capitulo ii analisis del sistema

2014

Alicia Lerch – Claudia Juan

Redes y Sistemas de la

Información

Prof. Ing. Edith Disderi

CAPITULO IIAnálisis de la Hemeroteca

HEMEROTECA “Rodolfo Tanchen” - CAPITULO II – Análisis del Sistema

CAPITULO II

ANÁLISIS DE SISTEMAS

1. INTRODUCCIÓN1El análisis de Sistemas consistirá en ver cómo surge una inquietud y dar

respuesta a la misma, con la subsiguiente elección del curso de acción (no hacer,

postergar, rediseñar).

Nos permitirá entonces advertir cómo surge una necesidad y dar a la misma,

eligiendo una forma concreta de acción. Lo que nos permitirá efectuar

recomendaciones para mejorar o rediseñar el sistema; realizaremos entonces la

recolección de datos a través de la observación directa y de dos entrevistas al

personal de la Hemeroteca de la Biblioteca Elma K. de Estrabou.

2. CRONOGRAMAS Cronograma Previsto

ACTIVIDAD FECHA HORA RESPONSABLE DURACION RECURSOS

EntrevistaNo.1

Encargadaturno mañana

19/05/2014 16:30 Alicia LerchClaudia Juan

1 hora Lápiz y papel

EntrevistaNo.2

Encargadoturno tarde

21/05/2014 15:50 Alicia Lerch 1 hora Lápiz y papel

Charlainformal al

personal deatención al

público de laBiblioteca

04/07/2014 17:30 Alicia LerchClaudia Juan

1 horas Lápiz y papel

1 Apuntes de cátedra. PROYECTO de SISTEMAS

2


Diagrama de Grant cronograma previsto

Cronograma real

ACTIVIDAD FECHA HORA RESPONSABLE DURACION RECURSOS

Entrevista No.1Encargada turno

mañana19/05/2014 16:30 A 18:30 Alicia Lerch

Claudia Juan2 horas Lápiz y papel

Entrevista No.2Encargado turno

tarde21/05/2014 15:50 A 17:50 Alicia Lerch 2 horas Lápiz y papel

Observacióndirecta 04/07/2014 17:30 a 20:30 Alicia Lerch

Claudia Juan3 hora Lápiz y papel

Sistematizaciónentrevista No.1

5/07 al9/07

------- Claudia 6 hs. Computadoracon conexión a

internetSistematizaciónentrevista No.2

10/07 al14/07

-------- Alicia 6 hs. idem

SistematizaciónObservación

Directa

15/07 al17/07

--------- Alicia / Claudia 6 hs. idem

Diagnóstico 18/07 al24/07

-------- AliciaClaudia

24 hs. Computadoracon conexión a

internet

3


Diagrama de Grant cronograma real

3. RELEVAMIENTO

Tiene como objeto la investigación detallada del sistema (hemeroteca)

con el fin de conocer cómo actúa, para

posteriormente determinar dónde es necesario

efectuar cambios que la mejoren.

Para poder reunir los datos y la

información relacionados con la hemeroteca,

usamos distintas técnicas de relevamientos

como:

4


Entrevistas

Observación directa

Revisión de documentación y registros

3.1.

Entrevistas realizadas al personal

encargado de las tareas en la

Hemeroteca de la Biblioteca Elma K. de

Estrabou.

ENTREVISTA N° 1 – RESPONSABLE TURNO MAÑANA

Fecha: 19/05/2013

Persona: Mónica Navarro [email protected]

Función (cargo): Catalogación, atención al público y compra. Cargo No. 4 (Escalafón

no Docente UNC).

Antigüedad: 25 años

Departamento al que pertenece: Hemeroteca turno mañana

1. ¿Cómo se encuentra organizada la Hemeroteca?

La hemeroteca está organizada alfabéticamente por el título de las distintas

publicaciones.

2. Toma algún tipo de decisión en su trabajo? (en caso afirmativo describe

brevemente en qué consiste las decisiones).

5

mailto:[email protected]


Soy la encargada de la sección en el turno mañana y realizo las mismas

actividades que el encargado del turno tarde; con la única excepción que las

compras de los materiales bibliográficos están bajo mi responsabilidad.

3. ¿Existe alguna actividad que requiera de su control? Cuál?

Realizo una supervisión de las tareas en general que realiza la persona que

trabaja en el turno tarde, pero es sobre todo por la cantidad de tiempo que

trabajo yo en la Institución y el poco tiempo (menos de 1 año) que lleva

trabajando el mismo en la sección.

4. ¿Qué procedimientos se realizan en la Hemeroteca?

Procesos Físico y 7Técnico del material; atención al público y compra.

5. ¿Cómo se realizan estos procedimientos? ¿Podría explicar brevemente

los pasos de estos procedimientos o alguno en especial que se realice

con mayor frecuencia?

INCORPORACIÓN DE LAS PUBLICACIONES EN LA HEMEROTECA:

- El material que se recibe por canje o donación lo maneja Betty Torino

encargada del sector de canje y donación; se adjunta el formulario de

donación, este sector depende de biblioteconomía y entrega el material

a cada sector. Nosotros recibimos revistas de humanidades (geografía,

historia, letras y psicología), las de Argentina y América van a

Americanista.

- Compras: actualmente con un subsidio que se recibe de la Cecyt

$24000 por año para revistas extranjeras. Actualmente el

procedimiento es solicitar vía email la preforma a las universidades o

7 Los procesos técnicos es la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales necesarios, así como a su adecuada organización para que los servicios al público se puedan prestar de manera conveniente.

6


editoriales cuando esta es enviada se la entregamos a contaduría de la

Facultad de Psicología y los contadores hacen el trámite con comercio

exterior. La factura la recibimos por email, una copia queda aquí y otra

va a contaduría donde se archiva. También la 2Biblioteca Electrónica

del Ministerio de Ciencia y Técnica de la Nación compra bases de

datos y actualmente nos encontramos en la disyuntiva si seguirlas

comprando en papel o no ya que las del 3Mincyt sólo se puede acceder

en el área de ciudad universitaria.

- La catalogación (carga de datos de las revistas al sistema Koha), hay

un pequeño realizado por mi para: Base autoridades MARC21 para

sistema Koha y de Publicaciones Periódicas en MARC21 para Koha.

En estos manuales se encuentra detalladamente el procedimiento de

carga en el sistema. (Ver Anexo 5 y 6).

ATENCIÓN AL PUBLICO (préstamos en sala, domicilio, interbibliotecario,

registro de devolución del material, inscripción y alfabetización de usuarios).

6. ¿Quién lo lleva a cabo? ¿Cómo se llevan a cabo?

Con excepción a la compra de materiales tanto yo como el encargado de la

tarde realizamos las mismas actividades.

7. Qué información recibe/envía desde/hacia otro sector?

2 Es el portal argentino del conocimiento científico. La biblioteca electrónica de ciencia y tecnología brinda a los investigadores argentinos acceso, desde las instituciones habilitadas, a través de internet al texto completo de mas de 17.000 títulos de revistas cientìficas-tècnicas, 9.000 libros, 5.000 estándares y a bases dedatos referenciales de gran valor para la comunidad científica. http://www.biblioteca.mincyt.gob.ar/

3 Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva. Es un organismo público dependiente del PoderEjecutivo Nacional de Argentina. Fue creado en 2007 por la presidenta Cristina Fernández. Su misión es orientar la ciencia, la tecnología y la innovación al fortalecimiento de un nuevo modelo productivo que genere mayor inclusión social y mejore la competitividad de la economía Argentina, bajo el paradigma del conocimiento como eje del desarrollo. http://www.mincyt.gob.ar/

7

http://www.mincyt.gob.ar/

http://www.biblioteca.mincyt.gob.ar/


No recibimos ningún documento de otro sector de la Biblioteca, nosotros si

mandamos a dirección anualmente las estadísticas de consultas en sala y

préstamos a domicilio de las revistas.

8. Se utiliza esta información? Cómo?

Esa información (estadística) son utilizadas para tener un control anual del

movimiento del material general de toda la biblioteca, cantidad de usuarios

que utilizaron nuestros servicios, etc.

9. ¿Qué documentos se utilizan?

Como documentos los únicos que utilizamos son:

- Estadística, en Excel, diaria del movimiento (préstamo en sala, para

fotocopia y préstamo a domicilio) del material.

- Ticket de préstamo del ítem al usuario.

- Llenado de planilla realizada a mano del movimiento (préstamos en

sala, para fotocopia, tipo de usuario y guardado de material) por turno.

10.¿Se le presenta algún problema o inconveniente con los

procedimientos?

Ninguno

11.Piensa Ud. que podría mejorarse o simplificarse algún proceso?

No.

Como anteriormente distinguimos, nuestra encuesta fue semi cerrada, por lo que

pudo explayarse la entrevistada en:

Detallando que la creación de la hemeroteca no está muy clara, y que no se

tienen registros escritos de la época y el personal de que en ese momento trabajaba

8


ya no está; pero si se tiene la precisión que surge juntamente con la Biblioteca. El

nombre actual de la sala (Rodolfo Tanchen) surge en el año 1999 al mudarse al

edificio que actualmente ocupa. Al ampliarse el edificio de la Biblioteca – 2008 – la

hemeroteca se trasladó al primer piso y el objetivo era que todas las revistas

estuvieran en el mismo lugar, pero el espacio no fue suficiente así pues que en este

lugar solo están las revistas de antropología, humanidades y psicología; la sección

Americanista quedó donde siempre estuvo (planta baja, de la entrada de la

Biblioteca hacia mano derecha).

Como se efectuaba la compra anteriormente; a través de internet, Mónica (la

entrevistada) ubicaba vía Web en las Universidades o editoriales la o las revistas

académicas que le interesaba, tomaba los datos y simplemente pagaba con una

tarjeta de crédito a su nombre que le proporcionaba la Institución; luego recibía el

material directamente en la Biblioteca. “La compra era completamente y

directamente por Internet”. Antes y ahora la selección de las revistas para compra se

hace a través del núcleo básico que exige la Coneau para cada carrera, cuando

existe excedente de dinero se completa los números que faltan de alguna colección.

ENTREVISTA N° 2 – RESPONSABLE TURNO TARDE

Fecha: 21/05/2013

Persona: Federico Zeballos [email protected]

Función (cargo): Catalogación, atención al público. Cargo No. 6 (Escalafón no

Docente UNC).

Antigüedad: 6 meses

Departamento al que pertenece: Hemeroteca turno tarde

1. ¿Cómo se encuentra organizada la Hemeroteca?

El entrevistado reformuló nuestra pregunta diciendo “¿En qué sentido de

organización, física o de funcionamiento? En cuanto a los procesos que se

realizan...?

9

mailto:[email protected]


La organización de este sector, como toda biblioteca, tiene que ver con los servicios

que se brindan. Servicios de circulación que son los de préstamos y devolución se

realizan en el primer escritorio a la entrada de la hemeroteca, donde se encuentra

una de las computadoras. En el segundo escritorio atendemos los que vienen con

alguna temática en particular, le ayudamos a buscar artículos en papel o localizar

algún artículo en la base de datos del Mincyt donde puede acceder al texto

completo.

En el tercer escritorio realizamos los procesos técnicos.

2. Toma algún tipo de decisión en su trabajo? (en caso afirmativo describir

brevemente en qué consisten las decisiones).

Cómo soy de una categoría baja, y es una organización piramidal las mayorías de

las decisiones se toman en los niveles superiores. Pero en la hemeroteca, como hay

un personal único por la mañana y otro por la tarde, ambos realizamos los procesos

técnicos y eso implica tomar decisiones.

3. Existe alguna actividad que requiera de su control? Cuál? Especificar.

Existe un control que realizo utilizando los datos de la plantilla (Ver Anexo No.) que

está destinada a las estadísticas. Cómo se anotan las devoluciones tiene que

coincidir con las revistas guardadas pero ese es un control que no estaba

estipulado, lo hago por mi cuenta porque es la manera de saber rápidamente si hubo

un faltante ese día.

4. Qué procedimientos se realizan en la Hemeroteca?

Los procedimientos que se realizan son:

Circulación: incluye préstamos (en sala, a domicilio y para fotocopiar) y

devolución.

Procesos técnicos.

10


Control de morosos.

Estadísticas.

Búsqueda de información.

Formación de usuarios.

5. Cómo se realizan estos procedimientos? ¿Podría explicar brevemente

los pasos de estos o alguno en especial que se realice con mayor

frecuencia?

PRESTAMOS:

se busca en el catálogos

se lo busca en el estante

se pasa el lector por el código de barra

se lo entrega para lectura en sala

devolución: se hace el procedimiento al revés

se pasa por el lector del código de barras

se la ubica en el carrito de devueltos

al final del día se la ubica en el estante.

PRESTAMOS A DOMICILIO: se busca en el catálogo

se la busca en el estante

en Koha se realiza el préstamo por usuario, sino hay usuario se presta en

forma manual

el usuario firma la papeleta (Ver Anexo No.) de préstamo donde están sus

datos, los de la revista y la fecha de devolución.

Se coloca la fecha de devolución en la revista

11


se archiva la papeleta en un archivo manual

DEVOLUCIÓN

la revista se pasa por el lector de código de barras para sacarle el préstamo

se rompe la papeleta

la revista va al carrito

al final del día se la guarda en el estante

Si el documento no es devuelto a tiempo, el sistema le envía mail de recordatorios

automáticos; pasado el tiempo (y si el material no es devuelto) el bibliotecario le

envía un mail personal y si aún persiste el retraso en la entrega del material, se trata

de reclamarle telefónicamente.

PROCESOS TÉCNICOS: incluye la preparación física de las revistas

nos preguntamos si el título es nuevo o es un número más de un título que ya

tenemos

se crea el ítem o se agrega el No. en el Koha

se sella

pegado del sobre, ficha de devolución y colocación de la ficha de préstamo

(contiene, dni, nombre, fecha de devolución y firma)

se la ubica por orden alfabético por lo que no lleva marbete.

CONTROL DE MOROSOS: proceso que se realiza por dos necesidades, para la

hemeroteca -el de recuperar el material prestado-, para el usuario -necesita para su

colación el libre deuda de la biblioteca y eso incluye a la hemeroteca-.

Se busca en el sistema el usuario y se observa en Koha si tiene deuda

se le solicita al Koha una lista de morosos de determinadas fechas

se procede a reclamar el material primero por mail y luego telefónicamente.

ESTADÍSTICAS: se realiza para control de los materiales (prestados y devueltos);

12


para determinar directamente ciertas decisiones, y ayudan a realizar diagnósticos.

Se llena una planilla en papel (Ver Anexo No.10) con los siguientes datos: No.

de ejemplares prestadas en sala y a domicilio; No. de usuarios discriminados

por facultades (filosofía y psicología); revistas devueltas y cuantas guardadas

se pasa a una planilla excel que se carga diariamente.

BUSQUEDAS: para la recuperación de la información, es el siguiente paso a la

determinación de las necesidades de información.

Solicitan un tema

se repregunta hasta clarificar y para delimitar el -tema, año, idioma-

se preguntan si han buscado el tema en el catálogo si se resuelve ahí, finaliza

el proceso

sino se busca en bases de datos del Mincyt o en otras mientras se le enseña

a los usuarios como se realiza una búsqueda.

FORMACION DE USUARIOS: programas destinados a dar a conocer los recursos y

servicios que ofrece la hemeroteca y proporcionar a los usuarios autonomía para

localizar la información, mediante habilidades y competencias en la búsqueda y

gestión de información.

Charlas para los ingresantes de todas las carreras como usar la base de

datos y que servicios brinda en qué horarios, cómo se pueden hacer socios

también se enseña la búsquedas en los catálogos.

6. ¿Quién lo lleva a cabo? ¿Cómo se llevan a cabo?

Los procesos los llevo a cabo yo, ya que soy personal único. Y se realizan aquí en la

hemeroteca.

7. ¿Qué información recibe / envía, desde / hacia otro sector?

8. Se utiliza esta información? Cómo utiliza esta información?

13


9. ¿Qué documentos se utilizan?

Con respecto a las preguntas 7, 8 y 9, el Lic. Federico respondió “ No recibimos

información, ni enviamos a otro sector, ni se utilizan documentos...”

10.¿Se le presenta algún problema o inconveniente con los

procedimientos? ¿Cuáles?.

No cambiaría nada a los procedimientos.

11.Piensa Ud. que podría mejorarse o simplificarse algún proceso?

Las propuestas que tengo se refieren a otros servicios que podríamos ofrecer como

biblioteca como ser hacer las analíticas a algunas revistas pero no hay personal

para eso. Pero sobre los procesos que se hacen me parece bien.

3.2 Observación

4Observación directa: técnica que

consiste en observar atentamente el

fenómeno, hecho o caso, tomar

información y registrarla para su

posterior análisis. La observación es

un elemento fundamental de todo

proceso investigativo; en ella se

apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Gran parte del

acervo de conocimiento que constituye la ciencia a sido lograda mediante la

observación.

4 MUÑOZ CORVALAN, J. “Investigación social”. En línea: http://www.eumed.net/rev/cccss/20/jlmc6.html Consultada 19/07/2014

14

http://www.eumed.net/rev/cccss/20/jlmc6.html


Se observa:

1. Préstamo de una revista al usuario-socio de la Hemeroteca en sala.

2. Préstamo de una revista al usuario-socio para fotocopiar.

3. Préstamo a domicilio por sistema (KOHA).

4. Préstamo a domicilio de forma manual.

5. Búsqueda de Información orientada al uso del Catálogo en línea

(OPAC) de la Biblioteca y de la Biblioteca Electrónica de Ciencia y

Técnica del Ministerio de la Nación.

6. Distribución de áreas de trabajo: en tres mesas de trabajo: la primera

para los préstamos y búsqueda en el ordenador. La segunda mesa

realiza el trabajo de 5referencia y en la tercera se realizan los 6procesos

técnicos y la 7preparación física del material. Las condiciones y clima

de trabajo es óptimo (iluminación, medidas de seguridad e higiene),

cuenta con dos extintores a la vista.

1 - Prestamos en sala El usuario luego de llegar a la hemeroteca se acerca al escritorio dos y solicita

el titulo de una revista al bibliotecario.

El bibliotecario la busca en el catálogo y la retira del estante de la colección.

El usuario entrega su libreta de trabajos prácticos o DNI.

5 Ranganathan (1961). “Proceso de establecer contacto entre el lector y sus documentos, de una manera personal. Sus documentos significa cada uno de los documentos que el necesite en ese preciso momento”.

6 PROCESOS TÈCNICOS. Analizar y organizar los documentos del acervo bibliográfico con el propósito de dar a conocer el valor intelectual de las obras que conforman las colecciones de la biblioteca. En línea: http://www.bmayor.unc.edu.ar/index.php?option=com_content&view=article&id=46&Itemid=55 Consultada julio, 2014.

7 PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL: indica el procesamiento que se le hace a cada material bibliográfico para que quede listo para ser utilizado por el usuario. En línea: http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTUy&versionDoc=2 Consultado julio, 2014.

15

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTUy&versionDoc=2

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTUy&versionDoc=2

http://www.bmayor.unc.edu.ar/index.php?option=com_content&view=article&id=46&Itemid=55


Se le entrega el material solicitado para ser usado en la sala.

2 - Prestamos para fotocopiar

Luego de llegar a la hemeroteca se acerca al escritorio dos y solicita el titulo

de una revista al bibliotecario.

El bibliotecario la busca en el catálogo y la retira del estante de la colección.

El usuario entrega su libreta de trabajos prácticos o DNI.

Se le entrega el material solicitado para ser fotocopiado.

El usuario devuelve dentro del horario de atención de la Hemeroteca el

material y le es devuelta su Libreta de Trabajos Prácticos o su DNI.

3 - Préstamos a domicilio por el sistema (KOHA) El usuario solicita el material

Se lo ubica en el catálogo o el usuario realiza la búsqueda.

Solicita la revista.

El bibliotecario lo busca en la estantería.

Lo pasa por el lector de código de barras.

Se realiza el préstamo en Koha (por sistema).

Se imprime el comprobante de préstamo.

El usuario verifica los datos y firma en conformidad.

Se archiva el comprobante temporariamente por fecha.

4 – Prestamos a domicilio sin el sistema (manual)

El usuario solicita el material.

Se lo ubica en el catálogo o el usuario lo ha buscado previamente en el

catálogo a la revista.

El bibliotecario lo busca en la estantería.

Como la revista no está cargada en el sistema, no tiene código de barra, el

préstamo se efectúa en forma manual.

16


El bibliotecario retira la tarjeta de préstamo del material, y el usuario la firma

en conformidad.

Se archiva el comprobante hasta la devolución del material.

5 - Búsqueda de Información

El usuario solicita un tema.

El bibliotecario pregunta para delimitar y clarificar el tema elementos como

año, idioma, abarque, objetivos, uso que se le va a dar a la información, etc.

Busca en el catálogo de la Biblioteca.

Se busca en el catálogo de la UNC.

Si no se encuentra en el catálogo se comienza a realizar la búsqueda en las

bases del Mincyt. El bibliotecario acompaña y señala los pasos para la

búsqueda al usuario.

Si no se encuentra el material o se encuentra en algún catálogo de bibliotecas

de la UNC o de las que contribuyen al 8ABUC, se le instruye al usuario para

solicitar el préstamo interbibliotecario.

3.3. Listado de documentos de La Hemeroteca

Comprobante de Préstamo a Domicilio. (Ver Anexo No.8)

Comprobante de Pedido de Préstamo Interbibliotecario. (Ver Anexo No.9)

Planilla control diario. (Ver Anexo No.10)

Estadísticas Anuales. (Ver Anexo No.11)

Cursogramas. (Ver Anexo No. 12, 13 y 14)

8 ABUC, Acuerdo de Bibliotecas Universitarias de Córdoba. Tiene como fin favorecer la cooperación entre bibliotecas, mejorar el acceso a las colecciones, promover servicios conjuntos y potenciar la formación tecnológica del personal.

17


3.4. Identificación y Descripción de Procedimientos Relevados

Prestamos ( en sala, a domicilio, interbibliotecario)

Devolución.

Compras.

Procesos técnicos.

Preparación física del material.

Control de Morosos.

Estadísticas.

Búsquedas de información.

Formación de usuarios.

PRESTAMOS DE LAS REVISTAS

a).- PRESTAMO EN SALA

Este proceso comienza cuando el usuario demanda el título de una revista a la

hemeroteca, el bibliotecario luego de ubicarla en el catálogo en línea la recoge del

estante. El demandante entrega su libreta de la facultad o DNI y recibe en

contrapartida el material solicitado para usarlo en la sala.

Detalles del procedimiento:

18


El usuario solicita verbalmente el material

Se lo ubica en la base de datos

Se lo busca en la estantería

El usuario entrega su libreta de la facultad o el DNI

Se realiza el préstamo en sala.

Cursograma del procedimiento (Ver Anexo No.5)

b).- PRESTAMOS A DOMICILIO

Este proceso comienza, igual que el anterior, cuando el usuario demanda el título

de una revista a la hemeroteca, el bibliotecario luego de ubicarla en el catálogo en

línea la recoge del estante y proceso a realizar el préstamo a través del Koha en el

ítem del usuario. El sistema imprime el Ticket de préstamo que el usuario lo firma,

luego de corroborar los datos pertinentes . el usuario retira el material al que

previamente se lo paso por el lector del código de barras.

Detalles del procedimiento:

El usuario solicita el material

Se lo ubica en el catalogo o El usuario ubica el material en el catalogo

Solicita el material

El bibliotecario lo busca en la estantería

Se lo pasa por el lector del código de barras

Se realiza el préstamo en Koha

Se imprime el comprobante de préstamo

El usuario verifica los datos y firma en conformidad

Se archiva el comprobante temporariamente por fecha .

Si por alguna razón no se puede utilizar el SIGB el préstamo se realiza en forma

19


manual con la tarjeta de préstamo que tiene al final de la revista. El usuario firma la

tarjeta.

La fecha de devolución queda escrita al final de la revista en forma manual .

Cursograma (Ver Anexo No.6 y 7)

c).- PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

El préstamo se realiza como si la biblioteca demandante fuera un usuario más.

Detalles

El usuario ubica el material en el catalogo

Solicita el material en su biblioteca.

El bibliotecario llena el formulario A , el usuario corrobora los datos y lo

firma. El formulario A es archivado temporariamente.

y le entrega un formulario en blanco B y C al usuario

El usuario se dirige a la hemeroteca y le presenta el formulario B y C.

El material se lo busca en la estantería

Se lo pasa por el lector del código de barras

Se lo presta en el Koha como si el usuario solicitante fuera la otra

biblioteca El usuario firma el formulario B

Se le entrega al usuario el material con el formulario C.

DEVOLUCIONES

El usuario procede a devolver la revista, el

bibliotecario la pasa por el lector del código de barras

y la deposita en el carrito hasta el final del día cuando

la guarda.

20


Detalles

El usuario entrega la revista

El bibliotecario la pasa por el código de barras para sacarle el préstamo

Se deposita la revista en el carrito hasta el final del día

Se ubica la revista en el estante.

COMPRAS

Las revistas que se compran son extranjeras y se recibe

un subsidio de la CECYT para ello de $24.000 anuales.

El proceso comienza al solicitar , vía email la preforma a

las universidades o editoriales académicas , cuando es enviada la hemeroteca la

envía a contaduría de la Facultad de Psicología . Los contadores hacen el trámite

con comercio exterior . Cuando la hemeroteca recibe la factura por email, realizan

una fotocopia que se archiva en la hemeroteca y otra es enviada a contaduría donde

se archiva.

Detalles

Se envía la preforma a las universidades o editoriales académicas.

Las editoriales reenvían la preforma.

La hemeroteca envía la preforma a contaduría de la Facultad de

Psicología.

Contaduría hace el trámite con comercio exterior.

La hemeroteca recibe la factura por email

La hemeroteca hace dos copias de la factura una la archiva y otra la

envía a contaduría donde se archiva también.

21


PROCESOS TÉCNICOS

Los ingresos de la revistas se realizan a través de

el Sistema Integral de Bibliotecas Koha.

En primer lugar se investiga si el título es nuevo o

es un número más de un título que ya se posee. Se

genera el ítem y se completan los campos de la

plantilla predeterminada por el sistema.

Detalles Se verifica que ya existe el ítem.

Si no existe se lo crea.

En caso contrario se agrega un número más al ítems

Se completan los campos predeterminados por el koha siguiendo las

especificaciones técnicas del manual de carga de koha para la

hemeroteca.

PREPARACIÓN FÍSICA DEL MATERIAL

En esta etapa se acondicionan las revistas físicamente para el préstamo.

Detalles Se Sella la revista en la tapa y en algunas hojas interiores.

Se pega el sobre, la ficha de devolución y la ficha de préstamo.

Se ubican las revistas en el estante por orden alfabético. ( no llevan

marbete)

22


CONTROL DE MOROSOS

En este proceso tiene dos objetivos: recuperar

el material prestado que no ha sido devuelto, y

que el usuario obtenga el libre deuda de la

biblioteca que se le exige para su colación de

grado. Consiste en busca en el sistema si tiene

deudas y solicitar la devolución.

Detalles: Cuando es para el libre deuda

Se busca en el sistema el usuario.

Se verifica que no posea deuda.

Cuando es para control

Se solicita al Koha una lista de morosos entre determinadas fechas.

Se reclama a cada uno por email.

Se reclama a cada uno telefónicamente.

BUSQUEDAS DE INFORMACIÓN

En este proceso se determinan primero las

necesidades concretas de información para luego

realizar la búsqueda a través de distintos procesos.

Detalles

El usuario solicita un tema.

El bibliotecario repregunta para delimitar y

clarificar el tema elementos como año, idioma, abarque, objetivos, uso

que se le va a dar a la información…etc.

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Se busca en el catálogo de la hemeroteca puede resolverse la consulta o

no.

Si no está en el catalogo se comienza a buscar en las bases de datos del

Mincyt con el acompañamiento del usuario a quién se le señalan los

pasos seguir para ir formándolo como un buscador autónomo.

Si no se resuelve se busca en la base de datos de otras bibliotecas

académicas tanto públicas como privadas y se instruye al usuario para

solicitar el préstamo interbibliotecario.

FORMACIÓN DE USUARIOS

Son cursos cuyo objetivo es promocionar los

recursos y servicios que ofrece la hemeroteca y enseñar

a los usuarios a las estrategias para buscar y encontrar las informaciones que

necesita.

Existen varios tipos como ser :

Charlas con los ingresantes sobre la biblioteca, sus recursos y condiciones de

socios.

Uso del catalogo online.

Estrategias para acceder a las bases de datos del Mincyt.

24


4. DIAGNÓSTICO

4.1. Análisis de la Estructura Organizativa

Para poder realizar el análisis debemos tener en cuenta varias premisas, entre

ella el como está estructurada la organización a la que vamos a analizar, para ello

requeriremos el ORGANIGRAMA de la Organización. 9Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa

o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en

algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones

jerárquicas y competenciales de vigor en la organización; todo organigrama tiene el

compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

El organigrama de la Hemeroteca no existe; solo aparece un cuadro en la web

donde están determinado los diferentes secciones de la Biblioteca y una de ellas es

la Hemeroteca, pero aún no están actualizado los responsable de la misma.

Podríamos determinar entonces y considerando la definición antes enunciada que el

organigrama de esta organización no cumple con los requisitos mínimos requerido

para tal fin.

9 ORGANIGRAMA. En línea: http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama Consultado julio, 2014.

25

http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama


4.2. Análisis de los Formularios

Plantilla de Análisis de los formularios

Formulario:

Código:

Necesidad:12-¿Se ha determinado el objetivo del formulario?

13-¿Es apropiado el formulario para el trabajo?

14-¿Está justificado la cantidad de copias?

Claridad:15-¿El título es por sí mismo descriptivo?

16-¿Las normas de uso y llenado son completas y claras?

17-¿Su apariencia es funcional?

Utilización18-¿Su identificación es fácil en función del título?

19-¿Su identificación es fácil en función del código?

20-¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo?

21-¿El tamaño es el adecuado?

22- ¿El o los idiomas son los adecuados?

Espacios para datos (Anotaciones)

23-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignardatos no sistematizados?

24-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas?

Disposición25-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado?

26-¿La distribución general es satisfactoria?

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27-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional?

Diagnóstico

Análisis de la Papeleta de préstamo

Papeleta de préstamo: Es producto de la combinación de los datos del

usuario (nombre, apellido y número de DNI) y los datos de la revista (título del

material, autor y signatura topográfica). En ella se consigna la fecha de

devolución y lleva la firma del usuario (a través de la cual, la Biblioteca se

garantiza que se responsabiliza del material retirado).

Formulario: Papeleta de Préstamo o Ticket de préstamo

Código: no posee

Necesidad:1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? El objetivo es que el usuario se

responsabilice de los materiales que retira en préstamo ya que firmará esteformulario.

2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si

3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si con una sola es suficiente.

Claridad:4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si

5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si . El Sistema integralde Gestión Bibliotecaria Koha lo hace automáticamente cuando se realiza elpréstamo al usuario.

6- ¿Su apariencia es funcional? Si

Utilización:7- ¿Su identificación es fácil en función del título? No, el Título no figura en la

papeleta.

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8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No, porque no posee códigoidentificatorio.

9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si

10-¿El tamaño es el adecuado? Si

11-¿El o los idiomas son los adecuados? No, las referencias están en ingles y losdatos variables en español.

Espacios para datos (Anotaciones)12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar

datos no sistematizados? Si

13-¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? Si

Disposición

14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? El titulo no figura enel formulario.

15-¿La distribución general es satisfactoria? Si

16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? Se utiliza un solo lado

Diagnóstico: El Ticket de préstamo emitido por el sistema es apropiado, cumple el objetivoprincipal que es retener la firma del usuario y cumple con las especificaciones parala claridad e utilización excepto por dos elementos que son que el titulo no figura enel Ticket y que esta impreso parte en inglés y en español. Seria más claro si se imprimiera todo en español y agregándole el título. Con respecto al código no lo posee ni creemos que sea indispensable ya queposeen muy pocos formularios en la institución.

Análisis de Pedido de Préstamos Interbibliotecario

Papeletas de préstamo interbibliotecario: Se confeccionan por triplicado,

siendo un ejemplar para el alumno-socio, otro para la Biblioteca que la emite y

el último para la Hemeroteca que lo adjunta a una papeleta con los datos del

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alumno y lo archiva.

Se completan con los datos de la revista que se solicitará en la Biblioteca a la

que se realiza el pedido, los datos del usuario y la firma del bibliotecario de la

Biblioteca solicitante y el sello de la misma (lo que valida el formulario).

Formulario: Pedido de préstamo interbibliotecario.

Código: no posee

Necesidad:

1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si, es la solicitud de préstamo

de una biblioteca universitaria a otra del mismo nivel académico.

2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si

3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si, son necesarias las 3 copias la 1era

para la biblioteca que solicita el préstamo, la segunda para la biblioteca que

otorga el préstamo y la tercera para el usuario.

Claridad:

4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si

5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si, su llenado es de

forma manual.

6- ¿Su apariencia es funcional? Si, aunque en un principio los formularios eran

de 3 colores distintos para diferenciar a quien se los adjudicaba y ahora son del

mismo color por una cuestión de costos, igualmente es claro y funcional.

Utilización

7- ¿Su identificación es fácil en función del título? Si

8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código

9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si


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11-El o los idiomas son los adecuados? Si


12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar



Disposición

14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Si, en el margen

superior izquierdo.


16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? En el formulario uno. Una

sola faz. En los formularios dos y tres se utilizan ambas faces, complicando su

funcionalidad.

Diagnóstico Los contenidos son claros y funcionales, la disposición es la correcta y

utilizable. En los formularios 2 y 3 se podría dejar de utilizar ambos lados del papel

para mejorar su practicidad; además el echo de que los formularios sean impresos

requiere que el usuario realice presencialmente el proceso lo que lo transforma en

un procedimiento lento.

Análisis de la Planilla Diaria Manual

Planilla diaria manual: se utiliza para sostener un relevamiento diario del movimiento

de las revistas durante cada turno, información que se transformará en estadísticas

diarias. Se completa manualmente durante todo el transcurso de la jornada con los

siguientes datos: cantidad de ejemplares prestados en sala y a domicilio; cantidad

de usuarios discriminados por facultades y cantidad de revistas devueltas /

guardadas. El diseño es informal y realizado a mano alzada.

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Formulario: Planilla diaria manual

Código: no posee.

Necesidad:

1- ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si, posee dos objetivos el de

recabar datos para la toma de decisiones solicitados una ves al año por la

dirección de la biblioteca y el de control de los libros solicitados y guardados

para evitar el extravío del material.

2- ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si, es practico3- ¿Está justificado la cantidad de copias? Si, con 1 sola copia es suficiente

Claridad

4- ¿El título es por sí mismo descriptivo? Esta parte manual no tiene título

5- ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si

6- ¿Su apariencia es funcional? Si

Utilización

7- ¿Su identificación es fácil en función del título? No posee título

8- ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código

9- ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Este

documento no se archiva se pasan los datos al final del día a una planilla excel


11-El o los idiomas son los adecuados? Si


12-¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar



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Disposición

14-¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Como es una planilla

manuscrita no suelen ponerle el titulo


16-¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? No solo una carilla

Diagnóstico: La planilla diaria es realizada y completada en forma manual e muy

rudimentariamente porque es solo transitoria, para el uso diario, ya que al final del

día con esos datos se realiza una planilla diaria en Excel en un procesador de texto.

Carece de muchos elementos formales como el titulo pero es funcional y práctica.

Aunque por la cantidad de tiempo que se ha utilizado este tipo de planilla ya se

podría haber realizado en forma sistematizada e impresa.

Análisis de la Planilla de la Estadística Anual

Formulario: Estadísticas de la Sección Hemeroteca anual (Turno Mañana y Tarde)

Código: No posee

Necesidad:1. ¿Se ha determinado el objetivo del formulario? Si

2. ¿Es apropiado el formulario para el trabajo? Si

3. ¿Está justificado la cantidad de copias? Si

Claridad:4. ¿El título es por sí mismo descriptivo? Si

5. ¿Las normas de uso y llenado son completas y claras? Si

6. ¿Su apariencia es funcional? Si

Utilización7. ¿Su identificación es fácil en función del título? Si

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8. ¿Su identificación es fácil en función del código? No posee código

9. ¿Están bien ubicados los datos para su localización en el archivo? Si, no loarchiva la sección.

10.¿El tamaño es el adecuado? Si

11. ¿El o los idiomas son los adecuados? Si

Espacios para datos (Anotaciones)12.¿Se ha provisto un espacio suficiente para observaciones o para consignar

datos no sistematizados? No tiene límites por realizarse en un procesadorde texto

13.¿Se ha dejado un espacio adecuado para las firmas? No posee firmas

Disposición14.¿El título del formulario se ubica en un lugar adecuado? Si

15.¿La distribución general es satisfactoria? Si

16.¿Se utilizan ambos lados del papel. Es funcional? Está realizada en Excel(software de oficina), es muy funcional

Diagnóstico: simple y completo. No muy ilustrativo y poco determinativo en lasdistintas divisiones de información. Al ser realizado en un procesador de texto sepodría haber utilizado más colores que identifiquen diferentes datos e ilustracionescomo diagramas o tortas porcentuales.

4.3. Análisis del relevamientosComo anteriormente definiéramos las herramientas que utilizamos para

realizar nuestro relevamiento de la Hemeroteca fueron: entrevistas, observación

directa y el análisis de los diferentes documentos que utilizan.

En cuanto a las entrevistas realizadas, existió una buena

predisposición y apertura del personal, pero por problemas de agendas no

pudimos entrevistar a la directores de la Biblioteca.

Analizando las encuestas realizadas encontramos: en el encabezado y

los dos primeras preguntas datos personales de los entrevistados, información

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que utilizamos para su identificación y ubicación dentro del organigrama que la

Institución debería de tener pero que no existe; salvo un cuadro que diagrama la

organización que aparece en la página Web y no está actualizado.

Las preguntas 3, 4, 5 y 6 relacionadas a las actividades de los

empleados, apunta a conocer cuáles son sus tareas, las que realizan de manera

cotidiana y las que realizan ocasionalmente y en que parte del flujo de información

intervienen. Las 7, 8 y 9 conocer que documentos e información de entrada y

salida utilizan en las operaciones que realizan así también como su

procesamiento. Las últimas dos preguntas busca conocer si el personal pueden

realizar sugerencias para optimizar el servicio.

Como conclusiones podríamos establecer que si bien los dos turnos

realizan los mismos trabajos, sin estar establecido por escrito, el personal de la

mañana realiza tareas de dirección de la sección; por la cantidad de años que en

este lugar trabaja. Además hay falta de información de entrada y salida con

respecto a toda la Institución.

En la observación directa realizada al igual que en las entrevistas

encontramos una muy buena predisposición y apertura para poder realizarla. Las

sala es muy acogedora y está iluminada de forma artificial y natural por tener

ventanales sin cortinas en los lugares de atención al público y de procesamiento

del material. Posee una una temperatura adecuada para el trabajo y la higiene es

óptima. Al observar los procedimientos (préstamo en sala y a domicilio y

búsqueda de información) pudimos constatar que se realizan como habían sido

planteados en la entrevista. En cuanto al préstamo interbibliotecario no coinciden

con lo expuesto en las entrevistas y lo que efectivamente se realiza.

Destacamos además que este sector difiere mucho del sector de

circulación y procesos de los materiales que del resto de la Biblioteca ya que en la

carga del material en Koha ellos siguen lineamientos especiales (Ver Anexo No.).

Análisis de los documentos. No tuvimos ningún tipo de inconveniente

para obtener los documentos con los que ellos trabajan; pero hay que considerar

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que son muy pocos los que utilizan en esta sección de la biblioteca. En general

son claros y efectivos y cumplen con la función para lo que han sido diseñados.

Podríamos especular con la posibilidad de rediseñar los Ticket de

préstamo de Koha; además de la implementación de una Planilla Diaria Manual

impresa.

Inconvenientes detectados

Falta de manual de Procedimientos.

Falta de documentos para el intercambio de información entre secciones.

Incompleto la información encontrada en el catálogo con respecto a las

revistas (falta analíticas de los artículos).

Anàlisis de los procesos:

Todos los procesos son funcionales y muy simplificados a excepciòn del

prèstamo interbibliotecario que al tener documentos impresos el usuario debe

trasladarse llevàndolos de una biblioteca a otra, pero en ese proceso la hemeroteca

no tiene la facultad de modificar o mejorar el procedimiento, porque està dispuesto

asì para todas las bibliotecas de la UNC.

Existe algunos procesos en lo que el personal detalla menos pasos que

en la documentaciòn se observa. Se percibe la necesidad de tener un manual de

procedimientos.

4.4. Resumen de los Problemas

Durante esta fase trabajamos en recopilar información y analizarla con

la finalidad de evaluar el funcionamiento de la sección y de determinar

específicamente los requerimientos que debe contener nuestra alternativa de

mejora.

Los dos turnos realizan los mismos trabajos, aunque sin estar establecido

por escrito, el personal de la mañana realiza tareas de dirección sobre la sección.

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Encontramos falta de transmisión e integración de la información entre las secciones

que componen la Institución -Biblioteca-. Hay procesos que no son claros o que no

coinciden con lo expuesto en las entrevistas y lo que efectivamente se realiza.

Por lo detallado en el párrafo anterior -transmisión e integración de la

información entre sectores- hay procedimientos que la Hemeroteca tiene

lineamientos especiales, podemos citar el de la carga de los materiales en Koha y el

de las suspensiones de los usuarios en hemeroteca.

Podríamos especular con la posibilidad de rediseñar los Ticket de

préstamo de Koha y con la efectivilizaciòn de las cargas de analiticas de las

revistas de la colecciòn o de un recorte de las mismas; además de la

implementación de una Planilla Diaria Manual impresa.

4.5. Alternativas de solución propuestas

Consideramos que podríamos ayudar a implementar nuevas actividades y

además realizando pequeños cambios mejorar las ya existentes.

Implementar:

Manual de procedimientos para la sección.

Rediseño de Ticket de préstamos en Koha.

Realizar en procesador de texto la planilla diaria que se realiza

actualmente en forma manual.

Efectuar analíticas de los artículos de las revistas que integran la

colección.

Debemos reflexionar que estas nuevas alternativas de acción podrían

contemplar nuevas actividades o cambios sobre las existentes, a fin de lograr

efectividad si antes no se lograba, o de aumentar la eficiencia si el sistema era

eficaz.

4.6. Estudio de factibilidad de alternativas propuestas

En este punto vamos a analizar si las propuestas enunciadas serán

buenas o malas y las estrategias que se deben desarrollar para que sean viables.

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Según el Diccionario de la Real Academia Española, la Factibilidad es la “cualidad o

condición de factible / factible: que se puede hacer.

Para esto determinamos algunos objetivos para el estudio de factibilidad:

Reducción de errores y mayor precisión en los procesos.

Integración de todas las áreas y subsistemas.

Actualización y mejoramiento de los servicios a los usuarios.

Aceleración en las recopilación de los datos.

Reducción en el tiempo de procesamiento y ejecución de las tareas.

Automatización óptima de procedimientos manuales.

Creemos que no todos los objetivos propuestos para el estudio de

factibilidad se cumplimentan totalmente; segùn la entrevista a la bibliotecaria

responsable del turno mañana, serìa inviable el poder realizar analìticas de los

artìculos de las revistas del acervo; subsanando esa proposiciòn estarìamos en

condiciones de admitir que si se pueden llevar a cabo las distintas modificación

propuestas.

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capitulo ii analisis del sistema

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