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Microsoft Excel Core Specialist2

PUNTOS QUE SE EVALUARAN:Microsoft Excel 2003 core

INDICADORES RECOMENDACIONES

Ordenar ListasOrdenar listas de forma ascendente ydescendente utilizando los diferentesprocedimientos para realizarlo.

Autoformato a hoja de clculoEl autoformato involucra el color,negritas, alineacin, tamao, color defondo, bordes, etc.

Manejo de funcionesComo: Ahora, Hoy, Suma, Mx, Mn,Contar, Contara, Promedio, S, etc.

Configuracin de Pgina

Mrgenes

Como se lleva cabo la configuracinde los mrgenes: Superior, Inferior,

Derecho, Izquierdo, Encabezado, Piede pgina, Centrar en la pgina, etc.(pestaa mrgenes)

Personalizar encabezado ypie de pgina

La utilizacin del Encabezado y pie depgina utilizando los distintosprocedimientos.

rea de impresin Definir y eliminar rea de impresin.

Insertar y eliminar Columnas yfilas

Revisar los diferentes procedimientosde la insercin y eliminacin de lasfilas y las columnas.

Crear hipervnculosDiferentes mtodos para la creacinde Hipervnculos.

Asistente para grficosLlevar a cabo la elaboracin degraficas utilizando el Asistente paragrficos.

Consolidar datos

Consolidar Datos. Evala el usode comandos que permita lavinculacin y concentracin deinformacin de distintas hojasde clculo en una nueva.(Utilizar el Men Datos,comando Consolidar).

ObjetosComo llevar a cabo el Insertar, Movery Eliminar objetos utilizando los

diferentes procedimientos.

AutoformasComo llevar a cabo el Insertar, Movery Eliminar Autoformas utilizando losdiferentes procedimientos.

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Microsoft Excel Core Specialist43.5.3. Botn zoom ..........................................................................................................................343.5.4. Dilogo Configurar pgina ...................................................................................................343.5.4.1. Escala ...............................................................................................................................343.5.4.2. Tamao de papel..............................................................................................................343.5.5. Ficha Mrgenes ...................................................................................................................353.5.5.1. Superior ........................................................................................................................... .353.5.5.2. Inferior ...............................................................................................................................35

3.5.5.3. Derecho ........................................................................................................................... .353.5.5.4. Izquierdo ...........................................................................................................................353.5.5.5. Encabezado ......................................................................................................................353.5.5.6. Pie de pgina ....................................................................................................................353.5.5.7. Centrar en la pgina .........................................................................................................353.5.6. La ficha Encabezado y pie de pgina ..................................................................................363.5.6.1. Preestablecidos por Excel................................................................................................363.5.6.2. Personalizar encabezado y pie de pgina .................................................................. ......373.5.7. La ficha hoja ................................................................................................................... ....383.5.7.1. rea de impresin .............................................................................................................383.5.7.2. Imprimir ttulos ................................................................................................................ ..383.5.7.3. Lneas de divisin .............................................................................................................393.5.7.4. Blanco y negro ..................................................................................................................393.5.7.5. Calidad de borrador ......................................................................................................... .393.5.7.6. Ttulos de filas y columnas ................................................................................................393.5.8. Insercin y eliminacin de saltos de pgina .........................................................................403.5.9. Establecer/Borrar rea de impresin ................................................................................. ..413.5.10. Uso de la vista previa de pgina web .......................................................................... ......42

3.6. FUNCIONES Bsicas .....................................................................................................................423.6.2. Ahora ...................................................................................................................................433.6.3. Hoy ......................................................................................................................................433.6.4. Suma .................................................................................................................................. .433.6.5. Max ......................................................................................................................................443.6.6. Min .......................................................................................................................................443.6.7. Promedio ......................................................................................................................... ....453.6.8. Contar ..................................................................................................................................453.6.9. Contara ................................................................................................................................453.6.10. Si........................................................................................................................................45

3.7. USO DE PLANTILLAS ................................................................................................................. ..473.7.1. Qu es una plantilla? .........................................................................................................473.7.2. Uso de las plantillas incorporadas .......................................................................................473.7.3. Creacin de una plantilla nueva ...........................................................................................49

3.8. MICROSOFT GRAPH ....................................................................................................................513.8.1. Identificacin de elementos ........................................................................................ .........513.8.1.1. Conceptos bsicos ............................................................................................................513.8.2. Asistente para grficos ........................................................................................................52

3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL ......................................................................................... .613.9.1. Inmovilizar paneles .............................................................................................................613.9.2. Cambiar configuracin del zoom ..........................................................................................62

3.10. MANEJO DE IMGENES .............................................................................................................633.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto ................................................................................ ..633.10.2. Barra de herramientas imagen ...........................................................................................673.10.2.1. Color ...............................................................................................................................673.10.2.2. Ms contraste ............................................................................................................... ..673.10.2.3. Menos contraste ...................................................................................................... .......673.10.2.4. Ms brillo ................................................................................................................. .......673.10.2.5. Menos brillo ........................................................................................................ ............67

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Microsoft Excel Core Specialist53.10.2.6. Recortar ..........................................................................................................................683.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda.........................................................................................683.10.2.8. Estilo de lnea ............................................................................................................... ..693.10.2.9. Definir color transparente ................................................................................................693.10.2.10. Restablecer imagen ......................................................................................................703.10.3. Cuadros de texto ................................................................................................................703.10.4. Autoformas .................................................................................................................... ....70

3.10.4.1. Lneas .............................................................................................................................723.10.4.2. Formas bsicas ...............................................................................................................723.10.4.3. Flechas de bloque ...........................................................................................................733.10.4.4. Diagrama de flujo ............................................................................................................733.10.4.5. Cintas y estrellas .............................................................................................................743.10.4.6. Llamadas .................................................................................................................... ....74

3.11. Herramientas de uso general.......................................................................................................753.11.1. Ir a una celda especfica ....................................................................................................753.11.2. Portapapeles de Office .................................................................................................. ....763.11.3. Crear hipervnculos ............................................................................................................773.11.4. Guardar como pgina Web ................................................................................................783.11.5. Copiar Formato ..................................................................................................................793.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo .....................................................................................80

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3.1. IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO

3.1.1. Cuadro de nombresPermite el desplazamiento a travs de las celdas de la hoja de clculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnasas como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

3.1.2. Barra de frmulasPermite el acceso al contenido de una celda para su edicinConsidrese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

3.1.3. Columnas

Las hojas de clculo estn organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; unahoja de clculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.

3.1.4. FilasLas filas son identificadas por medio de nmeros y van de la fila 1 hasta la 65536.

3.1.5. CeldasSe le llama celda a la interseccin entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por laletra de la columna y el nmero de fila que forma la interseccin. (A5, B10, F14)

3.1.1.

3.1.2.

3.1.3.

3.1.4.

3.1.5.

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3.1.6. Etiquetas de hoja de clculo

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a travs de las hojas. Se activan cuando el nmero de hojasexistentes en el libro actual son tantas que no alcanzan a verse todas en el rea de hojas

3.1.7. Botones de desplazamiento

3.1.8. Barra de estadoEs a travs de la barra de estado que Excel notifica de algunas acciones realizadas. Por ejemplo al momento deactivar la tecla Bloq Mays, Bloq num, cuando se desea copiar informacin apreciars el mensaje Seleccione eldestino y presione ENTRAR o elija PEGAR entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estnejecutando.


3.1.6.3.1.7.

3.1.8.3.1.9.

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Microsoft Excel Core Specialist 83.1.9. rea de autocalcular

Esta rea muestra el resultado de una seleccin de datos numricos, las operaciones que efecta con estos datosque se seleccionan son: Suma, Promedio, Cuenta, Cuenta nmeros, Mximo, Mnimo.

3.2. MANEJO DEL ENTORNO

3.2.1. Hoja de clculoUn libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de clculo. Si lo desea, puedemodificar lo anterior aplicando el siguiente procedimiento:

1.- Abra el men Herramientas2.- Seleccione el comando Opciones3.- Seleccione la Ficha General4.- Modifique la opcin Nmero de hojas en un nuevo libro

Considere que as slo afectar a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede agregar o eliminarhojas.

3.2.2. InsertarAunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de clculo trataremos de abordar las ms prcticas y

sencillas

Abra el men Insertary seleccione el comando Hoja de clculo Men contextual: De clic con el botn secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja de clculo,

cuando aparezca el men contextual seleccione el comando Insertar...

A travs de una combinacin de teclas

3.2.3. EliminarLa eliminacin de hojas de clculo se puede realizar de dos formas:

A travs del comando Eliminar Hoja que se encuentra en el men Edicin. La hoja que se elimina es la hojaactual o la que sea seleccionada

Por medio del men contextual.- De clic con el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja declculo que se desea eliminar y seleccione el comando Eliminar


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Microsoft Excel Core Specialist 9Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar est completamente vaca o no, si lo est, simplemente laeliminar de lo contrario mostrar el siguiente dilogo advirtiendo que la hoja puede tener informacin

3.2.4. Cambiar nombreExisten varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de clculo. Las ms prcticas y fciles de aprenderson las siguientes:

Men contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el comandocambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de clculo

De doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiar el nombre,


Ahora solamente se deber sobre escribir elnuevo nombre de hoja de clculo

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3.2.5. Color de etiquetaA partir de la versin de Excel XP las hojas de clculo se identifican por su nombre y su color. La forma ms sencillade cambiar el color de una etiqueta, es dando clic secundario sobre la etiqueta de la hoja de clculo.

Es conveniente mencionar que en la hoja actual siempre aparecer en color blanco. Esto es para indicar en cual hojase est trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecer con el color que se le haya asignado

3.2.6. Seleccionar

Para seleccionar una hoja slo de clic sobre la etiqueta de la hoja que desee Para seleccionar varias hojas continuas, de clic en la primera hoja y mantenga presionada la tecla shift y

de un clic en la ltima hoja a seleccionar Para seleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras da clic sobre las

etiquetas de las hojas que desea seleccionar

Las hojas de clculo se pueden seleccionar de forma mltiple para ejercer alguna accin en grupo. Por ejemplo, sepodrn seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de lugar o bien para darlesformatos especficos al mismo tiempo.

Ejercicio:1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL3.- Seleccione las cuatro hojas de manera mltiple4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.


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Se dar cuenta que lo que realice en una hoja se har al mismo tiempo en todas las dems.

3.2.7. Mover o copiarMover: Para cambiar de posicin una hoja de clculo existe un mtodo muy sencillo, consiste en arrastrar la hoja ala nueva posicin. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga presionado el botnprimario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posicin)

Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, slo que deber presionar tambin la tecla Control. Con estohar una copia en lugar de simplemente cambiar de posicin.

Otro mtodo para Mover o Copiar una hoja de clculo es a travs del men contextual, este aparecer una vez quepresione el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover o copiar.

Este mtodo permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo1.- De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cualMover o copiar la(s) hoja(s) de clculo (En la parte inferior seIndicar si se est moviendo o copiando)

3.2.8. Filas

3.2.8.1. Seleccionar Existen varios mtodos para seleccionar una fila, aqu mencionamos dos.

Seleccionar una sola filaa) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el nmero de fila a seleccionar


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Microsoft Excel Core Specialist 12b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea seleccionar y presione la tecla

+

Si desea seleccionar varias filas continuasa) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el nmero de la primera fila, mantenga presionado el botn del Mouse

mientras arrastra hacia arriba o abajo para seleccionar ms filas.b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga presionada la tecla < shift>

mientras se seleccionan ms filas con la flecha hacia arriba o hacia abajo.

3.2.8.2. Insertar

Existen varios mtodos para insertar una nueva fila, si deseainsertar varias al mismo tiempo solamente deberseleccionarlas antes.

a) Men Insertar: De forma directa en el men Insertarejecute el comando filas

b) Men contextual: De clic con el botn secundariosobre el nmero de la fila que desea quede libre,finalmente seleccione insertar

c) Mtodo abreviado: Por medio del teclado se utilizala combinacin de teclas (signo ms)

En los mtodos A y C debe considerarse que la fila donde seencuentra el indicador de celda es el lugar en el que seinsertar una nueva fila.

3.2.8.3. Eliminar Para eliminar una fila

a) Selecciona la fila o filas a eliminarb) Se abre el men Edicin y se ejecuta el comando Eliminar

Otros mtodos sencillos para eliminar filas son:Para eliminar filas con el men contextual

a) De clic con el botn secundario del Mouse sobre el nmero de fila a eliminar

b) Seleccione el comando Eliminar

Para eliminar filas utilizando el tecladoa) Seleccione la o las filas a eliminarb) Presione las teclas (signo menos)


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Microsoft Excel Core Specialist 133.2.8.4. Alto

El alto de una fila se puede hacer de dos formasa) A travs del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del nmero de la fila. Presione

el botn primario del Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo (aumentar alto)

b) Mediante el men Formato por medio del comando Fila/Alto


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Microsoft Excel Core Specialist 15c) Mtodo de teclado: Presione las teclas

3.2.9. Columnas

3.2.9.1. Seleccionar La forma ms sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.

Simplemente de un clic sobre el ttulo de la columna.

Seleccionar una columnaCon el Mouse De clic sobre el ttulo de la columna (letra de columna) que desea

seleccionarCon teclado Presione la tecla +

Varias columnasCon el Mouse De clic sobre el ttulo de la primera columna; mantenga presionado el botn

primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derechaCon el teclado Presione + para seleccionar la primer columna,

luego mantenga presionada la tecla mientras se arrastra con las flechasizquierda o derecha del teclado


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3.2.9.2. Insertar Al momento de insertar una columna, la informacin de las columnas existentes se desplazan hacia el lado derecho,dejando libre el rea donde actualmente se encuentra.

Para insertar una sola columnaCon el Mouse De clic con el botn secundario del Mouse sobre el ttulo de la columna donde

desea la nueva columna y ejecute el comando InsertarCon el Teclado Seleccione la columna donde desea la nueva y presione

Mediante men Vaya al men Insertary ejecute el comando Columnas

Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior slo que antes seleccione la cantidad de columnasa insertar.

Al insertar una nueva columna, sta se inserta con las caractersticas de formato igual al de la columna al ladoizquierdo


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3.2.9.3. Eliminar Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan ocupando el lugarde la columna que se elimina.

Para eliminar una columnaMouse De clic con el botn secundario sobre el titulo de la columna. Despus seleccione el

comando Eliminar

Teclado Despus de seleccionar la columna a eliminar presione

Men Edicin comando eliminar

3.2.9.4. Ocultar Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir slo parte de la informacin. Al ocultar columnas stas no seimprimirn.

Estudio de caso: Se tiene la siguiente informacin:

De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo telfono. Existe unaforma muy sencilla en donde se oculta cada columna que no se requiere, se explica a continuacin:

Para ocultar el No. Control que no es requerido en el informe..a) Seleccione la columna dando clic con el botn secundario del Mouse

b) Seleccione el comando Ocultar

La columna A, E y F se ocultan de la misma forma.


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Microsoft Excel Core Specialist 183.2.9.5. Mostrar

Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que est oculta

Puede seleccionar a travs del cuadro de nombres, mediante el comando Ir a o bien seleccionando una columnaantes y una despus.

Para mostrar una columnaMouse A travs del men contextual

Teclado Men Formato/Columna/Mostrar


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Microsoft Excel Core Specialist 193.2.10. Celdas

3.2.10.1. Seleccionar

La forma ms sencilla para seleccionar celdas es a travs del Mouse. Basta con mantener presionado el botnprimario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas.

Para seleccionar celdasTeclado Presione la tecla mientras con las flechas avanza la seleccin. Izquierda,derecha, Arriba o hacia abajo.

Presione F8. Luego a travs de las flechas, extienda la seleccin

Mouse Mantenga presionado el botn primario mientras se arrastra

3.2.10.2. InsertarEjemplo de caso:Despus de haber capturado informacin, se da cuenta que ha cometido un error en los nmeros telefnicos.

El telfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20 22, y todos los dems estn recorridos.

Qu debemos hacer?Lo mejor es insertar una celda en D5 haciendo que el resto de las celdas se recorra hacia abajo.

De clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar


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En este caso la informacin deber desplazarse hacia abajo.Para insertar celdas mediante el teclado use

3.2.10.3. EliminarPara eliminar celdas

Men Edicin/Eliminar

Teclado

Mouse Contextual (De clic secundario sobre la celda que desea eliminar)

Este es el dilogo que se presenta:


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Microsoft Excel Core Specialist 213.3. LA HOJA DE CLCULO

3.3.1. Tipo de datosa) Fecha

Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la derecha.Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado cuando secaptura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser interpretadoscorrectamente como una fecha por Excel.

Qu significa que las fechas se queden al lado izquierdo?

Las fechas que estn al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al momento desolicitar en un informe que se filtre determinado perodo de fechas puede obtener resultados errneos.

b) NmerosAl igual que las fechas, stos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no se capturenlos nmeros con puntos y comas salvo que sea necesario para el caso de los decimales

c) FrmulasAl capturar frmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere esta entradacomo una frmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizar el resultado.

d) ComentariosSon notas que normalmente no se imprimenPara insertar un comentario, utilice el comando Comentario del men Insertar


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3.3.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticosPara evaluar la frmula, Excel utiliza la llamada Jerarqua de operadores.Esta jerarqua determina cuales operaciones sern evaluadas primero y cules despus.

La siguiente tabla muestra la jerarqua de operadores aritmticos utilizada para evaluar frmulas1.- Parntesis2.- Multiplicacin y/o Divisin3.- Suma y/o Resta

Cuando en una frmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarqua, se resolvern de acuerdo a su aparicinde izquierda a derecha.

Ejemplos:5+3-2 = 6 5+(3-2) = 63+2*2= 7 (3+2)*2 = 106/2+5*2= 13 6/(2+5)*2 =1.71428

Observe el siguiente ejemplo de una frmula en la que slo se utilizan nmeros.

Cul es la desventaja de este tipo de frmulas?

Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente nmeros sino referenciasde las celdas en las que se encuentran los nmeros que deseamos sumar.


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Microsoft Excel Core Specialist 23Cules son los beneficios al utilizar referencias de celda?

Ejemplo:

3.3.3. Copiar frmulasAl contar con los siguientes datos, uno pensara en escribir una frmula para cada alumno; sin embargo, despus deescribir la primera frmula, sta se puede copiar y as terminar todo el clculo de una forma simple y rpida.

Copie la frmula arrastrando el cuadro de relleno

Para que Excel copie una frmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el cuadro derelleno.

Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figuraY enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la frmula

Otra forma muy comn es utilizando los comandos de copiar y pegar

3.3.4. Consolidar datosPermite reunir informacin que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar ms sobre laconsolidacin de datos se mostrar un ejemplo:


Cuadro derelleno

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Se tienen varias hojas de clculo. Las ventas de enero, febrero ymarzo, con los mismos vendedores y lo que se pretende esobtener la suma de las ventas de los tres meses de cadavendedor.

Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre son de2,440

Para la consolidacin de datos:

1.- Colquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dnde debern ir los resultados.

2.- Abra el men datos y ejecute el comando consolidaren donde aparecer el siguiente dilogo


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1.- Se deber seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contarnmeros, Desvest)

2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias seran las ventas de cadames, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo.

3.- Aqu se determina si la seleccin incluye o no los ttulos de columnas o bien la columna de conceptos ubicadanormalmente al lado izquierdo de la informacin.


1

2

3

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3.4. FORMATO DE HOJA DE CLCULO

3.4.1. El dilogo celdas

1 Diferentes categoras para establecer el formato a lo seleccionado2 Especifica la cantidad de decimales a mostrar3 El smbolo monetario que ser utilizado en cada dato numrico de la seleccin4 En caso de tener un nmero negativo, se define el formato con el que se presentar


12

3

4

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1 Existen dos tipos de alineacin, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineacin vertical,alineacin horizontal)

2 El elemento orientacin permite girar el texto que se encuentra seleccionado


1 2

Celdas conAlineacin Vertical: CentrarAlineacin horizontal: Centrar

Celdas conAlineacin Vertical: InferiorAlineacin horizontal: Centrar

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1) Bordes preestablecidosa) Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionadob) Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionadoc) Interior: Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado

2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas.

Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que desea3) Lista de estilos para los bordes4) Color del borde.

3.4.2. Ordenar listasExisten dos formas de ordenar una lista. La primera es a travs de de los botones en la barra de herramientasestndar y la segunda es por medio del comando ordenar que se encuentra en el men datos.


Celdas conOrientacin: 45 grados

1

2

3

4

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Ordenar una lista en orden Ascendente

Ordenar una lista en orden Descendente

Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma ms sencilla. Pues basta con colocarse en alguna celda dela columna que se utilizar como base para ordenar toda la lista y dar clic en el botn correspondiente

Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna A que seaparte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.

Si usted selecciona informacin parcialmente, Excel mostrar un mensaje


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Si se realiza la ordenacin de esta forma, simplemente ordenara los nombres dejando las calificaciones intactas loque podra ocasionar un grave error pues les estara cambiando todas las calificaciones a los alumnos.

En versiones anteriores de Excel esta advertencia no apareca por lo que se tena que actuar con mucha precaucinal ordenar listas.

Caso de estudio:En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paternoQuin debe ir primero?


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Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante el comando ordenar del mendatos.

3.4.3. Autoformato a hojas de clculo

Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentacin a nuestro trabajo.Para aplicar un autoformato:

1.- Seleccione el rango al que desea dar formato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas).

2.- Enseguida abra el men formato y seleccione el comando autoformato


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Aparece el cuadro de dilogo autoformato elcual le permitir seleccionar entre una serie de formatos. El objetivo esque la informacin seleccionada tome uno de estos formatos.

3.5. VISTA PREVIAAntes de mandar imprimir es de suma importancia analizar como se ver impreso el documento. El comando vista

previa no funciona si no se cuenta con una impresora instalada.


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3.5.1. Botn siguienteEstar activo solamente si existe ms de una pgina por imprimir. Este botn nos lleva a la pgina siguiente.


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Microsoft Excel Core Specialist 343.5.2. Botn anterior

Para que este botn se active, deber estar en la pgina 2 o posterior ya que nos regresa de pgina.Estar activo solamente si la pgina es diferente de 1. Este botn nos lleva a la pgina anterior.

3.5.3. Botn zoomPermite hacer un acercamiento a la informacin que se imprimir.

3.5.4. Dilogo Configurar pgina

3.5.4.1. EscalaPropone un margen del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una reduccin al momento demandar imprimir y ms de 100 es una ampliacin.

3.5.4.2. Tamao de papelAqu se debe especificar el tamao del papel en el cual se imprimir. Puede seleccionar tamao carta, oficio o algunaotra.


3.5.4.1

3.5.4.2

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Microsoft Excel Core Specialist 353.5.5. Ficha Mrgenes

3.5.5.1. Superior Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que comience a escribirse.

3.5.5.2. Inferior Distancia entre el borde inferior de la hoja y el ltimo lugar donde aparece texto.

3.5.5.3. DerechoDistancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto

3.5.5.4. IzquierdoDistancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto

3.5.5.5. EncabezadoDistancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado de pgina en todas las pginas

3.5.5.6. Pie de pginaDistancia medida desde el borde inferior para ubicar una leyenda de pie de pgina en todas las pginas

3.5.5.7. Centrar en la pginaUsted puede activar las casillas correspondientes para que la informacin se centre en la pgina de manera vertical obien horizontalmente.


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Antes de dar clic en cualquier botn de los anteriormente explicados, deber ubicar el cursor en la seccin donde sedesea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineacin.

3.5.7. La ficha hoja

3.5.7.1. rea de impresinEn este lugar se escribe el rango de celdas que se desea imprimir. Se utiliza principalmente cuando se deseaimprimir slo una parte de una hoja de clculo. Una alternativa rpida para modificar este rango es mediante el men

Archivo/rea de Impresin

3.5.7.2. Imprimir ttulosSi tiene una lista de informacin extensa cuyas primeras filas hacen la funcin de encabezado de columna y deseaque esas filas se repitan en cada una de las hojas cuando se imprima esa lista, escriba aqu el rango de filas quedesea se repita en cada hoja.


3.5.7.1

3.5.7.2

3.5.7.3

3.5.7.4

3.5.7.5

3.5.7.6

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Ejemplo de impresin sin ttulos de fila y columnas

3.5.8. Insercin y eliminacin de saltos de pginaProvocar un salto de pgina al momento de imprimir es algo muy sencillo, simplemente ubquese en la fila o celda endonde desea el salto. Abra el men Insertary ejecute el comando salto de pgina.

Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimir en dos pginas, y precisamente que una pgina termine endeterminada fila, con el comando salto de pgina usted lo puede provocar. Basta con colocarse en la parte inferiordonde desea tal separacin


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Microsoft Excel Core Specialist 41Inmediatamente aparece una lnea punteada. Para quitar un salto de pgina proceda de forma similar

El comando Salto de pgina cambia porQuitar salto de pgina en el mismo men

3.5.9. Establecer/Borrar rea de impresin

El rea de impresin es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la informacin.Este comando se encuentra en el menArchivo.

Para establecer un rea de impresin1. Seleccione el rea que desea establecer como predeterminada a imprimir2. Abra el menArchivo3. Seleccione el comandorea de impresin/ Establecer rea de impresin


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Microsoft Excel Core Specialist 423.5.10. Uso de la vista previa de pgina web

Este comando se encuentra en el men Archivo, y convierte la informacin a un formato que pueda ser visible enInternet a travs de un explorador.

As se aprecia cuando se utiliza esta vista.

3.6. FUNCIONES BsicasUna funcin en Microsoft Excel es una frmula simplificada. Cada funcin tiene su propia sintaxis (la forma de cmodebe escribirse)

Al conocer la sintaxis de cada funcin se sabe la forma de utilizarla.

=Nombre_de_Funcin(Argumentos)

Cada funcin debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o ms funciones en la misma lnea entoncescon un slo signo es suficiente.

Toda funcin debe tener un nombre, el cual nunca estar separado por espacios y siempre tiene queescribirse tal cual.

Nunca le deben faltar parntesis La parte que vara siempre de acuerdo a la funcin es lo que se escribe dentro de los parntesis, es decir

los argumentos.

o Existen diferentes tipos de argumentos Numricos 5, 8, 54, 6 De referencia de celda A6, F9, H8, J9 Rango A1:A20 Combinados A1:A20, D9, H10, 67 Texto Fecha Lgicos Ms funciones.


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Microsoft Excel Core Specialist 433.6.1.

3.6.2. AhoraEsta funcin no tiene argumentos

Cul ser su sintaxis?

Cmo debe de emplearse?

Su objetivo principal es colocar la fecha y hora del reloj de la computadora.

3.6.3. HoyObjetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha)

No tiene argumentos.

Cul ser su sintaxis?

3.6.4. SumaObjetivo: Suma todos los nmeros de un rango

Sintaxis: =Suma(Nmero1, Nmero2, Nmero3)

El nmero que se desea que se sume, puede ser identificado a travs de una referencia de celda o bien mediante unrango de celdas al momento de tratarse de varios nmeros

Ejemplos:

=Suma(15,30,50) El resultado es 95 y se utiliz en los argumentos datos numricos.

=Suma(A1,A4,A6) El resultado es 102 y se utiliz como argumentos referencias de celdas

A1 que contiene un 25A4 que contiene un 42A6 que contiene un 35

La suma es 102

=Suma(A1:A6) El resultado es 267 utilizando un slo argumento de tipo rango


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Ms ejemplos

=SUMA(A1:C1)

=SUMA(A1:C6)

Cul es la diferencia entre estas dos funciones?=SUMA(A1:A10)=SUMA(A1,A10)

3.6.5. MaxObjetivo: Determinar cul es el valor mximo de una serie de nmeros

Sintaxis: =MAX(Nmero1, Nmero2, Nmero3,)

=MAX(A1:C6) Cul es el nmero ms grande?

3.6.6. MinObjetivo: Determinar cul es el valor mnimo de una serie de nmeros

Sintaxis: =MIN(Nmero1, Nmero2, Nmero3,)


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=MIN(A1:C6) Cul ser el valor inferior?

3.6.7. PromedioObjetivo: Determinar cul es el promedio de una lista de nmeros (esta funcin suma y divide entre el nmero deelementos seleccionados)

Sintaxis: =PROMEDIO(Nmero1, Nmero2, Nmero3,)

=PROMEDIO(A1:A35)

=PROMEDIO(B1:B6)

=PROMEDIO(A1:C1)

3.6.8. ContarObjetivo: Determinar cuntos datos de tipo numrico existen en el rango de celdas indicado en los argumentos

Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3)

Ejemplo:

=CONTAR(A1:A6) Si en este rango aparecen datos que no son numricos, estos no sern contemplados.

3.6.9. ContaraObjetivo: Determinar cuntas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo.

Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3)

Ejemplo:

=CONTARA(A1:A6) Si en este rango existen celdas vacas, estas no se consideran

3.6.10. Si

Objetivo. Permite crear frmulas, texto, nmeros condicionales.

Sintaxis: =SI(Prueba_Lgica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso)

Prueba_Lgica se refiere a la condicin que se desea comprobar

Valor_Si_Verdadero Aqu se coloca el valor que se devolver si la condicin se cumple

Valor_Si_Falso Aqu se coloca el valor que se devolver si la condicin no se cumple

Ejemplos.


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=Si(A1>A2,Correcto,Incorrecto) Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve correctoCORRECTO=Si(A5130, 1, 2) Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130 entonces

devuelve el nmero 12

=Si(C2>=6,Aprobado,Reprobado)

=SI(C2

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Microsoft Excel Core Specialist 47Al momento de examinar la lista que se debe surtir solamente aparecen letreros indicando SI o bien indicando NO.La idea principal es que aparezca la cantidad que se debe surtir, para ello es necesario realizar una resta:

NIVEL MXIMO menos EXISTENCIA

Modifique la frmula para que quede como se indica:

=SI(C2=C2,A2-C2,"")

En lugar de escribir SI se escribe una frmulaA2-C2 (por el hecho de ser frmula NO debeestar entre comillas)

Borre el letrero NO para que en caso de que no se

deba surtir aparezca (deje las comillas).

3.7. USO DE PLANTILLAS

3.7.1. Qu es una plantilla?Una plantilla es un formato preestablecido que nos permite sistematizar y estandarizar el formato de nuestrainformacin.Configuraciones que puede guardar en una plantillaFormatos

Formatos de celdas y hojas: Se establecen utilizando los comandos del men Formato. Formatos de pgina y configuracin del rea de impresin de cada hoja. Estilos de celda. Nmero y tipo de hojas. reas protegidas y ocultas del libro: Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen cambios

en las celdas de una hoja de clculo.

Texto, datos, grficos y frmulas

Texto que se desea repetir, como encabezados de pginas y rtulos de filas y columnas. Datos, grficos, frmulas y otra informacin. Configuracin de validacin de datos.

Valores de Barras de herramientas, automatizacin y Opciones

Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervnculos y controles ActiveX en formularios. Para queuna barra de herramientas personalizada est disponible, adjntela a la plantilla.

Opciones de clculo de libro y opciones de visualizacin de ventanas. Establecidas con el comandoOpciones (men Herramientas).

3.7.2. Uso de las plantillas incorporadas

Microsoft Excel cuenta con algunas plantillas ya elaboradas que se pueden utilizar. Tal vez no se ajustenexactamente a las necesidades especficas que se tienen, sin embargo se pueden utilizar como un punto de partida.


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Para tener acceso a las plantillas incorporadas1. MenArchivo2. Comando Nuevo

3. Del panel de tareas seleccionar En mi PC

El panel de tareas en las aplicaciones del Microsoft Office aparece de igual manera mediante las teclas

Panel de tareas: Ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Estubicada al lado derecho del rea de trabajo


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1. Proteja las celdas en las que no se debe permitir escribir2. Oculte las columnas y filas que no se utilizarn (puede cambiarles el color de fondo o relleno

simulando que no son reas de uso)3. Guarde el archivo como una plantilla.


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Microsoft Excel Core Specialist 513.8. MICROSOFT GRAPH

3.8.1. Identificacin de elementos

3.8.1.1. Conceptos bsicos

Venta de Pasteles

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Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

Del 26 al 30 de Enero 2004

Piezas

3 Leches

Chocolate

1. Ttulo del Grfico2. Rtulos de datos3. rea de trazado4. Ttulo del eje Y5. Escala de valores6. Ttulo del eje X7. Leyendas8. Lneas de divisin9. Eje de categoras


1

4

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6

2

7

8

3

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3.8.2. Asistente para grficosAbra el archivo M3C81.

Para la creacin de una grfica es conveniente seleccionar primero la informacin que se desea graficar.

Una vez que ha seleccionado la informacin a graficar abra el men Insertary ejecute el comando Grfico

Siga los pasos del asistente para grficosa) Tipo de grficob) Datos de Origenc) Opciones del grficod) Ubicacin del grfico


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Microsoft Excel Core Specialist 53GRFICO/TIPO DE GRFICO

Excel cuenta con 14 tipos de grficos cada uno presenta al lado derecho una serie de subtipos. Seleccione el tipo ysubtipo de grfico que desea

GRFICO/DATOS DE ORIGEN

a) Determina el rango de informacin a graficar. Si cambia de parecer, es momento de volver a seleccionar unnuevo rango.


1

2

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GRFICO/OPCIONES DE GRFICO

1. Ttulo del grfico: Informacin de una sola lnea que aparece en la parte superior de la grfica. Sidesea tener varias lneas como ttulo, lo puede hacer despus de terminar con el asistente paragrficas

2. Eje de categoras X : Es un letrero en la parte inferior de la grfica3. Eje de categoras Y: Es un letrero considerado en la mayora de las ocasiones como obligatorio ya

que se utiliza para especificar la unidad de medida en que se est graficando. Por ejemplo Piezas,Kg., Metros, Libras, Pesos, Dlares, etc.

1. Lneas verticales entre cada categora

2. Lneas horizontales que facilitan la lectura de la representacin de datos numricos en la escala


1

2

3

1

2

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1. Muestra u Oculta las leyendas, Cuando se tienen dos o ms categoras es conveniente mostrar lasleyendas para identificar cada categora que se representa en el grfico

2. Especifica la posicin de la leyenda. El punto anterior se encuentra inactivo, por consiguiente estaopcin tambin se encuentra inactiva, aqu tambin estarn inactivas las opciones.

1. Contenido del rtulo: Permite incorporar a) Nombre de la serie: Para nuestro ejemplo son los tipos de pasteles. Arriba de cada barrita

aparecer el nombre del pastel que se est graficando.b) Nombre de la categora: Para el ejemplo mostrado aparecen los das de la semanac) Valor: Aparece en la parte superior el valor que se est utilizando para graficar, es bueno

sealar que normalmente se recomienda colocarvaloro bien lneas de divisin.2. Este separador es de gran utilidad cuando existen varios contenidos del rtulo.


1

2

1

2

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1. Muestra una tabla en la parte inferior del Eje de categoras X, con la informacin quese utiliz para la creacin de la grfica.

1. Se crea una hoja de grfico, exclusivamente para la grfica2. La grfica aparece en el lugar donde se encuentran los datos en una hoja que se seleccione.


1

1

2

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Ejemplo de una grfica en una hoja nueva Ejemplo de una grfica como objeto en:

Una vez que se ha generado una grfica mediante el asistente, puede editarla para mejorar su aspecto aplicandocaractersticas de formato

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Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado

del 26 al 31 de Enero de 2004

Piezas

3 Leches

Chocolate

Para dar formato a un elemento de una grfica basta con dar clic sobre el elemento que desee y aplicarledirectamente el formato necesario

Al seleccionar un elemento este aparecer entre un cuadro de texto de la siguiente forma

Una vez seleccionado un elemento, utilice los botones de la barra deherramientas formato o dibujo para aplicarle el formato deseado al elemento

Para seleccionar alguno de los ejes de la grfica, de clic en la escala o alguna de sus categoras y se apreciar de lasiguiente forma.

Un punto en cada extremo del eje.


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Lune

s

Martes

Mi

rcoles

Juev

es

Vierne

s

Sba

do


Piezas

3 Leches

Chocolate

Realice las siguientes grficas Ventas del pastel de 3 leches Ventas solamente del da Lunes, Mircoles y Viernes de ambos pasteles Ventas de Totales de ambos pasteles


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Lunes Mircoles Viernes


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3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL

3.9.1. Inmovilizar panelesEn la mayora de las ocasiones al trabajar con listas de informacin se nos complica editar informacin que rebasalos lmites de la pantalla ya que nos es difcil explorar los ltimos registros sin visualizar los ttulos de columna o biendeslizarse demasiado hacia la derecha que hace que se pierdan los datos principales del lado izquierdo.

El hecho de que los ttulos de columnas permanezcan inmviles al desplazarnos hacia abajo en una lista grande deinformacin, facilita considerablemente la interpretacin al momento de agregar nuevos registros.

Inmovilizar paneles permite dejar fija la o las filas que se especifiquen en la parte superior y/o lo que se determine decolumnas al lado izquierdo.


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Por medio del comando zoom ubicado en el men Ver

Ajustar a la seleccin de la ventanaSe puede decir que es un zoom automtico, ya que de acuerdo a lo seleccionado se har una ampliacin o unareduccin ajustando a fin de que se llene la venta de Microsoft Excel.

3.10. MANEJO DE IMGENES

3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto

Hoy en da el trabajo con imgenes es algo ya muy comn, desde insertar un logotipo de empresa hasta ciertasilustraciones que realzan los documentos.


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a. Buscar. En este cuadro escriba la palabra o palabras clave que se utilizarn para hacer una bsqueda en la

galera de imgenes.b. Botn Buscar. Pulse aqu una vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la bsqueda.c. Buscar en. La galera se clasifica en colecciones como las que se ven en la figura 2. Despliegue esta lista y

active las casillas de las colecciones donde desea realizar la bsqueda, como se observa en el cuadro 2 dela imagen de arriba.

d. Los resultados deben ser. Despliegue esta lista como se observa en la figura 3 y active o desactive lascasillas que desee, segn el tipo y formato de elementos que est buscando. (Fotografas, imgenes,videos, sonidos, etc.)

e. Resultados de la bsqueda. En esta rea tendr una vista previa de los elementos que coinciden con loscriterios de su bsqueda.

f. Organizar clips. Muestra una ventana desde donde puede utilizar la galera de Office, para realizar accionescomo: clasificar clips con su propio criterio, copiar clips de una coleccin a otra, mover colecciones, importarnuevos clips, crear nuevas colecciones de clips, etc.

g. Imgenes prediseadas de office Online. De clic en este enlace para descargar clips desde Internet del sitio

de Microsoft Office en la web.h. Sugerencias para buscar clips. De clic aqu para abrir la ventana de ayuda de Microsoft Office, la cual

incluye consejos y temas de ayuda para realizar bsquedas en la galera.

Una vez que haya encontrado una imagen que coincida con sus criterios de bsqueda, puede insertarla, de lassiguientes formas:

Arrastrando la imagen a la izquierda y colocndola sobre el documento.


a

b

c

d

e

f

g

h

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Dando clic en la flecha derecha, que aparece al posicionarse sobre cualquiera de las miniaturas del rea Resultadosde la bsqueda de la galera. Y seleccionando en el men contextual que aparece la opcin Insertar.


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Microsoft Excel Core Specialist 67Al seleccionar una imagen prediseada, aparece la barra de herramientas Formato de imagen cuyas funciones sedescriben a continuacin.

3.10.2. Barra de herramientas imagen

3.10.2.1. Color

Presenta las siguientes 4 opciones de control de imagen: Automtico. Presenta la imagen con la configuracin de colores original. Escala de grises. Presenta la imagen sin color, nicamente en tonos de grises. Blanco y negro. Presenta la imagen en blanco y negro puros. Marca de agua. Le da a la imagen el aspecto de una marca de agua en el papel,

agregndole brillo y dndole menos contraste. Esta opcin la puede utilizar para enviar laimagen al fondo.

3.10.2.2. Ms contraste

Aumenta el contraste de la imagen disminuyendo los tonos de gris. Entre mscontraste menos tonalidad gris. La imagen se torna menos opaca.

3.10.2.3. Menos contraste

Disminuye el contraste de la imagen aumentando tonos de gris. Entre menos

contraste ms tonalidad gris. La imagen se torna ms opaca.

3.10.2.4. Ms bril lo

Aumenta el brillo de la imagen agregndole color blanco. Entre ms brillo msblanca se ver la imagen. La imagen se torna ms brillosa.

3.10.2.5. Menos brillo

Disminuye el brillo de la imagen agregndole color negro. Entre menos brillo msoscura se ver la imagen. La imagen se torna ms oscura..


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3.10.2.6. Recortar

Al activar este botn la imagen se podr recortar. Podr eliminar las partes quedesee de la imagen.

3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda.

Cada vez que presione este botn, la imagen seleccionada girar 90 grados ensentido inverso a las manecillas del reloj.. Ejemplo.


El apuntador del mousetendr la siguienteapariencia:

Para ocultar partes de la imagenarrastre uno de los vrtices haciaadentro. Para volver a mostrarpartes ocultas de la imagenarrastre los vrtices hacia fuera.

Seleccione la imagen, yDe clic sobre el botnrecortar de la barra deherramientas imgenes

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3.10.2.8. Estilo de lnea

Presione este botn para seleccionar un estilo de lnea que se aplicar como marco

a la imagen activa.

3.10.2.9. Definir color transparente

Esta opcin no est disponible para todas las imgenes. Funciona principalmentecon imgenes de mapa de bits (bmp). Sirve para definir reas transparentes enuna imagen.


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3.10.2.10. Restablecer imagen

Sirve para que la imagen regrese a su estado original, en cuanto a tamao,colores, ajuste, brillo, contraste, etc. Como originalmente se insert.

3.10.3. Cuadros de texto

Un cuadro de texto sirve para colocar texto en reas y posiciones difciles en donde el texto normal no se podraacomodar de la forma como lo requerimos. Un cuadro de texto puede ser arrastrado y girado como si fuera un objetode dibujo. Sirve tambin para crear letreros o etiquetas como las de este manual.

La forma ms sencilla de insertar un cuadro de texto es dando clic sobre elbotn cuadro de texto de la barra de herramientas de dibujo yposteriormente dar un clic ms sobre el lugar donde se desea insertar elcuadro de texto. A continuacin escriba el texto que desea que aparezca enel cuadro, modifique su tamao y posicin para que luzca como ustedquiere.

3.10.4. Autoformas

Las autoformas son figuras de dibujo prediseadas que usted puede insertar para darle vida a sus documentos opresentaciones. Resaltar tpicos, proporcionar una explicacin o dar una ayuda visual acerca de un tema. Existenuna serie de lneas, formas bsicas, flechas, elementos de diagramas de flujo, cintas, estrellas, etc. Y otrasautoformas como las que se muestran a continuacin.


Pon a Microsoften tu currculo

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3.10.4.1. Lneas

Utilice la categora de Lneas del men de Autoformas y seleccione una de ellas para comenzar a trazarla. Para

comenzar a trazar una lnea de clic en el punto inicial y posteriormente otro clic en el punto donde sta terminar. Sies una lnea curva o de forma libre considere dar un clic por cada curva o vrtice que desee generar y para terminarel trazo de este tipo de lneas de doble clic. Ejemplos:

Para lneas de forma libre y curvas puede borrar los vrtices o puntos de curvatura generados presionando la tecla

RETROCESO y as ir corrigiendo hasta el punto que desee regresar.

3.10.4.2. Formas bsicas

Utilice la categora de formas bsicas para crear figuras como tringulos, crculos, rectngulos, cruces, rombos,trapecios, seal de prohibido, cara sonriente, etc.


Recta Forma libre Curva

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Microsoft Excel Core Specialist 73Para trazar una Forma bsica, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en el lugar dndedesea colocarla. Ejemplos:

3.10.4.3. Flechas de bloque

Utilice la categora de formas bsicas para crear flechas sencillas, de doble punta, de cuatro puntas, flechas en U,flechas dobladas, flechas con bandas, etc.Para trazar una Flecha de bloque, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente dar un clic en el lugar dndedesea colocarla. Ejemplos:

3.10.4.4. Diagrama de flujo

Esta categora contiene elementos de simbologa para crear diagramas de flujo como: proceso, almacenamiento,toma de decisin, conectores, terminadores, etc. Ejemplo:


Proceso 1

DecisinProceso

Alternativo AProceso

Alternativo B

Terminador

Proceso 2

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3.10.4.5. Cintas y estrellas

Utilice esta categora de autoformas para generar dibujos como los siguientes:

3.10.4.6. Llamadas

Con esta categora genera autoformas similares a las que se utilizan en las historietas, para colocar el texto de lospersonajes. Estas se activan inmediatamente como cuadros de texto.


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3.11. Herramientas de uso general

3.11.1. Ir a una celda especfica

En variadas ocasiones en que la distribucin de la informacin le obligue a recorrer gran parte de la hoja de clculo,

tal vez para visualizar una grfica, un presupuesto, una breve lista, tablas de valores; seguramente recurrir alcomando Ir a este comando lo podemos localizar en el men edicin y nos facilitar el traslado a lugaresespecficos.Sin importar en que parte de la hoja de clculo se encuentre usted puede acceder a este comando.


Abra el men Edicin y ejecute elcomando Ir a

Escriba la referencia de celda a laque desea ir y a continuacinaceptar

Referencias de celda a lascuales ha viajado (historial)

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3.11.2. Portapapeles de Office

El portapapeles es un trmino utilizado en el ambiente Windows para referirse a una localidad de memoria queguarda informacin de manera temporal. Usted puede introducir informacin al portapapeles mediante los comandosCortar y Copiar la informacin permanece en esta localidad para su uso, cada vez que usted requiere de estainformacin podr obtenerla a travs del comando Pegar. Cuando usted coloca un bloque de informacin de tamao

considerable le aparecer un mensaje al momento de salir de la aplicacin indicndole que si desea mantener talbloque o bien desea limpiar el portapapeles.

El portapapeles de Windows solamente admite un bloque de informacin a la vez, esto significa que cada vez queusted copie o corte algo reemplazar el contenido almacenado en el portapapeles; sin embargo, el portapapeles deoffice se distingue por que le permite almacenar hasta 24 bloques de informacin para que luego los reclame endistintas posiciones y en el orden que usted desee.

Usted podr tener acceso al portapapeles de Office mediante el panel de tareas, ah podr observar los bloques deinformacin contenidos al igual que de ah usted podr extraer los bloques deseados y en el orden de su preferencia.


Hasta 24 bloques de informacin

Contenido del portapapeles

Limpiar el portapapeles

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Microsoft Excel Core Specialist 77Si usted solamente ejecuta el comando Pegar el contenido que se pegar es el ltimo que se introduce alportapapeles. Si desea un bloque de informacin especfico tendr que acceder a esta pantalla del portapapeles ydar clic en su botn al lado derecho para luego ejecutarPegar

3.11.3. Crear hipervnculos

Un hipervnculo es una herramienta que le permite trasladarse de un lugar a otro. Son utilizados principalmente enInternet identificando al Mouse con una manita, la cual le indica que al dar un clic sobre ese elemente le llevar tal

vez a otra pgina, o bien dentro de la misma a un lugar especfico.En Microsoft Excel los hipervnculos se clasifican en dos tipos, hipervnculos internos los cuales hacen referencia aelementos dentro del mismo archivo y los hipervnculos externos quienes hacen referencia a sitios fuera del archivoactual que puede ser una pgina de Internet o archivos creados en otra aplicacin.


Seleccione el texto u objeto que se convertir enhipervnculo y ejecute el comando hipervnculodel men Insertar

Seleccione el tipo de vnculo que desearealizar

Escriba o seleccione la direccin a dondeviajar por medio del hipervnculo

MARCADOR, es para especificar el lugadentro del archivo a visitar

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3.11.4. Guardar como pgina Web

Microsoft Excel al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office tiene la posibilidad de guardar la informacincon diferentes formatos, uno de ellos y muy importante es HTML, formato para colocar en Internet la informacin yque ms comnmente se identifica como pgina Web.

Principalmente Excel cuenta con la opcin de interactividad de datos, lo cual significa que podr publicar un archivoen Internet para su uso de forma directa, es decir que al momento de publicarlo no sea de slo lectura comonormalmente ocurre con estas pginas sino ms bien para que se pueda editar y tomar como una plantilla para laresolucin de problemas en un ambiente colaborativo.

Es muy sencillo, una vez que se ha terminado la creacin de su archivo gurdelo como pgina Web.


Seleccione lo que desea guardar

La interactividad de datos permite que la informacin que sepublicar se pueda editar desde Internet.

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La informacin podr ser visualizada con el Internet Explorer

3.11.5. Copiar Formato

Cuntas veces ha dado formato a una serie de filas, de columnas, prrafos, pginas y despus de todo tiene lanecesidad de utilizar las mismas caractersticas en otro lugar?

Con el objetivo de estandarizar el formato es posible copiarlo, sin informacin, solamente las caractersticas quehacer que luzca mejor.


Para lograr que los ttulos de columna queden como el nombre.Tendramos que verificar que tantas opciones fueron necesariaspara esta apariencia, luego aplicar cada una de ellas al resto decolumnas

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Para aplicar el estilo creado basta con seleccionar las celdas a quienes se aplicar, abrir el men Formato ymediante el comando Estilo aplicarlo.


Escriba el nombre del estilo

De clic en el botn Modificarparadefinir el formato que tendr elestilo

A travs del dialogo Celdas vistocon anterioridad aplique elformato seleccionado.

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Otra de las caractersticas que incluye la ventana Estilo es que permite activar o desactivar las diferentes opcionescon las que cuenta el estilo seleccionado de la lista desplegable, de la etiqueta Nombre del estilo ( p.ej. Nmero,Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas, Proteccin).

Con lo visto anteriormente, se termina la revisin del Programa Excel 2003, le invitamos a su estudio constante paraque obtenga el dominio de los contenidos.

ELIMINAR un estilo es algo muysencillo, basta con seleccionar elestilo no requerido y dar clic eneste botn

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