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GUÍA OPERATIVA PARA LA SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE APORTE DE PROTECCIÓN

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DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN


INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS 2020

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JULIANA PUNGILUPPI LEYVA Directora General MARIA LUCÍA UPEGUI MEJÍA Subdirectora General JULIANA CORTÉS GUERRA Directora de Protección ANDREA NATHALIA ROMERO FIGUEROA Subdirectora de Restablecimiento de Derechos CATALINA GONZÁLEZ MORENO Subdirectora de Responsabilidad Penal

ANDREA LEÓN LÓPEZ Subdirectora de Adopciones Equipo de apoyo a la supervisión de la Dirección de Protección Subdirección de Restablecimiento de Derechos Subdirección de Responsabilidad Penal para Adolescentes Subdirección de Adopciones

Bogotá D.C., 2020

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Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN

1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................... 5

1.1 OBJETIVOS .......................................................................................................................... 5

1.2 ALCANCE ............................................................................................................................ 5

1.3 DEFINICIONES .................................................................................................................... 5

2. DESARROLLO .................................................................................................................... 7

2.1. ETAPAS ............................................................................................................................... 7

2.1.1 PLANEAR .......................................................................................................................... 7

2.1.1.1 Entrenamiento de los supervisores y equipos de apoyo. ................................................. 8

2.1.1.2 Organización del talento humano para la supervisión. ..................................................... 8

2.1.1.3 Alistamiento para iniciar verificación de obligaciones contractuales. .............................. 15

2.2 HACER .............................................................................................................................. 17

2.2.1 Revisión del cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. ........................ 17

2.2.1.1 Verificación documental .......................................................................................... 17

2.2.1.2 Verificación en sitio ................................................................................................. 18

2.2.1.3 Acciones de asistencia técnica en el marco de los resultados de supervisión. ....... 26

2.2.1.4 Acciones de supervisión de contratos ..................................................................... 27

2.3 VERIFICAR ........................................................................................................................ 28

3 MEJORAR ......................................................................................................................... 31

4 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................... 31

4.1 ROLES EN LA OPERACIÓN ............................................................................................. 34

4.1.1 Nivel nacional - Dirección de Protección .......................................................................... 34

4.1.2 Nivel Regional ................................................................................................................. 34

4.1.3 Nivel Zonal ...................................................................................................................... 35

4.1.4 Supervisor de contratos y su equipo de apoyo ................................................................ 35

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 35

6 RELACIÓN DE FORMATOS.............................................................................................. 36

7 RELACIÓN DE ANEXOS ................................................................................................... 36

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INTRODUCCIÓN La presente Guía se constituye como un lineamiento de obligatorio cumplimiento y consulta respecto de las disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los supervisores de contratos y sus equipos de apoyo, en la supervisión de las modalidades y servicios de Restablecimiento de Derechos, en las Medidas y sanciones del proceso judicial y las Medidas complementarias y/o de Restablecimiento en administración de justicia, para el seguimiento a la correcta ejecución de los contratos que celebre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, con operadores de servicios de Protección. El ICBF cuenta con un Manual de Contratación, una Guía para el ejercicio de la supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, un Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos, una Guía de adquisición de bienes y servicios, entre otros documentos que orientan la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF. En consecuencia, con esta Guía operativa, la Dirección de Protección establece las obligaciones de los supervisores de contratos y sus equipos de apoyo para el seguimiento, control y vigilancia que deben ejercer sobre la ejecución de los contratos de aportes suscritos por el ICBF Como marco de referencia se tiene en cuenta lo dispuesto en los Lineamientos técnicos de Protección, en los cuales se especifican las orientaciones conceptuales y metodológicas que las entidades contratistas deben implementar para la atención de los niños, niñas y adolescentes con Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos abierto a su favor y para la atención de los adolescentes y jóvenes, en cumplimiento de las finalidades del SRPA. Sus contenidos aportan la línea técnica para el seguimiento al cumplimiento contractual de los componentes técnico, administrativo, legal y financiero, cuyas obligaciones se especifican en las minutas contractuales correspondientes. Así mismo, se tiene como referencia lo dispuesto por el proceso misional de Nutrición del ICBF, como área responsable de la emisión de directrices, guías y demás documentos para la implementación del componente de alimentación y nutrición, en las modalidades del ICBF y su seguimiento por parte de las áreas del Instituto que tienen competencia en ello. Por todo lo anterior, para la adecuada comprensión e implementación de esta Guía, es importante que supervisores y equipos de apoyo a la supervisión, tengan un adecuado manejo y conocimiento del conjunto de documentos arriba señalados y su articulación en la gestión por procesos del ICBF.

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1. ASPECTOS GENERALES 1.1 OBJETIVOS

▪ Establecer las acciones que deben desarrollar los supervisores y sus equipos de apoyo para realizar la supervisión de los contratos de aporte de los servicios de Protección, con el fin de verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales por parte de las entidades contratistas y unidades de servicio que atienden a los niños, las niñas y adolescentes, en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos; en las Medidas y sanciones del proceso judicial y en las Medidas complementarias y/o de Restablecimiento en administración de justicia.

▪ Aportar insumos para la formulación de los planes de asistencia técnica para el mejoramiento

de la calidad de la prestación del servicio y para el ajuste a los lineamientos técnicos, a partir de los resultados del ejercicio de la supervisión.

1.2 ALCANCE La presente Guía aplica para la supervisión de los contratos de aporte de los servicios de Protección en los cuales se desarrolla el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos; el cumplimiento de las Medidas y sanciones del proceso judicial y las Medidas complementarias y/o de Restablecimiento en administración de justicia, de acuerdo con los lineamientos técnicos y normas vigentes. Inicia con el seguimiento a la ejecución contractual; continúa con la aplicación de los instrumentos de supervisión, realizando la verificación mensual documental y aplicando los instrumentos de supervisión en visitas a las entidades contratistas y unidades de servicios. Finaliza con las acciones preventivas, correctivas y de mejora que se desarrollen para mejorar la calidad de la prestación del servicio de atención a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes, en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos; en las Medidas y sanciones del proceso judicial y en las Medidas complementarias y/o de Restablecimiento en administración de justicia. 1.3 DEFINICIONES Entidades contratistas: Son las personas jurídicas sin ánimo de lucro, con las cuales el ICBF celebra contratos de aporte (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños, niñas, adolescentes y jóvenes, de acuerdo con las modalidades y servicios de Protección definidas. Unidades de servicio: Son las personas naturales responsables de la atención a niños, niñas, adolescentes con derechos amenazados y/o vulnerados y sus familias (hogares sustitutos y sustitutos tutores). Modalidades de restablecimiento de derechos: Son las formas en las que se presta un servicio de Protección integral. Se caracterizan por el grupo poblacional de atención previamente definido, por las condiciones técnicas específicas requeridas para desarrollar el proceso de atención y cumplir con el objetivo de la medida de restablecimiento de derechos decretada a favor del niño,

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niña o adolescente en función de su interés superior, ponderando la tensión de derechos, atendiendo al principio de dignidad, a las necesidades particulares de cada sujeto (en caso de tener una discapacidad contar con los ajustes razonables para su atención), su cosmovisión y de manera independiente del criterio arbitrario de quien toma la decisión.1 Modalidades de atención para medidas complementarias y/o de restablecimiento en administración de justicia: Corresponden a los servicios que se brindan a población sujeta a medidas de restablecimiento de derechos y/o acciones en garantía, por las circunstancias de edad, personales, socio familiares, de vinculación y aplicación del proceso de Sistema de Responsabilidad Penal para adolescentes.2 Modalidades de atención para medidas y sanciones del proceso judicial: Se desarrollan a partir de la definición que se establece en el artículo 177 de la Ley 1098 del 2006, donde se determinan las diversas sanciones aplicables. Estas se traducen en servicios, dando cumplimiento a lo impuesto por las autoridades judiciales competentes, garantizando la finalidad del sistema y el desarrollo del carácter pedagógico, específico y diferenciado.3 Supervisión: Seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados4. Supervisor de contratos: funcionario vinculado a la planta del ICBF, designado por el ordenador del gasto para realizar el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera y jurídica sobre el cumplimiento del objeto del contrato. El artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 establece que “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda”. Profesionales de apoyo a la supervisión: Personal de apoyo contratado por el ICBF a través de contratos de prestación de servicios, para apoyar el ejercicio de supervisión.5 Herramientas del supervisor: Grupo de documentos, manuales, guías, procedimientos e instrumentos, entre otros, que orientan a los supervisores hacia la ruta de una efectiva ejecución de las actividades propias de control y vigilancia del cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales.

1 Lineamiento técnico del modelo para la atención de los niños, las niñas y adolescentes, con derechos amenazados y/o vulnerados - LM1.P 08/11/2019 - Versión 7 2 Manual Operativo para Medidas Complementarias o de Restablecimiento en Administración de Justicia - 16/12/2019 - Versión 1.0 3 Manual de Operación de las Modalidades que Atienden Medidas y Sanciones - 16/12/2019 - Versión 1.00 4 Concepto tomado de la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3. 5 De acuerdo con lo contemplado en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, para apoyar el ejercicio de supervisión adelantado directamente por la Entidad, el Instituto puede contratar personal de apoyo a través de contratos de prestación de servicios. En ningún caso, los contratistas por prestación de servicios asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la entidad.

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2. DESARROLLO 2.1. ETAPAS

Para la supervisión de los contratos de aporte de los servicios de Protección, los supervisores y equipos de apoyo a la supervisión, además de las orientaciones contenidas en la normatividad y documentos relacionados6, cuentan con las orientaciones contenidas en la presente Guía, las cuales se presentan en un ciclo PHVM (Etapas: Planear, Hacer, Verificar y Mejorar), en concordancia con el SIGE del ICBF.

Gráfica 1. Etapas del desarrollo del proceso de supervisión.

Fuente: Elaboración propia.

2.1.1 PLANEAR En esta etapa se realiza el alistamiento del ejercicio de supervisión para el seguimiento a la ejecución contractual y comprende las acciones que se presentan en la gráfica siguiente:

6 De acuerdo con lo contemplado en la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, “En el ejercicio de su actividad, el supervisor y/o interventor deberá conocer y tener en cuenta la siguiente normatividad y lineamientos: • Ámbito externo: La Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y

decretos reglamentarios, Ley 1437 de 2011 y las normas civiles y comerciales cuando apliquen, los principios y fines de la contratación estatal, el Estatuto Anticorrupción, ley 1474 de 2011, el Estatuto Orgánico del Presupuesto, las normas especiales y atinentes al contrato objeto de esta.

• Ámbito interno: Manual de Contratación ICBF, Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF, Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, Guías e instrumentos de supervisión de los programas misionales implementadas por las direcciones de: Primera Infancia, Protección, Familias y Comunidades y Niñez y Adolescencia, Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad, Procedimiento Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento, Procedimiento Liquidación de Contrato o Convenio, Memorandos emitidos por la Dirección de Contratación referente a la contratación y/o supervisión ICBF.”.

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Gráfica 2. Acciones de la etapa de planeación.


2.1.1.1 Entrenamiento de los supervisores y equipos de apoyo. La Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, incluye una serie etapas, fases y documentos que deben seguir los supervisores y sus equipos de apoyo, para una efectiva ejecución de las actividades propias de control y vigilancia del cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales. Es importante que estos documentos sean estudiados y consultados permanentemente en sus versiones vigentes7, de tal forma que se cuente con la certeza suficiente al momento de implementar las acciones en el marco de la supervisión.

Para su estudio, se proponen las actividades siguientes:

Cuadro 1. Actividades de entrenamiento de los supervisores y sus equipos de apoyo


2.1.1.2 Organización del talento humano para la supervisión. Teniendo en cuenta la cantidad de contratos de aporte de los servicios de Protección por Regional, cantidad de unidades de servicio y actividades a desarrollar según el modelo propuesto, la Dirección de Protección define los aspectos siguientes:

7 De acuerdo con lo establecido en la Actividad No. 3 del Procedimiento de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF, “el supervisor del contrato consulta en la NAS la comunicación de designación como Supervisor y procede a estudiar y apropiar las herramientas o instrumentos de supervisión definidos por el ICBF, necesarios para realizar el seguimiento a la ejecución contractual”.

Entrenamiento de los supervisiones y equipos de apoyo

Organización del talento humano

para la supervisión

Alistamiento para iniciar la

verificación de obligaciones

a. Entrenamientos liderados por las áreas misionales y de apoyo del ICBF para estandarizar y mejorar lasprácticas de vigilancia, control y seguimiento a la ejecución de los contratos suscritos por el ICBF. Frente a losdocumentos de supervisión diseñados por la Dirección de Protección, será esta área, la responsable deentrenamientos en escenarios presenciales y virtuales; no obstante, es necesario que en los niveles regional yzonal, se generen actividades de aprendizaje autónomo y grupos de estudio que faciliten la comprensión deconceptos y metodologías.

b. Visitas de acompañamiento en territoriosdesarrolladas por la Dirección de Protección parafortalecer la comprensión de los requisitos para elcumplimiento contractual por parte de entidadescontratistas y los aspectos clave para la supervisión delos contratos de Protección.

c. Asistencia técnica en el marco de laimplementación del modelo de supervisión: Lasconsultas regionales y zonales que surjan en elproceso de implementación del modelo de supervisiónde Protección serán atendidas por el área misional através de los canales formales dispuestos para ello.

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a. Perfiles de los profesionales de apoyo a la supervisión de los contratos de aporte de los servicios de Protección:

Cuadro 2. Perfiles del talento humano de apoyo a la supervisión

Denominación del

cargo Formación Experiencia requerida


b. Perfiles de los profesionales para realizar acciones de asistencia técnica a partir de los

resultados de la supervisión de los contratos de aporte de los servicios de Protección:

Profesional deapoyo a lasupervisión en elárea psicosocial

Título profesional en Psicología, Trabajosocial o Desarrollo familiar.

6 meses o más de experiencia enevaluación, seguimiento, supervisión,interventoría, auditoría oimplementación de programas,proyectos o servicios de protecciónintegral.

Profesional deapoyo a lasupervisión ennutrición y salud

Título profesional en Nutrición yDietética. En las regiones donde noexista oferta y previa autorización delnivel nacional, se podrá vincular unprofesional en Enfermería superior.


Profesional deapoyo a lasupervisión en elárea de pedagogía yocupacional

Título profesional en alguna de lasdisciplinas académicas del núcleo básicodel conocimiento en Educación o enTerapia ocupacional.


Profesional deapoyo a lasupervisión en elárea financiera

Título profesional en alguna de lasdisciplinas de los núcleos básicos delconocimiento en Administración deempresas, Economía o Contaduríapública.

6 o más meses de experienciaprofesional en el área financiera,preferiblemente en el sector público.

Profesional deapoyo a lasupervisión en elárea legal

Título profesional en una disciplinaacadémica del núcleo básico deconocimiento en Derecho oAdministración Pública.

6 o más meses de experienciaprofesional en el área de contratación,preferiblemente en el sector público.

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Cuadro 3. Perfiles del talento humano de apoyo a la asistencia técnica.

Denominación del

cargo Formación Experiencia requerida


Las regionales que cuenten con dos o más equipos, deberán asignar uno para las modalidades, de Restablecimiento de Derechos y otro para las medidas y sanciones del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. Cuando el número de equipos lo permita se podrá organizar un equipo especializado para el apoyo a la supervisión de las modalidades que atiendan población con discapacidad, en cuyo caso, la experiencia que se exija para los profesionales de apoyo a la supervisión de las áreas psicosocial, de pedagogía y ocupacional, sea de 6 meses o más en evaluación, seguimiento, supervisión, interventoría, auditoría o implementación de programas, proyectos o servicios de atención a población con discapacidad. c. Actividades de apoyo a la supervisión8: Los profesionales de apoyo a la supervisión de los

contratos de Protección se organizarán de acuerdo con establecido en el cuadro 4. Cuadro 4. Talento humano de apoyo a la supervisión por Modalidades de Restablecimiento de Derechos y 5. Talento humano de apoyo para medidas, sanciones y medidas complementarias – SRPA, de tal forma que se apoye a los supervisores de contratos, entre otras, en las actividades siguientes:

8 Ver objeto y obligaciones de los contratos de los profesionales de apoyo a la supervisión de contratos de aportes y de asistencia técnica.

Profesional deapoyo a laasistencia técnicaen el áreapsicosocial

Título profesional en psicología, trabajosocial o desarrollo familiar.

6 o más meses de experienciaprofesional en programas, proyectos oservicios de protección integral.

Profesional deapoyo a laasistencia técnicaen nutrición y salud

Título profesional en nutrición ydietética.


Profesional deapoyo a laasistencia técnicaen el área depedagogía

Título profesional en alguna de lasdisciplinas académicas del núcleo básicodel conocimiento en educación o enterapia ocupacional


Profesional deapoyo a laasistencia técnicaen el áreafinanciera

Título profesional en alguna de lasdisciplinas de los núcleos básicos delconocimiento en administración,economía o contaduría pública.

6 o más meses de experienciaprofesional en el área financiera,preferiblemente en el sector público.

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➢ Apoyo al supervisor en la ejecución de todas las actividades técnicas de competencia profesional según perfil. ➢ Apoyo en la construcción del plan de supervisión, cronograma de reuniones, cronogramas de entrega de

informes de ejecución contractual, actualización de directorios de entidades, programación de visitas y balance de resultados de supervisión.

➢ Apoyo en la socialización a entidades contratistas, de las condiciones de la supervisión, lineamientos y demás documentación institucional, ruta de consulta y descarga de documentos en la página del ICBF.

➢ Realizar visitas de supervisión a las entidades contratistas y unidades de servicio, aplicando las normas, especificaciones y demás procedimientos, definidos para tal fin.

➢ Elaborar un concepto general de la calidad de la prestación del servicio y hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad contratista, con fines de ajuste y mejoramiento del servicio contratado.

➢ Apoyo en la elaboración de los informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, previo a cada desembolso, de acuerdo con lo pactado contractualmente con cada entidad contratista y atendiendo al formato de informe de supervisión del contrato o convenio del Proceso de Contratación.

➢ Apoyo en la revisión de los informes mensuales, extraordinarios y finales de ejecución presentados por las entidades contratistas, su comparación con la documentación soporte que los acompañe, emitir concepto técnico para la certificación del cumplimiento contractual por parte del supervisor o entregar los insumos técnicos para la proyección de los requerimientos por presuntos incumplimientos contractuales.

➢ Hacer el seguimiento a la gestión de los requerimientos, incluyendo el cumplimiento de las medidas correctivas definidas por el supervisor y/o a las entidades contratistas.

➢ Apoyo en la atención y trámite de consultas o solicitudes de información procurando imprimir agilidad al proceso de solución de los problemas que se deriven del desarrollo contractual.

➢ Proyectar respuestas a las peticiones, reclamos, etc., que se presenten relacionadas con la ejecución de los contratos.

➢ Participar en el análisis de los resultados de la supervisión, apoyando en la generación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, incluyendo el seguimiento y comunicación, de los riesgos administrativos identificados en desarrollo de los contratos y/o convenios y la participación en los comités técnicos donde se evalúen resultados y se soliciten explicaciones.

➢ Realizar seguimiento a los riesgos establecidos en la matriz de cada contrato

➢ Apoyar al supervisor en la ejecución de las actividades financieras relacionadas con la supervisión de los contratos de Protección, a fin de garantizar el cumplimiento de todos los requisitos financieros necesarios para el perfeccionamiento, legalización y ejecución de estos y la oportuna adopción de las medidas contractuales que garanticen el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

➢ Apoyar la legalización de cuentas cuando los centros zonales no cuenten con talento humano para desarrollar esta actividad o se realice la solicitud

➢ Diligenciar el formato de informe de supervisión de contratos de aporte, el cronograma de recepción de informes de ejecución financiera.

➢ Realizar el acompañamiento al supervisor del contrato, para socializar junto con este a las entidades contratistas las condiciones de la supervisión financiera.

Actividades de apoyo para el control técnico administrativo:

Actividades de apoyo para el control financiero:

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➢ Verificar los gastos de talento humano, de la atención de niños, niñas y adolescentes y administrativos, entre otros, generados durante la prestación del servicio; validando que los valores registrados en los libros, informe de seguimiento financiero, soportes contables y sus respectivos soportes de pago coincidan y correspondan a los establecidos en los lineamientos para la modalidad y cumplan según las normas legales vigentes.

➢ Verificar el cumplimiento de las compras locales ➢ Revisar y remitir el presupuesto inicial de ingresos y gastos al supervisor de contrato para su aprobación. ➢ Suministrar los insumos financieros correspondientes para la elaboración de requerimientos, ante posibles

incumplimientos contractuales, en los casos que se identifiquen inconsistencias en el respectivo informe de ejecución presupuestal, inejecución, ejecución indebida o deficiente, entre otras, generados durante la prestación del servicio.

➢ Elaborar los informes y suministrar la información financiera que le sea requerida, como acta de liquidación, informe final o periódico, entre otros.

➢ Proyectar los informes de carácter financiero, consultas o respuestas a las peticiones, quejas, reclamos y demás que se susciten respecto a la ejecución de los contratos.

➢ Informar por escrito al supervisor del contrato de aporte para que informe al Coordinador del PAC, sobre las novedades en materia presupuestal para pagos a las entidades contratistas.

➢ Proyectar para la firma del supervisor del contrato de aporte la constitución de cuentas por pagar y/o reservas presupuestales de la ejecución de este.

➢ Realizar todas las actividades de gestión documental, en los términos legales vigentes sobre la materia. Organizar los registros documentales de la ejecución financiera del contrato de aporte.

➢ Socializar los resultados de las visitas realizadas a las entidades contratistas, al supervisor del contrato de aporte.

➢ Apoyar al supervisor en la ejecución de las actividades jurídico - administrativas relacionadas con la supervisión de contratos de Protección.

➢ subir al SECOP toda la documentación de ejecución contractual y de supervisión. ➢ Revisar los aspectos jurídico - administrativos de los documentos que hacen parte integral de los contratos

de aporte, personerías jurídicas, licencias de funcionamiento, conceptos sanitarios, otros permisos o autorizaciones necesarios para operar los servicios contratados.

➢ En caso de encontrar inconsistencias jurídico - administrativas en los documentos constitutivos del contrato de aporte, consolidarlas con las otras inconsistencias reportadas por los profesionales de apoyo técnico y financiero y proyectar la solicitud de corrección para la firma del supervisor del respectivo contrato de aporte.

➢ Elaborar los cronogramas de tareas específicas que deben adelantar los integrantes del equipo de supervisión, con la distribución de las obligaciones contractuales, compromisos de los operadores, etc., que cada uno debe vigilar.

➢ Apoyar la elaboración e implementación del plan de supervisión. ➢ Proyectar y elaborar, para la firma del supervisor del contrato de aporte, las actas de inicio, suspensión,

reiniciación, etc., del mismo, cuando haya lugar. ➢ Realizar el acompañamiento al supervisor para socializar junto con este a las entidades contratistas, las

condiciones de la supervisión. ➢ Revisar los temas jurídico - administrativos de los informes mensuales y finales de ejecución de los contratos

de aporte presentados por la entidades contratistas, así como el correcto uso de los cupos contratados, el perfil de los usuarios atendidos, las novedades que se presenten en la población beneficiaria, etc., lo anterior para verificar que dicha ejecución sea consistente con las obligaciones contractuales, con los lineamientos técnicos y demás documentos contractuales, emitiendo el respectivo concepto de cumplimiento para el supervisor del mismo o en los casos que identifique inconsistencias, proyectar oportunamente los correspondientes requerimientos a la entidad contratista.

➢ Apoyar la verificación del cumplimiento de las obligaciones relacionados con el Sistema Integrado de Gestión – SIGE.

Actividades de apoyo para el control jurídico:

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➢ Consolidar y proyectar, oportunamente, para la firma del supervisor de los contratos de aporte, los requerimientos técnicos, organizacionales, financieros, jurídicos, etc., a las entidades contratistas, en casos de inejecución, ejecución indebida, deficiente, etc., de las obligaciones contractuales, según los conceptos técnicos enviados por los integrantes del equipo de supervisión.

➢ Documentar los resultados de las auditorías de calidad, acciones de inspección, vigilancia y control, verificación de requisitos para la renovación de la licencia de funcionamiento, procesos administrativos sancionatorios y otras acciones de inspección, vigilancia y control realizadas al contratista por parte del ICBF o por cualquier autoridad competente.

➢ Apoyar el seguimiento a las acciones correctivas definidas a partir de los resultados de la supervisión. ➢ Asistir, por convocatoria del supervisor del contrato de aporte o por las instancias administrativas que así lo

determinen, a las audiencias a las que haya lugar en los procesos sancionatorios que el supervisor del contrato de aporte impulse contra el contratista.

➢ Proyectar y atender toda consulta sobre la ejecución del contrato de aporte y sobre el ejercicio de la supervisión de este, para lo cual deberá consolidar la información correspondiente de los integrantes del equipo de supervisión.

➢ Consolidar y proyectar las respuestas a las peticiones, reclamos, etc., que se presenten relacionadas con la ejecución del contrato de aporte, para la firma del supervisor o de la instancia competente.

➢ Consolidar la información emitida por los profesionales de apoyo a la supervisión y proyectar para la firma del supervisor las certificaciones requeridas por las entidades contratistas.

➢ Consolidar y proyectar para la firma del supervisor de los contratos, así como tramitar los informes periódicos y finales de supervisión de los contratos de aporte, aplicando las normas, procedimientos, guías, instrumentos, formatos, lineamientos técnicos, etc., establecidos por las instancias competentes del ICBF, así como en los términos y plazos definidos por las mismas.

➢ Proyectar el concepto de idoneidad para contratación futura de las entidades contratistas, para la firma del Director Regional.

➢ Organizar los registros documentales técnicos y jurídicos de la ejecución del contrato de aporte, consolidarlos con los financieros que le envíe el profesional de apoyo financiero y proyectar el oficio para que el supervisor los remita al Grupo Jurídico.

➢ Consolidar la información del acta de liquidación del contrato de aporte, aplicando las normas, procedimientos, guías, instrumentos, formatos, lineamientos técnicos, etc., establecidos por las instancias competentes del ICBF, así como en los términos y plazos definidos por las mismas.

➢ Atender los requerimientos que las instancias competentes hagan al supervisor del contrato de aporte para tramitar la liquidación de este.

➢ Apoyar al supervisor de contrato en la presentación de las denuncias ante las autoridades competentes, sobre los hechos irregulares que conozca en ejecución del contrato.

➢ Realizar todas las actividades de gestión documental técnica, jurídica y financiera, en los términos legales vigentes sobre la materia, con los archivos, físicos y magnéticos, que genere y/o deba tramitar con ocasión del cumplimiento de las obligaciones contratadas.

➢ Realizar seguimiento a los riesgos establecidos en la matriz de cada contrato

c. Actividades de asistencia técnica a partir de los resultados de supervisión: Los

profesionales de apoyo a la asistencia técnica9 en el marco de los resultados de supervisión se organizarán de tal forma que se apoye a los supervisores de contratos en las actividades siguientes:

➢ Apoyar al supervisor en la ejecución de las actividades de asistencia técnica relacionadas con las áreas de

competencia profesional, para el desarrollo de los servicios de protección. ➢ Participar en las reuniones de análisis de resultados de supervisión, en articulación con los supervisores y

profesionales de apoyo a la supervisión, con el fin de revisar los resultados de las visitas de supervisión, la revisión documental y definir de acuerdo con estos, las acciones de asistencia técnica correspondientes.

➢ Apoyar la elaboración e implementación de los planes de asistencia técnica, de acuerdo con los resultados de las visitas de supervisión, la revisión documental y con las necesidades de fortalecimiento y cualificación que se identifiquen y requieran.

9 Deben cumplir con lo establecido en la Guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el instituto colombiano de bienestar familiar.

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➢ Realizar las asesorías, acompañamientos o entrenamientos que requieran las entidades contratistas, madres sustitutas y tutoras, aplicando las normas, procedimientos, guías, instrumentos, formatos, lineamientos técnicos, etc., establecidos por el ICBF.

➢ Desarrollar e implementar metodologías que contribuyan al fortalecimiento de las entidades contratistas y unidades de servicios, con el fin de mejorar la calidad de la atención de los niños niñas y adolescentes en proceso administrativo de restablecimiento de derechos y de los adolescentes y jóvenes del sistema de responsabilidad penal.

➢ Generar redes y escenarios de intercambio y socialización entre colaboradores, entidades contratistas, agentes del SNBF y otras dependencias del ICBF que tengan relación con la ejecución de los contratos de aporte de protección, que permitan la gestión del conocimiento, el establecimiento de acuerdos colectivos que incidan en la calidad del servicio público de bienestar familiar y en la implementación de las acciones necesarias para favorecer el cumplimiento contractual por parte de las entidades.

➢ Realizar seguimiento al cumplimiento de los compromisos que se establezcan con las entidades contratistas, madres sustitutas o sustitutas tutoras, a partir de la asistencia técnica brindada, informando al supervisor de contratos sobre los resultados de dicho seguimiento.

➢ Elaborar los informes de las acciones de asistencia técnica en el área de su competencia y remitirlos a la instancia del ICBF que lo solicite.

➢ Participar en las labores de ajuste, puesta en operación, seguimiento y evaluación al modelo de asistencia técnica.

d. Distribución de profesionales para visitas: Para la planeación de las visitas en las cuales

se aplicarán los instrumentos de supervisión, la distribución de los profesionales se realizará conforme se establece a continuación:

Cuadro 4. Talento humano de apoyo a la supervisión por Modalidades RD

Modalidades o servicios de

Restablecimiento de Derechos Profesionales

requeridos Perfil

▪ Intervención de apoyo – Apoyo psicológico especializado.

▪ Intervención de apoyo – Apoyo psicosocial. 2

▪ Un profesional psicosocial10. ▪ Un profesional de apoyo financiero.

▪ Hogar sustituto ▪ Hogar sustituto tutor

2 ▪ Un profesional psicosocial. ▪ Un profesional en nutrición.

▪ Centro de emergencia ▪ Internados ▪ Casa hogar ▪ Casa de acogida ▪ Casa de protección ▪ Casa universitaria ▪ Externado jornada completa ▪ Externado media jornada

4

▪ Un profesional psicosocial. ▪ Un profesional en nutrición. ▪ Un profesional en pedagogía o terapia

ocupacional. ▪ Un profesional de apoyo financiero.

▪ Entidad contratista – Hogares Sustitutos y Hogares tutores

4

▪ Un profesional psicosocial ▪ Un profesional en pedagogía o terapia

ocupacional. ▪ Un profesional de apoyo financiero. ▪ Un profesional en Nutrición


Cuadro 5. Talento humano de apoyo a la supervisión - Medidas, sanciones y medidas complementarias SRPA.

10 Profesional en Psicología, Trabajo social o Desarrollo familiar

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Medidas complementarias de RAJ - Medidas y sanciones del proceso judicial - SRPA

Profesionales requeridos

Perfil

▪ Intervención de apoyo RAJ ▪ Apoyo post institucional ▪ Libertad asistida / vigilada ▪ Prestación de servicios a la comunidad

2

▪ Un profesional psicosocial o un profesional en pedagogía o terapia ocupacional.

▪ Un profesional de apoyo financiero.

▪ Centro de emergencia RAJ. ▪ Internado RAJ ▪ Casa hogar RAJ ▪ Centro transitorio ▪ Semicerrado internado ▪ Semicerrado externado jornada completa ▪ Centro de internamiento preventivo ▪ Centros de atención especializada CAE ▪ Externado jornada completa RAJ ▪ Externado media jornada. RAJ ▪ Semicerrado externado media jornada

4

▪ Un profesional psicosocial. ▪ Un profesional en nutrición. ▪ Un profesional en pedagogía o terapia

ocupacional. ▪ Un profesional de apoyo financiero.


2.1.1.3 Alistamiento para iniciar verificación de obligaciones contractuales. El alistamiento comprende los elementos siguientes: • Actualización de directorios de entidades contratistas por parte de los equipos de apoyo a

la supervisión. Esta actualización se realizará en el formato “Directorio nacional de entidades contratistas” y se reportará a la Dirección de Protección en el tiempo oportuno según solicitud. Para identificar la cantidad y ubicación de las unidades de servicio, los equipos de apoyo a la supervisión revisarán lo correspondiente con el referente o enlace regional de la modalidad hogar sustituto y de acuerdo con su información, establecerán las metas y programación de visitas según corresponda.

• Identificación de necesidades de recursos según desplazamientos que requiera realizar el equipo de apoyo a la supervisión para las visitas a entidades contratistas y unidades de servicio.

• Alistamiento de las tablets con la información requerida y actualizada11 para el desarrollo de las visitas de supervisión.

• Asignación de roles para la visita: Se debe definir quién liderará cada momento y cómo se distribuirán los componentes para la revisión. Quién realizará las entrevistas y encuestas a beneficiarios de las modalidades. Se debe tener en cuenta que el profesional que realiza la verificación de obligaciones relacionadas con el componente de alimentación y nutrición debe cumplir con los requisitos higiénicos establecidos en la resolución 2674 de 2013 y demás normatividad vigente sobre la materia.

Para la programación de visitas, los equipos de apoyo a la supervisión tendrán en cuenta los elementos siguientes:

11 Los documentos orientadores del ejercicio de supervisión de contratos deben consultarse en sus versiones vigentes publicadas en la página WEB del ICBF - Modelo de Operación por Procesos.

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➢ La visita se realiza por modalidad, sede y población atendida, salvo en los casos siguientes: ➢ Cuando la persona jurídica atienda una misma modalidad con la misma población en varias edificaciones

de un mismo inmueble, y se desarrolle en cada edificación todos los componentes del proceso de atención: Se realizará visita por edificación, generando un registro independiente por cada una de ellas, no obstante, los resultados de las visitas al supervisor se presentarán de forma consolidada.

➢ Cuando la persona jurídica atienda una misma modalidad con la misma población en varios inmuebles y

los servicios que se presten en cada uno sean complementarios del proceso de atención: Se realizará una visita a cada inmueble y se generará un solo registro que contenga la verificación de las obligaciones realizadas en cada inmueble.

➢ Para establecer la duración de la visita, se debe verificar si la modalidad a visitar se presta en una o más sedes, información que se revisa en la licencia de funcionamiento y contrato.

➢ Cuando la persona jurídica desarrolle todos los componentes en una misma sede excepto el componente

financiero: Realice una visita a la sede donde se presta el servicio de atención a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes y una visita a la sede donde se desarrolla el componente financiero; genere un registro parcial para cada sede y posteriormente haga uno consolidado el cual socializará al supervisor y remitirá a la Dirección de Protección.

➢ Se espera que se realice mínimo una visita cuatrimestral a cada entidad contratista y sus respectivas sedes,

de acuerdo con la duración del contrato de aportes, no obstante, se podrá realizar más visitas, por solicitud de la Dirección General, la Dirección de Protección, la Dirección Regional o el supervisor del contrato.

➢ La primera visita de supervisión a las entidades contratistas y unidades de servicio se puede realizar a

partir del perfeccionamiento del contrato de aportes. Tenga en cuenta los tiempos definidos en los instrumentos para la selección de las muestras y la verificación del cumplimiento de obligaciones.

➢ Las visitas para la aplicación de instrumentos de supervisión se realizarán sin previo aviso, con excepción de

las correspondientes a las unidades de servicio, para cuyo caso es indispensable conocer la jornada en la que asisten los niños, niñas, adolescentes y jóvenes a la institución educativa, de tal forma que en la programación de la vista se tenga en cuenta esta información para garantizar que efectivamente estén presentes durante su realización. En este caso se informará a la familia sustituta, la semana en la cual se hará la respectiva visita.

➢ Se recomienda realizar primero las visitas a las unidades de servicio y luego a la entidad que las administra.

➢ Se realizará visitas al 100% de las entidades contratistas y a una muestra de unidades de servicio (hogares

sustitutos y hogares sustitutos tutores), que establecerá la Dirección de Protección para cada regional y corte.

➢ Cuando una entidad es contratada por dos Regionales del ICBF y el servicio se presta en la misma sede, debe hacerse visita de supervisión por cada regional, seleccionando muestras teniendo en cuenta el listado de niños, niñas, adolescentes y jóvenes y talento humano que corresponda a la atención de cada contrato.

➢ El tiempo definido para la realización de las visitas12 de supervisión está calculado para que los

profesionales que hacen las visitas puedan realizar el seguimiento al cumplimiento de todos los componentes y registrar los resultados en el formato definido para ello:

12 Cuando por razones debidamente justificadas se requiera un mayor tiempo del indicado para realizar la visita, deberá solicitarse autorización al supervisor del contrato.

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➢ 4 horas para visita a unidades de servicio, modalidades y servicios en las cuales la atención es de 4 horas diarias o por sesiones.

➢ 8 horas para vista a entidades contratistas cuya atención corresponde a 24 horas diarias o a 8 horas diarias.

➢ Las visitas para aplicar los instrumentos deben realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio,

es decir, si el funcionamiento es de 4 horas, la visita deberá efectuarse entre las 8:00 a.m. y las 12:00 p.m. o 1 y 5 p.m. y si es tiempo completo, entre 8:00 a.m. y 6:00 p.m. Para las modalidades que funcionan las 24 horas, la visita podrá efectuarse en jornada diurna los días hábiles. En los casos que se requiera, la Dirección de Protección, Dirección Regional o supervisión podrán considerar tiempos diferentes para realizar visitas a la sedes y unidades donde se presta el servicio.

➢ El tiempo mínimo que debe transcurrir entre visitas para aplicar instrumentos es de (1) un mes. Las excepciones a esta regla las definirá la Dirección de Protección, teniendo en cuenta las situaciones especiales que se puedan presentar.

2.2 HACER

En esta etapa se revisará el cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales, se identificarán necesidades de acompañamiento y orientación y se generarán acciones de asistencia técnica a entidades contratistas y unidades de servicio. Las actividades se resumen en la gráfica siguiente:

Gráfica 3. Actividades de la etapa de ejecución.


2.2.1 Revisión del cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. 2.2.1.1 Verificación documental El ejercicio mensual de supervisión se realizará a partir de la verificación del reporte de información en los documentos que debe entregar la entidad contratista, dando cumplimiento a la cláusula – FORMA DE PAGO, contenida en las minutas contractuales de los servicios de Protección. Con el fin de facilitar el seguimiento al cumplimiento contractual13 a través de verificación documental, la Dirección de Protección elaboró los instrumentos que se relacionan como ANEXOS de la presente Guía y se referencian a continuación:

13 De acuerdo con lo establecido en la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF y en la Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado – Colombia Compra Eficiente, “Los supervisores e interventores tienen la función general de ejercer el control y vigilancia sobre la ejecución de los contratos/convenios, dirigida a verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en los mismos y como consecuencia de ello

Revisión del cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales

Verificación documental

Verificación en visita entidades contratistas y

unidades de servicio

Asistencia Técnica a partir de los resultados de supervisión

Acciones en el marco de los resultados de supervisión

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• Anexo para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Modalidades de restablecimiento de derechos. Revisión documental.

• Anexo para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Sistema de responsabilidad penal para adolescentes. Revisión documental.

Para la verificación del cumplimiento de las obligaciones, la entidad contratista debe presentar el informe mensual sobre la prestación del servicio14 y los soportes solicitados. Para garantizar evidencia suficiente que pueda respaldar el informe de supervisión, se diseñaron las Tablas de contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio para Entidades contratistas modalidades de Restablecimiento de Derechos y para las medidas complementarias en administración de justicia y las modalidades para las medidas y sanciones del proceso judicial – SRPA, las cuales se encuentran en los dos Anexos referenciados anteriormente. NOTA: Los demás documentos que no se encuentren relacionados como anexos al informe mensual sobre la prestación del servicio que presenta el operador (actas de reunión, comunicaciones, solicitudes de autorización, entre otros), serán recopilados por el supervisor de contrato y su equipo de apoyo durante la ejecución contractual15.

2.2.1.2 Verificación en sitio

están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución, impartir instrucciones al contratista/conveniente y hacer recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del objeto contratado.” 14 De acuerdo con lo establecido en la cláusula “FORMA DE PAGO” de las minutas contractuales, “El ICBF desembolsará los recursos aportados en el presente contrato de la siguiente forma: XXX pagos mensuales, los cuales se efectuarán previa presentación de los soportes por parte del CONTRATISTA, previa aprobación del supervisor del contrato y liquidación de pago mensual generada a través del Sistema de Información Misional SIM, de los siguientes documentos: (1) Informe mensual sobre Ia prestación del servicio, que contenga como mínimo: el número de cupos atendidos, ingresos, egresos y la caracterización de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes atendidos, avances y dificultades en el desarrollo del proceso de atención (…)” 15 Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, de forma periódica: Los informes de supervisión

sobre el estado y avance de ejecución contractual serán emitidos previo a cada desembolso, de acuerdo con lo pactado contractualmente y atendiendo al formato de informe de supervisión del contrato o convenio del Proceso de Contratación, relacionado también en el Procedimiento de Supervisión del ICBF. Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3

Utilice el formato de informe de supervisión del contrato emitido por laDirección de Contratación para registrar la condición de cadaobligación (cumplimiento, no cumplimiento, no aplica) y lasobservaciones correspondientes, una vez se efectúe la revisióndocumental del informe sobre la prestación del servicio y demássoportes prestados por la E.C. previo a cada desembolso.

Tenga en cuenta que la Dirección de Protección cuenta con un formatopara el seguimiento financiero a modalidades de Protección y unformato para el seguimiento financiero a hogares sustitutos y sustitutostutores durante la vigencia del contrato de aportes.

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Para la verificación en sitio del cumplimiento de obligaciones contractuales, los supervisores y equipos de apoyo revisarán las herramientas siguientes:

Gráfica 4. Herramientas para la verificación en sitio


a. Instrumentos de supervisión construidos por el área misional de Protección16: En consonancia con lo establecido en la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, la Dirección de Protección elaboró instrumentos para que los supervisores y sus equipos de apoyo a la supervisión, tengan una herramienta clara y coherente entre los lineamientos técnicos de Protección vigentes y las minutas contractuales, de tal forma que permita el seguimiento al cumplimiento de obligaciones, en visitas a las sedes de las entidades contratistas y unidades de servicio. Dichos instrumentos se encuentran publicados en la página WEB del ICBF, Modelo de Operación por Procesos, proceso misional Protección. La ruta para su consulta es https://www.icbf.gov.co/misionales/proteccion Los instrumentos de supervisión para aplicar en visita se relacionan como ANEXOS de la presente Guía y se referencian a continuación:

• Anexo para para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Modalidades de restablecimiento de derechos. Visita a sede de atención de entidad contratista.

• Anexo para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Servicio intervención de apoyo - Apoyo psicológico especializado. Visita a sede de atención de entidad contratista.

• Anexo para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Modalidad hogar sustituto. Visita a unidad de servicio.

• Anexo para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Medidas y sanciones del sistema de responsabilidad penal y Medidas complementarias de

16 “Aplicar los instrumentos y procedimientos establecidos para llevar a cabo la labor de supervisión y/o interventoría integralmente, y para efectuar el seguimiento de cada una de las obligaciones del contratista/conveniente: (…) Dentro de los instrumentos que se pueden emplear están los siguientes: Matrices de verificación, formatos de reporte, listas de chequeo, actas de visita, informes de revisión documental, registros fotográficos y demás instrumentos, de obligatoria aplicación, establecidos en las áreas misionales acorde con las necesidades y especificidades del servicio contratado (…)”.. Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3

Instrumentos de supervisiónconstruidos por el área misional deProtección (Denominados comoAnexos para la verificación deobligaciones en visita)

Indicaciones para larealización de visitas aentidades contratistas yunidades de servicio.

Estrategias para laverificación delcumplimiento deobligaciones en sitio.

https://www.icbf.gov.co/misionales/proteccion

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restablecimiento en administración de justicia. Visita a sede de atención de entidad contratista.

Nota: Los instrumentos se constituyen en una herramienta para la supervisión, no es necesaria su socialización con entidades contratistas y unidades de servicio, considerando que, para estos, la fuente primaria para la organización del proceso de atención corresponde a los lineamientos técnicos. No obstante, lo anterior, puede indicarse la ruta para su consulta. b. Indicaciones para la realización de visitas a entidades contratistas y unidades de

servicio: La visita de supervisión la realiza el supervisor de contrato17 y su equipo de apoyo en la sede de la entidad contratista o la unidad de servicio, mediante la aplicación del instrumento de supervisión y otras estrategias, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales exigidas para la prestación del servicio de Protección. Para realizar las visitas, se debe tener en cuenta las fases siguientes:

Gráfica 5. Fases de la realización de visitas de supervisión.


Primera fase de la visita: En esta fase se desarrollan las actividades siguientes:

• Ingreso del equipo de apoyo al supervisor de contratos a la sede de la entidad contratista o unidad de servicio.

• Acomodación en un espacio en el cual se pueda llevar a cabo la revisión documental.

• Presentación del supervisor y su equipo de apoyo a las personas de la entidad contratista o unidad de servicio que reciben la visita.

• Socialización del objetivo de la visita a las personas o persona de la entidad contratista o unidad contratista que recibe la visita.

• Generación de acuerdos para el desarrollo de la visita:

• Personas de la entidad o unidad que acompañarán a cada integrante del equipo de supervisión.

• Tiempos para el desarrollo de las actividades (inicio, desarrollo y fin) y un tiempo máximo, dentro de la jornada, para la recepción de documentos faltantes, cuando se requiera

17 Tenga en cuenta que no siempre será posible que el supervisor de contrato acompañe al equipo, no obstante, puede hacerlo cada vez que lo considere pertinente.

Fase 1

• Ambientación para iniciar la visita de supervisión.

Fase 2

• Aplicación del instrumento de supervisión

Fase 3

• Consolidación de información

• Socialización de resultados ycierre de la visita.

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En esta fase es importante: • Establecer una comunicación amable con el responsable o responsables de la entidad contratista o unidad

de servicio que recibe la visita y un ambiente de respeto para el desarrollo de la vista.

• Compartir información clara y precisa; se debe generar confianza y convicción para lograr la credibilidad y la colaboración de todo el personal de la entidad.

• Respetar la dignidad de las personas, ofreciendo un trato amable, ecuánime, reconociendo el saber y la importancia del otro en la atención a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes.

Segunda fase de la visita: En esta fase se desarrollan las actividades siguientes:

• Aplicación del instrumento, teniendo en cuenta que se puede revisar de manera simultánea varias obligaciones, sin ser imperativo seguir el orden consecutivo de las mismas.

• Registro y captura de información de acuerdo con las indicaciones que se presentarán en el apartado de gestión de la información del presente documento.

En esta fase es importante: • Aplicar el instrumento en su totalidad

• Interactuar con los niños, niñas, adolescentes y jóvenes atendidos.

• Interactuar con el talento humano de la entidad contratista.

• Solicitar lo que corresponda, teniendo en cuenta los requisitos aplicables a la modalidad supervisada, según lo dispuesto en lineamientos.

• Escuchar y hacer partícipe a las personas que atienden la visita en la presentación de documentos y demás soportes que evidencien el cumplimiento de obligaciones.

• Reportar de manera inmediata a la autoridad administrativa que corresponda, cualquier situación de riesgo presentada durante el proceso de atención de los niños, niñas adolescentes, personas mayores de 18 años con discapacidad y jóvenes del SRPA, que se identifica durante la visita y que amenazan o vulneran sus derechos y afectan su atención integral.

Nota: En caso de desacuerdos, lo observado en la visita debe contrastarse con lo establecido en los lineamientos, de tal forma que se dé prioridad a estos como forma de resolver las discrepancias.

Tercera fase de la visita: En esta fase se desarrollan las actividades siguientes:

• Consolidación de la información obtenida por cada obligación revisada18. Esta consolidación se debe realizar entre todo el equipo de supervisión que está realizando la visita, la información que se registre debe ser completa ya que es el insumo para que el supervisor certifique el cumplimiento contractual o genere requerimiento por algún presunto incumplimiento.

• Socialización de las observaciones realizadas para cada variable del instrumento de supervisión a las personas de la entidad contratista o unidad de servicio que atienden la visita.

18 “Los supervisores deben hacer acopio de datos y utilizar buenos métodos para analizarlos con el fin de tomar decisiones basadas en hechos, no en opiniones”. Supervisión. Bounds, Gregory. 1999

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• Solicitud a los profesionales de la entidad contratista que expresen y consignen los comentarios que consideren pertinentes sobre la visita realizada.

• Entrega del registro de visita a la entidad contratista o unidad de servicio y cierre. En esta fase es importante: • Reconocer a la entidad contratista o unidad de servicio, los aspectos positivos observados en la organización

de la dinámica institucional y en el desarrollo del proceso de atención.

• Enfocar los resultados de la visita a oportunidades para la mejora en la prestación del servicio.

• Atender las inquietudes de la entidad contratista o unidad de servicio y/o escribirlas para posteriormente

remitirlas a las áreas del ICBF que correspondan para su respuesta.

c. Estrategias para la verificación del cumplimiento de obligaciones en sitio: Los instrumentos de supervisión contienen diferentes estrategias para que los supervisores y sus equipos de apoyo, revisen el cumplimiento contractual y recolecten información que les permita generar observaciones frente a presuntos incumplimientos o cumplimientos por parte de la entidad contratista o unidad de servicio que se visite. En cada obligación que se referencia en los instrumentos de supervisión para verificación en sitio, se especificará en la instrucción, la o las estrategias que deben emplearse, entre estas:

Diálogos con los beneficiarios y talento humano de los servicios:

Algunas obligaciones se evalúan a partir de diálogos con los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y al talento humano, los cuales contemplan preguntas relacionadas con la implementación y desarrollo de los lineamientos. Es importante que previo a la visita se haya identificado en el instrumento de supervisión, las obligaciones a evaluar a partir de diálogos y se haya hecho la designación del responsable o responsables de

realizarlos.19

Revisión documental

Algunas obligaciones se evalúan a partir de la revisión de documentos20, siendo necesario la identificación y análisis de soportes que son la fuente para la implementación de los lineamientos y la evidencia tangible de las acciones desarrolladas en el marco del cumplimiento contractual. El documento en sí mismo no es el objetivo de la evaluación, es un medio que se utiliza para establecer el cumplimiento contractual. En el caso del desarrollo del proceso de atención de niños, niñas, adolescentes y jóvenes, los soportes a revisar corresponderán a los documentos del anexo de historias de atención.

19 Los diálogos con niños, niñas, adolescentes o jóvenes de la modalidad, en lo posible, deben ser realizados por el profesional en psicología o trabajo social del equipo de apoyo a la supervisión. Los diálogos con el talento humano de la modalidad pueden ser realizados por cualquier profesional del equipo de apoyo. 20 Según la Real Academia Española, un documento es un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.

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En este caso, debe hacerse una comparación y contraste, de la información a revisar (valoraciones, informes del proceso de atención, seguimientos de áreas, otros) para calificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales según corresponda. Para el caso del desarrollo de las actividades relacionadas con el talento humano, los soportes a revisar se encontrarán en las carpetas respectivas; no obstante, es importante reconocer la gestión documental en cuanto a la organización y presentación de evidencias por parte de la entidad contratista. Es posible que se encuentren otras carpetas o soportes como archivos audiovisuales, archivos digitales, entre otros y su validación para el cumplimiento contractual dependerá de los criterios que se establezcan en lineamientos y lo contemplado en el Proyecto de Atención Institucional – PAI del operador para la modalidad visitada.

Para mejor comprensión de la revisión documental se presentan los ejemplos siguientes: Para modalidades de Restablecimiento de Derechos: Gráfica 6. Ejemplo para la comprensión de la importancia de contrastar la información en la revisión documental – Restablecimiento de Derechos.

Una de las variables de la obligación “Cumplir con las fases, componentes y actividades del proceso de atención, de acuerdo con lo definido en los lineamientos técnicos del ICBF” es el PLATIN. Para la correcta revisión de los criterios contenidos en esta, se debe:

Analice la información y proceda a calificar los criterios de la variable según corresponda.


Para modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal: Gráfica 7. Ejemplo para la comprensión de la importancia de contrastar la información en la revisión documental – Responsabilidad Penal.

Para la correcta revisión de los criterios contenidos en la obligación “Cumplir con el plan de atención individual establecido para cada usuario esta” se debe:

1. Identificar cuálesson las áreas quedeben intervenir segúnel talento humanoasignado para lamodalidad.

2. Ubicar en el anexo de lahistoria de atención, losdocumentos relacionados con:valoraciones por cada área deintervención, registro de estudiode caso y PLATIN.

3. Identificar la coherenciay trazabilidad de lainformación contenida enestos documentos teniendoen cuenta la secuenciasiguiente:

Valoración, diagnóstico y plan de intervención por cada área

de atenciónEstudio de caso

Diagnóstico integral

PLATIN

1. Identificar cuálesson las áreas quedeben intervenir segúnel talento humanoasignado para lamodalidad.

2. Ubicar en el anexo de lahistoria de atención, losdocumentos relacionados con:conceptos por cada área deintervención, concepto integralfamilia adolecente-contexto y plande atención individual .

3. Identificar la coherenciay trazabilidad de lainformación contenida enestos documentosteniendo en cuenta lasecuencia siguiente:

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Analice la información y proceda a calificar los criterios de la obligación según corresponda. Tenga en cuenta la calificación que otorgue a los criterios de las variables de: elaboración de conceptos por áreas y concepto Integral familia-adolescente-contexto, ya que de su cumplimiento depende un adecuado planteamiento del Plan de Atención Individual. Cuando califique la variable “Informes del proceso de atención”, tenga en cuenta la trazabilidad de la información según el esquema siguiente:


Observación:

Se emplea para reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella, estableciendo los elementos relevantes, positivos y negativos que influyen sobre el desarrollo de las actividades del servicio. La observación debe ser organizada y estar dirigida a las obligaciones y variables que se especifican en el instrumento de supervisión. El soporte que deja el profesional de apoyo a la supervisión será el registro fotográfico de lo observado, o el registro escrito en el formato de captura en el cual se especifiquen las características observadas.

Para el día de la visita, además de emplear las estrategias de revisión del cumplimiento de obligaciones contenidas en los instrumentos, se deberán aplicar las encuestas que diseñó la Dirección de Protección, para conocer la percepción que los niños, niñas, adolescentes y jóvenes de los servicios de Restablecimiento de Derechos y de Responsabilidad Penal, tienen frente a la atención que reciben. Los resultados de estas encuestas permitirán: • Conocer la percepción de los niños, niñas adolescentes y jóvenes frente a la calidad de la atención que reciben. • Brindar insumos para la planeación de la asistencia técnica a nivel Zonal, Regional y Nacional.

• Fortalecer el proceso de evaluación institucional y la calidad de la atención prestada por las entidades

contratistas.

Concepto, diagnóstico y plan de intervención por cada área de

atención

Concepto Integral familia-adolescente-contexto

Plan de atención individual

Concepto, diagnóstico y plan de intervención por cada área de atención

Concepto Integral familia-

adolescente-contexto

Plan de atención individual

Seguimientos por áreas

Informes de seguimiento

Actividades adicionales para el día de la visita a entidades contratistas y hogares sustitutos

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De acuerdo con la población que atienda cada entidad contratista o que se encuentre en los hogares sustitutos, se aplicará el cuestionario según corresponda así: • Encuesta para Niños y Niñas de 3 a 5 años con o sin discapacidad. • Encuesta para Niños y Niñas de 6 a 11 años con o sin discapacidad. • Encuesta para adolescentes.

• Encuesta para adolescentes y jóvenes vinculados al SRPA.

Para su aplicación se deben tener en cuenta los aspectos siguientes: • Pueden aplicarse utilizando formato en físico o en línea. • Pueden aplicarse de forma individual o grupal. • Debe ser aplicada por el profesional en psicología, trabajo social, pedagogía (licenciado en educación) o

terapeuta ocupacional del equipo de apoyo a la supervisión, la designación del profesional o los profesionales que aplicarán el instrumento debe realizarse de manera previa a la visita.

• Se aplicará a una muestra de 10 niños, niñas, adolescentes o jóvenes. • En la modalidad de hogar sustituto se aplicará a la totalidad de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes

atendidos en el hogar, que por su nivel de desarrollo o condición particular puedan responder la encuesta. • Explique al coordinador o persona responsable de la modalidad el procedimiento y la intencionalidad de la

aplicación del instrumento y solicite un espacio en el que los niños, niñas, adolescentes y jóvenes estén solos (as) para que puedan responder con total confianza, no obstante, procure que esté a la vista de las personas responsables de la entidad u hogar sustituto.

• Si el cuestionario va a realizarse por medio de aplicativo digital, solicite al coordinador de la modalidad o persona responsable, que le permita utilizar uno o más equipos de cómputo con acceso a internet, copie la dirección electrónica en el navegador y verifique que tenga acceso al cuestionario.

• Genere un ambiente de confianza y empatía con los niños, niñas, adolescentes y jóvenes y explique en qué consiste la actividad de aplicación del cuestionario. Aclare que la información que va a registrar es confidencial, que no existen respuestas correctas o incorrectas y que es importante que las respuestas sean honestas.

• Brinde acompañamiento permanente a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes durante el diligenciamiento de la encuesta y muestre total disposición en caso de que requieran mayor claridad frente a las preguntas o deseen información adicional, de ser así, facilite la información necesaria; puede utilizar ejemplos, cuidando de no inducir la respuesta.

• Utilice una metodología lúdica que facilite la participación de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes, que vaya más allá de la simple lectura de las preguntas, para ello, tenga en cuenta las características de la población.

• Si durante la observación identifica situaciones o factores de riesgo*, regístrela en el campo de observaciones y comuníquelas de manera inmediata a la autoridad administrativa según corresponda.

• Al terminar el cuestionario agradezca a los beneficiarios, por el tiempo que le brindaron para realizarlo.

*NOTA: Comunique de inmediato a la Autoridad Administrativa según corresponda, en caso de identificar entre otros, situaciones en las que se presuma cualquier tipo de violencia en el marco de la atención en el ámbito familiar o institucional. Esté atento (a) si evidencia: ▪ Magulladuras o moretones en distintas partes del cuerpo y en diferentes fases de cicatrización, observables sin

contacto físico. ▪ Quemaduras de cigarrillos o con objetos que dejan señales definidas o indicativas de inmersión en líquido

caliente. ▪ Heridas o raspaduras. ▪ Mordeduras humanas. ▪ Cortes o pinchazos. ▪ Es reticente y cauteloso al contacto físico con sus cuidadores y otros adultos. ▪ Manifiesta que algún adulto u otro beneficiario le ha causado alguna lesión. ▪ Esconde la agresión y/o da respuestas evasivas o incoherentes cuando se le pregunta. ▪ Muestra miedo de estar cerca o junto a algún adulto. ▪ Muestra sentimientos de culpa y cree merecer las agresiones.

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▪ Se muestra temeroso cuando otros niños lloran. ▪ Muestra conductas extremas (agresividad, rechazo o miedo).

▪ Presenta conductas autodestructivas.

Desde una perspectiva de enfoque diferencial debe tenerse en cuenta las necesidades particulares de la población, la perspectiva de acción sin daño21 y unas condiciones éticas básicas para la indagación desde la dignidad humana. La historia de vida de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes ubicados en las modalidades de Protección ameritó que se iniciara un proceso administrativo de restablecimiento de derechos a su favor o su ubicación en una medida o sanción del SRPA, en consideración a las afectaciones de las que fueron víctimas; por tal motivo, debe evitarse revictimizar al niño, niña, adolescente o joven o preguntar sobre aspectos de su medida de ubicación en el servicio. 2.2.1.3 Acciones de asistencia técnica en el marco de los resultados de supervisión.

De acuerdo con lo establecido en el lineamiento técnico del modelo para la atención de los niños, las niñas y adolescentes, con derechos amenazados y/o vulnerados y el lineamiento modelo de atención para adolescentes y jóvenes en conflicto con la ley - SRPA, la asistencia técnica es una herramienta para el mejoramiento, con la cual se pretende fortalecer las capacidades, habilidades y competencias de los prestadores de servicios misionales, en el marco de la operación y administración del proceso de atención de los niños, las niñas y los adolescentes, al igual que de los equipos técnicos del Instituto. Lo anterior a partir de un proceso de transferencia e intercambio de conocimientos, saberes, metodologías e instrumentos, entre los niveles nacional, regional y zonal del ICBF. Según la Guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF22, la asistencia técnica presenta los atributos siguientes: Pertinente: Los contenidos de asistencia técnica deben ser coherentes y ajustados a una

situación concreta, de tal manera que den respuesta a las necesidades, demandas, oportunidades y recursos que en el territorio identifican los agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF), los agentes del Sistema Nacional de Coordinación de

Responsabilidad Penal para Adolescentes (SNCRPA) y/o operadores de servicios misionales

y/o los colaboradores del ICBF, así como a disposiciones de índole directivo.

21 El Modelo de Enfoque Diferencial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF. MD1.DE. 22/03/2017 Versión 1. cita en las

definiciones de este concepto como un “Enfoque ético que indaga por los valores y principios orientadores de la acción y se pregunta por las consecuencias y los efectos de las mismas. Propone una reflexión sobre los procesos de planificación, ejecución, evaluación de programas, proyectos humanitarios y de desarrollo para, por un lado, neutralizar o disminuir los impactos negativos de las acciones y los factores que agudizan los conflictos (divisores) y, por otro lado, fortalecer los impactos positivos y los factores que promuevan salidas no violentas a los conflictos (conectores)”. 22 Guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - G1.DE 12/09/2019 - Versión 1, y las que sustituyan, modifiquen o adicionen.

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Contextualizada: Se proyecta a partir de una lectura histórica y actual a nivel territorial,

poblacional y cultural. Generadora de conocimiento: La asistencia técnica debe reconocer y potenciar los saberes

y el conocimiento de los diferentes actores involucrados, debe propiciar el intercambio de conocimientos, saberes, prácticas, experiencias, aprendizajes y metodologías, incentivando la innovación mediante la inclusión de nuevas comprensiones, nuevos medios o herramientas para su desarrollo, mejorando la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar y realimentando la política pública.

Transversal o sistémica: La asistencia técnica como estrategia es transversal en los

procesos del Instituto, por lo cual debe ser clara la interacción entre estos. Oportuna: Se brinda en el momento preciso y más conveniente de acuerdo con las directrices

del nivel nacional, las necesidades, oportunidades y recursos identificados en el territorio. Concertada: Su aplicación obedece a acuerdos entre áreas, niveles, agentes, operadores y

colaboradores. Surge a partir del acuerdo de voluntades de las partes no se impone.

Continua: Se extiende en el tiempo y se construye de manera permanente, realimentando los procesos.

➢ La verificación del cumplimiento de obligaciones (documental y en visita) generará los insumos para

que los profesionales de asistencia técnica, en el marco de los resultados de supervisión, identifiquen las necesidades y generen las acciones para el acompañamiento a entidades contratistas y unidades de servicio, de tal forma que puedan fortalecer sus procesos de atención y dar cumplimiento a lo pactado en las obligaciones contractuales.

➢ Las acciones que generen los profesionales de asistencia técnica en el marco de los resultados de supervisión estarán alineadas con el plan de asistencia técnica de los niveles regional y zonal, articuladas con los demás miembros de los Grupos de Asistencia Técnica o Protección de cada regional y con las orientaciones que el ICBF en sus documentos internos, establezca para el desarrollo de esta.

➢ Los métodos y estrategias para brindar la asistencia técnica deben consultarse en la Guía para el

desarrollo de la asistencia técnica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2.2.1.4 Acciones de supervisión de contratos

Una vez terminada la verificación documental y/o la visita de supervisión en la cual se aplica el instrumento diseñado para la verificación de cumplimiento contractual en sitio, el equipo de apoyo a la supervisión debe socializar los resultados con el supervisor de contrato que corresponda, entregar todos los insumos de información recolectados en dicha visita y apoyar en las acciones que en el marco de la supervisión se requieran. Estas acciones deben ser ejecutadas durante el

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mismo mes de la visita para que sean insumo válido en el ejercicio de supervisión, considerando la periodicidad de pagos pactada para los contratos de aporte de Protección. Es importante tener en cuenta que los resultados de las visitas son insumo para determinar si el operador está cumpliendo con el objeto y las obligaciones del contrato23 y proceder a emitir la

certificación de cumplimiento de obligaciones para el trámite del pago o para generar requerimiento24 por los presuntos incumplimientos. Las demás acciones de supervisión que procedan dependiendo de lo encontrado, se encuentran sustentadas en la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF y el Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF. NOTA: Para la verificación del cumplimiento de las obligaciones de los ejes del Sistema Integrado de Gestión – SIGE que están contenidas en las minutas de los contratos de aporte de los servicios de Protección, los supervisores y sus equipos de apoyo deben tener en cuenta las orientaciones contenidas en la Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad del ICBF y demás documentos relacionados vigentes. De acuerdo con este documento, “(…) el supervisor se podrá apoyar en el Profesional y/o Referente enlace de cada uno de los ejes, con el fin de despejar cualquier duda o inquietud que puedan surgir durante la vigencia del contrato y/o convenio con relación a las evidencias y soportes que garanticen el cumplimento de la respectiva obligación; así como para la retroalimentación que requiera el operador y/o contratista para el entendimiento y cumplimiento de estas. Adicionalmente, el supervisor podrá apoyarse en la “Cartilla para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la Prestación del Servicio de los programas Misionales” publicada en el Proceso de Direccionamiento Estratégico (…)”. 2.3 VERIFICAR En esta etapa, la Dirección de Protección genera los balances de resultados teniendo en cuenta los reportes que generen las regionales frente a:

• Presuntos incumplimientos detectados en la verificación en sitio a partir de la aplicación de instrumentos de visita.

23 De acuerdo con lo establecido en la Actividad No. 6 “Realizar la supervisión del contrato o convenio”, contenida en el Procedimiento de supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF, para verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas, entre otros aspectos “se deben revisar los resultados de las visitas y demás acciones de seguimiento a la implementación de lineamientos, realizadas por los equipos de apoyo de las áreas misionales, así como de las auditorías y visitas de inspección, vigilancia y control existentes.”. 24 “REQUERIMIENTO: Solicitud escrita que el supervisor y/o interventor designado realiza al contratista/conveniente para que subsane cualquier deficiencia o mora en la ejecución del contrato/convenio. Para que sea efectivo debe contener lo siguiente: Obligación presuntamente incumplida, hechos del presunto incumplimiento con adecuada evidencia (fotos, actas, etc.,), acción que se requiere por parte del contratista/conveniente y plazo para dar cumplimiento a dicha acción. Lo anterior debe redactarse de forma clara y coherente para que el tercero de respuesta acorde a lo solicitado”. Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3

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• Requerimientos generados por presuntos incumplimientos detectados en la verificación documental y/o en la verificación en sitio efectuada por parte de supervisores y sus equipos de apoyo

• Acciones de asistencia técnica realizadas a partir de los resultados de supervisión. Los balances harán referencia a los resultados por modalidad/servicio, componente, regional y consolidado nacional y serán un insumo para el desarrollo de los planes de asistencia técnica en los niveles nacional, regional y zonal y para el ajuste de documentos orientadores y lineamientos, entre otros. Los balances se presentarán con resultados de tipo cuantitativo, en porcentajes promedio de cumplimiento de obligaciones revisadas en las visitas a entidades contratistas. Para su desarrollo se plantean los siguientes elementos: a. Pesos porcentuales: En el cuadro se presentan los porcentajes asignados para cada

componente y categoría de variables revisadas en visita a sedes de entidades contratistas:

Tabla 1. Pesos porcentuales entidades contratistas

Componente Porcentaje Categoría Porcentaje Variables

Técnico 50%

Proceso de atención 25% 14

Alimentación y nutrición 8% 4

Dotación 7% 5

Historia de atención 5% 3

Prevención de riesgos 5% 3

Administrativo 20% 20% 3

Financiero 25% 25% 3

Bienestarina 5% 5% 2

Total 100% 100% 37

Fuente: Elaboración propia

Los porcentajes asignados para cada componente y categoría de variables revisadas en visita a Entidades administradoras de hogares sustitutos y sustitutos tutores son los siguientes:

Tabla 2. Pesos porcentuales entidades contratistas hogares sustitutos


Técnico 50%


Anexo Historia de atención 5% 3


Administrativo 20% 20% 4

Financiero 25% 25% 3


Total 100% 100% 27


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Los porcentajes asignados para cada componente y categoría de variables revisadas en visita a hogares sustitutos y sustitutos tutores son los siguientes:

Tabla 3. Pesos porcentuales unidades de hogares sustitutos


Técnico 95%


Alimentación y nutrición 16% 3

Anexo historia de atención 16% 4

Dotación 16% 4



Total 100% 100% 19


b. Fórmula para el cálculo del cumplimiento contractual: Resultado de sumar el peso

porcentual de las variables que cumple la entidad contratista, dividido por la suma de las variables que le aplican.

Tabla 4. Fórmula de cálculo cumplimiento obligaciones

▪ I: Número de variables ▪ Pi: Peso porcentual de cada variable ▪ Ci: Cumplimiento de cada variable. Cumple = 1 o No cumple = 0

Luego aplica la fórmula siguiente: ∑ Pi * Ci

R = __________________ X 100 ∑ Pi


c. Rangos de porcentaje de cumplimiento definidos para la presentación del balance:

Tabla 5. Rangos

Rango Color

100%

99% - 90% 89% - 80% 79% - 70%

69% - 60%

< o = 60%


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Adicional a la presentación de balances, se reportará el comportamiento de los indicadores siguientes:

Tabla 6. Indicadores

Nombre del indicador

Objetivo Fórmula Meta Unidad de

medida Periodicidad

Ejecución de visitas

Medir el número de visitas

efectivamente realizadas con

respecto al total de visitas

programadas.

Número de visitas de supervisión realizadas por

Regional

X100

Total, de visitas de supervisión

programadas por Regional

100% Porcentaje Tres (3) veces

al año

Estado de requerimientos

Identificar la gestión de la

supervisión en el seguimiento y verificación al cumplimiento contractual

Número de requerimientos cerrados por

Regional

X100

Número de requerimientos generados por

Regional

100% Porcentaje Mensual


El porcentaje de cumplimiento del indicador de ejecución de visitas se clasifica de acuerdo con los rangos siguientes:

Tabla 7. Clasificación y rangos de los indicadores.

Crítico En riesgo Adecuado Óptimo

Mínimo Máximo Mínimo Máximo Mínimo Máximo Mínimo Máximo

0% 59,9% 60% 89,9% 90% 99,9% 100% 100%


3 MEJORAR En esta etapa, todos los niveles del ICBF que tienen competencia en la implementación del modelo de supervisión toman decisiones para identificar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar las acciones que sean necesarias para cumplir con los requisitos existentes para la operación de los servicios de Protección. Incluye la generación de acciones preventivas, correctivas, de mejora, la innovación y la reorganización y su documentación dependerá de lo dispuesto por el ICBF en sus documentos internos. 4 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Para administrar la información que se produzca en el marco de la aplicación de la presente Guía, la Dirección de Protección cuenta con una ruta en el File Server del ICBF, la cual, según el nivel

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de manejo de información, los niveles nacional, regional y zonal, podrán acceder y compartir la información siguiente: Ruta: \\icbf.gov.co\FS_DPR\DIRECCION_DE_PROTECCION\PROTECCION\SUPERVISIÓN\2020

Cuadro 8. Gestión de la información

Etapa Acción Responsables Fuentes de verificación

Tiempos para el reporte

PLANEACIÓN

Entrenamiento de los supervisores y equipos de apoyo

Dirección de Protección

Listados de asistencia

Informes de comisión Memorandos

Según programación de entrenamientos y asistencia técnica


Supervisores y equipos de apoyo a la supervisión

Correos electrónicos

Según requerimientos de asistencia técnica.

Organización del talento humano para la supervisión


Memorandos Objetos y

obligaciones cargas prestación de servicios apoyo a la supervisión

Según las fechas dispuestas para la contratación de cargas de prestación de servicio.

Alistamiento para iniciar la verificación de obligaciones

Supervisores y equipos de apoyo a la supervisión.

Directorios de entidades contratistas

Correos electrónicos

Según las fechas dispuestas por la Dirección de Protección.

EJECUCIÓN

Revisión del cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales


Reporte seguimiento requerimientos a entidades contratistas por regional

Máximo 5 días hábiles mes vencido según indicaciones de la Dirección de Protección.


Registros de captura resultados visita.

Máximo 3 días hábiles de efectuada la visita a la entidad contratista o unidad de servicio.

Asistencia técnica a partir de los resultados

Profesionales de asistencia técnica en el marco de los resultados de supervisión

Formato reporte asistencia técnica

PDF Actas de asistencia técnica

Máximo 5 días hábiles mes vencido según indicaciones de la Dirección de Protección.

EVALUACIÓN Generación de balances de resultados.


Balances de resultados

Al finalizar cada corte de visitas

AJUSTES Toma de decisiones para determinar oportunidades de

Nivel Nacional Lineamientos y

demás documentos

Según necesidades de ajuste

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Etapa Acción Responsables Fuentes de verificación

Tiempos para el reporte

mejora e implementar cualquier acción que sea necesaria para cumplir con los requisitos existentes para la operación de los servicios de Protección.

ajustados según corresponda

Nivel nacional, regional y zonal

Procesos administrativos sancionatorios, otros soportes que evidencien acciones correctivas, preventivas y de mejora

Según resultados de la supervisión de contratos.


NOTA: Adicional a la gestión documental que plantea esta Guía, los supervisores y sus equipos de apoyo, deben tener en cuenta lo dispuesto en la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF, en lo referente a organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato/convenio, manteniéndola a disposición de los interesados25. En el caso de la documentación que soporta el desarrollo de los procesos de atención de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes ubicados en las modalidades de Restablecimiento de Derechos y de Responsabilidad Penal, debe ser revisada en el sitio de prestación del servicio, en los Anexos de las Historias de Atención. El anexo de la Historia de Atención, técnicamente hace parte integral de la Subserie “Historia de Atención”, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental de los Centros Zonales, es un documento único, nacional, privado, individual, obligatorio, confidencial y sometido a reserva en los casos que determina la Ley, en el cual se registra cronológicamente condiciones, situaciones, hechos, conceptos, actuaciones, ubicaciones, evolución y resultados del proceso de atención de los beneficiarios de los servicios del ICBF. Por lo anterior, el Anexo de la Historia de Atención, que es manejado por los operadores en desarrollo de algunas obligaciones contractuales, no debe hacer parte de la Serie Contratos, Subserie Contratos de Aporte, por cuanto esta serie documental es de carácter pública y la Historia de Atención es de carácter reservada. Así mismo, no se debe dejar copia en físico o magnético de esta serie documental, en los archivos de los supervisores de contratos, en el Grupo Jurídico de las Regionales o en la Dirección de Contratación.

25 Como parte de las acciones para el seguimiento y control administrativo, la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF establece: “Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato/convenio, manteniéndola a disposición de los interesados: Es importante tener en cuenta que, en el expediente contractual, que está en custodia de la Dirección de Contratación (Sede Dirección General) o en los Equipos Jurídicos (Regionales), debe reposar toda la documentación precontractual, de ejecución y liquidación de los contratos/convenios. Lo anterior, teniendo en cuenta que la información y documentación que se genera durante la ejecución de un contrato/convenio puede ser requerida en cualquier momento, para efectos de verificación del cumplimiento contractual, para dar respuestas o generar informes especiales a instancias institucionales u órganos de control. En todo caso, el supervisor o interventor deberá guarda copia digital de toda la información que se genere en la ejecución del contrato/convenio y que es remitida a los respectivos expedientes”.

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Los documentos que deben ser remitidos a los expedientes contractuales son los establecidos en la minuta contractual para la legalización, ejecución y liquidación del contrato. En caso de requerirse información adicional para la legalización mensual o durante la ejecución contractual, esta documentación debe reposar en el expediente contractual, en medio magnético o físico según corresponda. De acuerdo con la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos con el ICBF v3, para verificar el pago adecuado y oportuno de la nómina y la seguridad social del recurso humano a cargo de los operadores, este último debe anexar los soportes y planillas de pago del total del talento humano contratado y estos soportes serán anexados al expediente contractual. 4.1 ROLES EN LA OPERACIÓN Para el desarrollo de las actividades contenidas en esta Guía, se hace necesario precisar el rol y la responsabilidad de cada uno de los actores y niveles del ICBF: Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales, como se describe a continuación: 4.1.1 Nivel nacional - Dirección de Protección

• Elaborar y actualizar la Guía e instrumentos de supervisión de los contratos de los servicios de

Protección.

• Definir el número y perfil de los profesionales que realizarán la aplicación de la Guía e instrumentos.

• Coordinar el proceso de selección de los profesionales que realizarán la aplicación de la Guía e instrumentos.

• Controlar el cumplimiento de la aplicación de la Guía e instrumentos de supervisión en el nivel Regional y Zonal.

• Definir la meta de visitas a entidades contratistas y unidades de servicio.

• Elaborar informes por regional y consolidado nacional, por componente y modalidad, del resultado de la aplicación de la Guía e instrumentos de supervisión.

• Socializar en el nivel Nacional y Regional, la Guía e instrumentos

• Brindar asistencia técnica a las Regionales y Centros Zonales, en el desarrollo de la aplicación de la Guía e instrumentos de supervisión.

• Evaluar y ajustar la Guía e instrumentos de supervisión.

4.1.2 Nivel Regional

• Coordinar y controlar en los Centros Zonales el cumplimiento de la aplicación de Guía e instrumentos

de supervisión.

• Vincular los profesionales, designar el profesional de enlace Regional y organizar los equipos para la realización de las visitas de supervisión, según lo establecido por el Nivel Nacional.

• Analizar los resultados de la aplicación de la Guía e instrumentos de supervisión.

• Remitir a la Dirección de Protección:

• Máximo a los tres (3) días hábiles de efectuada cada visita, los resultados de la misma en los formatos de captura e instrumentos establecidos.

• Máximo a los cinco (5) días hábiles mes vencido, el reporte de requerimientos a entidades contratistas por regional

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• Máximo a los cinco (5) días hábiles mes vencido, el reporte de las acciones de asistencia técnica generadas a partir de los resultados de supervisión, con los PDF de las actas según corresponda.

• Identificar y tramitar ante la Sede de la Dirección General, los requerimientos de asistencia técnica para la Regional y Centros Zonales.

• Desarrollar las acciones de asistencia técnica con los centros zonales, entidades contratistas y unidades de servicio, a partir de los resultados de las visitas de supervisión.

• Remitir a la Dirección de Protección, el balance del ejercicio con avances y dificultades y las acciones de mejora propuestas para el ajuste de la Guía e instrumentos de supervisión.

4.1.3 Nivel Zonal

• Analizar los resultados de la supervisión.

• Formular y desarrollar las acciones de asistencia técnica a partir de los resultados de supervisión.

• Identificar, consolidar y remitir a la Regional, el balance del ejercicio con avances, dificultades y las acciones de mejora propuestas para el ajuste de la Guía e instrumentos de supervisión.

4.1.4 Supervisor de contratos y su equipo de apoyo • Actualizar de manera permanente el directorio de entidades contratistas y en el mismo formato, llevar

control del cumplimiento de la programación de visitas.

• Realizar las visitas de supervisión de acuerdo con la programación definida.

• Registrar en los formatos de captura e instrumentos establecidos por la Dirección de Protección y remitir a la regional la información de las visitas realizadas de acuerdo con los tiempos establecidos.

• Participar en el análisis de los resultados de las visitas a las entidades contratistas y unidades de servicio, generando información para retroalimentar el proceso de mejoramiento de la calidad de los servicios.

• Identificar las necesidades de asistencia técnica, a partir de los resultados de la supervisión.

• Reportar en el mismo mes de realización de la visita, los resultados de la misma al supervisor de contrato. Reportar los resultados a la Regional (máximo tres días hábiles de efectuada la visita).

5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Manual de Contratación del ICBF. M01. ABS 15/09/2017 Versión 2

• Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3 y demás documentos que orientan la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF

• Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF. P18.ABS 07/12/2016

• Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad - G7.ABS 24/09/2019 - Versión 3

• Minutas de contrato Restablecimiento de Derechos 2019 - 2020

• Minutas de contrato Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes - SRPA 2019 -2020

• Lineamientos técnicos de Restablecimiento de Derechos en sus versiones vigentes

• Lineamientos técnicos del Sistema de Responsabilidad Penal en sus versiones vigentes

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• Guía técnica del componente de alimentación y nutrición para los programas y proyectos misionales del ICBF G6.PP 12-06-2018. Versión 4.

6 RELACIÓN DE FORMATOS

7 RELACIÓN DE ANEXOS

Anexo No. 1 para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Modalidades de restablecimiento de derechos. Revisión documental.

Anexo No. 2 para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Modalidades de restablecimiento de derechos. Visita a sede de atención de entidad contratista.

Anexo No. 3 para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Servicio intervención de apoyo - Apoyo psicológico especializado. Visita a sede de atención de entidad contratista.

Anexo No. 4 para la verificación del cumplimiento de compromisos. Modalidad hogar sustituto. Visita a unidad de servicio.

Anexo No.5 para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Sistema de responsabilidad penal para adolescentes. Revisión documental.

Anexo No. 6 para la verificación del cumplimiento de obligaciones contractuales. Medidas y sanciones del sistema de responsabilidad penal y Medidas complementarias de restablecimiento en administración de justicia. Visita a sede de atención de entidad contratista.

8 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha

Versión

Descripción del Cambio

08-04-2019 Versión 1

Se ajustan definiciones de acuerdo con las versiones vigentes de lineamientos. Se ajustan las etapas del ciclo PHVM, en concordancia con el SIGE del ICBF. Se cambia el esquema del ciclo PHVM del modelo su supervisión de Protección. Se ajustan todos los conceptos y orientaciones que se incluyen en la presente Guía y que son retomados de la última versión de la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF (G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3) Se ajustan cuadros y gráficas de todo el documento. Se actualizan las actividades de apoyo a la supervisión de acuerdo con el ajuste realizado a las obligaciones para el año 2020 de los profesionales de

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.G19.P Formato Seguimiento a requerimientos a entidades contratistas.

F2.G19.P Formato Directorio nacional de entidades contratistas de Protección

F3.G19.P Formato Reporte de asistencia técnica a entidades contratistas y unidades de servicio

F5.G19.P Formato Seguimiento financiero – Hogares sustitutos y sustitutos tutores

F11.G19.P Formato Encuestas para Niños y Niñas de 3 a 5 años, con o sin Discapacidad

F10.G19.P Formato Encuestas para Niños y Niñas de 6 a 11 años, con o sin Discapacidad

F8.G19.P Formato Encuestas a Adolescentes y Jóvenes

F9.G19.P Formato Encuestas para Adolescentes y Jóvenes SRPA

F7.G19.P Formato Seguimiento financiero – Modalidades de Protección

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Fecha

Versión

Descripción del Cambio

apoyo a la supervisión. Se incluyen las actividades de apoyo para el control técnico, para el control financiero y para el control jurídico. Se actualizan las actividades de asistencia técnica a partir de los resultados de la supervisión, de acuerdo con el ajuste realizado a las obligaciones para el año 2020 de los profesionales de apoyo. Se incluye el profesional en Nutrición y Dietética para la realización de la visita a entidad administradora hogar sustituto. En la revisión documental se incluye la utilización del formato de informe de supervisión emitido por la Dirección de Contratación y la utilización de los formatos para el seguimiento financiero. Se actualiza ruta de la página web para consulta y descarga de los documentos orientadores del ejercicio de supervisión de Protección. Se ajustan las estrategias para la verificación del cumplimiento de obligaciones en sitio. Se incluyen cuadros resumen. Se incluyen como actividades adicionales para el día de la visita a entidades y hogares sustitutos, la realización de encuestas a beneficiarios y a talento humano. Se ajusta la descripción de las acciones de asistencia técnica en el marco de los resultados de supervisión, a partir de las disposiciones contenidas en la Guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. En las acciones de la supervisión de contratos se incluye la definición de “requerimiento” que se especifica en la Guía general para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF - G6.ABS 09/09/2019 - Versión 3. Se incluyen orientaciones para la verificación de las obligaciones SIGE, de acuerdo con lo dispuesto en la Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad - G7.ABS 24/09/2019 - Versión 3 En la etapa “Verificar” se incluyen cuadros con los pesos porcentuales, la fórmula para el cálculo del cumplimiento contractual y los rangos de porcentaje definidos para la presentación del balance de resultados. En el apartado de Gestión Documental, se incluyen las indicaciones frente al manejo de la documentación de los Anexos de Historias de Atención que soporta el cumplimiento contractual de las obligaciones relacionadas con la atención de beneficiarios. Se actualizan los documentos de referencia.

cecilia de la fuente de lleras...unidades de servicio: son las personas naturales responsables de la...

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