CARTILLA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN PARA LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL:

TABLA DE CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES

Reseña histórica

Objeto y funciones

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

MAPA DE PROCESOS ¿QUIENES SOMOS? ¿QUÉ HACEMOS? VALORES QUE GUÍAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD HORARIO DE TRABAJO SITUACIONES ADMINISTRATIVAS RÉGIMEN SALARIAL SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PLANTA DE PERSONAL

II. MARCO LEGAL

● Manual de funciones ● Formatos internos

SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DE LA CNSC SISTEMAS JURÍDICOS MISIONALES

III. CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO

ANEXO: GUIA PARA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

 

I. ASPECTOS GENERALES: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL. Dirección: Carrera 8 No. 10 - 65 Código Postal: 111711 Teléfono: Conmutador 3 81 3000 Representante legal: Dalia Astrid Hernández Corzo Página web: http://www.secretariajuridica.gov.co/ Correo electrónico institucional: contactenos@secretariajuridica.gov.co NIT: 899999061 Reseña historica: La Entidad fue creada mediante el Acuerdo 638 de 2016 “Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones de la Secretaría General, y se dictan otras disposiciones”. Objeto y funciones: La Secretaría Jurídica Distrital se constituye como el ente rector en todos los asuntos jurídicos del Distrito y tiene por objeto formular, ¿orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital; la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de contratación estatal, gestión judicial y de prevención del daño antijurídico. Las funciones básicas las encuentra en el siguiente link (Ver aquí): ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

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MAPA DE PROCESOS:

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Si quiere conocer en detalle cada uno de los procesos puede descargarlos en pdf. en el siguiente listado:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Atención a la ciudadanía Descargar

Planeación y Mejora Continua Descargar

Gestión de las Comunicaciones Descargar

Gestión de TIC Descargar

Gestión Documental Descargar

Gestión del Talento Humano Descargar

PROCESOS MISIONALES

Gestión Jurídica Distrital Descargar

Gestión Disciplinaria Distrital Descargar

Inspección, Vigilancia y Control ESAL Descargar

Gestión Normativa y Conceptual Descargar

Gestión Judicial y Extrajudicial Descargar

PROCESOS DE APOYO

Notificaciones Descargar

Gestión Financiera Descargar

Gestión Administrativa Descargar

Gestión Contractual Descargar

DE CONTROL Y EVALUACIÓN

Evaluación Independiente Descargar

Control Interno Disciplinario Descargar

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¿QUIÉNES SOMOS? Somos la Secretaría Jurídica Distrital, que trabaja en defensa de los intereses de la ciudad, de manera íntegra, responsable y comprometida con el desarrollo sostenible de Bogotá D.C. Contamos con un equipo humano confiable, experto e innovador, que genera soluciones oportunas y efectivas, para el bienestar de todos los ciudadanos. ¿QUÉ HACEMOS? • Generamos soluciones jurídicas integrales. • Formulamos políticas en materia jurídica y disciplinaria. • Lideramos el quehacer de la gestión jurídica y disciplinaria. • Establecemos unidad conceptual en materia jurídica. • Verificamos que las Entidades sin Ánimo de Lucro cumplan con su objeto social, sus estatutos y conserven su patrimonio. • Diseñamos políticas de prevención del daño antijurídico y fortalecemos la contratación transparente. • Avalamos la legalidad de las decisiones de la Administración Distrital y lideramos la defensa judicial en el Distrito Capital. VALORES QUE GUÍAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD: AMOR: Trabajamos con pasión por lo que hacemos, nos entregamos a nuestra diaria labor con la alegría de sabernos partícipes y protagonistas de la construcción del presente y futuro de nuestra ciudad. COMPROMISO: Asumimos nuestras labores haciendo uso pleno de nuestras capacidades, conscientes de la importancia que tiene el cumplir con el con el propósito de dar solidez y eficiencia a la gestión jurídica, en beneficio del distrito capital. RESPONSABILIDAD: Ponemos nuestro mejor esfuerzo en el cumplimiento de nuestras obligaciones, fortaleciendo el trabajo en equipo y aportando a la construcción de una sociedad más justa con los ciudadanos y el medio ambiente. CONFIANZA: Creemos en nuestro equipo de trabajo y en su capacidad de desarrollar sus labores con transparencia oportunidad y calidad, materializada en un respaldo jurídico que genere credibilidad en el distrito capital. RESPETO: Practicamos y promovemos el trato digno a nuestros semejantes, valorando

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las diferencias y respondiendo de manera oportuna y eficiente a las necesidades de la ciudadanía en materia jurídica. INTEGRIDAD: Actuamos alineados con los valores institucionales en nuestra relación con el entorno, trabajando por alcanzar la credibilidad jurídica de manera que se traduzca en beneficio para el Distrito Capital. HORARIO DE TRABAJO: El cumplimiento de la jornada laboral conlleva al desarrollo de los fines del Estado, por lo tanto al cumplir con este horario, contribuimos al cumplimiento de los imperativos estratégicos de la Secretaría Jurídica Distrital. Las horas de entrada y salida de los servidores son las que a continuación se expresan así: Horario laboral de lunes a viernes Hora de ingreso y de salida: 7:00 a.m. a 4:30.p.m incluida una hora de almuerzo. Hora de almuerzo : 12:00 m. a 1:00 p.m. o de 1:00 a 2:00 p.m. que se acuerda con el respectivo Jefe. Nota: Tenga en cuenta que el ingreso los fines de semana está restringido y de ser necesario el ingreso a las instalaciones debe ser autorizado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. en el formato de Autorización de Ingreso FT-2211500-FT-310. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS: Se entiende por situaciones administrativas al estado en el que se encuentren los empleados públicos frente a la administración en determinado momento. El artículo 2.2.5.5.1 del Decreto Nacional 1083 de 2015 Reglamentario Único del Sector de la Función Pública modificado por el Decreto Nacional 648 de 2017, indica que el empleado público durante su relación legal y reglamentaria se puede encontrar en las siguientes situaciones administrativas: 1. En servicio activo. 2. En licencia.

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3. En permiso. 4. En comisión. 5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo. 6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones. 7. En periodo de prueba en empleos de carrera. 8. En vacaciones. 9. Descanso compensado Si necesita más información para conocer en detalle los requisitos y normativa de cada situación puede consultarla en el siguiente link. (Ver aquí) Día cívico de Bogotá D.C. El día seis (6) de Agosto de cada año se declaró fiesta Cívica y de vacancia en las oficinas públicas del Distrito Capital. Razón por la cual si dicha fecha cae en un día hábil laboral no se realizarán actividades laborales en la Secretaría Jurídica Distrital. (Ver aquí) RÉGIMEN SALARIAL : 1

Elementos salariales de los empleados públicos de la Entidad:

El sistema salarial de los empleados públicos, está integrado por la estructura de empleos, de conformidad con las funciones que se deban desarrollar, y la escala y tipo de remuneración previstos para cada cargo o categoría de cargos.

En relación con los elementos salariales que devengan los empleados públicos del sector central de la Administración Distrital, se pueden identificar los siguientes: 1. Asignación Básica. 2. Gastos de Representación. 3. Prima Técnica para los niveles directivo, asesor y profesional.

1 Este aparte fue tomado de la publicación: Análisis del régimen salarial de la Administración Distrital 2017, publicado por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y adaptado para la Secretaría Jurídica Distrital. Para conocer el documento completo (ver aquí)

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4. Prima de Antigüedad. 5. Reconocimiento por Permanencia. 6. Prima Secretarial. 7. Bonificación por Servicios Prestados. 8. Prima Semestral. 9. Auxilio de Alimentación. 10. Subsidio de Transporte. 11. Horas Extras, dominicales y festivos. 12. Viáticos. Si necesita más información para conocer en detalle los factores salariales y normativa aplicable puede consultarla en el siguiente link. (Ver aquí) Apertura de cuenta de nómina: Uno de los requisitos que la Entidad le exige a los servidores recién contratados, es el abrir una cuenta en determinada entidad financiera, en la cual se le ha de consignar su salario. Según la Ley 1527 de 2012, los empleados pueden escoger libremente en cuál cuenta desean recibir su dinero, pues “el beneficiario tiene derecho de escoger libre y gratuitamente cualquier entidad operadora para efectuar operaciones de libranza, así como aquella a través de la cual se realiza el pago de su nómina, honorarios o pensión”. No obstante lo anterior, el Distrito Capital tiene convenios con algunos bancos razón por la cual el giro de los recursos en el día de pago puede ser más rápidos con las entidades que se cuenta con convenio. El pago se realizará de manera mensual el quinto día hábil antes de finalizar el mes. Desprendibles de pago de nómina: En la fecha de pago se puede consultar y descargar en pdf. en la Intranet el desprendible o colilla de pago, accediendo por la sección de Sistemas Administrativos y la segunda opción “Comprobante de Pago de Nómina”.

Gimnasio: Si tiene interés en realizar actividad física, las instalaciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., cuenta con un espacio de gimnasio en el que podrá ejercitarse en los horarios programados para tal fin. Para tal efecto contáctese con la Dirección de Gestión Corporativa para recibir mayor información.

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Parqueadero y bicicletero: En la Secretaría Jurídica Distrital contamos con el servicio limitado y gratuito de parqueadero. Para acceder debe solicitar en la Dirección de Gestión Corporativa el registro para el ingreso, suministrando su nombre completo, número de cédula y placa del vehículo (moto/carro y bicicleta). Tenga en cuenta que el acceso al parqueadero está sujeto a la disponibilidad de cupos que se realiza por sorteo, y para los carros se permite sólo en los días en los que el vehículo no tiene pico y placa. Mediante la Ley 1811 de 2016 el gobierno nacional implementó la norma que contempla incentivos para usuarios del transporte masivo que usen la bicicleta para ir a las estaciones, y para los funcionarios públicos que vayan a su trabajo en este medio de transporte. Dicha norma fue reglamentada mediante la Resolución 129 del 11 de julio de 2018 (Ver aquí). Cafetería: En la zona del primer piso, junto a las Aulas Barulé, encontrará un espacio para su alimentación y el encuentro con sus compañeros, en el cual se han dispuesto hornos microondas. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Dentro del sistema integrado de gestión de la entidad, y en cumplimiento de la legislación laboral y de prevención de riesgos laborales, en busca de una gestión justa y ética de los recursos humanos, que propicie a los trabajadores un ambiente laboral propicio, además de crear conciencia a los funcionarios como responsables con el medio ambiente, la entidad ha creado los diferentes grupos y equipos de trabajo a los que puede participar: Para mayor información, y con el fin de que conozca más sobre: qué hacer si se sufre un accidente de trabajo, planes de emergencia, y convivencia laboral, (ver) Para ampliación sobre el tema, tenga en cuenta lo documentado en el Plan de Gestión del Riesgo de Emergencias. (Ver). PLANTA DE PERSONAL: La planta de cargos de los servidores públicos vinculados a la Secretaría Jurídica Distrital, se encuentra en el Decreto 324 de 2016. (Ver aquí).

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II. MARCO LEGAL: Manual de funciones: La Constitución Política en su Artículo 122 reza: “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente”. El detalle se del mismo se encuentra en el siguiente link: http://bogotajuridica.gov.co/intranet/docs/resolucion_067_2016.pdf Formatos Internos: El cumplimiento de los requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, liderados por la Oficina Asesora de Planeación, la Entidad cuenta con una serie de documentos los cuales están debidamente estandarizados y codificados. Es así como plantillas de listas de asistencia; formatos de proyectos de actos administrativos; formatos de evidencias de reunión y actas, están disponibles en la Intranet para su uso. En el Listado Maestro de Documentos encontrará el listado completo detalle de cada uno, así mismo los puede descargar (Ver aquí). SISTEMAS DE INFORMACIÓN Para facilitar sus labores y el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, la Secretaría Jurídica Distrital pone a su disposición sistemas de información que se encuentran ubicados en la Intranet. Para ingresar a la Intranet se debe ingresar a la página WEB de la Entidad que es http://www.secretariajuridica.gov.co/ y en la parte superior encontrar el link de la Intranet. Luego con su usuario y contraseña de correo electrónico accederá a la misma. ADMINISTRATIVOS: SIGA: La Entidad cuenta con un sistema que le permite tener control sobre la salida y entrada de correspondencia interna y externa. Este le permitirá controlar los documentos que han sido asignados a su nombre dentro del funcionamiento del área, los trámites que inicia y las solicitudes que realice de manera formal a las diferentes dependencias de la

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Secretaría Jurídica, así como el memorando electrónico. La clave para ingresar al SIGA es la misma del correo y para el acceso a la Intranet. El manual para realizar el memorando electrónico lo consigue en el siguiente link: http://www.bogotajuridica.gov.co/WebSigac/JSP/archivos/manuales/MANUAL_MEMORANDO_ELECTRONICO.pdf SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG: El Sistema Integrado de Gestión es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permiten el ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. Está conformado por siete subsistemas: Subsistema de Gestión de Calidad (SGC), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA), Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Seguridad de la Información (SGSI), Subsistema de Gestión documental(SGD), Subsistema de Responsabilidad Social(SGRS) y Subsistema de Control Interno (SCI) Para conocer en detalle más sobre el SIG, consulte su manual en el siguiente link: http://bogotajuridica.gov.co/intranet/sig/2310100-MA-001.pdf Sistema de medición, análisis y reporte para la toma de decisiones - SMART: Es un aplicativo transversal que soporta la gestión administrativa de la Entidad. Si necesita más información puede consultarla en el siguiente link: http://bogotajuridica.gov.co/intranet/noticias/smart.pdf SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN DE LA CNSC: No es un aplicativo como los anteriores, sin embargo el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral se define como una herramienta de gestión que contiene metodologías, procedimientos e instrumentos para la aplicación de las normas sobre

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Evaluación del Desempeño Laboral. Si necesita más información puede consultarla en el siguiente link: (Acuerdo 565 de 2016 - Ver aquí). SISTEMAS JURÍDICOS MISIONALES: Régimen Legal: Permite a los servidores públicos y a la ciudadanía en general consultar normas nacionales y distritales, así como jurisprudencia y doctrina sobre diferentes temáticas de interés distrital. Este sistema está conformado por módulos que permiten organizar la información y facilitan su búsqueda y la interacción con el usuario, de esta labor se encarga el equipo de régimen legal, perteneciente a la dirección de política e informática jurídica, que también elabora documentos de relatoría en temas de relevancia y produce el boletín jurídico, publicado semanalmente y remitido por el sistema a los correos que se registran en esta aplicación.

Biblioteca virtual de Bogotá: Este espacio permite la publicación de textos jurídicos correspondientes a las distintas disciplinas del derecho, generados por los organismos y entidades distritales. Sirve para orientar la gestión pública, y a los ciudadanos les permite ampliar sus conocimientos en diferentes temas, especialmente, aquellos relacionados con bogotá. Actualmente, el sistema cuenta con aproximadamente 1.490 documentos, que son enviados por las diferentes entidades distritales en formato PDF a la dirección distrital de política e informática jurídica. Sistema de Abogacia general del Distrito Capital: Es un canal de comunicación que busca facilitar la interacción con los abogados del distrito, permitiendo enfocar los centros de estudios, las necesidades de fortalecimiento de capacidades más sentidas y los datos de los abogados que se encuentran al servicio del distrito capital en todas las áreas, que contribuyen a la adecuada gestión de los gerentes públicos de conformidad con el perfil de los profesionales y su experiencia. El sistema garantiza la difusión de cursos, talleres, seminarios, simposios, diplomados, entre otros Sistema de Proceso Judiciales SIPROJ WEB: El aplicativo fue pensado como una herramienta misional que, más allá de ser una base de datos de procesos iniciados y en contra del Distrito Capital, se constituye en un recurso que permite realizar seguimiento, diagnóstico y análisis gerencial desde diferentes puntos de vista de aspectos importantes

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para la implementación de políticas de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico. El Sistema, reporta los parámetros del éxito procesal del Distrito Capital, de forma cuantitativa y cualitativa en tiempo real, lo cual permite la actuación administrativa oportuna frente a la posibilidad de estudiar los procesos que están siendo desfavorables, y tomar decisiones y adoptar estrategias jurídicas tendientes a impedir que por las mismas causas sigan demandando y/o condenando al D.C. Sistemas de Información Disciplinario del Distrito Capital: El Sistema de Información Disciplinaria es una herramienta informática que busca acercarse al ciudadano, brindándole los datos necesarios para que pueda hacer una verdadera veeduría ciudadana, y facilitándo la interposición de la queja disciplinaria, a través de diferentes herramientas tecnológicas dirigidas hacia este fin, evitando la tramitología. Sistema de Información de Personas Jurídicas: El Sistema de Información de Personas Jurídicas – SIPEJ- cuenta con más de 50.000 registros de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá que están integradas las secretarías Distritales de Cultura, Recreación de Deporte, Salud, Educación, Ambiente, Hábitat e Integración Social. Además, son usuarios de consulta la Secretaría de Hacienda, DIAN, COLDEPORTES y Gobernación de Antioquia. El PIN es un código único o número de usuario que se asigna al Representante Legal de cada entidad, lo que les permite interactuar con el Sistema de Información de Personas Jurídicas – SIPEJ. Al registrar su clave de acceso al sistema puede actualizar su información, estados financieros, actividades sociales y proyectos planeados o en ejecución en el Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ-.

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  III. CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO : 2

Para la Secretaría Jurídica Distrital informar, explicar y ayudar a prevenir posibles sanciones disciplinarias en las que por acción o por omisión puedan incurrir sus colaboradores es un tema de la más alta importancia. El derecho disciplinario ha sido entendido como un conjunto de principios y de normas jurídicas conforme a las cuales se ejerce la potestad sancionadora del Estado con respecto a los servidores públicos, por el incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y de funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, establecidos en la Constitución, en la Ley y en el Reglamento. Esa percepción coercitiva de la norma, en muchas ocasiones, nos impide asumirla desde el enfoque preventivo desde el cual se fundamenta. En la Entidad es función de la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, en adelante DDAD, la de “Adelantar la indagación preliminar, la investigación formal y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios contra los servidores y ex servidores de la entidad, de conformidad con el Código Disciplinario Único y demás disposiciones vigentes sobre la materia”. Video 1 Disciplinarios. Ver aquí

2 Este aparte fue tomado y adaptado de la publicación “Mi cartilla de Reinducción 2015” del Ministerio de Educación Nacional. Así mismo, los videos forman parte de la estrategia de orientación de la DDAD.

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¿Qué es la acción disciplinaria? Facultad que tiene la administración de investigar y fallar las irregularidades cometidas por los servidores públicos que en desempeño de sus funciones se vean incursos en el incumplimiento de un deber o de una prohibición, la omisión o extralimitación en el ejercicio de las funciones, entre otra; en aras de garantizar el buen desempeño de los servidores públicos, con miras al cumplimiento de la función pública. ¿Qué es una falta Disciplinaria? Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único (Ver aquí) – Ley 734 de 2002 , que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de intereses, sin estar amparado por una causal de exclusión de responsabilidad. Video 2 Disciplinarios. Ver aquí

Video 3 Disciplinarios. Ver aquí

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Video 4 Disciplinarios. Ver aquí

Si necesita más información para sobre el tema puede consultarla en el siguiente link. (Ver aquí) ANEXO PARA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Para el equipo de la Secretaría Jurídica Distrital, es muy importante contar con el apoyo de personas como son los contratistas, los cuales han sido seleccionados para fortalecer el trabajo y los resultados de la entidad. Por lo anterior, es muy importante que conozca las herramientas que la Entidad tiene disponibles para que pueda desarrollar su potencial profesional al servicio de la gestión jurídica, y del trabajo en defensa de los intereses de la ciudad. Para más información ver la siguiente presentación aquí.

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