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CATÁLOGO DE OBSERVACIONES PODER EJECUTIVO, LEGISLATIVO Y JUDICIAL

ORGANISMOS AUTONÓMOS MUNICIPIOS VERSION 1.O

ÍNDICE

PRESENTACIÓN ................................................................................................................ 7 PRIMERA PARTE PODER EJECUTIVO ..................................................................... 11 Organización y Normatividad ........................................................................................... 11 1.- Movimientos contables no realizados. ........................................................................ 11

2.- Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza.......................................................... 12

3.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno de las entidades. ................................. 13

4.- Inexistencia de manuales de organización y de procedimientos................................. 14

Situación Presupuestal ....................................................................................................... 15 5.- Sobre ejercicio en partidas y/o capítulos del gasto. .................................................... 15

6.- Pagos que no corresponden al ejercicio fiscal............................................................. 16

7.- Erogaciones con cargo a partidas no presupuestadas.................................................. 17

8.- No enterar a la Secretaría de Finanzas y Administración los montos presupuéstales no

ejercidos y/o pasivos no ejercidos. ................................................................................... 18

9.- Falta de autorización y/o justificación para celebrar contratos con vigencia posterior

al ejercicio revisado. ......................................................................................................... 19

10.- Afectación incorrecta en partidas presupuéstales...................................................... 20

Bancos – Efectivo ................................................................................................................ 21 11.- Cuentas bancarias no reportadas en la información financiera. ................................ 21

Cuentas por Cobrar ........................................................................................................... 22 12.- Saldos con antigüedad considerable en cuentas por cobrar. ..................................... 22

13.- Incumplimiento a la normatividad en materia de gastos a reserva de comprobar. ... 23

Bienes Muebles e Inmuebles .............................................................................................. 24 14.- Deficiencias en el control de bienes muebles e inmuebles. ...................................... 24

15.- Bienes muebles no localizados.................................................................................. 25

16.- Falta de registro contable de los bienes muebles e inmuebles. ................................. 26

Cuentas por Pagar.............................................................................................................. 27 17.- Falta de documentación de los pasivos. .................................................................... 27

Ingresos................................................................................................................................ 28 18.- Tarifas de ingresos sin autorizar................................................................................ 28

Egresos Recursos Humanos............................................................................................... 29 19.- Pago de honorarios sin contar con contrato formalizado por escrito. ....................... 29

20.- Falta de evidencia documental para acreditar que el prestador del servicio cumplió

con lo contratado. ............................................................................................................. 30

21.- Personal que cuenta con doble plaza......................................................................... 31

Egresos Generales............................................................................................................... 32 22.- Pago de viáticos y peajes sin apego a la normatividad establecida........................... 32

23.- Erogaciones por bienes y servicios no recibidos....................................................... 33

24.- Llamadas de larga distancia e internacionales sin justificación................................ 34

25.- Asignación de teléfono celular o radio sin apego a la normatividad. ....................... 35

26.- Documentación comprobatoria sin requisitos fiscales. ............................................. 36

27.- Pagos de alimentación del personal sin indicar el evento y las personas que

participaron....................................................................................................................... 37

28.- Documentación comprobatoria de egresos sin rúbrica. (Fondo Fijo). ...................... 38

29.- Falta de controles en la partida de combustible. ....................................................... 39

Egresos Adquisiciones ........................................................................................................ 40

30.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley. ........................................................ 40

31.- Incumplimiento de proveedores en la entrega de bienes de acuerdo a las

especificaciones requeridas. ............................................................................................. 41

32.- Desapego a los montos máximos establecidos en materia de adquisiciones. ........... 42

33.- Compras a proveedores que no ofrecieron las mejores condiciones......................... 43

34.- Dejar de aplicar sanciones a proveedores o aplicarlas incorrectamente. .................. 44

35.- Falta de fianzas de los proveedores de bienes o servicios. ....................................... 45

36.- Fraccionar compras para ubicarse en un rango diferente al establecido por la Ley..46

37.- Realizar compras sin contar con Comités y/o Subcomités de Adquisiciones, o bien

sin su autorización. ........................................................................................................... 47

Egresos Obra Pública......................................................................................................... 48 38.- Deficiente Situación Presupuestal............................................................................. 48

39.- Conceptos de obra y servicios pagados no ejecutados.............................................. 49

40.- Adquisiciones pagadas no suministradas. ................................................................. 50

41.- Adquisiciones pagadas, suministradas y no instaladas. ............................................ 51

42.- Volúmenes pagados en exceso.................................................................................. 52

43.- Deficiencias técnicas. ................................................................................................ 53

44.- Anticipos no amortizados.......................................................................................... 54

45.- Pago indebido............................................................................................................ 55

46.- Adjudicación indebida de contrato de obra pública. ................................................. 56

47.- Deficiencias administrativas. .................................................................................... 57

48.- Incumplimiento de contrato. ..................................................................................... 58

49.- Incumplimiento de objetivos programáticos del Ramo 33. ...................................... 59

Recomendaciones Generales.............................................................................................. 60 50.- Ausencia de políticas para el uso y custodia de bienes (equipo de cómputo y

vehículos). ........................................................................................................................ 60

51.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias........................................................ 61

52.- Bienes muebles e inmuebles no asegurados.............................................................. 62

53.- Inadecuada integración de expedientes de adquisiciones. ........................................ 63

SEGUNDA PARTE PODER LEGISLATIVO, JUDICIAL Y ORG. AUTÓNOMOS 65 Organización y Normatividad ........................................................................................... 65 1.- Movimientos contables no realizados. ........................................................................ 65

2.-Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza........................................................... 66

3.- Presentación de cuentas públicas. ............................................................................... 67

4.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno y/o comités. ........................................ 68

Situación Presupuestal ....................................................................................................... 69 5.- Falta de cumplimiento a la normatividad en materia presupuestal. ............................ 69

6.- Sobre ejercicio en partidas y/o capítulos del gasto. .................................................... 70

7.- Pagos que no corresponden al ejercicio presupuestal. ................................................ 71

8.- Erogaciones con cargo a partidas no presupuestadas.................................................. 72

9.- No enterar a la Secretaría de Finanzas y Administración los montos presupuéstales no

ejercidos o pasivos no ejercidos. ...................................................................................... 73

10.- Falta de autorización y/o justificación para celebrar contratos con vigencia posterior

al ejercicio revisado. ......................................................................................................... 74

11.- Afectación incorrecta en partidas presupuéstales...................................................... 75

Bancos – Efectivo ................................................................................................................ 76 12.- Cuentas bancarias no reportadas en la información financiera. ................................ 76

13.- Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro. .......................... 77

Cuentas por Cobrar ........................................................................................................... 78

14.- Saldos con antigüedad considerable en cuentas por cobrar. ..................................... 78

15.- Incumplimiento a la normatividad en materia de gastos a reserva de comprobar. ... 79

Bienes Muebles e Inmuebles .............................................................................................. 80 16.- Deficiencias en el control de bienes muebles e inmuebles. ...................................... 80

17.- Bienes muebles no localizados.................................................................................. 81

18.- Falta de registro contable de los bienes muebles e inmuebles. ................................. 82

Cuentas por Pagar.............................................................................................................. 83 19.- Falta de documentación de los pasivos. .................................................................... 83

Ingresos................................................................................................................................ 84 20.- Tarifas de ingresos sin autorizar................................................................................ 84

Egresos Recursos Humanos............................................................................................... 85 21.- Falta de evidencia documental para acreditar que el prestador del servicio cumplió

con lo contratado. ............................................................................................................. 85

22.- Personal que cuenta con doble plaza......................................................................... 86

Egresos Generales............................................................................................................... 87 23.- Pago de viáticos y peajes sin apego a la normatividad establecida........................... 87

24.- Erogaciones por bienes y servicios no recibidos....................................................... 88

25.- Llamadas de larga distancia e internacionales sin justificación................................ 89

26.- Documentación comprobatoria sin requisitos fiscales. ............................................. 90

27.- Pagos de alimentación del personal sin indicar el evento y las personas que

participaron....................................................................................................................... 91

Egresos Adquisiciones ........................................................................................................ 92 28.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley......................................................... 92


especificaciones requeridas. ............................................................................................. 93

30.- Desapego a los montos máximos establecidos en materia de adquisiciones. ........... 94

31.- Compras a proveedores que no ofrecieron las mejores condiciones......................... 95

32.- Dejar de aplicar sanciones a proveedores o aplicarlas incorrectamente. .................. 96

33.- Falta de fianzas de los proveedores de bienes o servicios. ....................................... 97

34.- Fraccionar compras para ubicarse en un rango diferente al establecido por la Ley..98


sin su autorización. ........................................................................................................... 99

Egresos Obra Pública....................................................................................................... 100 36.- Deficiente Situación Presupuestal........................................................................... 100

37.- Conceptos de obra y servicios pagados no ejecutados............................................ 101

38.- Adquisiciones pagadas no suministradas. ............................................................... 102

39.- Adquisiciones pagadas, suministradas y no instaladas. .......................................... 103

40.- Volúmenes pagados en exceso................................................................................ 104

41.- Deficiencias técnicas. .............................................................................................. 105

42.- Anticipos no amortizados........................................................................................ 106

43.- Pago indebido.......................................................................................................... 107

44.- Adjudicación indebida de contrato de obra pública. ............................................... 108

45.- Deficiencias administrativas. .................................................................................. 109

46.- Incumplimiento de contrato. ................................................................................... 110

Recomendaciones Generales............................................................................................ 111 47.- Ausencia de políticas para el uso y custodia de bienes (equipo de cómputo y

vehículos). ...................................................................................................................... 111

48.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias...................................................... 112

49.- Bienes muebles e inmuebles no asegurados............................................................ 113

50.- Falta de controles en la partida de combustible. ..................................................... 114

51.- Inadecuada integración de expedientes de adquisiciones ....................................... 115

TERCERA PARTE MUNICIPIOS ................................................................................ 117 Organización y Normatividad ......................................................................................... 117 1.- Movimientos contables no realizados. ...................................................................... 117

2.- Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza........................................................ 118

3.- Presentación de cuentas públicas. ............................................................................. 119

4.- Falta de formalidad en la creación de dependencias y entidades paramunicipales... 120

5.- Falta de autorización y publicación del Plan Municipal de Desarrollo y Plan de

Gobierno Municipal........................................................................................................ 121

6.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno de las entidades. ............................... 122

Situación Presupuestal ..................................................................................................... 123 7.- Falta de cumplimiento a la normatividad en materia presupuestal. .......................... 123

8.- Sobre ejercicio en partidas y/o capítulos del gasto. .................................................. 124

9.- Pagos que no corresponden al periodo...................................................................... 125

10.- Erogaciones con cargo a partidas no autorizadas.................................................... 126

11.- Afectación incorrecta en partidas presupuéstales.................................................... 127

Bancos – Efectivo .............................................................................................................. 128 12.- Cuentas bancarias no reportadas en la información financiera. .............................. 128

13.- Falta de caución en el manejo de recursos. ............................................................. 129

14.- Transferencias bancarias del Ramo 33.................................................................... 130

15.- Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro......................... 131

Cuentas por Cobrar ......................................................................................................... 132 16.- Saldos con antigüedad considerable en cuentas por cobrar. .................................. 132

17.- Incumplimiento a la normatividad en materia de gastos a reserva de comprobar. . 133

Bienes Muebles e Inmuebles ............................................................................................ 134 18.- Deficiencias en el control de bienes muebles e inmuebles .................................... 134

19.- Bienes muebles no localizados................................................................................ 135

20.- Falta de registro contable de los bienes muebles e inmuebles. ............................... 136

Cuentas por Pagar............................................................................................................ 137 21.- Falta de documentación de los pasivos. .................................................................. 137

22.- Reconocimiento de la deuda pública....................................................................... 138

Ingresos.............................................................................................................................. 139 23.- Tarifas de ingresos sin autorizar.............................................................................. 139

24.- Impuesto predial prescrito....................................................................................... 140

25.- Exención del pago del Impuesto Predial. ................................................................ 141

26.- Cancelaciones de pago de Impuesto Predial. .......................................................... 142

27.- Venta de bienes muebles e inmuebles propiedad del Municipio sin apego a la

normatividad................................................................................................................... 143

28.- Cancelaciones y condonaciones. ............................................................................. 144

Egresos Recursos Humanos............................................................................................. 145 29.- Tabulador de sueldos............................................................................................... 145

30.- Pago de aguinaldos superiores a su parte proporcional. ......................................... 146

31.- Otorgamiento de préstamos personales................................................................... 147

32.- Otorgamiento de anticipo de sueldos. ..................................................................... 148

33.- Personal que cuenta con doble plaza....................................................................... 149

Egresos Generales............................................................................................................. 150 34.- Falta de criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal. ................ 150

35.- Pago de viáticos y peajes sin apego a la normatividad establecida......................... 151

36.- Llamadas de larga distancia e internacionales sin justificación.............................. 152

37.- Falta de documentación comprobatoria del gasto. .................................................. 153

38.- Operaciones comerciales con familiares de los funcionarios públicos. .................. 154

39.- Pago de comisiones bancarias (cheques sin fondos)............................................... 155

40.- Pago de multas, recargos y actualizaciones. ........................................................... 156

Egresos Adquisiciones ...................................................................................................... 157 41.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley....................................................... 157


especificaciones requeridas. ........................................................................................... 158

43.- Compras a proveedores que no ofrecieron las mejores condiciones....................... 159

44.- Dejar de aplicar sanciones a proveedores o aplicarlas incorrectamente. ................ 160

45.- Falta de fianzas de los proveedores de bienes o servicios. ..................................... 161


sin su autorización. ......................................................................................................... 162

Egresos Obra Pública....................................................................................................... 163 47.- Deficiente Situación Presupuestal........................................................................... 163

48.- Conceptos de obra y servicios pagados no ejecutados............................................ 164

49.- Adquisiciones pagadas no suministradas. ............................................................... 165

50.- Adquisiciones pagadas, suministradas y no instaladas. .......................................... 166

51.- Volúmenes pagados en exceso................................................................................ 167

52.- Deficiencias técnicas. .............................................................................................. 168

53.- Anticipos no amortizados........................................................................................ 169

54.- Pago indebido.......................................................................................................... 170

55.- Adjudicación indebida de contrato de obra pública. ............................................... 171

56.- Modalidad de ejecución incorrecta. ........................................................................ 172

57.- Deficiencias administrativas. .................................................................................. 173

58.- Incumplimiento de contrato. ................................................................................... 174

59.- Incumplimiento de objetivos programáticos del Ramo 33. .................................... 175

Organismos Paramunicipales.......................................................................................... 176 60.- Pagos a la Presidenta del Patronato del DIF. .......................................................... 176

Recomendaciones Generales............................................................................................ 177 61.- Ausencia de políticas para el uso y custodia de bienes (equipo de cómputo y

vehículos). ...................................................................................................................... 177

62.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias...................................................... 178

63.- Bienes muebles e inmuebles no asegurados............................................................ 179

64.- Falta de políticas para el otorgamiento de gastos a comprobar............................... 180

65.- Falta de manuales administrativos y contables. ...................................................... 181

66.- Falta de revaluación de predios. .............................................................................. 182

67.- Contingencias laborales........................................................................................... 183

68.- Falta de controles en la partida de combustible. ..................................................... 184

69.- Registro incorrecto de ingresos. .............................................................................. 185

70.- Inadecuada integración de expedientes de adquisiciones. ...................................... 186

ANEXO 1........................................................................................................................... 187

7

PRESENTACIÓN

El Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato tiene

entre sus atribuciones; establecer los procedimientos para la práctica de

auditorías; vigilar y controlar la eficiencia de la aplicación del gasto público y la

utilización de los recursos patrimoniales del Estado, así como realizar

recomendaciones para fomentar la transparencia en el ejercicio de la función

pública.

Este documento contiene una guía de las observaciones que se presentan

comúnmente en cada una de las evaluaciones que se practican en los diversos

entes de la administración pública estatal, respecto de la aplicación de su marco

normativo, recursos financieros, recursos materiales, recursos humanos,

contabilidad, control interno, aspectos técnicos de obras, entre otras.

Se entiende por observaciones comunes en materia de fiscalización, aquellas que

después de haber considerado la normatividad correspondiente y aplicado los

procedimientos de auditoría; concluyen en hallazgos con características similares.

El presente catálogo tiene como objetivos:

1. Ofrecer un instrumento de consulta que constituya una herramienta ágil a

los auditores gubernamentales en el fundamento legal aplicable a

determinados hechos y/o hallazgos.

2. Establecer criterios uniformes en la redacción y presentación de

observaciones.

3. Servir de guía de referencia para minimizar este tipo de observaciones al

sujeto fiscalizado suministrando textos de referencia.

8

El Catálogo presenta por rubro auditado las observaciones con su fundamentación

legal, asimismo, señala la probable documentación que podría respaldar las

observaciones, la acción solventatoria y en su caso las recomendaciones

procedentes. Se presentan a través de tres secciones:

I.- Poder Ejecutivo (Dependencias y entidades).

II.- Poder Legislativo, Poder Judicial y Organismos Autónomos.

III.- Municipios.

Cada sección comprende observaciones clasificadas en los siguientes rubros:

1. Organización y normatividad

2. Situación presupuestal

3. Bancos y/o efectivo

4. Cuentas por cobrar

5. Bienes muebles e inmuebles

6. Cuentas por pagar

7. Ingresos

8. Egresos ( recursos humanos, generales, adquisiciones, obra pública)

9. Recomendaciones generales

Asimismo es necesario resaltar las siguientes consideraciones generales:

a) Este documento es una guía para el proceso de elaboración de pliegos e

informes por lo que en ningún momento este catálogo forma parte del

Marco Normativo de la institución.

b) El catálogo de observaciones comunes en materia de fiscalización es un

documento exclusivo para uso interno y podrá ser de conocimiento público.

c) Las recomendaciones generales tienen como objetivo fortalecer las

medidas de control interno para la aplicación de los recursos públicos,

siendo estas acciones de mejoras que emanan de la percepción del auditor

9

y se presentan sin considerar un marco normativo en particular que ordene

su establecimiento.

d) Cada uno de los rubros involucrados antes citados, se derivan de la

práctica fiscalizadora, por lo que no constituyen un límite para la

fiscalización, revisión y control, sino mero parámetro general para facilitar la

identificación de observaciones.

e) Es importante que los usuarios del documento se responsabilicen por la

actualización y adecuación de la normatividad correspondiente. Es decir, de

ser necesario se harán las modificaciones conforme vayan cambiando las

circunstancias.

f) Cada situación observada debe ser analizada de manera particular

considerando los elementos señalados en Manual para la Elaboración de

Pliegos e Informes. (Criterio, causa, consecuencia y efecto).

PODER EJECUTIVO VERSIÓN 1.0

10

PRIMERA PARTE PODER EJECUTIVO


11

PRIMERA PARTE PODER EJECUTIVO CATÁLOGO DE OBSERVACIONES

OFS

Rubro: Organización y Normatividad Número Consecutivo: 1

Título de la Observación: 1.- Movimientos contables no realizados.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD

Movimientos contables no realizados. � Omisión de registros contables: • No contabilización de activos • No contabilización de ingresos y

egresos. • No contabilización de pasivos. • No contabilización de patrimonio.

DISPOSICIÓN INFRINGIDA

� Artículos 103 y 104 párrafo segundo de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Principios de Contabilidad Gubernamental denominados: Revelación Suficiente, Importancia Relativa, Base de Registro.

� Artículo 44 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2005 para adquisiciones.

DOCUMENTACIÓN IDÓNEA (EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE)

� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Balanza de comprobación. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Documentos que acrediten la operación y evidencie la omisión de los registros.

DOCUMENTACIÓN O ACCIÓN SOLVENTATORIA

� Presentar las pólizas de los registros omitidos, así como del auxiliar contable de las cuentas relacionadas.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda efectuar y presentar los documentos que acrediten los registros omitidos.


12

CATÁLOGO DE OBSERVACIONES OFS


Título de la Observación: 2.- Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza.


Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza. � Se observaron X saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, cuyos importes suman $XXX, de los cuales no se ha llevado a cabo la depuración y/o cancelación correspondiente, debidamente justificada.


� Artículo 103 y 104 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos para el Estado y los Municipio de Guanajuato.



� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Auxiliar contable de las partidas relacionadas con la observación. � Balanza de comprobación.


� Presentar reporte o dictamen que contenga un análisis de los saldos anteriormente mencionados con el soporte y justificación de la cancelación o depuración de los mismos, según sea el caso previa autorización de funcionario facultado, presentando las pólizas contables de los registros efectuados anexando los documentos comprobatorios, así como del auxiliar contable de las cuentas relacionadas.

RECOMENDACIÓN

� Elaborar reporte o dictamen que contengan el análisis de los saldos mencionados con el soporte que solventen la cancelación o depuración de los mismos.

RG.- Se recomienda atender la normatividad citada, mayor cuidado y supervisión en la contabilización de las operaciones.


13



Título de la Observación: 3.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno de las entidades.


Deficiencias en actas de Órganos de Gobierno de las entidades.

� Carencia de firmas en actas. � Los apéndices existentes no se hacen constar en todas

las actas, asimismo, dichos apéndices carecen de firma o rúbricas de los miembros del órgano de gobierno.

� No se encuentran foliadas las páginas de las actas de sesiones.

� Incumplimiento de requisitos de validez del acuerdo.


� En su caso Decreto de creación del ente auditado. � En su caso Reglamento Interior del ente auditado.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Actas de Sesión del Órgano de Gobierno de que se trate donde se presente la irregularidad

observada.


� Presentar las actas con las correcciones, firmas y/o rúbricas de todos los integrantes del órgano de gobierno y foliar todas las páginas que integren cada acta.

RECOMENDACIÓN

� Vigilar que las actas presenten firmas y rúbricas de todos los participantes de la reunión.


14



Título de la Observación: 4.- Inexistencia de manuales de organización y de

procedimientos.


Inexistencia de manual de organización y de procedimientos.

� Se carece de un manual de organización que especifique las actividades por realizar de cada uno de los puestos y perfiles del ente auditado.

� Se carece de un manual de procedimientos y servicios que ofrece el área evaluada.


� Artículo 22, Fracción III de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo para el Estado de Guanajuato. � Decreto de Creación del ente auditado. � Reglamento Interior del ente auditado.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Presentar el manual de organización y/o de procedimientos autorizado.

RECOMENDACIÓN

� Formular y elaborar el manual de organización y/o de procedimientos autorizado. � Mantener constante supervisión sobre la actualización de la información que integra el manual.


15


Rubro: Situación Presupuestal Número Consecutivo: 5

Título de la Observación: 5.- Sobre ejercicio en partidas y/o capítulos del gasto.


Sobre ejercicio en partidas y/o capítulos del gasto.

� Se observaron XXX partidas que en su momento fueron ejercidas sin contar con suficiencia presupuestal por un importe que suma $XXXX.


� Artículo 134 de la Constitución Política del Estado de Guanajuato. � Artículos 22 y 57 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado

y los Municipios de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Balanza de comprobación. � Auxiliares contables de las partidas ejercidas motivo de observación. � Estado de Situación Presupuestal. � Estados de cuenta bancarios acreditando los pagos. � Documentación relativa a las modificaciones presupuestales.


� Hecho insolventable.

RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda vigilar el apego a la normatividad citada en el ejercicio de los recursos financieros, realizando con oportunidad las adecuaciones presupuestales necesarias cubriendo los requerimientos señalados en la normatividad a efecto de recurrir en la observación.


16



Título de la Observación: 6.- Pagos que no corresponden al ejercicio fiscal.

DESCRIPCIÓN IREEGULARIDAD

Pagos que no corresponden al ejercicio fiscal. � Se observaron pagos con cargo al presupuesto del ejercicio revisado por XXX con documentación soporte de fecha anterior o posterior.


� Artículos 22, 68 y 75 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Artículo 31 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2005. � Principios de Contabilidad Gubernamental denominados: Base de Registro, Periodo Contable y Control

Presupuestario. � Artículo 31 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el

Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas contables con su respectiva documentación comprobatoria. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas. � Estado de cuenta bancario para evidenciar el cobro de cheques.


� En su caso presentar las pólizas de reclasificación de los gastos afectando los resultados del ejercicio o bien de ser procedente el recibo oficial de ingresos de la Secretaría de Finanzas y Administración.

RECOMENDACIÓN

RG.- En lo sucesivo no afectar el presupuesto actual con gastos correspondientes a otro ejercicio y apegarse a la legalidad descrita.


17



Título de la Observación: 7.- Erogaciones con cargo a partidas no

presupuestadas.


Erogaciones con cargo a partidas no presupuestadas.

� Se observaron XXX partidas ejercidas que no fueron presupuestadas por un importe que suma $XXXX.





� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Balanza de comprobación. � Auxiliares contables de las partidas ejercidas motivo de observación. � Estado del gasto presupuestal programático. � Estados de cuenta bancarios acreditando los pagos. � Documentación relativa a las modificaciones presupuestales.



RECOMENDACIÓN

� RG.- En lo sucesivo no afectar el presupuesto actual con gastos correspondientes a otro ejercicio y apegarse a la legalidad descrita.


18

CATÁLOGO DE OBSERVACIONES

OFS


Título de la Observación: 8.- No enterar a la Secretaría de Finanzas y

Administración los montos presupuéstales no ejercidos

y/o pasivos no ejercidos.


No enterar a la Secretaría de Finanzas y Administración los montos presupuéstales no ejercidos y/o pasivos no ejercidos.

� Se observó que existe un remanente de $XXXXX de montos presupuéstales no ejercidos que no han sido enterados a la Secretaría de Finanzas y Administración.

� Se observó que existen pasivos que no se aplicaron y no fueron enterados a la Secretaría de Finanzas y Administración.


� Artículo 68, último párrafo de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Artículo 31 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.


� Balanza de comprobación. � Auxiliares contables. � Estado del gasto presupuestal programático. � Oficios de requerimiento de devolución de recursos de la Secretaría de Finanzas y

Administración. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Presupuesto de egresos autorizado y sus modificaciones. � Pólizas contables con su respectiva documentación comprobatoria.


� Recibo oficial de ingresos por parte de la Secretaría de Finanzas y Administración. � Presentar la documentación que refleje el ejercicio de los remanentes por la aplicación de los

recursos.

RECOMENDACIÓN

RG.- Apegarse en los ejercicios subsecuentes a la normatividad vigente.


19



Título de la Observación: 9.- Falta de autorización y/o justificación para celebrar contratos con vigencia posterior al ejercicio revisado.


Contraer compromisos mayores a su presupuesto autorizado sin contar con la autorización y/o justificación para celebrar contratos con vigencia posterior al ejercicio revisado.

� Se celebraron contratos de XXX en los cuales conforme a las fechas de su vigencia quedan comprometidos los recursos presupuéstales de ejercicios posteriores sin justificación y autorización.


� Artículos 36 segundo párrafo de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004.

� Artículo 38 segundo párrafo Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.

� Artículo 76 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Apartado I numeral 4 de los Lineamientos en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2004 de la Administración Pública Estatal.

� Artículo 5 de los Lineamiento Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Contratos objeto del compromiso de pago. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Estado del gasto presupuestal programático.


� Presentar el acuerdo de autorización y en su caso el convenio modificatorio en el que se incorpore la vigencia anual.

RECOMENDACIÓN

� En lo sucesivo que en contratos multianuales se adicione una cláusula que establezca la posibilidad de renovar el contrato al concluir la misma condicionándose esa renovación a la disponibilidad y suficiencia presupuestal que se tengan para el siguiente ejercicio fiscal


20



Título de la Observación: 10.- Afectación incorrecta en partidas presupuéstales.


Afectación incorrecta en partidas presupuéstales.

� Se realizaron afectaciones presupuestales que no corresponden al concepto de la partida.


� Artículos 28 y 35 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004.

� Artículo 28 y 37 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.


� Artículos 1 y 2 del Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro con su respectiva documentación comprobatoria. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas. � Definición de la partida. � Concepto del gasto registrado.


� En caso de ser oportuno presentar pólizas de ajuste contabilizando adecuadamente los conceptos. De lo contrario será considerado un hecho insolventable

RECOMENDACIÓN

RG.- En lo sucesivo se recomienda mayor cuidado y supervisión en la contabilización de las operaciones.


21


Rubro: Bancos – Efectivo Número Consecutivo: 11

Título de la Observación: 11.- Cuentas bancarias no reportadas en la información

financiera.


Cuentas bancarias no reportadas en la información financiera.

� Se determinaron cuentas bancarias utilizadas por el ente las cuales no se encuentran reportadas y/o contabilizadas.


� Artículos 103 y 104 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Artículo 46 de la Ley de Coordinación Fiscal Federal (fondos ramo 33). � Principios de Contabilidad Gubernamental denominados: Revelación Suficiente e Importancia

Relativa.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Estados de Cuenta Bancarios y sus contratos de apertura. � Confirmaciones con las instituciones bancarias. � Balanza de comprobación. � Convenios de colaboración y /o reglas de operación (programas específicos).


� Presentar las pólizas y auxiliares contables, así como balanza de comprobación donde se registren las cuentas bancarias observadas.

RECOMENDACIÓN

� Registrar en la balanza de comprobación las cuentas bancarias a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato.


22


Rubro: Cuentas por Cobrar Número Consecutivo: 12

Título de la Observación: 12.- Saldos con antigüedad considerable en cuentas por cobrar.


Saldos con antigüedad considerable en cuentas por cobrar.

� De la revisión y análisis a la cuenta xxx se observan saldos por concepto de xxxxxxxx por un importe de $ xxxxx, los cuales no obstante su antigüedad, al xxxxxx de xxxxx no habían sido recuperados y/o depurados.


� Dependiendo del caso concreto consultar Decreto de Creación o Reglamento Interior del ente fiscalizado u otras disposiciones relacionadas con el tema.


� Balanza de comprobación. � Auxiliares contables. � Documentos firmados que respalden los adeudos. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Resultados de compulsa con deudores.


� Presentar los documentos emitidos por el ente fiscalizado derivados de los trámites o gestiones realizadas para su recuperación o depuración según sea el caso.

� Presentar las pólizas contables con su respectivo soporte documental de los registros que se hubieran realizado derivados de la recuperación y/o depuración del saldo así como los auxiliares contables respectivos.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda recuperar o depurar los saldos.


23



Título de la Observación: 13.- Incumplimiento a la normatividad en materia de

gastos a reserva de comprobar.


Incumplimiento a la normatividad en materia de gastos a reserva de comprobar.

� Comprobación de gastos fuera del plazo establecido. � Presentación de comprobantes no relacionados con el

evento. � Gastos que debieron cubrirse con el procedimiento

normal de pago. � Reintegro de recursos considerables respecto a lo

asignado. (mayor a un XX%) � Comprobantes sin requisitos fiscales. � Otorgamiento a personas que no son empleados del

Poder Ejecutivo.


� Lineamientos en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2004 de la Administración Pública Estatal en su apartado X.

� Artículos 19 al 26 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad, y Disciplina presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.



� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documento a través del cual se recibió el recurso otorgado (recibo, cheque). � Comprobantes presentados extemporáneamente (recibo oficial, notas, facturas, etc.). � Solicitud de gastos a reserva de comprobar. � Documento que acredite la comisión y la fecha del evento o su realización.


� Presentar la documentación comprobatoria que soporte la erogación del gasto, caso contrario el reintegro de los recursos como lo establecen los artículos 22, 24 y 25 de los Lineamientos Generales en Materia de Austeridad, Racionalidad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.

RECOMENDACIÓN

RG.- En lo sucesivo apegarse a la normatividad establecida para el ejercicio fiscal correspondiente.


24


Rubro: Bienes Muebles e Inmuebles Número Consecutivo: 14

Título de la Observación: 14.- Deficiencias en el control de bienes muebles e

inmuebles.


Deficiente control del manejo de bienes muebles e inmuebles.

� No se acredita la propiedad de todos los bienes inmuebles (tener cuidado con los bienes de dominio público).

� No todos los bienes inmuebles se encuentran registrados en el Registro Público de la Propiedad .

� No en todos los bienes se especifica su modelo, serie, valor de adquisición. � Se observó que el inventario de bienes muebles no se encuentra actualizado debido a que

no han sido dados de baja del Inventario de bienes en malas condiciones y/o inservibles. � Se carece de las facturas originales de los bienes muebles. � No se tienen asegurados los bienes muebles e inmuebles en su totalidad. � Se carece de resguardos o no se encuentran actualizados.


� Decreto de creación del ente fiscalizado. � Reglamento Interior de la dependencia o entidad fiscalizada (Dirección General de

Administración).


� Inventarios realizado por Auditoría suscrito por quien la elabora y responsable de la misma. � Inventario de la Unidad Evaluada. � Facturas. � Informe del Registro Público de la Propiedad (compulsa). � Escrituras públicas de los que no se encuentran registrados. � Inventario de Control Patrimonial. � Resguardos Individuales. � Póliza de seguro y pago (en caso de que no todos estén asegurados). � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados en su caso incluir fotografías.


� Presentar: Escrituras públicas o título de propiedad. Registro ante el Registro Público de la Propiedad Inventario con los datos actualizados. Facturas de los bienes muebles. Pólizas de seguros respectivas. Resguardos individuales actualizados.

RECOMENDACIÓN


25



Título de la Observación: 15.- Bienes muebles no localizados.


Bienes muebles no localizados. � De la revisión física practicada a los bienes muebles del ente fiscalizado, no se localizaron los siguientes bienes muebles: xxxxxxxxx.


� Decreto de Creación del ente auditado. � Reglamento interior del ente fiscalizado.


� Factura donde conste la adquisición de los bienes. � En su caso acta administrativa y/o denuncia. � Inventarios y resguardos de los bienes. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Póliza de seguro en su caso. � En su caso reporte fotográfico.


� Presentar elementos que acrediten la ubicación del bien (reporte fotográfico, contrato de comodato, etc.).

� Restitución del bien o recuperación del valor. � Denuncia ante el Ministerio Público por extravío.

RECOMENDACIÓN

RG.- Implementar o mejorar las medidas de control para resguardar de manera eficiente los bienes propiedad del ente fiscalizado y realizar verificaciones físicas con cierta periodicidad y de manera sorpresiva, por parte del área administrativa.


26



Título de la Observación: 16.- Falta de registro contable de los bienes muebles e

inmuebles.


Falta de registro contable de los bienes muebles e inmuebles.

� No se encuentran contabilizados los activos fijos.

� No se efectuaron los registros contables derivados de altas y bajas de activos fijos.



� Artículo 103 y 104 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Catálogo de cuentas y/o guía contabilizadora de las propias áreas auditadas. � Principios de Contabilidad Gubernamental denominados Revelación Suficiente e Importancia

Relativa.


� Estados Financieros. � Balanza de comprobación. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Factura donde conste la adquisición de los bienes. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Evidencia de la operación de alta- baja.


� Presentar las pólizas contables y auxiliares contables así como la balanza de comprobación con los registros necesarios a efecto de que las adquisiciones o bajas al inventario se registren en la contabilidad.

RECOMENDACIÓN

RG.- Efectuar el registro de las posteriores adquisiciones.


27


Rubro: Cuentas por Pagar Número Consecutivo: 17

Título de la Observación: 17.- Falta de documentación de los pasivos.


Falta de documentación de los pasivos. � De la revisión efectuada al rubro de cuentas por pagar al xxx, se observó la existencia de saldos por la cantidad de $ xxxxx, que no se presentó con la documentación que soporte la obligación de pago a cargo del ente fiscalizado.

� Registro de pasivos que no representan gastos devengados a efecto de no reintegrar los montos presupuéstales no ejercidos.


� Artículo 3 fracción XIII, 55 y 75 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y Municipios de Guanajuato.

� Lineamientos en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para el Ejercicio Fiscal 2004 de la Administración Pública Estatal apartado I numerales 2 y 12.

� Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal artículo 92.

� Artículo 28 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004.


DOCUMENTACIÓN IDÓNEA

(EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE)

� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro y auxiliar contable de las cuentas relacionadas. A la fecha de la observación

y a la fecha posterior. � Comprobación del gasto con fecha o concepto posterior.


� Presentar la documentación faltante notificando al órgano fiscalizador para su verificación o efectuar el reintegro del recurso a la Secretaría de Finanzas y Administración.

� Presentar pólizas y auxiliares por las correcciones a los registros contables correspondientes.

RECOMENDACIÓN

� Soportar documentalmente la creación de pasivos.


28


Rubro: Ingresos Número Consecutivo: 18

Título de la Observación: 18.- Tarifas de ingresos sin autorizar.


Tarifas de ingresos sin autorizar. � Se observó el cobro de conceptos sin estar dentro de las tarifas de ingresos.

� Se observó que se cuenta con un listado de tarifas sin contar con la autorización respectiva.

� Cobros sin apegarse a la tarifa.


� Reglamento Interior del ente fiscalizado. � Decreto de creación del ente fiscalizado. � Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005. � Artículo 2 primer párrafo de la Constitución política para el Estado de Guanajuato.


� Tarifas aplicables. � Recibos y/o comprobantes de ingresos. � Pólizas contables de registro. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Estados de cuenta donde se reflejen los ingresos recibidos.


� Presentar documento que acredite la autorización de conceptos de ingresos. � Asimismo fundamentar la facultad para efectuar cobros menores o sin apego a la tarifa, o sin

éstas.

RECOMENDACIÓN

RG.- Incluir todos los posibles conceptos de ingresos en su anteproyecto.


29


Rubro: Egresos Recursos Humanos Número Consecutivo: 19

Título de la Observación: 19.- Pago de honorarios sin contar con contrato formalizado por escrito.


Pago de honorarios sin contar con contrato formalizado por escrito.

� De la revisión a los gastos por concepto de servicios personales, se observó que existen pagos por concepto de honorarios de los cuales no fueron proporcionados los contratos correspondientes o no se elaboraron.


� Artículo 41 fracción I de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2005.

� Artículo 32 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Recibos de honorarios. � Recibos de pago de la dependencia. � Póliza cheque. � Auxiliar contable de la cuenta relacionada.


� En su caso proporcionar los contratos de prestación de servicios para su análisis. De lo contrario es un hecho insolventable.

RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda que previo al inicio de la prestación del servicio se formalice el contrato.


30


OFS


Título de la Observación: 20.- Falta de evidencia documental para acreditar que

el prestador del servicio cumplió con lo contratado.


Se carece de evidencia documental que acredite que el prestador del servicio cumplió con lo contratado.

� De la revisión a los gastos por concepto de servicios personales, se observó que existen pagos por concepto de honorarios de los cuales no se cuenta con evidencia que acredite el cumplimiento de lo establecido en el contrato cuando este especifique la entrega material de resultados. (Partida 1201).


� Artículo 41 fracción I de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.


� Lo establecido en los contratos celebrados.


� Recibos de honorarios. � Póliza cheque. � Estados de cuenta donde se evidencie el cobro de cheques. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas. � Contrato de prestación de servicios. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Presentar la evidencia que acredite el cumplimiento de lo establecido en los contratos celebrados por concepto de prestación de servicios personales.

RECOMENDACIÓN

� Apegarse a lo señalado en la normatividad aplicable, así como a lo establecido en los contratos celebrados por concepto de prestación de servicios personales.


31



Título de la Observación: 21.- Personal que cuenta con doble plaza.


Personal que cuenta con doble plaza. � De la revisión a los gastos por concepto de servicios personales, se observaron pagos a personal que cuenta con otro cargo público por el cual también recibe sueldo sin contar o proporcionar con permiso especial por parte del Congreso del Estado. (Salvo en caso de docencia).


� Artículo 131 de la Constitución Política del Estado de Guanajuato. � Artículos 86 y 87 fracción III de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para

el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Nombramientos. � Nóminas de las dependencias o entidades donde labora. � En su caso evidencia del control de asistencias. � Pólizas de registro o auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Oficio de respuesta por compulsa realizada al Congreso del Estado.


� Presentar el permiso especial o dictamen emitido por el Congreso del Estado en el que autoriza al personal que puede contar con dos cargos públicos y la percepción de sueldo por el segundo encargo.

RECOMENDACIÓN

� Solicitar el permiso correspondiente al Congreso de Estado previo a un nuevo nombramiento.


32


Rubro: Egresos Generales Número Consecutivo: 22

Título de la Observación: 22.- Pago de viáticos y peajes sin apego a la

normatividad establecida.


Pago de viáticos y peajes sin presentar la documentación que justifique la comisión correspondiente o sin apego a la normatividad establecida.

� Pago de viáticos sin oficio de comisión. � Pago de viáticos por importe mayor al

establecido en tarifa. � Pago de peajes de lugares distintos a los

necesarios para el traslado al destino de la comisión.

� En general pago de viáticos incumpliendo la normatividad (pago en días inhábiles o festivos, en el lugar de adscripción, entre otros)



� Artículos 61 y 67 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.

� Artículos 1 al 3, 7, 9, 11 y 16 de los Lineamientos y Tarifas para el Otorgamiento de Viáticos y pasajes para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Comprobantes del pago de viáticos (póliza, ministración, etc.). � Comprobantes de peajes pagados o reembolsados al servidor público. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Auxiliar contable de la partida. � Póliza contable con su respectiva documentación. � Oficio de comisión cuando no radique la observación en su omisión.


� Reintegro por parte del funcionario público responsable de la comisión del importe pagado injustificadamente.

RECOMENDACIÓN

RG.- Atender a la normatividad antes señalada y evitar el pago de viáticos sin el oficio de comisión correspondiente.


33



Título de la Observación: 23.- Erogaciones por bienes y servicios no recibidos.

DESCRIPCIÒN IRREGULARIDAD

Erogaciones por bienes y servicios no proporcionados.

� Pago de mercancías que no fueron recibidas. � Realizar pagos por servicios que se contrataron

por un determinado tiempo cuando se demuestre que no se cumplió parcial o totalmente el mismo.

� No existe evidencia de los bienes y servicios recibidos.


� Artículo 69 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados (Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).

� Artículos 94, 98 y 99 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Comprobantes de la erogación del recurso (facturas, pólizas cheque, estados de cuenta). � Contratos de servicios especificando el producto y el tiempo contratado. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Requerir a los prestadores de servicios o a los proveedores, que sean proporcionados los bienes o servicios, de acuerdo a lo pactado; en caso contrario, hacer válidas las garantías para recuperar el importe erogado.

� Aplicación de sanciones en su caso o; � Reintegro del importe correspondiente.

RECOMENDACIÓN


34



Título de la Observación: 24.- Llamadas de larga distancia e internacionales sin

justificación.


Llamadas (duración y/o cantidad) de larga distancia e internacionales sin justificación.

� Llamadas personales de larga distancia o internacionales sin autorización.

� Recibir llamadas de larga distancia por cobrar sin autorización. � Llamadas de larga distancia nacional e internacional realizadas

fuera del horario de labores, cuando no se puedan justificar. � Llamadas que no están justificadas y la persona que las realizó

no haya reembolsado el importe.


� Artículo 28 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2005.


� Artículos 42, 43 y 44 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.

� Reglamento interior del ente fiscalizado.


� Recibo telefónico pagado. � Control interno en el que conste quién realizó las llamadas y cual es el motivo de las mismas

(reporte del conmutador, relación de extensiones y responsables y claves relacionadas con el reporte a fin de identificar el usuario).

� Documento en el que conste quién es responsable de elaborar el control. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Auxiliar contable de la partida afectada.


� Elaborar un documento en el que se justifiquen las erogaciones por concepto de llamadas de larga distancia, especificando fecha, motivo de la llamada, tiempo de la misma y el usuario del servicio.

� Efectuar el reintegro correspondiente.

RECOMENDACIÓN

� Implementar una bitácora que permita llevar un control de las llamadas, para detectar al usuario, fecha, duración, y motivo que la origina.

RG.- Establecer mecanismos de control interno que limiten el uso de los servicios telefónicos únicamente para actividades de ámbito laboral y no personal.


35



Título de la Observación: 25.- Asignación de teléfono celular o radio sin apego a la normatividad.


Asignación de teléfono celular o radio sin apego a la normatividad.

Uso de servicios de telefonía celular (iusacell, telcel, radio nextel, otros) sin la autorización correspondiente.



� Reglamento Interior del ente auditado.


� Resguardos del teléfono celular y radio asignados. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Facturas o recibos en donde se refleje el consumo de ambos servicios. � Nombramiento del funcionario usuario de los servicios.


� Presentar la autorización correspondiente o en su caso; � La baja al usuario de dichos equipos de conformidad a la normatividad vigente en materia de

servicios de radiocomunicación y telefonía celular.

RECOMENDACIÓN

� Tratándose de baja del servicio, evaluar la conveniencia de la reasignación del mismo conforme a la normatividad a fin de no incurrir en penalizaciones con el proveedor del servicio.


36



Título de la Observación: 26.- Documentación comprobatoria sin requisitos

fiscales.


Documentación comprobatoria sin requisitos fiscales. (En los casos que de conformidad en LISR el enajenante o prestador de servicio este obligado a expedirlo).

� Documentación soporte de las erogaciones la cual carece de uno ó varios de los requisitos establecidos en la ley.


� Artículos 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación. � Artículo 37 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. � Artículo 7 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina

Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal. � Artículo 102 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documentos sin requisitos fiscales. � Documentos de donde se desprendan las erogaciones realizadas por causa de la irregularidad,

(pólizas cheque, recibos de efectivo, etc.).


� Hecho insolventable

RECOMENDACIÓN

RG.- Emitir circulares para difundir entre el personal los requerimientos que deberá cumplir la documentación soporte de los egresos y procurar la adquisición de bienes o servicios con proveedores que estén debidamente registrados ante Hacienda o que expidan comprobantes fiscales que cumplen con los requisitos de ley. RG.- Verificar que previo al pago la comprobación reúna los requisitos fiscales.


37



Título de la Observación: 27.- Pagos de alimentación del personal sin indicar el

evento y las personas que participaron.


Autorizar erogaciones para alimentación de personal, sin indicar el evento y las personas que participaron. (Partida 2201, 3702, 3706, 3801, 3803, entre otras)

� Gastos sin indicar el evento y las personas que participaron.



� Artículo 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y Municipios de Guanajuato.



� La documentación donde se comprueben los recursos erogados, desde solicitud de pago, notas, recibos, facturas así como el que acredite la recepción del pago por parte del beneficiario.

� Auxiliares de contables de la partida afectada. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se deberá presentar la documentación que indique las personas y el evento.

RECOMENDACIÓN

RG.- Emitir circulares para difundir entre el personal los requerimientos que deberá cumplir la documentación soporte de los egresos. RG.- Verificar que previo al pago la comprobación se indique el evento y las personas que participaron.


38



Título de la Observación: 28.- Documentación comprobatoria de egresos sin

rúbrica. (Fondo Fijo).


Documentación comprobatoria de egresos sin rúbrica.

� Reposición de fondo fijo o revolvente con documentación comprobatoria que no contiene la rubrica del responsable del manejo del fondo y de la persona que realizó la erogación.



� Artículo 18, inciso f) de los Lineamientos de austeridad, racionalidad y disciplina financiera 2005.


� Copia de la comprobación del fondo fijo o revolvente (pólizas, facturas). � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Presentar la documentación comprobatoria que contenga las rúbricas del responsable del manejo del fondo fijo y de la persona que realizó la erogación.

� En caso de que la persona responsable del gasto no lo reconozca, reintegro del mismo.

RECOMENDACIÓN


39



Título de la Observación: 29.- Falta de controles en la partida de combustible.


Falta de controles en la partida de combustible. � El ente evaluado no lleva un registro en bitácora del consumo de combustible de cada uno de los vehículos de su flotilla.

� Suministro de combustible mayor a la capacidad del tanque del vehículo.

� Suministro de gasolina a otro vehículo diferente al cual se asignó la dotación.


� Artículo 48 de los Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Bitácoras con las deficiencias en su llenado. � Comprobantes del suministro de combustible. � Reporte de la empresa prestadora del servicio (base de datos de consumos). � Especificación técnica de la capacidad del tanque.


� Crear y establecer bitácoras por cada uno de los vehículos asignados. � Conciliación de reportes de la empresa prestadora del servicio con comprobante del consumo

(ticket).

RECOMENDACIÓN


40


Rubro: Egresos Adquisiciones Número Consecutivo: 30

Título de la Observación: 30.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley.


Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley.

� Contratos que no enuncian: a) Partida presupuestal. b) Procedimiento de Adjudicación. c) Fecha, lugar y condiciones de entrega. d) Descripción de bienes y servicios, etc.


� Artículo 91 de la Ley Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Contratos celebrados en los que se presente la irregularidad.


� Presentar adendum en caso de ser procedente. De lo contrario considerar considerarlo como hecho insolventable.

RECOMENDACIÓN

RG.- Previo a la suscripción de los contratos se deberá de validar que tales documentos contengan los requisitos señalados en la ley antes citada.


41



Título de la Observación: 31.- Incumplimiento de proveedores en la entrega de

bienes de acuerdo a las especificaciones requeridas.


Incumplimiento de proveedores en la entrega de bienes de acuerdo a las especificaciones requeridas.

� Los bienes entregados por el proveedor no cumplen con las especificaciones técnicas.

� El proveedor entregó una cantidad diferente a la solicitada.

� Cuando entrega en fecha distinta a la pactada. Considerar si esta no es una condicionante para la asignación.

� Proporcionar información falsa o documentación alterada.





� Convocatoria de la Licitación y bases en su caso. � Cotización del proveedor. � Contrato de compraventa. � Fianzas. � Póliza de egresos. � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Evidencia de entrega o faltante de mercancías.


� Presentar la documentación que acredite la sustitución de los bienes tal y como fueron pactados en el pedido (según la cantidad, el modelo y nuevo plazo) y/o en su caso;

� Aplicar las sanciones pactadas en el contrato o hacer validas las garantías depositadas por el proveedor.

RECOMENDACIÓN

RG.- Verificar los bienes al momento de entrega del proveedor para corroborar que cumplan con las especificaciones pactadas y no recibir los bienes si estos no cubren las especificaciones.


42



Título de la Observación: 32.- Desapego a los montos máximos establecidos en

materia de adquisiciones.


Desapego de los montos máximos establecidos en materia de adquisiciones.

� Se determinó que se realizaron adquisiciones sin apegarse a la modalidad establecida para el monto por el que fueron ejercidas.

DISPOSICIÓN INFRINGIDA � Artículo 43 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados

(Vigente hasta el 19 septiembre de 2005). � Artículo 24 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público

en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005). � Artículo 45 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2005. � Artículo 86 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público

en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Actas del Comité o Subcomité de donde se determine la modalidad de la adquisición. � Bases del concurso. � Cotizaciones del proveedor al que se le adjudicó el contrato. � Acta de adjudicación del contrato. � Contrato. � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Póliza de registro contable.


� Documento (dictamen) donde se justifique y apruebe la compra que da motivo a la observación.

RECOMENDACIÓN

RG.- Apegarse a la normatividad antes mencionada.


43



Título de la Observación: 33.- Compras a proveedores que no ofrecieron las

mejores condiciones.


Compra a proveedores que no ofrecieron las mejores condiciones.

� Favorecer a un proveedor que no cumple con las especificaciones establecidas en la convocatoria.


� Artículos 61, 62 ,63 y 65 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Artículo 46 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal de 2005.


� Bases del concurso. � Propuestas de los proveedores. � Tablas comparativas de aspectos técnicos y precios. � Acta de fallo del Comité o Subcomité de adquisiciones. � Contrato. � Póliza del registro contable. � Estado de cuenta donde se acredite el pago en caso de cheques � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Convocatoria. � Dictamen


� Presentar la documentación que aclare y justifique la adjudicación al proveedor que no cumple con las condiciones requeridas.

RECOMENDACIÓN

� Atender a la normatividad descrita.


44



Título de la Observación: 34.- Dejar de aplicar sanciones a proveedores o aplicarlas incorrectamente.


Dejar de aplicar sanciones a proveedores o aplicarlas incorrectamente.

� Dejar de aplicar sanciones a proveedores. � Aplicar incorrectamente sanciones a

proveedores.


� Artículos 117, 118 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).

� Artículos 79 y 81 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados (Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � El contrato, convenio modificatorio o adendum que contenga la cláusula incumplida por el

proveedor. � Factura. � Póliza de registro contable. � Papel de trabajo donde se determina el daño o perjuicio.


� Aplicar las sanciones conducentes al proveedor.

RECOMENDACIÓN

� Apegarse a la normatividad señalada.


45



Título de la Observación: 35.- Falta de fianzas de los proveedores de bienes o servicios.


Falta de fianzas de los proveedores de bienes o servicios.

� No se exhibieron las fianzas para garantizar el anticipo.

� No se exhibieron las fianzas para garantizar el cumplimiento del contrato.


� Artículos 12 Fracc. V, y 41 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).



� Bases del concurso y/o propuestas de los proveedores cuando tengan relación con la irregularidad.

� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Contrato firmado de autorizado donde se estableció el porcentaje de la fianza. � Facturas de compra. � Pólizas de egresos por los pagos de compras.


� De ser aplicable recabar las fianzas respectivas. � Aclarar y justificar la razón por la cual no fueron solicitadas al proveedor. En caso de contar

con estas. � De ser conducente, imponer al proveedor las sanciones a las que haya lugar.

RECOMENDACIÓN

� Solicitar a la firma del contrato respectivo la entrega las fianzas de anticipo y cumplimiento por parte del proveedor de conformidad a lo pactado entre las partes.

� Apegarse a la normatividad descrita.


46



Título de la Observación: 36.- Fraccionar compras para ubicarse en un rango

diferente al establecido por la Ley.


Fraccionar compras para ubicarse en un rango diferente al establecido por la Ley.

� Compras por un mismo concepto de manera periódica.



� Artículo 24 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).



� Programa Anual de Adquisiciones. � Actas que contengan la autorización del Comité o Subcomité para la realizar compras por un mismo

concepto en un corto lapso de tiempo. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Cotizaciones. � Facturas. � Pólizas de egresos. � Auxiliares contables.


� Presentar documentación que justifique las compras periódicas.

RECOMENDACIÓN



47



Título de la Observación: 37.- Realizar compras sin contar con Comités y/o

Subcomités de Adquisiciones, o bien sin su

autorización.


Realizar compras sin contar con Comités y/o Subcomités de Adquisiciones, o bien sin su autorización

� Compras de bienes muebles no autorizadas por el Comité o Subcomité de Adquisiciones.

� No está conformado el Comité o subcomité de adquisiciones.



� Artículos 25, 30, 138, 139 y 140 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.

� Artículo 21 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Guanajuato.



� Solicitudes de compra. � Cotizaciones. � Contrato. � Facturas. � Pólizas de egresos. � Auxiliares contables. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Lista de precios de otros proveedores.


� Presentar documentación que acredite la integración del comité. � Justificación fundada y motivada de la realización de las compras sin autorización del comité o

subcomité.

RECOMENDACIÓN

� Creación del Comité o Subcomité según se requiera. RG.- En lo sucesivo las compras que procedan deberán de someterse a autorización del Comité o Subcomité.


48


Rubro: Egresos Obra Pública Número Consecutivo: 38

Título de la Observación: 38.- Deficiente Situación Presupuestal.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Deficiente Situación Presupuestal.- Deficiencias en el Proceso de consolidación de las acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los recursos necesarios para cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo; comprende las tareas de formulación, discusión, aprobación, ejecución, control y evaluación del presupuesto.

� Partidas que no señalan el destino o aplicación. � Ejercido en exceso en obras y acciones presupuestadas. � Obras y acciones ejercidas y no incluidas en el programa

de inversión. � No fue presupuestada la totalidad de ministraciones. � Fue presupuestada una cantidad mayor a la que recibiría

por las ministraciones. � Obra ejecutada con recursos distintos a los programados. � Falta de formalidad en la aprobación de la propuesta. � Modificaciones o traspasos no autorizados (Por obra).


� Ley de Coordinación Fiscal. (tratándose de recursos del ramo 33) � Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal

correspondiente. � Art. 7, 22, 38, 56, 57 y 69 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el

Estado y los Municipios de Guanajuato. � Art. 5 y 21 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los

Municipios de Guanajuato.


� Propuesta de Inversión. � Actas y/o publicaciones del Presupuesto de Ingresos y Egresos � Modificaciones Presupuestales autorizadas � Balanza de comprobación. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Proporcionar la documentación faltante o incompleta, o bien justificar la documentación improcedente.

RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda que el sujeto fiscalizado en ejercicios posteriores formule el presupuesto de ingresos y egresos considerando las perspectivas reales de ingreso y gasto. Además, que el programa de obra pública sea acorde a la planeación del desarrollo estatal y municipal.


49



Título de la Observación: 39.- Conceptos de obra y servicios pagados no

ejecutados.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Conceptos de obra pagados no ejecutados.- Son aquellos considerados en las estimaciones pagadas en las obras por contrato o en los documentos comprobatorios del gasto en las obras por administración que, en la inspección física de las obras, se observó que no fueron ejecutados.

� Conceptos de obra pagados no ejecutados. � Servicios pagados no ejecutados. � Obra Preestimada.


� Art. 95 y 99 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Art. 79, 80 y 81 del Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato


� Presupuesto (catalogo de conceptos contratados). � Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables � Bitácora de obra. � Levantamiento físico (croquis y/o planos) � Cedula de cálculos realizados. � Finiquito � Reporte fotográfico. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.

DOCUMENTACIÓN O ACCIÓN SOLVENTATORIA � Acta de revisión donde se haga constar la ejecución de los conceptos de obra y la comprobación documental de que

estos están ejecutados adjuntando fotografías, levantamiento y números generadores. � Comprobante del monto reintegrado por los conceptos no ejecutados.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita solventar los importes observados y de ser procedente, recuperarlos de quien resulte responsable, mas los intereses correspondientes.

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado, mejore sus sistemas de control y supervisión en la ejecución de las obras, evitando que se paguen conceptos de obra no ejecutados.


50



Título de la Observación: 40.- Adquisiciones pagadas no suministradas.


Adquisiciones pagadas no suministradas.- Son aquellas cuyo pago está debidamente documentado y que en la inspección física se observó que no fueron suministradas por el proveedor o el contratista.

� Adquisiciones pagadas no suministradas.



� Art. 79, 80 y 81 del Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles Propiedad del Estado


� Presupuesto (catalogo de conceptos contratados) � Contrato � Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Bitácora de obra. � Levantamiento físico. � Reporte fotográfico. (en su caso) � Acta entrega recepción. � Finiquito. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Acta donde se haga constar el suministro de las adquisiciones adjuntando fotografías o comprobante de resguardo.

� Comprobante del monto reintegrado por concepto de las adquisiciones pagadas no suministradas.

RECOMENDACIÓN � Se solicita que solvente el importe observado y de ser procedente, realizar el reintegro por el importe de los materiales

no suministrados. RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado mejore sus sistemas de control (entradas y salidas de almacén, bitácora de obra y programas de suministro) y supervisión en la adquisición de material, cerciorándose de que el material adquirido sea suministrado.


51



Título de la Observación: 41.- Adquisiciones pagadas, suministradas y no

instaladas.


Adquisiciones pagadas, suministradas y no instaladas.- Son aquellos bienes suministrados en cuyo pago se incluye la instalación y que en la inspección física se observó que no fueron instalados.

� Adquisiciones pagadas, suministradas, no instaladas




� Contrato (presupuesto y especificaciones de suministro y colocación).


� Presupuesto (catalogo de conceptos contratados). � Contrato � Facturas, estimaciones, generadores y póliza contable. � Bitácora de obra. � Levantamiento físico (croquis y/o planos). � Reporte fotográfico. � Acta entrega recepción. � Finiquito. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Acta donde se haga constar la instalación de las adquisiciones adjuntando fotografías. � Comprobante del monto reintegrado por concepto de las adquisiciones pagadas, suministradas

y no instaladas.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita que solvente el importe observado y de ser procedente, realizar la instalación o el reintegro por el importe de la instalación.

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado mejore sus sistemas de control y supervisión, a efecto de que las adquisiciones suministradas sean instaladas.


52



Título de la Observación: 42.- Volúmenes pagados en exceso.


Volúmenes pagados en exceso.- Son los conceptos de obra innecesarios en cuanto a obra, o la cantidad de bienes y/o servicios cuyo volumen sobra con respecto al empleado físicamente en la ejecución de la obra (o la acción) y el cual no es necesario para su terminación y/o adecuada operación.

� Adquisiciones innecesarias. � Trabajos pagados innecesarios en cuanto a obra.



� Art. 79, 80, 81 y 82 del Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Presupuesto (catálogo de conceptos contratados). � Factura, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Bitácora de obra. � Revisión física (croquis y/o planos). � Reporte fotográfico. � Finiquito. � Acta entrega recepción. � Cedula de cálculos realizados. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Presentar el soporte documental que justifique los volúmenes observados. � Comprobante del monto reintegrado a la Tesorería por concepto de los volúmenes pagados en

exceso.

RECOMENDACIÓN


RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado mejore sus sistemas de control y supervisión en la ejecución de las obras, evitando que se realicen pagos en exceso.


53



Título de la Observación: 43.- Deficiencias técnicas.


Deficiencias técnicas.- Deficiencias o defectos observados en las obras o en los bienes adquiridos para la construcción o elaboración. Nota: La observación puede modificarse como resultado de la documentación aportada posteriormente, de acuerdo a la valoración de la misma.

� Deficiencias técnicas constructivas. � Deficiencias técnicas en el equipo suministrado.


� Art. 95, 99 y 111 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato



� Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Bitácora de obra. � Levantamiento físico (croquis y/o planos). � Reporte fotográfico. � Reportes de laboratorio. � Finiquito � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Acta donde se haga constar la reparación de las deficiencias, por lo cual deberá adjuntar el soporte documental.

� Presente la documental que justifique o aclare la observación. � Comprobante del monto reintegrado por concepto del importe observado. � La afectación de la garantía correspondiente.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita solventar la observación; realizando las reparaciones de las deficiencias técnicas o se realice el reintegro del costo de la reparación, por quien resulte responsable. En su caso, llevar acabo la afectación de la garantía correspondiente.

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado mejore sus sistemas de control y supervisión en la ejecución de las obras conforme a proyecto normas y especificaciones de construcción, evitando que se paguen conceptos de obra o equipo con deficiencias técnicas.


54



Título de la Observación: 44.- Anticipos no amortizados.


Anticipos no amortizados.- Son los importes otorgados por adelantado para financiar la obra o servicio, que no hayan sido recuperados. (Cuando la obra se encuentre terminada)

� Anticipo pendientes de amortizar.


� Art. 77, 79, 95 y 108 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Art. 58 del Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Auxiliar contable. (De la cuenta por cobrar) � Cedula analítica de pagos. � Facturas, estimaciones y pólizas contables. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Comprobante del monto reintegrado por concepto de los anticipos no amortizados. � Estimación (es) en las cuales se amortizó la totalidad del anticipo. � Póliza contable de la cancelación del anticipo. � La afectación de la garantía.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita solventar y de ser procedente, recuperar el anticipo no amortizado o en su caso hacer efectiva la garantía correspondiente.

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado mejore sus sistemas de control y supervisión en la amortización de los anticipos, de acuerdo a la normatividad aplicable.


55



Título de la Observación: 45.- Pago indebido.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Pagos indebidos.- Son los pagos que efectuó la dependencia ejecutora sin contar con la autorización del responsable, o que no cumplen con los requisitos establecidos en la normatividad y por errores aritméticos

� Por errores aritméticos. � Modificación de precios unitarios pactados en contrato. � Ajuste de precios. � Deducciones contractuales no retenida y pagada. � Pagos duplicados. � Pago indebido en conceptos fuera de catálogo � Cargos indebidos en tarjetas de precios unitarios.


� Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Bases y requisitos para la contratación en su caso � Contrato de obra pública.


� Documentos del concurso. � Bases y requisitos de concurso en su caso. � Contrato. � Especificaciones generales y particulares. � Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Presupuesto, catálogo de conceptos y tarjetas de precios unitarios contratados. � Oficios de autorización y soporte de revisión (en su caso). � Bitácora de obra. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Proporcionar la documentación soporte que justifique o aclare los pagos indebidos. � El comprobante del monto reintegrado.

RECOMENDACIÓN


RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado, mejore sus sistemas de control y supervisión en la ejecución de las obras, evitando que realicen pagos indebidos.


56



Título de la Observación: 46.- Adjudicación indebida de contrato de obra

pública.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Adjudicación indebida de contrato de obra pública.- Cuando el ente fiscalizado no se apegó a la normatividad vigente y se aplica un procedimiento debiendo ser otro o cuando existen irregularidades en el procedimiento de adjudicación.

� Deficiencias en el procedimiento de licitación � Adjudicación directa que debió realizarse por licitación

simplificada o pública. � Adjudicación directa que debió realizarse por licitación

pública. � Licitación simplificada que debió realizarse por licitación

pública. � Obras fraccionadas para evitar licitación. � Licitación Nacional que debió realizarse por licitación

Internacional.


� Art. 24, 45, 69, 71 y 72 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Ley del Presupuesto General de Egresos para el Estado y los Municipios de Guanajuato. � Presupuesto de Egresos de la Federación. � Bases y requisitos del concurso (en su caso).


� Convocatoria, bases, presupuesto, dictamen y actas (en su caso). � Presupuesto de referencia de la obra o etapa programada. � Limites para la contratación de obra pública. � Convenios con el estado y/o federación. � Contrato. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados


� Que se justifique las adjudicaciones.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita se solvente la adjudicación indebida de los contratos de obra pública. RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado apegarse a la normatividad aplicable, las bases y requisitos del concurso.


57



Título de la Observación: 47.- Deficiencias administrativas.

DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Deficiencias administrativas.- Cuando existe documentación faltante, incompleta o improcedente, en las etapas de obra pública. (Ver anexo 1)

� Documental faltante (correspondiente al expediente técnico, y expediente unitario).

� Documentación incompleta (correspondiente al expediente técnico y expediente unitario).

� Documentación improcedente (correspondiente al expediente técnico y expediente unitario).


� Normatividad aplicable en su momento de acuerdo al anexo 1 y lo establecido en el contrato. observaciones de deficiencias administrativas Anexo 1.doc


� Acta de auditoria donde consten los hechos observados.



RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado elabore e integre la documentación de acuerdo a la normatividad aplicable.


58



Título de la Observación: 48.- Incumplimiento de contrato.


Incumplimiento de contrato.- Cuado se incumplió en la terminación de los trabajos o bien cuando las obras quedaron inconclusas o subcontratadas sin autorización.

� Incumplimiento al periodo de ejecución. � Incumplimiento de metas. Volúmenes de obra � Subcontratación de obra no autorizada.


� Art. 48 fracción XV, 83, 85 y 95 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Las obligaciones contractuales.


� Contrato. � Programa contratado o convenido. � Autorizaciones (prórroga o recalendarización). � Presupuesto. � Proyecto y bitácora. (en su caso) � Finiquito. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Justificando el incumplimiento del contrato o en su defecto aplicar las penas convencionales, o aplicación de la garantía.

� Documental inherente al cierre administrativo de la obra.

RECOMENDACIÓN

� Se solicita solvente el incumplimiento del contrato; en su caso aplicar las penas convencionales o hacer efectivas las garantías.

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado, mejore sus sistemas de control y supervisión en la ejecución de las obras y servicios, apegándose a la normatividad.


59



Título de la Observación: 49.- Incumplimiento de objetivos programáticos del

Ramo 33.


Incumplimiento de objetivos.- Son obras que se ejecutan sin cumplir con los objetivos trazados o cuando se ejecutan con recursos del Ramo 33 sin beneficio social o fuera de los objetivos programáticos.

� Obras fuera de la apertura programática. � Obras sin funcionamiento.


� Ley de Coordinación Fiscal. � Presupuesto de Egresos de la Federación. � Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato. � Apertura Programatica para la aplicación del ramo 33 � Contrato de obra.


� Apertura programática del ejercicio fiscal correspondiente � Contrato � Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Revisión física. � Reporte fotográfico. � Finiquito. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Presentar la documentación que justifique el incumplimiento de los objetivos. � Acta

RECOMENDACIÓN

� Solventar el incumplimiento de los objetivos del programa Ramo 33 y en su caso reintegrar los recursos a la cuenta correspondiente.

RG.- Se recomienda al sujeto, fiscalizado apegarse a la normatividad.


60


Rubro: Recomendaciones Generales Número Consecutivo: 50

Título de la Observación: 50.- Ausencia de políticas para el uso y custodia de bienes (equipo de cómputo y vehículos).


Ausencia de políticas para el uso y custodia de bienes.

� Se carece de políticas para el uso y custodia de equipo de cómputo.

� Se carece de políticas para el uso y custodia de vehículos.





� Elaborar y presentar las políticas para el uso y custodia de los bienes propiedad o bajo resguardo del ente auditado autorizadas.

RECOMENDACIÓN

� Actualizar periódicamente los lineamientos para el uso y custodia de bienes. � Vigilar el estricto cumplimiento de los lineamientos.


61



Título de la Observación: 51.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias.


Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias � Expedición de cheques sin fondos. � Cheques en tránsito con antigüedad

considerable. � Atraso en la elaboración de conciliaciones. � Falta de expedición de cheques a nombre

del proveedor o prestador del servicio.



� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Conciliaciones bancarias. � Auxiliares contables. � Estados de cuenta bancarios.


� Presentar las conciliaciones bancarias debidamente depuradas y firmadas.

RECOMENDACIÓN

� Supervisión periódica y constante de la elaboración de las conciliaciones bancarias. � Establecer la leyenda “para abono en cuenta” en los cheques.


62



Título de la Observación: 52.- Bienes muebles e inmuebles no asegurados.


Bienes muebles e inmuebles no asegurados.

� Se observó que la maquinaria y equipo, así como los bienes muebles e inmuebles no están asegurados.





� Pólizas de seguros de los bienes observados y/o justificación de la omisión de este proceso.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda que las nuevas adquisiciones se protejan mediante un seguro. � Se sugiere asegurar todos los bienes propiedad del ente fiscalizado.


63



Título de la Observación: 53.- Inadecuada integración de expedientes de

adquisiciones.


Inadecuada integración de expedientes. � Expedientes de compras incompletos ya que carecen de: tabla comparativa, acta de fallo, acta de apertura, contrato, etc.





� Obtener y/o recabar la documentación faltante.

RECOMENDACIÓN

� Apego a la normatividad citada.

PODER LEGISLATIVO Y JUDICIAL, ORGANISMOS AUTÓNOMOS VERSIÓN 1.0

64

SEGUNDA PARTE PODER LEGISLATIVO Y

JUDICIAL ORGANISMOS AUTONÓMOS


65

SEGUNDA PARTE PODER LEGISLATIVO, JUDICIAL Y ORG. AUTÓNOMOS CATÁLOGO DE OBSERVACIONES

OFS









� Artículo 44 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2005 para adquisiciones.





RECOMENDACIÓN



66



Título de la Observación: 2.-Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza.










RECOMENDACIÓN




67



Título de la Observación: 3.- Presentación de cuentas públicas.

IRREGULARIDAD DESCRIPCIÓN

Presentación de cuentas públicas fuera de plazo o incompletas.(En caso de haber sido requeridas y notificadas por parte del Congreso del Estado)

� No se presentaron las cuentas públicas de acuerdo a los plazos señalados de acuerdo a lo citado por la Ley de Fiscalización Superior.

� Presentación de cuentas públicas incompletas de acuerdo a lo citado por la Ley de Fiscalización Superior.


� Artículo 20, 21 Y 22 de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato. � Artículo 54 Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal

del 2005.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Oficios de requerimiento y notificación de entrega de cuenta pública por parte del Congreso del

Estado. � Oficios de entrega de las cuentas públicas. � Oficio de requerimiento de información no remitida en la cuenta pública.


� Oficios de recepción de estados financieros y/o cuenta pública de los entes respectivos y/o de revisión de la información solicitada.

RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda apegarse a la normatividad citada.


68



Título de la Observación: 4.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno y/o comités.








� En su caso Decreto de creación del ente auditado. � En su caso Reglamento Interior del ente auditado.



observada.



RECOMENDACIÓN



69



Título de la Observación: 5.- Falta de cumplimiento a la normatividad en materia

presupuestal.


Falta de cumplimiento a la normatividad en materia presupuestal.

El pronóstico de ingresos y el presupuesto de egresos incumple con: 1.- El presupuesto no tiene una estructura de integración programática, metas, tiempos, unidades, responsables, instrumentos de acción y recursos necesarios para el logro de objetivos.


� Artículo 25, 28, 29, 35, 36, 38 y 64 de la LPECRP. LPECRP: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Presupuesto de egresos aprobado.


� Presentar la documentación solicitada.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda presentar la documentación que acredite su actualización, autorización y publicación.


70


OFS








y los Municipios de Guanajuato. � Artículo 38 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el

Ejercicio Fiscal 2005.





RECOMENDACIÓN



71



Título de la Observación: 7.- Pagos que no corresponden al ejercicio

presupuestal.


Pagos que no corresponden al periodo. � Se observaron pagos con cargo al presupuesto del ejercicio revisado por XXX con documentación soporte de fecha anterior o posterior.


Poder Legislativo y Poder Judicial Organismos Autónomos � Artículos 22, 68 tercer párrafo, 75 de la Ley para el

Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

� Principios de Contabilidad Gubernamental denominados: Base de Registro, Periodo Contable y Control Presupuestario.


� Artículos 22, 68 cuarto párrafo y 75 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.







RECOMENDACIÓN



72



Título de la Observación: 8.- Erogaciones con cargo a partidas no

presupuestadas.



Se observaron XXX partidas ejercidas que no fueron presupuestadas por un importe que suma $XXXX.








RECOMENDACIÓN



73



Título de la Observación: 9.- No enterar a la Secretaría de Finanzas y

Administración los montos presupuéstales no ejercidos

o pasivos no ejercidos.


No enterar a la Secretaría de Finanzas y Administración los montos presupuéstales no ejercidos y/o pasivos no ejercidos.

� Se observó que existe un remanente de $XXXXX de montos presupuéstales no ejercidos que no han sido enterados a la Secretaría de Finanzas y Administración.

� Se observó que existen pasivos que no se aplicaron y no fueron enterados a la Secretaría de Finanzas y Administración.


� Artículo 68, último párrafo de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


Nota: No aplica a poderes del Estado.


� Balanza de comprobación. � Auxiliares contables. � Estado del gasto presupuestal programático. � Oficios de requerimiento de devolución de recursos de la Secretaría de Finanzas y

Administración. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Presupuesto de egresos autorizado y sus modificaciones. � Pólizas contables con su respectiva documentación comprobatoria.


� Recibo oficial de ingresos por parte de la Secretaría de Finanzas y Administración. � Presentar la documentación que refleje el ejercicio de los remanentes por la aplicación de los

recursos.

RECOMENDACIÓN

RG.- Apegarse en los ejercicios subsecuentes a la normatividad vigente.


74



Título de la Observación: 10.- Falta de autorización y/o justificación para

celebrar contratos con vigencia posterior al ejercicio

revisado.


Contraer compromisos mayores a su presupuesto autorizado sin contar con la autorización y/o justificación para celebrar contratos con vigencia posterior al ejercicio revisado.

� Se celebraron contratos de XXX en los cuales conforme a las fechas de su vigencia quedan comprometidos los recursos presupuéstales de ejercicios posteriores sin justificación y autorización.


� Artículos 36 segundo párrafo de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004.

� Artículo 38 segundo párrafo Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.



� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Contratos objeto del compromiso de pago. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Estado del gasto presupuestal programático.


� Presentar el acuerdo de autorización y en su caso el convenio modificatorio en el que se incorpore la vigencia anual.

RECOMENDACIÓN

� En lo sucesivo que en contratos multianuales se adicione una cláusula que establezca la posibilidad de renovar el contrato al concluir la misma condicionándose esa renovación a la disponibilidad y suficiencia presupuestal que se tengan para el siguiente ejercicio fiscal


75








� Artículos 28 y 35 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004.




� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro con su respectiva documentación comprobatoria. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas.



RECOMENDACIÓN



76




financiera.







Relativa.





RECOMENDACIÓN

� Registrar en la balanza de comprobación las cuentas bancarias a nombre del ente fiscalizado.


77

CATÁLOGO DE OBSERVACIONES OFS-SGP


Título de la Observación: 13.- Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro.


Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro

� La administración municipal no abrió una cuenta individual para las aportaciones de los servidores de elección popular.

� No se publicó en el Periódico Oficial las cantidades que se aportarán al Fondo de Ahorro para el Retiro.


� Artículos 40 y 42 fracción II de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

Nota: para poderes del Estado.




� Aperturar las cuentas bancarias. � Presentar publicación de las cantidades o porcentajes que se aportarán a dicho fondo.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda dar cumplimiento a la normatividad descrita.


78








� Dependiendo del caso concreto consultar Decreto de Creación o Reglamento Interior del ente fiscalizado u otras disposiciones relacionadas con el tema.






RECOMENDACIÓN



79

CATÁLOGO DE OBSERVACIONES OFS-SGP










Poder Ejecutivo.



� Normatividad interna del ente fiscalizado.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documento a través del cual se recibió el recurso otorgado (recibo, cheque). � Comprobantes presentados extemporáneamente (recibo oficial, notas, facturas, etc.). � Solicitud de gastos a reserva de comprobar. � Documento que acredite la comisión del evento o su realización.


� Presentar la documentación comprobatoria que soporte la erogación del gasto, caso contrario el reintegro de los recursos.

RECOMENDACIÓN



80




inmuebles.








� Decreto de creación del ente fiscalizado. � Reglamento Interior de la dependencia o entidad fiscalizada (Dirección General de

Administración).




� Presentar: Escrituras públicas o título de propiedad. Registro ante el Registro Público de la Propiedad Inventario con los datos actualizados. Facturas de los bienes muebles. Pólizas de seguros respectivas. Resguardos individuales actualizados.

RECOMENDACIÓN


81







� Decreto de Creación del ente auditado. � Reglamento interior del ente fiscalizado.





� Restitución del bien o recuperación del valor. � Denuncia ante el Ministerio Público por extravío.

RECOMENDACIÓN



82




inmuebles.








� Catálogo de cuentas y/o guía contabilizadora de las propias áreas auditadas. � Principios de Contabilidad Gubernamental denominados Revelación Suficiente e Importancia

Relativa.





RECOMENDACIÓN


83









� Artículo 28 y 31 (solo en caso de autónomos) de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro y auxiliar contable de las cuentas relacionadas.


� Presentar la documentación faltante notificando al órgano fiscalizador para su verificación o efectuar el reintegro del recurso a la Secretaría de Finanzas y Administración.

� Presentar pólizas y auxiliares por las correcciones a los registros contables correspondientes.

RECOMENDACIÓN



84









� Artículos 2 de la Constitución Política del Estado de Guanajuato. � Reglamento Interior del ente fiscalizado. � Decreto de creación del ente fiscalizado. � Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal de 2005.





éstas.

RECOMENDACIÓN



85



Título de la Observación: 21.- Falta de evidencia documental para acreditar que

el prestador del servicio cumplió con lo contratado.


Se carece de evidencia documental que acredite que el prestador del servicio cumplió con lo contratado.

� De la revisión a los gastos por concepto de servicios personales, se observó que existen pagos por concepto de honorarios de los cuales no se cuenta con evidencia que acredite el cumplimiento de lo establecido en el contrato cuando este especifique la entrega material de resultados. (Partida 1201).


� Lo establecido en los contratos celebrados.


� Recibos de honorarios. � Póliza cheque. � Estados de cuenta donde se evidencie el cobro de cheques. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas. � Contrato de prestación de servicios. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Presentar la evidencia que acredite el cumplimiento de lo establecido en los contratos celebrados por concepto de prestación de servicios personales.

RECOMENDACIÓN

� Apegarse a lo establecido en los contratos celebrados por concepto de prestación de servicios personales.


86













RECOMENDACIÓN



87






Pago de viáticos y peajes sin presentar la documentación que justifique la comisión correspondiente o sin apego a la normatividad establecida.

� Pago de viáticos sin oficio de comisión. � Pago de viáticos por importe mayor al

establecido en tarifa. � Pago de peajes de lugares distintos a los

necesarios para el traslado al destino de la comisión.

� En general pago de viáticos incumpliendo la normatividad (pago en días inhábiles o festivos, en el lugar de adscripción, entre otros)








RECOMENDACIÓN



88



Título de la Observación: 24.- Erogaciones por bienes y servicios no recibidos.


Erogaciones por bienes y servicios no proporcionados.

� Pago de mercancías que no fueron recibidas. � Realizar pagos por servicios que se contrataron

por un determinado tiempo cuando se demuestre que no se cumplió parcial o totalmente el mismo.

� No existe evidencia de los bienes y servicios recibidos.





� Comprobantes de la erogación del recurso (facturas, pólizas cheque, estados de cuenta). � Contratos de servicios especificando el producto y el tiempo contratado. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Requerir a los prestadores de servicios o a los proveedores, que sean proporcionados los bienes o servicios, de acuerdo a lo pactado; en caso contrario, hacer válidas las garantías para recuperar el importe erogado.

� Aplicación de sanciones en su caso o; � Reintegro del importe correspondiente.

RECOMENDACIÓN


89




justificación.


















RECOMENDACIÓN




90



Título de la Observación: 26.- Documentación comprobatoria sin requisitos

fiscales.


Documentación comprobatoria sin requisitos fiscales. (En los casos que de conformidad en LISR el enajenante o prestador de servicio este obligado a expedirlo).

� Documentación soporte de las erogaciones la cual carece de uno ó varios de los requisitos establecidos en la ley.


� Artículo 102 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. � Artículos 29 y 29 A del Código Fiscal de la Federación. � Artículo 37 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación. � Artículo 7 de los Lineamientos Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina

Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2005 de la Administración Pública Estatal.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documentos sin requisitos fiscales. � Documentos de donde se desprendan las erogaciones realizadas por causa de la irregularidad,



� Hecho insolventable

RECOMENDACIÓN

RG.- Emitir circulares para difundir entre el personal los requerimientos que deberá cumplir la documentación soporte de los egresos y procurar la adquisición de bienes o servicios con proveedores que estén debidamente registrados ante Hacienda o que expidan comprobantes fiscales que cumplen con los requisitos de ley. RG.- Verificar que previo al pago la comprobación reúna los requisitos fiscales.


91



Título de la Observación: 27.- Pagos de alimentación del personal sin indicar el

evento y las personas que participaron.


Autorizar erogaciones para alimentación de personal, sin indicar el evento y las personas que participaron. (Partida 2201, 3702, 3706, 3801, 3803, entre otras)

� Gastos sin indicar el evento y las personas que participaron.



� Artículo 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y Municipios de Guanajuato.



� La documentación donde se comprueben los recursos erogados, desde solicitud de pago, notas, recibos, facturas así como el que acredite la recepción del pago por parte del beneficiario.

� Auxiliares de contables de la partida afectada. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se deberá presentar la documentación que indique las personas y el evento.

RECOMENDACIÓN

RG.- Emitir circulares para difundir entre el personal los requerimientos que deberá cumplir la documentación soporte de los egresos. RG.- Verificar que previo al pago la comprobación se indique el evento y las personas que participaron.


92



Título de la Observación: 28.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley





� Artículo 91 de la Ley Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).





RECOMENDACIÓN



93















� Convocatoria de la Licitación y bases en su caso. � Cotización del proveedor. � Contrato de compraventa. � Fianzas. � Póliza de egresos. � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Evidencia de entrega de mercancías.




RECOMENDACIÓN



94



Título de la Observación: 30.- Desapego a los montos máximos establecidos en

materia de adquisiciones.


Desapego de los montos máximos establecidos en materia de adquisiciones.

� Se determinó que se realizaron adquisiciones sin apegarse a la modalidad establecida para el monto por el que fueron ejercidas.

DISPOSICIÓN INFRINGIDA � Artículo 43 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados

(Vigente hasta el 19 septiembre de 2005). � Artículo 24 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público

en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005). � Artículo 45 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal 2005. � Artículo 86 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público

en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Actas del Comité o Subcomité de donde se determine la modalidad de la adquisición. � Bases del concurso. � Cotizaciones del proveedor al que se le adjudicó el contrato. � Acta de adjudicación del contrato. � Contrato. � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Póliza de registro contable.


� Documento (dictamen) donde se justifique y apruebe la compra que da motivo a la observación.

RECOMENDACIÓN

RG.- Apegarse a la normatividad antes mencionada.


95









� Artículos 61, 62 ,63 y 65 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Artículo 46 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal de 2005.


� Bases del concurso. � Propuestas de los proveedores. � Tablas comparativas de aspectos técnicos y precios. � Acta de fallo del Comité o Subcomité de adquisiciones. � Contrato. � Póliza del registro contable. � Estado de cuenta donde se acredite el pago en caso de cheques � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Convocatoria. � Dictamen



RECOMENDACIÓN



96







proveedores.


� Artículos 117, 118 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).

� Artículos 79 y 81 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados (Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).






RECOMENDACIÓN



97









� Artículos 12 Fracc. V, y 41 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).








RECOMENDACIÓN




98



Título de la Observación: 34.- Fraccionar compras para ubicarse en un rango

diferente al establecido por la Ley.


Fraccionar compras para ubicarse en un rango diferente al establecido por la Ley.

� Compras por un mismo concepto de manera periódica.



� Artículo 24 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).



� Programa Anual de Adquisiciones. � Actas que contengan la autorización del Comité o Subcomité para la realizar compras por un mismo

concepto en un corto lapso de tiempo. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Cotizaciones. � Facturas. � Pólizas de egresos. � Auxiliares contables.


� Presentar documentación que justifique las compras periódicas.

RECOMENDACIÓN



99





autorización.







� Artículos 25, 30, 138, 139 y 140 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.

� Artículo 21 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Guanajuato.


� Solicitudes de compra. � Cotizaciones. � Contrato. � Facturas. � Pólizas de egresos. � Auxiliares contables. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.



subcomité.

RECOMENDACIÓN



100



Título de la Observación: 36.- Deficiente Situación Presupuestal






� Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

� Art. 7, 22, 38, 56, 57 y 69 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.






RECOMENDACIÓN



101




ejecutados.










RECOMENDACIÓN




102










� Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles Propiedad del Estado









103




instaladas.












y no instaladas.

RECOMENDACIÓN




104














exceso.

RECOMENDACIÓN




105











� Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Bitácora de obra. � Levantamiento físico (croquis y/o planos). � Reporte fotográfico. � Reportes de laboratorio. � Finiquito � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.



� Presente la documental que justifique o aclare la observación. � Comprobante del monto reintegrado por concepto del importe observado. � La afectación de la garantía correspondiente. � Peritaje técnico justificando o aclarando la deficiencia.

RECOMENDACIÓN




106














RECOMENDACIÓN




107














RECOMENDACIÓN




108




pública.






Internacional.






� Convocatoria, bases, presupuesto, dictamen y actas (en su caso). � Presupuesto de referencia de la obra o etapa programada. � Limites para la contratación de obra pública. � Convenios con el estado y/o federación. � Contrato. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados



RECOMENDACIÓN



109




DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Deficiencias administrativas.- Cuando existe documentación faltante, incompleta o improcedente, en las etapas de obra pública.





� Normatividad aplicable en su momento de acuerdo al anexo 1 y lo establecido en el contrato. observaciones de deficiencias administrativas Anexo 1.doc


� Acta de auditoria donde consten los hechos observados.



RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda al sujeto fiscalizado elabore e integre la documentación de acuerdo a la normatividad aplicable.


110












� Contrato. � Programa contratado o convenido. � Autorizaciones (prórroga o recalendarización). � Presupuesto. � Proyecto y bitácora. (en su caso) � Finiquito. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.




RECOMENDACIÓN




111








� Bitácora de control con deficiencias en su llenado.





RECOMENDACIÓN

� Actualizar periódicamente los lineamientos para el uso y custodia de bienes. � Vigilar el estricto cumplimiento de los lineamientos. � Elaborar y presentar las políticas para el uso y custodia de los bienes propiedad o bajo

resguardo del ente auditado autorizadas. � Actualización del control corrigiendo las deficiencias encontradas.


112



Título de la Observación: 48.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias


Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias � Expedición de cheques sin fondos. � Cheques en tránsito con antigüedad







Presentar las conciliaciones bancarias debidamente depuradas y firmadas. Estados de cuentas bancarias.

RECOMENDACIÓN

� Presentar las conciliaciones bancarias debidamente depuradas y firmadas. � Supervisión periódica y constante de la elaboración de las conciliaciones bancarias. o Establecer en sus disposiciones de control interno políticas como:

� Que los cheques que se emitan sean nominativos � Insertar la leyenda de “No negociable” � Cuando proceda anotar la leyenda “Para abono en cuenta” � Para la entrega a terceros presentar carta poder, y

� Las que el ente fiscalizado estime convenientes de acuerdo al control que ejerce.


113


OFS










RECOMENDACIÓN

� Se recomienda que las nuevas adquisiciones se protejan mediante un seguro. � Se sugiere asegurar todos los bienes propiedad del ente fiscalizado. � Pólizas de seguros de los bienes observados y/o justificación de la omisión de este proceso.


114






� Suministro de combustible en días no laborables o inhábiles.





� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Bitácoras con las deficiencias en su llenado. � Comprobantes del suministro de combustible.


� Crear y establecer el uso de bitácoras por cada uno de los vehículos asignados con los siguientes datos:

1.- Datos de identificación del vehículo: Placa vehicular, modelo, marca, kilometraje, número de factura. 2.- Datos de abastecimiento de combustible: capacidad del tanque de gasolina, fecha de abastecimiento, costo y cantidad de litros abastecidos. 3.- Datos del usuario de la unidad: nombre del usuario, puesto. 4.- Datos de comisión: Lugar y fecha de la comisión.

RECOMENDACIÓN

� Supervisión periódica y constante de controles establecidos.


115




adquisiciones








RECOMENDACIÓN


MUNICIPIOS VERSIÓN 1.0

116

TERCERA PARTE MUNICIPOS


117

TERCERA PARTE MUNICIPIOS CATÁLOGO DE OBSERVACIONES

OFS













RECOMENDACIÓN



118



Título de la Observación: 2.- Cuentas con saldo contrario al de su naturaleza.










RECOMENDACIÓN




119



Título de la Observación: 3.- Presentación de cuentas públicas.


Presentación de cuentas públicas fuera de plazo o incompletas.(En caso de haber sido requeridas y notificadas por parte del Congreso del Estado)

� No se presentaron las cuentas públicas de acuerdo a los plazos señalados de acuerdo a lo citado por la Ley de Fiscalización Superior.

� Presentación de cuentas públicas incompletas de acuerdo a lo citado por la Ley de Fiscalización Superior.


� Artículo 20, 21 Y 22 de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Oficios de requerimiento y notificación de entrega de cuenta pública por parte del Congreso del

Estado. � Oficios de entrega de las cuentas públicas. � Oficio de requerimiento de información no remitida en la cuenta pública.


RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda apegarse a la normatividad citada.


120



Título de la Observación: 4.- Falta de formalidad en la creación de dependencias

y entidades paramunicipales


Falta de formalidad en la creación de dependencias y entidades paramunicipales

� Dependencia o entidades que operativamente se les da tratamiento de Organismos Descentralizado de la Administración Municipal, sin presentar evidencia documental.


� Artículos 106, 107, 108, 114 fracción VIII, 125, 127 y 129 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Balanzas de comprobación. � Registro de ingresos propios y ministraciones de organismos proporcionando pólizas contables

respectivas, balanza de comprobación.


� Acta de Ayuntamiento del acuerdo de creación. � Publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado el Decreto de Creación

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda formalizar la situación jurídica.


121



Título de la Observación: 5.- Falta de autorización y publicación del Plan Municipal de Desarrollo y Plan de Gobierno

Municipal.

IRREGULARIDAD DESCRIPCIÓN Falta de autorización y publicación del Plan Municipal de Desarrollo y Plan de Gobierno Municipal. Falta de actualización del Plan Municipal de Desarrollo (en caso de que en este ejercicio debió ser actualizado).

No mostró evidencia documental de lo siguiente: � Plan Municipal de Desarrollo. � Plan de Gobierno Municipal elaborado por las

Dependencias y Entidades de la administración pública municipal, ni de la aprobación del Ayuntamiento dentro de los primeros cuatro meses de su gestión.

� Actualización anual del Plan de Gobierno Municipal. � Publicación en el Periódico Oficial el Plan de Desarrollo

Municipal y el Plan de Gobierno Municipal.


� Artículos 91, 92 y 93 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.




� Documentar el inicio de las acciones tendientes a su actualización, autorización y publicación.

RECOMENDACIÓN



122



Título de la Observación: 6.- Deficiencias en actas de órganos de gobierno de las entidades.








� Artículo 65 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Decreto de creación del ente auditado. � Reglamento Interior del ente auditado.



observada.



RECOMENDACIÓN



123



Título de la Observación: 7.- Falta de cumplimiento a la normatividad en materia

presupuestal.


Falta de cumplimiento a la normatividad en materia presupuestal.

El pronóstico de ingresos y el presupuesto de egresos incumple con: 1.- El presupuesto no tiene una estructura de integración programática, metas, tiempos, unidades, responsables, instrumentos de acción y recursos necesarios para el logro de objetivos. 2.- No se publicó en el Periódico Oficial de Gobierno del Estado el presupuesto de egresos ni se difundió en los medios de comunicación que se estimen convenientes.


� Artículo 69 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato. � Artículos 25, 28, 29,35, 36,38 y 64 de la LPECRP. LPECRP: Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Presupuesto de egresos aprobado.


RECOMENDACIÓN



124









y los Municipios de Guanajuato. � Artículo 201 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.





RECOMENDACIÓN



125



Título de la Observación: 9.- Pagos que no corresponden al periodo.

DESCRIPCIÓN IREEGULARIDAD

Pagos que no corresponden al ejercicio fiscal. � Se observaron pagos con cargo al presupuesto del ejercicio revisado por XXX con documentación soporte de fecha anterior o posterior.


� Artículos 22, 68 y 75 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.






RECOMENDACIÓN

RG.- En lo sucesivo no afectar el presupuesto actual con gastos correspondientes a otro ejercicio y apegarse a la legalidad descrita.


126



Título de la Observación: 10.- Erogaciones con cargo a partidas no autorizadas.



� Se observaron XXX partidas ejercidas que no fueron presupuestadas por un importe que suma $XXXX.








RECOMENDACIÓN



127









� Catálogo de cuentas del ente fiscalizado.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro con su respectiva documentación comprobatoria. � Auxiliar contable de las cuentas relacionadas.



RECOMENDACIÓN



128




financiera.







Relativa.





RECOMENDACIÓN

� Registrar en la balanza de comprobación las cuentas bancarias a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato.


129



Título de la Observación: 13.- Falta de caución en el manejo de recursos.


Falta de caución en el manejo de recursos.

� No esta caucionado el servidor público para garantizar el manejo de caudales públicos.

� No se ha determinado la forma de caucionar el manejo caudales públicos.


� Artículos 101 de la Constitución Política del Estado de Guanajuato � Artículo 69 fracción IV, inciso c) de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documento donde se establezca la forma de caucionar.


� Determinar la forma en que se garantizará el manejo de caudales públicos. � Documento que garantice el manejo de recursos (Póliza fianza, escritura pública de garantía

hipotecaria).

RECOMENDACIÓN

� Caucionar a los funcionarios que manejan recursos públicos conforme a la forma prevista por el propio Ayuntamiento.


130



Título de la Observación: 14.- Transferencias bancarias del Ramo 33.


Transferencias bancarias del Ramo 33 a cuenta corriente.

� Se observaron transferencias de las cuentas de los fondos de Ramo 33 a la cuenta corriente las cuales no han sido reintegrados.


� Artículo 46 primer párrafo de la Ley de Coordinación Fiscal. � Artículos 19 y 20 de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato

para el Ejercicio Fiscal del Año 2005.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Estados de cuenta bancarios de las cuentas relacionadas. � Auxiliares bancarios de las cuentas relacionadas.


� Reintegro de los recursos transferidos a la cuenta corriente.

RECOMENDACIÓN



131



Título de la Observación: 15.- Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro


Falta de apertura de cuentas individuales para el Fondo de Retiro y de la publicación de aportaciones.

� La administración municipal no abrió una cuenta individual para las aportaciones de los servidores de elección popular.

� No se publicó en el Periódico Oficial las cantidades que se aportarán al Fondo de Ahorro para el Retiro.


� Artículos 40 y 42 fracción II de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato.




� Aperturar las cuentas bancarias. � Presentar publicación de las cantidades o porcentajes que se aportarán a dicho fondo.

RECOMENDACIÓN



132








� Normatividad interna del Municipio.






RECOMENDACIÓN



133











ente fiscalizado.



� Normatividad interna del Municipio. (Políticas en materia de Austeridad, Racionalidad y Disciplina Presupuestal).


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documento a través del cual se recibió el recurso otorgado (recibo, cheque). � Comprobantes presentados extemporáneamente (recibo oficial, notas, facturas, etc.). � Solicitud de gastos a reserva de comprobar. � Documento que acredite la comisión del evento o su realización.


� Presentar la documentación comprobatoria que soporte la erogación del gasto, caso contrario el reintegro de los recursos.

RECOMENDACIÓN



134




inmuebles








� Artículo 255 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato. � Artículo 69 fracción IV, 70 fracción X, 114 fracción IX y 185 de la Ley Orgánica Municipal para

el Estado de Guanajuato.



DOCUMENTACIÓN O ACCIÓN SOLVENTATORIA � Presentar: Escrituras públicas o título de propiedad. Registro ante el Registro Público de la Propiedad Inventario con los datos actualizados. Facturas de los bienes muebles. Pólizas de seguros respectivas. Resguardos individuales actualizados.

RECOMENDACIÓN


135







� Artículo 11 fracción IV de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

� Reglamento interior del ente fiscalizado.





� Restitución del bien o recuperación del valor. � Denuncia ante el Ministerio Público por extravío o robo.

RECOMENDACIÓN



136




inmuebles.







� Principios de Contabilidad Gubernamental denominados Revelación Suficiente e Importancia Relativa.





RECOMENDACIÓN


137










� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de registro y auxiliar contable de las cuentas relacionadas.


� Presentar la documentación faltante notificando al órgano fiscalizador para su verificación. � Presentar pólizas y auxiliares por las correcciones a los registros contables correspondientes.

RECOMENDACIÓN



138



Título de la Observación: 22.- Reconocimiento de la deuda pública.


No se encuentra registrada la deuda pública en el rubro de cuentas por pagar.

� La deuda no se encuentra reconocida dentro de los registros contables municipales en el rubro de cuentas por pagar.



� Artículo 15 fracción V de la Ley de Deuda Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.


� Balanza de comprobación. � Estado de Situación Financiera. � Estado de la deuda pública y documentación anexa. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Efectuar registro contable correspondiente presentando:. Pólizas de registro Balanza de comprobación. Estado de Situación Financiera

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda realizar los registros contables correspondientes.


139









� Artículo 115 fracciones I y II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. � Artículos 2 y 117 fracción I de la Constitución Política del Estado de Guanajuato. � Artículos 4, 69 fracción I inciso b) y 202 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de

Guanajuato. � Ley de Ingresos para el Municipio.





éstas.

RECOMENDACIÓN



140



Título de la Observación: 24.- Impuesto predial prescrito.


Impuesto predial prescrito � Se observó la prescripción de créditos fiscales derivados del no cobro del impuesto predial.


� Artículo 60 y Capítulo I, Título IV de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.

�


� Reporte de predios morosos del sistema de control del impuesto predial determinando el monto.



� Se solicita aclarar, justificar y/o solventar esta situación presentando: � Actas de inicio del procedimiento de ejecución. � Acta de Ayuntamiento donde se acuerde la cancelación del crédito fiscal

acompañado de un dictamen incobrabilidad.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda dar inicio al procedimiento de ejecución posterior a la fecha de vencimiento de pago del Impuesto Predial.

RG.- Se recomienda establecer controles para evitar la prescripción de créditos fiscales.


141



Título de la Observación: 25.- Exención del pago del Impuesto Predial.


Exención del pago del Impuesto Predial. � Se observó la existencia de predios considerados como exentos sin reunir los requisitos correspondientes.


� Artículos 2 y 121 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato. � Artículos 56 y 161 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.


� Reporte de predios exentos del sistema de control del impuesto predial. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se solicita la aclaración y/o justificación del incumplimiento a la normatividad citada, así como la fundamentación para establecer estos predios como exentos o en su caso el cobro correspondiente, anexando la documentación que acredite los comentarios al respecto y remitirla a este órgano fiscalizador para su análisis.

� Hacer las adecuaciones procedentes en el sistema a efecto de generar los cobros correspondientes.

RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda analizar la base de datos de contribuyentes a efecto de actualizarla en caso de cambios de estatus.


142



Título de la Observación: 26.- Cancelaciones de pago de Impuesto Predial.


Cancelaciones de pago Impuesto Predial y sus accesorios (recargos, multas, rezagos y actualizaciones).

� Se observó la cancelación del Impuesto Predial y sus accesorios (recargos, multas, rezagos y actualizaciones) por personas no facultadas para ello. (tanto del ejercicio en curso o de anteriores)

� Se observó la cancelación de impuesto predial y sus accesorios (recargos, multas, rezagos y actualizaciones) sin acreditar los supuestos señalados en Ley de Hacienda.


� Artículo 2 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato. � Artículo 58 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.


� Documento (s) en el (los) que se acredita la cancelación. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documento donde se autorice la función correspondiente.


� Se solicita la aclaración y/o justificación del incumplimiento a la normatividad citada presentan los documentos que acrediten la insolvencia o incosteabilidad del cobro

� En caso de no haber prescrito presentar los documentos que acrediten el inicio del procedimiento de ejecución para recuperar el cobro.

� En caso de haber prescrito presentar el reintegro de los cobros cancelados.

RECOMENDACIÓN

�


143



Título de la Observación: 27.- Venta de bienes muebles e inmuebles propiedad

del Municipio sin apego a la normatividad.


Venta de bienes muebles e inmuebles propiedad Municipio sin apego a la normatividad.

� Se observó la venta de bienes muebles e inmuebles sin apego a las normas legales citadas en los aspectos que procedan:

Falta de la realización de avalúos. Sin autorización de la mayoría calificada del Ayuntamiento. Sin autorización del Congreso. Sin la publicación de la venta.


� Artículos 69 fracción IV inciso f), 181-A y 185-A de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.

� Artículos 57 y 58 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles para el Estado de Guanajuato. (Hasta septiembre de 2005). Siempre y cuando el Municipio lo tenga establecido.

� Reglamentación interna en materia de enajenaciones.


� Pólizas de ingresos y la documentación relativa a la venta. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se solicita la aclaración y/o justificación del incumplimiento a la normatividad citada presentando la documentación correspondiente (precisar documento faltante)

� En caso de no haberse dado el acto de enajenación del bien proceder a la regularización del procedimiento.

RECOMENDACIÓN

�


144



Título de la Observación: 28.- Cancelaciones y condonaciones.

IRREGULARIDAD DESCRIPCIÓN Cancelaciones y condonaciones de permisos, autorizaciones, trámites, multas, servicios, derechos, aprovechamientos y productos, así como recargos, actualizaciones y gastos de cobranza por personas no facultadas para ello.

� Se observó la cancelación de condonaciones de permisos, autorizaciones, trámites, multas, servicios, derechos, aprovechamientos y productos, así como recargos, actualizaciones y gastos de cobranza por personas no facultadas para ello.

� Se observó la cancelación de condonaciones de permisos, autorizaciones, trámites, multas, servicios, derechos, aprovechamientos y productos, así como recargos, actualizaciones y gastos de cobranza o bien sin acreditar los supuestos que señala la Ley de Hacienda.


� Artículos 56, 57, 58 y 59 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato.


� Documentación en la que se acredite dicha cancelación y/o condonación. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se solicita la aclaración y/o justificación del incumplimiento a la normatividad citada presentan los documentos que acrediten la insolvencia o incosteabilidad del cobro

� En caso de no haber prescrito presentar los documentos que acrediten el inicio del procedimiento de ejecución para recuperar el cobro.

� En caso de haber prescrito presentar el reintegro de los cobros cancelados.

RECOMENDACIÓN

�


145



Título de la Observación: 29.- Tabulador de sueldos.


Tabulador de sueldos. � El ente fiscalizado no cuenta con tabulador de sueldos o no se encuentra actualizado.






� Aclarar y/o justificar el no apego a la normatividad mencionada, así como elaborar y aprobar el tabulador de sueldos.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda apegarse a la normatividad señalada.


146



Título de la Observación: 30.- Pago de aguinaldos superiores a su parte

proporcional.


Pago de aguinaldos superiores a su parte proporcional.

� Se observó el pago de la totalidad del aguinaldo correspondiente al periodo de un año sin considerar la parte proporcional a que se tiene derecho por el tiempo realmente laborado.


� Artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo. � Artículos 9 y 41 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los

Municipios. � Contrato de trabajo, donde consta la prestación.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Papel del Trabajo del cálculo del Aguinaldo. � Estados de cuenta que acredita el pago. � Recibos de nómina o de finiquito. � Pólizas del registro contable. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Constancias de altas y bajas de personal.


� Aclarar, justificar y/o solventar esta situación o en su caso reintegrar los importes pagados indebidamente por los responsables de calcular el pago.

RECOMENDACIÓN

�


147



Título de la Observación: 31.- Otorgamiento de préstamos personales.


Otorgamiento de préstamos personales.

� De la revisión a las cuentas por cobrar se observó que existen saldos por recuperar por concepto de préstamos personales.


� Artículo 2 de la Constitución Política para el Estado de Guanajuato. � Artículo 110 fracción I de la Ley Federal del Trabajo. � Artículo 55 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los

Municipios de Guanajuato. � Artículo 34 fracción II de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y

de los Municipios. � Artículo 4 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Vales. � Pagarés. � Póliza cheque. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas.


� Recuperar los importes otorgados por este concepto. � Recibos de nómina donde consten los descuentos. � Fichas de depósito. � Presentar los auxiliares contables de las cuentas relacionadas donde conste la recuperación

total de los adeudos.

RECOMENDACIÓN

� Evitar en lo sucesivo el otorgamiento de préstamos.


148



Título de la Observación: 32.- Otorgamiento de anticipo de sueldos.


Otorgamiento de anticipo de sueldos.

� De la revisión a las cuentas por cobrar se observó que se otorgaron anticipos de sueldos por importe superiores a los permitidos en la normatividad aplicable.


� Artículo 110 fracción I de la Ley Federal del Trabajo. � Artículo 34 fracción II de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y

los Municipios de Guanajuato. � Normatividad interna del Municipio.


� Pagarés. � Póliza cheque. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Recibos de Nómina.


� Recibos de nómina donde consten los descuentos. � Fichas de depósito. � Auxiliares contables de las cuentas relacionadas donde conste la recuperación de los adeudos. � Recuperar el importe de los anticipos, otorgados sin apego a la normatividad.

RECOMENDACIÓN

� Ajustar la política para el otorgamiento de anticipos de sueldo, con lo dispuesto en los artículos 110 fracción I de la Ley Federal del Trabajo y 34 fracción II de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y los Municipios de Guanajuato.


149













RECOMENDACIÓN



150



Título de la Observación: 34.- Falta de criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.


Falta de criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal.

� Durante el periodo de XXXXXX de acuerdo al Estado de Resultados y al Estado de Situación Presupuestal, se tienen erogaciones por $XXXXX de las cuales se observó que el ente fiscalizado no ha emitido los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina para optimizar la aplicación y ejercer un mejor control del gasto público.






� Justificar y/o solventar el incumplimiento a la legalidad mencionada. � Así como su cumplimiento a la brevedad, remitiendo la documentación que acredite su

cumplimiento a este órgano fiscalizador para su análisis

RECOMENDACIÓN



151





DESCRIPCIÓN IRREGULARIDAD Pago de viáticos y peajes sin presentar la documentación que justifique la comisión correspondiente o sin apego a la normatividad establecida.

� Pago de viáticos sin oficio de comisión. � Pago de viáticos por importe mayor al establecido en

tarifa. � Pago de peajes de lugares distintos a los necesarios

para el traslado al destino de la comisión. � En general pago de viáticos incumpliendo la

normatividad (pago en días inhábiles o festivos, en el lugar de adscripción, entre otros)








RECOMENDACIÓN



152




justificación.

















RECOMENDACIÓN




153



Título de la Observación: 37.- Falta de documentación comprobatoria del gasto.


Falta de documentación comprobatoria. � Documentación soporte de las erogaciones la cual carece de uno ó varios de los requisitos establecidos.

� Falta de documentación soporte.


� Artículo 11 fracción V de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

� Artículo 114 fracción III de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículo 58 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los

Municipios de Guanajuato. � Normatividad interna del Municipio. � Artículo 102 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Documentos de donde se desprendan las erogaciones realizadas por causa de la irregularidad,



� Justificar y aclarar esta situación y de ser posible, recabar la documentación que sustituya la observada, la cual deberá contener los requisitos establecidos.

RECOMENDACIÓN

� Difundir entre el personal los requerimientos que deberá cumplir la documentación soporte de los egresos.

� Efectuar permanente supervisión sobre la documentación soporte de egresos. � Procurar la adquisición de bienes o servicios con proveedores que estén debidamente

registrados ante Hacienda o que expidan comprobantes fiscales que cumplen con los requisitos de ley.

� Dar cumplimiento a la normatividad señalada.


154



Título de la Observación: 38.- Operaciones comerciales con familiares de los

funcionarios públicos.


Operaciones comerciales con familiares de los funcionarios públicos que intervengan en la decisión.

� De la revisión efectuada a los egresos por concepto de XXXXX, se observó que se realizaron operaciones comerciales con el proveedor XXXXXX, esta empresa es propiedad del XXX funcionario o familiares.


� Artículo 11 fracción VIII de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

� Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato � El primer párrafo del artículo 4 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y

Contratación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Guanajuato


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Pólizas de egresos correspondientes. � Documentación comprobatoria correspondiente. � Actas de registro civil. � Acta constitutiva de la empresa. � Comparativa de precios, y determinación de diferencias o gastos en exceso.


� Aclarar, solventar, justificar y documentar el no apego a la normatividad señalada.

RECOMENDACIÓN

�


155



Título de la Observación: 39.- Pago de comisiones bancarias (cheques sin

fondos).


Pago de comisiones bancarias (cheques sin fondos).

� Se pagaron comisiones bancarias por librar cheques sin fondos.

� Se pagaron comisiones por manejo de cuentas bancarias sin utilizar.


� Artículo 11 fracción I de la Ley de Responsabilidades administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.


� Contrato bancario y disposiciones que regula la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito.


� Pólizas de egresos con la documentación que acredite las erogaciones realizadas. � Auxiliar contable de la partida de egresos. � Estados de cuenta bancarios. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Contrato de apertura del banco.


� Presentar el documento que acredite el reintegro del importe observado. � Presentar el documento que justifique el reintegro del importe observado.

RECOMENDACIÓN

� Presentar el documento que acredite el reintegro del importe observado y establecer medidas para evitar este tipo de gastos.


156



Título de la Observación: 40.- Pago de multas, recargos y actualizaciones.


Pago de multas, recargos y actualizaciones por pagos extemporáneos.

� Se realizaron pagos por concepto de multas, recargos y actualizaciones por la cantidad de $XXXX derivados de pagos extemporáneos de impuestos.



� Artículo 11 fracción I de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

� Para Accesorios fiscales, indicar el artículo de la LISR de la fecha de presentación de las declaraciones. 17-A, 21 de CFF.


� Pólizas de egresos con la documentación que acredite las erogaciones realizadas. � Auxiliar contable de la partida de egresos. � Estados de cuenta bancarios. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Presentar el documento que acredite el reintegro del importe observado. � Presentar el documento que justifique el reintegro del importe observado.

RECOMENDACIÓN

� Presentar el documento que acredite el reintegro del importe observado y establecer medidas para evitar este tipo de gastos.


157



Título de la Observación: 41.- Contratos sin cubrir requisitos mínimos de ley





Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado: � Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículo 91 de la Ley Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).






RECOMENDACIÓN



158











DISPOSICIÓN INFRINGIDA Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado: � Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículo 69 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados

(Vigente hasta el 19 septiembre de 2005). � Artículos 94, 98 y 99 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del

Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005).


� Convocatoria de la Licitación y bases en su caso. � Cotización del proveedor. � Contrato de compraventa. � Fianzas. � Póliza de egresos. � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Evidencia de entrega de mercancías.




RECOMENDACIÓN



159








DISPOSICIÓN INFRINGIDA Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado: � Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículos 61, 62 ,63 y 65 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del

Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005). � Artículo 33 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados

(Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).


� Bases del concurso. � Propuestas de los proveedores. � Tablas comparativas de aspectos técnicos y precios. � Acta de fallo del Comité o Subcomité de adquisiciones. � Contrato. � Póliza del registro contable. � Estado de cuenta donde se acredite el pago en caso de cheques � Factura. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Convocatoria. � Dictamen � Monto pagado en exceso.



RECOMENDACIÓN



160







proveedores.

DISPOSICIÓN INFRINGIDA Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado: � Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículos 117, 118 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector

Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005). � Artículos 79 y 81 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios

Relacionados (Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).






RECOMENDACIÓN



161








DISPOSICIÓN INFRINGIDA Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado: � Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Artículos 12 Fracc. V, y 41 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del

Sector Público en el Estado de Guanajuato (Vigente a partir del 20 de septiembre de 2005). � Artículo 31 de la Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados

(Vigente hasta el 19 septiembre de 2005).







RECOMENDACIÓN




162





autorización.





DISPOSICIÓN INFRINGIDA Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado:

Artículos 69 fracción IV inciso j) y 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 25, 30, 138, 139 y 140 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público

en el Estado de Guanajuato. Artículo 21 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles

e Inmuebles del Estado de Guanajuato.


� Solicitudes de compra. � Cotizaciones. � Contrato. � Facturas. � Pólizas de egresos. � Auxiliares contables. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Determinación de daño. � Cotización de otros proveedores.



subcomité.

RECOMENDACIÓN



163



Título de la Observación: 47.- Deficiente Situación Presupuestal






� Ley de Coordinación Fiscal. (tratándose de recursos del ramo 33) � Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal

correspondiente. � Art. 7, 22, 38, 56, 57 y 69 de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el

Estado y los Municipios de Guanajuato. � Art. 5 y 21 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los

Municipios de Guanajuato.





RECOMENDACIÓN



164




ejecutados.










RECOMENDACIÓN




165








� Art. 191,192 y 193 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. � Art. 95 y 99 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los

Municipios de Guanajuato. � Art. 79, 80 y 81 del Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el

Estado y los Municipios de Guanajuato. � Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios relacionados con Bienes

Muebles e Inmuebles Propiedad del Estado









166




instaladas.












y no instaladas.

RECOMENDACIÓN




167










� Art. 191,192 y 193 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.





exceso.

RECOMENDACIÓN




168











� Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Bitácora de obra. � Levantamiento físico (croquis y/o planos). � Reporte fotográfico. � Reportes de laboratorio. � Finiquito � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados. � En su caso estudio técnico.



� Presente la documental que justifique o aclare la observación. � Comprobante del monto reintegrado por concepto del importe observado. � La afectación de la garantía correspondiente.

RECOMENDACIÓN




169














RECOMENDACIÓN




170














RECOMENDACIÓN




171




pública.






Internacional.






� Convocatoria, bases, presupuesto, dictamen y actas (en su caso). � Presupuesto de referencia de la obra o etapa programada. � Limites para la contratación de obra pública. � Convenios con el estado y/o federación. � Contrato. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados. � Determinación de daño.



RECOMENDACIÓN



172



Título de la Observación: 56.- Modalidad de ejecución incorrecta.

IRREGULARIDAD DESCRIPCIÓN Modalidad de ejecución incorrecta.- Cuando el ente fiscalizado no se apegó a la normatividad vigente en su momento, ejecutando obra por administración directa que debió contratarse.

� Obra ejecutada por administración directa que debió ser por contrato.

� Utilización de personal, equipo o maquinaria propiedad del ente público en apoyo o beneficio de un contratista

� Intervención de terceros como contratistas en obras por Administración Directa.


� Art. 18 fracción II, 72 y 81 de la de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato


� Presupuesto de referencia de la obra o etapa, programada. � Limites para contratación de obra por adjudicación directa. � Auxiliar por obra. � Cedulas de pagos. � Acta parcial o circunstanciada. � Determinación de daño.


� Que se justifiquen la modalidad de ejecución

RECOMENDACIÓN

� Se solicita se justifique la modalidad de ejecución incorrecta y así mismo, se recomienda al ente fiscalizado apegarse a la normatividad aplicable en su momento.


173




IRREGULARIDAD DESCRIPCIÓN Deficiencias administrativas.- Cuando existe documentación faltante, incompleta o improcedente, en cualquiera de las etapas de la obra pública.





� Normatividad aplicable en su momento de acuerdo al anexo 1 y lo establecido en el contrato. Algunos ejemplos de observaciones de deficiencias administrativas Anexo 1.doc


� Acta parcial o circunstanciada.



RECOMENDACIÓN

RG.- Se recomienda al ente fiscalizado se justifique la (descripción), así como apegarse a la normatividad vigente en su momento.


174












� Contrato. � Programa contratado o convenido. � Autorizaciones (prórroga o recalendarización). � Presupuesto. � Proyecto y bitácora. (en su caso) � Finiquito. � Acta entrega recepción. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados. � Determinación de daño.




RECOMENDACIÓN




175



Título de la Observación: 59.- Incumplimiento de objetivos programáticos del

Ramo 33.


Incumplimiento de objetivos.- Son obras que se ejecutan sin cumplir con los objetivos trazados o cuando se ejecutan con recursos del Ramo 33 sin beneficio social o fuera de los objetivos programáticos.

� Obras fuera de la apertura programática. � Obras sin funcionamiento.


� Ley de Coordinación Fiscal. � Presupuesto de Egresos de la Federación. � Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato. � Apertura Programatica para la aplicación del ramo 33 � Contrato de obra.


� Apertura programática del ejercicio fiscal correspondiente � Contrato � Facturas, estimaciones, generadores y pólizas contables. � Revisión física. � Reporte fotográfico. � Finiquito. � Acta de auditoria donde consten los hechos observados.


� Presentar la documentación que justifique el incumplimiento de los objetivos. � Acta

RECOMENDACIÓN

� Solventar el incumplimiento de los objetivos del programa Ramo 33 y en su caso reintegrar los recursos a la cuenta correspondiente.

RG.- Se recomienda al sujeto, fiscalizado apegarse a la normatividad.


176


Rubro: Organismos Paramunicipales Número Consecutivo: 60

Título de la Observación: 60.- Pagos a la Presidenta del Patronato del DIF.


Pagos a la Presidenta del Patronato del DIF. � Se efectuaron pagos por sueldos y salarios y compensaciones a la Presidenta del Patronato del DIF municipal.


� Acuerdo de creación del ente fiscalizado (artículo 6 acuerdo de creación publicados el 12 de agosto de 1988 en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato).

� Reglamento interior del DIF Municipal o adecuaciones.


� Pólizas de egresos. � Recibos de nómina. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Recuperar el monto pagado por este concepto. � Proporcionar la documentación soporte y que justifique o aclare los pagos indebidos.

RECOMENDACIÓN

� Evitar el pago de la mencionada retribución.


177












� Elaborar y presentar las políticas para el uso y custodia de los bienes propiedad o bajo resguardo del ente auditado autorizadas.

RECOMENDACIÓN

� Actualizar periódicamente los lineamientos para el uso y custodia de bienes. � Vigilar el estricto cumplimiento de los lineamientos.


178



Título de la Observación: 62.- Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias


Deficiencias en el manejo de cuentas bancarias. � Expedición de cheques sin fondos. � Cheques en tránsito con antigüedad







� Presentar las conciliaciones bancarias debidamente depuradas y firmadas.

RECOMENDACIÓN

� Supervisión periódica y constante de la elaboración de las conciliaciones bancarias. o Establecer en sus disposiciones de control interno políticas como:

� Que los cheques que se emitan sean nominativos � Insertar la leyenda de “No negociable” � Cuando proceda anotar la leyenda “Para abono en cuenta” � Para la entrega a terceros presentar carta poder, y

� Las que el municipio estime convenientes de acuerdo al control que ejerce.


179











� Pólizas de seguros de los bienes observados y/o justificación de la omisión de este proceso.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda que las nuevas adquisiciones se protejan mediante un seguro. � Se sugiere asegurar todos los bienes propiedad del ente fiscalizado.


180



Título de la Observación: 64.- Falta de políticas para el otorgamiento de gastos a

comprobar.


Falta de políticas para el otorgamiento de gastos a comprobar.

� Se observó que se han expedido cheques por concepto de gastos por comprobar, pero ésos carecen del motivo de su expedición, asimismo no se anexan recibos por estos conceptos.


�


� Pólizas cheque donde consten los hechos observados. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


�

RECOMENDACIÓN

� El establecimiento de políticas para tener un control adecuado de los cheques expedidos por gastos por comprobar.


181



Título de la Observación: 65.- Falta de manuales administrativos y contables.


Falta de manuales administrativos y contables. � Se observó que el Municipio no cuenta con manuales de procedimientos administrativos y contables.


� Normatividad interna del Municipio y Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.




�

RECOMENDACIÓN

� Formular y presentar los manuales autorizados.


182



Título de la Observación: 66.- Falta de revaluación de predios.


Falta de revaluación de predios. � En el padrón de la Dirección de Catastro se observaron XXXX predios, los cuales sus valores catastrales no están actualizados.


� Artículo 114 fracción XIII de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato.


� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Base de datos del Impuesto Predial.


�

RECOMENDACIÓN

� Realizar los avalúos correspondientes. � Apegarse a lo señalado en el segundo párrafo del artículo 168 de la Ley de Hacienda para los

Municipios del Estado de Guanajuato y llevar a cabo las acciones pertinentes para depurar y determinar la correcta situación impositiva de los bienes, con el objeto de el Municipio perciba los ingresos conforme a Ley y de esta manera tener actualizado el catastro municipal.


183



Título de la Observación: 67.- Contingencias laborales.


Contingencias laborales. � La administración municipal, no proporcionó un Plan de Pensiones y Jubilaciones que prevea el pago de las obligaciones laborales, que por el transcurso del tiempo y del servicio de los trabajadores, se este sujeto a cumplir. Sin embargo, es necesario señalar que solamente se proporciona asistencia médica.


� Artículo 42 fracción III de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios.




�

RECOMENDACIÓN

� Formular y llevar a cabo un Plan de Pensiones y Jubilaciones.


184






� Suministro de combustible en días no laborables o inhábiles.


� Cargo en exceso.




� Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados. � Bitácoras con las deficiencias en su llenado. � Comprobantes del suministro de combustible. � Determinación de daño.


�

RECOMENDACIÓN

� Crear y establecer bitácoras por cada uno de los vehículos asignados. � Supervisión periódica y constante de controles establecidos.


185



Título de la Observación: 69.- Registro incorrecto de ingresos.


Registro incorrecto de ingresos en el rubro de extraordinarios.

� Se observó el registro de ingresos que no corresponden al concepto de ingresos extraordinarios.


� Artículo 2 fracción II de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Guanajuato. � Ley Ingresos Municipal.


� Pólizas de ingresos. � Acta de auditoría donde se hagan constar los hechos observados.


� Se solicita la aclaración y/o justificación del incumplimiento a la normatividad citada y en su caso el ajuste contable respectivo.

RECOMENDACIÓN

� Se recomienda apegarse a la normatividad señalada.


186




adquisiciones.




� Aplicar la normatividad interna del Municipio en materia de adquisiciones. En caso no contar con ella aplicar supletoriamente la Ley de Adquisiciones del Estado:

• Artículo 195 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. • Artículo 109 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios

del Sector Público en el Estado de Guanajuato.





RECOMENDACIÓN


VERSIÓN 1.0

187

ANEXO 1

1.- Obra concluida sin acta entrega-recepción. En la revisión documental del contrato XXXX, cuyo objeto es la construcción de calle de acceso a la Col. XXXX en la XXX Municipal, realizada por el contratista XXXXX, se observó que no se cuenta con la correspondiente acta de entrega recepción de la obra, infringiendo lo establecido en la cláusula décimo primera del contrato, así como el artículo 79 de la Ley de Obra Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato y 109 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Recomendación 1 Se debe cumplir con lo establecido en las cláusulas contractuales, así como, con la normatividad aplicable en relación con las actas de entrega-recepción por lo que se requiere el acta entrega recepción de dicha obra. Recomendación 2 Se solicita el acta entrega-recepción respectiva y se recomienda al ente fiscalizado apegarse a la normatividad vigente en su momento, al contrato o en su caso la aplicación de las penas convencionales o fianza. 2.- Expediente técnico no validado. 1.- Justificar la falta de soporte de documentos (correspondiente al expediente técnico y/o unitario). 2.- Justificar la documentación incompleta (correspondiente al expediente técnico y/o unitario). En la revisión documental del contrato XXXXX, cuyo objeto es XXXX, se determinó que no se cuenta con la respectiva validación del expediente técnico por parte de la dependencia normativa, infringiendo lo establecido en el artículo 21 fracción II de la Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2004. Recomendación 1.- Se solicita se proporcione el expediente técnico validad, ya que es obligación de la administración municipal previo inicio de las obras, contar con el expediente técnico validado por el Ayuntamiento en caso de tener convenio o por las dependencias normativas con la finalidad de no tener obras inconclusas o con deficiencias técnicas. Recomendación 2 Es obligación de la Administración municipal, previo inicio de las obras, contar con el expediente técnico validado por las dependencias normativas o por los propios Ayuntamientos cuando así se convenga, con la finalidad de no tener obras inconclusas o con deficiencias técnicas, por lo que recomendamos implantar un mejor control en la integración de los expedientes técnicos, debiendo cumplir al respecto con la normatividad establecida en materia de obra pública AS—R NO MANEJAR TERMINO DE RECOMENDACIÓN EN GENERAL.

VERSIÓN 1.0

188

Recomendación 2.- Se recomienda al ente fiscalizado apegarse a la normatividad vigente en su momento. Nota: En las observaciones 1 y 2 estas pueden modificarse como resultado de la documentación aportada posteriormente, de acuerdo a la valoración de la misma. 3.- Documentación faltante en expedientes unitarios. Durante la revisión documental de las obras que se relacionan a continuación, se observó que en el periodo de XXX a XXXX de 20XX, los expedientes unitarios no cuentan con la totalidad de la documentación requerida para su correcta evaluación, como enseguida se describe:

Contrato Obra Documentación faltante

Infringiendo lo establecido en el artículo XXXX de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Se solicita que se integren debidamente los Expedientes Unitarios de las obras con la finalidad de poder evaluar en su totalidad los trabajos ejecutados y pagados. 4.- Fianzas de garantía de vicios ocultos. En la revisión documental de los expedientes unitarios de varias obras, se observó que aun cuando se cuenta con la fianza de cumplimiento de contrato, no fue sustituida en la entrega-recepción por la fianza que garantice la probable existencia de vicios ocultos, equivalente al 10% del monto total de los trabajos realmente ejecutados, de acuerdo al artículo 75 fracción IV de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato; de acuerdo a la siguiente relación:

Contrato Descripción de la obra Importe Se recomienda que en aquellas obras en las que aún no han transcurrido doce meses a partir de la fecha de entrega recepción se solicite al contratista la fianza de garantía por vicios ocultos, asimismo en lo sucesivo, solicitar la fianza mencionada como lo establece la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. 5.- Bitácora. Durante la revisión documental en los meses de XXXX, XXXXX y XXX del contrato XXXXX, cuyo objeto es la XXXXXXX, se comprobó que no se llevó bitácora de la obra, instrumento técnico de control de los trabajos que forman parte integrante del contrato, y misma que servirá de medio de comunicación convencional entre las partes y estará vigente durante el

VERSIÓN 1.0

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desarrollo de los trabajos, en ella deberán asentarse los asuntos trascendentes que se presenten durante la ejecución de la obra, con el propósito de validar los imprevistos o modificaciones que se realicen, infringiendo lo establecido en el artículo 95 de Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Por lo anterior se solicita justificar la no elaboración de la bitácora y en lo sucesivo elaborarla de acuerdo a lo señalado en la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.. 6.- Conceptos fuera de catálogo sin autorización. En la revisión documental de la obra XXXX, se observó que se pagaron conceptos fuera de catalogo, sin contar con las tarjetas de precios unitarios y autorizaciones respectivas, contraviniendo lo establecido en el articulo 95 de la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma para el Estado y Municipios de Guanajuato. Nota: Cuando no se tengan tarjetas y oficios de autorización es falta de soporte documental, si hay tarjetas y oficio es concepto fuera de catálogo sin autorización. Los conceptos pagados no autorizados son los siguientes: Se solicita las tarjetas de precios unitarios y su autorización. Asimismo se recomienda que en lo sucesivo autoricen los precios unitarios de los conceptos fuera de catalogo, previo a su ejecución. 7.- Obra sin posesión de los terrenos afectados. En la revisión física de la obra se observó que aún y cuando la fecha de termino de acuerdo a dos prorrogas autorizadas fue el XX de XXXX de 20XX, la obra se encuentra inconclusa, debido a que no se cuenta con los tramites relativos a la propiedad o posesión de los inmuebles afectados por el camino en el cadenamiento del XXX al XXX, incumpliendo lo establecido en el artículo 15 fracciones V y VI de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Se solicita efectuar los trámites necesarios para liberar los predios donde se ejecutan los trabajos. Asimismo en lo sucesivo se recomienda que previo al inicio de los trabajos se cuente con el dominio pleno del predio donde se vaya a efectuar las actividades relativas a la obra pública. 8.- Obra ejecutada en predio particular. En la revisión documental y física de la obra: XXXX, bajo el contrato número XXXX ejercida en los meses de XXXX y XXXX, se observó que la propiedad donde se ejecutó la obra pertenece al XXXX, infringiendo los artículos 15 fracción VI y 19, párrafo segundo de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato; por otra parte mediante oficio XXXX de fecha XX de XXXX de 20XX la dirección de asesoría jurídica municipal, externa que se están llevando a cabo los trámites jurídicos para formalizar la donación del predio a favor del municipio.

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Se solicita a la administración municipal continuar con los trámites hasta lograr la adquisición del predio, ya que de no hacerlo se pone en riesgo el patrimonio del municipio por un importe de $XXXX del total ejecutado en la obra, asimismo en lo sucesivo, como parte de la planeación de la obra y previo al inicio de los trabajos, se cuente con la propiedad o posesión del inmueble en donde se realizará la obra pública. 9.- Padrón de contratistas. En la revisión documental realizada al padrón municipal de contratistas correspondiente al período comprendido del XX de XXXX al XX de XXX de XXXX, se observó que XXXX no cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en la convocatoria número XXXX, de fecha XX de XXXX de XXXX y además de lo establecido en el artículo 37 de Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato., de acuerdo al siguiente desglose: No. De registro

Contratista Documentación faltante

Se recomienda el cumplimiento a lo establecido en el artículo 26 y 37 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. 10.- Contratos efectuados con empresas no registradas en el padrón. En la revisión de la documentación de los contratistas inscritos al padrón municipal, durante el periodo comprendido del XX de XXXX al XX de XXXX de XXXX, se observó que la administración Municipal efectuó el contrato número XXXXXX en el mes de XXXX de XXX, consistente en la obra XXX, con la contratista XXXX, la cual no se encuentra registrada en el Padrón de Contratistas Municipal. Incumpliendo lo establecido en el artículo 33 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Recomendación 1. Se solicita justificar la asignación del contrato al contratista no inscrito en el padrón y en lo sucesivo cumplir con lo establecido en la normatividad. Recomendación 2. Se solicita se integre el padrón de contratistas conforme lo establecido en la convocatoria publicada, con el objeto de tener los antecedentes técnicos y financieros de los contratistas que ejecuten las obras, y así tener mayor certeza que las obras se concluirán tanto en tiempo como con la calidad requerida.

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11.- Pruebas de laboratorio. En la revisión documental de los expedientes unitarios de XXX obras, se encontró que no se integraron por parte de los contratistas las pruebas de laboratorio para determinar la resistencia de los concretos utilizados en las obras, infringiendo la cláusula XXXX del contrato donde se establece la instalación de un laboratorio de control de calidad permanente para garantizar la calidad de los materiales y su aplicación en la ejecución de los trabajos a efecto que se ajusten a las especificaciones de construcción

Contrato Descripción de la Obra Importe Se recomienda a la administración municipal solicitar a los contratistas los resultados de las pruebas de control de calidad y en lo futuro exigir a los contratistas que efectúen las pruebas de laboratorio que garanticen la calidad de la obra si se pacta en los contratos. Nota: La observación puede modificarse como resultado de la documentación aportada posteriormente, de acuerdo a la valoración de la misma. 12.- Obra ejecutada sin contrato. En la revisión documental de la obra: XXX ejecutada por el contratista XXXXXX se observa que no se elaboró un contrato de obra pública, infringiendo lo establecido en el artículo 42 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Es importante recomendar para ejercicios posteriores que se cumpla con el marco legal aplicando lo establecido en el artículo 42 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Convenios de ampliación En la revisión documental de la obra XXXX realizada al amparo del contrato número XXXXX, no se proporciono el convenio de ampliación en (tiempo y/o monto) infringiendo lo establecido en el artículo 101 de Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Se recomienda a la Administración Municipal justifique o proporcione los convenios de ampliación y en lo sucesivo aplicar lo establecido en el artículo 101 de la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

catÁlogo de observacionesofsgto.gob.mx/ins/contenido/002/007.pdf · 2015-05-28 · presentación...

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