capitulo iv propuesta de un sistema de cuadro de mando...

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CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CUADRO DE MANDO INTEGRAL SECUENCIAL DE CAMBIO PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS EN LAS INVERSIONES DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LAS COOPERATIVAS AGROPECUARIAS DEL SECTOR REFORMADO EN EL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA. 1. GENERALIDADES. El contenido de este capitulo representa la propuesta de un Diseño de Cuadro de

Mando Integral, que pueda ser implementado en las Cooperativas Agropecuarias del

sector reformado del departamento de Santa Ana, con el propósito de que estas

cooperativas puedan minimizar el riesgo a la hora de invertir, utilizando recursos

financieros.

Este documento constituye un aporte de la investigación efectuada en las

Cooperativas Agropecuarias del sector reformado, orientada a apoyar a la gerencia

de las mismas, ayudándoles a realizar una mejor gestión en las inversiones

financieras, utilizando esta herramienta de trabajo de actualidad, les permitirá

implementar en sus cooperativas, utilizando cuatro áreas básicas de gestión

denominadas perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos Internos, a si como

también formación y crecimiento de Recurso Humano.

Es por ello que a continuación se describen en este documento de forma sencilla la

manera en que las Cooperativas puedan implementar y poner en marcha, un Cuadro

de Mando Integral. Utilizando periódicamente podrán ejercer, esa labor importante

que les permita hacer una comparación entre lo planeado y lo realmente ejecutado,

de tal suerte que a través de informes mensuales, ellos podrán tener resultados que

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les permitan una toma de decisiones más certera, así como reinformar los procesos

de periodos subsecuentes.

Este documento también contiene una síntesis diagnostica sobre la situación real de

las Cooperativas Agropecuarias Reformadas del Departamento de Santa Ana, y un

esquema que describe de forma sencilla lo que consiste el Cuadro de Mando

Integral, además una amplia descripción del esquema, donde se detallan también

una serie de cuadros que les ayudarán a evaluar el comportamiento de cada una de

las estrategias en función, también se detalla una serie de gastos, para la

implementación, a sí como se sugiere un cronograma de actividades.

2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

El objetivo de esta propuesta es ayudar a las Cooperativas del Sector Reformado del

Departamento de Santa Ana, realizar una mejor toma de decisiones cuando realicen

algún tipo de inversión en el corto o largo plazo, a través de un Cuadro de Mando

Integral, que es una herramienta de gestión, que consiste en poner en ejecución una

serie de estrategias, que les permita alcanzar los objetivos de las Cooperativas.

2.1. OBJETIVO GENERAL.

Diseñar un Sistema de Cuadro de Mando Integral Secuencial de Cambio, para la

Toma de Decisiones Estratégicas, en las Inversiones de los Recursos Financieros

de las Cooperativas Agropecuarias del Sector Reformado en el Departamento de

Santa Ana.

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2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Recopilar toda la información que este disponible sobre Sistema de Cuadro de

mando Integral.

Determinar un procedimiento Institucional, para la Toma de Decisiones,

Estratégicas.

Identificar las mejores opciones, para el manejo de las Inversiones de los

Recursos Financieros de las Cooperativas Agropecuarias del Sector Reformado

3. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

El diseño de un sistema de Cuadro de Mando Integral será de mucha importancia,

para las Cooperativas Agropecuarias del Sector Reformado del Departamento de

Santa Ana, el cual tiene por finalidad ayudar a realizar una mejor toma de decisiones

estratégica, cuando se desee realizar algún tipo de inversión, a si mismo se pretende

hacer mas competitivas a las Cooperativas investigadas, en el mercado nacional; por

lo tanto es de suma importancia ir a la vanguardia con los nuevos sistemas de

gestión, y el Cuadro de Mando Integral, es un sistema compuesto de estrategias, y

perspectivas , que mostraran la situación real que sufren los procedimientos cada

cierto periodo, ayudando a tomar decisiones en el momento oportuno.

Por otro lado es de suma importancia ya que en el Salvador se ha firmado un

Tratado de Libre Comercio, lo que nos obliga a mantenernos alertas y preparados,

para no ser desplazados por la globalización.

A continuación se detallan los beneficios que traerá para las Cooperativas

Agropecuarias que lo implementen:

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Ayudará a clarificar la misión y visión de las Cooperativas.

Este tipo de cambio apoya la mejora continua y el crecimiento de las

Cooperativas.

Tener un mayor control sobre los procedimientos de la Cooperativa.

Toma de decisiones oportunamente.

Reducción de Costos y tiempo.

Cabe mencionar que esta propuesta es de suma importancia no sólo, para las

Cooperativas, sino que también para sus clientes, ya que ellos contaran con un

servicio más eficiente, permitiéndoles así adquirir productos de buena calidad a un

mejor precio, que el de la competencia.

También los empleados se beneficiaran con esta propuesta ya que serán tomados

en cuenta en capacitaciones, incentivos, bonificaciones, con el propósito de

motivarlos y lograr así un mejor ambiente en el trabajo.

3. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA. El problema de una falta de un sistema de cuadro de mando integral, para la toma de

decisiones estratégicas, genera para las empresas y especialmente para las

Cooperativas Agrícolas de Santa Ana una serie de inconvenientes, ya que no se

cuenta con un sistema para la toma de decisiones adecuado que les permita medir

aquellos impactos negativos de tipo económicos y financieros, que se generan a

consecuencia de la falta de planeación a la hora de invertir, y así mismo una

orientación adecuada, que les permita tomar decisiones mas acertadas cuando

invierten en el corto y largo plazo.

El Sistema es una guía compuesta de varias partes las cuales incluyen procesos

preestablecidos, en lo que se refiere a la planeación estratégica, recursos

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financieros y la inversiones, que estará disponible, para los gerentes y

administradores de las cooperativas agrícolas del departamento de santa ana, con

ello se busca ayudar y orientar a los gerentes que puedan hacer uso de estas

herramientas, ya que en mucho de los casos se invierte sin el conocimiento de

planear adecuadamente los recursos propios que poseen las cooperativas o los que

se encuentran disponibles en el sistema financiero, ocasionando pérdidas

irreparables dentro de las empresas al no tener en cuenta un adecuado sistema de

toma de decisiones, para las inversiones de los recursos financieros.

Siendo el propósito de la investigación proporcionar un sistema de Cuadro de Mando

Integral, para la toma de decisiones, en las inversiones de recursos financieros de las

cooperativas agropecuarias del departamento de Santa ana, que contribuya a

minimizar el impacto dentro de las finanzas proporcionando un Sistema de Cuadro

de Mando Integral, para la toma de decisiones estratégicas.

Mediante esta investigación se lograra dar un aporte al público y la empresa privada,

ya que vendrá a ser un sistema que podrá adaptarse a cualquier empresa,

contribuyendo, además, con nuevos aportes a este campo generando nuevas ideas

que puedan conducir a futuras investigaciones.

La población o universo que se posee esta totalmente definida, se tiene una cartera o

lista de Cooperativas Agropecuarias dentro del departamento de Santa Ana, que

están disponibles para la investigación y todo esto ayudara a dar solución a la falta

de un Sistema de Cuadro de Mando Integral, para la toma de decisiones

estratégicas para las inversiones.

A lo anteriormente dicho se concluye con la necesidad de elaborar un documento

donde estén definidas las estrategias que se han diseñado y las acciones a seguir en

cada una de ellas, como también su medición.

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ESQUEMA No. 3

ETAPA V

ETAPA IV

ETAPA III

ETAPA II

ETAPA I

DIAGNOSTICO

DESCONGELAMIENTO CAMBIO O MOVIMIENTO

ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR

FINANCIERA


CLIENTES


PROCESOS INTERNOS

ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR FORMACION Y CRECIMIENTO

RECONGELAMIENTO

CUADRO DE EVALUACION




PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO

PLAN DE IMPLEMENTACION

EVALUACION

SEGUIMIENTO

PERSPECTIVA FINANCIERA

PERSPECTIVA CLIENTES

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS

PERSPECTIVA FORMACION Y CRECIMIENTO

R E T R O A L I M E N T A C I O N

Fuente: Elaboración propia

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4. DESCRIPCION DEL ESQUEMA DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL.

Es de suma importancia el poder conocer, en primera instancia el diagnostico de las

cooperativas, para realizar dicha implementación.

5.1. DIAGNOSTICO.

Este apartado comprende un análisis de la situación actual de las Cooperativas

Agropecuarias del Sector Reformado en el Departamento de Santa Ana., donde se

realizó un estudio de las fuerzas internas y externas que inciden en el desarrollo, y

crecimiento de las Cooperativas. De acuerdo a la investigación realizada se

identificaron sus principales fortalezas, debilidades, oportunidades, y amenazas.

ANALISIS INTERNO.

Después de la investigación de campo, se detallan aquellos factores internos, que

pueden ayudar o afectar la operatividad de las Cooperativas, entre dichos factores se

pueden mencionar los siguientes:

a) FORTALEZA Producción de Productos.

Líneas de crédito disponible para las cooperativas.

Facilidad de colocación del producto.

b) DEBILIDADES Producción de los productos en forma cíclica.

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Infraestructura inadecuada.

Tecnología atrasada.

Tendencia a la baja de precio y márgenes de utilidad.

Poca capacitación al personal de producción, acompañados de bajos salarios.

ANALISIS EXTERNO:

Después de la investigación de campo, se identificar aquellos factores externos, que

pueden ayudar o afectar la operatividad de las cooperativas, entre los cuales

podemos mencionar:

a) OPORTUNIDADES: Bolsa agropecuaria BOLPROES.

Mercados extranjeros atractivos a través de tratados comerciales.

Compras de insumos extranjeros.

Acceso a fuentes externas de capacitación a través de instituciones de apoyo

como: Conamype, Infocentro, Asistencia Técnica, Asesoría Vía ONG

Líneas de crédito disponibles FINSAGRO, FEDA II.

Convenios con el gobierno central.

b) AMENAZAS Crisis Económica Nacional

Contrabando

Delincuencia.

Falta de política agropecuaria por el gobierno.

Poca Rentabilidad de los Productos.

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LA MISIÓN Y VISION Es muy importante que cada Cooperativa cuente con su propia misión y visión, ya

que esto les ayudará a clarificar sus objetivos. Para que una cooperativa pueda

definir la misión, la primera pregunta que deberá contestarse es ¿Por qué y para que

está la empresa en el mercado?, para dar respuesta a esta pregunta se deberá

escribir brevemente.

¿En que tipo de negocio esta su empresa?, ¿Qué producto o servicio ofrece?, ¿Qué

necesidades del consumidor satisface?

Y para establecer la visión deberá preguntase como desea que su cooperativa sea

en el futuro.

A continuación se presenta una propuesta de misión y visión para las cooperativas

agropecuarias del sector reformado del departamento de Santa Ana:

Cada cooperativa deberá contar con su propia visión y misión, la cual tiene que

reflejar el propósito, para la cual fue creada, la calidad del producto o servicio que

ofrecen el mercado así como también con los recursos que cuenta.

Se ha formulado una visión y misión en forma general, para que se tome en

cuenta como ejemplo, para la elaboración de las mismas, adaptándose a criterios

de cada empresa o institución

MISION.

Ser una cooperativa agrícola, que busque constantemente, como empresa

empeñada en lograr incrementar significativamente la productividad y calidad de los

productos, mediante la utilización de Recursos Humanos, Financieros, y

tecnológicos, que le permita ser numero uno en ventas en el mercado nacional.

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VISION.

Ser una Cooperativa agropecuaria líder en producción y ventas en El Salvador,

desarrollándose como un ente competitivo y sostenible en el corto y largo plazo, que

contribuya significativamente en el desarrollo económico del país.

VALORES.

Membresía abierta y voluntaria

Control democrático de los miembros

Participación económica de los miembros

Autonomía e independencia

Educación, entrenamiento e información

Cooperación entre cooperativas

Compromiso con la comunidad

5.2. PERSPECTIVA FINANCIERA.

El Cuadro de Mando Integral (CMI) tiene como principio el desarrollo de la área

Financiera, ya que con ello se pretende dar valor al socio, de las cooperativas

agropecuarias del departamento de Santa Ana.

a) Estrategia: Reducción de Costos. Descripción: Para mejorar la rentabilidad de las Cooperativas Agropecuarias de

Santa Ana, es necesario reducir los costos de producción, lo cual lleva a utilizar la

menor cantidad de recursos, para producir una determinada cantidad de unidades.

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Objetivo: Reducir los costos manteniendo los mismos niveles de producción con la

menor cantidad de recursos.

Meta: Reducir los costos en un 20% en relación al año anterior.

Acciones: Revisión de los costos de semillas, fertilizantes.

Reducción de las pérdidas de tiempo en horas laborales.

Control en cuanto a la ejecución de las tareas de cada persona que participa en la

producción.

Control de la utilización de energía eléctrica.

Traslado de producto terminado a bodega

Políticas:

Las personas deben respetar los horarios establecidos de trabajo

Establecer un supervisor en las tareas de cada persona

Siempre que se abandone las instalaciones se deben de apagar los equipo que

se ésta trabajando.

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INSTRUMENTO PARA LA EVALUACIÓN EN LA APLICACIÓN DE ESTRATEGIAS DESDE CADA PERSPECTIVA

CUADRO No. 1

PERSPECTIVA FINANCIERA ESTRATEGIA: “REDUCCIÓN DE COSTOS”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS DE EVALUACIÓN LUN MAR MIE JUE VIE TOTAL COMENTARIO

1 Revisión de los costos de semillas, fertilizantes.

Revisión de insumos

2 Reducción de las perdidas de tiempo en horas laborales

Horas hombre por área de trabajo.

3 Control en cuanto a la ejecución de las tareas de cada persona que participa en la producción.

Supervisión de cada tarea.

4 Control de la utilización de la energía eléctrica.

Registro de consumo de energía eléctrica

5 Traslado de producto terminado a bodega.

Cantidad de producto defectuoso


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b) Estrategia: Créditos y Cobros. Descripción: Se inicia con el otorgamiento de créditos, tomando en cuenta las

condiciones de pago, que darán inicio desde el momento en que se recibe la

mercadería.

Objetivo: Llevar un control de los créditos otorgados a los clientes y así como

también su recuperación.

Meta: Incrementar la recuperación de créditos en un 60% en aquellas cuentas

morosas.

Acciones: Realizar supervisiones a la persona encargada de realizar cobros de las cuentas

pendientes.

Cumplir las condiciones de pagos en ventas al crédito

Aplicar recargos a aquellas cuentas que se cancelen después del tiempo

concedido.

Contratación de empresas especializadas en recuperación de mora

Políticas: El supervisor verificará las cuentas morosas semanalmente

Se concederán 30 días de plazo para la cancelación de facturas, si se cancela

dentro de los primeros 15 días se hará un 1% de descuento

Se hará un recargo del 2% sobre el monto total de la factura, si se cancela

después del plazo

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INSTRUMENTO PARA LA EVALUACIÓN EN LA APLICACIÓN DE

ESTRATEGIAS DESDE CADA PERSPECTIVA CUADRO No. 2

PERSPECTIVA FINANCIERA ESTRATEGIA: “CREDITOS Y COBROS”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS

DE EVALUACIÓN

LUN MAR MIE JUE VIE TOTAL COMENTARIO

1 Realizar supervisiones a la persona encargada de realizar cobros de las cuentas pendientes.

Reporte diario de gestión de cobros

2 Cumplir las condiciones de pago en ventas al crédito.

Reporte de control de pagos por los clientes

3 Aplicar recargos a aquellas cuentas que se cancelen después del tiempo concedido.

Control de recargos a cuentas de clientes en mora.

4 Contratación de empresas especializadas en recuperación de mora.

Reporte de registro de clientes


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c) Estrategia: Alternativas de Financiamiento. Descripción: Búsqueda de las diferentes alternativas de financiamiento que existen

en el mercado financiero.

Objetivo: Optar por la mejor línea de financiamiento que sea apropiada para las

cooperativas.

Meta: Lograr reducir costos financieros.

Acciones:

Buscar líneas de créditos especiales en las diferentes instituciones financieras

Buscar periodos de gracias, para líneas especiales de créditos.

Establecer contactos con el Banco Multisectorial de Inversiones (BMI), para

establecer condiciones sobre créditos agropecuarios.

Políticas: Establecer niveles bajos de endeudamiento, como prioridad.

Crear un comité de trabajo, encargado de buscar mejores opciones de créditos.

Asignar a una persona, quien ejecutara las políticas crediticias.

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D) Estrategia: de Crecimiento. Descripción: Elaboración de técnicas financieras para el crecimiento de las

Cooperativas.

Objetivo: Lograr el crecimiento financieros de las Cooperativas agropecuarias

Meta: Lograr el incremento de sus ventas en un 20%.

Acciones:

Crecimiento del volumen de la producción

Logro de la Productividad

Rentabilidad para la Cooperativas.

Elaboración de presupuestos.

Políticas:

Establecer como prioridad el incremento de la producción.

Utilización optima los recursos por parte de las Cooperativas

Desarrollar estrategias para el incremento de las utilidades de las Cooperativas.

Elaboración de proyecciones de ingresos y egresos de las Cooperativas.

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CUADRO No. 3

PERSPECTIVA FINANCIERA ESTRATEGIA: “DE CRECIMIENTO”

TIEMPO (TRIMESTRAL)

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS DE EVALUACIÓN 1ER.

TRI

2DO.

TRI

3ER.

TRI

4TO.

TRI

TOTAL COMENTARIO

1 Crecimiento del Volumen de la producción

Determinación de punto de equilibrio.

2 Productividad Control adecuado de los recursos

3 Rentabilidad Determinación del incremento de las utilidades

3 Presupuesto Elaboración de presupuestos


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CRECIMIENTO DEL VOLUMEN La estrategia de Crecimiento del volumen se desarrolla, a través de identificar

aquellos productos que tienen mayor grado de aceptación en el mercado, y con ello

lograr el incremento de las ganancias de las Cooperativas Agropecuarias del sector

Reformado en el Departamento de Santa Ana. Y esto se puede alcanzar

estableciendo un análisis de Costo, Volumen, Utilidad, llamado de otra manera El

punto de Equilibrio, el cual permite analizar las relaciones existentes entre el costo

fijo, costo variable y las utilidades, a si mismo representa el volumen de ventas al

cual los costos totales son iguales a los ingresos totales , es decir el punto en que las

utilidades y perdidas son cero.

Formula para obtener la cantidad en equlibrio

CF Qe = P – CV Donde: Qe = Cantidad de ventas en unidades CF = Costo Operativo Fijo del periodo P = Precio de Venta por Unidad CV = Costo Operativo Variable Unitario del Periodo Para obtener los ingresos en equilibrio: S = Qe x P Donde:

S = Ingresos en Equilibrio

Qe = Cantidad en Equilibrio

P = Precio

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Todo lo anterior les permitirá a los gerentes de las cooperativas determinar el nivel

de operaciones necesarias, para cubrir todos los costos operativos y para evaluar la

rentabilidad asociada con los diferentes niveles de ingresos de las cooperativas

agropecuarias.

PRODUCTIVIDAD Esta estrategia se basa en la utilización óptima de los recursos, como son: Mano de

Obra, Capital, Materiales. Para el caso de las Cooperativas Agropecuarias, se

necesitan optimizar todos los recursos disponibles, para lograr una mayor

productividad de los recursos que poseen, para el caso, sus grandes extensiones de

tierras les permiten el poder diversificar los productos que cosechan, y aprovechar

mejor sus recursos naturales.

RENTABILIDAD En este caso se pretende desarrollar estrategias que permitan incrementar

significativamente sus utilidades, y experimentar un completo desarrollo en lo que se

refiere a la forma de como actualmente utilizan los recursos asignados, y poder salir

del subdesarrollo en que se encuentran actualmente las Cooperativas

Agropecuarias, del sector Reformado en el departamento de Santa Ana.

PRESUPUESTO. Esto consiste en detallar los posibles ingresos, costos, y gastos, que se generaran

para un periodo determinado, ya sea mensual, trimestral, semestral o anual. Los

tipos de presupuestos mas utilizados son:

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• Presupuesto de Venta

• Presupuesto de Producción.

• Presupuesto de Compra de Materiales.

• Presupuesto de Mano de Obra.

• Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación.

• Presupuesto de Costo de producción y Costo de lo Vendido.

• Presupuesto de Gastos de Operación.

A continuación se presentan los formatos de presupuestos, mas utilizados.

CUADRO No. 4

COOPERATIVA “X” PRESUPUESTO DE VENTAS DEL ___ AL ___ DE ____

(En Dólares) Productos Unidades a

Vender Precio Unitario Ventas

Planificadas por Periodo

Porcentaje de Ventas por

Periodo

1 2 3 4 5

Total 100% * Adaptado a tesis.

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CUADRO No. 5

COOPERATIVA “X” PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN DEL ___ AL ___ DE ___

(En unidades de Materiales)

Productos Unidades a Producir Unidades de Materia Prima Requerida

Total

1 2 3 4

Total * Adaptado a tesis.

CUADRO No. 6 COOPERATIVA “X”

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTO DEL ___ AL ___ DE ___ (En Dólares)

Productos Unidades a Producir

Horas de Trabajo Directo

Total Horas Costo de la hora Total

1 2 3 4

Total * Adaptado a tesis

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PRESUPUESTO DE GASTOS INDIRECTOS DEL ___ AL ___ DE ___ (En Dólares)

Concepto Fijos Variables Total Materiales Indirectos:

1 2

Indirectos varios: 1 2

Total * Adaptado a tesis.


PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION DEL ___ AL ___ DE ___ (En Dólares)

Inventario Inicial de Productos en Proceso Inventario Inicial de Materiales (+) Compra de Materiales (=) Material Directo Disponible (-) Inventario Final de Materiales (=) Material Directo Utilizado (+) Mano de Obra Directa Utilizada (=) Costo Primo (+) Gastos Indirectos de Fabricación (=) Costo de lo producido

(-) Inventario Final de Productos en Proceso (=) Costo de Producción de Artículos Terminados

$ XXXX XXXX $ XXXX XXXX $ XXXX XXXX

$ XXXX XXXX

$ XXXX $ XXXX $ XXXX

XXXX $ XXXX

* Adaptado a de tesis

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PRESUPUESTO DE COSTO DE LO VENDIDO DEL ___ AL ___ DE ___ (En Dólares)

Inventario Inicial de Productos Terminados (+) Costo de Producción de Artículos Terminados (=) Disponibilidad de Producto para la Venta (-) Inventario Final de Productos Terminados (=) Costo de Artículos Vendidos

$ XXXX XXXX $ XXXX XXXX $ XXXX

* Adaptado a tesis


PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN DEL ___ AL ___ DE ___ (En Dólares)

Concepto Fijos Variables Total

Gastos de venta: 1 2

Gastos de Administración 1 2

Total

* Adaptado a tesis.

136


CUADRO No. 11

PERSPECTIVA FINANCIERA ESTRATEGIA: “ALTERNATIVAS DE FINANCIAMIENTO”

TIEMPO (TRIMESTRAL)

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS DE EVALUACIÓN 1ER.

TRI

2DO.

TRI

3ER.

TRI

4TO.

TRI

TOTAL COMENTARIO

1 Buscar líneas de créditos especiales en las diferentes instituciones financieras.

Institución que presente mejor alternativa de financiamiento.

2 Buscar periodos de gracia, para líneas especiales de crédito.

Entidad financiera que se apegue a las necesidades de la cooperativa.

3 Establecer contactos con el BMI, para establecer condiciones sobre créditos agropecuarios.

Créditos más favorables para el sector agropecuario.


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5.3. PERSPECTIVA CLIENTES.

Esta etapa define la relación que se tendrá con los clientes de las cooperativas

agropecuarias del departamento de Santa Ana.

a) Estrategia: Disponibilidad del Producto Descripción: La cooperativa deberá contar con un stock de productos disponible

para satisfacer la demanda de los clientes en el momento oportuno.

Objetivo: Aumentar el stock de productos disponible para cubrir la demanda.

Meta: Aumentar en un 35% la producción para lograr mantener siempre satisfecho

al cliente con los productos que mas demanden.

Acciones: Realizar inventario acerca de las existencias de mercadería.

Llevar un estricto control de inventario de los productos.

Contar con un equipo adecuado de reparto, para la entrega de los productos

Comunicación constante con los proveedores de Materia Prima.

Políticas Asignar a una persona para el control de inventario.

Producir aquellos productos de mayor demanda.

Se supervisará la existencia de materia prima dos veces al mes.

138


CUADRO No. 12

PERSPECTIVA CLIENTES ESTRATEGIA: “DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO”

TIEMPO (SEMANAL)

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS DE EVALUACIÓN 1A

SEMANA

2A SEMANA

3A SEMANA

4A SEMANA

TOTAL COMENTARIO

1 Realizar inventario acerca de las existencias de mercadería.

Establecer inventario óptimo.

2 Llevar un estricto control de inventario de los productos.

Realizar reporte semanal sobre inventario de productos.

3 Contar con un equipo adecuado de reparto para la entrega de los productos.

Establecer control de entregas de pedido.

4 Comunicación constante con los proveedores de materia prima.

Establecer mecanismos de comunicación con proveedores.


139

b) Estrategia: Definir clientes especiales. Descripción: De toda la cartera de clientes que la cooperativa posea, deberá de

clasificar aquellos clientes especiales, es decir aquellos que constantemente estén

adquiriendo el producto, para ofrecerles un servicio especial.

Objetivo: Ampliar las carteras de clientes para aumentar así la producción y buscar

nuevos nichos de mercados.

Meta: Ampliar en un 30% la cartera de clientes en el cual permita abarcar más

mercado logrando así penetrar a nuevos mercado y satisfacer la demanda de los

clientes.

Acciones:

Realizar descuentos a clientes especiales.

Otorgar bonificaciones a clientes especiales

Transportar los pedidos de los clientes especiales lo más pronto posible

Mantener una comunicación constante con los clientes especiales.

Políticas:

A los clientes especiales se les enviará su producto 24 horas después de recibir

la orden de pedido.

Se realizaran visitas a nuestros clientes en forma periódica.

Semanalmente se estará comunicando con los clientes especiales sobre posibles

incrementos o disminuciones en los precios de los productos.

140


CUADRO No. 13

PERSPECTIVA CLIENTES ESTRATEGIA: “DEFINIR CLIENTES ESPECIALES”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Realizar descuentos a clientes especiales.

Reporte de informe diario.

2 Otorgar bonificaciones a clientes especiales.

Registro de bonificaciones a clientes especiales.

3 Transportar los pedidos de clientes especiales lo mas pronto posible.

Registro de transporte de pedidos.

4 Mantener una comunicación constante con los clientes especiales.

Registro de llamadas de clientes especiales.


141

c) Estrategia: Satisfacción al Cliente. Descripción: Esta estrategia se refiere al interés que se tiene sobre la satisfacción

del cliente con nuestros productos, ya que de ello depende el éxito de la Cooperativa.

Objetivo: Lograr la satisfacción de los clientes en cuanto a los diferentes productos

que ofrece la Cooperativa para incrementar la demanda.

Meta: Satisfacer en un 50% a nuestros clientes ofreciéndoles siempre productos de

calidad.

Acciones:

Atender inmediatamente al cliente cuando se presente a la empresa.

Informe al comité para analizar la insatisfacción del cliente en cuanto al producto

Disposición de analizar los reclamos o sugerencias en cuanto al producto

terminado.

Cumplir a cabalidad las órdenes de pedidos.

Políticas: Capacitar a nuestro personal con una cultura de atención al cliente.

Crear un comité donde se solucionen quejas y demandas de nuestros clientes.

Se mantendrá un buzón de sugerencia para cuando el cliente no se encuentre

satisfecho con el producto adquirido.

142


CUADRO No. 14

PERSPECTIVA FINANCIERA ESTRATEGIA: “SATISFACCIÓN AL CLIENTE”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Atender inmediatamente al cliente cuando se presente a la empresa.

Registro de satisfacción al cliente

2 Informe al comité para analizar la insatisfacción del cliente en cuanto al producto.

Reporte de clientes insatisfechos.

3 Disposición de analizar los reclamos o sugerencias en cuanto al producto terminado.

Comité de de reclamos y sugerencias.

4 Cumplir a cabalidad las órdenes de pedidos.

Registro de clientes que no se les cumplió la orden de pedido.


143

5.4. PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS.

En esta etapa se busca establecer la excelencia de los procesos internos de las

cooperativas agropecuarias del departamento de Santa Ana.

a) Estrategia: Procesos de Innovación. Descripción: Este proceso es el encargado de investigar nuevas opciones de

productos para ofrecer al mercado, con el objeto de estar a la vanguardia con la

moda, de acuerdo a las necesidades del cliente.

Objetivo: Conocer los nuevos productos que la cooperativa estará en la disposición

de producir, para satisfacer la demanda del mercado.

Meta: Llegar a producir anualmente al menos tres nuevos productos, para estar a la

vanguardia de las demás cooperativas agrícolas.

Acciones:

Realizar investigaciones de mercado para innovar los nuevos productos, ya sea

hortalizas o café orgánico, y demás productos.

Buscar oportunidades de nueva tecnología, a través de outssorcing.

Apoyo periódico de asesoría por medio de CENTA Y MAG.

Políticas:

Solicitar financiamientos para la contratación de servicios outssorcing.

Se analizarán las sugerencias, del personal de producción de la cooperativa.

Investigar la aceptación de los nuevos productos cada vez que se lancen al

mercado.

144

INSTRUMENTO PARA LA EVALUACIÓN EN LA APLICACIÓN DE

ESTRATEGIAS DESDE CADA PERSPECTIVA CUADRO No. 15

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS ESTRATEGIA: “PROCESOS DE INNOVACIÓN”

TIEMPO (MENSUAL

No

ACCIONES A EFECTUAR

CRITERIOS DE EVALUACIÓN ENE FEB MAR ABR MAY JUN TOTAL COMENTARIO

1 Realizar investigaciones de mercado para innovar los nuevos productos, ya sea hortalizas, café orgánico, etc.

Propuestas de proyectos rentables.

2 Buscar oportunidades de nueva tecnología a través de outssorcing.

Alto nivel de competitividad.

3 Apoyo periódico de asesoria por medio de CENTA y MAG.

Asesoria para mejorar la competitividad.


145

b) Estrategia: Proceso Operativo. Descripción: Es el proceso principal y lógico que se lleva a cabo en el área de

producción de las cooperativas agropecuarias.

Objetivo: Llevar a cabo controles de producción en cada una de las secciones que

conforman el departamento de producción.

Meta: Que cada sección cumpla con los niveles de producción asignados por la

gerencia.

Acciones:

Establecer control de producción por sección, de acuerdo a procedimiento de

producción como: siembra, recolección, secado, y producto terminado.

Establecer controles de productos en los diferentes procesos.

Establecer controles adecuados de entrega de los productos.

Políticas:

El área de Producción debe llevar un estricto control sobre la producción diaria.

Deberá asignar a una persona responsable de supervisar los productos en

proceso.

Se llevará un control detallado de los productos que sean ingresados a bodega.

146


CUADRO No. 16

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS ESTRATEGIA: “PROCESO OPERATIVO”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Establecer control de producción por sección, de acuerdo a procedimiento.

Reporte diario d e producción por cada sección.

2 Establecer controles de productos en los diferentes procesos.

Reporte diario por cada producto.

3 Establecer controles adecuados de entrega de los productos.

Reporte de candelarizacion y cumplimiento de entrega.


147

d) Estrategia: Proceso de Post Producción. Descripción: En este proceso se verifican los productos terminados, que cumplan

con los estándares de calidad, logrando así diferenciar productos de primera calidad,

y los defectuosos.

Objetivo: Ser una cooperativa agropecuaria que ofrezca productos de primera

calidad, satisfaciendo así la demanda de los clientes.

Meta: Que el producto terminado cumpla con los estándares de calidad.

Acciones:

Enviar a bodega los productos terminados, clasificando así los de avería con los

productos sin defectos.

Analizar las cantidades resultantes de productos de averías.

Realizar reuniones con el personal de producción, para informarle sobre los

productos defectuosos y buscar en conjunto una alternativa.

Políticas:

Se deberá llevar un control sobre los productos defectuoso.

Se deberá reunir el jefe de producción con su personal cada vez que finalice un

procedimiento de producción.

Siempre que envié producto terminado a bodega se deberá analizar los productos

con avería

148


CUADRO No. 17

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS ESTRATEGIA: “PROCESO DE POST PRODUCCION”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Enviar a bodega los productos terminados, clasificando así los de avería con productos sin defecto.

Reporte diario de productos terminados, y de avería.

2 Analizar las cantidades resultantes de productos de averías.

Propuestas de recuperación de costos de productos averiados.

3 Realizar reuniones con el personal de producción, para informarle de los productos defectuosos y buscar en conjunto una alternativa.

Propuestas concretas de modificación de productos defectuosos.


149

e) Estrategia: control de producción. Descripción: La cooperativa deberá realizar un control sobre la producción,

verificando la existencia de insumos y materia prima, para la continuidad de los

procesos establecidos.

Objetivo: Tener un control exhaustivo de materia prima como también accesorios

que se utilizan en la fabricación del producto.

Meta: Mantener materia prima a disposición, logrando así mantener los niveles de

producción de las diferentes secciones.

Acciones:

Realizar supervisiones para verificar el cumplimiento de las metas de producción.

Realizar auditorias para conocer la forma de utilizar la materia prima a fin de

optimizar su uso.

Realizar compras de materia prima de primera calidad.

Políticas:

Se deberá de supervisar los proceso de producción, dos veces al día.

Se llevaran a cabo una auditoria cada dos meses para conocer la debida

utilización y distribución de la materia prima.

La compra de materia prima se realizará previa supervisión de la calidad, por

personal altamente calificado.

150


CUADRO No. 18

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS ESTRATEGIA: “CONTROL DE PRODUCCION”

TIEMPO (DIARIO)

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Realizar supervisiones para verificar el cumplimiento de las metas de producción.

Reporte de cumplimiento de metas de producción.

2 Realizar auditorias para conocer la forma de utilizar la materia prima a fin de optimizar su uso.

Informe de auditoria sobre el uso adecuado de materia prima.

3 Realizar compras de materia prima de primera calidad.

Gestionar al menos 3 cotizaciones, por la compra de materia prima.


151

4.5. PERSPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO DE RECURSO HUMANO.

En esta etapa se busca alcanzar los objetivos claves sobre el desarrollo de los

empleados, de las cooperativas agropecuarias del departamento de Santa Ana.

a) Estrategia: Satisfacción del Personal. Descripción: Se debe contar con personal que se encuentre satisfecho con la

realización de sus labores. Aplicando estrategias de incentivos, ya sean monetarios o

de reconocimiento.

Objetivo: Mantener al personal motivado a realizar bien sus labores dentro de la

empresa.

Meta: Lograr un rendimiento optimo del personal que labora en la cooperativa.

Acciones:

Aplicar sistema de incentivos al personal de producción.

Realizar capacitaciones al personal

Realizar controles de las relaciones interpersonales para evitar malos entendidos.

Políticas:

Crear una despensa dentro de la cooperativa, para que los empleados puedan

adquirir productos a un mejor precio.

Buscar asesoría técnica de organizaciones que brinden el servicio de

capacitación.

El jefe debe evitar conflictos laborales entre el personal, interviniendo cada vez

que se presenten.

152


CUADRO No. 19

PERSPECTIVA: FORMACIÓN Y CRECIMIENTO DEL RECURSO HUMANO ESTRATEGIA: “SATISFACCIÓN DEL PERSONAL”

TIEMPO (MENSUAL

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Aplicar sistema de incentivos al personal de producción.

Ejecución de incentivos en base a metas.

2 Realizar capacitaciones al personal.

Capacitación del personal trimestralmente.

3 Realizar controles de las relaciones interpersonales para evitar malos entendidos.

Reporte y control del número de conflictos.


153

b) Estrategia: Retención del Empleado. Descripción: Mantener al personal por periodos largo de permanencia en la

cooperativa, aprovechando la experiencia y el conocimiento de los procesos de

producción.

Objetivo: Dar al personal la oportunidad de superación, a través de sus experiencia

y permanencia en los procesos de producción.

Meta: Proporcionar incentivos monetarios y méritos por sus conocimientos a través

de su experiencia en los procesos de elaboración del producto.

Acciones:

Ofrecer oportunidades de superación al interior de la cooperativa.

Realizar evaluaciones del desempeño.

Ofrecer asistencia médica fuera de lo establecido en la ley.

Política:

Seleccionar al personal mejor capacitado que ameriten ascensos en el futuro

cuando haya una necesidad.

Se deberá realizar evaluaciones del desempeño dos veces al año.

Ofrecer un seguro médico en casos especiales.

154


CUADRO No. 20

PERSPECTIVA: FORMACIÓN Y CRECIMIENTO DEL RECURSO HUMANO ESTRATEGIA: “RETENCION DEL EMPLEADO”

TIEMPO (MENSUAL

N

o

ACCIONES A EFECTUAR


1 Ofrecer oportunidades de superación al interior de la cooperativa.

Evaluaciones del personal de la cooperativa, para ser promovido.

2 Realizar evaluaciones de desempeño.

Medición del rendimiento laboral.

3 Ofrecer asistencia medica fuera de lo establecido en la ley.

Mejoramiento en la salud de cada empleado.


155

d) Estrategia: Productividad del Empleado. Descripción: Que a medida que los empleados y las empresas se vuelven mas

eficaces en los procesos de producción logran una mayor productividad

Objetivo: Identificar a los empleados que desempeñe con mayor eficiencia y eficaz

para determinar la productividad en cada puesto de trabajo.

Meta: Motivar a través de incentivos saláriales y reconocimiento de méritos al

personal seleccionado con mayor eficacia en sus labores.

Acciones:

Agilizar el acceso de la materia prima a los procesos de producción.

Ofrecer incentivos monetarios al personal de producción.

Reconocimiento a mejores empleados.

Políticas:

El encargado de la materia prima suministrará oportunamente el material a los

empleados.

Asignar incrementos saláriales cada año en relación a su capacidad productiva.

Se ofrecerán bonificaciones a los empleados que cumplan las metas.

156


CUADRO No. 21

PERSPECTIVA: FORMACIÓN Y CRECIMIENTO DEL RECURSO HUMANO ESTRATEGIA: “PRODUCTIVIDAD DEL EMPLEADO”

TIEMPO (MENSUAL

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Agilizar el acceso de materia prima a los procesos de producción.

Mejora de la capacidad productiva.

2 Ofrecer incentivos monetarios al personal de producción.

Criterios de medición de cumplimientos de metas.

3 Ofrecer bonificaciones a empleados que cumplan metas.

Criterios por rendimiento laboral.


157

e) Estrategia: Sistemas de Comunicación. Descripción: Contar con una comunicación formal, para que exista una buena

relación de jefe y empleado, logrando así los objetivos que la cooperativa ha

definido.

Objetivo: Lograr una buena comunicación entre jefe y empleados.

Meta: Mantener una coordinación y una comunicación abierta entre ambas partes

para obtener un buen ambiente laboral.

Acciones:

Realizar una comunicación formal directa entre jefe y empleado.

Disponibilidad del jefe para escuchar opiniones o sugerencias de los empleados.

Los supervisores deberán estar en la disponibilidad de escuchar a los empleados

sobre sus quejas, a fin de mantener un buen ambiente laboral.

Política:

Mantener una comunicación escrita de la gerencia para que los empleados estén

enterados de las oportunidades que brinda la cooperativa

Toda información que se pretenda dar a conocer a los Jefes y subalternos,

deberá ser por medio de la comunicación escrita, a fin de no tergiversar la

información.

158


CUADRO No. 22

PERSPECTIVA: FORMACIÓN Y CRECIMIENTO DEL RECURSO HUMANO ESTRATEGIA: “SISTEMAS DE COMUNICACIÓN”

TIEMPO (MENSUAL

No

ACCIONES A EFECTUAR


1 Realizar una comunicación formal entre jefe y empleado.

Mejora en el proceso de comunicación

2 Disponibilidad del jefe para escuchar opiniones o sugerencias de los empleados.

Aplicación de círculos de calidad entre empleados y jefes.

3 Los supervisores deberán estar en la disponibilidad de escuchar a los empleados sobre sus quejas, a fin de mantener un buen ambiente laboral.

Mejora continua del ambiente laboral.


159

4.6. PRESUPUESTOS DE CADA PERSPECTIVA. Presupuesto para implementar durante 6 meses estrategias de la perspectiva Financiera.

CANTIDAD CONCEPTO VALOR MENSUAL

VALOR SEMESTRAL

Papelería y útiles $ 50.00 $ 300.00

Compra de computadora $ 800.00 $ 800.00

Sistema de contabilidad $ 1,000.00 $ 1000.00

Subtotal $ 1,850.00 $ 2,100.00

Imprevistos 10%

$ 210.00

TOTAL $ 2,310.00

Presupuesto para implementar durante 6 meses estrategias de la perspectiva Clientes.


VALOR SEMESTRAL

1 Papelería y útiles $ 50.00 $ 300.00

Buzón de sugerencias $ 20.00 $ 20.00

Viáticos $ 40.00 $ 240.00

Teléfono $ 150.00 $ 600.00

Capacitación $ 500.00

Subtotal $ 1,660.00

Improvistos 10%

$ 166.00

TOTAL $ 1,826.00

160

Presupuesto para implementar durante 6 meses estrategias de la perspectiva Procesos Internos.


VALOR SEMESTRAL

Papelería y útiles $ 40.00 $ 240.00

Contratación de servicios de asesora

$ 350.00

Viáticos $ 35.00 $ 210.00

Subtotal $ 800.00

Imprevistos 10%

$ 80.00

TOTAL $ 880.00

Presupuesto para implementar durante 6 meses estrategias de la perspectiva Formación y Crecimiento.


VALOR SEMESTRAL

1 Papelería y útiles $ 50.00 $ 300.00

Capacitación al personal $ 450.00

Viáticos $ 50.00 $ 300.00

Asistencia Médica. $ 400.00

Subtotal $ 1,450.00

Imprevistos 10%

$ 145.00

TOTAL $ 1,595.00

161

6. PLAN DE IMPLEMENTACION.

6.1. OBJETIVO Lograr operativizar la propuesta, mediante la implementación del Diseño del Cuadro

de Mando Integral que beneficiaran a los Gerentes de las Cooperativas

Agropecuarias, con lo que se pretende lograr una mejor toma de decisiones

estratégicas en las inversiones de los recursos financieros.

6.2. PRESENTACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL A LAS COOPERATIVAS AGROPECUARIAS DEL SECTOR REFORMADO DEL DEPARTAMENTO DE SANTA ANA. Se les presentará a los Gerentes de las Cooperativas Agropecuarias del sector

reformado del departamento de Santa Ana, diseño del Cuadro de Mando Integral,

donde se mostraran los beneficios que se obtendrán al implementarlo. A si mismo se

dará a conocer los lineamientos para su aplicación y ejecución; por lo que se

permitirá su fácil comprensión del documento.

Con la aplicación de esta nueva herramienta de gestión, se pretende que los

gerentes, jefes de cada área, se vean involucrados integralmente en este proceso.

6.3. REVISION Y APROBACIÓN DE LA PROPUESTA. En este apartado los Gerentes, revisaran y harán un análisis para poder aprobar la

propuesta, ya que ellos conocerán las ventajas que ofrece al implementar el diseño

162

del Cuadro de Mando Integral, por lo que analizaran la disponibilidad presupuestaria

de adaptarlo a sus Cooperativas Agropecuarias.

6.4. ACCIONES A REALIZAR.

La persona responsable designada por la Cooperativa deberá presentar los informes

mensualmente, y se evaluara en conjunto con el Gerente de la Cooperativa, los

resultados que se obtendrán del proyecto, donde se podrá analizar los resultados

obtenidos en la Cooperativa.

6.4.1. CAPACITACION.

Se capacitará al personal de las áreas involucradas, sobre como llenar los cuadros

de evaluación de cada una de las perspectivas, orientadas a supervisar los logros

obtenidos, en forma constante, lo que servirá para presentar mensualmente un

diagnostico de la situación real de la Cooperativa.

6.4.2. PUESTA EN MARCHA. Después de haberse aprobado y realizado la capacitación respectiva, se iniciará la

puesta en marcha de la propuesta, con la aplicación de estrategias especificas para

cada perspectiva, que establecen lineamientos a través de acciones y políticas a

seguir, para obtener los resultados esperados, los cuales se medirán por medio de

cuadros de evacuación, donde a los Gerentes se les proporcionará un reporte de los

resultados obtenidos para su respectivo análisis del proyecto.

163

6.4.3. EVALUACION.

La etapa de evaluación del diseño del Cuadro de Mando Integral debe de

considerarse como un sistema de monitoreo que permita a las Cooperativas la toma

de decisiones adecuada y oportuna, con el objeto de lograr optimizar las inversiones

en los recursos financieros, por lo que esto se lograra a taves de la información que

reflejen los cuadros de evaluación de cada perspectiva, que involucran las

estrategias.

6.4.4. SEGUIMIENTO. Para que el diseño del Cuadro de Mando Integral se desarrolle a plenitud, se

requiere del cumplimiento y desarrollo de cada una de las áreas que lo conforman, y

evaluando continuamente el proceso, con lleva a cumplir los objetivos fijados en la

implementación.

164

6.4.5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL.

( En dólares americanos y para seis meses )


VALOR SEMESTRAL

RECURSO HUMANO: Técnico Contable, para llevar las actividades de todas las perspectivas.

$ 600.00 $ 3,600.00

CAPACITACION: Capacitador Alquiler del local Papelería Y Útiles Refrigerio.

$ 500.00

ASESORIA: Asesor técnico, para la innovación de nuevos productos.

$ 900.00

EVENTOS: Ferias y Agro negocios, para la promoción de los productos.

$ 500.00

RECURSOS MATERIALES: Papelería y Útiles Buzón Teléfono Computadora Sistema de contabilidad

$ 190.00 $ 1,140.00

$ 20.00$ 35.00$ 1,000.00$ 800.00

OTROS GASTOS: Viáticos Fondo para Asistencia Medica Línea Telefónica

$ 125.00

$ 150.00

$ 750.00$ 400.00$ 300.00

SUB TOTAL $ 9.94500

IMPROVISTOS 10% $ 995.00

TOTAL $ 10,940.00

165

6.4.6. CRONOGRAMA. El plan de acción comprende el cronograma de actividades, el cual incluye cada una

de las actividades que se deben realizar, para implementar la propuesta y el tiempo

que tomará el desarrollo de cada una de ellas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

1º MES 2º MES 3º MES 4º MES 5º MES 6º MES ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4Presentación de la propuesta

Revisión y aprobación de la propuesta

Capacitación

Puesta en marcha

Evaluación

Retroalimentación

Seguimiento

capitulo iv propuesta de un sistema de cuadro de mando...

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