calidad 7 pasos
DESCRIPTION
herramienta de gestion de la calidad_ 7 pasosTRANSCRIPT
MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Seleccionar el Problema
Clasificar y Subdividir el Problema
Analizar la Causa en su Raíz
Establecer Niveles Exigidos
Definir y Programar la Solución
Implementar y Verificar la Solución
Acciones de Garantía
1
2
3
4
5
6
7
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
El Primer paso consta de :
Subpasos:
1.1 Revisar antecedente 1.2 Listado de Problemas 1.3 Preselección de Problemas 1.4 Jerarquización de Problemas 1.5 Elección y Chequeo de Problemas
• Escoger el o los problemas de calidad y/o productividad. • Conocer mejor el sistema donde se trabaja: sus clientes,
productos y procesos.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
Permitirá conocer la empresa interna y externamente. Debe clarificarse las razones para realizar el proyecto, las acciones de mejoras anteriores, los objetivos, clientes, productos y procesos.
Técnica sugerida: Diagrama de caracterización
La construcción del Diagrama tiene por objetivo el conocimiento sobre los servicios y productos de la unidad o Departamento, de los procesos, los recursos que utiliza, sus requerimientos y sus proveedores.
PASO 1 A REVISAR ANTECEDENTES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
UNIDAD UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
INTEGRANTES JEFE DE LA OFICINA GENERAL DE RECURSOS FISICOS Y MANTENIMIENTO ( Ing. Ivan Olivares) – JEFE SE LA OFICINA TECNICA DE MANTENIMIENTO (Lic. Rodolfo Reyes) – PERSONAL-TESISTAS
OBJETIVO FUNCIONAL
BRINDAR UN EFICIENE SERVICIO A LA CIUDAD UNIVERSITARIA BASADA EN PRINCIPIOS DE CALIDAD.
PASO 1 A REVISAR ANTECEDENTES
Diagrama de Caracterización de la Unidad de Trabajo
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1 A REVISAR ANTECEDENTES
Diagrama de Caracterización de la Unidad de Trabajo
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1B LISTADO DE PROBLEMAS
El grupo de trabajo debe elaborar una lista de los principales problemas de calidad de producto/servicio o uso de recursos y/o productividad.
Técnica sugerida: Tormenta de ideas.
Este método permite captar al máximo las apreciaciones críticas del personal de la empresa sobre los problemas u oportunidades de mejora del departamento, o las causas de los mismos, o soluciones a éstas últimas. Su producto final es un listado de problemas
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1B LISTADO DE PROBLEMAS Brainstorming
1° ETAPA: GENERACION
• Incumpliendo de los plazos de entrega de servicio.
• Actitud reacia de trabajar.
• Inadecuada Comunicación Interna.
• Escasa Información al personal por los nuevos cambios.
• Falta de independencia en la toma de decisiones del área.
• El personal no se identifica con la institución.
• Personal de apoyo insuficiente.
• No existe trabajo en equipo.
• No hay formatos de control.
• Elevado numero de quejas por parte de los clientes.
• Pocas herramientas y equipos para desempeñar las actividades.
• No existe plan de seguimiento de tareas programadas.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1B LISTADO DE PROBLEMAS Brainstorming
2° ETAPA: CLARIFICACION
Suprimiendo los problemas incluidos en problemas mayores, así como aquellos que escapan a una solución factible llegando a tener solo 9 problemas, las cuales se detallan a continuación:
1. Incumpliendo en los plazos de entrega. 2. Inadecuada comunicación Interna. 3. Elevado numero de quejas por parte de los clientes. 4. El personal no se encuentra capacitado. 5. Mala organización. 6. Incomodidad con el cumplimento de funciones, pues la
mayoría de aéreas no cuenta con stand, mesa, escritorio y baños.
7. Deficiente abastecimiento por parte del almacén. 8. Mala distribución dela fuerza laboral. 9. Bajo nivel de satisfacción al cliente.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1B LISTADO DE PROBLEMAS Brainstorming
3° ETAPA: EVALUACIÓN
Aquí se eliminaran los problemas que no pueden ser mediales, y cuya solución requiere de cambios drásticos en la cultura organizacional de la oficina y nos quedamos solo con:
1. Incumpliendo en los plazos de entrega. 2. Elevado numero de quejas por parte de los clientes. 3. Incomodidad con el cumplimento de funciones, pues la mayoría
de aéreas no cuenta con stand, mesa, escritorio y baños. 4. Deficiente abastecimiento por parte del almacén. 5. Bajo nivel de satisfacción al cliente.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
LISTA DE CHEQUEO DE PROBLEMAS
LA SOLUCION NO
ESTA IMPLICITAES MEDIBLE
ES DE CALIDAD
DE
SERVICIO
TRABAJO EN
EQUIPO
Incumplimiento en Plazos de entrega SI SI SI SI
Elevado numero de quejas por parte de los clientes SI SI SI SI
Satisfaccion al Cliente SI SI SI SI
Bajo nivel de Satisfaccion al cliente SI SI SI SI
Deficiente Abastecimiento por parte del almacen NO SI SI SI
CRITERIOSPROBLEMAS
Los problemas agrupados en el paso anterior son evaluados y confirmados su validez de acuerdo a una relación de consideraciones que nos permitirá encontrar problemas que aquejan a la unidad.
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1B LISTADO DE PROBLEMAS Brainstorming
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1C PRESELECCION DE LOS PROBLEMAS
Escoger aquellos problemas que guardan cierta relación con los objetivos establecidos por la gerencia. Técnica sugerida: Técnica del grupo nominal.
Sirve para preseleccionar las ideas fruto de la tormenta de ideas y es una técnica útil para situaciones en las cuales las opiniones individuales deben ser combinadas para llegar a decisiones que no pueden o no convine que sean tomadas por una sola persona. Ello permite la identificación de problemas, causas o soluciones a través del consenso en grupos o equipos de trabajo. La escala de valoración de esta técnica es:
1: Problema u oportunidad de mejora menos importante N: Problema u oportunidad de mejora más importante
Donde N es el número de problemas seleccionado en el paso anterior.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
PROBLEMAS
(TGM) Ivan
(Je
fe G
en
era
l)
Ro
do
lfo
(Je
fe d
e O
fici
na)
Jho
van
a
(Áre
as V
erd
es)
Gal
lare
ta
(Op
era
do
r d
e b
om
ba)
Ch
iqu
ez
(Co
ord
inad
or)
Cal
le
(So
ldad
ura
)
Ce
sar
(Car
pin
terí
a)
Val
de
rram
a
(Pin
tura
)
Leo
nar
do
(Gas
fite
ría)
Ob
and
o
(Ele
ctri
cid
ad)
Máx
imo
(Lim
pie
za)
Dan
ny
(Te
sist
a)
Ke
lly
(Te
sist
a)
Tota
l
Ord
en
Incumpliemiento en
los Plazos de
Entrega4 3 4 4 2 4 3 2 3 1 4 3 2 39 2°
Incomodidad en el
Cumplimiento
defunciones1 1 3 4 3 1 1 1 2 4 1 2 1 25 4°
Elevado número
de quejas3 4 2 1 4 2 4 4 1 2 3 1 4 35 3°
Bajo Nivel de
Satisfaccion al
cliente4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 51 1°
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1C PRESELECCION DE LOS PROBLEMAS
Técnica de Grupo Nominal
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
En este subpaso se utilizo como herramienta la Técnica de Grupo nominal en el cual dio como resultado los siguientes problemas:
Bajo nivel de Satisfacción al cliente.
Incumplimiento en los Plazos de entrega
Elevado número de quejas
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1C PRESELECCION DE LOS PROBLEMAS
Técnica de Grupo Nominal
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
El grupo deberá determinar el orden de importancia de los problemas calificándolos en base a criterios establecidos por la gerencia.
Técnica sugerida: Matriz de selección.
Las matrices de selección son arreglos de filas y columnas donde las primeras constituyen las alternativas (problemas, causas y soluciones) que requieren ser jerarquizadas, y las columnas los múltiples criterios que conviene utilizar en la selección. La utilidad del análisis a través de matrices reside en que ayuda a los grupos de trabajo a tomar decisiones más objetivas cuando se requiere hacerlo en base a criterios múltiples.
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1D JERARQUÍZACIÓN DE LOS PROBLEMAS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1D JERARQUÍZACIÓN DE LOS PROBLEMAS
De acuerdo con los miembros del Grupo se determino los siguientes criterios de evaluación y su peso correspondiente para poder hacer la matriz de selección:
CRITERIOS DE VALORACION PESO
Impacto en la Calidad de Servicio 30%
Vulnerabilidad 30%
Trabajo en equipo 25%
Frecuencia 15%
Valoración: 0: Nada 1: Poco 2: Regular 5: Mucho
¿Cuan importante es para el usuario?
¿Que tan fácil es solucionar los problemas por el grupo, o no tienen solución?
¿Qué tanto compromete al grupo para el análisis e implementación de su solución?
¿Qué tan a menudo ocurre el problema?
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1D JERARQUÍZACIÓN DE LOS PROBLEMAS
Impacto en la
Calidad del
Servicio (30%)
Vulnerabilidad
(30%)
Trabajo en
Equipo (25%)
Frecuencia
(15%)Puntaje Total
Bajo Nivel de
Satisfacción
5+5+5+5+5+
5+5+5+5+5+
5+5+5
19.5
5+2+5+5+5+
2+2+5+2+5+
5+2+5
15
2+5+2+5+2+
5+2+2+5+2+
2+5+5
15
5+5+2+5+5+
2+2+5+5+5+
5+5+5
8.4
53.9
Incumplimiento
de plazos de
entrega
5+2+5+2+5+
5+2+5+5+5+
2+5+2
15
5+2+5+5+2+
5+2+5+2+5+
2+5+5
15
2+5+2+5+2+
1+2+2+5+2+
5+1+2
9
2+0+2+2+2+
1+2+5+2+5+
5+5+5
5.5
44.5
Elevado N° de
Quejas
5+5+5+5+5+
5+5+5+5+5+
5+5+5
19.5
5+2+5+5+5+
2+2+5+2+5+
5+2+5
15
2+5+2+5+2+
1+1+2+5+2+
2+5+1
8.8
0+1+2+2+1+
1+1+1+2+2+
2+2+1
2.7
46.0
CRITERIOS
PROBLEMAS
Matriz de Selección
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
Después de realizar esta primera etapa llegamos a la conclusión que nuestro principal problema a solucionar es el bajo Nivel de Satisfacción al cliente, pues es deficiente, porque muchas veces el servicio no se brinda como debe ser pues es encuentra afectado por muchas variables, ejemplo: (materiales inadecuados, personal no capacitado, tareas incompletas, etc)
SELECCIONAR EL PROBLEMA
PASO 1D JERARQUÍZACIÓN DE LOS PROBLEMAS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
El Segundo paso consta de :
Análisis y comprensión del problema. Debe investigarse el tiempo , lugar y el contexto donde se presenta el problema así como los muchos puntos de vista para descubrir la variación del resultado.
Subpasos:
2.A Clarificar y Cuantificar el Problema. 2.B Subdividir el Problema. 2.C Escoger Subdivisión y Seleccionar Estrato.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
El problema encontrado es :
Insatisfacción por parte del Cliente
Definir Indicador:
Indicador Principal:
satisfechos con el servicio brindado
PASO 2A CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
PASO 1D
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
HOJA DE RECOLECCIÓN DE DATO
Formato donde aparecen los ítems que se recolectarán.
OBJETIVOS:
Facilitar la recolección de datos
Organizar los datos para utilizarlos con facilidad
PASO 2A CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
GRAFICO DE CORRIDA DEL INDICADOR PRINCIPAL
43.25%
41.53%
42.75%
41.50%
44.50%
40.00%
40.50%
41.00%
41.50%
42.00%
42.50%
43.00%
43.50%
44.00%
44.50%
45.00%
14_20/08/02 21_27/08/02 28_05/09/02 6_12/09/02 13_19/09/02
% S
AT
ISF
AC
CIÓ
N
PERIODOS DE MUESTREO
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2B CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2B SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
Diagrama sistemático
Identificar ideas que contribuyen a la existencia de un problema.
Determinar la secuencia lógica de las ideas.
Identificar ,si falta alguna otra idea.
DIAGRAMA DE ÁRBOL
Puede utilizarse para determinar las causas de un problema, o posibles soluciones del problema. Esto nos permite identificar las ideas que contribuyen a la existencia del problema. Determina la secuencia lógica de las ideas de tal forma que pueda subdividirse en detalles minuciosos.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2B SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
DIAGRAMA DE ÁRBOL
INSATISFACCIÓN EN LA LIMPIEZA
POR TIPO DE CLIENTE
POR TIPO DE SERVICIO
ALUMNOS
OTROS
CÓMPUTO
AULAS
OFICINAS
SERV. HIGIÉNICOS
PASILLO
OTROS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2C ESCOGER SUBDIVISIÓN Y SELECCIONAR ESTRATO
• Se utiliza para demostrar las diversas causas que afectan al resultado de la variable que estamos analizando.
• Jerarquizando para determinar las causas más importantes.
• Regla 80_20
UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE PARETO
El diagrama de Pareto se utiliza para demostrar gráficamente las diversas causas que afectan el resultado de la variable que estamos analizando, Jerarquizando las mismas por su impacto, para determinar las causas más importantes.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2C ESCOGER SUBDIVISIÓN Y SELECCIONAR ESTRATO
TIPO DE CLIENTE
PORCENTAJE
PARCIAL
PORCENTAJE
ACUMULADO 80_20
ALUMNO 75% 75% 80%
OTROS 25% 100% 80%
NIVEL DE INSATISFACCÍON POR TIPO DE CLIENTE
UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE PARETO
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2C ESCOGER SUBDIVISIÓN Y SELECCIONAR ESTRATO
NIVEL DE INSATISFACCÍON POR TIPO DE CLIENTE
UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE PARETO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
ALUMNO OTROS
DIAGRAMA DE PARETO POR CLIENTE
PORCENTAJE PARCIAL
PORCENTAJE ACUMULADO
80_20
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2C ESCOGER SUBDIVISIÓN Y SELECCIONAR ESTRATO
UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE PARETO
NIVEL DE INSATISFACCÍON POR TIPO DE SERVICIO
tipo de servicio %PARCIAL %ACUMULADO 80_20
serv higiénicos 74,07% 74,07% 80%
aulas 10,05% 84,13% 80%
oficinas 4,23% 88,36% 80%
bibliotecas 2,65% 91,01% 80%
c.computo 3,70% 94,71% 80%
pasillos 3,17% 97,88% 80%
otros 2,12% 100,00% 80%
total 100,00%
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CLARIFICAR Y SUBDIVIDIR EL PROBLEMA
PASO 2C ESCOGER SUBDIVISIÓN Y SELECCIONAR ESTRATO
UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE PARETO
NIVEL DE INSATISFACCÍON POR TIPO DE SERVICIO
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
% D
E IN
SATI
SFEC
HO
S C
ON
EL
SER
VIC
IO D
E LI
MP
IEZA
TIPOS DE SERVICIO
%PARCIAL
%ACUMULADO
80_20
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
El Tercer paso consta de :
Análisis minucioso de todas las posibles causas que pueden originar el problema, con la participación de todas las personas que intervienen en el problema. Es decir se plantea lo que se denomina las hipótesis de causas. Para ello se debe efectuar un diagrama de causa-efecto, utilizando la información obtenida en la observación. A partir de este Diagrama determinar las causas que parecen tener una alta prioridad de ser las principales.
Subpasos:
3.A Listado de causas subdivisiones elegidas 2.B Agrupación Causas por afinidad. 2.C Cuantificar cada rama del Problema. 2.D Jerarquización y selección de causas.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3A LISTADO DE CAUSAS SUBDIVISIONES ELEGIDAS
ETAPA DE GENERALIZACION
ETAPA DE CLARIFICACION-EVALUACION
•Numero de personal de limpieza insuficiente •Deficiente e inoportuno abastecimiento de insumos •Bajo nivel de motivación e identificación de personal con la institucion. •Demanda de usuarios muy elevada •No se prevé reemplazo para los trabajadores en caso de permiso o vacaciones. •Falta de agua permanente •Ausencia de algunas normas y procedimiento.
•Numero de personal insuficiente. •Bajo nivel de motivación del personal con la institución. •La demanda de usuarios es muy elevada. •Falta educar al cliente sobre el uso de los servicios higiénicos. •Rotación excesiva del personal. •No hay supervisión en el empleo de materiales de insumos. •Existe un horario reducido.(un solo turno)
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3B AGRUPACIÓN CAUSAS POR AFINIDAD
PERSONAL
USUARIO
MATERIALES DE TRABAJO
PLANIFICACION
•Falta de supervisión empleo de material e insumos. •Bajo nivel de motivación e identificación del personal. •No se prevé reemplazo para los trabajadores en caso de vacaciones o permiso.
•No existe un stock mínimo de seguridad para cubrir los problemas de emergencia. •Material que ingresa al almacén no es inspeccionado al 100%. •Cuentan con materiales e equipos necesarios para realizar servicio. •Falta de método de trabajo por parte de los trabajadores.
•Existe un horario reducido a la atención en un solo turno. •Rotación excesiva de personal. •Exceso de burocracia para decidir ante situación que deberá ser resuelta rápidamente. •No existe un adecuado control de sus actividades a los trabajadores
•Demanda de la comunidad universitaria es muy elevada. •Falta educar al cliente sobre el uso de los servicios higienicos.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
Para este sub-paso se elabora una hoja de recolección de datos el cual nos permite conocer cual de las ramas del problema tiene bajo nivel e satisfacción al cliente.
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3C CUANTIFICAR CADA RAMA DEL PROBLEMA
N° FECHA EN LO QUE RESPECTA AL SERVICIO DE LIMPIEZA LE PARECE DEFICIENTE
(S/N)
CAUSAS A B C D
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
LEYENDA A:PLANIFICACION B:PERSONAL CALIFICADO C:MATERIAL DE TRABAJO D:EDUCACION AL USUARIO
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3C CUANTIFICAR CADA RAMA DEL PROBLEMA
BAJO NIVEL DE SATISFACCION
AL CLIENTE
PERSONAL
PLANIFICACION USUARIO
MATERIALES DE TRABAJO
FALTA DE SUPERVISION DE MATERIALES E INSUMOS
FALTA DE PERSONAL CAPACITADOS EN USO DE INSUMOS
NUMERO DE PERSONAL INSUFICIENTE
NO SE PREVE EL REEMPLAZO PARA LOS TRABJADORES
DEMANDA ES EELEVADA
FALTA EDUCAR AL CLIENTE SOBRE EL USO DE SERVICIOS HIGIENICOS
ROTACION EXCESIVA DE PERSONAL
INCUMPLIMIENTO EN LA FECHA DE ENTREGA
FALTA DE COORDINACION ENTRE AREAS
NO SE HA ESTABLECIDO TIEMPO DE DURACION DE CADA ACTIVIDAD
HORARIO REDUCIDO
EL MATERIAL QUE INGRESA NO ES INSPECCIONADO
NO EXISTE STOCK MINIMO
FALTA DE METODO DE TRABAJO
NO SE CUENTA CON MATERIALES E EQUIPOS NECESARIOS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3D JERARQUIZAR Y SELECCIONAR CAUSAS
GRAFICO DE PARETO
CAUSAS DE RAICES
CAUSAS RAICES TOTAL DE CAUSAS
% % ACUMULADO
PLANIFICACION 128 41.97 0.419
PERSONAL 95 31.15 0.731
MATERIAL 50 16.39 0.897
USUARIO 32 10.49 1.00
TOTAL 305 100
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
PLANIFICACION PERSONAL MATERIAL USUARIO
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3D JERARQUIZAR Y SELECCIONAR CAUSAS
GRAFICO DE PARETO
CAUSAS DE RAICES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
NUEVA HOJA DE RECOLECCION DE DATOS
HOMBRE 82%
AUSENTISMO DE PERSONAL TECNICO ……….. ……….. …………
39
PORQUE?
METODO 82%
NO CUENTA CON MATERIAL DE ORIENTACION DE LIMPIEZA ……….. ……….. …………
25
PORQUE?
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3D JERARQUIZAR Y SELECCIONAR CAUSAS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3D JERARQUIZAR Y SELECCIONAR CAUSAS
HOMBRE
SUPERVISION MATERIALES
METODO
AUSENTISMO DE PERSONAL TECNICO
EXCESO PERSONAL
NO RECONOCIMIENTO DE CATEGORIAS EN EL PUESTO DE TRABAJO CAPACITACION Y
ENTRETENIMIENTO
FALTA DE EQUIPOS DE LIMPIEZA
COMPUTADORAS OBSOLETAS
POCA INVERSION EN PROGRAMAS DE CAPACITACOIN PERSONAL
RETRASO DE ADQUISICION DE INSUMOS
LOS EMPLEADOS NO TIENEN AUTONOMIA PARA TOMAR DECISIONES
TOMA DE DECISIONES RAPIDAS HORARIO REDUCIDO
INFORMALIDAD DE TRABAJO
NO EXISTE STOCK MINIMO
NO SE HACE RECONOCIMIENTO DE LOGROS
DESMOTIVACION
MORAL
PLANIFICACION
MAQUINAS
INADECUADO HERRAMIENTAS DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO NO CONOCIDO POR EL PERSONAL
NO INCENTIVOS SALARIALES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ANALIZAR LAS CAUSAS EN SU RAIZ
PASO 3D JERARQUIZAR Y SELECCIONAR CAUSAS
GRAFICA DE PARETO PLANIFICACION DE PERSONAL
CAUSAS DE PLANIFICACION CAUSAS PROMEDIO % SATISFACCION % ACUMULADO
HOMBRE 82 23.16 23.16
METODO 76 21.47 44.62
MATERIAL 69 19.49 64.11
SUPERVISION 58 16.38 80.49
MORAL 48 13.56 94.05
MAQUINA 21 5.65 100
TOTAL 354
0.00%
5.00%
10.00%
15.00%
20.00%
25.00%
HOMBRE METODO MATERIAL SUPERVISION MORAL MAQUINA
PR
OM
EDIO
CAUSAS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES EXIGIDOS
En este subpaso se determina la meta que se desea alcanzar
mediante la aplicación de la Metodología.
Esta meta tiene como finalidad el ser un soporte comparativo para
evaluar el avance que se vaya logrando a lo largo de la
implementación de las soluciones.
Elevar el nivel de servicio al cliente de la Universidad Nacional
de Trujillo en la oficina técnica de mantenimiento por tipo de
servicio de limpieza en un 13.875% en los próximos 7 meses.
PASO 4A DEFINICIÓN DE NIVELES EXIGIDOS
META DEL PROYECTO:
DIAGRAMA: ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL EXIGIDO
BAJO NIVEL DE SATISFACCIÓN AL
CLIENTE
POR TIPO DE CLIENTE
POR TIPO DE SERVICIO
ADMINISTRATIVOS
DOCENTES
AULAS
OFICINAS
SERVICIOS HIGÉNICOS
CENTRO COMPUTO
EDUCACION AL USUARIO
PLANIFICACIÓN
MATERIAL DE TRABAJO
PERSONAL
MORALL
SUPERVISION
MATERIAL
MAQUINAS
HOMBRE
METODO
11.6 %
9.08 %
10,5 %
4.23 %
74.07 %
3.18 %
10.49 %
41.97 %
16.39 %
31.5 %
23.16 %
21.47%
13.56 %
16.38%
19.49 %
5.95 %
ALUMNOS 79.55 %
OTROS
BIBLIOTECA
PASILLOS
3.704%
2.6 %
2.12 %
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
CAUSA A ENFRENTAR CALCULO
MATEMÁTICO IMPACTO ESPERADO (%)
HOMBRE PLANIFICACIÓN 0.2316 x 0.4197 x 0,74074 x 1 7.200
MÉTODO PLANIFICACIÓN 0.2147 x 0.4197x 0.7407 x 1 6.6747
MORAL PLANIFICACIÓN 0.1356 x 0.4197 x 0.7407 x 1 4.2156
SUPERVISIÓN PLANIFICACIÓN 0.1638 x 0.4197 x 0.7407 x 1 5.0923
MATERIALES PLANIFICACIÓN 0.1949 x 0.4197 x 0.7407 x 1 6.0592
MAQUINAS PLANIFICACIÓN 0.0595 x 0.4197 x 0.7407 x 1 1.847
PLANIFICACIÓN 0.4197 x 0.7407 x 1 31.088
EDUCACIÓN AL USUARIO 0.1049 x 0.7407 7.703
MATERIAL DE TRABAJO 0.1649 x 0.7407 12.140
PERSONAL CAPACITADO 0.3115 x 0.7407 23.074
PORCENTAJE TOTAL DE SOLUCION DEL PROBLEMA 74.074
EVALUACIÓN DEL IMPACTO
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES EXIGIDOS
PASO 4A DEFINICIÓN DE NIVELES EXIGIDOS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES EXIGIDOS
PASO 4A DEFINICIÓN DE NIVELES EXIGIDOS
GRADUACION DE LAS METAS
CAUSAS DE TOTAL DE
CAUSAS ANTES % DE MEJORA
DISMINUCION
DEL NUMERO
DE CAUSAS PLANIFICACI
ÓN
HOMBRE 184 7.200 170
MÉTODO 171 6.675 159
SUPERVISIÓN 104 4.216 99
MORAL 65 5.092 61
MATERIALES 62 6.059 57
MÁQUINA 18 1.850 17
TOTAL 604 563
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
0
50
100
150
200
250
300
350
400
HOMBRE MÉTODO SUPERVISIÓN MORAL MATERIALES MÁQUINA
NU
ME
RO
DE
CA
US
AS
CAUSAS DE PLANIFICACIÓN
Series2
Series1
7.20 %
6.67 %
4.21 %
5.09 %
6.05 %
1.85 %
DIAGRAMA DE ENFRENTAMIENTO DE CAUSAS
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES EXIGIDOS
PASO 4A DEFINICIÓN DE NIVELES EXIGIDOS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
OBJETIVOS:
•Diseñar y escoger las soluciones mas apropiadas para eliminar las causas. •Programar cuidadosamente la implementación.
5.A Listado de Posibles Soluciones.
5.B Selección de Soluciones.
5.C Programación de soluciones.
Subpasos:
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5A LISTAR LAS POSIBLES SOLUCIONES
1° ETAPA : Generación
HOMBRE:
Causa: Planificación
• Elaborar un programa de capacitación y entrenamiento para el personal de limpieza la cual debe ser una vez al mes.
• Se debe educar a los usuarios sobre el uso de los servicios a través de campañas, o slogan en los servicios Higiénicos, y a la vez darles soluciones como: papeleras, agua todo el día, espejos, etc.
• Realizar una política de incentivos como facilitar al personal que desempeñe mejor su labor poniendo avisos en la oficina de mantenimiento y que será tomado en cuenta para su currículo personal. . . .
• Brindar Salario justo al personal. • Recategorizar al personal según experiencia y especialización. • Medir el grado de participación de personal y dar recomendaciones.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5A LISTAR LAS POSIBLES SOLUCIONES
1° ETAPA : Generación
MÉTODO:
Causa: Planificación
• Buscar un estado de coordinación con los talleres para facilitar el buen funcionamiento de accesorios e infraestructura de los servicios higiénicos.
• Elaborar un manual de orientación de limpieza para determinar tiempos estándar y poder así programar y contralar mejor.
• Establecer un sistema de supervisión permitiendo lograr los estándares de calidad y productividad. . . .
• Realizar un programa informático. • Coordinar por lo menos con un día de anticipación les permisos o
descansos del personal. • Buscar mejorar el servicio con el pago de S./0.10 para el uso de los
Servicios Higiénicos destinados para brindar papel, impieza, etc.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5A LISTAR LAS POSIBLES SOLUCIONES
2° ETAPA : Clarificación y Evaluación
HOMBRE:
Causa: Planificación
• Elaborar un programa de capacitación y entrenamiento para el personal de limpieza la cual debe ser una vez al mes.
• Se debe educar a los usuarios sobre el uso de los servicios a través de campañas, o slogan en los servicios Higiénicos, y a la vez darles soluciones como: papeleras, agua todo el día, espejos, etc.
• Realizar una política de incentivos como facilitar al personal que desempeñe mejor su labor poniendo avisos en la oficina de mantenimiento y que será tomado en cuenta para su currículo personal. . . .
• Proveer a los trabajadores de los implementos necesarios para la ejecución del trabajo.
• Instruir al personal para el uso de los poco materiales con los que se cuenta. • Medir el grado de participación d personal y dar recomendaciones.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5A LISTAR LAS POSIBLES SOLUCIONES
2° ETAPA : Clarificación y Evaluación
MÉTODO:
Causa: Planificación
• Buscar un estado de coordinación con los talleres para facilitar el buen funcionamiento de accesorios e infraestructura de los servicios higiénicos.
• Elaborar un manual de orientación de limpieza para determinar tiempos estándar y poder así programar y contralar mejor.
• Establecer un sistema de supervisión permitiendo lograr los estándares de calidad y productividad. . . .
• Realizar un programa informático. • Actualizar el manual de funciones con el acotamiento estricto de sus
directivas. • Buscar mejorar el servicio con el pago de S./0.10 para el uso de los
Servicios Higiénicos destinados para brindar papel, limpieza, etc.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B SELECCIÓN DE SOLUCIONES
LISTA DE CHEQUEO
Los criterios para el chequeo de las solucione son: La solución es factible. Es de gran impacto De acorde con lineamiento de gerencia. Es medible.
LISTA DE SOLUCIONES CAUSA: FALTA DE PLANIFICACIÓN
HOMBRE – METODO
CRITERIOS
La Solución
es Factible
Es de gran
Impacto
Acorde con los
Lineamientos de la
Gerencia
Bajo Responsabilidad
del Área
1. Elaborar un programa de capacitación y entrenamiento para el personal de limpieza la cual debe ser una vez al mes. SI SI SI SI
2. Se debe educar a los usuarios sobre el uso de los servicios a través de campañas, o slogan en los servicios Higiénicos, y a la vez darles soluciones como: papeleras, agua todo el día, espejos, etc.
SI NO SI NO
3. Realizar una política de incentivos como facilitar al personal que desempeñe mejor su labor poniendo avisos en la oficina de mantenimiento y que será tomado en cuenta para su currículo personal.
SI SI SI NO
4. Proveer a los trabajadores de los implementos necesarios para la ejecución del trabajo.
NO SI SI SI
5. Instruir al personal para el uso de los poco materiales con los que se cuenta SI NO SI SI
6. Medir el grado de participación d personal y dar recomendaciones. SI SI SI SI
7. Buscar un estado de coordinación con los talleres para facilitar el buen funcionamiento de accesorios e infraestructura de los servicios higiénicos.
SI SI SI SI
8. Elaborar un manual de orientación de limpieza para determinar tiempos estándar y poder así programar y contralar mejor.
SI SI SI SI
9. Establecer un sistema de supervisión permitiendo lograr los estándares de calidad y productividad.
SI SI SI SI
10. Realizar un programa informático. SI SI SI SI
11. Actualizar el manual de funciones con el acotamiento estricto de sus directivas.
SI SI SI SI
12. Buscar mejorar el servicio con el pago de S./0.10 para el uso de los Servicios Higiénicos destinados para brindar papel, limpieza, etc.
SI SI NO SI
LISTA DE CHEQUEO PARA LAS SOLUCIONES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B SELECCIÓN DE SOLUCIONES
TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
Aplicada esta técnica se determinó soluciones de mejor importancia para la PLANIFICACION en cuanto hombre - método.
HOMBRE - MÉTODOM
• Elaborar un manual de orientación de limpieza para determinar tiempos estándar y poder así programar y controlar mejor.
• Realizar un programa informativo. • Establecer un programa de sugerencias para el personal y los clientes.
.
.
. • Actualizar el manual de funciones con el acotamiento estricto de sus
directivos. • Desarrollar canales de comunicación interna y externa que permita
tener al cliente una información actualizada y a la vez resolver consultas. • Dar la idea al personal que son ellos el “recurso” mas importante.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
LISTA DE PROBLEMAS Iván
Rodol.
Johana
Gallar Máxi
m Cruz
Danny
Kelly Total
1. Elaborar un manual de orientación de limpieza para determinar tiempos estándar y poder así programar y controlar mejor.
13 14 16 15 13 15 18 18 122
2. Realizar un programa informativo. 9 9 11 8 12 10 9 8 75
3. Establecer un programa de sugerencias para el personal y los clientes. 13 10 9 16 16 15 14 11 104
4. Actualizar el manual de funciones con el acotamiento estricto de sus directivos. 3 2 1 4 3 5 6 3 27
5. Desarrollar canales de comunicación interna y externa que permita tener al cliente una información actualizada y a la vez resolver consultas
4 2 6 8 3 2 4 3 32
6. Dar la idea al personal que son ellos el “recurso” mas importante. 4 2 6 5 3 2 4 3 29
TECNICA DEL GRUPO NOMINAL
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B SELECCIÓN DE SOLUCIONES
TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B SELECCIÓN DE SOLUCIONES
MATRIZ DE SELECCIÓN
SOLUCION PLANIFICACIÓN
HOMBRE – METODO
30% 15% 30% 25%
Puntaje Total
Orden
Impacto en la Calidad del
Servicio Inversión
Vulnerabilidad
Trabajo en Equipo
Elaborar un programa de Capacitación 5+5+2+5+5+5
+2+5 10.2
2+2+2+2+2+2+2+2
4.8
5+5+2+5+5+2+5+5
8.5
5+5+5+5+5+5+5+5
6 29.5 2
Inculcar una cultura empresarial 5+5+5+3+5 5+3+5+5+5
9.3
5+3+3+3+5
5+3+3+3+5 6
2+5+3+5+5 3+3+5+2+2
6.6
5+5+2+2+3 3+3+5+5+5
0.9 22.2
Reestructuración del organigrama 5+5+3+3+3 5+5+5+3+3
10.2
3+3+3+5+5
5+5+2+2+5 6
3+3+5+3+5 5+2+5+5+2
8.5
5+2+2+2+3 2+3+3+2+5
3.77 28.47 4
Sistema de sugerencia. 5+5+2+3+3 3+5+2+2+5
7.2
5+2+2+3+3
5+5+5+3+3
9.9
5+5+3+3+3 3+2+5+5+3
4.75
5+5+3+3+3 2+2+5+3+2
1.8 23.65 6
Medir el grado de participación del personal.
5+5+2+3+3 3+5+2+2+5
5.7
5+2+2+3+3
5+5+5+3+3
4.5
5+5+3+3+3 3+2+5+5+3
6.6
5+5+3+3+3 2+2+5+3+2
3.77 20.57
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B SELECCIÓN DE SOLUCIONES
MATRIZ DE SELECCIÓN
Las 6 soluciones de mayor puntaje son: • Elaborar el manual de orientación de limpieza para determinar
los tiempos estándar y poder programar y controlar mejor. • Elaborar un programa de capacitación y entrenamiento para el
personal de limpieza de cual se debe hacer una vez al menos. • Buscar una relación estrecha con los proveedores • Restauración del organigrama funcional de la oficina técnica de
mantenimiento. • Establecer un sistema de sugerencias para el personal y clientes. • Establecer un sistema de supervisión permitiendo lograr los
estándares. • Realizar un sistema informativo
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
TÉCNICA 5W – 1H
WHAT
¿QUE?
WHY
¿POR QUÉ?
WHEN
¿CUÁNDO?
WHERE
¿DÓNDE?
WHO
¿QUIÉN?
HOW
¿CÓMO?
Reestructuración del
Organigrama de Funciones
P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I
O
N
D
I
A
G
R
A
M
A
D
E
G
A
N
T
T
OFICNA
TÉCNICA DE
MANTENIMIE
NTO
TESISTAS
JEFE DE
O.T.M
Se convocará a
reunión con el
personal para la
selección de los
coordinadores y se
aplicará nuevas
encuestas para
evaluar los
resultados.
1. Coordinar con el jefe de la
O.M.T.
1. Seleccionar y evaluar al
personal que puede cumplir con
las funciones encomendadas.
2. Dar a conocer a los
responsables de cada taller del
nombre de cada coordinador
respectivo.
1. Establecer interacción del
grupo.
2. Ejecución.
3. Evaluación de resultados.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
DEFINICIÓN Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
PASO 5B PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
DIAGRAMA DE GANT
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
OBJETIVOS
• Tener éxito
• Probar la efectividad de las soluciones
• Observar y definir factores para lograr permanencia de resultados.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6A VERIFICAR (REAJUSTAR) EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
Preparar una lista de chequeo. Tomar en cuenta las actividades programadas en el Diagrama de Gantt y verificar lo programado con lo real. Reajustar las actividades si es necesario.
APLICACIÓN: La implantación de las soluciones se realizó en forma gradual y estuvo a cargo de las tesistas y Jefes de Talleres, el cronograma de implantación de soluciones se aprecia en el diagrama de Gannt Nº 7
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6A VERIFICAR (REAJUSTAR) EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6A VERIFICAR (REAJUSTAR) EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6A VERIFICAR (REAJUSTAR) EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6A VERIFICAR (REAJUSTAR) EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
Si han implementado las soluciones es necesario medir el nivel del indicador principal, el indicador relacionado y observar el impacto. Si no existe mejora, revisar las acciones y corregir o mejorar algunas actividades.
APLICACIÓN: En vista de que las soluciones se vienen realizando, es posible chequear el comportamiento del indicador: Índice de Satisfacción al Cliente, en las gráficas Nº 19 y 20 antes y después de las implementaciones de las soluciones.
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6B CHEQUEAR LOS NIVELES ALCANZADOS EN LOS INDICADORES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6B CHEQUEAR LOS NIVELES ALCANZADOS EN LOS INDICADORES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6B CHEQUEAR LOS NIVELES ALCANZADOS EN LOS INDICADORES
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
APLICACIÓN:Aquí cotejaremos el promedio del indicador antes y después de implementadas las soluciones. Nos percataremos aquí, si realmente han existido mejoras o si tenemos que ejecutar las otras soluciones no implantadas hasta conseguir nuestra meta. Observamos estos cambios a través de la gráfica de corrida (Ver gráfica Nº 21 y 22)
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6C EVALUAR EL IMPACTO DE LAS MEJORAR INCORPORADAS
Evaluar el impacto directo, es decir la sinergia del proyecto y del proceso. Identificar que podría evitar que se mantuviesen los resultados y evaluar el clima generado por el proceso. Es necesario elaborar el Diagrama de Pareto antes y después de las mejoras.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6C EVALUAR EL IMPACTO DE LAS MEJORAR INCORPORADAS
Hemos observado que el índice de satisfacción al cliente cuyo promedio es de 42,8% durante el periodo 14/08/02 al 19/08/02 nos acercamos aproximadamente en 69,18% después de haber implementado las mejoras. Podemos concluir que las soluciones seleccionadas han permitido un logro de aumento en 26,38%
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6C EVALUAR EL IMPACTO DE LAS MEJORAR INCORPORADAS
Como podemos apreciar en la Grafica Nº 22 el Tipo de Servicio: Servicios Higiénicos ha mejorado en un 21,42% (disminuido el nivel de Insatisfacción en 78,58%) sin embargo con la implementación de las soluciones en los otros servicios como Bibliotecas, Oficinas, etc. No ha tenido mayor repercusión.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
OBSERVACIONES
En los cuadros Nº 26, 27, 28, 29 se aprecia que el promedio de la infraestructura: pisos, inodoros, lavatorios y tachos han aumentado considerablemente después e la implementación de las soluciones como se esperaba.
IMPLEMENTAR Y VERIFICAR SOLUCIONES
PASO 6C EVALUAR EL IMPACTO DE LAS MEJORAR INCORPORADAS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ACCIONES DE GARANTÍA
OBJETIVOS: 1.-Evitar retrocesos 2.-Asegurar que la ganancia sea permanente
SUB-PASOS: A.-NORMALIZAR practicas operativas. B.-ENTRENAMIENTO en los nuevos métodos. C.-Incorporar al CONTROL DE GESTIÓN del
departamento. D.-RECONOCER Y DIFUNDIR resultados.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ACCIONES DE GARANTÍA
Distribuir a todas las áreas un resumen de lo que consiste el Mejoramiento Continuo.
PASO 7A NORMALIZACIÓN DE PRÁCTICAS OPERATIVAS
PASO 7B ENTRENAMIENTO E LOS NUEVO MÉTODOS
Se dará una buena información respecto a como elevar el nivel de Servicio manejando adecuadamente las soluciones propuestas.
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA INFORMÁTICO:
Después de haber diseñado el programa y los formatos para ingresar la información: Ordenes de trabajo, Solicitudes de Servicios Realizados y No Realizados, etc internamente en la Oficina de Mantenimiento se almacenarán esos datos.
IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE SUGERENCIAS: Se tendrá un Buzón de Sugerencias, en el cual se dispondrá según formato por tesistas o simple observación de usuario los cuales deben ser revisados por lo menos quincenalmente por el responsable del área de limpieza, proponiendo en las reuniones semanales las quejas y/o sugerencias más saltantes .
IMPLEMENTA UN MANUAL DE PROCESOS DE LIMPIEZA: Se difundirá la secuencia de operaciones de limpieza disminuyendo el tiempo de ciclo.
REESTRUCTURACIÓN DEL ORGANIGRAMA DE FUNCIONES: Internamente en la Oficina Técnica de Mantenimiento se dispondrá de un Organigrama de Funciones.
CAPACITACIÓN CONTINUA EN EL MANIPULEO DE INSUMOS Y MATERIALES POR PARTE DE LOS DIVERSOS PROVEEDORES DE INSUMOS: Realizar por lo menos 1 charla mensual por parte de los Proveedores permitiendo una excelente relación de Proveedor y usuario directo(los trabajadores) pues ayudará a conocer el mejor uso de los materiales e insumos.
ACCIONES DE GARANTÍA
PASO 7B ENTRENAMIENTO E LOS NUEVO MÉTODOS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE SUPERVISIÓN: Internamente dentro de la Oficina Técnica de Mantenimiento se dispondrá de diversos formatos, los cuales serán aplicados y/o ejecutados por los coordinadores de manera aleatoria.
ELABORAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: Se realizará por lo menos 1 charla mensual, facilitando al trabajador mejorar sus capacidades y cualidades personales, y elevando de esta manera el nivel de productividad del personal.
ACCIONES DE GARANTÍA
PASO 7B ENTRENAMIENTO E LOS NUEVO MÉTODOS
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ACCIONES DE GARANTÍA
PASO 7C INCORPORAR AL CONTROL DE GESTIÓN
Los indicadores de la Oficina Técnica de Mantenimiento involucradas en la Metodología de Mejoramiento Continuo una vez estudiada y mejorada, incluirán como parte del monitoreo empresarial al este abocada la empresa. Nuestros indicadores son:
ÁREA INDICADOR
OTM (Ciudad Universitaria)
Índice de Satisfacción
14/05/2013
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 6
PASO 7
Metodología de los 7 Pasos Mejoramiento de la Calidad
ACCIONES DE GARANTÍA
PASO 7D RECONOCER Y DIFUNDIR
Documentar el proyecto a través de una carta y conservarlo como manual de consulta en la Oficina Técnica de Mantenimiento. Difundir el logro alcanzado a todas las áreas mensualmente para que cada vez se sientan más motivados
PASO 7E APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE SOLUCIONES
Sistema de Sugerencias Sistema de Inspección Plan Piloto de Proveedores Plan Piloto de Instituciones Reestructuración del Organigrama Funcional Sistema de Información de la Oficina Técnica de
Mantenimiento Manual de Orientación de Limpieza