Capitulo 7: El Manual de Procedimientos

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Ing. Manuel Benítez Codas (PhD©)

Ing. Verónica Ríos Bordón

Capitulo 7: El Manual de Procedimientos

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� El manual de procedimientos contiene los componentes de la metodología utilizada por la organización, para poner en práctica el sistema enunciado y descrito en el Manual de la Calidad.

� Consta de un cuerpo básico, constituido por los procedimientos generales (coincidentes con los capítulos del Manual de Calidad), complementado por capítulos del Manual de Calidad), complementado por los procedimientos específicos que son en realidad los que engloban procesos, equipos y máquinas utilizadas, elementos de medida y control y manera de uso de todos ellos.

� Este conjunto de procedimientos constituye el “Know How”, o sea el cómo hacer, de la organización.

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� Los procedimientos deben:◦ Estar justificados

◦ Tener antecedentes

◦ Contar con límites precisos

◦ Utilizar un léxico y vocabulario definidos◦ Utilizar un léxico y vocabulario definidos

◦ Contener la acción o actividad objetivos

◦ Indicar “quién” o “quiénes” estarán afectados y serán responsables de su uso

◦ Tener un plazo explícito de validez

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� Contienen la descripción de actividades específicas que conllevan una explicación detallada y clara de los modos utilizados para alcanzar los objetivos de Calidad.

� Un procedimiento es un documento que describe clara e inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso productivo o de suministro de servicios, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, etc.

� La índole de un proceso puede requerir la intervención de elementos variados cuya operativa requiera, a su vez, de indicaciones para su realización, lo que constituyen las instrucciones de trabajo.instrucciones de trabajo.instrucciones de trabajo.instrucciones de trabajo.

� En algunas ocasiones los procedimientos no se incluyen en el Manual de Calidad, y están agrupados en un Manual de Manual de Manual de Manual de Procedimientos.Procedimientos.Procedimientos.Procedimientos.

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� El primer paso es saber, para cada actividad contemplada, qué se quiere o qué se espera obtener de ella.

� El segundo paso requiere el conocimiento o información acerca de cómo se realiza y, naturalmente, con qué medios.

� El último paso implica definir cómo se verifica lo � El último paso implica definir cómo se verifica lo obtenido.

� Si estos tres pasos se efectúan para alcanzar los pequeños objetivos que integran los más grandes y ambiciosos, la participación amplia traerá aparejada una positiva movilización de los aspectos más positivos del grupo humano.

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� Un procedimiento deberá proporcionar información clara, concisa y completa. Expresada en forma sencilla aunque no pobre ni monótona sobre qué cosa hacer, cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y como ya apuntábamos antes quién hará y/o se ya apuntábamos antes quién hará y/o se responsabilizará de lo hecho.

� El procedimiento puede requerir dentro de su contenido la presencia de instrucciones parciales que ayuden a la cumplimentación de la secuencia descrita.

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� Primero: Una fundamentación de existencia, una razón de ser del documento.

� Segundo: Orígenes y antecedentes� Tercero: Límites

� Cuarto: Léxico, vocabulario y significados.Quinto: El procedimiento propiamente dicho.� Quinto: El procedimiento propiamente dicho.

� Sexto: Departamento, sección o persona responsable (o todos ellos)

� Apéndice: Gráficos, cuadros, formularios e instrucciones de trabajo, que sirven de ayuda y consulta.

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� Las características físicas del procedimiento han de posibilitar su disponibilidad y consulta fácil y directa.

� Casi siempre es mejor tenerlo impreso en la cantidad de copias conveniente para que todos los usuarios lo tengan a mano.usuarios lo tengan a mano.

� Por eso hay que definir: ¿quiénes lo utilizarán? ¿dónde se utilizará? ¿durante cuanto tiempo se utilizará?

� Finalmente: los procedimientos deben obedecer a una codificación acorde con lo establecido en el Manual de Calidad, en la parte relativa a documentación.

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Título y Aprobación del Documento

Registro de revisiones efectuadas a este documento

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Condiciones/Normativas4. Condiciones/Normativas

5. Descripción de las Actividades

6. Documentos de Referencia

7. Registros

8. Glosario

9. Anexos (incluye formas y registros)

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