Situación actual

El Centro Avanzado en TI fue fundado en 1996 por dos socios quienes enfocaron sus esfuerzos a la capacitación de profesionales en la industria a través de cursos de capacitación en las empresas y exámenes de certificación en habilidades y capacidades técnicas y administrativas.

El CATI posee su propia marca registrada y ofrece servicios de capacitación sobre diversos tópicos de Tecnologías de Información, teniendo la capacidad de certificar a los participantes mediante un examen especial que puede ser aplicado al terminar la capacitación del tema o a petición del participante cuando se prepara por el mismo.

Sus clientes son generalmente empresas o centros educativos que forman grupos de participantes y solicitan el curso al centro mediante el apoyo de cinco agentes de ventas que tienen sus propias cuentas y actúan como capacitadores de acuerdo a sus conocimientos y habilidades.

Estos profesionistas están altamente capacitados y reciben una comisión por cada curso colocado y un pago por la capacitación que ofrezcan a cualquiera de los grupos formados. Son responsables además de crear los materiales y de la aplicación de los exámenes de certificación.

Los socios principales se encargan de la administración general del negocio dividido en dos áreas del país y no ofrecen capacitación. Se apoyan en dos secretarias y un contador que se encarga del registro de las finanzas y contabilidad de la empresa.

Las organizaciones a las que prestan servicios se encuentran distribuidas en todo el país y para cada caso, un instructor visita la sede por espacio de tres días (24 horas de capacitación) y posteriormente se envían paquetes sellados de exámenes de certificación que son aplicados por personal asignado en cada empresa que garantizan la seguridad e integridad de los resultados. Los envíos de exámenes y de resultados de la aplicación, se hacen por medio de mensajería.

El CATI hace cobros de acuerdo a la cuenta (Relación con una empresa o centro educativo) que consisten en el costo de la capacitación presencial incluyendo viáticos y un cobro fijo por cada examen de certificación aplicado.

Toda la administración se lleva a cabo mediante computadoras PC independientes en el escritorio de cada uno de los empleados, con herramientas de productividad personal

De acuerdo al avance en las estrategias educativas y a los costos de traslado de sus capacitadores, CATI ha observado una reducción en sus servicios de capacitación mas no en la solicitud de certificación de profesionales.

Por este motivo, sus socios han decidido iniciar una estrategia que consistirá en ofrecer una serie de cursos en línea para capacitar en forma individual a participantes remotos y la aplicación de los exámenes de certificación también a distancia.

Principales problemas

Se requiere una alta calidad en la presentación de los cursos en línea con un seguimiento continuo del instructor remoto y no se tiene experiencia en el proceso.

Desarrollo de un plan de negocios para su implementación en Internet

Actualmente los procesos son solamente presenciales y no se tiene experiencia en el

e-learning

Debe preverse la forma de asegurar la validez de la certificación mediante procesos electrónicos o físicos en el lugar de la aplicación del examen.

Metas de la estrategia

Crear un sitio Web en el que se ofrezca:

• Registro de cuentas y cursos

• Acceso a cursos en línea

• Exámenes de certificación

• Historial de participantes

• Registro financiero

Los nuevos procesos deben aplicarse para cada una de las cuentas que maneja CATI y extendiéndolo a participantes independientes que no están relacionados con las empresas u organizaciones educativas que reciben actualmente el servicio.

Características de la nueva estrategia

Las principales características que debe considerar la estrategia son:

• Creación del sitio de interacción con los clientes bajo las especificaciones de diseño proporcionadas por CATI

• Base de datos del sistema relacionado con clientes, cursos, capacitadores, pagos e historial

• Aplicación y evaluación automática de exámenes de certificación

• Manuales de usuario para la creación de cursos y generación de exámenes, así como de acceso y uso del sistema por el participante remoto y los coordinadores de los centros de certificación

Funciones principales que considera la estrategia

• Registro de clientes y participantes que actualmente se realiza mediante hojas de Excel

• Diseño del sitio con todas sus funciones. Se pretende tener un sitio fácil de usar y seguro para todos sus participantes, tanto para las consultas como para la aplicación de exámenes. Como función adicional se sugiere la calendarización e inscripción a los cursos en forma automática

• Cuentas de clientes se pretende que el cliente esté informado de sus cuentas relacionadas con la impartición de cursos en línea y de la certificación individual de participantes

• Creación, acceso y seguimiento del curso en línea Se establecerán estándares para la creación de cursos en línea apoyados por aplicaciones de multimedia y se dará acceso al participante al que se dará seguimiento y retroalimentación del desempeño en forma constante por el instructor del curso hasta concluir el proceso. El acreditar un curso no concede la certificación en el tema. Actualmente el instructor que crea un curso en línea, será quién realice el proceso de su impartición. Dependiendo de la demanda, el proceso de seguimiento podrá ser replicado a nuevos instructores

• Aplicación de exámenes Se pretende aplicar los exámenes de certificación en forma remota con la seguridad física que se requiere, estableciendo centros especializados de certificación en las oficinas de los clientes remotos bajo estrictas medidas de seguridad en el acceso y liberación de exámenes. La función debe contemplar la evaluación inmediata del examen mediante las claves para la revisión del examen proporcionados por el instructor certificado

• Consulta de avances y certificaciones que estarán disponibles a los participantes y a los representantes de cada cuenta de CATI

• Manuales en línea para cada una de las funciones anteriores que estén relacionadas con

los clientes y usuarios del sistema

Crecimiento esperado

El negocio desconoce la forma de estimar las posibilidades de crecimiento, pero espera ampliar las cuentas en un 100% con el enfoque de e-learning.

Cuando exista la demanda que justifique incluir a nuevos facilitadores, el proceso debe ser replicable.

No se ha establecido el número ideal de participantes por curso

Operación y medio ambiente

La nueva estrategia debe ser aplicable en forma fácil para los instructores, clientes y participantes y permitir el acceso sólo a personas autorizadas. Se reconoce la necesidad de implementar medidas para el aseguramiento de la integridad de las certificaciones

Confiabilidad y disponibilidad

El sistema sea completamente confiable y privado en los datos de los clientes y participantes, ya que los resultados certifican el aprendizaje

Interfase humana

Los clientes del negocio y los participantes, cuentan con experiencia computacional pero se requiere una adecuada ayuda integrada en el sistema, manuales de operación y que se contemple la capacitación sobre el uso del sistema por las diversas entidades

Impacto organizacional

El software debe ser utilizado de una manera estándar, enfocando la confianza en su integridad. Se pretende crear este nuevo concepto para ser aplicado a múltiples cursos que serán generados en el futuro

Mantenimiento y soporte

En la propuesta debe especificar la metodología de soporte que se utilice, considerando que un problema en el sistema afecta la imagen de la certificación