PONENCIA PRESENTADA AL I ENCUENTRO NACIONAL DE

CATALOGADORES, OCTUBRE 20-23 DE 2009

Catalogación y Análisis de las Colecciones del Sistema de Bibliotecas

SENA (SBS) a partir del SIB-ALEPH 500

Betty Orejuela Carvajal*

Rosario Valencia de Pinzón**

Para lograr una mirada integral de esta charla, es de vital importancia su

contextualización, presentando apartes de El Plan Estratégico 2007-2010 SENA:

”Conocimiento para todos los colombianos”1 en el cual se formula la

comprensión y aplicación de un nuevo concepto de aprendizaje, en

correspondencia con las metodologías y didácticas, que propone la formación

activa por proyectos y la necesidad del acceso a diferente fuentes de

conocimiento, junto con los cambios impuestos por la globalización y las nuevas

tecnologías de la información y comunicación, que exigen que las bibliotecas del

SENA, se replanteen su misión, en una relación dinámica, pertinente y eficiente

de apoyo al proceso de Formación Profesional y el proceso de transformación y

generación de nuevo conocimiento.

Atendiendo a los avances en las TICs y al aumento de bibliotecas automatizadas

con disposición del catálogo en línea (OPACs), se hace necesario desarrollar

herramientas útiles que permitan mayor agilidad en el tratamiento documental y

mejor organización y facilidad de acceso a los recursos de información.

Con el fin de garantizar una respuesta oportuna y pertinente a las demandas de

información, el SENA formuló en el 2003, el Proyecto Comunidad Educativa

Virtual (CEV) con el propósito de crear ambientes virtuales, integrados en una

1 GUTIERREZ ORTEGA, Martha Luz. Proyecto: Renovación y Modernización de las Unidades de Información

Técnica (Bibliotecas y Centros de Documentación). SENA. Dirección General. Dirección de Formación Profesional, 2005.

comunidad educativa orientada a la WEB, que permitiera la generación de una

nueva estrategia de formación profesional, acorde con los requerimientos

educativos de la era de la información, sin barreras de tiempo ni espacio, a

través del uso de las TICs, con modelos pedagógicos innovadores y didácticos,

donde uno de sus componentes lo constituye la Biblioteca Digital.

Actualmente los componentes básicos del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS)

son:

81 Bibliotecas en los 116 Centros de Formación ubicados en las 33

regionales del orden nacional, cuyo potencial de usuarios de la comunidad

educativa del SENA se estima en tres millones, además de la comunidad

en general que tiene libre acceso a ellas, constituyéndose en muchos

casos en una de las pocas fuentes de consulta por la escasa existencia de

bibliotecas públicas.

Y la Biblioteca Digital, que contiene un repositorio centralizado de

referencias bibliográficas, publicaciones digitalizadas, bases de información

a terceros y vínculos a bibliotecas de libre acceso en la WEB.

Para posibilitar la gestión de la información y con base enl la Ley General de

Educación Superior (Ley 30 de 1992) y la Ley General de Educación (ley 115 de

1994), decretos y demás normas reglamentarias, recomienda a las instituciones

de educación, respetando su autonomía, someterse a los procesos de auto

evaluación con fines de acreditación, el Sistema de Bibliotecas SENA (SBS) debe

convertirse en un punto de apoyo para la implementación del sistema de

información y los procesos de certificación y de aseguramiento de la calidad.

Algunas de las fases del desarrollo del Sistema de Biblioteca SENA (SBS)

El desarrollo de la biblioteca digital, la cual forma parte de un contexto

organizacional, que procura la selección, evaluación, registro y sistematización

de los documentos digitales para la disponibilidad de la información a la

comunidad de usuarios por la WEB, presenta algunas de las ventajas que se

espera lograr con estas nuevas propuestas.

Permitir la transmisión de la información, sin barreras de espacio, ni tiempo,

ésta puede ser difundida y recibida desde cualquier parte del mundo y tiene

pocas limitaciones tecnológicas.

La información digital permite también organizar en diferentes niveles de

texto (hipertexto, hipervínculos) lo que un documento impreso distribuye de

forma secuencial, así como combinar de forma integrada distintos tipos de

información: Texto, video, sonido, imágenes.

La disponibilidad de información digital multiplica las posibilidades de acceso

remoto y simultáneo, lo cual preserva de la manipulación la existencia de esa

misma información en papel u otra forma física, lo que contribuye con la

preservación del material impreso.

Fortalece las actividades de la enseñanza/aprendizaje, la autoformación y la

investigación en los nuevos ambientes virtuales de formación.

Desarrollo de Colecciones Digitales:

Consecuente con el objetivo de conformar una biblioteca digital, se ha

llevado a cabo el proceso de suscripción a bases de datos con publicaciones

y recursos producidos y seleccionados en formato digital.

La conversión e incorporación de documentos de autoría institucional y

producto de convenios interinstitucional que se encuentran en formatos de

texto, imágenes, sonidos y videos a código digital (digitalización).

Integración del catálogo SENA, por medio de convenios Interinstitucionales o

de Cooperación para compartir catálogos bibliográficos, a través del

metabuscador con el fin de optimizar los recursos disponibles.

En el año 2003, se adopta el Sistema de Gestión Bibliotecaria Aleph 500 para

automatizar las bibliotecas e integrarlas a la red nacional e internacional de

información. Es así, como se da inicio a un proceso que incluyó:

Migración de bases de datos en ISIS de 7 bibliotecas seleccionadas como

pilotos, ubicadas en las ciudades de Medellín, Bogotá, Barranquilla, Cali, Pereira y Bucaramanga.

Depuración continúa de la base bibliográfica, mediante la eliminación de registros duplicados y ajustes pertinentes, debido a inconvenientes en la

migración y parametrización de la conversión.

Diseño de plantillas para el ingreso de los documentos.

Capacitación a los catalogadores en el dominio de las herramientas de las

Tecnologías de Información y Comunicaciones y aprendizaje del formato bibliográfico MARC 21.

Formulación de las políticas que incluyen la elaboración de manuales de procedimientos para el funcionamiento del SBS.

En el 2007, se inicia la construcción del sitio Web del SBS que lo hace más

dinámico y agradable para la comunidad educativa del SENA, que permite

multiplicar las posibilidades de acceso remoto y simultáneo de información

organizada, fortaleciendo la formación por proyectos y el desarrollo integral de

las competencias del aprendiz en un programa de formación.

http://biblioteca.sena.edu.co.

En febrero de 2008, el Director General del SENA expide la Resolución No.

00293, por la cual se adopta el Manual para el funcionamiento del Sistema de

Bibliotecas SENA (SBS) en cumplimento de las normas de control interno a

entidades y organismos del Estado.

Cuadro que muestra la proyección sugerida para el SBS

SER DEBER SER

Servicio de apoyo a la formación

Servicio estratégico que facilite a la

comunidad educativa acceder, gestionar y transformar la información.

Acceso a la información en

horarios limitados

Centros de recursos de Información para el

Aprendizaje en amplios horarios con disponibilidad de información impresa y

digital.

Espacios de tareas -

obligatorio

Espacio de encuentro y comunicación de la comunidad educativa SENA.

Información desactualizada, deficientes y considerados de 2º orden.

Servicios claves para instructores y

aprendices, con información relacionada a las líneas tecnológicas y formación por proyectos.

Espacio de libros, esperando ser leídos o consultados.

Espacio de servicios dinámicos, novedosos y claves en la viabilidad en las nuevas formas de aprendizaje.

Bajo componente tecnológico

Alto componente tecnológico que permite que el usuario desde cualquier lugar pueda seguir aprendiendo de forma autónoma o en grupos

conectados a la red.

Bibliotecario, técnico o auxiliar

especializado en tratamiento de la información.

Los bibliotecarios y profesionales como agente educativo de Centro que facilite y

asegure al instructor y aprendiz este nuevo entorno.

ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO

Diagrama N°3. Estructura organizativa del Proyecto

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Gerencia y lidera el Proyecto

Enlace entre acciones estratégicas y la Dirección

General

DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA

ACCION ESTRATÉGICA BIBLIOTECARIA

Concibe políticas y procedimientos para la gestión bibliotecaria

Capacita el talento humano en técnicas y procedimientos bibliotecarios

Elabora documentos técnicos sobre la normalización, la acción y los servicios bibliotecarios

Sigue y evalúa el cumplimiento de la acción bibliotecaria en el proyecto

Unifica formatos y registros propios de la acción bibliotecaria

ACCION ESTRATÉGICA INFORMÁTICA

Concibe políticas y procedimientos para la gestión del área de sistemas

Capacita el talento humano en asuntos relativos al software para bibliotecas

Elabora documentos técnicos sobre la normalización, la acción y los procedimientos informáticos

Sigue y evalúa el cumplimiento de la acción de informática en el proyecto

Unifica formatos y registros propios de la acción de informática

EQUIPO PROFESIONAL

EQUIPO PROFESIONAL Y TÉCNICO OPERATIVO

Recurso humano de las Bibliotecas:

Bibliotecarios profesionales Coordinadores de las Unidades de Información

Auxiliares de bibliotecas

Conclusiones:

Con el objetivo de garantizar el éxito del proyecto, el equipo de gestión y técnico

del Sistema de Bibliotecas SENA (SBS), ha desarrollado planes y programas que

faciliten el proceso de ejecución, elaborando además de los manuales

mencionados, guías de ingreso al sistema, que permitan la normalización de los

registros bibliográficos de las diferentes colecciones ingresadas a SIB-ALPEH 500,

de acuerdo a la normativa internacional vigente, asegurando así, que la

transferencia de registros y consolidación de la base de datos cumpla con los

estándares establecidos.

Para ello, se dispone de herramientas en línea que agilizan el proceso de ingreso

en el módulo de catalogación, como el Dewey edición 22 que facilita la toma de

decisión respecto del número de clasificación, el OCLC Dewey Cutter, y el

Sistema de Autoridad de Materia (ARMARC) para el análisis de contenido del

material bibliográfico que conforma los fondos del SBS, además de lo anterior,

todo ingreso a la base de datos se realiza bajo los parámetros establecidos en las

Reglas de Catalogación Anglo Americanas (RCAA2).

Todas las ayudas didácticas que se tienen con el fin de agilizar los procesos y de

clasificación, catalogación y análisis, se pueden conseguir a través del Grupo

Staff, creado para este fin, con base en una de la herramientas de Google Docs,

que permite a través de Internet consultar las guías, los manuales, los

instaladores de Aleph y documentos de trabajo en línea, etc.

Como se puede inferir, el grupo de Catalogación del SBS opera bajo el sistema

de administración descentralizada y está conformado por más de cuarenta

catalogadores ubicados en 39 bibliotecas a nivel nacional que corresponden en la

actualidad a las siguientes Regionales, Antioquia, Atlántico, Distrito Capital,

Caldas, Cundinamarca, Huila, Magdalena, Quindío, Risaralda, Santander, Tolima

y Valle; la parametrización habilitada para todas las bibliotecas de nuestro

sistema, corren bajo un único escenario, lo que hace posible tener un sólo

registro bibliográfico con la información de ítems de todas las bibliotecas que

poseen el mismo documento de acuerdo a las existencias propias.

Es nuestro compromiso gerencial y social, el ingreso de 5 a 8 bibliotecas por año,

hasta cumplir con la meta de las 81 bibliotecas con que cuenta el SENA a nivel

nacional, de tal manera que se logre la cobertura en los centros de formación

del área rural.

Este objetivo de gran envergadura, es un reto que conlleva una gran

responsabilidad y compromiso por parte de las directivas del SENA, en cabeza de

la Dirección de Formación Profesional y del Grupo de Administración Educativa,

desde luego contando con el profesionalismo, responsabilidad y capacidad de

liderazgo de todos los catalogadores que conforman el Grupo Staff del SBS.

* Betty Orejuela Carvajal: Profesional en Bibliotecología. (Universidad de Antioquia);

vinculada al SENA desde hace 27 años en las Bibliotecas de la Regional Antioquia.

Experiencia de más de 20 años en análisis de Información de documentos en diferentes

soportes

**Rosario Valencia de Pinzón: Profesional en Ciencia de la Información –

Bibliotecología; Técnico Profesional en Análisis y Diseño de Sistemas de Computación;

Docente de cátedra de Descripción Bibliográfica Materiales Especiales en la Universidad

Javeriana.