La descripción archivística codificada: EAD.

• EAD se define como:

“Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la información que contienen de muchas y diversas formas.

Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente – incluso por Internet – instrumentos de descripción a usuarios locales y / o distantes .

Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar, recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción”

• De forma general, la EAD es una norma de estructura de datos que reproduce en formato digital los instrumentos de descripción archivística y está basada en SGML / XML.

• El objeto de codificación de la norma no es cualquier instrumento de descripción, sino principalmente inventariosinventarios y registrosregistros de cualquier extensión, existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo o colección documental, incluyendo documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros.

• En un futuro la norma puede extender su aplicación a otros instrumentos de descripción como las guías de archivos; e incluso a la elaboración de normas de codificación auxiliares, estamos hablando de normas de autoridades.

• Algo parecido a lo que sería la EAAR (CPF) “DTD para registros codificados de autoridades archivísticas”. Equivalente a la ISAAR (CPF).

• Objetivo principal de la EADObjetivo principal de la EAD:

• Facilitar la búsqueda y visualización de instrumentos de descripción en un entorno electrónico.

• Ahora bien en la norma nada se especifica en relación con los procedimientos de búsqueda y visualización de la información, que dependerán de las aplicaciones software específicas y de las hojas de estilo, generalmente asociadas a ese software.

En resumen, los principios generalesprincipios generales de la EAD son:

Que establece un conjunto de elementos utilizables en la codificación de instrumentos de descripción, fijando los códigos y convenciones necesarios para que la información en ellos contenida esté correctamente identificada, de tal forma que pueda ser posteriormente procesada.

Que mantiene y mejora la actual funcionalidad de los inventarios y registros existentes.

Que está ideada para facilitar el intercambio y la portabilidad de los instrumentos de descripción. Esto permite:

Mejorar el acceso a la descripción archivística. Compartir datos idénticos de varios instrumentos de descripción. Ayudar a la creación de bases de datos colectivas.

Que resiste los cambios de tecnología hardware y software, dado que está basada en una norma independiente de plataforma.

La norma EADnorma EAD:

Determina los tipos de elementos utilizables. Determina los atributos que éstos pueden tener asociados. Especifica el contenido que tales tipos de elementos puede incluir.

ESTRUCTURA GENERAL EAD (v. 1.0)

• La EAD establece un número de 145 elementos estableciendo para cada uno de ellos un nombre completo y un identificador genérico.

• Ejemplo: Título de la unidad (Title of the Unit – nombre completo) Unititle(identificador genérico)

• Tipos de elementos:

• De descripción: título de la unidad, fecha de la unidad, productor, etc.• De características generales: tablas, párrafos, listas, encabezamientos, etc.• De puntos de acceso: nombre de entidad (corpname), nombre de persona,

etc.• De enlace: que los instrumentos de descripción puedan codificados puedan

soportar hirpetexto.

• Los atributos son una forma de incorporar características a los elementos, tiene su propio nombre y pueden tomar varios valores.

Los atributos en su mayoría son opcionales, aunque los hay obligatorios como:

El elemento “descripción archivística” debe tener siempre asociado el atributo “nivel”.

<archdesc level=“fonds”> [...] </archdesc>

La especificación/declaración del contenido de cada elemento significa aclarar si es de uso obligatorio u opcional, si es repetible o no, si incluye componentes que deben presentarse en una secuencia concreta, etc.

Por ejemplo: El elemento “declaración de título” (titlestmt) sólo puede incluir los sub-elementos:

“Título propiamente dicho del instrumento de descripción” (titleproper). “Subtítulo” (subtitle). “Autor” (author). “Patrocinador” (sponsor).

• La EAD (Enconded Archival Description) ha abierto nuevas posibilidades a la representación de la vinculación entre los diferentes niveles de descripción archivística.

La EAD presenta un elemento, “descripción de componentes subordinados” <dsc> <dsc> que permite incluir información sobre las unidades de descripción inferiores dependientes, jerárquicamente, de la unidad descrita.

Este elemento se utiliza de forma combinada con el elemento “componente” <c> <c> que proporciona información particular sobre las unidades de descripción subordinadas y a su vez puede subdividirse en otros componentes tantas veces como así lo requiera la jerarquía de las unidades de descripción.

Con el objeto de detallar el tipo de nivel, se recoge un atributo de nivel atributo de nivel “level”, que puede tomar los siguientes valores“level”, que puede tomar los siguientes valores: collection, fons, recordgrp, series, subgrp, subseries, file, item, otherlevel.

Y para indicar el tipo de la estructura jerárquica subordinada el elemento <dsc><dsc> puede tener el atributo “type” que puede tomar los siguientes valores:

analyticover: estructura jerárquica que desciende hasta nivel de subserie.combined: estructura jerárquica que desciende hasta la indicación del contenido de las series

o subseries.in-depth: estructura jerárquica con información detallada.othertype: otros modelos.

Descripción codificada de las series correspondientes a la sección identificada con el sección identificada con el registro nº 2registro nº 2 del ejemplo anterior

<dsc type=”in-depth”><c01 level=”series”><did><unititle> Serie … (registro nº 3)</unititle></did>

<c02 level=”file”><did><unititle> Expediente … (registro nº 4)</unititle></did></c02><c02 level=”file”><did><unititle> Expediente … (registro nº 5)</unititle></did></c02>

</c01></dsc>

Visión General de un Documento EAD.

Un documento EAD se compone de tres partes principales:

La cabecera. La información preliminar. El instrumento de descripción:

Descripción archivística. Información descriptiva complementaria.

3.1.1. Código de referencia:Código de referencia: ES ACT FFA.C7/0143.1.2. Título:Título: Victoria3.1.3. Fecha(s):Fecha(s): 1925-19353.1.4. Nivel de descripción:Nivel de descripción: Unidad documental3.1.5. Extensión y soporte:Extensión y soporte: 1. Fot. B/N de Papel sobre cartón. 7'5x143.2.1. Productor:Productor: Estudio Torres García. C/ Poeta Zorrilla nº 79. Granada.3.3.1. Alcance y contenido:Alcance y contenido: Retrato de estudio vertical de medio cuerpo y medio perfil derecho realizado con luz lateral derecha de una mujer joven morena de cabello largo y ondulado con vestido de talle estrecho adornado por cuatro volantes de puntillas.3.4.4. Características físicas:Características físicas: Conservación buena tratándose de un Colodión mate virado al oro platino. Manchas de la imagen en la parte superior derecha provocadas por contacto externo. El cartón presente manchas de huellas en la parte central derecha e izquierda, doblez en el ángulo superior derecho e izquierdo. En la parte porterior desfoliado con perdida de materia en los ángulos.3.5.2. Existencia y localización de copias:Existencia y localización de copias: Copia digital. C:\ACT.FFA.C7/0143.5.3. Unidades de descripción relacionadas:Unidades de descripción relacionadas: En ES ACT FFA.C9/007 se conserva una fotografía de Victoria siendo niña con firma 3.5.4. Nota de publicaciónNota de publicación: Ruiz Rodríguez, Antonio A. (1998) " La Integración de los documentos fotográficos en los archivos personales: El proceso descriptivo." En: V Jornadas Antoni Varés, Girona3.6.1. NotasNotas: En el reverso se registra la siguiente dedicatoria manuscrita: " Louis. ¿ Borrara esta tarjeta la mala impresión de su viaje? A pesar de lo que tu crees te quiere mucho el original." Firmado y rubricado " Victoria "

Foto Victoria

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<odd><div><B>Características físicas (condición):</B><p>Conservación buena tratándose de un Colodión mate virado al oro platino</p><p>Manchas de la imagen en la parte superior derecha provocadas por contacto externo</p><p>El cartón presenta manchas de huellas en la parte central derecha e izquierda, doblez en el ángulo superior derecho e izquierdo</p><p>En la parte posterior, desfoliado con pérdida de materia en los ángulos</p></div></odd><admininfo><t>Otros formatos:</t><altformavail>Copia digital</altformavail><html:br/></admininfo><dao><t>Referencia:</t><archref>C:\act.ffa\C7\014.doc</archref><html:br/></dao><add><t>Materiales relacionados:</t><separatedmaterial>En: ES ACT FFA.C9/007 se conserva una fotografía de Victoria siendo niña con firma</separatedmaterial><html:br/><bibliography><t>Bibliografía:</t><bibref><name>Ruiz Rodríguez, Antonio A.</name><date>(1998)</date><title>La Integración de los documentos fotográficos en los archivos personales: El proceso descriptivo."</title><imprint>En:<publisher>V Jornadas Antoni Varés</publisher>,<adress>Girona</adress></imprint></bibref></bibliography><html:br/><t>Notas:</t><div label="note">En el reverso se registra la siguiente dedicatoria manuscrita: Louis. ¿ Borrara esta tarjeta la mala impresión de su viaje? A pesar de lo que tu crees te quiere mucho el original. Firmado y rubricado Victoria</div></add></c></dsc></archdesc></findaid></ead>