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Código: SC-P-02-F-04

FORMATO INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE

DE CONTROL INTERNO ANEXO 4

Versión: 03

Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

Fecha Programada de la Auditoria: Del 07 de mayo al 07 de julio de 2018 Área(s) / Actividad(es) y/ Tarea(s) Auditada (s):

DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA - DCP

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA

Objetivo: Realizar visita de asesoría y seguimiento a la DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA - DCP, con el fin de verificar la gestión realizada en la vigencia 2017 en aras de obtener el mejoramiento continuo en el desarrollo de las funciones misionales.

Objetivos Específicos: Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las actividades, programas y proyectos que se desarrollan en la DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA. Fomentar la cultura de Autocontrol.

Alcance: A través del análisis y seguimiento, se revisará de manera aleatoria la documentación que hace parte de la Dirección, y los productos generados dentro de la gestión adelantada por la DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017.

Los temas que se revisarán son: Plan de acción y ejecución presupuestal, contratación, gestión humana, comisiones, PQRSD, trámites y servicios — TICS, ley de transparencia y asuntos jurídicos.

Metodología:

Para el adelanto de la visita de seguimiento y asesoría a la Dirección de Consulta Previa fueron considerados los siguientes aspectos:

Selección y análisis de información disponible en la Oficina de Control Interno -OCI- y página web del Ministerio de acuerdo al alcance definido. Solicitud de Información a la DCP y a las áreas de apoyo, Análisis general de la información allegada a la OCI, determinando aspectos de relevancia. Entrevistas In Situ. Estudio y evaluación de la información. Informe Preliminar. Informe Final. Plan de Mejoramiento. Evaluación Visita de Asesoría y Seguimiento. Autoevaluación Visita de Asesoría y Seguimiento.

Documentos de Referencia:

Generales: Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 594 de 2000: "Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". Ley 819 de 2003: "Normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones". Ley 1341 de 2009: "Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la

. organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones —TIC—, se crea la Agencia

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Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones". Ley 1437 de 2011: "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones". Ley 1753 de 2015: "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país". Decreto 111 de 1996: "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de /995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". Decreto 2893 de 2011: "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio de/Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior". Decreto 943 de 2014: "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECO". Decreto 2573 de 2014: "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones". Decreto 1072 de 2015: "Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo". Decreto 1066 de 2015: "Expedición del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior". Decreto 2550 de 2015: "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos". Decreto 1082 de 2015: "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional". Decreto 1083 de 2015: "Expedición de/Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública" Decreto 378 de 2016: "Por el cual se aplazan unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2016 y se dictan otras disposiciones". Decreto 2088 de 2016: "Por el cual se reducen unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación de la vigencia fiscal de 2016 y se dictan otras disposiciones". Decreto 648 de 2017: "Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública" Decreto 1499 de 2017: "Modificación del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el art. 133 de la Ley 1753 de 2015"

Específicos: Constitución Política de Colombia Artículos 2, 7, 330 y 332. Convenio 169 de 1989 sobre Pueblos Indígenas y Tribales en Países Independientes. Ley 21 de 1991: "Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre pueblos indígenas y tribales en países independientes, adoptado por la 76a. reunión de la Conferencia General de la 0.1. T., Ginebra 1989". Ley 99 de 1993: "Creación del Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones." (Artículo 76). Decreto 1320 de 1998: "Por el cual se reglamenta la consulta previa con las comunidades indígenas y negras para la explotación de los recursos naturales dentro de su territorio." Decreto 2613 de 2013: "Adopción del Protocolo de Coordinación Interinstitucional para la consulta previa". Decreto 1066 de 2015: "Expedición de/Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior" (Titulo 3, Parte 5). Sentencia C-461/08 CONPES 3762 de 2013: "Lineamientos de Política para el Desarrollo de Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos — PINES". Directiva Presidencial 10 de 2013: "Guía para la Realización de Consulta Previa". Procedimientos publicados en el Sistema Integrado de Gestión Institucional — SIGI.

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ANTECEDENTES:

De acuerdo al Plan Anual de Auditorías Independientes para la Vigencia 2018 — "Visitas de Seguimiento y Evaluación", aprobado mediante el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del 5 de febrero de 2018, la Oficina de Control Interno — OCI en cumplimiento de lo estipulado, realiza la visita de asesoría y seguimiento con el fin de verificar la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección de Consulta Previa - DCP durante la vigencia 2017.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA:

La visita de asesoría, evaluación y seguimiento, dio inicio con la reunión de apertura realizada el 7 de mayo en la sala de reuniones de la OCI, en la cual se presentaron los temas a ser abordados, el alcance de la ejecución, el cronograma de actividades y el equipo auditor a cargo de la misma. Adicionalmente, la Dirección realizó una presentación donde se expuso el Tema Normativo, el Plan de Acción y la Ejecución Presupuestal.

Posteriormente, se procedió a verificar la información publicada en la página web del Ministerio, correspondiente a la Dirección visitada y a las áreas de apoyo que impactan transversalmente en las funciones a cargo de la DCP, como también de la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ, la Oficina Asesora de Planeación - OAP y la Oficina de Información Pública del Interior -01PI.

Además se solicitó información a la Dirección DCP y a las áreas transversales involucradas en el proceso, así: Mediante MEM18-24360-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la DCP información sobre: relación de convenios y contratos, programación de comisiones, sistemas de información, gobierno en línea y ley de transparencia, relación de proyectos, decretos y resoluciones, tutelas y conciliaciones.

Con el MEM18-24363-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se requirió a la Oficina Asesora de Planeación OAP información sobre los programas misionales de funcionamiento.

Bajo MEM18-24362-0CI-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la Oficina Asesora Jurídica OAJ la relación de tutelas, proyectos de decreto y resolución que involucren a la DCP.

Mediante MEM18-24364-0CI-1200 del 7 de mayo 2018, se requirió a la 01PI información sobre PQRSD, fortalecimiento organizacional, simplificación de procesos, servicio al ciudadano, gobierno digital, seguridad digital racionalización de trámites, gobierno en línea y ley de transparencia.

Bajo el MEM18-24365-0C1-1200 del 7 de mayo de 2018, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual SGC la base de datos de los contratos.

Una vez recibida la información requerida a la Dirección y a las áreas involucradas, se procedió a su análisis y al desarrollo de la evaluación de los ocho (8) temas, a saber:

1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal.

Para el desarrollo del presente tema se verificó el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción, las Metas de Gobierno SISMEG, la Ejecución Presupuestal, los Proyectos de Inversión, los Programas Misionales de Funcionamiento y el Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección, tal como se detalla a continuación:

e

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Plan Estratégico.

El Plan Estratégico Institucional - PEI del Ministerio del Interior contiene cinco (5) metas bajo la responsabilidad de la Dirección de Consulta Previa - DCP, de las cuales cuatro (4) alcanzaron el 100% de cumplimiento y una (1) el 70%, tal como se relaciona a continuación:

7—

,

1

Origen del

Indicador

Meta 2017 _ _

Porcentaje de Avance

allana) Acumu el>

lan Nombre Descripción de la Meta

del Indicador Descripción de Avance de la Meta g:111)

1 Mantener el tiempo del proceso de Consulta Previa

Meses en el desarrollo del proceso entre las fases de Preconsulta y protocolización

SISMEG 3 4 70%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización, fue de 4 meses.

2

Coordinar los procesos de consulta previa con comunidades étnicas registradas en las áreas de influencia de los proyectos, obras o actividades

Protocolizaciones con comunidades étnicas

SISMEG 577 2076 100% Para la vigencia, se protocolizaron 2.076 comunidades étnicas, dentro de los procesos de Consulta Previa.

3 Certificar la Presencia de Grupos Étnicos

Certificaciones expedidas con y sin Verificación en campo

SISMEG 1458 1485 100%

Durante la vigencia, se expidieron 1.485 certificaciones con y sin verificación en campo, de las 1.458 programadas.

4

Garantizar el desarrollo oportuno del proceso consultivo para los PINES

Meses en el desarrollo del proceso de Consulta Previa con Comunidades Étnicas para PINES, entre las fases de Preconsulta y protocolización

PE 5 4 100%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización para proyectos PINES, fue de 4 meses.

5

Garantizar el desarrollo oportuno del proceso consultivo para los POAs

Meses en el desarrollo del proceso de Consulta Previa con Comunidades Étnicas para POA, entre las fases de Preconsulta y protocolización

PE 6 4 100%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización para proyectos POA's, fue de 4 meses

Al verificar las metas establecidas en el Plan Estratégico Institucional — PEI con las contenidas en el Plan de Acción - PA, se encontró que efectivamente están incluidas las cinco (5) metas indicadas anteriormente, coincidiendo el porcentaje de avance de cada una de ellas con el indicado en el Plan de Acción. De igual forma, se observa una imprecisión en el PEI en cuanto a la información correspondiente a las metas identificadas en el cuadro anterior con los números 4 y 5, ya que se establece como "Origen del Indicador" el Plan Estratégico — PE cuando en realidad las mismas son metas SISMEG.

Plan de Acción.

La Dirección de Consulta Previa - DCP, estableció nueve (9) metas en su Plan de Acción para la vigencia 2017, las cuales se encuentran enmarcadas para el cumplimiento de los objetivos institucionales de "Promover la defensa, fortalecimiento y consolidación de derechos de los grupos étnicos y minorías" y "Fortalecer la gestión institucional para el buen gobierno" dentro de las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo — PND "Seguridad, justicia y democracia para la construcción de la Paz" y "Buen Gobierno" respectivamente.

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Mininterior Min vero dei bao

No. Descripción de la Meta Nombre del Indicador Fórmula de cálculo Cantidad Resultado acumulado

Ejecución (resultado

acumulado! resultado esperado)

Acumulado 2017

1 Certificaciones de presencia de grupos étnicos y desarrollo de procesos de consulta previa

Certificaciones expedidas (con y sin verificación en campo)

Sumatoria de certificaciones expedidas con y sin Verificación en campo

1.458 1485 100%

Durante la vigencia, se expidieron 1.485 certificaciones con y sin verificación en campo, de las 1.458 programadas.

2 Mantener el tiempo de expedición de certificados de presencia de comunidades étnicas

Tiempo de expedición de certificaciones

Sumatoria del número de días que se tardan en expedir los certificados/ No. de certificados expedidos en el mes

28 34 82% Durante la vigencia, el promedio del tiempo de expedición de certificaciones, corresponde 034 rifas.

3

Coordinar y ejecutar los procesos de consulta previa con comunidades étnicas registradas en las áreas de influencia de los proyectos, obras o actividades

Protocolizaciones con comunidades étnicas

Sumatoria de las protocolizaciones realizadas

„., '' ' 2076 100%

Para la vigencia, se protocolizaron 2.076 comunidades étnicas, dentro de los procesos de Consulta Previa.

4 Mantener el tiempo del proceso de Consulta Previa

Meses en el desarrollo del proceso entre las fases de Preconsulta y protocolización

Sumatoria del número de meses que dura los procesos de consulta previa desde la fase de pre consulta y protocolización con cada una de las comunidades/ número de comunidades con protocolización de acuerdos.

3 4 70%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización, fue de 4 meses.

5 Garantizar el desarrollo oportuno del proceso consultivo para los PINES

Meses en el desarrollo del proceso de Consulta Previa con Comunidades Étnicas para PINES, entre las fases de Preconsulta y protocolización

Sumatoria del número de meses que duran los procesos desde la fase de pre consulta y protocolización can cada una de las comunidades para PINES / total de comunidades protocolizadas en PINES

5 4 100%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización para proyectos PINES, fue de 4 meses.

6 Garantizar el desarrollo oportuno del proceso consultivo para los POAs

Meses en el desarrollo del proceso de Consulta Previa con Comunidades Étnicas para POA, entre las fases de Preconsulta y protocolización

Sumatoria del número de meses que duren los procesos de consulta previa desde la fase de pre consulta y protocolización con cada una de las comunidades/ número de comunidades con protocolización de acuerdos

6 4 100%

Para la vigencia, el promedio de meses en el desarrollo de los procesos de consulta previa, entre las fases de Preconsulta y protocolización para proyectos POA's, fue de 4 meses.

7 Fortalecimiento del proceso integral de consulta previa

Capacitaciones realizadas (Demanda)

Número de capacitaciones realizadas/Número de capacitaciones planeadas

95% 99% 100%

Durante la vigencia, se realizaron el 99% de las capacitaciones, siendo la meta cumplir con el 95% de las mismas. Estas capacitaciones, se realizaron en el marco del fortalecimiento del proceso Integral de consulta previa.

Brindar los elementos humanos y técnicos necesarios a los Procesos de Consulta Previa

Actividades de Metas del Plan de Acción Cumplidas

Promedio del porcentaje de avance de las actividades programadas

100% 95% 95%

Durante la vigencia, para brindar los elementos humanos y técnicosnecesarios a los Procesos de Consulta Previa, se avanzó en un 95%.

2

Ejecutar el presupuesto del Programa Misional de funcionamiento Fortalecimiento a la Consulta Previa. Convenio 169 OIT, ley 21 de 1991, Ley 70 de 1993

Presupuesto Programa Misional de Obligado/Presupuesto Funcionamiento ejecutado

Presupuesto

apropiado vigente 100% 92% 92%

De los $9.353.297.685 asignados al programa, Se ejecutaron $8.617.244.498.

Del cuadro anterior, se evidencia que en cinco (5) metas se logró un cumplimiento del 100% sobrepasando lo planeado y en las cuatro (4) restantes se obtuvo un porcentaje de ejecución del 70% al 95%, se sugiere prestar mayor atención en las metas "Mantener el tiempo de expedición de certificados de presencia de comunidades étnicas" y "Mantener el tiempo del proceso de Consulta Previa" teniendo en cuenta que fueron las dos (2) metas con los menores porcentajes de cumplimiento 82% y 70% respetivamente.

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Metas de Gobierno — SISMEG.

La Dirección de Consulta Previa cuenta con cinco (5) indicadores publicados por el Departamento Nacional de Planeación — DNP para el cuatrienio 2014 — 2018, entre los cuales están:

METAS DE GOBIERNO SISMEG - DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA

N° INDICADOR

2014 - 2018 2014 - 2018 2015 2016 2017 2018

META CUATRENIO

AVANCE CUATRENIO META AVANCE META AVANCE META AVANCE META

PROGRAMA: Asuntos Indígenas, ROM, Comunidades Negras, Af ocolombianas, Raizales y Palenqueras

1 Meses en el desarrollo del proceso entre las fases de Pre consulta y Protocolización

3 83,33% 4 4 4 1 3 4 3

2 Protocolizaciones comunidades ét nicas

con 2.680 171,9% 888 785 557 885 577 2.076 658

3 Certificaciones expedidas (con y sin verificación en campo)

6.602 81,76% 2.128 1.794 1.358 1.713 1.458 1.485 1.658

PROGRAMA: Asuntos Indígenas, ROM, Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras

4

Meses en el desarrollo del proceso Consulta Previa con comunidades étnicas para POA, entre las fases de pre consulta y protocolización.

4 100% 8 4 7 4.5 6 4 4

5

Meses en el desarrollo del proceso de Consulta Previa con comunidades Étnicas para PINES, entre las fases de Pre consulta y protocolización

4 100% 6 0,03 6 7,73 5 4 4

Teniendo en cuenta que el alcance de la visita es 2017, se observa que de los cinco (5) indicadores, solo uno (1) no alcanzó la meta planteada, ya que se esperaba realizar en tres (3) meses el desarrollo del proceso entre las fases de Pre consulta y Protocolización y con corte a diciembre 31 se realizó en cuatro (4) meses.

Ejecución Presupuestal

La Dirección de Consulta Previa — DCP, en la vigencia 2017, bajo el Decreto 2170 del 27 de diciembre de 2016, "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2017, se detallan las apropiaciones y se clasifican y se definen los gastos" le fueron asignados 2.837 millones de pesos, los cuales fueron destinados al rubro de funcionamiento presentando los siguientes movimientos durante el año 2017 así:

• ._._

COMPORTAMIENTO DE LA APROPIACIÓN VIGENTE VIGENCIA 2017

$10.137

$10_126 $9.353

ENERO ABRIL JULIO NOVIEMBRE DICIEMBRE

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De la gráfica anterior, se observa que la Dirección de Consulta Previa durante la vigencia 2017, presentó cuatro movimientos debido a que:

El 25 de abril de 2017 bajo la Resolución 621 "Por la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de gastos de funcionamiento del Ministerio de/Interior para la vigencia fiscal 2017" se realizó un traslado de la cuenta de "Fortalecimiento a los Procesos Organizativos y de Concertación de las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras" a la cuenta de "Fortalecimiento a la Consulta Previa. Convenio 169 OIT, Ley 121 de 1991, Ley 70 de 1993" por valor de 1.000 millones de pesos. El 19 de julio de 2017, con el Decreto 1238 "Por el cual se liquida la Ley 1837 de 2017 que efectúa unas modificaciones al Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2017" se adicionaron recursos a la cuenta de "Fortalecimiento a la Consulta Previa. Convenio 169 OIT, Ley 121 de 1991, Ley 70 de 1993" por valor de 6.300 millones de pesos. El 8 de noviembre de 2017, bajo la Resolución 1658, "Por la cual se efectúa un traslado en el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal 2017", por valor de 11 millones de pesos, de la cuenta de "Fortalecimiento a la Consulta Previa. Convenio 169 OIT, Ley 121 de 1991, Ley 70 de 1993" a la cuenta de "Adquisición de Bienes y Servicios". El 15 de diciembre de 2017, con el Decreto 2118, "Por el cual se reducen unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación de la vigencia fiscal de 2017', le fueron reducidas a la cuenta de "Fortalecimiento a la Consulta Previa. Convenio 169 OIT, Ley 21 de 1991, Ley 70 de 1993", el valor de 773 millones de pesos.

Con corte a diciembre 31 de 2017, la Dirección comprometió 8.981 millones de pesos que representan el 96% y obligó la suma de 8.617 millones de pesos que corresponden al 92% de los mismos.

Proyectos de Inversión — SPI. La Dirección de Consulta Previa no contó con Proyectos de Inversión durante la vigencia analizada, y todo su presupuesto se asignó al rubro de Funcionamiento para el desarrollo de un único programa.

Programas Misionales de Funcionamiento. La Dirección de Consulta Previa — DCP, tiene a su cargo la ejecución del Programa Misional de Funcionamiento, denominado: - Fortalecimiento a la Consulta Previa Convenio 169 OIT. Ley 21 de 1991 ley 70 de 1993. El mencionad programa se encuentra conformado por dos actividades con sus respectivas sub actividades, a las que inicialmente se les asignó un presupuesto de $2.883.6 millones, el cual fue adicionado, por el Gobierno Nacional, situándose al final de la vigencia en $10.125 millones.

Cabe resaltar, que la adición presupuestal se explica principalmente, porque los convenios celebrados por la DCP, para fortalecer su funcionamiento, presentaron un bajo dinamismo en el año 2017, caso específico el convenio celebrado con la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH); dado que se encuentra directamente relacionado las fluctuaciones del precio del petróleo y por ende con el comportamiento de la economía nacional e internacional.

Las principales actividades que conforman el Programa en mención son las siguientes:

FORTALECIMIENTO A LA CONSULTA PREVIA CONVENIO 169 OIT, LEY 21 DE

1991, LEY 70 DE 1993

Valor Inicial Total

Valor Total

Actividad 1 CERTIFICACIONES DE PRESENCIA DE GRUPOS ÉTNICOS Y DESARROLLO DE PROCESOS DE CONSULTA PREVIA

E 2.776.660.508 $ 7.766.945.884

Actividad 2 FORMACIÓN Y DIVULGACIÓN EN MATERIA DEL DERECHO

FUNDAMENTAL A LA CONSULTA PREVIA $ 60.000.000 $ 2.359.000.000

Valor Total $2.836.660.508 $10.125.945.884

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Minlnterior Aerl siena &linceo

De acuerdo a las ac ividades que se enuncian en el cuadro anterior se evidencia que el programa misional persigue el fortalecimiento del proceso consultivo.

Al verificar las metas estimadas para el programa misional en mención, se observa que fueron modificadas por el DNP en memorando del 22 de Junio de 2017. Según la DCP el principal motivo, por el que se requirió solicitar la modificación de las metas, es el impacto que tiene en el proceso consultivo, la dinámica de la economía y específicamente el comportamiento del sector de Hidrocarburos. Las modificaciones en las metas fueron las siguientes:

NOMBRE DEL INDICADOR

UNIDAD DE MEDIDA

OBJETIVO DEL PROGRAMA MISIONAL DE

FUNCIONAMIENTO ASOCIADO FORMULA DE CALCULO

META (VALOR

ESPERADO EN LA

VIGENCIA)

META (VALOR

ESPERADO EN LA

VIGENCIA)

Meses en el desarrollo el

proceso entre les

fases de Precortsulta y

Protocohzación

Número

Desarrollar los procesos Promedio do el tiempo de duración (Meses) de le Consulta Previa entre las fases de p,.. , n,u

Y 4 meses 3 meses

de consulta previa con los grupos étnicos y demás actores intenrinientes en el área de influencia de un proyecto, obra o actividad.

prolocolizaclen sobre el Número de comunidades 6Inicas Pmt0001112des.

Número de protocofizaciones con comunidades

étnicas

Número

Desarrollar los procesos Se realiza la Suma de las Protocolizaciones

888 577

de consulta previa con los grupos étnicos y demás actores intervinientes en el área de influencia de un proyecto, obra o actividad.

adelantadas con comunidades étnicas en el marco de la Consulta Previa

Certificaciones expedidas (Con y sin verificaciones

en campo)

Número

Realizar los procesos de Sumatoria del número

2128 1458 certificación de presencia de Certificaciones de o no de grupos étnicos en presencia o no,

emitidas con y sin verificación en campo.

área de influencia de un proyecto, obra o actividad.

En el cuadro anterior, se observa que la meta correspondiente al indicador denominado "Meses en el desarrollo del proceso entre las fases de pre consulta y protocolización cambió de 4 meses a 3 meses". Sin embargo, el indicador en mención no es citado en el memorando del DNP; al respecto la Dirección manifestó que se trataba de un error.

Además, al verificar el cumplimiento de metas en el Plan de Acción del Ministerio se observa que el nivel de cumplimiento de la meta correspondiente a este indicador fue del 70%, dado que la meta se estimó en 3 meses y en la realidad el proceso entre la etapa de pre consulta y protocolización se tomó 4 meses. Al respecto, considera la OCI que se debe fortalecer los mecanismos de estimación de las metas y los procedimientos para modificarlas. Respecto a las demás metas se observó que el nivel de cumplimiento fue del 100%

Con el fin de realizar un análisis del producto final del programa misional "Fortalecimiento a la Consulta Previa" se solicitó el estado de los procesos consultivos, al cierre de 2017. De acuerdo a la información suministrada por la DCP, los procesos consultivos según etapas fueron los siguientes:

ESTADO NO PINES PINES TOTALES

Pan Yo PROYECTOS COMUNIDADES PROYECTOS COM USID DI 5 PROYECTOS COMUIIIDADE S

GESTION 310 3.873 17 165 327 4.038 41%

PROTOCOLIZACION 802 4.562 16 107 618 4.669 48% SEgMmlENTO 117 937 14 65 131 1.002 10% TEST 11 41 2 3 13 44 0,45%

TOTAL 1.040 9.413 49 340 1.089 9.753 1CO%

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En el cuadro anterior, según as etapas del proceso consultivo, se observa que el mayor número de proyectos objeto de consulta previa y el mayor número de comunidades identificadas se concentran en la etapa de protocolización, lo cual indica, que las gestiones realizadas resultan efectivas, en el sentido que la protocolización permite la formalización de los acuerdos con las comunidades.

Sin embargo, se observa que del total de proyectos consultivos solamente el 10% se encuentra en etapa de seguimiento. Al respecto, recomienda la OCI fortalecer la gestión de seguimiento, con el fin de lograr que los acuerdos pactados en los procesos consultivos se cumplan para beneficio de las comunidades étnicas. Cabe resaltar, que la etapa de seguimiento a los acuerdos de los procesos consultivos, es la etapa que realmente consolida la gestión, las demás etapas son el medio para lograr que los sujetos colectivos de protección especial que se registran en el área de influencia de un proyecto, obra, actividad, se les reconozcan sus derechos y acuerdos.

Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

En la página web del Ministerio se encuentra publicado en el link http://www.mininterior.gov.co/node/4250 el Plan Anual de Adquisiciones - PAA de la vigencia 2017 con fecha del 26 de enero de 2017, el cual ha sido modificado en veintidós (22) oportunidades, la última de ellas el 29 de diciembre de 2017.

El PAA inicial de la Dirección de Consulta Previa - DCP, incluye ocho (8) Ítems para contratar por un valor estimado inicial de $ 2.565 millones de los $2.837 millones de pesos que se apropiaron inicialmente para la DCP y que al final de la vigencia el presupuesto cerró en $9.353 millones.

Dentro de las veintidós (22) modificaciones de PAA que se encuentran publicadas en la página web del Ministerio, nueve (9) modificaciones incluyen variaciones del PAA de la Dirección de Consulta Previa - DCP; sin embargo, la DCP, solamente reporta siete (7) solicitudes de modificación a la Subdirección de Gestión Contractual, como se evidencia en el siguiente cuadro:

PAA PUBLICADO Er4 LA VV1613 MININTERIOR

PAP, REPORTADO POR LA DCP IDIFEREN

CIA (A) 03)

PAA PUBLICADO

SECOP

I

DIFERENC IA (A) -

CC) PAF. INICIAL /

ILIODIE

VALOR ESTIMADO

(A)

FECNA PUBLICACIÓN

VALOR

SilhIAIDC. (61)

PECINA ce soLicruo

VALOR ESTIMADO

CC) PAA INICIAL S 2.565 28/01/2017 5 2.537 13/01/2317 -3 272 s 2.5e5 5 0

140017 1 $ 2.505 163/0212017 5 2.837 $ 2.5e5 s 0

MODE 2 ' 5 2.505 22/02/2017 5 2.037 5 2.505 SO

MODE 3 5 2.565 02/03/2017 5 2.837 3 2.565 5 0

MODE

Comec te 5 2.505 22/03/2017 $ 2.537 s 2.5e5 5 0

MODE 5 5 2.505 04/04/2017 61 2.1337 $ 2.0e5 s 0

MODE 6 1 5 2.565 213/04/2017 5 2.837 5 2.565 5 0

MODE 7 5 8.560 30/65/2017 5 3.837 . 28/04/2017 5 4.723 S 3.307 3 5.253 ,

MODE 8 3 2.565 12/07/2017 3 3.537 No reporte Sollolue 3 3.307 -3 742

MODE 9 52.505 14/07/2017 52.837 -5 272 5 3.507 -$742 j

MODE 10 S 3.307 27/07/2017 S 3.637 151/07/2017 -S 530 S 3.307 5 0

MODE 11 5 3.307 09/08/2017 5 3.837 -5 530 5 3.307 5 0

MODE 12 S 6.327 24/0B/2017 S 10.136 14/00/2017 -5 1 809 5 0.327 3 0

MODE 15 5 5.327 06/09/2017 5 10.136 .5 1 309 5 8.327 .5 0

6.,10OF la S 8.327 26/09/2017 5 10.130 .5 1 609 5 8.327 5 0

MODE 15 5 8.327 17/10/2017 5 10.136 -S 1 809 5 8.327 5 0

m001.7 16 $ 8.327 25/10/2017 $ 10.130 24/10/2017 -$ 1 609 5 0.327 5 0

MODE 17 5 8.560 10/11/2017 $ 10.136 013/11/2017 -5 1 576 5 6.560 5 O

snoor 18 $ 8.560 24/11/2017 $ 10.136 16/11/2017 -3 1 5761 5 13.500 5 0

MODE 19 5 3.805 07/12/2017 S 10.136 No reporte

Solictud DCP

3 6.792 .

-S 5.167 I

MODE 20 $ 8.792 07/12/2017 $ 10.125 07/12/2017 -5 1 333 5 5.792 5 0 MODE 21 Correcle S 0.792 14/12/2017 S 10.125 S 0.792 11 0

MODE 22 5 8.792 29/12/2017 S 10.125 5 8.7E2 5 0

Fuente: PAA Publicado Pagina web Mininterior y Archivos entregados por la DCP

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Minlnterior mmt,,,odei Irwor

Al confrontar el valor estimado de cada una de las versiones del PAA que se publicó por parte del Ministerio en su página web, frente al valor estimado de cada una de las versiones del PAA que reporta la DCP, se encontraron diferencias. Al respecto, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, las respectivas explicaciones, dado que es la responsable de publicar el PAA. Los argumentos expuestos por la SGC plantean que para todas las dependencias se excluyen los siguientes conceptos:

Las adiciones y prorrogas, dado que no requieren un proceso contractual. Viáticos, debido a que las dependencias incluyen este concepto para efectos de control presupuestal y cumplimiento de metas.

Teniendo en cuenta, las evidentes diferencias que se presentan entre el valor estimado del PAA que se publica en la Web, el valor estimado del PAA que reportó la DCP y el valor estimado del PAA publicado en el SECOP, la Oficina de Control Interno — OCI, recomienda que la Dirección de Consulta Previa DCP y la Subdirección de Gestión Contractual — SGC coordinen mecanismos que permitan identificar y soportar fácilmente las diferencias que se generan entre el valor estimado del PAA en la Web, en el SECOP y el valor estimado del PAA reportado por la DCP.

Adicionalmente, la OCI, recomienda que cada dependencia realice la verificación del PAA que se publica. Respecto a los ítems a contratar que se reportan en el PAA de la DCP, se evidencian las siguientes situaciones: Transporte Aéreo:

Se incluye en el PAA inicial de la DCP un proceso contractual del cual se generará un contrato con una duración de 10 meses; sin embargo, en la modificación 22 del 29 de diciembre continúa visualizándose el mismo proceso contractual por valor de $580 millones, con un plazo de 11 meses y no se evidencia disponibilidad de vigencias futuras. De acuerdo a lo antes señalado se observaron deficiencias en el seguimiento de las fechas de presentación de las ofertas y la duración estimada de los contratos, como se señala en el siguiente cuadro:

PAA iltiCIAL MODF 22

Codigo UNSPS

código separad e PnIN

C (c ada Descripción

Fecha edmada

de inicio de proteso de selección

(mes)

Fecha estimada

de presentad n de ofertas

(mes)

ración stimad ea

del contrato (número)

Durado:1 e estimada

del contrato

Ontervalo: diez raes.

anos)

Valor total estimado

¿Se requieren dgendas futuras?

Descripción

Fecha estimada de

inido de proceso de selección

(mes)

Fecha

Fecha estimada

de presentad n de ofertas

(me

estimada del

o contrato (número)

estimada del

contrato Intervalo:

die; 'nese; .....

Fuente de los recursos


¿Se

metieren vigencias

futuras?

7,6E407

Pera la prestas* del senácio 0 transporte aleo de pasaierce en rutas

1 1 10 1 919 OCO.0O3 O

Pe.a la p'estación del senicio de transporte aéreo de pasajera en

1 1

1

11 1 S90 000 OCO O

rutas raciaredes e irsemadcnales para &dorados y contratistas del Miristeno • Dirección de Camita Prala, oarantizardo tal el cumplimiento de las Arderles y el peceso de Constata Praia con las comuridades ofreces drante los don últimos meses de la Vgenda 2116 y 1135t3 el mes de reeemtre del año 2017.

redorados e ireefrocionales para Lo:Nudos y contratistas del Mtristesio

Dirección de Constata Praia. garantizando as' el arnffimierlo de las Ardores y el proceso de Constrl Presta con las cenuridades &iras carde los don (11,1105 mesas de la 'Fronda 2016 y hasta El mes de miembro del efe 2017.

Para la prestacida del senicio de transporto aéreo de cesajeros en

lo 11 12 100.0:0 OCO 1

naas racionales e irfemacicrdes para Ancionalos y contratistas del Miristerio - tienden de Constata Praia. garantizando asi el cunplimierto de ld5 lurdees y ei proceso de C.Cf6lIta Plasta coh las comuridades CriCSS Ude los dos (ttirnos meses de la Vgencia 2)17 y hasta el rnes de ralead del do 1118

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MinInterior sterio del Mea

En el PAA inicial se reporta que se recibirán ofertas en el mes de octubre y en la última modificación del PAA, se reporta que la oferta se recibirá en el mes de noviembre y la duración estimada del contrato se incrementa en un mes. Sin embargo, no se evidencia en el PAA que haya recursos de vigencias futuras para dicha contratación.

Adicionalmente, se observa que el proceso de contratación de Transporte Aéreo se tenía previsto iniciarlo en el mes de enero; sin embargo, continua publicándose en la modificación 22 del PAA con la misma fecha estimada de presentación de la oferta, situación que es contraria al objetivo del PM que plantea: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado"'.

Operación Logística:

PAA IMCIAL MODF 22

Código UNSPS C (cada código separad 0 Per0

DescrIpcien

Fecha estimada

de inicio de pz:.de

(mes)

Fecho estimada

de .1),de:e:tia:lid

5 (mes)

Duración estimada

del .n0.0,

(número)

Duración estimada

del ONItrate ontenw,„

Mas mes, ahos)


aS• requieren vigencias futuras?

Descripción

Fecha estimada de

Inicio de proceso de selección

(mes)

Fecha estimada

de presentado n de arena

(mes)

Duración estimada

del t'entinte (número)

Curadón estimada

del contrato

(intervalo: dios,

meses, aAes)

Fuente de !almenaras

Valor total asomado

9011150 0;901215 00,80141

600

Mandato sin repesentacien para la de los sericios de _z•LeiiI.2_nIgibt_ica

, '

1 4 1 6000Q000 0

Mandato sin representacian para la operación looldica de los serácies

, "

1 4 1 1 60.000.003

de alimentacien dejamiento, desplazamientos aéreos, terrestres, mordimos y nue/modales, material de apoyo, y todas acuellas acciones inherentes a la xlinidad e coneatar para el cabal cumpOrniento de las aditidades (mentos y ~iones) Aue debe rediear é Miristedo del bala, y los Fondos lbu 0019:1y Nudos en que la erillad haga parte

Id/enlacian arrréo desplazamientos tenme terrestres, marítimos y multimodates, material de apoyo, y todas agudas teciones inherentes a la alidad a contratar para el cabd cumplimiento Os las actisidades (eventos y reuniones) ore debe malle' el Ministerio del Interior, y los Fondos a su cargo y estudios en nue la entidad haga parte

Mandato sin representación para la o r_o_u_, Luaca de los bef•CiOS _In

7 e 5 1 1 900.000000

de alimentación, olojarniento, desplazarrientos aéreos, terrestres, n'intimes y multimodales, manid de avino, y lotes aquella. accioneS inherentes a la aclidad a Contrata pe" el cabal cumplimiento de las actiddades (memos y enarenes) (ye debe molle' la Dirección de Camita Paria del Miristelo del helor

Se observa en el PM inicial de la DCP, que se reporta un proceso para contratar el servicio de operador ogístico y en la modificación 22 del PM se reportan dos procesos de contratación por este mismo concepto, pero con diferentes plazos. Al respecto la DCP manifestó que tal situación obedece a que los recursos presupuestales provienen de diferentes fuentes.

La anterior situación, considera la OCI que puede generar en los posibles proveedores una subestimación de la demanda de servicios que realmente contrata el Ministerio, lo cual, puede impactar el logro de economías de escala en los precios del servicio. Al respecto, considera la OCI, que en cumplimiento del objetivo que tiene el PM se debería publicar un solo proceso contractual, para lograr agregar demandas que generen economías de escala (mayor volumen de demanda permite lograr menores precios).

Adicionalmente, se observa que no se actualizan las fechas en las cuales los proponentes pueden presentar sus ofertas, como se evidencia entre el PM inicial y la modificación No. 22 del PM, donde se reporta que para el proceso de operación logística se recibirán ofertas en el mes de enero para el proceso por valor de $60 millones y en el mes de agosto para el proceso por valor de $900 millones; es decir, no se cumple con el objetivo que debe

SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes

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Versión: 03


MinInterior "Misterio del Ireno,

tener el PAA, que es: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado"2.

Al respecto la OCI sugiere realizar una agregación de demandas de las diferentes dependencias del Ministerio, con el fin de presentar en el PM, un solo proceso de contratación.

De acuerdo a lo antes expuesto, la OCI recomienda fortalecer el proceso de elaboración y modificaciones del PAA, de acuerdo a los lineamientos de Colombia Compra eficiente. Lo anterior, en consideración a que el PAA es "Una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación3.

Además, porque el PAA, tiene por objetivo: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado",

Adicionalmente, la OCI sugiere tener en cuenta lo dispuesto en la Circular Externa No. 2 de 16 de agosto de 2013 del SECOP, referente a los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, consignados en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, la cual está a disposición en http://www.colombiacompra.00v.co/sites/default/files/manuales/manualpaa.Pdf

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS

Debilidad en la aplicación del principio de calidad de la información establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 ante las diferencias presentadas entre las actualizaciones del formato No 6 y los datos reportados tanto en el Plan de Acción como en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA.

Diferencias entre las metas reportadas en el Programa Misional y el Plan de Acción.

Debilidades en el proceso de estimación de las metas e indicadores del Plan de Acción, contrariando lo establecido en la Ley 152 de 1994 en su artículo 30 literal j.

Debilidades en el proceso de elaboración y modificación del PAA, determinado en la Circular Externa No. 2 de 16 de agosto de 2013 del SECOP, referente a los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y lo consignado en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

Plan Estratégico: Se recomienda revisar la información contenida en el Plan Estratégico Institucional — PEI con las demás fuentes de información con el fin de evitar inconsistencias en el mismo y lograr la uniformidad en la información del Ministerio,

Plan de Acción: Realizar un estudio y análisis de las circunstancias por las cuales no se logra el 100% en las cuatro (4) metas rezagadas en el Plan de Acción — PA y tomar los correctivos pertinentes.

Fortalecer los mecanismos de estimación de las metas del Plan de Acción y los procedimientos para modificarlas.

Fortalecer la etapa de seguimiento al proceso consultivo, con el fin de lograr que los acuerdos pactados se cumplan.

Capacitar respecto a la elaboración y modificación del PAA, según las directrices de Colombia Compra Eficiente. Lo anterior, en consideración a que el PAA es "Una herramienta para: (i) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación,

6 Dejar documentadas las diferencias que se pueden presentar entre los valores del PAA Publicado en la Página WEB del Ministerio y los valores del PAA que reporta cada dependencia en el momento de solicitar su publicación.

7Cada una de las dependencias debe contribuir con el cumplimiento del objetivo del PAA, que es "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de

OAP DCP

DCP SGC

2 SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes

SECOP. Colombia Compra Eficiente-- Preguntas frecuentes

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Mininterior 'Molo cid Irtoor

Código: SC-P-02-F-04 FORMATO

INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE CONTROL INTERNO

ANEXO 4

Versión: 03




VINCULADAS las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado"4.

2. Contratación.

Mediante MEM18-25212-SGC-4010 del 11 de mayo de 2018 la Subdirección de Gestión Contractual — SGC informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017 la Dirección DCP adelantó doscientos sesenta y seis (266) procesos de contratación; revisada la información allegada se seleccionó una muestra de veinte (20) contratos, tomando como criterio de escogencia las diferentes modalidades de selección de contratistas (Mínima cuantía, contratación directa y selección abreviada) y el mayor valor, solicitando a la SGC las respectivas carpetas y soportes con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

De los quince (15) contratos analizados, nueve (9) fueron ejecutados en debida forma según la información contenida en las carpetas contractuales, evidenciando que los informes de supervisión fueron acordes con el desarrollo y ejecución de los mismos, mostrando avances progresivos de acuerdo a los desembolsos programados, los cuales se relacionan en el siguiente cuadro:

No. DE CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL GIM2:1)~

M- 2398 DE 2017- Invitación Publica Mínima Cuantía No.

30/2017

Adquisición licencia de software para desarrollo de aplicaciones con los componentes gráficos DEV exprese para ASRNET y ASP.NET NVC.

Terminado sin liquidación.

M- 2388 DE 2017- Invitación Pública Mínima Cuantía No.

23/2017

Adquirir la instalación de puntos de cableado estructurado de voz y datos y puntos eléctricos normales y regulados para el Ministerio del Interior.


M. 1494 DE 2017

Aunar esfuerzos entre el Ministerio del Interior y la Policía Nacional, que permitan atender los requerimientos básicos para garantizar el desplazamiento aéreo del titular de la cartera y los fundonarios que este autorice, dentro del territorio nacional en desarrollo de las actividades propias de su cargo. Terminado sin

liquidación.

M. 2236 DE 2017

La Imprenta Nacional se compromete a: entregar cartillas, carpeta, volantes, bolígrafos, bolsas en cambrel agendas. DVD, memorias USB, cuadernos, chalecos, camisetas y camisas con los contenidos características y cantidades que disponga la Dirección de Consulta Previa del Ministerio del Interior, con el fin de ser destinados al Plan de capacitación a nivel nacional de la Dirección de Consulta Previa y promover las actuaciones del Ministerio del Interior como actor en el proceso de Consulta Previa.


M- 2356 DE 2017 - Orden de Compra No. 22905

Adquirir computadores portátiles para la Dirección de consulta Previa del Ministerio del Interior a través de acuerdo marco de precios CCE-569-1-AMP-2017.


M -2363 DE 2017 - Orden de compra No. 23047

Adquisición de 5 dispositivos CCE DATACAPTURE PERP-ARGIS. BUNDE FOR DATA CAPTURE, incluyendo licencia a perpetuidad.


M -2358 DE 2017 - Orden de compra No. 22902

Adquirir 23 computadores de escritorio para la Dirección de Consulta Previa del Ministerio del Interior a través del acuerdo marco de precios CCE-569-1-AMP-2017.


M -2393 DE 2017- Orden de compra No. 24109

Adquirir 38 licencias de office 2016 y 38 licencias de Windows servel cal, de acuerdo a las condiciones establecidas en el acuerdo marco de precios, CCE-578-AMP 2017


M -2365 DE 2017- Orden de compra No. 23061

Adquirir licencias de Windows Server STD CORE 2016, Govermment OLP 2 Lilenses Nolevel, Corel 16,1 Licencia por cada 2 coros- 1- Unidad 9 EM -00230 de acuerdo a las condiciones establecidas en el acuerdo marco de precios MOCROSOFT CCE-578AMP-2017.


Tres (3) contratos presentaron debilidad en la supervisión frente a la documentación soporte del seguimiento a los contratos y en uno (1) se presentó un caso particular, donde en la misma carpeta contractual se encontraron soportes de dos órdenes de compra diferentes, con distinto contratista y con solicitudes de liquidación para cada una ellas (Contrato M-1928 de 2017), siendo los siguientes:

M-2387 DE 2017 Convenio de Cofinanciación

Objeto: Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros entre el Ministerio del Interior y el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, para el desarrollo de los procesos de consulta previa de iniciativas

SECOP. Colombia Compra Eficiente - Preguntas frecuentes •

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ANEXO 4

Versión: 03


MinInterior Melle.° del keener

legislativas y administrativas del Gobierno Nacional, principalmente los proyectos de ley de tierras y de consulta previa, entre otros que llegasen a requerirse. Y el fortalecimiento: a los escenarios de dialogo y participación; y a las organizaciones de los pueblos y comunidades étnicas. Valor: $ 60.760.936.575. Aporte Ministerio, $27.603.171.225. Período de Ejecución: Entrará en vigor cuando haya sido firmado por los interesados y hasta el 31 de julio de 2018. Estado: Vigente.

No se evidenció entre los documentos que contienen las carpetas, las otras solicitudes de desembolsos, ni se encontraron informes de supervisión desde el mes de febrero de 2018.

M- 1170 DE 2017 Convenio Interadministrativo

Objeto: Aunar esfuerzos institucionales entre el DNP y el Ministerio del Interior para articular estrategias y fortalecer los procesos de planeación y ejecución de planes y proyectos en el desarrollo de los pilotos regionales para el desarrollo empresarial y social identificados por el DNP. Valor: $ O - No Causa erogación presupuestal para las partes. Fecha: Se suscribió 10 de mayo de 2017. Período de Ejecución: A partir del cumplimiento de requisitos y suscrición del Acta de Inicio, hasta el 31 de diciembre de 2020. Estado: Vigente.

No se evidenció en la carpeta el acta de inicio del convenio, de igual forma, no se encontraron documentos que permitan verificar el cumplimiento del Convenio.

M- 1339 - 2017 Convenio Interadministrativo

Objeto: Aunar esfuerzos técnicos administrativos, legales, humanos y financieros entre Parque Nacionales Naturales de Colombia y el Ministerio del Interior, para el fortalecimiento de las funciones administrativas y jurídicas, lo cual redundará en beneficio de la oportuna, eficiente, eficaz y efectiva resolución del derecho fundamental a la Consulta Previa en los procesos Misionales y en especial en los de declaratoria y ampliaciones de áreas del sistema nacional de áreas protegidas (SINAP). Valor: $419.651.282, de las cuales el Ministerio del Interior aportará $83.651.282. Período de Ejecución: Cinco (05) meses contado a partir de su perfeccionamiento, con la prorroga va hasta el 31 de julio de 2018. Estado: Vigente.

No existe evidencia en la carpeta del desarrollo del Convenio, ni ningún tipo de informe que permita conocer su estado ni como se han invertido los recursos.

M-1928 DE 2017 Acuerdo Marco

Órdenes de Compra: Orden de Compra 20356 (Contrato M 1928 del 20 de septiembre de 2017), folio 62, y Orden de Compra 20355 (Contrato M 1929 del 20 de septiembre de 2017), folio 64. Objeto: Realizar la operación secundaria del acuerdo marco de precios CCE-538-1-AMP-2017, para adquirir el suministro de consumibles de impresión en el segmento 1 originales, para el Ministerio del Interior que se indican en las especificaciones técnicas. Período de Ejecución: 15 días hábiles contados a partir del cumplimiento de requisitos, como máximo hasta el 30 de octubre de 2017. Valor: $ 81.955.311,90 Estado: Terminado sin liquidación.

El presente asunto, se trata en realidad de dos órdenes de compra diferentes, relacionadas en una sola carpeta contractual, con contratistas igualmente diferentes, con solicitudes de liquidación por cada orden. Todo lo cual se puede prestar a confusiones, partiendo desde la propia numeración de la carpeta, donde no es claro si se trata del contrato M-1928 o M-1929 de 2017.

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ANEXO 4

Versión: 03


Minlnterior mmteroddirt-«

Respecto a los dos (2) restantes, contratos M- 2242 de 2017 y M- 1678 de 2017 de la muestra, la revisión no se pudo efectuar debido a que las carpetas y todos sus soportes se encuentran en trámite por el Grupo de Liquidaciones de la Subdirección de Gestión Contractual — SGC. Circunstancias anteriores que denotan falta de manejo y control de la forma como se archivan los expedientes y del seguimiento y atención que deben prestar los supervisores, no solo al momento de remitir la documentación sino durante el ejercicio de su labor.

Frente al Plan Anual de Adquisiciones — PAA, se evidenció que los quince (15) objetos contractuales se encuentran representados en las descripciones contenidas en el PAA y sus modificaciones debidamente publicadas; adicionalmente, se observa que dos (2) contratos que equivalen al 13% de los quince (15) seleccionados, fueron suscritos en fechas anteriores a la publicación de las modificaciones del Plan contentivas de las correspondientes descripciones.

Contratos de Prestación de Servicios Profesionales

De la muestre seleccionada de veinte (20) contratos, cinco (5) de estos corresponden a la prestación de servicios profesionales, los cuales fueron revisados bajo los criterios que se relacionan en el siguiente cuadro:

CONTRATO NO. OBJETO VALOR

FECHA DE APROBACIÓN

POLIZA

SUMA ASEGURADA

REPORTES SUPERVISOR Y PLANILLA DE

PAGO AL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL

EQUIVALENCIA COMENTARIOS

OCI

M-166/2017

El contratista deberá prestar sus servicios profesionales al ministerio de interior en la dirección de consulta previa realizando la coordinación ,avance de cada una de las etapas de consulta previa, gestionando estratégica y operativamente el desarrollo de las fases del proceso de consulta previa en zonas donde exista presencia de grupos étnicos y donde se pretenda realizar proyectos, obras o actividades por personas naturales o jurídica y que puedan generar afectación de tipo social, cultural y ambiental.

123384.000 03/01/2017

cumplimiento y calidad del

servicio 12338.400

Se reportaron en forma continua todos los meses

De acuerdo el contenido de la circular interna MEM 16-0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Este contrato se terminó de forma

. anticipada el 1 de noviembre de 2017

M-182/2017

El contratista se obliga para con el ministerio del interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomia técnica y administrativa sus servicios profesionales en la dirección de consulta previa brindando apoyo en la coordinación y avance en los procesos de capacitación sobre consulta previa, acompañamiento institucional y actividades complementarias.

85.224.000 03/01/2017


servicio 8.522.400.00


De acuerdo al contenido de la circular interna MEM 16-0000566114 del 19 de diciembre de 2016

Este contrato tuvo una adición por valor de 6.360.000

M-190/2017

La contratista se obliga para con el ministerio del interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa sus servidos profesionales en la dirección de consulta previa brindando apoyo en cada una de las fases del proceso de consulta previa en zonas donde exista presencia de comunidades étnicas y donde se pretenda realizar proyectos, obras o actividades por personas naturales o jurídicas que puedan generar afectación de tipo social, cultural y espiritual.

85.224.000 03/01/2017


servicio 8.522.400.00



Sin observaciones

M-257/2017

La contratista se obliga para con el ministerio del Interior a prestar por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa sus servicios profesionales en la dirección de consulta previa brindando apoyo administrativo, jurídico y de gestión los compromisos y funciones a cargo de la dirección de consulta previa.

86.496.000 10/03/2017 calidad del Cumplimiento y

servido 8.649.600



Sin observaciones

M-258/2017

El contratista deberá prestar sus servicios profesionales al ministerio de interior en la dirección de consulta previa realizando la coordinación y avance del análisis geográfico, cartográfico y espacial, de las solicitudes de presencia o no de comunidades étnicas en el área de influencia a desarrollarse un proyecto obra o actividad.

123.384.000 10/03/2017


servicio 12338.400



Este contrato se terminó de forma anticipada el 26 de agosto de 2017

De lo anterior, se pudo constatar que las actividades desplegadas por los contratistas en cumplimiento de sus obligaciones estuvieron acordes con los procedimientos establecidos por la Entidad y la normatividad vigente; de igual manera, el ejercicio de la supervisión y el archivo de la documentación contractual.

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Versión: 03


MinInterior !Anisete del Helio'

Frente al Plan Anual de Adquisiciones — PAA, se verificó que la Dirección cuenta con una descripción y un valor global en el cual están contenidos los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que suscribieron durante la vigencia 2017:

I EC A • L., i'ii -I C • •E.

_ ..... _

VALOR • - ,

Inicial 26/01/2017

Contratación de Servicios Profesionales, Asistenciales y Técnicos como apoyo a la gestión de la Dirección de Consulta Previa en las actividades propias a desarrollar en la Dirección.

1.794.400.000

Finalmente, se revisó la publicación en el SECOP de los contratos seleccionados en la muestra total, es decir, veinte (20), encontrando diecinueve (19) de ellos, de los cuales quince (15) están publicados dentro de los tres (3) días establecidos en el Decreto 1082 de 2015 y los cuatro (4) restantes que equivalen al 21% fueron publicados en un rango de cuatro (4) a seis (6) días. Por lo anterior, se evidencia una mejora en los términos de publicación respecto a informes anteriores, sin embargo, se debe continuar con las labores necesarias para lograr el cumplimiento en el 100% de los casos.


O TIPS DE AUTONCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

1-Se denota mejora en las actividades de supervisión y en el contenido de los informes respecto a los contratos de prestación de servicios profesionales,

2:- Respecto. a vigencias en. tenores se evidencio mejora en la publicación en el SECOP

Incumplimiento a lo establecido en la actividad No. 7 "Presentar Informes" del Procedimiento Supervisión de la Ejecución Contractual, para el caso especifico de los contratos M-2387, M- 1170 y M- 1339 de 2017.

Incumplimiento a lo establecido en el numeral 8.20 del Manual de Contratación del Ministerio, referente a la Administración y Gestión de Documentos: "Una vez legalizado el contrato, los servidores públicos asignados al manejo del archivo de la Subdirección de Gestión Contractual, organizan los expedientes contractuales, dando cumplimiento al procedimiento Organización del Archivo de Gestión, y son los responsables de mantenerlos actualizados hasta la liquidación del contrato." ya que se encontró en la carpeta del contrato M-1928 cie 2017 información de otro contrato con las mismas características, dando lugar a imprecisiones y confusiones,

Mejorar la supervisión de los contratos en el sentido de que se presenten los informes y se realice el seguimiento a los mismos en la carpeta contractual.

Establecer controles o mejorar los existentes, para lograr la efectiva actualización de las carpetas contractuales y que se maneje una por cada contrato.

Tomar medidas correctivas frente a la publicación de las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones, con el fin de que las mismas se encuentren publicadas con fechas anteriores a la suscripción de los contratos.

DCP

SGC

3. Gestión Humana.

Este tema fue desarrollado teniendo en cuenta la información suministrada tanto por la Dirección DCP como por la Subdirección de Gestión Humana, donde se estudiaron los temas referentes a la planta de personal y los acuerdos de gestión, de lo cual se evidenció lo siguiente:

Planta de Personal

De acuerdo a la información suministrada por la Dirección de Consulta Previa — DCP con el MEM18-25168-DCP-2500 del 10 de marzo de 2018, y con lo que la Subdirección de Gestión Humana- SGH reportó a esta Oficina de Control Interno - OCI mediante el MEM18-25518-SGH-4030 del 15 de mayo de 2018 con corte a febrero de 2018, se observó que la planta de personal determinada para la DCP estaba compuesta de dieciséis (16) cargos, organizados como se describe a continuación:

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MinInterior Mn o del Imerlor



ANEXO 4

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N° Cargo Provisto Código/ Grado Naturaleza

1 Director Técnico 1 100-23 Libre Nombramiento y Remoción

2

Profesional Especializado

2 2028-22

Carrera Administrativa

3 1 2028-19 4 1 2028-18

5 1 2028-17 6 2 2028-15 7 2 2028-14 8 1 2028-13 9 1 2028-12 10 Técnico Administrativo 3 3124-18 11 Secretario Ejecutivo D.V 1 4215-25 Libre Nombramiento y Remoción

Total 16

Dentro de las novedades acreditadas en a información suministrada por la SGH, se evidencia que los dieciséis (16) cargos que desarrollan las funciones en la Dirección presentan la siguiente naturaleza:

Dos (2) cargos de libre nombramiento y remoción así: Uno (1) Subdirector Técnico. Un (1) Secretario Ejecutivo que estructuralmente se encuentra en el Despacho del Viceministro de relaciones Políticas.

Catorce (14) cargos de carrera administrativa se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Tres (3) de la DCP el cual se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Siete (7) en encargo a funcionarios de carrera administrativa con dependencias estructurales en la Oficina de Información Pública del Interior; la Subdirección de Gestión Contractual; la Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal; la Dirección para Asuntos de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras; la Subdirección de Infraestructura; la Dirección de derechos Humanos y la Subdirección de Gestión Humana. Dos (2) de carrera administrativa en encargo provisional temporal de la Dirección de Consulta Previa. Dos (2) en provisionalidad como dependencia estructural Dirección de Consulta Previa.

Acuerdos de Gestión.

El Acuerdo de Gestión fue formulado para la vigencia 2017 y suscrito el 17 de mayo, entre el Director de Consulta Previa como Gerente Público y el Viceministro de Participación e Igualdad de Derechos en su calidad de Superior Jerárquico en lineamiento con la nueva metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos planteada por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP- y adoptada por el Ministerio del Interior mediante la Resolución No.0336 del 6 de marzo de 2017.

En la concertación de acuerdos remitido mediante anexo 1 por la Subdirección de Gestión Humana, se observan cuatro (4) compromisos gerenciales elaborados en lineamiento con los objetivos institucionales a saber:

Certificar la presencia de los grupos étnicos. Coordinar y ejecutar los procesos de consulta previa con las comunidades étnicas registradas en las áreas de influencia de proyectos, obras o actividades. Fortalecimiento del proceso integral de consulta previa. Brindar los elementos humanos y técnicos necesarios a los procesos de consulta previa.

Para el segundo semestre de la vigencia 2017 se llevó a cabo el correspondiente seguimiento el día 16 de marzo de 2018, evidenciando los siguientes resultados: Bill

•

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Fecha Elaboración: 14/0812013 Vigente Desde: 24/09/2013

Mininterior Min $telio del ktener

RESULTADO DE SEGUIMIENTO No.

COMPROMISO %

PONDERACIÓN RESULTADO

1 20% 20%

2 30% 30%

3 25% 25%

4 25% 24%

TOTAL 100% 99%

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP

Al revisar las hojas de vida de los funcionarios en el sistema SIGEP se puede evidenciar que de las dieciséis (16) hojas de vida se encuentran tres (3) desactualizadas y una (1) hoja de vida que no aparece publicada. Esta situación que se presenta con las cuatro (4) hojas de vida anteriormente señaladas, hace que el ciudadano al querer acceder a la información de alguno de estos funcionarios no sea la verídica, por tal motivo se recomienda efectuar los ajustes necesarios lo antes posible.

De las tres (3) hojas de vida que se encuentran desactualizadas, una (1) es reiterativa y hace referencia al cargo del técnico administrativo, habiéndose evidenciado y mencionado su desactualización desde la visita realizada a la misma Dirección en el periodo comprendido entre el 7 de marzo y el 5 de mayo de 2017.

Dentro de las observaciones de ese periodo se señaló que se estaba incumpliendo lo establecido en el artículo 7 del Decreto 2842 de 2010, por tal motivo, se evidencia que tanto la Dirección DCP como la Subdirección SGH no han efectuado gestión alguna que subsane la observación que se viene presentando desde el año 2017, ya que se hace evidente la falta de seguimiento y control en este tema; situación de incumplimiento que puede ser motivo de traslado para sanción por parte del Grupo de Control Disciplinario Interno.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y/0 TIPS DE

AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 6- Inobservancia del artículo 7 del Decreto 2842 de 2010 relacionado con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP.

11- Realizar la revisión de las hojas de vida de los funcionarios de planta para llevar a cabo la publicación y/o actualización de las mismas en el SIGEP, ya que fue evidente la falta de seguimiento y control en este tema tanto de la DCP como de la SGH.

DCP SGH

4. Comisiones.

Respecto a este tema y teniendo en cuenta la información suministrada por la Dirección DCP mediante el MEM18-25168-DCP-2500 del 10 de mayo de 2018, para la vigencia 2017 objeto de análisis de esta visita se llevaron a cabo 1.349 comisiones de servicios, presentando un total de gastos de viaje legalizados por valor de $92.405.307 distribuidos en los 12 meses de la vigencia como se relaciona en el siguiente cuadro:

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Versión: 03


Mininterior ~ter.° de tr,encr

Mes Número

Comisiones Valor Gastos de

Viaje

Enero 30 $2.840.000

Febrero 78 7.000.000

Marzo 113 8.810.000

Abril 78 5.180.000

Mayo 75 3.920.000

Junio 98 6.290.000

Julio 113 6.970.000

Agosto 103 6.290.000

Septiembre 155 11.810.000

Octubre 193 10.763.000

Noviembre 200 17.435.538

Diciembre 113 5.096.769

TOTAL 1.349 $92.405.307

Para el estudio del periodo señalado se tomó una muestra aleatoria de ciento cincuenta y cuatro (154) comisiones, con un valor total de $ 17.397.538 por gastos de viaje pagados, tal como se describe en el siguiente cuadro:

MUESTRA ALEATORIA

MES TOTAL

COMISIONES / MES

VALOR GASTOS DEVIAJE

Enero 6 $440.000

Febrero 17 1.550.000

Marzo 14 1.560.000

Abril 19 2.000.000

Mayo 13 1.100.000

Junio 14 1.680.000

Julio 5 570.000

Agosto 12 1.300.000

Septiembre 14 1.000.000

Octubre 22 950.000

Noviembre 17 5.047.538

Diciembre 1 200.000

TOTAL 154 $17.397.538

A continuación se puede evidenciar el análisis realizado a las (154) Comisiones de Servicios determinadas de la muestra seleccionada, relacionadas por cada mes de la vigencia 2017 y de acuerdo a la prueba efectuada:

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Minlnterior Mal signo del bleu,

ANÁLISIS COMISIONES MUESTRA

1-Comisiones que cumplen con la entrega del informe y tiempo en la legalización

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

86, 173,

250, 251

401,400, 421, 422, 423, 568, 569, 567, 566, 359, 674, 360, 358, 452, 454, 675

993, 1053, 1059, 1060, 1061, 1062, 1063, 1187 , 1306, 1800, 1801

1947, 1945, 1946, 2134, 2007, 2259, 2260, 2269, 2010, 2270, 2119, 2118, 2272, 2273

2780, 2781, 2788, 2826, 2827, 2790, 2985, 2984, 2599, 3061

3304, 3303, 3408, 3384, 3456, 3589, 3591, 3695

4119, 4116, 4369, 4375

4771, 4772, 4778, 5136, 5137, 5428, 5485, 5559,

5648, 5688, 5971, 5972, 5751, 5752,

6371

6627, 6626, 6625, 7067, 7160, 7238, 7239, 7439, 6695, 7446,

7804, 7802, 8179, 8570,

8831

2-Comisiones en donde dos o más funcionarios y/o contratistas legalizaron gastos de viaje

1800, 1801

2118,2119, 2272, 2273

2780,2781, 2826, 2827

4771, 4772

3- Comisiones que no presentan informes de actividades

987 2786, 2792 3523, 3524 5484

5623, 5695, 5646, 5649, 5698, 5690,

5978

6585, 6586, 6658, 6742, 6699, 6887, 6874, 7044, 6953

6956, 7819, 8367, 8593 9156

4- Tiempo de legalización

987, 994, 996,

1051, 1616

1846, 2120, 2137

3343,3590, 3601,4129

4773, 4915, 5558

6742 7958,7959, 8038,8333, 8332,8367

5-Comisiones canceladas

87 404 2828 3455

6958, 7598, 7599, 7600, 8039, 8044

Punto No. 1; Comisiones que cumplen con la entrega del informe y tiempo en la legalización: (99) comisiones que cumplen con la presentación de los informes de la respectiva comisión y que fueron legalizadas dentro de los tres días hábiles siguientes a su realización, así como se señala en la Resolución N°. 1737 de 2011 en su artículo 17, la Circular CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016 y la reiteración de la misma con la Circular CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018, y en el procedimiento Comisión de Servicios al Interior y al Exterior vigente para le época en que se llevaron a cabo dichas comisiones.

Punto No. 2; Comisiones en donde dos o más funcionarios y/o contratistas legalizaron gastos de viaje: en (14) comisiones de la muestra se pudo evidenciar que los dos funcionarios y/o contratistas que se desplazaron, cada uno legalizó por separado los gastos de viaje aun cuando tenían los mismos objetos, incumpliendo así, lo

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ANEXO 4

Versión: 03


MinInterior Me-ger.o del heno(

determinado en la Resolución N. 1737 de 2011 en su artículo 17, la Circular CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016 y la reiteración de la misma con la Circular CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018.

Punto No. 3; Comisiones que no presentan informes de actividades: del total de la muestra tomada por la OCI, se pudo evidenciar que (27) comisiones no aportaron informe de las actividades realizadas en las mismas, incumpliendo así, el procedimiento Comisión de Servicios al Interior y al Exterior vigente para le época en que se llevaron a cabo dichas comisiones.

Punto No. 4; Tiempo de legalización: de la muestra obtenida, (22) comisiones presentaron incumplimiento frente a la Resolución N°. 1737 de 2011 en su artículo 17, la Circular CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016 y la reiteración de la misma con la Circular CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" vigente para la época en que se llevaron a cabo dichas comisiones, en cuanto al tiempo de legalización de las mismas, sobrepasando los tres (3) días hábiles para levar a cabo dichas legalizaciones.

Punto No. 5; Comisiones canceladas: del total de la muestra alcanzada se observó que fueron canceladas 11 comisiones de servicios.

Por otra parte, se evidencia de la muestra tomada, que (8) funcionarios y/o contratistas de la Dirección incumplieron lo requerido en la Resolución N°. 1737 de 2011 en sus artículos 17 y 18 e igual frente al procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.02 y 2 respectivamente, en cuanto a "...confirmar que no tengan comisiones por legalizar y que ...", toda vez que se desplazaron a efectuar una nueva Comisión de Servicios, teniendo pendiente la legalización de comisiones anteriores ya ejecutadas; contraviniendo así mismo el procedimiento en sus numerales 6.05 y 5 de las versiones 7 y 8 respectivamente.


O TIPS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

12- Establecer controles

7. Persiste el incumplimiento en el tiempo de legalización de las para que se cumpla la comisiones tal como lo señala la Resolución N°. 1737 de 2011 en normatividad en cuanto

sus artículos 17 y 18, la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de a la legalización de las

febrero de 2016, ya que "Las comisiones de servicio de gastos y comisiones, ya que es desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma", y reiterada mediante la

un tema recurrente.

CIR18-24-SEC-4000 del 7 de mayo de 2018 y el procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Versión 7 y 13- Impartir directrices Versión 8 en los numerales 6.05 y 5 respectivamente

en cuanto a que los funcionarios y/o

Se evidencia que cuando viajan a un mismo destino más de un servidor público ambos legalizan gastos de viaje incumpliendo

contratistas que se vayan a desplazar a

DCP

lo señalado en la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero territorio no tengan de 2016 que señala: "Cuando viajen a un mismo destino uno (1) o comisiones pendientes

más servidores públicos, solo se reconocerá el pago de/os gastos de legalizar, ya que se de viaje a uno de los integrantes que realizan dicho presentan varios casos desplazamiento".

en que salen de comisión y aun

Incumplimiento del procedimiento " Comisión de Servicios al presentan una o más

Interior y al Exterior" Versión 7 y Versión 8 en los numerales 6.02 comisiones pendientes

y 2 respectivamente en cuanto a "...confirmar que no tengan comisiones por legalizar y que ..."

de legalizar.

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Versión: 03


MinInterior ~o del Imice

5. Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias - PQRSD.

La Dirección Consulta Previa — DCP con corte al 31 de diciembre de 2017, recibió un total de ocho mil cuatrocientos noventa y un (8.491) PQRSD, tipificadas tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Concepto Cantidad Part %

Carta 3 0,04%

Denuncia 1 0,01%

Derecho de Petición 32 0,38%

Documento (Termino de la distancia) 24 0,28%

Expediente Histórico 1 0,01%

Incidente desacato 2 días 12 . 0,14%

Incidente desacato 3 días 9 0,11%

Incidente desacato 5 días 1 0,01%

Memorando 3 .0,04%

Oficio 7.982 94,01%

Petición de Interés General 161 1,90%

Queja 1 0,01%

Solicitud de Concepto 7 0,08%

Solicitud de Consulta 2 0,02%

Solicitud de Información 2 0,02%

Tutela 2 horas , 3 0,04%

Tutela 24 horas 47 0,55%



Vacías 34 0,40%

Total 8.491

En el anterior cuadro, se evidencia que el 94,01% de las PQRSD se tipifican como Oficio, situación que refleja deficiencias en la clasificación de las PQRSD, dado que la DCP ejecuta procesos misionales que pueden ser susceptibles de Peticiones Quejas, Reclamos, Solicitudes y/o Denuncias.

Según el estado de respuesta en el sistema SIGOB, las PQRSD se clasifican como se indica en el siguiente cuadro:

Estado de la Respuesta Cantidad Pa rt %

No Espera Respuesta 1086 12,79%

Respondida 2295 27,03%

Sin Respuesta 5110 60,18%

Total 8.491

El porcentaje de participación de las PQRSD, que se reportan en el sistema con el concepto sin respuesta, equivale al 60.18% que corresponde a 5.110 PQRSD, porcentaje bastante representativo frente al total que recibió el Ministerio en esta Dirección.

Con el fin de realizar el respectivo análisis de las PQRSD se tomó el rango correspondiente a las PQRSD sin respuesta, que no reportan resultado de la Gestión de la Solicitud, ni número de días de respuesta. De acuerdo a los anteriores filtros y los temas a cargo de la DCP que se aplicaron a la base de datos, se identificaron 40

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Versión: 03


MinInterior Mis Mero del Irina

PQRSD, de las cuales se seleccionaron 17 mediante los filtros señalados y las 23 PQRSD restantes, se seleccionaron buscando los temas relacionados con la misión y los productos a cargo de la DCP (Certificaciones, Protocolizaciones, servicio ventanilla única Vital y Tutelas).

De la muestra seleccionada, bajo los parámetros antes enunciados, se observa que según el tipo, 35 de ellas se clasificaron como Oficio y equivalen al 88% del total de las PQRSD. En el siguiente cuadro se presenta el detalle de la clasificación por tipo de PQRSD para la muestra seleccionada:

Tipo Cantidad Part%

Oficio 35 88%

Documento Término de la Distancia 1 3%

Incidente de desacato 1 3%

Tutela (24 horas) 1 3%

Tutela (48 horas) 1 3%

Vacía 1 3%

40

El análisis de la muestra seleccionada se concentró principalmente en identificar si las respuestas se realizaron dentro de los términos establecidos y sí su contenido atendió el requerimiento del peticionario.

Los resultados del análisis se presentan a continuación:

RESUMEN ANÁLISIS 2017

Tipología PQR SO C tasada

Respuesta En

Término

Fuera de

Término Total

T'uta*. cm Inlwiroci:rt al F sticir.u.i:

: : 1

FI ss atissis cc n hfrrrns:.11n 1:lidiad) isUnd:

21 3 1-1 21

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IscsnIsncis)

12 12

Total 40

RESUMEN ANÁLISIS 2017

Rospuosta por

Tipología

Clase do

Rospuosta

En

l'Ormino

Fuera do

Tórrnino Total

Traslado sin información al Peticionario

Traslado con Información al Peticionario 1

Con respuesta al peticionado 22 8 14 o,

22

Respuesta por correo Electrónico 3 1 2 3

Respuesta sin Firma 1 1 1

Respuesta no coincide con SIGOB O Sin respuesta. Soportes No requiere respuesta. (Incluye PORSD asignadas a funcionario trasladado de otra dependencia)

12 12

Total 40 40

En el cuadro anterior se evidencia que 17 de las 27 PQRSD de la DCP que requerían respuesta, se respondieron fuera de termino, lo cual equivale al 63%, mientras que se respondieron 10 PQRSD en términos y representadas en el 37%. Cabe resaltar, que del total de la muestra se excluyeron para el cálculo las PQRSD que no requerían respuesta, las que no allegaron soporte y las PQRSD que aparecen actualmente asignadas a la DCP, pero que competente a otra dependencia; situación que se presenta, debido a que el funcionario a cargo fue trasladado de otra dependencia a la DCP.

De las 17 PQRSD que la DCP atendió fuera del término, 6 presentan el mayor número de días de mora para responder al peticionario así: EXTMI17-50289 con 85 días, EXTMI17-37229 con 58 días, EXTMI17-43273 con 55 días, EXTMI17-10857 con 43 días, EXTMI17-37242 con 40 días, EXTMI17-37246 con 40 días. Es oportuno resaltar, que se realizó la verificación de si se requería visita de verificación, para cada una de las anteriores solicitudes, con el fin de identificar si el mayor tiempo de respuesta, se explicaba por la mencionada visita. Al respecto, se evidenció de acuerdo a la respuesta recibida por correo electrónico de la DCP, que ninguna de las anteriores PQRSD requirió visita. La DCP manifestó que los mayores tiempos se explican por cambios de

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MinInterior sterio del Irleilor

procedimiento interno correspondiente a la verificación jurídica de todos los actos administrativos. Al respecto la OCI recomienda a la DCP, mayor seguimiento a los tiempos de respuesta y fortalecer la capacitación a quienes intervienen en el proceso de asignación y descargue de las PQRSD en el sistema.

Adicionalmente, se observó que el plazo máximo de respuesta que contempla el SIGOB frente a los plazos máximos de respuesta de las certificación de consulta previa que requiere visita de verificación, difiere, dado que el SIGOB está parametrizado para 15 días, mientras que la "Guía del Ministerio para la Certificación sobre la presencia o no de grupos étnicos en el área de influencia de un proyecto, obra o actividad", establece 45 días para certificaciones que requieran visita, situación que generará siempre respuestas fuera de termino. Frente a lo anterior, la OCI recomienda solicitar la parametrización de los plazos en el SIGOB, acordes al procedimiento de certificación con visita de verificación

De acuerdo al análisis realizado a las PQRSD, según el estado de respuesta, se observó que de las 40 PQRSD que conforman la muestra, 32 se reportan en el SIGOB como sin respuesta. Sin embargo, al realizar la verificación, se evidenció que de las 32 se dio respuesta a 23 y las 9 restantes se deben excluir, porque aparecen asignadas a la DCP actualmente, pero que competente a otra dependencia debido a que el funcionario a quien se le asignaron fue trasladado a la DCP. Lo anterior, permite concluir que se presentan deficiencias en la calidad de la información que reporta el SIGOB.

Situación anterior, que se explica porque no se descargan las respuestas de los respectivos EXTMI asignados a cada funcionario. Al respecto la OCI recomienda fortalecer la capacitación a quienes intervienen en el proceso de asignación de las PQRSD y solicitar a los funcionarios que son trasladados a otras dependencias o de otras dependencias a la Dirección que realicen el respectivo descargue de la correspondencia a su cargo.

Respecto a la PQRSD que se remitió sin firma, la OCI recomienda establecer un mecanismo previo de verificación cuando las respuestas se envían a los peticionarios vía correo electrónico.


O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIA S VINCULADAS

Debilidades en el seguimiento al descargue del SIGOB de las respuestas de las PQRSD, así como lo establece la Resolución 252 de 2013 en su articulo 11.

Inobservancia de los artículos 14 y 21 de la Ley 1437 de 2011 modificado por el Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 donde se establecen los términos de repuestas a las solicitudes presentadas a las Entidades Públicas.

Mayor seguimiento a los tiempos de respuesta de las PQRSD.

Fortalecer la participación de los servidores de la DCP en las capacitaciones en SIGOB, que programa la 01PI.

Fortalecer el seguimiento y control a los tiempos de respuesta y la asignación de las PQRSD.

Solicitar la parametrización en el SIGOB de los plazos, acordes al procedimiento de certificación con visita de verificación.

18. Fortalecer el control y supervisión de las PQRSD o temas a cargo de contratistas en el momento de terminar los contratos.

DCP 01PI

6. Trámites y Servicios — TICs.

Este tema se desarrolló teniendo en cuenta la información allegada por la Dirección de Consulta Previa — DCP, la información suministrada por la Oficina de Información Pública del Interior — 01PI y la información consultada en las plataformas web mencionadas.

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MinInterior m I geno dellrelar

Trámites y Sistemas de Información

La Política de Racionalización de Trámites tiene como objetivo simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos, reduciendo costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en su interacción con las entidades públicas. Así como, promover el uso de las TICs para facilitar el acceso de la ciudadanía a la información.

Revisada la página web www.suit.gov.co, a la fecha se observa publicado el siguiente trámite: "Certificación de presencia de comunidades étnicas en el área de interés de proyectos, obras o actividades"; sin embargo, en la página web www.sivirtual.gov.co no se evidencia la publicación de dicho trámite.

Revisado el Plan Anticorrupción 2017 en su última modificación y el Informe de seguimiento de Plan de Acción 2017, se observa que la DCP no incluyó acciones de racionalización de trámites para dicha vigencia, aclarando que el trámite establecido por la dirección fue racionalizado durante la vigencia 2015.

Por su parte la 01PI en cuanto a Sistemas de Información informa que la DCP de acuerdo al inventario del Grupo de Sistemas de la 01P, que la Dirección cuenta con el Sistema de Información en consulta previa — SICOP, en el cual se puede registrar y consultar el estado de los proyectos de consulta previa, con los que tenga relación directa, como ejecutor, comunidad o resguardo.

También informa que su adquisición o desarrollo de este Sistema no ha sido entregado a la Oficina de Información Pública — Grupo de Sistemas, desconociendo esta información, igual ocurre que la situación actual de derechos de autor del software del sistema, de controles establecidos en su manejo.

La Dirección frente al cumplimiento de la Estrategia de Gobierno Digital y Seguridad Digital cuenta con servicios como: la Ventanilla Única VITAL, que es el instrumento a través del cual las autoridades ambientales del país automatizan los trámites administrativos de carácter ambiental que se constituyen como requisito previo a la ejecución de proyectos, obras o actividades, bajo los principios de eficiencia, transparencia y eficacia de la gestión pública, dentro de esta ventanilla está incluido el Ministerio; y con dos Data Sets en el portal de Datos Abiertos (Protocolizaciones y Proyectos) los cuales se actualizan mensualmente.

La Dirección de Consulta Previa cuenta con el siguiente trámite inscrito en el SUIT de conformidad con la normatividad vigente, publicado en Nomasfilas.gov.co y sobre la cual la Dirección no planeo acciones de racionalización en 2017: Certificación de presencia de comunidades étnicas en el área de interés de proyectos, obras o actividades (racionalización tecnológica en el 2015).

En cumplimiento a la Estrategia de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, la 01P durante el año 2017 realizó reuniones focales de incentivo para los servidores públicos de la DCP, con la finalidad de socializar la importancia de las temáticas y coordinar el envío y reporte de la información de las actividades planeadas y desarrolladas para los ciudadanos en todo el territorio nacional; con la información obtenida el Grupo de Servicio al Ciudadano alimentó los cronogramas de participación ciudadana y rendición de cuentas; de igual manera, redactó un informe mensual, que junto con los cronogramas y anexos se publicaron en la página web de la Entidad, en orden cronológico de acuerdo a las actividades desarrollas. Cabe resaltar el compromiso y cumplimiento por parte de la Dirección con el reporte de la información mensual, de las actividades de participación y rendición de cuentas.

Dieron cumplimiento a la política de servicio al ciudadano, a través de los canales atendidos por el Grupo de Servicio al Ciudadano; punto de atención presencial, telefónico y canal virtual (Aplicativo PQRSD, correo servicioalciudadanoamininterior.gov,co y Chat); se atendieron inquietudes básicas o primarias sobre temas a cargo de la Dirección de Consulta Previa, principalmente relacionados con la identificación de trámites y servicios y sus requisitos.

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MinInterior Mn steno del Ir.wner

Por su parte la Dirección de Consulta Previa - DCP informó que cuenta con tres sistemas de información (Sistema de Información de Consulta Previa - SICOP, Módulo en la Ventanilla Integral de Trámites Ambientales - VITAL y Sertisoft que se encuentra inactivo. En cuanto a la adquisición o desarrollo de estos sistemas indicó:

SICOP: Éste sistema de información fue desarrollado e implementado en el cumplimiento de los Convenios interadministrativos No.214013 y 216136 entre el Ministerio del Interior y Fonade en el año 2015. Dado a que la plataforma fue desarrollada "In House", a la Dirección le pertenece la totalidad de sus derechos, tanto su código fuente como su interfaz parametrizable.

En cuanto a los controles son supervisados por ingenieros con conocimientos de la herramienta y supervisados por los líderes de cada área implementada, esto permite la administración desde la Dirección de Consulta Previa de los perfiles, backup's, brindar soporte a las incidencias inesperadas, como de sus manuales de instalación y de usuario.

VITAL: Por lineamientos de política para el desarrollo de Proyectos de Interés Nacional y Estratégicos - PINES según el documento CONPES 3762 del 2013, se generó con convenio interadministrativo entre el Ministerio del Interior y la Agencia Nacional de Licencia Ambientales — ANLA. Según convenio, se adelantaron las respectivas entregas del módulo de VITAL y la administración en la "aprobación" de usuarios para solicitudes de certificaciones de grupo étnicos.

Siendo una herramienta coordinada entre la DCP y el ANLA, los servidores, los backup's, el soporte técnico y el desarrollo sistemático son gestionados por el grupo de sistemas de la Agencia; en cuanto a los manuales usuario, la Dirección es la encargada de presentar dicho documento.

Los sistemas que se encuentran en la Dirección están basados en los parámetros de desarrollo y estándares utilizados por el grupo de Sistemas de la Oficina de Información Pública del Ministerio del Interior, guiados por el Plan de Estrategia de Gobierno y Seguridad Digital, en lineamiento de la Estrategia de Gobierno Digital y Seguridad Digital.

Con el uso de las herramientas VITAL y SICOP y otras actividades realizadas en el marco de las reuniones de coordinación del proceso consultivo la Dirección de Consulta Previa aportó al fortalecimiento organizacional y la simplificación de los procesos de acuerdo a los siguientes ítems:

La disminución de los tiempos de consulta previa: disminución de la duración promedio de los procesos consultivos desde la etapa de pre consulta hasta la etapa de protocolización, pasando de 8 a 4 meses.

Fortalecimiento de los sistemas de información SICOP: en el año 2011 la DCP no contaba con información organizada, confiable y oportuna. La información del área de gestión estaba consolidada en matrices de Excel, lo que conllevaba perdida de información, datos incompletos o errados, y por ende generaba reproceso, a la vez que afectaba los tiempos de respuesta a las peticiones, así como la toma de decisiones, por la falta de información estadística.

Desde el año 2014 se inició y acompañó el proceso que permitió la organización y creación de un sistema para la consolidación de las bases de datos en materia de consulta previa, con el propósito de incrementar los niveles de confiabilidad, transparencia y oportunidad de la información, que culminó con el lanzamiento en el año 2016 del Sistema de Información en Consulta Previa — SICOP, cuyos principales logros se enmarcan en:

Diseño, construcción, implementación del sistema de información de consulta previa, desarrollado "in house", con recursos del ministerio y de la ANH. Durante el 2017 se culminó el ingreso y la actualización de todos los proyectos que se encuentran activos en la DCP, es así como se encuentran registrados en la base 1510 proyectos con sus respectivos expedientes.

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Implementación de una IP publica para el acceso al SICOP desde cualquier parte, lo cual permite la consulta de las entidades y/o empresas que están adelantando procesos de consulta: http://consultaprevia.mininterior.gov.co/poas/login. Gestor documental, hay un gestor documental que permite la consulta de los expedientes vía web de los proyectos que han realizado consultas, disminuyendo así la consulta desde el archivo físico contribuyendo a su conservación. Con el uso de esta herramienta se evita la generación de copias favoreciendo con esto a la política de "Cero Papel". Generación de indicadores, semanales.

3. Fortalecimiento de los canales de comunicación en línea

Ventanilla integral de trámites ambientales en línea (Vital), para la solicitud de certificación de presencia de comunidades étnicas. Esta herramienta desarrollada por la ANLA en el marco del Convenio Interadministrativo N°006 de 2016. Está implementada desde 1 de mayo del 2015. Permite a los ciudadanos solicitar la certificación vía web, sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio. Durante el 2017 se ingresaron en línea por la plataforma VITAL 108 trámites, es decir que este número de empresas dejaron realizaron su trámite por internet ahorrando tiempo y papelería.

- Ventanilla Vital, para solicitudes de inicio de consulta previa, está en proceso de implementación (en la actualidad se están haciendo pruebas en ambiente de desarrollo para hacer el lanzamiento oficial a finales del mes de agosto de 2018). Desde finales del año 2017 se adelantaron las gestiones para instalación del módulo de atención electrónico el cual fue instalado en el punto de Servicio al Ciudadano del Ministerio del Interior y se oficializó la entrega mediante MEM18-8906 del 9 de febrero de 2018.

En cuanto a tramites racionalizados mencionan la Certificación de presencia de comunidades étnicas en el área de interés de proyectos, obras o actividades.

En lo que refiere al cumplimiento de la política de participación ciudadana y política de servicio al ciudadano durante el año 2017, la Dirección optó por emitir en las solicitudes de ampliación de información una nota que invita al uso de la herramienta vital para obtener la certificación de presencia o no de comunidades étnicas en línea.

Otra de las acciones realizadas durante el primer semestre del 2017, fue la depuración de un archivo de correos electrónicos suministrado por el área de Certificaciones, el cual se utilizó para invitar a 3719 usuarios a emplear la herramienta, además se anexó un instructivo de uso.

Para el mes de diciembre del año 2017 se realizó la impresión de volantes con información de vital los cuales fueron distribuidos en el módulo de Vital que se instaló en el punto de Servicio al Ciudadano del Ministerio del Interior. Por último, durante el año 2017 se recibieron 108 solicitudes de certificación por la plataforma vital.

En el desarrollo de la visita de verificación, está Oficina entrevistó a uno de los tres administradores del sistema SICOP, quien brindó información frente a los dos sistemas de información de la Dirección DCP, así:

El SICOP fue un desarrollo propio (In House), está instalado en los servidores de la DCP, ubicados en el piso 6; este sistema fue desarrollado en .net con base de datos SQL Server 2008, sus Fases I y II ya están en operación, la Fase III se encuentra implementada y la Fase IV en etapa de contratación para su desarrollo.

Desde la creación y desarrollo del sistema, la DCP ha venido trabajando de manera independiente, con la contratación directa de ingenieros en la dirección, mantiendo la administración, manejo y control total del mismo; por lo que el Grupo de Sistemas de la 01PI no interviene con el soporte técnico; no obstante, el sistema está ajustado a los estándares tecnológicos del Ministerio del Interior, que permite integraciones con otros sistemas, se puede adaptar y ajustar ya que es paramétrico.

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MinInterior Ministerio del Interior

En el archivo que contiene la información de los usuarios se pudo observar que actualmente están activos 289 usuarios del sistema; sin embargo, llama la atención la diferencia (24) entre el número de usuarios activos y los 265 que suman los funcionarios y contratistas de la Dirección (16 funcionarios de planta y 249 contratistas). Al respecto, informa un ingeniero administrador del sistema que se encuentran adelantando la actualización de usuarios de manera manual, cruzando principalmente la información frente a los contratos suscritos; además, afirma que no hay riesgos con la seguridad de la información, toda vez, que cuando un usuario va a ingresar al sistema de información, a parte de la clave, ese usuario está enlazado con el usuario del equipo de cómputo asignado por el Grupo de Sistemas del Ministerio.

Entre los usuarios se encontraron perfiles de Administrador que permite el control total del sistema de información SI, y el de Operario que permite la adición y cargue de información; también los perfiles de Abogado, Archivo, Certificaciones, Coordinadores, Correspondencia, Empresa, Gestor, Operador apoyo Comisión, Operario y Revisor de cuentas que tienen permisos de solo lectura o consulta con algún procedimiento adicional de aprobación dentro del SI:

Por su parte, VITAL desarrollado en cooperación con la Agencia Nacional de Licencias Ambientales - ANLA, es una ventanilla mediante la cual se ingresan las solicitudes de certificaciones de presencia de grupos étnicos; se tiene un usuario administrador para aprobación de usuarios internos y generación de reportes, pero los servidores de este sistema se encuentran bajo custodia de la agencia en mención. Las solicitudes de inicio de consulta previa, por este medio está en proceso de implementación actualmente.

Por otra parte, y a pesar de que no se relacionó en los memorandos de respuesta por parte de la 01PI y la DCP a la solicitud de información para el desarrollo de la visita de seguimiento que adelanta la OCI, se tuvo conocimiento de que actualmente la Dirección de Consulta Previa tiene en uso el Sistema de información Geográfica — ARCGIS - sistema S1G web de colaboración on-line, información que fue relacionada en el MEM18-8065-DCP-2500 del 05 de febrero de 2018 como respuesta al MEM18-1276-0IP-1300 de la 01PI con asunto Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETIC, por lo que se solicitó por vía correo electrónico información sobre dicho sistema al ingeniero encargado en la DCP, quien dio respuesta así:

"ArcGIS Online es un sistema SIG web de colaboración on-line que permite usar, crear y compartir mapas, escenas, aplicaciones, capas, análisis y datos. Tendrá acceso a Living Atlas of the World, a aplicaciones y a la nube segura de Esri, donde puede agregar elementos y publicar capas web. Como ArcGIS Online forma parte del sistema ArcG1S, puede utilizarlo para ampliar las capacidades de ArcGIS Desktop, ArcGIS Enterprise, las API web de ArcGIS y ArcGIS Runtime SDK.

Según Orden de Compra No. 23439, de 29/12/2017 se adquiere la Licencia para actualización y Mantenimiento de Licencias y Software de la Dirección de Consulta Previa por un costo de $87.919.318. Su adquisición se dio: Dada la desactualización de las licencias y el programa que se venía utilizando que no es más que una versión desactualizada del mismo, se hizo necesario actualizar las licencias...

...Actualmente el sistema es funcional y se está en unión con la compañía proveedora, la alimentación del programa en el servidor de ArcGIS On Line y conjuntamente ese está implementando esta información en el servidor de la Dirección, estimamos que esto se encuentre listo en el menor tiempo posible.

Se aclara que esto es la compra de una licencia la cual tiene vigencia por un año y vencido este tiempo tocará volver a renovarla, por lo que no hay ningún tipo de derecho de autor".

Al respecto, se verificó con la funcionaria encargada del almacén, quien envió por correo electrónico los soportes del ingreso al Inventario General, como Licencias ArcGis For Desktop por valor de $41.140.359, según Comprobante de Entrada de Devolutivos N.922 del 29 de diciembre de 2017; Así mismo, según Comprobante de Entrada de Devolutivos No 921 de igual fecha se dio ingreso a Licencia ArcGis Server Enterprise Standard- Up To 4 Cores por valor de $87.919.318, para un total de $129.059.677 que comprende licencias, soporte mantenimiento del software ArcGis.

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MinInterior M:nislerio del Inerier

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES TI O PS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS

3. Los Trámites y Sistemas de Información fortalecen los canales de comunicación con los usuarios, simplificando los procesos, disminuyendo los tiempos de los procesos de consulta previa y aportando al fortalecimiento organizacional.

Realizar una depuración de los usuarios del sistema SICOP para asegurarse de que los que están activos correspondan a funcionarios y contratistas actuales de la Dirección.

Coordinar la entrega del SICOP y de los sistemas de información propios al grupo de inventarios para que entre hacer parte del inventario de Sistemas de Información del Ministerio de acuerdo al Manual de Administración de Bienes numeral 7.1.1.9 Entrada de bienes Intangibles.

Coordinar con el Grupo de Sistemas todas las actividades y procesos relacionados con tecnologías de la Información y Gobierno Digital; coordinar la posibilidad de avanzar en el desarrollo de las fases finales pendientes del SICOP, de acuerdo con el procedimiento de Servicios Tecnológicos TC- GT-P1 y TC-GT-P2 Procedimiento de Sistemas de Información.

DCP 01PI

(Grupo de Sistemas)

7. Ley de Transparencia.

Bajo el MEM18-25168-DCP-2500 del 10 de mayo de 2018, la Dirección de Consulta Previa - DCP informa que durante la vigencia 2017 recibió capacitación sobre la Ley de Transparencia (1712 de 2014) y publicación de datos abiertos por parte de la Oficina de Información Pública del Interior, y como resultado de dicha capacitación ha venido actualizando y reportando .información sobre bases de datos de actualización de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés.

Por otra parte, la Dirección manifiesta que durante el año 2017 no se publicaron investigaciones, aun cuando el 7 de abril de 2017 bajo el MEM17-17472-DCP-2500 se envió a revisión del Grupo de Comunicaciones del Ministerio el documento denominado "Entorno sociopolítico de la consulta previa en Colombia" y que a la fecha de reporte de la información no se ha recibido respuesta por parte del Grupo de Comunicaciones.

Así las cosas, se realiza la aplicación de la matriz de seguimiento a la Ley de Transparencia de la Procuraduría General de la Nación, observando que se encuentra pendiente de actualizar o publicar información de la Dirección, referente a:

SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA

Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015 Categoría de información

Categoría

Subcategoría Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación de N/A

1

Mecanismos de contacto con el sujeto

obligado:

1.4

Políticas de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales

La Política de Seguridad de la Información se encuentra publicada en la página web desde el 19 de mayo de 2014, sin embargo, se recomienda ajustarla e incluir todo lo relacionado con la protección de datos personales y acatar lo registrado en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, así como lo establecido en dicha Política en el punto cinco (5) DEFINICIÓN DE LA POLITICA GENERAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: (...) Esta política será revisada con regularidad como parte del proceso de revisión gerencia!, o cuando se identifiquen cambios en el negocio, su estructura, sus objetivos o alguna condición que afecten la política, para asegurar que sigue siendo adecuada y ajustada a los requerimientos identificados".

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MinInterior Mir,torio del Iriener

SEGUIMIENTO A LA LEY DE TRANSPARENCIA DIRECCIÓN DE CONSULTA PREVIA

Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014- Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015 Categoría de información Observaciones de la Verificación de Cumplimiento y/o Justificación de N/A

Categoría Subcategoría

2 Información de interés

2.1 Datos abiertos No se observa que se estén publicando los datos abiertos en el sitio web del Link de Transparencia del Ministerio del Interior, solo está el link con el hipervínculo que lleva a datos abiertos a Gobierno Digital Colombia.

2.4 Preguntas y respuestas frecuentes

No se están publicando las preguntar y respuestas frecuentes de la Dirección de Consulta Previa.

2.8 Información para niñas, niños y adolecentes

En el Link de Transparencia no abre el link de la información para niñas, niños y adolescentes.

3

Estructura orgánica y

talento humano

3.5 Directorio de información de servidores públicos y contratistas

Se recomienda actualizar las hojas de vida tanto de los funcionarios públicos como de los contratistas de acuerdo a lo solicitado en el SIGEP.

4 Normatividad 4.1 Normatividad del orden nacional

Se recomienda publicar toda la normatividad que hace parte de la Dirección de Consulta Previa en un listado descargable, ordenado por tipo de norma, temática y fecha de expedición, tipo de acto administrativo, Fecha de expedición y Descripción corta. Lo anterior debido a que solo se encuentran publicados dos Decretos, el 2893 de 2011 y el 1320 de 1998.

7 Control 7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoria

Se recomienda actualizar el informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición. Lo anterior, debido a que el que se encuentra publicado es diciembre de 2015.

10

Instrumentos de gestión

de información

pública

10.2 Registro de Activos de Información

Actualizar la información publicada de registro de activos de información, índice de información clasificada y reservada y esquema de publicación de información, de acuerdo con los parámetros establecidos en la matriz de transparencia.

, "III'

Índice de Información Clasificada y Reservada

10.4 Esquema de Publicación de Información

10.9

Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

No se puede abrir el link



VINCULADAS 12- Se observa el incumplimiento de lo señalado en el principio de la divulgación proactiva de la información, establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, el cual señala: "El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a Actualizar permanentemente

las peticiones de la sociedad, sino también en el deber Y Publicar la información en el de los sujetos obligados de promover y generar una link de Transparencia de cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación acuerdo a lo establecido en la

de publicar y divulgar documentos y archivos que Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014 - Decreto 103 de

plasman la actividad estatal y de interés público, de 2015 y Decreto MinTic 3564 de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y 2015Procuraduria General de la DCP comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros".

Nación. 01PI

Atender los requerimientos Lo anterior, debido a que no se está cumpliendo a de las Direcciones que soliciten cabalidad con la publicación de las categorías de: la publicación de la información Mecanismos de contacto con el sujeto obligado; en el link de transparencia. Información de interés; Estructura orgánica y talento humano; Normatividad del orden; Control e Instrumentos de gestión de información pública.

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irMinInterior

8. Asuntos Jurídicos.

Mediante MEM18-25301-0AJ-1400 del 11 de mayo de 2018, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017 no se registraron proyectos de decreto o resolución concernientes a la Dirección de Consulta Previa — DCP, a su vez, relacionó ciento sesenta y dos (162) acciones de tutela, una (1) demanda y una (1) conciliación referentes a las competencias misionales de la Dirección.

Revisada la información allegada, se seleccionó la correspondiente muestra y se solicitó a la OAJ los respectivos soportes con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

Tutelas.

De las ciento sesenta y dos (162) tutelas relacionadas tanto por la Oficina Asesora Jurídica como por la Dirección, de Consulta Previa, se seleccionó una muestra de doce (12) aplicando como criterio de selección la importancia de su temática respecto a las funciones misionales del área:

—

NO. EXPEDIENTE DERECHOS FUNDAMENTALES INVOCADOS

SENTIDO DEL FALLO

T-25000-23-42-000-2017- 05028-00

Consulta previa, diversidad étnica, debido proceso y participación.

Niega la procedencia de la acción.

T-47-001-22-24-000-2017- 00009-00

Autonomía, participación, consulta previa y otros.

Primera instancia ampara el derecho y la segunda /o confirma.

T-88-001-23-33-000-2017- Petición, debido proceso y Consulta previo.00073-00 lo

Primera instancia concede el amparo y la segunda revoca.

T-2017-01790-00 Debido proceso y otros, Declara la falta de legitimación en la causa por activa, la cual fue confirmada.

T-2017-00058-00 Consulta previa, participación, igualdad, debido proceso y otros El de las dos instancias fue favorable al Ministerio,

T-2017-00002-00 Autonomía, igualdad, consulta previa y participación,

Primera instancia ampara los derechos invocados y la segunda lo confirma.

T- 2017-00338-00 Consulta previa, buena fe, administración territorial del resguardo y derecho ala vida,

Primera instancia ampara lo solicitado la segunda lo revoca.

T- 2017-00066-00 Consulta previa, educación, igualdad y debido proceso.

Primera instancia concede el amparo y la segunda lo revoca.

T- 2017-000113-00 Derecho de Petición. El ministerio no es vinculado en el fallo.

T- 2017- 00127-00 Igualdad, libre desarrollo dala personalidad. Primera instancia ampara el derecho y la segunda lo confirma.

T-2017-00355-00 Consulta previa. Niega por improcedencia de la tutela.

Frente a este tema, se evidencia que los derechos fundamentales mayormente invocados en las tutelas seleccionadas fueron los de: consulta previa, debido proceso, participación e igualdad. Del universo de la muestra se pudo corroborar que la actividad desplegada por la DCP, fue eficiente y eficaz originando decisiones finales favorables a los intereses de la Entidad en ocho (8) de las once tutelas analizadas, se hace necesario aclarar que en los tres (3) casos restantes el resultado no se dio por falta de argumentación u oportunidad en las respuestas dadas por la Dirección.

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Minlnterior Mt&sferio del Intedor

Respecto a la tutela identificada con el número T-2017-01463-00, la Dirección de Consulta Previa informó a la Oficina Asesora Jurídica que la citada acción no había sido tramitada por ellos y que por error se incluyó en el reporte, por dicha razón no se allego la correspondiente carpeta a esta Oficina.

Demanda.

ID eKOGUI: 1121034. Medio de Control: Reparación Directa Radicación: 2017-00469-00 Pretensiones: $ 3.960.477

En desarrollo del proceso se pudo corroborar, que el Ministerio del Interior, no asistió a la diligencia de audiencia de conciliación prejudicial citada por la Procuraduría 47 Judicial II de Valledupar, el día 4 de septiembre de 2017, ni presento ninguna clase de excusa o solicitud. En el expediente, solo se encuentra copia de la demanda con todos sus anexos y la contestación de la misma por el Ministerio.

Conciliación.

Número: SIAF 89274. Tipo: Prejudicial. ID Ficha eKOGUI: 58170. Cuantía Indemnización: $ 382.875.123.000

La convocatoria tiene origen en el supuesto daño causado al resguardo por la expedición del acto administrativo proferido por la Dirección de Consulta Previa el 10 de julio de 2017, mediante el cual se resolvió denegar la solicitud de consulta previa que formulo el resguardo Domo Planas, con relación al proyecto petrolero que se desarrolla en su territorio. La conciliación se llevó a cabo el día 26 de septiembre de 2017, en la Procuraduría 139 Judicial II para Asuntos Administrativos, la cual fue declarada fallida por la falta de ánimo conciliatorio de las partes. Dicha decisión se tomó en comité de conciliación de la entidad celebrado el día 25 de septiembre de 2017.

De la revisión realizada a los soporte allegados en relación a la demanda y conciliación relacionadas con las funciones misióneles de la Dirección se pudo evidenciar que el Ministerio actuó conforme a lo que dispone el ordenamiento jurídico, haciéndose parte y contestando en termino cada uno de los procesos. Por otra parte, sé hace necesario aclarar la no asistencia a la audiencia de conciliación por parte de la Entidad, para establecer si fue una estrategia procesal o se pudo haber incurrido en una debilidad por parte del apoderado responsable del proceso.



VINCULADAS

24- Analizar la causas por la cuales se origina el gran número de tutelas con el fin de establecer mecanismos para disminuir su volumen y asi mismo, continuar mejorando las estrategias de respuesta a las tutelas.

DCP - OAJ

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Versión: 03


MinInterier M'II-sten° del irlellef

CONCLUSIONES

Como resultado de la Visita de Asesoría y Seguimiento que adelantó la Oficina de Control Interno — OCI, a la Dirección de Consulta Previa — DCP, se observó la gestión adelantada y el cumplimiento a los objetivos del proceso misional durante la vigencia 2017, la cual se realizó sin limitaciones para su ejecución y siguiendo las normas establecidas por la Oficina de Control Interno, a su vez, la información aportada para su valoración estuvo acorde con los requerimientos realizados al proceso, donde la Dirección allego información oportunamente.

Por otra parte, en reunión de socialización efectuada el 25 de junio de 2018 quedaron en firme las doce (12) observaciones generadas en el ámbito de la visita y de las cuales se debe suscribir un plan de mejoramiento con el fin de mejorar en los siguientes temas: plan de acción y ejecución presupuestal, contratación, gestión humana, comisiones de servicio, PQRSD, trámites y servicios y ley de transparencia.

Aprobado el 27/06/2018

Elaboró:

Fra is Javier Guzmán Mahecha.

Lizeth N alia Rojas Fo r0.

audia Viviana Molina Barón.

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código: sc-p-02-f-04 formato informe de auditoria ... · decreto 1320 de 1998: "por el cual...

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