cambio a reglamento de adquisiciones norma tÉcnica...

_______________________________________________________________________________________________________ Sindicatura del 1er Ayuntamiento de Playas de Rosarito

Departamento de Normatividad Administrativa Norma No. 20

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ABROGADA

Cambio a Reglamento de adquisiciones

NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA NO. 20

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CON VALOR SUPERIOR A LOS 130 Y MENOR DE LOS 800 SALARIOS MÍNIMOS

GENERALES.

H. 1ER AYUNTAMIENTO DE PLAYAS DE ROSARITO B.C. SINDICATURA MUNICIPAL

DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA



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NORMA TÉCNICA ADMINISTRATIVA, PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON VALOR SUPERIOR A LOS 130 Y MENOR DE LOS 800 SALARIOS MÍNIMOS GENERALES. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según m odificación numero 01 del 1er. Ayuntamiento)

CONTENIDO PÁGINA Índice 2 Antecedentes 3 Marco Legal 3 Objetivos 15 Políticas de Operación 5 Dependencias y su área de aplicación 9 Excepciones a la Norma. Vigencia y Periodos de revisión 13 Formatos o Impresos 14 01 Formato 1.- solicitud de bienes al almacén. 15 02 Formato 2.- Vale de almacén 22 03 Formato 8.- Informe de entradas a almacén 23 04 Formato 9.- Devolución de bienes. 24 05 Formato 7.- Resguardo de activos fijos. 25 06 Formato 3.- Mesa de autorizaciones # 1. 26 07 Formato 5.- Cuadro comparativo de precios. 27 08 Formato 4.- Orden de Pedido. 28 09 Formato 6.- Vales de salida de almacén. 29 10 Formato 10.- Mesa de Autorizaciones 2 de Regidores 30 11 Formato 11.- Mesa de Autorizaciones 3 para casos de fuerza mayor 31

ANTECEDENTES:



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La necesidad de elaborar e implementar una norma técnica administrativa relativa a la adquisición de bienes y servicios con valor superior a los 130 y menor de los 800 salarios mínimos generales, surge como resultado de la complejidad que representa la actividad de adquisiciones dentro del Ayuntamiento de Playas de Rosarito, la cual exige un departamento de compras estructurado para controlar adecuadamente el volumen, calidad y precio de los productos que adquiere, además de vigilar la seriedad y responsabilidad de los proveedores que maneje. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según modificación numero 0 1 del 1er. Ayuntamiento)

MARCO LEGAL: Dentro de las facultades del Síndico Procurador, se encuentra la expedición de normas técnicas que regulen y controlen las funciones de la Administración Pública Municipal, de conformidad con el artículo 111 del Reglamento Interior de Cabildo y la Administración Pública del Ayuntamiento de Playas de Rosarito (RICAPAPR). “ La Sindicatura tiene a su cargo la función de contraloría interna y procuración de la defensa de los intereses del Ayuntamiento Municipal... y además las siguientes: I.- Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación del Gobierno Municipal, así como inspeccionar el ejercicio del Gasto de la Administración Pública Municipal y su congruencia con el presupuesto de egresos de cada ejercicio fiscal; II.- Expedir las normas técnicas que regulen el funcionamiento de los instrumentos y procedimientos de control de la administración pública municipal........ III.- Establecer las bases generales para la realización de revisiones administrativas en las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. V.- Realizar por sí, o a solicitud del Presidente del Ayuntamiento Municipal, del propio Ayuntamiento Municipal, Tesorería, auditorías y evaluaciones a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal, con el objeto de promover la eficiencia de sus operaciones y verificación de los objetivos contenidos en sus programas;



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Con el fin de dar cumplimiento a lo que señala el art. 66 de la Ley del Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público, el Síndico Procurador estará facultado a: “. . . las Sindicaturas Municipales ejercerán sus atribuciones de vigilancia y verificación de las Dependencias y las entidades, con el objeto de promover la eficiencia en sus operaciones. . . .” El Reglamento Interior de Cabildo y la Administración Pública del Ayuntamiento de Playas de Rosarito B.C., contempla dentro su estructura organizacional un departamento de compras y almacén de conformidad con el Articulo 113 Fracción II Inciso d. El Oficial Mayor dentro de sus facultades y obligaciones tiene a su cargo la función de compras, tal y como lo señala el artículo 120 Bis (RICPRAPM):

El Oficial Mayor, para el cumplimiento de sus atribuciones tendrá bajo su cargo y adscripción: un Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Servicios Generales, Departamento de Informática, Departamento de Compras y Almacén y son facultades y obligaciones del Oficial Mayor las que a continuación se detallan. V.- Adquirir y suministrar los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de las Dependencias de la Administración Pública. El Departamento de Compras y Almacén tendrá las siguientes facultades: El Departamento de Compras y Almacén se hará cargo dentro de sus funciones, de cotizar bienes y servicios adquiridos por las dependencias municipales, vigilar el sistema de adquisiciones, autorizar cuadros comparativos de precios, control de suministro de gasolina a dependencias, establecer y mantener al corriente un Padrón General de Proveedores Municipales, vigilar las entregas de materiales y cumplimiento en la prestación de los Servicios solicitados, en base al cuadro comparativo de precios cotizaciones llevar ante el subdirector de Servicios Generales, la autorización de cada compra, resguardar y otorgar salidas de Almacén a los bienes de consumo y equipo, mobiliario y otros que les sean asignados a las dependencias municipales, desechamiento y control de combustible de vehículos y maquinaria propiedad municipal, tener y mantener un sistema de control de entradas y salidas de Almacén, en general, llevar el inventario físico en almacenes y reportar al Subdirector de Servicios Generales los movimientos diarios de Almacén, así como los saldos de mercancías.



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OBJETIVOS.-

- Que el Departamento de Compras, cuente con los procedimientos de control para la adquisición de bienes y servicios, cuyo valor sea superior a los 130 y menor a los 800 salarios mínimos generales. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según m odificación numero 01 del 1er. Ayuntamiento)

- Asegurarse que la selección de productos y proveedores se realice imparcialmente, con independencia de criterio de tal forma que no intervenga interés personal alguno y en todo caso siempre prevalecerá el interés del Municipio.

- Que todas las órdenes de pedido representen necesidades efectivas y se encuentren autorizadas en las dependencias o delegaciones donde se originen.

- Agilizar el proceso de tal forma que los tiempos transcurridos entre la orden de pedido y la entrega del bien, se reduzcan en la mayor medida posible.

- Que los recursos utilizados para adquirir bienes y servicios se optimicen a través de una correcta búsqueda y obtención de precios, calidad y tiempos de entrega.

- Que el Departamento de Compras se encuentre en posibilidades de informar correcta y oportunamente a las dependencias respecto al curso que siguen los bienes solicitados.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN: El seguimiento de las políticas de operación respecto a la adquisición de bienes y servicios con valor inferior a los 800 salarios mínimos, quedarán a cargo de Oficialía Mayor, en función de la correcta aplicación de la presente Norma, para lo que se implementan las siguientes políticas: Relativas a la adquisición de bienes y servicios:

1.- Para surtir efecto, toda Requisición y Orden de pedido deberá estar autorizada por el titular de la dependencia. Para ello será necesario que el Departamento de Compras mantenga una relación actualizada con registro de firmas autorizadas, y será responsabilidad del titular de la dependencia el comunicar a Oficialía Mayor cualquier cambio en la autorización de firmas.

2.- Si el valor de la orden de pedido es menor o igual a 130 salarios mínimos generales vigentes, la autorización se podrá realizar con una sola cotización. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según modificaci ón numero 01 del 1er. Ayuntamiento)



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3.- Para todas las adquisiciones de algún bien o servicio con valor superior a 130 y Menor o igual a 800 salarios mínimos generales deberán obtenerse tres cotizaciones, con su respectiva mesa de autorización salvo en los casos que se mencionan en ésta norma y todas deberán solicitarse en un lapso que no exceda de diez días, de tal forma que la comparación de condiciones sea lo mas objetivo posibles. Si en el termino de diez días hábiles, a partir de la fecha en que recibió compras una orden de pedido, no cuenta con las tres cotizaciones, se siga el procedimiento administrativo con las que existan, anexando a la orden de pedido la evidencia documental donde se solicito la cotización al proveedor y no respondió a la solicitud del departamento (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según m odificación numero 01 del 1er. Ayuntamiento)

4.- Cuando en la adquisición de algún bien o servicio, solamente exista un proveedor en el estado, esta se realizara con este único proveedor, previo escrito aclaratorio que haga y firme el departamento de compras.

5.- En el caso que se requiera adquirir un bien o servicio que solo exista en el extranjero, primero se deberá cumplir los requisitos establecidos en el punto numero Tres de las presentes políticas o en su caso el contenido del punto numero Seis y en todo caso se deberá de realizar el pago correspondiente en la aduana, para los efectos fiscales correspondientes de interés al Municipio. 5ª.- Cuando sea solicitado mobiliario y equipo de oficina con marcas especificas y no existan estas en el mercado, el encargado del departamento de compras, tendrá la facultad de solicitar el bien, aunque no sea de la marca solicitad, pero que runa las características similares. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según m odificación numero 01 del 1er. Ayuntamiento)

6.- Para todas las adquisiciones de algún bien o servicio con valor superior a 800

salarios mínimos generales en adelante deberá ser aprobado por mayoría de los miembros que conforman el Cabildo, utilizándose en esta adquisición de bienes y servicios el formato preestablecido numero diez. Se podrán realizar la adquisición de bienes o servicios hasta por un valor de 800 salarios mínimos generales, la que se formalizara mediante una mesa de autorizaciones que solamente deberá ser firmada por el Presidente Municipal, Sindico y Tesorero, tal y como se encuentra descrito en el formato numero once de la presente norma, la que solamente procederá en los casos de fuerza mayor específicamente cuando ocurran desastres naturales como terremotos, inundaciones que afecten materialmente y humanamente algún núcleo de la población o persona alguna, así



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como en los caso que afecte gravemente alguna vía de comunicación importante en el Municipio. Para las firmas requeridas en las diferentes mesas de autorizaciones, deberán reunirse los integrantes de estas cuando así se los comunique el Sindico, los que deberán atender el llamado y acudir al lugar en el día y hora que este lo indique, para así proceder a la revisión y posteriormente a la firma, lo anterior con el propósito de darle rapidez y confianza al proceso de compra, por lo que se refiere a la mesa de Regidores, esta podrá ser aprobada por mayoría de los firmantes.

7.- Toda orden de pedido deberá de solicitarse con un mínimo de anticipación de una semana, para que surta efectos en el departamento de compras, dado la carga de trabajo del mencionado departamento y la escasa existencia de proveedores en el Municipio, ya que en su mayoría son externos.

8.- Los proveedores que no cumplan con el precio, calidad o tiempo de entrega pactados, deberán estar sujetos a sanciones. El Departamento de Compras deberá establecer estas sanciones en coordinación con el Oficial Mayor, procurando los intereses del Ayuntamiento en todo momento, e informando a Sindicatura de las políticas que se acuerden al respecto, así como de las sanciones que se apliquen. Relativas a los bienes de activo fijo:

9.- Para efectos de la adquisición, registro y control de los bienes muebles objeto de la presente norma, se realizará de conformidad a lo siguiente: Serán considerados como activos fijos, aquellos bienes cuyo valor exceda de 100 salarios mínimos generales (incluyendo el impuesto al valor agregado) y si fuese menor, a criterio del Oficial Mayor, los podrá decretar como activos fijos, observando siempre que se cumplan cuando menos las siguientes características: Que su vida útil se estime mayor a un año Que representen un incremento en el patrimonio del Ayuntamiento (es decir, que no sean gastos ni costos de inversión en obra pública o que sean consumibles) Que puedan identificarse al menos con los datos de marca, modelo y número de serie.

10.- Todos los bienes que se consideren activos fijos serán adquiridos únicamente a través de Oficialía Mayor y deberán de contar con número de inventario y resguardo elaborado por esta misma dependencia.



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De los resguardos en general:

11.- Cuando se realicen adquisiciones por concepto de accesorios para mejorar el funcionamiento del mobiliario y equipo, en la orden de pedido la dependencia solicitante deberá hacer referencia a la unidad o equipo a la que se destinará el accesorio y se deberá de actualizar el resguardo respectivo por el Oficial Mayor.

12.- La Tesorería Municipal deberá de abstenerse de pagar o de devolver vale de gastos por comprobar por aquellas facturas que amparen adquisiciones de bienes, que debiendo estar resguardados, no contengan anexo copia del resguardo de Oficialía Mayor.

13.- Para iniciar su proceso de pago, toda factura deberá estar debidamente sellada y firmada de recibido por el almacenista que efectivamente reciba la mercancía, y en el caso de tratarse de prestación de un servicio, la dependencia que lo reciba deberá firmar la factura de visto bueno para que el almacenista selle y firme la factura y la orden de compra, la que, en cualquier caso, deberá acompañar a la factura.

14.- No se aceptará ninguna factura que, a juicio del Departamento de Egresos de Tesorería, no cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

15..- Las personas que participan en el manejo de documentación serán responsables solidarios de la salvaguarda de los mismos.

16.- Los resguardos de bienes hechos por Oficialía Mayor deberán de ser firmados por el usuario, solamente cuando el bien les sea entregado, siendo el custodio de activos el responsable del mismo, mientras no se le haya asignado un usuario responsable.

17.- Los gastos que se realicen para la instalación de equipo o bienes de activo fijo, no se deberán de considerar como parte integrante del valor del bien, por lo que deben registrarse en la partida presupuestal que corresponda.

18.- Todos los resguardos deberán hacerse en forma individual por cada bien que se adquiera, reconociendo su costo individual, evitando en todo momento el elaborar resguardos globales.

19.- Cuando por la naturaleza de los bienes muebles, no sea posible adherir una etiqueta con el número de inventario, Oficialía Mayor deberá utilizar otros métodos que sean necesarios para identificar dicho bien, ya sea con la utilización de tinta



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permanente, bordado, aerosol o cualquier otro que juzgue apropiado que facilite su identificación y que no dañe la integridad del bien.

20.- Las Entidades paramunicipales deberán de apegarse a las políticas y criterios de la presente norma, con el objetivo de que los Estados Financieros emitidos, se encuentren elaborados con las mismas bases que permitan consolidar la información en la Cuenta Pública Municipal.

21.- El Oficial Mayor determinara la vida útil del bien clasificándolo en menor o mayor de un año tomado en cuenta tres aspectos. Las especificaciones Técnicas del Proveedor La experiencia propia La experiencia de los usuarios, retroalimentando a oficialía Mayor mediante consideraciones con soporte estadístico que justifique lo dicho.

22.- Al dar de baja un bien que contaba con resguardo interno, se elaborara un acta administrativa firmada por el titular de la dependencia y por parte de la Sindicatura, enviando copia a Oficialía Mayor para que tenga conocimiento.



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DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN: (ÁREAS DE APLICACIÓN) I.- DEPENDENCIA SOLICITANTE A) Titular o Jefe Administrativo. Cuando se requiere la adquisición de un bien o servicio para el desempeño de funciones, de acuerdo a los programas y actividades se verifica si existe saldo suficiente en la partida presupuestal que afectaría la adquisición de dicho bien; si tiene saldo suficiente, solicita el bien al encargado del almacén mediante el formato establecido (Formato No. 1), Si el bien se encuentra en existencia en el almacén y esta considerado como un activo fijo, firma el resguardo (Formato No. 7 ) y el vale de Almacén, (Formato No. 2 ) recibiendo el bien así como copia del resguardo y del vale de Almacén. En caso de no encontrarse en existencia en el almacén, recibe del almacenista el formato de solicitud del bien, indicándole la inexistencia y procede a elaborar orden de pedido (Formato No. 3), La envía al encargado de compras, recibiendo copia de la orden de pedido con el sello de recibido; si existen errores u omisiones en la orden de pedido, en un plazo no mayor de 24 horas, recibe del departamento de compras la orden de pedido para su corrección, la corrige y envía nuevamente a compras. Una vez que se realice la adquisición, recibe notificación del encargado de almacén para que pase a recoger el bien en un plazo no mayor de tres días hábiles, si el bien es considerado un activo fijo, firma el resguardo y el vale de salida (Formato No 6), recibe el bien así como copia del vale de salida y del resguardo. En caso de que el bien sufra algún daño, verifica con el encargado de compras la vigencia de la garantía, de estar vigente elabora formato de devolución de bienes (Formato No. 9), entrega formato de devolución al encargado de compras y envía el bien al almacén, recibe notificación del encargado del almacén para que pase a recoger el nuevo bien, si el bien es considerado un activo fijo firma resguardo y vale de salida, recibe el bien así como copia del resguardo y del vale de salida. II.- OFICIALIA MAYOR



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A) ENCARGADO DEL ALMACÉN Es el encargado de verificar la existencia de bienes en almacén, petición de la dependencia solicitante, de encontrarse notificara al solicitante para que elabore requisición. En el supuesto de no encontrarse en existencia el bien lo notificara para que la dependencia elabore orden de pedido y la envíe al departamento de compras. Recibe de Titular o Jefe Administrativo formato de solicitud del bien, (Formato No.1) verifica la existencia, de encontrarse en existencia y si es considerado un activo fijo, indica al encargado de Activos Fijos elabore Resguardo (Formato No. 7), recibe Resguardo firmado por el Oficial Mayor y el Encargado de Activos Fijos, así como las etiquetas de inventario, coloca las etiquetas y marca el numero de inventario en el bien, notifica a la dependencia solicitante pase a recoger el bien, indica al titular de la dependencia solicitante firme el Resguardo y el vale de salida, entrega el bien así como copia del Resguardo y del Vale de Salida. De no encontrarse en existencia el bien, entrega formato de solicitud del bien a su emisor indicándole la inexistencia. Recibe del encargado de compras, la Mesa de Autorizaciones (Formato No. 4 ) revisa que contenga el formato de solicitud del bien al almacén, la orden de pedido, las 3 cotizaciones y el cuadro comparativo de precios (Formato No. 5); la archiva temporalmente en orden cronológico hasta la entrega del bien. Recibe del proveedor el bien solicitado, localiza la orden de pedido y verificará que coincida con la factura, asegurándose que la cantidad, características del bien, precios y cálculos aritméticos estén correctos, de no coincidir, regresa la factura al proveedor para su corrección. Si esta correcta, firma y sella la factura original e indica al proveedor pase con el Encargado de Egresos por su contra-recibo. Si el bien recibido es considerado un activo fijo, se le da el mismo seguimiento que el párrafo primero del presente inciso. Diariamente elabora informe de entradas de Almacén (Formato No. 8 ), entrega copia del informe al Departamento de Contabilidad y Presupuesto, anexándole copia de las facturas y de los vales de salida; así también remite copia del informe al Encargado de Compras, anexándole las Mesas de Autorización. Envía original del informe al Oficial mayor para su revisión y autorización en su caso; y lo archivo en el consecutivo respectivo. Recibe del Director o Delegado los bienes que hayan sufrido daños o descomposturas, firma el formato de devolución, informa al encargado de compras que existe en el almacén un bien para devolución. Recibe del proveedor el nuevo bien, si es considerado un activo fijo, indica al Encargado de Activo Fijos realice el procedimiento que marca al primer párrafo del presente inciso. B).- ENCARGADO DE COMPRAS.



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Verifica el legal procedimiento del contenido de la orden de pedido, cotizaciones y en general las mesas de autorizaciones dándole legalidad con su firma y recaba las firmas del Oficial Mayor, del Encargado de Egresos, para posteriormente turnarlo con el capturista y/o secretaria del departamento, notificara al departamento de egresos cualquier cancelación que se haga de una mesa ya autorizada. Envía original de la Mesa de Autorizaciones con sus anexos al Encargado del Almacén, verifica la entrega del bien, cuidando que el proveedor cumpla con el tiempo de entrega y las condiciones estipuladas en la cotización. Recibe del Encargado de Almacén copia del informe de entradas con las Mesas de Autorización anexas, obtiene copia de las Mesas de Autorización y sus anexos, archiva las copias en el consecutivo respectivo y las originales las envía a Contabilidad para su seguimiento contable. Recibe notificación del encargado de almacén la existencia de un bien dañado, le informa al proveedor el desperfecto que sufrió el bien para que haga efectiva la garantía, envía el bien dañado al proveedor, recibe del proveedor la reposición del bien dañado y lo entrega en el almacén. C).- AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Su responsabilidad consiste en realizar en un plazo no mayor de 10 días hábiles un mínimo de tres cotizaciones de diversos proveedores, al obtener las 3 cotizaciones y notifica al proveedor seleccionado para que surta la mercancía. (párrafo modificado el 06 de julio de 2000, según modificación numero 01 del 1er . Ayuntamiento)

D).- CAPTURISTA Y/O SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Recibe de la Dependencia solicitante la orden de pedido, revisa que contenga el formato de solicitud del bien en el almacén, la sella de recibido y entrega una copia a la dependencia solicitante, revisa que la orden de pedido este correcta; si no reúne los requisitos en un plazo no mayor de 24 horas después de su recepción la regresa al solicitante para su corrección, o en su caso elabore una nueva, se anota en el libro de entradas así como por departamento, realiza cuadro comparativo, complementa orden de pedido llena formato de mesa de autorizaciones si excede del monto que se mocionan en la política numero seis de la presente norma, de requerirse oficios que se acompañe a las mesas los realiza, asignándole el consecutivo de numero que le corresponda. III.- TESORERÍA



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A).- ENCARGADO DE EGRESOS Recibe del Encargado de Compras las órdenes de pedido, verifica que exista saldo suficiente en la partida presupuestal que afecta la adquisición del bien solicitado, si hay saldo suficiente y los datos del cuadro programático están correctos, la autoriza con su firma, se queda con una copia de la orden de pedido para su control mensual de gastos y la original demás copias de la orden de pedido las entrega al Encargado de Compras. Recibe del Encargado de Compras la Mesa de Autorizaciones, la firma y regresa al Encargado de Compras. En caso de que se cancele una orden de pedido ya autorizada, recibe notificación del Encargado de Compras y procede a darla de baja corrigiendo el presupuesto de egresos. Recibe del Proveedor las facturas originales para pago, revisa que la factura contenga el sello y firma del Encargado del Almacén, si la factura esta correcta y reúne los requisitos fiscales, le elabora contra-recibo e indica al proveedor pase a cobrar la factura en la fecha señalada. Recibe al proveedor en la fecha señalada, le solicita el contra-recibo, le entrega el cheque, recaba firma del proveedor en la póliza del cheque y en el libro de registro de firmas. .IV.- PROVEEDOR Por indicaciones del Encargado de Compras, surte las ordenes de pedido, entrega el bien en el Almacén con las características establecidas en la orden de pedido, respetando el tiempo de entrega establecido, presenta la factura original al Encargado del Almacén, si esta correcta recibe factura con el sello de recibido y firma del Encargado del Almacén. Si la factura no coincide con la orden de pedido, recibe del Encargado del Almacén la factura para su corrección, la corrige y la presenta nuevamente. Una vez que la factura esta correcta, recibe la factura autorizada mediante el sello y firma del Encargado del Almacén, presenta la factura autorizada con el Encargado de Egresos, recibe contra-recibo, se presenta con el Encargado de Egresos a cobrar la factura en la fecha señalada, entrega el contra-recibo, recibe el cheque, firma la póliza del cheque y el libro de registro de firmas. Recibe notificación del Encargado de Compras que el bien vendido no funciona, hace efectiva la garantía si esta vigente, recibe del Encargado de compras el bien dañado, reponiéndoselo por uno nuevo. VIGENCIA Y PERÍODO DE REVISIÓN.- La presente norma será evaluada periódicamente por la Sindicatura a través de su Departamento Normatividad Administrativa, con la finalidad de incrementar su



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eficiencia y facilitar su aplicación. Su actualización se realizará cuando sea necesario, tomando en consideración las sugerencias y observaciones manifestadas por las dependencias involucradas en el proceso, por consiguiente, dichas observaciones y sugerencias deberán ser enviadas al Síndico, con copia al departamento de Normatividad Administrativa. La presente norma sustituirá en su totalidad a la anterior mientras no sea emitida una nueva. La presente norma técnica entrará en vigor al día siguiente de su aprobación de conformidad a lo establecido por el Reglamento Interior de Cabildo y la Administración Publica del Ayuntamiento de Playas de Rosarito y permanecerá vigente mientras no se emita una nueva versión de la misma.



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FORMATOS

Formato. 01



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Playas de Rosarito, B.C., a _____ de ______________del_______

DEPENDENCIA ______________________________________________________________________________ TITULAR. _________________________________________________________________________________ APLICACIÓN O USO __________________________________________________________________________

DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES SOLICITADOS

CANT.

UNIDAD

DESCRIPCIÓN DETALLADA

EXISTENCIA SI NO

TOTAL

Total. ________ ENCARGADO TITULAR DE LA DEL ALMACÉN DEPENDENCIA SOLICITANTE _________________________ __________________________

Nombre y firma Nombre y firma

FORMATO No. 4 ORDEN DE PEDIDO

SOLICITUD DE BIENES A ALMACEN

H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL



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INSTRUCTIVO DE LLENADO a) Fecha: Día, mes y año en que la dependencia solicitante elabora la orden de pedido del bien, utilizando dos dígitos por cada dato. Dato proporcionado por la dependencia. b) Número de Folio: Número consecutivo de la requisición, folio asignado por el departamento de compras. c) Dependencia: En este renglón se anotará el nombre de la dependencia que a la que se encuentra adscrito el departamento solicitante. Dato proporcionado por la dependencia. d) Departamento: Es el departamento en particular que solicita el bien. Dato proporcionado por la dependencia solicitante. e) Nombre y firma del Titular de la Dependencia : Nombre y firma del titular de la dependencia que solicita el bien. Dato proporcionado por la Dependencia solicitante. f) Nombre y firma del Titular del Departamento: Es el nombre y la firma del Jefe del departamento solicitando o persona autorizada para tales efectos. Dato proporcionado por la dependencia solicitante. g) Cantidad: En este renglón se deberá anotar la cantidad de artículos que se están requiriendo. Dato proporcionado por la Dependencia solicitante. h) Unidad: La unidad de medida del bien, tales como pieza, caja, etc. Dato proporcionado por la dependencia solicitante. i) Descripción detallada: En este renglón se deberá proporcionar la mayor cantidad posible de información relativa al bien que se desea adquirir, tales como marca. modelo, color, funciones específicas, capacidad, etc. con el fin de realizar la compra de un bien que se ajuste a las necesidades de la dependencia solicitante. j) Precio Unitario: Es el precio que el proveedor seleccionado proporcionó en su cotización, desglosando en la orden de pedido el precio unitario por cada uno de los diferentes artículos que se le solicitan. Dato proporcionado por el Encargado de Compras. . k) Total: Suma total de los valores por unidad de medida del bien solicitado. Dato proporcionado por el Encargado de Compras. l) Aplicación o uso: Breve reseña de los fines a los que se destinarán el bien y en caso de que se trate de algún accesorio se deberá de especificar el número de inventario de la unidad a la que se destinará tal accesorio, con el fin de que el Departamento de Administración y Servicios Internos proceda a actualizar el resguardo respectivo. Dato proporcionado por la Dependencia solicitante.



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ll) Ramo: Numero contable asignado a la Dependencia solicitante. Dato proporcionado por la Dependencia solicitante. m) Departamento: Numero contable asignado a cada Departamento que componen una Dependencia. Dato proporcionado por la Dependencia Solicitante. n) Programa: Numero contable asignado progresivamente a cada uno de los Departamentos. Dato proporcionado por la Dependencia Solicitante. ñ) Partida: Es el numero de la partida presupuestal a la que se afectará con la adquisición del bien o servicio solicitado, dato proporcionado por la dependencia solicitante. m) Clave del departamento: Clave del departamento solicitante, integrado por los dígitos de la dependencia, subdirección y departamento. Dato proporcionado por la Dependencia.

FORMATO No.6 VALE SALIDA DE ALMACÉN



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INSTRUCTIVO DE LLENADO a) Proveedor: Nombre del proveedor seleccionado para que surta la orden de pedido. b) Fecha: Día, mes y año en que el Encargado del Almacén hace entrega del bien a la Dependencia o Departamento solicitante, utilizando dos dígitos por cada dato. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. c) Número de folio: Número consecutivo del vale de salida, folio asignado por el Encargado del almacén. .d) Dependencia: En este renglón se anotará el nombre de la dependencia a que la que se encuentra adscrito el departamento solicitante. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. e) Departamento: Es el departamento en particular que solicita el bien. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. f) Firma : Firma del titular de la dependencia o del departamento autorizada para recibir el bien solicitado. Dato proporcionado por la Dependencia solicitante. g) Cantidad: En este renglón se deberá anotar la cantidad de artículos que se están entregando. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. h) Unidad: Es la unidad de medida del bien que se entrega, tales como pieza, caja, etc., dato proporcionado por el Encargado del Almacén. i) Descripción detallada: Es la información relativa al bien(es) al ( a los) que se les da salida del almacén tal como nombre, marca, color, etc. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. j) Precio Unitario: Es el precio por unidad del bien que se entrega. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. k) Total: Suma total de los valores por unidad de medida del bien que se entrega. Dato proporcionado por el Encargado de Almacén. l) Ramo: Numero contable asignado a la Dependencia solicitante. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. ll) Departamento: Numero contable asignado al Departamento solicitante. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. m) Programa: Numero de programa asignado progresivamente a cada uno de los Departamentos. Dato proporcionado por el Encargado del Almacén.



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n) Partida: Es el numero de la partida presupuestal a la que se afectará con la adquisición del bien o servicio solicitado, dato proporcionado por el Encargado del Almacén. ñ) Entregó : Firma de la persona que entrega el (los) bien (es). Dato proporcionado por el Encargado del Almacén. o) Recibido: Firma de la persona que recibe los bienes del almacén. Dato proporcionado por el titular del Departamento solicitante. P) Número de memo: Es el número de oficio y/o numero de orden de pedido, que envía la dependencia para solicitar el bien.

FORMATO No. 7 RESGUARDO DE ACTIVO FIJO

INSTRUCTIVO DE LLENADO a) Resguardo No. : Número consecutivo de resguardo de Oficialía Mayor.



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b) Dirección : Nombre de la dependencia a la que se le elabora el resguardo. c) Departamento : Departamento que en forma específica tendrá a su cargo la custodia del bien. d) Fecha: Día, mes y año en que el titular Oficialía Mayor, elabora el formato de Resguardo de Activo Fijo. e) Inventario num. Número asignado por Oficialía Mayor, para el control de los bienes y colocado en un lugar visible de mismo. f) Descripción : Nombre genérico del bien a resguardarse. g) Número de Serie: Conjunto de números que nos permiten identificar el bien. h) Marca: Señal que nos permite reconocer el bien. i) Material: Es el tipo de material de lo que esta hecho el bien. j) Condición: Calidad de duración del bien. k) Modelo: Tipo industrial del bien. l) Clase: Orden en que se coloca el bien. ll) Color: Color del bien m) Factura num. Número de la factura que ampara la propiedad del bien. n) Requisición: Número de orden de pedido y/o memorándum con el que se solicitó el bien al almacén y/o Encargado de Compras. ñ) Proveedor: Nombre del Proveedor o) Importe: Valor del bien sin incluir impuestos. p) I.V.A. Importe del impuesto al valor agregado correspondiente al bien que se resguarda. q) Total: Importe total del valor del bien más el impuesto correspondiente. r) Oficial Mayor: Nombre y Firma del Oficialía Mayor. s) sub.-Administrador: Nombre y firma del Encargado de Activos Fijos. t) Titular: Nombre completo y firma del Titular la dependencia



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u) Usuario: Nombre completo y firma del usuario directo del bien, y en el caso de bienes de uso común, deberá firmar el jefe del departamento al que se le asignó el bien..

Formato 02



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Playas de Rosarito, B.C., a _______de_____________del_______ NOMBRE DEL USUARIO:_______________________________________________________________________ DESCRIPCIÓN DEL BIEN:______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ COSTO: ______________________ _________________________________________________________ con numero con letra APLICACION O USO: __________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ NUMERO DE RESGUARDO (en el caso de activos fijos).______________________________________________ Con mi firma acepto que se me hizo entrega de dicho artículo, para el desempeño de mis labores, quedando a partir de la fecha a cargo del firmante. RECIBIO ENTREGO ______________________ ___________________________ Nombre y firma Nombre y firma

Formato. 08

VALE DE ALMACEN




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24

Playas de Rosarito, B.C., a _______de_____________del_______

No. DE ORDEN DE

PEDIDO

No. FACTURA

COSTO TOTAL

DIRECCIÓN Y/O DEPTO.

NOMBRE DEL PROVEEDOR

Encargado de almacén

__________________________

Nombre y firma


INFORME DE ENTRADAS AL ALMACÉN



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25

Formato No. 09

Playas de Rosarito, B.C., a ______de ______________del ______

DEPENDENCIA_______________________________________________________________ USUARIO____________________________________________________________________ RESGUARDO NUM.___________________________________________________________ SERIE NUM._________________________________________________________________ INVENTARIO NUM.___________________________________________________________ FACTURA NUM.______________________________________________________________ FECHA DE VIGENCIA DE LA GARANTIA_________________________________________ MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN__________________________________________________ ___________________________________________________________________________

TITULAR O JEFE ADMINISTRATIVO ENCARGADO DE ALMACEN

______________________________ _______________________________

Nombre y firma Nombre y firma

Formato No. 07


DEVOLUCIÓN DE BIENES



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26

NUMERO DE RESGUARDO: ___________________ FECHA_______________ Direccion:____________________________________________________________________________________ Departamento:_________________________________________________________________________________ INVENTARIO NUMERO: Descripcion.___________________________________________________________________________________ Serie Numero.____________________________________ Condición. __________________________________ Marca. _________________________________________ Modelo. ____________________________________ Material. _______________________________________ Color: _____________________________________ NUMERO DE FACTURA Fecha_______________________________ Requisición,______________________________________________ Importe. ____________________________ Proveedor. _______________________________________________ I.V.A. ______________________________ Total.- ______________________________ OFICIAL MAYOR. ENCARGADO DE ACTIVOS TITULAR O JEFE ADMVO. FIJOS SOLICITANTE _____________________ ________________________ _______________________ Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Accesorios adicionales en su caso._________________________________________ _____________________________________________________________________ Formato. 03

RESGUARDO DE ACTIVOS FIJOS

H. 1ER AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE PLAYAS DE ROSARITO, B.C.




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27

CONCEPTO:_________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ DEPTO. SOLICITANTE:________________________________ ________________________________ PRECIO:_____________________________________________________________________________ CONDICIONES:_______________________________________________________________________ PROVEEDOR:________________________________________________________________________ GARANTIA :______________________ LIC. SILVANO ABARCA MACKLIS. _________________________________________ Presidente Municipal. C. MANUEL A. OCHOA MAGALLÓN._______________________________________ Sindico Procurador. C.P. GERMAN MORALES MARTINEZ.-______________________________________ Tesorero Municipal. C. P ALFREDO QUINTERO RUIZ..-_______________________________________ Oficial Mayor C.P. PATRICIA MORALES LOPEZ.-________________________________________ Egresos y Presupuestos. C. JOSÉ LUIS GALLARDO REA .-_____________________________________ Jefe de Compras

MESA No.________

MESA DE AUTORIZACIONES # 01

NO. De ORDEN.__________________


FECHA.-______________________



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28



- -

29

CARACTERISTICAS PROVEEDOR 01 PROVEEDOR O2 PROVEEDOR 03

CONDICIONES

TIEMPO DE ENTREGA

NOMBRE DEL PROVEEDOR P/CHEQUE

DIRECCIÓN

CANTIDAD A PAGAR CON I.V.A. INCLUIDIO

SOLICITO: COTIZO: AUTORIZO

Formato. 05


CUADRO COMPARATIVO



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30

Formato. 04

Formato. 06


ORDEN DE PEDIDO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

OFICIALIA MAYOR DIA MES AÑO FECHA

No. FOLIO

NOMBRE TITULAR FIRMA

DEPENDENCIA

DEPARTEMANTO

CANTI. UNIDAD DESCRIPCION DETALLADA P.U TOTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

SUB-TOTAL 10% I.V.A.

APLICACIÓN O USO

TOTAL CODIGO PROGRAMATICO DEPTO. DE COMPRAS FIRMAS AUTORIZADAS RAMO DEPTO. PROG. PARTIDA

FECHA Y FIRMA

PRESUPUESTOS OFICIAL MAYOR ATROS



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31

. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL

VALES DE SALIDA DE ALMACEN

OFICIAL MAYOR DIA MES AÑO FECHA

No. FOLIO

NOMBRE FIRMA DEPEPENDENCIA

DEPARTAMENTO

CANT. UNIDAD DESCRIPCIÓN DETALLADA P.U. TOTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. CODIGO PROGRAMATICO ALMACEN RECIBO No. MEMO RAMO DEPTO. PROG. PARTIDA

FIRMA



- -

32

Formato. 10

CONCEPTO:

DEPTO. SOLICITANTE:

PRECIO:

CONDICIONES:

PROVEEDOR:

DIRECCIÓN:

DEPARTAMENTO:

PARTIDA:

GARANTIA:

LIC. SILVANO ABARCA MACKLIS. _______________________________________________________

Presidente Municipal.

C. MANUEL A. OCHOA MAGALLÓN. _____________________________________________________

Sindico Procurador.

C. ALMA TERESA PEREZ CASTRO. _____________________________________________________

Regidor, Presidente de la Comisión de Turismo y Desarrollo Económico

C. ANTONIO MACIAS GARAY. __________________________________________________________

Regidor, Presidente de la Comisión de Hacienda.

C. JOSE C. CORDERO VICTORIO. _______________________________________________________

Regidor, Presidente de la Comisión de Obras y Servicios Públicos

C. JAVIER ROBLES AGUIRRE. __________________________________________________________

Regidor, Presidente de la Comisión Educación, Cultura y Bibliotecas

C. RAUL PEÑA GUTIERREZ.____________________________________________________________ Regidor, Presidente de la Comisión de Administración Publica C. VICTOR MANUEL ESPARZA GONZALEZ. _______________________________________________ Regidor C. FRANCISCO X. CARRASCO NIETO. ___________________________________________________ Regidor, Presidente de la Comisión de Juventud y Deportes C. ALFONSO TOLENTINO GONZALEZ. ___________________________________________________ Regidor, Presidente de la Comisión de Gobernación y Legislación C. JESUS AMEZCUA ALVAREZ._________________________________________________________ Regidor, Presidente de la Comisión de Publicaciones C. ENRIQUE ESQUIVEL HAROS._________________________________________________________



MESA DEAUTORIZACIONES DE REGIDORES # 02

No. De ORDEN.___________ Fecha. Día. ___Mes. ___Año. ________



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33

Formato. 11

CONCEPTO:

DEPTO. SOLICITANTE:

PRECIO:

CONDICIONES:

PROVEEDOR:

DIRECCIÓN:

DEPARTAMENTO:

PARTIDA:

GARANTIA:

LIC. SILVANO ABARCA MACKLIS. _________________________________________ Presidente Municipal. C. MANUEL A. OCHOA MAGALLÓN._______________________________________ Sindico Procurador. C.P. GERMAN MORALES MARTINEZ.-______________________________________ Tesorero Municipal.



MESA DE AUTORIZACIONES PARA CASOS DE FUERZA MAYOR 03

No. De ORDEN.___________ Fecha. Día. ___Mes. ___Año. ________

. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL No. De ORDEN.___________ Fecha. Día. ___Mes. ___Año. ________

cambio a reglamento de adquisiciones norma tÉcnica...

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