capacitación usuario técnico.pdf
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Manual Usuario de Nivel Técnico
TABLA DE CONTENIDOS
TIPOS DE USUARIO Y VALORES PROPUESTOS .............................................................................................. 3
AUTORIZACIONES GENERALES ..................................................................................................................... 4
PROPIEDAD DE DATOS ................................................................................................................................. 5
AUTORIZACIONES DE PROPIEDAD DE DATOS ............................................................................................... 6
CAMPOS DEFINIDOS POR EL USUARIO ......................................................................................................... 7
TABLAS DEFINIDAS POR EL USUARIO ........................................................................................................... 9
BÚSQUEDA FORMATEADA ......................................................................................................................... 10
ALERTAS Y AUTORIZACIONES ..................................................................................................................... 12
DISEÑADOR DE LAYOUT ............................................................................................................................. 13
CONFIGURACIÓN DE SERVICIOS DE CORREO .............................................................................................. 27
ASISTENTE DE CONSULTAS Y GENERADOR DE CONSULTAS ........................................................................ 29
Asistente de consulta ......................................................................................................................... 33
Generador de consultas .................................................................................................................... 37
PROCEDIMIENTO CARGAR LISTAS DE PRECIOS ........................................................................................... 41
CREACIÓN DE NUEVOS PERIODOS FISCALES .............................................................................................. 46
Tipos de usuario y valores propuestos
1. Para poder trabajar en SAP Business One, el usuario debe entrar al sistema. Para ello, se
debe definir un registro maestro de usuario en el sistema. Seleccione Gestión ->
Definiciones -> General -> Usuarios para crear y actualizar registros maestros de
usuario. La clave de acceso específica de usuario puede ser numérica o alfanumérica.
2. Para definir el tipo de clave de acceso al software se sigue: Gestión -> Definiciones ->
General -> Gestión de la clave de acceso. Se distingue el tipo de clave entre
baja,media , alta o se puede definir por parte del usuario el nivel de complejidad y
seguridad de la misma
3. Para modificar su propia clave de acceso, el usuario selecciona Gestión ->
Definiciones -> General -> Modificar clave de acceso.
4. Las autorizaciones de un usuario se definen en la gestión de autorización general y
mediante la propiedad de datos. Si un usuario recibe autorizaciones completas para
todo el, se podrá identificar como superusuario. Un superusuario también puede
reinicializar claves de acceso de otros usuarios.
5. Puede definir un grupo de valores por defecto que podrá asignar después a uno o más
usuarios introduciéndolo en el campo Valores propuestos.
Superusuarios Usuarios
Disponen de todas las autorizaciones
Autorizaciones de acuerdo con la gestión de autorización general y la propiedad de datos
2 tipos
Autorizaciones Generales
1. Seleccione Gestión -> Inicialización del sistema -> Autorizaciones -> Autorización
general para gestionar autorizaciones generales.
2. La gestión de autorización general se utiliza a fin de asignar autorizaciones para
transacciones o funcionalidades especiales (objetos de autorización) a usuarios
individuales del sistema. Existen tres niveles diferentes de autorización para
autorizaciones generales:
a. Autorización total: el usuario puede visualizar y modificar datos de este objeto
de autorización.
b. Sólo lectura: el usuario sólo puede visualizar datos de este objeto de
autorización.
c. Falta autorización: el usuario no tiene acceso a este objeto de autorización.
3. Puede copiar autorizaciones generales. Seleccione el usuario con la autorización
general anteriormente definida, y arrastre y suelte este usuario en el que debe recibir
esta autorización general. El sistema copia automáticamente las autorizaciones
generales.
4. Puede crear objetos de autorización adicionales para formularios creados con el kit de
desarrollo de software. Éstos se añadirán a la lista de objetos de autorización en el
título Autorización de usuario. Seleccione Gestión -> Inicialización del sistema ->
Autorizaciones -> Autor autorización adicional para crear y actualizar objetos
nuevos de autorización.
Autorizaciones generales
Usuarios
Nivel de autorización
Autorizaciones
Administración
Finanzas
Oportunidades
Ventas - Deudores
Compras - Acreedores
Interl.comerciales
Gestión de bancos
Stock en almacén
Producción
Definir lista de materiales
Orden de fabricación
Recibo de producción
Salidas para producción
Planificación de necesidades
Sólo lectura
Autorización total
Sólo lectura
Sólo lectura
Sólo lectura
Sólo lectura
Sólo lectura
Sólo lectura
Varias autorizaciones
Sólo lectura
Autorización total
Autorización total
Autorización total
Sólo lectura
Descuento máximo
Utilizar cifrado
Desplegar Comprimir
Autorización total Sólo lectura Falta autorizaciónOk Cancelar
Behrendt
Krueger
Loewe
director
Riemann
Schmidt
Schuy
Formación
Weber
Walter
Winter
Objetos de
autorización
Arrastrar
y soltar
Propiedad de datos 1. La propiedad de datos se refiere a que todos los documentos o incluso todas las
posiciones de un documento se asignan a un propietario. Este propietario se debe
haber creado como un registro maestro de empleado en recursos humanos. El
propietario y sus parámetros de propiedad de datos controlan quién puede visualizar y
modificar el documento.
2. Al introducir un interlocutor comercial en la cabecera del documento, el sistema
accede al registro maestro de interlocutor comercial y consulta el encargado de
compras o el empleado del departamento de ventas para copiarlo en el campo
relevante del documento.
a. Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas se
asigna a un registro maestro de empleado, este empleado se definirá por
defecto como propietario del documento y de las posiciones de documento.
b. Si el encargado de compras o el empleado del departamento de ventas no se
asigna a ningún registro maestro de empleado, el usuario actual se definirá por
defecto como propietario del documento y de las posiciones de documento.
3. Aunque puede modificar el valor de propuesta, una vez que se asigna un propietario,
sólo éste o un superusuario podrá modificar el propietario. Un usuario puede acceder
siempre a sus propios documentos.
4. Para activar las autorizaciones de propiedad de datos, seleccione Gestión ->
Inicialización del sistema -> Autorizaciones -> Excepciones de propiedad de datos
y active el indicador Filtrado propietarios activo. Además, dispone de las opciones
siguientes para todos los documentos:
a. Sin filtrado: el documento se encuentra disponible para todos los usuarios. La
propiedad de datos no se activa para esa clase de documento.
b. Por titulares de cabecera y línea: cualquier propietario que se encuentre en el
nivel de cabecera o de posición de documento se considera propietario de un
documento de esa clase.
c. Sólo por titular de cabecera: sólo el propietario que se encuentre en el nivel de
cabecera se considerará propietario de un documento de esa clase.
Propiedad de datos
Documento
Datos cab.
Empleado dep. ventas
Datos cab.
Artículo/servicio
Nº artículo Descripción artículo Cantidad Titular1
2
Contenido
Clase de documento
Titular
Interlocutor comercial
Re
gis
tro m
aestro
de in
terlo
cu
tor c
om
erc
ial
Autorizaciones de propiedad de datos
1. Al asignar directores a registros maestros de empleado, se crea una jerarquía de
estructura organizativa. Puede utilizar esta jerarquía para definir las personas
autorizadas a visualizar o modificar determinados documentos del sistema.
2. Seleccione Gestión -> Inicialización del sistema -> Autorizaciones ->
Autorizaciones de propiedad de datos a fin de definir las siguientes autorizaciones
para cada usuario y clase de documento:
a. Colega: el usuario puede acceder a documentos propiedad de un colega con el
mismo nivel en la jerarquía.
b. Director: el usuario puede acceder a documentos propiedad de su director
directo.
c. Subordinado: el usuario puede acceder a documentos propiedad de cualquiera
de sus subordinados directos.
3. Puede definir grupos de autorizaciones adicionales que permitan acceder a
documentos de los demás:
a. Departamento: el usuario puede acceder a documentos propiedad de cualquier
usuario que sea miembro del mismo departamento.
b. Sucursal: el usuario puede acceder a documentos propiedad de cualquier
usuario que sea miembro de la misma sucursal.
c. Equipo: el usuario puede acceder a documentos propiedad de cualquier usuario
que sea miembro del mismo equipo.
4. Se encuentran disponibles los siguientes niveles de autorización:
a. Ning.: el usuario no puede acceder a los documentos del grupo de
autorizaciones.
b. R/O (Sólo lectura): el usuario puede visualizar pero no modificar documentos
del grupo de autorizaciones.
c. Completo: el usuario puede visualizar y modificar documentos del grupo de
autorizaciones.
Autorizaciones definidas mediante la jerarquía de
estructura organizativa
Marc Director
Director general
Marc Vendedor
Responsable de
cuentas
George Beneficio
Director de ventas
Fred Encargado de
compras
Empleado dep. ventas
Mary Descuento
Empleado dep. ventas
Subordinado
Director
Colega
Director
Colega
Campos definidos por el usuario
1. Seleccione Herramientas -> Campos definidos por el usuario -> Gestionar campos
de usuario... para crear y actualizar campos definidos por el usuario.
2. Campos definidos por el usuario en el nivel de cabecera
El sistema muestra en una ventana adicional los campos definidos por el usuario. Para
que esta ventana sea visible, seleccione Visualizar -> Campos definidos por el
usuario. Los campos definidos por el usuario en el nivel de cabecera se pueden ver
afectados por una transacción especial en Herramientas -> Campos definidos por el
usuario -> Parametrizaciones...
3. Campos definidos por el usuario en una tabla
Después de crear un campo definido por el usuario en una tabla, el sistema añade
dicho campo a la tabla como columna adicional. Por defecto, el campo es visible y
activo. Puede hacer que el campo definido por el usuario sea invisible o inactivo
mediante los parámetros de documento estándar en Herramientas ->
Parametrizaciones formulario...
Nº IC Nombre Debe Haber Vencimiento Campo nuevo
Campo
nuevo
Categoría
Campos de objeto
estándar
Actualizar datos de objeto
OK Cancelar Abrir tabla Ventana adicionalVentana adicional
Columna adicionalColumna adicional
Gestionar campos de usuarioTítulo
Líneas
1. Título y descripción
2. Tipo y estructura
a. Alfanumérico Normal, Dirección, Teléfono, Texto
b. Numérico
c. Fecha/Hora Fecha, Hora
d. Unidades y totales Cambio, Suma, Precio, Cantidad, Porcentaje,
Medida
e. General Enlace, Imagen
3. Valores válidos (opcional): Si su campo es alfanumérico, podrá...
a. Introducir valores válidos directamente en la definición
b. Enlazar una tabla definida por el usuario que contenga los valores válidos
4. Valor estándar
5. Campo obligatorio
6. Crear índice
7. Especificar tabla vinculada
8. Al crear un campo definido por el usuario, debe asignar al campo un nombre técnico o
Título y una Descripción. El sistema guarda el campo en la base de datos, en la
descripción U_[título]. Como el sistema muestra la descripción en la pantalla, la
descripción debe estar escrita en el idioma de su país.
9. Además, el campo debe definirse en función de un tipo determinado con una
estructura concreta, por lo que la estructura depende del tipo. La estructura influye en
el formato del campo. Por lo tanto, los campos con la estructura Fecha se visualizan
exactamente igual que el resto de los campos de fecha del sistema y se pueden realizar
en ellos las mismas entradas de datos. Los campos de tipo General permiten anexar
ficheros o imágenes. Puede abrir los hiperenlaces haciendo doble clic en ellos. Las
imágenes se guardan en el directorio de imágenes o en el directorio de anexos
especificado en Parametrizaciones generales. No es posible modificar más tarde el tipo
de campo.
10. Si ha definido el campo como alfanumérico, tendrá las opciones siguientes para definir
una lista de valores válidos para ese campo:
a. Puede introducir una lista de valores válidos directamente en la definición del
campo definido por el usuario. Esta lista estará disponible a continuación para
el campo como cuadro desplegable.
b. Puede enlazar el campo a una tabla definida por el usuario que contenga los
valores válidos. En este caso, el cuadro desplegable también ofrece la entrada
Definir de nuevo, que se puede seleccionar para definir un valor válido nuevo en
la tabla definida por el usuario que se ha enlazado.
11. Puede definir un valor estándar que el sistema utilizará para preasignar el campo.
12. Si selecciona la opción Crear índice, se creará un índice de búsqueda en el nivel de
base de datos. De esta forma se aceleran las búsquedas en los datos de este campo,
aunque es posible que se ralentice el funcionamiento al añadir entradas nuevas a este
campo.
13. También puede enlazar una tabla definida por el usuario a uno o varios campos
definidos por el usuario seleccionando el indicador Especificar tabla vinculada en la
definición del campo definido por el usuario. Con ello, las descripciones de la tabla
definida por el usuario se visualizan como una lista desplegable en el campo definido
por el usuario. Para visualizar datos de columnas adicionales en el campo de usuario,
puede utilizar la búsqueda formateada. El indicador Especificar tabla vinculada puede
marcarse o desmarcarse en cualquier momento
14. Puede agrupar los campos definidos por el usuario en categorías. Ello resulta
especialmente útil si se utiliza un gran número de campos definidos por el usuario.
Defina categorías y asigne campos definidos por el usuario seleccionando
Herramientas -> Herramientas de Personalización -> Parametrizaciones...
Tablas definidas por el usuario
1. Las tablas definidas por el usuario permiten visualizar datos importantes que no están
almacenados en ningún otro lugar del sistema.
2. Seleccione Herramientas -> Tablas usuario-> <Nombre de tabla>-<Descripción
de tabla>. Las tablas definidas por el usuario pasan a formar parte de la base de datos
de la empresa. Pueden identificarse por el prefijo @.
3. Por defecto, las tablas definidas por el usuario se crean con dos campos:
a. Código (debe ser único)
b. Nombre (descripción).
4. Puede añadir más campos definidos por el usuario a su tabla definida por el usuario
como con cualquier otro business object. Para actualizar el contenido de su tabla
definida por el usuario, seleccione Herramientas -> Tablas usuario-> <Nombre de
tabla>-<Descripción de tabla>.
5. También puede enlazar una tabla definida por el usuario a uno o varios campos
definidos por el usuario seleccionando el indicador Especificar tabla vinculada en la
definición del campo definido por el usuario. Con ello, las descripciones de la tabla
definida por el usuario se visualizan como una lista desplegable en el campo definido
por el usuario. Para visualizar datos de columnas adicionales en el campo de usuario,
puede utilizar la búsqueda con formato. El indicador Especificar tabla vinculada puede
seleccionarse o deseleccionarse en cualquier momento.
Código NombreCampo
de usuario
Campo
de usuario
Tabla definida por el usuario
Base de datos de
empresa
@Tabla definida
por el usuario
OINV
OCRD
OTM
OCRD
OTM
Tablas
Campo nuevo
Categoría
Campos de
objeto estándar
OK Cancelar
Búsqueda formateada 1. El tipo más sencillo de búsqueda formateada es la Búsqueda de valores existentes. Para
cualquier campo (independientemente de si se trata de un campo estándar o de un
campo definido por el usuario), se puede definir una lista con los valores que proponga
el sistema como valores de entrada cuando el usuario seleccione un campo y Shift+F2.
2. Una lupa a la derecha del campo indica que existe una búsqueda formateada. A fin de
visualizar la lupa para cada campo con una búsqueda formateada, seleccione
Visualizar -> Campo de búsqueda.
3. Se puede actualizar la búsqueda formateada y los valores disponibles seleccionando
Shift+Alt+F2.
4. También podrá utilizar la búsqueda formateada para definir una consulta de búsqueda
definida por el usuario detrás de cualquier campo (campo estándar o campo definido
por el usuario). La consulta de búsqueda es una consulta normal que se define como
búsqueda formateada.
5. Podrá referirse a campos de una pantalla de entrada utilizando la sintaxis $[Nombre
de tabla. Nombre de campo]. El nombre de la tabla corresponde al nombre de la
tabla que pertenece a la pantalla de entrada, por ejemplo, OINV para la pantalla de
entrada de factura de deudores.
6. También puede utilizar el número de artículo y de columna de campo para referirse a
un campo de la pantalla de entrada. De esta forma, la consulta se aplicará a todas las
pantallas de entrada de documento. En este caso, la sintaxis sería $[$Número de
artículo de campo. Número de columna de campo.NÚMERO/MONEDA/FECHA/0].
El sistema puede identificar únicamente cada campo de un documento mediante el
número de índice y el número de columna de campo. Si ha activado info debug en
Visualizar -> Información sobre función debugging, el sistema mostrará en la barra
de status el número del artículo y el de la columna de campo.
Nº artículo Descripción artículo Cantidad PrecioNº artículo Descripción artículo Cantidad Precio
960 Nombre de marca Igual
Valores existentesCancelarOK
Seleccionar una
entrada
Lista de resultados
Entrada
variable Busca los valores
existentes para la
entrada variable
ejecuta la
consulta
Definir variables para consulta Artículo por marca
Buscar
Código de artículo Descripción artículo Nombre marca
A00001M00003
M00004
M00005
M00007
M00008M00009
Seleccionar Cancelar
Dos asientos clásico
Mesa para cenar en móde
Incorporado en la pared en
Bloque de cocina en móde
Mesa de ordenador
Sala de niños pacíficos
Asiento reclinable
Uno o más
Uno o más
Uno o más
Uno o más
Uno o más
Uno o más
Uno o más
+ F2
7. Utilice el parámetro NÚMERO si el campo correspondiente contiene un importe y una
clave de moneda y únicamente desea extraer el importe.
8. Utilice el parámetro MONEDA si el campo correspondiente contiene un importe y una
clave de moneda y únicamente desea extraer la clave de moneda.
9. Utilice el parámetro FECHA si el campo correspondiente es un campo de fecha y desea
utilizarlo para cálculos.
10. La búsqueda formateada también se puede referir a campos que ya se hayan rellenado
en una pantalla de entrada.
Posición
Sin resumen
Moneda nacional
Eur
Proveedor
Nombre
Destinatario
Persona de contactoNº
código/catálog
o
Christine Krug
Eichenweg 3
D-68123 Mannheim
Holzfäller AG
S00001
Comentarios
ComentarioEncargado de
compras
Condiciones de
pago
Pedido: S00001
Sabine Winter
1 mes
Seleccionar Cancelar
La consulta selecciona
todos los artículos en
los que el proveedor
por defecto sea igual
al proveedor
introducido en la
pantalla de entrada.
Artículos con el proveedor principal
Buscar
CódArt NombreArt
A00001
A00003
E00001 Puerta de armario en láminas
Sillón de piel para relajación
Dos asientos de diseño clásico de piel natural
Seleccionar Cancelar
Nº artículo Descripción
artículo
Cantidad Precio
+ F2
[... Artículo= ## [Columna= ## …. Nombre de tabla, Descripción
de tabla]Barra de
status
Barra de
status
Número de
columna
del artículo
Número de
columna
del campo
$[Nombre de la tabla.
Nombre de campo]
$[$Número de artículo del campo. Número de columna del
campo.0]
.Número]
.Moneda]
.Fecha]
Solamente se puede utilizar en el
documento al que pertenece la tabla.
Se puede
utilizar en
cada
documento.
Sintaxis
11. Si desea que el sistema grabe el saldo de cuenta en el documento como cuando se
crea el documento, seleccione Visualizar valores grabados en la definición de la
búsqueda formateada.
12. Si desea que el sistema muestre el saldo de cuenta actual cuando lo abra, seleccione
Actualizar regularmente.
Alertas y autorizaciones
1. Las alarmas se utilizan para informar a determinados usuarios de eventos definidos en
el sistema.
2. Seleccione Gestión -> Gestiones de alarma para definir y actualizar alarmas.
3. Puede diferenciar entre alertas predefinidas y alertas definidas por el usuario.
4. Alertas predefinidas:
a. SAP Business One contiene seis funciones de alertas predefinidas (desviación
del presupuesto, desviación del descuento (en porcentaje), desviación de
ganancia bruta porcentual, desviación de comprometido, desviación de límite
de crédito y desviación de almacén mínima).
b. Para las alertas predefinidas, normalmente deberá especificar una condición
(por ejemplo, la desviación máxima) e indicar los documentos que el sistema
debe verificar.
5. Alertas definidas por el usuario:
a. Las alertas definidas por el usuario se basan en consultas. El sistema siempre
activa una alarma cuando se cumplen las condiciones de la consulta. Entonces,
la salida de la consulta se produce en forma de alarma.
b. En el caso de alarmas definidas por el usuario, también deberá especificar la
frecuencia con la que el sistema debe ejecutar la consulta en segundo plano.
c. Para alertas definidas por el usuario, también puede determinar si una alerta
nueva debe sobrescribir una antigua (seleccione el indicador Grabar historial).
6. Para todas las alertas, deberá especificar a quién debe alertar el sistema y cómo debe
hacerlo (de forma interna, mediante correo electrónico, SMS o fax), así como la
prioridad que debe tener la alerta. Además, debe activar la alarma para que tenga
efecto.
7. Puede utilizar procedimientos de autorización tanto en el proceso de compras como
ventas.
8. Los procedimientos de autorización permiten crear un modelo de procedimiento
electrónico.
9. Activar la funcionalidad, Gestión -> Inicialización del sistema -> Parametrizaciones
generales. Seleccione la ficha Ventas y active el indicador Gestionar autorizaciones de
generación de documentos.
10. Seleccione Gestión -> Procedimiento de autorización -> Especificar pasos
autorización para definir y actualizar pasos de autorización.
11. En los modelos de autorización se pueden especificar los documentos que están
sujetos al procedimiento de autorización.
12. Debe especificar los empleados que pueden autorizar un documento en los pasos
definidos anteriormente. El sistema ejecuta por orden los distintos pasos de
autorización. Igualmente informa a los usuarios en cada paso mediante una alerta que
les solicita una decisión (autorización o rechazo). Puede configurar este para que se
active siempre y cuando uno de los autores crea un documento de una determinada
clase o solamente si se cumplen condiciones especiales.
13. Puede utilizar condiciones predefinidas o crear sus propias condiciones basadas en una
consulta. Las consultas que desee utilizar como condiciones deben comenzar con
SELECT DISTINCT ‘TRUE’.
14. En una consulta, puede hacer referencia a campos de una pantalla de entrada
utilizando la sintaxis $[Nombre de tabla. Nombre de campo]. Esta sintaxis sólo
funciona con tablas de cabecera, no con tablas de artículos.
15. Un usuario introducido como autor de un documento en un modelo de autorización
no puede desmarcar el indicador Activo ni modificar el modelo de autorización.
16. Seleccione Gestión -> Procedimiento de autorización -> Especificar modelo de
autorización para definir y actualizar modelos de autorización.
Diseñador de Layout
SAP Business One le ayuda a crear configuraciones de impresión específicas de la
empresa. Se puede diseñar no sólo la configuración de impresión de documentos
empresariales externos, como notas de entrega o facturas, sino también de
evaluaciones e informes internos.
SAP Business One proporciona distintas configuraciones de impresión que se
pueden adaptar según sus necesidades.
También puede imprimir documentos antes de añadirlos. En este caso, el sistema
añade automáticamente la filigrana Borrador a la impresión.
Para acceder al diseñador de configuración de impresión, introduzca la transacción
de la clase de documento que desee imprimir (como una factura de deudor, un
abono de deudor, etc.) y seleccione Herramientas -> Diseñador de configuración
de impresión… Aparecerá una lista de todas las configuraciones de impresión
existentes que pertenezcan a esa clase específica de documento.
SAP Business One proporciona un gran número de configuraciones de impresión
prediseñadas que puede adaptar a sus necesidades. Dichas configuraciones
prediseñadas se indican mediante la palabra Sistema entre paréntesis.
Introducir
clase de documento
Procedimiento:
Abrir la configuración de
impresión prediseñada
(sistema)
Grabar la configuración
de impresión con un nombre
nuevo
Fijar la nueva configuración
de impresión como estándar
Acceder al diseñador de configuración de impresión
Tratar la nueva configuración
de impresión
Las configuraciones de impresión del sistema son de sólo lectura. Si desea
modificarlas, deberá abrirlas y grabarlas con un nombre nuevo. A continuación,
podrá tratar la configuración de impresión nueva. De ser necesario, siempre puede
recuperar las configuraciones de impresión del sistema.
Al imprimir un documento, el sistema utiliza la configuración de impresión que
haya fijado como estándar. Puede fijar la configuración de impresión como
estándar para:
Usuarios (todos)
El usuario actual
Todos los interlocutores comerciales
Interlocutores comerciales específicos
Propiedades
Características del documento
Propiedades de ámbito
Propiedades de campo
A: Cliente
Artículo Cantidad
Precio
Total: Precio
Factura
Nº
Para definir el formato general de toda la configuración de impresión se utilizan las
características de documento. En este punto, se definen el nombre de la
configuración de impresión, el autor, el idioma, los formatos de papel e impresión,
los atributos de pantalla y las especificaciones de la ruta de las imágenes. Cada
configuración de impresión de una base de datos se identifica mediante un Código
exclusivo. Al aumentar el número de píxeles en el campo Altura, se pueden crear
documentos con varias páginas.
Seleccione Imprimir diseñador de configuración -> Visualizar las propiedades
del documento.
Las propiedades del ámbito definen el diseño de los ámbitos individuales de la
configuración de impresión. En este punto se definirá el tamaño, los bordes, los
márgenes, los colores y la ruta de la imagen de fondo. También puede especificar si
este ámbito es visible o no. Cuando se seleccione la casilla de selección Ajuste de
altura, la altura del área se ajusta de forma automática a la altura de los campos.
Las diferentes propiedades de los campos individuales se definen en las
propiedades de campo. Además del contenido y la dimensión, los bordes, los
márgenes, el matizado y los colores de los campos individuales, también se
definirán las propiedades de fuente. Puede utilizar las propiedades de campo para
visualizar y ocultar campos.
Un ID único identifica cada uno de los ámbitos y campos de una configuración de
impresión.
Ámbitos de Documentos
Todas las configuraciones de impresión se dividen en diversos ámbitos de
documento que tienen diferentes papeles dentro de la configuración.
La cabecera de página contiene información que el sistema imprimirá en
cada página del formulario. Normalmente, esto incluye el nombre de la
empresa, la dirección del interlocutor comercial, los números de página, la
fecha de impresión, etc.
El sistema también imprime el pie de página en cada página del formulario.
Aquí es donde se almacena por ejemplo información como los datos
bancarios y la dirección.
Cabecera de página
Inicio informe
Cabecera ámbito repetición
Pie de página
Cabecera de página
Fin informe
Cabecera ámbito repetición
Pie de página
Pie ámbito repetición
-1- -2-
Ámbito repetición
(La dimensión del área depende del número de posiciones)
Ámbito repetición
(La dimensión del área depende del número de posiciones)
Al principio y al final del informe, se introducen los datos que el sistema
debe imprimir únicamente en la primera y la última página del formulario.
El ámbito de repetición contiene las líneas de artículos enumeradas en una
tabla del documento. Cada posición de documento tiene exactamente la
misma estructura y formato. Se repiten tantas veces como se impriman las
posiciones. (El tamaño del área depende del número de líneas.) La cabecera
de ámbito de repetición contiene las cabeceras de las columnas de las
posiciones. El pie de ámbito de repetición contiene los totales de documento
y otra información relativa al ámbito de repetición. Normalmente, una
configuración de impresión sólo tiene un ámbito de repetición (incluyendo
la cabecera y el pie de página), pero puede añadir más ámbitos de
repetición seleccionando
Diseñador de configuración de impresión -> Ámbito de repetición ->
Crear. Por ejemplo, puede utilizar ámbitos de repetición adicionales si
desea imprimir artículos de la clase de artículo de viaje o de trabajo de forma
separada de los artículos normales.
El diseñador de configuración de impresión ofrece los siguientes tipos de campo:
texto, imagen, código de barras y datos externos. Cada Tipo de campo está
vinculado a una Clase de fuente. El tipo de fuente determina la fuente de los datos
mostrados.
El tipo de fuente por campos de Texto puede ser:
Texto libre: el sistema muestra el contenido de los campos de texto
directamente en la configuración de impresión. Utilice los campos de texto
para definir etiquetas o cabeceras de campo para el respectivo ámbito.
Base de datos: los campos de datos siempre hacen referencia a un fichero
(tabla) y a un campo de la base de datos de la empresa. Se imprime el
contenido del campo especificado. El sistema consulta automáticamente el
campo que corresponde al registro maestro o a la posición correcta.
Igualmente ajustará de forma automática la altura del campo al contenido si
selecciona el indicador Ajuste de altura de la ficha Formato en las
propiedades de campo.
Fórmula: con los campos de fórmula puede hacer referencia a un cálculo
predefinido (como la media de columnas, la fecha, la hora, etc.) o puede
definir su propia fórmula que realice un cálculo con dos o más campos.
Estos dos campos ya deben estar incluidos en la configuración de
impresión, pero puede ocultarlos si no desea que se impriman.
Variable de sistema: puede utilizar los campos de variables para imprimir
datos que no estén almacenados en ninguna tabla, pero que sean
calculados por determinados procedimientos en SAP Business One según
demanda. Para crear un campo de variables debe conocer el número de
variables. Si activa la visualización de la Información sobre función debugging
(seleccione Visualizar -> Información del sistema) y desplaza el ratón
sobre un campo de la pantalla, la verá en la barra de status. Si la barra de
status muestra una tabla y un nombre de campo de datos, utilice el campo
de datos para imprimir. Si la barra de status sólo muestra un número de
variable, intente imprimir la información con un campo variable.
Campos de imagen: los campos de imagen hacen referencia a un gráfico
específico almacenado en la carpeta de imágenes (tipo de fuente: Archivo) o a una
imagen almacenada en un registro maestro (tipo de fuente: Base de datos).
También se puede utilizar el tipo de fuente Fórmula o Variable de sistema. Se
lograrán los mejores resultados si el gráfico ya existe con el tamaño y formato en el
que debe visualizarse e imprimirse posteriormente en el formulario.
Campos de código de barras: el valor del campo se imprime como un código de
barras. Los posibles tipos de fuentes para campos de códigos de barras son Texto
libre, Base de datos, Fórmula o Variable de sistema.
Campos de datos externos: estos campos pueden ser utilizados por desarrollos de
add-on. Los posibles tipos de fuentes son Nombre del procedimiento, Base de datos,
Fórmula o Variable de sistema.
Clasificación:
Puede clasificar la tabla del ámbito de repetición llamando al diseñador de
configuración de impresión y seleccionando Diseñador de configuración de
impresión -> Ámbito de repetición -> Clasificación. En la ventana que aparece,
seleccione los campos de clasificación en el cuadro desplegable y seleccione el tipo
de clasificación y la secuencia de clasificación.
Cabecera de página
Inicio informe
Fin informe
Pie de página
Total: 60.000
5000 Extranjero B Proveedor Kerry
10000 Nacional A Proveedor Simpson
15000 Cliente B Cliente Johnson
20000 Cliente B Cliente Cane
10000 Cliente A Cliente Miller
Saldo Grupo interlocutores comerciales
(Campo de clasificación 2)
Clase IC
(Campo de clasificación 1)
Nombre IC
Ámbito repetición
Pie ámbito repetición
Cabecera ámbito repetición
En la figura, la clase de interlocutor comercial (cliente, proveedor, lead) es el primer
campo de clasificación, mientras que el grupo de interlocutor comercial es el
segundo campo de clasificación.
Si desea imprimir subtotales para cada valor de los campos de clasificación, deberá
utilizar la funcionalidad de agrupación.
Agrupación
A fin de crear subtotales para los campos de clasificación, debe activar la
funcionalidad de agrupación seleccionando el indicador Resumen situado detrás
Campo de grupo de cabecera 1 Valor A
Cabecera ámbito repetición
Campo de grupo de pie de página 1 Sub - Valor A
Tabla: Valor A, Valor II
Campo de grupo de cabecera 2 Valor II
Campo de grupo de pie de página 2 Subtotal - Valor II
Campo de grupo de cabecera 2 Valor I
Campo de grupo de pie de página 2 Subtotal - Valor I
Tabla: Valor A, Valor I
Campo de grupo de cabecera 1 Valor B
Pie ámbito repetición
…
Nivel de grupo 2
Nivel de grupo 2
Nivel de grupo 1
Nivel de grupo 0
del campo de clasificación seleccionado en la ventana Clasificar en Diseñador de
configuración de impresión -> Ámbito de repetición -> Clasificación. De esta
forma los campos de clasificación se convierten en campos de grupo. Si utiliza más
de un campo de grupo, el sistema imprimirá los subtotales y los grupos anidados
como se puede ver en la figura.
Debe actualizar la configuración de impresión en los distintos niveles de grupo.
Puede pasar de un nivel de grupo a otro seleccionando Diseñador de
configuración de impresión -> Grupo -> <Número de grupo>
La cabecera y el pie de ámbito de repetición se deben actualizar por separado en
los siguientes niveles de grupo:
Cabecera y pie de ámbito de repetición del documento general Grupo 0
Esta cabecera de ámbito de repetición contiene las cabeceras de columna.
Este pie de ámbito de repetición contiene el total del informe general.´
Cabecera y pie de ámbito de repetición del campo de grupo 1 Grupo 1
Esta cabecera de ámbito de repetición contiene el valor de los datos del
primer campo de grupo.
Este pie de ámbito de repetición contiene el subtotal del primer grupo.
Cabecera y pie de ámbito de repetición del campo de grupo 2 Grupo 2
Esta cabecera de ámbito de repetición contiene el valor de los datos del
segundo campo de grupo.
Este pie de ámbito de repetición contiene el subtotal del segundo grupo.
Etc. Puede disponer de un máximo de 9 niveles de grupo.
Los campos de grupo se deben encontrar disponibles en el ámbito de repetición,
pero puede ocultarlos si no desea que aparezcan en las tablas.
La cabecera de página, el inicio del informe, el fin del informe, el pie de página y el
ámbito de repetición no pertenecen a ningún grupo, pero aparecen en cada nivel
de grupo.
Configuración de Servicios de correo Definición de Configuración del correo
1. Para abrir el servidor de SAP Business One Suite Manager, haga doble clic en el
área de notificación de Windows. El servidor de SAP Business One Manager Suite
ventana.
Si no aparece este icono en el área de notificación, seleccione Inicio Programas de
SAP Business One Server Tools Administrador de servicios.
2. En el Servicio de lista, seleccione SBO Mailer.
3. Seleccione Inicio / Continuar y seleccione la opción de arranque automático
cuando el servicio se inicia SO.
4. Elegir.
Configuración general de la ventana.
5. En virtud de la configuración de correo, escriba el texto siguiente:
En el servidor SMTP, introduzca la dirección IP o el nombre de su Bios servidor de
correo saliente. Para realizar cambios en este ámbito después, usted se debe
detener el servicio de Mailer. En Codificación, seleccione el idioma para el correo
electrónico de texto.
Para definir la dirección del correo electrónico de texto, seleccione HTML Dirección
De derecha a izquierda. Para incluir la línea de asunto en el cuerpo del mensaje,
seleccione Incluir en el Asunto Cuerpo del mensaje.
6. En virtud de los ajustes de SMS, escriba la contraseña del servicio suministrado
por su proveedor de servicios de SMS.
7. En virtud de la configuración de fax, seleccione las opciones:
Error al enviar la notificación al usuario. El sistema enviará una notificación
cuando una transmisión de fax no.
Enviar notificación al usuario de éxito. El sistema enviará una notificación
cuando una transmisión de fax termina con éxito.
Enviar por correo interno del sistema. El sistema enviará notificaciones mediante
el sistema de correo electrónico interno.
8. Para cambiar la firma de correo electrónico configuración, seleccione Cambiar
Firma de correo electrónico. El E-mail Firma ventana.
Sistema de uso de la firma. El correo saliente obtener una firma del sistema de
correo por defecto. Uso definidos por el usuario firma. Obtener el correo
saliente se define la firma.
9. Para guardar la configuración y cerrar este panel, seleccione Aceptar.
Conexión a la base de datos
1. En el servidor de SAP Business One Manager Suite ventana, seleccione. El panel
de conexión aparece.
2. Seleccione el tipo de base de datos y la base de datos máquina
3. Introduzca un nombre de usuario válido y contraseña.De enero de 2006 Page
9 de 42 SAP Business One 2005 A SP01 Solución Guía de operaciones: MS -
Servidor SQL 2005
3. Para guardar la configuración y cerrar este panel, seleccione Aceptar.
Selección de Bases de Datos
1. En el servidor de SAP Business One Manager Suite ventana, seleccione. La Base
de Datos de panel aparece.
2. Seleccione bases de datos para el que desea permitir que los servicios de correo.
3. Para guardar la configuración y cerrar este panel, seleccione Aceptar.
Configuración de Procesamiento de las Listas de Correo
1. En el servidor de SAP Business One Manager Suite ventana, seleccione. El panel
se abre el cuadro.
2. Seleccione uno de los horarios disponibles de correo:
Por fecha
Por Intervalos
Diario
Semanal
Mensual
3. Para guardar la configuración y cerrar este panel, seleccione Aceptar.
4. Cierre el servidor de SAP Business One Manager Suite ventana.
Asistente de Consultas y Generador de Consultas
Una consulta es un informe definido por el usuario que lee directamente las tablas
necesarias de la base de datos y las visualiza utilizando un lenguaje de consulta
estructurado (SQL).
Para la creación de las sentencias SQL necesarias existen dos herramientas
disponibles:
Asistente de consultas
Generador de consultas
Aunque ambas herramientas ofrecen las mismas funciones, se puede establecer la
distinción siguiente:
El asistente de consultas le guiará paso a paso en el proceso de creación de una
consulta.
El sistema genera las sentencias SQL en segundo plano y las mantiene
permanentemente ocultas. El usuario no necesita tener conocimientos de SQL.
El generador de consultas tiene una interfase de pantalla única de fácil uso para la
creación de sentencias SQL. El sistema visualiza los comandos SQL para que se
puedan editar directamente. Es conveniente tener conocimientos de SQL.
Procedimiento para realizar una consulta
1. Seleccionar las tablas y sus relaciones:
Seleccione las tablas que contienen los campos que desea mostrar en la
consulta. Si selecciona varias tablas para una consulta, normalmente tendrá
que crear relaciones entre ellas mediante un campo que enlace los registros
de datos correctamente.
Por ejemplo, enlace las tablas de los pedidos de cliente (ORDR) y los
registros maestros de interlocutores comerciales (OCRD) entre sí con el
código de interlocutores comerciales. En la mayoría de los casos, el sistema
encontrará el enlace correcto.
2. Seleccionar los campos
Campos de tabla (ajuste de las cabeceras, si es necesario)
Campos de cálculo (selección de cabecera y fórmula) (opcional)
Seleccione los campos de las tablas seleccionadas que desee visualizar en el
resultado de la consulta. Puede añadir campos de cálculo que muestren el
resultado de una suma, una resta, una multiplicación o una división de
dos campos.
3. Definir la clasificación (opcional)
Sentido (orden ascendente, orden descendente)
Secuencia (primer campo de clasificación, segundo campo de
clasificación, etc.)
4. Definir la agrupación (opcional)
Campos según los cuales se agrupan las filas
Tipo de agrupación (registros totales, total de registros definidos, total,
promedio, mínimo, máximo)
La agrupación permite visualizar registros de datos que poseen
determinados campos en común agrupados en una sola línea. Para ello,
seleccione los campos de los registros de datos agrupados. Especifique cómo
debe el sistema agrupar los campos restantes. Decida si el resultado del
agrupamiento debe ser:
El número de registros de datos en el grupo (registros de totales)
El número de registros de datos definidos en el grupo (total de registros
definidos)
El total del campo (total)
El mínimo del campo (mínimo)
El máximo del campo (máximo)
El promedio del campo (promedio)
5. Definir las condiciones (opcional)
Condiciones fijas
Variables
Se pueden definir condiciones fijas (p. ej., tipo de interlocutor comercial = C)
o utilizar variables que el sistema consulte al llamar la consulta.
Información sobre campos y tablas
La barra de status, que se extiende a lo largo de todo el borde inferior de la
ventana principal de SAP Business One, contiene varios campos de texto.
En el lado izquierdo se visualiza información debug y de status pertinente e
importante sobre la ventana que se abra.
Al seleccionar Información sistema en el menú Vista, se puede visualizar
información detallada sobre un determinado campo al pasar el cursor sobre él. La
información se visualiza en el lado izquierdo de la barra de status.
La información de sistema contiene la descripción de campo utilizada en la tabla,
así como el nombre de la tabla en la que se encuentra el campo.
Asistente de consulta
Seleccione Informes -> Asistente de consulta para iniciar el Asistente de consulta.
El asistente le guiará en cinco pasos por el proceso de creación de una consul
El primer paso ofrece una página de introducción que explica el objetivo del
asistente de consulta.
En el segundo paso, el sistema permite seleccionar las tablas en las que se desee
basar la consulta. Las tablas que están enlazadas con las tablas seleccionadas se
visualizan en la sección inferior de la pantalla. Puede añadirlas a su selección
haciendo doble clic.
En el tercer paso, seleccione los campos que desee utilizar en la consulta. Estos
campos deben pertenecer a las tablas seleccionadas en el paso anterior.
También puede modificar las cabeceras de columna e incluir campos de cálculo
que sumen, resten, dividan o multipliquen dos campos entre sí.
Con Tipo clasificación, puede especificar el orden de clasificación (descendente o
ascendente), mientras que el campo Clasificación le indica al sistema los campos
según los cuales se clasificarán los resultados de la consulta.
Por último, aquí se define la agrupación de los registros de datos, si se desea.
En el cuarto paso, se definen las condiciones para seleccionar un registro de datos.
También se pueden utilizar variables, introducidas como [%0], [%1], etc.
El sistema determina de forma automática las relaciones entre las tablas
seleccionadas. Si es necesario, puede modificar estas condiciones.
Finalmente, el sistema muestra la sentencia SQL que se genera de forma
automática. Para ejecutarla, seleccione Finalizar.
Generador de consultas Seleccione Informes -> Generador de consultas para iniciar el generador de
consultas.
La interfase de consulta le permite crear una sentencia SQL únicamente en una
pantalla.
Se pueden especificar las tablas necesarias en la columna de la izquierda. El sistema
determina de forma automática las relaciones entre las tablas seleccionadas. Si
selecciona una tabla definida por el usuario, debe añadir corchetes al nombre de la
tabla definida por el usuario, por ejemplo SELECT * FROM [@<nombre de tabla>].
La segunda y la tercera columna muestran los campos de la tabla seleccionada y
sus descripciones. Puede seleccionar los campos necesarios haciendo doble clic.
Deberá añadir los campos de cálculo de forma manual mediante sentencias SQL.
Se pueden compilar las condiciones de los registros de datos seleccionando
Condiciones y utilizando el marco de visualización correcto.
Seleccione los campos en función de los que desea que el sistema clasifique los
registros de datos haciendo doble clic.
También puede especificar los campos de agrupación, aunque deberá introducir de
forma manual el tipo de agrupación de los campos seleccionados. La sintaxis para
la agrupación es la siguiente:
Registros totales COUNT(campo)
Total de registros definidos COUNT(campo DISTINCT)
Importe SUM(campo)
Mínimo MIN(campo)
Máximo MAX(campo)
Promedio AVG(campo)
Tras crear la consulta mediante una de las dos herramientas, el sistema ejecutará la
consulta.
También podrá visualizar el resultado como un diagrama.
Cuando grabe la consulta, podrá asignarla a una categoría. Cada categoría se
asigna a uno o más grupos de autorización. En las autorizaciones de usuario, se
puede definir si el usuario está autorizado para ejecutar y modificar las consultas
de un determinado grupo de autorización.
Las consultas proporcionadas por SAP están en la categoría Sistema.
Seleccione Herramientas -> Consultas -> Consultas sistema -> <nombre de la
consulta> para ejecutar una consulta de sistema.
Seleccione Herramientas -> Consultas -> Consultas usuario -> <categoría de
consulta> -> <nombre de la consulta> para ejecutar una consulta de usuario.
De forma alternativa, también puede iniciar el gestor de consultas para acceder a
todas las consultas disponibles.
Seleccione Herramientas -> Consultas -> Gestor consultas para iniciar el gestor
de consultas.
Una vez grabada y cerrada la consulta, sólo se podrá modificar modificando la
sentencia SQL.
Procedimiento cargar listas de precios
1. Abrir una hoja Excel sin encabezados y colocar en la siguiente información:
Columna A: Numero del Artículo
Columna B: Código de la Lista de Precios
Columna C: Precio de Venta del Artículo
Columna D: Código de Moneda (Si el precio de venta es en colones se
coloca COL pero si el precio de venta es dólares se coloca USD)
Como en el siguiente ejemplo
Recuerde que las listas de Precios se encuentran en la siguiente ruta
Inventario-> Operaciones de Stock-> Listas de Precios y aparece la siguiente
pantalla
En ella puede determinar el porcentaje de sobrecargo sobre una factura así
como el método de redondeo a utilizar.
2. Una vez el archivo Excel este debidamente configurado se guarda de la
siguiente manera:
3. Se ingresa a Guardar como se le coloca un nombre y en Type o tipo se
selecciona Delimitado por Tabulaciones como se muestra en la Figura nº 1
Figura nº 1
Para poder realizar la carga de los precios de ventas tanto el archivo Excel como
el archivo texto (.txt) deben estar cerrados.
4. Para la carga del archivo en SBO se deben seguir los siguientes pasos:
Se Abre el área de Gestión
Luego se selecciona
Una vez ahí se oprime (el color naranja indica que la
opción se encuentra seleccionada)
5. Al marcar dicha opción se mostrará la siguiente pantalla. Figura nº 2
6. Se debe oprimir con el fin de que aparezcan las siguientes opciones:
Socios de Negocios
Artículos
Como se muestra en la Figura nº 3 y se debe
selecciona la opción Artículos
7. Luego se deben escoger las columnas a
importar por lo que se da clic a y
desplegaran las opciones de la figura nº 4 de las cuales se escogerá en el
siguiente orden:
Número de Artículo en A
Código de Lista de Precios en B
8. Al solicitar estos dos campos la plantilla quedará configurada de la siguiente
manera:
9. Luego se presiona y aparecerá la siguiente pantalla donde se
debe escoger el archivo a cargar
Creación de nuevos periodos fiscales
Para el cambio de Periodos Contables creados de año fiscal a natural de periodos
ya creados pero aun no utilizados:
Se Ingresa a SBO y se sigue la siguiente ruta Gestión -> Inicialización del sistema
->Periodos Contables
Al dar clic en Periodos Contables se despliega la siguiente pantalla:
Se busca el último periodo contable creado por error y se busca el último mes de
ese periodo, a continuación se da click a la y se de desplegará la siguiente
pantalla:
En esta pantalla de deben cambiar las fecha de contabilización, fecha de
vencimiento, fecha del documento y fecha de Inicio del Periodo. Los cambios se
deben hacer de la siguiente forma:
1. Se cambian las fechas de hasta por fecha la del periodo a requerir de tal
forma si se encuentra en este campo 30/09/08 cambiar a 31/12/08
2. Se cambian las fechas de desde por la fecha del periodo a requerir de tal
forma si se encuentra en este campo 01/09/08 cambiar a 01/12/08
3. Se cambia la fecha de inicio de periodo a requerir de tal forma si se
encuentra en este campo 01/10/07 cambiar a 01/01/08
Se debe hacer de forma ascendente; es decir del último mes hasta llegar al primer
mes.
Adicionalmente puede cambiar por
el Nombre del mes – año (Por ejemplo: Dic-2007)
Una vez se cambia esto se habilita el botón al cual le deben dar clic para
actualizar la nueva información.
Cuando se han corregido todos los meses se procede a crear el nuevo periodo por
3 meses dado el cambio de periodos
Crear un nuevo periodo contable:
Se Ingresa a SBO y se sigue la siguiente ruta Gestión -> Inicialización del sistema
->Periodos Contables
Al dar clic en Periodos Contables se despliega la siguiente pantalla:
Se da clic al botón y se desplegará la siguiente pantalla:
Se Ingresa el código del periodo y el nombre del periodo se colocan las fecha de
contabilización, fecha de vencimiento, fecha del documento y fecha de Inicio del
Periodo. En caso de requerir un periodo corto tres meses se recomienda colocar el
año y una letra ejemplo “2007a”
Luego se selecciona en los subpeiodos meses y en la cantidad de periodos es 3:
Se le da clic al botón y se genera el nuevo periodo.
Si se trata de un periodo normar en la cantidad de meses se coloca 12.