ESTUDIO Y APLICACIN DE LOS COSTOS ABC EN LAS EMPRESAS DE SERVICIO Los costos ABC en las empresas de serviciosComo ya se ha mencionado anteriormente los costos ABC surgieron para corregir los errores del sistema de costeo tradicional, y este nuevo sistema de costos prcticamente fue utilizado en las empresas manufactureras, que era donde se utilizaban ms los costos. Sin embargo; han cobrado bastante importancia en las empresas de servicios debido a que prcticamente utilizan costos indirectos para poder dar su servicio.El sistema de Costeo ABC adems de aplicado en las empresas manufactureras, tambin ha sido implementado en numerosas empresas de servicios, tal es el caso de Alexandria Hospital; Data Services Inc., American Express, US Postal Service, etc. Las cuales han logrado tener xitos con este sistema de costeo.Las empresas de servicios enfrentan una competencia cada vez ms fuerte y deben comenzar a usar los recursos con que cuentan (siempre escasos) en forma ms racional y ajustada a los objetivos que se proponen cumplir.Se ha hecho evidente en las empresas de servicios que para poder realizar sus operaciones, es necesario tener en contacto varios departamentos, como por ejemplo: finanzas, compras, marketing, recursos humanos, etc.Por lo tanto es necesario poder costear todos aquellos recursos de los diversos departamentos que conforman la empresa.Mediante el anlisis de Actividades, el sistema ABC permite saber qu aporta cada departamento, por qu y bajo qu condiciones se trabaja, con qu frecuencia y para quin se realizan Actividades. De esta manera, tambin se puede identificar lo que conforma el "inductor" del costo.ABC puede ayudar a las empresas de servicios porque stas, al igual que las industriales, enfrentan factores crticos tales como: No hay un sistema de costos efectivo y quienes toman decisiones no confan en l por lo que suelen llevar su propio clculo "casero" (a menudo a escondidas) del costo "oficial". Los precios de los servicios se fijan de manera intuitiva, con poca informacin sobre los costos. Existen costos ocultos que estn incluidos dentro de los costos indirectos y que no son detectados por los estados contables tradicionales a la hora de calcular un costo por servicio. A veces, cuando se fija una estrategia "mix de servicios" (por razones estratgicas se admite que algunos servicios deficitarios permanezcan subsidiados por otros rentables) se producen errores porque los productos que se consideran rentables, no lo son. Un sistema de costos equivocado puede traer consecuencias graves. Cuando la empresa decide expandir un servicio que considera rentable, pero que en realidad da prdida, lo que hace es aadir ms a las prdidas que a las ganancias. No existe un sistema de comparacin para saber si la empresa mejora o empeora con el paso del tiempo (Performance Measurements).

La contabilidad tradicional no refleja este principio de repartir los gastos indirectos segn el consumo de cada Actividad, sino que usa denominadores comunes, como volumen o valor de la facturacin, y de all que se origina una informacin distorsionada.La utilidad de ABC no se limita al anlisis de los costos por Objeto de Costo, sino que puede extenderse al anlisis del valor de cada Actividad. En las empresas es comn que las Actividades se influyen unas a otras, de manera que una simple Actividad ocasiona otra, que a su vez puede necesitar de la primera. As los costos van creciendo inadvertidamente. Por ello los software de apoyo en la construccin de un modelo ABC son multidimensionales, es decir, miran un mismo costo desde distintas perspectivas, e identifican los costos autoinducidos por las propias Actividades, lo cual permite ver cul es el verdadero costo de stas en prestacin del servicio al cliente.Uno de los beneficios de la aplicacin de este sistema de costos, es que se puede lograr una reduccin de costos, con la ventaja de no disminuir la calidad del producto. Es as que se pueden alcanzar ahorros significativos con relativamente poco esfuerzo. El anlisis de valor que provee ABC abre el interrogante sobre el funcionamiento de la empresa. Los costos no son ms que sntomas de decisiones tomadas. Cuando alguna Actividad o proceso es demasiado costoso, generalmente hay por detrs causas tales como: Cambios incoherentes en las decisiones gerenciales Falta de clculo en los sistemas de remuneraciones Falta de capacitacin o inadecuada tecnologa Escasa planificacin Cuellos de botellas no solucionadas, etc.

Cuando las cosas se ven de esta manera, el anlisis de valor que provee ABC otorga la oportunidad de llevar un cambio saludable en las empresas de servicios, que en poco tiempo ocasiona saludables beneficios a toda la organizacin.Dice Kaplan y Copper que el ABC en las empresas industriales y las de servicios es prcticamente igual, lo que los diferencia es que en las empresas industriales manejan la mano de obra y materiales directos, los cambios llegan en los costes indirectos de fbrica y generales. Tal es el caso de: hacer pedidos, programar, trasladar, ajustar, disear, inspeccionar y el soporte a los servicios que permiten producir los productos, ya que no estn directamente relacionados en la produccin real.El mtodo ABC ha incursionado, en la ltima dcada, en las actividades de servicios ms diversas; bancos, hospitales, empresas de servicios; los hogares e instituciones educativas han adoptado ese sistema. Este fenmeno no fue casual. Estas actividades generan, con frecuencia, productos difciles de definir, el ritmo de trabajo en respuesta a la demanda es impredecible y los costos de capacidad conjunta representan un porcentaje muy alto en el total de los costos de esas instituciones.Al igual que en la industria manufacturera, el ABC en las ramas de servicios se fundamenta en la deteccin de las causas inductoras de costos en las tareas desarrolladas en los departamentos de las empresas.Los costos de los centros inductores se asignan a los diferentes servicios conforme al consumo de las actividades que demanden.Beneficios de los Costos ABC en las empresas de serviciosExisten empresas de servicios que han logrado acaparar la atencin de muchos, debido a que desde el punto de vista del pas ha logrado aportar un porcentaje mayor al Producto Interno Bruto que las Industrias y desde el punto de vista de costeo, se ha podido observar que el Sistema de Costos ABC ha logrado apoyar bastante a este tipo de empresas por la distribucin de los costos indirectos mediante las actividades.A continuacin se mostrarn los beneficios que han conseguido algunas empresas mediante el ABC:Briantree Hospital, es un hospital privado de rehabilitacin en Boston. El sistema ABC ha permitido a la administracin del hospital medir el costo de proveer cuidado de enfermeras a cada paciente individualmente. Hay una ligera variacin en la cantidad consumida por cada paciente, esto se debe a que hay diferentes padecimientos entre los pacientes que requieren diferentes tipos de atenciones (servicios). El equipo ABC, el cual incluye tanto enfermeras como administradores, desarrollaron unas formas de clasificacin de servicio de enfermera.Las enfermeras utilizaron esa forma para registrar los montos y todo tipo de cuidado provedo a cada paciente. Las formas fueron colectadas diario y los datos fueron ingresados es una base de datos. El equipo de enfermera acept abiertamente el estudio y, con algunas excepciones, complet la forma en una manera exacta y oportuna. El resultado fue mucho ms exacto de las actividades de enfermera como comprobacin de signos vitales, administrar medicamentos, cambiando pacientes, etc. El xito del ABC en el hospital fue comunicado a otros 32 hospitales de rehabilitacin y los administradores consideraron que el sistema ABC provea una valiosa informacin para el manejo y entrega del servicio de enfermera y as conocer los requisitos de cambio de los procedimientos del cuidado de salud. American Express implement el ABC en su sistema integral de pagos, el cual maneja en sus rdenes de dinero. El anlisis de ABC empez en su sistema integral de pagos del departamento de servicio a clientes. La gerencia quera un mejor entendimiento de los costos fijos contra los costos variables de cada uno de los productos de lnea.

Para lograr una mejor exactitud del costeo de los servicios, as como dar un mejor servicio de calidad, la gerencia necesita contestar preguntas difciles acerca de cmo y dnde ocupan su tiempo los trabajadores. El acercamiento del ABC ha ayudado a la gerencia para un mejor plan y manejo de costos de la organizacin.AT&T implement el sistema ABC en su centro de facturacin, el cual es responsable de todas las actividades relacionadas con la facturacin de los clientes de la compaa. La gerencia consider que anteriormente a la implementacin del ABC, el centro no era capaz de determinar informacin exacta de los costos para la toma de decisiones. El proyecto ABC fue un xito en esa administracin, aprendieron como determinar informacin de costos unitarios para las salidas de la organizacin y poda determinar el costo del servicio de facturacin por segmentos de AT&T. Adems, el proyecto ABC mejora el entendimiento de la administracin de la relacin entre actividades, direccionadores de costos y transacciones. Finalmente, el ABC ense a la administracin como manejar el negocio proactivamente con el objetivo incrementar productividad y utilidades. Esto conduce a mejorar procesos internos, relacin con los proveedores y satisfaccin de los clientes.

CASO RESUELTO ABC SECTOR SERVICIOS

CASO ABC: BELLIDO Y BELLIDO ASOCIADOS

La organizacin BELLIDO Y BELLIDO ASOCIADOS, es un prestigioso estudio de abogados, muy respetado y especializado en asesora y consultora empresarial.

Esta firma, est conformada por cinco master y abogados socios y veinte abogados asociados, y sus servicios se ofrecen no slo en Lima sino en Provincias.

Las remuneraciones anuales son de $ 200,000 para los abogados socios y de $ 80,000 para los abogados asociados.

Desde que se fund la firma BELLIDO Y BELLIDO ASOCIADOS, en el ao 2000, se ha venido utilizando un criterio que se aplica los costos directos, para costear los servicios u honorarios profesionales a los clientes.

Este criterio, ha consistido en asumir un costo promedio de cada profesional de $ 104,000, cantidad que es obtenida, como resultado de dividir las remuneraciones totales anuales que ascienden a $ 2600,000 entre los veinticinco profesionales abogados.

Cada abogado est programado para dedicar 1,600 horas de servicios de atencin profesional a los diversos clientes de la organizacin.

La organizacin incurre en una serie de costos indirectos, como:

Alquiler de oficinas Luz Agua Telfono Fax Pasajes Viticos Movilidad Vigilancia Servicios de Secretariado Servicios Contables Externos Fotocopiado Depreciacin de Maquinarias y Equipo Depreciacin de Computadoras

El presupuesto anual de tales Costos Indirectos asciende a $ 2200,000.

Tradicionalmente los Costos Indirectos se asignan a los diversos clientes, sobre la base de las Horas Profesionales requeridas.

Una de las socias principales, encargada de gerenciar la firma, la doctora Ileana Bellido, ha asistido a un Seminario sobre Costeo ABC, y desea aplicar este sistema a la brevedad posible, debido a que algunos de los clientes antiguos de la firma, BELLIDO Y BELLIDO ASOCIADOS, no est muy conforme con la facturacin, por los servicios de asesora que le ha prestado.

Tal es el caso de la empresa Aceros ICA, a quien se le prest servicios profesionales para realizar la adquisicin de una empresa importadora de aluminio, con sede en Piura, y ampliar su Capital Social.

Ileana tiene la sospecha que el Sistema de Costeo Tradicional no est determinando los costos de una manera racional ni exacta. En tal sentido, ha citado a todo el personal de la firma para que participen en la modernizacin del Sistema de Costeo, para aplicar el ABC en el costeo de los servicios.

Para establecer la aplicacin del sistema ABC, se han seleccionado dos de los principales clientes, los cuales son Industrial La Molina y Aceros ICA.

Industrial La Molina, ha requerido los servicios de BELLIDO Y BELLIDO ASOCIADOS para fusionarse con ELIFARMA y para ello se han empleado 100 horas de servicios profesionales; en cambio Aceros ICA, requiri los servicios profesionales, para una adquisicin y aumento de su Capital Social, utilizndose 150 horas de servicios profesionales.

De las 100 horas profesionales utilizadas en dar servicio al Cliente Industrial La Molina, 60 Horas fueron de Socios y 40 Horas de Asociados.

De las 150 horas profesionales empleadas en atender al Cliente Aceros ICA, 30 Horas fueron asumidas por los Socios y 120 Horas por los Asociados.

Adems, para implantar adecuadamente el ABC, se ha dividido los Costos Directos, en dos Categoras: Servicios Profesionales Socios y Servicios Profesionales Asociados.

Del mismo modo, para aplicar el ABC, se han dividido los Costos Indirectos en dos tipos de Actividades las cuales son:

1. Apoyar (Dar soporte administrativo en) Lima, cuyo costo es de $ 1800,0002. Apoyar (Dar soporte administrativo en) Provincias, cuyo costo es de $ 400,000

Se han identificado los Inductores de Actividad, los cuales son:

Para la actividad 1, el inductor es el Nmero de Horas Profesional Para la actividad 2, el inductor es el nmero de das fuera de Lima,

El nmero de inductores por cada cliente son los siguientes:

CLIENTE INDUSTRIAL LA MOLINA: 100 Horas de Profesionales y 6 das fuera de Lima, es decir en Provincias. CLIENTE ACEROS ICA: 150 Horas de Profesionales y 2 das fuera de Lima, o sea en Provincias.

ILEANA REQUIERE:

1. DETERMINAR EL COSTO DE CADA CLIENTE UTILIZANDO EL SISTEMA TRADICIONAL DE COSTEO2. DETERMINAR EL COSTO DE CADA CLIENTE UTILIZANDO EL SISTEMA ABC.3. COMPARAR Y COMENTAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS CON LA APLICACIN DE CADA SISTEMA DE COSTEO.

SOLUCIN:

1. DETERMINAR EL COSTO DE CADA CLIENTE UTILIZANDO EL SISTEMA TRADICIONAL DE COSTEO

1.1 DETERMINAR LA TASA DE ASIGNACIN DE COSTOS DIRECTOS POR HORA DE SERVICIO PROFESIONAL

Para ello se aplica la siguiente frmula:

Reemplazando valores se tiene:

1.2 DETERMINAR LA TASA DE COSTOS INDIRECTOS POR HORA DE SERVICIO PROFESIONAL

Para ello se aplica la siguiente frmula:

1.3 COSTO POR CLIENTE POR EL SISTEMA DE COSTEO TRADICIONAL:1.3.1 CLIENTE: COMERCIAL LA MOLINA

1.3.2 CLIENTE: ACEROS ICA

2. DETERMINAR EL COSTO DE CADA CLIENTE UTILIZANDO EL SISTEMA ABC.

2.1 DIAGRAMA ABC

Con la finalidad de interiorizar claramente, la operatividad de la aplicacin del Costeo ABC, en este Caso, se considera necesario incorporar un diagrama, que muestre claramente, los elementos o variables que se utilizan en el ABC, tales como:

Los recursos, tanto Directos como Indirectos. Los Inductores de Recursos, los cuales se entienden que sern datos supuestos. Las Actividades, que en este caso son solo dos: Apoyar administrativamente las operaciones de Lima y Apoyar administrativamente las operaciones desarrolladas en Provincias. Los Inductores de Actividades, que en este caso sern: las Horas de Servicios Profesionales recibidas por el Cliente as como los Das de atencin, en Provincias que requiere cada cliente de la organizacin. Por ltimo los Objetos y Objetos de Costo, que para este Caso de una organizacin de servicios son los clientes.

2.2 DETERMINAR LA TASA DE COSTOS DIRECTOS

2.3. DETERMINAR EL COSTO UNITARIO DE CADA ACTIVIDAD (COSTO POR INDUCTOR O TASA)

Para calcular el Costo por Actividad, se emplear la siguiente frmula:

2.4 DETERMINAR EL COSTO DE CADA CLIENTE POR EL SISTEMA DE COSTEO ABC2.4.1. COSTO ABC DEL CLIENTE: INDUSTRIAL LA MOLINA

2.4.2. COSTO ABC DEL CLIENTE: ACEROS ICA

3. COMPARAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS CON LA APLICACIN DE CADA SISTEMA DE COSTEO

Como se puede ver, en el cuadro anterior, se presentan los resultados del Costeo Tradicional y del ABC, los costos de cada Cliente difieren por el consumo de recursos.El Cliente Industrial La Molina, tiene la asesora de un mix o mezcla de 60 % de abogados socios y 40 de abogados, en cambio el Cliente Aceros ICA, tiene la asesora de la organizacin, dividida en una mezcla o mix de 20 % de abogados socios y 80 % de abogados asociados.

El servicio requerido por el Cliente Industrial La Molina, ha demandado la utilizacin de 6 das en Provincias, en cambio el Cliente Aceros ICA, ha utilizado solo 2 das en Provincias.

En conclusin el Costeo ABC, permite costear los objetos de costo con mayor exactitud, debido a que los costos se imputan de acuerdo con la relacin de causalidad respectiva.