central hidroelÉctrica de caldas s - … · 1.10.4. clÁusula de reserva ... tableros de...

i

ÁREA DE SUBESTACIONES Y LÍNEAS

SUBGERENCIA DE TRANSMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL MANTENIMIENTO PREDICTIVO, PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y MONTAJE Y REPOSICIÓN DE EQUIPOS EN SUBESTACIONES DE ENERGÍA ELÉCTRICA CON NIVELES DE TENSIÓN I, II,

III Y IV EN EL ÁREA DE INFLUENCIA DE CHEC

MANIZALES, MARZO DE 2014

ii

TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES .......................................................................... 6

1.1. OBJETO ................................................................................................................................ 6

1.2. ALCANCE DEL CONTRATO .................................................................................................... 6

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ............................................................................................ 8

1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA ............................................................................... 9

1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ........................................................................ 10

1.6. INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................................... 11 1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................. 11 1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ....................... 11 1.6.3. TRANSPARENCIA ................................................................................................................ 12 1.6.4. INSCRIPCIÓN ...................................................................................................................... 12 1.6.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ................................... 13 1.6.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................................... 13

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN .............................................. 14 1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ......................................................................... 14 1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. .......................................................................................................................................... 14

1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................................................... 14

1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ............................................................................................. 15 1.9.1. IDIOMA DE LA OFERTA ....................................................................................................... 15 1.9.2. VIGENCIA DE LA OFERTA .................................................................................................... 15 1.9.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................................................................ 15 1.9.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ................................................................. 18 1.9.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ...................................................................................... 18 1.9.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ............................................... 19 1.9.7. PRECIO ................................................................................................................................ 20 1.9.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ............................................................................ 22 1.9.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ................................................. 23 1.9.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN .................................................................... 24 1.9.11. OTRAS CONDICIONES .................................................................................................... 24

1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ............................................... 24 1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................................................................... 25 1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ...................................................................... 25 1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS .......................... 26 1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA ................................................................................................. 26 1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS .................................................................... 27

iii

1.10.5.1. DESVIACIONES ............................................................................................................... 27 1.10.5.2. PRESELECCIÓN ............................................................................................................... 27 1.10.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ............................................................................... 28 1.10.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ......................................................................... 30 1.10.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ......................................................... 31 1.10.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES .............................................................. 32 1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA .......................................................................................... 32 1.10.6.1.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ............................................................................................ 33 1.10.6.1.2. AJUSTE ECONÓMICO ................................................................................................ 33

1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ....................................................................... 33 1.11.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ................................ 33 1.11.2. INICIACIÓN .................................................................................................................... 34 1.11.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO .......................................................................... 34 1.11.4. RENOVACIÓN ................................................................................................................. 35 1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL ............................................................................................ 35 1.11.6. FONDOS ......................................................................................................................... 35 1.11.7. VALOR DEL CONTRATO .................................................................................................. 35 1.11.8. FORMA DE PAGO ........................................................................................................... 35 1.11.9. RETENCIÓN DE PAGOS .................................................................................................. 36

1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO .............................................................................................. 36

1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA .......................................................................................... 38

1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ................................................................. 39

1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ............................................................................... 39 RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA .............................................................................................. 40 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA .................................................................................................. 40 RETENCIÓN DEL IVA.......................................................................................................................... 40 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO ........................................................................................... 40

1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO .............................................................................. 40

1.17. DESCUENTOS OPERATIVOS ................................................................................................ 42

1.18. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO .................................................................................. 45

1.19. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ......................................................................................... 46

1.20. REQUISITOS DE LA FACTURA ............................................................................................. 46

1.21. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ......................................................................... 47

1.22. COMPENSACIÓN................................................................................................................ 47

1.23. INTERVENTORÍA ................................................................................................................ 47

iv

1.24. CAPACITACIÓN .................................................................................................................. 48

1.25. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................................... 48

1.26. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................................................................................ 48

1.27. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL .................................. 53

1.28. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ............................................... 53

1.29. INDEMNIDAD .................................................................................................................... 54

1.30. CONFIDENCIALIDAD .......................................................................................................... 54

1.31. POLÍTICA AMBIENTAL ........................................................................................................ 55

1.32. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................... 56

1.33. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 56

1.34. TERMINACIÓN ................................................................................................................... 57

1.35. ACTA DE LIQUIDACIÓN ...................................................................................................... 57

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ............................................................................ 58

2.1. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA .......................................................................... 58

2.2. PROGRAMA DE TRABAJO .................................................................................................. 60

2.3. DISPONIBILIDAD ................................................................................................................ 63

2.4. ACTIVIDADES ..................................................................................................................... 63

2.5. PERSONAL ......................................................................................................................... 64 2.5.1. PERFILES Y EXPERIENCIA DEL OFERENTE Y SU PERSONAL ................................................. 66 2.5.2. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL Y UNIFORMES ................................................................ 72

2.6. SALARIOS .......................................................................................................................... 72

2.7. GASTOS DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN .................................................................... 73

2.8. VEHÍCULOS ........................................................................................................................ 75

2.9. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES ......................................................................... 76

2.10. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES ................................................................ 77

v

2.11. ESTIMACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO .......................................................................... 78

3. CARTA DE PRESENTACIÓN .................................................................................. 80

4. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS .............................. 83

5. CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL ................. 84

6. ANEXOS ...................................................................................................................... 85

1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. 1.1. OBJETO Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, y montaje y reposición de equipos en subestaciones de energía eléctrica con niveles de tensión I, II, III y IV en el área de influencia de CHEC. 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO El contratista seleccionado ejecutará actividades de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, y montaje y reposición de equipos en subestaciones eléctricas con niveles de tensión I, II, III y IV en el área de influencia de CHEC y en subestaciones eléctricas de clientes de CHEC o de usuarios que soliciten el servicio de mantenimiento. Ocasionalmente, el contratista deberá prestar servicios de apoyo al Área de Producción de Energía en actividades de mantenimiento, montaje y movimiento de equipos de subestaciones de transformación localizadas en las plantas mayores y menores de CHEC. Para la realización de los mantenimientos en subestaciones no atendidas, deberá ejecutar las maniobras de desconexión y conexión de los activos a intervenir en coordinación con el Centro de Control de CHEC, siguiendo los protocolos de comunicación y cumpliendo con las normas de seguridad y procedimientos establecidos. Entre otras, el contratista deberá ejecutar las siguientes actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y montaje de equipos en subestaciones en los niveles de tensión I, II, III y IV, las cuales serán previamente programadas por el proceso de Subestaciones:

Interruptores de potencia con medio de extinción en SF6, vacío y aceite y con mecanismos de operación neumáticos, hidráulicos y electromecánicos.

Seccionadores de operación manual, neumático y electromecánico.

Dispositivos de protección contra sobretensiones - DPS’s.

Transformadores de potencia.

Transformadores de corriente.

Transformadores de potencial.

Reconectadores.

Equipos de corriente continua, cargadores, inversores.

7

Bancos de baterías.

Tableros de distribución de AC y DC.

Sistemas de alumbrado interno y externo.

Pruebas eléctricas a equipos

Empalmes y terminales de cables aislados para 13.2 y 33 kV.

Otras relacionadas con el objeto y alcance del contrato. El contratista ejecutará las órdenes de trabajo que resulten de los programas semanales de mantenimiento definidos por el proceso de Mantenimiento de Subestaciones de conformidad con las políticas, lineamientos, reglas de negocio, procedimientos y demás normativa estipulada por CHEC. Así mismo se obliga a acatar lo dispuesto en los presentes términos de referencia, la regulación actual de la CREG, o aquella que la modifique o sustituya, el RETIE y el RETILAP. Tendrá en cuenta para la ejecución de cualquier trabajo la obligación de cumplir las guías ambientales aplicables, según la normativa establecida por cada corporación regional y la normativa vigente en materia de salud ocupacional. Es obligación principal del contratista administrar, controlar y ejecutar, dentro de los tiempos razonables requeridos por CHEC, todas las actividades que se describen en los presentes términos, en los sitios de trabajo acordados, para lo cual el contratista se compromete a tener la disponibilidad de recursos suficientes para cumplir con tal fin, de acuerdo con las previsiones y conocimientos que el contratista aporta como parte de su trabajo profesional. Por lo tanto, CHEC espera que el contratista sea previsivo y diligente en el desarrollo de todas sus actividades. Con base en lo anterior, el contratista se obliga al suministro oportuno de transporte, equipos, herramientas, a la custodia y protección de los materiales, equipos y herramientas a él encomendados por CHEC, a la recopilación y entrega de la información de datos solicitados por la interventoría o CHEC, suministrando esta información a través de formatos o equipos electrónicos, por ejemplo PDA’S, entre otros, para la actualización de las bases de datos del proceso de mantenimiento y en general, toda aquella actividad requerida para dar cumplimiento al objeto del contrato. El contratista deberá garantizar la calidad en la ejecución de las actividades con criterios de eficiencia, velando por el cumplimiento de CHEC, como operador de red, de las metas de los indicadores de disponibilidad definidos por la CREG para los grupos de activos de los niveles de tensión III y IV. Así mismo, se obliga a tomar determinaciones de campo que conduzcan a una mejor forma de realizar el trabajo con eficiencia y eficacia, reportar los tiempos de ejecución de las actividades encomendadas y tramitar de manera oportuna la información recolectada en campo en el desarrollo de sus actividades. El contratista deberá agilizar el aprovisionamiento de materiales y resolver las anormalidades que se presenten en el desarrollo de los trabajos, realizar la gestión de información de acuerdo con los requerimientos de CHEC y las demás actividades

8

administrativas que sean asignadas por CHEC, relacionadas con el objeto contractual.

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán participar las personas naturales (ingenieros electricistas) o jurídicas de Nacionalidad Colombiana, con experiencia en la ejecución de trabajos relacionados con el mantenimiento, reposición o montaje de subestaciones eléctricas o líneas, en los niveles de tensión II, III y IV. La experiencia será mínimo de dos (2) años. La experiencia relacionada en calidad de subcontratista, sólo se admitirá cuando sea debidamente certificada por el contratista principal y por la entidad contratante para la cual se ejecutaron las obras. En tal certificado se anexará constancia en la cual se hayan autorizado las obras por la entidad contratante principal. Valdrá la experiencia como ingeniero residente. En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato. Para el caso de personas jurídicas, es válida la experiencia propia de la sociedad, así como la de los socios o del personal vinculado a la persona jurídica, solamente si la persona jurídica es de reciente creación (constituida en los últimos tres años contados a partir de la fecha de apertura de la solicitud de ofertas). En este último supuesto, los socios o el personal deben acreditar su experiencia en calidad de contratista directo o ingeniero residente. No valdrá en este caso la experiencia como subcontratista, o similares. El Contratista además garantizará la permanencia del personal que acreditó la experiencia durante el tiempo de ejecución del contrato. Si cualquier persona no presta más los servicios para tal sociedad, deberá ser reemplazado por personas de iguales calidades. En caso de ser persona jurídica, el objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de la presente solicitud de ofertas. El oferente, además de aportar los certificados de experiencia, diligenciará el Anexo 7, en el cual relacionará la experiencia adquirida. En concordancia con lo establecido en la Resolución 097 de 2008, y debido a la obligación de CHEC de dar cumplimiento a los estándares de calidad en la distribución de energía eléctrica, el oferente deberá contar con Certificado de gestión de calidad vigente basado en la norma ISO 9001 versión 2008, relacionado con actividades de mantenimiento y montaje en sistemas de distribución de energía eléctrica. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el

9

numeral 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. No se acepta la participación de consorcios ni uniones temporales, empresas de trabajo asociado, asociaciones de profesionales o cooperativas, así como tampoco la presentación de ofertas alternativas. No podrán participar en procesos contractuales, ni celebrar contratos con CHEC directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva. 1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Se realizará reunión de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación, dicha reunión se llevará a cabo el día jueves 20 de marzo de 2014, a las 2:00 p.m., el sitio de encuentro será la Sala San Francisco, ubicada en el Bloque 1, piso 1 de la Estación Uribe, Manizales. La reunión estará a cargo de los Ingenieros Luis Eduardo Arango Sánchez y Carlos Héctor Villa Londoño. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin que será elaborada al inicio de la reunión, la cual será aportada al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia deberá ser entregada con la oferta. Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En todo caso el delegado debe ser un ingeniero electricista matriculado. En caso que no sea presentada la matricula profesional que lo acredite como ingeniero electricista o el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentada la matrícula profesional o el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la visita obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta.

10

Se recomienda que la persona que asista en representación de cada firma participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la reunión, es causal de rechazo de la oferta. En este proceso de contratación, CHEC no ha considerado visita al sitio de las subestaciones que serán objeto de mantenimiento. En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse, completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte, disponibilidad de materiales de construcción, mano de obra, botaderos autorizados (escombrera) y todos los demás aspectos que de acuerdo a la ubicación de las obras puedan influir o afectar los trabajos, tales como la situación de orden público. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos. La visita a cualquiera de las instalaciones donde se realizarán las actividades y los costos y riesgos asociados a ésta, correrán por cuenta de los interesados. 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de TRESCIENTOS OCHO MIL PESOS ($308.000) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la

11

oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Ana María Timaná Urbano, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected] El pago permite al oferente la presentación de la oferta. 1.6. INFORMACIÓN GENERAL 1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico. 1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA

CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

mailto:[email protected]

12

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás

1.6.3. TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432 La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra. 1.6.4. INSCRIPCIÓN El oferente debe tener inscripción vigente o estar en trámite de inscripción en la base de datos de Contratistas de CHEC, o inscripción vigente en el Registro de Proponentes de las Cámaras de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, para lo cual, debe manifestar si se encuentra inscrito en CHEC, o en caso contrario, adjuntar copia del certificado de inscripción en la Cámara de Comercio o en el registro de Contratistas de EPM, además de fotocopia del R.U.T. Si desea inscribirse en CHEC, enviar correo a [email protected].


13

1.6.5. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato. 1.6.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

14

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día viernes 14 de marzo de 2014, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC. 1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE

LA SOLICITUD DE OFERTAS. Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Subestaciones y Líneas de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con los ingenieros LUIS EDUARDO ARANGO SANCHEZ y CARLOS HÉCTOR VILLA LONDOÑO, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 8899000 extensiones 1311 y 1316 o a través de los correos electrónicos [email protected] y [email protected] Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales. 1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá

http://www.chec.com.co/



15

lugar en el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 27 de marzo de 2014 a las 10:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. 1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA 1.9.1. IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español. 1.9.2. VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad. 1.9.3. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.

16

El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato

adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)

b) Certificado de existencia y representación legal del oferente. (Subsanable). c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar

la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

d) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de

pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

e) Constancia de inscripción vigente en la base de datos de contratistas de CHEC o en el de EPM o en el registro de proponentes de cualquier Cámara de Comercio del país o constancia de haber iniciado el proceso de inscripción. (Subsanable)

En todo caso para la aceptación de la oferta, el beneficiario debe estar inscrito al menos en uno de los registros citados.

f) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la

página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)

http://www.procuraduria.gov.co/

17

g) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)

h) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).

i) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.4. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)

j) Estados financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2012, debidamente firmados por el representante legal y el contador con tarjeta profesional, y adicionalmente por el Revisor Fiscal para las personas jurídicas obligadas, según las disposiciones del Código de Comercio. En el caso de personas naturales, los estados financieros deben estar firmados por contador público con tarjeta profesional (Subsanable).

k) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente

diligenciados los formularios del Anexo 2. Salarios del personal y gastos de alimentación y hospedaje, Anexo 3. Cálculo de los Factores Prestacionales, Anexos 4. y 4A. Análisis de Precios, Anexos 5. y 5A. Formulario de Precios y Anexo 6. Resumen de oferta. (No subsanable salvo informalidades, errores matemáticos y errores en trascripción de cifras para lo cual se procederá como se indica más adelante en el ítem “Desviaciones”)

l) Fotocopia de la matrícula o tarjeta profesional del oferente o de quien abona la

oferta. (Subsanable).

m) Experiencia específica certificada del oferente, mínimo de dos (2) años de acuerdo con lo estipulado en el numeral 1.3 de estos términos de referencia, para lo cual se deben anexar certificados de cada una de las empresas contratantes, el tiempo del certificado o los certificados sumará dos años. No se aceptan actas de inicio, actas de finalización de obra o copias de contratos para certificar la experiencia, pues lo solicitado son certificados que permitan evidenciar claramente el tiempo de duración de los contratos. (Subsanable siempre y cuando se haya obtenido la experiencia antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas)

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC oferente debe manifestarlo expresamente en el Anexo 7, sin necesidad de aportar documentos adicionales.

n) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la visita)

http://www.contraloriagen.gov.co/

18

o) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).

p) Certificado de gestión de calidad vigente basado en la norma ISO 9001 versión

2008, relacionado con actividades de mantenimiento y montaje en sistemas de distribución energía eléctrica. Dicho certificado deberá mantenerse vigente durante todo el contrato. (Subsanable, siempre y cuando la certificación haya sido obtenida antes de la fecha de cierre del proceso de solicitud de ofertas)

q) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato

adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

r) Copia del RUT actualizado para el año 2013 indicando su actividad

económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. (Subsanable)

En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta. 1.9.4. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. 1.9.5. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.

19

1.9.6. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

“OFERTA PARA EL MANTENIMIENTO PREDICTIVO, PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y MONTAJE Y REPOSICIÓN DE EQUIPOS EN SUBESTACIONES DE ENERGÍA ELÉCTRICA CON NIVELES DE TENSIÓN I, II, III Y IV EN EL ÁREA

DE INFLUENCIA DE CHEC” Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.9.3. Documentos de la Oferta.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y

presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.

20

El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares. 1.9.7. PRECIO En la oferta económica el proponente deberá incluir los precios unitarios por hora, cotizados para cada tipo de actividad (incluyendo el A.I.U) indicada en el cuadro de ANÁLISIS DE PRECIOS de los Anexos 4 y 4A; dicho valor deberá incluir todos los costos atinentes a la ejecución de tales actividades. Los precios ofrecidos serán fijos y estarán vigentes durante el año 2014. Si se cotizan precios ajustables o reajustables, la oferta será eliminada. A partir del 2015, los valores de la hora actividad cotizados en la oferta “Anexos 4 y 4A. ANÁLISIS DE PRECIOS”, serán incrementados con base en el porcentaje de aumento del IPC certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior. El reajuste de mano de obra deberá aplicarse igualmente a todos los trabajadores contratados por el contratista para la ejecución de las actividades objeto de esta contratación, conforme con el incremento mencionado en el párrafo anterior. En el numeral 2.2. PROGRAMA DE TRABAJO se presentan las diferentes modalidades de trabajo describiendo el tipo de actividades y horarios que debe tener en cuenta el oferente para determinar los precios unitarios de los ítems solicitados en los Anexos 4 y 4A. ANÁLISIS DE PRECIOS. Para la recuperación de sus costos fijos el oferente debe ofertar un precio unitario por hora ordinario que incluya, entre otros, los costos derivados de las actividades a realizar en el horario ordinario de lunes a viernes (48 horas) y un precio unitario por hora de disponibilidad que incluya, entre otros, los costos en que incurra durante el cumplimiento de los turnos de disponibilidad cada tres semanas, para los cuales CHEC reconocerá doce (12) horas valoradas al precio unitario de la hora de disponibilidad ofertado. En caso que el lunes siguiente a la disponibilidad sea festivo, CHEC reconocerá cuatro (4) horas adicionales por este servicio. En el evento que sea necesario laborar en el tiempo de la disponibilidad, se pagarán las horas realmente laboradas con base en el valor de la hora especial ofertado por el Proponente. En este caso, para el reconocimiento de las horas de disponibilidad se descontarán las horas realmente laboradas. El proponente es responsable de analizar las cantidades de horas ordinarias, feriadas, extras o con recargo para determinar los precios unitarios horarios a ofertar

21

para el cumplimiento de los diferentes programas de trabajo programados y no programados. El contratista declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a mano de obra, el transporte de personal, la operación y mantenimiento de vehículos, herramientas y equipo requerido; adicionalmente otros gastos de transporte, cuidado e instalación de materiales y equipos suministrados por CHEC y que sean requeridos para la ejecución de cada actividad, el pago de los costos legales, los trámites, permisos, impuestos, pagos de servicios tanto públicos como particulares, la administración, los imprevistos y la utilidad estimada (AIU) y cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, y las prestaciones que por ley se deban reconocer, las contractuales u otras implicaciones que se generen en desarrollo del contrato, para ejecutar las actividades objeto de esta contratación, de acuerdo con las condiciones y especificaciones estipuladas en este documento. Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir con el objeto a cabalidad de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. El contratista deberá tener en cuenta dentro del valor del AIU los costos relacionados con el siguiente personal: un profesional o tecnólogo en salud ocupacional por contrato; además de otros gastos que se enuncien en estos términos, los cuales deberán ser incluidos en los gastos de administración.También deberá tener en cuenta dentro del AIU los costos por administración de materiales, los costos en que incurra por la puesta en marcha del programa de Salud Ocupacional y demás costos asociados al personal, los cuales el contratista se compromete a asumir y posteriormente no podrá alegar costos que no hayan sido incluidos en su oferta. Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta, y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente. La cantidad de horas requeridas para efectuar las actividades, independientemente de su calidad de ordinarias, se realizarán de acuerdo con las necesidades específicas, sin tenerse en cuenta cualquier otra consideración. Por ello, El Contratista, no se podrá negar a ejecutar cualquier actividad. Las horas serán variables mes a mes y se causarán de acuerdo con las necesidades expresas del Proceso de Mantenimiento de Subestaciones, las cuales serán informadas a la interventoría del contrato.

22

El oferente deberá cotizar teniendo en cuenta que estará obligado a pagar a los trabajadores que emplee, el salario mínimo estipulado por CHEC para cada oficio, o un salario superior, si el contratista lo considera conveniente, incluyendo los aumentos de salario en cada año. Adicionalmente, se deben tener en cuenta lo siguiente: Las actividades ejecutadas y recibidas a satisfacción por CHEC se liquidarán de acuerdo con los ítems del formulario de precios a los valores aceptados y pactados para el contrato en las cantidades requeridas y las demás estipulaciones de los términos, revisadas y aprobadas por la interventoría que designe CHEC. Todos los oferentes, deberán entregar los análisis de precios unitarios detallados de tal forma que sean claramente determinados los recursos, componentes, elementos o dispositivos de cada una de las actividades, según Anexos 4 y 4A, dado que CHEC podrá demandar cualquier componente de alguno de ellos durante la ejecución del contrato como una actividad parcial, el cual se pagará al valor allí detallado. Los gastos de alimentación y alojamiento no podrán ser incluidos dentro de los componentes del precio unitario; estos se reconocerán y liquidarán en la forma indicada en el numeral 2.7. GASTOS DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN Todas las cifras consignadas en los Anexos 2, 3, 4, 4A, 5, 5A y 6 deben ser valores enteros. No se pagarán actividades no incluidas en el contrato si su ejecución no ha sido previamente ofertada por el Contratista por escrito y con indicación expresa de su precio, y aceptada, también por escrito, por un representante de CHEC debidamente facultado. 1.9.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.

23

El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el

oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado. - El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado

para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.

- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios

para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó. - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC,

referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente. 1.9.9. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Los oferentes deberán acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente. El documento debe tener una antigüedad no superior a treinta (30) días de la fecha de cierre del presente proceso de contratación. Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.

24

Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.9.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. 1.9.11. OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato. 1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de las ofertas.

25

La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas. 1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC. 1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.

b. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta

solicitud de ofertas.

c. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.

d. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos

requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.

26

e. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o

influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

g. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no

corresponde a la realidad.

h. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente

ninguna oferta. 1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes. Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.

27

Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC. 1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.10.5.1. DESVIACIONES Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, salvo el rechazo de su oferta, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se

obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.

b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de

subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido. c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado

en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a) y b) precedentes.

d) Si existiesen cifras con decimales en los anexos 2, 4, 4A, 5 y 5A, estas serán

ajustadas al valor entero más próximo bien sea por encima o por debajo. Será causal de eliminación de la oferta, el hecho que el proponente, presente ítems dejados en blanco. El término “Informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el “objeto” de la contratación, como ocurre cuando el proponente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente que es lo que está ofreciendo. 1.10.5.2. PRESELECCIÓN El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.

28

En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final. 1.10.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Análisis Contractual y legal.

Análisis financiero

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Análisis Técnico

CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.

a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Análisis financiero Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección. En éste se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas en caso de resultar favorecido, los que aprueben la solidez financiera, puntaje mayor o igual a 14 puntos, continúan con la evaluación. El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2012 que el oferente presente, para lo cual se aplicarán los siguientes cuatro (4) indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

29

Ítem Nombre del indicador

Fórmula Aplicada Puntaje si cumple la condición.

Condición

1 EBITDA

Ingresos operacionales - Costos de venta efectivos - Gastos de administración

efectivos

8 No puede ser

menor de $61.000.000

2 Capital de

Trabajo Neto Operativo

Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios –

Cuentas por Pagar a proveedores de bienes y

servicios

6 No puede ser

menor de $41.000.000.

3 Índice de

Endeudamiento Pasivo Total / Activo total 3

No puede ser mayor a 0,6

4 Cubrimiento

Carga Financiera

EBITDA/Gastos Financieros del Periodo.

3 No puede ser menor que 1,5

veces

Para efectos de calcular el EBITDA • En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos

correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.

• En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación,

excluyendo las cuentas no efectivas. • En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos

operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas. Para efectos de calcular el Capital de Trabajo Neto Operativo • Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos

entregados distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.

• Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después

de las provisiones de cartera. • En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo

corriente, menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.

30

• En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.

• Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta

las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.

Datos para el cálculo de los indicadores financieros • Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente

del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.

Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas. c) Experiencia del oferente y requisitos de participación: Se verificará el cabal cumplimiento dado a los contratos que anexa para validar la experiencia específica así como el cumplimiento de los requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta. d) Análisis técnico: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada. 1.10.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD La evaluación económica, es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el Anexo 6. Resumen de oferta, el cual incluye todos los ítems del contrato que deben ser calculados por el oferente. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor en el anexo 6 “Resumen de oferta”, e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

31

100*1

XP

PP

Dónde: P: Puntaje. P1: Valor oferta de menor valor. Px: Valor oferta que se está evaluando. En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate, CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes. 1.10.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le

32

informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS. 1.10.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado. El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes, así mismo, estará disponible para tales efectos en el Proceso Adquisición de Bienes y Servicios, en ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta. Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes. 1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.

33

Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.

1.10.6.1.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratación considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En este evento no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas. 1.10.6.1.2. AJUSTE ECONÓMICO Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos estudios y análisis pertinentes, el jefe de la dependencia encargada del trámite contractual decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los principios señalados en el Manual de Contratación de la Empresa. En este caso, se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable. 1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1.11.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.

34

El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. La siguiente información la debe dirigir al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios:

Las garantías requeridas por CHEC, las cuales deben estar debidamente firmadas por el CONTRATISTA con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).

Certificado de existencia y representación legal, si la vigencia del documento entregado es superior a 60 días.

Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC. 1.11.2. INICIACIÓN Una vez perfeccionado el contrato y entregados los documentos solicitados arriba, CHEC requerirá por escrito o verbalmente al contratista, para que cumpla en un plazo no superior a cinco (5) días calendario, posteriores al requerimiento con los siguientes requisitos:

Presentación de los requerimientos de salud ocupacional (formatos CALIPSO).

Afiliación de la totalidad del personal al sistema general de salud y a caja de compensación familiar acompañados de las hojas de vida.

Surtir los exámenes médicos de ingreso. Posterior al cumplimiento de estos requisitos, se firmará el acta de iniciación de los trabajos por el interventor y el contratista, previa aprobación de las garantías ofrecidas por el contratista por parte de CHEC. CHEC no pagará ni se hará responsable por los trabajos que realice el contratista con anterioridad a la fecha de iniciación estipulada en el acta. 1.11.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de trescientos sesenta y cinco (365) días, contados a partir de la firma del acta de Inicio.

35

1.11.4. RENOVACIÓN El contrato podrá ser renovado por acuerdo entre las partes. En tal caso, los precios no serán reajustados, pues sólo operará el reajuste con base en el IPC por cambio de año. 1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales. 1.11.6. FONDOS El valor del contrato será cancelado con recursos propios. 1.11.7. VALOR DEL CONTRATO El contrato será de cuantía indeterminada y su valor real será aquel que resulte de multiplicar las cantidades de cada ítem ejecutado por el contratista por los precios hora aceptados y aprobados por CHEC. 1.11.8. FORMA DE PAGO CHEC cancelará al contratista mediante actas mensuales, donde se liquidarán las actividades recibidas a satisfacción por el interventor a los precios aceptados por hora y multiplicado por el número de horas, dichas actas deberán ser firmadas por las partes. Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de CHEC, previo cumplimiento de todos los requisitos para el pago de la misma. Será requisito indispensable para el trámite de estas cuentas y por tanto para que empiece a correr el plazo estipulado anteriormente que el contratista se encuentre al día con CHEC en la entrega de cualquier informe o documento que de acuerdo con el contrato deba suministrar. Igualmente, será requisito indispensable para el pago de las actas, la presentación por parte del contratista de un informe de labores ejecutadas en el período y de los pagos causados por seguridad social y pagos parafiscales de todo el personal del contrato. De igual manera deberá presentar la nómina cancelada. Además, el informe de labores debe incluir un reporte con visto bueno del Proceso de Salud Ocupacional de CHEC donde se certifique el cumplimiento de las recomendaciones

36

y normas que en la materia se hayan especificado para cumplimiento por parte del contratista CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la ley. En la factura se debe indicar el número de la aceptación de oferta que CHEC haya asignado o el número de contrato, y el número de la orden del sistema contable O.W. que será informado por el interventor. En ningún caso se concederá anticipo. 1.11.9. RETENCIÓN DE PAGOS CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna. 1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO El contratista presentará garantías a favor de particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia y preferiblemente con sucursal en Manizales. El Contratista podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas.

37

El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes: a. De cumplimiento, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor

estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.

b. Calidad del servicio, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y un año más.

c. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.

d. De responsabilidad civil extracontractual, por un valor equivalente al veinte

por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicionales.

e. De Responsabilidad civil extracontractual, el (los) vehículo (s) usado (s) para

el desarrollo del trabajo objeto de esta Contratación debe (n) tener un seguro de responsabilidad civil extracontractual por un valor equivalente a cien millones de pesos ($100.000.000) por daños a bienes de terceros, cien millones de pesos ($100.000.000) por muerte o lesiones a una persona y doscientos millones de pesos ($200.000.000) por muerte o lesiones a dos o más personas y su vigencia será por todo el término contractual. En caso de que en la ejecución del contrato, el contratista varíe su (s) vehículo (s) deberá aportar la póliza de éste (os). Esta cobertura debe amparar los vehículos empleados por el ingeniero residente y el ingeniero forestal.

f. Manejo de Materiales: Por un valor asegurado de CIENTO CINCUENTA

MILLONES DE PESOS ($150.000.000) y su vigencia será desde el día hábil

38

siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término del contrato y sesenta (60) días calendarios adicionales.

g. De buen manejo y devolución de equipos: Por un valor asegurado de

CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($150.000.000) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término del contrato y sesenta (60) días calendario adicionales.

h. Seguro de vida colectivo que ampare el riesgo de muerte e invalidez, de

aquellos trabajadores que no hubieren completado los aportes mínimos al sistema general de pensiones, ya que de conformidad con los artículos 39 y 46 de la Ley 100 de 1993, sólo cuando se cumpla este período hay cobertura de estos riesgos por la entidad a la cual se afilie la persona. La póliza de vida solicitada debe tener las coberturas de muerte e incapacidad total y permanente, el valor asegurado mínimo es de 12 salarios mínimos mensuales por cada persona asegurada y la vigencia de dicha póliza debe ser por lo menos igual al término del contrato y contemplará la posibilidad de variar los beneficiarios según la movilidad laboral. En esta póliza debe incluirse todo el personal que ejecute el contrato.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de CHEC, para lo cual efectuará examen de la solicitud, valores, condiciones generales y particulares con sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato. 1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al contratista de este u otros

39

contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente. 1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte. 1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA o el impuesto al consumo tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.

40

Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA

En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo aplicando el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. 1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente

41

favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes: a) Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del

contrato.

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma; CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento. b) Por retardo o incumplimiento

En caso de mora o incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones establecidas en este contrato, éste autoriza a CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor estimado del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada

42

por el contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

c) Por suspensión injustificada del contrato

Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el contratista no ha dado inicio al mismo, CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude. d) Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.

1.17. DESCUENTOS OPERATIVOS Una vez celebrado el contrato las partes acuerdan que las conductas que se describen a continuación generan descuentos operativos; una vez se presente una de ellas, el hecho será comunicado por escrito al contratista, informándole la retención que el hecho origina y que se deducirá de cualquier saldo pendiente de pago del contrato suscrito o de otros contratos. Recibida la comunicación del descuento operativo, el contratista podrá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, manifestar por escrito las razones que en su concepto justifican el hecho, lo cual será analizado por la interventoría y se tomará la decisión definitiva. Estos descuentos no son considerados penalización o sanción para efectos del reporte de deducciones al que se refiere el numeral 1.10.5.5. Cada día en que se verifique la ocurrencia de los hechos que se enlistan, ameritarán el pago de (0.5) SMMLV por parte del contratista para CHEC. 1. En caso que el personal no presente, no utilice las herramientas, equipos,

elementos de protección personal y colectivos, dotación, vehículos (en óptimas condiciones), exigidos en el contrato. Además, las actividades podrán ser suspendidas y se le aplicará el descuento, sin perjuicio del pago de los créditos laborales de los trabajadores

2. Tener incompleta, defectuosa, o fuera de norma, las herramientas, equipos, elementos de protección personal y colectivos, y dotación del personal que debe

43

suministrar. Además, las actividades podrán ser suspendidas y se le aplicará el descuento operativo, sin perjuicio del pago de los créditos laborales de los trabajadores.

3. Por incumplimiento o retardo en la entrega de la dotación de uniformes y equipos de seguridad al personal. Este descuento operativo se aplicará por cada día calendario que pase sin que alguno de los miembros del personal utilizado en los trabajos cuente con la dotación establecida en los Anexos de estos términos de referencia.

4. Por No pagar oportunamente en cuentas bancarias, ya sea quincenal o mensual los salarios a su personal (como se especifique en el contrato individual de trabajo) y proveedores de servicio (vehículos),

5. Por No pagar oportunamente los valores parciales (anticipos) o totales

correspondientes a los gastos de alimentación y alojamiento a cada trabajador. 6. Por No entregar a cada trabajador el desprendible de pago mensual con los

conceptos pagados y deducidos. 7. Por No entregar oportunamente a los trabajadores copia de los pagos por

concepto de seguridad social y parafiscales. 8. Por No pagar oportunamente y en cuentas bancarias los valores

correspondientes a la liquidación de cada trabajador. 9. Por No consignar oportunamente los valores correspondientes a las cesantías al

fondo de cesantías del trabajador. 10. Por Tener laborando personal sin el cumplimiento de los requisitos de afiliación

a seguridad social y riesgos profesionales. 11. Por No emplear los vehículos adecuados a las exigencias del contrato o cambio

del mismo sin notificar a la interventoría. 12. Por No tener un profesional o tecnólogo en Salud Ocupacional, de conformidad

con lo establecido en estos términos, CHEC además podrá suspender los trabajos. Las suspensiones ordenadas por este motivo no dan lugar a la modificación del plazo inicialmente pactado.

44

13. Por emplear personal profesional o técnico que no cumpla con el perfil requerido por CHEC.

14. Por No reportar los accidentes de trabajo dentro de los tres (3) días siguientes a

la ocurrencia del mismo. 15. Por No uso de uniformes, carnés por parte del personal contratado y los

distintivos en vehículos. 16. Por no portar adecuadamente el uniforme entregado como dotación.

17. Por no identificar los vehículos utilizados en el contrato, de acuerdo como se

describe en las especificaciones o requisitos técnicos del contratista. 18. Por no responder a las solicitudes de la interventoría en un máximo de tres (3)

días hábiles.

19. Por no pagar los salarios y prestaciones sociales del personal empleado en la ejecución del contrato, según los valores cotizados en la propuesta.

20. Por no acatar y corregir a tiempo las observaciones que realice CHEC y/o la interventoría. Si esta situación se volviera repetitiva, es decir, si el contratista dejare de cumplir dos (2) órdenes de trabajo dentro del período de una semana, o si se niega persistentemente a cumplir cualquiera de las solicitudes de CHEC y/o la interventoría establecidas en los términos de referencia, el interventor podrá ordenar la suspensión de las obras hasta que el contratista cumpla la orden. Se entenderá que, cuando por motivos inherentes al contratista, el interventor le deba comunicar la suspensión de las actividades objeto del contrato, seguirá corriendo el plazo tanto del contrato como el de cada una de las órdenes de trabajo que hasta la fecha se le habían entregado para su ejecución.

21. Por dar un uso distinto a los materiales suministrados por CHEC.

45

22. Por No realizar la debida limpieza al término de la ejecución de una actividad. 23. Por Generar perjuicios en las vías o carecer de medidas de seguridad y

señalización. 24. Por No desarrollar o incumplir el programa de salud ocupacional. 25. Por maltrato a los clientes, terceros o al personal de CHEC. 26. Por Suministro reiterativo de reportes inconsistentes o no presentar los informes

solicitados a tiempo.

27. Por Uso indebido de la información considerada como confidencial. 28. Por excederse de manera reiterativa del tiempo programado para las

suspensiones de energía o sea necesario cancelarla, por causas imputables al contratista.

29. Cuando una suspensión esté debidamente programada y aceptada por CHEC y

por causa imputable al contratista, se presentan retrasos en la iniciación de la suspensión provocando su cancelación, o no puede efectuarse de acuerdo con las condiciones establecidas (programas, horario y recursos).

30. Por operar equipos de propiedad o responsabilidad de CHEC, sin la autorización

del funcionario competente de CHEC. 31. Cuando sin previo aviso, se afecte la continuidad en la prestación del servicio de

energía. 32. Por no tener actualizado el kit de materiales suministrado por CHEC para la

ejecución de las labores de mantenimiento o por presentar faltantes injustificados de materiales.

33. Si la evaluación del programa de salud ocupacional resulta por debajo de 90%

de cumplimiento. 34. Por mal manejo, transporte o bodegaje de los materiales entregados por CHEC

al contratista. 35. Por mal reporte o registro de información de materiales instalados o actividades

realizadas en los formatos o sistema de información definidos por CHEC.

1.18. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

46

De conformidad con la ley el contratista, quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por CHEC y que no interfiera en la prestación del servicio, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de CHEC al contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo. 1.19. RESERVA DE LA INFORMACIÓN La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea. 1.20. REQUISITOS DE LA FACTURA Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley y la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna.

47

El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del proceso de Gestión Documental. Si la factura es título valor, en el original y las dos copias se pondrá un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe indicar el número de la aceptación de oferta o contrato que CHEC haya asignado. 1.21. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita o por correo electrónico. No se autorizan órdenes verbales procedentes del interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista. 1.22. COMPENSACIÓN Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista (persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal), autoriza a CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto, así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal, todo lo cual no obsta para que CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.23. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la

48

ejecución de dichas instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. 1.24. CAPACITACIÓN La capacitación o entrenamiento que sea requerido por el personal del contratistas y que pueda afectar la conformidad del producto y/o servicio ofertado, CHEC podrá realizar dichos eventos de aprendizaje siempre y cuando no se generen costos adicionales para la empresa

1.25. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre CHEC y el contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato. 1.26. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual será evaluado y aprobado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC, una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, las cuales deben conocer y aplicar. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo: A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas nacionales en

materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo, considerándose principalmente las siguientes:

TITULO NORMA

Por la cual se dictan medidas que buscan preservar, conservar y mantener la salud de los individuos en sus ocupaciones.

Ley 9 de 1979 Tít. III, Tit VII. Congreso de Colombia

49

TITULO NORMA

Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Resolución 2400 de 1979.Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional en el país.

Decreto N° 614 de 1984. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo. COPASO.

Resolución 2013 de 1986 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores.

Resolución 1016 de 1989 y sus actualizaciones. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

Ley 100 de 1993, decretos y resoluciones reglamentarias.

Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto Ley N° 1295 de 1994, y sus actualizaciones.

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Especial

Decreto 174 de 2001. Ministerio de Transporte

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Mixto.


Regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos

Decreto 3075 de 1997 Ministerio de Salud

Organización, administración y prestaciones del SGRP

Ley 776 de 2002.

Ley de Acoso Laboral, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros.

Ley 1010 de 2006. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2346 de 2007, Ministro de la Protección Social

Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adoptan medidas en relación con el consumo de cigarrillo o de tabaco.

Resolución 1956 de 2008. Ministerio de la Protección

50

TITULO NORMA

Social

Establece la obligatoriedad del registro del COPASO ante el Ministerio de la Protección Social

Resolución 1457 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.


Por la cual se adopta el Reglamento de Salud Ocupacional en los Procesos de Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica en las empresas del sector eléctrico (cuando aplique).

Resolución Número 1348. de 2009, Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas


Ley de Seguridad Vial Ley 1503 de 2011. Ministerio de Transporte

Creación de comité de convivencia laboral. Resolución 652 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 1562 de 2012. Ministerio de la Protección social.

Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas (cuando aplique)


Por el cual se reglamentan los artículos 33,4,5,6,7,9,10,12,13,18 y 19 de la ley 1503 de 2011


Por la el cual se reglamenta el pago de incapacidades laborales a cargo del empleador

Decreto 2941 de 2013. Ministerio de Trabajo

B. Comité paritario de salud ocupacional (COPASO). El contratista deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas

51

a conformar un Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional. C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. El contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con los requerimientos de ley, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC. El contratista deberá contar con un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia y dedicación del 100%, 192 horas al mes durante el desarrollo del contrato (contratos que involucren riesgos críticos y aquellos que los que disponga el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC), quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo. Para el caso en que el contrato no involucre riesgos críticos, deberá contar con una disponibilidad de mínimo 96 horas, equivalente a medio tiempo mensual. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), que cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de CHEC y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar. D. Programa de Capacitación e Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo El contratista deberá presentar su programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicado a la obra o servicio con base en la Identificación de peligros y evaluación de riesgos, mecanismos de control identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes de iniciar el contrato el personal del mismo deberá recibir una Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual debe ser aprobada por CHEC. E. Exámenes médicos al personal

El contratista deberá realizar los exámenes médicos ocupacionales de ley y exámenes especiales de acuerdo a su actividad económica, cuando aplique, a los trabajadores adscritos al contrato. El contratista deberá tener disponibles los conceptos de aptitud del examen médico para la interventoría de CHEC, los cuales

52

serán verificados antes de iniciar las actividades, éstos pueden estar en forma física o en medio digital. F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a

ejecutar. El contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

- Inventario de actividades y tareas - Identificación de peligros en cada actividad - Evaluación del riesgo asociado al peligro - Personal expuesto - Valoración del riesgo - Control existente - Calificación del riesgo – control existente - Tratamiento – controles futuros - Implementación y seguimiento a las medidas de prevención y control

para cada riesgo conforme lo establecido por la legislación nacional vigente, incluyendo las aplicables para el sector eléctrico

G. Plan de emergencia. El oferente que resulte seleccionado, antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencias, el cual debe estar alineado con el plan de emergencias de CHEC. La interventoría de CHEC solicitará las evidencias del cumplimiento de este requisito. H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. El oferente, deberá tener en cuenta su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la matriz de peligros y evaluación de riesgos, para cada actividad que se desarrolle en el contrato. Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado.

53

Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de CHEC, el cual primará. 1.27. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de 25 SMLMV ni ser inferior a un SMLMV, so pena de ser reportado a la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte de la interventoría. Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013, expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas personas naturales, al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada, el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales, cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada, cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas, al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III y efectuar el recobro al contratista, en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC. 1.28. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensiones), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensiones), Caja de Compensación, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo.

54

El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o factura, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente.

El oferente debe tener en cuenta que la ley 1607 de 2012 creó un tributo con destinación específica denominado impuesto de renta para la equidad – CREE a cargo de las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo, y la inversión social, gravamen atribuible a la utilidad reportada en desarrollo del contrato. Pese a que las personas naturales no ostentan la calidad de sujetos pasivos del referido impuesto, el artículo 25 de la citada ley exoneró a las personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto de renta complementarios y las personas naturales empleadoras que contraten dos (2) personas o más de los aportes parafiscales con destino al SENA e ICBF a partir del 1 de mayo de 2013, sobre los trabajadores que individualmente considerados devenguen hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales, por tanto, las personas naturales y jurídicas no deberán incluir dichos conceptos como costos de personal al momento de preparar las ofertas.

El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014, de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012. Por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en la propuesta.

1.29. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de este contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra CHEC por este concepto, el Contratista será notificado lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado. 1.30. CONFIDENCIALIDAD El Contratista se obliga a guardar absoluta reserva de la información confidencial de CHEC de la que tengan conocimiento y que les sea suministrada para la ejecución del objeto contractual.

55

1.31. POLÍTICA AMBIENTAL Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas nacionales en materia ambiental, considerándose principalmente la siguiente:

Requisito Ambiental Observaciones

Cumplimiento Legal

Ley 55 de 1993, Decreto 4741 de 2005, Resolución 627 de 2006, Decreto 1713 de 2002, Ley 1021 de 2006, resolución 910 de 2008, Resolución 1111 de 2013. Ley 163 de 1959, Decreto 264 de 1963, Decreto 2811 de 1974, Decreto 2104 de 1983, Resolución 015 de 1990, Ley 99 de 1993, Decreto 1609 de 2002, Resolución 909 de 2008.

Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la forma en que dará cumplimiento a los requisitos legales que le aplican con base en las actividades a desarrollar en el contrato. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento.

El contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Política Ambiental de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que le apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Política Ambiental de CHEC:

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

Además deberá solicitar apoyo al macroproceso de Gestión Ambiental de CHEC, para la obtención de los permisos ambientales que se requieran para el desarrollo de las actividades propias del contrato y ejercer control y mitigación de los impactos ambientales que se puedan derivar en su desarrollo. El contratista deberá entregar en las instalaciones ubicadas en la Estación Uribe en Manizales los residuos y/o materiales generados durante el desarrollo de las actividades propias del contrato para que CHEC se encargue de la disposición final

56

adecuada, cumpliendo con la normativa ambiental vigente para tal fin, en todo caso éstos no podrán permanecer en la subestación una vez terminado el mantenimiento. CHEC definirá los procedimientos para el transporte de los residuos y/o materiales desde las respectivas subestaciones hasta la ciudad de Manizales, cumpliendo con los requerimientos ambientales. El equipo de trabajo Gestión Ambiental, llevará acabo visitas de campo, solicitará reportes, certificados o reuniones de ser necesario, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de las normas ambientales y los lineamientos de la Política Ambiental. En caso de que se cause daño ambiental durante la ejecución de las actividades del contratista, este deberá responder por todos los gastos para la corrección y mitigación del daño, así como cancelar las multas que imponga la autoridad ambiental respectiva. 1.32. CONTROL DE REGISTROS En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros. 1.33. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio, criterios aplicados solo para los contratos de suministro de bienes. Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes se tienen los siguientes criterios: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos, y asesoría y conocimiento técnico. Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

57

1.34. TERMINACIÓN El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de las partes por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. 1.35. ACTA DE LIQUIDACIÓN La liquidación del contrato se hará entre el Interventor y el Contratista dentro de los noventa (90) días siguientes a la terminación del contrato. En el evento que el Contratista se negare o no se hiciere presente para ello, el Interventor a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del contrato, procederá a la liquidación del mismo.

En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a que haya lugar y, para el efecto, previo al pago de la última cuenta que se adeude al Contratista, las partes firmarán un acta de liquidación, en la cual conste la declaratoria de paz y salvo entre sí, por las obligaciones contraídas en desarrollo del contrato.

58

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.1. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA El Contratista deberá tener en cuenta las siguientes responsabilidades: a) Para todos los efectos legales, el Contratista asume la completa responsabilidad

de los accidentes a él imputables que puedan producirse durante el desarrollo del contrato, comprendiendo esta responsabilidad todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio del Contratista tome parte en la ejecución del trabajo, cualquiera que sea el servicio que se realice.

b) Cualquier daño originado en el desarrollo de las actividades y que afecten a

terceros, será de exclusiva responsabilidad del Contratista.

c) El Contratista favorecido entregará a CHEC, antes de la iniciación del contrato, fotocopia de todas las hojas de vida del personal seleccionado para realizar las actividades con toda la documentación soporte, especialmente documento de identidad. En una hoja electrónica relacionar los nombres, número de documento de identidad, dirección, teléfono, cargo y grupo de trabajo, esta información la debe entregar al interventor.

d) Todo movimiento de personal, ingresos y retiros, debe ser previamente

autorizado por el Interventor, quien también podrá exigir la desvinculación de personal, cuando considere que se lesionan los intereses de CHEC o sea inconveniente para el desarrollo del contrato.

e) El Contratista se compromete a reemplazar el personal que no apruebe las

evaluaciones realizadas por la dependencia de CHEC que lo requiera, a simple petición escrita de la misma, dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del recibo de la solicitud.

f) El contratista se compromete a reemplazar aquel personal que por cualquier motivo sea retirado del grupo de trabajo (incapacidad, permisos, licencias o renuncie al contrato), dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de renuncia o retiro del trabajador. Durante la ausencia de este recurso no se podrá realizar cobro alguno relacionado con el mismo.

g) Será responsabilidad del Contratista el mantenimiento de la seguridad en las

labores ejecutadas y su entorno de actuación durante la realización de las mismas, así como del estado final en que éstas queden y su área circundante, tanto para impedir posibles accidentes como para evitar cualquier tipo de sanción por deterioro paisajístico. CHEC no será en consecuencia responsable

59

de los accidentes que pueda sufrir el Contratista, su personal o terceros en el curso de los trabajos o con ocasión de ellos.

h) El Contratista se obliga y compromete a observar rigurosa confidencialidad con

toda la documentación entregada por CHEC tanto de su propiedad, como de terceros, que hubieran podido servir de soporte en el estudio de otros documentos. Por ello, ninguno de los documentos podrá ser revelado total o parcialmente a terceros. Así mismo, el Contratista se obliga a no publicar libros, artículos, dar charlas, conferencias o a realizar cualquier otra actividad que revele información facilitada por CHEC, sin previo consentimiento por escrito de ésta. Este acuerdo de confidencialidad obliga al Contratista, no sólo durante la duración del contrato, sino hasta que dicha documentación se haya hecho pública sin restricción. Los vehículos usados para el desarrollo del trabajo objeto de esta contratación, deben identificarse con dos avisos ubicados en las puertas laterales del mismo o en un lugar visible, en donde se indique “Contratista CHEC S.A. E.S.P.”

i) Dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la iniciación de las labores objeto de esta contratación, el Contratista y su personal adscrito a este contrato deberán cumplir con una etapa de inducción concertada con CHEC.

Este curso incluirá los siguientes temas:

Conocimientos generales de las subestaciones.

Procesos y maniobras de operación del sistema.

Normas de salud ocupacional, seguridad ocupacional, procedimientos en caso de emergencia y manejo de situaciones difíciles a su personal.

Conocimiento sobre el tema de Calidad del servicio y las implicaciones de su desempeño en los Indicadores de disponibilidad a cargo de CHEC, por el incumplimiento en las Metas de estos indicadores.

Aspectos ambientales con el fin de cumplir con reglamentaciones del ministerio del Medio Ambiente.

Conocimientos y orientación en atención al cliente del servicio de energía. Esta capacitación tendrá una duración máxima de tres (3) días y los costos que demande el personal, el cual deberá estar afiliado a la seguridad social, serán a cargo del contratista, el cual deberá tener en cuenta dichos costos en la administración del contrato. Nota: CHEC podrá programar posteriormente capacitaciones y/o reinducciones de acuerdo con las necesidades establecidas.

j) Dar estricto cumplimiento al manual de salud ocupacional.

k) Los grupos de trabajo del contratista deberán portar los radioteléfonos

suministrados y programados por CHEC, para que puedan trabajar con sus

60

repetidoras. Estos radios serán para uso exclusivo del contrato y por el personal que el contratista tiene reportado a CHEC. El uso del radio siempre se hará de acuerdo a la guía para el uso de radioteléfonos que el contratista recibirá al inicio del contrato. En caso de pérdida de un radioteléfono, este hecho será denunciado en una estación de policía, copia del denuncio será enviada al interventor para ordenar el bloqueo de ese radioteléfono. El radioteléfono deberá estar disponible y hacer parte de los equipos y herramientas de las personas que conformen el grupo de trabajo del contratista. En caso de pérdida o daño del radioteléfono, el contratista deberá reponerlo dentro de los diez (10) días siguientes a la pérdida o daño. El contratista autoriza a CHEC a grabar todo uso del radioteléfono y las conversaciones que se establezcan con el centro de control.

l) A prestar el servicio objeto del contrato de lunes a domingo, incluidos días feriados, cuando sea requerido, en el horario indicado.

m) Garantizar su íntegro cumplimiento y acogimiento de las normativas atinentes a la seguridad laboral, ocupacional, de seguridad y de campo. Vale aclarar que la revisión que CHEC o La Interventoría haga del cumplimiento de estas normativas, no exonera el cumplimiento estricto de estas responsabilidades al contratista, ni convalida sus actuaciones. Frente a aspectos de carácter laboral impera el cumplimiento estricto de las normas laborales sin miramientos a los valores o disposiciones que se encuentren en los presentes términos o en la oferta que haya presentado el contratista.

2.2. PROGRAMA DE TRABAJO CHEC garantizará un mínimo de cuarenta y ocho (48) horas semanales para la ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y montaje de equipos en subestaciones. Cuando existan días festivos el tiempo garantizado se reducirá en 9.6 horas por cada día festivo. Las actividades de mantenimiento y montaje en subestaciones eléctricas se ejecutarán durante los días hábiles de la semana, el día lunes, entre las 7:00 y las 12:00 y entre las 1:30 y 18:30 horas, y de martes a viernes, entre las 7:00 y las 12:00 y entre las 1:30 y 18:00 horas, para un total de cuarenta y ocho (48) horas semanales, con dos grupos de trabajo conformado por un (1) jefe de grupo y cuatro (4) técnicos electricistas de igual manera este horario aplica para el ingeniero electricista. Eventualmente en acuerdo con la interventoría se podrá modificar el horario de trabajo ordinario según las necesidades de CHEC. En este sentido se toma como jornada ordinaria diaria “Horario Flexible” la cual es

61

de 9.6 Horas Las horas trabajadas en semana o domingo son extras sólo aquellas que superen la jornada ordinaria diaria, puesto que las horas extras se determinan con base a la jornada diaria, no semanal. Es importante anotar que la jornada que se toma como referencia para determinar si existe trabajo extra o suplementario, es la pactada entre las partes. Una vez cada tres (3) semanas el Contratista deberá disponer de un grupo de trabajo reducido, conformado por un (1) jefe de grupo y dos (2) técnicos electricistas (con vehículo equipado con la herramienta de trabajo), para realizar un turno de disponibilidad para la atención de emergencias en subestaciones eléctricas. La disponibilidad inicia el día viernes a las 18:00 horas y termina el día lunes a las 7:00 horas o el día martes a las 7:00 horas cuando el día lunes es festivo. Por este servicio de disponibilidad CHEC reconocerá por cada día de disponibilidad cuatro (4) horas así:

Si la disponibilidad es en fin de semana normal inicia desde el viernes a las 18:00 horas y termina el día lunes a las 7:00 horas, se reconocerán doce (12) horas valoradas al precio unitario de la hora de disponibilidad cotizada para el grupo de trabajo indicado anteriormente.

Si la disponibilidad es en fin de semana con festivo inicia desde el viernes a las 18:00 horas y termina el día martes a las 7:00 horas, se reconocerán dieciséis (16) horas valoradas al precio unitario de la hora de disponibilidad cotizada para el grupo de trabajo indicado anteriormente.

Si la disponibilidad es un día festivo entre semana, se reconocerán cuatro (4) horas valoradas al precio unitario de la hora de disponibilidad cotizada para el grupo de trabajo indicado anteriormente.

Si por condiciones del servicio, el grupo de trabajo es llamado a realizar labores de mantenimiento durante la disponibilidad estas horas de trabajo se reconocerán y serán valoradas al precio unitario de la hora especial cotizada para el grupo de trabajo indicado anteriormente. Teniendo en cuenta el tiempo mínimo garantizado para la ejecución de actividades en los días laborables y en los turnos de disponibilidad, y el descuento por días festivos, el contratista dimensionará adecuadamente los requerimientos de recursos cumpliendo con los términos contractuales y en especial con la legislación laboral vigente. Eventualmente, CHEC podrá requerir al grupo de mantenimiento del Contratista para la atención de emergencias en subestaciones eléctricas durante los días hábiles, de lunes a viernes, desde las 18:00 a las 7:00 horas del día siguiente. El

62

grupo deberá estar conformado por un (1) jefe de grupo y por lo menos dos (2) técnicos electricistas (con vehículo). Eventualmente, CHEC podrá requerir al grupo de mantenimiento del Contratista para la atención de emergencias en subestaciones eléctricas durante los días sábado y domingo, desde las 00:00 horas del sábado, hasta las 24:00 horas del día domingo. El grupo deberá estar conformado por un (1) jefe de grupo y por lo menos dos (2) técnicos electricistas (con vehículo). Así mismo, por necesidades del servicio, CHEC podrá requerir al grupo de mantenimiento del contratista para ejecutar actividades de mantenimiento programadas o prestar apoyo al grupo disponible durante los días festivos. El grupo deberá estar conformado por un (1) jefe de grupo y por lo menos dos (2) técnicos electricistas (con vehículo). Para la elaboración de su oferta bajo las modalidades de trabajo anteriormente descritas, el contratista deberá tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones:

El costo de todos los tiempos anotados antes, incluyendo los días festivos, feriados o recargos para cada una de las actividades de mantenimiento en horas normales, de disponibilidad y de emergencia.

De común acuerdo con el interventor y por necesidades de los trabajos, se podrán definir intensidades horarias diarias que permitan realizar el trabajo en menos días.

Los programas de trabajo que se generen para dar cumplimiento a las necesidades que se presenten podrán ser modificados en cualquier momento dadas las exigencias y requerimientos de CHEC.

En el evento que CHEC requiera cambiar los esquemas de disponibilidad, el Contratista deberá aceptar dichos cambios, llegando a un acuerdo entre las partes sobre las nuevas condiciones de remuneración por disponibilidad.

El contratista deberá suplir las faltas, incapacidades, vacaciones y licencias de todo el personal a su cargo, garantizando siempre el número de personas solicitadas.

Según el artículo 167 del régimen laboral colombiano, empresas con más de cincuenta (50) trabajadores que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, deberán conceder a sus trabajadores dos (2) horas de dicha jornada, para actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación.

El contratista debe contar con la cantidad de personas suficientes para cumplir con la legislación laboral en cuanto a las horas máximas que puede

63

trabajar una persona.

2.3. DISPONIBILIDAD Además de lo indicado en el numeral anterior, durante el turno de disponibilidad el personal del Contratista se compromete a facilitar su ubicación en caso de requerirse para atender necesidades del servicio, es decir, el personal debe permanecer en la ciudad de Manizales y estar atento al llamado para laborar, y de ser llamado su presencia debe ser en el menor tiempo posible; es de anotar que esto obliga a que las actividades personales no comprometan su disponibilidad. Así mismo, el Contratista deberá tener una logística tal que permita en el menor tiempo posible la convocatoria y reunión del personal para laborar, esto implica estar atentos a los radioteléfonos y teléfonos celulares. 2.4. ACTIVIDADES Cualquier actividad que se realice dentro del objeto del contrato debe tener su orden de trabajo escrita y debidamente autorizada según los procedimientos establecidos en CHEC y obtenida de manera previa. Sólo en caso de emergencias y/o daños (lo que incluye las actividades de mantenimiento de emergencia en subestaciones) podrán ejecutarse los trabajos sin la orden de trabajo escrita pero con la debida autorización verbal de la persona competente, como puede ser el interventor, P1, o asistente del proceso de mantenimiento de subestaciones (orden de trabajo verbal). Se entiende por emergencia aquellas situaciones en las cuales existe un riesgo inminente del patrimonio o de la vida que para evitarlo o minimizarlo exige ejecutar acciones inmediatas sin que haya tiempo de seguir los procedimientos establecidos para generar una orden de trabajo escrita, sin embargo siempre deberá existir una orden explicita de la persona competente para que ejecute las actividades. Sea como fuere, toda orden de trabajo para su inicio siempre requiere ser informada al centro de control con la llegada del personal operativo al sitio de trabajo, de igual manera se informará el abandono temporal y/o definitivo del sitio de trabajo por parte de este personal, en cumplimiento de la orden de trabajo. CHEC por necesidades del servicio, en caso de ser necesario, podrá solicitar al contratista el aumento o disminución de la cantidad de actividades o recursos contratados de personal técnico, tecnólogo y/o profesional, el salario básico será el descrito en el numeral 2.6 SALARIOS No se podrá hacer efectivo el pago de las horas que no estén soportadas por la orden de trabajo que sustente dicho pago y que se encuentre en algunas de las bases de datos que para tal fin ha establecido CHEC.

64

2.4.1. COSTEO DE LAS ACTIVIDADES

Las órdenes de trabajo deberán ser costeadas para cada orden de trabajo por municipio, por nivel de tensión y por tipo de actividad de mantenimiento discriminando los costos de mano de obra, materiales, vehículos, etc. Esta información deberá ser consolidada en al acta de cada mes. Los costos indirectos y de AIU, los cuales no son imputables en forma directa a un nivel de tensión, se deberán asignar al negocio de distribución. De manera similar aquellos costos que no puedan ser imputables en forma directa a un municipio se sumarán a prorrata de los costos directos a cada municipio. El valor total del acta antes de IVA debe ser igual a la suma del costo total por nivel de tensión y a la suma del costo total por municipio. Esta información deberá estar detallada y soportada con las órdenes de trabajo para su verificación. 2.4.2. INFORMES El contratista debe presentar informes mensuales de su gestión y de las actividades realizadas, así como aquellos adicionales que solicite la interventoría o el Área de Subestaciones y Líneas; en los formatos de informe que sean definidos por el interventor y/o el proceso de Mantenimiento de Subestaciones, usando las herramientas electrónicas que se definan para tal fin como pueden ser computador, PDAS, etc. Dichos informes deberán ser entregados a más tardar en los cinco (5) días siguientes después del vencimiento de cada mes. La interventoría podrá solicitar informes detallados o específicos sobre cualquier tema en particular, en tal caso, deberán ser presentados en el menor tiempo posible, que en todo caso no excederá los cinco (5) días siguientes después de la solicitud de la Interventoría o del Área de Subestaciones y Líneas de CHEC. Los informes completos serán requisito para la aprobación del acta por parte de la interventoría. 2.5. PERSONAL

El ingeniero contratista deberá realizar, como parte de la administración y coordinación de las labores propias del contrato, las siguientes actividades:

Asistir a las reuniones de programación semanal de mantenimiento.

Programar la ejecución de las órdenes de trabajo que le hayan sido asignadas por CHEC al grupo de trabajo del CONTRATISTA de acuerdo con la programación semanal de mantenimiento.

65

Suministrar la información necesaria para ayudar al proceso de mantenimiento de subestaciones en la elaboración de la programación periódica del mantenimiento.

Presentar informes semanales de mantenimiento de las actividades desarrolladas por el grupo de trabajo.

Las actividades anteriores podrán ser delegadas a un ingeniero electricista adscrito a la planta de personal del Contratista con experiencia demostrable en la ejecución de las obras relacionadas con los procesos y actividades objeto de la convocatoria. Los costos en que incurra El Contratista en desarrollo de las actividades descritas en este numeral y otras propias de la administración y coordinación, tales como: transporte, gastos de viaje, así como los elementos que requiera para desempeñar su labor (portátil, celular, elementos de protección personal, casco, zapatos dieléctricos y chaleco, etc.) deberán ser incluidos en la administración del contrato. Para el desarrollo del contrato se debe contar con la asesoría de un profesional o tecnólogo en salud ocupacional con dedicación mínima de cuarenta y ocho (48) horas mensuales, dentro de las cuales se debe contemplar las visitas a los grupos de trabajo por lo menos dieciséis (16) horas, las cuales se deberán soportar mediante informe mensual a la interventoría. Los desplazamientos que implican el pago de gastos de viaje y transporte para este profesional o tecnólogo deben ser tenidos en cuenta en el cálculo de la administración. Se requiere un (1) ingeniero electricista para realizar actividades de gestión, coordinación y apoyo al proceso mantenimiento de subestaciones, quien se le asignara un puesto de trabajo en CHEC estación Uribe en las oficinas del proceso de mantenimiento, se le suministrara equipo de cómputo y todas las herramientas informáticas para que desempeñe su labor. Los grupos de trabajo que ejecutaran las labores de mantenimiento y montaje en las subestaciones estarán conformados de la siguiente manera:

Un (1) jefe de grupo

Cuatro (4) técnicos electricistas Además de lo indicado anteriormente, el Contratista deberá tener en cuenta los siguientes aspectos relacionados con el personal:

El integrante del grupo de trabajo que se designe para conducir el vehículo debe tener licencia de conducción vigente y de la categoría requerida para el vehículo, conocimientos básicos del funcionamiento del automotor, conocimiento del área de influencia de CHEC donde laborará y conocimientos en primeros auxilios.

66

CHEC por necesidades del servicio, podrá solicitar al Contratista el aumento en los recursos aquí contratados, los cuales deberán ser suministrados en las mismas condiciones salariales y de costos de la oferta. 2.5.1. PERFILES Y EXPERIENCIA DEL OFERENTE Y SU PERSONAL A continuación se describen los perfiles del personal requerido para desarrollar las actividades objeto de esta contratación. Los perfiles son: Profesional o Tecnólogo en Salud Ocupacional, Jefe de Grupo, Técnico Electricista e Ingeniero Electricista. 2.5.1.1. Profesional o Tecnólogo en Salud Ocupacional

Realizará y coordinará todas las actividades relacionadas con salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente: a. Actividades

Ayudar al ingeniero contratista en las diferentes tareas de la programación de los trabajos y capacitaciones.

Acompañar a los frentes de trabajo.

Dictar capacitaciones periódicas al personal sobre temas relacionados con la salud ocupacional.

Evaluar el cumplimiento del personal del uso adecuado de los elementos de seguridad.

Controlar el cumplimiento por parte del contratista y su personal del programa de salud ocupacional y las actividades establecidas en el CALIPSO.

Realizar programas y actividades para subsanar los incumplimientos encontrados.

Presentar informe mensual, el cual deberá ser incluido con los documentos del acta.

Realizar las demás funciones que le sean asignadas y correspondan a la naturaleza del cargo.

b. Perfil del Cargo

Educación

67

Profesional o tecnólogo en salud ocupacional. Es requisito que presente el documento que lo acredite como tal.

Experiencia

Un (2) años de experiencia en el ejercicio de actividades de salud ocupacional. Características Especiales Para el desarrollo de sus actividades se requiere que tenga conocimientos específicos en el área de salud ocupacional y una excelente habilidad para comunicarse con otras personas. Debe tener muy buena pedagogía para transmitir sus conocimientos. Es responsable por la exactitud, oportunidad y confiabilidad en la elaboración de informes. Es responsable por la cordial atención y buenas relaciones con los usuarios y funcionarios de CHEC. Los errores y omisiones en su trabajo pueden afectar la imagen de la Empresa ante terceros y pérdidas de tiempo y dinero a CHEC. 2.5.1.2. Ingeniero Electricista de apoyo a Mantenimiento

a. Actividades

Analizar información: Realizar análisis y seguimiento de información obtenida de acuerdo al comportamiento del sistema eléctrico, dando cumplimiento a los indicadores llevados en el proceso de mantenimiento de subestaciones.

Analizar la información de actividades ejecutadas Vs. actividades planeadas, el comportamiento de los indicadores de disponibilidad del SDL y STR en general de todas las variables que se tuvieron en cuenta para la planeación del mantenimiento y montajes.

Realizar, entregar y hacer seguimiento a la ejecución de las órdenes de trabajo programadas, las cuales están a cargo del grupo de mantenimiento contratado.

Hacer seguimiento a la ejecución de los planes y programas de Mantenimiento teniendo en cuenta el cambio de elementos del sistema acorde al deterioro y frecuencias de reposiciones recomendadas por los fabricantes, estableciendo prioridades, recursos asignados, tiempo estimado, frecuencia, responsables, fechas estimadas de ejecución.

68

Actualizar base de datos de la infraestructura de subestaciones con la información obtenida del mantenimiento.

Manejo y control de inventario de materiales de consumo en mantenimiento de subestaciones

Elaboración de Informes de labores realizadas en el mantenimiento alineado con la metodología de costos determinada por la empresa.

Participar en reuniones de Grupos Primarios convocados por mantenimiento y retroalimentar la información recibida a su equipo de trabajo.

Semanalmente diligenciar el reporte de las actividades desarrolladas en el ejercicio de su trabajo.

Controlar recibo y envío de correspondencia tanto interna como externa incluyendo e-mail.

Velar que los formatos establecidos por CHEC para la ejecución de actividades sean diligenciados de acuerdo a las políticas de la Empresa. Igualmente deberá almacenar los registros en el lugar establecido para ello.

b. Perfil del Cargo Educación Título de Ingeniero Electricista con su respectiva tarjeta profesional, conocimientos en mantenimiento de equipos de subestación. Experiencia Seis (6) meses de experiencia y conocimiento en mantenimiento de equipos de subestaciones. Otras Consideraciones El trabajo requiere el conocimiento general del área de subestaciones y líneas y tareas de varios puestos de trabajo, capacidad de concentración, sentido del orden y capacidad para tomar decisiones en el momento que se estén realizando las labores; espíritu dinámico y recursivo frente a la resolución de problemas. Debe estar atento a la dirección, supervisión, capacitación y coordinación de las labores asignadas para su correcta ejecución. Debe ser responsable en la veracidad, confiabilidad y forma de transmitir la información técnica requerida en el diagnóstico realizado a los equipos instalados en subestaciones y redes y elaborar los informes respectivos. Debe mantener cordiales relaciones con los miembros del grupo de trabajo y de otras dependencias, proporcionando servicios e información eficaz y oportuna,

69

brindando así asistencia rápida. Debe velar por el buen uso y conservación de los equipos y herramientas que le han sido asignados para la ejecución de las labores.

2.5.1.3. Jefe de Grupo Dirigir y coordinar a su grupo en la realización de los trabajos de mantenimiento eléctrico y mecánico de los equipos de subestaciones. a. Actividades

Participar en la elaboración de los programas periódicos de mantenimiento preventivo de los equipos electromecánicos de las subestaciones y dirigir su ejecución.

Distribuir los trabajos a realizar entre el personal a su cargo dando las instrucciones precisas y efectuar el debido control sobre la ejecución de los mismos.

Controlar la utilización de los materiales utilizados en cada trabajo realizado y registrar el tiempo demandado para su cumplimiento.

Elaborar los presupuestos de tiempos y materiales de acuerdo con las solicitudes de mantenimiento recibidas y las fallas detectadas en los diferentes equipos electromecánicos de las subestaciones mayores.

Realizar los trabajos que requieran mayor conocimiento y/o experiencia o que demanden un cuidado especial.

Informar sobre las novedades del personal y las que se presenten en el desarrollo de su trabajo, sugiriendo posibles soluciones.

Dar a conocer y hacer cumplir las normas de Seguridad y Salud Ocupacional establecidas, verificando que se haga el uso adecuado de los implementos de seguridad necesarios para la realización de las diferentes actividades.

b. Perfil del Cargo Educación

Título Bachiller,

Contar con C.A.P. del SENA en electricidad o electromecánica o matrícula Profesional del Consejo Profesional Nacional en Tecnología en Electricidad, Electromecánica, Electrónica y Afines o tarjeta de acreditación CONTE la cual debe tener al menos dos de las siguientes categorías: 1, 4 y 5, en combinaciones de acreditación TE-1 y TE-4, o TE-1 y TE-5 o TE-4 y TE-5, conocimientos en mantenimiento de

70

subestaciones, manejo de equipos de alta tensión y de seguridad industrial.

Experiencia

Un año de experiencia en el desempeño de cargos similares.

Otras Consideraciones El trabajo requiere conocimiento general de las políticas de la Empresa. Requiere capacidad para planear actividades. Requiere capacidad de concentración y espíritu dinámico y recursivo frente a las labores que desempeña. Debe estar atento a la dirección, supervisión, capacitación y coordinación del personal a su cargo asignando las labores al grupo de trabajo y proporcionándoles los medios necesarios para la ejecución de sus labores. Debe ser responsable en la veracidad, confiabilidad y forma de transmitir la información técnica, requerida en el diagnóstico hecho a los equipos eléctricos y mecánicos de las subestaciones y los informes respectivos. Debe mantener cordiales relaciones con personal de otras dependencias y de los grupos de trabajo, proporcionando servicios de asesorías en mantenimiento, eficaces y oportunas, brindando apoyo y colaboración rápida a los miembros del grupo de trabajo. Debe velar por el buen uso y manejo de materiales y equipos que le han sido asignados para la realización de los diferentes trabajos.

2.5.1.4. Técnico Electricista Efectuar las operaciones necesarias para el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos eléctricos y electromecánicos de subestaciones, para garantizar el servicio de energía que presta la Empresa a sus usuarios. a. Actividades

Efectuar el montaje y mantenimiento de los equipos asociados a las subestaciones tales como transformadores, interruptores, seccionadores, equipos de servicios auxiliares entre otros.

Identificar y recoger las especificaciones técnicas de los equipos nuevos instalados en las subestaciones para informar a su Jefe inmediato la ubicación y características a cada uno de ellos en las zonas de trabajo.

71

Realizar la señalización de los equipos electromecánicos de subestaciones según las normas y procedimientos establecidos.

Efectuar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo según los programas de trabajo establecidos por su Jefe inmediato.

Informar a su Jefe inmediato las novedades que se presenten en el desarrollo de su trabajo.

Cumplir con las normas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y hacer el debido uso de los implementos de seguridad y protección personal necesarios para la realización de las diferentes actividades.

Realizar labores de aseo, limpieza de equipos de las subestaciones en programas de mantenimiento general.

Llevar hasta el sitio de trabajo los equipos y materiales necesarios en las labores de mantenimiento de las subestaciones mayores.

Retirar del almacén los materiales y herramientas requeridas para la realización de los diferentes trabajos.

b. Perfil del Cargo Educación

Título Bachiller,

Contar con C.A.P. del SENA en electricidad o electromecánica o matrícula Profesional del Consejo Profesional Nacional en Tecnología en Electricidad, Electromecánica, Electrónica y Afines o tarjeta de acreditación CONTE la cual debe tener al menos dos de las siguientes categorías: 1, 4 y 5, en combinaciones de acreditación TE-1 y TE-4, o TE-1 y TE-5 o TE-4 y TE-5, conocimientos en mantenimiento de subestaciones, manejo de equipos de alta tensión y de seguridad industrial.

Experiencia

Un año de experiencia en labores similares de mantenimiento. Otras Consideraciones

El trabajo requiere el conocimiento general de operaciones y tareas de varios puestos de trabajo, capacidad de concentración, sentido del orden y capacidad para tomar decisiones en el momento que se estén realizando las labores de mantenimiento; espíritu dinámico y recursivo frente a la resolución de problemas. Debe mantener cordiales relaciones con los miembros del grupo de trabajo y de otras dependencias, proporcionando servicios e información eficaz y oportuna,

72

brindando así asistencia rápida, en el mantenimiento a las subestaciones y como consecuencia servicio continuo de energía a los usuarios. Debe velar por el buen uso y conservación de los equipos y herramientas que le han sido asignados para el desempeño de las labores de mantenimiento y el buen uso y manejo de los materiales que son usados en los diferentes trabajos.

2.5.2. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL Y UNIFORMES Para la prestación de los servicios el Contratista deberá cumplir con las pautas de diseño establecidas por CHEC en el Manual de Imagen Física para la identificación del personal, los uniformes y las señales informativas de los vehículos. El Manual de Imagen podrá consultarse en archivo adjunto, a través del link ANEXOS. El Contratista se obliga a mantener la identificación de sus trabajadores, para lo cual emitirá y suministrará los documentos que sean necesarios con base en las condiciones especificadas por CHEC. El Contratista reportará a CHEC o a la interventoría la entrega y restitución de carnés debidamente codificados y numerados. 2.6. SALARIOS CHEC busca que en este proceso de contratación, se dé una remuneración justa a los trabajadores, para lo cual fija los siguientes salarios mensuales mínimos a considerar por el oferente para calcular y efectuar los pagos mensuales de su personal. Los valores finalmente ofertados se entiende son la base para el proponente calcular los costos horarios medios de su actividad, que contemplan los costos de horas ordinarias, extras, feriados o recargos nocturnos según lo exija la respectiva actividad, por lo tanto con estos debe efectuar los pagos de su personal. Profesional o Tecnólogo en Salud Ocupacional igual a $1’702.398 Ingeniero Electricista igual a $2’579.082 Jefe de Grupo igual a $1.478.130 Técnico Electricista igual a $1.243.668 A partir del año 2015 los valores de los salarios deberán ser incrementados con el IPC. En todo caso el contratista deberá consignar mensualmente al personal los salarios, prestaciones, gastos de alimentación y alojamiento, tiempo extra y demás conceptos sobre la misma base de costos que presente en su oferta y para la aceptación de las cuentas de cobro deberá presentar el recibido a satisfacción de cada uno de los

73

funcionarios, en un formato que contenga la liquidación de todos los conceptos. El pago de los salarios deberá hacerse como fecha máxima, el último día del mes laborado, si el pago es mensual, o el último día de la quincena, si el pago es quincenal. No se aceptarán estipulaciones contractuales en virtud de las cuales se pretenda desconocer esta disposición y por tanto la interventoría dará fe en cada informe del cumplimiento cabal de esta disposición. Las propuestas que contengan salarios por debajo de estos mínimos establecidos en los términos de referencia no serán evaluadas. Los valores en pesos deben ser suministrados en el Anexo 2. 2.7. GASTOS DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN La sede para el personal que ejecutará las actividades de mantenimiento en subestaciones será la ciudad de Manizales. Cuando el personal deba desplazarse fuera de su sede se le reconocerá unos gastos de alimentación y/o hospedaje, los cuales se liquidarán de acuerdo a lo realmente causado. Los gastos de hospedaje se causarán siempre y cuando los trabajos a desarrollar ameriten que el personal pernocte fuera de su sede. Se debe tener en cuenta que además de los salarios, los valores pagados a los trabajadores por gastos de alimentación y hospedaje, por ser considerados de carácter permanente, se constituyen como ingreso base de cotización para el pago de prestaciones, seguridad social y parafiscales. Ya que se consideran salario según lo establecido en el artículo 130 de Código Sustantivo del Trabajo. Para los municipios de Caldas y Risaralda el personal técnico (Jefe de grupo de mantenimiento y técnicos electricistas) y el ingeniero electricista, CHEC acepta por los conceptos de alimentación y/o hospedaje los siguientes valores descritos en la siguiente tabla:

TABLA 1

Personal Técnico Ingeniero Electricista

ÍTEM Valor Valor

Desayuno $ 5,743 $ 8,615

Almuerzo $ 8,354 $ 12,531

Comida $ 8,354 $ 12,531

Pernoctada $ 20,885 $ 31,328

Total día $ 43,336 $ 65,005

74

A partir del año 2015 los valores de los salarios base para el cálculo de los gastos de alojamiento y alimentación deberán ser incrementados con el IPC. Los valores en pesos descritos en la tabla 1 de viáticos deben ser suministrados en el Anexo 2. Conforme a las responsabilidades que asume el contratista para la prestación eficiente de sus servicios, el contratista pagará a sus trabajadores los gastos de alimentación y alojamiento cuando deban desempeñar actividades por fuera de su sede de trabajo. Estos pagos se harán según la tabla fijada arriba y expresamente aceptada por el contratista. El reconocimiento de estos gastos se generan por el desplazamiento efectivo del personal, según las condiciones aquí descritas, por tanto su reconocimiento no puede ser restringido, a través del cumplimiento de otras exigencias (facturas, recibos), ni el contratista se exime de pagar las sumas con base en los precios del alojamiento o la alimentación en las áreas donde se ejecuten las actividades, pues deben ser pagados de acuerdo con los requerimientos en la ejecución de las actividades del contrato, por lo tanto deben ser coincidentes con los pagados a los demás integrantes del grupo. Los gastos de viaje en que incurra el ingeniero contratista, o quien éste delegue, en el cumplimiento de las labores de administración y coordinación serán por cuenta propia, por lo que deben ser incluidos dentro de la administración del contrato, los que no constituirá salario en tanto son entendidos como honorarios dentro del contrato de prestación de servicios. CHEC cancelará mensualmente en la factura el valor total de los gastos de alimentación y alojamiento causados por todo el personal del contrato, el reconocimiento de estos gastos será de acuerdo con lo causado y lo enmarcado en la ley para el pago de estos conceptos. Los viáticos realmente causados serán cancelados al contratista con los valores arriba consignados afectados por un 10% correspondiente a la gestión administrativa de estos recursos. Como CHEC indica el porcentaje de la administración que demande los recursos de alojamiento y hospedaje, dichos valores del A.I.U. serán descritos en los anexos 4 y 4A (análisis de precios). Solo serán reconocidos y pagados como factor salarial los viáticos de manutención y alojamiento que sean requeridos previa y expresa autorización del empleador y coordinado con el interventor Las propuestas que contengan gastos de alojamiento y alimentación diferentes a los establecidos en los términos de referencia no serán evaluadas.

75

2.8. VEHÍCULOS El transporte requerido para desempeñar las labores objeto de esta contratación, deberá ceñirse a las disposiciones normativas vigentes en esta materia y las personas o entidades que presten este servicio deberán cumplir con el Decreto Ley 174 del 05 de febrero de 2001, expedido por el Ministerio de Transporte. Para la ejecución de las actividades de mantenimiento, El Contratista deberá suministrar para el transporte del personal operativo una camioneta doble cabina de doble tracción, la cual deberá ser conducida por uno de los integrantes del grupo contratado. El vehículo deberá poseer una estructura adecuada para el transporte de escaleras y ser de un modelo posterior al año 2007. Los vehículos deben estar adecuados para transporte de personal, al igual que para el transporte de herramientas y equipos, las herramientas no deben estar arrumadas de tal forma que puedan generar accidentes. Se debe disponer de cajones o compartimientos especiales para equipos, materiales o herramientas. Los materiales y equipos que no sea posible disponer en los compartimientos adaptados, estarán debidamente amarrados y asegurados para evitar que por su movimiento o desplazamiento se produzcan golpes o lesiones al personal o daño de los mismos elementos. El vehículo debe poseer:

Caja con candado seguro y espacio suficiente para guardar herramientas, materiales y equipos del personal.

Botiquín surtido de primeros auxilios, cuya dotación debe estar ajustada a las recomendaciones del Proceso de Salud Ocupacional de CHEC.

Un extintor de polvo químico seco, de acuerdo con la capacidad del vehículo, con carga vigente durante la ejecución del contrato, linterna, tacos de madera, banderolas, etc.

La Empresa advierte que los vehículos se desempeñan en zonas de difícil acceso, con carreteras deficientes y topografía accidentada, lo que implica que el contratista diligente tenga la disponibilidad de repuestos para el mantenimiento correctivo y preventivo de los vehículos. Si existen exigencias de la compañía de arrendamiento financiero o leasing para el mantenimiento de los vehículos, tal circunstancia será una cuestión atinente al contratista y la compañía. Por ello, La Empresa una vez verificado cualquier incumplimiento, no aceptará excusas atinentes a esta relación o a las exigencias de una persona diferente a CHEC. El contratista tendrá presente que las exigencias de un tercero respecto al mantenimiento de vehículos, suministro de repuestos o llantas, pueden afectar el desarrollo exitoso del contrato y por tanto, pueden generar

76

las consecuencias que cualquier incumplimiento acarrea. 2.9. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de trabajos en instalaciones eléctricas, debiendo cumplir las mismas con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad y adecuado a las tareas que realiza, de acuerdo a las especificaciones que para cada caso tenga estipulado CHEC. Estos deberán contar con el visto bueno del Proceso de Salud Ocupacional de CHEC, quienes de no estar de acuerdo podrán exigir su reemplazo. Hasta tanto, no se haga efectivo ese reemplazo, no podrá iniciarse ningún tipo de trabajo. El Contratista exonera a CHEC de todo tipo de responsabilidad por el mal uso de los elementos de seguridad. En el Anexo 8 se encuentra el listado de las herramientas y equipos que debe suministrar el Contratista para la ejecución de las diferentes actividades descritas en el alcance del contrato, las cuales deben cumplir con su respectiva norma de fabricación y en ningún caso se aceptaran herramientas hechizas o que presenten defectos de fabricación y deterioro. Las herramientas y equipos no relacionados que se requieran para las labores deberán ser suministradas por el contratista y desde ya el mismo declara que los suministrará oportunamente, para lo cual adjuntará una comunicación en tal sentido (subsanable) y pactará con la interventoría su remuneración. Es importante resaltar, que el contratista al momento de preparar su oferta no debe limitarse a las cantidades de herramientas y equipos a suministrar indicadas en el Anexo 8, ya que debe tener en cuenta la sustitución de elementos por deterioro, falla o mal estado durante el desarrollo del contrato. Así mismo, el contratista suministrará un plan de telefonía celular con su respectivo equipo para que el personal operativo pueda comunicarse con el personal de las áreas de mantenimiento y operación de CHEC cuando sea requerido en desarrollo de las labores propias descritas en el objeto y alcance del contrato. El plan de teléfono celular deberá ser utilizado por el jefe de grupo. Todos los costos en que deba incurrir el Contratista para cumplir con la normatividad en salud ocupacional y medicina del trabajo deberán ser incluidos en el componente del precio unitario correspondiente a HERRAMIENTAS Y EQUIPOS. Adicional a la herramienta que debe suministrar el contratista, CHEC suministrará algunos equipos y elementos según listado inventariado que entregará la interventoría. Estos equipos y otros que sean suministrados por CHEC quedarán a entera responsabilidad del Contratista, quien en caso de pérdida o deterioro acepta y autoriza a CHEC para que haga el respectivo descuento por el valor del equipo, de las cuentas de pago que tenga pendientes CHEC con el Contratista.

77

Todos los equipos suministrados por CHEC al contratista para ser empleados en la ejecución de las actividades, serán entregados con el acta de entrega o el documento de traspaso correspondiente, verificando su buen estado y correcto funcionamiento. Todo traspaso de elementos suministrados deberá tener el visto bueno del interventor. Los equipos y elementos suministrados por CHEC quedarán a entera responsabilidad del Contratista, quien deberá garantizar el adecuado almacenamiento de los equipos y deberá protegerlos contra cualquier daño o pérdida, para lo cual tomará las medidas necesarias y deberá dar libre acceso en cualquier tiempo al interventor o cualquier persona autorizada por CHEC en forma escrita para inspeccionar tales equipos. En caso de pérdida o deterioro de equipos suministrados por CHEC, el contratista deberá reponerlos en iguales condiciones técnicas o pagarlos al valor comercial. Después de terminado el contrato, el contratista deberá devolver a CHEC los equipos en el mismo estado en que le fueron entregados, salvo su deterioro normal. En caso de haberse dado mal uso se deberá indemnizar a CHEC con reposición de una herramienta equivalente o su pago. Los materiales necesarios para cumplir con el objeto del contrato serán suministrados por CHEC e instalados por el Contratista en los sitios donde haya que ejecutar el trabajo; en casos especiales y con la autorización de CHEC, el Contratista podrá suministrar materiales y elementos menores para la ejecución de los trabajos por un valor máximo de $100.000, caso en el cual CHEC le reembolsará dicho gasto reconociéndole el porcentaje de administración (componente A del AIU) pactado en la oferta. En el evento que por la naturaleza de los trabajos o alguna actividad a ejecutar el contratista considera que se debe incluir algún elemento y/o equipo de protección personal diferente a los discriminados en el anexo 8, el contratista solicitará a CHEC la inclusión del mismo. Para tal efecto se evaluará la conveniencia, necesidad e importancia del mismo y de ser requerido será suministrado por CHEC, en caso que CHEC no tenga disponible los equipos o elementos de protección personal solicitados, la Interventoría comunicará al contratista para que lo suministre en un término no menor a 10 días calendario, caso en el cual CHEC le reembolsará dicho gasto reconociéndole el porcentaje de administración (componente A del A.I.U.) pactado en la oferta. 2.10. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES Las obligaciones laborales con el personal de los contratistas de CHEC, están a cargo del respectivo empleador, sin embargo, es importante que para facilitar el

78

cumplimiento cabal del objeto de los contratos, se verifique el cumplimiento de las obligaciones mínimas que se especifican en los términos de referencia En tal sentido el interventor del contrato, verificará periódicamente que el Contratista cumpla con las siguientes obligaciones legales:

Aportes al sistema de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, desde el momento de ingreso de los trabajadores y hasta el término de la relación laboral.

Aportes a una caja de compensación familiar. El contratista está obligado al pago de todas las prestaciones sociales que están a cargo del empleador, incluyendo, cuando se den los supuestos de hecho legales para el efecto, el subsidio de transporte. Este costo estará incluido en el valor de administración de la oferta presentada por El Contratista. El porcentaje de cotización inicial de la Seguridad Social en Riesgos Profesionales para el personal de campo deberá ser 4.35% por ser riesgo clase IV. Se deberá tener en cuenta el pago de primas, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, ausencias justificadas. Se deberá tener en cuenta que en caso de prorrogarse el contrato, se tendrá que realizar el trámite respectivo para cumplir con las disposiciones en cuanto a vacaciones del personal. Así también, deberá tenerse en cuenta que aquellos trabajadores que vienen laborando con el contratista desde fechas anteriores a la iniciación del contrato objeto de esta contratación, pueden requerir reemplazos por vacaciones para cumplir con la legislación vigente. 2.11. ESTIMACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO

A. Para efectos de la estimación del valor del contrato a ofertar, por concepto de mantenimiento, la siguiente tabla describe la cantidad en horas clasificadas por actividad

ÍTEM ACTIVIDAD Número

Horas/Año

1 ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ORDINARIA GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (4) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

2352

2 ACTIVIDAD DE DISPONIBILIDAD GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (2) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

150

3

ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (4) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

480

79


Horas/Año

4 ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (3) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

80

5 ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (2) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

130

6 ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ORDINARIA INGENIERO ELECTRICISTA

2352

Para la estimación del valor de los viáticos mensuales se deben considerar 15 días al mes de viáticos del personal relacionado en el ítem 1 de la tabla anterior (grupo de trabajo compuesto por: un (1) jefe de grupo y cuatro (4) técnicos electricistas)

B. Para efectos de la estimación del valor del contrato a ofertar, por concepto de montaje, la siguiente tabla describe la cantidad en horas clasificadas por actividad


Horas/Año

1 ACTIVIDAD DE MONTAJE HORA ORDINARIA GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (4) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

2352

2 ACTIVIDAD DE DISPONIBILIDAD GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (2) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

0

3 ACTIVIDAD DE MONTAJE HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (4) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

240

4

ACTIVIDAD DE MONTAJE HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (3) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

0

5 ACTIVIDAD DE MONTAJE HORA ESPECIAL GRUPO DE TRABAJO: (1) JEFE DE GRUPO, (2) TÉCNICOS ELECTRICISTAS

0

Para la estimación del valor de los viáticos mensuales se deben considerar 15 días al mes de viáticos del personal relacionado en el ítem 1 de la tabla anterior (grupo de trabajo compuesto por: (1) jefe de grupo, (4) técnicos electricistas) El porcentaje de parafiscales imputables a viáticos permanentes debe incluirse dentro de los costos ofertados por mano de obra tanto para el jefe de grupo como para los técnicos electricistas del ítem 1 – ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO HORA ORDINARIA, (1) JEFE DE GRUPO, CUATRO (4) TÉCNICOS ELECTRICISTAS, considerando el referente de viáticos de 15 días por trabajador fijado por CHEC en los términos de referencia.

80

3. CARTA DE PRESENTACIÓN Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC Gerente (E) Oficina ASUNTO: Oferta Técnico - Económica El (Los) suscrito (s), obrando en nombre propio (en caso de ser persona natural) u obrando en nombre y representación legal de (en caso de ser persona jurídica):__________________________________________, presenta su oferta en la cual ofrece (n), Mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo y montaje y reposición de equipos en subestaciones de energía eléctrica con niveles de tensión I, II, III y IV en el área de influencia de CHEC. Lo propuesto tiene un valor de: ________________________________________ ($______________) incluido IVA, de acuerdo con el contenido de la solicitud de ofertas. La oferta estará vigente por 90 días, de acuerdo a lo solicitado en términos de referencia. EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE: 1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la

oferta compromete totalmente a la firma que legalmente representa. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de __________.

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas,

incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asume la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de

las condiciones que puedan afectar su ejecución.

81

5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conozco las condiciones generales, información general de la solicitud de oferta,

del contrato, el cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona

tiene interés en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/ó globales, tuve en cuenta todos

los gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el suministro e instalación de los insumos, e igualmente para la ejecución de los servicios a que se refiere dicho precio.

9. Acepto incondicionalmente y me acojo en su totalidad al contenido del cuadro de

la oferta suministrado por la entidad como único documento de referencia para la elaboración y calificación de la mía.

10. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias. 11. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a

favor de terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

12. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna

causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan.

13. Autorizo a CHEC S.A. E.S.P. para que durante el período en el cual se ponga a

consideración de los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: (Relacione aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida.)

82

Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas

Que las pólizas sean pagadas por CHEC S.A. E.S.P. y descontadas del primer pago.

Pagaré las pólizas directamente. Atentamente, _______________________________________ NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE ------------------------------------------------------------------- FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL OFERENTE CC El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Nombre del oferente:

NIT:

Nombre de Representante legal

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

1 El oferente deberá indicar cual de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.

83

4. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.10.5.5. de estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo __________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.

FIRMA

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE TANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA

CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO

84

5. CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL

Ciudad y fecha________________________ Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Yo, __________________________________identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________________ expedida en_________________, manifiesto bajo la gravedad del juramento: Que he cumplido con los pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud y pensiones) y con los aportes parafiscales correspondientes a los empleados que he vinculado por contrato de trabajo, por lo que declaro que me encuentro a paz y salvo con las Empresas Promotoras de Salud – EPS, Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías – AFP, Administradoras de Riesgos Profesionales – ARP, Cajas de Compensación Familiar - CONFAMILIAR, Instituto de Bienestar Familiar –ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA. Firma________________________ Nombre______________________ Cédula______________________

85

6. ANEXOS Los anexos podrán ser consultados en la página web en el link ANEXOS

central hidroelÉctrica de caldas s - … · 1.10.4. clÁusula de reserva ... tableros de...

Documents