caracterización procesos sena-sem 3.pdf

C-04

Versión: 4.0

Página 1 de 1

LIDER DEL PROCESO

ENTRADAS SALIDAS

Plan de trabajo del sistema integrado de mejora continua institucional

Informe de avance del sistema

Definición de la Poitica y objetivos de calidad

Planes de mejoramiento del Sistema

Solicitudes de creación ,modificación o Anulación de documentos H Listado maestro de documentos

Reporte de no conformidades reales y potenciales H Informe del estado de acciones correctivas y

preventivas

Programa de auditorias internas

Informe consolidado de las auditorias internas

Informe de auditorias internas

Retroalimentación del cliente

Desempeño de los procesos y la conformidad

Todos los procesos

Todos los procesos

Proceso de Planeación Estrategica

Todos los procesos


Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua

Organos de Control

Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas

Todos los procesosControlar los documentos del Sistema

PROVEEDORES

MEJORA CONTINUA

ACTIVIDADES

Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.

Directores Regionales y Subdirectores de centros

CLIENTES

Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Servicio Nacional de Aprendizaje SENACARACTERIZACION DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO


políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos de la entidad

P Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua

Actas de Revisión por la Dirección

Todos los procesos

Todos los procesos

Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua

Informes regionales de los avances del los planes de gestión ambiental H Consolidar y monitorear los planes ambientales Informe de seguimiento a la gestión ambiental

institucional

Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Solicitudes de realización de auditorias internas

Planes de mejoramiento institucional H Administrar las auditorias internas de calidad y Gestión Ambiental

Comités Nacional y Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua

Proceso de Planeación Estrategica Proceso de Planeación Estrategica

Proceso de Mejora continua

Desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio

Estado de acciones correctivas y preventivas

Cambios que podrian afectar el sistema

Recomendaciones para la mejora

Acciones de seguimiento de reevisiones previas efectuadas por la Dirección

Riesgos actualizados e identificados

Documentación del Sistema V/A Documentos y registros controlados del proceso

Planes de mejoramientoNo conformidadesMapa de RiesgosIndicadores

V/A Acciones de mejora realizadas

RIESGOS: INDICADORES

REQUISITOS

ElaboroRevisoAprobó

versión Fecha de Aprobación

1 jun-05

2 dic-05

3 dic-084 nov-10

Este documento impreso se considera copia no controlada

Proceso de Mejora Continua

Proceso de Planeación EstratégicaProceso de Mejora Continua

Proceso de Mejora Continua Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, correspondientes al proceso

Proceso de Mejora ContinuaRealizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Juana Perez MartinezDi t d Pl ió Di i i t

Maria Cristina AlvarezCoordinadora Grupo de Mejora Continua de la

Gestión InstitucionalResolución 003751 del 2008

Eliminación de la estructura por macroprocesos

Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de un interrelación de procesos en un mapa a una cadena de valor

Ajuste de las actividades del proceso

Versión Inicial del sistema Resolución 001156 del 2005

nov-10

ago-10sep-10

H Consolidar y elaborar el informe de la Revisión por la Dirección Informe para la Revisión por la Dirección Proceso de Planeación EstrategicaTodos los procesos


Ver mapa de riesgos de la vigencia Hoja de vida del indicador del proceso

Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso

Control del DocumentoNombre Cargo Fecha

Control de CambiosDescripción del cambio Aprobó

Oscar Andrés Rojas Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento ContinuoIveth alexandra Gutierrez Funcionario Dirección de planeación y Direccionamiento Corporativo

Juana perez Martinez Lider del procesos

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI

Versión 3 P001- 04 Pág. 1


PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros

Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los registros del SENA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Directores Regionales, Subdirectores de centro y Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

Alcance: Desde la identificación de la necesidad de la creación, modificación o anulación de documentos, hasta su disposición final.

Generalidades: Control de Documentos

• La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este procedimiento.

• La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento. • Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología

establecida en el Anexo 3 de este procedimiento. • La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo

4 de este procedimiento. • Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.

de este procedimiento. • Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso. • El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver

Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. (VER NOTA 1)

• La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el Anexo 7 de este procedimiento.

• Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso. El control, la actualización y la divulgación del Normograma institucional, corresponde a la Dirección Jurídica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.

• Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada”

• Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes características:

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.

Versión 3 P001-04 Pág. 2


El encabezado de la caracterización de proceso:

Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera pagina

En las demás páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento Los formatos tendrán el siguiente encabezado

- Pie de página:

Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la derecha, Indicando el número de versión, el código y la página:

Versión # Código Página Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este procedimiento. Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página.

Control de Documentos Nombre Cargo Fecha Elaboró Revisó Aprobó

Control de Cambios


Descripción del cambio Aprobó

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL DOCUMENTO

Fecha: Versión: Página__de__

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE FORMATO Código y versión Nombre proceso al que está asociado Nombre procedimiento al que está asociado




El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado Maestro de Documentos. NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI . Control de Registros

• El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros.

• En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y la disposición final de los registros.

• La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales. • El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los

registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico. • La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en

carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada proceso.

• La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia.

• La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central. • La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso

se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la misma. Digitalizado o microfilmado.




Flujograma




ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1

Detectar las necesidades de crear, anular o modificar un documento de su proceso. o retirar o incorporar un documento externo que afecte su proceso. En el caso que el documento sea solicitado por un Centro de Formación, esta solicitud debe ser diligenciada por el responsable Regional y este enviarla a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Líder de procesos y/o responsable asignado nacional o regional

2 Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04 “formato de creación, modificación y anulación de documentos” , debidamente diligenciado

Líder de procesos y/o responsable asignado

Formato F002-P001-04

3 Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Dirección de Planeación

y Direccionamiento Corporativo

4 Si es anulación del documento, se procede a la actividad 12 de lo contrario continua con la actividad 5





5 Verificar si el documento cumple con los referentes de este procedimiento y del SIMCI.

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo


6 Si es viable se continua con la actividad numero 9 de lo contrario con la actividad 7

7

Enviar comunicación al responsable del proceso informando acerca de la no viabilidad solicitando los ajustes que se deben realizar al documento, en el formato F002-P001-04.



8

Realizar los ajustes del documento y remitirlo nuevamente a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para continuar con la actividad 5.

Líder de procesos y/o responsable asignado Formato F002-

P001-04

9 Enviar el documento para su aprobación. Dirección de Planeación

y Direccionamiento Corporativo.

10 Devolver el documento, confirmando su aprobación y continuar con el proceso

Designado en la tabla de niveles de autoridad

Documento en tramite

11 Asignar código y versión al documento según el control documental y el Listado Maestro de Documentos


Documento en tramite

12 Actualizar el listado maestro de documentos y las TRD si es necesario


Listado Maestro de Documentos y TRD

13

Identificar la versión anterior del documento y marcarlo según el caso documento obsoleto si es una modificación o documento anulado si es una eliminación.


Versión anterior del documento

14 Divulgar en los medios establecidos para tal fin. El nuevo documento con el apoyo de Comunicaciones.


Medios digitales

15 Socializar e implementar el documento en las actividades diarias.

Líder de procesos

16 Archivar los documentos y registros Funcionarios y contratistas SENA TRD

17 Conservar, proteger y recuperar los documentos y registros

Funcionarios y contratistas SENA TRD

18 Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y contratistas SENA TRD

Documentos asociados:

Tablas de Retención Documental, vigentes a la fecha. Anexo 1 “Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI” Anexo 2 “Codificación de documentos” Anexo 3 “Simbología para los flujogramas” Anexo 4 “Identificación de caracterización de procesos” Anexo 5 “Identificación de procedimientos” Anexo 6 “Listado Maestro de Documentos” Anexo 7 “ Formato Solicitud de creación, anulación o modificación de documentos




Control de Documentos

Nombre Cargo Fecha Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento

Continuo Junio2010

Revisó Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Julio 2010

Aprobó

Juana Pérez Martinez

Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo Agosto 2010

Control de Cambios versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema Resolución 001156 del

2005

02 Diciembre 2008 Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de la interrelación de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor.

Resolución 003751 del

2008

03 Agosto 2010 Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías.

Resolución 02613 del 9 de septiembre del

2010


Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua

Institucional


Lider del proceso o responsable regional del Instructivos, Fichas Técnicas, Guías y

Formatos

Funcionario encargado por el responsable del proceso o Dirección de Planeación y

Direccionamiento Corporativo o

Lider del proceso


TIPO DE DOCUMENTO

Comité Nacional del Sistema de Mejora Continua

institucional

Objetivos de Calidad

ELABORACIÓN


Institucional

Funcionario encargado por el Representante de la Dirección

REVISIÓN APROBACIÓN

Consejo DirectivoPolítica de la Calidad

Procedimientos y Planes de calidad

Manual de Calidad

Cadena de Valor


Institucional




Lider del proceso

Procedimientos temas especificos determinados en la NOTA 2 del procedimiento control de documentos y registros

Funcionario encargado Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Subdirector de Centro

Servicio Nacional de Aprendizaje SENAANEXO 1

NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Funcionario encargado por el responsable del proceso o

encargado de mejora a nivel regional



Funcionario encargado por el lider del procesoCaracterización de Procesos


responsable regional del procesoFormatos responsable del proceso o

encargado de mejora a nivel regional Direccionamiento Corporativo o

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS


Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificación para su identificación y control. Esta codificación está relacionada con el proceso al cual soporta el documento. La estructura general de la codificación consta de los siguientes caracteres alfanuméricos asignados de la siguiente manera: - El primer carácter es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de documento así: M: Manual P: Procedimiento I: Instructivo C: Caracterización G: Guía F: Formato - El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a los dígitos relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, así: 01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL 02 = CONVENIOS Y ALIANZAS 03 = PLANEACION ESTRATÉGICA 04 = MEJORA CONTINUA 05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES 06 = DISEÑO CURRICULAR 07 = ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA 08 = EJECUCION DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL 09 = EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS 10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES 11 = GESTIÓN PARA EL EMPLEO 12 = GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 13 = GESTIÓN ADMINISTRATIVA 14 = GESTIÓN JURIDICA 15 = GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS 16 = GESTIÓN DOCUMENTAL 17 = GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES 18 = GESTIÓN INFORMÁTICA

- Las caracterizaciones de proceso solo contarán con los dos caracteres anteriores así: C04: pertenece al proceso gestión documental Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboración del documento dentro del proceso, iniciando con el 001. Esta codificación se ubicará o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y en el pie de página, para el resto de documentos. Ejemplo: Un Formato para la “solicitud de creación, modificación y anulación de documentos” se codificará: F002-P001-04, donde:


ANEXO 2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS


F002: Es el segundo formato asociado a este proceso P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso 04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o esté relacionado directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificará de la siguiente manera: Ejemplo: Un Formato se codificará: F001-04, donde: F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado 04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua

- La codificación del Manual de Calidad será:

MQ – 01, en donde:

MQ: Manual de Calidad. 01: Corresponde a la versión del manual

- Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-01, en donde:

MPP: es la identificación del Manual de Procesos y Procedimientos 01: Corresponde a la versión del manual

NOTA 2: Para los documentos, háblese de Instructivos, formatos y guías propias de cada Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institución, a su especialidad, se debe agregar el código designado por la Resolución 806 de 2004, donde se establecen entre otros los códigos de las regionales. Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Continúa para la Regional Tolima Se codificará: F001-04-73, donde: F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado 04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua 73: Documento utilizado por la regional Tolima únicamente Para este caso también se aplica la NOTA 1.

G


ANEXO 3 Simbología para los Flujogramas


Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:

Símbolo Nombre Observación Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.

Tarea Al interior del rectángulo se redacta la tarea, iniciando con

verbo infinitivo Toma de decisión Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/

Rechazado, etc.).

Documento o registro

En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro.

Multidocumento Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera

más de un documento.

Conector de actividades

Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar.

Conector de páginas Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página.

Proceso o procedimiento

Indica que se da una interacción con otro proceso o procedimiento.

Base de datos Indica que la información debe registrarse o conservarse

en un sistema de información.

Flecha de conexión entre actividades, o

de destino

Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.

Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un número consecutivo a partir de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser coherente con la numeración de la descripción del procedimiento. Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de flujo específico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseño de base de datos, casos de uso, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc.) se usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.

codigo: (1)

Versión: (2)

Página (3)

LIDER DEL PROCESO

ENTRADAS SALIDAS

(9) -10 -12

RIESGOS INDICADORES

REQUISITOS Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso

Elaboro

Reviso

Aprobó


(17) (18)

-13


CARACTERIZACION DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

PROVEEDORES ACTIVIDADES CLIENTES

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL

(4)

(6)

(7)

(5)

(8) -11

(20)

Control de Cambios

(15)

Fecha

Ver mapa de riesgos de la vigencia Indicadores de gestión del proceso

AprobóDescripción del cambio

(19)

(16)

Nombre

(14)

Cargo


PROCEDIMIENTO

Versión P017- Pág. 1


PROCESO: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PROCEDIMIENTO: (2)

Objetivo: (3)

Responsable: (4)

Alcance: (5)

Generalidades:

(6)

Flujograma

(7)


(8) (9) (10) (11)

Documentos asociados:

(12)

Control de Documentos

Nombre Cargo Fecha

Elaboró (13)

Revisó (14) Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Procedimiento para la Revisión por la Dirección.

Versión P017-0 Pág. 2


Aprobó (15) Jefe oficina de comunicaciones

Control de Cambios


Descripción del cambio Aprobó

(16) (17) (18) (19)

Instructivo

(1) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar

(2) Escribir el nombre del procedimiento

(3) Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las pautas o criterios para (titulo del procedimiento)

(4) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento

(5) Indicar a que se debe aplicar el procedimiento

(6) Definir claramente las observaciones básicas, requisitos , pautas para el desarrollo del procedimiento

(7) Mostrar el flujograma del procedimiento

(8) Enumerar las actividades del procedimiento

(9) Enunciar claramente las actividades del procedimiento

(10) Identificar quien es el responsable de la actividad

(11) Identificar si aplica el registro de la misma

(12) Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos , formatos guías, etc.

(13) Escribir el nombre de quien elaboró el documento así como el cargo o número de acta donde se haya elaborado

(14)

Escribir el nombre de quien revisó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya revisado según el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI

(15)

Escribir el nombre de quien aprobó el documento así como el cargo o número de acta donde se haya aprobado. según el procedimiento de control de documentos y registros del SIMCI

(16) Indicar el numero de versión en la que se encuentra el documento

(17) Colocar la fecha de aprobación del documento

(18) Realizar la descripción de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la trazabilidad del mismo

(19) Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprobó el documento

CÓDIGO VERSIÓN VIGENTE DESDE

(2) (4) (5)

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOSF001-P001-04 VERSIÓN 001Procesos mejora continuaProcedimiento control de Documentos y Registros

PROCESO NOMBRE DEL DOCUMENTO

(1) (3)

Servicio Nacional de Aprendizaje SENAANEXO 6

Listado Maestro de Documentos

(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.(2) Escribir el código asignado al documento(3) Escribir el nombre del documento(4) Escribir el número de la versión en que se encuentra el documento(5)


Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento

Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

A

FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS

F002-P001-04 VERSIÓN 001 PROCESO MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PROCESO:

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

CREACIÓN MODIFICACIÓN ANULACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN

NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO

OBSERVACIONES

AUTORIZADO NO AUTORIZADO

Firma y fecha

OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO

AUTORIZADO NO AUTORIZADO

Firma y fecha

Codigo asignado, versión y fecha de aprobación del documento


PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD



PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Auditorías Internas de Calidad Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas de calidad, para realizar el seguimiento al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.

Responsable:

• Oficina de Control Interno de Gestión • Dirección de Planeación y Direccionamiento

Corporativo y su equipo • Director Regional • Equipo auditor Coordinador

Alcance: Inicia con la elaboración del programa de auditorías internas de calidad y termina con el seguimiento de las acciones de mejora emprendidas.

Generalidades: • Existirá un programa de auditorías internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la

responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina de Control Interno de Gestión y el grupo operativo designado por la Representante de la Dirección, el cual será presentado al Comité Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el Secretario del mismo para su aprobación.

• Los Comités Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecerán su programa de auditorías internas regionales con los parámetros establecidos en el Programa de auditorías internas nacionales.

• El programa de Auditorias nacional, podrá incluir varios ciclos de auditoría.

• Los auditores internos no podrán auditar su propio proceso.

• En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el

programa, esta será designada por el Representante de la Dirección.

• El líder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la representante de mejora, en un término no mayor a quince (15) días hábiles.

• El auditado debe remitir copia del informe de auditoría y de los Formato de acciones correctivas y

preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluación de auditores, a la Representante del Director Regional (Secretario Técnico del Comité Regional), durante los diez (10) días hábiles después de ser recibidos.

• El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,

se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente tabla:

Procedimiento Auditorías Internas de Calidad.



Perfil Auditor Interno de calidad Líder del equipo auditor Educación Educación secundaria Educación secundaria Experiencia laboral en el SENA Mínimo 10 mes Mínimo 15 mes

Formación como auditor 24 horas de formación en auditoría interna de calidad certificada

40 horas de formación como auditor líder de calidad certificada

Habilidades

1. En principios, procedimiento y técnicas de auditoría. 2. Conocer los documentos del sistema y de referencia 3. Conocer la situación de la organización. 4. Conocer la normatividad vigente. 5. conocimiento y habilidad de la terminología de la calidad. 6. conocimiento de la terminología del sector, las características técnicas de los procesos y productos de institución.

1. Planificación de auditorias 2. habilidad en las comunicaciones. 3. tener capacidad de organizar y dirigir a los auditores de su equipo. 4. ser capaz de orientar y dirigir. 5. Estar en capacidad de solucionar conflictos. 6. preparar y completar el informe de auditoria

Los auditores deben ser personas, Éticas, de mente abierta, diplomáticos ,perceptivos , versátiles y objetivos

Experiencia en auditorias Ninguna Haber participado en al menos dos auditorías internas como auditor.

• La evaluación del equipo auditor será coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestión,

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de cada regional.

La evaluación de los auditores líderes será realizada por el Representante de la Dirección. Esta calificación es realizada por los auditados a través del formato evaluación de auditores: 5: Cumple criterio 3: Cumple parcialmente criterio 1: No cumple criterio. El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala: 4.1 – 5 Auditor cumple 3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoría y debe ser formado nuevamente.

• La regional debe enviar copia del informe de auditoría y los planes de mejora establecidos para solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince días después de haber recibido el informe de la auditoria, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, con el fin de realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los consolidara y enviara a Control Interno de Gestión.




• Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicación donde se encontró

Ejemplo.

“proceso ejecución de la formación, Regional Cauca, Centro Industrial”

Además se debe ser claro en la redacción de las mismas, ejemplo.

“No se está llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje, como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N° XX y XXX del 2010”

• Las No Conformidades serán cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas establecidas en el plan de mejoramiento.





1

Elaborar el programa de auditorías nacional, estas incluyen las auditorías Internas de Calidad como las de Gestión Ambiental.

Oficina de Control Interno de

Gestión, Dirección de Planeación y

Direccionamiento Corporativo


2 Presentar el programa de auditorías en la primera reunión del año del Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

Secretario Técnico del

Comité

3

Revisar que el programa de auditorías cumpla con las diferentes expectativas de la administración y de las necesidades de la organización

Comité Nacional del Sistema Integrado de

Mejora Continua Institucional

Acta de la reunión

Si el programa es aprobado continua con la actividad numero 4 de lo contrario deberá ser ajustado y regresa a la actividad 1

Acta de la reunión

4

Comunicar a los Comités Regionales del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional el programa nacional de auditorías y las directrices especificas para cada proceso a auditar en su respectiva Regional

Secretario Técnico del

Comité

Comunicación vía correo electrónico

5

Seleccionar auditores internos del personal con el que cuenta la Regional según el perfil, de no contar con suficientes auditores se debe solicitar a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo el apoyo respectivo.

Comité Regional del Sistema Integrado de


6

Elaborar el programa de auditoría regional con los lineamientos establecidos en el programa nacional




7

Enviar el programa de auditorías regional a la Dirección de Planeación y Direccionamiento corporativo, con las fechas en las que se realizarán y nombre de las personas que conformaran el equipo auditor




Si cumple con los lineamientos establecidos en el programa Nacional aprobado por el Comité Nacional del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional y los perfiles de los auditores, continua con la actividad 8 de lo contrario se regresa a la actividad 5 informando los cambios que se deben realizar





8

Aprobar el programa diseñado por las Direcciones Regionales y enviar comunicación con la aprobación








9

Elaborar las comunicaciones para informar tanto a auditores como auditados del programa de auditorías



comunicación

10

Revisar la documentación del proceso a auditar, el equipo auditor debe revisar además del proceso y los procedimientos que se va auditar, cualquier otra información pertinente, por ejemplo reportes de auditorías anteriores, no conformidades y detalles de las acciones correctivas.

Equipo auditor

11

Elaborar Plan de auditoría, en el cual debe constar de fecha y hora, lugar de la auditoria, el alcance de la auditoria que debe ser el mismo del programa de auditorías, los cargos de las personas que van hacer auditados y el nombre de los auditores

Equipo auditor

Formato F003-P002-C4

12 Enviar el plan de auditoría a la persona líder del proceso y/o responsable del mismo a nivel regional que va hacer auditado.

Equipo auditor Comunicación

vía correo electrónico

Si después de recibir el plan de auditoría, el auditado cree que debe realizarse modificaciones al plan por compromisos adquiridos anteriormente para la misma fecha, se debe responder al equipo auditor, en los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, con la sustentaciones respectivas, la fecha por parte del auditado solo se puede modificar una vez. Si esto ocurre de regresa a la actividad numero 11 de lo contrario se continua con la actividad numero 13

Auditado Comunicación

vía correo electrónico

13

Elaborar la lista de requisitos o preguntas básicas que se deben plantear, con referencia tanto a la norma de Calidad, como a los pasos de y decisiones del procesos y /o de los procedimientos.

Equipo auditor


14

Realizar la reunión de apertura con el Líder del proceso y/o responsables a nivel regional, donde se presenta el equipo auditor, se revisa el alcance de la auditoria, así como el plan y se aclaran los detalles del mismo.

Equipo auditor

15

Ejecutar la auditoría interna según el plan presentado y utilizando de referencia las listas de chequeo elaboradas anteriormente. Esto puede llevarse a cabo en forma de entrevistas a las personas que desarrollan las actividades del proceso y/o procedimientos o mediante la observación de las mismas.

Equipo auditor Formato F004-P002-04

16 Elaborar las conclusiones de la auditoria para ser informados en la reunión de cierre Equipo auditor





17

Documentar los hallazgos encontrados debidamente evidenciados en el formato de acciones preventivas y correctivas, según lo establecido en el procedimiento acciones preventivas y correctivas.


18 Elaborar informe de auditoría. Equipo auditor Formato F005-P002-04

19

Realizar la reunión de cierre informando los puntos por resaltar tanto positivos como los hallazgos encontrados esto se registra con las conclusiones y/o observaciones que sean necesarias, el auditor debe entregar informe de auditoría con los formatos diligenciados de acciones preventivas y correctivas

Equipo auditor


y Formato F001-P003-04

20

Archivar los documentos generados por la auditoria, ya sean de forma física o digital, para el control de registros del sistema y poder realizar por parte de la Dirección Regional, el seguimiento a los procesos y planes de mejoramiento respectivos.

Representante de mejora de la

Regional (Secretario Técnico del

Comité Regional)

21

Realizar el seguimiento por parte de la Dirección Regional, de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento, para informar al encargado del cierre de las mismas



Comité Regional)

Comunicaciones

22

Realizar el seguimiento de los planes de mejoramiento planteado para cerrar las no conformidades por parte de equipo auditor que realizo la auditoria o por el asignado por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.


23

Preparar el informe anual de auditorías internas de la Regional y enviar a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para consolidar y entregar a la Oficina de Control Interno de Gestión.



Comité Regional)

Documentos Asociados: • F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditorías Internas. • F002-P002-04. Formato Programa de Auditorías Internas Regionales. • F003-P002-04. Formato Plan de Auditorías. • F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo. • F005-P002-04. Formato Informe de Auditorías Internas. • F006-P002-04. Formato de Evaluación Auditores Internos. • F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.




Control de Documentos Nombre Cargo Fecha

Elaboró Consuelo Castañeda,

Claudia Patricia Sanchez, Oscar Rojas

Profesionales de Mejoramiento Continuo de las Regionales de Caldas y Antioquia y de la

Dirección General

Septiembre 2010

Revisó Juan Pablo Osorio Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Septiembre 2010

Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Noviembre 2010

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema Resolución 001156 del 2005

02 Diciembre 2005 Eliminación de la estructura por macroprocesos

Maria cristina Álvarez

Coordinadora Grupo de Mejora

03 Diciembre 2008

Actualización nueva versión del procesos y procedimientos y paso de la interrelación de

procesos identificada en un mapa a una cadena de valor.

Resolución 003751 del 2008

04 Noviembre 2010

Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinámico y se

ajuste a las nuevas tecnologías.

Juana Pérez MartinezDirectora de Planeación y


PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS F001- P002-04 / Versión 01 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .

ALCANCE DE LA AUDITORIA: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .

PROGRAMA DE AUDITORIAS:

PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN)

TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .

N° Y FECHA DE ACTA DEL COMITÉ REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA

CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS

INTERNAS NACIONALES: ________________________________.

----------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMITÉ

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONALF002-P002-04 / Versión 01

Mejora Continua

Auditorías Interna de Calidad

(3) (4)

Alcance: (2)

NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA

Regional:

Objetivo: (1)

LUGAR Y FECHA EQUIPO AUDITOR

(5) (6)

FECHA DE APROBACIÓN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO

________________(9)_____________________

FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL

(8)


(1)(2)(3)(4)(5)

(6)

(7)

(8)

(9) Escribir la fecha de aprobación del programa de auditorias internas de calidad

Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes

Definir la extensión y los límites de la realización de las auditorias internas de calidad, como:

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor

Escribir el nombre del líder del proceso o responsable regional

Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria

Respaldar la aprobación del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta

Dirección

Respaldar la elaboración del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de

Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Dirección general, regional o centro de

formación en que se va a realizar la auditoria

de 2

Inicial Final

(13) (14) (15)

(19)

FIRMA AUDITOR LÍDER FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO

(20)

PLAN DE AUDITORIASF003-P002-04 / Versión 02

Mejora Continua

Auditorías Internas de Calidad

ACTVIDAD

(12)

(10)(9)

Fecha Hora(DD-MM-AA)

Fecha Hora(DD-MM-AA)

REGIONAL: (2) CENTRO:

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3)Documentos de Referencia: (5)

(11)REUNIÓN APERTURA REUNIÓN DE

CIERRE ENTREGA INFORME FINAL

EQUIPO AUDITOR:

(7)

AUDITOR LIDER: (6)

Nombre Cargo

Auditado

PROCESO AUDITADO: (1)

AUDITADO: (8)

ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)

FechaHora

FECHA (DD-MM-AA)

(16)* (17) (18)

Auditor

de 2


(1)(2)(3) Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado

(4) Definir el campo de aplicación de la realización de la auditoria interna de calidad

(5) Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria

(6) Escribir el nombre del auditor lider designados para la realización de la auditoria

(7) Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria

(8) Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria

(9) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de apertura de la auditoria interna de calidad

(10) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunión de cierre de la auditoria interna de calidad

(11) Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad

(12) Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria

(13) Escribir la fecha de realización de la actividad programada de la auditoria interna de calidad

(14) Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar

(15) Establecer el horario de finalización de la actividades que va a desarrollar

(16)* Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)

(17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado

(18) Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad

(19) Respaldar la elaboración del plan de auditoria con la firma del equipo auditor

(20) Respaldar la aprobación del plan de auditoria con la firma del líder del proceso

Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la dirección general no diligenciar

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

NOTAS ADICIONALES

(10)

Fecha:

Lugar:

Proceso Auditado:

Líder del proceso y/o responsable a nivel regional

Pregunta y soportes de documentos y registros a verificarRequisito

(7)(6)

Equipo Auditor:

C NC

LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNASF004-P002-04 / Versión 1

Mejora Continua

Auditorías Internas

observaciones

(11)

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(10)

(11)

Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta

cumpliendo.

Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.

Escribir el nombre de los auditores designados para la realización de la auditoria

Indicar el numeral ó literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.

Escribir la pregunta que realizará el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.

Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formación)

Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad

Escribir el nombre del líder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar


Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

1

1. INFORMACION GENERAL PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO (Donde se llevo a cabo la auditoria)

LOCALIZACIÓN (especifique dirección, teléfono, correo electrónico de los sitios visitados)

ALCANCE REQUISITOS LIDER DE PROCESO O RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA

Nombre

Cargo

Correo electrónico

FECHAS DURACIÓN (total días – auditor) FECHAS DE EJECUCION DE LA AUDITORIA. EQUIPO AUDITOR

Líder

Auditores

2 OBJETIVOS 2.1

3. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS 3.1 Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas .

3.2 Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.

INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS F005- P002-04 / Versión 02 Mejora Continua Auditorías Internas de Calidad

2

4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS

N° Numeral de la norma de requisitos Descripción de la no conformidad

5 ASPECTOS RELEVANTES

6 ASPECTOS POR MEJORAR

Auditor líder: Fecha: (dd/mm/aaaa)

Firma de recibido a conformidad del Auditado: Fecha: (dd/mm/aaaa)

de 4

(1)

Proceso auditado

(4)

NIVEL DE CALIFICACIÓN

1 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditoría

2 Realiza reunión de apertura de la Auditoria

3 Utiliza herramientas de Verificación

4 Demuestra conocimiento de los procesos del área auditada

5 Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos

6 Retroalimentación de los procesos auditados

7 Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna

8 Reúne y analiza evidencias suficientes

9 Realiza reunión de cierre de la Auditoria

11 Manifiesta cordialidad en el trato

12 Demuestra confidencialidad en la información

13 Demuestra comportamiento ético

14 Demuestra seguridad durante la Auditoria

15 Es abierto a responder las inquietudes que se presentan

EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS F006-P002-04 / Versión 02

Mejora Continua

Auditorías Internas

(2)

(3)

Lugar:

CALIDAD HUMANA

Nombre del auditor Fecha

13

Según el desarrollo de la auditoria evalue el desempeño de la auditoria teniendo en cuenta que:

5

CONOCIMIENTO

5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. (5)

de 4

16 Qué valor agregado aportó el auditor al proceso?

17 Qué aspectos considera usted que podría mejorar el auditor en su próxima auditoría?

18 Comentarios y / u observaciones:

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(11)

Firma del Evaluador

(9)Dependencia:

(10)

(6)

Cargo:

(8)

(7)

Escribir el nombre del auditor a evaluar

Escribir lafecha en que se realiza la evaluación

Escribir el proceso auditado

Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Dirección General, Regional y/o Centro de Formación

Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma

Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple

parcialmente y 1: No cumple.

Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor

Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor

evaluado

Firma del evaluador

Escribir el cargo del evaluador

Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador


PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS



PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas, verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.

Responsable: • Líderes de proceso y responsables regionales

Alcance: Inicia con la detección de una oportunidad de mejora hasta la consolidación del estado de las Acciones preventivas y Correctivas a nivel nacional.

Generalidades: • Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable

• Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

• Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:

- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario. - Informes de Auditoría Interna o Externa. - Resultados de la Revisión por la Dirección. - Resultados de Análisis de Datos. - Resultados de las Mediciones de Satisfacción, Encuestas. - Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores. - Resultados de Autoevaluación. - Gestión de Riesgo - Revisión de las necesidades y expectativas del cliente.

• Toda acción establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran

una acción preventiva y estas no necesitarán ser registradas en el formato de acciones Correctivas y Preventivas.

• El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generara una acción correctiva que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional.

• Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso

en Dirección General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea cerrada deberá ser remitida a la Dirección Regional para su envío a la Dirección de de Planeación y Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Dirección General, para ser archivada en la carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.

• Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de

mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.



• La actualización de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA, es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre así: marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y diciembre 31, a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo vía E-mail, para su consolidado.





1 Detectar la oportunidad de mejora

Auditor, líder de proceso y/o

responsable regional del proceso, funcionario

2

Diligenciar los datos identificados en el formato de acciones preventivas, correctivas y/o mejora en su parte 1, por parte de la persona que identifica la no conformidad.




3

Entregar o enviar el formato diligenciado al líder del proceso o al responsable regional, para que continúe con el diligenciamiento del formato.




4 Analiza el tipo de acción a tomar que puede ser Acción Preventiva o Acción Correctiva o Acción de mejora.

Líder del proceso y/o responsable de proceso a nivel

regional

Si se requiere realizar acciones preventivas o correctivas se continua con la actividad numero 5 de lo contrario se debe establecer una acción de mejora y continuar con la actividad número 6.

5

Identificar la causa raíz de la no conformidad, la cual se debe establecer en la parte 2 del formato por parte del Líder o responsable Regional del proceso, esto se puede realizar por los diferentes métodos Espina de Pescado, Los 5 que´s, entre otros.


regional


6 Establecer las acciones a realizar para atacar la causa o las causas de la no conformidad, las cuales constituyen el plan de mejora.


regional


7

Enviar la copia del formato ya diligenciado con el plan de mejora a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo si es una no conformidad identificada en la Dirección General o al Representante de mejora de la Regional si fue identificada en ellas.


regional

8

Archivar la copia de la acción correctiva y preventiva, en la carpeta del proceso, para su seguimiento y control.

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico

del Comité Regional) Dirección de Planeación y


9 Ejecutar el plan de mejora en las fechas establecidas por las personas designadas por el líder o responsables del proceso a nivel regional


regional





10

Realizar el seguimiento a los diferentes planes de mejora, según las fechas establecidas para el cierre de las mismas.

Representante de

mejora de la Regional (Secretario Técnico



Comunicación

11

Avisar o designar a las personas designadas para el cierre de las no conformidades según las fechas establecidas.




Comunicación

12

Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento establecido para cerrar la no conformidad, por parte del auditor o de la persona designada para tal fin.



13

Diligenciar el formato en su parte 3, por parte del auditor o persona asignada, escribiendo claramente si la acción establecida se realizo y si fue eficiente




Si las acciones fueron efectivas se continua con la actividad número 14 de lo contrario se regresa a la actividad número 6

14 Registra la fecha de cierre, Se identifica la fecha de la visita en la que se realiza el cierre o en la que se recibe la evidencia para la misma




15 Identificar el origen (ubicación) de la no conformidad



Si la no conformidad se identifica en la Dirección general continua con la actividad 16 de lo contrario continua con la actividad 17

16 Enviar el formato original completamente diligenciado a la Dirección de Planeación y Direcciona




17 Enviar el formato original completamente diligenciado al Representante de mejora de la Regional








18 Actualizar el control de AC y AP de la Regional


del Comité Regional)


19

Enviar el reporte de las acciones Preventivas y Correctivas de la Regional a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo


del Comité Regional)


20 Actualizar el control de AP y AC Nacional para la Revisión por la Dirección

Dirección de Planeación y


Documentos Asociados: • F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. • F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas


Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Septiembre 2010


Septiembre 2010


Noviembre 2010

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del Cambio Aprobó





03 Diciembre 2008




04 Noviembre 2010

Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas

tecnologías.


Directora de Planeación y


ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA F001-P003-04 / Versión 02 Mejora Continua Acciones Preventivas y Correctivas

Página 1

Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad Fecha:

Consecutivo: Dependencia Generadora: Proceso al que pertenece: Responsable de la acción: Tipo de acción:

FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEÑALE CON UNA “X” LA FUENTE QUE APLIQUE)

No conformidades identificadas en auditorías internas y externas.

Resultado del análisis del informe de quejas del cliente.

Servicios no conformes.

Resultado del seguimiento y medición de los procesos.

Resultados de la medición del desempeño de los proveedores.

Resultados de la evaluación de la satisfacción del cliente. Resultados de la revisión por la dirección al Sistema de Mejora Continua Institucional Acciones correctivas de otros procesos.

Cambios organizacionales o externos que podrían afectar el SGC.

Acción anterior ineficaz (Escribir código de la acción ineficaz)

Riesgos

Otros. Cuales? PARTE 2, debe ser diligenciada por el líder y/o responsable del proceso a nivel regional

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A MEJORAR O RIESGO):

CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):

D M A

Preventiva: Correctiva:

Mejora:


Página 2

Causas relacionadas con el método de trabajo:

Causas relacionadas con el personal:

Causas relacionadas con el medio ambiente:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Causas relacionadas con hardware o software:

Causas relacionadas con equipo o maquinaria

Causas relacionadas con materiales:

Causa raíz (s) identificada:

DESCRIPCIÓN DE LA CORRECCIÓN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):

PLAN DE ACCION

TAREAS RESPONSABLE FECHA

LIMITE DE EJECUCION

PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma

VERIFICACIÓN DE ACCIONES

RESPONSABLE:

TAREAS FECHA DE

VERIFICACION OBSERVACIONES


Página 3

FECHA DE CIERRE PROPUESTA:

EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS ¿Se eliminó la causa de la no conformidad real/potencial?:

Si No

Los siguientes campos sólo se deben diligenciar cuando la acción sea eficaz y vaya a ser cerrada.

RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO: RESPONSABLE DEL CIERRE:

FECHA DE CIERRE FINAL:

C AP AC AM X E

(1) (2) (4) (4) (4) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Numeral NTC GP1000 PROCESO

ESTADONo. FECHA

(11)

Fecha final planteada en la

mejora

TOTAL

FUENTE CLASE Descripción de la No

Conformidad

CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS F002-P003-03 / Versión 02

Mejora Continua

Acciones Preventivas y Correctivas

REGIONAL consecutivo Regional

(3)

CONVENCIONES:

Fuente:

Clase:


(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo

(9) Transcribir el consecutivo del documento.

(10)(11)

C: corrección / AP: acción preventiva / AC: acción correctiva / AM: acción de mejora

PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluación ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisión por la dirección; AD: Análisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medición de la Satisfacción del

Cliente; R: Riesgo; M Medición de procesos, productos o servicios; OT: otro

Escribir la fecha de la última actividad descrita en el Plan de mejoramiento.

Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.

Escribir el número de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o acción de mejora

Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente

Marcar con una X que clase de acción se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: corrección / AC: acción correctiva / AP: acción preventiva - AM: acción de mejora

Transcribir la Descripción de la no conformidad.

Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la acción tomada, si aplica

Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Dirección General, Regional y/o centro)


PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO CONFORME



PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del servicio en los procesos: Ejecución de la Formación Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías) y Evaluación Certificación de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para prevenir su uso, ocurrencia no intencional.

Responsable: • Líder de proceso y/o responsable regional

Alcance: Este procedimiento comprende desde la identificación de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o del producto no conforme con las especificaciones definidas, hasta su tratamiento y su control.

Generalidades: • El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden

presentar durante la prestación de los servicios de los procesos Ejecución de la Formación Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesorías) y Evaluación Certificación de Competencias Laborales.

• Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variación dentro de los procesos y pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.

• Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),

el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una acción correctiva y/o de mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.

Tabla 1

Proceso Descripción del Aspecto que afecta la calidad. Responsable Tratamiento

EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN

Competencias de los instructores.

Coordinador Académico. Instructor.

Reprogramar instructores y fortalecer el proceso de formación.

Disponibilidad de materiales de formación.

Coordinador Académico. Instructor. Apoyos

Administrativos. Subdirector de

Centro.

Replantear actividades de formación, mientras se dispone de los materiales.

Disponibilidad de Ambientes de Aprendizaje.

Coordinador Académico

Reprogramar Ambientes de Aprendizaje y/o establecer alianzas para disponer de ellos.

No cumplimiento por parte del instructor, de las actividades de formación programadas

Coordinador Académico. Instructor.

Establecer acciones de mejora, para cumplir con las actividades programadas.

Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme



EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN

(Asesoría)

Competencias de los instructores / asesores.

Coordinador Académico.

Instructor / Asesor

Reprogramar instructores / asesores y fortalecer el proceso de asesoría

Incumplimiento por parte del instructor / asesor, al plan de asesoría.

Coordinador Académico y/o

Líder de la Unidad de

Emprendimiento

Reprogramar actividades de asesoría concertadas con el cliente.

EVALUACIÓN

CERTIFICACIÓN DE

COMPETENCIAS LABORALES

Competencias de los evaluadores (técnica y como evaluador).

Subdirector de Centro. Líder de

Certificación de Centro.

Reprogramar evaluadores.

Incumplimiento por parte del evaluador, al plan de evaluación certificación.

Líder de Certificación de

Centro. Evaluador.

Reprogramar actividades de evaluación certificación de competencias laborales.





1

Identificar el Servicio y/o Producto no Conforme en los procesos misionales.de acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo en cuenta las entradas establecidas para los aspectos que afectan la calidad del servicio

Líder y /o responsable del proceso


2 Detectar si se presentan aspectos que afectan la calidad del servicio de manera reiterada en el trimestre

Funcionario del proceso o responsable del

Servicio


3 Informar al líder del proceso y/o responsable del proceso a nivel regional

Funcionario del proceso o responsable del

Servicio


4

Registra la descripción de los aspectos que afectan la calidad, el responsable del tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1, teniendo en cuenta la frecuencia del suceso durante el trimestre en el formato identificación, tratamiento y disposición del servicio no conforme



5 Ejecutar el tratamiento establecido Funcionario del proceso

o responsable del Servicio

6 Realiza el seguimiento para determinar si la acción que se tomo llevo a eliminar el Servicio y/o Producto no conforme

Líder y /o responsable

del proceso

7 Verificar la efectividad del tratamiento y plasmarlo en el formato



Si fue eficaz el tratamiento se continua con la decisión de donde fue identificada de lo contrario con la actividad 8


8

Diligenciar el formato de Acciones Preventiva, Correctivas y/o de Mejora identificando la causa del Servicio y/o Producto no conforme, y de esta forma para determinar la causa raíz del mismo y establecer un plan de mejora que si sea eficaz.



9 Continuar con las actividades determinadas en el procedimiento Acciones Preventiva y Correctivas


Si el Servicio y/o Producto no conforme fue identificado en la Dirección General continua con la actividad 10 de lo contrario continua con la actividad 11


10 Enviar el formato original completamente diligenciado a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo



11 Enviar el formato original completamente diligenciado al Representante de mejora de la Regional







12 Actualizar el control de Servicio y/o Producto no conforme de la Regional

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del

Comité Regional)


13 Enviar el reporte del Servicio y/o Producto no conforme de la Regional a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Representante de mejora de la Regional (Secretario Técnico del

Comité Regional)


14 Actualizar el control Servicio y/o Producto no conforme Nacional para la Revisión por la Dirección

Dirección de Planeación y Direccionamiento

Corporativo


Documentos Asociados: • F001-P004-04. Formato Identificación, Tratamiento y Disposición del Servicio y/o Producto No Conforme. • F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.


Elaboro Consuelo Castañeda,

Claudia Patricia Sanchez, Oscar Rojas

Profesionales de Mejoramiento Continuo de las Regionales de Caldas y Antioquia y de la

Dirección General

Septiembre 2010

Reviso Juan Pablo Osorio Profesional Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Septiembre 2010


Noviembre 2010

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó





03 Diciembre 2008




04 Noviembre 2010

Ajuste del procedimiento de control de documentos y registros para que el Modelo de Mejora Continua de

Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías.




SI NO(ac)

Fecha de Seguimiento

Acción/Tratamiento Realizado

Seguimiento Eficaz

Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:

Fecha de Identificación Responsable del Tratamiento

IDENTIFICACIÓN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME F001-P004-04 / Versión 02

Mejora Continua

Servicio y/o Producto No Conforme

Descripción del Servico y/o producto no conforme.


PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN



PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Revisión por la Dirección Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisión por la Dirección del SENA que permita asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional.

Responsable: • Representante de la Dirección.

Alcance: Comprende desde el análisis y verificación de los criterios e información para la revisión por parte de la Dirección hasta la el informe de seguimiento del plan de mejora generado por la misma.

Generalidades: • Los resultados de la Revisión por la Dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas

con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situación, entre otras.

• La revisión al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendición de cuentas de los Líderes a la Alta Dirección y debe realizarse por lo menos una vez al año, incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Política y los Objetivos de Calidad si es necesario.

• Para la realización de la Revisión por la Dirección se debe contar con la asistencia de la Alta

Dirección y de los Líderes de proceso. Cada Líder de proceso es responsable de la presentación de los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas, recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentación se debe realizar de acuerdo al esquema y metodología establecida y no debe durar más de 10 minutos.

Procedimiento de Revisión por la Dirección.







1 Programar la revisión del SIMCI, teniendo en cuenta las entradas requeridas y el desempeño de sistema.

Alta Dirección Representante de la

Alta Dirección

Programa de revisión (fecha y agenda)

2

Solicitar a los Líderes de los procesos la información, según corresponda: • Resultados de auditorías. (Informe de cumplimiento plan de auditorías, evaluación auditores, recomendaciones) • Retroalimentación del cliente del último año. (Resultados encuesta satisfacción al usuario, Informe quejas y reclamos, acciones realizadas para la mejora) • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. (Indicadores de Gestión, producto no conforme presentado y tratamiento, Matriz de eficacia del Sistema) • Estado de las acciones correctivas y preventivas. (Consolidado de abiertas y cerradas, distribución por procesos, fuente) • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. (Resultados implementación plan de mejoramiento resultante de la revisión anterior) • Cambios que podrían afectar al Sistema. (Resultados encuesta realizada a los Líderes de Proceso) • Recomendaciones para la mejora. (Resultados encuesta realizada a los Líderes de Proceso) • Riesgos actualizados e identificados para la entidad. (Informe seguimiento a mapa de riesgos, planes de manejo y controles)

Representante de la Alta Dirección

Comunicado solicitando la información

Memorandos de encuesta

sobre cambios y

recomendaciones

3 Convocar a los Líderes de proceso para la realización de la reunión de Revisión por la Dirección.


Comunicación de citación a

la reunión

4

Consolidar la información suministrada por los Líderes de proceso, preparar el informe para la revisión y la presentación con los resultados obtenidos por los diferentes procesos.

Dirección de Planeación y


Informes Presentacione

s

5 Presentar los resultados obtenidos por cada uno de los procesos y sus recomendaciones


Presentación e informe de Revisión por la Dirección

6 Analizar la información presentada, obtener conclusiones y proponer acciones para la mejora.

Alta Dirección Líderes de proceso

7 Elaborar acta de la reunión. En esta se debe incluir las decisiones y acciones

Secretario técnico del Comité Nacional

Acta de revisión por la





tomadas en la reunión del Sistema Integrado de Mejora

Continua Institucional

dirección

8

Documentar plan de mejoramiento, con base en el análisis realizado y las necesidades o mejoras propuestas que permitan el mejoramiento y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad.

Secretario técnico del Comité Nacional

del Sistema Integrado de Mejora

Continua Institucional

Plan de mejoramiento

Acciones Correctivas

y/o Preventivas

9 Ejecutar actividades plan de mejoramiento Revisión por la Dirección.

Alta Dirección Representante de la

Alta Dirección Líderes de proceso

10 Realizar seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento.


Plan de mejoramiento con avance

de actividades

11 Presentar informe periódico de seguimiento a las mejoras planteadas al Comité del Sistema Integrado de Gestión.


Informe de avance plan

de mejoramiento Acta Comité del Sistema Integrado de

Gestión.

Documentos Asociados: • Acta de la Revisión por la Dirección


Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Septiembre 2010


Septiembre 2010

Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo Noviembre 2010

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del Cambio Aprobó


02 Diciembre 2008 Actualización nueva versión del procesos y

procedimientos y paso de la interrelación de procesos identificada en un mapa a una cadena de valor.


03 Noviembre 2010 Ajuste del procedimiento de control de documentos y

registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se ajuste a las nuevas tecnologías.

Juana Perez Martinez



caracterización procesos sena-sem 3.pdf

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