejemplo: Un proyecto incluye una actividad de sensibilización sobre temas de seguridad urbana, mediante la distribución de un folleto en la vía pública. Los socios consideran que resulta más viable y de mayor alcance realizar la distribución en determinados sitios o eventos estratégicos de la ciudad y no en la vía pública. Es un cambio de lugar de realización de la actividad que no modifica su esencia inicial ni tiene impactos presupuestarios. Si, por el contrario, se trata de modificaciones sustanciales de la actividad, ellas deberán estar fundamentadas en factores o condiciones extraordinarias y fuera del control directo del proyecto que afecten el desarrollo de la actividad tal y como fuera prevista. Por ejemplo: Un proyecto común de tipo B, incluye como una de sus actividades la restauración y refuncionalización de un edificio de valor patrimonial en una determinada zona de la ciudad, para usos culturales. Antes de la ejecución de la actividad, se produce un incendio en el edificio que imposibilita su puesta en valor. Ante esta situación imprevista y de fuerza mayor, el coordinador del proyecto podrá solicitar a la CE un cambio de edificio, siempre que se trate de otro sitio con características similares, igual destino (usos culturales) y en la misma zona de la ciudad. El cambio de edificio debe mantener el sentido, utilidad y naturaleza inicial de la actividad. El procedimiento a seguir en estos casos, dependerá de:



- Si se trata de una modificación sustancial de la actividad que no implica cambios en el presupuesto- o sólo modificaciones presupuestarias del tipo de las señaladas en el punto IV.2.1.1)- se deberá seguir el procedimiento de modificación del contrato por simple notificación escrita8 del coordinador a la CE (véase el punto IIII.8). -Si se trata de una modificación sustancial que tiene implicancias presupuestarias, se deberá seguir el procedimiento de modificación del contrato vía addendum descrito en el punto IIII.8.

PARA TENER EN CUENTA - Siempre es preferible informar a la CE de las modificaciones menores para asegurarse que no implican problemas. -Ninguna modificación en las actividades y en el cronograma- menores o sustanciales, con o sin impactos presupuestarios- puede conducir a un incremento de la subvención máxima prevista de la CE. -Si el cambio requiere de mayores recursos que los previstos, ellos correrán por cuenta de los socios del proyecto (o de alguno de ellos), pero no podrán imputarse al presupuesto ya que no se consideran costes elegibles (al no estar presupuestados) (véase el punto IV.1.3.5)

III.7.5- ¿Se puede ampliar el alcance de las actividades?

Los socios de un proyecto común (A o B) pueden considerar útil, importante y viable ampliar el alcance de una o varias de las actividades previstas. Esto es posible de realizar, siempre que no se modifiquen las características centrales de la actividad, su calidad, su viabilidad ni su visibilidad. Por ejemplo: - En el ejemplo de proyecto B señalado en el punto III.7.4, podría ampliarse el alcance de la actividad si al edificio restaurado y refuncionalizado se le otorgan además de usos culturales, finalidades deportivas. - Un proyecto que contempla la realización de un seminario de capacitación sobre Gobiernos Locales y Seguridad Alimentaria, inicialmente cerrado para sus miembros, éstos podrían proponer abrirlo a otros participantes (ong’s, universidades, instituciones de la sociedad civil, etc.), o bien realizarlo en el marco de un encuentro sobre la misma temática organizado por fuera del Programa URB-AL. Si bien estas alternativas podrían incrementar la difusión de las actividades del proyecto en un universo mayor de actores, habrá que tener mucho cuidado en la preservación de la visibilidad del proyecto (véase la Parte VI de esta Guía). Desde el punto de vista presupuestario, en cualquier caso, toda decisión de ampliar el alcance de las actividades no deberá implicar un incremento de la subvención máxima de la CE al proyecto, ni afectar el desarrollo del resto de las actividades tal y como fueron previstas. Si la ampliación del alcance de la actividad requiere de mayores recursos que los previstos, ellos deberán ser aportados por los socios, pero no se considerarán costes elegibles (al no estar presupuestados), (véase el punto IV.1.3.5).

8 Cabe la misma aclaración hecha en la nota al pie Nro.7



III.8- Los diferentes tipos y procedimientos de modificación del contrato de subvención cuando el proyecto está en ejecución. Los contratos de subvención pueden requerir la introducción de alguna modificación durante su periodo de vigencia en el caso de que hayan variado las circunstancias que inciden en la ejecución de la acción desde la firma del contrato inicial. Las modificaciones del contrato de subvención, pueden ser de dos tipos: 1-Simple notificación escrita del coordinador a la CE. Cuando los cambios requeridos no afecten la esencia del proyecto común, el coordinador deberá remitir una notificación escrita a la CE donde se solicite autorización9 para la realización de la modificación. La nota - que podrá ser firmada por la persona a cargo de la gestión del proyecto en la entidad coordinadora- deberá ser enviada por fax en forma previa a la realización del cambio y esperar la autorización por escrito de la CE antes de introducirlo. Este procedimiento podrá ser utilizado para:

cambios de dirección; cambios en la cuenta bancaria10; cambios de auditor (véase el punto V.8.2); modificaciones no sustanciales de una actividad siempre que no tenga implicaciones

presupuestarias (véase punto III.7.4); cambios menores en el presupuesto (véase el punto IV.2.1.1); modificaciones no sustanciales del cronograma siempre que no tengan implicaciones

presupuestarias (véase el punto III.7.2). 2- Addendums al contrato (Apéndice al contrato) Toda modificación sustancial del contrato de subvención, incluidos sus anexos, será objeto de un addendum al contrato. Normalmente, un proyecto común (“A” y “B”) debe desarrollarse sin necesidad de addendum al contrato durante todo el período de su ejecución. Es por ello que este tipo de modificación constituye una excepción que debe negociarse con la CE, y producirse sólo cuando se vea afectado el normal funcionamiento del proyecto y no se hayan encontrado otras posibilidades de enfrenta la situación. La práctica usual del Programa URB-AL indica que sólo se podrán aceptar un número limitado de addendums por proyecto. Este procedimiento se aplica para:

cambios sustantivos en una actividad, que tengan implicaciones presupuestarias o no (véase punto III.7.4);

prolongación del período de ejecución del proyecto (véase punto III.1.2); cambios sustantivos en el presupuesto ( véase el punto IV.2.1.2); modificaciones sustantivas del cronograma, que tengan o no implicaciones

presupuestarias(véase el punto III.7.2) sustitución de un miembro del proyecto (véase el punto III.5).

En estos casos, el coordinador del proyecto común debe presentar a la CE una solicitud escrita (por fax o carta) de modificación del contrato vía addendum debidamente motivada. Incluirá, además, las propuestas concretas de cambio. La nota debe ser firmada por la misma persona que firmó el contrato de subvención como representante legal de la entidad coordinadora11.

9 Vale la aclaración hecha en la nota al pie Nro.7, salvo para el caso del cambio de dirección que sólo se informará previamente. 10 En este caso, la notificación deberá ser acompañada de una nueva Ficha de Descripción Financiera, debidamente rellenada. 11 Si se produjo un cambio en el Representante Legal podrá ser la nueva persona quien firme, siempre que se haya notificado a la CE del cambio.



La solicitud deberá hacerse al menos un mes antes de la fecha en que la modificación deba entrar en vigor, ya que los addendums no tienen nunca efectos retroactivos. En el ejemplo de proyecto tipo B brindado en el punto III.7.4, y suponiendo que el cambio tenga impactos presupuestarios, el addendum deberá ser solicitado al menos un mes antes de comenzar las obras de restauración en el nuevo edificio propuesto. Si se realiza con posterioridad:

Se corre el riesgo que la CE no acepte el cambio. Aún si lo acepta, los recursos asignados a la obra con anterioridad a la autorización no

serán considerados elegibles. Las modificaciones que se propongan deberán ser aceptadas previamente por los socios. En caso de desacuerdo entre ellos, se deberá indicar cuando se presente la nota a la CE para su aprobación. La CE podrá aceptar o rechazar toda solicitud de addendum, respondiendo al coordinador por escrito sobre su decisión. En caso de ser aceptada, la CE le remitirá tres ejemplares del apéndice al contrato por la cual se introducirá la modificación, debidamente firmado por la autoridad competente de la CE. Los tres ejemplares del apéndice deberán ser firmados por el Representante Legal del socio coordinador (el mismo que firmó el contrato original12), quien reenviará dos ejemplares firmados a la CE (en un plazo de 30 días a partir de la recepción de los ejemplares). Recién entonces entrará en vigor la modificación. La CE y la entidad coordinadora del proyecto común deben consignar en el apéndice la fecha en que la firman. La fecha de la última firma será la fecha de entrada en vigor del apéndice. Ningún apéndice puede aplicarse a actividades anteriores, o entrar en vigor antes de dicha fecha. Puede suceder que una modificación sustancial, que se necesite realizar en un aspecto del contrato, conduzca inevitablemente a la necesidad de cambios sustantivos en otros aspectos. Así, por ejemplo, los cambios sustantivos en una actividad que tienen impactos presupuestarios pueden generar cambios sustantivos en el presupuesto. En estos casos se recomienda hacer una y sólo una solicitud escrita de addendum que contenga todos los cambios propuestos por este procedimiento.

PARA RECORDAR

Ambos tipos y procedimientos de modificación del contrato de subvención

-No podrán implicar nunca un incremento de la subvención máxima prevista de la CE para el proyecto común. -Deberán realizarse en forma previa a la implementación del cambio propuesto (al menos un mes antes). Las modificaciones al contrato no pueden tener efectos retroactivos. -Ante cualquier duda o consulta sobre el tipo y procedimiento a seguir en una modificación específica, se recomienda consultar previamente al coordinador de la red temática, los gestores del Programa URB-AL en Bruselas, o el CDPU. -Los cambios de personas de contacto o de dirección en las entidades locales socias (siempre que no se trate del coordinador) o miembros asociados no requieren ningún tipo de modificación del contrato, ni autorización previa de la CE.

12 Vale la misma aclaración hecha en la nota de pie anterior.


III.9- La importancia de los procesos de seguimiento y evaluación interna Al momento de elaborar la propuesta de proyecto común, los socios debieron especificar - en la sección c) del punto 1.8 del Impreso de Solicitud de Subvención- los procedimientos de seguimiento y evaluación interna que se utilizarían en caso de ser seleccionada la iniciativa. Se llama la atención sobre la importancia de la aplicación de dichos procedimientos- sean cuales fueren los elegidos- durante la ejecución de las actividades, y sobre su utilidad para la marcha del proyecto. Un seguimiento permanente y evaluaciones internas regulares permiten una ejecución eficiente y efectiva del proyecto, mediante la recolección y análisis de información para verificar si el proyecto se está realizando de acuerdo a los planes; si surgen atrasos o existen restricciones presupuestarias o financieras; si aparecen imprevistos a atender, etc. Este examen de la información permitirá adoptar oportunas medidas correctivas en forma previa al surgimiento de posibles complicaciones. Normalmente, los procesos de seguimiento y evaluación interna están bajo la responsabilidad del coordinador, quien tendrá que solicitar información actualizada tanto a los otros socios como a sus propios servicios internos. En este sentido, dichos procedimientos también constituyen un espacio muy adecuado para la necesaria articulación entre las gestiones técnica y financiera del proyecto (véase el punto V.2).

III.10- Comunicaciones con la CE durante la ejecución del proyecto común

III.10.1- ¿Es necesario informar o pedir autorización a la CE para la realización de cada actividad?

Previamente al desarrollo de cada actividad- y siempre que ella se realice de acuerdo a lo previsto- la entidad coordinadora no tiene necesidad de informar ni pedir autorización a la CE para su ejecución. Dado que las actividades forman parte del Anexo I del contrato, las mismas están autorizadas y se entiende que se realizarán conforme a lo allí establecido. Sólo en caso de modificaciones se procederá según lo indicado en el punto III.7.4.

III.10.2- ¿Se tiene que informar a la CE luego de la realización de cada actividad?

Tampoco en este caso el coordinador del proyecto tiene necesidad de notificar a la CE. Los Informes Técnicos intermedios y finales son los instrumentos donde se informa sobre las actividades realizadas durante el período respectivo.

III.10.3- Comunicaciones, notificaciones y solicitudes de autorización a la CE

Durante la ejecución del proyecto común, toda comunicación, notificación y solicitud de autorización sobre cuestiones operativas deberán dirigirse a:


Riccardo Gambini Jefe de Unidad B2: Operaciones Centralizadas: América Latina Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina Programa URB-AL J-54 4/13 B-1049 Bruselas- Bélgica Teléfono: +32 (0) 2 295.20.24 Fax: +32 (0) 2 299.10.80

III.11- Consultas. El rol de la Célula de Coordinación de la red y del Centro de Documentación del Programa URB-AL

III.11.1- ¿Dónde pueden buscar apoyo los coordinadores para la ejecución de proyectos comunes tipo “A”?

Una de las funciones de las redes temáticas- a través de sus Células de Coordinación- es el seguimiento de la ejecución de los proyectos comunes seleccionados en el marco de cada una de ellas. La red está en conocimiento del contexto y del espíritu en el cual se concibió el proyecto, conoce las disposiciones y los procedimientos del Programa, así como los aspectos técnicos de la temática respectiva. Es por ello que los coordinadores de proyectos tipo “A” podrán apoyarse para su ejecución- operativa y financiera- en la red temática respectiva, dirigiendo preferiblemente sus consultas hacia ella. Si bien esta práctica es recomendable en todos los casos que sea posible, ello no impide que los coordinadores puedan efectuar consultas directamente con el gestor de la red en las Oficinas de la CE del Programa URB-AL en Bruselas.

III.11.2- ¿Qué sucede en el caso de las redes que han dejado de funcionar?

Por la lógica de funcionamiento de URB-AL, ciertos proyectos comunes (“A” y “B”) tienen una vigencia más allá del período de funcionamiento de su red temática respectiva. Cuando esto sucede- y salvo casos excepcionales de algunas redes que mantienen un equipo de seguimiento- los coordinadores de proyectos comunes de tipo “A” deberán dirigir sus consultas directamente a los gestores de la CE del Programa en Bruselas. Para agilizar las respuestas, la CE ha otorgado al CDPU funciones de apoyo a la ejecución de los proyectos. A partir del año 2006, los coordinadores de proyectos tipo “A” cuyas redes temática dejaron de funcionar, deberán realizar sus consultas preferentemente- aunque no exclusivamente- al CDPU.

III.11.3- ¿Quién brinda apoyo a la ejecución de los proyectos de tipo “B”?

En el caso de los proyectos comunes de tipo “B”, dado que su seguimiento es responsabilidad de la sede de la CE del Programa URB-AL, son sus gestores quienes brindan el apoyo a los coordinadores. Ellos deben dirigir sus consultas directamente a la Oficina de URB-AL de la CE en Bruselas.



Al igual que en el caso de los proyectos tipo “A”, partir del año 2006, los proyectos tipo “B” también pueden apoyarse en el CDPU. Las normas y procedimientos presentados en esta Guía son aplicables a los contratos de subvención firmados a partir del año 2006. Dado que algunas de sus disposiciones pueden variar para cada caso particular, y en ciertos aspectos son diferentes a las normas y procedimientos correspondientes a contratos firmados con anterioridad a dicha fecha, el coordinador del proyecto común deberá referirse siempre a lo establecido en las Condiciones Particulares y los Anexos de su respectivo contrato.



IV PARTE: Normas y procedimientos administrativo-financieros


IV.1- Disposiciones financieras

IV.1.1- La subvención de la CE al proyecto común

Es importante comenzar esta Parte de la Guía recordando lo señalado en el punto I.1 sobre la cofinanciación de los proyectos comunes del Programa URB-AL: PROYECTOS TIPO “A” * Cofinanciación de la CE: hasta un máximo del 70% de los costes totales y hasta 250.000 euros. * Cofinanciación de los participantes (según el criterio de reparto que hayan acordado entre ellos): al menos 30% de los costes totales. PROYECTOS TIPO “B” * Cofinanciación de la CE: hasta un máximo del 70% de los costes totales y hasta 800.000 euros * Cofinanciación de los participantes (según criterio de reparto que hayan acordado entre ellos): al menos el 30% de los costes totales. Respetando estas reglas, cada proyecto común elaboró su presupuesto (Anexo III del contrato de subvención específico). En el mismo- así como en las Condiciones Particulares- se establece el importe máximo de la subvención que la CE podrá otorgar al proyecto. Se subraya la palabra “podrá” ya que- como se analiza más adelante- dicho importe es el máximo previsto y no necesariamente coincidirá al finalizar el proyecto con la suma de los pagos efectuados por la CE. ( véase el punto IV.1.1.2).

IV.1.1.1- Los esquemas de pago de la CE: modalidades, períodos y plazos

A continuación se presentan las normas y procedimientos generales relativos a los esquemas de pago13 de la CE, aplicables a los proyectos comunes A y B de la segunda Fase de URB-AL.

Sin embargo, dado que ellos pueden variar según los casos, el coordinador deberá consultar las Condiciones Particulares de su contrato de subvención, donde se especifica el esquema de pago del proyecto específico.

Por regla general, las modalidades de pago son de dos tipos, dependiendo de la duración operativa del proyecto común14:

Proyectos con duración operativa total no superior a 12 meses.15

Primer pago de prefinanciación (anticipo)

Será del 80% del importe total previsto de la subvención de la CE. Su importe está definido en las Condiciones Particulares del contrato respectivo.

13 Se recuerda que: a) Los pagos de la CE se efectuarán en la cuenta o subcuenta bancaria específica del proyecto mencionada en la ficha “Descripción Financiera” del anexo V; b) Los pagos de la CE se harán en euros. 14 La opción 3 que se indica en el Anexo II de los documentos del contrato, no se aplica para los proyectos del Programa URB-AL. 15 En el Anexo II de los documentos del contrato se indica que esta modalidad corresponde también a proyectos cuyo importe de la subvención de la CE es inferior o igual a 100.000 euros. Dado que en el Programa URB-AL no se seleccionan proyectos de este tipo, no se incluye esta referencia.


Ejemplo: Proyecto Común “Z” Tipo de proyecto “A” Duración 12 meses Presupuesto total previsto 150.000 euros Porcentaje e importe máximo previsto de la subvención de la CE

70%

105.000 euros Porcentaje e importe de la contribución de los socios 30%

45.000euros Anticipo 84.000 euros (= 80% de

105.000euros) Importe previsto de pago final 21.000 euros

La CE realizará el primer pago de prefinanciación16 (anticipo) dentro de los 45 días siguientes a que reciba del coordinador del proyecto: a) los dos ejemplares firmados del contrato de subvención (véase el punto II.1); b) la Solicitud de Pago correctamente confeccionada (véase el punto II.1.5).

El plazo de los 45 días se suspende si el gestor financiero de la CE solicita información adicional o bien si la Solicitud de Pago está mal confeccionada o incompleta. En este caso, los 45 días se comienzan a contar a partir de la recepción en Bruselas de la información solicitada, o de la Solicitud de Pago correctamente confeccionada. Pago final (o pago del saldo)

El importe del pago del saldo indicado en las Condiciones Particulares del contrato específico se refiere sólo al previsto inicialmente, pero podrá o no coincidir con el definitivo, e incluso podrá no corresponder un pago de saldo (véase los puntos IV.1.1.2, IV.1.1.3, IV.1.1.4, IV.1.1.5).

El importe del pago del saldo será definitivo cuando se calcule el importe final de la subvención total de la CE al proyecto (véase el punto IV.1.1.2)

El pago final- si corresponde- se hará dentro de los 45 días siguientes a la aprobación por parte de la CE del Informe Descriptivo y Financiero final, acompañado de la Solicitud de Pago final y el Informe de verificación de gastos final.

Una vez recibidos estos documentos, el pago de saldo está sujeto a la verificación17 por parte de la CE de los elementos señalados en el punto V.7.5.

Proyectos con duración operativa total superior a 12 meses.18

Primer pago de prefinanciación (anticipo)

Será del 80% del presupuesto previsto para los primeros 12 meses de ejecución financiada por la CE (no del total del presupuesto para el primer año).

16 Como ya se señaló en esta Guía, cuando se indican plazos de pago de la CE realiza se hace referencia al “giro de pago” cuya fecha normalmente no coincide ni con la fecha de depósito ni con la fecha de acreditación del importe en la cuenta. Para estas diferencias véase el punto III.1.1 Esta aclaración es válida para todas las modalidades y tipos de pago (anticipo, intermedio y final). 17 Cabe señalar que el plazo de los 45 días se suspende si el gestor financiero de la CE solicita por escrito al coordinador información adicional, o bien si los documentos presentados están incompletos o mal confeccionados (el coordinador del proyecto tendrá 30 días para responder). En este caso, los 45 días se comienzan a contar a partir de la recepción en Bruselas de la información solicitada, o de los documentos correctamente completados. 18 En el Anexo II de los documentos del contrato se indica que esta modalidad corresponde a proyectos con duración total superior a 12 meses y subvención total de la CE superior a 100.000 euros. Dado que el Programa URB-AL no seleccionan proyectos con subvenciones menores a este importe, no se incluye esta referencia.



Ejemplo: Proyecto Común “X” Tipo de proyecto “B” Duración 24 meses Presupuesto total previsto 1.100.000 euros Porcentaje e importe máximo previsto de la subvención total de la CE

70%

770.000 euros Porcentaje e importe de la contribución de los socios 30%

330.000euros Presupuesto para el primer año 600.000euros Porcentaje e importe de la subvención de la CE para el primer año

70%

420.000euros Anticipo 336.000 euros (=80% de

420.000euros) Presupuesto para el segundo período 500.000euros Porcentaje e importe de la subvención de la CE para el segundo período

70%

350.000euros Importe del pago intermedio previsto 280.000euros Importe previsto de pago final 154.000euros El importe del primer pago está definido en las Condiciones Particulares del respectivo proyecto. La CE realizará este pago dentro de los 45 días19 siguientes a que reciba del coordinador del proyecto: a) los dos ejemplares del contrato de subvención firmado (véase el punto II.1); b) la Solicitud de Pago completa (véase el punto III.1.5). Pago intermedio (segunda prefinanciación/prefinanciación anual) Su importe previsto está definido en las Condiciones Particulares del contrato.

En el ejemplo Proyecto común “X”, el importe del pago intermedio indicado en las Condiciones Particulares es de 280.000 euros.

El pago intermedio se hará dentro de los 45 días siguientes a la aprobación por parte de la CE del Informe Descriptivo y Financiero intermedio (véase la Parte V), acompañado de la Solicitud de Pago intermedio (véase el punto V.7.5); y en los casos que así se indique (véase el puno V.8.1), el Informe de verificación de gastos Anual (véase el punto V.8.3).

Una vez recibidos estos documentos, el pago intermedio está sujeto a:

La verificación por parte de la CE de los elementos señalados en el punto V.7.5. y

La verificación de que el importe resultante de la aplicación del porcentaje de cofinanciación de la CE (fijado en las Condiciones Particulares del proyecto) sobre el total de los gastos realmente incurridos durante el primer año representa al menos el 70% del importe del pago de anticipo. De lo contrario, no hay pago intermedio. En el ejemplo del proyecto X: sólo corresponderá el pago intermedio si el 70% (cofinanciación prevista de la CE) del total de los costes elegibles del primer período es de, al menos, 235.200 euros (70% del anticipo).

19 Vale la aclaración hecha en la nota al pie Nro. 17.



Pago final (o pago del saldo) El importe del pago del saldo indicado en las Condiciones Particulares se refiere sólo al máximo previsto inicialmente, pero podrá o no coincidir con el definitivo. Incluso, podrá no corresponder un pago de saldo (véase los puntos IV.1.1.2, IV.1.1.3, IV.1.1.4 y IV.1.1.5).

Su importe definitivo será determinado luego que se calcule el importe final de la Subvención de la CE (véase punto IV.1.1.2).

El pago final se hará dentro de los 45 días siguientes a la aprobación por parte de la CE del Informe Descriptivo y Financiero final (véase la Parte V de esta Guía), acompañado de la Solicitud de Pago final (véase el punto V.7.5) y el Informe de verificación de gastos Final (véase el punto V.8.3).

Una vez recibidos estos documentos, el pago intermedio está sujeto a la verificación por parte de la CE de los elementos señalados en el punto V.7.5.

IV.1.1.2- El importe final de la subvención de la CE: ¿cómo y cuándo se calcula? Como se ha señalado, el importe total de la subvención de la CE a un proyecto común es indicado en las Condiciones Particulares de su contrato, en carácter de máximo previsto. Su importe definitivo recién se calcula al momento del control y aprobación del Informe Descriptivo y Financiero final por los servicios de la CE. Para los proyectos comunes de la II Fase de URB-AL, dicho importe se desprende de aplicar el porcentaje de contribución de la CE al proyecto (por ejemplo, en el caso del proyecto “Z” es del 68%) sobre el total de los costes “elegibles” (véase el punto IV.1.3.4) efectivamente realizados durante toda la duración operativa del proyecto. 20

Una vez determinado el importe final de la subvención, se le restan los aportes ya realizados por la CE (anticipo y pago intermedio- en el caso de proyectos de duración superior a 12 meses-) y el resto constituye el importe del pago del saldo. En el caso del proyecto “Z”: Si el control de la CE sobre el Informe Descriptivo y Financiero final verifica que el total de los costes elegibles del proyecto coincide con el previsto en el presupuesto (150.000euros), se aplica sobre él el porcentaje de la contribución comunitaria (68%) que dará un importe final de la subvención igual al máximo previsto (102.000euros). Si a él se le resta el pago del anticipo (81.600euros), el pago del saldo será de 20.400euros. Se advierte que este es un “ejemplo” en el cual el importe final de la subvención coincide con el importe máximo previsto en el Anexo III y las Condiciones Particulares. Pero, para que ello suceda el proyecto: *presupuestariamente, debió haber ejecutado todos los costes previstos en el Anexo III (en el ejemplo: 150.000euros); y para ello, *financieramente, habrá: - ejecutado la totalidad del importe del pago de anticipo de la CE (en el ejemplo: 84.000euros)

- ejecutado el total de la contribución de los socios al proyecto (en el ejemplo: 45.000euros);

-ejecutado el 20% de la contribución de la CE (en el ejemplo: 21.000euros), con recursos propios de los socios (que luego recuperarán del monto del pago final si se dan todas las condiciones planteadas en este cuadro).

*todos sus costes fueron considerados elegibles por la CE (en el ejemplo: 150.000euros)

20 Si se trata de un proyecto que genera ingresos, el porcentaje de contribución comunitaria se aplicará al coste elegible total menos los ingresos generados. Asimismo, los posibles intereses o ventajas equivalentes percibidos con cargo a las prefinanciaciones abonadas por la CE se mencionarán en los Informes Intermedios y Finales y serán reembolsadas a la CE a petición suya.



En el caso de proyectos de duración superior a un año, el importe final de la subvención coincidirá con el importe máximo previsto en el Anexo III y las Condiciones Particulares, siempre que:

Presupuestariamente, se haya ejecutado la totalidad de los costes previstos en el Anexo III para toda la duración operativa del proyecto (en el ejemplo del proyecto común X: 1.100.000euros).

Para ello:

Financieramente se habrá: - ejecutado la totalidad del importe del pago de anticipo y del pago intermedio de la CE (en el proyecto X: 336.000 euros y 280.000 euros, respectivamente);

- ejecutado el total de la contribución de los socios para los dos períodos (en el proyecto X: 330.000euros);

-ejecutado el 20% del total la contribución de la CE (en el proyecto X: 154.000euros), con recursos propios de los socios (que luego recuperarán del monto del pago final si se dan todas las condiciones planteadas en este cuadro21).

Todos sus costes fueron considerados elegibles por la CE (en el proyecto X: 1.100.000euros)

IV.1.1.3- El importe final de la subvención de la CE: ¿puede ser superior al máximo previsto en el presupuesto?

En ningún caso puede ser superior al importe máximo de la subvención previsto en el Anexo III del contrato y en las Condiciones Particulares, incluso en el caso de que los costes reales elegibles totales superen el presupuesto total estimado definido en el Anexo III.

IV.1.1.4- ¿Puede ser inferior? Sí. El importe final de la subvención puede ser inferior al máximo previsto en el presupuesto en el caso que los costes elegibles al final del proyecto común sean inferiores al coste total estimado que se indica en las Condiciones Particulares y en el Anexo III. La participación de la CE se limitará al importe que resulte de la aplicación del porcentaje fijado (para su cofinanciación) a los costes reales elegibles aprobados por la CE. Esta situación puede darse por los siguientes motivos, o una combinación de ellos:

a) No se gastó la totalidad del importe de los pagos realizados por la CE. b) No ejecutó el 100% de la contribución de los socios al proyecto. c) El 20% del total de la subvención prevista de la CE no fue ejecutado en su totalidad con

recursos propios de los socios. En todos estos casos, el proyecto se ejecutó en igualdad de condiciones a las previstas, pero con menores recursos que los previstos (recordar que los costes del presupuesto son siempre máximos).

d) No todos los costes indicados en el Informe Financiero final responden a los criterios de

elegibilidad (véase los puntos V.1.3.4 IV.1.3.5). En el ejemplo del proyecto “Z”, si en el control del Informe final por parte de la CE se verifica que el total de los costes realmente incurridos y elegibles es de 130.000 euros, entonces el importe final de la subvención será el 70% de ese total: 91.000 euros. Si a este importe se le resta el pago del

21 Cualquiera sea el período en el cual el proyecto haya gastado este 20% con recursos de los socios, en caso de ser elegibles la totalidad de los costes indicados en el Informe Final, su recuperación por parte de los socios se hará recién con el pago final.



anticipo (84.000 euros), el saldo a pagar será de 7.000 euros (y no de 21.000 euros como en el ejemplo del punto IV.1.1.2).

IV.1.1.5- El importe final de la subvención de la CE: ¿puede ser inferior a la suma de los pagos ya efectuados? La “recuperación” de la subvención

Sí. En el caso que el total de costes elegibles al final del proyecto común sea inferior a la suma de los pagos ya realizados por la CE (anticipo, y en su caso, pago intermedio), no corresponderá un pago de saldo y la CE solicitará por nota escrita al coordinador la devolución (“recuperación de la subvención) de lo que se haya pagado de más. Nuevamente en el ejemplo del Proyecto “Z”: si en el control del Informe Final por parte de la CE se verifica que el total de los costes realmente incurridos y elegibles es de 100.000 euros, entonces el importe final de la subvención será el 70% de ese total:, esto es, 70.000 euros. Pero, el anticipo ya pagado fue de 84.000 euros, lo que implica que:

a) no corresponderá un pago final de la CE; b) la CE solicitará por nota escrita (orden de recuperación) la recuperación de 14.000 euros

que se pagaron de más.

Para realizar la devolución del importe, el coordinador tendrá un plazo de 45 días contados a partir de la recepción de la nota. Si no lo hace en dicho plazo, la CE podrá sumar a las cantidades debidas un interés de demora (para su cálculo, véase punto 18.2 de las Condiciones Generales). Los gastos bancarios causados por el reembolso a la CE correrán a cargo del beneficiario exclusivamente.

IV.1.2- ¿Qué sucede si la entidad coordinadora tiene sobre si una orden de recuperación relativa a otro proyecto (en el marco de URB-AL o de cualquier otro programa de la CE)?

En estos casos, el importe de la orden de recuperación (lo que la CE pagó de más en otro proyecto) se deducirá del pago del anticipo (o de cualquier pago) del nuevo proyecto. En este sentido se recomienda a los coordinadores de proyectos: * Inmediatamente a la notificación de la selección del proyecto común, verificar a la mayor brevedad si su gobierno local (en cualquiera de sus áreas o servicios) posee una orden de recuperación de la CE. De confirmarse esta situación, agilizar su pago para evitar que el importe sea descontado al pago del anticipo del nuevo proyecto. * En el caso que el proyecto común finalice con una orden de recuperación, reintegrar su importe a la CE a la mayor brevedad posible, para no afectar los pagos de eventuales nuevos proyectos que pudiera presentar la entidad coordinadora ante la CE (en el marco de URB-AL o de otros programas comunitarios).

IV.1.3- La ejecución del presupuesto

IV.1.3.1- Los componentes del presupuesto El presupuesto total de un proyecto común- Anexo III del contrato- está compuesto por:

- 6 líneas presupuestarias de costes directos (Recursos Humanos; Viajes; Equipos y Material Oficina Local/costes de la acción; Otros costes/servicios; Otros);

- una serie de partidas en cada una de dichas líneas (por ejemplo: 1.1.1 Personal Técnico; 3.2

Mobiliarios y equipos informáticos);



- una línea presupuestaria de subtotal de costes directos;

- una línea presupuestaria de costes indirectos (Costes Administrativos);

- una línea presupuestaria de total de costes elegibles. Los gestores financieros deberán tener presente estos diferentes componentes al momento de realizar modificaciones del presupuesto (véase punto IV.2.1). Cada partida está expresada en unidad, número de unidades, costos unitarios (en euros) y coste total (en euros).

IV.1.3.2- Unidades, costes unitarios, costes. ¿Cuándo y cómo se pueden modificar?

En principio, el número de unidades previsto para cada partida es máximo y fijo. Por consiguiente, aunque el precio unitario real sea menor que el precio unitario presupuestado no son consideradas como elegibles aquellas unidades que sobrepasen las consignadas en el presupuesto. Lo mismo sucede con los costes unitarios: aunque el número de unidades realmente utilizadas sea menor que la cantidad prevista en el presupuesto, no se considerará como elegible el importe de los costes unitarios que superen los consignados en el presupuesto. La práctica habitual indica que si un proyecto necesita ajustar la cantidad de unidades y/o sus costes unitarios22, deberá consultarlo primero con los gestores del Programa URB-AL de la CE en Bruselas, y, si procede, realizar una modificación del presupuesto (véase el punto IV.2.1).

IV.1.3.3- El presupuesto “provisional” para el primer año Los proyectos comunes de duración superior a un año, tienen- además de su presupuesto total- un presupuesto provisional anual para los primeros 12 meses de ejecución, con los mismos componentes señalados en el apartado anterior. Su carácter “provisional” implica que el mismo se aplica sólo para la estimación del primer pago de la subvención comunitaria (o anticipo) y como “indicativo” para la gestión financiera del primer año del proyecto. Sin embargo, el presupuesto anual: *no constituye la base sobre la cual se elabora el Informe Financiero intermedio (véase el punto V.7) *no constituye la base sobre la cual se realizan las modificaciones del presupuesto del primer período (véase el punto IV.2.1)

IV.1.3.4- ¿Qué son los costes elegibles? ¿Cuáles son? La elegibilidad de los costes se refiere a los tipos de gastos que pueden ser financiados para la ejecución del proyecto (independientemente de si se pagaron con la subvención de la CE o con el aporte de los socios). Resulta indispensable que durante toda la ejecución del proyecto se tenga presente los tipos de costos elegibles y los no elegibles.

22 Los per diems (véase el punto IV.1.3.7) tienen un coste unitario máximo que no puede en ningún caso ser incrementado.



Al momento de revisar los Informes Descriptivos y Financieros intermedios y finales, la CE revisará la elegibilidad de todos los gastos en los cuales se haya incurrido para la ejecución del proyecto, independientemente de la fuente de financiación (subvención de la CE o aporte de los socios). La elegibilidad de los costes determinará el importe final de la subvención de la CE (véase el punto IV.1.1.2). Los costes elegibles son: A) Todos los gastos generados directamente por el proyecto (costes directos) que:

sean necesarios para la ejecución de las actividades previstas en el contrato; estén consignados en el presupuesto específico del proyecto (Anexo III); respondan a los principios de buena gestión financiera; y, en particular, de economía y de

relación coste-eficacia; hayan sido efectivamente realizados durante el período de ejecución operativa del proyecto

(véase el punto III.1.1), salvo el caso de los costes derivados de la preparación del informe final y, en su caso, de la verificación final de gastos y evaluación (únicos costes que son elegibles aunque se hagan después de finalizado el período de ejecución del proyecto, pero antes de terminar el Informe Financiero final).

estén registrados en la contabilidad del beneficiario o sus asociados, y sean identificables y controlables; y

estén certificados por justificantes (comprobantes) originales (véase el punto V.7.2); hayan sido incurridos respetando las disposiciones administrativo-financieras del contrato.

Los siguientes costes directos son elegibles por naturaleza (siempre que estén previstos en el presupuesto y respondan a los principios señalados en el párrafo anterior):

De personal Per diems (véase el punto IV.1.3.7) Billetes de avión (en clase económica y exclusivamente por el trayecto necesario para

realizar la actividad). Los costos derivados de penalidades por cambio de fecha del pasaje serán pagados por el pasajero y no se pueden imputar al presupuesto del proyecto común. En caso que el pasaje haya sido pagado por el proyecto y el pasajero no realice el viaje- salvo que se trate de razones de fuerza mayor- deberá reintegrar el valor del pasaje al coordinador del proyecto (si el pasaje fue adquirido por el pasajero no tendrá derecho a su reembolso).

Equipos, bienes de consumo y suministros (nuevos o de segunda mano). Estos costes deberán coincidir con la práctica normal de mercado y deberán ser esenciales para llevar a cabo la operación.

Costes de difusión de información y publicaciones. Otros gastos o servicios derivados de obligaciones contractuales (gastos de oficina local,

auditorías, informes, evaluaciones, traducciones, estudios o investigaciones, costes de conferencia, servicios financieros, etc.)

Si bien, el nuevo modelo de presupuesto para subvenciones de la CE en materia de relaciones exteriores introduce la línea presupuestaria “Reservas de Imprevistos”, los proyectos de URBAL normalmente no incluyen esta línea en sus presupuestos. B) Todos los gastos generales administrativos de la entidad coordinadora (y, si corresponde, de los socios) que estén destinados al proyecto (costes indirectos o gastos administrativos). En el presupuesto se indican a tanto alzado y no pueden ser mayores al 7% del total de los costes directos elegibles. Por una eventual auditoria de la CE al proyecto, se recomienda llevar una contabilidad detallada de los costes indirectos, y enviar junto al Informe Financiero Final un documento firmado certificando el importe total de los gastos administrativos y su composición.



IMPORTANTE:

*Los costes indirectos no constituyen un overhead de libre disposición para la entidad coordinadora del proyecto común. Serán elegibles siempre que se pueda demostrar que los gastos administrativos realizados estuvieron destinados al proyecto. * Los costes indirectos serán elegibles siempre que no incluyan costes asignados a otra/s líneas/s del presupuesto. Por ejemplo, no podrá tratarse de gastos de pasaje o per diems, para lo cual existen líneas presupuestarias específicas.

IV.1.3.5- Los costes no elegibles No se considerarán elegibles los siguientes costes:

El apadrinamiento de la participación de particulares en talleres, seminarios, conferencias y/o congresos.

Becas individuales de estudio y/o de formación. Los costes de los viajes de los participantes con ocasión del seminario de lanzamiento y de

las reuniones anuales de la red. Las deudas y las provisiones para pérdidas o deudas. Los intereses adeudados e intereses pagados. Créditos dudosos. Los costes ya financiados por otro medio. Las compras de terrenos o bienes inmuebles (para los proyectos de URB-AL, en ningún

caso son costes elegibles). Las pérdidas cambiarias (véase el punto V.7.4). Los impuestos, incluido el IVA, cuando el beneficiario puede recuperarlo (si no puede

recuperarlos podrán considerase elegibles siempre que su coste haya sido previsto en el presupuesto).

Los costes de estudios y otras actividades preparatorias para la formulación de la propuesta de proyecto común.

Gastos efectuados fuera del período de ejecución del proyecto (véase el punto IV.1.3.6). Gastos relativos a actividades no previstas en el contrato o no presupuestadas. Gastos no consignados en el presupuesto. Costes fijos de capital. Gastos extravagantes.

Las posibles contribuciones en especie de los miembros de un proyecto- que se mencionan por separado en el Anexo III del contrato- no corresponden a gastos reales y por lo tanto no son costes elegibles. Es por ello que las contribuciones en especie no pueden ser consideradas como aporte de los socios al proyecto, aunque si fueron mencionadas en el presupuesto, deben ser realizadas.

IV.1.3.6- Período de elegibilidad. ¿Cuándo puede comenzar a ejecutarse el presupuesto? ¿Hasta cuándo?

El período de elegibilidad de los costes se corresponde con la duración operativa del proyecto. Ello implica que el presupuesto de un proyecto común solo puede comenzar a ejecutarse el día en que comienza la ejecución “operativa”del proyecto común, según la modalidad que se haya elegido previamente (véase el punto III.1.1).



La fecha última en la cual podrán emitirse facturas de gastos será el día de finalización de la duración operativa del proyecto (a excepción del pago de la auditoría que, por naturaleza, es posterior). Sin embargo, su pago puede realizarse con posterioridad a esta finalización, siempre que sea en una fecha anterior al envío del Informe Descriptivo y Financiero final a la CE. En los casos de prolongación del período de ejecución del proyecto común (véase el punto III.1.2), como en los de su suspensión por razones de fuerza mayor (véase el punto III.1.3), la fecha de finalización del período de elegibilidad se extenderá por el mismo plazo que lo haga el período de ejecución del proyecto.

IV.1.3.7- Los per diems: procedimientos para su uso El per diem (o dieta) es el importe diario y máximo por persona que un proyecto común otorga a los representantes de sus entidades socias (y, en su caso, a otros participantes involucrados, tales como expertos, consultores, invitados especiales, etc.) cuando una actividad requiere que ellos realicen un viaje. La calidad de su participación en la actividad- que justifica el pago del per diem- debe estar consignada en el Anexo I del contrato y deberá ser descripta en el Informe Descriptivo correspondiente. Las dietas cubren todos los gastos de alojamiento (hotel), comidas, transporte dentro del lugar de destino del viaje y gastos menores. Los impuestos o tasas relativas a los pasajes de avión (por ejemplo, tasas de embarque) que no estén incluidos en el valor del pasaje, forman parte también de las dietas y deberán ser pagados con ellas. La cantidad, el coste unitario y el coste total de los per diems del proyecto está definido en el punto 1.3 (Dietas para misiones/viajes) del Anexo III del contrato respectivo, en función que se trate de:

En el extranjero (personal para la Acción): cuando el viaje a otro país diferente al de origen lo realice personal de la unidad de gestión del proyecto en la entidad coordinadora, o expertos, consultores y otro personal contratado.

Local (personal para la acción): cuando el viaje del personal de la unidad de gestión del

proyecto, o expertos, consultores u otro personal contratado, se realice dentro del país de origen (siempre que se trate de un viaje para realizar una actividad en una ciudad diferente a la de su residencia y que la distancia entre ambas no permita el regreso durante el día).

Participación en seminarios/conferencias: cuando el viaje lo realicen representantes de las

entidades socias u otros invitados especiales, a un país diferente al de origen. No se pagará per diem a quienes residan en el lugar donde se realice la actividad.

Los per diems fueron estimados en el presupuesto según: LA CANTIDAD:

a- La cantidad - por persona- de noches en el lugar de destino previstas para el desarrollo de la actividad. Por ejemplo: un proyecto de 5 miembros que contempla la realización de dos actividades que implican viajes: una misión de un experto por dos días en cada ciudad socia (total: 10 días) y una reunión de tres días entre los socios (total 3 días).

b- La cantidad de personas a quienes se les pagará dietas. En el ejemplo anterior: 1 experto

para la misión, y 2 representantes por socios en la reunión (total 8, ya que dos de ellos residen en la ciudad sede de la reunión).

La cantidad de días por persona multiplicada por la cantidad de personas a quienes se les pagará la dieta, dará el número de unidades de per diems del proyecto: 10 per diems en Dietas en el extranjero (experto); y 24 en Dietas por Participación en seminarios/conferencias (reunión).

EL COSTE UNITARIO El coste unitario del per diem corresponde al valor estipulado para el país de destino (donde se realiza la actividad).



El Anexo III del contrato respectivo establece la cantidad de dietas por actividad y su valor unitario (tomado de la lista de la CE) Los per diems son asignados a tanto alzado, si bien en ningún caso su importe unitario podrá superar el valor indicado para cada caso en el Anexo III del respectivo contrato. Dado que la lista de valores de per diems elaborada por la CE varía periódicamente, puede suceder que no haya coincidencias entre los valores de la lista tomada como referencia al momento de elaborar la propuesta de proyecto común y la vigente al momento de la firma del contrato. En estos casos, previo a la firma del contrato, la CE solicita al coordinador realice los cambios en el presupuesto. De esta manera, los valores válidos serán los que figuran en el Anexo II del contrato (y no los indicados en la propuesta presentada a la Convocatoria). Para cambios en el número de unidades de per diems y en el coste total de las partidas respectivas, véase el punto IV.1.3.2. Los per diems deben estar respaldados por una nota de recibo de la persona que recibió las dietas, y de preferencia firmada por el coordinador del proyecto, donde se haga constar la cantidad de per diems recibidos, su valor unitario y la actividad a la que corresponde. Esta nota constituye el comprobante de gasto, no requiriéndose otros justificativos (facturas, etc.) Queda a criterio del coordinador la forma en que se pagarán los per diems, pudiendo optar entre: - Pagarlos con anterioridad a la realización de la actividad. En este caso, se pagará la totalidad del valor unitario correspondiente. Si el coordinador participa de la actividad, podrá pagar las dietas directamente el primer día del encuentro. En caso contrario (por ejemplo, para una misión de un experto), podrá realizar una transferencia bancaria o (en acuerdo con el experto) pagar el per diem en la próxima actividad en la cual se encuentren personalmente. - En los casos en que las normas administrativas de la colectividad local coordinadora no permitan la modalidad anterior, podrá optar por pagar las dietas contra recepción de comprobantes de gastos realizados bajo dicho concepto. Sin embargo, esta opción puede resultar complicada en su gestión (obtención de los comprobantes, pago posterior, distintas interpretaciones sobre tipo de gastos etc.). - Hacerse cargo- de ser operativamente viable- directamente del pago de los costes relativos a per diems (pago de hotel, comidas, transportes). Esta opción dependerá esencialmente del tipo y lugar de realización de la actividad, así como de las disposiciones administrativas locales. De ser posible, se recomienda utilizar la primera o la tercera opción. En cualquier caso, el coordinador debe informar a los socios del proyecto- en forma clara y anticipada- sobre la modalidad a seguir.

IV.1.4- Los gastos bancarios y los servicios financieros

Los gastos bancarios y los servicios financieros pagados, que surjan como consecuencia de la ejecución del proyecto y tengan lugar dentro de su período de ejecución, podrán ser imputados a la partida 5.6 “Servicios Financieros” del presupuesto del respectivo proyecto. Ello incluye:

Los gastos por apertura, mantenimiento y cierre de la cuenta bancaria (así como cualquier otro gasto que ella pueda generar).

Las comisiones bancarias derivadas de las transferencias que haga la CE por sus pagos

y que se debiten directamente del importe.

Las comisiones bancarias de la institución donde se encuentra la cuenta del proyecto cuando se realicen transferencias desde ella para pagar gastos previstos en el



presupuesto (por ejemplo, honorarios a expertos, gastos realizados por los socios, etc.). Normalmente, las comisiones del banco receptor no se registran como gastos del proyecto y quedan a cargo de quién recibe la transferencia.

Servicios financieros imputables a la cuenta del proyecto. Por ejemplo: costos por giro

en descubierto.

Comisiones por operaciones de cambio. En todos los casos en que se deba realizar un reembolso a la CE (véanse por ejemplo, el punto IV.2.4.4), los gastos bancarios correrán a cargo del coordinador del proyecto exclusivamente, ya que no constituyen costes elegibles (porque se realizan con posterioridad a la finalización de la duración operativa del proyecto).

IV.1.5- La gestión financiera y la contabilidad del proyecto.

IV.1.5.1- La contabilidad del proyecto

La colectividad local coordinadora debe llevar una teneduría de cuentas precisa y sistemática de la gestión financiera del proyecto, en forma de una contabilidad específica de doble asiento23, que ponga de manifiesto el conjunto de todos los gastos e ingresos24 (no sólo de la subvención de la CE, sino también de los aportes del socio coordinador y, en su caso, de los otros miembros del proyecto).

La contabilidad se llevará en el marco del propio sistema contable de la entidad coordinadora, o como complemento del mismo; pero - en cualquier caso- en forma independiente de otros registros. En el primer caso, normalmente toma la forma de la contabilidad que desarrolla una unidad o programa de un gobierno local dentro de su propio sistema contable. Aún dentro de éste, si la entidad local coordina más de un proyecto común (A o B), se llevará una contabilidad separada por cada uno.

La contabilidad debe ser transparente y llevarse según las modalidades establecidas por la práctica profesional del país (libros contables, sistemas informáticos, etc.).

Las cuentas deben indicar con precisión los intereses producidos por los fondos abonados por la CE.

Si bien normalmente la contabilidad se realiza en la moneda local, resulta útil que el gestor financiero lleve en forma paralela y actualizada un registro de ingresos y egresos (por partidas) en euros. De esta manera, se podrá llevar un control más preciso sobre los saldos presupuestarios.

IV.1.5.2- ¿Quién es responsable por la gestión financiera del proyecto?

Como ya se ha señalado en el apartado II.3, el único responsable ante la CE de la gestión financiera del proyecto común es la colectividad local coordinadora. Es responsable, incluso, por los compromisos financieros adquiridos por sus subcontratistas y, en su caso, por los demás miembros del proyecto (véase el punto III.6).

Para la gestión financiera del proyecto, la entidad coordinadora contará con personal a cargo de esta tarea. Podrá ser contratado especialmente, o bien tratarse de personal de la propia administración local quien asignará parte de su carga horaria a la gestión financiera del proyecto.

23 En algunos países se denomina “contabilidad por partida doble” 24 Si los fondos aportados por la CE generan intereses, se consignarán con precisión.



IV.1.5.3- ¿Qué documentos contables se tienen que conservar una vez finalizado el proyecto? ¿Hasta cuándo?

Todos los documentos contables, facturas o comprobantes originales de los gastos realizados (véase el punto V.7.2), justificantes de las cuentas y cualquier otro documento relativo a la financiación del proyecto (total y no sólo la relativa a la subvención de la CE) deben ser conservados por el coordinador durante 7 años contados a partir del pago del saldo (o, en su caso, de la orden de recuperación- véase el punto IV.1.1.5-; o, si el saldo es cero, de la aceptación del Informe final por parte de la CE).

Durante ese lapso, la CE (o la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude o el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas) podrá realizar controles y verificaciones sobre documentos, o in situ, de la utilización que se ha hecho de la subvención. Incluso podrá, de ser necesario, efectuar una auditoria completa. Los documentos deben ser fácilmente accesibles y estar clasificados de modo que permitan un control adecuado.

En el apartado 16.3 de las Condiciones Generales, se enumeran detalladamente los documentos que se deben conservar.

IV.2- Disposiciones administrativas

IV.2.1- Procedimientos para modificaciones presupuestarias

Los proyectos comunes (“A” y “B”) contemplan la realización de una serie de actividades con determinados recursos asignados en un presupuesto (Anexo III del contrato), que fue elaborado para que responda a las necesidades de aquéllas. En principio, los proyectos deben ejecutarse ajustándose a su presupuesto, sobre el cual pueden realizar “modificaciones menores” (véase el punto IV.2.1.1). Sin embargo, si frente a una situación que afecte el desarrollo del proyecto se requiere de una modificación sustancial de los importes de las líneas del presupuesto, los contratos de subvención contemplan la posibilidad excepcional de solicitar a la CE una modificación del contrato vía addendum (véase el punto IV.2.1.2). En los apartados siguientes se presentan las normas y procedimientos aplicables a ambos tipos de modificaciones. Previamente, se quiere llamar la atención sobre dos cuestiones centrales: - Si previamente a realizar el cambio, el proyecto fue objeto de una cláusula adicional (addendum) que modificó el presupuesto inicial, la incidencia financiera de las nuevas modificaciones (menores o vía addendum) se deberá calibrar sobre el presupuesto modificado por el addendum, y no sobre el presupuesto inicial. - En el caso de proyectos con duración superior a 12 meses, todo tipo de variaciones (menores o vía addendum) se hará sobre la base del presupuesto total y no sobre el presupuesto del primer año (aunque la modificación se realice durante este período), (véase el punto IV.1.3.3).


IV.2.1.1- Modificaciones menores del presupuesto sin necesidad de addendum Los importes de las líneas del presupuesto podrán variar con respecto a las cifras originales25 siempre que las variaciones:

a) No afecten el objetivo esencial del proyecto; y b) La incidencia financiera se limite a una transferencia entre partidas dentro de una

misma línea presupuestaria. ó

La incidencia financiera se limite a una transferencia entre líneas presupuestarias que impliquen una variación inferior o igual al 15% del importe inicial total (o del modificado a través de un apéndice al contrato) de cada línea presupuestaria afectada de costes elegibles (tanto la partida de origen como la de destino). Se advierte que el porcentaje de variación fue recientemente modificado y en muchos contratos de subvención aún vigentes, pero firmados con anterioridad al cambio, se aplica el 10%. Cada proyecto se ajustará al porcentaje de variación permitido en su contrato de subvención específico.

c) No se afecte en ningún caso la línea presupuestaria “Costes Administrativos”, que no podrá modificarse por este procedimiento. Cuando se cumplan estas condiciones, el coordinador podrá efectuar la variación presupuestaria requerida utilizando el procedimiento de modificación del contrato por notificación escrita a la CE: en forma previa a la realización del cambio, enviará una carta a la CE donde notificará la necesidad de realizar la variación presupuestaria, y esperará la respuesta antes de introducirla (para mayores detalles sobre este procedimiento, véase el punto III.8).

IV.2.1.2- Modificaciones del presupuesto vía addendum (apéndice al contrato)

Todo cambio del presupuesto que se necesite realizar para que no se vea afectado el desarrollo del proyecto, y que no se ajuste a los criterios señalados para las modificaciones menores, requiere de un apéndice al contrato de subvención.. Para ello se aplicarán las normas y procedimientos señalados en el punto III. 8, y que se resumen en el siguiente cuadro:

APENDICE MODIFICATORIO DEL PRESUPUESTO

Normas: -Este tipo de modificación del presupuesto debe ser excepcional. - No serán sistemáticamente aceptadas por la CE, sino que deben responder a motivos justificados. -No tienen nunca efectos retroactivos. -No podrán implicar nunca un incremento de la subvención máxima de la CE otorgada al proyecto común. -Las modificaciones que se propongan deberán ser aceptadas por los socios antes de someter las propuestas a la CE.

25 Correspondientes al presupuesto originario o al derivado de addendums al mismo, si se produjeron modificaciones de este tipo con anterioridad.


Procedimiento -El Representante Legal de la entidad coordinadora26 debe presentar a la CE una solicitud de modificación presupuestaria vía addendum escrita (fax o carta) debidamente motivada, al menos un mes antes de la fecha en que el cambio propuesto deba implementarse. Incluirá, además, un presupuesto que sustituya al anterior, indicando las modificaciones introducidas por dicho addendum y en cualquier otro addendum precedente que haya modificado el contrato inicial. -La CE podrá aceptar o rechazar la solicitud, respondiendo por escrito sobre su decisión. En caso de ser aceptada, remitirá al coordinador el apéndice al contrato por el cual se introducirá la modificación al contrato, debidamente firmado por la autoridad competente de la CE. -El apéndice deberá ser firmado por el Representante Legal del socio coordinador y reenviado a la CE.

IV.2.1.3- ¿Cuándo se pueden realizar las modificaciones?

Las modificaciones del presupuesto sin necesidad de addendum, podrán ser implementadas en cualquier momento durante la ejecución operativa del proyecto, siempre que previamente se haya notificado del cambio a la CE y ésta lo haya aceptado. Las modificaciones del presupuesto vía addendum deberán ser previamente autorizadas por la CE, y solo podrán ser implementadas con posterioridad a la firma por ambas partes del apéndice modificatorio del contrato de subvención (no son retroactivos). Los gastos efectuados hasta la fecha de la firma del apéndice son cubiertos por el presupuesto del contrato inicial (o el que haya surgido de un apéndice anterior).

IV.2.2- Disposiciones relativas a los contratos de obras, suministros y servicios

IV.2.2.1- Disposiciones generales Cuando la ejecución de un proyecto común de lugar a la celebración de contratos por parte del coordinador se deberán aplicar las disposiciones establecidas por el Anexo IV del contrato de subvención: “Procedimientos de celebración de contratos aplicables por los beneficiarios de subvenciones en el marco de la acción exterior de la Comunidad Europea”. Las disposiciones de este anexo se aplican también a los contratos adjudicados por los socios del proyecto común. El incumplimiento de estas disposiciones - además de poder dar lugar a lo planteado en el punto IV.2.4.2- implicará que los gastos relativos a las operaciones en cuestión no serán elegibles. Es por ello que los gestores financieros de los proyectos deben consultar el Anexo IV desde el inicio mismo de la ejecución, para evitar inconvenientes en la aprobación de los Informes intermedios o finales. Los diferentes procedimientos establecidos para cada tipo de contrato- de obra, de servicios y de suministros- parten de un principio básico: “Se deberá adjudicar a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, la oferta que presente la mejor relación entre la calidad y el precio, en cumplimiento de los principios de transparencia, igualdad de trato de los posibles contratistas y procurando que no exista conflicto de intereses” (punto I del Anexo IV)

26 La misma persona que firmó el contrato de subvención respectivo. Si ella hubiera cambiado y fue notificada la CE de tal situación, entonces, la solicitud de modificación será firmada por el nuevo Representante Legal.



Todos los contratos deberán, asimismo, respetar las reglas relativas a la nacionalidad de las personas físicas o jurídicas elegibles para contratar, y las reglas de origen de los suministros adquiridos, estipuladas en el Anexo IV27. Para el caso de URBAL son elegibles siempre que la nacionalidad u origen corresponda a alguno de los 18 países de América Latina que cubre el Programa o a alguno de los países de la UE. A continuación se presentan en forma resumida los procedimientos aplicables en los proyectos comunes de URB-AL. Se recomienda a los coordinadores (y a sus socios, en caso de tener que realizar contratos por ellos mismos) leer detenidamente todo el Anexo IV.

IV.2.2.2- Disposiciones específicas relativas a contratos de obras Este tipo de contratos sólo pueden ser celebrados por los proyectos de tipo “B”. Sus procedimientos varían según se trate de: -Contratos por un importe igual o superior a 5.000.000 euros: no se aplican en los proyectos de URB-AL, dados los costes totales máximos de sus presupuestos. -Contratos por un importe igual o superior a 300.000 euros pero inferior a 5.000.000 euros: en este caso, el procedimiento aplicable es la licitación abierta con publicación local. Las licitaciones abiertas de publicación local deben garantizar la participación de otros empresarios elegibles en las mismas condiciones que los empresarios locales.

- Contratos por un importe inferior a 300.000euros: son objeto de un procedimiento negociado sin publicación en el que el beneficiario de la subvención debe consultar al menos a tres empresarios de su elección y negociar con uno o más de ellos las condiciones del contrato.

-Contratos por un importe igual o inferior a 5000 euros: se puede proceder directamente a partir de una única oferta.

IV.2.2.3- Disposiciones específicas relativas a contratos de suministros Sus procedimientos varían según se trate de: -Contratos por un importe igual o superior a 150.000 euros: deben adjudicarse mediante licitación internacional abierta tras la publicación de un anuncio de contrato. Pueden presentar una oferta todos los proveedores interesados y que cumplan los requisitos establecidos en el Anexo IV. -Contratos por un importe igual o superior a 30.000 euros pero inferior a 150.000 euros: licitación abierta con publicación local. Se debe garantizar la participación de otros proveedores elegibles en las mismas condiciones que los proveedores locales. -Contratos por un importe inferior a 30.000 euros: procedimiento negociado sin publicación, en el cual se debe consultar al menos 3 proveedores a elección y negociar con uno o más de ellos las condiciones del contrato. -Contratos por un importe igual o inferior a 5000 euros: se puede proceder directamente a partir de una única oferta.

27 En el Anexo se indican, asimismo, las situaciones de exclusión de la participación en los contratos y las situaciones de exclusión de la adjudicación de los contratos.



IV.2.2.4- Disposiciones específicas relativas a contratos de servicio La mayoría de los contratos celebrados por los proyectos comunes- particularmente los de tipo “A”- son de servicios. Ellos son aplicados, por ejemplo, para la contratación de expertos o consultores, de empresas que brindan servicios de logística para eventos, de servicios de hotelería, etc. Sus procedimientos varían según se trate de: -Contratos por un importe igual o superior a 200.000 euros: deberán adjudicarse mediante licitación internacional restringida tras la publicación de un anuncio de contrato. Todos los proveedores de servicios interesados y que cumplan los requisitos establecidos en el Anexo IV pueden solicitar participar. La entidad coordinadora (o el socio, en su caso) del proyecto invitará a presentar propuestas sólo a los candidatos que cumplan los criterios de selección publicados. -Contratos por un importe inferior a 200.000 euros: corresponde un procedimiento negociado sin publicación, en el que se deben consultar al menos a tres proveedores de servicios a elección, y negociar las condiciones del contrato con uno o más de ellos. -Contratos de servicios por un importe igual o menor a 5000 euros: se podrá proceder directamente a partir de una única oferta.

IV.2.2.5- Para la contratación del personal del proyecto común: ¿se deben seguir las normas y procedimientos establecidos en el Anexo IV?

NO. El Anexo IV hace referencia sólo a la parte de las actividades que sean subcontratadas o que impliquen la adquisición de suministro. Los contratos de personal para la gestión del proyecto común (línea presupuestaria “Recursos Humanos” del presupuesto) no se incluyen en esta normativa y deben seguir los procedimientos propios de la administración contratante (entidad coordinadora del proyecto o sus socios).

IV.2.2.6- ¿Los contratos de obra, suministro y servicios deben hacerse necesariamente en euros?

NO. Los contratos podrán hacerse en cualquier moneda, dependiendo de la legislación de la entidad contratante. Sin embargo, sus importes tendrán que tener su equivalente en euros para poder establecer el procedimiento a seguir, y para ser consignados en esta moneda en el Informe Descriptivo y Financiero (intermedio o final, según corresponda).

IV.2.2.7- Los modelos de contrato, los plazos y documentos de licitación, y los sistemas de evaluación de las propuestas: ¿están determinados por el Anexo IV?

El Anexo IV sólo establece condiciones generales para los plazos y documentos de licitación, y para los sistemas de evaluación de las propuestas, pero los mecanismos serán los utilizados habitualmente por la entidad contratante, siempre que respeten las reglas básicas establecidas en el Anexo. No existe un modelo de contrato ni documentos de los procedimientos de licitación que sean de uso obligatorio. La entidad contratante (coordinador o socio del proyecto) podrá recurrir a los modelos que habitualmente utilice. A falta de documentos propios, el beneficiario de la subvención puede utilizar los modelos- y en particular, el expediente de licitación- publicados en el sitio Internet de la Comisión Europea y aplicables a la acción exterior.



IV.2.2.8- ¿Qué sucede si la normativa y los procedimientos de celebración de contratos propios de la administración local del coordinador (o en su caso, el socio) no se corresponden con lo estipulado en el Anexo IV?

La regla general es que la normativa y los procedimientos del Anexo IV deben ser aplicados en todos los contratos que se celebren en el marco de los proyectos comunes de URB-AL. Sin embargo, ello no impide que también se puedan respetar las normativas de la colectividad local contratante, siempre que sean compatibles con las disposiciones del Anexo IV, y no se contrapongan. Por ejemplo: Si para realizar un contrato de suministro, el Anexo IV establece que se puede proceder directamente a partir de una única oferta cuando se trate de contratos por un importe igual o inferior a 5000 euros; y la normativa del gobierno local contratante indica el mismo procedimiento, pero para contratos por un importe igual o inferior a 2000 euros; aplicando la norma local también se cumple con la normativa de la CE. Por el contrario, si la norma local establece un tope de 7000 euros para este tipo de contratación, se deben aplicar las disposiciones del Anexo IV.

IV.2.2.9- ¿Cuál es la responsabilidad de la CE en los contratos celebrados por el coordinador o uno de los socios?

NINGUNA. La CE no reconoce vínculo contractual en los contratos celebrados por el coordinador o un socio de un proyecto común.

IV.2.2.10- ¿Es necesario que cada paso requerido para la celebración de contratos sea autorizado por la CE?

NO. La CE ejerce un control ex post (en los Informes) del cumplimiento de las disposiciones sobre la celebración de contratos. IV.2.3- Mecanismos y procedimientos de solución de conflictos

IV.2.3.1- ¿Qué sucede si se producen conflictos entre la CE y el coordinador del proyecto en torno a la interpretación y/o aplicación del contrato?

Si durante la ejecución del proyecto común y hasta la finalización del contrato (ver punto II.4) se produjeran conflictos entre Ambas Partes sobre la interpretación y/o aplicación de los documentos del contrato de subvención, se deberán seguir los siguientes mecanismos de resolución de litigios:

• una primera instancia de “solución amistosa”, y- en caso de fracasar ésta-; • una segunda, ante los Tribunales de Bruselas.

Se aconseja leer con detenimiento las normas y procedimientos aplicables para cada mecanismo descritos en el Art. 13 de las Condiciones Generales (Anexo II del contrato). Asimismo, se recuerda que siempre y en todos los casos, los contratos de subvención de los proyectos comunes A y B están sujetos al Derecho Belga.

IV.2.3.2- ¿Y si el conflicto se produce entre los miembros del proyecto?

Lo estipulado en el Art. 13 se refiere exclusivamente a los firmantes del contrato de subvención, y no a posibles conflictos entre los socios de un proyecto común (entre si o con el socio coordinador), quienes deberán resolver ellos mismos sus litigios a partir de los mecanismos que ellos dispongan.



La firma de un convenio o compromiso interno como el señalado en el apartado III.6 puede constituir una opción útil frente a la eventualidad de conflictos dentro del grupo de socios.

IV.2.4- Mecanismos y procedimientos para la resolución del contrato de subvención

El Art. 12 del Anexo II del contrato se refiere específicamente a las distintas circunstancias en las cuales se puede poner término a un contrato de subvención con anterioridad a la fecha de finalización inicial, determinando las normas y procedimientos a seguir; así como sus efectos jurídicos. Si bien los coordinadores de proyectos comunes deben analizar debidamente el contenido del mencionado artículo, en los siguientes apartados se presentan en forma resumida algunas de sus cuestiones más importantes.

IV.2.4.1- ¿Qué sucede si el coordinador o la CE consideran que el proyecto no puede seguir ejecutándose de forma eficaz y apropiada?

En primer lugar, cabe señalar que una consideración de tal tipo debe estar basada- como se planteó en el punto III.1.3- en razones de fuerza mayor que hagan que no se pueda seguir ejecutando el proyecto común en forma eficaz y apropiada. Dada esta situación, el coordinador del proyecto- o, en su caso, la CE- consultará con la otra Parte del contrato. Si entre ambas no se ponen de acuerdo o no encuentran una solución, cada Parte podrá resolver el contrato mediante un preaviso escrito de dos meses.

IV.2.4.2- Si el coordinador del proyecto no cumple con alguna de sus obligaciones contractuales: ¿podrá la CE por si misma poner fin al contrato?

En caso de incumplimiento- no justificado- de alguna de sus obligaciones contractuales por parte del coordinador, en primer lugar la CE le envía un requerimiento escrito para que aquella sea respetada. Si aún así, el coordinador sigue sin cumplir sus obligaciones o no brinda una explicación justificativa de la situación en un plazo de 30 días a partir del envío del requerimiento, la CE podrá resolver el contrato sin preaviso ni indemnización.

IV.2.4.3- ¿Existen otros casos en que la CE puede por si misma resolver el contrato, sin preaviso ni indemnización?

Sí. El punto 2 del Art. 12 del Anexo II del contrato enumera estos casos.

IV.2.4.4- En caso de resolverse el contrato de subvención: ¿qué sucede con los importes ya pagados por la CE?

El coordinador del proyecto común sólo tendrá el derecho a la parte de la subvención de la CE correspondiente a la ejecución parcial del proyecto (en la medida en que sus costes reales sean elegibles), con exclusión de los costes vinculados a los compromisos en curso pero destinados a ser ejecutados con posterioridad a la resolución.



Para ello, deberá elaborar y remitir a la CE un Informe Descriptivo y Financiero final (véase la Parte V de esta Guía), acompañado del Informe de verificación de gastos final (véase el punto V.8.3) y, si corresponde, de la Solicitud de Pago final (véase el punto V.7.5). La parte de la subvención ya pagada, pero no ejecutada (o cuyos costes no sea elegibles) deberá ser reembolsada a la CE. En ciertos casos, la gravedad de las infracciones cometidas por el beneficiario puede conducir a la CE a exigir el reembolso total o parcial de los importes ya abonadas. Nótese que las devoluciones deberán ser en euros a la cotización del día en que se acreditó el pago correspondiente (véase los puntos V.7.3 y V.7.4). En este y en todos los casos de resolución del contrato de subvención señalados en los puntos anteriores, la CE podrá suspender los pagos con carácter cautelar y sin preaviso, previa o alternativamente a la resolución definitiva del contrato.

IV. 3- Comunicaciones, notificaciones y solicitudes de autorización a la CE

Toda comunicación escrita, correspondencia, notificación y solicitud de autorización sobre cuestiones administrativo-financieras deberá ser enviada a: Sr. Melendro Arnaiz Jefe de la Unidad B3 “Finanzas, Contratos y auditorías para América Latina” Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina J54 06/09 B-1049 Bruselas- Bélgica Fax: 32-2-295.69.77 Con copia a: Riccardo GAMBINI Jefe de la Unidad B2: Operaciones Centralizadas: América Latina Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina Programa URB-AL J-54 4/13 B-1049 Bruselas- Bélgica Teléfono: +32 (0) 2 295.20.24 Fax: +32 (0) 2 299.10.80 Correo electrónico: [email protected] Estos datos de contacto pueden variar, por lo cual se recomienda antes de cualquier comunicación o correspondencia, consultar el sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/corporate/index_es.htm

IV.4- Consultas sobre la gestión administrativo-financiera de un proyecto común Para realizar consultas (por mail, TE o fax) sobre cuestiones administrativo-financieras (incluidas las consultas relativas a la Parte V de esta Guía), se recomienda:




- proyectos comunes tipo “A”: recurrir en primera instancia a la Célula de Coordinación de la red temática respectiva. Si ella no cuenta con un equipo de apoyo a los proyectos comunes una vez finalizadas las actividades de la red, entonces las consultas deberán realizarse al gestor de la red en la Oficina del Programa URB-AL en Bruselas o al CDPU. -proyectos comunes tipo “B”, las consultas deben realizarse en cualquier caso a la Oficina de la CE del Programa URB-AL en Bruselas o al CDPU. Las normas y procedimientos presentados en esta Guía son aplicables a los contratos de subvención firmados a partir del año 2006. Dado que algunas de sus disposiciones pueden variar para cada caso particular, y en ciertos aspectos son diferentes a las normas y procedimientos correspondientes a contratos firmados con anterioridad a dicha fecha, el coordinador del proyecto común deberá referirse siempre a lo establecido en las Condiciones Particulares y los Anexos de su respectivo contrato.

UNA CONSULTA A TIEMPO PUEDE EVITAR

PROBLEMAS MAYORES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVO-FINANCIERA DEL PROYECTO.



V PARTE: Normas y procedimientos aplicables a la presentación de los Informes Técnico- Financieros (intermedios y finales)



V.1- ¿Qué son los Informes Descriptivos y Financieros? Constituyen el instrumento principal de que dispone el coordinador para dar cuenta a la CE de toda la información relativa a la ejecución técnica y financiera del proyecto común en relación a los compromisos adquiridos en el contrato de subvención específico. Los Informes, a su vez, permiten a la CE realizar el seguimiento y la evaluación de los proyectos comunes. Los Informes constan de una parte narrativa (o Informe Descriptivo, relativo al cumplimiento de las actividades, los objetivos, los resultados, el plan de acción, etc.), y una parte financiera (relativa a la ejecución financiera y presupuestaria). En ambos casos, se deberán ajustar a los modelos respectivos que figuran en el Anexo VI. Deberán presentar una estructura global que permita una comparación entre, por una parte, el o los objetivos, los medios utilizados, los resultados previstos en la Descripción de la Acción (Anexo I del contrato) y los elementos del presupuesto; y, por la otra, los resultados obtenidos. Los Informes (tanto en su parte técnica como financiera) se referirán a la ejecución- intermedia o final, según se trate- de la totalidad del proyecto, independientemente de la parte de financiación de la CE. Independientemente de los Informes, la CE podrá pedir en todo momento información complementaria sobre el desarrollo del proyecto, que se deberá facilitar en un plazo de 30 días después de la solicitud.

V.2- La articulación entre la gestión técnica y la gestión financiera de un proyecto común Si bien normalmente todo proyecto común cuenta con responsables técnicos y responsables financieros, y cada uno podrá ocuparse de la preparación de una de las partes del Informe, para garantizar la coherencia total y permitir la comparación indicada en el apartado anterior, es indispensable la articulación del trabajo de ambos responsables. Así como la falta de comunicación y consulta permanente entre la gestión técnica y la financiera durante la ejecución de un proyecto puede conducir a problemas de difícil resolución (por ejemplo, para advertir con tiempo la necesidad de un addendum al presupuesto); también puede afectar la coherencia de los Informes, con las consiguientes consecuencias sobre su aprobación por parte de la CE.

V.3- ¿Todos los proyectos comunes deben elaborar y presentar Informes Descriptivos y Financieros? ¿Cuántos? Tanto los proyectos de tipo “A” como los de tipo “B” deben presentar Informes Descriptivos y Financieros, redactados en la lengua del contrato. Para ambos casos: *Si se trata de proyectos de duración no superior a 12 meses: sólo se redactará y presentará un Informe Descriptivo y Financiero Final. *Si su duración es superior a un año: deberá elaborar y presentar un Informe Descriptivo y Financiero Intermedio; y un Informe Descriptivo y Financiero Final. En los casos de resolución del contrato de subvención (véase el punto IV.2.4), el coordinador deberá presentar un Informe Final - con las mismas características señaladas en esta Parte de la Guía- relativo al período durante el cual el proyecto fue ejecutado.



V.4- ¿Cuál es el período cubierto por los Informes intermedios y finales?

En el caso de los proyectos de duración no superior a 12 meses, su Informe Final cubrirá todos los aspectos de su ejecución técnica y financiera durante el año de su desarrollo. Los Informes Intermedios de los proyectos de duración superior a un año, cubrirán todos los aspectos de la ejecución técnica y financiera del proyecto durante los primeros 12 meses de su duración operativa. En sus Informes Finales la parte descriptiva cubrirá los meses siguientes a la finalización del primer año y hasta la terminación de la duración operativa del proyecto (aunque cubrirá también algunas cuestiones relativas a la evaluación global del proyecto). Su parte financiera cubrirá el mismo período pero incluirá un informe recapitulativo de toda la duración ejecutiva (véase el punto V.7).

V.5- ¿Se puede modificar el período cubierto por los Informes intermedios y finales? El período cubierto por los Informes Finales sólo podrá ser modificado si, previamente a la fecha de finalización del proyecto, se solicitó y fue aprobada por la CE una modificación del contrato de subvención vía addendum para prorrogar el período de ejecución (véase el punto III.1.2). En este caso, el Informe Descriptivo y Financiero final incluirá el plazo de prórroga. Por su parte, el período cubierto por los Informes Intermedios no puede ser modificado, aún en el caso que el proyecto no haya cumplido con todas las actividades previstas para los primeros 12 meses y/o no se haya ejecutado la totalidad del presupuesto anual.

V.6- Los Informes Descriptivos

V.6.1- El formato del Informe Descriptivo y sus componentes

Los Informes Descriptivos intermedios y finales deben elaborarse de acuerdo a los modelos del Anexo VI del Contrato de Subvención. Dicho Anexo brinda dos modelos de Informes Descriptivos: uno corresponde al Informe Descriptivo intermedio; y otro, al Informe Descriptivo final. La CE rechazará todo informe incompleto o rellenado de forma incorrecta; o que no haya utilizado los modelos del Anexo VI. Para la preparación de ambos tipos de Informes Descriptivos se deben respetar dos criterios básicos comunes y unos componentes específicos.

CRITERIOS PARA AMBOS TIPOS DE INFORMES DESCRIPTIVOS

1-Debe reflejar el cumplimiento de los compromisos técnicos adquiridos para el período cubierto por el respectivo Informe, realizando una comparación entre lo previsto en la Descripción de la Acción (Anexo I del contrato) y la ejecución operativa del proyecto. 2-La información contenida en el Informe Descriptivo debe corresponder a la información financiera descrita en el Informe financiero (coherencia entre las actividades y los recursos).



COMPONENTES DEL INFORME DESCRIPTIVO INTERMEDIO

1. Descripción:

1.1. Nombre del beneficiario de la subvención: (se refiere al nombre de la entidad coordinadora

del proyecto común).

1.2. Nombre y título de la Persona de contacto: (en la entidad coordinadora del proyecto. Es quien elabora y firma el Informe).

1.3. Nombre de los asociados a la Acción: (se refiere a las ciudades socias del proyecto y a los miembros asociados, si posee).

1.4. Título de la Acción: (título del proyecto común)

1.5. Número de Contrato: (según se indica en las Condiciones Particulares del Contrato).

1.6. Fecha de inicio y Fecha final del periodo de referencia: (se refiere a la fecha de inicio y finalización del período cubierto por el Informe)

1.7. País(es) o región(es) objetos de la subvención: (se refiere a los países de los socios involucrados en el proyecto, incluyendo al coordinador).

1.8. Beneficiarios finales y/o grupos destinatarios (si son diferentes) (incluyendo el número de hombres y mujeres): (esta información se encuentra en el Anexo I del Contrato)

1.9. País(es) donde se desarrollan las actividades (si es diferente al punto 1.7): (en el caso de URB-AL corresponde a los mismos países indicados en el item 1.7 anterior).

2- Evaluación de la ejecución de las actividades derivadas de la Acción En este apartado- y siguiendo el modelo que brinda el Anexo VI- se deberán indicar:

Todas las actividades realizadas durante el periodo de referencia en relación con lo previsto en la Descripción de la Acción (Anexo I del contrato).

Las eventuales dificultades encontradas para la realización de cada actividad, así como los cambios (en el caso de haberse producido) en la planificación inicial de las mismas y sus motivos.

Los resultados alcanzados en cada actividad. Todos los contratos (obras, servicios y suministros) superiores a 5.000 euros que hayan sido

adjudicados durante el periodo de referencia con el fin de ejecutar el proyecto, indicando para cada uno de ellos la cantidad, el procedimiento de licitación elegido y el nombre del titular.

Una actualización del Plan de Acción 3- Socios y otros tipos de cooperación En este apartado se deberán responder preguntas relativas a las vinculaciones entre los socios del proyecto común y entre la entidad coordinadora y otros actores relevantes



4- Visibilidad

En este apartado se deberán indicar cómo el proyecto común ha garantizado la visibilidad de la ayuda de la UE.

COMPONENTES DEL INFORME DESCRIPTIVO FINAL

La mayoría de los componentes del Informe Descriptivo Intermedio se reiteran en el caso de los Informes Finales. Algunos comentarios al respecto: - Fecha de inicio y Fecha final del periodo de referencia: se refiere a la fecha de inicio y finalización de todo el proyecto común. -En el punto “Evaluación de la ejecución de las actividades derivadas de la Acción”, se deben indicar solo las actividades realizadas y los contratos celebrados después de la fecha de presentación de informe intermedio, en el caso de proyectos de duración superior a 12 meses y que, por ende, deben presentar un Informe intermedio. En el caso de proyectos de duración no superior a 12 meses, se deberán indicar la totalidad de las actividades realizadas y de los contratos celebrados. Además de estos componentes comunes a ambos tipo de Informes Descriptivos, en el caso de los Informes Descriptivos finales se agrega una serie de preguntas relativas a toda la ejecución del proyecto que la entidad coordinadora deberá responder. Se trata de cuestiones vinculadas básicamente con: la evaluación de impactos y resultados; la sostenibilidad del proyecto; y la supervisión y evaluación de las actividades.

V.6.2- La importancia de los Anexos

Se deberá adjuntar al Informe Descriptivo un/os Anexo/s con todo tipo de información que refleje la materialidad de las actividades y resultados del proyecto durante el período correspondiente:

libros, documentos, estudios, diagnósticos; programas de capacitación; programación de seminarios, reuniones o encuentros y sus

conclusiones; material fotográfico, recortes de prensa, videos; actas de jurados por premios; folletos, programas, fotografías, conclusiones de eventos (actos públicos, jornadas

culturales, actividades de sensibilización, etc.); planos y relevamiento de estado de obras o restauraciones; estadísticas de asistencia o participación a eventos; sitios de Internet; encuestas; y todo otro tipo de documentación que se considere de utilidad para reflejar la materialidad de

las actividades. Los Anexos constituyen fuentes de información objetiva sobre el desarrollo de las actividades. Asimismo, son importantes para reflejar la visibilidad de las actividades, del proyecto en si mismo y de la cofinanciación de la UE (véase la Parte VI)

V.6.3- ¿Quién elabora los Informes Descriptivos?

La elaboración de los Informes Descriptivos es responsabilidad de la colectividad local coordinadora del proyecto, quien los preparará en consulta con los otros socios. Deberán ser completados y firmados por la persona de contacto en la entidad coordinadora del proyecto común.



V.7- Los Informes Financieros

V.7.1- El modelo de Informe Financiero

Los Informes Financieros (intermedios y finales) deberán elaborarse y presentarse siguiendo el modelo del Anexo VI. La CE no aceptará Informes elaborados bajo otro modelo. El Anexo VI (en su apartado “Informes Financieros) ofrece un modelo en una tabla de excel para los Informes Financieros intermedios, y otro para los Informes Financieros finales. Ambos están basados en la estructura del presupuesto inicial del proyecto respectivo (“Previsión de presupuesto y seguimiento”). Tanto en los Informes Finales como en los Intermedios28, se tomará siempre la distribución de costes del presupuesto total. Cuando resulte útil para la comprensión del Informe, se desglosará la partida por actividad correspondiente. Por ejemplo, los pasajes o per diems se desglosarán por actividad. Los posibles intereses o ventajas equivalentes percibidos con cargo a las prefinanciaciones abonadas por la CE (por ejemplo, si alguna actividad del proyecto genera un ingreso, o bien si la cuenta bancaria genera un interés por el dinero depositado) se mencionarán en los Informes intermedios y finales y serán reembolsadas a la CE a petición suya. No se tendrán en cuenta en el cálculo del importe acumulado de prefinanciación. En ningún caso podrá compensarse el saldo deficitario de una partida con el saldo positivo de otra, sin perjuicio de lo dicho en el punto IV.2.1 Si bien no se exige el desglose y descripción de los Gastos Administrativos (línea presupuestaria Costes Indirectos), se recomienda llevar su contabilidad detallada ante la eventualidad de una auditoria de la CE. El Informe Financiero deberá acompañarse de un Inventario, donde se registren los documentos justificativos (véase el punto V.7.2) listados, enumerados y con clara referencia a la partida que motivó el gasto. El inventario deberá indicar el importe tanto en moneda local como en euros. No se deben adjuntar los documentos justificativos al Informe. Ellos deberán ser guardados por la entidad coordinadora durante 7 años, como se señaló en el punto IV.1.5.3)

V.7.2- Los documentos probatorios de los gastos realizados

Los gastos efectivamente realizados e imputables a la totalidad del presupuesto ejecutado (no sólo al porcentaje correspondiente a la subvención de la CE) deben estar debidamente justificados por comprobantes de pago (facturas y justificantes de pago o facturas pagadas), confeccionados de acuerdo a la normativa del país donde se efectuó el gasto. Podrán ser comprobantes en moneda local, euros, dólares, etc. Los documentos probatorios son necesarios para todo gasto imputable al presupuesto, hayan sido realizados por el coordinador, sus socios, miembros asociados u otros participantes del proyecto.

En el caso de gastos de personal del proyecto (línea presupuestaria Recursos Humanos) se adjuntarán los correspondientes recibos de sueldo (originales o copias legalizadas). Si la dedicación de tiempo al proyecto es parcial, se adjuntará el recibo completo, y se indicará el porcentaje de tiempo y la parte del sueldo que corresponden a sus funciones en el proyecto. En el caso que no se

28 Ello se debe a que los presupuestos anuales de los proyectos de duración superior a un año son provisionales, y no se toman en cuenta para la elaboración de los Informes ni para su control por parte de la CE. (véase el punto IV.1.3.3)



pudiera guardar el original del recibo de sueldo, se conservará una copia del mismo y se adjuntará una nota firmada por el jefe del servicio y el funcionario que presta el servicio.

Cuando se trate de gastos de servicios (luz, agua, gas, TE, fax, internet, etc.) realizados por el coordinador o sus socios y que se incluyan en facturas generales pagadas por el gobierno local - y por ende, resulte difícil determinar la parte del servicio utilizada para al proyecto- se aceptará como justificativo una nota firmada del máximo responsable financiero del gobierno local. En ella se dejará constancia - por cada rubro- de las unidades (meses), el valor unitario y el valor total realmente gastado para el proyecto durante el período del Informe.

Se recuerda que si las oficinas donde funciona el proyecto en la colectividad local coordinadora - o en los otros miembros- pertenece al propio gobierno local (y, por ende, no se paga un arriendo), se considera un aporte en especie y no constituye un coste elegible (véase el punto IV.1.3.5)

Los per diems, por su parte, deben estar respaldados por una nota de recibo de la persona que recibió las dietas, donde se haga constar la cantidad de per diems recibidos, su valor unitario y la actividad a la que corresponde. Más allá de esta nota, no se requieren otros documentos justificativos de los gastos de per diem.

V.7.3- ¿Qué tipo de cambio se adopta para cada gasto realizado en moneda diferente al euro?

La conversión en euros de los costes reales sufragados en otras monedas se hará al tipo de cambio

medio durante el período en cuestión, teniendo en cuenta los tipos publicados en InforEuro durante los meses cubiertos por el correspondiente informe. Dicha publicación se puede consultar en el sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm Por el contrario, cuando se reciben los pagos de la CE en una cuenta en moneda local, la conversión del euro se hace sobre el valor que tomó el banco y no sobre el estipulado en InforEuro. Nótese que existe una partida “Gastos bancarios y servicios financieros” (véase el punto IV.1.4) a la cual se pueden imputar (siempre que se haya previsto un importe en el presupuesto del proyecto específico) comisiones por transferencias bancarias, comisiones por operaciones de cambio, etc. Sin embargo, no podrán imputarse a ella las pérdidas cambiarias derivadas de las diferencias entre el tipo de cambio oficial y aquel del mercado, ni las señaladas en el apartado siguiente.

V.7.4- Las pérdidas cambiarias

Las pérdidas cambiarias (por diferencias en la cotización del euro entre el día en que se acreditó el pago de la CE en la cuenta en moneda local del proyecto y el día en que se efectuó el pago de un gasto) NO SON GASTOS ELEGIBLES para los proyectos “A” y “B” de URBAL. No se consideran para el cálculo del Importe Final de la Subvención, y no darán lugar en ningún caso a un incremento de la subvención de la CE al proyecto. Las pérdidas cambiarias deberán ser asumidas en su totalidad por la entidad coordinadora del proyecto, y no se reconocerán como parte de la cofinanciación de los socios al proyecto.

V.7.5- Modelo de solicitud de pago intermedio y final

Además de la primera Solicitud de Pago (descrita en el punto II.1.5), los proyectos deberán remitir a Bruselas debidamente completadas:


http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm


*Una Solicitud de Pago Final29, acompañada del Informe final y del Informe de verificación de gastos final (véase el punto V.8.1). *Si se trata de un proyecto de duración superior a un año, además, deberá remitir una Solicitud de Pago Intermedio, acompañada del Informe intermedio y, si se requiere, del Certificado de Auditoría anual (véase el punto V.8.3). En ambos casos, se utilizará el mismo modelo del Anexo V, que se explicó en el punto II.1.530. En la Solicitud de Pago, el coordinador del proyecto solicitará, según el caso, el segundo pago de prefinanciación (pago intermedio) o el pago del saldo. Los componentes del formulario de Solicitud de Pago son:

- Fecha de la solicitud de pago: una fecha dentro del plazo estipulado para remitir los Informes intermedios o finales (véase el punto V.9)

- A la atención de: colocar los datos de la Unidad Financiera consignados en el punto 5 de las

Condiciones Particulares del contrato específico del proyecto. - Nro. de Referencia del Contrato de Subvención: es el número que se indica en las

Condiciones Particulares del contrato respectivo.

- Título del contrato de subvención: es el título del proyecto común. Se recuerda copiarlo exactamente como figura en las Condiciones Particulares.

- Nombre y dirección del beneficiario: se refiere a la institución coordinadora del proyecto

común y su dirección postal, tal como figura en las Condiciones Particulares.

- Número de la solicitud de pago: 2 (si se trata de proyectos de duración menor a una año, o de la Solicitud de Pago intermedio en los proyectos de duración superior); o 3 (si se trata de la Solicitud de Pago final de un proyecto de duración superior a un año).

- Período cubierto por la solicitud de pago: se deben indicar las fechas de calendario

correspondientes. Si se trata de una Solicitud de Pago final (cualquiera sea la duración del proyecto) consignar la fecha de inicio y fin de la duración operativa total del proyecto. Si se trata de una Solicitud de Pago intermedio se debe indicar la fecha de comienzo y de finalización de su segundo período (esto es: de los meses de duración operativa del proyecto posteriores al mes 12).

- En el contenido de la carta:

*Primer párrafo: indicar “pago de una nueva prefinanciación” (si se trata de una Solicitud de Pago intermedio) o bien “del saldo” (si se trata de una Solicitud de Pago final). *Segundo Párrafo: si se trata de Solicitudes de Pago intermedio, indicar el importe establecido para el pago de prefinanciación anual en el artículo 4.2 de las Condiciones Particulares del respectivo contrato. Si se trata de Solicitudes de Pago final, indicar el importe solicitado.31

*Los justificantes adjuntos serán: el Informe de Verificación de Gastos (véase el punto V.8.3) y el Informe Descriptivo y Financiero (intermedio o final, según corresponda).

29 Como ya se indicó en los puntos IV.1.1.2, IV.1.1.4 y IV.1.1.5, en ciertos casos puede no corresponder una Solicitud de Pago Final, e incluso puede corresponder una recuperación de la CE de la parte de la subvención pagada y no gastada. 30 EL formulario correspondiente puede también bajarse del sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/usedoc/cont_typ/c_index_es.htm 31 Dicho importe se desprenderá del Informe Financiero final. Como se señaló en los puntos IV.1.1.2, IV.1.1.4 y IV.1.1.5, este importe podrá ser igual o inferior al indicado como pago final previsto en las Condiciones Particulares del contrato respectivo. Es por ello que podrá o no corresponder un pago de saldo; y en ciertos casos, podrá corresponder una recuperación por parte de la CE.


http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_es.htm


*La frase “El importe cubierto por el Informe de Verificación de Gastos….·” solo deberá completarse cuando corresponda adjuntar dicho Informe (véase el punto V.8.1). *En el último párrafo indicar el número de cuenta bancaria donde debe realizarse el pago. Debe ser el mismo número que figura en la Ficha de Descripción Financiera.

- Firma: la Solicitud de Pago debe ser firmada por el Representante Legal de la entidad

coordinadora (el mismo que firma las Condiciones Particulares del contrato o la persona de contacto mencionada en el contrato)32.

Los pagos intermedios y de saldo estarán sujetos a que los servicios financieros de la CE verifiquen que:

El Informe Descriptivo y Financiero correspondiente haya sido aprobado por los servicios competentes de la CE.

Las prestaciones conformadas en la Solicitud de Pago son conforme a lo estipulado en el contrato, incluidos sus anexos.

El importe solicitado se ajusta a las prestaciones hechas y a los precios estipulados en el contrato.

La Solicitud de Pago haya sido enviada a la CE dentro del período previsto en el contrato y conforme al modelo del Anexo V.

El número de cuenta en la Solicitud se corresponda con el de la Ficha de Descripción Financiera, o que no haya errores en cualquier otra información administrativa.

En su caso, esté el Informe de verificación de gastos. La Solicitud haya sido firmada por la persona competente según el contrato. Se respete el método de pago previsto en el contrato.

Asimismo, se recuerda lo dicho en el punto IV.1.1.1 sobre los elementos a los que está sujeto el pago intermedio. V.8- Informes de verificación de los gastos (Auditorías)

V.8.1- ¿Cuándo y cuántas auditorías deben realizarse?

Siguiendo las disposiciones generales del artículo 15.6 de las Condiciones Generales del contrato (Anexo II), los proyectos comunes de tipo “A” del Programa URB-AL - cualquiera sea su duración operativa- deben presentar solo un Informe de Verificación de Gastos (Auditoria), acompañando la solicitud de pago de saldo y el Informe Descriptivo y Financiero final. Para el caso de los de tipo “B”, normalmente se introduce una cláusula especial en las Condiciones Particulares del contrato específico por la cual se exigen dos Informes de verificación de gastos: -un Informe de Verificación de Gastos correspondiente a las cuentas de los primeros 12 meses de duración operativa del proyecto; -un Informe de Verificación de Gastos correspondientes al segundo período de duración. Cubre todos los gastos no cubiertos por el Informes previo de verificación de gastos.

Se recomienda a los coordinadores de todos los proyectos comunes confirmar la cantidad de Informes de verificación de gastos que deben realizar, consultando las Condiciones Particulares de su contrato de subvención. 32 Si el mismo hubiera cambiado y fue notificada la CE de tal situación, entonces, la solicitud de pago será firmada por el nuevo Representante Legal.



-En el caso que la CE no apruebe el Informe Descriptivo y Financiero Final y éste deba ser reelaborado (véase el punto V.11.3), se deberá presentar un nuevo Informe de verificación de gastos correspondiente a la versión revisada del Informe. Lo mismo sucede en los casos en que se exija un Informe de verificación de gastos anual.

V.8.2- Designación del auditor. Cambio del auditor

Como se ha señalado en el punto II.1, previamente a la firma del contrato de subvención, el coordinador del proyecto debe remitir a la CE (en la Ficha de Datos Administrativos) los datos del auditor propuesto. Esta información es incorporada a la Condiciones Particulares del respectivo contrato. Debe tratarse de un auditor (un profesional o un gabinete de profesionales) independiente y externo al gobierno local. Asimismo, debe demostrar que está autorizado para realizar tales tareas mediante una acreditación que lo habilite para ello. En caso de duda, la CE puede exigir que se cambie al auditor propuesto.

En el caso que el coordinador sea de un Estado miembro de la CE, podrá utilizar un auditor interno, siempre que sea autónomo del gobierno local.

Durante la ejecución del proyecto- y como se indica en el punto III.8- los cambios de auditor requieren de una modificación del contrato por medio de una notificación a la CE donde se solicita su aprobación. La CE puede aprobar o rechazar al auditor elegido por el beneficiario.

V.8.3- Modelo de Informe de verificación de gastos

El auditor examina los costes declarados por el Beneficiario y redacta un Informe de verificación de gastos con base al modelo del Anexo VII. Mediante dicho Informe el auditor:

Certifica que las cuentas (gastos e ingresos) del Informe Financiero (final o intermedio, según el caso) son verídicas, fidedignas y están acreditadas por los correspondientes documentos justificativos.

Identifica los gastos elegibles incurridos de conformidad con las disposiciones del contrato.

El Anexo VII contiene dos puntos:

1- Términos de Referencia para la verificación de gastos de un Contrato de subvención financiado por la Comunidad Europea para acciones exteriores:

Este apartado y sus dos Anexos (“Información sobre el objeto de la verificación de gastos33”, y “Ambito de trabajo-Procedimientos que se deben ejecutar”) deben ser completados y firmados por el coordinador del proyecto (y concertados previamente con el auditor), en forma previa al inicio de la verificación de gastos.

33 Uno de los puntos a completar en este Anexo se refiere al Fundamento jurídico del contrato de subvención. Allí, se debe indicar: “Diario Oficial de la Unión Europea 16.01.2002 - 2002/C12/13/EuropeAid113113/C/G”, así como la decisión de selección correspondiente al proyecto común respectivo (por ejemplo: octubre 2005, o abril 2006).



2- Informe de análisis de los hechos relativos a la verificación de gastos de un Contrato de subvención financiado por la CE para acciones exteriores.

Este apartado debe ser confeccionado por el auditor, firmado por él en todas sus partes, y entregado al coordinador del proyecto quien lo remitirá a la CE junto al Informe Descriptivo y Financiero correspondiente. El modelo de Informe que debe seguir el auditor consta de los siguientes componentes (ver Anexo VII):

a) Nota del auditor al coordinador del proyecto (en hoja con membrete del auditor y firmada por éste).

b) Detalles del Informe: Capítulo 1: Información sobre el contrato de subvención y la acción.

Capítulo 2: Procedimientos adoptados y análisis de los hechos.

c) Anexo 1 Términos de Referencia (es el mismo del primer punto del Anexo VII)

d) Anexo 2 Informe Financiero facilitado por el Beneficiario (se refiere al Informe Financiero correspondiente a la Verificación de gastos que se realiza)

V.8.4- ¿Cuándo se presenta el Informe de verificación de gastos?

El Informe de verificación de gastos Final se presenta conjuntamente con el Informe Descriptivo y Financiero Final y la Solicitud de Pago de saldo (véase el punto V.9). El Informe de verificación de gastos anual - cuando sea exigido- se presenta junto al Informe Descriptivo y Financiero y a la Solicitud de Pago intermedio (véase el punto V.9).

V.9- Plazos y procedimientos de presentación de los Informes Descriptivos y Financieros Los plazos para que el coordinador del proyecto remita los Informes Descriptivos y Financieros a la CE son:

Informe Descriptivo y Financiero intermedio, acompañado de la Solicitud de Pago intermedio (véase el punto V.7.5) y en su caso, del Informe de verificación de gastos anual (véase el punto V.8.3) No hay plazo definido para la entrega de los Informes intermedios. Deberá ser antes del final de la ejecución del proyecto. Si la entrega se demora y se acerca el final del proyecto, la CE puede decidir hacer un pago único (si corresponde) posterior al final de la ejecución y tras la aprobación del Informe Final.

Informe Descriptivo y Financiero final: a más tardar 6meses después del final del período de ejecución operativa del proyecto, acompañado de la Solicitud de pago final (véase el punto V.7.5) y del Informe de verificación de gastos final (véase el punto V.8.3)

Si no se cumplen estos plazos, y no hubiese una explicación por escrito del coordinador, con razones suficientes y aceptables, la CE podrá resolver el contrato (véase el punto IV.2.4.2) y proceder a la recuperación de los importes pagados y no justificados (véase el punto IV.2.4.4). En el caso que un proyecto haya realizado una modificación del contrato vía addendum para prolongar su período de ejecución (véase el punto III.1.2), la fecha de presentación del Informe final se prorrogará por el mismo período. Los Informes, las Solicitudes de Pago y los Certificados de Auditoría - tanto si son intermedios como finales- deberán dirigirse a:



Riccardo Gambini Jefe de Unidad B2: Operaciones Centralizadas: América Latina Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina Programa URB-AL J-54 4/13 B-1049 Bruselas- Bélgica Teléfono: +32 (0) 2 295.20.24 Fax: +32 (0) 2 299.10.80 Con copia a: Michel DE CONINCK Jefe de la Unidad B3 “Finanzas, Contratos y auditorías para América Latina” Comisión Europea Oficina de Cooperación- EuropeAid Dirección América Latina J54 06/09 B-1049 Bruselas- Bélgica Teléfono: 32-2-296.2799 Fax: 32-2-295.69.77 La cantidad de ejemplares de los documentos a presentar está indicada en las Condiciones Particulares de cada contrato. De no ser así, se recomienda remitir el original y una copia de cada documento. Si bien todas las partes de los Informes deben enviarse en un solo paquete por correo postal, resulta conveniente que su presentación formal esté sepada en dos carpetas: *una carpeta conteniendo el Informe Descriptivo y sus respectivos Anexos; *una carpeta que incluya el Informe Financiero, la Solicitud de Pago respectiva y el Informe de verificación de gastos (cuando corresponda).

V.10- Algunas consideraciones a tener en cuenta previamente a la elaboración del Informe Descriptivo y Financiero intermedio

Como se señaló en el apartado anterior, los coordinadores de proyectos de duración superior a un año tienen un plazo de 3 meses- contados a partir de la finalización de los primeros 12 meses de ejecución- para presentar su Solicitud de Pago intermedio, acompañada del Informe Descriptivo y Financiero intermedio, y en su caso, del Informe de verificación de gastos anual. Por su parte, la CE dispone de un plazo de 45 días a partir de la recepción de aquellos documentos (véase l punto IV.1.1.1) para revisarlos, antes de realizar el giro del pago intermedio. Si se suman ambos plazos, más los que requieren los envíos por correo postal y la diferencia entre la fecha de giro y la fecha de acreditación en la cuenta del proyecto (véase el punto III.1.1), resulta evidente que habrá una parte del segundo período de ejecución (cuya extensión no es posible estimar a priori) durante la cual el proyecto deberá seguir desarrollándose, pero sin haber recibido aún el segundo pago de prefinanciación. Los gastos en que se incurran durante ese lapso deberán ser pagados con recursos de los socios. Es necesario que todo proyecto considere esta situación tanto para el pago de los gastos fijos o de recursos humanos, como para ajustar el cronograma de las actividades. En función de lo dicho en este apartado, se recomienda:

Elaborar correctamente la Solicitud de Pago intermedio, el Informe Descriptivo y Financiero intermedio, y, en su caso, el Informe de verificación de gastos.



Remitir a la CE a la mayor brevedad posible estos documentos correctamente elaborados. Las mismas sugerencias son válidas para la elaboración de la Solicitud de Pago final, el Informe final y la Auditoría final, para agilizar el pago (si corresponde) del saldo.

V. 11- La aprobación de los Informes

V11.1- ¿Quién aprueba los Informes Descriptivos y Financieros?

La aprobación de los Informes Descriptivos y Financieros intermedios y finales es responsabilidad exclusiva de los servicios de la CE.

V.11.2- Los plazos para la aprobación

La CE tiene un plazo de 45 días contados a partir de la recepción del Informe, la Solicitud de Pago y, si corresponde, el Informe de verificación de gastos, para revisar los Informes.

Si, pasados los 45 días no hubo una notificación escrita de la CE, se considerará aprobado el Informe.

V.11.3 ¿Qué sucede si los Informes Descriptivos y Financieros no son aprobados?

La CE podrá suspender el plazo de aprobación del Informe si considera que el mismo no puede ser aprobado y requiere de comprobaciones complementarias- incluido un control sobre el terreno a fin de comprobar la elegibilidad de los gastos-; o porque algunos de los documentos presentados por el coordinador están incompletos o mal confeccionados. Notificará de ello al coordinador y le solicitará aclaraciones, modificaciones o complementos de información que tendrán que ser facilitados en un plazo de 30 días a partir de la solicitud. El plazo de los 45 días para la revisión del Informe volverá a correr a partir de la fecha en que la CE reciba la información solicitada. Si el coordinador no respondiera en el plazo de 30 días, y no hubiese una explicación por escrito, con razones suficientes y aceptables, la CE podrá resolver el contrato (véase el punto IV.2.4.2) y proceder a la recuperación de los importes pagados y no justificados (véase el punto IV.2.4.4). Las normas y procedimientos presentados en esta Guía son aplicables a los contratos de subvención firmados a partir del año 2006. Dado que algunas de sus disposiciones pueden variar para cada caso particular, y en ciertos aspectos son diferentes a las normas y procedimientos correspondientes a contratos firmados con anterioridad a dicha fecha, el coordinador del proyecto común deberá referirse siempre a lo establecido en las Condiciones Particulares de su respectivo contrato.



VI PARTE: Normas y procedimientos relativos a la visibilidad



Un aspecto muy importante en la ejecución de los proyectos comunes de tipo “A” y “B” es el modo en que se comunica, se transmite, se da a conocer, el proyecto, sus actividades y resultados, así como el apoyo de la UE a la iniciativa. Para ello, cada proyecto elaborará una estrategia de comunicación que incluirá uno o varios de los instrumentos de comunicación señalados en el punto VI.4. Según los casos, ella podrá tomar la forma de una actividad específica definida en el Anexo I (Descripción de la Acción), o bien de acciones de comunicación diseñadas en la planificación de cada actividad, una vez comenzada la ejecución del proyecto. En cualquiera caso, los socios deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar que en las presentaciones del proyecto- y en todas sus actividades y acciones- quede claramente de manifiesto que han sido cofinanciado con fondos de la UE. (“visibilidad” del apoyo de la UE). La CE posee disposiciones específicas para todas las acciones de visibilidad del proyecto, contenidas en el “Manual de Visibilidad de la UE en la acción exterior”. (http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_es.htm). El Manual contiene una serie de pautas que establecen la identidad escrita y visual de la UE y son de cumplimiento obligatorio en reuniones, ruedas de prensa, presentaciones, invitaciones, boletines informativos, campañas, presentaciones, pancartas, placas conmemorativas, carteles en obras y edificios restaurados, y cualquier otro elemento que se utilice para poner de relieve la participación de la UE. Si bien a continuación se presentan en forma resumida sus principales disposiciones, los coordinadores y demás socios de los proyectos comunes deberán leer con detenimiento el citado Manual, donde encontrarán especificaciones técnicas precisas, así como modelos gráficos.

VI.1- ¿Quién es responsable por la visibilidad de un proyecto común? Es responsabilidad del coordinador del proyecto común- como beneficiario de la subvención de la CE y Parte del contrato-, dar la publicidad adecuada al proyecto que están llevando a cabo, así como al apoyo que reciben de la UE. Será el responsable de cumplir- y hacer cumplir a los otros miembros del proyecto- todas las disposiciones sobre visibilidad de la CE.

VI.2- La visibilidad: ¿se refiere sólo a la comunicación hacia fuera del proyecto? No. Abarca todas las actividades del proyecto, incluyendo aquellas propias del trabajo interno del equipo de socios. Por ejemplo: los boletines electrónicos internos, las reuniones de trabajo, los documentos de discusión interna, etc.

VI.3- Visibilidad apropiada a cada tipo de actividad. En todos los proyectos comunes se deberá garantizar:

La publicación de al menos un comunicado de prensa relativo a cada actividad. Asimismo, podrá- de acuerdo a lo que considere conveniente y oportuno- incluir en la estrategia de comunicación de cada actividad alguno/s del/los otros instrumentos señalados en el punto VI.4

La utilización del material de escritorio adecuado.

La mención del proyecto y de la contribución de la CE en toda la información producida.



Además de estas disposiciones generales, existen pautas específicas de visibilidad para cada tipo de actividad: Asistencia técnica y estudios: Cuando se realicen este tipo de actividades (sea a cargo de expertos contratados o de técnicos de los gobiernos locales participantes), se deberá utilizar para sus Informes y publicaciones el modelo señalado en el punto VI.4.11. Equipos y suministros Cuando en el marco del proyecto se adquieran equipos y suministros, éstos deberán estar claramente identificados y llevar de manera visible:

el logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1); el logotipo Programa URB-AL; y la siguiente frase:”Suministrado con el apoyo de la Unión Europea”

Proyectos de infraestructura En todos los casos en los cuales se incluyan actividades de infraestructura (sea de construcción, dirección del proyecto, restauración, refuncionalización, rehabilitación, conservación patrimonial, etc.), se deberán utilizar carteles/paneles de presentación (véase el punto VI.4.7) y placas conmemorativas (véase el punto VI.4.8). Asimismo, cuando se elaboren informes sobre los proyectos, se deberá seguir el modelo indicado por la UE (véase el punto VI.4.11). Acontecimientos 34

Las personas que asistan a estos eventos (sea que se trate de reuniones exclusivas para los socios de un proyecto común, o eventos abiertos a otros participantes o al público en general) deben ser informadas de que el encuentro se realiza con la cofinanciación de la UE y en el marco del Programa URB-AL. Para ello, además de las pautas obligatorias para toda actividad- señaladas al comenzar esta Parte de la Guía-, el coordinador del proyecto deberá garantizar:

La inclusión del logotipo de la UE y del Programa URB-AL (de ser posible también el de la red temática respectiva) en todos los materiales y documentos utilizados (invitaciones, programas, acreditaciones, señalética, folletería y documentos del evento, etc.).

La colocación de pancartas (véase el punto VI.4.9) y la bandera de la UE en las salas de

reunión.

La colocación de carteles de presentación (véase el punto VI.4.7).

La utilización del modelo de Informes (véase el punto VI.4.11) en todos los casos necesarios (por ejemplo, en las conclusiones de seminarios o en las actas de reuniones).

La participación activa en la preparación y puesta en marcha de estos eventos de la

Delegación de la CE acreditada en el país (véase el punto I.3) donde se realiza el encuentro.

El respecto de las pautas establecidas para los productos de promoción, en caso que se distribuyan en el evento (véase el punto VI.4.10).

34 Se refiere a seminarios, cursos de formación, talleres, exposiciones, conferencias, reuniones, ferias, etc.



VI.4- Instrumentos de comunicación

VI.4.1- Comunicados de prensa

El coordinador debe garantizar al menos un comunicado de prensa al comienzo del proyecto, y uno por cada actividad desarrollada. Los comunicados deberán incluir información sobre la finalidad del proyecto común y del Programa URB-AL, la asociación con la UE y las otras colectividades locales socias y miembros asociados, y los resultados alcanzados hasta el momento de su publicación. Deberán llevar el logotipo de la UE y el del Programa URB-AL e indicar la cantidad de fondos comunitarios aportados. Podrá incluirse el logotipo de la red temática respectiva. Si se trata de un comunicado para organizar una rueda de prensa de la cual participe un representante de la UE, se indicará su nombre.

VI.4.2- Ruedas de prensa

El logotipo de la UE y del Programa URB-AL deberá figurar en las invitaciones a las ruedas de prensa, en el mismo lugar destacado y en el mismo tamaño que el o los logotipos del/los socio/s del proyecto que convoquen. Durante la rueda, cuando haya otras banderas o símbolos se colocará también la bandera de la UE.

VI.4.3- Prospectos y folletos

Cuando un proyecto edite prospectos o folletos informando sobre su finalidad, avances y/o resultados, se deberán incluir en ellos:

el logotipo de la UE y el del Programa URB-AL (véase el punto VI.5.1-.); la cláusula de exención de responsabilidad (véase el punto VI.5.2); una definición de la UE (véase el punto Vi.5.3); una definición del Programa URB-AL (véase el punto VI.5.3); una breve descripción del proyecto común; y datos de la persona u oficina de contacto.

VI.4.4- Boletines informativos

Un boletín informativo periódico es un instrumento esencial para informar a los diversos públicos objetivos de la evolución de un proyecto. Cualquiera sea su canal de distribución (correo postal, correo electrónico, sitio de Internet), así como su público objetivo (incluso si solo tiene una circulación entre los miembros del proyecto), en su portada deberá quedar claro que la publicación forma parte de un proyecto cofinanciado por la UE en el marco del Programa URB-AL. Al pie de página de la portada deberá figurar la cláusula de exención (véase el punto IV.5.2)

VI.4.5- Página web

Es un instrumento muy utilizado en URBAL. La mayoría de los proyectos comunes lo incluye como parte de sus actividades de difusión y visibilidad. Las páginas deberán seguir las siguientes pautas:



- incluir el logotipo de la UE y del Programa URB-AL (véase el punto VI.5.1) en su portada; - la mención de la contribución de la UE al proyecto debe estar ubicada en un lugar destacado; - al pie de cada página deberá figurar la mención de “ultima actualización”; - en la parte superior se mencionará la cláusula de exención (véase el punto VI.5.2); - tendrán enlaces con el sitio del Programa; - deberán ser en lo posible claras y sencillas; - en lo posible las imágenes deberán mostrar los avances del proyecto (habrá que estudiar en cada caso su tamaño y resolución para no sobrecargar las páginas); - no podrán incluir elementos que dificulten o imposibiliten su impresión y descarga en computadores personales de tipo medio. A la hora de lanzar el sitio web será preciso informar de ello a la Oficina de la CE del Programa URB-AL en Bruselas y, de ser posible, a la red respectiva (si está en funcionamiento).

VI.4.6- Material de escritorio

Los materiales de escritorio incluyen todo tipo de papelería, sobres, etiquetas, esquelas, etc. que se usen en el proyecto. Se podrá utilizar el material habitual de la colectividad local coordinadora (y si corresponde a la actividad, la de los demás socios) pero agregándole:

el logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1); el logotipo del Programa URB-AL; el título del proyecto; y la mención “Proyecto cofinanciado por la UE”.

Podrán, asimismo, incluir el logotipo de la red temática respectiva. El lugar y tamaño de la identidad gráfica de la UE y de URB-AL deberán ser iguales al logotipo del socio coordinador y/o de los demás miembros del proyecto común.

VI.4.7- Paneles/carteles de presentación

Los proyectos de infraestructura estarán claramente identificados por paneles de presentación. Su número y tamaño serán proporcionales a las dimensiones de cada operación y se colocarán en lugares visibles, preferentemente junto a las vías de acceso al lugar. Permanecerán colocados desde el inicio de la obra de infraestructura y hasta 6 meses después que haya finalizado. Para todo tipo de proyectos (incluyan o no obras de infraestructura), se confeccionarán paneles de presentación para promover el proyecto en exposiciones, en las entradas de los centros de formación, en las salas de reuniones o conferencias, en las recepciones de las oficinas donde se gestiona el proyecto, o en lugares similares. El logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1) y del Programa URB-AL se colocará en la esquina superior izquierda del panel. El del socio coordinador- y si se desea el de los otros socios- en la esquina superior derecha. En la medida de lo posible se mencionará el título del proyecto común y la red temática respectiva.

VI.4.8- Placas conmemorativas

Constituyen una forma de dar a conocer la participación de la UE en la construcción o planificación de estructuras permanentes (por ejemplo centros de formación, edificios restaurados, etc.). Las placas conmemorativas se deberán colocar en el lugar más visible del edificio (por ejemplo en la entrada principal) y su descubrimiento formará parte de la ceremonia de inauguración.



La placa deberá llevar la mención siguiente: “(nombre de la estructura)” cofinanciado por la UE. Por ejemplo: “Centro de formación y capacitación política para mujeres” cofinanciado por la UE. En la esquina inferior izquierda de la placa se colocará el logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1) y del Programa URB-AL. En la esquina inferior derecha, si se considera conveniente, el de la colectividad local coordinadora, y/o el de uno de sus socios y/ o el de la totalidad de los miembros del proyecto, según corresponda.

VI.4.9- Pancartas y rótulos de vehículos

Cuando se realicen actividades tales como actos de inauguración, presentación o cierre del proyecto, conferencias, talleres, cursos de formación, etc., se colocarán como telón de fondo pancartas de plástico o tela, donde se incluyan el logotipo de la UE y el del Programa URB-AL. Cuándo se utilicen vehículos comprados por el proyecto, deberán ser claramente identificados y llevar en un lugar visible el logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1) del mismo tamaño y en el mismo lugar visible de los otros logotipos que se incluyan- y la mención “Suministrado con el apoyo de la UE”. Cuando se trate de vehículos arrendados para una actividad específica, deberán estar claramente identificados con el nombre del proyecto y/ del Programa URB-AL, e incluir el logotipo de la UE.

VI.4.10- Artículos de promoción

Cuando un proyecto común prevea la distribución de materiales de promoción (tales como bolígrafos, pins, gorras, camisetas, etc.) en una actividad particular, ellos deberán estar claramente identificados con el logotipo de la UE (véase el punto VI.5.1) y del Programa URB-AL. Siempre que sea posible, deberán llevar las palabras Unión Europea, así como el mensaje clave del Programa o frases clave de la UE35.

VI.4.11- Informes

En los Informes Descriptivos y Financieros intermedios y finales que realicen los proyectos comunes (véase la Parte V de esta Guía), la portada deberá incluir el nombre del proyecto y del Programa URB-AL, así como la fecha de emisión. En la contraportada del Informe se deberá indicar: “El contenido de este documento es responsabilidad exclusiva (nombre del coordinador) y en ningún caso se debe considerar que refleja la opinión de la UE”. Como se sostuvo en el punto V. 6.1, una sección de los informes contendrá una descripción detallada de las actividades de comunicación, y las acciones de visibilidad que se hayan llevado a cabo. Para los Informes que estén destinados al público en general, el Manual de Visibilidad brinda modelos de presentación específica.

35 Véase el punto VI.5.4



VI.4.12- Fotografías y producciones audiovisuales

Para documentar los progresos de los proyectos y sus actividades se deberán sacar fotografías en los momentos más apropiados. En las actividades de obra (construcción, restauración, rehabilitación, etc.) se tomarán fotografías del “antes” y el “después” que documenten la evolución. Para seleccionar las imágenes se deberán tener en cuenta las pautas enumeradas en el punto 3.13. del Manual de Visibilidad. Es por ello que resulta importante que el coordinador (o el socio a cargo de la actividad) brinde con anticipación estas pautas a la persona encargada de tomar las fotografías. Es altamente recomendable que, siempre que sea posible, las actividades de un proyecto común tengan un archivo fotográfico, o rodajes de película o video. Para las especificaciones técnicas de producciones audiovisuales, se recomienda al lector recurrir al Manual de Visibilidad.

VI.5- Los componentes de la identidad visual de la UE

VI.5.1- El logotipo de la UE. El logotipo de URB-AL y de sus redes

La bandera de la UE es el elemento más importante de la identidad visual europea. Existen reglas específicas para asegurar su utilización y reproducción de manera precisa. Como se indica en el Manual de Visibilidad: “El logotipo de la UE tiene la forma de una bandera rectangular azul con una anchura 1,5 veces superior a su altura. Las 12 estrellas doradas situadas a intervalos equidistantes forman un círculo cuyo centro es el punto de intersección de las diagonales del rectángulo. El radio de este círculo tiene una longitud equivalente a un tercio de la altura de la bandera. Cada estrella tiene 5 puntas situadas en la interferencia de un círculo que no está completamente cerrado y cuyo radio equivale a una décimo octava parte de la altura de la bandera. Todas las estrellas son montantes, es decir, con una punta vertical mirando hacia arriba y dos puntas en línea recta y en ángulo recto con relación al mástil. Las estrellas en círculo se encuentran en la misma posición que las horas en la esfera de un reloj. El número de estrellas en invariable”. El logotipo tiene los siguientes colores oficiales36:

Pantone reflex blue (azul) en la superficie del rectángulo. Pantone Process Yellow (amarillo) en las estrellas.

Preferiblemente, el logotipo se imprimirá sobre un fondo blanco. Deberán evitarse los fondos multicolores y en especial los que tengan un color que desentone con el azul. Cuando sea inevitable imprimirlo sobre un fondo de muchos colores deberá enmarcarse el logotipo en un borde blanco de un grosor equivalente a una vigésima quinta parte de la altura del rectángulo. Se han conformado modelos electrónicos del logotipo de distintos formatos, de acuerdo al lugar de su colocación. Los mismos pueden ser bajados del sitio de Internet: http://europa.eu.int/comm/europaid/visibility/index_en.htm Al reproducir la bandera en documentos gráficos deberán utilizarla sin ningún cambio ni modificación. La bandera de la UE con este diseño es el elemento común que identifica a todos los proyectos comunes de URB-AL.

36 Salvo que la UE notifique su cambio, hasta entonces se deberán utilizar estos colores.


http://europa.eu.int/comm/europaid/visibility/index_en.htm


Asimismo, la CE ha realizado una identidad gráfica- basada en este logotipo- para el Programa URB-AL. La misma puede ser bajada del sitio de Internet del Programa o solicitada en formato electrónico a la Oficina del Programa en Bruselas (cuyos datos y sitio de Internet se señalan en el punto 1.2) Con independencia de la importancia, alcance y objetivos de las actividades de un proyecto común el logotipo de la UE y el del Programa URB-AL deberán colocarse en un lugar destacado en todos los materiales elaborados. Si se desea- o así lo solicita la Célula de Coordinación respectiva- podrá incluirse también el logotipo de la red temática de la cual emergió el proyecto común.

VI.5.2- La cláusula de exención de responsabilidad

La UE no será responsable en ningún caso del contenido de las comunicaciones (cualquiera sea el instrumento utilizado) elaboradas en el marco de un proyecto común. En razón de ello, todas las publicaciones que se realicen (cualquiera sea su forma o soporte, incluso internet) deberán incluir la siguiente cláusula de exención de responsabilidad:

“Este documento ha sido elaborado con la ayuda financiera de la Comunidad

Europea. El contenido de este documento es responsabilidad exclusiva de (nombre del coordinador, socio o autor) y en modo alguno debe considerarse que refleja la posición de la Unión Europea”.

VI.5.3- Descripciones de la UE y del Programa URB-AL

Si el coordinador- u otro miembro de un proyecto común- desea o requiere describir el Programa URB-AL para alguna de sus actividades o instrumentos de comunicación, deberá utilizar la descripción que del mismo se hace en la Guía del Programa o en el sitio de Internet de URB-AL. Si para los mismos fines se necesita dar información más detallada sobre la UE se deberá utilizar las definiciones que se presentan en el apartado 4.4 del Manual de Visibilidad.

VI.5.4- Mensajes y frases clave

Si para las diversas comunicaciones escritas se desea incluir un mensaje o una frase clave del Programa URB-AL y/o de la UE, se deberán utilizar los ya pautados. Para el primer caso, se consultará el mensaje o frase clave en las Oficinas de la CE del Programa en Bruselas; para el segundo, se utilizará el mensaje clave Standard de la UE que se indica en el punto 4.3.2.1 del Manual de Visibilidad, así como las frases claves que se señalan en el mismo documento.

VI.6- Consultas Para realizar consultas sobre cuestiones relativas a la visibilidad, el coordinador de un proyecto común podrá dirigirse a los gestores del Programa URB-AL en Bruselas (cuyos datos se han brindado en otras partes de esa Guía) o bien al responsable de Prensa e Información de la Delegación de la CE acreditada en el país de la colectividad local coordinadora (o, en su caso, del socio coordinador). Las delegaciones de la CE tienen acceso a la provisión de banderas, pegatinas, y demás artículos de promoción, incluidas producciones audiovisuales que pueden ser de utilidad para un proyecto común.



Listado de Documentos de Referencia.

-Comisión Europea, Oficina de Cooperación EuropeAid, Dirección América Latina, URB-AL, “Guía para los solicitantes de subvenciones en el contexto de la convocatoria de propuestas para la coordinación de proyectos comunes- II Fase”. En: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/program/annexe_reseaux/lignes_directrices_reseaux_es.pdf

-Comisión Europea, Oficina de Cooperación EuropeAid, Dirección América Latina, URB-AL, “Guía del Programa- II Fase”. En: http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/program/guide_mep_es.pdf

-Comisión Europea, Oficina de Cooperación EuropeAid, “Condiciones Generales aplicables a los contratos de subvención celebrados en el marco de las acciones exteriores de la Comunidad Europea”, Anexo I de los documentos del contrato de subvención. En: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm -Comisión Europea, Oficina de Cooperación EuropeAid, “Procedimientos de celebración de contratos aplicables por los beneficiarios de subvenciones en el marco de la acción exterior de la Comunidad Europea”, Anexo IV de los documentos del contrato de subvención, mayo de 2003. En: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm “Manual de Visibilidad de la UE en la acción exterior”, noviembre de 2002. En: http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_es.htm




http://www.europa.eu.int/comm/europeaid/projects/urbal/program/guide_mep_es.pdf

http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm

http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/index_en.htm

centro de documentacin del programa …€¦ · guÍa prÁctica de normas y procedimientos para la...

Documents