cÓdigo proceso comunicaciÓn interna …...procedimiento difusiÓn de mensajes de comunicaciÓn...

PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE

COMUNICACIÓN INTERNA PÁGINA: 1 de 4

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Motivar cambios en los hábitos de trabajo del CNMH, para mejorar el clima organizacional de la entidad.

2. ALCANCE

Desde la identificación del tema para la campaña, incluyendo la propuesta de ideas, hasta el seguimiento a la ejecución de la misma.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional universitario de comunicación institucional

4. DEFINICIONES

CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN: Agrupación de diferentes medios y canales para transmitir un mensaje en un periodo prolongado de tiempo.

5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones

Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.

6. CONDICIONES GENERALES

Se debe tener en cuenta para cualquier campaña a realizar, el protocolo de manejo de imagen institucional.


COMUNICACIÓN INTERNA

CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 4

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Identificar el tema de la campaña

Establece el tema de la campaña a partir de las necesidades básicas identificadas en la estrategia de Comunicaciones

Grupo de comunicación interna

No aplica

2 Proponer ideas Discute maneras de abordar la necesidad y sugiere diferentes medios, actividades y canales para desarrollar la campaña.

Grupo de comunicación interna

Documento de ideas

3 Hacer el plan de trabajo

Redacta el plan de trabajo, define cronograma, metodología de implementación. Determina herramientas y frecuencia de seguimiento a la campana de acuerdo a su naturaleza, duración e impacto esperado. Elabora documento en que describe el proyecto


Documento de campaña

4 Aprobar Plan de Trabajo

Revisa plan de trabajo sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N°2 NO : Continuar con actividad N° 5 y GFR-PR-007 Gestión Logística

Grupo de comunicación Interna Profesional Especializado en Contratación

Campaña aprobada

5 Informar a Servidores

Divulga al interior del CNMH los elementos que harán parte de la campana Diligencia registro de eventos CIN-PR-002 Difusión de mensajes de Comunicación Interna


Reporte de Eventos CIN-FT-001




PÁGINA 3 de 4

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE) ACTIVIDAD

(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN) RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

6 Implementar la campaña

Desarrolla la campaña de acuerdo al cronograma y actividades propuestas en el plan de trabajo

Equipo de comunicación interna

7 Realizar seguimiento

Evalúa el impacto de la campaña por medio de encuestas de satisfacción o de percepción

Equipo de comunicación interna

Encuestas

8 Elaborar Informe de Campana

Elabora informe de campana, reuniendo los aspectos evaluados y comparándolos con los objetivos propuestos.

Profesional Universitario de Comunicación interna

Informe de campaña

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma

9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 Aprobar Plan de Trabajo

Revisa proyecto, sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N° 2 NO: Continuar con actividad N° 5 y GFR-PR-007 Gestión Logística

Cada vez que se presente un proyecto de Campaña

Equipo de comunicación Interna

Campaña

aprobada

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA




PÁGINA 4 de 4


Estrategia de Comunicaciones CNMH

11. ANEXOS

No aplica

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN

INTERNA PÁGINA: 1 de 5


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Crear mecanismos de comunicación sostenibles al interior del CNMH para mejorar los canales y el flujo de información.

2. ALCANCE

Desde el diseño de los medios a utilizar para divulgar los mensajes hasta su divulgación y seguimiento.


Profesional universitario en Comunicaciones

4. DEFINICIONES

BOLETÍN DE INFORMACIÓN: Publicación distribuida periódicamente, la cual contiene información de interés general para los funcionarios y contratistas del CNMH

PLANTILLA DE INFORMACIÓN EXTRA: Mensajes institucionales que se deban enviar fuera de la periodicidad del boletín interno

CARTELERA INSTITUCIONAL: Medio de Comunicación Interna que se ubican normalmente en paredes o en espacios visibles del CNMH, en las

cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y diferente información importante para que los funcionarios y contratistas puedan acceder a ella y estar al tanto de los datos transmitidos

5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones

Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.

PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 5


Para la difusión interna de los mensajes se deberá seguir el protocolo de manejo de imagen institucional.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

1 Diseñar el medio de difusión

Diseña el boletín, la plantilla de información extra y las carteleras institucionales de acuerdo a las necesidades focalizadas en la estrategia de comunicación interna y las directrices del CNMH

Profesional universitario de comunicación interna Diseñador

Plantillas de Información extra, Boletín, Cartelera

2 Revisar diseños

Revisa y coteja diseños con el Manual de imagen de CNMH Necesita ajustes? SI: Propone ajustes No continua con actividad N. 3

Jefe de Prensa Profesional especializado en Comunicaciones

Plantillas revisadas

3 Definir uso de medios

Define criterios de información a comunicar, lenguaje, periodicidad de publicación y consejos de redacción. Y distribuye tareas para la recolección de información y consolidación de la misma.

Grupo de comunicación

Acta de reunión SIP-FT-001

4 Recolectar información a divulgar

Recibe las solicitudes de la información a divulgar (Talento Humano, Sistema Integrado de Planeación y Gestión, Proyectos las diferentes dependencias del CNMH, actividades, entre otros) en los diferentes medios.

Grupo de comunicación

Comunicación Interna enviada por correo electrónico


PÁGINA 3 de 5

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

Identifica información a divulgar y la recolecta en las diferentes direcciones y grupos. En el caso de Eventos se diligencia el reporte de Eventos, con la información de eventos de cualquier índole.

Reporte de eventos CIN-FT-001 Contenidos

5 Asignar Responsables

Asigna los responsables de los boletines, piezas comunicativas y/o carteleras

Profesional universitario responsable de comunicación interna

No Aplica

6 Revisar Información a divulgar

Revisa la información recolectada y elabora los contenidos de los mensajes diferentes medios a utilizar. Verifica redacción y estilo Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6

Profesional de comunicación enlace áreas CNMH

Contenidos Ajustados

7 Elaborar la Publicación

Redacta y adapta los contenidos a las plantillas y/o medios elegidos para la difusión de mensajes internos

Profesional universitario de comunicación interna

Boletín Cartelera Plantilla de información extra

8 Publicar mensaje Hace el envío de la publicación por los medios establecidos Grupo de Comunicaciones

Boletín


PÁGINA 4 de 5

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

Plantilla de Información Extra Cartelera

9 Elaborar Informe de actividades

Redacta informe de actividades de difusión de mensajes de comunicación interna.

Profesional universitario de comunicación interna

Informe de actividades

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



5 Redactar y corregir Información a Divulgar

Revisa la información recibida y verifica redacción y estilo Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6

Cada vez que se vaya a hacer una publicación

Equipo de comunicación Interna

Contenidos

Ajustados


PÁGINA 5 de 5


Estrategia de comunicación interna

Plan de capacitación y bienestar

DMH-MN-01 Manual de Imagen

11. ANEXOS

No Aplica



DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001


VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO PÁGINA: 1 de 4


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Proponer acciones de integración y socialización de los funcionarios y contratistas del CNMH para mejorar el clima organizacional

2. ALCANCE

Desde la definición de la actividad, incluyendo su ejecución y seguimiento.


Profesional Universitario en Comunicaciones

4. DEFINICIONES

ACCIÓN DE INTEGRACIÓN: Actividades de integración de los contratistas y servidores del CNMH

ACCIÓN DE RECONOCIMIENTO: Actividades que permiten reconocer la gestión de Servidores y contratistas del CNMH y hacerlos visibles ante la

entidad

5. NORMAS LEGALES

Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones

Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.


El Centro Nacional de Memoria Histórica establecerá temas, ocasiones y acciones de integración y reconocimiento anualmente

Dentro de las actividades de integración se tendrán en cuenta conmemoraciones propias del CNMH y clásicas de cualquier entidad

PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 4

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

1 Definir de la actividad

Describe la actividad donde especifica que motivo tiene la actividad, acto conmemorativo, respuesta a campana y distribuye tareas para la ejecución del evento (Logística) de acuerdo a los lineamientos establecidos Elabora documento borrador con actividades a realizar, responsables y presupuesto

Profesional Universitario de comunicación interna

Documento borrador

2 Aprobar plan de trabajo

Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1

Profesional Universitario de comunicación interna Directores Técnicos

Plan de trabajo aprobado

3 Generar expectativas del evento a realizar

Hacer una sensibilización del evento o actividad a realizar

Grupo de comunicaciones

Comunicación interna enviada por correo electrónico

4 Ejecutar la actividad Realiza evento o actividad Grupo de comunicaciones

No aplica

5 Hacer seguimiento a la actividad

Elabora encuesta o entrevista con los participantes Grupo de comunicaciones

Encuestas

6 Realizar Informe Realiza informe de gestión. Insumo de comunicación Grupo de Informe de


PÁGINA 3 de 4

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

interna comunicaciones Gestión

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma



2 Aprobar plan de trabajo

Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1

Anual

Profesional Universitario de comunicación interna Directores Técnicos

Plan de

trabajo

aprobado


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


PÁGINA 4 de 4



DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001

cÓdigo proceso comunicaciÓn interna …...procedimiento difusiÓn de mensajes de comunicaciÓn...

Documents