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ACUERDO DE GESTIÓN
Código: F-PE-02Versión: 1
Fecha actualización: 2017-02-07
En el Municipio de Caldas a los 28 días del mes febrero de 2019, se reúnen Carlos Eduardo Duran Franco, Alcalde Municipal, en adelante superior jerárquico, y DeinerDiaz López quien desempeña el cargo de Secretario de Planeación, en adelante gerente público, a efectos de suscribir el presente ACUERDO DE GESTIÓN.Las partes que suscriben este acuerdo lo hacen entendiendo que este instrumento constituye una forma de evaluar la gestión con base en los compromisos asumidospor el área Control Interno, respecto al logro de resultados y en las habilidades gerenciales requeridas.Las cláusulas que regirán e! presente ACUERDO son:PRIMERA: EL ACUERDO implica la voluntad expresa del gerente público de trabajar permanentemente por el mejoramiento continuo de los procesos y asegurar latransparencia y la calidad de los productos encomendados.SEGUNDA:- El gerente público, se compromete, durante el lapso de vigencra del presente ACUERDO, a alcanzar los resultados que se detallan en ei formato anexo, elcual hace parte constitutiva de este ACUERDO; así mismo se compromete a poner a disposición de la entidad sus habilidades técnicas y gerenciales para contribuir allogro de los objetivos institucionales.TERCERA: El superior jerárquico se compromete a apoyar al gerente público para adelantar los compromisos pactados en éste ACUERDO, gestionando las medidas,normas y recursos necesarios para el desarrollo de ¡os programas y proyectos pactados.CUARTA: Cuando se trate de proyectos financiados con recursos de inversión, la concreción de los compromisos asumidos por el gerente público en e! presenteACUERDO quedará sujeta a la disponibilidad de los recursos presupuestarios necesarios para la ejecución de los mismos.QUINTA: El presente ACUERDO será objeto de una evaluación al finalizar la vigencia y de seguimiento permanente. Dicha evaluación y seguimiento se realizaránsobre la base de indicadores de calidad, oportunidad y cantidad; las habilidades gerenciales serán objeto de retroalimentación cualitativa por parte del evaluador, paralo cual se utilizará el Formato de Evaluación que hace parte constitutiva de este ACUERDO.SEXTA: Medios de Verificación. Para la evaluación y e! seguimiento del presente ACUERDO se utilizarán como medios de verificación, los Planes Operativos dewersión Anual de la entidad, los planes de Acción, y ios informes de evaluación de los mismos, elaborados durante la vigencia por las oficinas de planeación y de
Control interno.SÉPTIMA: Uslpartes suscriben el presente ACUERDO DE GESTIÓN por un período de 10 meses, desde el 28 de febrero de 2019 hasta el 31 de diciembre de 2019.
ísente ACUERDO DE GESTIÓN podrá ser ajustado o modificado de común acuerdo eyttíjs las partes.fueba de conformidad se firma e! ACUERDO DE GESTIÓN:
Alcalde
ACUERDO DE GESTIÓN
Código: F-PE-02
Versión: 1
Fecha actualización: 2017-02-07
Objetivos institucionales:1. Satisfacer las necesidades básicas de población Caldeña, mediante la administración de proyectos de carácter social y de la adecuada utilización de los recursos.
2. Establecer programas para el desarrollo integral ds su talento huma no y promover proyectos de modernización administrativa.
3. Proyectar el Municipio como ciudad educadora, educada y saludable.
4. Propender por el desarrollo económico, sedal y arnbientalmenfe sostenible, aprovechándola ubicación geográfica del Municipio.
5. Promover la participación ciudadana.
CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS
N°
1
2
Objetivosinstitucionales
Satisfacer lasnecesidades básicas
de la poblacióncaídeña, mediante la
Administración deproyectos de carácter
social y de la adecuadautilización de los
recursos.
Establecer programaspara el desarrollo
integral de su talentohumano y promover
proyectos demodernizaciónadministrativa.
Compromisos gerenciales
Garantizar !a oportuna atenciónde las solicitudes en el
ordenamiento urbanístico delterritorio municipal.
Garantizar la oportunainspección a actividades deurbanización, construcción,
autoconstrucción y enajenaciónde bienes inmuebles en el
Municipio de Caldas - Antioquia.
Indicador
N° de solicitudesatendidas en los
términosestablecidos/N°de solicitudes
recibidas.
No. de VisitasAtendidas y
N° de informesrealizados /No.
de VisitasSolicitadas
Fecha inicio-findd/mm/aa
28/02/2019- 31/12/2019
28/02/2019-31/12/2019
Actividades
Radicar únicamente los proyectos quecumplan con la totalidad de losrequisitos, hacer seguimiento a la fechade notificación del Acta única deObservaciones y en caso de que no sesubsanen a tiempo por e! solicitante, deacuerdo al Decreto 1469 de 2010desistir el trámite.
Radicar únicamente solicitudes devisita que sean técnicas, no porasuntos entre particulares que nocorresponden: radicar las solicitudesque cumplan con los requisitos dedocumentación exigidos, capacitar alfuncionario encargado de la radicación.
Reuniones técnicas de la dependenciacon e! objeto de sensibilizar al personalen el cumplimiento de la normativa y deos procedimientos para cada trámite ynacer seguimiento a los mismos.
Priorizar visitas por construcciones encontravención o por generación deriesgo a la comunidad.
Gestionar ante la Secretaría deServicios Administrativos la asignaciónde transporté (Vehículo, motos)disponible para realizar las visitas decontrol urbanístico con el fin degarantizar la oportunidad del servicio.
Pesoponderado
20%
20%
Evidencias
Descripción
Relación de los proyectosradicados en legal ydebida forma y copia delformato de chequeo conlos requisitos, actas deobservación yresoluciones dedesistimiento.
Relación de los formatosde las solicitudes devisita técnica y Acta dereunión de capacitación.
Actas de reunión
Estudios previos
Comunicación interna ydocumentos queevidencien la gestión.
Ubicación
En fisico.
En medioElectrónico(Archivo deExcel) y acta enfisico.
En medio físico.
En medio fisico
En medio físico
3
4
5
Satisfacer las
de la poblacióncaldeña, mediante laAdministración de
proyectos de carácter
utilización de losrecursos.
Satisfacer lasnecesidades -básicas
de la poblacióncaldena, mediante la
Administración deproyectos de carácter
social y de la adecuadautilización de los
recursos.
necesidades básicasde la población
caldeña, mediante laAdministración de
proyectos de caráctersocial y cié ía adecuada
utilización de los
Realizar control previo yposterior de manera eficiente alas Licencias urbanísticas en elMunicipio de Caldas - Antioquia
Aprobación ante el OCAD delProyecto "Construcción y
Mejoramiento de espacios yescenarios para el desarrollo
integral deportivo profesional yrecreativo Fase II en elMunicipio de Caldas"
Legalización de predios
N° de licenciasurbanísticas
controladas/N°de licencias
urbanísticas acontrolar
Proyectoaprobado/proyect
o presentado.
N° de predioslegalizados/N" de
prediosprogramadospara legalizar
28/02/2019-31/12/2019
09/04/2019-16/04/201917/04/2019-31/12/2019
09/04/2019-16/04/2019
Celebrar un (1) convenio de practicascon el SENA con personal capacitadopara organizar el archivo del tema deLicencias para ubicarlas con mayorfacilidad.
Gestionar la Capacitación al personalde Gestión de trámites en aplicación denormas urbanísticas, normas sismoresistentes y manejo de Argis.
Implementar el cumplimiento del actade recibo de obra y el permiso deenajenación acorde a las licenciasotorgadas con el proposito de realizarcontrol a todos los proyectos.
Gestión de la aprobación del proyectoante e! OCAD.
Reporte de la ejecución del proyecto enGesproy.
Realizar una rendición de cuentasentre Julio y Agosto.
Revisión técnica de los predios objetode legalización.
Revisión jurídica de los predios objetode legalización.
15%
10%
15%
Convenio de practicas yarchivo de licenciasinventariado yorganizado.
Comunicación internadirigida a la Secretaria deServicios Administrativos.
Actos Administrativos
Proyecto aprobado.fichasde revisión con el DNP yactas de aprobación
Pantallazo del reporte
Acta de reunión yAcuerdo del OCAD.
nforme técnico
nforme Jurídico
En medio físico
En medio físico
En medio físico
medio electrónico
medio electrónico
Físico yelectrónico.
FÍSICO yelectrónico.
Físico yelectrónico.
6
Total
r tíljuí sus.
Satisfacer lasnecesidades básicas
de población Caldeña,mediante la
administración deproyectos de carácter
social y de la adecuadautilización de los
recursos
Realizar actividades para elmantenimiento y sostenibilidad
del Sistema integrado deGestión de la Calidad del
Municipio de Caldas AntioquiaNorma técnica ISO 9001 ;201 5 .
N° de actividadesde
mantenimiento ysostenibilidad
realizadas/N° deactividades
programadas
lr\: 28 de febrero 201 9
VIGENCIA: 201 9
28/02/2019- 31/12/2019
i
•ñ VMi/JLf j1^^jKd-^j\ / Al L/ /
1
575
Efectuar la legalización de los predios.
Elaboración, aprobación eimplernentación de Plan de Acciónconjunto para el MIPG (Modelointegrado de planeación y gestión).
Realizar el seguimiento de lasactividades de mantenimiento ysostenibilidad del Sistema de gestiónde la Calidad bajo la Norma técnicaISO 9001:2015.
Actualización de conocimientos anuevos auditores internos de calidad.
.-*:-'•
¡rrna fel Supervisor Jerárquico
— «/•*-»• jsj
1 VLAó^hófi-yFirma del Gpreme Público
20%
100%
Expediente de cadapredio y Resoluciones deaprobación de cada unode los predios
Plan de acción SGC
Check list o herramientapara verificar e! % decumplimiento de! Sistemaintegrado de Gestión dela Calidad.
Listado de asistencia a lacapacitación y registrofotográfico.
Físico y .electrónico.
medio electrónico
Medio electrónico
Físico yelectrónico.
ACUERDOS DE GESTIÓN
Código: F-PE-02
Versión: 1
Fecha actualización: 2017-02-07
Compromisos Contingentes o Adicionales Actividades Resultados Esperados Fecha inicio-fin dd/mm/aa
Disponibilidad para asesorarcuando sea requerido.
Asesorar al señor Alcalde en temas propios de la misióny objetivos de la Entidad.
Liderar la revisión de la Misión,visión y objetivosinstitucionales.
Resolver o recomendar la solución de losproblemas o cuestiones planteadas de
modo más eficaz y eficiente.
28/02/2019- 31/12/2019
Ajuste de la misión, visión yobjetivos institucionales segúnla decisión de la Alta dirección.
Asumir funciones que me seandelegadas por el señor Alcalde
Desarrollar funciones delegadas y encargos concretos
Atender ios ajustes que debengestionarse para lamodificación de la normativa(PBOT) en el Municipio deCaldas Antioquia segúndirectrices dei grupoformulador.
Llevar a cabo un desempeño efectivo dela delegación o del encargo que revierta
en una mejora organizativa28/02/2019-31/12/2019
Asistir con oportunaintervención a las diferentesdelegaciones y dar a conocer iainformación obtenida en lasmismas.
Asumir funciones que me seandelegadas por el señor Alcaldey/o que se deban realizaracordes a los requerimientosde la comunidad.
Afrontar cambios organizativos o reformas contingentesde la entidad.
Dar cumplimiento a nuevasdirectrices organizativas quepropendan por el buendesarrollo de ta AdministraciónMunicipal.
Acoger todos y cada uno de losprocedimientos implernentadosen la Administración,promoviendo la mejoracontinua.
Responder efectivamente ycoherentemente frente a situacionesoriginadas por procesos de cambio.
28/02/2019-31/12/2019
Firma del Supervisor Jerárquico
Fiprna del Gerente Público
FECHA: 28 de febrero 2019
VIGENCIA2019
ACUERDO DE GESTIÓNCódigo: F-PE-02Versión: 1Fecha actualización: 2017-02-17
COMPROMISOS DE MEJORA GERENCIAL
ÁMBITOS DE COMPROMISO CRITERIOS DE VALORACIÓN
1". ORIENTACIÓN ARESULTADOS
Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metasestablecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas
Asume responsabilidad por sus resultados
Compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomandolas medidas necesarias para minimizar ¡os riesgos.
Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivospropuestos enfrentando los obstáculos que se presenta
Es consistente en su comportamiento, da ejemplo e influye en otros, es unreferente en su organización y trasciende su entorno de gestión.
Es consistente en su comportamiento y se destaca entre sus pares y en losentornos donde se desenvuelve. Puede afianzar.
Su comportamiento se evidencia de manera regular en los entornos en los que sedesenvuelve. Puede mejorar.
No es consistente en su comportamiento, requiere de acompañamiento. Puedemejorar.
Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y deciudadanos en general
Su comportamiento no se manifiesta, requiere de retroalimentación directa yacompañamiento. Puede mejorar.
2. ORIENTACIÓN ALCIUDADANO
Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos oservicios.
Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidadcon el servicio que ofrece la entidad.
Establece diferentes canales de comunicación con e! usuario para conocersus necesidades y propuestas y responde a las mismas,
Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de oíros
Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos.
Facilita el acceso a la Información relacionada con sus responsabilidades ycon el servicio a cargo de la entidad en que labora.
3. TRANSPARENCIA Demuestra imparcialidad en sus decisiones.
Ejecuta funciones con base en las normas y criterios aplicables.
Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores yprestación del servicio.
Promueve las metas de la organización y respeta sus normas.
4. COMPROMISO CONLA ORGANIZACIÓN
Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades
Apoya a la organización en situaciones difíciles.
Demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones
5. L1DERAZGO
Mantiene a sus colaboradores motivados
Fomenta la comunicación clara, directa y concreta^
Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme alos estándares. Promueve Ineficacia del equipo.
Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores.Fomenta la participación de todos en los que unifica esfuerzos haciaobjetivos y metas institucionales.
Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto.Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con lasmetas organizacionales.
6. PLANEACIÓN Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles.
Busca soluciones a los problemas.
Distribuye el tiempo con eficiencia.
Establece planes alternativos de acción.
Elige con oportunidad, entre muchas alternativas, los proyectos a realizar.
7. TOMA DEDECISIONES
Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en lasfunciones que tiene asignadas cuando detecta problemas o dificultadespara su realización.
Decide bajo presión.
Decide en situaciones de alta complejidad e ¡ncertidumbre.
Identifica necesidades de formación y capacitación y propone accionespara satisfacerlas.
*Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integraldel empleado.
*Delega de manera efectiva sabiendo cuando intervenir y cuando nonacerlo.
8. DIRECCIÓN YDESARROLLO DE
PERSONAL
"Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo paraalcanzar las metas y ¡os estándares de productividad.
Establece espacios regulares de retroalimentación y reconocimiento deldesempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño.
Tienen en cuenta las opiniones de sus colaboradores.
Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto
-s conciente de las condiciones específicas del entorno organizacional.
9. CONOCIMIENTO- DEL ENTORNO
Está al día en los acontecimientos claves de! sector y del Estado.
Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales.
Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posiblesalianzas para cumplir con (os propósitos organizacionales.
ACUERDO DE GESTIÓNCódigo: F-PE-02Versión: 1Fecha actualización: 2017-02-07
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS COMPROMISOS INSTITUCIONALES
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
EVIDENCIAS CONCERTADAS
Relación de los proyectos radicados en legal y debida forma ycopia del formato de chequeo con los requisitos, actas deobservación y resoluciones de desistimiento.
Relación de los formatos de las solicitudes de visita técnica yActa de reunión de capacitación.
Actas de reunión
Estudios previos
Comunicación interna y documentos que evidencien la gestión.
Convenio de practicas y archivo de licencias inventariado yorganizado.
Comunicación interna dirigida a la Secretaría de ServiciosAdministrativos.
Actos Administrativos
Proyecto aprobado,fichas de revisión con el DNP y actas deaprobación
Pantallazo deí reporte
Acta de reunión y Acuerdo del OCAD.
Informe técnico
Informe JurídicoExpediente de cada predio y Resoluciones de aprobación decada uno de los predios
Plan de acción SGCCheck list o herramienta para verificar el % de cumplimientodel Sistema integrado de Gestión de la Calidad.
APORTADASt NO
FECHA DE INCLUSIÓN EN ELPORTAFOLIO
COMENTARIOS
17Listado de asistencia a la capacitación y registro fotográfico.
ACUERDO DE GESTIÓNCódigo: F-PE-02Versión: 1Fecha actualización: 2017-02-07
OBSERVACIONES GENERALES
Con el proposito de mejorar la gestión institicional de la Secretaría de Planeación es necesario establecer compromisos de gestión para mejorar lascondiciones y garantizar las herramientas de trabajo para e! adecuado desempeño de los funcionarios.
FirnTfe Superior Jerárquico - Alcalde Fipfna Gerente Público
ha evaluación: