características y definiciones de sistemas de información

1 Universidad Tecnológica de Santiago - Escuela de Graduados

MCO- 101 Sistemas De Información Y Comercio Electrónico – Joe Batista

UNIDAD III. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Características y definiciones de sistemas de información

Determinación de los requerimientos para la elaboración del sistema de información

En esta etapa se deben comprender todas las facetas importantes de la parte del proyecto que se está estudiando. Los analistas trabajan con los empleados y administradores deben de estudiar los procesos de las entidades, para dar respuesta a las siguientes preguntas claves:

¿Qué es lo que se hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué frecuencia se presenta? ¿Qué tan grande es el volumen de decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? ¿Existe algún problema? Si existe un problema, ¿qué tan serio es? y ¿cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista de sistemas, conversa con varias personas para constatar detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por qué ocurren los problemas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso.

Es necesario elaborar cuestionarios para obtener la información, cuando no es posible entrevistarse de forma personal con los miembros de grupos grandes, dentro de la empresa. Así mismo, se requiere del estudio de manuales y reportes, la observación directa de las actividades que se realizan y en algunos casos, sus formas y los documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.

Implementación de un sistema de información

Cuando en un proyecto crece la supervisión de las actividades relacionadas con él, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese momento se descubre que sería necesario estar en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (o sea administrar) las diferentes actividades. Los enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que resultaban adecuados cuando el proyecto es pequeño, se vuelven muy numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente, que debe cumplir. En esta situación es cuando se debe decidir la implantación de un sistema de información, con el fin de cubrir todas las necesidades que han surgido con el crecimiento.

Importancia de los sistemas de información

En la actualidad con desarrollos tecnológicos, avances en la ciencia computacional, en la genética, en la medicina, en la astronomía, hay sin duda en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que es: la información; Se dice que quien tiene la información, clara, concreta, segura y confiable domina a los demás en cualquiera que sea su área. Por lo tanto, los sistemas de información son para los proyectos como el sistema nervioso es para el humano; si no existieran los sistemas de información, se retrocede a la etapa



primitiva, todo lo que no rodea son sistemas de información que agrupándolos nos ayudan a la toma de decisiones.

Actualmente, el desarrollo computacional y el uso indispensable de la computadora como herramienta, tanto en el trabajo como en la casa, ha hecho que los sistemas de información basados en computadoras, sean indispensables al grado de que si no los utilizan, estos serían obsoletos y no podrían realizar sus actividades. Existen diferentes tipos de sistemas, como son:

Sistemas de procesamiento de transacciones. Sistemas de información gerencial. Sistemas de apoyo a decisiones. Sistemas expertos e inteligencia artificial. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo. Sistemas de apoyo a ejecutivos.

Características de los sistemas de información de apoyo a la toma de decisiones

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son hechos de acuerdo con las características y necesidades específicas de la persona o grupo que los usa.

Existen diversas definiciones sobre un sistema de información, y cada una de ellas está de cierta manera, influenciada por la filosofía en particular y por la estrategia del proyecto utilizado por aquellos que son responsables del buen desempeño del sistema de información en una situación particular.

Según A. F. King (1980), un sistema de información gerencial es un sistema que provee a los gerentes de todos los niveles y de todas las funciones, informaciones de todas las fuentes relevantes que son necesarias al gerente para tomar decisiones efectivas y oportunas en el planeamiento, dirección y control de las actividades por las cuales ellos son responsables.

Davis y Olson (1995) definen al sistema de información como un sistema integrado, que utiliza un computador para proveer informaciones que den soporte a las operaciones, al gerenciamiento y a las funciones de toma de decisión en la organización. El sistema utiliza hardware (computadoras), software (programas de computación), base de datos, procedimientos manuales, modelos para el análisis, para planeamiento, para el control y para la toma de decisión.

Según Emery (1990), las principales características de un sistema de información, son:

Forman parte de las actividades de la organización: un sistema de información gerencial bien proyectado, se vuelve parte integrante de las actividades de la organización, en todos sus niveles.

Estar basado en tecnología de computación: un sistema de información es, ciertamente, mucho más que un conjunto de procesos computarizados, por lo tanto, un sistema de información que no esté basado en parte por tecnología informática, o es relativamente simple o fue proyectado precariamente.

Ser un sistema hombre – máquina: un sistema de información bien proyectado que interrelaciona tareas entre hombres y máquinas en forma eficiente.

Ser una colección de subsistemas: un sistema de información está compuesto por una colección de subsistemas; y el grado de conexión entre esos subsistemas es variado (puede ser más fuerte o más



débil), según sea, el nivel de integración, técnica y económica, más adecuado. Un sistema integrado de datos electrónicos (EDI) es útil para cualquier situación.

Ser adaptable a necesidades de cambios: un sistema de información bien diseñado debe responder continuamente a las necesidades de cambios y avances tecnológicos.

Tener en cuenta que los sistemas de información son alimentados con información que debe cumplir con las siguientes características:

Relevancia: proporción de datos necesarios para la aplicación. Facilidad: obtención fácil de los valores de los datos. Claridad: términos claramente definidos. Totalidad: inclusión de todos los elementos de datos necesarios. Esencialidad: exclusión de los elementos de datos innecesarios. Precisión: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones. Identificación: facilidad de identificación de las entidades. Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos. Flexibilidad: facilidad para la modificación. Homogeneidad: definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.

Los factores claves del éxito para llevar a cabo la elaboración de un sistema de información son:

Lograr el compromiso de la alta dirección. Efectuar planificación estratégica, planificando la elaboración del diseño siguiendo cada una de las

fases vistas anteriormente. Participación de los directivos del nivel medio de dirección para establecer la estructura modular del

sistema. Contar con la existencia de un plan de sistema de no tenerlo elaborarlo. Contar con la documentación adecuada asociada a la fase de análisis de sistemas. Definir claramente el alcance del diseño del sistema. Aplicar una única metodología. Tener el conocimiento de técnicas que permitan desarrollar cada una de las actividades

eficientemente.

Viéndolo así, un DSS1 es una importante escalón de la aplicación de la tecnología de información para el gerente, que puede ser usada para proveerle datos y análisis oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en información generada a través de métodos deductivos y analíticos.

A medida que se alejan de los problemas totalmente estructurales, se ponen en contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estándar son útiles pero no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y sólo hay un entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.

En estos casos la computadora ejecuta las partes bien conocidas del camino a la solución, mientras que los seres humanos proponen metas, usan su intuición y aplican sus conocimientos generales para formular los

1 El término DSS es el acrónimo de "Decision Support System", es decir, se refiere a los sistemas para el apoyo a la toma

de decisiones.



problemas, modificar y controlar las vías de solución e interpretar los resultados. Los usuarios pueden introducir o modificar datos, procedimientos o metas, y usar su conocimiento de todos esos factores para decidir acerca de las estrategias para la solución de problemas.

Otra manera de abordar la estructura conceptual, para los sistemas de información es desde los trabajos de Gorry (2000) y Scott Morton (2002), en los que relacionan el trabajo fundamental de Herbert. A. Simón sobre la decisión estructurada y no estructurada con el planeamiento estratégico, control gerencial y control operacional de Anthony. Simón divide la toma de decisiones en tres fases: inteligencia, diseño y elección; en una decisión estructurada las tres fases son totalmente inteligibles y computables por el decisor humano, por lo cual esa decisión es programable. En una decisión no estructurada no hay pleno entendimiento de una o algunas de esas fases. Henry C. Lucas (2004) también toma a dichos trabajos, para poder diferenciar los distintos tipos de sistemas, para definir una implementación exitosa, de sistemas de información computarizados.

Al analizar lo anteriormente expuesto, se evidencia que existen distintas formas y métodos de elaboración de un sistema de información las cuales son adaptables a cualquier contexto. ¿Qué deben saber los administradores acerca de los computadores?

Las posiciones de la alta administración de una empresa incluyen a secretarias legales, contadores y jefes

ejecutivos, así como a directores ejecutivos y divisionales, por nombrar a algunos. Estas posiciones son

responsables de administrar las operaciones de la empresa mientras que gestionan al equipo de trabajo e

implementan las estrategias de la compañía. Estos requieren profesionales que tengan amplias habilidades en

computación y software que se actualiza constantemente. Aunque de estos profesionales no se espera que

conozcan todo el software de negocios, ellos deberían estar dispuestos a aprender de manera rápida nuevo

software y adaptarse al cambio.

Procesador de palabra

Los profesionales administrativos de alto nivel de las empresas deben estar dispuestos a hacer copias y hojas

de cálculo informativas. La experiencia en el procesamiento de palabras es esencial, y estos profesionales

deben estar dispuesto a hacer documentos escritos que incluyan memorándum de negocios y cartas,

actualizaciones y correspondencia en general para el equipo de trabajo y para los clientes. Además, estos

profesionales deben poder crear hojas de cálculo para análisis y previsiones.

Internet general

Habilidades para usar Internet en general son esenciales en profesionales de la alta administración de una

empresa; esto incluye utilizar correo electrónico y hacer búsquedas en Internet. Los profesionales

administrativos de alto nivel deben poder buscar y analizar información en línea sin asistencia.

Comunicación

La comunicación a través de la computadora es una habilidad estándar en las industrias profesionales. Además

del teléfono y el correo electrónico, muchas compañías utilizan opciones en línea para comunicarse con sus



empleados, socios y cliente. Estas opciones alternativas incluyen teleconferencias, videoconferencias, utilizar

tecnología como Skype, así como mensajería instantánea. No sólo los profesionales de la alta administración

deben saber comunicarse con estos sistemas, también deben saber cómo iniciar la comunicación e instruir a

otros sobre el uso de sistemas cuando sea necesario para asegurar que las juntas y reuniones sean eficientes y

fluidas.

Contabilidad

Habilidades sólidas de contabilidad son requeridas para la mayoría de los profesionales de la alta

administración, ya que ellos usualmente se involucran en hacer el presupuesto de la empresa y la facturación.

Muchos negocios, especialmente entidades corporativas, utilizan software de contabilidad para eliminar las

tareas manuales de contabilidad y asegurar cálculos exactos. Aunque no todos los profesionales de la alta

administración de un negocio necesitan tener experiencia manejando software de contabilidad, es bueno

tener esta habilidad.

Consideraciones

Los profesionales de la alta administración de una empresa son personas con multitareas de las cuales se

espera que se adapten al cambio y a manejar tareas como sea requerido por las necesidades de la compañía.

Eso podría incluir la publicación de folletos y periódicos, manejar proyectos y administrar las actividades de los

recursos humanos de la compañía. Estas tareas usualmente involucran el uso de software de publicidad,

software de gestión de proyectos y software de recursos humanos, así como otros programas y software

utilizado por la compañía. Para asegurar la eficiencia con estos sistemas, los profesionales de la alta

administración deben sentirse cómodos con todos los tipos de software de computadora y tomar iniciativas

para actualizar su conocimiento computacional para poder mantenerse al tanto con la evolución de la

tecnología.

Conceptos sobre: Hardware, software, lenguajes y periféricos QUE ES HARDWARE Corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. El término, aunque es lo más común, no solamente se aplica a una computadora tal como se la conoce, también, por ejemplo, un robot, un teléfono móvil, una cámara fotográfica o un reproductor multimedia poseen hardware. La historia del hardware del computador se puede clasificar en cuatro generaciones, cada una caracterizada por un cambio tecnológico de importancia. Este hardware se puede clasificar en: básico, el estrictamente necesario para el funcionamiento normal del equipo; y complementario, el que realiza funciones específicas. Un sistema informático se compone de una unidad central de procesamiento (UCP/CPU), encargada de procesar los datos, uno o varios periféricos de entrada, los que permiten el ingreso de la información y uno o varios periféricos de salida, los que posibilitan dar salida (normalmente en forma visual o auditiva) a los datos procesados.



Tipos de hardware Una de las formas de clasificar el hardware es en dos categorías: 1. Hardware Básico: que abarca el conjunto de componentes indispensables necesarios para otorgar la funcionalidad mínima a una computadora. 2. Hardware complementario: que, como su nombre indica, es el utilizado para realizar funciones específicas (más allá de las básicas), no estrictamente necesarias para el funcionamiento de la computadora. Por ende todo sistema informático tiene, al menos, componentes y dispositivos hardware dedicados a alguna de las funciones antedichas a saber: · Procesamiento: Unidad central de proceso o CPU: La CPU, siglas en inglés de Unidad Central de Procesamiento, es el componente fundamental del computador, encargado de interpretar y ejecutar instrucciones y de procesar datos. En los computadores modernos, la función de la CPU la realiza uno o más microprocesadores. Se conoce como microprocesador a una CPU que es manufacturada como un único circuito integrado. · Almacenamiento: Memorias RAM Del inglés Random Access Memory, literalmente significa "memoria de acceso aleatorio". El término tiene relación con la característica de presentar iguales tiempos de acceso a cualquiera de sus posiciones (ya sea para lectura o para escritura). Esta particularidad también se conoce como "acceso directo", en contraposición al Acceso secuencial. La RAM es la memoria utilizada en una computadora para el almacenamiento transitorio y de trabajo (no masivo). En la RAM se almacena temporalmente la información, datos y programas que la Unidad de Procesamiento (CPU) lee, procesa y ejecuta. La memoria RAM es conocida como Memoria principal de la computadora, también como "Central o de Trabajo”. Las memorias RAM son, comúnmente, volátiles; lo cual significa que pierden rápidamente su contenido al interrumpir su alimentación eléctrica. · Entrada: Periféricos de entrada (E) De esta categoría son aquellos que permiten el ingreso de información, en general desde alguna fuente externa o por parte del usuario. Los dispositivos de entrada proveen el medio fundamental para transferir hacia la computadora (más propiamente al procesador) información desde alguna fuente, sea local o remota. También permiten cumplir la esencial tarea de leer y cargar en memoria el sistema operativo y las aplicaciones o programas informáticos, los que a su vez ponen operativa la computadora y hacen posible realizar las más diversas tareas. Entre los periféricos de entrada se puede mencionar: teclado, mouse o ratón, escáner, micrófono, cámara web , lectores ópticos de código de barras, Joystick, lectora de CD, DVD o BluRay (sólo lectoras), placas de adquisición/conversión de datos, entre otros.



· Salida: Periféricos de salida (S) Son aquellos que permiten emitir o dar salida a la información resultante de las operaciones realizadas por la CPU (procesamiento). Los dispositivos de salida aportan el medio fundamental para exteriorizar y comunicar la información y datos procesados; ya sea al usuario o bien a otra fuente externa, local o remota. Los dispositivos más comunes de este grupo son los monitores clásicos (no de pantalla táctil), las impresoras, y los altavoces. · Entrada/Salida: Periféricos mixtos (E/S) Son aquellos dispositivos que pueden operar de ambas formas: tanto de entrada como de salida. Típicamente, se puede mencionar como periféricos mixtos o de Entrada/Salida a: discos rígidos, pendrive, unidades de cinta magnética, lecto-grabadoras de CD/DVD, discos ZIP, otros. También entran en este rango, con sutil diferencia, otras unidades, tales como: Tarjetas de Memoria flash o unidad de estado sólido, tarjetas de red, módems y tarjetas de captura/salida de vídeo.

QUE ES SOFTWARE El software es una producción inmaterial del cerebro humano y tal vez una de las estructuras más complicadas que la humanidad conoce. De hecho, los expertos en computación aún no entienden del todo cómo funciona, su comportamiento, sus paradojas y sus límites. Básicamente, el software es un plan de funcionamiento para un tipo especial de máquina, una máquina ``virtual'' o ``abstracta''. Una vez escrito mediante algún lenguaje de programación, el software se hace funcionar en ordenadores, que temporalmente se convierten en esa máquina para la que el programa sirve de plan. El software permite poner en relación al ser humano y a la máquina y también a las máquinas entre sí. Sin ese conjunto de instrucciones programadas, los ordenadores serían objetos inertes, como cajas de zapatos, sin capacidad siquiera para mostrar algo en la pantalla.

Clasificación del software Si bien esta distinción es, en cierto modo, arbitraria, y a veces confusa, a los fines prácticos se puede clasificar al software en tres grandes tipos: Software del sistema: Su objetivo es desvincular adecuadamente al usuario y al programador de los detalles del sistema informático en particular que se use, aislándolo especialmente del procesamiento referido a las características internas de: memoria, discos, puertos y dispositivos de comunicaciones, impresoras, pantallas, teclados y otros. El software de sistema le procura al usuario y programadores adecuadas interfaces de alto nivel, controladores, herramientas y utilidades de apoyo que permiten el mantenimiento del sistema global. Incluye entre otros: Sistemas operativos Controladores de dispositivos Herramientas de diagnóstico Herramientas de Corrección y Optimización Servidores Utilidades



· Software de programación: Es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas informáticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programación, de una manera práctica. Incluyen básicamente: Editores de texto Compiladores Intérpretes Enlazadores Depuradores Entornos de Desarrollo Integrados (IDE): Agrupan las anteriores herramientas, usualmente en un entorno visual, de forma tal que el programador no necesite introducir múltiples comandos para compilar, interpretar y depurar. Habitualmente cuentan con una avanzada interfaz gráfica de usuario (GUI). Software de aplicación: Es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre muchos otros: Aplicaciones para Control de sistemas y automatización industrial Aplicaciones ofimáticas Software educativo Software empresarial Bases de datos Telecomunicaciones (por ejemplo Internet y toda su estructura lógica) Videojuegos Software médico Software de cálculo Numérico y simbólico Software de diseño asistido (CAD) Software de control numérico (CAM) CUAL ES LA DIFERENCIA QUE HAY ENTRE ELLOS EL HARDWARE: Componentes físicos del ordenador, es decir, todo lo que se puede ver y tocar. Clasificaremos el hardware en dos tipos: · El que se encuentra dentro de la torre o CPU, y que por lo tanto no podemos ver a simple vista. · El que se encuentra alrededor de la torre o CPU, y que por lo tanto, sí que vemos a simple vista, y que denominamos periféricos. EL SOFTWARE: Son las instrucciones que el ordenador necesita para funcionar, no existen físicamente, o lo que es igual, no se pueden ver ni tocar. También tenemos de dos tipos: · Sistemas Operativos: Tienen como misión que el ordenador gestione sus recursos de forma eficiente, además de permitir su comunicación con el usuario.



· Aplicaciones: Son programas informáticos que tratan de resolver necesidades concretas del usuario, como por ejemplo: escribir, dibujar, escuchar música, entre otras. Desde el inicio de la creación de los ordenadores, estos siempre han interactuado de manera directa con el hardware y software, lo cual se puede evidenciar cuando se adquiere un nuevo dispositivo, por ejemplo una tarjeta de audio que lleguemos a adquirir para integrar al ordenador, ya que si solo hacemos una instalación física de la tarjeta de audio, esta no serviría de nada si es que no se instala el software o los controladores de dicha tarjeta. PERIFERICOS Se denomina periféricos a los aparatos o dispositivos auxiliares e independientes conectados a la unidad central de procesamiento de una computadora. PERIFERICO DE ENTRADA Periférico de entrada es cualquier periférico utilizado para proporcionar datos y señales de control a un sistema de procesamiento de información (por ejemplo, un equipo).



PERIFÉRICOS DE SALIDA Un periférico de salida recibe información la cual es procesada por el CPU para luego reproducirla (convertir sus patrones de bits internos) de manera que sea comprensible para el usuario.

PERIFÉRICO DE ALMACENAMIENTO Los periféricos de almacenamiento, llamados también periféricos de memoria auxiliar, son unos dispositivos en los que se almacenan, temporal o permanente, los datos que va a manejar la CPU durante el proceso en curso, y que no es posible mantener en la memoria principal. Suponen un apoyo fundamental a la computadora para realizar su trabajo habitual.

En el acceso secuencial, el elemento de lectura del dispositivo debe pasar por el espacio ocupado por la totalidad de los datos almacenados previamente al espacio ocupado físicamente por los datos almacenados que componen el conjunto de información a la que se desea acceder.



En el modo de acceso aleatorio, el elemento de lectura accede directamente a la dirección donde se encuentra almacenada físicamente la información que se desea localizar sin tener que pasar previamente por la almacenada entre el principio de la superficie de grabación y el punto donde se almacena la información buscada. PERIFÉRICO DE COMUNICACIÓN

Los periféricos de comunicación facilitan la interacción entre dos o más computadoras, o entre una computadora y otro periférico externo a la computadora. Permitiendo interactuar con otras máquinas o computadoras, ya sea para trabajar en conjunto, o para enviar y recibir información. Son ejemplos de periférico de comunicación: 1. Fax-Módem 2. Tarjeta de red 3. Tarjeta Wireless 4. Controladores de puertos (serie, paralelo, infrarrojo, entre otros.) 5. Hub USB 6. Tarjeta Bluetooth ¿Cómo funciona un computador?

Desde hace varios años el PC (Personal Computer – Computadora Personal), conocido como ordenador personal o, simplemente, como computadora, se ha convertido para muchas personas en un instrumento indispensable de trabajo e incluso de ocio. Todo usuario de un ordenador lógicamente conoce los pasos a seguir para ponerlo en funcionamiento, pero no todos conocen cómo funciona, ni pueden identificar su configuración interna, es decir, las piezas y dispositivos principales que se encuentran alojados en el interior de la carcasa o cubierta metálica de protección. Sin embargo, podemos decir que todo el que trabaja con un ordenador o computadora personal conoce cuáles son los dispositivos de hardware o periféricos más visibles y comunes que la componen, como son:



Cuerpo del ordenador Lector y/o grabador de CDs o DVDs Monitor Teclado Ratón Altavoces

Pero, por otro lado, ni siquiera un especialista en informática puede diferenciar un ordenador más potente de otro que no lo sea solamente por su aspecto externo, ni tampoco uno rápido de otro más lento. Esas características dependen, exclusivamente, de los dispositivos que tenga el ordenador instalados interiormente en la placa base, cuyas características no se reconocen a simple vista, a no ser que la persona sea un entendido en la materia y pueda interpretar los datos que tienen inscritos exteriormente los dispositivos. La alternativa más práctica para conocer los datos técnicos del ordenador es consultar el manual de instrucciones, o preguntarle directamente al vendedor, en el caso de adquirir uno nuevo, cuáles son las características principales de configuración como, por ejemplo: tipo de microprocesador y su velocidad o frecuencia de trabajo en Gigahertz (GHz), cantidad de memoria RAM en Megabytes/Gigahertz (MB/GB) y si permite su posterior ampliación, capacidad del disco duro en GB/TB y si permite también su posterior sustitución por otro de mayor capacidad de almacenamiento de datos en caso que sea necesario, así como el tipo de tarjeta gráfica que utiliza. Otra dificultad para conocer las características cuando no se tiene a mano un manual de referencia es que, además de ordenadores fabricados por marcas de reconocido prestigio con elementos y dispositivos de calidad, existen también los llamados "ordenadores clónicos", ensamblados por pequeñas empresas o vendedores particulares, que generalmente emplean piezas y dispositivos de diferentes fabricantes, que en ocasiones no son de marcas reconocidas.

EL ORDENADOR POR DENTRO

En principio todos los PCs u ordenadores personales tienen instalados en su placa base los mismos dispositivos, pero con diferentes características de capacidad y velocidad de procesamiento de datos, lo que hace que puedan realizar las operaciones con mayor o menor rapidez y permitan trabajar con más o menos programas abiertos al mismo tiempo. Si abrimos la tapa lateral de la carcasa de un ordenador nos encontraremos con una tarjeta o placa de mayores dimensiones que las restantes. Generalmente colocada en posición vertical. Es la placa base (conocida también como “mother board” o placa madre), en donde se instalan directamente o por medio de tarjetas provistas de conectores apropiados, los dispositivos periféricos o de hardware como, por ejemplo, el lector/grabador de CDs y DVDs de doble capa, el monitor, el teclado, el ratón, la impresora, los altavoces, entre otros, que permiten el intercambio y procesamiento de la información, así como el disfrute de los mejores programas y presentaciones multimedia, incluyendo la reproducción de películas.



ELEMENTOS DE LA PLACA BASE

Placa base de un ordenador o computadora personal de sobremesa, con el microprocesador conectado (sin el ventilador encima) y dos módulos memorias RAM de 512 Megabytes cada una (1,024 Gigabytes en total), insertadas en sus correspondientes sockets de conexión.

MICROPROCESADOR

Conocido como CPU (Central Processing Unit), la Unidad Central de Proceso, microprocesador, o simplemente "procesador", constituye el “cerebro” o parte “inteligente” de todo el sistema informático. En líneas generales su misión es supervisar todas las funciones que realiza el ordenador, comparar el resultado de las operaciones, incluyendo las matemáticas, y seguir las instrucciones contenidas en los programas que se ejecutan. Entre los procesadores de gama baja más empleados en los ordenadores personales o PC se encuentran el Celeron, de INTEL y el Sempron (sucesor del Duron) de AMD. Entre los de gama alta y, por tanto, más rápidos y costosos, se encuentran el Pentium, de INTEL y el Athlon de AMD. Actualmente tanto Intel como AMD producen también procesadores de doble núcleo (Dual-Core), que permiten realizar multitareas con mucha más rapidez y eficiencia que las que permitían hacer los anteriores procesadores de un solo núcleo.

Una característica fundamental que distingue a los microprocesadores es su velocidad de trabajo, que en la actualidad supera el Gigahertz (GHz) de frecuencia. Mientras más alta sea la frecuencia del microprocesador, mayor será la cantidad de operaciones por segundo que podrá realizar el ordenador.

MEMORIA

La memoria es el dispositivo que almacena, transitoriamente, los datos que procesa el ordenador. Físicamente una memoria está constituida por circuitos integrados grabados en un chip u oblea de silicio. El ordenador, para trabajar, utiliza varios tipos de memorias, como son:

RAM ROM BIOS Caché Virtual

http://www.asifunciona.com/informatica/af_pc/af_pc_4.htm



Módulo de memoria RAM

RAM. (Random Access Memory – Memoria de acceso aleatorio). Constituye la memoria principal de trabajo. En ella se carga parte del sistema operativo instantes después que se pone en funcionamiento el ordenador. En este dispositivo se cargan también todos los programas que vamos abriendo para trabajar con ellos, el archivo o los archivos con los cuales nos encontramos trabajando en un momento dado, así como también los que abrimos para verlos o modificarlos. La RAM es una memoria volátil, es decir, que todo el contenido que tiene transitoriamente almacenado se borra o se pierde cuando se ejecuta el "reset" o se apaga el ordenador.

ROM. Read Only Memory – Memoria de sólo lectura. Es un tipo de memoria permanente que contiene grabada instrucciones que no cambian y que el ordenador necesita para trabajar. El BIOS es una memoria ROM.

BIOS. (Basic Input/Output System – Sistema Básico de Entrada/Salida). Es una memoria, que contiene grabadas las instrucciones POST (Power-On Self Test - Autocomprobación de arranque o encendido) que controla la secuencia de revisión de los dispositivos del ordenador y proporciona la puesta en marcha e inicialización del programa del sistema operativo cuando lo encendemos.

Caché. Tipo de memoria muy rápida donde se van almacenando datos de los programas en ejecución que el

microprocesador necesita utilizar reiteradamente mientras estamos trabajando con el ordenador, aliviando así

el trabajo de la memoria RAM.

Virtual. Esta memoria físicamente no está constituida por un chip de silicio como las que se han relacionado

anteriormente, sino que es un archivo o fichero de paginación o intercambio, que en Windows 95, 98 y Me se

denominaba "win386.swp, mientras que en Windows 2000 y XP se denomina "pagefile.sys". Este es un fichero

oculto, que se regenera en el disco duro cada vez que se pone en funcionamiento el ordenador como apoyo a

la memoria RAM. Cuando la capacidad de la RAM no es suficiente para mantener en un momento

determinado varios programas abiertos y funcionando de forma simultánea, la memoria virtual asume parte

de esas funciones.

CONTROLADORAS

Las controladoras de uso más generalizado son la IDE y la EIDE, mientras que la más profesional y, por tanto,

más costosa es la SCSI.

IDE. (Integrated Drive Electronics – Electrónica integrada en la unidad). Socket o conector destinado a conectar

dispositivos que utilizan la controladora IDE, como la disquetera de discos flexibles de 3.5 pulgadas (ya en

desuso), los discos duros y los lectores-grabadores de CDs y/o DVDs. La placa base posee dos conectores IDE,

que permiten instalar dos dispositivos de este tipo a cada uno de ellos por medio de un cable plano de 40

hilos. En los ordenadores más actuales esta controladora se ha sustituido por la EIDE (Enhanced IDE - IDE

Mejorada), que permite el uso de dispositivos Serial ATA (Serial Advanced Technology Attachment - Conexión

de Tecnología Avanzada Serie) como, por ejemplo, discos duros fabricados específicamente para esta

tecnología, cuya tasa de transferencia de datos es mucho mayor que la que permitían los anteriores de



tecnología ATA.

SCSI. (Small Computer System Interface – Sistema de interfaz para pequeños ordenadores). Controladora de

uso profesional para disqueteras, unidades lectoras/grabadoras de CDs /DVDs y discos duros de tecnología

SCSI, que permite transferir y recuperar datos a gran velocidad. Además este tipo de controladora es más

fiable que la IDE o la EIDE y permite instalar hasta siete dispositivos también SCSI.

Ni la controladora SCSI, ni los dispositivos preparados para utilizar esta tecnología se encuentran normalmente

en los ordenadores personales domésticos, pues su instalación se realiza exclusivamente a solicitud de los

clientes que la requieran según el tipo de trabajo que vayan a desempeñar. Por ejemplo, para edición de

vídeo digital se recomienda utilizar discos duros SCSI con su correspondiente controladora, en lugar de discos

duros para tecnología IDE o EIDE.

OTROS ELEMENTOS

Bus. Así se denominan los conductos o cableado impreso de la placa base, por donde circulan los datos entre los diferentes dispositivos que se encuentran conectados a la misma. Las placas base de los primeros ordenadores solamente disponían de un solo bus, al que se conectaban todos los elementos y dispositivos periféricos. En la actualidad las placas bases disponen de más de un bus, siendo el principal el PCI. Los otros son el bus USB (donde van conectados todos los dispositivos periféricos que admiten ese tipo de conexión) y el Bus IDE dual (donde van conectados el disco duro y el lector/grabador de CDs o DVDs.

Slots. Son sockets o ranuras de expansión situados en la placa base donde se insertan o conectan a presión las correspondientes tarjetas de interface de los distintos dispositivos periféricos o de hardware que se instalan en el ordenador, como por ejemplo: tarjeta gráfica o de vídeo, tarjeta de sonido (en caso de que el sonido no esté integrado ya en la propia placa base); tarjeta Ethernet, que permite la conexión del ordenador a una red local y a Internet; módem interno para la conexión al correo electrónico o a Internet; tarjeta para captura de imágenes destinadas a la edición de vídeo, entre otros.

Los ordenadores más antiguos empleaban en la placa base ranuras ISA (Industry Standard Arquitecture - Arquitectura Estándar de la Industria) para conectar las tarjetas controladoras de dispositivos. A partir de la aparición del microprocesador Pentium 4 esas ranuras fueron sustituidas por las actuales PCI (Peripheral Component Interconnect - Interconexión de Componentes Periféricos). Hasta hace poco se utilizaba también la ranura AGP (Advanced Graphic Port - Puerto de Gráficos Avanzados) para la conexión de la tarjeta gráfica a la que se conecta, a su vez, el monitor.

Sin embargo, con el avance de los videojuegos y las presentaciones multimedia que requieren una mayor velocidad para la formación de la imagen esta ranura se ha ido sustituyendo en los ordenadores más modernos por los slots o ranuras PCI Express x1, x4 y x16 para conectar las actuales tarjetas gráficas.

Chipset. Conjunto de chips o circuitos integrados, cuya función es gestionar los buses de datos situados en la placa base. En la placa base existen dos tipos de chipsets:



1. El denominado "North Bridge" o Puente Norte, que conecta el microprocesador, la memoria RAM y la tarjeta de vídeo directamente con el Bus PCI.

2. El "South Bridge" o Puente Sur, que conecta el Bus IDE y el Bus USB igualmente con el Bus PCI.

Batería CMOS. Fuente de energía eléctrica que mantiene la configuración del sistema del ordenador, así como la fecha y hora actualizada. Generalmente es una batería redonda y plana, tipo CR 2032, de 3 volt de tensión.

Puertos. La placa base de los ordenadores presentan normalmente diferentes puertos I/O (Input/Output - Entrada/Salida) de datos. En los más antiguos podemos encontrar los puertos paralelo, serie y PS/2 que ya han sido prácticamente sustituidos por puertos USB-2, Firewire, Bluetooth y de rayos infrarrojos (IR) en los ordenadores más actuales.

Suministro de energía eléctrica Todos los ordenadores cuentan con un transformador que suministra corriente eléctrica de diferentes tensiones o voltajes para que puedan funcionar los diferentes elementos instalados en la placa base y los dispositivos internos como el disco duro y el lector/grabador de CDs o DVDs.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO DE DATOS

Un ordenador cuenta también en su interior con dispositivos de hardware para el almacenamiento de datos, ya sea de forma magnética, óptica o electrónica, que no forman parte de la placa base, pero que se instalan a ésta, como el disco duro, la disquetera para disquetes de 3,5 pulgadas (ya en desuso), el lector/grabador de CD y/o DVD, entre otros. Últimamente algunos fabricantes le incorporan también a sus ordenadores lectores de tarjetas externas como Compact Flash (CF), Secure Digital (SD), Memory Stick y XD, que permiten pasar directamente al ordenador datos almacenados en esas tarjetas como, por ejemplo, fotos y videos tomados con una cámara digital. Otro dispositivo utilizado para el almacenamiento de datos es el Pen Drive (memoria flash portátil en forma de llavero) que se puede conectar a un puerto USB para intercambiar datos entre ese dispositivo y el ordenador.

PERIFÉRICOS EXTERNOS

Todos los ordenadores personales utilizan dispositivos periféricos de hardware externo, indispensable para su funcionamiento, como son, fundamentalmente, monitor, teclado y ratón, y otros opcionales como impresora láser o de tinta y altavoces, aunque existen muchos otros dispositivos más para ejecutar diferentes funciones, que se pueden conectar también al ordenador.

FUNCIONAMIENTO DEL ORDENADOR

¿Qué ocurre cuando encendemos el ordenador?

Cuando encendemos el ordenador, la corriente eléctrica (1) llega al transformador de fuerza o potencia (2). A través del conector (3) el transformador distribuye las diferentes tensiones o voltajes de trabajo a la placa base, incluyendo el microprocesador o CPU (4). Inmediatamente que el microprocesador recibe corriente, envía una orden al chip de la memoria ROM del BIOS (5) (Basic Input/Output System – Sistema básico de



entrada/salida), donde se encuentran grabadas las rutinas del POST ( Power-On Self-Test – Autocomprobación diagnóstica de encendido) o programa de arranque. Si no existiera el BIOS conteniendo ese conjunto de instrucciones grabadas en su memoria, el sistema informático del ordenador no podría cargar en la memoria RAM la parte de los ficheros del Sistema Operativo que se requieren para iniciar el arranque y permitir que se puedan utilizar el resto de los programas instalados.

Una vez que el BIOS recibe la orden del microprocesador, el POST comienza a ejecutar una secuencia de pruebas diagnósticas para comprobar sí la tarjeta de vídeo (6), la memoria RAM (7), las unidades de discos [disquetera si la tiene, disco duro (8), reproductor y/o grabador de CD o DVD], el teclado, el ratón y otros dispositivos de hardware conectados al ordenador, se encuentran en condiciones de funcionar correctamente.

Cuando el BIOS no puede detectar un determinado dispositivo instalado o detecta fallos en alguno de ellos, se oirán una serie sonidos en forma de “beeps” o pitidos y aparecerán en la pantalla del monitor mensajes de error, indicando que hay problemas. En caso que el BIOS no detecte nada anormal durante la revisión, se dirigirá al boot sector (sector de arranque del disco duro) para proseguir con el arranque del ordenador.

Durante el chequeo previo, el BIOS va mostrando en la pantalla del monitor diferentes informaciones con textos en letras blancas y fondo negro. A partir del momento que comienza el chequeo de la memoria RAM, un contador numérico muestra la cantidad de bytes que va comprobando y, si no hay ningún fallo, la cifra que aparece al final de la operación coincidirá con la cantidad total de megabytes instalada y disponible en memoria RAM que tiene el ordenador para ser utilizada.

Durante el resto del proceso de revisión, el POST muestra también en el monitor un listado con la relación de los dispositivos de almacenamiento masivo de datos que tiene el ordenador instalados y que han sido comprobados como, por ejemplo, el disco o discos duros y el lector/grabador de CD o DVD si lo hubiera.

Cualquier error que encuentre el BIOS durante el proceso de chequeo se clasifica como “no grave” o como “grave”. Si el error no es grave el BIOS sólo muestra algún mensaje de texto o sonidos de “beep” sin que el proceso de arranque y carga del Sistema Operativo se vea afectado. Pero si el error fuera grave, el proceso se detiene y el ordenador se quedará bloqueado o colgado. En ese caso lo más probable es que exista algún dispositivo de hardware que no funcione bien, por lo que será necesario revisarlo, repararlo o sustituirlo.

Cuando aparecieron los primeros ordenadores personales no existían todavía los discos duros, por lo que tanto el sistema operativo como los programas de usuarios había que cargarlos en la memoria RAM a partir de un disquete que se colocaba en la disquetera. Cuando surgió el disco duro y no existían todavía los CDs, los programas se continuaron introduciendo en el ordenador a través de la disquetera para grabarlos de forma permanente en el disco duro, para lo que era necesario utilizar, en la mayoría de los casos, más de un disquete para instalar un solo programa completo. Por ese motivo, hasta la aparición de los lectores de CDs, el programa POST de la BIOS continuaba dirigiéndose primero a buscar el sistema operativo en la disquetera y si como no lo encontraba allí, pasaba entonces a buscarlo en el disco duro.

Si por olvido al apagar esos antiguos ordenadores se nos había quedado por olvido algún disquete de datos introducido en la disquetera, al encender de nuevo el equipo el proceso de inicialización se detenía a los pocos segundos, porque el BIOS al leer el contenido de ese disquete encontraba otro tipo de datos y no el sistema operativo. Cuando eso ocurría solamente había que extraer el disquete de la disquetera y oprimir cualquier tecla en el teclado. De inmediato el BIOS continuaba la búsqueda, dirigiéndose al disco duro, lugar donde se encontraba y encontramos grabado todavía el sistema operativo, incluso en los ordenadores más actuales.



ARRANQUE O INICIALIZACIÓN DEL ORDENADOR

Una vez que el BIOS termina de chequear las condiciones de funcionamiento de los diferentes dispositivos del ordenador, si no encuentra nada anormal continúa el proceso de “booting” (secuencia de instrucciones de inicialización o de arranque del ordenador), cuya información se encuentra grabada en una pequeña memoria ROM denominada CMOS (Complementary Metal-Oxide Semiconductor – Semiconductor de óxido-metal complementario).

Para comenzar el proceso de inicialización, el BIOS localiza primeramente la información de configuración del CMOS, que contiene, entre otros datos, la fecha y la hora actualizada, configuración de los puertos, parámetros del disco duro y la secuencia de inicialización o arranque. Esta última es una de las rutinas más importantes que contiene el programa del CMOS, porque le indica al BIOS el orden en que debe comenzar a examinar los discos o soportes que guardan la información para encontrar en cuál de ellos se encuentra alojado el sistema operativo o programa principal, sin el cual el ordenador no podría ejecutar ninguna función. Entre los sistemas operativos más comúnmente utilizados hoy en día en los ordenadores personales o PC, se encuentra, en primer lugar, el Windows (de Microsoft), siguiéndole el Linux (de código abierto) y el Mac-OS (Macintosh Operating System - sistema operativo Macintosh), que emplean los ordenadores Apple.

En los ordenadores personales actuales, el BIOS está programado para que el POST se dirija primero a buscar el "boot sector" o sector de arranque al disco duro. En el primer sector físico del disco duro (correspondiente también al sector de arranque), se encuentra grabado el MBR (Master Boot Record - Registro Maestro de Arranque) o simplemente "boot record", que contiene las instrucciones necesarias que permiten realizar el proceso de carga en la memoria RAM de una parte de los ficheros del sistema operativo que se encuentra grabado en la partición activa del disco duro y que permite iniciar el proceso de carga.

Generalmente el disco duro posee una sola partición activa, coincidente con la unidad "C:/", que es donde se encuentra localizado el sistema operativo. No obstante, de acuerdo a como lo haya decidido el usuario, un mismo disco duro puede estar dividido en dos o más particiones, e incluso tener un sistema operativo diferente en cada una de esas particiones (nunca dos sistemas operativos en una misma partición).

TRABAJO CON PROGRAMAS DE APLICACIONES

Desde el mismo momento en que ya el sistema operativo se encuentra funcionando, podemos proceder a abrir el programa utilitario o aplicación con la que deseamos trabajar. El funcionamiento de un programa o software utilitario de aplicación, al igual que el sistema operativo, se basa en seguir un conjunto de instrucciones programadas que nos permiten realizar un trabajo. Existen infinidad de aplicaciones de uso común, que van desde el procesador o editor de textos hasta otras con las que podemos realizar diseños gráficos, editar video, editar sonido, ejecutar videojuegos, entre otros.

Las instrucciones de todos los programas están escritas en líneas de texto o lenguaje de alto nivel, comprensible para el programador que crea el software o programa, pero no para el ordenador. Para que el ordenador entienda esas instrucciones es necesario traducirlas primero, con la ayuda de otro programa, a un lenguaje de bajo nivel o código máquina, que convierte las líneas de texto en código binario, es decir, en dígitos “0” y “1”, o bits de código binario, que es el único lenguaje que entiende el microprocesador y los



dispositivos que integran el ordenador. El conjunto que forma la combinación de ocho unos y ceros como, por ejemplo, 10001010, o lo que es igual, ocho bits (un bit correspondiente a cada uno y otro bit correspondiente a cada cero), recibe el nombre de “Byte”.

Cuando utilizamos un programa, por ejemplo, el procesador o editor de texto u otro similar, las palabras que escribimos en el teclado y las órdenes que introducimos por medio del ratón las recibe el sistema operativo en código binario. Éste, en primera instancia, identifica de donde procede la información que le llega (en este caso el editor de textos), la acepta como datos que le envía ese programa y por medio del microprocesador o CPU los reenvía a la memoria RAM, igualmente en código binario.

A partir de ese momento la información quedará almacenada en la RAM de forma temporal, incluyendo también la información del formato que tiene el documento de texto, o sea, tipo y puntaje o tamaño de la fuente de letras, colores y ancho de los márgenes de la página. Esa información relacionada con los datos del formato del documento constituyen instrucciones prefijadas por el programador, pero que en la mayoría de los caso podemos cambiar o ajustar a nuestra conveniencia, siempre y cuando el programa haya sido preconcebido para permitir que se introduzcan esos cambios. Toda la información que supervisa el sistema operativo la envía al microprocesador y éste a su vez a la tarjeta gráfica para representarla visualmente en la pantalla del monitor.

Una vez que el usuario termina de trabajar en un fichero lo más normal es que lo quiera guardar pasándolo al disco duro, o a cualquier otro soporte de almacenamiento de datos. Para ello, cuando se selecciona la opción “Guardar” que tienen todos los programas, el sistema operativo recibe la solicitud y hace que se despliegue una ventana para que el usuario seleccione el camino o lugar donde se encuentra la carpeta en la cual se quiere guardar dicho fichero o archivo (aunque también se puede crear una nueva carpeta para guardarlo). A continuación se escribe el nombre con el que se identificará al fichero y se concluye la operación de guardar. Inmediatamente el sistema operativo envía una orden a la memoria RAM y el documento que se encontraba ahí guardado, de forma transitoria, pasa a almacenarse en el soporte magnético u óptico seleccionado. En ese soporte el fichero permanecerá guardado indefinidamente, aunque se apague el ordenador, permitiendo que posteriormente podamos leerlo, modificarlo o borrarlo cuando sea necesario al abrirlo de nuevo.

Mientras el fichero con el que estamos trabajando no se guarde en el disco duro o en cualquier otro soporte de almacenamiento de datos, se corre el peligro de perder la información si ocurriera un fallo como, por ejemplo, el cuelgue o bloqueo del programa con el cual estamos trabajando, o del propio programa del sistema operativo. Cuando eso ocurre y no es raro que ocurra, nos veremos impedidos de ejecutar la acción de “guardar”, con lo cual no sólo se perderá todo el contenido del fichero, sino también todo el tiempo de trabajo que habíamos invertido en crearlo.

La pérdida de la información de un fichero cuando se cuelga o bloquea el programa con el cual lo estamos creando o el propio ordenador, se debe a que todo el contenido de la memoria RAM se borra cuando nos vemos obligados a cerrar forzosamente una aplicación sin que ofrezca la posibilidad de salvar primeramente el fichero, por tener que reiniciar de nuevo el ordenador (reset) para desbloquearlo, o también cuando apagamos nosotros mismos el ordenador sin haber procedido primero a guardar debidamente la aplicación, aunque en este último caso siempre aparece una ventana alertando que el fichero no ha sido guardado.

Como la RAM es una memoria volátil o transitoria, que sólo almacena los datos mientras se encuentra energizada, lo más recomendable es ir guardando cada cierto tiempo el fichero mientras lo estamos



trabajando. De esa forma si ocurriera un cuelgue o bloqueo en el ordenador solamente se pierde la información correspondiente a los últimos minutos invertidos después de haberlo guardado por última vez.

Cuando el usuario termina de trabajar con el ordenador y quiere apagarlo, no lo puede hacer directamente oprimiendo el botón de encendido/apagado del equipo. Para apagar el ordenador sin correr riesgos es estrictamente necesario seguir los pasos estipulados para realizar esa acción, porque de no hacerse así se pudiera ver afectado el sistema operativo pudiendo llegar hasta el punto de que posteriormente no arranque. Lo normal es cerrar siempre primero todos los programas que se encuentran abiertos después de haber guardado el fichero o ficheros con los que hemos estado trabajando y por último proceder a cerrar el sistema operativo siguiendo los pasos específicos para ese fin.

Hay sistemas operativos como Windows, que apagan automáticamente el ordenador después que el usuario selecciona la opción "Apagar el Equipo". Si esa propiedad no está activada o no está disponible (cosa que depende también de la antigüedad del ordenador), entonces habrá que proceder a cerrar igualmente el sistema operativo de la misma forma más arriba explicada y una vez que se muestre un texto en la pantalla del monitor indicando “puede apagar su equipo con seguridad”, se procede a oprimir manualmente durante unos segundos el mismo botón o interruptor que utilizamos para el encendido, hasta que se apague.

Uso del computador en la administración

La mayoría de los administradores comerciales usan computadoras diariamente. Con un software computacional, los administradores comerciales pueden escribir en hojas de cálculo, enviar mensajes a sus empleados y escribir correspondencia comercial. Sin embargo, los usos de computadoras en la administración de negocios no se detienen en estas funciones básicas. Muchas industrias tienen programas computacionales que facilitan el manejo de funciones específicas para la industria.

Manejo de información

La mayoría de los administradores de negocios manejan información en sus trabajos. Los gerentes se responsabilizan de ingresar la información de nómina del empleado, la información de productividad de la oficina e información sobre el desempeño del empleado. Distintas aplicaciones computacionales se usan para ingresar estos datos: programas de procesador de palabras, hojas de cálculo y formas en línea. Al facilitar la instalación de la plantilla de ingreso de información y generar una plantilla nueva diaria, las computadoras hacen que la información luzca como una administración comercial de forma mucha más sencilla de lo que sería de otra forma.

Comunicación

Las computadoras facilitan la comunicación de la gente en todo el mundo. Desde los adolescentes usando el correo instantáneo para chatear con sus amigos hasta profesionales en negocios que usan teléfonos para hacer llamadas internacionales, la cantidad de gente que usa computadoras para comunicación es imposible de subestimar. Para los administradores comerciales, la comunicación es uno de los usos invaluables de las computadoras. Con sistemas computacionales de correo instantáneo, por ejemplo, los gerentes de call centers se pueden comunicar con los agentes de call centers sin interrumpir la llamada telefónica. Otros gerentes usan el correo electrónico y las redes sociales para comunicarse y contactar con sus compañeros alrededor del mundo.



Administración de redes

Muchos negocios cuentan con grandes y complejas redes de comunicación. Estas redes pueden almacenar computadoras, teléfonos e incluso impresoras. La conexión entre máquinas (por ejemplo las conexiones de la computadora a la impresora y las conexiones de la computadora al teléfono) se debe instalar y manejar por medio de otras computadoras. Por ejemplo, si algunas computadoras cuentan con el permiso para enviar documentos a una impresora sencilla de pago por uso, debe haber un administrador de redes computacionales que supervisan las solicitudes y otorga permisos a los usuarios. Esta computadora normalmente la usa una persona administrativa que tenga experiencia en redes computacionales.

Tareas administrativas específicas de la industria

Algunas industrias usan computadoras para tareas únicas que no se pueden desarrollar en otras industrias. Los call centers, por ejemplo, cuentan con tipos específicos de software que se usan para dirección dependiendo del papel del centro. Las ventas en call centers tienen softwares con los que los agentes pueden ingresar el nombre del cliente, el número de tarjeta de crédito y el valor de la venta. Después los administradores ven y verifican esta información usando el software del administrador. El servicio a clientes de los call centers tienen un software que usan los gerentes para ver las cuentas del cliente (por ejemplo, una cuenta telefónica) y hacen ajustes (por ejemplo la instalación de nuevos servicios). En otros negocios, los administradores pueden usar un software para monitorear la actividad del empleado o para revisar el trabajo del producto.

Administración de las tecnologías de la información

La Administración de las Tecnologías de Información tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas, de la administración.

Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder renacer y hacer que este rediseño sea todo un éxito.

Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad:

El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de información.

El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).

Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño de una organización sobre la base de sistemas de información:



Automatización, la forma más común de cambio en la organización que la tecnología de información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el desempeño de tareas existentes.

Racionalización, consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los procedimientos operativos.

Reingeniería, esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente los costos del negocio.

Cambios de paradigma, esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica una reconceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.

Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema o conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:

El análisis de sistemas. Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso analizar tres áreas de factibilidad:

Factibilidad técnica

Factibilidad económica.

Factibilidad operativa.

Diseño de sistemas. Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo.

Programación. Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño.

Pruebas. Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los resultados deseados en condiciones conocidas.

Conversión. Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias de conversión principales:

Estrategia paralela. Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente.

Estrategia de cambio directo. Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado.



Estrategia de estudio piloto. Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización.

Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo en etapas, ya sea por funciones o por unidades de organización.

Producción y mantenimiento. Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el nombre de mantenimiento.

Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología explicada en este artículo.

Los sistemas de información

Como se comentó en un principio, el objetivo de la Administración de las tecnologías de la información tiene por objeto el desarrollo de sistemas de información que permitan dar solución a problemas de administración. En este sentido existen herramientas informacionales que se esmeran en proporcionar una infraestructura para enfrentar las necesidades de gestión en las organizaciones.

Una parte de la administración en los sistemas de información utilizado en muchas empresas es el Sistema de Información Gerencial (SIG), el cual se constituye de la interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, que en conjunto son llamados sistemas de información. Su objetivo principal es solucionar los problemas empresariales que surjan día a día.

Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes cuando al analizar la información utilizan sistemas distintos para llevar a cabo las actividades operacionales de la organización. En general un SIG es un sistema integrado usuario-máquina cuya finalidad es proveer de información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa, para ello toma como herramientas principales equipos de cómputo con un software especializado, procedimientos, manuales y modelos para el análisis a su vez éstas herramientas van de la mano con la planificación, el control y la toma de decisiones.

Sistemas de información por áreas

Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos o de Gestión de Talento también puede encontrar paquetes de software para correr un sistema de información específico con ánimo de gestionar el capital humano mediante la integración de 4 módulos de información: nóminas, prestaciones sociales, indicadores de productividad y gestión de recursos humanos. Con lo anterior se establecen conexiones funcionales que permiten disminuir costos e incrementar la productividad del personal en las organizaciones.



Marketing: El área de marketing o mercadeo en las empresas utilizan un sistema de información para administrar su relación con los clientes llamado CRM (Customer Relationship Management), el cual sirve para llevarles seguimiento específico a las necesidades de estos para cubrirlas de forma eficiente. Este sistema funciona sobre la base de un Datawarehouse (Almacén de datos) con todos los datos de cada uno de los clientes, un gestor que los administra y un departamento de telemarketing. Es actualmente uno de los pilares fundamentales del servicio postventa.

Administrando las TIC

También es necesario que las organizaciones cuenten con las mejores TIC y que las áreas se involucren realmente en el negocio, en su estrategia, en sus planes y en su futuro. Por esa razón y en relación a la importancia de la administración de las tecnologías de la información, es importante incluir, aunque sea de manera general como marco de referencia, el tema de ITIL2, el cual es un compendio de las mejores prácticas para la adecuada administración de las áreas de las tecnologías de información y de cómo mejorar la interrelación entre éstas y el resto de la organización por medio de la entrega de un adecuado servicio y de su oportuno involucramiento en la planeación del negocio.

Un punto primordial sobre esta herramienta es que requiere de la profesionalización del personal de las TIC, ITIL, es, en sí mismo, una guía de mejores prácticas y en ningún momento debe ser tomado como una manera de educar gente, solo se requiere resaltar que gente profesional de las TIC, siguiendo ITIL, tendrán mejores resultados.

Tendencias en la administración de las TIC

En años recientes se ha incrementado el reconocimiento de que la información es el activo más importante que cualquier organización debe manejar. La clave para la recolección, análisis, producción y distribución de la información dentro de una organización es la calidad de los sistemas tecnológicos de comunicación de la información (Information Communication Technology, ICT) y los servicios de las TIC brindados en el negocio. Por lo tanto las organizaciones deben invertir los recursos apropiados para el soporte, entrega y administración de sus servicios críticos de las TIC, que los apuntalan.

Los retos clave que enfrentan hoy en día las organizaciones son:

Relacionar las TIC con la planeación estratégica del negocio.

Integrar y alinear a las TIC con los objetivos del negocio.

Incorporar y retener el conjunto de recursos y habilidades correctas.

Implementar la mejora continua.

Medir la efectividad y eficiencia de la organización de las TIC.

Demostrar el valor para el negocio de las TIC.

Mejorar la entrega exitosa de proyectos.

Aprovisionarse de manera inteligente (outsorcing, insourcing).

Mantener el cambio constante del negocio y de las TIC.

2 La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la

información, el desarrollo de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general.

ITIL da descripciones detalladas de un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI.



Ingeniería de información y bases de datos

¿Qué es la Ingeniera de la Información?

“Es la aplicación de una seria técnicas formales integradas para el planeamiento, análisis, diseño y construcción de sistemas de información para la totalidad de una empresa, o un sector importante de ella” (Murillo, Félix, 1997, pág.5).

“Permite transformar los objetivos estratégicos de la compañía en aplicaciones y datos que le ayudaran a alcanzar esos objetivos” (Rob, Coronel, Peter y Carlos, 2004, p.783).

“Es un conjunto integrado de estrategias, metodologías y herramientas que tienen por objetivo responder rápidamente a las necesidades del usuario, pero tiene un alcance más amplio que la creación de prototipos” (Martín, James, 1991, p.115).

Características de la Ingeniería de Información

Aplica técnicas estructuradas en el ámbito de una empresa, considerada en su conjunto, o bien una parte de ella.

Avanza desde lo general hasta lo particular, en notación anglosajona en forma de arriba hacia abajo (top – Down), a lo largo de las cuatro etapas de desarrollo.

Las técnicas de la ingeniería de la información contienen a las de la ingeniería del software en una forma modificada.

Describe los datos corporativos en lugar de los procesos.

La exposición razonada de la ingeniería de la información simple.

Los tipos de datos de negocios tienden a permanecer muy estables y no cambian mucho durante su existencia.

Se inicia en el nivel ejecutivo, en el que la planificación estratégica de los recursos de información se aplican a toda la empresa

Ventajas de la Ingeniería de Información

Facilita la evolución de los sistemas.

Incluye auditoria informática.

Permite el control de seguridad.

Los procesos cambian a menudo y por lo tanto, modifican con frecuencia los sistemas existentes. Con énfasis puesto en los datos, la ingeniería de la información ayuda a disminuir el impacto en los sistemas cuando cambian los procesos.

Etapas de la Ingeniería de Información

• Planeamiento de Estrategia de la información • Análisis de un área de negocio • Diseño del Sistema • Construcción



Base de datos

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del inglés Database Management System o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran mutuamente protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), en México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y en Argentina la Ley de Protección de Datos Personales.

Base de datos de particulares

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.

Según la variabilidad de la base de datos

Bases de datos estáticas

Son bases de datos únicamente de lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar análisis de datos para inteligencia empresarial.

Bases de datos dinámica

Son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y edición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo, puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado.



Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Sólo contienen un representante de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título y edición de una determinada publicación. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo. Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Estos directorios se pueden clasificar en dos grandes tipos dependiendo de si son personales o empresariales (llamadas páginas blancas o amarillas respectivamente)

Los directorios empresariales hay de tres tipos:

Tienen nombre de la empresa y dirección.

Contienen teléfono y los más avanzados contienen correo electrónico.

Contienen datos como facturación o número de empleados además de códigos nacionales que ayudan a su distinción.

Los directorios personales solo hay de un tipo, ya que leyes como la LOPD en España protege la privacidad de los usuarios pertenecientes al directorio.

La búsqueda inversa está prohibida en los directorios personales (a partir de un número de teléfono saber el titular de la línea).

Modelos de bases de datos

Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.



Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:

Bases de datos jerárquicas

En este modelo los datos se organizan en forma de árbol invertido (algunos dicen raíz), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

Base de datos de red

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Bases de datos transaccionales

Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

Un ejemplo habitual de transacción es el traspaso de una cantidad de dinero entre cuentas bancarias. Normalmente se realiza mediante dos operaciones distintas, una en la que se debita el saldo de la cuenta origen y otra en la que acreditamos el saldo de la cuenta destino. Para garantizar la atomicidad del sistema (es decir, para que no aparezca o desaparezca dinero), las dos operaciones deben ser atómicas, es decir, el sistema debe garantizar que, bajo cualquier circunstancia (incluso una caída del sistema), el resultado final es que, o bien se han realizado las dos operaciones, o bien no se ha realizado ninguna.

Bases de datos relacionales

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para representar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.



Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos.

Bases de datos multidimensionales

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual. En las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean aprender.

Bases de datos orientadas a objetos

Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).

Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.

Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a



dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

Bases de datos documentales

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Sirven para almacenar grandes volúmenes de información de antecedentes históricos. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

Bases de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática. Este tipo de base de datos surge debido a las limitaciones de la Base de Datos Relacional de responder a consultas recursivas y de deducir relaciones indirectas de los datos almacenados en la base de datos.

Sistema de Gestión de bases de datos distribuida (SGBD)

La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en múltiples sitios conectados por una red. Hay de dos tipos:

1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.

2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de autonomía local y tienen acceso a varias bases de datos autónomas preexistentes almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura cliente-servidor.

Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, entre otros.

Consulta a base de datos

Una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos, también pueden utilizarse como origen de registro para formularios. Para esto se utiliza un Lenguaje de consulta.

Las consultas a la base de datos se realizan a través de un Lenguaje de manipulación de datos, el lenguaje de consultas a base de datos más utilizado es SQL.

características y definiciones de sistemas de información

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