casos exitosos de pmo

Sergio Concha / Loreto Reyes

COFRE Consultores / Banco del Estado de Chile

Casos exitosos de PMO’s

Sobre el presentador.

Ingeniero Civil Informático

Magister en Tecnologías de Información y Gestión

PMP®

Consultor de empresas y docente por más de 23 años

Sergio Concha

Gerente General

Sobre el presentador.

Ingeniero Informático

Diplomado en Finanzas y Gestión Estratégica

PMP®

Se ha desempeñado por mas de 25 años en proyectos del área TI, en varias empresas del sector bancario y financiero.

Loreto Reyes

Jefe de Gestión y Control GDOS

• Introducción• Los casos analizados• Similitudes y diferencias• Los problemas enfrentados• Lecciones aprendidas• Conclusiones

Agenda

Este trabajo pretende mostrar, desde la experiencia:

–La importancia,

–Los beneficios,

–Las dificultades y

–Lecciones aprendidas

de organizaciones en que hemos implementado PMO’s y metodologías de PM apropiadas a su realidad.

Introducción


Agenda

Una empresa de retail

• Una de las más importantes empresas de retail

• Negocios en supermercados, tiendas por departamentos y hogar

• Con presencia en Chile, Perú, Colombia, Argentina

• Tarjeta de crédito propia

• Ejemplos de proyectos: proyectos de integración relacionados con la apertura de supermercados y tiendas,

convenios con otros comercios, atención a clientes, etc.

• Cliente: Gerencia Administradora de Tarjetas

2004 2005 2006

2008

PMO (2 personas) y

Metodología para la

Administración de

Proyectos (MAP)

Automatización:

herramienta web y

repositorio (PEIS)

Entrega.

Operación interna

Administración de Portafolio

y Selección de Proyectos

Una empresa de retail

Servicio de PMO con SLA’s

2 personas

2007

Una empresa de tecnología

• Una de las más grandes empresas de servicios TI y BPO en Chile

• Entre sus clientes están: el gobierno de Chile, los principales bancos

• Presente en Chile, Uruguay, Perú, Ecuador

• Ejemplos de proyectos: externalización del servicio de canje bancario, servicio de digitalización y

validación de documentación bancaria, etc.

• Cliente: Gerencia de Tecnología

2006

2008

PMO (1 persona), Metodología para

la Administración de Proyectos y

soporte automatizado (PEIS)

Entrega.

Operación interna

Marzo 2007

Re-estructuración de la empresa y

cambio de cliente: Gerencia de

Tecnología

Una empresa de tecnología

Agosto 2007 – Enero 2008

Re-lanzamiento de la PMO (2

personas)

Una clínica hospitalaria

• La clínica hospitalaria privada más grande de Chile

• Servicios de hospitalización, cirugía, laboratorio, exámenes, etc.

• Ejemplos de proyectos: implementación de un CRM, implementación de la ficha electrónica de pacientes,

selección e implementación del HIS, etc.

• Cliente: Gerencia de Operaciones y Tecnología

Agosto 2005

2008

Evaluación OPM3

Incorporación de otras áreas:

médica, administrativa,

desarrollo médico

Diciembre 2005

MAP, proyectos “piloto”,PMO de ½

persona

Septiembre 2006

Automatización:

herramienta web y

repositorio (MS Project

Server)


Entrega.

Operación interna

Abril 2007

Su organización en OPM3PPP - EMCM

Proyecto 18% 9% 9% 13%

Programa 0% 0% 0% 9%

Portafolio 0% 0% 0% 9%

Estandarizar Medir Controlar Mejorar

Su organización en OPM3

7% 93%

Nivel de madurez relativa Oportunidad de mejoramiento


Vista Proyectos

Una empresa del área minera

• Una de las más grandes empresas mineras del mundo y de Chile

• Cuenta con 5 divisiones productivas, una oficina central en Santiago y una unidad de exploraciones mineras

• Con operaciones en Chile, Perú, Brasil, etc.

• Ejemplos de proyectos: nuevo sistema de Seguridad Corporativa, Sistema Corporativo de Combustibles, nuevo

ERP, etc.

• Cliente: Corporate IM (Information Management)

2007

2009

PMO (3 personas), Adaptación Metodología para la

Administración de Proyectos y soporte

automatizado (Solución EPM de Microsoft)

Cobertura Américas

Junio 2008

Gestión de Portafolios

Servicio de PM

Una empresa del área minera

–Nuestro “socio” para gestión de proyectos: Cofre Consultores

Un banco

–Historia: BancoEstado cumple 55 años, pero tiene 153 años desde su origen

–Misión: Ser un banco universal, de todos y para todos, con servicios financieros integrales, para que cualquier chileno, en cualquier lugar, pueda desarrollarse

y emprender .

–Activos : MM.US$ 21.687.= Patrimonio propio: MM.US$ 1.144.=

–Banco #1 en clientes:

• Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado)

• Prestamos Hipotecarios 0,5 millones (2/3 familias)

• 310.000 Microempresarios (53,6% del mercado, 3er lugar en Latinoamérica)

• Transacciones 1/3 de la industria, 70% automatizadas

–Mayor red bancaria: 313 sucursales y 1014 “cajas vecina”.

–Somos el único banco en el 43% de las comunas chilenas.

–1.259 ATMs BancoEstado (mas 3.700 cajeros “Redbanc”)

– Historia: BancoEstado cumple 56 años, pero tiene 156 años desde su origen

– Misión: Existimos para que cualquier chileno, en cualquier lugar, pueda desarrollarse y emprender.

– Visión: Ser un banco de excelencia, con una gestión comercial, de alto impacto social

– Activos : MM.US$ 25.640. Patrimonio propio: MM.US$ 1.146.

– Mayor red bancaria: 342 sucursales y 45 Serviestado

– Somos el único banco en el 43% de las comunas chilenas.

– 1.515 ATMs BancoEstado (mas 4.704 cajeros “Redbanc”)

– 2.000 puntos de Caja Vecina (crecimiento de 234% anual, jun 2009=2.500)

Nuestro “socio” para gestión de proyectos:

– Banco #1 en clientes:

• Cuentas de ahorro 8 Millones (1/2 de chilenos, 95% del mercado)

• 1 millón de Cuenta Rut, junio 2009 1,7 millones

• Prestamos Hipotecarios 0,5

millones (2/3 familias)

• 340.000 Microempresarios

•Canal del gobierno para política anti-crisis

1,2%2,7%2,1% 2,3%

5,4%

1,4%

15,9%

-5,5%-1,5%

-0,2%-0,8% -1,2% -0,8% -1,2%

Ene-09 Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 a jun.

BANCOESTADO

RESTO SISTEMA

¿ Como implementar una PMO ?

• Identificar necesidades de la empresa

• Estudiar los conceptos de PMO

• Hacer un proyecto de implantación

El proyecto Gestión de Proyectos:

–Inicio:

•Alcance: funciones específicas, seguimiento y control, manual

•Apoyo directo de la Gerencia FCE

–Planificación:

•Plan de trabajo con plazos, hitos, entregables, costos

•Plan de difusión

•Plan de implantación: Proyectos pilotos y catastro

–Ejecución:

•Procedimientos, encuestas, formularios, normas

•Diseño de informes de gestión, definición de indicadores

•Ejecución piloto

–Cierre:•

Evaluación Piloto, Cartera completa, –

Inicio de Operación

1998 2001 2003 2005

2010

Proyecto 2000: área

gestión formal y solo del

proyecto Proyecto 1:

Formación PMO

2 personas,

Área de gestión de

Proyectos

Proceso Manual

Proyecto 2:

Automatización

Herramienta web,

repositorio (PEIS)

Crecimiento en

cantidad de proyectos

PMO 3 personasProyecto 4:

Nueva versión de

herramienta

Nuevo Modelo de

operación

2007

Proyecto BANCO:

Nuevo modelo para el

BANCO.

Inicio Marzo 2009

2008 - 2009

C U L T U R A PM

72 71 74 80

125

205

150 147

0

40

80

120

160

200

240

Canti

dad

2002 2003 2004 2005 2006 2007 J un-2008

J un-2009

Período

Crecimiento de la CarteraEstado de proyectos vigentes

TOTAL GDOS (Jul 2009)

11%

68%

2%

19%

Sin Informe Atraso avance >20%

Atraso avance >10% < 20% En plazo

Términados

29%

En curso

71%

Portafolio de Proyectos

JEFES DE

PROYECTOS

Gestión del proyecto: avance, hitos,

riesgos, etc.

MIEMBROS DE LOS

EQUIPOS DE TRABAJO

Participan de la gestión: atienden asuntos,

informan horas, etc.

COORDINADORES DE PROYECTOS

Análisis

de Gestión

Administración

ÁREA GESTIÓN

DE PROYECTOS

Análisis de Gestión

Administración

Alarmas y Mensajes

Área 1Área 2

Área “n”

Directorio

Alta Gerencia

Análisis

de Gestión

Project EIS Time Report

Project EIS Manager

MS Project

+

Funcionalidades agregadas por

PEIS

Project EIS Manager

Project EIS Administrador

Project EIS Administrador

Project EIS Manager

MS Project

+

Funcionalidades agregadas por

PEIS

Interfases: Seguridad,

Presupuesto

Interfases: Sistema de Gestión

Banco

Consultas y otras funciones desarrolladas para el

Banco

Gerentes

Análisis de Gestión

Project EIS Manager

Repositorio

de Proyectos

y Recursos

25

Vista Resumen Proyecto

Informe de Avance

Hacia el 2010

El futuro pertenece

a quienes creen

en la belleza de los sueños

Eleanor Roosevelt

Ves cosas y dices,

"¿Por qué?"

Pero yo sueño cosas

que nunca fueron y digo,

"¿Por qué no?"..

George Bernard Shaw


Agenda

Similitudes y Diferencias

Similitudes

Comparten una cultura.

Insertas en un entorno muy competitivo.

En todas, fue la primera experiencia con una PMO.

Siempre hubo un sponsor comprometido.

Creen en la capacitación y entrenamiento y lo practican.Estructura organizacional “formal” y modelo de operación.

Similitudes y Diferencias

Diferencias

Distintas industrias, aunque todas las experiencias están relacionadas con el área de tecnologías de información.En el banco y la empresa minera ya existía un “proyecto” para implementar su PMO previamente a nuestra intervención.En la clínica se utilizó OPM3.

En el banco se han realizado al menos 2 ciclos de mejoras formales (aunque sin OPM3).

El banco y la empresa minera definieron inicialmente un alcance con una cobertura “parcial” de procesos de la PMO, sólo seguimiento y control. En los otros casos esta definición fue parte de nuestro trabajo.


Agenda

Problemas encontradosJefes de Proyectos con distintos niveles de experiencia, conocimientos y habilidades.

Evaluación formal, entrenamiento. Profesionales certificados. Plan de carrera.

Los ejecutivos tienen el compromiso pero se quedan “a la espera”.

Acompañamiento del consultor. No sólo focalizar nuestro trabajo en los procesos y la PMO.

Los ejecutivos creen que es sólo trabajo de la gente que trabaja con ellos.

Acompañamiento del consultor. Apoyar a los ejecutivos para que sean parte de la solución.

Clientes de los proyectos poco comprometidos.

Acompañamiento del consultor. Apoyar a los clientes para que sean parte de la solución.

Cambio organizacional. Administración de Riesgos.

El concepto de “oficina”. En Chile el término “oficina” es sinónimo de burocracia (en el mal sentido de la palabra).

La presión por instalar herramientas automatizadas sin foco en los procesos y las personas.

Generar una relación con el cliente, que permita contar con su confianza para definir el camino orientado a los procesos y las personas.

¡¡Y su solución!!

Problemas encontradosLos miembros de los equipos de trabajo no tienen que ver con la gestión del proyecto, su trabajo es sólo técnico.

Involucrarlos. Entregarles valor.

Disponibilidad de la gente para las actividades de entrenamiento.

Hacerlas atractivas.

La PMO no requiere recursos, basta con alguien que opere la herramienta.

Entregar valor. Mostrar resultados.

En Chile (y por lo visto en otros países latinoamericanos) somos poco dados a seguir procedimientos.

Mostrar resultados medibles. Acompañamiento.

¡¡¡En 2 meses estamos listos!!! Un proyecto.

Desorden organizacional. A veces se confunde con dinamismo. Definir procesos claros, simples, realistas, aplicables.

La idea de que “tengo más trabajo para que otros tengan resultados, no para mi propio rol de PM”.

Entregarles valor.

¡¡Y su solución!!


Agenda

Lecciones aprendidas

Enfrentar el desafío como un proyecto y con un Sponsor de alto nivel y comprometido.

La importancia de generar y usar un lenguaje común.

Crear una “cultura” de Project Management con procesos internos claros y difundidos.

No ceder a la presión de instalar una herramienta “mágica”.

Las recetas no sirven, cada implementación es única. Es importante tener un proceso bien definido para abordar el desafío pero debe ser adaptado a la realidad organizacional.

Reconocer e incorporar la cultura de la empresa en todas las actividades.

Es un proceso de personas.

Formar, entrenar, capacitar… ¡y volver a hacerlo!

Comunicar, comunicar, comunicar.

No sólo quedarse con la visión o el punto de vista de los ejecutivos de alto nivel.

Reconocer que el proceso es un camino de mejoramiento.

La importancia de la gestión del cambio.

La relevancia de la existencia de OPM3.

Perseverancia.


Agenda

Un proceso evolutivo: procesos, PMO, Portafolios, …

?

……1998 2001 2003 2007 2009

Conclusiones

2005

• Conocer la cultura del cliente• Hacerse parte de la empresa cliente. El Consultor es un partner• Valor agregado al cliente, con metodología y experiencia• Compartir el riesgo con el cliente

Conclusiones para los consultores

Información de contacto

•Sergio Concha / COFRE Consultores

562-5852670 [email protected]

•Loreto Reyes / Bancoestado

562-9707245 [email protected]

Preguntas y Respuestas

¡Muchas gracias por su atención!

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