TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

JUAN CAMILO HIDALGO AMAYA

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA

VALENTINA VELASQUEZ BACCA

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA – 2 SEMESTRE

TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I

19 DE AGOSTO DE 2015

VILLAVICENCIO – META

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TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

JUAN CAMILO HIDALGO AMAYA

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA

VALENTINA VELASQUEZ BACCA

DOCENTE:

YULY ALEJANDRA PERILLA JIMENEZ

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA – 2 SEMESTRE

TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I

19 DE AGOSTO DE 2015

VILLAVICENCIO – META

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CONTENIDO

1. Definición de caja menor…………………………………………………………...4

2. Constitución de caja menor:..........................................................................................43. Creación del fondo de caja menor:...............................................................................4

3.1.Reembolso de caja menor:....................................................................................54. Legalización de caja de menor......................................................................................5

5. Políticas de caja menor………………………………………………………........10

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1. Caja menor

Son fondos renovables que se crean en los entes económicos con la finalidad de manejar pequeños desembolsos con carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables, donde se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Para establecer el fondo de la caja menor el ente económico debe realizar el estudio del monto de los gastos y pagos de menor cuantía en un periodo determinado.

Referencia: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/adminverblobawa?tabla=T_NORMA_ARCHIVO &p_NORMFIL_ID=269&f_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME

2. Constitución de caja menor:

Según el artículo 2 del decreto 2768 de 2012, las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

En los Ministerios, las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrán ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

Referencia: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=51141

3. Creación del fondo de caja menor:

El fondo de la caja menor se crea bajo autorización de la gerencia general, donde el ente económico puede crear cuantos fondos de caja menor necesite y de los montos establecidos de acuerdo a las políticas de la administración.

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La gerencia general debe encargar a una persona para su manejo y control pero no podrá tener acceso a la contabilidad ni a los registros contables por normas de control interno.

Al constituir el fondo de caja menor, se retira la plata del banco y se constituye el fondo, dé modo que la contabilización será:

Código Descripción Debito Crédito110510 Cajas menores 100.000111005 Moneda

nacional100.000

3.1. Reembolso de caja menor:

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

Código Descripción Debito Crédito51XXX 80.000111005 Moneda

nacional80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

Referencia: http://www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html

4. Legalización de caja de menor

Las condiciones generales que deben cumplir para la legalización de la caja de menor son:

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1. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a través de los siguientes medios:

a. Efectivo: Cuando la cuantía no supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No obstante, deben garantizarse las medidas de seguridad necesarias para su protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada. b. Cuenta bancaria: Cuando la cuantía supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá manejarse a través de una cuenta corriente a nombre de “UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE COLOMBIA – CAJA MENOR – NOMBRE DE LA DEPENDENCIA” y la firma registrada ante el banco, será la del servidor público delegado por el ordenador del gasto en la resolución de constitución. En ningún caso el efectivo que repose bajo la responsabilidad del servidor público podrá superar los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes y será necesario garantizar las medidas de seguridad para su protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada.

A la cuenta corriente de la caja menor sólo podrán ingresar los dineros correspondientes a este fondo.

2. Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación e identificados en la Resolución de constitución, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y estén relacionados con el cumplimiento de las actividades académicas, de investigación, extensión o soporte administrativo de la Universidad Santo Tomas de Colombia para la vigencia fiscal.

3. Con fondos de caja menor no se podrán realizar las siguientes operaciones:

a. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

b. Realizar desembolsos con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad.

c. Realizar préstamos transitorios de una caja menor a otra.

d. Efectuar pagos que correspondan a contratos y órdenes contractuales.

e. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las contribuciones que establece la ley sobre nómina.

f. Cambiar cheques o efectuar préstamos a personas naturales o jurídicas.

g. Pagar servicios prestados por monitores o becarios.

h. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

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i. Efectuar pagos de gastos que estén expresamente prohibidos en las normas de austeridad y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolución número 407 de 2004 de Rectoría y las demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen.

4. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor, éste deberá legalizar, antes de su traslado o retiro, el total de los gastos realizados con corte a la fecha y reintegrar a la Tesorería correspondiente el saldo de los fondos que recibió. Cuando el servidor público que haya sido designado para el manejo de la caja menor se encuentre en una de las situaciones administrativas contempladas en el artículo 23 del Acuerdo 67 de 1996 (Estatuto de Personal Administrativo), que impliquen ausencia parcial o temporal de las funciones que le han sido asignadas para el manejo de la caja menor, el ordenador del gasto de la dependencia a la cual se encuentre adscrito, mediante resolución, designará otro servidor público que asuma esta responsabilidad. En estos casos solamente se requiere de la entrega de los fondos y los documentos mediante arqueo, al momento de recibir y entregar la misma, lo que deberá constar en el acta correspondiente, debidamente suscrita por los responsables.

En cualquiera de los dos casos, cuando la caja menor se maneje a través de cuenta bancaria, se efectuará el cambio de registro de firmas ante el banco correspondiente.

5. Cancelación de la caja menor: Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la Tesorería correspondiente y saldando la cuenta corriente si es el caso.

6. La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se hará en las fechas que establezca la Rectoría en la Resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos.

A fin de garantizar una adecuada legalización definitiva de las cajas menores, el último día hábil del mes de noviembre de cada vigencia deberá realizarse una legalización parcial de la caja menor, para lo cual deberá hacerse entrega al área responsable de legalizar la caja menor, la relación de las facturas o documentos equivalentes que a esta fecha se hayan ejecutado, sin importar el porcentaje de ejecución.

Lo anterior significa, que podrán seguirse ejecutando los recursos asignados a la caja menor que no hayan completado el 70% de ejecución como requisito para solicitar reembolso de los recursos. No obstante, de requerirse recursos para el mes de diciembre y el rubro se encuentre ejecutado al 70% podrá solicitarse el reembolso respectivo.

Referencia:http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/docs/TES_5_IN_legalizar_ava nces_cajas_menores.pdf

5. Políticas de caja menor

Diseños Valen-Lina’s NIT:

165.201.978-1

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Teléfono: 3205639422

Dirección cra 22 # 45 a-26 Barrio la Esperanza

En agosto 19 del 2015 se constituyó caja menor por un valor de $650.000 pesos, el cual se decidió a utilizar en aquellos gastos de menor costo, en donde se vuelve un beneficio para el ente económico y sus vinculados. Políticas:

Funcionamiento

• Gerente área: Valentina Velásquez Bacca • Gerente financiero: Lina Fernanda Saavedra Villegas • Director administrativo: Lina Marcela Torres Roa • Encargado caja menor: Luis Alberto Hernández Mora • Celular: 3125689250 • E-mail: Luis.Alberto@Diseñosvalen-lina.net • Teléfono: 6689520 • Oficina: Bajo la 6 Esperanza

Se utilizara:

• Para el seguro de salud de los miembros del comité por $252.000 • Para el transporté urbano de los miembros del comité y del domicilio siempre y cuando

sean efectivos por $ 200.000 • Compras de elementos de aseo por $73.000 • Para pagos de elementos de papelería por $125.000

Reglas:

• El responsable del manejo de la caja menor, recibirá soportes financieros hasta los diez (10) días transcurridos en el mes, para ser pagados posteriormente a los ocho (8) días hábiles después del día diez (10).Los soportes entregados después de la fecha establecida serán pagados al siguiente mes en el tiempo de pago, salvo casos extraordinarios que afecten la operatividad del comité.

• Para realizar un pago es indispensable presentar el soporte contable respectivo de la transacción efectuada.

• El monto mínimo máximo a solicitar son $ 650.000 pesos por soporte, superior a este monto no podrá ser pagado por la caja menor.

Responsables

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• El gerente será el responsable de solicitar a la dirección administrativa le sea asignada una caja menor cuando así lo requiera su operación, indicando la persona que estará a cargo del manejo.

• El gerente financiero es el responsable de la aprobación de asignación de las cajas menores dentro de la compañía.

• Una vez recibida la aprobación, el director administrativo es la responsable de solicitar a Contabilidad la asignación, modificación o cierre de la caja menor indicando la cuantía máxima y persona que quedará a cargo. Responsables en caso de Ausencias

• Al momento de retirarse el funcionario que tiene a cargo la caja mejor deberá entregarla mediante arqueo al gerente de área y éste notificará a recursos humanos Auditoría, Servicios administrativos y Tesorería, el paz y salvo o las novedades que se presenten para ser tenidas en cuenta al momento de realizar la liquidación.

• El gerente de área será el responsable temporal y debe notificar de inmediato a las áreas de Servicios administrativos, tesorería y contabilidad el nombre de la persona a la que se reasignada como responsable.

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