Casos de Éxito Ganadores de la 2da. Edición del Premio OCCMundial de Recursos Humanos®

GRANDES EMPRESAS / RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Primer lugar Nombre de la Empresa * Tiba It services

Dirección Av patria no 391. Col Jardines Universidad. Zapopan, Jalisco 45110 México

Su empresa es * Mexicana

Número de empleados * De 501 a 1000 empleados

Descripción general de la empresa: Favor de incluir información suficiente para que el jurado se ubique en la situación concreta: inicio de operaciones, productos, servicios, clientes, estructura de la organización. * TIBA IT Services es una empresa dedicada a administrar y soportar la infraestructura de tecnología de información a usuarios finales, garantizando su disponibilidad 24*7*365 a través de servicios especializados basados en ITIL y las mejores prácticas de clase mundial. TIBA IT Services forma parte de KIO Networks, que se constituye como un grupo de empresas especializadas en distintos servicios de IT, posicionándonos como el grupo de mayor crecimiento en México y Latinoamérica. Inicia operaciones en la ciudad de Guadalajara en el año 2002 ofreciendo los siguientes servicios Hosting, outsorcing, Kloud, Bussines Continuity, Bussines Security, Proximity, Centro de datos. Los clientes de Tiba it Services son: Kodak, Scribe, Siemens, Ijalti, Carestream, Cablemás, IBM, Nike, Farmacias especializadas, Grupo México, CPI Ingredients, ho1a, Fujitsu, Bancomer, Accenture, Elementia, SAT, Red estatal Jalisco, Grupo Modelo de México, PEMEX Y American Towers. Contamos con una estructura organizacional, que tiene una cobertura nacional y en Latinoamérica con 637 empleados directos, (157 en mesa de servicio, 417 en sitio, 63 en Staff) y 350 asociados.

Nombre del proyecto: * Proceso virtual de reclutamiento, selección y contratación para los colaboradores de soporte en sitio a Nivel Nacional.

Fecha de inicio de la implementación del proyecto Sunday 1 January 2012

Categoría en la que participa su proyecto * Reclutamiento y Selección

Responsable del proyecto en la empresa. * Alma Janette Hernández Evangelista

Cargo Coordinadora de Capital Humano

Título del proyecto * Proceso virtual de reclutamiento, selección y contratación para los colaboradores de soporte en sitio a Nivel Nacional.

Análisis de los hechos y definición del problema:

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Incluya la información necesaria para que los jueces comprendan la problemática y las variables que requieren el proceso de cambio, diagnosticando los problemas existentes antes del desarrollo del proyecto. * Tiba It Services es una empresa que cuenta con una dispersión de la mayoría de su personal en 72 diferentes ciudades del país, lo que implica un alto costo en el proceso de reclutamiento, selección y contratación para atraer o sustituir al talento en dichos puntos tácticos, es decir, por cada persona que se contrata, se gasta además del costo normal del proceso, el traslado de su ciudad de origen a la ciudad de México o a la Ciudad de Guadalajara con el fin de que firme contrato y tome los cursos de inducción organizacional e inducción a su puesto. Estos gastos de traslados incrementan un 85% el costo del proceso de RyS. En promedio y solo por rotación natural (es decir sin incluir contrataciones por nuevos proyectos) se contrataron en el 2011 6 personas al mes en diferentes ciudades. En promedio se gastaron $30,000 pesos mensuales, lo que equivale a $ 360,000 peso s anuales. Este proceso también impacta en el tiempo de contratación de personal, ya que debe estar sujeta en primer lugar a que los 6 colaboradores de manera simultanea concluyan sus procesos de selección (entrevistas, examen medico y estudio socioeconómico) y a la disponibilidad de vuelos el mismo día desde las diferentes ciudades de México.

Premisa básica: Hipótesis que se tomó como base para desarrollar el proyecto. Ej1. Disminuir la rotación del personal del área de ventas fortaleciendo el proceso de reclutamiento y selección del personal de esa área. Ej2. Lograr contrataciones más eficientes en el área de producción a través del uso de herramientas y el análisis de habilidades vs requerimientos. *

Eficientar el proceso de reclutamiento selección y contratación, disminuyendo el costo total y tiempo del proceso de los colaboradores en las distintas localidades a nivel nacional.

Alcance del proyecto: Ej: Implementado en un departamento, sección, área, oficina, país o región. *

El proyecto será implementado para todos los nuevos colaboradores de soporte en sitio a nivel nacional.

Objetivos cualitativos y cuantitativos del proyecto: Incluya la información necesaria para que sea posible evaluar claramente el proyecto. *

El objetivo cualitativo de este proyecto es hacer uso de las herramientas electrónicas para optimizar la contratación del personal en sitio a nivel nacional, y el cuantitativo es disminuir el costo de reclutamiento por empleado en un 85% además de disminuir el tiempo en el proceso.

Planteamiento de estrategia para la mejora de la gestión de Recursos Humanos: Explicación de la solución planteada al problema que se quiere resolver. * Es de fundamental importancia para TIBA IT services siendo una empresa de tecnología con una alta disponibilidad de nuestros servicios 7*24*365, contar en el tiempo oportuno y con el conocimiento adecuado los colaboradores que se encuentran principalmente distribuidos en los puntos tácticos de nuestros clientes a nivel nacional. Es por eso que este proyecto busca optimizar el proceso de reclutamiento, selección y contratación de nuestros colaboradores .El modelo que se plantea es un proceso virtual, que además de favorecer en engagement organizacional por el giro de la empresa, optimice el tiempo de RyS y contratación y garantice continuidad en nuestro proceso de inducción organizacional e inducción al puesto.

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Desarrollo del proyecto: Metodología aplicada y las actividades realizadas. * Se utilizan herramientas virtuales en todo el proceso de reclutamiento y selección. Publicación de las vacantes en bolsas de trabajo virtuales y redes sociales. Entrevistas a través de videoconferencias a los candidatos posibles para ocupar una plaza, una ves seleccionado el candidato se realiza la aplicación de las evaluaciones correspondientes (psicometría, examen medico y estudio socioeconómico) los resultados son enviados por nuestros proveedores de manera electrónica), Para efectuar la contratación se escanean los documentos correspondientes y se le hacen llegar al colaborador escaneados para que los lea, los imprima los firme y los regrese a través de una guía de mensajería. Una vez contratado el recurso en la ciudad correspondiente se le hacen llegar sus herramientas de trabajo (uniforme, gafete, equipo de cómputo, herramientas y equipo de comunicación cute;n) y se le da acceso a una sesión virtual para la inducción organizacional, a través de un LMS (Learning managemet sistem). De la misma forma se programa su proceso de inducción al puesto impartido por el responsable de capacitación a nivel nacional, a manera de videoconferencia con un grupo de colaboradores de distintas ciudades.

Obstáculos encontrados: En caso de que aplique.

Fallas tecnológicas.

Recursos utilizados: Recursos humanos, financieros, materiales y de comunicación. *

Personal de Recursos Humanos asignado a atender a los colaboradores de soporte en sitio, herramientas virtuales: redes sociales, medios para videconferencias, LMS (Learning managemet sistem).

Logros: Mediciones cualitativas y cuantitativas obtenidas en el proyecto que permitan evaluar claramente la resolución de los problemas. Comparación de indicadores antes y después del proyecto. * Se logro la reducción del costo de contratación en un 85% esto representa un ahorro de $360,000 pesos anuales, además se optimizo el tiempo de contratación de los recursos ya que los indicadores de reclutamiento y selección se mantuvieron arriba del 90% de efectividad durante el 2012, es decir que la mayoría colaboradores fueron contratados en el tiempo establecido. Se fortaleció el uso de las herramientas virtuales que por el giro de la empresa (TI), resulta óptimo para el engagement organizacional. Esta implementación no afecto el proceso de capacitación inicial (inducción organizacional e inducción al puesto).

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Segundo lugar Nombre de la Empresa * Volkswagen SP

Dirección Autopista Mexico Puebla km 116 San Lorenzo Almecatla Cuautlancingo Puebla, Puebla 72700 México

Su empresa es * Mexicana

Número de empleados * Más de 1000 empleados

Descripción general de la empresa: Favor de incluir información suficiente para que el jurado se ubique en la situación concreta: inicio de operaciones, productos, servicios, clientes, estructura de la organización. * Volkswagen de México celebró el 29 de mayo de 2012 la producción del vehículo 9 millones. La fabricación vehículos en Volkswagen en México dio inicio en 1964, en Xalostoc, Estado de México; en su planta de Puebla fue en 1967 cuando se produjo el primer Volkswagen Sedan. El modelo más producido en Puebla ha sido Jetta, que en sus diferentes versiones, comercializadas también como Atlantic, Bora y Clasico, ha sumado un total de 4 millones de unidades y hoy sigue siendo el Volkswagen más vendido en México y Estados Unidos. En el año 2012 se rompió el record de producción con 600 mil unidades y mas de 13000 empleados.

Nombre del proyecto: * Nuevo talento VW

Fecha de inicio de la implementación del proyecto Saturday 13 October 2012

Fecha de cierre del proyecto: *En caso de que aplique

Categoría en la que participa su proyecto * Reclutamiento y Selección

Responsable del proyecto en la empresa. * Ana Laura Valencia Pedraza

Cargo Coordinación Centro Integral de Evaluación RyS

Título del proyecto * Nuevo talento VW

Análisis de los hechos y definición del problema: Incluya la información necesaria para que los jueces comprendan la problemática y las variables que requieren el proceso de cambio, diagnosticando los problemas existentes antes del desarrollo del proyecto. * Contamos con Programa de Practicas Profesionales que semestralmente cuenta con un promedio de 250 posiciones, de diferentes perfiles para cubrir todas las necesidades de Volkswagen México. Desde Calidad, Producción, Recursos Humanos, Logística, etc. Como requisitos para participar en el programa son los siguientes: ser estudiante vigente, promedio mínimo de 8.5 y tener disponibilidad de tiempo completo (horario de 8 am – 5 pm) durante 6 meses, ya que aparte de desarrollar un proyecto de mejora continúa también realizan actividades del día a día. En el pasado el criterio determinante para integrar a los practicantes era la disponibilidad de tiempo, sin embargo al terminar sus prácticas se evaluaban y no cubrían con el perfil mínimo del empleado VW. Lo cual ocasionaba la perdida de la capacitación, tiempo de reclutamiento adicional e iniciar una nueva curva de aprendizaje con candidatos externos. A partir del año pasado, se inicio la evaluación de

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Practicantes bajo un proceso que permitiera detectar el talento y se acoplará a los estándares de Volkswagen.

Premisa básica: Hipótesis que se tomó como base para desarrollar el proyecto. Ej1. Disminuir la rotación del personal del área de ventas fortaleciendo el proceso de reclutamiento y selección del personal de esa área. Ej2. Lograr contrataciones más eficientes en el área de producción a través del uso de herramientas y el análisis de habilidades vs requerimientos. *

Tener a los mejores practicantes de la región para crear bolsa practicantes egresados que cubran con el perfil del empleado VW. Evaluar a los estudiantes desde una etapa temprana para captar mayor número de postulantes y también permitir que los que no quedaron seleccionados tengan la oportunidad en otras empresas.

Alcance del proyecto: Ej: Implementado en un departamento, sección, área, oficina, país o región. *

Se está implementando en la planta de Volkswagen México, las posiciones promedio que se tienen son 250. Esto quiere decir que cada semestre se incorporan 250 estudiantes de las diferentes universidades tanto locales como nacionales.

Objetivos cualitativos y cuantitativos del proyecto: Incluya la información necesaria para que sea posible evaluar claramente el proyecto. * Evaluar al mayor número de estudiantes que cubran en el perfil mínimo para contar con los mejores talentos. En este año se postularon 1166 estudiantes de 85 Universidades de 18 Estados de la República. Cubrir las vacantes en el menor tiempo posible. En 2 días se seleccionan a los practicantes de la Planta, en conjunto con los gerentes solicitantes se realiza la evaluación de cerca 600 estudiantes para elegir a los mejores 250. Los gerentes del área solicitante tienen la oportunidad de evaluar a más candidatos en corto tiempo. Los candidatos viven su primera experiencia de reclutamiento y selección a nivel macro, conocen a varios estudiantes y realizan redes de contacto. Además tienen la oportunidad de relacionar directamente con los especialistas y gerentes de planta. Los candidatos que no son seleccionados el especialista en reclutamiento y selección les da una retroalimentación para mejorar su desempeño.

Planteamiento de estrategia para la mejora de la gestión de Recursos Humanos: Explicación de la solución planteada al problema que se quiere resolver. *

Identificación de talento potencial para realizar practicas profesionales para reducir el tiempo de reclutamiento de vacantes y reducir la curva de aprendizaje cuando se incorporan como empleados.

Desarrollo del proyecto: Metodología aplicada y las actividades realizadas. * Visita a las principales universidades de la región, envío de convocatoria a todas las universidades de la republica y difusión a través de las redes sociales. Recepción de información de los candidatos a través de un formulario en Internet, así se asegura la obtención de datos necesarios para el proceso, confirmación de los requisitos mínimos y conocimiento del área de interés de cada postulante. Envió de evaluaciones en línea, se consideran factores de inteligencia, comportamiento, personalidad e idiomas (ingles y alemán). Revisión de requerimientos de los proyectos autorizados y buscar candidatos que cubran con los requisitos mínimos y deseables, como también que sea el área de interés del estudiante. Evaluación presencial. En dos días se selección las 250 posiciones, el

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primer día se dedica a las áreas administrativas, generalmente licenciaturas y el segundo día áreas técnicas. Esto con la finalidad de los candidatos puedan ser evaluados para más de una vacante. Con la ayuda de las áreas solicitante se organizan grupos con el mismo perfil; por ejemplo un horario puede ser “Calidad”, pero de diferentes segmentos: vehículo completo, componentes, partes plásticas, etc. Los estudiantes llevan preparados rotafolios para presentar el proyecto más significativo durante su carrera, después el panel de observadores realiza preguntas acerca del proyecto para así poder evaluar las competencias de comunicación, convencimiento e influencia, planeación y organización. Y a través de un formato de evaluación por competencia se determina si el candidato es recomendable, desarrollable o no recomendable. Cuando es no recomendable, el especialista de reclutamiento y selección le da una breve retroalimentación, cuando es recomendable o desarrollable, se canaliza a la siguiente etapa que es una sesión de entrevistas, donde los gerentes presentan el proyecto a sus candidatos potenciales. Al tener varios gerentes en un grupo, pueden entrevistar al mismo candidato y con la filosofía que una persona tiene mejor desempeño en el área que se siente mas cómoda, el practicante tiene la decisión a que área-proyecto desea incorporarse. Al realizar eventos masivos, también permite que el ingreso de los estudiantes se haga de manera conjunta y se conformen generaciones de practicantes. Lo cual ayuda para reducir el estrés de ingreso, realizar redes de contacto y organización de eventos de bienvenida e inducción en conjunto. Al finalizar su periodo de estadías, el sponsor titular tiene la responsabilidad de evaluar el desempeño, viabilidad del proyecto desarrollado y las reevaluar las competencias del evento presencial. Los gerentes tienen conocimiento que si ponderan con un criterio recomendable, el egresado practicante será considerado para cubrir vacantes en su área. También tienen la posibilidad para recomendarlo para otra área o para el proceso de Trainees.

Obstáculos encontrados: En caso de que aplique.

Recursos utilizados: Recursos humanos, financieros, materiales y de comunicación. *

Para la evaluación macro, participa todo el equipo de reclutamiento y selección (8 personas), gerentes del área solicitante (180 personas), candidatos (600 personas) Materiales, sólo se requiere el material de evaluación. Cada uno de los candidatos llevan preparado su tema a desarrollar. Instalaciones, hemos trabajando con las diferentes Universidades del estado para utilizarlas como sede. Ya que los flujos de personas son muy fuertes y las instalaciones escolares se presentan para las dinámicas organizadas.

Logros: Mediciones cualitativas y cuantitativas obtenidas en el proyecto que permitan evaluar claramente la resolución de los problemas. Comparación de indicadores antes y después del proyecto. * Con los candidatos se ha elevado la satisfacción en el proceso: - Comunicación y atención en el proceso: 61.1% muy satisfechos - Proceso claro y transparente: 89.7% muy claro - Se cubrieron las expectativas del proceso: 92% cubiertas a la totalidad Efectividad del proceso: De los candidatos que fueron evaluados en el evento presencial: - Recomendables: 82% - Desarrollables: 14% - No recomendables: 4% Con la organización: - Agilidad en los procesos de evaluación, selección e incorporación. - De los practicantes egresados se han cubierto el 50% de las vacantes para externos.

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Tercer lugar Nombre de la Empresa * Grupo Flextronics S.A. de C.V.

Dirección Carretera Base Aérea # 5850 Int. 4 Col. La MoraAv Lopez Mateos Sur #2915 km 6.5, La Tijera Guadalajara, Jalisco 45136 México

Su empresa es * Extranjera

Número de empleados * Más de 1000 empleados

Descripción general de la empresa: Favor de incluir información suficiente para que el jurado se ubique en la situación concreta: inicio de operaciones, productos, servicios, clientes, estructura de la organización. *

Líder global en la manufactura, diseño, distribución y servicios de productos de exportación y alta tecnología para los sectores: Automotriz, Industrial, Computación, Telecomunicación y Médico. Flextronics, con 15 años en México, ha establecido operaciones en 7 plantas ubicadas estratégicamente en todo el país; cuenta con 20,000 empleados a nivel México, y 13,500 en Guadalajara.

Nombre del proyecto: * Nuevo Modelo de Reclutamiento

Categoría en la que participa su proyecto * Reclutamiento y Selección

Responsable del proyecto en la empresa. * Verónica Ibarra

Cargo Gerente de Reclutamiento y Selección México

Título del proyecto * Nuevo Modelo de Reclutamiento

Análisis de los hechos y definición del problema: Incluya la información necesaria para que los jueces comprendan la problemática y las variables que requieren el proceso de cambio, diagnosticando los problemas existentes antes del desarrollo del proyecto. * Los líderes de negocio y de Recursos Humanos han reconocido la necesidad de cambiar el tradicional modelo de operación de Recursos Humanos por uno que permita tomar mejores decisiones de negocio, promueva el crecimiento, flexibilidad y escalabilidad; es por ello que el departamento de Recursos Humanos de Flextronics México se reestructuró, para convertir el modelo tradicional de Recursos Humanos en un nuevo concepto en donde la parte transaccional se separa de las actividades clave de las áreas expertas para que éstas se enfoquen en actividades de mayor valor estratégico que contribuyan a la correcta toma de decisiones dentro de la Empresa. Para poder transformar el Rol de Recursos Humanos fue necesario implementar: 1. Centros de Excelencia: Compensaciones, Reclutamiento y Selección (Staffing) Operaciones de Recursos Humanos, etc. 2. Workday: Sistema de Información de Recursos Humanos 3. Centro de Servicios Compartidos de Recursos Humanos (HRSSC) Centralización de procesos administrativos y transaccionales.

Premisa básica: Hipótesis que se tomó como base para desarrollar el proyecto. Ej1. Disminuir la rotación del personal del área

Proveer a la compañía de talento y personal, de una manera ágil, efectiva y con calidad, en el proceso de cobertura de vacantes. Redefinir el modelo de reclutamiento focalizando las posiciones estratégicas, críticas y de alto volumen al área de Staffing y transfiriendo al HRSSC el proceso de

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de ventas fortaleciendo el proceso de reclutamiento y selección del personal de esa área. Ej2. Lograr contrataciones más eficientes en el área de producción a través del uso de herramientas y el análisis de habilidades vs requerimientos. *

reclutamiento y selección de aquellas posiciones de poca variación en perfil y actividades transaccionales (referencias, captura de información, exámenes psicométricos en línea, entre otras más)

Alcance del proyecto: Ej: Implementado en un departamento, sección, área, oficina, país o región. *

Implementado en todas las plantas de Flextronics en México, teniendo diferentes alcances en cada una de ellas, siendo Guadalajara donde se genera el mayor número de actividades a nivel Staffing.

Objetivos cualitativos y cuantitativos del proyecto: Incluya la información necesaria para que sea posible evaluar claramente el proyecto. *

Cualitativos: Excelencia, innovación y calidad en el servicio de reclutamiento y selección. Cuantitativos: 1 - Reducción y control en el métrico de cobertura de vacantes en un 20% mensual. 2 - Constante respuesta favorable en la herramienta corporativa de encuesta de satisfacción de staffing, incremento de satisfacción en un 30% de manera trimestral. 3 - Reducción en costos. 4 - Estandarización y mejora de procesos a nivel regional. 5 – Disminución de la rotación de personal al menos en un 30%.

Planteamiento de estrategia para la mejora de la gestión de Recursos Humanos: Explicación de la solución planteada al problema que se quiere resolver. * Se desarrollo un plan de transferencia escalonado a 1.5 años, definiendo las tareas y puestos que serian administrados por el área de Staffing y el HRSSC. Se desarrollo un plan de comunicación, un plan de evaluación, y se buscó un alineamiento a pautas en otras regiones del mundo dentro de la misma compañía. Se estipularon las responsabilidades y alcances de los reclutadores en cada área, las responsabilidades para la Gerencia de Staffing, y se alinearon procesos en ambas áreas. Se definieron los parámetros y capacidad de administración de vacantes por reclutador; el ratio sería flexible entre 30 y 49 requisiciones por reclutador, pudiendo combinar recursos entre HRSSC, Staffing local/gdl y reclutadores a nivel México si fuera el caso.

Desarrollo del proyecto: Metodología aplicada y las actividades realizadas. * Se estableció un plan de transferencia con tareas y tiempos claramente definidos. Se programaron reuniones de seguimiento a distintos niveles con Gerencia de Staffing, Dirección de HRSSC y Dirección de RH México. Se definió y se llevó a cabo la evaluación y el monitoreo de métricos, posterior a cada transferencia de actividad o puesto nuevo al HRSSC. Muestra de secuencia: Abril 2011 transferencia de posiciones Compradores y Becarios; Septiembre del 2011 transferencia de todos los puestos Técnicos, e Ingenierías, Septiembre del 2012 transferencia de posiciones Supervisores de Operaciones, Mayo del 2012, aplicación de pruebas

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psicométricas corporativas en línea. El HRSSC ha cerrado un total de 2,218 posiciones al día de hoy, desde que inicio éste proyecto.

Obstáculos encontrados: En caso de que aplique.

1° Resistencia al cambio: miembros internos del propio equipo, y por parte de los clientes internos como requisitores o líderes de negocio. 2° Cumplimento en tiempo de las fechas pactadas para las transferencias de tareas y proyectos al HRSSC. 3° Credibi

Recursos utilizados: Recursos humanos, financieros, materiales y de comunicación. *

Empleados Internos promocionados y previamente capacitados, además de tecnología de vanguardia.

Logros: Mediciones cualitativas y cuantitativas obtenidas en el proyecto que permitan evaluar claramente la resolución de los problemas. Comparación de indicadores antes y después del proyecto. * Procesos de reclutamiento y selección estandarizados, ágiles, dinámicos, enfocados a la rápida demanda de la compañía y la industria, en base a 2 áreas especializadas y altamente efectivas, logrando: 1-Reducción en el tiempo de cobertura de vacantes. De 18 días en 2009 y 2010 a 14 días, en el 2011 y 2012. 2-30% de mejora, en los índices de satisfacción de clientes internos, medida a través de la encuesta global de Staffing, trimestral. 3-Mayor flexibilidad en la capacidad de manejo de requisiciones por reclutador, entre 30 y 49 cada uno. 4-Reducción de costos: $10,000 USD en proyectos con metodología Kaizen/Six Sigma 5-Disminución de la rotación de personal en un 36%.