carolina riquelme astorga directora cesfam dr. federico

Erasmo Escala Nº872, Chillán Viejo

Teléfonos: 2 263479 – 2 263577 – 2 269596

RESOLUCION INTERNA Nº 062. /

CHILLÁN VIEJO, 19 de junio del 2019.

RESOLUCIÓN

1. APRUÉBESE, a contar de hoy 19 de junio del año en curso, 2da Edición “Manejo de

Ficha Clínica Única CESFAM Dr. Federico Puga Borne”, que aplica en el Centro

de Salud de la Comuna de Chillán Viejo.

ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.

Carolina Riquelme Astorga Directora

Cesfam Dr. Federico Puga Borne Chillán Viejo

CRA/ccs

Distribución:

Dirección, Jefatura SOME, Mini SOME, SOME Central, Oficina Admisión, Postas de Salud Rural, Oficina

Informaciones, Reclamos y Sugerencias, Funcionarios CESFAM, Unidad de Calidad y Seguridad del Paciente

Cesfam “Dr. Federico Puga Borne”

MANEJO DE FICHA CLÍNICA ÚNICA CESFAM DR. FEDERICO PUGA BORNE

Código: REG 1.1

Edición: Segunda

Fecha: Junio 2019

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Vigencia: Junio 2024


Código Identificación REG 1.1

Número Edición Segunda

Fecha Elaboración Junio 2019

Fecha Vigencia Junio 2024

Elaborado por:

Elizabeth Rosales Gutiérrez Jefa SOME

Revisado por:

Cristian Castro Salazar Encargado de Calidad

Aprobado por:

Carolina Riquelme Astorga Directora

Fecha: Junio 2019

Fecha: Junio 2019

Fecha: Junio 2019

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Edición: Segunda

Fecha: Junio 2019

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Índice

Portada …………………………………………………………………………………... Pág. 1

Índice …………………………………………………………………………………….. Pág. 2

Objetivo ………………………………………………………………………………….. Pág. 3

Alcance ………………………………………………………………………………….. Pág. 3

Responsable de Ejecución ……………………………………………………………. Pág. 3

Funciones o Responsabilidades …………………………………………………….. Pág. 3

Documentación de Referencia ……………………………………………………….. Pág. 3

Definiciones o Glosario ……………………………………………………………….. Pág. 4

Desarrollo ……………………………………………………………………………….. Pág. 5

Distribución ……………………………………………………………………………… Pág. 19

Registro ………………………………………………………………………………….. Pág. 20

Anexos …………………………………………………………………………………… Pág. 21

Modificaciones …………………………………………………………………………. Pág. 26

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1. Objetivo

- Establecer un proceso sistemático, que permita estandarizar la existencia y el manejo

de la Ficha Clínica Única e individual, facilitando la vinculación y acceso a la integralidad

de los datos clínicos del paciente, manteniendo la confidencialidad, conservación y

autenticidad de los registros.

2. Alcance

- Este procedimiento será aplicable para todo el personal de salud del CESFAM Dr.

Federico Puga Borne y sus Postas de Salud Rural dependientes, que estén

relacionados con la atención del usuario y sus respectivas prestaciones.

3. Responsable de Ejecución

- Jefatura de SOME

4. Funciones o Responsabilidades

- Dirección: Supervisar el cumplimiento del manejo y resguardo de fichas clínicas.

- Jefe SOME: responsable de dirigir unidad de SOME, resguardando la confidencialidad,

integralidad, autenticidad, el acceso y funcionamiento del sistema de fichas clínicas.

- Administrativos SOME: responsable de agendar atenciones en sistema electrónico,

resguardando la confidencialidad, integralidad, autenticidad y conservación de la

información personal de usuarios.

- Encargada Admisión: responsable de inscripción y acceso a la apertura de ficha clínica

en el centro de salud.

- Profesionales: responsables de registrar antecedentes de atención en cada ficha clínica,

mantener confidencialidad, integralidad, autenticidad, resguardo de datos clínicos y

clave de acceso.

5. Documentación de Referencia

- Artículos 29 y 30 de la Ley 17.374.

- Ley 19.628, art. nº 2, letra f y g, sobre la protección de la vida privada o protección de

los datos de carácter personal.

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- Código penal, artículos 246 y 247 establecen el castigo por infracción al secreto

estadístico.

- Ley N° 20.285 sobre acceso a la información pública.

- Manual de procedimientos SOME, aprobado por resolución exenta nº 926 del

14/06/1989, del ministerio de salud. Estadística, capítulo IV, letra F, Historia Clínica,

normas de manejo (Ordenamiento de formularios; Normas básicas del archivo,

desarchivo, despacho, devolución, eliminación, archivo pasivo y confidencialidad de la

historia clínica).

- Ley 20.584. Derechos y deberes de los usuarios(as) en salud, párrafo 5° (art. 12 y 13)

- Decreto 41, del 15 de diciembre 2012, del ministerio de salud, aprueba reglamento sobre

fichas clínicas.

- Manual SOME del CFPB. 2017 Primera edición. EU Paula Cifuentes M.

6. Definiciones o Glosario

- S.O.M.E.: Sección de Orientación Médico Estadístico. Resolución Exenta Nº 926 de

1989 (MINSAL).

- Ficha Clínica (FC): documento reservado, confidencial, sujeto al secreto profesional, en

el cual el equipo de salud registra la historia médica del paciente.

- FCSP: Ficha Clínica Soporte Papel

- FCSE: Ficha Clínica Soporte Electrónico

- Soporte de la ficha Clínica: tipo o formato de registro utilizado para la ficha clínica, puede

ser electrónico, de papel o ambos.

- Registros Clínicos: conjunto de datos clínicos organizados y relacionados entre sí, en

función de un propósito asistencial.

- RUN: Rol Único Nacional

- Código único de identificación de la Ficha Clínica: sistema de codificación de las fichas

clínicas de los pacientes, definido como el RUN del paciente que permite vincular los

soportes de ficha clínica.

- Número de familia: sistema de proceso administrativo interno que permite la

organización de fichas clínicas en soporte de papel en forma sectorizada y en

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lineamiento con la salud familiar, siendo un encarpetado de fichas clínicas, con un

numero asignado por familia.

- Confidencialidad: procedimiento de resguardo de la información mediante el cual se

garantiza que el acceso a la información sea solo por parte de las personas que están

autorizadas, asegurando la reserva y resguardo de la intimidad del paciente y registros

que constituyen su ficha clínica.

- Autenticidad: legitimidad de los registros, sin posibilidad de ser modificados, alterados

o borrados.

- Conservación: resguardo y mantención de los registros que forman parte de la ficha

clínica.

7. Desarrollo

- La Ficha Clínica, es el instrumento obligatorio confidencial, único e individual,

utilizado para registrar los antecedentes y prestaciones de salud que reciben los

usuarios en nuestro establecimiento, en Postas de Salud Rural dependientes y en el

Servicio de Atención Primaria de Urgencias. Existen en dos tipos de soporte: papel

(utilizado en Postas), electrónico (CESFAM y SAPU) siendo estos vinculados por el

código único del usuario que corresponde al RUN.

- El CESFAM Dr. Federico Puga Borne inicio su funcionamiento con sistema de ficha

clínica de papel en el año 2004.

- El Servicio de Salud Ñuble desde el 2013 inició la implementación del sistema de

registro electrónico en la red asistencial.

- En el CESFAM Dr. Federico Puga Borne el año 2014 se implementó el uso de Ficha

Clínica Electrónica por sistema RAYEN, el proceso fue gradual por estamentos de

profesionales, unidades de atención y cartera de servicios.

- Desde enero 2017 se inicia el uso exclusivo del registro Electrónico por el total de

profesionales, que cuentan con el acceso y perfil para registro de datos clínicos, sin

embargo, la conservación y resguardo de FCSP en el CESFAM se mantiene en Unidad

de Archivo.

- Por lo anterior, actualmente la Ficha Clínica Única, se encuentra habilitada en soporte

Electrónico en el CESFAM Dr. Federico Puga Borne (incluyendo SAPU) y en

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soporte papel en las postas de Rucapequén y Nebuco, esto permite dar

cumplimiento a las condiciones de conservación, integralidad, autenticidad y

confidencialidad de los datos clínicos de nuestros usuarios.

- Desde junio de 2019 se implementa en Posta de Rucapequén la atención dental con

registro en Ficha Clínica Electrónica.

7.1. Soportes de Ficha Clínica

a. Soporte Papel: registro de las prestaciones clínicas otorgadas por los profesionales en

las Postas de Salud Rural de Rucapequén y Nebuco.

i. Ficha Clínica de Soporte Papel en Postas de Salud Rural: Documento que

contiene la información sobre atenciones del usuario, que son entregadas en la

posta correspondiente.

ii. Registros en soporte papel de la atención: documentos en soporte papel con

información clínica del usuario que no puede ser agregada a la Ficha Clínica

Soporte Electrónico.

1. Estos documentos son generados en consulta profesional y se mantendrán

en carpetas o archivadores separados por tipo de documento;

resguardándose en la Unidad de Archivo del establecimiento. Considera los

siguientes registros:

Constancia GES

Garantía exceptuada GES

Cierre de Caso GES

Consentimientos Informados ingreso a tratamiento odontológico.

Rechazo de prestaciones GES.

Indicación de ayuda técnica

Protocolo para entrega de especies en comodato

Rechazo Traslado Red Derivación de Urgencia

2. Documentos generados en consulta profesional que son entregados a los

usuarios (sólo se registra la atención/prestación y no el documento en su

totalidad)

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Informe Social.

Certificado de patologías.

Certificado de Controles de niño sano.

Certificados de vacunas.

Informes Escolares.

Certificado Psicológico.

Informe espirometría.

b. Soporte Electrónico: registro de las prestaciones clínicas otorgadas por los

profesionales con acceso según perfil entregado por sistema informático.

i. RAYEN: Sistema principal de registro en Soporte Electrónico de Ficha Clínica

Única en atenciones del CESFAM.

ii. RAYEN SAPU: Soporte electrónico en el cual se registran las hojas con

documento de atenciones de urgencia (DAU) realizadas por los técnicos y

profesionales que se desempeñan en el Servicio de Urgencia.

c. Otros soportes electrónicos vinculados al RUN (En este tipo de soportes sólo tiene

acceso el personal asignado según corresponda, ingresando con clave única)

i. Módulo de lista de espera: Software con módulos digitalizados donde se

consignan los datos de usuarios que requieren atención con especialistas, a

través de solicitudes de interconsultas (SIC) desde nivel primario a nivel

secundario.

ii. Chile Crece Contigo: Sistema de registro, derivación y monitoreo del

programa chile crece contigo.

iii. Sur_VIH: Sistema informático único de registro y revisión para la detección y

diagnóstico de la infección por VIH

iv. RNI: Sistema Informático para el registro de las inmunizaciones entregadas por

el Programa Nacional de Inmunizaciones (PNI). Permite registrar las vacunas

programáticas y de campaña tanto en establecimientos públicos como privados

con convenio con el Ministerio de Salud a nivel nacional.

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v. SIGGES: Sistema de Información para la gestión de Garantías Explicitas en

Salud diseñado para detectar puntos críticos, áreas en falencia, anticipación al

cumplimiento legal con la capacidad de entrega reportes de garantías

vi. DoCliD: Sistema de documentos clínicos digitalizados, creado por el Servicio

de Salud Ñuble. Es una plataforma diseñada para el ingreso de documentación

clínica asociada a la atención realizada dentro de la Red Asistencial de Ñuble.

Se ingresa a través del RUN del paciente. Su objetivo es resguardar la

adecuada contra referencia.

vii. UC CRISTHUS: Plataforma online con resultados de PAP.

viii. IrisLab: Plataforma elaborada por Laboratorio Arauco para revisión de

resultados de exámenes según usuario. Se puede acceder con una clave

única asignada para el establecimiento, que permite el acceso

exclusivamente para el personal clínico del centro de salud.

ix. Hospital Digital: Plataforma con nuevo modelo de atención en salud,

centrado en el paciente, y que aprovecha el potencial de las tecnologías para

acercar la atención a las personas en mediante telemedicina, instalando una

alternativa al modelo tradicional.

x. Plataforma de seguimiento IAM/ ACV: Plataforma de ingreso de pacientes

por sospecha de Infarto Agudo al Miocardio (IAM) y Accidente Cerebro

Vascular (ACV) donde es posible visualizar las atenciones de urgencias,

controles e IPD.

d. Tarjetones de Control

i. Se declara el uso de tarjetones de control de los usuarios, con fines

estadísticos, el cual se vincula con el RUN del paciente al historial médico, y es

utilizado exclusivamente para realizar análisis estadísticos solicitados por el

Servicio de Salud Ñuble, siendo copia fiel de los datos ingresados a la ficha

clínica.

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Tarjetones de control vigentes a la fecha de aprobación de este

documento:

Tarjetón de Programa de Salud Infantil

Tarjetón de Programa de Salud Cardiovascular

Tarjetón de Programa de Salud de la Mujer

Tarjetón Maternal

Ficha de Control Prenatal

Ficha Regulación de Fecundidad

Ficha de PAP (Postas de Salud Rural)

Formularios Fichas CLAP (Postas de Salud Rural)

Tarjetón de control de distribución de alimentos para el adulto mayor

Tarjetón de retiro PNAC Niños y Niñas

Tarjetón de retiro PNAC embarazada

Tarjetón Control de Actividad Sala Estimulación

Tarjetón de seguimiento paciente postrados

Examen de medicina Preventiva del Adulto (Postas de Salud Rural)

Examen Anual de Medicina Preventiva del Adulto Mayor (EFAM) (Postas de

Salud Rural)

Tarjeta de Inscripción Familiar (Postas de Salud Rural)

7.2. Manejo de la Ficha Clínica Única

- Cada usuario inscrito en el CESFAM Dr. Federico Puga Borne tendrá asignado una

ficha clínica única individual, con código único de identificación que es el RUN del

paciente.

- En conjunto con el desarrollo del Modelo de Salud Familiar, y como proceso

administrativo interno, se ha realizado sectorización de las familias, lo que permite el

trabajo comunitario del equipo de sector, asignando a la ficha clínica un número de

familia, organizando con esto el soporte papel en carpetas familiares en postas

- El resguardo de la Conservación de la información será realizado en soporte

electrónico por medio de un perfil asignado, limitado a permisos de usabilidad acorde a

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la función que realiza el usuario interno; los antecedentes clínicos en soporte papel se

mantienen en forma centralizada en la unidad de archivo de postas con acceso

restringido y control de entrada y salida de registros clínicos.

- El Acceso a la Integralidad de la ficha clínica es por medio de un código único de

identificación que es el RUN del usuario, con el cual se accede a todos los

instrumentos que contengan datos relativos a la historia clínica de un mismo paciente.

7.3. Procedimiento de acceso

a. Soporte Electrónico

Durante el proceso de inducción del funcionario, hay que asegurar en el caso que

desempeñe funciones clínicas, se solicite al informático del Departamento de Salud

de la comuna la creación del perfil del nuevo funcionario, para luego entregar datos

de usuario y clave de acceso personal, confidencial e intransferible.

Cuando el perfil ya ha sido creado, el funcionario clínico puede acceder de dos

formas a la ficha clínica del usuario:

i. Registro de atención actual: Para poder ingresar información en la Ficha clínica

Electrónica es necesario en primer lugar que el usuario (a) se encuentre citado en

la agenda de un profesional.

El Profesional se conecta al Sistema Rayen a través de su RUN y Clave única e

intransferible para ingresar al listado de usuario (s) de acuerdo a la fecha de

citación, después se selecciona al usuario que se va atender teniendo así acceso

a la ficha Clínica única e individual de este.

ii. Visualizar atenciones previas: el usuario ingresa a rayen con su RUN y clave

personal, realiza clic en “box”, luego en “agregar documentos”, posteriormente

ingresa el RUN del usuario y se desplegará el historial clínico del usuario con sus

atenciones previas, las cuales solo pueden ser visualizadas, pero no modificadas.

En el caso de las plataformas descritas en el punto 7.1 c), el acceso será

limitado con permisos específicos, de acuerdo a su función y prestación de

salud que otorga, para resguardar la confidencialidad de la historia clínica del

usuario.

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En el documento REG 1.4 de este establecimiento también se describe el procedimiento de

acceso a la ficha clínica, explicitando lo siguiente para la Ficha Clínica Soporte Electrónico:

“Tendrá acceso a la Ficha Clínica Soporte Electrónico cada profesional que realice

atenciones clínicas, siendo el referente SIDRA quien solicitará al Servicio de Salud

Ñuble habilitar licencia de usuario (LUN) a través del RUN del solicitante,

posteriormente el referente SIDRA entregará los datos de acceso.

- Cabe destacar que la clave es única, personal, confidencial e intransferible. Los

profesionales deberán resguardar el buen uso de su clave para el acceso a la FCSE.

- El acceso a la FCSE será acorde al perfil del usuario, deberá registrar su RUN y

clave de acceso.

- Todas las atenciones quedaran registradas en sistema informático.

- El RUN del paciente es el código único vinculante y que permite el acceso al historial

médico.

- En caso de realizar una prestación en Posta de Salud Rural y solicitar antecedentes

de FCSE estos serán solicitados a Jefatura de SOME por profesional solicitante,

serán impresos y enviados a través de conductor en sobre cerrado a Posta en un

plazo no mayor a 48 horas desde la solicitud, para que sean archivados en su

respectiva ficha.”

b. Soporte Papel

En el caso de las Fichas Clínicas en Soporte Papel, el acceso a ellas será a través

de solicitud a Técnico en Enfermería (en el caso de las postas de salud rural), o a

través de Jefatura de SOME para quienes quieran acceder a los registros en Ficha

Clínica Soporte Papel previo al uso del sistema electrónico dentro del CESFAM

(estas fichas se mantienen resguardadas en Unidad de Archivo por el periodo legal

de 15 años posterior al último ingreso de información clínica).

En el documento REG 1.4 de este establecimiento también se describe el procedimiento de

acceso a la ficha clínica, explicitando lo siguiente para la Ficha Clínica Soporte Papel:

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- “Previo a la atención en Box de Postas de Salud Rural, es el Técnico en Enfermería

el responsable de desarchivar las fichas de acuerdo a la agenda de cada profesional

y disponer de ellas en el box, para ser entregadas a cada profesional.

- Al finalizar las atenciones, es el Técnico de Posta quien debe retirar las fichas de

los Box de Atención para posteriormente volver a archivar en la unidad

correspondiente, resguardando su acceso y confidencialidad de información.

- En caso de realizar una prestación en CESFAM y solicitar la FCSP de Posta de

Salud Rural, ésta será solicitada a TENS de Posta y enviada a través de conductor

en sobre cerrado en un plazo no superior a 48 horas, para que posteriormente sea

devuelta y registrada en libro correspondiente. “

El resto de procedimientos relacionados con la entrega, recepción, conservación y registro en

las fichas clínicas, se encuentra documentado en el documento REG 1.4 de este

establecimiento.

7.3.1. Vinculación de los diversos soportes

- La vinculación de todos los documentos clínicos de los usuarios que reciben atención

en nuestro establecimiento (CESFAM, SAPU, Posta de Salud Rural) es a través del

RUN del usuario.

- Si bien los documentos clínicos se pueden encontrar en distintos soportes y/o

plataformas, la forma en que se puede identificar los datos clínicos es mediante el Rol

Único Nacional.

7.4. Proceso de Inscripción en el Centro de Salud

- La modalidad de inscripción al CESFAM es a través de agenda de citación, el usuario

debe dirigirse a SOME central en donde se realiza dación de hora para inscripción y se

le entrega informativo de requisitos (Anexo N°1) con las siguientes indicaciones:

a. Requisitos de inscripción

- Certificar domicilio mediante fotocopia de documentos comprobatorios (Boleta de

luz o agua, certificado de residencia)

- Fotocopia de carnet de identidad por ambos lados.

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- Recién nacidos: Certificado de nacimiento.

- Extranjeros sin cédula de identidad: Fotocopia de pasaporte y fotocopia de

comprobantes que certifiquen domicilio (Boleta de Luz o agua, certificado de

residencia), documento migratorio de PDI.

- Tener previsión de salud vigente en FONASA o PRAIS.

- Excepción: Si el paciente requiere de atención urgente, niños menores de 6 años y

embarazadas independiente de su sistema previsional el Jefe de SOME o Directora

del establecimiento autoriza la Atención de paso o Adscripción del usuario.

- Para inmigrantes que no poseen RUN y/o sistema previsional, encargada de

admisión debe obtener número de identificación transitorio, para esto debe enviar a

FONASA la fotocopia de documento de identidad (pasaporte, DNI del país),

documento migratorio PDI y certificado de domicilio tales como certificado de

residencia de la junta de vecinos, residencia social, boleta de servicios básicos,

agua, electricidad, informe municipal u otro solicitado por FONASA.

En caso de ser extranjero y tener RUN transitorio, este será registrado en la

ficha clínica como “Número de Identificación” hasta que tenga su RUN

definitivo, para así asegurar el acceso a la integralidad de la información

clínica.

- En caso de cesantía o situación irregular debe ser ratificada la carencia de recurso

a través de calificador de derecho del CESFAM y enviar de forma inmediata los

antecedentes al correo electrónico [email protected], quien entregará número

de atención provisoria hasta que regularice su situación previsional.

b. Cuando el paciente asiste a su cita de admisión, administrativa verifica los

documentos y comienza con la inscripción en sistema SIS Per cápita (FONASA) y

luego en sistema RAYEN, al terminar el proceso de inscripción se les otorga una

cita con trabajador social para la evaluación de riesgo familiar.

c. Inscripción Recién Nacido: El Hospital envía nómina de partos semanalmente a

Matrona encargada programa de la mujer, quien re-envía jefa de SOME, para su

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revisión por administrativa SOME quien se pondrá en contacto con la usuaria

puérpera y otorgará una hora de inscripción lo antes posible para garantizar el

control con matrona dentro de los 10 días post parto. También pueden ser casos

espontáneos que se acerquen al centro de salud. Para inscripción, deben presentar

certificado de Nacimiento, Carnet de alta hospital y tener tramitado la autorización

de carga en IPS y/o caja de compensación (FONASA B, C o D), recién nacidos de

otro sistema previsional se deben adscribir al CESFAM sin mayor trámite.

Administrativa de Admisión debe completar:

i. Tarjeta de retiro PNAC

ii. Tarjeta de Control de actividades de Salud Infantil

La encargada de admisión ingresa datos a sistema informático RAYEN

completando todos los datos obligatorios que solicita el Sistema.

Es mediante este proceso que se crea la Ficha Clínica Soporte Electrónico, que es única e

individual por cada paciente, con un solo número de identificación, siento el RUN del usuario el

que permite acceder a la integralidad de la información. (A excepción de los casos descritos

previamente).

7.4.1. Proceso de Inscripción en Postas de Salud Rural

- Los usuarios que soliciten atención en postas de salud rural y no se encuentren

inscritos en el establecimiento, la TENS de posta debe completar formulario de

inscripción FONASA con la firma del usuario y su grupo familiar si corresponde,

además de solicitar los mismos documentos comprobatorios mencionados en el

punto 7.3 a).

- Luego TENS de posta debe juntar todos los documentos incluyendo formulario de

inscripción y se envía en sobre cerrado a oficina de admisión del CESFAM a través

de conductor. Admisionista recibe la documentación y procede a coordinar con

FONASA la inscripción de los nuevos usuarios, además de habilitar ficha electrónica

RAYEN. Terminado éste proceso, Admisionista comunica vía telefónica a TENS de

posta que están inscritos en el establecimiento por lo que puede proceder a habilitar

FCSP.

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- La TENS de posta ingresa datos a FCSP Completando los siguientes datos

obligatorios destacados con asterisco, sin necesidad de utilizar exclusivamente el

mismo formato:

*RUN: *Fecha Admisión:

* Apellido Paterno * Apellido Materno * Nombres

*Sexo: *Fecha Nacimiento:

*N° Familia: *Previsión:

Ocupación: Estado Civil:

*Dirección:

*Teléfono: Celular:

Nombre Padre: Nombre Madre:

Nombre Cónyuge:

7.4.2. Procedimiento en caso de traslado interno (Posta-CESFAM)

- En caso que el paciente solicite el trasladado de CESFAM Dr. Federico Puga a Postas:

administrativo de Admisión gestiona impresión de Ficha Clínica Electrónica de usuario

y adjunta ficha clínica en soporte papel en caso que exista en unidad de archivo y lo

envía en sobre cerrado a través del conductor a TENS de la Posta correspondiente.

- Paciente solicita traslado en Posta a CESFAM Dr. Federico Puga Borne: TENS de posta

envía ficha del paciente a SOME con el conductor en sobre cerrado; para su archivo en

la Unidad.

7.4.3. Procedimiento en caso de traslado externo (a otro CESFAM)

- Para traslado de usuarios a otro centro de salud debe presentar su solicitud en admisión.

El administrativo ingresa a sistema RAYEN el traslado del usuario, siendo

automáticamente eliminado de la base de datos del Centro de Salud.

- Si el usuario se traslada a nuestro establecimiento, al realizar el traslado en RAYEN

queda disponible la historia clínica del usuario.

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- En el caso que el CESFAM al cual se traslada el usuario solicite su Ficha Clínica Soporte

Papel, esta será solicitada mediante ordinario del establecimiento que lo solicita y

enviado mediante oficina de partes del Departamento de Salud.

7.4.4. Procedimiento en caso de fallecimiento de usuario

- En caso de fallecimiento de los usuarios, posterior a su notificación a través de

certificado de defunción traído por un familiar, o a través de planilla mensual extraída de

Sistema de Consulta Per cápita de FONASA, se informa a través de correo electrónico

a Jefes de Programa y Encargados de Sector sobre el fallecimiento de los usuarios, con

un plazo de 3 días para que ellos egresen al fallecido de sus programas

correspondientes, luego de eso se pasivan los usuarios con causal de fallecimiento en

sistema RAYEN.

- En caso de que el usuario tenga una ficha de soporte de papel, esta quedará

resguardada en unidad de Archivo por el periodo legal correspondiente.

7.4.5. Procedimiento en caso de corte de suministro eléctrico o falla de sistema RAYEN

- En caso de falla de red o sistema RAYEN o corte de suministro eléctrico se utilizará la

Hoja de Registro en casos de Contingencia (Anexo N°2) que previamente será

distribuida a los profesionales en formato papel y digital.

- El profesional deberá registrar la atención con los datos solicitados en hoja de registro

de papel o digital en forma manual con el uso del formato indicado.

- Al retomar el funcionamiento del Sistema RAYEN o del suministro eléctrico la

información de las atenciones realizadas debe ser traspasado a la FCSE y eliminar la

hoja de registro en caso de contingencia.

a. El plazo para traspasar el registro de la atención no debe ser superior a los 20

días hábiles.

- Jefe de SOME debe registrar en cuaderno debidamente asignado para tal efecto, el día,

la hora y el motivo del corte o falla del Sistema RAYEN.

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7.4.6. Procedimiento en caso de error en registro de atenciones clínicas

- Al momento de registrar una atención clínica en Sistema RAYEN pueden ocurrir errores

como, por ejemplo:

Error al digitar información clínica de la atención realizada

Registro de atención a otro usuario

- En estos casos el profesional que registra debe comunicarse vía correo electrónico con

el Informático del Departamento de Salud de la Comuna, indicando el error en registro,

RUN del usuario y hora de citación.

- Con esta información, es el Informático quien borra la información registrada para que

el profesional pueda corregir el error.

- Es importante que, en estos casos, la información registrada previo al error se elimina

en su totalidad y se debe efectuar el registro completo nuevamente. Por lo tanto, el

profesional (previo a la notificación al Informático) debe asegurar el resguardo de la

información para mantener su autenticidad.

7.4.7. Procedimiento en caso de Solicitud de Información Clínica

- Las fichas clínicas en soporte electrónico serán entregadas según la solicitud

mediante “Formulario de Solicitud Ciudadana” que será referida por Encargado de

OIRS a la Jefatura de SOME, respetando los plazos establecidos, o según lo

dispuesto en el Artículo 13 de la ley 20.584 del Ministerio de Salud:

a) Al titular de la ficha clínica, a su representante legal o, en caso de

fallecimiento del titular, a sus herederos.

b) A un tercero debidamente autorizado por el titular, mediante poder simple

otorgado ante notario.

c) A los tribunales de justicia, siempre que la información contenida en la ficha

clínica se relacione con las causas que estuvieren conociendo.

d) A los fiscales del Ministerio Público y a los abogados, previa autorización

del juez competente, cuando la información se vincule directamente con las

investigaciones o defensas que tengan a su cargo.

e) Al Instituto de Salud Pública, en el ejercicio de sus facultades.

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- Para hacer efectiva la entrega es la Jefatura de SOME quien debe realizar la

impresión de las atenciones registradas en la Ficha Clínica para posteriormente

hacer entrega a quien lo solicita registrando su retiro en OIRS y firmando el reverso

de la solicitud ciudadana, o hacer envío de la documentación en sobre cerrado a

través del Departamento de Salud Municipal y dejando respaldo de su envío en libro

de correspondencia.

7.5. Conservación de Ficha Clínica

a. Soporte Electrónico

- Las fichas clínicas electrónicas serán guardadas y administradas digitalmente a

través de la Red Asistencial y Enlace Nacional RAYEN, software de Gestión Clínico

Administrativo diseñado por SAYDEX, empresa informática en el rubro de la salud.

Este concepto involucra el desarrollo e implementación de un sistema computacional

que recolecte, almacene, mantenga, custodie y realice gestión estadística con los

datos clínicos de los pacientes y permita el acceso seguro de los funcionarios

prestadores (Anexo N°3).

- El Informático del Departamento de Salud, es el responsable de mantener la

adecuada comunicación con la empresa para resguardar los datos y la

confidencialidad de ellos.

b. Soporte Papel

- En el CESFAM Dr. Federico Puga Borne como respaldo y por disposición legal se

mantendrán físicamente las fichas clínicas en unidad de archivo, con acceso

restringido y custodiadas por administrativo de SOME en formato pasivo.

- Las fichas de postas en soporte de papel serán conservadas por TENS de Postas

en la unidad correspondiente, resguardando su ingreso y salida, mejorando las

condiciones de su caratula y archivo a medida que sean desarchivadas y utilizadas.

- El procedimiento para la entrega y recepción de fichas clínicas se encuentra descrito

en el documento REG 1.4 de este establecimiento.

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7.6. Resguardos legales

- La información y confidencialidad de la ficha clínica se regirá según ley núm. 20.584

que regula los derechos y deberes que tienen las personas en relación con acciones

vinculadas a su atención en salud:

Párrafo 5º LEY 20.584, sobre la reserva de la información contenida en la ficha clínica

- Artículo 12.- La ficha clínica es el instrumento obligatorio en el que se registra el

conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud

de las personas, que tiene como finalidad la integración de la información necesaria

en el proceso asistencial de cada paciente. Podrá configurarse de manera

electrónica, en papel o en cualquier otro soporte, siempre que los registros sean

completos y se asegure el oportuno acceso, conservación y confidencialidad de los

datos, así como la autenticidad de su contenido y de los cambios efectuados en ella.

- Toda la información que surja, tanto de la ficha clínica como de los estudios y demás

documentos donde se registren procedimientos y tratamientos a los que fueron

sometidas las personas, será considerada como dato sensible, de conformidad con

lo dispuesto en la letra g) del artículo 2º de la ley Nº 19.628.

Artículo 13.- La ficha clínica permanecerá por un período de al menos quince años

en poder del prestador, quien será responsable de la reserva de su contenido. Un

reglamento expedido a través del Ministerio de Salud establecerá la forma y las

condiciones bajo las cuales los prestadores almacenarán las fichas, así como las

normas necesarias para su administración, adecuada protección y eliminación.

8. Distribución

- Dirección

- Jefatura de SOME

- Mini SOME (03)

- SOME Central

- Oficina de Admisión

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- Postas de Salud Rural (02)

- Oficina de Informaciones, Reclamos y Sugerencias

- Funcionarios CESFAM

- Unidad de Calidad y Seguridad del Paciente

9. Registros

- Sistema Informático RAYEN

- Ficha Clínica de Soporte Papel

- Otros soportes electrónicos

- Documentos paralelos de atención

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10. Anexos

10.1. Requisitos de Inscripción

REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN

CESFAM DR. FEDERICO PUGA BORNE

POSTAS DE SALUD RURAL NEBUCO Y RUCAPEQUÉN

- Certificar domicilio mediante fotocopia de documentos comprobatorios (Boleta de

luz o agua, certificado de residencia)

- Fotocopia de carnet de identidad por ambos lados.

- Recién nacidos: Certificado de nacimiento.

- Extranjeros sin cédula de identidad: Fotocopia de pasaporte y fotocopia de

comprobantes que certifiquen domicilio (Boleta de Luz o agua, certificado de

residencia), Documento migratorio de la PDI (único documento que indica el

ingreso al país)

- Tener previsión de salud vigente en FONASA o PRAIS.

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10.2. Hoja de Registro en casos de Contingencia

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10.3. Anexo de confidencialidad de SAYDEX

De nuestra mayor consideración,

Junto con saludar a Ud., damos respuesta a vuestra solicitud de un Certificado de

Confidencialidad, relacionado con el Sistema Informático de Apoyo a la Gestión RAYEN., confirmando el

apego de los Servicios TI a la normas y/o estándares de seguridad, reserva y confidencialidad que manda

la Ley y los Contratos vigentes; adicionalmente comentamos que vuestra Contratación realizada a través

del Servicio de Salud Ñuble en el marco de la Estrategia Digital (SIDRA), nuestra empresa SAYDEX

acreditó ante el MINSAL y por ende adjudico en el Convenio Marco respectivo los Servicios Informáticos

y Aplicaciones que hoy sus Centros de Salud utilizan, todo basado en los estándares exigidos en línea

con la legislación vigente.

Como obligación contractual la empresa SAYDEX resguarda rigurosa confidencialidad de todos

los antecedentes del Servicio de Salud, sean estos de carácter reservados o no, y a los cuales tenga

acceso con motivo del presente Contrato y no podrá hacer uso de éstos para fines ajenos a los

contemplados en el mismo; no pudiendo bajo ninguna circunstancia, por cualquier título y/o medio

revelar, difundir, publicar, vender, ceder, copiar, reproducir, interferir, interceptar, alterar, modificar,

dañar, inutilizar, destruir, en todo o en parte esta información ya sea durante la vigencia del Contrato

como después de su finalización, momento en que hace entrega final de los registros que ha co-

custodiado.

La antes expuesta es extensiva a la empresa SAYDEX, su personal directo e indirecto, sus

consultores, subcontratistas y el personal de éstos, en cualquier calidad que

se encuentren ligados al Proyecto, en cualquiera de sus etapas, y su responsabilidad será solidaria

respecto de éstos, incluso después de la expiración del Contrato.

Además la empresa SAYDEX se obliga asimismo a mantener reserva y confidencialidad respecto

del conocimiento y manejo de toda la información asociada a las partes ante toda persona natural o

jurídica que no sea su personal directamente involucrado en la prestación de los servicios que en este

acto se contratan, sea que esta se refiera a metodologías, fórmulas, experiencia, tecnología, datos, bases

SR. Marcelo Cancino Pizarro

Referente SIDRA Servicio de Salud

Ñuble

PRESENTE

Jueves 14 de abril de 2015

REF.: CERTIFICADO DE

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION

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de datos, aplicaciones, información legal, financiera, contractual y contable y cualquier otra información

de carácter reservado o no a los cuales tenga acceso.

Por lo anteriormente mencionado, le queda estrictamente prohibido a la empresa SAYDEX hacer

uso de éstos para fines ajenos a los contemplados en el contrato suscrito, no pudiendo bajo ninguna

circunstancia, por cualquier título y/o medio revelar, difundir, publicar, vender, ceder, copiar, reducir,

intervenir, interceptar, alterar, modificar, dañar, inutilizar, destruir, en todo o en parte esta información ya

sea durante la vigencia del contrato como después de su finalización.

Lo anterior, de conformidad a lo dispuesto en la ley Nº 20.285 (Ley de transparencia) y a la ley

19.628 (Ley sobre protección de datos de carácter personal).

SAYDEX cuenta con estrictos protocolos internos que nos permiten cumplir las obligaciones de

seguridad tecnológica, reserva y confidencialidad de los registros.

El servicio contratado es del tipo ASP (Application Service Provider), es decir, somos

proveedores de servicios de aplicación y co-custodios de su información. En esa línea, podemos indicar

que la información se encuentra alojada en un Data Center el cual se apega los estándares de la ISO/IEC

27000 los que están orientados a la Seguridad, adicionalmente cuenta con Certificación ISO 27001,

donde se especifica los requisitos para la implantación del SGSI (Sistema de Gestión de la Seguridad de

la Información). Las bases de datos con la información Clínica de vuestros pacientes se encuentran

alojados en una plataforma con componentes redundantes de seguridad y en Servidores con acceso

restringido donde solo personal autorizado de SAYDEX cuenta con credenciales de acceso a los mismos

para la administración y mantenimiento de las bases de datos.

Adicionalmente, contamos con Sistemas de Respaldo periódicos en cintas magnéticas. Dichas

cintas, son codificadas y solo el personal calificado y autorizado bajo reglamento y protocolos propios del

Data Center y SAYDEX tiene acceso a la administración de las mismas, sin embargo, la información que

en ella se encuentra no es accesible por este personal, siendo solo SAYDEX los autorizados a saber el

contenido de las bases de datos, cuestión que procede ante petición explicita y por escrito que realiza la

autoridad del Centro de Salud solicitante.

Una vez respaldadas las bases de datos a dichas cintas magnéticas, estas son almacenadas en

una Cintoteca al interior del Data Center, lugar construido especialmente para el almacenamiento de

medios magnéticos el cual cuenta con seguridad de acceso vía tarjeta de identificación, construcción

sólida y equipamiento de climatización especializado para el mantenimiento del material guardado en

dicho recinto.

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Se entenderá que el equipo de salud comprende todo individuo que actúe como miembro de un

equipo de personas, que tiene la función de realizar algún tipo de atención o prestación de salud.

Y conforme al artículo 12 de los deberes y derechos de los pacientes se puede señalar: La ficha

clínica es el instrumento obligatorio en el que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las

diferentes áreas relacionadas con la salud de las personas, que tiene como finalidad la integración de la

información necesaria en el proceso asistencial de cada paciente. Podrá configurarse de manera

electrónica, en papel o en cualquier otro soporte, siempre que los registros sean completos y se asegure

el oportuno acceso, conservación y confidencialidad de los datos, así como la autenticidad de su

contenido y de los cambios efectuados en ella.

Toda la información que surja, tanto de la ficha clínica como de los estudios y demás documentos

donde se registren procedimientos y tratamientos a los que fueron sometidas las personas, será

considerada como dato sensible, de conformidad con lo dispuesto en la letra g) del artículo 2º de la ley

Nº 19.628.

Por lo tanto, nuestra empresa cumple a cabalidad con las normas y exigencias, solicitadas por

Ministerio de Salud, tanto en la licitación del convenio marco, como la ley 20.584 que regula los derechos

y deberes que tienen las personas en relación con acciones vinculadas a su atención en salud.

Adicionalmente informamos que los datos y registros que co custodiamos o resguardamos están

siempre a vuestra disposición, por supuesto sin costo asociado, y es entregada de acuerdo a un estricto

protocolo, sólo a requerimiento de la autoridad correspondiente (prestador y/o custodio) y bajo normas

de seguridad y trazabilidad que le permite a SAYDEX cumplir con el servicio y resguardar la normativa

legal vigente.

Esperando que esta carta cumpla con lo esperado, como aporte al proceso de Acreditación de

sus Centros de Salud, certifico el fiel cumplimiento de SAYDEX de las condiciones y medidas expuestas

anteriormente.

Le saluda atentamente,

Jorge A. Fernández Armijo

Gerente de Proyectos Zona Sur

SAYDEX

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11. Modificaciones

Corrección Fecha Descripción de modificación Publicado

en Nº

documento

Primera Junio 2019

Se incorpora registro de atención dental en Posta de Salud en Ficha Clínica Soporte Electrónico y Plataformas Digitales Hospital Digital, Seguimiento IAM.

REG 1.2 Segunda Edición

carolina riquelme astorga directora cesfam dr. federico

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