cartilla semana 6

Auditora Operativa LECTURA SEMANA 6

[ AUDITRORA OPERATIVA ]

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

SEMANASEISPROCESODELAAUDITORAOPERACIONAL

ObjetivosespecficosCompetenciasDesarrolloTemtico6.Procesodelaauditoraoperacional

1. Introduccin1. PreparacindelaAuditora2. ProcedimientosdeAuditoraOperacional3.RelevamientodeInformacin4.Evaluacindelaeficienciayeficaciadelasoperaciones

2. AdministracindelaAuditoriaOperacional1. PlanificacindelaAuditoriaOperativa2. OrganizacindelaAuditoriaOperativa

3. ElProcesodelaAuditoriaOperacional

4. PlaneacindelaAuditoraOperacional1. FasedePlaneacino Procedimientosaseguiro Personaldeauditoriao Definicindeplazoso Alcancedelaplanificacino Planeacinpreliminaro Planeacindelenfoquedeauditoriao Objetivosdelaauditoriaoperacional

2. Familiarizacino Estudiopreliminar.o FasedeComprensindelaEntidadAuditadao FasedeSeleccindereasCrticasoDbileso FasedelExamenDetalladodelasreasCrticas

3.AnlisisdeRiesgosdeAuditoria(Inherente,DeteccinyControl)4.Programasdeauditora.o Plandeauditoriao Programadefamiliarizacino ProgramadeAuditoriaOperacional

3 [ AUDITORA OPERATIVA ]

5. Estudioyevaluacindelsistemadecontrolinterno.6.Documentacindelaplaneacino ElaboracindelmemorandodeAuditorao Elaboracindeotradocumentacinparaelauditor

5. EjecucinyControldelaauditoriaoperacional1. Aspectosatenerencuentaensuejecucin2. Familiarizacino EstudioAmbientalo EstudiodelaGestinAdministrativao VisitaalasInstalaciones

3. Investigacinyanlisiso Entrevistaso Evaluacindelagestinadministrativao Examendeladocumentacin

4.Diagnstico5. ControlsobrelaMarchadeltrabajodeauditoria

6. Hallazgosenlaauditoriaoperacional

7. Informesdelaauditoriaoperacional1. ContenidodelInformeo SntesisoResumeno InformacinIntroductoriao ResultadosdelaAuditorao Sugerenciasparamejorarlaeficienciao Anexoso Comentariosydifusindelinforme

ResumendelaunidadGlosarioBibliografautilizadaBibliografaComplementaria


6.PROCESODELAAUDITORA

OBJETIVOSESPECIFICOSDELAUNIDADObjetivoEspecifico:Identificar la importancia de la planeacin de la auditoria operacional, las diversasfasesdelaauditoriaquelaconforman:Planeacin,Ejecucinyelinforme.Identificaralascaractersticasdelprocesodeunaauditoraoperacional.Respecto al informe de la auditora operacional podr identificar las partes que loconforman y las recomendaciones para mejora del proceso que debe sugerir elauditor.COMPETENCIASElestudianteestarencapacidaddeentenderyexplicarelprocesodeunaauditoraoperacional:1.Identificalafasedeplaneacindelaauditoraoperacional.2.IdentificalafasedeejecucindeunaAuditoriaOperacional.3.IdentificalafasedelinformedeunaAuditoriaOperacionalDESARROLLOTEMTICODELAUNIDAD1.IntroduccinSe ha descrito suficientemente en los captulos anteriores sobre la esencia de lafuncindelaauditoriaoperacional,porloquesupropsitoincluyeporloregular,laintencindevalorareldesempeodeunaorganizacin,una funcino conjuntodeactividades en lo particular. Este extenso enunciado, no obstante, tiene queexpandirse para especificar de manera precisa el alcance de la auditoria y lanaturaleza del informe. Los auditores tienen que determinar qu polticas yprocedimientos en lo especfico van a evaluarse y cmo se relacionan con losobjetivosespecficosdelaorganizacin.Enestaunidadveremoslorelacionadoconlaauditoriaoperacional,paraidentificarsuproceso,desdeeliniciodelaauditoriahastala finalizacin de la misma con la entrega del informe. Se vern aspectos que vandesde la planeacin, la ejecucin, evidencia y el informe, para luego identificar elseguimientoalasmejoraspropuestasporelauditor.

1.PreparacindelaAuditoraLapreparacindeunaauditoraoperacionalimplicaelcumplimientodevariastareas,talescomoelrelevamientodeinformacinparadeterminarelgradodeauditabilidadque respecto a esta clase de auditora tiene la entidad que se va auditar, ladeterminacindelostrminosdereferenciadelamismaoplangeneraldeltrabajo,la


asignacindelequipodeprofesionalesquelaefectuaryelcronogramageneraldelaejecucin.

2.ProcedimientosdeAuditoraOperacionalSonelconjuntodetcnicasaplicablesaunaOperacinoActividaddeterminada,paradeterminar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia,economaoeficiencia(HallazgodeAuditoraOperacionalHAO)ydeseras,elcaminoa seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucinpertinente.

3.RelevamientodeInformacinAntes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el AuditorGubernamentaldebeobtenerdatosgeneralesdelaentidaduorganismopblicoqueseauditarysobreestabaseapoyarlaelaboracindelosTrminosdeReferenciadelaAuditora.Dichosdatospuedenobtenerseespecficamenteparaestefinotomarsedel relevamiento de informacin, en el caso que la Contralora lo haya efectuadocomobaseparalaprogramacinanualdeoperaciones.4.EvaluacindelaeficienciayeficaciadelasoperacionesEn el anlisis anterior se plante que la auditora ha venido evolucionando en eltranscursodeltiempoyqueunodesusobjetivosprimordialesen laactualidades laevaluacin de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia,economayeficiencia;criteriosestosconocidosenlacienciaadministrativacomolastresEsdelaGerencia.Talescriteriosson losquemaneja laauditoraoperacional,peroconunalcancequetransciende lospropsitosde la tradicional auditora financiera. Es convenienteportanto, que antes de analizar el concepto o definicin de esta especialidad de laauditora,elauditorgubernamentaltengaclaroelsignificadodelostrminoseficacia,economayeficiencia.

4.1.EficaciaoEfectividadEn una concepcin elemental, clara y sin eufemismos la efectividad, tambindenominadaeficacia,consisteenlograroalcanzarlosobjetivospropuestos,lasmetasprogramadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, unaoperacin,unproyecto,unprogramaounagestin, segnseaelgradodealcancequeseled,sernefectivasenlamedidaenquelospropsitos,metasoresultadosseanobtenidos,alcanzadosologrados.


La eficacia es la esencia de la gerencia pblica, pues sumisin es conducir el entehacia el logro de los objetivos, metas y resultados deseados.Las organizaciones,organismos o empresas,existen para cumplir con unos objetivos; por principio nopuedeconcebirseningnentepblicoquecarezcadefinalidadesopropsitos,puesnotendrajustificacinsuexistencia.Los objetivos estratgicos de una institucin gubernamental generalmente estnsealados en la disposicin legal que la crea u ordena su creacin y las metasperidicas en los planes y programas de la entidad. El logro de los objetivosestratgicosesunaresponsabilidaddeltitulardelaentidad,paralocualseapoyaenelcontrolinternooperacional,siendonecesariodesarrollardichosobjetivosomisinprimordial de la organizacin,fijandometas o resultados peridicos a alcanzar, loscualespodrnsermensurablesocualitativos.

4.2.EconomicidadoEconomaEconomadesdeelpuntodevistade laauditoraoperacionaloeconomicidadeneldesarrollo de las operaciones, es lograr el costo mnimo posible, o sea gastarsolamente lo razonablemente necesario o prudente para alcanzar un objetivo, unametaounresultadodeseado.En trminospragmticos lomseconmicoesnogastar ningndinero, perol nogastar impide alcanzar losobjetivos o las metas deseadas para la organizacin oinstitucin,porlotantolaeconomadebevisualizarseenfuncindedichosobjetivosometas. El sistemade contabilidadeselmediodeque se valen las entidadesparapodermedirloscostosinvertidosenlaobtencindelasmetas,objetivosoresultadosdeseados.La integracin de la administracin financiera y el control o auditora, tiene comopiedra angular el Sistema de Contabilidad Gubernamental. Esta capacidad desuministrarinformacinrazonableyoportunadeloscostosdebeestareninvertidosen el logro de los objetivos, metas o resultados deseados o en el proceso paralograrlos.La economa o economicidad de las operaciones o actividades de las entidadespblicasseexpresaentrminosmonetarios.

4.3.Eficiencia1Laeficienciaeselcriteriointegralquemanejalaauditoraoperacional,puesrelacionalaproductividadde lasoperacionesoactividades,conunestndardedesempeooconunamedidaocriteriodecomparacin.1 Concepto tomado de: http://artemisa.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm, Autor:CUELLARM,GuillermoA.ConsultadoenJulio20de2011.


Con gran razn algunos doctrinarios sealan a la auditora operacional comosinnimo de auditora de eficiencia, pues es claro que sta involucra adems losconceptosdeeficaciayeconoma.Noobstante,paradeaplicacinpragmtica,enauditoraoperacionalsemanejanenforma independiente los criteriosdeeficacia,economayeficiencia. Laeficiencia seexpresanormalmenteentrminosporcentuales(relativos).

1. AdministracindelaAuditoraOperativaComo laauditoriaoperativaesunaactividad,debeserplaneadayadministradaporloscolaboradores,parallegarenformaeficazyeficientealobjetivo.1.PlanificacindelaAuditoriaOperativaA travs de la etapa preliminar del modelometodolgico propuesto, el auditor seinterioriza de los principales antecedentes y caractersticas de la empresa, lo quepermitedisearunplangeneraldelaauditoria.Conesteplanelclientedecidesi la investigacinsehaceono.Siseaceptasedebeespecificaralclientecuantoduraralainvestigacin(conciertaflexibilidad).1.1.DeterminacindelosObjetivosPara determinar los objetivos hay que saber que necesidades del cliente se van asatisfacer.Junto con la determinacin de los objetivos, una buena planificacin implica dejarestablecidastodaslaspolticas,procedimientosyreglasqueregulanlaconductadelgrupo.Sisetienenclaroslosobjetivos,alauditornoselepuedenexigirrespuestaquenoseconsideraron.1.2.OrientacindelaAuditoriaAldefinirlosobjetivos,tambinhayquedefinirelcampodeaccinqueseevaluara.La investigacindeberceirseaunmbitodeaccin lgicamentecorrespondienteconelobjetivo.Elgradodeamplituddeltrabajopuedevariardesdelaorganizacinensutotalidadysinotralimitacinquelaimpuestaporlosdueos,hastadeterminadossubsistemas.Se puedemodificar la orientacin de la auditoria si al finalizar la etapa de estudiogeneral del modelo metodolgico usado, se ve la necesidad de investigar ciertasreas.


2.OrganizacindelaAuditoriaOperativaParaeldesarrollodelaauditoriaesindispensabledefinirdosaspectosimportantesenla auditoria: Seleccin del equipo de trabajo y la asignacin de tareas para cadaequipo.2.1.SeleccindeEquiposLaauditoriaposeeunaconnotacinfuertementecualitativa,porloquenobastaconhacerunlistadodelosconocimientosqueelauditordebeposeer,porelcontrarioserequieredeunaconjuncindefactores,losquesepuedenrepresentarpor:

Quinesvanarealizarlaauditoriaoperativa? Quedebensaber? Queexperienciaycondicionesdebentener? Culdebesersuperspectivaymotivacin?

Encuantoalaprimerapreguntadepuedenadvertirdosgrupos:

Auditores, que por su formacin profesional y experiencia estn encondicionesdeconduciryrealizareltrabajoenformaptimaencadaunadelasetapas.

Especialistas, que estn relacionados con lamateria a auditar, se integran enformapermanenteotransitoria.

Lasegundapreguntasobreelconocimientode laspersonas,estasepuedeagruparendosgrupos:

Conocimientos sobre administracin general, contabilidad, costos, teora dedecisiones, teora de la organizacin, finanzas, produccin, comercializacin,personal,polticayestrategiadeempresa.

Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y aplicacin de laauditoriaoperativa.

Conocimientos especficos de las particularidades de la empresa y de susfunciones,paraestarencondicionesdeconcretareltrabajoenformaobjetiva,pragmticayflexible.

La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener los auditores, esfundamental que hayan vivido los problemas, conocer la organizacin, como porejemplosugiro, tamao,patrimonio,sectoralquepertenece.Ademsdebensabertrabajarenequiposycomprenderlospuntosdevistadelosotrosespecialistas.


Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y mantener una buenarelacininterpersonalconlos integrantesdelaorganizacin.Eltacto, lacautelay ladiscrecin son los atributos ineludibles para cualquier auditor operativo, dado quetrabajamsconpersonasquecondocumentosyaellasafectanmsensuinforme.Para la ltima pregunta, por la misma naturaleza de la investigacin, el auditoroperativo desarrolla lazos naturales de estimacin con las personas que forman laempresaenalgunoscasos.Comosesabeloqueelclienteesperadel,elauditordebemirarlasituacinalaqueseenfrenta y su contexto, la entidad,desdeunaperspectiva amplia y constructiva.Debetenerconcienciaquedebeayudar,crticamente,atravsdeunanuevaactitudmental.El auditor debe sentir la seguridad de que la empresa intentara solucionar losproblemasqueelencuentre.2.AsignacindeTareasDefinidoslosobjetivos,determinadoslosplanesyconformadoelequipo,seprocedeaasignarlashorasylastareas.Paraelloesnecesarioconsideraralgunoscriterios:

Conocimientoqueposeecadaunodelosmiembrosdelgrupo. Habilidadesycapacidadespersonales. Experienciasvividas. Preferenciasquepuedenteneryqueseancompatiblesconotroscriterios. Complejidad,importanciayrequerimientosdecadatarea.

Ladireccindelequiposiempredebeserejercidaporprofesionalesquetenganaltacapacidadtcnica,humanayconceptual,deacuerdoa,lalaborqueseefecta.La estructura interna del equipo debe ser clara y debe mantener una estabilidaddurantelaauditoria.

2. ElProcesodelaAuditoriaOperacionalTodotrabajodeauditorasedebedesarrollardeacuerdoa lasNormasdeAuditoriaGeneralmente aceptadas, cualquiera que sea su objetivo y lo que se persiga, laauditoria siempre se divide en tres grandes partes a saber:Estudio y Planificacin,Ejecucindelexamen,eInformedeAuditora.


COMIENZA

FASEIESTUDIO

PRELIMINAR

FASEIICOMPRENSINDE

LAENTIDAD

FASEIIIIDENTIFICACINYSELECCINDEREASCRTICAS

FASEIVEXAMEN

DETALLADODEREASCRTICAS

FASEVCOMUNICACINDE

RESULTADOS

ESTUDIO.PLANIFICACIN

EXMEN

INFORME

ARCHIVOCORRIEN

TE

ARCHIVOPERMANENTE

PAPELESDETRABAJO

Cuadron.2

PROCESODEAUDITORAOPERACIONAL

PROGRAMADELAFASEI

PROGRAMADELAFASEII

PROGRAMADELAFASEIII

PROGRAMADELAFASEIV

PROGRAMADELAFASEV


3. PlaneacindelaAuditoraOperacional.

Lasegundanormadeauditora,relativaalaejecucindeltrabajo,prevqueeltrabajodel auditor debe ser tcnicamente planeado y debe ejercerse una supervisinapropiadasobre losasistentes, si loshubiese. Igualmenteestablece laobligatoriedaddel estudio y evaluacin del control interno existente para definir la extensin yoportunidaddelosprocedimientosdeauditora.

Laplanificacinen laauditora comprendeeldesarrollodeunaestrategiaglobal conbase el objetivo de la auditora, el alcance del trabajo y la forma en que esperaresponder la organizacin. Esto dependerdel tamao y complejidad de la entidad.Debe considerar la comprensin del sistema, los procedimientos de la empresa ynormasdelamismarespectoalaparteadministrativaycontable,igualmenteelgradodeeficienciayeficaciadelaorganizacin,comotambinsuconfianzasobreelcontrolinterno.

LaPlaneacindeunaauditoriaoperacionales similara laqueya seplanteenunaauditora financiera.Al igualque losauditoresde losestados financieros, el auditoroperacional debe determinar el alcance del compromiso y comunicarlo a la unidadorganizacional.Tambinesnecesarioproveerelpersonalnecesarioparacumplirconel compromiso, obtener la informacin histrica de la unidad organizacional, yentenderelcontrolinterno,ydecidirculevidenciaesconvenienteacumular.

La principal diferencia entra la planeacin de una auditoria operacional y unafinanciera es la extrema diversidad de las auditorias operacionales. Debido a esadiversidad, a veces es difcil decidir los objetivos especficos de una auditoraoperacional. Los objetivos se basaran en los criterios desarrollados para elcompromisodeauditora.Porejemplo,losobjetivosdeunaauditoriaoperacionaldelaefectividaddeloscontrolesinternosobrelacajamenorpodranserdrsticamentediferentes en relacin con los de una auditoria operacional de le eficiencia de undepartamentodeinvestigacinydesarrollo.

Otradiferenciaesque ladotacindepersonalesamenudomscomplicadaenunaauditoriaoperacionalqueenunafinanciera.Unavezms,estosedebealadiversidadde compromisos, No solo las reas son diversas; por ejemplo, el control deproduccin, publicidad y planeacin estratgica, sino los objetivos dentro de esasareas con frecuencia requieren habilidades tcnicas especiales. Por ejemplo, elauditorpuedenecesitar conocimientosde ingenieraparaevaluareldesempeodeunproyectograndedeconstruccin.


Finalmente,es importantededicarms tiempoenunaauditoraoperacionalqueenunafinanciera,a llegaraunconsensoconlaspartes interesadasafin deestablecerlostrminosdelcompromisoyaloscriteriosdeevaluacin.Sinimportarlafuentedelos criterios para la evaluacin, es esencial que el auditado, el auditor y elpatrocinadortenganclaroylleguenaunacuerdoglobalsobrelosobjetivosycriteriosaseguir.Esteacuerdofacilitarellogroefectivoyexitosodelaauditoriaoperacional.

1.FasedePlaneacinyProgramacindelaAuditora

Laplaneacinyprogramacindeltrabajodeunaauditoraoperacionalseefectaenformaprogresiva,enlamedidaenquesevaejecutandocadaunadelascincofasesdelproceso.Esdecir,queinicialmenteseprogramareltrabajodelaFaseIyconbaseensusresultadosseprogramarlaFaseII,yassucesivamente.Lapresupuestacindeltiempoainsumirenlaejecucindeunaauditoraoperacionalesdeporsdifcil;peroloesanmscuandosetratadeunaprimeraauditoraparauna entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre lacantidad de Horas/Hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. Noobstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimadoglobal para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditoraoperacional,comoresultadodelaplaneacingeneraldeltrabajoquedioorigenalosTrminosdeReferencia.Con laelaboracindeestecronogramatermina lapreparacinde laauditorayconbaseenl,seprocedera laejecucindecadaunade lascincoFasesmencionadasanteriormente,queseesquematizanenelCuadroN2.1.1FasesdelaplaneacinDentro de la planeacin en la auditora es indispensable identificar las fases de laplaneacin,estasson:

Conocimiento del negocio y de las fuentes de informacin para conocer laempresa,

Definicindelosprocedimientosaseguirporpartedelauditor, Laidentificacindelnmeroycapacidaddelpersonalpararealizarlaauditora, Ladefinicindelosplazospararealizareltrabajo.

ConocimientodelnegocioydelasfuentesdeinformacinEsde suma importanciapara el auditor tener conocimientodel negocioenque va allevaracabosutrabajo,ascomolasposiblesfuentesdeinformacin.


ConocimientodelnegocioTodo el personal que intervenga en la ejecucin de la auditora deber conocer laindustria, actividad y organizacin de la empresa, adems se debe tener unconocimiento suficiente de los factores ambientales, operativos y organizativosimportantes que afectan la actividad del centro de cmputo para llevar a cabo laauditoraconefectividad.El conocimiento de estos factores tambin ayudar a comunicarse mejor con laDireccin del centro de cmputo, para evaluar la confiabilidad de las estimaciones ydeclaracionesdelaadministracinyparajuzgarsilosprocedimientoseinformacionescontablessonadecuados.

FuentesdeinformacinparaconocimientodelaempresaUnconocimientodelnegociodelaempresasepodradquirirapartirdelassiguientesfuentes:

Las actas de las Juntas de Socios o Asambleas de Accionistas de las JuntasDirectivas,olosConsejosdeAdministracinydelosdemsComitsimportantes.

Larevisinanalticadecualquierinformefinancierodelaadministracin Losinformesdelosauditoresinternosymanualesdeprocedimientos. Conversacionesconladireccinypersonaldelaempresa. Consideracin del estado de la economa y su efecto en la actividad de la

empresa. Visitaalasinstalacionesdelcentrodecmputo.

Estosprocedimientosderevisinanaltica,debernponerderelievelosaspectosquerequieren profundizacin durante la auditora tales como, relaciones inusuales,cambiosinesperadosoausenciadecambiosprevistos.

Cuando se revisan los papeles de trabajo del ao anterior, se debe prestar especialatencin a los temas que exijan una consideracin particular y decidir si pudiesenafectar el trabajo a efectuar, durante el perodo en curso. Los datos y notas sobreplaneacin del ao anterior, en el evento que los hubiese, podrn resultarparticularmentetilesparaalcanzaresteobjetivo.


Definicindeprocedimientosaseguir

Dependiendode lascaractersticasdeltrabajoarealizares indispensablequeenestafasesedefinanlosprocedimientosaseguireneltrabajo,yaseaqueeltrabajoseaporprimeravezoqueestesearecurrente,variaranlosprocedimientosaseguir.

Identificacindelnmeroycapacidaddelpersonaldeauditora

En esta fase, el auditor debe evaluar las caractersticas del personal a utilizar en eldesarrollo del trabajo. El auditor debe considerar si los asuntos en potencia tienenmuchaimportanciaparalograrlaparticipacindepersonalespecializado,ysiasujuiciodebesolicitarlosserviciosdeunespecialista,ingenierodesistemas,abogado,actuarios,etc.

Definicindeplazospararealizareltrabajo

Lautilizacineficazdelpersonalconstituyeunfactorclavepara laplaneacindeunaauditora.Enconsecuencialospresupuestosdetiemposonpiezaimportantedentrodelaplaneacin.Enconsecuencia,yaseabiencomopartedelprogramadeauditoraodeotraforma,lapreparacindeunpresupuestodetiempoparatodoslostrabajosesdesumaimportancia.

Alcancedelaplanificacin

Elalcancedelaplanificacinvaradeacuerdoaltamaoylacomplejidaddelaempresa.Estelepermitiralauditoridentificarcualserllmitedesutrabajoyhastadondeleesposiblellegarensutrabajo.

Tieneporobjetodeterminarenqumedida yhastadndeva la responsabilidaddeltrabajodelauditorconrelacinalcompromisoadquirido.

Planeacinpreliminar

Laactividaddeplaneacinpreliminarconsisteenlaobtencindeunacomprensindelnegocioysuprocesocontable,larealizacindeprocedimientosanalticospreliminares,la determinacin de la importancia relativa planeada y la precisin monetaria y eldesarrollodeobjetivosdeltrabajoarealizar.Lamayoradeestasactividadesimplicanreunirinformacinquenospermitaevaluarelriesgoaniveldecuentayerrorpotencialydesarrollarunplandeauditoraadecuado.Adicionalaloanterior,eselesfuerzoporestarconsientesdelaspreocupacionesdenegociosdealtagerencia,enrespuestaalocualsevanadesarrollarlosobjetivosconelauditado.


Sedebecomprenderelnegocioconsuficientedetallepara:

Identificarlosfactoresinternosyexternosquepuedantenerefectoimportantesobrelosprocesosenunaorganizacin.

Proporcionarunabaseparalaevaluacindelriesgo. Estarenteradosdelaspreocupacionesdelagerencia. Reconocer laestructuraorganizacionale identificar losprocesosusadospor la

gerencia para planear, supervisar y controlar las actividades del negocio de laentidadysuprocesocontable.

Se debe tener una comprensin de alto nivel del proceso contable, que seasuficiente para que permita identificar los riesgos asociados con el procesocontableydesarrollarunplandeauditoraadecuado.

El uso de computadores es, con frecuencia, un elemento importante en el procesocontable, independiente del tamao del negocio. Para determinar la naturaleza y elgradodecomprensinrequeridosdelusodelcomputadorylanecesidaddeayudadeun especialista en auditora por computador, se debe clasificar el uso que hace elauditadocomoDominante,SignificativooMenor.

Cuando es dominante, de ordinario se debe tener un especialista en auditora porcomputadorimplicadoenlaobtencindeunacomprensindelprocesocontable.

Planeacindelenfoquedeauditora

Sedebeplanearlaauditoraenformaeficienteparaobtenerunaseguridadrazonabledeque cadaerrorpotencial, ya sea individualmenteoen combinacin conotros, nohayahechoquelosestadosfinancierosseanmaterialmenteerrneos.Aldesarrollarelplansedebetenerencuenta:

Sisehaidentificadounriesgoespecificorelacionadoconelerrorpotencialylosfactoresquesetomaronencuentaalhacerestaevaluacin.

Silaadministracinhaestablecidocontrolesenlosquesepuedaconfiar. Lanaturaleza y gradodepruebas sustantivasque se necesitan, basados en la

evaluacindelriesgoyladecisindessedebeonoconfiarenelcontrolinterno.

DefinicindeobjetivosdelaAuditoriaOperacional

El establecimiento de objetivos por parte del auditor se puede comparar con elestablecimiento demetas u objetivos en cualquier componente de una empresa. El


auditor,comoendichoscasossimilares,estlimitadoporlosparmetrosdeltrabajo.Sise conoce la fecha lmite de finalizacin de la auditora debe ser consciente de losobjetivosdeapoyonecesariosparaelapoyoglobal.

Dentrodelcontextodelaauditorasepuedendefinirdostiposdeobjetivos:Generalesyespecficos.

ObjetivosgeneralesPermitenidentificar lascaractersticasqueenformageneralsehanplanteadoparaeltrabajodelauditor.Porejemplo:

EvaluarelprocesodeCuentasporPagaryverificar la razonabilidadde losprocesos utilizados por la compaa y sugerir en el informe final de laauditoria los cambios a realizar para que este proceso cumpla con losprincipiosdeeficiencia,eficaciayeconoma.

Determinarsilosprocedimientosutilizadosylasmedidasdecontrolinternoestn de acuerdo a las normas que le son aplicables y si dichoprocedimientoestoperandodemaneraefectiva,sisonadecuadosallogrodelobjetivodelacompaa.

ObjetivosespecficosDentrodelosobjetivosgeneralesseplanteancaractersticasdelcontextoglobal,enlosobjetivos especficos se quiere llegar a definir una o unas caractersticas a lo que sequierellegar.Porejemplo:

Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de losprocedimientosinternos.

Evaluaryregistrarloserroreseirregularidadessignificativas,quesepuedanpresentar.

Revelarlasineficienciasenlasoperaciones. DarunaopininacercadelprocesodeCuentasporPagar. Recomendarcambiosnecesariosenlosprocedimientosdelaoperacin. Comprobar si los controles promueven la eficiencia de las operaciones y

tienelaconfianzaparaprevenireidentificarriesgos"

2.Familiarizacin

Antes de iniciar una auditoria operacional, los auditores tienen que obtener unconocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de lascaractersticas operativas de la unidad que se est auditando. Este proceso de


familiarizacin puede empezar por un estudio de las actas constitutivas, de losenunciados de las funciones y responsabilidades asignadas, de las polticas ylineamientosadministrativosydelaspolticasyprocedimientosoperativos.

Enestaetapa,losauditorespuedenleeralgodelmaterialpublicadodisponibleacercadeltemaparafamiliarizarseenlamayormedidaposibleconlasfuncionesefectuadas.Esta informacin acerca de antecedentes, faculta al auditor para visitar lasinstalaciones de la organizacin y entrevistar al, personal de supervisin paradeterminar sus objetivos especficos, las normas que se utilizan para medir elcumplimiento de estos objetivos y los principales problemas que enfrenta paraalcanzarlos.Duranteestasvisitas,loauditorestambinobservarnlasoperacioneseinspeccionarnlosregistroseinformesdisponibles.

En resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor grado de detalleposibleconlafuncinqueestndesempeando,enparticulardesdeelpuntodevistadelaresponsabilidadyelcontroladministrativos.Elniveldeconocimientoquelogreobtener el auditor respecto a la organizacin, se documenta con cuestionarios,diagramas de flujo y narraciones por escrito de los procedimientos que se llevan acaboenlaorganizacin.

1.FasedelestudiopreliminarEl objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtenerinformacin sobre la entidad, organismo o empresa pblica, la cual deber servircomo instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para lailustracin general del personal de Auditora que sea agregado a la ejecucin deltrabajo.

1.1RecopilacindeInformacinSe debe recopilar en esta fase lamxima informacin til en el tiempoms cortoposible sobre, por lo menos, sobre los siguientes aspectos: Antecedentes, Marcolegal, Organizacin, Operaciones, Financiamiento, Control Interno, e informacinadicionalquerequieraelAuditor.

Antecedenteso Porquyparaqusecrelaempresaoentidado Cambiosenlosobjetivosincialeso Informesfinancierosrecienteso Informestcnicosrecientes


MarcoLegalo Disposicinlegaldecreacino Estatutoso Reglamentoso PactooConvenioLaboralo Leyes,decretosydemsnormasdecarcterlegalexternoquetengan

incidenciadirectaeneldesarrollodelasoperacionesdelaentidad,organismooempresa.

Organizacino Organigramao AsignacindeResponsabilidado Delegacindeautoridadogradodeautonomao ManualesdeFuncioneso ReglamentoInternooManualGeneralAdministrativo

Operacioneso Operacionesactividadesdeimportanciao Manualesdeprocedimiento

Financiamientoo FuentesdeFinanciamientoo Presupuesto

ControlInternoo ManualdeAuditoraInternao Manualesespecficosdecontrol

InformacinAdicionalo Lademsinformacindecarcterinternooexterno,quetengarelacin

conlanaturalezadelasoperacionesoactividadesdelaentidad,organismooempresayqueseconsideredeimportanciaoutilidadparalaAuditoraOperacional.

2.FasedeComprensindelaEntidadAuditadaEnestaetapaelauditordebeexaminarlainformacinrecopiladaenlaetapaanteriorconlafinalidaddedeterminaryanalizarlosobjetivos,polticasynormasdelaentidad,organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar losobjetivosprincipalesdelenteauditado,laautoridaddelegadaporlaJuntaDirectiva,


elDirectoriooel titularde laentidada los funcionariosprincipales, las restriccionesparaelfinanciamientodelasoperaciones,etc.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operacional el Auditor habradquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuandocomoauditoroperacional, internooexterno,que lepermita intercambiaropinionesvlidamenteconlosfuncionariosdelaadministracin.

Elauditordebefamiliarizarseconlaoperacinuoperacionesquerevisardentrodelcontextodelaempresaqueestauditandoatravsdelestudiode:

(1) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica enque se desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de laoperacinqueserevisa.

(2) Lainfraestructuraespecficaestablecidaparahacerfrentealaadministracindelaoperacin(planeacin,organizacin,direccinycontrol),y

(3) Los antecedentes respectodedeficienciasdetectadas a travsde cartasdesugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos,externosoconsultores.

En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizarsusesfuerzosparafamiliarizarseconlaEmpresaengeneralyconlaoperacinqueserevisarenloparticular.

3.FasedeSeleccindereasCrticasoDbilesLa realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificarcuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr laprioridadenlaevaluacin.Porprincipiodeauditoraoperacional,losesfuerzosdebenorientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las mssignificativasoimportantesparadirigirhaciaellas,prioritariamentelaaplicacindelaauditoraoperacional.

El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de lascircunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas yjustificadasparasugerirelreaaserexaminada;oseconocepreviamenteproblemaso debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por lanaturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y seaconveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditorafinanciera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditorasoperacionales.


4.FasedelExamenDetalladodelasreasCrticasElalcancedelexamendetalladoestarrelacionadoconlosrecursosdisponiblesparaefectuarelexamenyladisponibilidaddecriteriosdemedicinydeinformacinsobrelosresultadosobtenidosenlaejecucindelasoperacionesoactividadesaexaminar,por lo tanto tambinpodr reducir su examena lasoperacioneso actividadesmsimportantesdel rea crtica seleccionadapara efectuar su evaluacinenun tiemporazonable.

Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene porobjetivoevaluar losposibleshallazgosquepuedanexistirenelreaoreascrticasseleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa yeficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones paramejorar dichogrado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son limitados paraexaminarendetalletodas lasoperacionesdelreaoexisten limitacionesdetiempopara la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar aalgunas de las operacionesms significativas, de tal forma que se puedan obtenerresultadosenuntiempoprudencial.

Alterminarelexamendetalladodelasreascrticasodbiles,elauditoroperacionaltendr identificadosplenamente loshallazgosdeauditoraque sean significativos ytendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones quevaaproponerensuinforme.

ParapoderidentificarlasreasDbilesoCrticas,elauditoroperacionaldebeelaborarunamatrizquelepermitaverdeunamaneraobjetivaelimpactoquelasdesviacionesodeficienciasdeloscontrolesinternostienenenlossistemasdeadministracinyenlasreastantodeadministracincomosustantivas.

3. AnlisisdeRiesgosdeAuditoria(Inherente,DeteccinyControl)

Las entidades siguen estrategias para lograr sus objetivos y de acuerdo con lanaturalezadesusoperacioneseindustria,elentornoderegulacinenqueoperan,ascomosutamaoycomplejidad,seenfrentanaunadiversidadderiesgosdenegocios.Laadministracinesresponsabledeidentificarestosriesgosyderesponderaellos.

El auditor obtiene y evala evidencia de auditora para obtener seguridad razonablesobre si los si los procedimientos y el control establecido en las organizaciones. Elconcepto de seguridad razonable reconoce que hay un riesgo de que la opinin deauditoraseainapropiada.


Elriesgodequeelauditorexpreseunaopinindeauditorainapropiada,enunaformadeimportanciarelativa,seconocecomoriesgodeauditora.Elauditordeberplanearydesempearunaauditoraparareducirelriesgoaunnivelaceptablementebajo,queseaconsistenteconelobjetivodeunaauditora.

RiesgodeAuditora:ConceptoyComponentes.Respecto a la aplicacin de esta norma de auditora, para efectos de la auditoriaoperacional,seasimilanalgunostrminos.DeacuerdoconloqueestablecelaNIA200ObjetivosyPrincipiosqueGobiernanlaAuditoradeEstadosFinancieros,cuandounauditor independiente emite una opinin acerca de la razonabilidad de los estadosfinancieros de una entidad, ste siempre se enfrentar a la posibilidad de que suopinin sea inapropiada, a esta probabilidad de error se le conoce comoRiesgo deauditora.

El riesgo de auditora es la posibilidad de que se emita un informe de auditorainadecuado,pornohabersedetectadoerroreseirregularidadessignificativasatravsdelprocesodeauditora.Enesenciaelriesgodeauditoraes laposibilidaddequeunauditor establezca o interprete errneamente los procesos y el control que puedanafectar las cifras de los estados financieros presentan razonablemente la posicinfinanciera, los resultadosdeoperaciny los flujosdeefectivodeunaentidadporunperodo determinado, cuando en realidad dichos estados financieros no estnpreparados ni presentados de forma razonable, o por el contrario, que el auditordictamine que las cifras de los estados financieros de una entidad no presentanrazonablemente su situacin financiera, sus resultados de operacin y sus flujos deefectivo cuando en realidad dichos estados financieros si estn adecuadamentepreparadosypresentados.

Paralograrsuobjetivo,elauditordebedeplanificaryejecutarsutrabajodetalformaque se reduzca el riesgo de auditora a un nivel aceptable; es decir, el auditor debeplanificaryejecutarsutrabajodetalformaquesereduzcalaposibilidaddeemitirunaopinin inadecuada. La evaluacin del riesgo de la auditora es una parte crtica delprocesodeauditora.Debidoaqueafectaladecisindeaceptareltrabajo,siseacepta,afecta tambin lasdecisionesdeplaneacinde la auditora, seevalael riesgode la NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORA (International Standards on Auditing, ISA)emitidas por IAASB sonrespaldadasporlaFederacinInternacionaldeContadores(InternationalFederationofAccountants),LasNIAaplicanelmarco de referencia en el contexto de una auditora de estados financieros y contienen los principios bsicos yprocedimientosesenciales,juntoconloslineamientosrelativos,paraaplicarseenesaauditora.Website:http://www.ifac.org


auditora tan pronto es posible. Para un trabajo continuo, normalmente se evala elriesgo basndose en la propia experiencia anterior, a menos que haya cambiossignificativosenelnegocio,talescomocambiodepropietarios.Paraunnuevotrabajo,se necesita hacer una evaluacin inicial del riesgo basados en la limitacin de lainformacinquesepuedaobtenerantesdecomenzarlo,yreunirinformacinadicionaldurantelaplaneacinpreliminar,parareconsiderarlaevaluacininicial.

Limitaciones de toda auditora y la conviccin razonable de auditora frente alconceptodecertezaabsoluta.

Debidoalaslimitacionesinherentesatodaauditora,existeunriesgoinevitabledequenosedetectenerrorese irregularidadesqueafectensignificativamentea lascuentasanuales.

Elriesgodenodetectarirregularidadesesmayorqueeldenodescubrirerrores,yaquenormalmente la irregularidad va acompaada de actuaciones tendentes a ocultarlo,tales como falsificaciones, omisiones deliberadas en el registro de transacciones ojustificaciones inadecuadas al auditor. La evidencia del auditor es la conviccinrazonable de que los datos contables expresados en las cuentas anuales han sido yestn debidamente soportados en tiempo y contenido por hechos econmicos ycircunstancialesquerealmentehanocurrido.

La naturaleza de la evidencia est constituida por todos aquellos hechos y aspectossusceptibles de ser verificados por el auditor y que tiene relacin con las cuentasanualesqueseexaminan.Nosiempreelauditorpodrtenercertezaabsolutasobrelavalidad de la informacin financiera, por consiguiente el auditor determina losprocedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtencin de una evidenciasuficienteyadecuadaenrelacinalobjetivodesutrabajo.

Loscomponentesdelriesgodeauditora

En el desarrollo de la auditora, el auditor se puede enfrentar a dos tipos decomponentesdelriesgodeauditora:losquenosoncontrolablesparaelauditorylosquepuedecontrolar.

Nosoncontrolablesporelauditoryaqueestnoriginadosenlapropiaentidad:

Riesgo inherente. Posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existanerrores de importancia en el proceso contable, del cual se obtienen las cuentasanuales,conindependenciadelaexistenciadecontrolesinternos.


Riesgo de control. Posibilidad de que existiendo errores de importancia no fuerandetectadosocorregidosporlossistemasdecontrolinternodelaentidad.

Controlablesporelauditor:

Riesgodedeteccin:posibilidaddequecualquiererrorde importanciaqueexistayno hubiera sido puesto de manifiesto por los sistemas de control interno de laentidad,no fueraasuvezdetectadopor laaplicacinde laspruebasadecuadasdeauditora.Conelpropsitodelograrunamejorcomprensindelconceptoderiesgodeauditorayporendedeestablecerculessonloscursosdeaccinqueunauditordebeseguir a efecto de poder minimizar dicho riesgo a un nivel aceptablemente bajo, acontinuacinseanalizansustrescomponentes:RiesgoInherente,RiesgodeControlyRiesgodedeteccin.

RiesgoInherenteEntrminosprcticos,elriesgoinherenteeslasusceptibilidadquepornaturalezatodapartida contable tiene de estar registrada, valuada, presentada o revelada en formaerrnea. Las estimaciones y las provisiones son dos de las partidas que usualmentepresentan mayor riesgo inherente, lo anterior en vista de que en ambos casos losmontos que una entidad contabiliza se basan fundamentalmente en suposiciones,juicios,proyecciones,experienciayclculosaritmticoshechosporsuadministracindelaentidadauditada,raznporlacuallaevidenciadeauditoraenestoscasosesmspersuasivaqueconclusiva.

Es generalmente aceptado que la administracin de la entidad auditada es laresponsable de disear e implementar los mecanismos necesarios para reducir losposiblesefectosquesobrelosestadosfinancierospuedatraerestetipoderiesgo.

RiesgodeControlRiesgo de control surge igual que el anterior pero, cuando no sea prevenido odetectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y controlinterno. Este riesgo es una funcin de la efectividad del diseo y la operacin delcontrolinternoparalograrlosobjetivosdelaentidadrelevantesparalapreparacindelosestadosfinancierosdelaentidad.Siempreexistiralgnriesgodecontroldebidoalaslimitacionesinherentesdelcontrolinterno.

En la prctica el riesgo de control es la probabilidad de que los sistemas de controlinterno y control contable que han sido diseados e implementados por laadministracindeunaentidad,seanincapacesdepreveniroensudefectodetectarycorregirerroresdeimportanciarelativa.


El riesgo inherente y el riesgo de control son riesgos de la entidad; existenindependientemente de la auditora de los estados financieros. Se requiere que elauditorevaleel riesgode representacinerrneade importancia relativaaniveldeaseveracin como base para procedimientos adicionales de auditora, aunque esaevaluacinesunjuicio,msqueunamedicinprecisadelriesgo.

RiesgodeDeteccinEselriesgodequeelauditornodetecteunarepresentacinerrneaqueexisteenunaaseveracinquepudieraserdeimportanciarelativa,yaseaenloindividualocuandoseacumulaconotrasrepresentacioneserrneas.Elriesgodedeteccinesunafuncindelaefectividaddeunprocedimientodeauditoraydesuaplicacinporelauditor.

Debido a otros factores que incluyen la posibilidad de que un auditor pudieraseleccionarunprocedimientodeauditora inapropiado,aplicarmalunprocedimientodeauditoraapropiada,omalinterpretarlosresultadosdeauditora.

Estos otros factores ordinariamente pueden manejarse mediante una planeacinadecuada, laasignacinapropiadadepersonal al equipodel trabajo, la aplicacindeescepticismo profesional, as como supervisin y revisin del trabajo de auditoradesempeado. El riesgo de deteccin se relaciona con la naturaleza, oportunidad yextensindelosprocedimientosdelauditorquestedeterminaparareducirelriesgodeauditoraaunnivelaceptablementebajo.

Tal y como se desprende de la anterior definicin, el riesgo de deteccin esresponsabilidaddirectadelauditor independienteyconsistefundamentalmenteen laposibilidaddequestecometaerroresa lo largodeldesarrollode laauditorade losestados financieros de una entidad, los cuales lo conduzcan a emitir una opininequivocada.

EvaluacindelRiesgoAceptabledeAuditoraElriesgoaceptabledeauditoraesunamedidadeladisponibilidadparaaceptarquelosestados financieros contienen errores importantes despus de haber terminado laauditorayquehaemitidounaopininsinsalvedades.Losauditoresdebendecidirelriesgo aceptable de auditora adecuado, de preferencia durante la planeacin de lamisma. En primer lugar deciden el riesgo del compromiso para modificar el riesgoaceptabledeauditora.

El riesgo de compromiso es el riesgo de que el auditor sufra un dao debido a unarelacin con el cliente, aunque el informe de auditora presentado al cliente fuesecorrecto.El riesgodel compromisoestestrechamente relacionadoconel riesgodelnegocio del cliente. El riesgode auditora puede avaluarse en el nivel de afirmacin,


pueslaauditoraconsisteenconseguirevidenciarespectoalasafirmacionesmaterialescontenidasenlosestadosfinancieros.

Enlaprctica,varioscomponentesdelriesgodeauditorararavezsecuantifican.Porelcontrario,losauditoressuelenutilizarcategorascualitativascomopocoriesgo,riesgomoderadooriesgomximo.Considerandirectamenteelriesgodeerroresmaterialesoconsideran por separado sus componentes de riesgo inherente y de control. Lasnormasprofesionalespermitenunenfoquecuantificadoonocuantitativo,peroincluyelasiguienteformulaconlacuallasrelacionesentreriesgodeauditora,elinherente,eldecontrolyeldedeteccinsedan2:

RA=RIXRCXRD

Donde:

RA=Riesgodeauditora

RI=RiesgoInherente

RC=Riesgodecontrol

RD=Riesgodedeteccin.

Es importante aclarar lo siguiente: aunque los auditores renen evidencia a fin deevaluarelriesgoinherenteyeldecontrol,lohacenparalimitarelriesgodedeteccinapropiado.Ambostiposderiesgodependendelclienteydesuambienteoperacional.Elriesgodedeteccindependedirectamentedelauditor.

4. Programasdeauditora.

EsmuyimportanteparaelAuditoraoperacionalplanificareltrabajogeneral,ademsesdebeserunaguadelastareasdelexamenenformaprecisayorientadasahechosoreasespecificas,conexplicacindeloquedebehacerse.

Elprogramadeauditoraesunenunciado,lgicamenteordenadoyclasificado,delosprocedimientosdeauditoraquehandeemplearseyenquoportunidadseaplicaran.

1. PlandeAuditoraEsel resumengeneraldeunaauditorapreparadoen laetapadeplaneacin. Sueleincluir cosas como los objetivos del trabajo, su naturaleza, riesgos importantes de2WHITTINGTON,O.RayyPANY,Kurt.PrincipiosdeAuditora.14Edicin.Mxico.McGrawHill,2008.p.119a121.


auditoraydefraude,uncronogramadelastareascentralesydelaterminacin,ascomonecesidadesdepersonal.

DesarrollodeunplangeneraldeauditoraDespusdeprepararlosprocedimientosyconsiderarfactoresimportantes,elauditorest en condiciones de preparar el programa de auditora (Plan para obtener laevidenciajustificativaocontradictoriadelasafirmacionesdelosestadosfinancieros).

Primero se deben considerar las condiciones del trabajo, incluyendo lasresponsabilidades legales de los auditores, luego la naturaleza y calendariode losinformesuotrascomunicacionesalclientequesepreveandentrodeltrabajo.

El conocimiento de la industria, actividad y organizacin del cliente ayudar adesarrollarunplanglobaldeauditora,incluyendoentreotroslossiguientestemas:

Identificacindelasreasimportantesydealtoriesgodeauditora. Determinacindelosnivelesdeimportanciarelativaparalaauditora. Existencia de controles contables internos, y el grado esperado de nuestra

confianzaenellos. Naturalezayamplituddelasevidenciasdeauditoraaobtener. Coordinacindelosprocedimientosdeauditoraaaplicar. Participacindelosauditoresinternos. Participacindeotrosauditoresenauditoradefilialesosucursales. Participacindeotrosespecialistas. Temasadministrativos, talescomo laayudadelcliente, supervisin,personaly

presupuestosdetiempo. El conocimiento de la actividad del cliente debe permitir identificar las reas

dondeexistaaltoobajoriesgodeerroresmaterialesfraudes,ascomolasreascrticas,especificandolasolucindeauditoraqueconvieneencadacaso.

El auditor no debe preocuparse por reas insignificantes. Para asegurarse dequeelprogramadeauditoraestdebidamenteperfiladoyquelaatencinestconcentradaenlasreasdeimportancia,sedebernconsiderarlasestimacionespreliminares de niveles de importancia relativa, cuando se prepare el plangeneraldeauditora.

ElaboracindelosprogramasdeauditoraUna vez concluido el plan general de la auditora se elaboran los programas deauditora donde se indicar la naturaleza, amplitud y oportunidad de laspruebas deauditora.Losprogramasdeauditorasonunaguadelamaneracomodebepracticarselaauditorayunmediodecontrolsobrelaejecucindelamisma.


Como los programas de auditora se preparan anticipadamente, en la etapa de laplaneacin,conbaseenelconocimientoqueseformelauditorenelplangeneraldelaauditora,porestaraznlosprogramassepuedenmodificarenlamedidaenqueseejecuteeltrabajo,teniendoencuentaloshechosconcretosquesevayanobservando.PorreglagenerallosprogramasseelaboranporseccionesdeacuerdoconcadaunadelasreasdelosEstadosFinancierosociclosdeoperacin.

2. ProgramadeFamiliarizacinComprendeelconocimientogeneraldelaentidadaauditarencuantoasusobjetivos,su organizacin, sus actividades, sistemas de control e informacin y factoreseconmicos, sociales y legales que la afectan. Para llevar a cabo esta actividad, sedebenrealizarlossiguientesprocedimientos:

RevisindelArchivoPermanente RevisindelArchivoCorriente VisitaPreliminar ProgramaparalaObtencindeInformacinyDocumentacin PapelesdeTrabajo

3. ProgramasdeAuditoraOperacionalLos programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debellevaracabolaejecucindeunaAuditora.Contienenlarelacinordenadadeformasecuencialy lgicade lasdiferentesactividadesparadesarrollar losprocedimientos.Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios querelacionalosobjetivospropuestosparaunaauditoraespecficaconlaejecucinrealdeltrabajo.

Generalmentelosprogramasdeauditorapresentaninicialmenteunarelacindirectaconlosmotivosyobjetivosdelaauditorarespectivaeidentificanlainformacinquedebe reunirse y los pasosms importantespara la evaluacin ya seade la eficacia,economaodelaeficiencia.

Esnecesariodestacarquelosprogramasdetrabajodebendeconduciradesarrollarlas evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formularrecomendacionesvalidasypertinentes,productoesencialdelaauditoraoperacional.Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con elmximo cuidadoprofesional, pero sin llegar auna rigidezabsoluta,puesenauditoraoperacional serequiere mantener una actitud mental despierta y amplia que permita cambiar derumbo en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen.


Estoltimonoquieredecirque la flexibilidaddeunprograma lleguealextremodejustificarunaplanificacininadecuada.

5.Estudioyevaluacindelsistemadecontrolinterno.

Enlaactualidadseestimaqueelcontrolinternotieneunaimportanciaprimordialenel desarrollo de todas las organizaciones privadas, gubernamentales o estatales. Eldesarrollo del control interno, permiti que el objetivo de la auditora de descubrirfraudes pasara a un plano secundario, ya que la relacin controlfraude tieneimportancia ms desde un punto de vista preventivo que desde el enfoque de ladivulgacinodeldescubrimiento.

Correspondeportantoalcontrolinterno,pordefinicin,prevenirelsucesodefraudey el error, responsabilidad que por consecuencia recae en la administracin de laentidad,reservndosealaauditoralamisindeevaluarlaeficaciadelcontrolinternoydeformularlasrecomendacionespertinentesparamejorarlo.

5.1.ControlConceptoElcontrolsepuededefinircomoelprocesoparaasegurarquelasactividadesrealesseajustenalasactividadesplanificadas.Permitemanteneralaorganizacinosistemaenbuencamino.

Lapalabracontrolhasidoutilizadaconvariosydiferentessentidos:

Controlcomofuncincoercitivayrestrictiva,parainhibiroimpedirconductasindeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos,etctera.

Controlcomoverificacindealgunacosa,paraapreciarsiestcorrecto,comoverificarpruebasonotas.

Controlcomocomparacinconalgnestndardereferenciacomopensarunamercaderaenotrabalanza,compararnotasdealumnosetctera.

Controlcomofuncinadministrativa,estoes,comolacuartaetapadelprocesoadministrativo.

Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende aasegurarque lascosassehagandeacuerdocon lasexpectativasoconformefueplaneado,organizadoydirigido,sealandolasfallasyerroresconelfinderepararlosyevitarqueserepitan.

5.1.1 FactoresDelControlExistencuatrofactoresquedebenserconsideradosalaplicarelprocesodecontrol.


Cantidad Tiempo Costo Calidad

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentementecualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen esimportante.Atravsdelfactortiemposecontrolanlasfechasprogramadas.Elcostoesutilizadocomounindicadordelaeficienciaadministrativa,yaquepormediodelse determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a lasespecificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de laempresa.

5.1.2 TiposDeControles Controlpreliminar:Estecontrol tiene lugarantesdeprincipiaroperacionese

incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas paraasegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. Laconsistenciaenelusode laspolticasyprocedimientosespromovidapor losesfuerzosdelcontrol.

Control inmediato: Este control tiene lugar durante la fase de la accin deejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de lasactividades,segnocurran.

Controlposterior:Estetipodecontrolseenfocasobreelusodelainformacinde los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras delestndaraceptable.

5.1.3 reasdelControlEl control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma decontrolomonitoreo.

Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultadoscomo:

Controldeproduccin.Lafuncindelcontrolenestareabuscaelincrementodelaeficiencia,lareduccindecostos,ylauniformidadymejoradelacalidaddel producto, aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos,inspecciones,programacinlineal,anlisisestadsticosygrficas.


Controldecalidad.Serefierealavigilanciaquedebehacerseparacomprobaruna calidad especfica tanto en materias primas como en los productosterminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color,acabado,composicin,volumen,dimensin,resistencia,etc.

Controldeinventarios.Seencargaderegularenformaptimalasexistenciasenlosalmacenestantoderefaccionescomodeherramientas,materiasprimas,productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costosinnecesariosporacumulamientoofaltadeexistenciasenelalmacn.

Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividadescomo:

Seleccinadecuadadelosproveedores, Evaluacindelacantidadycalidadespecificadasporeldepartamento

solicitante, Controldelospedidosdesdeelmomentodesurequisicinhastala

llegadadelmaterial, Determinacindelpuntodepedidoyreorden, Comprobacindeprecios.

Control de mercadotecnia. Se efecta mediante el estudio de informes yestadsticasdondeseanalizasi lasmetasdemercadeosehancumplidoono;comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos, distribucin,publicidadypromocin.

Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esencialesparaelestablecimientodeestecontrol.Lafuncindeestesistemasirveparamedir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventaspronosticadasyadoptarlasmedidascorrectivasadecuadas.

Controldefinanzas.Proporcionainformacinacercadelasituacinfinancierade la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,departamentosyactividadesquelaintegran.

Controlderecursoshumanos.Sufuncineslaevaluacindelaefectividadenlaimplantacinyejecucindetodosycadaunodelosprogramasdepersonalydel cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando laevaluacinalreclutamientoyseleccin,capacitacinydesarrollo,motivacin,sueldosysalarios,seguridadehigieneyprestaciones.

5.1.4 TcnicasDeControlTcnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio.Habilidadconqueseutilizanesosprocedimientos.Mtodohabilidad,tctica


Tomandoencuentaladefinicindelapalabratcnica,sepuededefiniralastcnicasdel control como todos losprocedimientosomtodosusados enunaorganizacinparacontrolarosupervisarunprocesoautomatizadooactividadhumana.

Existendiferentestcnicasdeplaneacincontrolqueusaunejecutivo.Porejemplo,lasnormasadministrativasquesonuntipodeplaneacinimportante,tambinseusaparapropsitosdecontrol.En formasimilar lospresupuestos sonplanes, y suuso,adecuadamentellamadoformulacindepresupuestos,esesencialmenteunafuncinde control, as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados deacuerdoconelprocesodecontrol.

Sinoexisteningunodelosindiciosmencionadossedeberecurriralaevaluacindelsistemadecontrolinternoparaestablecerlasreascondebilidadesenelsistemadecontrol, locual resultaunbuencaminopueses fcilmentedemostrablequeenunaunidad,rea,operacinoactividadquepresentedeficienciadecontrolesinternos,ellogro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos(economicidad)yconsecuencialmentelaeficiencianoserptima.

Adems, laevaluacindelsistemadecontrol interno,comomediode identificacindereascrticas,reduce lasubjetividadygarantiza la independenciade laaccindeauditora.Deotraparte,silosauditoresharealizadoauditorafinancierapreviamentea laauditoraoperacionalquesepracticar, laevaluacindelcontrol internoquesehaya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que serautilizadoenlaauditoriaoperacional,evitandorepetirdichotrabajoypermitiendoqueenestafasesereduzcaalaseleccindelreaaexaminaryevaluar.

Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de controlinternoqueseefecteenelejerciciodelaauditoraoperacional,nosoloseenfoquealos propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionarresultadostilesafuturasauditorasoperacionales.

Denoseras,enestafaseoetapadelprocesodeauditoraoperacionalserevisarayevaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidadesimportantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas laaccindeauditoraoperacional.

Alfinalizarlaevaluacindelcontrolinterno,elauditorconbaseenlosresultadosdeesta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentandebilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayorimportanciarelativayquetenganlascondicionesnecesariasparaorientarhaciaellaslosesfuerzosdeauditoraoperacional.


5.2.MtodosparaevaluarelcontrolinternoPara laobtencinydocumentacindel conocimientodel control interno,el auditorutiliza procedimientos para obtener un conocimiento, lo cual incluye la reunin deevidencia sobre el diseo de controles internos y si se han puesto en operacin, ydespusutilizalainformacincomobaseparalaauditoriaintegrada.PorlogeneralseutilizantresmtodosparaobtenerydocumentarsuconocimientoydiseodecontrolInterno: 1.Lasnarrativas,2.Losdiagramasdeflujoy3.Loscuestionariosdecontrolinterno.

5.2.1Cuestionariosdecontrolinterno.

Enuncuestionariodecontrolinternosehaceunaseriedepreguntasreferentesaloscontrolesencadareadelaauditoriacomomedioparaindicaralauditorlosaspectosdelaestructuradelcontrolinternoquepuedanserinadecuados.Enlamayoradeloscasos, los cuestionarios requieren una respuesta como si o no, en donde unarespuestaconNOindicadeficienciaspotencialesdecontrolinterno.

5.2.2DiagramasdeFlujo.

Un diagrama de flujo de control interno es una representacin simblica y endiagrama de los documentos del cliente y su flujo secuencial en la empresa. Undiagrama de flujo adecuado incluye las mismas cuatro caractersticas identificadaspara las narrativas. Losdiagramasde flujo representanuna ventaja, principalmenteporqueproporcionanuna ideaconcisadel sistemadelcliente, locualestilparaelauditorcomoinstrumentoanalticoenlaevaluacin.

5.2.3Narrativas.

Es una descripcin por escrito de la estructura del control interno del cliente. Unanarrativa adecuada de un sistema de contabilidad y los procesos de controlrelacionadosincluyecuatrocaractersticas:

Elorigendecadadocumentoyregistroenelsistema. Comosellevaacabotodoelprocesamiento. Ladisposicindecadadocumentoyregistrodelsistema. Una indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la

evaluacindelriesgodecontrol.


6. DocumentacindelaPlaneacin

Eneldesarrollodeunaauditora,tantoenlafasedeplaneacincomodelaejecucin,surgendocumentosquesonimportantes,tantoparaelAuditorcomoparaelcliente.Estos pueden ser: Memorando de planeacin, Plan de Auditora, Programas deauditorayCuestionariosdeevaluacindelControlInterno,entreotrosquehansidoelaboradosconanterioridaddeldesarrollodelaauditoria.

Con estos documentos, se cumple lo establecido en las normas de auditora: Laplaneacindebequedarporescrito.

1. ElaboracindelmemorandodeAuditoraLaelaboracindeunmemorandodeplaneacindeauditoraesdesumaimportanciaafindeque:

Hacer resaltar los problemas identificados durante la actividad de planeacinpreliminarydeevaluacinderiesgo,aligualquelasdecisionesconcernientesalaconfianzadelcontrolinternoypruebassustantivas.

Proporcionarevidenciadequesehaplaneadolaauditoraadecuadamenteysehantomadoenconsideracinlosasuntossignificativosquelaafectan.

La forma y el contenido del memorando de planeacin de auditora variaransegneltamaoylascircunstanciasdeltrabajoarealizar.Elmemorandodeberreferirsealosiguiente:

o Cuestiones significativas que surjan de las actividades preliminares deplaneacin, incluyendo la clasificacin del uso del computador delauditado, la determinacin de la importancia relativa planeada y losobjetivosdelaauditora.

o Riesgos especficos identificados y las respuestas previstas para talesriesgos.

o Elplandeauditoraparalasreasclavedelaauditora.o Otrosasuntos,adiscrecindelauditor.

Elmemorandodeplaneacindeauditoraproporcionaevidenciadequehatenidolugarunprocesoapropiadodeplaneacinyque sehan tomadoen consideracinasuntossignificativosqueafectanlaauditora.


MemorandodeplaneacinDefinicinElmemorandodeplaneacinesunmedioefectivoparacomunicar lospuntosclavesconrelacina laauditora.Proporcionaevidenciadequesehaefectuadounprocesode planeamiento apropiado y que se consideraron las cuestiones significativas queafectanlaauditora.

Objetivosdelmemorandodeplaneacin Documentar los cambios significativos en la organizacin respecto a sus

procedimientos automatizados y el efecto en sus sistemas contables y elambientedecontroldelaempresa.

Exponerlasconclusionesconrespectoalosriesgosparalaauditora. Registrar los riesgos especficos de error en la empresa de los datos en el

procesamientoo en la salidade la informacin, dentro y fueradel centrodecmputo.

Resumirnuestrarespuestaplaneadaariesgosidentificados. Registrar otras cuestiones significativas en relacin con la administracin del

negocio.

ContenidodelmemorandodeplaneacinEl auditor debe determinar la forma y contenido del memorando de planeacin deauditora. La naturaleza y alcance de la informacin contenida en el memorando,variaraconeltamaoycomplejidaddeltrabajo.Comomnimo,elmemorandodeberaplicarsealossiguientesasuntos:

Cuestionessignificativasquesurjandelaactividadpreliminar, Laevaluacindelriesgoylasrespuestasplaneadasariesgosespecficos, Lasestrategiasparadirigirseaerrorespotenciales, Identificacin de asuntos como procedimientos adicionales como el uso de la

auditora interna, inclusin de especialistas y la remisin de trabajo de loscolaboradores.

Dentrodelconceptodecuestionessignificativaspodranestar:

Cambiosenelnegociodelauditadoquepuedaafectarlaauditora, Cambiossignificativosenelprocesocontable, Laclasificacindelusodecomputadoresporpartedelauditadoy Objetivosdelauditorconrespectoaltrabajo.


Deotraparteesimportanteefectuarunadescripcindelosantecedentesdelaentidadcomo historia de la misma, naturaleza del negocio, circunstancias econmicas,estructura y administracin, tipos de registros (Manual, PED Procesamientoelectrnicodedatos)yprincipalescaractersticascontablesyadministrativas.

Laevaluacindelriesgohacereferenciaalasnecesidadesdeltrabajoydelambientedecontrol, a los riesgos especficos identificados y a los planes de direccin sobre loserrorespotenciales,yaseaa travsdepruebasdecontrolesqueatenen los riesgosespecficosolosdetallesdepruebassustantivasenfocadas.

Deestodependelaestrategiadeauditoraautilizar,porloquesedebecontemplarlosobjetivosdeltrabajo,laevaluacindecircunstanciasdecontrol,revisinanalticadelosestados financieros, la calificacindel riesgo,elenfoquegeneral ylespecficode laauditora.Otraparteimportanteeslaadministracindeltrabajodeauditoradondesereflejarael cronogramade trabajoyelpersonalasignado,presupuestode tiempo, lacoordinacinconlosdiferentesdepartamentosyotrasdependencias.

PlaneacindevisitasalauditadoElcalendariodelasfasesimportantesdelaauditorayfechaslmitesprovisionalesparasufinalizacin,debernserdeterminadosenestaetapa.Especialatencinalcalendariorequiere:

Visitaspreliminaresdetrabajoenlasoficinasdelcliente Reunionesimportantesdelosdirectores,comitdeauditorayaccionistas Reuninfinaldeauditora Informesobrelosprocesosevaluados Cualquierservicioespecial Cuando un cliente tenga un departamento de auditora interna, la direccin

podrdelegarlealgunasfuncionesdesupervisinespecialmenteconrespectoala revisindelcontrol interno.Estetipodefuncinconstituiruncomponentepor separadodel control interno,ypodrseradecuadoparaquese revise lostrabajoseinformesdeldepartamentodeauditorainterna.

Cuandoun convenio de auditora implique la auditora de filiales o sucursales,podrresultarnecesariodelegareltrabajodeauditoraaotrosauditores.

Podr resultar necesario que el auditor sea ayudado por especialistas enProcesamiento electrnico de datos durante la revisin de los sistemascontablesylarealizacindelasdebidaspruebasdecumplimientoysubstantivas.


Al desarrollar la planeacin general del personal, se deber prestar atencin a lasupervisin y asignacindel personal que tienenunnivel adecuadodeexperiencia yconocimientodelaindustriaoactividaddelclienteydeltipodetrabajoqueserealice.A veces podr resultar necesaria la intervencin de otros especialistas (tal comoactuarios,ingenieros,gelogos).

Sedebertenerencuentalaposibilidaddequeelpersonaldelclientepodrcolaborarenlaauditora.Podrsertillaconfeccindeayudasqueseentregarnalcliente,juntoconlasfechasdefinalizacinconinstruccionesporescritoparasupreparacin.

Lospresupuestosdetiemposdeberndesarrollarsesobrelabasedelplangeneraldeauditora. Los presupuestos debidamente preparados, sirven como una herramientaimportanteparaayudaralsocio,gerenteyempleadoaplanearyprogramareltrabajode los asistentes. Tambin le servirn al asistente como una gua para saber elmomentoenqueseprevqueterminenlosprocedimientosespecficos.

2. ElaboracindelosotrosdocumentosparalaAuditoraLaotradocumentacinparaelauditor,laconstituyen:Losprogramasdeauditora,loscuestionarios de control, as como toda la documentacin que se requiera prepararpara el desarrollo de la auditor, como el plan de visitas, los cuestionarios para eldesarrollodelasentrevistas,ladefinicindelasmarcasdeauditora,lareferenciacinautilizarparalospapelesdetrabajo,etc.

4. EjecucinyControldelaAuditoriaLaetapadetrabajodecampoimplicaejecutarelprogramadeauditoraoperacional.Los auditores seleccionan las reas a revisar para determinar la suficiencia de losprocedimientosyquetanbiensesiguen.Al igualqueenelcasode lasauditoradeestadosfinancieros, losauditoresamenudoseleccionarnde losregistrosmuestrasrepresentativas de las transacciones y las analizarn para determinar si se hanseguido los procedimientos correctos y descubrir la naturaleza y medida del losproblemas encontrados. En otros casos, pueden recurrir a indagaciones o a laobservacin directa para quedar conformes en cuanto a lo que los empleadosentienden sus instrucciones y estn llevando a cabio su trabajo como se suponedebenhacerlo.

Al igual que en las auditorias financieras, el auditor operacional debe acumularsuficienteevidencia competentepara contar conunabase razonablepara formularuna conclusin sobre los objetivos que se debern probar. Despus de que laevidencia se ha acumulado, el auditor debe decidir si es razonable concluir que sehaga una inspeccin anual a cada rea, basado en los resultados que sobre laeficienciayeficaciadelaoperacinharealizadoelauditor.


Lasfasesclavesen laejecucinde laauditoriaoperacionalsebasaen lossiguientesconceptos:Familiarizacin,Investigacinyanlisis,eldiagnostico.

1.Aspectosatenerencuentaensuejecucin.Alejecutareltrabajoimportatenerpresente:

Tiempoadedicarpersonalmentealtrabajo. Encaminaresfuerzoshaciaellogrodemayoreficienciaenoperaciones.

o Simplificacindemtodos.o Disminucindecostos.o Mejorasenelrendimiento,etc.

Realizareltrabajoconelmximodeobjetividadposible. Ponderarenformaapropiadalosconceptosdecortoylargoplazo. Introducirnuevastcnicasyformasdeoperacin(loquenosehahechoy debehacerse). Implantacinderecomendacionesdesuinformequedafueradelalcance delaAuditoriaOperacional.

2.FamiliarizacinElauditordebefamiliarizarseconlaoperacinuoperacionesquerevisardentrodelcontextodelaempresaqueestauditandoatravsdelestudiode:

(1) Losproblemasespeciales inherentesal ramode la actividadeconmicaenque se desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de laoperacinqueserevisa.

(2) La infraestructura especfica establecida para hacer frente a laadministracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin ycontrol),y

(3) Losantecedentesrespectodedeficienciasdetectadasatravsdecartasdesugerenciasuotros informesemitidosenelpasadoporauditores internos,externosoconsultores.

En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizarsusesfuerzosparafamiliarizarseconlaEmpresaengeneralyconlaoperacinqueserevisarenloparticular.

A) EstudioAmbiental

En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada de gran valaquepermitaalauditordiagnosticarlasoperacionescrticas.Elgradodeprofundidad


en esta investigacin inicial ser definidopor el criterio del auditor. Los principalesaspectosainvestigarsernlossiguientes:

a) La importanciaquepara laempresarepresenta laoperacinqueseaudita,medidadeacuerdoalasrepercusionesfinancierasquetendrasisemejorarasueficiencia;

b) Indicadorestalescomorotaciones,razonesfinancieras,etc.;

c) Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que serevisa;

d) Reglamentacinlegal,querigelasprcticasdemanejodelaoperacin;

e) Informacindelaformacomolacompetenciaresuelvelosproblemasdeunaoperacinsimilar.

B) EstudiodelaGestinAdministrativa

Respecto a la gestin administrativa de la empresa (planeacin, organizacin,direcciny control), el auditordeberestudiar su instrumentacinprcticaa findeconocer, en trminos generales sus caractersticas y posibles deficiencias. Laevaluacinde esta instrumentacin se har endetalle en una faseposterior por loqueenesteprocesodefamiliarizacinalauditornicamentele interesaconocerlascaractersticasesencialesdelamisma.

C) VisitaalasInstalaciones

Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones eidentificarsntomasdeproblemas.

Duranteelprocesodefamiliarizacineslgicoqueelauditorentreencontactoconlosdiversosfuncionariosyempleadosquemanejandirectamentelaoperacinyque,mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto caractersticas especficascomoproblemasdelaoperacinmisma.

Una vez realizado el proceso de familiarizacin, el auditor operacional estar enposibilidadde:dandoordenasusideasycomofundamentoenloshechosquehayaobservado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado paraentraralasiguientefasedelametodologa,deunamaneraordenada,estandoasenposibilidaddedelegarpartede las investigacionesydesupervisarsu realizacin.Elusodeprogramasestndar seconsideraaceptableen lamedidaenquesehaga laadecuacinpertinentealcasoespecficoqueseinvestiga.


3.InvestigacinyanlisisEl objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin yexaminar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de laoperacinencuestin.

Enestafase,enlaqueserealizanpruebasdedetalledemuydiversandole,utilizandoespecialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreoestadstico.

La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y alrespectoesrecomendablequeaqullasseanverificadasantesdeserutilizadas.

Enelcasodequelaempresacarezcadeinformacinrespectodelacompetenciaodelas estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar losestudioseinvestigacionesnecesariosparaobtenerelementosdejuiciosuficientes.

Eltipodeinvestigacionesoestudiosquesedesarrollenparalogrardichainformacinpuede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistasformales,revisindeexpedientes,revisindedocumentacin,observacionesdirectas,investigacin en las Cmaras de Comercio y Asociaciones Gremiales a los quepertenezca laempresa,actualizacindeestadsticas,seguimientoycomparacindehallazgos,etc.

Cualquiera que sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones seplaneen y desarrollen de talmanera que en elmenor tiempo necesario obtenga lainformacinms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin deeficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criteriosexistentespara interpretar los resultadosde lasmedidas tomadasparaadministrar.Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos coninterpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos loselementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que eldiagnsticofinalsealomsobjetivoposible.

Paralograrlaobjetividadaludidaesrecomendablelautilizacindetcnicascomolasqueenseguidaseexplican:

A) Entrevistas:

Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditoraoperacional, toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primeramanorespectodelaoperacin.

Cuandoseutilizaestaherramientadebercuidarse:


Planearlasentrevistasparaobtenerinformacinsobrelaejecucinprcticadelaspolticasyprocedimientos.

Desarrollarcuestionariosyseleccionarlastcnicasdeencuestamsapropiadasal tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamao de lamuestraylaoportunidaddelaentrevista.Efectuarentrevistasconelpersonalejecutivoqueadministralasprincipalesactividadesascomoconelpersonaldelnea,asegurndosedehaberobtenidounaopininverazysignificativade loqueocurreenlaoperacin.

En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados comoopiningeneral.

B) Evaluacindelagestinadministrativa

Habindose realizado en la fase de familiarizacin el estudio preliminar de laplaneacin, organizacin, direccin y control de la operacin bajo examen en estafase se proceder a evaluar en detalle su efectividad y eficacia. De la planeacindeberestudiarsefundamentalmenteelgradodeefectividad logradoparaanticiparproblemasyprogramaractividadeseficientemente;encuantoa laorganizacin,deespecial inters es la crtica detallada de la estructura de la organizacin, la claradefinicin de lneas de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o losdepartamentos encargados de la operacin entre s y con otras operaciones de laempresa, as como los niveles jerrquicos y actitud aparente de los empleados yfuncionariosencargadosdelaoperacin;respectodeladireccininteresanalauditoroperacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, laefectividaddelsistemadeinformacinquerespaldelasdecisionesdeladireccinylaoportunidaddestas;encuantoalcontrol,quenoesmsquelacomparacindeloplaneado con lo ejecutado, especial inters tienen para el auditor operacional losmecanismos de programacin y presupuestacin as como su contenido yoportunidadcomoinstrumentosdeevaluacin.

C) Examendeladocumentacin

Lafinalidaddeestatcnicaescoadyuvara laverificacinobjetivadela informacinsujetaaanlisisobienlaobtencindealgunosdatosespecficos.

4.DiagnsticoUna vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se recopilarn loshallazgosysesealarlainterpretacinquesehacedeellos,reportndoseaqullosqueseanindiciosdenotoriasfallasdeeficiencia.Elauditordebealejarsedeldetalle,yconbaseenloshallazgosespecficos,ensayarelresumendelosdemayorrelevancia;elmtodoqueseexplicaenlosincisosAyB,resultadeutilidadaestepropsito.


A) FaseCreativa:

Enestafaseseprecisarsilosproblemasdetectadossoncongruentesconlarealidadde laempresa.Estafasenorepresenta,deningunamanera lasolucindetalladadelosproblemas(dichasolucincorrespondeauntrabajodeconsultora).

Recopiladosloshallazgosseprocedercomosigue:

a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que msconvenga a la empresa para la operacin estudiada de acuerdo con lascircunstanciasquelerodean,compararlosconmodelosyaestablecidos;

b) Precisarlaprioridadquedebedarsealoselementosdelmodeloanterior;

c) Considerarelcostobeneficiodelmodelodiseado.

Este modelo puede ser tan simple como lograr una panormica previa de losproblemasysussolucionesconceptuales,antesdeprecisarlassugerenciasdetalladas.

B) Reverificacindehallazgos:

Elmodelodesarrolladoen"A"sesujetaraunanuevaverificacinparasepararconmayorprecisindeloshechosdelas interpretacionesyavanzarhaciaeldiagnsticodefinitivocomosigue:

a) Compararelesquemaconelmodelovigenteyasegurarsequelasdiferenciassonimportantes;

b) Listarlasexcepcionesencontradasenlaconfrontacinycompararlasconlasquesehabanlistadoaliniciarselafasecreativa;

c) Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediantecomentariosconlaspersonasdirectamenteinvolucradas;

d) Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porqueexistentcnicasdisponiblesparaello;

e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haberdetectadoenotrasoperacionesyasegurarsequelasalternativasdesolucinpropuestasnogenerarnmayoresomscomplejosproblemasoagravarnlosexistentes.

5.ControlsobrelaMarchadeltrabajodeauditoraoperacionalLosobjetivosdeunaadecuadaejecucinycontroldeltrabajoson:

Optimizarlacoordinacinylasrelacioneshumanasentreelequipo. Supervisarlasactividades.


Analizarlosavancesdelprograma,solucionandoenelmomentolasdificultadesquehay.

Evaluarlassituacionesrelevantesquesehayandetectado,yaseannegativasopositivas.

Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con msexperiencia,paraquelosjuiciosemitidosseanlosmsacertados.

El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria debe ser controladoconsiderandodosplanes:

Controlcuantitativo:enrelacinaltiempoquesedestinaacadafaseyetapa,elcualnodebesobrepasarse.

Controlcualitativo:enrelacinalavanceycalidaddelodesarrollado.Debeserperidicayaquesedebeseguirelprograma.

1. DesviacindelosObjetivosLgicamente ocurrirn desviaciones entre lo que se desea hacer y lo que ha sidoposible alcanzar en la realidad. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempopara intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. Cabeconsiderarlanaturalezadecadadesviacin,sufrecuencia,causasquelooriginaronyenqumedidaentorpecenelcumplimientodelosobjetivos.

Elgrupodebehaberunsistemade informacinparaunabuenacoordinacinde lostiempos, conocer el grado de avance, las dificultades del terreno para as poderdeterminar las desviaciones. Adems este sistema de informacin debe ser claro yexpedito.

2. CorreccionesInternasDelanlisisde lasdesviacionessedebenconcluir lasmedidasparacontrarrestar losefectos.Asseenmiendaelrumbodeltrabajo,paraasprotegerlacalidaddeltrabajo.

La existencia de un proceso retroalimentador (planificacin ejecucin control planificacin)permitiratomardecisionesoportunas.

La implementacin hecha por el auditor, para solucionar los problemas, es la queobviamentepresentaunamayorventaja.Lascorreccionesdansentidoalcontroldelaauditoria, porque constituyen el eslabn intrnsecamente positivo y corrector de laaccin.Estasmedidassoninternasydebentrascenderalcliente.


3. ControldelResultadoFinalEs la ltima etapa del trabajo y es como un control de calidad de un productoterminado.Elauditoracargoysuequipo,debenpreguntarsesiestnsatisfechosporelresultadofinalquevanaentregaralcliente.

Enestepuntodelainvestigacinsehadeevaluar,conqueeficaciasellevoacabolaauditoria, es decir, su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides tambin elrendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en relacin a la planificacin. Sedebeevitar lassugerenciasquesedieronentrabajosanteriores,porquelaauditoriaoperativaenfrentasituacionessiempredistintasycambiantes.

5. HallazgosdelaauditoriaoperacionalEl enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar lasoperaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes.Encontrarlasconstituye el Hallazgo de Auditora Operacional que se puede definir como laoperacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia,economaoeficiencia.

Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad,economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoraoperacional.

Encumplimientodelexamendetalladodelasreascrticasodbiles,elauditordebeevaluardichoshallazgoslocualconsisteendesarrollareidentificarconclaridadcadaunadesuscaractersticas.

Lascaractersticasdelhallazgodeauditoraoperacionalsoncuatroasaber:Condicin,Criterio,efectoylacausa.

LaCondicin:Estacaractersticaestdadaporlasituacinactualencontradaporelauditor.


ElCriterio:Elcriterio,estdadoporlasunidadesdemedida,lasdisposicioneslegalesonormas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que elauditorutilizaparacompararomedirlasituacinactual.Puededecirsequeelcriterioesloquedebeser,esdecirlasituacinideal.ElEfecto: Esel resultadoadversode la comparacinde la condicincontrael criterio.Hayefectosquesepuedenrescatarenelfuturo,perotambinhayefectosirrescatables.LaCausa:Eselmotivoorazndelasevaluacionesoefectosestablecidosalcompararlacondicincontraelcriterio;eselporqudelefectoodelacondicin.

ConclusionesyRecomendacionessobreloshallazgosdelaauditoriaoperacionalUna vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de unhallazgo estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder aidentificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin orecomendaciones,propsitodesutrabajo.

La Conclusin es la sntesis redactada con objetividad y con impacto, de lascaractersticasdelhallazgo(condicin,criterio,efectoycausa).Dichasntesisnodebeexcederdedosfrasespresentandolagravedaddelproblema.

Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor paracorregir o mejorar la eficacia, economa y eficiencia de las operacionesinvolucradasenelhallazgo. Las recomendacionesestarnorientadasaevitarquelacausadelhallazgoserepitaenelfuturoyarescatarlosefectoscuandoestos sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoraoperacional,debenserpracticables,tilesycosteables.

Finalmente,laevaluacindelhallazgofinalizaconloscomentariosdelosfuncionariosinvolucradosenelrespectivohallazgo.

El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen,verbalmenteduranteeltranscursodelacuartaetapa,paraobtenerelpuntodevistadelosfuncionariosdelaempresa,yparadebatirconellosloshallazgosdeauditora.Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo deconferenciasounseminarioconlosfuncionariosprincipalmenteresponsablesdelasoperacionesexaminadasparacomunicarlesydiscutirlosresultadosdesuexamen.


La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditoria operacional, seefecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamentedocumentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones seanefectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, larazonabilidaddelasconclusionesylaconvenienciadeaceptarlasrecomendaciones.

Asimismo,lacomunicacinoficialdelosresultadosdebeincluirlospuntosdevistadelos funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios alcriterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos de vistacontribuyenotablementeaaumentarlaposibilidaddequelasrecomendacionesseanacogidasyaceptadas.

ElauditorOperacionaldebetenerencuentaalredactarlosresultadosdeltrabajo,losprincipiospararedaccindelinformesysieselcasoconsultarbibliografaalrespecto,paraasegurarsedelaadecuadapresentacindelinformefinal.

Enconsecuencia,debetenerencuentaporlomenos,lossiguientesrequisitos:

Importancia. UtilidadyOportunidad Sustentacinexacta,suficienteyadecuada Conviccin ObjetividadyConcisin Integridad TonoConstructivo

6. Informedelaauditoriaoperacional

PorlascaractersticasdelaAuditoraOperacional,elinformedebetenerlanaturalezaequivalenteaundiagnstico,enelcualseplasmenloshallazgosderivadosdeltrabajo,relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de losproblemasdetectados.

Elinformesobreauditoraoperacionaleselproductoterminadodeltrabajorealizadoyfrecuentementeeslonicoqueconocenlosaltosfuncionariosdelaempresadelalabordelauditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemasdetectadosenrelacincon laeficienciaoperativade laempresaycon loscontrolesoperacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad delexamenrealizado.Esteenfoquepermitirasmismo,quedelasolucindadaadichos


problemas,surjanoportunidadesquecoadyuvenal logrodemejorasen laeficienciaoperativayenltimainstancia,enlaproductividad.

Eldiagnosticooinformeconstituyeelproductoterminadodelaauditoria,eslaformadedaraconocertantoalGerenteoDirectordelaempresacomoalosfuncionariosyencargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos loshechosocircunstanciasimportantesobservadasenlarevisin,ascomotambindeexponerles lassugerenciasdecarctergeneralquepermitanmejorareldesempeodelasmismas.Alinformedeauditoraoperacionalseleconocetambincomodiagnostico,porseresta suverdaderanaturaleza,esdecir, ladeunaapreciacin sobre laeficiencia conque se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de lasrecomendacionesqueseestimannecesariasalcaso,perosinconstituir,porlomenosactualmente,unaopinintipodictamendeestadosfinancieros,yen igual forma lassugerenciastampocosondecarcterespecifico,comoporejemplo,enlaconsultoraenadministracinen laquesepuedeconsiderarcomounaopininautorizada,sinomasbiensonrecomendacionesgeneralesparalosproblemasdetectados.

1.ContenidodelInformeEn la elaboracin del informe, el auditor operacional deber tener en cuenta loprevisto en las normas de auditora generalmente aceptadas, en los aspectosrelacionadosconel informesobre los resultadosdeunaauditoraoperacionalodeldesempeo.El informe de auditora operacional, puede contener bsicamente las siguientespartes:

Sntesisoresumendelinforme(Resumenejecutivo) Informacinintroductoria(Introduccin) ResultadosdelaAuditora(Captulosindividualessobrehallazgosdeauditora) Anexos(cuandoseanconsideradosnecesarios)

SntesisoResumen(ResumenEjecutivo)Enestapartedel InformeelAuditordeberexponerbrevemente lascaractersticasdelaauditorarealizadaylasconclusionesyrecomendacionesmssignificativasdesutrabajo,detalformaquelosejecutivosdelaentidadtomenrpidamenteunavisingeneraldel trabajo realizadoy susprincipales resultadosy a la vezpor lagravedadmotivealosinteresados(Accionistas,Director,Gerente,etc.)ensucuidadosalectura.


InformacinIntroductoriaElAuditordeberincluirensuinformeunaintroduccin,enlacualharreferenciaalos antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza ydeterminacin de sus actividades, organizacin y admi

cartilla semana 6

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