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Proyecto Hacienda – SIU Pilaga Proyecto Hacienda – SIU Pilaga

CapacitaciónCapacitación Sistema SIU - Pilaga

Circuito: Gestión Básica

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Temario1. Introducción

2. Circuito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

2.1 Circuito General

2.2 Descripción del Circuito

2.3 Autorizaciones Nivel 4/7 (Módulo Autorizaciones)

2.4 Pago de Liquidación (Módulo Tesorería)

3. Otros circuitos

3.1 Preventivo, Compromiso y Devengado

3.2 Preventivo y Compromiso Simultáneo

3. Otras Operaciones

4.1 Anular Liquidaciones

4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado – Rectificación

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1. Introducción El circuito de Gestión Básica permite registrar la ejecución de gastos

relacionados con el pago a proveedores, en aquellas situaciones en que no puedan ser registrados por ninguno de los circuitos existentes en el Sistema. (Ejemplos de circuitos: Compras, Becas, Obras Públicas, Adelantos a responsables, Servicios Públicos, etc.)

Otros ejemplos de gastos que deben ser registrados por el circuito de Gestión Básica son: Gastos en general, ya ejecutados Publicaciones (TV, Diarios)

Un trámite de Gestión Básica involucra las etapas de Preventivo General, Compromiso Definitivo y Devengado.

Finalizado el registro de este trámite se debe proceder a realizar el cálculo de retenciones de la liquidación generada y a autorizar la misma quedando disponible el pago a través de las operaciones del módulo de Tesorería.

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Preventivo

Compromiso

Devengado

Se genera Número de Preventivo (NUP)

Preventivo y Compromiso y

Simultáneo

Preventivo, Compromiso y

Devengado Simultáneo

Se genera Número de Compromiso (NUI)

Se genera Número de Orden de pago (OP)

Se genera Número de Compromiso (NUI)

Se genera Número de Orden de pago (OP)

1. Introducción

Nota: El circuito que se utilizará es el de “Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo”

Las distintas etapas presupuestarias pueden registrarse en forma individual, o en forma simultánea. El siguiente diagrama clarifica lo expresado.

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2. Circuito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

2.1 Circuito General

A continuación se muestra el Circuito General asociado a la Gestión Básica que permite registrar el pago a un proveedor desde la opción de carga Preventivo, Compromiso y Devengado de manera simultánea.

Nota: Las otras formas de registrar las etapas presupuestarias del Circuito de Gestión Básica son mencionadas en el Punto 3.

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2. Circuito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo (Cont.)

Preventivo, Compromiso y

Devengado Simultáneo

Se genera Orden de pago

Tesorería – Pagos - Pagar liquidaciones

Autorizaciones – Autorización de nivel 7

Autorizaciones – Autorización de nivel 4

Se generan Listados y Consultas

Se Generan Listados y Consultas

OP para ser autorizada Nivel 7

OP autorizada para ser pagada

OP pagada

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2.2 Descripción del Circuito

Objetivo:Registrar las etapas preventivo, compromiso definitivo y Devengado de

forma simultánea.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo, Compromiso y Devengado \ Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo, Compromiso y Devengado \ Preventivo, Compromiso y Devengado AltaPreventivo, Compromiso y Devengado Alta


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Documentos Asociados al circuito:

Tipo de Documento Operación Rol

Orden de Pago Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Principal

Expediente Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Contenedor

Pedido de Compras Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Asociado

Remito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Asociado

Resolución Rectorado Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo Asociado


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Tipo de Documento Operación

Rol

Factura A

Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Factura B Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Factura C Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Remito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Nota de Crédito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Nota de Débito Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes

Nota Preventivo, Compromiso y Devengado Simultáneo

Comprobantes


Documentos asociados al circuito:

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Ingresando a esta opción se despliega la siguiente pantalla integrada por cuatro solapas:

•Solapa Documentos (Permite vincular a la operación el Tipo de Documento y Contenedor)

•Solapa Datos de Gestión (Permite procesar el motivo o la Descripción de la Operación)

•Solapa Comprobantes (Permite incorporar los comprobantes que avalen el gasto)

•Solapa Manejo de partidas (Permite seleccionar las partidas con crédito presupuestario involucrado en el gasto)


Nota: Es requisito realizar la carga de las cuatro solapas antes de Confirmar el alta.

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Completar los datos solicitados en la solapa Documentos.

Ejemplo: Realizar el circuito básico que permita realizar un pago de gastos por Publicación por el monto de 2.000$


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Completar los datos solicitados en la solapa Datos de gestión.

Se busca el Proveedor de la misma forma que lo explicado en ABM de Proveedores

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La ventana que se visualiza luego del filtro es la siguiente:

Proveedor seleccionado

Nota: Pasar a la Solapa Comprobantes sin Confirmar.

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Completar la descripción solicitada en la solapa Comprobantes

Permite seleccionar el tipo de comprobante y cargar la información relacionada a él


Nota: Pasar a la Solapa Manejo de Partidas sin Confirmar.

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El sistema ofrece la posibilidad de filtrar información para que la visualización sea corta y de fácil lectura. Se deberán seleccionar Condiciones de Filtro que permitan seleccionar las partidas con crédito presupuestario involucrado en el gasto. Hacer click en el botón Filtrar

Completar la descripción solicitada en la solapa Manejo de Partidas

Completar los campos para identificar la Partida Presupuestaria-


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A continuación se deberá seleccionar la imputación de la composición presupuestaria sobre la cual impactará el gasto.


Permite borrar el/los filtros

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Una vez seleccionada la imputación presupuestaria, se desplegarán en la parte inferior de la pantalla los siguientes campos donde se deberán completar los datos relacionados con el objeto del gasto e importe del mismo y hacer click en el botón Agregar


Not a : Los cam pos Pa r t ida Pr incip al y Par t id a Par cial son obliga t or ios aun que n o est én m a r cado s com o t al.

Presionar el botón Agregar tantas veces como partidas definidas hubiera para el pago

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En caso de que se haya seleccionado una partida que no tenga saldo suficiente para cubrir el gasto, el sistema desplegará el siguiente mensaje:


En caso de que se haya ingresado un monto menor o mayor al del gasto, el mensaje es el siguiente

Presionar el botón Aceptar y seleccionar nueva partida

Presionar el botón Aceptar y modificar los montos

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Confirmar la operación haciendo click en el botón Confirmar a los efectos de registrar la liquidación correspondiente.


Monto registrado

Confirmar al finalizar la carga de las cuatro solapas

Limpiar Filtro para seleccionar otra partida

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Registrada la operación, el documento que emite el sistema es una Orden de Pago (OP)


OP: 2007/2010

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Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Ejecución presupuestaria de una operaciónEjecución presupuestaria de una operación se puede visualizar el Circuito Básico de la operación en cualquier momento del mismo.


Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea consultar, ingresando el dato que se considere óptimo para agilizar la búsqueda. El sistema permite ingresar como filtro el tipo de documento o el contenedor, pero no ambos. En caso de que se ingresen ambos filtros, el sistema desplegará el siguiente error:

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Una vez realizado el filtro se puede visualizar en que etapa presupuestaria se encuentra la liquidación que se está consultando.


Etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación: Devengado

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2.3 Autorizaciones y Retenciones (Nivel 4/7)

Objetivo:Las operaciones de autorización y retención permiten autorizar y habilitar

el pago de las liquidaciones generadas en este circuito de gestión Básica, quedando disponibles para ser procesadas por las operaciones del módulo de TesoreríaLa mayoría de estas retenciones son de tipo impositivo (IVA, Ganancias e Ingresos Brutos)

Opciones de Menú:

Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 4Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 4

Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 7Gastos \ Autorizaciones \ Autorización de Nivel 7


Nota: La condición frente a cada impuesto debe indicarse en el ABM de Proveedores.

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Retenciones y Autorizaciones Nivel 4Objetivo:

Aplicar las retenciones al Proveedor de acuerdo a su condición frente a cada impuesto (Inscripto, No Inscripto, etc.) y la naturaleza del gasto (Compra de un Bien, Pago de un Servicio, etc.).

Requisitos Previos

Tener previamente cargada su situación ante cada impuesto. (Esto se realiza desde la opción ABM Proveedores en el módulo Maestros.

Haber dado de Alta el Concepto de Retención. IVA, Ganancias, Ingresos Brutos, etc. (Esto se realiza desde la opción ABM Conceptos de Retención módulo Retenciones)

Haber dado de Alta Regímenes a aplicar en la Retención. Alquileres–Compras de bienes (Esto se realiza de la opción ABM Regímenes módulo Retenciones)

Haber dado de Alta Condiciones que puede asumir un Proveedor frente a cada retención . Por ejemplo Monotributista frente al IVA e Impuesto a las Ganancias (Esto se realiza desde la opción ABM Condiciones módulo Retenciones)


Nota: Los conceptos mas usuales ya se encuentran dados de alta en el sistema

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Ejemplos de Retenciones según concepto, condición y régimen

Concepto de

Retención

Condición Régimen % Retención

No imponible

Piso para Retener

IVA Sujeto a Retención Publicidad 8.68 0 160.01

IVA Sujeto a Retención

Vivienda 6.94 0160.01

IVA Sujeto a Retención Loc. Obra o Serv.

13.88 0 160.01

Ingresos Brutos Monotributo General 2.50 0 0

Ingresos Brutos Conv. Multilateral General 0.75 0 0

Ingresos Brutos Conv. Multilateral Transporte 1.50 0 0

Ganancias Inscripto IVA exento Loc. Obra o Serv.

2 5000 20

Ganancias Inscripto IVA Alquileres 6 1200 200

Ganancias No Inscripto IVA Alquileres 28 0 100

Sellos(Contratos/Orden de Compra Prov. Otras Provincias)

General Único 0.50 0 0


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Nota: La selección se hará solo por uno de los filtros: Documento o Contenedor

Al ingresar a la opción Autorización de nivel 4, se podrán seleccionar diferentes filtros para optimizar la búsqueda de los datos. Se pueden ingresar todos, algunos o ninguno, dependiendo del grado de exactitud que se requiera en el resultado de la búsqueda. En este ejemplo, se filtra por Orden de Pago , Nro. 2007 y Año 2010. Finalizar la acción haciendo click en el botón Filtrar

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Se despliega a continuación la siguiente pantalla donde se debe seleccionar una liquidación para su autorización, presionando el botón con el icono


Nota: Independientemente que existan o no retenciones a aplicar, los Niveles de Autorización 4 y 7 deben ser procesados por ser instancias de control obligatorias.

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El número de Pago Planificado mostrado en Pagos sin autorizar es propio del sistema

El botón Ver liquidación permite visualizar la OP generada para el pago.

Luego de presionar el botón con el icono en la pantalla se visualiza la sección Pagos sin autorizar.

A continuación se debe presionar el botón Procesar para efectuar la carga de retenciones al proveedor en caso de que corresponda.

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A continuación seleccionar concepto, Condición y Régimen de retención asociado al Proveedor Ediciones Sur Editorial. Calcular el valor estimado a retener presionando botón Calcular y finalizar la acción haciendo click en el botón Procesar


Este botón permite agregar una Retención Procesar Retenciones

Completar los montos

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Autorizaciones Nivel 7

Requisitos Previos:Que la liquidación haya sido autorizada en el Nivel 4.


Desde esta pantalla se podrán seleccionar diferentes filtros para optimizar la búsqueda de los datos. Se pueden ingresar todos, algunos o ninguno, dependiendo del grado de exactitud que se requiera en el resultado de la búsqueda. En este ejemplo, se filtra por Orden de Pago , Nro. 2007 y Año 2010. Finalizar la acción haciendo click en el botón Filtrar

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Autorizaciones Nivel 7


Nota: La selección se hará solo por uno de los filtros: Documento o Contenedor

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Seleccionar la liquidación presionando el botón con el icono

El botón Ver retención permite visualizar, si tuviese, las retenciones cargadas en el nivel 4.


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El nivel 7 de autorizaciones se emplea como un control sobre los datos de la liquidación que se va a autorizar, pudiéndose presentar dos situaciones:

1. La liquidación es correcta entonces se debe seleccionar como Nivel a autorizar la opción Nivel 8.

2. La liquidación no es correcta. En este caso se debe rechazar el pago y volverla al nivel 4 para su modificación, seleccionando como Nivel a autorizar la opción Nivel 4.

Finalizar la acción presionando el botón Procesar. De esta manera queda la OP autorizada para realizar el Pago, o bien para su corrección en el nivel 4.


Pasa a Nivel 8 – Tesorería o Se rechaza la liquidación y se retorna al nivel 4

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2.4 Pagar Liquidaciones (Módulo Tesorería)

Objetivo:Registrar el pago de las liquidaciones de gastos autorizadas.

Opciones de Menú:

Tesorería \ Pagos \ Pagar LiquidacionesTesorería \ Pagos \ Pagar Liquidaciones

Requisitos Previos: Las liquidaciones deben haber sido autorizadas en el Nivel 7 de

autorizaciones.


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Ingresar las condiciones de Filtro que permitan identificar el trámite a pagar. En este caso se ingresa el número de OP.


2010

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El botón Ver Retenciones permite visualizar, si tuviese, las retenciones realizadas al proveedor


Seleccionar la liquidación a pagar presionando el botón con el icono

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Una vez seleccionada la liquidación a pagar se visualizará la siguiente pantalla, donde se deberá definir el modo de pago y completar los campos que correspondan. El medio de pago seleccionado para este ejemplo es el de Cheque en un solo pago.

Dependiendo del Medio de Pago que se elija, varían los campos que deben ser cargados.

Nota: Uno de los errores más comunes de carga es olvidar presionar el botón Agregar tantas veces como medios de pagos existan

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El sistema cuenta actualmente con tres medios de pagos disponibles para registrar el pago de una liquidación, y dependiendo de su selección se habilitarán distintos campos para su completitud:

• Cheque

• Transferencia

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• Transferencia Ext

Nota: La suma de los montos parciales deberá ser igual al monto total de la liquidación

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El sistema controla que la suma de los montos parciales o el total ingresado sea igual neto liquidado, y si así no sucede muestra el siguiente mensaje

Cuando se halla alcanzado el monto total se puede concretar la transacción presionando alguno de estos botones:

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Botón EmitirRegistra Pago

Emite Comprobante en Cartera

Botón Emitir y Confirmar

Registra Pago Emite Comprobante de Pago

Nota: Se sigue el mismo criterio que en el Sistema SIPEFCO “NO DEJAR COMPROBANTES EN CARTERA”

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Para este ejemplo la acción seleccionada es la de Emitir y Confirmar.

Datos visualizados luego de presionar el botón Agregar de la acción anterior

Registra la transacción y emite comprobante de Pago

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A continuación se desplegará una pantalla donde podemos visualizar los siguientes apartados pantallas:

Pago de liquidaciones

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Comprobantes

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Imprime recibo que firma Proveedor al retirar el cheque

Retenciones

Valores entregados

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Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \de una operación podemos observar la etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación.

Ingresar las condiciones de Filtro que permitan identificar el trámite a pagar y presionar el botón Filtrar.

En este caso se ingresar el número de OP.

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Se observa que la etapa presupuestaria en la que se encontraba la liquidación ha sido modificada a partir de su pago.


Pagado: Etapa presupuestaria en la que se encuentra la liquidación

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3. Otros Circuitos

3.1 Preventivo General

Objetivo:Registrar la etapa de preventivo de una liquidación en forma individual.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo General \ Preventivo GeneralGastos \ Gestión Básica \ Preventivo General \ Preventivo General Alta

Documentos Asociados a la Operación


Número de Preventivo Preventivo Principal

Resolución de Facultad Preventivo Principal.

Resolución de Rectorado Preventivo Principal.

Expediente Preventivo Contenedor

Pedido de Compra

Preventivo Asociado

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3. Otros Circuitos (Cont.)

3.2 Compromiso Definitivo

Objetivo:Registrar la etapa de compromiso definitivo de una liquidación en forma

individual.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Compromiso Definitivo \ Compromiso DefinitivoGastos \ Gestión Básica \ Compromiso Definitivo \ Compromiso Definitivo Alta

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3.2 Compromiso Definitivo (Cont.)


Número de Compromiso Compromiso Principal

Expediente Compromiso Contenedor

Licitación Privada Compromiso

Asociado

Licitación Pública Compromiso Asociado

Orden de Compra Compromiso Asociado

Res. Consejo Superior Compromiso Asociado

Res. Facultad Compromiso Asociado

Res. Rectorado Compromiso Asociado


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3.3 Devengado

Objetivo:Registrar la etapa de devengado de una liquidación en forma individual.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Devengado \ Liquidación GeneralGastos \ Gestión Básica \ Devengado \ Liquidación General Alta

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Tipo de Documento Operación RolOrden de Pago Devengado Principal

Expediente Devengado Contenedor.

Recibo Devengado ComprobantesComprobantes

Resolución Despacho Devengado Asociado

Factura Devengado Documentos

Factura (A-B-C) Devengado ComprobantesComprobantes

Nota de Crédito Devengado Documentos

Nota de Débito Devengado Documentos

Resolución de Rectorado Devengado Comprobantes



3.3 Devengado (Cont.)

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Número de Compromiso Preventivo y Compromiso Principal.

Expediente Preventivo y Compromiso Contenedor

Orden de Compra Preventivo y Compromiso Asociado

Pedido de Compra Preventivo y Compromiso Asociado

Res. Facultad Preventivo y Compromiso Asociado

Res. Rectorado Preventivo y Compromiso Asociado


3.4 Preventivo y Compromiso Simultáneo (Cont.)


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3.4 Preventivo y Compromiso Simultáneo

Objetivo:Registrar las etapas de preventivo y compromiso definitivo de una

liquidación en forma simultánea.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo y Compromiso \ Preventivo y Compromiso Gastos \ Gestión Básica \ Preventivo y Compromiso \ Preventivo y Compromiso Alta

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3.5 Compromiso y Devengado Simultáneo

Objetivo:Registrar las etapas de compromiso y devengado de una liquidación en

forma simultánea.

Opciones de Menú:

Gastos \ Gestión Básica \ Compromiso y Devengado \ Compromiso y Devengado Gastos \ Gestión Básica \ Compromiso y Devengado \ Compromiso y Devengado Alta

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Orden de Pago Compromiso y Devengado Principal.

Expediente Compromiso y Devengado Contenedor

Acuerdo del Consejo de Unidad UACO-UART-UARG-UASJ

Compromiso y Devengado Asociado

Disposición del Decano UACO Compromiso y Devengado Asociado

Res. Rectorado Compromiso y Devengado Asociado


3.5 Compromiso y Devengado Simultáneo (Cont.)


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4.1 Anular Liquidaciones

Objetivo:Esta opción permite anular una liquidación que ha sido pagada con datos

erróneos, como importe incorrecto, monto retenido incorrecto, etc.

Opciones de Menú:

Tesorería \ Pagos \ Anular Pagar LiquidaciónTesorería \ Pagos \ Anular Pagar Liquidación

Requisitos Previos: La liquidación se encuentra pagada.

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Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea anular, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar.En este caso se busca por número de OP.


4.1 Anular Liquidaciones (Cont)

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Haciendo click sobre el botón Anular se elimina la liquidación seleccionada.

Una vez anulada la liquidación se podrá rectificar parcial o totalmente según corresponda.


4.1 Anular Liquidaciones (Cont.)

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Objetivo:Esta opción permite rectificar una liquidación que ha sido pagada con

datos erróneos, en forma parcial o total.

Opciones de Menú:

Tesorería \ Pagos \ Anular Pagar LiquidaciónTesorería \ Pagos \ Anular Pagar Liquidación

Requisitos Previos: La liquidación se encuentra en la etapa del devengado.

4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación

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4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación

Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea rectificar, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar.En este caso se busca por número de OP.

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4. Otras Operaciones4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación

(Cont.)

Una vez seleccionada la liquidación que se desea rectificar, el sistema permite realizar las siguientes modificaciones en cada solapa:

En la Solapa Documentos sólo se puede realizar la carga de documentos asociados, presionando el botón .

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(Cont.)

En la Solapa Datos de Gestión se puede modificar la descripción de la liquidación, pero el sistema anexa esta nueva descripción como un dato más de la liquidación, dejando la descripción original de la misma y la nueva descripción. Esto se puede observar en el comprobante de emisión.

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(Cont.)

Por lo tanto si se desea modificar la descripción original de la liquidación, esta operación se deberá realizar desde la opción Gastos \ Ajuste de liquidaciones \ Gastos \ Ajuste de liquidaciones \ Modificación de datos de TrámitesModificación de datos de Trámites, la cual será oportunamente desarrollada en el tema Gestión de Ajuste de liquidaciones.

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En la Solapa Comprobantes se pueden agregar nuevos comprobantes, con el propósito de rectificar en forma parcial la liquidación, o bien desafectarla en forma total.En el siguiente ejemplo se agrega el tipo de comprobante “Nota”, por el importe total en (-).


(Cont.)

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A continuación, ingresar a la Solapa Manejo Partidas, donde se deberá seleccionar modificar la partida original de la liquidación, ingresando el mismo importe pero en (-).


(Cont.)

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El botón Modificar confirma la acción.

Una vez seleccionada la liquidación, modificar la misma ingresando el importe original pero en (-).


(Cont.)

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Confirmar los cambios realizados haciendo click en el botón Procesar


4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.)

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Luego de procesar se despliega la siguiente pantalla:.

Comprobantes que ponen en CERO la liquidación


(Cont.)Documentos asociados que se agregaron

El sistema muestra la descripción y datos originales de la liquidación; y los nuevos datos surgidos a partir de la rectificación.

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Desde el menú Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Gastos \ Listados y Consultas \ Ejecución Presupuestaria \ Ejecución presupuestaria de una operaciónEjecución presupuestaria de una operación se puede visualizar el estado en el que quedó la liquidación a partir de la rectificación realizada. .


Al ingresar a esta opción se deberá filtrar la liquidación que se desea rectificar, ingresando las condiciones de Filtro que permitan identificar la liquidación. Luego presionar el botón Filtrar.En este caso se busca por número de OP.

4.2 Preventivo, Compromiso y Devengado-Rectificación (Cont.)

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Al presionar el botón filtrar el sistema muestra en pantalla el estado en el que se encuentra la liquidación:


(Cont.)

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