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Código: DO-L-001
Versión: 018
MANUAL DE GESTIÓN
@SB2o1Ell RESOLUCIÓN N° 119
(14 de Septiembre de 2017)
"Por medio de la cual se actualiza "EL MANUAL DE GESTIÓN" para la Contraloría Municipal de Envigado.
EL CONTRALOR MUNICIPAL DE ENVIGADO, en uso de sus atribuciones Constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los artículos 268 y 272 de la Constitución Política, el artículo 66 de la ley 42 de 1993, el artículo 155 de la ley 136 de 1994, Acuerdo Municipal N°016 de 23 de abril de 2012, Acuerdo Municipal N°010 de 17 de marzo de 2016,
CONSIDERANDO
Que mediante la Resolución No.135 de octubre 30 de 2002, se creó para la Contraloría Municipal de Envigado "EL MANUAL DE CALIDAD" como reflejo del Sistema de Gestión de la Contraloría, el cual describe el sistema general, las relaciones entre los diversos procesos como instrumento básico donde se relacionan las partes, el sistema y se definen los límites para los procedimientos.
Que la Contraloría Municipal de Envigado tiene certificado la integralidad de sus actividades así: "Vigilancia de la gestión fiscal de los entes sujetos al control y particulares que manejen o administren recursos o fondos públicos" bajo el estándar NTC ISO 9001:2008 y NTCGP: 1000:2009.
Que la Contraloría Municipal de Envigado, implementó el Sistema de Gestión integrado bajo el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000 y bajo NTC ISO 9001:2015.
Que dentro de las funciones de la Contraloría Municipal está establecida la planeación y por tanto, la permanente actualización de "EL MANUAL DE GESTIÓN".
Que para dar cumplimiento a dicha función, se requiere actualizar el Manual de Gestión de Calidad, con los últimos cambios implementados en la Entidad,
Código: DO-L-001 Corría Municipal de Emnaado
MANUAL DE GESTIÓN
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@@GDM2 @colna2c12 que afectan sustancialmente el sistema de gestión integral. El cambio sustancial sucedido en la presente vigencia, corresponde al ajuste del SGI, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la NTC ISO 9001:2015, entre otros cambios.
6. Que el Sistema de Gestión de la Contraloría Municipal cumple con los requisitos de la norma NTC GP1000, ISO 9001:2015 y del MECI 2014 y con el fin de mantener actualizado dicho sistema, se requiere adoptar la versión DIECIOCHO (18), disponiendo lo necesario para ajustar los procesos, procedimientos y documentos del sistema al mapa de procesos y demás disposiciones que se adoptan en la nueva versión de "EL MANUAL DE GESTIÓN"
Por lo anterior,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Apruébese para la Contraloría Municipal de Envigado la versión dieciocho (18) del MANUAL DE GESTIÓN, disponiendo lo necesario para ajustar los procedimientos y documentos del sistema al mapa de procesos y demás disposiciones que se adoptan en la nueva versión.
ARTÍCULO SEGUNDO - Vigencia: La presente resolución, rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución Interna No.144 del 11 de octubre de 2016 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Envigado, a los 14 días del mes de septiembre de 2017.
JOSE CONRADO RESTREPO VALENCIA Contralor Municipal de Envigado
Contral MuflC.paI d•-• E 3,,dc.
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MANUAL DE GESTIÓN
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1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
1.1. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO
PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA (PCI)
A Julio 31/2017
Capacidad/Calificación
Grado Grado Impacto
Debilidades Fortalezas
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
DIRECTIVA (DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO)
Sistema de Gestión
Integral Certificado x
x
Matriz de Riesgos x x
Gestión Documental x x
Adopción del Sistema
de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo
x x
Comunicación Interna x x
Alianzas o Convenios
(Interinstitucionales) x x
Imagen Corporativa x x
Sistema de Medición de los Procesos
x x
Auditores Internos de
Calidad Certificados x x
Estructura
Organizacional x x
Control Interno x x
COMPETITIVA
Conformación de
veedurías especializadas x x
Estado de los procesos
de Responsabilidad
Fiscal
x x
Asertividad en el
traslado de hallazgos
(para Responsabilidad
Fiscal y otros Órganos
de Control)
x x
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MANUAL DE GESTIÓN
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Capacidad/Calificación
1 Grado Grado Impacto Debilidades Fortalezas
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Calidad de los Informes
de Control Fiscal Macro y Micro
x x
Atención al Ciudadano x x Oportunidad en el
Ejercicio del Control x x
Implementación de la
Oralidad en los Procesos
de Responsabilidad
Fiscal
x x
Redes Sociales x x FINANCIERA
Sede propia x x Planeación y ejecución
presupuestal x x
Destinación de recursos
para los diferentes
proyectos de la entidad x x
Proceso de
Contratación x x
TECNOLÓGICA
Medios tecnológicos en
cuanto a sistemas de
información x x
Medios tecnológicos en
cuanto a hardware x x
Seguridad de la
Información x x
Acceso a la información
por las partes
interesadas x x
Software para la radicación y tramite en línea de las PQDC
x x
Implementación de sala de audiencias x
x
TALENTO HUMANO
Recurso Humano (Nro.
Funcionarios) x x
Pág
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Capacidad/Calificación
Grado Grado Impacto
Debilidades Fortalezas
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Formación Académica x x
Rotación de Personal x x
Sentido de Pertenencia x x
Escala Salarial x x
Ausentismo x x
Plan de Capacitación x x
Plan de Bienestar laboral
x x
Sistema de estímulos e Incentivos
x x
Clima organizacional x x
PERFIL DE CAPACIDAD EXTERNA (PCE) A Julio 31 de 2017
Capacidad/Calificación
Grado Grado Impacto
Amenazas Oportunidades
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
ECONOMICO
Presupuesto asignado al Plan de Capacitación
x x
Limites Presupuestales (Ley 617 de 2000 y 1416 de 2010)
x x
POLITICO
Terminación de las Contralorías Territoriales
x x
Clase Política x x
Renovación de las Autoridades Locales
x x
Falta de Credibilidad en los Órganos de Control
x
x
SOCIAL
Escepticismo por la Función Fiscalizadora
x x
Distorsión en la Información entregada
x
x
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Con Inktch Capacidad/Calificación
Grado Grado Impacto Amenazas Oportunidades
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo por los Medios de Comunicación Crisis de Valores en el Cuidado de lo Público x x
COMPETITIVO Cambios Normativos x x Metodología de Medición para obtener calificación respecto a las otras Contralorías
x x
Resultados de las Auditorías externas x x
Exigencias en materia de las TIC's x x
Proyectos Innovadores con Impacto Social x x
1.2. COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar o ser afectado por las actividades de la Contraloría Municipal de Envigado, están definidas como:
Entidades Sujetas de Control: Cumplimiento de los requisitos legales, las necesidades y expectativas manifestadas los Sujetos de Control en las diferentes encuestas de evaluación del servicio.
Funcionarios Públicos Internos: Inclusión de los funcionarios en la planeación y ejecución de los cambios institucionales, valorar sus aportes en el proceso de mejoramiento continuo y dar un trato equitativo y respetuoso en los programas de bienestar y desarrollo del talento humano.
Ciudadanía en General (Comunidad Organizada): Transparencia de la Contraloría en sus actos frente a los ciudadanos y la comunidad organizada, por medio de la rendición de cuentas sobre su gestión. Generar y promover espacios para el ejercicio del control social. Trato respetuoso sin distingo alguno. Atención oportuna y de fondo de las PQDC de acuerdo con los términos fijados en la Ley.
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ClontraHría
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@@M2 C@EITSch Contratistas y Proveedores: Selección con objetividad y honestidad de proveedores y contratistas. Publicar nuestros actos y decisiones. Dar a conocer la forma en que se desarrolla el proceso contractual y responder por las consecuencias de nuestros actos y omisiones originadas en el mismo. Cumplimiento de las cláusulas contractuales fijadas en el contrato.
Medios de Comunicación: Las relaciones de la Contraloría Municipal de Envigado con los medios de comunicación será de carácter institucional y no serán afectadas por tendencias políticas o intereses particulares. Serán relaciones basadas en el respeto, la libertad, la publicidad, la imparcialidad y la autonomía de la Entidad. Acceso oportuno a la información que genere impacto en términos de la función fiscalizadora.
Organismos de Control: Suministrar oportunamente y en los términos establecidos, la información requerida por los diferentes órganos de control, haciéndose cargo de sus actuaciones y omisiones, y evidenciando el uso adecuado de los bienes y recursos administrados en cumplimiento de la misión institucional. Trasladar oportunamente los hechos de los cuales la Contraloría tenga conocimiento y que no sean de su competencia. Suministrar información que apoye los diferentes tipos de control (político, disciplinario, entre otros).
Gremios Económicos: Disponer de medios tecnológicos que permitan a los gremios económicos el libre acceso a la información de la entidad. Fomentar pactos éticos entre los sectores privado y público.
Medio Ambiente: Contribuir con el sostenimiento, protección y conservación del medio ambiente, mediante la evaluación del principio de la valoración de los costos ambientales. Propiciar una cultura de responsabilidad y respeto frente al entorno natural; e implementar internamente programas de sensibilización y prácticas ecológicas.
Otras Entidades Públicas: Asumir con respeto las actuaciones de otras entidades públicas, reconociendo su legitimidad y competencia constitucional y legal.
1.3. DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El presente Manual de Gestión, describe el Sistema de Gestión de la Contraloría aplicable a los procesos de:
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Corría Muniopal de Enwpdo
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@os ©,@ntrodffich Direccionamiento Organizacional: En ejecución de este proceso se define la orientación estratégica de la Contraloría, para alcanzar el cumplimiento de la misión y el logro de su visión, en el marco de la función constitucional y legal del ejercicio del control fiscal.
Comunicación Organizacional: Este proceso tiene como objetivo construir confianza en los públicos internos y externos manteniendo los flujos de comunicación, con el fin de garantizar el logro de los propósitos misionales y la transparencia de la administración pública.
Control Fiscal: Este proceso tiene dos momentos, uno que evalúa a nivel micro la gestión fiscal realizada por cada uno de nuestros sujetos de control a través de auditorías a los diferentes procesos ejecutados por ellos, la revisión de la rendición de la cuenta que corresponde al estudio y evaluación del soporte legal, técnico, financiero y contable de las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, los dos con miras a establecer la economía, la eficacia y la equidad de sus actuaciones. Y un segundo momento, que evalúa a nivel macro o de manera agregada o consolidada la gestión fiscal municipal que es el ámbito bajo el control de la Contraloría de Envigado. El control fiscal macro es un instrumento de control de gestión y resultados consolidados de la gestión pública.
Responsabilidad Fiscal: Este proceso comprende las actuaciones administrativas adelantadas por la Contraloría Municipal para determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y particulares cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado con el propósito de resarcir dicho daño.
Participación Ciudadana: Este proceso tiene como fin capacitar y orientar a la comunidad en general sobre los diferentes mecanismos de participación para la salvaguarda de los bienes del fisco municipal, a través de la atención de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas o simplemente de capacitaciones brindadas por la Contraloría Municipal a la comunidad.
Gestión Administrativa: La gestión administrativa reúne los procesos de apoyo. Con él se determinan y proveen los recursos necesarios para rn mantener el sistema de gestión de la Contraloría y mejorar continuamente su eficacia, para satisfacer a las partes interesadas en el cumplimiento de sus 00 requisitos, adicionalmente, asegura el equilibrio financiero para el normal
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Medición, Análisis y Mejora (Mejoramiento Continuo): Este proceso sirve para planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para mantener continuamente la eficacia del sistema de gestión de la Contraloría. Adicionalmente en este proceso se articula la evaluación independiente (Control Interno) para contribuir en la mejora continua del SGI.
El Sistema de Gestión de la Contraloría Municipal de Envigado está basado en la Norma ISO 9001:2015, en la NTCGP1000 y MECI 2014.
MAPA DE INTERACCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y MECI
4. Requisitos Generales (4,1 ; 4,2) EJE DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
5. Responsabilidad de la Dirección (5,1 ; 5,6)
6.Gestión de Recursos (6,1 ; 6,4)
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7. Realización del Producto y/o Servicio
(7.1 — 7.6.4, - 6.2.2) EJE DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Mapa Interacción de los Sistema de Gestión y MECI
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1.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS
En los siguientes gráficos se muestra la estructura de los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría y las Entradas y Salidas que tienen cada uno de los procesos misionales, en relación con el modelo de procesos de la norma ISO 9001:2015, la NTC GP1000 y el MECI 2014.
11.11 ESTRATÉGICO
MAPA DE PROCESOS
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Evaluación Independiente
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Mejoramiento Continuo
Mapa de Procesos
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f4 Plataforma estratégica (Misión, Visión, --- Objetivos estratégicos y Plan estratégico) Plataforma axiológica (código de ética) y deontológica (código de gobierno y políticas de gestión). Mapa de procesos Proyectos y su ejecución Planes de acción y su evaluación al final de la vigencia. Acta de la revisión por la dirección y documentos anexos
4 Informe de rendición de cuentas Plan Anticorrupción.
•
Humanos: Integrantes del Comité de Dirección
Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, temperatura ambiente, fuera de ruido, espacio para la realización de comités.
Tnancieros: presupuestales.
DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL
Este proceso comprende desde la formulación del direccionamiento organizacional de la
Contraloría, su evaluación, ajuste y control y finaliza con la monitoria estratégica.
CONTROL (MONITORE0i)
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ENTRADAS
6 Análisis del entorno 4 Plan de Desarrollo Municipal 4 Planta de cargos 4 Informe de Gestión del periodo anterior 4 Plan de Gestión del Contralor
Normograma 4 Estructura Organizacional 4 Matriz de riesgos 4 Informes de Gestión
Informe de auditorías internas y de control interno y planes de mejoramiento evaluados. y
PRODUCTO WO SERVICIO
4 Seguimiento a los planes de acción y la satisfacción del cliente 4 Actualización y seguimiento a la matriz de riesgos 6 Realización de auditorias internas de calidad y de control
interno. Elaboración y seguimiento al plan de mejoramiento institucional
4 Indicadores de gestión
Copia Controlada
RECURSOS
4;sicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software:N\
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Actividades de planeación, control y seguimiento de los procesos del SGI. (A) Aprobar los procedimientos y demás documentos del SGI. (A) Orientar, dirigir y coordinar la implementación y fortalecimiento continuo del SGI. (A) Aprobar las acciones correctivas o preventivas o mejoras necesarias frente a las no conformidades encontradas en el SGI. (A) Aprobar los riesgos e indicadores propuestos para cada proceso. (A)
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Seguimiento y medición del proceso. Seguimiento a la aplicación de los planes de mejora, producto de los resultados de auditoria. Ajuste del plan de gestión y/o manual de comunicaciones.
4+ Ajuste a la matriz de comunicaciones +Actualización y seguimiento a la matriz de riesgos. +Actualización de la Política de Comunicaciones.
Indicadores de Gestión Auditorias internas de calidad y de control interno
Físicos: Oficinas dotadas, Hardware y Software. Humanos: Jefe de participación ciudadana y Líderes de los procesos. Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, Temperatura ambiente y Fuera de Ruido. Financieros: presupuestales
4. Informe de ejecución del Plan de Comunicaciones.
or Resultados de evaluación de las comunicaciones internas. Publicaciones de información institucional en medios electrónicos.
:* Medición de los resultados de la comunicación organizacional.
RECURSOS Copia
ENTRADAS COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
• Plan estratégico institucional. • Normograma Este proceso comprende la elaboración del plan de • Comité de Dirección gestión de comunicaciones y su aplicación con el
Código de ética. propósito, de mantener relaciones de confianza con • Código de buen gobierno las partes interesadas y termina con la evaluación de • Información de los procesos del SGI la eficacia de las mismas.
Estructura organizacional 4. Medios de comunicación
CONTROL (MONITOREO)
PRODUCTO Y/0 SERVICIO
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Garantizar la formulación, el cumplimiento y la evaluación de los planes, programas y proyectos adoptados por la entidad, para las dependencias bajo su coordinación. (A) Coordinar las relaciones de la Contraloría con la comunidad. (A) Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicaciones de la Entidad. (R) Coordinar las relaciones con los medios de comunicación (R) Difundir a través de redes sociales, medios electrónicos información relacionada con la entidad. (R) Implementar y desarrollar las estrategias de comunicación con el fin de posicionar y conservar la buena imagen de la Contraloría entre las partes interesadas. (R) Gestionar y aprobar las propuestas de materia publicitario corporativo de la Contraloria Municipal de envigado en coordinación con la Dirección Administrativa (R) Elaborar informes de gestión necesarios para la rendición de cuentas para los procesos a su cargo (R) Aplicar la Administración de Riesgos para la Contraloría (R) Propender y promover el mantenimiento y meiora del SGI (R)
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PRODUCTO VIO SERVICqj
Matriz de riesgo fiscal El Plan General de Auditorias Informes de auditorla Informes macro Traslado de Hallazgos Planes de mejoramiento Respuestas a PQDC Informes técnicos
Mantener actualizada la matriz de riesgo fiscal. Aprobación del PGA por el Comité de Dirección. Informes de seguimiento al PGA. Velar por el cumplimiento de las políticas PGA. Realización de Mesas de trabajo. Indicadores de Gestión Análisis, determinación y tratamiento de los riesgos del proceso. Auditorias Interna de Calidad y de Control Interno te
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MANUAL DE GESTIÓN Código: DO-L-001
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Copi Control
RECURSOS
Físicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software, 1 vehículo para transporte de los auditores y protección de los equipos. Humanos: Subcontralor, Contralor Auxiliar, 8 Auditores Fiscales, 4 Profesionales Universitarios, 1 Profesional Especializado y apoyo de 1 Profesional Universitario de Participación Ciudadana. Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, temperatura ambiente, fuera de ruido, espacio para la realización de ejercicios de control. Financieros: Los necesarios para gastos de personal.
ENTRADAS
(1:- Plan Estratégico :. Normograma :. Auditorias de la vigencia anterior
Rendición de la cuenta de los sujetos de control Conocimiento de situaciones coyunturales relevantes de los sujetos de control. PQDC
4. Recomendaciones y sugerencias de los funcionarios de la Entidad.
4. Medios de comunicación \ct. Matriz de riesgo fiscal
CONTROL FISCAL Este proceso inicia con la planeación del proceso auditor
(PGA) donde se determina la cobertura en materia de entes, asuntos y recursos públicos a auditar en una vigencia fiscal
determinada y termina con la entrega de informes micro, traslado de hallazgos de manera eficaz, eficiente y efectiva
y comunicación de los informes macro.
CONTROL (MONITOREM
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
.> Orientar, supervisar y controlar la ejecución del Plan General de Auditoria y los diferentes ejercicios de control fiscal. (A) Recomendar al Contralor la adopción y/o actualización de metodologias para el ejercicio del control fiscal y para el proceso de participación ciudadana. (R) Actuar de acuerdo con el procedimiento en las diferentes etapas de la GAT (Gula de Auditoria Territorial).(R) Coordinar y garantizar los informes que por ley deba presentar el Contralor al Concejo Municipal, Auditoria General de la República, Contraloría General de la República y demás organismos de control que los soliciten y que tengan relación con el área misional. (A)
NI: Velar por el mejoramiento continuo, actualización y cumplimiento del Sistema de Gestión Integral de la Contraloría en lo relacionado con los procesos misionales. (R)
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Físicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software, Sala de Audiencias, Equipos Técnicos, sistema de audio y video.
Humanos: Contralora Auxiliar Fiscal y personal de apoyo misional
Ambiente de Trabaio: Iluminación Adecuada, Temperatura ambiente, Fuera de Ruido! Espacio para la realización de las audiencias en oralidad. Financieros: Los necesarios para gastos de personal.
PRODUCTO Y/0 SERVICIO]
11717R171:71A7
RESPONSABILIDAD FISCAL
Establecer la Responsabilidad Fiscal de los servidores E públicos, cuando se ha ocasionado detrimento
patrimonial en alguno de los Entes Sujetos de Control y buscar el resarcimiento del daño patrimonial causado.
CONTROL (MONITOR EO)
Seguimiento y evaluación al plan de acción Seguimiento a las variables del entorno.
.9 Seguimiento y evaluación a los riesgos del proceso (Caducidad y prescripción)
4.• Resultados de las auditorias internas de calidad y de control interno. + Elaboración y seguimiento al plan de mejoramiento 4. Seguimiento y medición periódico al proceso. + Control de los riegos de mayor probabilidad
Seguimiento a los resultados de los indicadores.
((Auto de apertura ett Auto de apertura e imputación (Oralidad)
Auto de Imputación, Auto de Archivo, Cesación.
C. Fallo Con o Sin Responsabilidad Fiscal 4. Resolución ejecutoriada con el fallo de
Responsabilidad Fiscal. 4, Investigación de bienes de los presuntos
responsables 4. Mandamiento de Pago. 4.• Acuerdos de Pago
Auto que decreta Medidas Cautelares. 4. Auto de inicio proceso Sancionatorio. C. Auto de formulación pliego de cargos. .5 Auto que impone sanción
Actos de Tramite
Normograma Plan Estratégico
.) Quejas, Denuncias. 4. Hallazgos de auditoria.
Solicitud de los Sujetos de Control 4. Traslados por auditoria concurrente o
prevalente 4- Resultados de Auditorias Internas de
Calidad y de Control Interno Mapa de Riesgos
Copia Controlada RECURSOS
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Tramitar y decidir en primera instancia los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativos sancionatorios. (A) Orientar, dirigir y coordinar la implementación y fortalecimiento continuo del proceso en el SGI. (R) Proponer al Comité de Dirección las acciones correctivas! preventivas y de mejora frente a las no conformidades encontradas en los procesos a cargo (R) Monitorear los indicadores y los riesgos propuestos para el proceso. (R)
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RECURSOS1
Copia Controlada
Físicos: Oficina dotada, Hardware y Software, Aula de Capacitación. Humanos: Jefe Oficina de Participación Ciudadana y Profesional Universitario. Ambiente de Trabaio: Iluminación Adecuada, Temperatura ambiente, Fuera de Ruido, Reserva para entrevistas. Financieros: Los necesarios para gastos de personal y para atender los gastos logísticos asociados las actividades del área,
ENTRADAS
La/
PARTICIPACIÓN CIUDADANA Desarrollar actividades en torno a la promoción de la
participación ciudadana y el ejercicio del control social entre las partes interesadas (Veedurías Ciudadanas, líderes y comunidad
PRODUCTO VIO SERVICIO
c• c• C.
c• C.
Normograma Comité de Dirección Plan Estratégico Institucional Resultados de las encuestas de satisfacción de las partes interesadas (Comunidad). Plan de Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana. Plan de Desarrollo Municipal Peticiones, quejas, denuncias y/o consultas de la ciudadanía Plan anticorrupción
7; Atención a las peticiones, quejas, denuncia;\ y/o consultas de la ciudadanía. Ejecución del Plan de Capacitación anual. Conformación de veedurías ciudadanas y veedurías especializadas, como producto del proceso formativo.
4, Rendición de Cuentas Públicas Facilitar el acceso a la información pública en sitio web institucional. Informes semestrales pormenorizados del tratamiento de PODC.
en general), el tratamiento de las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas y la presentación del informe sobre los resultados
de dicha gestión.
"I
CONTROL (MONITORaill
Seguimiento y medición al proceso y al plan de acción. Seguimiento a la aplicación de los planes de mejora, producto de los resultados de auditoría al proceso. Seguimiento al cumplimiento de la normafividad ajustada al tratamiento de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas Evaluación de la normafividad aplicable a la rendición de cuentas. Actualización y seguimiento a la matriz de riesgos. Revisión al procedimiento de PODC. Seguimiento al Plan Anticorrupción. Indicadores de gestión Realización de auditorías internas de calidad y de control interno.
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Garantizar la formulación, el cumplimiento y la evaluación de los planes, programas y proyectos adoptados por la Entidad, para las dependencias bajo su coordinación (A) Coordinar las relaciones de la Contraloría con la Comunidad (A)
et Liderar el proceso de participación ciudadana (A) Promover, acompañar, asesorar y sensibilizar a la comunidad para el fortalecimiento de la participación ciudadana en el control social y fiscal (R) Coordinar la realización de las audiencias públicas de rendición de cuentas para socializar los resultados del control fiscal (R) Fomentar la participación de instituciones académicas, de investigación, de organizaciones no gubemamentales y de la sociedad en general, en el desarrollo del control social y fiscal (R), que ingresen a la Entidad (R) Elaborar y entregar oportunamente los informes relacionados con la gestión a su cargo (R) Aplicar el Sistema de Gestión de Riesgos para la Contraloria (R) Propender el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión 'Mema! (R)
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ENTRADAS
Plan Estratégico Acuerdos y Resolución sobre planta de personal Certificación sobre la meta de inflación esperada Diagnóstico y planes que afecten directamente los recursos Autoliquidación Normograma Necesidades de infraestructura identificadas. Presupuesto Aprobado Planes (Capacitación, Bienestar Laboral, Plan Anual de Adquisiciones, entre otros) Informes de Gestión Plan de Acción Resultados de Auditorias Internas de Calidad y de Control Interno
/
GESTION ADMINISTRATIVA
Este proceso inicia con la identificación de las necesidades institucionales, (recursos financieros, humanos, técnicos, entre otros), y termina con la
presentación de los informes al Contralor y a los entes de control vio partes interesadas
CONTROL (MONITOREO)
4. Seguimiento al plan de acción 4. Actualización y seguimiento a la matriz de riesgos 4. Elaboración y seguimiento al plan de mejoramiento
Indicadores de gestión .6 Evaluación de los planes de Capacitación, Bienestar Laboral,
Plan Anual de Adquisiciones, entre otros Auditorias Interna de Calidad y de Control Interno
4. Análisis de datos
Físicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software.
Humanos: Director(a) administrativo (a), Contralora Auxiliar para las TIC'S, Jefe de oficina de talento humano, Profesionales Universitarios, Técnica Administrativa y Secretaria.
Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, temperatura ambiente, fuera de ruido, espacio para la realización, espacio para realizar las diferentes actividades.
Financieros: Los necesarios para gastos de personal.
MANUAL DE GESTIÓN Código: DO-L-001
Versión: 018 t-br- ría
Municipal sle Envigada
Copia Controlada RECURSOS j
PRODUCTO Y/0 SERVICIO
Íé Manual de funciones y competencias
(Responsabilidades y autoridades) 4- CDP y RDP -:- Liquidación y cierre de presupuesto 4. Informes de ejecución presupuestal 4. Reportes de nómina 4. Actos administrativos (Talento Humano,
Presupuesto, Tesoreria) 4. Certificaciones laborales 4. Documento de cuenta por pagar 4. Estados contables 4. PAC 4. Conciliación bancaria 4. Cuentas de cobro 4. Pagos (cheque y transferencia electrónica) -:. Planes de Capacitación, Bienestar Laboral,
Plan Anual de Adquisiciones, entre otros. e Plan de acción y su evaluación al final de la
vigencia.
\N,+ Informe de auditoria y planes de mejoramiento
evaluados
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Monitorear los riesgos e indicadores del proceso y presentar al Comité de Dirección la modificación de los mismos para su aprobación (R) Representar Judicial y Extrajudicialmente al Ente de Control Fiscal (R) Revisar los procedimientos y demás documentos del SGI y solicitar la Comité de Dirección para su aprobación las modificaciones que requieran los mismos (R) Promover el mantenimiento y mejora del SGI. (R) Presentar al Comité de Dirección la aprobación de las acciones correctivas o de mejoras necesarias frente a las no conformidades encontradas en el SGI. (R)
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Físicos: Instalaciones adecuadas, Hardware y Software.
Humanos: Auditores Internos de Calidad -
Ambiente de Trabajo: Iluminación adecuada, temperatura ambiente, fuera de ruido, espacio para la realización de las Auditorias Internas de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad - SGC
Financieros: presupuestales.
RECURSOS Copra
PRODUCTO Y/0 SERVICIO]
a Informe de auditoria y planes de mejoramiento evaluados
a Riesgos analizados Indicadores calculados
a Proceso evaluado
Procesos del Sistema de Gestión Integral Control de documentos y de registros Análisis de datos por procesos Nomograma Políticas Matriz de Riesgos Indicadores de Gestión Informes de auditorias Internas y de Control Planes de Mejoramiento
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
sii„ Este proceso comprende desde la identificación de los r requisitos legales y reglamentarios hasta la elaboración
y seguimiento a los planes de mejoramiento por procesos
e CONTROL (MONITOREO)
(4, Efectuar seguimiento y medición al proceso e Realizar seguimiento y evaluación al plan de acción
Analizar los resultados de auditorias y planes de mejoramiento Analizar el control de los riegos de mayor probabilidad
RESPOSABILIDADES Y AUTORIDADES Planear, controlar y realizar seguimiento al proceso de Medición, Análisis y Mejora. (R) Seleccionar las auditorias y llevar a cabo su ejecución ( R) Aprobar los programas de auditoria y el cargue de estás al sistema Mejoramiso. (R) Velar que al interior de la organización existan mecanismos de Mejora Continua. (R) Monitorear y Controlar el comportamiento de los indicadores de gestión, los mapas de riesgos y los planes de mejoramiento (R) Velar para que el SGI opere de manera adecuada al interior de la organización
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2. LIDERAZGO
2.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO
2.1.1. Generalidades
Atendiendo a la Misión Institucional de la Contraloría, el Contralor(a) Municipal ha hecho manifiesto su compromiso con el Sistema de Gestión tanto al interior de la Entidad como hacia las partes interesadas. La alta dirección para el Sistema de Gestión Integral se encuentra conformada por el Comité de Dirección.
La alta dirección en el presente manual declara su compromiso proporcionando evidencia en el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión y la mejora continua de su eficacia a través de las siguientes acciones:
Establecer y divulgar la Política al igual que los Objetivos Estratégicos para cada vigencia.
Comunicar a los funcionarios de la Contraloría la importancia de satisfacer los requisitos legales y reglamentarios de las partes interesadas.
Realizar reuniones periódicas del Comité de Dirección.
Asegurar que se establezcan, ejecuten y se haga seguimiento a los objetivos estratégicos.
Asegurar la disponibilidad de recursos
f Realizar encuestas para medir el conocimiento organizacional.
Los líderes de cada proceso presentaran semestralmente en el comité de dirección los resultados de los informes de actividades consolidadas.
Asignar y divulgar las Responsabilidades y Autoridades del Sistema de Gestión de la Contraloría.
El equipo MECI estará integrado por los mismos funcionarios que conforman el comité de dirección. El Contralor(a) Municipal dirigirá y coordinará las actividades del equipo MECI. El equipo MECI tendrá las siguientes responsabilidades:
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C p @cadffils) Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento del sistema (entendido como SGI y MECI). Asesorar y capacitar a los servidores de la Entidad en el sistema e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo. Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo, para la toma de decisiones.
2.1.2. Enfoque al Cliente
Son clientes de la Contraloría Municipal de Envigado:
La comunidad Envigadeña (ciudadanos, los niños y jóvenes, organizaciones comunitarias, organizaciones no gubernamentales, veedurías) y el Concejo Municipal de Envigado que es la comunidad institucionalizada en un Órgano de carácter político, que reciben de la Contraloría la garantía de un control fiscal ejecutado bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, economía, y valoración de costos ambientales.
Los sujetos de control: Administración Central (Municipio) y siete (7) Entes Descentralizados. Adicionalmente, cuenta con diecisiete (17) puntos de control así: Concejo Municipal, Personería Municipal, dos (2) Curadurías urbanas, once (11) Fondos de Servicios Educativos y dos (2) Centros Educativos rurales.
Los organismos de control que reciben de la Contraloría diferentes informes requeridos por ellos para evaluar nuestra gestión.
El Contralor(a) es consciente de la importancia de atender las necesidades de estos clientes y por ello se preocupa por establecer unos mecanismos eficaces de conocimiento de esas necesidades (véase 5.2.2 Determinación de los requisitos relacionados) y de medir la satisfacción de esas necesidades entre los clientes (véase 6.1.2 Satisfacción del Cliente).
2.2. POLÍTICA
2.2.1. Establecimiento de la política de calidad
La Política de Calidad en la Entidad es denominada Política de Gestión, la misma se encuentra definida en el Plan Estratégico Institucional. Es adecuada para su propósito, refleja la forma como la calidad contribuye al logro de su Misión y Visión
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y proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad.
La Política es entendida en todos los niveles de la organización mediante mecanismos de comunicación interna. Tiene un lenguaje claro que permite su mejor comprensión. Es divulgada en los programas de inducción y capacitación al personal, en la página web, cuadros, correo interno y cartelera para que se comprenda su significado y la forma de aplicarla en cada puesto de trabajo.
La Política de gestión se encuentra definida así: La Contraloría Municipal de Envigado, se compromete a ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de los sujetos de control y de los particulares que administren recursos públicos de manera posterior y selectiva, con integridad, respeto y objetividad, haciendo uso eficiente de las herramientas establecidas en la Constitución y la Ley. Igualmente se compromete con la formación de las Entidades vigiladas en la conservación y buen uso del patrimonio público.
Así mismo, cuenta con un equipo humano interdisciplinario cuyas competencias serán fortalecidas en la búsqueda del mejoramiento continuo y en la aplicación de los procesos del Sistema de Gestión Integral SGI, para incentivar el sentido de pertenencia con la Entidad.
2.3. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADADES EN LA ORGANIZACIÓN
La autoridad y la responsabilidad se encuentran definidas de la siguiente manera:
Autoridad: Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
Adicionalmente, la responsabilidad, autoridad y comunicación se encuentran definidos desde el manual de funciones de la Contraloría, establecido en los artículos cuarto y sexto de la Resolución Interna N° 58 de 15 de abril de 2016.
Los documentos del Sistema de Gestión de la Contraloría (Manual de Gestión de la Calidad, Procedimientos, Guías y Formatos) establecen los niveles de autoridad de
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los funcionarios de la Entidad para la toma de decisiones relativas a los procesos del sistema.
Las responsabilidades y autoridades de los funcionarios les son comunicadas formalmente en documento escrito, del cual reposa copia en la hoja de vida de cada funcionario, en las actividades de inducción y reinducción y mediante reuniones con el Contralor(a) Municipal.
De manera general, a continuación se describen las responsabilidades y autoridades de los funcionarios de la Contraloría respecto al Sistema de Gestión (sin detrimento de las que los procedimientos del SGC, la Ley o el Contralor(a) Municipal les asignen):
CONTRALOR(A) MUNICIPAL
RESPONSABILIDADES
Comunicar al personal de la Contraloría la importancia de cumplir los requisitos legales aplicables a los procesos misionales de la Entidad, y de atender las recomendaciones de mejoramiento y necesidades de la comunidad y de los sujetos de control (siempre dentro del marco legal).
Establecer y divulgar la Política y los Objetivos Estratégicos. Llevar a cabo las revisiones del Sistema por la Dirección. Asegurar la disponibilidad de recursos para el Sistema de Gestión. Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.
AUTORIDAD
El Contralor(a) Municipal tiene autoridad para:
Coordinar la implementación y modificación de la Misión, Visión, Política, los Objetivos Estratégicos y las responsabilidades y autoridades relativas al Sistema de Gestión.
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Las demás que hayan sido establecidas en el manual de funciones, en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.
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COMITÉ DE DIRECCIÓN
Cop @alud ada
Desde el Direccionamiento Estratégico vigencia 2016-2019, la Contraloría Municipal de Envigado tiene establecido los niveles de responsabilidad y autoridad en el comité de dirección, para la adecuada implementación y ejecución del Sistema de Gestión Integral y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, por lo anterior el Representante de la Dirección estará en cabeza del comité en mención.
RESPONSABILIDADES
Orientar, dirigir y coordinar la implementación y fortalecimiento continuo del Sistema (entendido como SGI y MECI).
Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de las partes interesadas en todos los niveles de la organización.
Representar a la Contraloría Municipal de Envigado en las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestión.
Definir las oportunidades de mejora necesarias frente a no conformidades encontradas en el Sistema de Gestión.
Formular, adoptar y evaluar los planes, programas, proyectos y las estrategias para el cumplimiento de la misión institucional.
Orientar la ejecución y seguimiento de la planeación estratégica.
Orientar la elaboración, ejecución y seguimiento de los Planes de Acción y del Plan Estratégico Institucional.
Promover el estudio y actualización permanente de los manuales de procedimiento de la Contraloría y su actualización de acuerdo con la norma de calidad ISO 9001, la norma NTC GP 1000 y el MECI.
Asegurar que se establezcan los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización, considerando la eficacia del sistema de gestión de la Contraloría.
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Cop h@orrarlIle) Asesorar y capacitar a los servidores de la entidad en el sistema e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo del mismo.
Evaluar el estado del sistema de control interno de la Contraloría Municipal de Envigado.
Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de las auditorias.
Someter a aprobación del Representante Legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento.
Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.
AUTORIDAD
Dentro del Sistema de Gestión, el Comité de Dirección tiene la autoridad que en él delegue el Contralor(a), además de la que le señalen los procedimientos del Sistema de Gestión.
Formular con el Contralor las políticas de gestión, los objetivos, el plan estratégico para el logro de la misión y actualizar los procesos y procedimientos para el sistema de gestión.
Proponer los planes que permitan orientar el desarrollo y modernización integral de la Contraloría en el marco de la Norma NTC ISO 9001, NTC GP1000 y el MECI.
Revisar y proponer modificaciones a la Política de gestión de la Contraloría.
Asegurar la disponibilidad de recursos para la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la Contraloría.
Aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno y las recomendaciones del mismo comité.
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Cop DICArrká acia Aprobar el plan anual de auditorías de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces priorizando los temas críticos según la gestión de riesgos de la entidad.
Las demás que le hayan sido establecidas en los procedimientos y otros documentos del Sistema de Gestión.
FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORÍA
Las responsabilidades y autoridades se encuentran definidas en el Manual de Funciones y Competencias de la Contraloría Municipal de conformidad con las competencias asignadas en el respectivo acuerdo municipal.
3. PLANIFICACIÓN
3.1. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
La política de administración de riesgos de la Contraloría Municipal de Envigado, tiene como propósito fortalecer y asegurar que el sistema de gestión logre los resultados previstos; realizando seguimiento y control de las acciones propuestas para la identificación, valoración y control de los riesgos y oportunidades.
En ese sentido, se han definido las siguientes estrategias:
Los líderes responsables de los procesos deberán en el desarrollo de los mismos, identificar los riesgos, definir su tratamiento, estableciendo respectivos controles y seguimientos y socializarlos con el fin de mitigarlos.
Se establecerá mecanismos de seguimiento y control que permitan identificar el grado de aplicación de la matriz de riesgos en todos los procesos que se adelantan en la Contraloría.
Anualmente se realizará una revisión y actualización de la matriz de riesgos con el fin de eliminar la fuente del riesgo, perseguir una oportunidad de mejora, cambiar la probabilidad, mantener los riesgos y en general hacer un seguimiento a los mismos.
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Identificación, determinación de las
causas, consecuencias, impacto, ocurrencia, control y finalmente
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tratamiento
Seguimiento a la eficacia de las acciones
de tratamiento y ajuste.
3.2. OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
Con el fin de materializar la Política en acciones concretas tendientes al mejoramiento continuo, la Contraloría ha establecido los siguientes Objetivos Estratégicos para el cuatrienio 2016-2019:
Iniciar un proceso de reingeniería del control fiscal, a través del uso de herramientas tecnológicas que faciliten la labor fiscalizadora haciéndola oportuna y permitiendo detectar riesgos que afecten el patrimonio público. Mejorar los procesos internos existentes y desarrollar el proyecto de responsabilidad social corporativa que fortalezca la Contraloría institucionalmente.
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Cop bi @ardaml] ada
Promover acciones pedagógicas para fortalecer el conocimiento del control fiscal en los colegios, universidades del nivel territorial, sujetos de control y funcionarios de la Entidad.
3.2.1. Planificación del Sistema de Gestión de la Contraloría
3.2.1.1. Planificación de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Contraloria
Los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de la Contraloría establecen:
Los mecanismos de planeación, ejecución, seguimiento, control y mejoramiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría. Los registros se conservan en cada uno de estos procesos.
3.2.2. Planificación para el logro de los objetivos estratégicos
Con el fin de cumplir con los Objetivos Estratégicos definidos dentro del plan estratégico de la Contraloría, se ha establecido un plan para el logro de los mismos, donde se identifica claramente los proyectos que se asocian a cada uno de ellos, los recursos, los responsables el ciclo de finalización y la evaluación de sus resultados para el periodo institucional propuesto, el cual se encuentra en el sistema de Gestión Integral y se le hace un seguimiento periódico de acuerdo con las tareas asignadas.
3.3. PLANIFICACIÓN PARA LOS CAMBIOS
Cuando se presentan cambios que pueden afectar la estructura y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Contraloría, el Comité de Dirección establece las acciones a tomar asignando un responsable, suministrando los recursos, determinando plazos para que la Entidad asimile los cambios del Sistema de Gestión de la Contraloría.
Pueden presentarse cambios al Sistema de Gestión de la Contraloría por:
Legislación aplicable al servicio de la Contraloría Municipal que requiera periodo de transición.
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COp [12 @opoldák Requerimientos de organismos de control de superior jerarquía.
Estructura o requisitos de la Norma ISO 9001, la NTCGP1000 y el MECI establecida como referente del Sistema de Gestión de la Contraloría.
Cambio en la Estructura Funcional y Administrativa de la Contraloría.
4. APOYO 4.1. RECURSOS
4.1.1. Generalidades
El Órgano de Control cuenta con recursos humanos, de infraestructura, tecnológicos, financieros, entre otros para la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del SGI.
Es importante resaltar que actualmente todos los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, se encuentran actualizados en la norma ISO 9001:2015 así mismo con formación y certificación como auditores internos de calidad.
A pesar de que la Entidad cuenta con los recursos anteriormente enunciados, tiene limitaciones presupuestales que están definidas por ley y que no le permite realizar mayores erogaciones en personal que tenga dedicación exclusiva al mantenimiento y mejoramiento del sistema.
La organización necesita obtener de los proveedores externos que la auditoría de certificación y seguimiento del sistema se realice con niveles de confiabilidad, contribuyendo al mantenimiento y mejoramiento continuo del mismo.
4.1.2. Personas
El Comité de Dirección de la Contraloría Municipal de Envigado se encuentra conformado por el representante legal y los líderes de los procesos. En él está concentrada la planeación de la Entidad y el liderazgo del SGI, igualmente dentro del manual de funciones se encuentran definidos las autoridades y responsabilidades que tiene cada uno de los funcionarios frente al Sistema de Gestión Integral.
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@@uald& id& 4.1.3. Infraestructura
La Contraloría funciona en sede propia ubicada en la Calle 38 A Sur No. 43-36. Allí se han dispuesto los recursos necesarios para el cumplimiento de su misión, según se lista a continuación:
Edificios: Las instalaciones han sido utilizadas para establecer un sitio de trabajo independiente a cada funcionario, con la dotación necesaria para el normal desarrollo de sus actividades (escritorios, archivador, sillas, descansa pies, entre otros).
En cuanto a las tecnologías de la información y de la comunicación este Órgano de Control cuenta con lo siguiente
v Equipos (Hardware y Software): Se dispone de una infraestructura tecnológica que en materia de hardware está compuesta por computadores, impresoras, escáner, UPS y cableado que permite compartir recursos de red (internet, impresión, correo corporativo); a nivel de software se cuenta con sistemas de información para la gestión administrativa, gestión misional, gestión de la calidad y herramientas ofimáticas que contribuyen al desarrollo de las labores que cada funcionario debe desempeñar aprovechando estos recursos para contribuir con la disminución del consumo de papel.
V Comunicaciones: El Órgano de Control cuenta con página web, redes sociales, chat interno, correo electrónico, estrategias de divulgación y difusión de la información pública y foro de discusión.
Recurso de Transporte: Para el soporte de transporte, la Contraloría cuenta con un vehículo automotor al servicio del despacho para la movilización de algunos auditores a las entidades vigiladas. Adicionalmente, en ejecución del convenio interadministrativo de beneficios con la Administración Municipal se nos provee un vehículo para el desplazamiento de los funcionarios en ejecución del proceso auditor.
4.1.4. Ambiente para la operación de los procesos
Los funcionarios de la Contraloría manifiestan su sentido de pertenencia por la Entidad, a través de la participación en equipo en las actividades que se llevan a cabo. Las condiciones físicas y ergonómicas de trabajo se garantizan con la infraestructura indicada en el numeral anterior. Adicionalmente se tiene conformado
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@©ple3 @©Érd ada el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo "COPASST" quién es el encargado de vigilar el cumplimiento de este ítem.
Para la conservación y mejoramiento del ambiente para la operación de los procesos, se cuenta con el Comité de Convivencia y con el Reglamento Interno de Trabajo, donde se fijan los parámetros para implementar los programas de bienestar social e incentivos, seguridad y salud en el trabajo y capacitación.
4.1.5. Recursos de seguimiento y medición
4.1.5.1. Generalidades
Las Contraloría Municipal de Envigado cuenta y proporciona los recursos necesarios (tecnológicos, físicos, financieros y personas) para garantizar la viabilidad de los resultados, cuando se efectúa las actividades de seguimiento y medición con el fin de verificar la calidad de los servicios que ofrece la Entidad.
Igualmente conserva la información del Sistema de manera documentada y apropiada, con el propósito de que el seguimiento del mismo se efectué de manera eficiente y eficaz.
4.1.5.2. Trazabilidad de las mediciones
Con el fin de proporcionar productos y servicios confiables la Contraloría Municipal cuenta con mecanismos de monitoreo y medición al inicio, durante y al final del proceso, permitiendo realizar la trazabilidad al mismo, los cuales se relacionan a continuación.
El Órgano de Control cuenta con el sistema de Información web Mejoramiso en el cual se gestionan las auditorías internas de calidad integradas con sus respectivas acciones correctivas y oportunidades de mejora.
De igual manera se puede evaluar la gestión de los riesgos e indicadores existentes en la organización, mediante la matriz dispuesta para ello.
Para la ejecución y trazabilidad del proceso auditor de la Entidad, está el sistema web para el control fiscal Gestión Transparente en el cual también se realiza la recepción y envío de los comunicados internos y externos, así como el registro y gestión de las peticiones, quejas, denuncias y consultas de los ciudadanos.
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COpl bffl @ontroi&dt Ambos sistemas de información, cuentan con contratos de mantenimiento, con los cuales se realizan actualizaciones acorde a la normatividad vigente y a los cambios tecnológicos, así como los ajustes necesarios en parametrización de los mismos para que el producto esperado de cada uno esté acorde con los objetivos trazados.
4.1.6. Conocimientos de la organización
Para garantizar el conocimiento de la organización, el Ente de Control Municipal destina anualmente el 2% del total del presupuesto para la formación y capacitación en las competencias de sus servidores y de sus sujetos de control, garantizando la gestión del conocimiento de la Entidad de manera permanente.
Los perfiles profesionales de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Envigado, están orientados a garantizar el cumplimiento de sus funciones, y en aquellas necesidades adicionales de formación, las mismas se incluyen en el plan de capacitación anual con el fin de garantizar la eficiente prestación del servicio.
La Entidad permanentemente evalúa los conocimientos adquiridos a través de los procesos de formación dirigidos a los funcionarios de la misma (interno) e igualmente, los establecidos para la ciudadanía y las organizaciones sociales (externo), a fin de evidenciar la eficacia de las capacitaciones, el impacto de la gestión fiscal, el ejercicio de un control social efectivo, el mejoramiento de los procesos internos.
4.2. COMPETENCIA
La Contraloría Municipal ha determinado las competencias requeridas para su personal, con fundamento en la Ley y en las necesidades de la Entidad, donde define los requisitos en términos de educación, formación específica, habilidades y experiencias apropiadas para cada cargo.
Los requisitos para el cargo en cuanto a la educación y experiencia de los funcionarios de la Entidad se encuentran definidos en el Manual de Funciones y Requisitos de la Entidad, y a su vez, las evidencias de su cumplimiento se encuentran en las respectivas hojas de vida.
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4.3. TOMA DE CONCIENCIA
En los programas de inducción y reinducción se tiene establecido la divulgación de la política y los objetivos de calidad, así como el beneficio de contar con la
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nontrat ría Ernmealo
Corn ntrol ada implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema, y las implicaciones de su incumplimiento.
Adicional a ello, a través de los sistemas de comunicación interna se mantiene informado a los funcionarios públicos sobre los cambios y ajustes que se presentan en el sistema de la Entidad, logrando con ello una permanente consulta.
4.4. COMUNICACIÓN
La Contraloría Municipal de Envigado cuenta con un proceso de Comunicación Organizacional, el cual contiene la matriz de comunicaciones interna y externa en la que se tiene definido el tipo de público interno y externo, así como el establecimiento de los canales y medios de comunicación, donde se identifica el emisor, mensaje, receptor, medio, frecuencia y retroalimentación.
Para el manejo de la comunicación de la Organización, se cuenta con un profesional del área de las ciencias sociales y humanas, quien tiene la función de adoptar la estrategia comunicacional de difundir y divulgar la información institucional, relacionada con el quehacer misional y administrativo. Lo anterior, se soporta en el proceso de Comunicación Organizacional y en el Plan de Comunicaciones,
Adicionalmente, para las comunicaciones internas se tienen definidas unas responsabilidades en la Dirección Administrativa y que se están relacionadas con las situaciones administrativas del personal.
4.5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA
4.5.1. Generalidades
A continuación se referencia la documentación del sistema de gestión de la Contraloría Municipal de Envigado, respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. Las guías y los formatos relativos a los procedimientos de prestación del servicio se referencia en cada uno de esos procedimientos y no en el presente Manual.
REQUISITO DE ISO 9001:2015 DOCUMENTO/PROCEDIMIENTO/GUR
4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes.
Manual de Gestión de la Calidad D0-L-001 Procedimientos y Guías del Sistema de Gestión Integral
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REQUISITO DE (SO 9001:2015 DOCUMENTO/PROCEDIMIENTO/GUÍA
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
4.4 Sistemas de gestión de la calidad y sus procesos
Manual de Gestión de la Calidad DO-L-001 Caracterización de los procesos Elaboración de Documentos DO-G-001 Indicadores DO-F-006 Control de los Documentos DO-P-004 Control de Riesgos DO-P-003
Liderazgo
Política de gestión, Objetivos Estratégicos, Plan para el logro de los Objetivos Estratégicos.
La Resolución Interna No.58 de 15 de abril de 2016, 'Por medio de la cual se actualiza y se adopta el Manual Específico de Funciones competencias laborales para los empleos de/a planta de personal de la Contraloría Municipal de Envigado", la cual relaciona la responsabilidad o autoridad en el ejercicio de cada función asignada.
Manual de Gestión de la Calidad DO-L-001 Caracterización de los procesos
Planificación Control de Riesgos DO-P-003 Plan para el logro de los Objetivos Estratégicos. Plan Anual del Sistema de Gestión DO-F-021
7 A poyo .
Caracterización de Gestión Administrativa Procedimientos, guías, manuales y formatos del proceso Gestión Administrativa. Caracterización de Comunicación Organizacional. Procedimientos, guías, manuales y formatos del proceso de Comunicación Organizacional. Control de los Documentos DO-P-004 Control de Riesgos DO-P-003
8 Operación .
Caracterización de los procesos de: Control Fiscal, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, y Participación Ciudadana. Procedimientos, gulas, manuales y formatos de los procesos de: Control Fiscal Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y Participación Ciudadana.
Evaluación del Desempeño. Mejora
Caracterización del proceso de Medición! Análisis y Mejora. Procedimientos, guías, manuales y formatos del proceso de Medición, Análisis y Mejora. Pá
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Cop Cont 4.5.2. Creación y actualización
La documentación es una herramienta importante para la normalización de los procesos de la Contraloría y la garantía de una mejor prestación del servicio. Es por ello que se elaboran los documentos referenciados en 4.5. Información Documentada, como soporte del cumplimiento a lo exigido en la IS09001:2015, NTCGP1000 y MECI 2014. Estos documentos se elaboran, actualizan, controlan y preservan de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos, DO-P-004
De este Manual se conserva un original en el Archivo General de la Contraloría Municipal y una copia en medio magnético en el Sistema de Gestión de la Contraloría, dispuesta en la Red interna para consulta de los funcionarios.
Para la conservación y recuperación de la información documentada del sistema de Gestión Integral, el Órgano de Control realiza copias de seguridad cada 15 días en un dispositivo externo.
4.5.2.1. Manual de Gestión de la Calidad
Su objeto es describir el Sistema de Gestión implementado en la Contraloría Municipal de Envigado, el presente Manual de Gestión de la Calidad ha sido elaborado por el Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Contraloría, revisado por el Comité de Dirección y aprobado por el Contralor(a) Municipal. Cualquier modificación que del mismo se haga, debe seguir este mismo proceso de elaboración, revisión y aprobación, según lo dispuesto en el procedimiento de Control de los documentos.
4.5.2.2. Control de los Registros
Para dar evidencia de las actividades realizadas en los procesos del Sistema de Gestión de la Contraloría, consolidar la información y propiciar oportunidades de mejoramiento, se hace necesario el diligenciamiento, almacenamiento, protección y administración de los registros del Sistema de Gestión de la Contraloría. Para ello, se ha elaborado y se aplica la Guía para el Control de Registros DO-G-002.
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Versión: 018
5. OPERACIÓN
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5.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL
La planificación de los procesos estratégicos de la organización, los procesos misionales, de apoyo y de evaluación se establece en la caracterización de los mismos, la cual se encuentra plasmada al inicio del presente manual. En ella considera para cada proceso las etapas del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar o Actuar). Las disposiciones específicas están descritas en los procedimientos.
5.2. REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
5.2.1. Comunicación con el Cliente
Los requisitos del servicio de la Contraloría se encuentran descritos en la Ley. Para tener conocimiento actualizado de estos requisitos, la Contraloría cuenta con el Normograma y con el COLA (Calendario de Obligaciones Legales y Administrativas), los cuales son actualizados periódicamente, mediante la revisión de las normas a nivel nacional o territorial de los diferentes organismos y con los requerimientos de los diferentes órganos de control. Las modificaciones a que haya lugar, son comunicadas mediante oficios, circulares internas o la intranet.
Además de estos requisitos de Ley, la Contraloría se interesa por conocer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, para lo cual dispone de instrumentos de medición que se aplican por lo menos una vez cada año.
Los requerimientos específicos de los organismos de control externos, son conocidos por la Contraloría mediante oficios, requerimientos hechos por estas Entidades y consulta en sus páginas web.
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Aplicación de la Normatividad Vigente
Encuestas para conocer las expectativas y necesidades de
los clientes y partes interesadas
Requerimientos de los Organismos de Control
externos
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Coja Iffl@avairdsxle3 5.2.2. Determinación de los requisitos para los productos y servicios
5.2.3. Revisión de los Requisitos para los productos y servicios
Requisitos de Ley: Cuando se presentan cambios en la legislación que afectan las actividades que lleva a cabo la Contraloría Municipal, quien ejerce la asesoría jurídica de la Entidad, define las estrategias a adoptar para su aplicación en los términos de la ley y procede a actualizar el Normograma y solicitar su aprobación en el Comité de Dirección.
Requisitos de la Comunidad y de los Sujetos de Control: Con el diligenciamiento de las encuestas, la comunidad y los sujetos de control, manifiestan las necesidades y expectativas frente a la prestación del servicio de la Entidad, lo cual nos permite identificar sus requisitos. Este ciclo se realiza anualmente, con lo que se garantiza que los requisitos se mantienen actualizados y su cumplimiento se determina en los procedimientos asociados a la prestación de los servicios.
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5.2.4. Cambios en los requisitos para los productos y servicios
Los cambios que se presentan en los productos y servicios de la Entidad, así como en sus requisitos, generan cambios en las guías, procedimientos y formatos, con el fin de garantizar la satisfacción en la prestación del servicio, son socializados con
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Cop ffl@cluandffilffl los funcionarios de la misma, vía correo electrónico y se conserva el registro en el Sistema de Gestión.
5.3. DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
El servicio prestado por la Contraloría Municipal de Envigado, está definido y reglado por la Ley, por lo tanto la Entidad no diseña el servicio, ni la forma en como lo presta.
Es por lo anterior que la Entidad determina que no hay aplicabilidad de este numeral de la norma, debido a que la misma no diseña cómo debe ser el producto o servicio para cumplir unos requisitos.
5.4. CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
Para la gestión de la adquisición de productos y servicios suministrados externamente, la Contraloría ha establecido los siguientes procedimientos y guías:
Procedimiento de Contratación Código GA-P-004 Guía para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones Código GA-G-001
Estos procedimientos establecen la metodología para la identificación de los requisitos de los bienes o servicios a comprar, la evaluación y selección de los proveedores, el seguimiento a su desempeño y la verificación de los bienes o servicios suministrados por ellos.
5.5. PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO
Todos los procesos identificados en la caracterización, en la parte del ciclo "Hacer", se establecen de manera general las condiciones controladas bajo las cuales se debe llevar a cabo cada uno de éstos.
5.5.1. Control de la producción y de la provisión del servicio
Se han elaborado procedimientos documentados que describen:
Las etapas de cada uno de los procesos misionales y de apoyo del Sistema de Gestión de la Contraloría. Los mecanismos a través de los cuales se le hace control, seguimiento y medición a esos procesos.
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Los registros (físicos y de medios magnéticos) de cada procedimiento se guardan en carpetas específicas. Allí es posible hacer trazabilidad a todos los registros relacionados con estos procedimientos. Así mismo se cuenta con un sistema de información web el cual entre otros tiene un módulo en el que se registran las auditorías iniciando con su programación en el PGA y continuando con la ejecución de cada etapa del ejercicio auditor, permitiendo dejar todos los soportes documentales guardados en el sistema y por último se realiza la integración con el módulo de responsabilidad fiscal mediante el traslado de los hallazgos que se hayan generado del mismo.
CONTROL FISCAL
Los informes se identifican por el NOMBRE DEL SUJETO DE CONTROL al que se le hace la auditoría. Este nombre va colocado en un rótulo en la respectiva carpeta donde se archivan los registros o soportes de cada auditoría.
PROCESO
IDENTIFICACIÓN TRAZABILIDAD
Corn Controla Las condiciones bajo las cuales la Contraloría Municipal autoriza la salida de un producto suyo a la Comunidad o a los Sujetos de Control.
5.5.1.1. Validación de los Procesos de Prestación del Servicio
Los procesos de prestación de servicio que lleva a cabo la Contraloría Municipal son verificables mediante diferentes actividades de control, seguimiento y medición, que han sido establecidos en las etapas pertinentes a los procesos, según lo describen los respectivos procedimientos.
5.5.2. Identificación y trazabilidad
A continuación se presenta la manera como la Contraloría Municipal hace identificación y trazabilidad de los productos de cada uno de sus procesos.
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Los registros físicos y virtuales de cada proceso de Responsabilidad Fiscal se guardan en una carpeta específica para ese proceso. Allí es posible hacerle trazabilidad a todos los registros relacionados con el mismo (autos, comunicaciones fallos e informes).
En el sistema Gestión Transparente existe el módulo de Responsabilidad Fiscal el cual se encuentra integrado con el de Auditorías del cual se hacen los traslados que se hayan realizado de los hallazgos detectados en los ejercicios auditores y por ende la generación de los procesos de Responsabilidad Fiscal para darle el respectivo tratamiento con sus debidos anexos.
RESPONSABILIDAD FISCAL
Cada proceso se identifica con EL NUMERO DE RADICADO DEL PROCESO QUE SE ASIGNA EN EL ORDEN DEL TRASLADO. Este nombre va colocado en un rótulo en la cubierta de la carpeta donde se archivan los registros de cada proceso.
Cada proyecto relacionado con la participación ciudadana se identifica con EL NOMBRE DEL PROYECTO, que va rotulado en la cubierta de la respectiva carpeta donde se guardan todos los registros del proyecto. Cada Petición, Queja, Denuncia y/o Consulta de la comunidad se identifica con el RADICADO en que ingresaron al software Gestión Transparente, con los datos generales del ciudadano y/o la
Los registros de cada proyecto relacionado con la participación ciudadana Se archivan en una carpeta específica para el proyecto, donde es posible hacer la trazabilidad de ese proyecto (planes, programas, informes, evaluaciones). A las Peticiones, quejas, denuncias y/o Consultas se les puede hacer trazabilidad a través del software Gestión Transparente, el cual cuenta con alarmas que recuerdan el
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
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Entidad solicitante (Cuando se conoce).
vencimiento del plazo otorgado conforme a la norma y el trámite respectivo.
5.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
Se considera propiedad del cliente, la información entregada por los Sujetos de Control para ser utilizada en los procesos de la Contraloría Municipal. Cuando esta información se encuentra incompleta al momento del recibo, el funcionario que la va a utilizar notifica por escrito mediante oficio al Sujeto de Control, para que la complete o haga las aclaraciones pertinentes. También se le informa por escrito al Sujeto de Control si alguna información de este tipo se extravía o deteriora, para adelantar las acciones pertinentes.
5.5.4. Preservación
Los productos de los procesos de la Contraloría son diferentes tipos de documentos (programas, informes, fallos, entre otros) cuya preservación se garantiza mediante adecuadas prácticas de archivo, en archivadores que previenen el contacto de los documentos con polvo o humedad. Adicionalmente se viene digitalizando los productos y se genera copia de seguridad con el fin de garantizar la preservación del producto. Los procesos que tiene a su disposición para su ejecución aplicativos web cuentan con el almacenamiento de los documentos generados en la nube.
5.5.5. Actividades posteriores a la entrega
Para la verificación de la satisfacción del cliente y las partes interesadas se tiene 3 etapas: una que la lleva a cabo el funcionario responsable de la elaboración del producto (programa, informe, fallo, entre otros). La segunda verificación la lleva a cabo el Contralor(a) Municipal. En el caso de las auditorías, los informes de auditoría son revisados en una MESA DE TRABAJO, en el proceso de responsabilidad fiscal a través de los grados de consulta y los recursos. En el caso del proceso de Participación ciudadana, al elaborar y presentar cada proyecto, el mismo debe identificar los instrumentos adecuados para el seguimiento y la medición del mismo (evaluaciones, encuestas, mediciones de impacto, según sea aplicable) y una tercera verificación se realiza con la remisión al sujeto de control de la encuesta de satisfacción una vez finalizado el ejercicio auditor, en la cual se busca establecer el cumplimiento de los requisitos de la prestación del servicio. Pági
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5.6. LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
En el caso del control fiscal micro la liberación del informe preliminar se realiza una vez se evalúa el mismo en mesa de trabajo con el fin de determinar el cumplimiento del alcance y los criterios definidos para su elaboración. En cuanto a los informes definitivos la verificación se efectúa en mesa de trabajo por parte de un grupo interdisciplinario que evalúa la controversia otorgada por el sujeto de control.
En los procesos de responsabilidad fiscal se realiza a través de la respectiva notificación y publicación del acto administrativo definitivo.
En el caso del proceso de Participación Ciudadana, su liberación se da a través de dos componentes:
El primero, es el trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas, las cuales son allegadas a la entidad mediante correo físico, correo electrónico, anónimo y verbal y son radicadas en el Sistema de Gestión Transparente. Luego, son trasladas a la Oficina de Participación Ciudadana para el tratamiento correspondiente al alcance y función de la Entidad Fiscal, dando una respuesta de fondo y definitiva conforme con lo establecido en la Ley.
El segundo, es la promoción a la participación ciudadana. Éste se sustenta en la convocatoria a la ciudadanía, a los veedores ciudadanos, líderes juveniles y comunitarios, para que participen de los procesos de formación relacionados con el control social participativo a la gestión pública, el uso de los mecanismos de participación y la creación de nuevas veedurías ciudadanas asociadas a los planes, programas y proyectos del territorio, así como el fortalecimiento de las organizaciones sociales ya constituidas.
5.7. CONTROL DE LA SALIDA NO CONFORME
El procedimiento de Control de la salida no Conforme Código MC-P-004 se lleva a cabo con el fin de garantizar que se toman los correctivos necesarios cuando se detecta una no conformidad en cualquier etapa del proceso. Dependiendo de la recurrencia o severidad de esas no conformidades, a la ejecución del Procedimiento de Control del Producto No Conforme le sigue la ejecución del Procedimiento de Acción Correctiva y de Mejora MC-P-003.
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6. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
6.1. SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
6.1.1. Generalidades
A continuación se describen los asuntos a los que se hace seguimiento y medición dentro del Sistema de Gestión de la Contraloría, para asegurar su efectividad y mejoramiento.
Satisfacción de los clientes y partes interesadas Desempeño de los procesos Cumplimiento de requisitos en la prestación de los servicios Cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión Riesgos
Los métodos de seguimiento y la periodicidad en la aplicación de los mismos, por parte de la Contraloría Municipal se detallan en el proceso de medición, análisis y mejora, sin embargo los más utilizados son las encuestas, evaluaciones, matrices, los indicadores, entre otros.
6.1.2. Satisfacción del cliente
La "Guía para Medir la Satisfacción del Cliente MC-G-002" describe las condiciones bajo las cuales la Contraloría Municipal lleva a cabo encuestas de medición de satisfacción entre los Sujetos de Control y la Comunidad. La información obtenida de estas encuestas es analizada en la revisión del Sistema de Gestión por la Dirección, para emprender las acciones correctivas y de mejora a que haya lugar, para procurar la satisfacción en el servicio a los clientes y partes interesadas.
6.1.3. Análisis y evaluación
En la Guía "Análisis de Datos MC-G-001" se define la metodología para llevar a cabo el análisis de los datos relativos a la satisfacción del cliente y partes interesadas, el cumplimiento de los requisitos de los procesos y servicios, las tendencias de los procesos y el comportamiento de los proveedores.
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Cont udffild) 6.2. AUDITORÍA INTERNA
Como una de las herramientas para la evaluación permanente del Sistema de Gestión, se lleva a cabo las Auditorías Internas, según lo descrito en el procedimiento de "Realización de Auditorías Internas de Calidad MC-P-002". Los resultados de esas auditorías son analizados en el Comité de Dirección. Estas Auditorías son entrada para la revisión del Sistema de Gestión por la Dirección.
Las auditorías internas se realizan mediante la herramienta Mejoramiso, donde se planea, programa, ejecuta, se definen acciones y se realiza seguimiento a las mismas, con el fin de garantizar su implementación y la eficacia del sistema de gestión.
6.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
6.3.1. Generalidades
Con el propósito de revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del Sistema de Gestión, se ha establecido el Procedimiento de revisión del Sistema de Gestión por la Dirección DO-P-002.
7. MEJORA
7.1. GENERALIDADES
La Contraloría tiene definido el proceso de medición, análisis y mejora, donde se determina las oportunidades de mejora y la implementación de las acciones necesarias para cumplir los requisitos del cliente y aumentar su satisfacción.
7.2. NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA
El Procedimiento "Acción Correctiva y Mejora MC-P-003" define la metodología para que se emprendan las acciones correctivas requeridas frente a no conformidades ocurridas en los procesos del Sistema de Gestión.
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7.3. MEJORA CONTINUA
Para mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Contraloría, se definen unas recomendaciones por parte del comité de dirección que están consignadas en
Ca ría :copal <X: Envgado
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Cop ll Cont Mffids) el informe de Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección. Para dichas recomendaciones se definen unas acciones correctivas o de mejora las cuales son ingresadas en el software MEJORAMISO. Otros instrumentos para la mejora continua son el seguimiento a la política y los objetivos estratégicos, las acciones correctivas, de mejora y el análisis de datos.
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