caracterizaciÓn de procesos y ... - hospital riosucio

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Código Versión Fecha Manual

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ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN JUAN DE DIOS E.S.E. SE PROHIBE CUALQUIER COPIA O REPRODUCCIÓN DE ESTE MATERIAL SIN PREVIA AUTORIZACION

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MACROPROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN

CONTROL DE REVISIONES

NOMBRE

CARGO

FIRMA

DOCUMENTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

LEGALIZACIÓN

COMITE COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL E HISTORIA CLINICA

NUM. ACTA FECHA ACTA

SECRETARIO DOCUMENTO

FIRMA Nro. Reg.

Archivo

CONTROL DE COPIAS

ORIGINAL COPIA

CONTROLADA

COPIA NO

CONTROLADA




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CONTROL DE CAMBIOS

Nueva Versión

Fecha Cambio

Descripción

01 2008

Se crea la caracterización del macroproceso de Gestión

de Información elaborado por las profesionales, Ing. Olga Rojas e Ing. Paula Peña y revisado por los jefes de los procesos correspondientes.

02 2012 Se actualiza la caracterización del macroproceso de gestión de Información en nuevo formato y se refuerza

la teoría con normatividad vigente

03 2012

Se hace actualización de la Caracterización de Procesos

y Procedimientos con la finalidad de cumplir con los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad NTC GP

1000:2009, actualizándose y complementando con información exigida por dicha norma. Actualización proyectada por Laura Victoria Sepúlveda Zuluaga,

Practicante de Ingeniería Industrial, Universidad Autónoma de Manizales y la Ing. Bonnie Catherine

Ramírez jefe de Planeación.




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1. MACROPROCESOS GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

El Macroproceso de Gestión de la Información tiene como Política de Operación, Garantizar el cumplimiento de las normas que regulen el control de datos, velando por altos niveles de transparencia, confiabilidad, precisión, seguridad, y exactitud, aprovechando las nuevas tecnologías para mejorar la accesibilidad y difundir de manera oportuna y clara la información que requieren nuestros usuarios

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

COMUNICACIÓN PÚBLICA

Procedimientos: Asesoría en proyectos de Inversión

Tecnológica Análisis y Diseño de Herramientas

Sistematizadas para el registro de datos Sistemas de Información y Atención al

Usuario (SIAU)

Procedimientos: Definición Marco Normativo Control Documental Administración de Comunicaciones Oficiales Estadística y Archivo Central Control documental dictamen y

reconocimiento médico legal.

Procedimientos: Ejecución del Plan de Medios Estructuración y realización de campañas

Publicitarias Institucionales Elaboración de Artes Graficas Administración de Pagina WEB

PROCESOS

MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN




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1.1 PROCESO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN

PROCESO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar la integralidad, seguridad y optimización del patrimonio informático de nuestro hospital, velando por el cumplimiento de las normas vigentes y lineamientos Institucionales sobre el tratamiento de datos y nuevas tecnologías; ejecutando planes preventivos de mantenimiento y control para hardware y software; asesorando la toma de decisiones en proyectos de inversión tecnológica

LÍDER DEL PROCESO Jefe de Sistemas

INDICADORES

Se colocan los tres indicadores más representativos del procesos

NOTA: Además de todos los indicadores que por normatividad se deben ejecutar dentro de la institución

DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS

REQUISITOS APLICABLES

NTC GP 1000 : 2009 Modelo Estándar de Control Interno Otros

4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición, Análisis y Mejora

- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control. Elementos: Controles ,Indicadores - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación,

Normograma del Proceso




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Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control

CICLO PHVA

PLANEAR

VERIFICAR

ACTUAR

HACER




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RECURSOS

Talento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo

Personal de áreas de la salud, Personal Administrativo

Habilitación resolución 1043 de 2006, Software , Equipos y elementos de Computo, Equipos de Oficina, Papelería, Equipo e insumos Médicos

RIESGOS ASOCIADOS AL PROCESO

Ver Mapa de Riesgos

PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTES

Internos: Junta Directiva, Gerente, Usuarios Internos, Procesos Institucionales (Misionales, de apoyo, de evaluación, estratégicos) Externos: Entidades Públicas y privadas , Entidades promotoras de salud (EPS), Instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), Usuarios, Comunidad, Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, Entidades sin ánimo de lucro, Cooperativas de trabajo asociado, organismos internacionales, Proveedores de bienes y servicios





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1.1.1 Asesoría en Proyectos de Inversión Tecnológica

PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN PROYECTOS DE INVERSIÓN TECNOLÓGICA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el estudio que permita determinar la solución adecuada frente a una necesidad de información o recursos tecnológicos

ALCANCE Actividad Inicial: Análisis de Requerimiento de Información o recursos

Actividad Final: Emitir concepto de asesoría sobre el proyecto te inversión requerido


DEFINICIONES

CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLES SALIDAS

Estudio de necesidad

Verifique las diferentes opciones que darán solución a los requerimientos de los procesos con el fin de seleccionar el más adecuado, realice estudio de necesidades de inversión o aplicación de recursos tecnológicos en los procesos de la institución, establezca los alcances, limitantes, fichas técnicas, cronogramas de ejecución, estimación inicial de costos y riesgos de los proyectos de inversión de tecnología.

Sistemas de información.

Líderes de procesos.

estudio de necesidades

Traslado a Compras del estudio de necesidad

Envié a Compras, la solicitud de adquisición de recursos tecnológicos con su respectivo estudio de necesidad.

Sistemas de información

Recibido del documento de estudio de necesidades por

parte de Compras

Observaciones para estudio de conveniencia y oportunidad

Apoyo para estudio de oportunidad y Conveniencia.

Analice las cotizaciones o propuestas que pretenden dar solución a la necesidad tecnológica institucional previa solicitud de compras. Realicé las recomendaciones que permitan estructurar el análisis de conveniencia.

Sistemas de Información.




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1.1.2 Análisis y Diseño de Herramientas Sistematizadas para el Registro de Datos

Recibido a satisfacción de recursos tecnológicos.

Recepcione, revise y verifique los requerimientos por parte de los recursos adquiridos con firma de aceptación en caso de cumplimiento.

Sistemas de Información.

Líderes de procesos

Recibido a satisfacción del producto y/o servicio adquirido

Implementación Instale los recursos adquiridos por parte de la institución. Sistemas de información.

Soporte Técnico.

Hojas de vida de equipos, software instalado, formato de

activos diligenciado

Control y seguimiento Realice acciones de seguimiento y control de recursos, según Política de Seguridad Informática y Protocolo de control y acceso a datos.

Sistemas de información.

Soporte Técnico.

Actas y/o informes de seguimiento en el uso de

herramientas.

PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y DISEÑO E HERRAMIENTAS SISTEMATIZADAS PARA EL REGISTRO DE DATOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el estudio que permita determinar la solución adecuada frente a una necesidad de información o recursos tecnológicos.

ALCANCE Actividad Inicial: Análisis de Requerimiento de Información o recurso

Actividad Final: Emitir concepto de asesoría sobre el proyecto te inversión requerid


DEFINICIONES



Estudio de necesidad

Verifique las diferentes opciones que darán solución a los requerimientos de los

Sistemas de información. Líderes de procesos. estudio de

necesidades




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procesos con el fin de seleccionar el más adecuado, realice estudio de necesidades de inversión o aplicación de recursos tecnológicos en los procesos de la institución, establezca los alcances, limitantes, fichas técnicas, cronogramas de ejecución, estimación inicial de costos y riesgos de los proyectos de inversión de tecnología.

Traslado a Compras del estudio de necesidad.

Envié a Compras, la solicitud de adquisición de recursos tecnológicos con su respectivo estudio de necesidad.

Sistemas de información

Recibido del documento de

estudio de necesidades por

parte de Compras.

Apoyo para estudio de oportunidad y Conveniencia

Analice las cotizaciones o propuestas que pretenden dar solución a la necesidad tecnológica institucional previa solicitud de compras. Realicé las recomendaciones que permitan estructurar el análisis de conveniencia.

Sistemas de Información

Observaciones para estudio de

conveniencia y oportunidad




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Recibido a satisfacción de recursos tecnológicos.

Recepcione, revise y verifique los requerimientos por parte de los recursos adquiridos con firma de aceptación en caso de cumplimiento.

Sistemas de Información. Líderes de procesos

Recibido a satisfacción del producto y/o

servicio adquirido.

Implementación Instale los recursos adquiridos por parte de la institución.

Sistemas de información. Soporte Técnico.

Hojas de vida de equipos, software

instalado, formato de activos

diligenciado.

Control y seguimiento

Realice acciones de seguimiento y control de recursos, según Política de Seguridad Informática y Protocolo de control y acceso a datos.

Sistemas de información. Soporte Técnico.

Actas y/o informes de seguimiento en

el uso de herramientas.




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1.1.3 Sistemas de Información y Atención al Usuario (SIAU)

PROCEDIMIENTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Brindar información clara y oportuna al usuario, midiendo la satisfacción.

ALCANCE Actividad Inicial:

Actividad Final:


DEFINICIONES



USUARIOS Solicitud Atención al usuario.

Salude amablemente al usuario y resuelva de manera clara y oportuna su inquietud.

Coordinadora del SIAU

USUARIOS Resumen

Entregue información oportuna

Realizar la responsabilidad de que nunca pueda llegar las cosas que tu quieres las puedes conseguir

Coordinadora del SIAU

PACIENTE ATENDIDO CON CALDIAD Y CALIDEZ

USUARIOS, BUZON

Formato PQRSF Diligencie el formato de PQRSF

Diligencie el formato de PQRSF y deposítelos en el buzón del servicios al que quisiera realizar la sugerencia queja o

reclamo. Usuario

FORMATO DILIGENCIADO Y DEPOSITADO EN EL BUZON

Apertura de Buzón

Diríjase a los buzones que se encuentran ubicados en cada servicio, ábralo en presencia de un representante de

la asociación de usuarios y un usuario que se encuentre utilizando los servicios del buzón que se va abrir.

Usuario, Coordinadora del

SIAU, Representante de la Asociación de

usuarios

CONTENIDO DE FORMATOS

Tabulación y conteo de resultados

Realice el conteo de PQRSF obtenidas durante la semana y repórtelo a los jefes de área

Coordinadora del SIAU.

RESULTADOS Y SOCIALIZADOS A LOS JEFES




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1.2 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO DEL PROCESO Establecer la política de calidad que documente los procedimientos y establezca instrumentos necesarios que garanticen la planificación, operación y control de tramites documentales de la institución, incluidas las instancias de generación, flujo, almacenamiento y conservación de archivos tanto físicos como digitales

LÍDER DEL PROCESO

INDICADORES

Eficiencia Eficacia Efectividad





4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio

- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control. Elementos: Controles ,Indicadores




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8. Medición, Análisis y Mejora - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación, Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control

CICLO PHVA

PLANEAR

VERIFICAR

ACTUAR

HACER




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RECURSOS

Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo

Personal de áreas de la salud, personal administrativo de facturación

Habilitación resolución 1043 de 2006, Software Institucional, Equipos de Cómputo, Insumos e instrumentos médicos, Equipos Biomédicos, Equipos de Oficina, , Papelería


Ver Mapa de Riesgos







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1.2.1 Procedimiento Asignación de Definición del Marco Normativo

PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL MARCO NORMATIVO

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ofrecer a la institución, normas internas mediante las cuales se apliquen las exigencia de ley existentes y que permitan llevar a cabo un adecuado control de los documentos

ALCANCE Actividad Inicial: Recopilación de normas nacionales vigentes sobre el control documental en las Instituciones Públicas

Actividad Final: Manuales, guías, resoluciones, tablas de retención documental


DEFINICIONES



Conformación del comité de gestión documental e historias clínicas

Defina las características, responsabilidades e integrantes del Comité de Gestión Documental e Historias Clínicas mediante acto administrativo.

Gerencia. Resolución de Conformación del Comité de Gestión Documental e

Historias Clínicas

Diseño de manuales, guías.

Construya los manuales, políticas y guías que permiten al Hospital, el desarrollo de acciones tendientes al control del archivo, a partir de las normas vigentes sobre gestión documental.

Gestión Documental. Gestión de

Información

Manual de Gestión Documental. Guía de Unidad de Correspondencia.

Tablas de Retención Documental. Protocolo de Historias Clínicas. Plan de Sistema de Información. Guía de

Presentación del Informe 2193.

Aprobación tablas de retención documental

Envié al Comité Departamental de Archivo, las Tablas de Retención Documental para su aprobación.

Sistemas de Información

Oficio de Solicitud de aprobación al Comité Departamental de Archivo

Socialización de manuales y guías

De a conocer los instrumentos diseñados (manuales, políticas, guías) con los responsables de manejo documental.

Gestión Documental. Gestión de

Información

Evidencias de la Socialización de los Instrumentos

Elaboración del Mapa de Defina en incorporación de los riesgos potenciales a los cuales Gestión Documental. Mapa de riesgos que incluye la




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1.2.2 Procedimiento Control Documental

riesgos se puede ver sometido el control documental de la institución. Su inclusión en el mapa de riesgos del macroproceso y la institución permitirá un seguimiento y control.

Gestión de Información

Gestión Documental del Hospital

PROCEDIMIENTO

PROCESO DE FACTURACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar las acciones de ley, dispuestas para el control del archivo y trámite documental institucional.

ALCANCE Actividad Inicial: Plan de trabajo sobre la implementación de normas relacionadas con el control documental

Actividad Final: Acciones de Gestión Documental Desarrolladas


DEFINICIONES



Elaboración y socialización de uso de formatos

Elabore plantillas para los documentos más utilizados en la institución, presentación, oficios, circulares, sobres.

Gestión Documental,

Comunicaciones Plantillas

Estandarización de formatos.

Codifique e ingrese datos de los formatos que se utilizan en los procesos administrativos y asistenciales.

Gestión Documental, Gestión de

Información.

Formatos estandarizados

Aprobación institucional Apruebe mediante el Comité de Gestión Documental e Comité de Gestión Acta de Comité




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de manuales guías y formatos

Historias Clínicas, los formatos a utilizar en el hospital. Documental e Historias Clínicas.

Previa visto bueno de Gerencia en el caso de manuales,

guías u otros documentos de ámbito general

Socialización personalizada de las tablas de retención documental

Explique a los usuarios internos, la utilidad, estructura y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Gestión Documental

Actas de socialización de Tablas de retención en los procesos

Implementación de las tablas de retención documental

Aplique en los distintos procesos, las tablas de Retención Documental, mejoré el Archivo de Gestión.


Procesos

Almacenamiento de documentos en Archivo de

Gestión, según indicaciones de la tabla de retención

documental.

Seguimiento a las tablas de retención documental

Verifique el cumplimiento de la aplicación de las tablas de retención documental.

Gestión Documental

Actas de seguimiento a la implementación de tablas de

retención documental

Implementación de los archivos de gestión

Organice los archivos de uso diario (archivo activo) en los procesos.

Procesos, Gestión Documental

Organización del archivo usado en cada proceso

Implementación del archivo central

Organice el archivo institucional inactivo en un bloque centralizado, realicé control de inventario documental, cumpla con las exigencias en materia de conservación de documentos.

Gestión Documental

Organización documental del archivo inactivo de la institución

Control de transferencias archivísticas

Aplique los procedimientos establecidos en el Manual de Gestión Documental, frente a la tarea de transferencias de archivo.


Procesos

Formatos de registros de préstamos, consultas, solicitudes

de transferencia.

Seguimiento a los Documente y vigile el proceso de transferencia y control Gestión Auditoria realizadas al proceso




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1.2.3 Procedimiento Administración de Comunicaciones Oficiales

procesos de Archivo en el archivo central. Documental, Gestión de

Información.

de gestión documental

Elaboración de la tablas de Valoración Documental

Elabore las tablas que permiten definir el tiempo en que serán conservados los documentos del Archivo Central, establezca acciones de depuración.

Institución. Tablas de Valoración

Documental

Aprobación de las tablas de valoración.

Apruebe por parte del Comité de Gestión e Historias Clínicas, las tablas de valoración que facilitarán la depuración del Archivo Central.

Comité de Gestión Documental e

Historias Clínicas Acta de Comité

Depuración y descarte de las tablas de valoración

Reorganice el archivo central, conforme a las disposiciones de las Tablas de valoración.

Institución.

Acta de documentos a Depurar según tablas de valoración, visto bueno de comité y eliminación

de archivo según tiempos establecidos

Definición de Estrategias

Establezca según los seguimientos realizados, las acciones encaminadas a mejorar el proceso de Gestión Documental, que conlleve a la aplicación de la mejora continua.

Gestión Documental, Gestión de la Información.

Plan de Mejora

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE HISTORIA CLÍNICA

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el control de la correspondencia entrante y saliente del Hospital, registrando el respectivo ingreso y salida de los documentos oficiales.

ALCANCE Actividad Inicial: Solicitud de radicación de una comunicación oficial.

Actividad Final: Historias clínicas recepcionadas en Consulta Externa




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DEFINICIONES



Radicación de las comunicaciones entrantes y salientes

Reciba la correspondencia de la entidad personalmente, mediante mensajería especializada o correo electrónico, radique tanto la correspondencia despachada como la recibida.

Jefes de área, Líderes de proceso y coordinador de la

Unidad de Correspondencia. Clientes y usuarios

externos que desean radicar sus comunicaciones en

nuestro hospital

Paquetes a ser radicados ante la Unidad de Correspondencia de

la Institución

Entrega de evidencia de radicación

Entregue copia debidamente radicada al usuario cuando presente la correspondencia.

Coordinador de la unidad de

Correspondencia

Firma y sello de radicado en el documento copia, con el cual

queda el cliente externo o interno al momento de radicar

en la Unidad de Correspondencia

Registro de comunicaciones oficiales

Registre en el formato de Correspondencia los documentos como: cartas, circulares, informes, cuentas de cobro, entre otros. No se radican tarjetas, invitaciones, revistas, correspondencia personal.


Correspondencia

Formato de registro de Comunicaciones Oficiales

Entrantes

Clasificación y entrega de comunicaciones

Clasifique las comunicaciones diariamente, identifique las secciones o funcionarios a quienes debe remitirse la comunicación, radique con fecha, hora de recibido y número de folios, la totalidad de los documentos dirigidos a cada dependencia, remita a su destinatario, haga uso del Control de Entregas Internas.


Correspondencia

Formato de Control de Entregas Internas.




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1.2.4 Procedimiento Estadística y Archivo Central

Despacho de comunicaciones oficiales

Entregue a la oficina de correspondencia para su despacho los documentos que se deben traer: sobre diligenciado con todos los datos (logotipo, codificación, remitente, nombre completo, dirección y ciudad del destinatario), igual se debe proceder con paquetes o cajas. Cuando el sobre va remitido fuera de la ciudad, se debe anotar el teléfono.


Correspondencia

Evidencias (guías) y registro en el formato de correspondencia

despachada.

PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICA Y ARCHIVO CENTRAL

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar información y ser garante de la privacidad, mantenimiento y custodia de la historia Clínica

ALCANCE Actividad Inicial: Recepción de información de los diferentes servicios para la elaboración de informes

Actividad Final: Enviar los informes a los diferentes entes territoriales o entidades de salud


DEFINICIONES



Elaboración de cronograma anual de informes

Elabore planes de trabajo que permitan dar cumplimiento a las políticas institucionales.

Estadística Cronograma de Informes

Recepción de información de los demás servicios

Vigile para que la información se entregue al área de estadística de manera oportuna.

Estadística Planillas de los diferentes

servicios.

Verificación y documentación

Verifique que los formatos se encuentren debidamente diligenciados, verifique historia clínica completa.

Estadística Software




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recepcionada

Ejecución del cronograma

Ponga en marcha las acciones encaminadas al cumplimiento del cronograma.

Estadística

Envió de informes

Envié los informes a las diferentes entidades de acuerdo al cronograma establecido.

Estadística Evidencia de envió de informes.




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1.2.5 Control documental de dictamen y reconocimiento Médico Legal.

PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL DE DICTAMEN Y RECONOCIMIENTO MÉDICO LEGAL

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar las acciones adecuadas para el control documental de los dictámenes y reconocimientos medico legales realizados por los médicos rurales de la entidad.

ALCANCE Actividad Inicial: Recepción de documentos medico legales de los diferentes médicos rurales de la entidad.

Actividad Final: Envió de los documentos medico legales a la Unidad básica de medicina legal de Supía Caldas.

DOCUMENTOS / SOPORTES ASOCIADOS Documentos relacionados con las listas de chequeo adjuntas a este procedimiento.

DEFINICIONES

Necropsia: Estudio realizado a un cadáver con la finalidad de investigar y determinar las causas de su muerte, por lo general, el término utilizado como sinónimo de autopsia, ya que en ambos casos se procede al estudios de cadáveres. Patología: Parte de la medicina que estudia los trastornos anatómicos y fisiológicos de los tejidos y los órganos enfermos, así como los síntomas y signos a través de los cuales se manifiestan las enfermedades y las causas que las producen. Clínica: Parte práctica de la enseñanza de la medicina que se ocupa del examen de los enfermos y del tratamiento de las enfermedades en presencia de los estudiantes. Necrodactilia: Se define como la reseña decadactilar posmortem, sujeta al estado físico de las falanges dístales de los dedos de las manos, convirtiéndose esta en la labor mas importante durante la inspección al cadáver para identificación del mismo.



MEDICOS RURALES LISTA DE CHEQUEO

Recopilación de la documentación.

El medico rural después de realizado el procedimiento médico legal sea de patología o clínica deberá recopilar toda la documentación utilizada en esta actividad de acuerdo a la lista de chequeo, suministrada por la entidad.

Médico Rural Documentos legales.

MEDICO RURAL Formato Único de Inventario Documental (FUIT)

Diligencie el formato Único de Inventario Documental (FUIT)

Diligencie el FUIT relacionando los documentos medico legales a entregar al área de Archivo Central.

Médico Rural FUID diligenciado.

http://conceptodefinicion.de/muerte/




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MEDICO RURAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES

Entregue documentación médico legal al área de archivo central

Entregue al área de archivo central toda la documentación foliada concerniente a procesos medico legales de acuerdo a lista de chequeo.

Médico Rural Inventario de Archivo Central

ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTOS MEDICO LEGALES

Verifique documentación recepcionada.

Verifique la información suministrada de acuerdo a lista de chequeo y lo consignado en el FUID.

Coordinador de Archivo central

Firma de Recibido del FUID


Realice copia magnética de la información.

Realice una copia magnética y guárdela en un CD-ROOM para soportes futuros.

Coordinador de Archivo Central

CD-ROOM


Archive la documentación médico legal.

Archive de manera ordenada los documentos médico legales en los medios de conservación.


Carpetas Archivadas y ubicadas en lugar apropiado.

UNIDAD BASICA DE MEDICINA LEGAL DE SUPIA CALDAS

CARPETAS CON DOCUMENTOS MEDICO LEGAL.

Envíe las carpetas con documentos medico legales a la Unidad Básica de Medicina Legal de Supía Caldas.

Envié las carpetas con documentos medico legales a la Unidad básica de Medicina Legal de Supía Caldas, cada vez que este cumpla tres (3) meses en archivo central.


FUID de Transferencia

LABORATORIO CLINICO

MUESTRAS DE PATOLOGÍA Y CLÍNICA, FORMATO DE CUSTODIA

Guarde en el laboratorio clínico las muestras médicos legales.

Entregue al servicio de Laboratorio las muestras de patología y clínica para guardarlas bajo custodia por el tiempo necesario del proceso de investigación.

Médico Rural Laboratorio Clínico

Formato de custodia recibido por Laboratorio Clínico.




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1.3 PROCESO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA

PROCESO DE COMUNICACIÓN PÚBLICA

OBJETIVO DEL PROCESO Apoyar a la institución mediante instrumentos de comunicación interna y externa

LÍDER DEL PROCESO

INDICADORES

Eficiencia Eficacia Efectividad



, Agenda de Citas,



4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 4.2.4 Control de Registros 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Política de Calidad 6 Gestión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 7.1 Planificación de la Producción o Prestación del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente

- Subsistema Control Estratégico - Componente: Direccionamiento Estratégico. Elemento: Planes y Programas - Componente: Valoración de Riesgos. Elemento: Ambiente de Control - Elemento: Desarrollo del Talento Humano - Subsistema Control de Gestión - Componente: Información. Elementos: Información Primaria, Información Secundaria, Sistemas de Información - Componente: Actividades de Control.




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7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición, Análisis y Mejora

Elementos: Controles ,Indicadores - Componente: Comunicación Pública. Elementos: Medios de Comunicación, Comunicación Informativa - Subsistema Control de Evaluación - Componente: Autoevaluación. Elementos: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control

CICLO PHVA

PLANEAR

VERIFICAR

ACTUAR

HACER




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RECURSOS

Humanos Infraestructura Ambiente de Trabajo

Personal de áreas de la salud, personal administrativo

Habilitación resolución 1043 de 2006, Software Institucional, Equipos de Cómputo, Insumos e Instrumentos Médicos, Equipos de Oficina, Equipos de Cómputo, Papelería, Teléfono, computador con base de datos


Ver Mapa de Riesgos







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1.3.1 Ejecución de Plan de Medios

1.3.2 Procedimiento Estructuración y Realización de Campañas Publicitarias

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE PLAN DE MEDIOD

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Definir las estrategias de aprovechamiento de los diversos medios de información, para realizar despliegue de las acciones del Hospital.

ALCANCE Actividad Inicial: Definir la estructura y propuesta de ejecución del plan de medios

Actividad Final: Ejecución de acciones relacionadas en el plan de medios


DEFINICIONES



Definición estricta de Plan de Medios

Establezca los alcances y limitantes del plan de medios, implanté los diversos medios de información que se podrán utilizar, incluya valores que permitan a la alta dirección tomar decisiones frente a su aprobación.

Comunicación Publica

Estructura del Plan de Medios

Estudio de necesidad para aprobación.

Realice el estudio de necesidad para la elaboración y ejecución del plan de medios, solicite certificado de disponibilidad presupuestal en caso de ser aprobado.


Presentación de la solicitud de análisis y aprobación del plan de

medios por parte de gerencia

Definición de contenidos Documente la estructura de los programas de radio y televisión, defina contenido de programas, fechas, duración y participantes.


Cronograma y temática del plan de medios

Ejecución y evaluación de plan de acción de medios

Coordine, documente y evalué los programas de radio y televisión, mida el impacto.


Informe de Cumplimiento del Plan de Acción de medios




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PROCEDIMIENTO DE ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Apoyar los procesos institucionales, mediante la divulgación de datos e información con la aplicación de campañas publicitarias

ALCANCE Actividad Inicial: Planeación y elaboración de la campaña publicitaria según requerimientos de los procesos institucionales

Actividad Final: Evaluación del impacto de la campaña realizada


DEFINICIONES



Recepción de solicitud de campañas publicitarias

Solicite a Comunicación Pública el apoyo en la implementación de campañas publicitarias que fortalezcan sus acciones.

Líderes de procesos Comunicación Publica

Formato de solicitud de campaña, objetivos, información.

Definición de alternativa para la campaña.

Diseñe mínimo dos propuestas para la campaña solicitada por comunicación pública, exponga al grupo interesado, defina una como producto a desarrollar.


Campaña elegida para ser implementada

Diseño de la Campaña

Elabore material que permita llevar a cabo la campaña, incluya cronograma de actividades, soporte los documentos con las acciones y explique los elementos de la campaña.

Comunicación publica Campaña estructurada

Socialización de la Campaña al grupo de interés

Explique los alcances, limitantes, recursos, acciones y cronogramas a llevar a cabo durante la campaña, deje claro los responsables en la ejecución y solicite los recursos para la implementación.


reunión de socialización, documento con compromisos de las partes

Elaboración de material publicitario.

Diseñe ayudas publicitarias que den forma a la campaña publicitaria.

Comunicación publica Material publicitario, artes gráficas y

elementos audiovisuales a utilizar en la campaña

Envió de material de apoyo para su trámite financiero y solicitud de elaboración.

Realice el trámite financiero de disponibilidad presupuestal y otros recursos para la ejecución de la campaña.

Líderes de procesos Interesados en la

Campaña




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1.3.3 Procedimiento de Elaboración de Artes Graficas

Acompañamiento y/o ejecución de la campaña

Apoye la ejecución de las actividades, coordine las actividades que competen a comunicación pública.

Comunicación publica acciones efectuadas

Evaluación de Impacto de la campaña

Realice análisis de los resultados y evidencie esto como retroalimentación para futuras campañas.

LIDERE DE PROCESOS.

COMUNICACIÓN PUBLICA

documento de evaluación de la campaña

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ARTES GRAFICAS

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Diseñar material impreso y audiovisual que permita realizar despliegue de acciones

ALCANCE Actividad Inicial: Objetivo a cumplir por parte del material publicitario a diseñar

Actividad Final: Material publicitario diseñado


DEFINICIONES



Recepción de solicitud de material gráfico o audiovisual

Realice la solicitud en el formato establecido para la recepción de material gráfico o audiovisual.

Líderes de Procesos Formato de Solicitud.

Priorización de Acciones. Priorice el material a desarrollar según impacto, registre en el listado maestro de diseños pendientes las acciones, esto lo hace comunicación pública.

Comunicación Pública

Listado de diseños pendientes

Diseño de material Proceda a diseñar los elementos publicitarios solicitados. Comunicación Material Gráfico, dcs, videos.




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1.3.4 Procedimiento Administración de página WEB

publicitario o audiovisual Pública

Entrega de material diseñado al interesado.

Realice la entrega o envío de los productos terminados, para que cada líder tramite disponibilidades presupuestales, coordine con el área de almacén su producción.


Entrega del Material

Archivo del material diseñado por proceso.

Almacene los artes gráficos en el computador, siga un orden de acuerdo a los procesos, facilite futuras referencias.


Carpetas del Sistema

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PÁGINA WEB

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Facturar el servicio ofrecido en el servicio de odontología

ALCANCE Actividad Inicial: Diseñar y actualizar frecuentemente, la información publicada en la página web institucional

Actividad Final: Página web publicada


DEFINICIONES



Solicitud de información legal para subir a la web.

Solicite a los líderes de procesos la información a publicar, según requisitos de ley.


Documento de Solicitud de datos.

Publicación de datos en el sitio web

Registre en el sitio web, los datos que los líderes de los procesos remiten a Comunicación Pública.


Publicación de datos en la página web del hospital

Actualización de datos Actualice la página web del hospital, según criterios de las Líderes de Procesos Publicación de datos en la




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en la página web fuentes de datos. y Comunicación Pública

página web del hospital

Diseño y rediseño de la página web.

Agregue y reestructure los componentes de la página web, brinde cumplimiento a los requisitos de publicación de información, renueve apariencia en el sitio.


Página Web publicada y actualizada

Administración del correo electrónico institucional

Agregue, modifique, elimine usuarios del correo institucional.


Formatos de creación de correos electrónicos, notificación de

cambios en los correos electrónicos.

caracterizaciÓn de procesos y ... - hospital riosucio

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