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CARTA CIRCULAR #M1501004 2 de febrero de 2015 A TODOS LOS SUPLIDORES DE IMPLANTES DE TRIPLE-S SALUD Aplicación de Facturación de Implantes y dispositivos médicos En Triple-Salud, Inc. estamos constantemente velando por mejorar y facilitar nuestros procesos. Nuestro compromiso es ofrecer a nuestros proveedores herramientas que les sean de utilidad en el proceso de facturación y cobro por los servicios que prestan a nuestros asegurados. Ya tenemos disponible una herramienta para facilitar la facturación correcta de los servicios ofrecidos. La aplicación en internet es conocida como Aplicación para la Facturación de Implantes y Dispositivos Médicos (AFIDM). Esta herramienta permitirá la evaluación de los servicios prestados y estimará el pago correcto por ellos, antes de que se someta la reclamación. Pueden acceder a la herramienta en la siguiente dirección: https://orthotechpr.com/home/homepage. Esta le proveerá:

Rápida respuesta para la notificación de errores. Tarifa a facturar. Aumento en el recibo de reclamaciones limpias al sistema, que redundará en un

pago efectivo. Proceso ágil de reconciliación.

Se incluye una guía con imágenes de pantallas que le servirá de apoyo para utilizar la aplicación. A continuación le recordamos los requisitos por línea de negocio:

Triple-S Salud, Inc. requiere que se sometan los siguientes documentos junto con su facturación para asegurados de la línea de negocio comercial:

o Carta de Asignación de Beneficios o Invoice

https://orthotechpr.com/home/homepage

o Reporte Operatorio Programa de Salud de Gobierno requiere para asegurados de esta línea de

negocio los siguientes documentos: o Carta de elegibilidad del asegurado (activo/cancelado) o Invoice o Reporte operatorio o Preautorización en los casos que así corresponda

Este cambio de proceso será el primer paso para que usted se beneficie de la facturación electrónica limpia, que le permitirá cobrar por sus servicios en 18 días y evitar sobrepagos. Esperamos que esta herramienta le sea de utilidad y nos reiteramos a sus órdenes. Para información adicional, puede comunicarse al (787) 749-4700 con nuestro Departamento de Gerencia de Servicios. Cordialmente, Gloria M. Lebrón Vicepresidenta División Participantes y Proveedores Anejo

CIRCULAR LETTER #M1501004 February 2, 2015 TO ALL IMPLANTS SUPPLIERS OF TRIPLE-S SALUD Billing Application for Implants and Medical Devices Triple-S Salud is constantly striving to improve and simplify our processes. Our commitment is to offer our providers tools that will be useful in the billing process used to charge for services rendered to our members. We now have a tool available that facilitates accurate billing of services rendered. The new online application is known as Billing Application for Implants and Medical Devices. This tool will allow the evaluation of services rendered and will estimate the correct payment before it is invoiced. The tool may be accessed at the following address: https://orthotechpr.com/home/homepage. It will provide you with:

A prompt response in the notification of errors Specific accepted fees for invoicing An increase in clean claims transactions processed by the system, thus allowing

correct payments An efficient process of accounts reconciliation

A guide with screen prints is included to will help you use the application. The following is a reminder of the requirements by line of business:

Triple-S Salud, Inc. requires the following documents for the commercial side of the business:

o Letter of allocation of benefits o Invoice o Operation Report

https://orthotechpr.com/home/homepage

The Government Health Plan requires the following documents: o Insured’s eligibility letter (active/inactive) o Invoice o Operation Report o Preauthorization in cases that require it

This will be the first step for you to benefit from the Billing Application for Implants and Medical Devices allowing you to collect your invoices in 18 days and avoid overpayments. We hope this tool will be of use to you. For additional information, you may contact the Department of Service Management at (787) 749-4700. Cordially, Gloria M. Lebrón Vice President Participants and Providers Division Enclosure

eClaims Software Manual de Usuario para el Distribuidor

eClaims Software

Manual de Usuario


Indice

Como iniciar sesión 1

Pantalla principal del Distribudor 7

Como crear una factura 8

Adicionando elementos a una factura 11

Removiendo elementos de una factura 14

Adicionando documentos de soporte a la factura 15

Eliminando documentos de una factura 18

Administrando Facturas 19

Buscar una factura 19

Filtrar las facturas mostrados en la pantalla 20

Editar, Borrar, Enviar al Analista y Vista Previa 20

Editar Factura 22

Eliminar Factura 23

Enviar al Analista 24

Disputar la decision de una Factura 26

Vista Previa/Imprimir Factura 30

Más ayuda 31


Distribuidores

1. Como iniciar sesión

El eClaims Software es una aplicación web, por eso, para poder usarla usted debe abrir un navegador de

Internet e ir a la dirección web http://orthotechpr.com. Hecho esto, una página similar a esta será

mostrada.

http://orthotechpr.com/


Una vez que la página este completamente cargada, haga click en el enlace de eClaims™ cerca de la

esquina superior derecha.

Una nueva página sera mostrada, similar a esta:


Escriba su nombre de usuario autorizado, su contraseña y haga click en


Si todo fué escrito correctamente usted debe estar viendo una pantalla similar a esta:

Esta es la pantalla principal para los distribuidores. Desde aqui podrá controlar casi todo lo relacionado

con sus facturas.


2. Distributor Main screen.

La Pantalla Principal del Distributor es el punto de partida principal para crear o administrar sus

facturas

La pantalla luce similar a esta imagen:

Como puede ver, la pantalla principal es presentada en forma de una table que contiene informacion

sobre cada uno de las facturas. Además, en la ultima columna de la derecha usted verá los botones de

accion que permiten hacer diferentes operaciones a la factura correspondiente a esa linea.


A. Creando una Factura

Inicialmente el distribuidor no tundra una factura en su pantalla. Comencemos creando una factura

En la pantalla principal, haga click en .


Una nueva pantalla se hará visible, similar a esta:

Esta es la Pantalla de Creación de la Factura. Desde esta pantalla usted podrá crear una factura.

Ahora usted puede proceder a llenar los datos en la factura. En los campos que requieren una fecha

usted puede hacer click en el icono del calendario y se mostrara un selector de fecha para hacerle

mas facil entrar el dato.

Con esta herramienta usted puede cambiar facilmente el mes o el año y cuando este seleccionado solo

debe seleccionar el dia del mes y el valor sera puesto en el campo.


Importante: Todos los campos son requeridos, exceptuando Patient Mother’s Maiden Name y

Doctor’s Mother Maiden Name. En la sección ICD-9 section, al menos el primer campo es requerido.

Cuando estén llenos todos los campos haga click en Create para crear la factura.


Si todo fue hecho correctamente una nueva pantalla sera mostrada. Esta pantalla es la Pantalla de los

Detalles de la Factura y sera similar a esta:

En esta pantalla usted podrá actualizar los detalles de la factura, tales como la informacion del paciente,

etc, pero además, podrá adicionar o administrar los elementos de la factura,y también adicionar los

documentos de soporte relacionados con la misma.

Si usted dese actualizar algun dato basico relacionado con la factura solo haga click el el boton

.


B. Adicionando elementos a la factura.

En esta seccion de la pantalla el distribuidor podrá adicionar o eliminar los elementos asociados a la

factura.

Como puede ver , es necesario hacer tres selecciones antes de adicionar un elemento a la factura. El

Procedure Type,(Tipo de procedimiento), la Category (Categoria) y los Items (Elementos) como tal.

Primero, haga click en el seleccionador de Procedure Type y escoja una opcion.

Para nuestro ejercicio usaremos “Join Replacements”, pero en el uso real del sistema usted deberá

escoger el tipo de procedimiento relacionado al elemento que desea adicionar,recuerde, solo usaremos

“Join Replacements” como una demostración en nuestro ejercicio para mostrar cómo es el proceso para

adicionar un elemento a la factura.

Despues de hacer su selección, el selector de Category contendrá solo las opciones asociadas con el tipo

de procedimiento “Joint Replacement” (o cualquier otro tipo seleccionado).


De nuevo, para nuestro ejercicio, selecionaremos la categoria “Primary Hip Replacement”. Al hacer la

seleccion,el selector de Items mostrará solo las opciones disponibles asociadas con el tipo de

procedimiento y la categoria seleccionadas, no dejando margen de error para equivocaciones en los

elementos o sus precios.

Como próximo paso, escogeremos el elemento “Femoral Stem Cemented”, con un precio de $1500.00

por elemento.


Finalmente, y solo si es necesario, cambiaremos la cantidad de elementos. El valor por defecto sera uno

(1). Para este ejercicio cambiaremos la cantidad a dos(2).

Nota: Un maximo de 15 elementos pueden ser adicionados por cada entrada.

Ahora que ya todas las selecciones han sido hechas es momento de adicionar los elementos. Para

hacerlo, solo necesita hacer click en el boton localizado a la derecha

Si todo fue hecho correctamente usted debe ver un resultado similar a este:

Para adicionar mas elementos solo repita los pasos anteriores.


C. Eliminando elementos de una factura

En el caso de que hay adicionado un elemento incorrecto o un error en la cantidad solo haga click en el

enlace Delete localizado al final derecho de la linea que desea eliminar.


D. Adicionando documentos de soporte a la factura

En esta seccion de la Pantalla de Detalles de la Factura usted podrá administrar los documentos de

soporte asociados con la factura

Para poder adicionar un document de soporte debe seguir los siguientes pasos.

A. Haga click en el boton .

B. Navegue hacia la carpeta o folder donde se encuentra el documento que desea adicionar a la

factura.


C. Seleccione el archivo del documento que desea adicionar y haga click en cuando

este listo.

D. Finalmente, haga click en el boton para proceder.

Si todo fue hecho correctamente usted deberá estar viendo una pantalla similar a esta:


Nota: Existen limitaciones con la subida de los archivos. Solo archivos con extension PDF , JPG o GIF son

permitidos. Ademas, hay un limite de tamaño de 5 MB size por archivo.

Si por accidente usted adicionó un archivo incorrect solo haga click en el boton de

localizado debajo del document que desea eliminar.

E. Qu hacer después?

Si su factura ya está completada con toda la información requerida usted puede enviarla al analista

para su revisión. Solo haga click en el boton localizado en la esquina superior

o inferior derecha de la pagina.

Si prefiere seguir trabajando en esta factura mas adelante, solo haga click en el boton

para regresar a la pantalla principal.


F. Administrando facturas

Volvamos a la pantalla principal. Aqui podrá encontrar varias opciones para administrar sus facturas.

Buscar una factura

Esta funcionalidad le ayudará a buscar una o varias facturas especificas. Puede buscar por cualquiera de

los siguientes parametros:

a) Patient First Name

b) Patient Middle Name

c) Patient Last Name

d) Patient Maiden Name

e) Patient Phone Number

f) Contract Number

g) Surgeon First Name

h) Surgeon Middle Name

i) Surgeon Last Name

j) Surgeon Phone Number

k) Surgeon Maiden Name

l) NPI Number


Filtrar las facturas mostradas en la pantalla

Esta funcionalidad le ayudará a filtrar las facturas mostradas en la pantalla. Los filtros disponibles son:

a) Draft

b) Accepted

c) Rejected

d) Sent

e) Show all

La ultima opcion mostrara las facturas sin filtrarlas. Es la opcion prederteminada

Editar, Eliminar, Enviar al Analista y Vista Previa


Editar Factura Esta opcion le llevara a la pantalla de detalles de la factura, en la cual podra hacer cambios a los elementos, detalles o documentos de soporte de la factura. Esta opcion solo estara disponible si la factura esta en estado Draft o Rejected

Eliminar Factura Esta opcion eliminará permanentemente la factura. Esta opcion solo estara disponible si la factura esta en estado Draft o Rejected

Enviar al Analista Esta opcion enviara la factura al analista para su revision. Cambiara el stado de la factura a “Sent to Analyst”. En este estado no podra hacer cambios a la factura.

Vista Previa Mostrara una vista previa de la factura. En esta vista previa podra imprimir la factura o editarla si es permitido


Editar Factura

Esta opcion le llevara a la pantalla de detalles de la factura, en la cual podra hacer cambios a los

elementos, detalles o documentos de soporte de la factura.


Eliminar Factura

Esta opcion eliminara la factura permanentemente. Antes de ser eliminada una confirmacion sera

requerida. Haga click en OK solo si usted realmente quiere eliminar la factura.


Enviar al Analista

Esta opcion enviara la factura al analista para su revision. Antes de ser enviada una confirmacion sera

requerida Haga click en OK solo si usted realmente quiere enviar la factura para su revision.

Nota: Esta acción cambiara el stado de la factura a “Sent to Analyst”. En este estado no podra hacer

cambios a la factura.

¿Que sucederá despues que haya enviado mi factura para revision por el analista?

A) Su factura fué aprobada

Si su factura fue aprobada por el analista entonces sera enviara a la aseguradora para su revision final y

pago. Felicidades por el buen trabajo!


B) Su factura es rechazada

Si su factura es rechazada mostrará un estado “Rejected” en la pantalla principal.

En este punto, puede hacer click en el boton para ver la razon por la cual fue rechazada y hacer los

cambios pertinentes.


Si en realidad usted omitio por error el document de soporte puede adicionarlo ahora y reenviar su

factura para una nueva revision.

¿Que hacer si usted cree firmemente que su factura esta correcta pero aun asi fue rechazada?

Si usted tiene la conviccion de que su factura esta corecta y contiene todos los requerimientos

(Ejemplo: El analista la rechazó porque falta un documento de soporte pero el documento ya estaba en

la factura) usted tiene una ultima opcion. Usted puede disputer (Dispute) la decision de el analista.

Nota: Esta opcion solo esta disponible en facturas rechazadas previamente por el analista.

Nota: NO HAGA USO INDEBIDO DE ESTA OPCION!. Demasiadas disputas daran inicio a una investigacion

para conocer el origen de las mismas. Solo use esta opcion cuando este seguro de que el analista esta

cometiendo un error.

Para disputar la factura, primero debe editarla , ( ), dentro de esta pantalla encontrará el boton

en la esquina superior derecha. Haga click en el boton.


Se mostrara una ventana similar a esta:


Escriba la razon por la cual no esta de acuerdo con el analista y haga click en

cuando este listo.

Esto cambiara el estado de su factura a “Disputed”.


Despues de hecho esto, el Analista revisará de nuevo la factura teniendo en cuenta sus comentarios.

Un proceso de disputa NO GARANTIZA LA APROBACION DE SU FACTURA!. Si el analista cree que falta

informacion o que la misma esta incorrect, volvera a rechazar su factura y expondra sus comentarios al

respecto


Vista Previa/Imprimir Factura

Esta opcion le ayudará a ver su factura en un format listo para ser impreso.Desde esta pantalla podrá

imprimir su factura.

Nota: La historia de eventos no sera mostrada en la impression de su factura, asi como tampoco se

imprimiran los documentos de soporte.Si usted desea imprimir estos documentos debe hacer click en

cada uno de ellos e imprimirlos individualmente.

Cada document de soporte abrirá una nueva ventana. En el caso de un archivo PDF, por favor, use los

controles de impression del visor del pdf y no los controles del navegador.


Necesita mas ayuda?

Para más informacion o ayuda contacte a nuestro Servicio al Cliente en esta direccion de correco

electronic: [email protected]

eClaims Software User Manual for Distributor

eClaims Software

User Manual


Table of contents

How to Log in 1

Distributor Main Screen 7

How to create an invoice 8

Adding Items to an Invoice 11

Removing Items from the Invoice 14

Adding support documents to the invoice 15

Deleting documents from the invoice 18

Managing Invoices 19

Search for an Invoice 19

Filter the invoices shown on the screen 20

Edit, Delete, Send to Analyst and Preview 20

Edit Invoice 22

Delete Invoice 23

Send to Analyst 24

Dispute Invoice Decision 26

Preview/Print Invoice 30

Further help 31


Distribuitors

1. How to Log in

The eClaims Software is a web application, so, in order to use you must open a web browser and in a

new tab surf to http://orthotechpr.com. A web page similar to this will come out:


Once the page is completely loaded, click on the eClaims™ link near the upper right corner.

A new page will come out, similar to the following image


Type you authorized username, password and then click on


If everything is correct you should now be seeing a screen similar to this one:

This is the main screen for the Distributor user. From here you can control almost everything about your

invoices.


2. Distributor Main screen.

The Distributor main screen is the starting point for creating and administering your invoices.

This is how the screen looks like.

As you can see, the main screen is presented as a table containing information for each invoice. Also, on

the last column of the right there is some action buttons that perform different operations on the same

row invoice.


A. Creating an invoice

Initially the distributor won’t have any invoices on the screen. Let’s start then creating a new invoice.

On the main screen, click on the button .


A new screen will show up, similar to this:

This is the Invoice Creation screen. From this screen you can create a new invoice.

Now you can proceed to fill all the fields on the screen. On the fields requiring a date you can click on

the calendar icon and it will show a date picker tool to make you easier to enter the date.

With the date picket selection tool open you can change the year or the month by clicking on the combo

boxes, and when finished, just click on the desired day of the month and the date will be set on the field.


Important: All the fields are required except for Patient Mother’s Maiden Name and Doctor’s Mother

Maiden Name. On the ICD-9 section, at least the first field is required.

After all the data fields are completed, click on the button to create the invoice.


If everything is correct, a new screen will show. This screen is the Invoice Details screen and will look

similar to this:

On this screen you can update the general details of the invoice, like the Patient information etc, but

additionally you can actually add or manage the actual items of the invoice, and also include the support

documents related to the invoice.

If you want to update any information regarding the basic details of the invoice just update the desired

field and click on the button.


B. Adding Items to the Invoice.

In this section of the screen the user will add or remove the items associated with the invoice.

As you can see, there are three selections you must do before adding an item to the invoice. The

Procedure Type, the Category and the Items itself.

First, click on the Procedure Type selector and pick one option.

For our exercise we will use “Join Replacements”, but you must choose the procedure type related with

the invoice item you are trying to add to the invoice, remember, we will use “Join Replacements” just as

an exercise to demonstrate the process of adding an item to the invoice.

After selecting this, the Category selector will contain all and only the options associated with the “Joint

Replacement” (or other selected) procedure type.


Again, for our exercise, we will select the “Primary Hip Replacement” category. After selecting this, the

Items selector will be populated with all the possible options associated with this procedure type and

this category, leaving no margin for error for the item selection and the price associated with it.

As the next step, we will choose the “Femoral Stem Cemented” item, with a price of $1500.00 per item.


And finally we will change the quantity of items (if needed). The default value will be one (1). For this

exercise we will change the value to two (2).

Note: A maximum of 15 items can be added on a single row.

Now that all the selections have been done it’s time to finally add the items. To do so, you only need to

click on the button located to the right.

If everything was done correctly, then you should see something similar to this:

For adding additional items just repeat the steps from the beginning.


C. Removing Items from the Invoice

In the case that you entered an incorrect item or amount, just click on the Delete link located at the end

of the specific item row.


D. Adding support documents to the Invoice

In this section of the Invoice Details Screen you are going to be able to manage the support documents

of the invoice.

In order to upload the support document you need to follow these steps.

A. Click on the button.

B. Navigate to the folder where the support documents are located


C. Select the document to upload and click when ready

D. Finally, click on the button to proceed with the upload.

If everything was done correctly you should end up with some similar to this:


Note: There are limitations to the file uploads. Only files with the extension PDF , JPG or GIF are

allowed. Also, there is a limit of 5 MB size per file.

If you uploaded an incorrect document file you can delete it by clicking on the button

located below each document.

E. What to do next?

If your invoice is completed and all the information required is already entered, you can send the

invoice to the Analyst for revision. Just click on the button located on the

right top or right bottom of the page.

If you prefer to continue working on the invoice later, just press the to return

to the main screen.


F. Managing Invoices

Let’s get back to the main screen. In here you will find multiple option to help you manage your invoices.

Search for an Invoice

This functionality will help you to locate a specific or specifics invoices. Inside the text box you can

search by any of the following values:

a) Patient First Name

b) Patient Middle Name

c) Patient Last Name

d) Patient Maiden Name

e) Patient Phone Number

f) Contract Number

g) Surgeon First Name

h) Surgeon Middle Name

i) Surgeon Last Name

j) Surgeon Phone Number

k) Surgeon Maiden Name

l) NPI Number


Filter the invoices shown on the screen

This will help you to filter the list of your on-screen invoices by their status. The available filters are:

a) Draft

b) Accepted

c) Rejected

d) Sent

e) Show all

The last option will show all invoices unfiltered. This is the default selection.

Edit, Delete, Send to Analyst and Preview


Edit Invoice This option will take you to the Invoice Detail Screen, where you can make changes to the Invoice details, items, or support documents. This option will only be available if the invoice is in Draft or Rejected status

Delete Invoice This option will try to delete the Invoice. This option will only be available if the invoice is in Draft or Rejected status

Send to Analyst This option will submit the Invoice to the Analyst for reviewing. It will change the status of the status to “Sent to Analyst”. No changes to the invoice are allowed during this state.

Preview Invoice It will show a preview of the Invoice. Inside this preview you can print the Invoice if needed or edit it if allowed.


Edit Invoice

Clicking in this option on the main screen will take you to the Invoice Details screen, where you can edit

the invoice items, support documents and basic information.


Delete Invoice

This option will delete the invoice permanently. Before deleting a confirmation box will show up. Click

OK only if you intended to delete the invoice.


Send to Analyst

This option will send the invoice to revision by an analyst. A dialog box to confirm the action will show

up. Click OK if you intent to send the invoice for revision.

Note: This action will set the status of the invoice to “Sent to Analyst”. While in this status, no

modifications can be done to the invoice.

What will happen after I send my invoice for revision?

A) Your Invoice is approved

If your invoice get approved by an analyst it will be submitted to the insurer for final review and

payment. Congrats!


B) Your Invoice is rejected

If your invoice is rejected by any reason it will show a “Rejected” status on the table.

At that point, you can click on the option to see the reason for the rejection and to make the

appropriate changes.


If you indeed missed the required support document you can add it and resubmit the invoice for

revision.

What if the invoice is correct but still got rejected?

If you believe that the invoice is correct and contains the entire required documents and data, but still is

rejected (Ex: the analyst reason for rejection is a missing support document but the document is in

there!) you have one more choice. You can Dispute the decision of the analyst.

Note: This option will only be available to invoices already rejected by an analyst.

Note: DO NOT ABUSE OF THIS OPTION!. Too many disputes will trigger an investigation to find out the

reason of the disputes. Only use when you are sure that an analyst could be mistaken.

To dispute the decision you must edit the invoice details, ( ), and inside this screen you will find the

button on the right top corner.


A screen similar to this will show up:


Type your comment on the white box and press when ready.

This will change the status of your invoice to “Disputed”.


After this, the Analyst will review again your invoice, taking notice from your comments.

A Dispute process DO NOT guarantees the approval of the invoice. If the Analyst still believes that some

information is missing or incorrect it will reject the invoice again, providing comments on the reason for

the new rejection.


Preview/Print Invoice

This option will help you to preview the invoice in a printable format. From this screen you will have the

option to print your invoice.

Note: The Log history will not be shown on the printed version of your invoice, neither the support

documents. If you need to print the documents you must click on each one of them and print it

separately.

Each support document will open on a new window. On the case of a PDF file, please use the PDF viewer

controls to print and not the browser control.


Need more help?

For further information or assistance please contact our Customer Service contact at

[email protected]

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