CABALLEROS DE COLÓN

RECURSOS DELIDERAZGO

Información práctica para Grandes Caballeros, Diputados de Distrito y Secretarios Financieros

Índice

Sección General Organigrama de Caballeros de Colón ....................................2 Directorio de Contacto de la Sede del Consejo Supremo ...3 Formularios e Informes..............................................................3 Calificaciones para membresía .................................................4 Directrices de Católico Practicante .........................................4 Tarifas de Iniciación y Cuotas de Consejo .............................4 Premio Consejo Estrella...........................................................5 Premio Padre McGivney...................................................5 Premio Fundadores............................................................5 Premio Colón .....................................................................5 Otros Premios ............................................................................6 Premio Internacional de Servicio ....................................6 Premio de la Competencia de Campeones ....................6 Premios de Distrito ...................................................................6 Premio Nuevo Consejo.....................................................6 Premio Distrito Estrella ....................................................6 Premio Distrito Todas las Estrellas .................................6 Inversiones ..................................................................................6 Deberes de los Funcionarios de Consejo ..............................8 Capellán...............................................................................8 Gran Caballero...................................................................8 Diputado Gran Caballero ................................................8 Canciller ..............................................................................8 Secretario Financiero.........................................................8 Secretario de Actas.............................................................9 Tesorero ...............................................................................9 Lector ...................................................................................9 Abogado ..............................................................................9 Guardián..............................................................................9 Guardia Interior/Exterior.................................................9 Junta de Fideicomisarios ...................................................9 Director de Programa........................................................9 Director de Membresía .....................................................9 Protocolo .....................................................................................9 Odas de Apertura y Clausura................................................10Sección del Gran Caballero Introducción .............................................................................11 Auditoría del Consejo .............................................................11 Presupuesto del Consejo .........................................................14 Procedimientos de Membresía...............................................14 Procedimientos de Membresía – Transferencia de Miembros en Línea..........................................................17 Funcionarios en Línea – Sección del Gran Caballero........17 Requisitos y Ceremonial de la Membresía Honoraria y Honoraria Vitalicia ......................................................18 Membresía Honoraria ............................................18 Miembro Honorario Vitalicio ..............................18 Ceremonial de Membresía Honoraria (Honoraria Vitalicia) .....................................18 Comités Permanentes de Consejo.........................................20 Comité de Admisión.......................................................20 Comité de Reclutamiento..............................................20 Comité de Retención......................................................20 Estatutos del Consejo ..............................................................20 Equipo de Primer Grado Certificado del Consejo.............21 Directrices del Ceremonial del Primer Grado ....................21 Evaluación del Secretario Financiero....................................22

Sección del Diputado de Distrito Introducción .............................................................................23 Trabajo de Grado en su Distrito ............................................23 Formulario de Gastos del Diputado de Distrito .................24 Visitas Oficiales del Consejo..................................................24 Desarrollo de Nuevo Consejo................................................24 Reactivación de Consejo.........................................................25 Retención de Consejo .............................................................25 Reuniones de Distrito .............................................................26 Sesiones Estratégicas................................................................26 Funcionarios en Línea – Sección del Diputado de Distrito ......................................................27 Diversos – Sección del Diputado de Distrito......................27Sección del Secretario Financiero Introducción .............................................................................29 Compensación del Secretario Financiero ............................29 Requisitos del Impuesto sobre la Renta................................29 Finanzas .....................................................................................29 Declaración de Información Federal Anual – Formulario 990 (Consejos de EE.UU.)........................30 Funcionarios en Línea – Sección del Secretario Financiero ......................................................30 Aplicación de Facturación a Miembros................................31 Configuración Inicial para Usuarios por Primera Vez .......31 Facturación a Miembros .........................................................32 Generación de Avisos ..............................................................32 Ejemplos de Fechas de Facturación .......................................33 Procesamiento de Pagos de miembros..................................33 Procesamiento de Recibos de Otras Fuentes.......................34 Generación de Credenciales de Membresía.........................34 Institución de Pago ..................................................................34 Orden al Tesorero (Comprobantes) .....................................34 Suspensión de Consejo............................................................35 Retención de Registros............................................................35 Informe de Elección de Funcionarios ...................................36 Estado de Cuenta Mensual .....................................................36 Cambio de Datos de Miembro ..............................................36 Fallecimiento de un miembro ................................................36

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Capellán

Secretario Financiero

Lector

Electo

Nombrado

ORGANIGRAMA DE

CABALLEROS DE COLÓN

CONSEJO SUPREMODiputado de Estado, último Pasado Diputado de Estado con Vida,

Diputado Territorial, delegados del Consejo Supremo, Funcionarios del Consejo Supremo, Junta de Directores y Pasado Caballero Supremo

JUNTA DE DIRECTORES/FUNCIONARIOS DEL CONSEJO SUPREMO

CONSEJO DE ESTADOGrandes Caballeros, Pasados Grandes Caballeros Inmediatos,

Funcionarios de Estado y ultimo Pasado Diputado de Estado con Vida

DIPUTADO DE DISTRITO

CONSEJOS ASIGNADOS CAPÍTULOS

Diputado Gran Caballero

Canciller

Registrador

Tesorero

Abogado

Guardián

Guardias

Fideicomisarios

Gran Caballero

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Sección General

DIRECTORIO DE CONTACTO DE LA SEDE DEL CONSEJO SUPREMO

Número Principal.......................................................203-752-4000Servicio al Cliente ..................................................1-800-380-9995Knights Gear ...........................................................1-855-432-7562 knightsgear@kofc.orgSuministros en Línea .............................................1-833-591-7770 customersupport@webbmason.com

Servicio de Información Católica............................203-752-4574 cis@kofc.orgCeremoniales ..............................................................203-752-4346 ceremonials@kofc.orgProgramas y Desarrollo de Capellanes ...................203-752-4267 chaplains@kofc.orgRevista Columbia.......................................................203-752-4398 columbia@kofc.orgCuentas del Consejo .................................................203-752-4392 council.accounts@kofc.orgCitas con el Secretario Financiero ..........................203-752-4285 financial.secretary@kofc.orgMisión Fraternal .........................................................203-752-4270 misionfraternal@kofc.orgCrecimiento de Membresía ......................................203-752-4473 councilgrowth@kofc.orgRegistros de Membresía ............................................203-752-4210 membership@kofc.orgGestión de Miembros/Facturación a Miembros ..203-752-4210 expertfs@kofc.orgBecas.............................................................................203-752-4332 scholarships@kofc.orgPara consultas generales, email.........................................................................info@kofc.org

Formularios e Informes

En kofc.org/formas pueden encontrarse versiones electrónicas de la mayoría de los formularios.

Fecha límite Formulario/Informe30 de junio Lista de Funcionarios Escogidos para el Período (#185-S) O de funcionarios desplegados en Gestión de Miembros1º de agosto Informe del Personal del Programa de Servicio (#365-S)* O el Servicio Personal desplegado en Gestión de Miembros15 de agosto Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S)31 de diciembre Informe Semestral de Diputado de Distrito (#944A-S)31 de enero Encuesta Anual de Actividad Fraternal (#1728-S)*15 febrero Auditoría Semestral de Consejo (#1295-S)30 de junio Solicitud para el Premio Colón (#SP-7-S)*30 de junio Informe Semestral del Diputado de Distrito (#944B-S)De inmediato Documento de Membresía (#100-S)Si se requiere Aviso de intento de retención (#1845-S)Según se requiera Inscripciones para Premios del Programa de Servicio del Consejo de Estado (#STSP) y Concurso de la Familia del Año de su consejo de estadoMensual Informe de Ejemplificación de Grado (#450-S)Mensual Familia del Mes (#1993-S)

* Indica requisito del Premio Consejo Estrella

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Calificaciones para Membresía

Las calificaciones para la membresía de Caballeros de Colón, según la Sección 101 de las Leyes de la Orden, son:

r Solo son elegibles y tienen derecho a continuar con la membresía en la Orden católicos practicantes en unióncon la Santa Sede.

r Un candidato a la membresía no debe tener menos de 18 años de edad en su último cumpleaños.

Directrices de Católico Practicante

Las directrices fueron establecidas para determinar lapráctica del Catolicismo de un candidato o miembro. Estasdirectrices ayudarán al Gran Caballero a realizar sus deberescuando sirva en el comité de admisión del consejo. Dichasdirectrices incluyen:

r Un católico practicante acepta la autoridad de las enseñanzas de la Iglesia Católica sobre asuntos de fe y moral,aspira a vivir de acuerdo con los preceptos de la Iglesia Católica y tiene buenos antecedentes con la Iglesia Católica.

r Un católico practicante se esfuerza por tener mayor conocimiento de las enseñanzas de Cristo y su Iglesia y aaceptar, respetar y defender la autoridad de la Iglesia (que le fue conferida al Supremo Pontífice, la jerarquía y launión del clero con él) para enseñar, gobernar y santificar a los fieles.

r Un católico practicante brinda apoyo material y moral a la Iglesia y a sus obras en todo nivel, promoviendoprogramas de la parroquia y la diócesis, así como ayudando en sus misiones, a los necesitados y los desfavorecidos;apoya y lleva adelante las causas justas de los grupos minoritarios; intenta eliminar la discriminación injusta, losprejuicios, etc., y apoya a la Iglesia en su defensa del matrimonio y la vida familiar.

Tarifas de Iniciación y Cuotas de Consejo

Las Leyes de la Orden establecen que la tarifa de iniciación la fijará el consejo, sin embargo, siempre y cuando no serequiera de tarifa de iniciación a ningún sacerdote o miembro de una comunidad religiosa que solicite la membresía. Lasreglas también establecen que para aquellos que ingresen con menos de 26 años de edad, la tarifa de iniciación no debeexceder los $10 dólares. En casos de traslados de Juvenil a Adulto, la tarifa máxima de iniciación es de $5 dólares, siemprey cuando se realice la solicitud antes de que el candidato cumpla los 19 años de edad.

Las Leyes de la Orden establecen disposiciones concretas respecto a las cuotas para cada miembro. Las cuotas debenaplicarse por anticipado de acuerdo con aquellas fijadas por el consejo. Las cuotas para todos los miembros asociados y deseguros deben ser las mismas, y no deben ser menores a $5 dólares anuales. Sin embargo, los consejos pueden fijar unatasa de cuota diferente para miembros asegurados que tengan menos de 26 años de edad, pero la misma no puede sermenor a $3 dólares al año.

Si surgen preguntas respecto a la práctica delCatolicismo de un candidato o miembro, debeconsultarse al párroco del candidato o miembroantes de emprender alguna acción.

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Membresía de Funcionarios en Línea, que se actualizadiariamente. La elegibilidad para el Premio Fundadores ladetermina de manera automática el Consejo Supremo yno hay solicitud.

El Premio Colón reconoce las actividades de serviciocaritativo y programas fraternales de su consejo en cadauna de las cuatro categorías del programa Fe en Acción deabajo. Con el fin de ganar el Premio Colón, su consejodebe realizar por lo menos cuatro programas o actividadesprincipales en cada una de las categorías. Además, unconsejo debe realizar un programa esencial en cadacategoría.Un consejo se considera bien equilibradocuando promueve y realiza diversos programas en cadauno y ayuda a personas necesitadas. Como beneficioadicional, los programas de divulgación caritativaayudarán a su consejo a atraer y a retener miembros. Acontinuación se encuentra una lista de los programasdestacados que su consejo puede tener en cuenta:

Cuando su consejo lleva a cabo uno de los programasmencionados y cumple con sus requisitos, recibirá doscréditos para esa categoría de programa en particular.

Además, un consejo debe realizar un programa requeridoen cada categoría para ser elegible para el Premio Colón.La gran mayoría de los consejos ya están realizando uno omás de estos programas, que están diseñados paraenriquecer la vida espiritual del consejo, la familia y lacomunidad. Los programas requeridos son sumamentesencillos de realizar y a menudo complementan otrasactividades que el consejo ya está poniendo en práctica.

Para más información acerca de Fe en Acción y losrequisitos del Premio Colón, visite kofc.org/feenaccion.

Premio Consejo EstrellaCon el fin de que su consejo gane el Premio ConsejoEstrella, debe:

r Ganar el Premio Padre McGivney porcrecimiento de membresía;

r Ganar el Premio Fundadores por crecimiento deseguros;

r Ganar el Premio Colón por programas deconsejo bien equilibrados enviando la Solicitudpara el Premio Colón (#SP-7);

r Enviar el Informe del Personal del Programa deServicio (#365);

r Enviar la Encuesta Anual de Actividad Fraternal(#1728) y

r Permanecer al corriente con las evaluaciones de laSede del Consejo Supremo

(En EE.UU. y Canadá, esto incluye cumplir totalmentecon los requisitos de Ambiente Seguro).

El Premio Padre McGivney reconoce la excelencia decrecimiento de la membresía en el consejo. Cada año, elConsejo Supremo le asigna a su consejo una cuota. Para elpremio, el crecimiento se considera neto sobre laspérdidas durante la suspensión o renuncia. Losfallecimientos no cuentan ni a favor ni contra de la cuota,y las transferencias a o fuera del consejo no cuentan parao en contra de su cuota. La cuota de su consejo puedeencontrarse en la pestaña Membresía de Funcionarios enLínea, que se actualiza diariamente. La elegibilidad parael Premio Padre McGivney la determina de maneraautomática el Consejo Supremo y no hay solicitud.

El Premio Fundadores reconoce la excelencia en lapromoción de nuestros seguros y beneficios fraternales.Cada año, el Consejo Supremo asigna a su consejo unacuota de seguros. Para el premio, el crecimiento seconsidera neto por encima de las pérdidas durante lassuspensiones, renuncias y transferencias de miembro deseguros a miembro asociado. Los fallecimientos nocuentan contra su cuota y las transferencias a o fuera de suconsejo no cuentan ni para ni en contra de su cuota. Lacuota de su consejo puede encontrarse en la pestaña

FE COMUNIDADApoyo a las Vocaciones Abrigos para los Niños(RSVP) Misión Global de Sillas de Ruedas Hábitat para la HumanidadFAMILIA VIDAAlimentos para las Familias Marcha por la Vida Olimpiadas Especiales Programa de Ultrasonido

FE COMUNIDADRetiro Espiritual Manos que AyudanFAMILIA VIDAConsagración de la Novena por la VidaSagrada Familia

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Otros Premios

r El Premio Internacional de Servicio se entrega alos consejos por los mejores programas realizadosen áreas de actividades de Fe, Comunidad, Familiay Vida. Los ganadores internacionales seseleccionan entre las inscripciones enviadas porcada jurisdicción. Los primeros lugares sereconocen en la Convención anual del ConsejoSupremo. Para ser tomado en cuenta, conteste yenvíe el Formulario de Inscripción a los Premios dePrograma de Servicio del Consejo de Estado(#STSP). Debe enviarse a su consejo de estado elformulario, junto con los materiales de apoyo(artículos de periódico, fotografías, etc.).

r El Premio de la Competencia de Campeones seentrega a dos consejos en cada jurisdicción: elconsejo con el mayor porcentaje de crecimiento demembresía y el consejo con mayor ganancia netanumérica en membresía. No se requiere de solicitudpara este premio ya que la elegibilidad la determinael Consejo Supremo de manera automática.

Premios de Distrito

El Premio Nuevo Consejo se entrega a los diputados dedistrito responsables del desarrollo de un nuevo consejo.

El Premio Distrito Estrella se entrega a los diputados dedistrito que logran 100 por ciento o más de la cuota deganancia neta de membresía del distrito y la cuota deganancia neta de seguros y que por lo menos uno de losconsejos en el distrito gane uno de los niveles del PremioConsejo Estrella.

El Premio Distrito Todas las Estrellas se entrega a losdiputados de distrito que ganan el Premio Distrito Estrella y que todos sus consejos activos ganan el Premio ConsejoEstrella. Debe tener un mínimo de tres consejos activos para ser Todas las Estrellas y solo está disponible enterritorios de seguros.

Inversiones

La misión caritativa de Caballeros de Colón exhorta a losconsejos a recaudar dinero que después puede donarse acausas dignas. La misión también llama a nuestrosmiembros a participar de manera personal en larecaudación de fondos y en las actividades caritativas.

En el pasado se sabía que los consejos establecían unaamplia cartera de inversiones que generaba un ingresopasivo. Esto tiende a socavar el aspecto de la recaudacióncaritativa de fondos de nuestra misión. Es importanterecordar que Caballeros de Colón tiene una bien ganadareputación de donar horas voluntarias y dinero a causasdignas, y no de mantener los fondos en cuentas deinversión.

Caballeros de Colón exhorta a sus miembros a participar demanera personal en la recaudación de fondos y en lasactividades caritativas y recomienda que se establezca untope en la cantidad de fondos acumulados que el consejopueda mantener. El Consejo Supremo recomienda que losconsejos no mantengan los fondos totales acumulados pormás de $10,000 dólares, excepto en circunstanciasespeciales. Cuando el total de fondos generales acumuladosexcede los $10,000 (sin asignación específica) dólares, amenudo surgen numerosos problemas. Por ejemplo:

r La inversión y la gestión de fondos con frecuenciaprovocan discordia y desacuerdo entre losmiembros que pueden no estar de acuerdo con lasdecisiones de inversión.

r A menudo surgen conflictos de interés cuando losmiembros que se encuentran en el negocio deinversiones desean gestionar los fondos.

r La acumulación de grandes sumas de dineropueden llevar a los miembros a manejar dichosfondos de manera imprudente, a pesar de susbuenas intenciones.

Los consejos están autorizados a recibir fondos en sucuenta general a lo largo de sus actividades fraternalesordinarias y caritativas. Siempre y cuando dichos fondosno se desembolsen de inmediato para gastos necesarios ydonaciones caritativas, deben depositarse en otro banco ycuentas de inversión. Sin embargo, los consejos nuncadeben invertir o mantener fondos en cuentas deinversión, acciones, anualidades, fondos de mutualidades(que no sean fondos de mutualidades del mercadofinanciero), bonos u otras formas como oro, plata oplatino. El Consejo Supremo no aconseja, exhorta,

recomienda o permite a ninguno de sus consejos a invertiro a mantener fondos en ningún tipo de cuenta que no seanlas siguientes:

r Certificados de depósito ordinarios a corto plazo r Cuentas de ahorros simples r Cuentas de cheques simples r Cuentas de mercado financiero simples r Fondos de mutualidades del mercado financiero

Por ejemplo, los consejos pueden elegir colocar los fondosde más de $10,000 dólares en un certificado de depósito acorto plazo mientras esperan gastar los fondos con unafinalidad prevista. También es aceptable que un consejomantenga los fondos en exceso en un certificado dedepósito como reserva para cubrir un gasto conocido oresponsabilidad que deba pagarse en el futuro. Los fondosdeben mantenerse bajo el nombre y Número deIdentificación Fiscal del consejo, y solo los funcionariosidentificados en los estatutos pueden tener autoridad defirma en la cuenta. Los funcionarios financieros y losfideicomisarios son los responsables de mantenerinformados a los miembros de dónde se depositan losfondos. Un director de programa o comité nunca debemezclar los fondos de Caballeros de Colón con fondospersonales. Los consejos no deben crear fundacionesbenéficas esperando distribuir el ingreso generado por ungran capital. Este tipo de fundaciones plantean numerososretos, incluyendo:

r Compromiso a largo plazo por parte de losmiembros para invertir y administrar el capital

r Riesgo de que los fideicomisarios sucesores nohonren la intención original de la fundación

r Declaración de impuestos por separado, si lafundación está formada como una entidadindependiente, lo que por lo general es el caso

r Obligaciones legales sustanciales

En lugar de crear fundaciones caritativas, los consejosdeben tener en cuenta otras formas de distribuir susfondos, incluyendo:

r Fundaciones caritativas del consejo de estado r Escuelas católicas locales r Otras organizaciones locales basadas en la fe

Si un consejo determina que enfrenta una circunstanciainusual que requiera de acumular o invertir fondos demanera no compatible con esta política, primero el gran

caballero debe consultarlo con el abogado de estado,quien a su vez solicitará la autorización para mantener losfondos en exceso al abogado supremo.

A todo miembro individual que exprese interés en haceruna donación a una organización que promuevainiciativas basadas en la fe, debe animársele a hacer ladonación a la fundación de su consejo de estado o laprograma Unidos en la Caridad del Consejo Supremo.Estas donaciones son deducibles de impuestos. Lasdonaciones a un consejo no son deducibles de impuestos.

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facturación y de emprender medidas de retenciónproporcionando una lista de miembrosincumplidos al gran caballero con el fin de evitarque los miembros sean suspendidos por falta depago de cuotas

r Asegura que los registros de membresía del consejoestén actualizados y que los nuevos miembrosfirmen la lista constitucional

r Recibe por parte de la Sede del Consejo Supremolas credenciales de membresía honoraria yhonoraria vitalicia para ser distribuidas entre losmiembros calificados

r Archiva diversos informes de transacciones demiembros/seguros con la Sede del ConsejoSupremo

r Es el responsable de contestar y enviar el formulario990 para el consejo (solo en EE.UU.)

r Mantiene el sello del consejo y lo estampa en lascredenciales de membresía, resoluciones y otrosdocumentos oficiales según sea necesario

Deberes de los Funcionarios de Consejo

Capellán r Sirve como consejero spiritual de los hermanos

Caballeros y familias del consejo r Ofrece su mensaje a los miembros al inicio de las

reuniones como se señala en Método para Realizaruna Reunión de Consejo (#10318) o cuando mejorse ajuste al programa

Gran Caballero r Preside todas las reuniones r Nombra a directores de programa y membresía r Nombra comités según sea necesario r Endosa cheques y órdenes de pago r Es responsable del Equipo de Primer Grado del

Consejo

Diputado Gran Caballero r Asiste al gran caballero con la operación del consejo

y cualquier otra tarea que el asigne el gran caballero r Preside las reuniones del consejo en ausencia del

gran caballero r Se recomienda que sirva en el Comité de Retención

del consejo

Canciller r Tiene la tarea de fortalecer el interés de los

miembros en el consejo r Asiste al gran caballero y al diputado gran caballero

en las tareas que les son asignadas r Se recomienda que sirva en el Comité de Retención

del consejo

Secretario Financiero r Por recomendación del gran caballero y los

fideicomisarios, el secretario financiero esnombrado para un periodo de tres años que esaprobado por el Caballero Supremo

r El candidato a secretario financiero también debecontestar y enviar la Solicitud para Nombramientocomo Secretario Financiero (#FS-101)

r En la Sección 130 de las Leyes de la Orden, elsecretario financiero es automáticamente afianzadopor la cantidad de $5,000 dólares. Se puedenproporcionar fianzas adicionales con un costo de$7 dólares por mil poniéndose en contacto con laoficina del secretario supremo

r Recauda dinero, en forma de cuotas, por parte delos miembros. Es el responsable de enviar avisos de

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Secretario de Actas r Es el responsable de conservar y mantener un

registro verdadero y permanente de todas lasacciones del consejo y de mantener toda lacorrespondencia del consejo

Tesorero r Es el encargado de administrar los fondos del

consejo r Recibe el dinero por parte del secretario financiero

y lo deposita en las cuentas apropiadas del consejo r Es el responsable de pagar todos los gastos del

consejo, incluyendo las evaluaciones del ConsejoSupremo

r En la Sección 130 de las Leyes de la Orden, eltesorero es automáticamente afianzado por lacantidad de $5,000 dólares cuando se informa en el formulario Elección de Funcionarios (#185). Se pueden proporcionar fianzas adicionales con un costo de $7 dólares por mil poniéndose encontacto con la oficina del secretario supremo

Lector r Es nombrado por el gran caballero r Es el responsable de proporcionar programas

adecuados de educación y capacitación al amparode la sección por “el Bien de la Orden” de lasreuniones de consejo

Abogado r Actúa como parlamentario para el consejo r Debe contar con un conocimiento de trabajo de las

Reglas de Orden de Roberts, Acta Constitutiva,Constitución y Leyes , estatutos del consejo yMétodo para Realizar una Reunión de Consejo(#10318)

r Cuando sea necesario, pide asistencia legal alabogado de estado

Guardián r Es responsable de supervisar y mantener todas las

propiedades del consejo r Establece las salas del consejo para reuniones y

ejemplificaciones de grado r Supervisa a los guardias interiores y exteriores

Guardia Interior/Exterior r Actúa en las puertas de la sala del consejo revisando

las credenciales de membresía al día y permitiendola entrada

Junta de Fideicomisarios r Formada por el gran caballero y otros tres

miembros electos r Supervisa todos los negocios financieros del

consejo y realiza auditorías semestrales r Los fideicomisarios o síndicos son electos para

periodos de tres, dos y un año. En cada elecciónregular, se votará el cargo de cada fideicomisario ylos fideicomisarios para tres y dos años se moverána fideicomisarios de uno y dos años,respectivamente

Director de Programa r Es nombrado por el gran caballero r Colabora con el gran caballero para establecer el

calendario anual de los programas del consejo r Administra a cada director y presidente de

programa de servicio a medida que ponen enmarcha los programas y actividades del consejo

r Mantiene registros precisos de los programas delconsejo para reportar en la Encuesta Anual deActividad Fraternal y la Solicitud del Premio Colón

r Mantiene informado al director de relacionespúblicas del consejo sobre todos los programas yactividades para la promoción en los medios decomunicación locales

Director de Membresía r Nombrado por el gran caballero r Colabora con el gran caballero y los líderes del

consejo sobre los objetivos de membresía delconsejo para el año

r Administra el Comité de Reclutamiento, el Comitéde Retención y el Comité de Promoción deSeguros a medida que ponen en marcha lasactividades de membresía del consejo

r Planea y coordina el calendario de los programas dereclutamiento del consejo

Para información adicional, consulte Tareas yResponsabilidades de los Funcionarios y Directores del Consejo (#4241).

ProtocoloLos líderes fraternales deben seguir los protocolosadecuados. El protocolo, por definición, es el mínimonormal de cortesía. El Manual de Protocolo de Caballeros deColón (#1612) contiene información específica que rigemuchas situaciones en las que participa el protocolo. Sinembargo, tenga en cuenta que cuando exista una reglaespecífica que rija la situación, no se equivocará al usar lacortesía común.

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Invitaciones – A los invitados deben enviárseles invitacionesadecuadas escritas por anticipado (por lo menos seissemanas antes del evento). Todas las invitaciones debenenviarse a nombre de y firmadas por el gran caballero, eldiputado de distrito o el diputado de estadorespectivamente. La respuesta debe dirigirse a un director omiembro del comité. La invitación debe dejar saber alhuésped la hora, agenda, vestimenta y toda expectativa enparticular.

Su diputado de distrito, como representante especial delCaballero Supremo y del diputado de distrito, deben estarinvitados a todos los eventos del consejo. Sin embargo, no esun protocolo adecuado enviar una invitación “abierta” a sudiputado de distrito esperando que asista al evento. Debe

comprenderse que su agenda puede no permitirle asistir atodos los eventos, en cuyo caso se lo notificará consuficiente tiempo.

Oradores – Los oradores a un evento deben ser notificadoscon suficiente anticipación si se espera que hablen. Un líderfraternal cortés no se acerca a un invitado justo antes odurante un programa y le pide que hable, ya que dará laimpresión de que usted preferiría que no hablara, pero sideseara hablar, usted se lo permitiría.

Cabecera – Por lo general los asientos se organizan porjerarquía de la más alta, desde el centro hacia cada extremo.Los invitados se presentan desde la derecha hacia el centro ydespués desde la izquierda hacia el centro, excluyendo a losmiembros oradores en la cabecera. Las esposas de todosaquellos sentados en la cabecera también deben incluirse enel estrado. La siguiente lista de prioridad regirá para losprogramas con oradores y organización de asientos: clero,Caballeros de Colón (en orden de jerarquía), dignatariosciviles y otras fraternidades.

Cuando esté presente más de un sacerdote y un orador nodesea mencionar en nombre de cada uno de ellos, debedecir, “Reverendos Monseñores” y/o “Reverendos Padres”.No use nunca “Reverendo Clero” salvo si están presentesrepresentantes del clero de diferentes credos.

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

MANUAL DE PROTOCOLO

Cuando se dirijacorrespondencia a una personacon la que tenga una estrecharelación de trabajo, debereconocer el cargo quedesempeña. El saludo debe ser“Digno Gran Caballero yquerido Hermano Juan”

Odas de Apertura y de ClausuraOda de Apertura y Clausura(Para México)

¡Soldados de Cristomarchad a la lid!con la insignia santaseguir sin cesar.

Jesús nuestro maestronos guiará hasta el fíny en la lucha avantela bandera irá.

Cual potente huestela Iglesia nos guíasigamos las huellasde la cristiandad.

No estamos aisladossigamos unidosen la fé de Cristoy en la caridad.

Oda de Apertura(Para Puerto Rico yRepública Dominicana)

Venid, Hermanos, a la mansión de los cruzadosdel gran Colón.

Es grande y noble nuestra misión,y Dios nos manda su bendición.cantad, hermanos, una cancióna la memoria del gran Colón.

Cantad, Hermanos,que es la ocasiónde entonar himnos a nuestra unión.

Oda de Clausura

Cantemos al amorde los Amorescantemos al Señor¡Dios está aquí!Venid adoradoresAdoremos aCristo Redentor.

¡Gloria a Cristo, Jesús!Cielos y tierra,bendecid al Señor,Honor y Gloria a Tí,Rey de la Gloria;Amor por siempre a Tí,Dios del Amor.

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Gran Caballero

Como gran caballero, por la virtud del cargo, usted y undelegado debidamente electo del consejo, junto con losgrandes caballeros y delegados de cada consejo en sujurisdicción, componen el consejo de estado. El grancaballero y el delegado, o sus sustitutos, elijen a losfuncionarios de estado, a los delegados a la ConvenciónSuprema anual y votan las resoluciones presentadas en laconvención de estado anual. Es muy importante para ustedy para el delegado de su consejo asistir y participar en losprocedimientos de la convención. Al asumir un papelactivo, usted asegurará un futuro más sólido de su consejo yjurisdicción para el bien general de la Orden.

Auditoría del ConsejoEl Informe de Auditoría Semestral del Consejo (#1295) parael periodo que concluye el 30 de junio, debe entregarse alConsejo Supremo antes del 15 de agosto; el periodo queconcluye el 31 de diciembre debe entregarse antes del 15 defebrero. Los fideicomisarios del consejo y el gran caballerodeben contestar la auditoría y enviarla a: Caballeros deColón, Cuentas del Consejo., 1 Columbus Plaza, NewHaven, CT 06510-3326. Los formularios puedenencontrarse en kofc.org/formas.

Deben contestarse las tres secciones del Informe deAuditoría Semestral del Consejo (#1295) y deben firmar la auditoría el gran caballero y por lo menos dosfideicomisarios.

Si una respuesta no procede, debe escribirse “ninguna” enesa línea. Si no se contesta alguna sección o no seencuentran las firmas requeridas, el informe se devolverá al gran caballero.

Cuadro A – Membresía –Uno de los objetivos principalesde la auditoria semestral del consejo es reconciliar losregistros de membresía del consejo local con los quemantiene el Departamento de Registros de Membresía delConsejo Supremo. Si su consejo usa Gestión deMiembros/Facturación a Miembros, está satisfecho elrequisito del Cuadro A. De otro modo, las fuentes deinformación necesarias para contestar el Cuadro A son: (1)los registros que el secretario financiero mantiene en el libromayor u hojas de contabilidad, dependiendo del sistema decontabilidad que use el consejo; (2) Listas semestrales delconsejo proporcionadas por la Sede del Consejo Supremo y(3) Declaraciones mensuales del Consejo enviadas a la Sededel Consejo Supremo. Éstas últimas son especialmentenecesarias para la transferencia de asociado a asegurado, deasegurado a asociado, fuera del consejo y en algunos casos,transacciones por fallecimiento registradas como resultadodel procesamiento de reclamación de Seguro. Todas lasdiscrepancias entre los registros del consejo local y elConsejo Supremo deben reconciliarse con cualquiertransacción necesaria de membresía que se envíe alDepartamento de Registros de Membresía o registros delconsejo local que se corrijan según sea necesario paraasegurar el acuerdo. Solo deben enumerarse los miembrospara los cuales se reportaron transacciones de membresíaaplicables en la auditoria. Si se adoptan medidas paraadición o deducción, pero no se enviaron con suficientetiempo para procesarse, no debe indicarse en el informe deauditoría. Con el fin de garantizar que las transacciones demembresía han sido recibidas y procesadas por la Sede delConsejo Supremo, debe contestarse una revisión de laDeclaraciones del Consejo para el periodo de auditoría – lasdeclaraciones de agosto a enero para la auditoría de enero ylas declaraciones de febrero a julio para la auditoría de julio.Con el fin de preparar solo la auditoría semestral, seexcluyen los miembros de seguro inactivos; no debentomarse en cuenta como miembros de seguro del consejo. Si un miembro de seguro debe suspenderse o renuncia, sevuelve inactivo y se considera una deducción. Por elcontrario, un miembro inactivo que reactiva su membresíadebe registrarse como adición en la línea “reingresos”.Asimismo, deben coincidir las líneas en las secciones deAdiciones y Deducciones de las “Transferencias – Asociado aSeguro” y las “Transferencias – Seguro a Asociado”. Porejemplo, una adición de seguro como resultado de unatransferencia de asociado a seguro es también una

Guía delGranCaballero

Liderazgobasado en la caridad,

la unidad y la fraternidad

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Procedimientos de Auditoría para el Cuadro B – Serecomienda a los auditores usar el procedimiento que sedetalla a continuación para determinar los pagos de cuotasrecibidos, ingresados en los Estados de Cuenta apropiadosdel Miembro, entregados al tesorero, recibidos por eltesorero y depositados en la cuenta bancaria del consejo. Porel contrario, es eficiente verificar que los créditos no seingresaron en los Estados de Cuenta del Miembro hasta queexista un registro de pago que se haya recibido. Con el fin dellevar a cabo estas determinaciones, deben “inspeccionarseregularmente” un número representativo de cuentas.

deducción de asociado. Las cifras “Deducciones Totales” enla sección de las Deducciones deben colocarse en la línea“Menos Deducciones Totales” en la sección de Adiciones ydebe sustraerse de las cifras de “Total para el Periodo” con elfin de obtener las cifras correctas para el “Número deMiembros al Final del Periodo”.

Cuadro B – Transacciones de Efectivo – SecretarioFinanciero – “Efectivo en Caja al Inicio del Periodo” serála cifra del Informe de Auditoría anterior que muestra el“Efectivo en Caja al Final del Periodo”.

Las cifras para “Efectivo Recibido – Cuotas, Iniciaciones” y“Efectivo Recibido de otras procedencias” será la suma delperiodo de contabilidad de los Registros de Recibos deEfectivo o del Libro de Contabilidad del SecretarioFinanciero. El “Efectivo Total Recibido” será el total de lostres puntos anteriores.

La cantidad “Pagada al Tesorero” será el total de las cifrasque aparecen en los recibos del tesorero al secretariofinanciero para fondos recibidos durante el periodo por eltesorero por parte del secretario financiero.

“Efectivo en Caja al Final del Periodo” será la cantidad queaparece en “Pagado al Tesorero” sustraída de la cantidad queaparece en “Efectivo Total Recibido”. En muchos casos, el“Efectivo en Caja al Final del Periodo” mostrará un balanceen ceros, ya que la mayoría de los secretarios financieropagan todos los fondos al tesorero antes del final delperiodo de auditoría.

Cuadro B – Transacciones de Efectivo – Tesorero – El“Efectivo en Caja al Inicio del Periodo” será la cifra queaparece en la auditoría anterior en la línea “Balance Neto deEfectivo”. El inciso “Recibido por parte del SecretarioFinanciero” será el periodo total de contabilidad de losincisos en el Libro de Contabilidad del Tesorero quemuestran los fondos recibidos por parte del secretariofinanciero. Debe coincidir con la cantidad que aparece en elinforme del secretario financiero en la línea “Pagado alTesorero”.

En el rubro “Desembolsos”, las cantidades para el pago percápita y gastos generales serán el periodo de pago totalcontabilizado por el consejo como se muestra en la secciónde Desembolsos del Libro de Contabilidad del Tesorero.

Cuadro C: Algunos consejos pueden incluir cifrasen este programa que no sean aplicables al informede auditoría. Es particularmente cierto en relacióncon “Adeudado al Consejo Supremo: Per Cápita”en la columna de Activos y “Adeudado por parte delos Miembros” en la columna Pasivos.

Un error común es que algunos consejos incluyencomo propio el gravamen per cápita para el periodoque sigue al que corresponde a la auditoríarealizada. Por ejemplo, si una auditoría se realizapara el periodo que concluye el 31 de diciembre,entonces el gravamen per cápita para enero delsiguiente año no debe mostrarse en la línea “PerCápita”. Sin embargo, si este gravamen de enero nose pagará antes del 30 de junio, debe incluirse en lasiguiente auditoría.

“Adeudado por parte de los Miembros” – si elsecretario financiero sigue los debidosprocedimientos de facturación, habrá enviado elPrimer Aviso por lo menos 15 días antes del iniciodel periodo. No deben realizarse para los miembrosa quienes se les factura el siguiente periodo. Paraevitar confusiones, los avisos de facturación debenfecharse como el primer día del mes del inicio delperiodo (1º de enero o 1º de julio), no con la fechaen que se elabora la factura. Sin embargo, si unaporción de la factura permanece sin pagarse en elsiguiente periodo de auditoría, la porción debeincluirse en el subsiguiente Informe de Auditoría.

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Miembro. Consulte “Cuadro C – Activos y Pasivos” paraorientación acerca de estas cifras antes de realizar lasentradas.

Un indicador de la condición financiera de un consejo es elnúmero de miembros son las cuotas atrasadas y lascantidades que se poseen. Asegúrese de incluir estas cifrasen el informe.

El tesorero proporcionará las cantidades de las “Cuentas delMercado Financiero” a partir de su libro de efectivo, quedebe mostrar las transferencias de efectivo a las cuentas de ahorros.

Pasivos –Las cifras para la sección de los Activos relativos alas obligaciones del Consejo Supremo y de Estado, así comopara diversas, las proporcionará el secretario supremo apartir de sus informes y de sus facturas sin pagar en suposesión.

Los pagos anticipados de cuotas por parte de miembrosdeben incluirse en “Pagos Anticipados por parte deMiembros”. Se trata de un activo debido a que representapagos adeudados aún no cobrables a sus miembros.

Cuando un miembro es suspendido, la cantidad que debaaparecerá en el Informe de Auditoría para el periodo en elque fue suspendido. Si se usa un sistema de contabilidadmanual, su Estado de Cuenta del Miembro debe removersedel expediente del consejo durante o antes del final delperiodo en el que fue suspendido. Este procedimientoasegurará que no se produzca un aviso de facturacióndurante el siguiente periodo y elimine la prórroga de unperiodo a otro de cuotas irrecuperables u otros cargos enmiembros que han sido suspendidos. La cifra para “PasivosTotales en Curso” también se ingresa en la columna deActivos en el espacio designado “Menos: Pasivos en Curso” yse sustrae de “Activos Totales en Curso” para obtener “ActivosNetos en Curso”.

Si los pasivos superan a los activos, los “Activos Totales enCurso” deben sustraerse de “Pasivos en Curso” y la cifraresultante que se muestra entre paréntesis.

Otros Activos – Los fideicomisarios deben clasificarotros activos en las líneas previstas en esta sección.

Proceda así:

r Verifique diversos recibos en cada la hoja deRegistro de Recibos de Efectivo para determinar sise dio crédito en el Estado de Cuenta del Miembroapropiado para la cantidad que se muestra

r Verifique diversos Estados de Cuenta de Miembropara determinar, en orden inverso, si se dio elcrédito de recibido y registrado en el Registro deRecibos de Efectivo

r Verifique los totales en cada hoja de Registro deRecibos de Efectivo para determinar si los fondos seentregaron al tesorero y se emitió el recibo

r Verifique cada Recibo del Tesorero para determinarque las cantidades que se muestran se acreditaroncomo depósitos en los estados de cuenta bancarios.

Para determinar si el registro de cheques del tesorero está enequilibrio con el balance que se muestra en el estado decuenta bancario del final del periodo, se recomienda elsiguiente procedimiento:

r Determine que existe el comprobante autorizadopara cada cheque emitido y que éste se emitió albeneficiario correcto por la cantidad correcta

r Revise el endoso en los cheques para determinarque están correctamente endosados por elbeneficiario

r Compare los cheques cancelados con el registro deDesembolso de Efectivo e indique los resultadosiniciales de auditoría en el registro del cheque

Cuadro C – Pasivos y Activos —Esta secciónproporcionará una visión de la condición financiera delconsejo. A partir del periodo de auditoría indicará elprogreso financiero del consejo – o la falta de este – ycuando sea necesario, permitirá a los fideicomisarios, a losdiputados de estado y distrito y a la Sede del ConsejoSupremo obtener un retrato fiel del estado financiero del consejo.

Activos –Los “Fondos no Depositados” son aquellos enposesión ya sea del secretario financiero o del tesorero o deambos. Los activos etiquetados como “Banco – Cuenta deCheques” y “Banco – Cuenta de Ahorros” serán lareconciliación de la(s) chequera(s) del tesorero quemuestran el o los balances de efectivo neto. Los chequespendientes deben deducirse del estado de cuenta bancario.

Los datos “Adeudado por parte de los Miembros” seobtienen de los registros de Estados de Cuenta del

También es el momento de evaluar cada actividad paradeterminar cuáles seguirá realizando el consejo. Elpresupuesto para una nueva actividad tomará el ingreso ylos gastos de una actividad descontinuada o se necesitaráasignar nuevos fondos para la nueva actividad.

Una vez que el presupuesto esté preparado y se hayafinalizado, debe difundirse entre los miembros yadoptarse en una reunión regular del consejo mediantevoto de los miembros. Se recomienda que esto tenga lugardurante una de las primeras reuniones a inicios del añofraternal. Este procedimiento asegura que las siguientesreuniones se utilicen al máximo y no usen para votacionesde cada gasto del proyecto. Es también una buenapráctica para asegurar que los fondos en exceso setransfieran de la cuenta general del consejo a una cuentade ahorros, según sea lo apropiado.

Procedimientos de MembresíaEl secretario financiero debe usar la aplicación Gestión deMiembros (el método preferido cuando aplique) oprocesar el Documento de Membresía (#100) para cadauna de las transacciones siguientes:

1. Nuevo Miembro – El Primer Grado establece lamembresía y el registro de dicho grado se requiere paraactivar los beneficios fraternales. Inmediatamente (en unplazo de 24 horas) después del Primer Grado, elsecretario financiero procesará el Documento deMembresía (#100) por correo o email. Ya sea que se envíepor correo postal o email a la Oficina del ConsejoSupremo, envíe siempre una copia al agente general. Estoasegurará que el nuevo miembro esté registrado en la listadel consejo y que el agente general reciba una copia delDocumento de Membresía (#100). (Nota: Si el agente deseguros está presente en el grado, tomará este documentopara entregarlo al agente general). El consejo siempredebe conservar una copia del Documento de Membresía(#100) para sus registros. Cuando se envíe el Documentode Membresía (#100) por email, no es necesario enviaruna copia impresa.

2. De Juvenil a Adulto – De Juvenil a Adulto constituyeuna categoría específica para un candidato a miembroque cuenta con una póliza de seguro vigente que fueemitida mientras tenía menos de 18 años de edad. Susolicitud debe procesarse como transacción de Juvenil aAdulto. Debe incluir el número de póliza juvenil en elDocumento de Membresía (#100), si se dispone delmismo. Si el candidato solicita la membresía antes decumplir 19 años de edad, la tarifa máxima de iniciaciónque puede cobrarse es de $5 dólares.

3. Reinstalación – Esta transacción puede usarse si laterminación de la membresía fue por un periodo de tres

Presupuesto del ConsejoEn Como gran caballero, usted debe trabajar con eltesorero, el secretario financiero y los fideicomisarios desu consejo para comparar las cifras reales del año anteriorcon las cifras presupuestadas que fueron aprobadas por elconsejo. La información obtenida se usará paradesarrollar el presupuesto del año fraternal en curso. Elpresupuesto de su consejo debe corresponder con el añofraternal, que abarca el periodo del 1º de julio al 30 dejunio. El establecimiento del presupuesto de su consejodebe iniciar de inmediato después de su elección comogran caballero.

Cuando se inicie un proceso presupuestario, revise losingresos y gastos reales para cada programa y actividad ycompárelos con las cifras presupuestadas del año anterior.Las preguntas que deben tenerse en cuenta al establecerun presupuesto incluyen:

r Los ingresos se desvían de una donaciónimportante?

r ¿Los incisos donados en el pasado que ahora secargan aumentaron los gastos?

r ¿La participación en una actividad en particularaumentó y disminuyó? ¿Esto dependió del climao de un conflicto de programación? ¿Puedeinfluir en los ingresos y los gastos?

r ¿El consejo cargo muy poco o demasiado por elevento?

Mantenga las cifras presupuestarias realistas yalcanzables. Las cifras deben reflejar una aproximación delos resultados reales del año anterior, ajustadas según seanecesario tanto para un evento extraordinario o algo queconsiderará un avance normal. Deben basarse en lasrespuestas de las preguntas muestra de arriba. Sinembargo, una buena regla general sería aumentar elingreso y los gastos para el costo de la inflación(aproximadamente 1-2 por ciento).

Los presupuestos son herramientas útiles, ya quepermiten a diversos directores de programarealizarlos de manera autónoma mientras trabajanen los límites del presupuesto que fue aprobado por los miembros.

Después de que el consejo acepta el presupuesto,no significa que esté grabado en piedra. Elpresupuesto debe ser un documento adaptable,que cambie según las circunstancias.

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meses o menos. La reinstalación solo puede tener lugar enel consejo del cual fue suspendido el miembro o renunció.Una reinstalación no reflejara un rompimiento en lamembresía. No se requiere del voto del consejo.

4. Readmisión – Esta transacción es apropiada si laterminación de la membresía fue por un periodo de más tresmeses y hasta siete años. El candidato puede ser readmitidoal consejo de su elección. El consejo vota su membresía sies necesario, pero por lo general no se necesita de ningunaacción por parte del comité de admisión.

5. Reactivación – La debida transacción para el reingresode un miembro de seguro inactivo, es la reactivación. Unmiembro de seguro inactivo ha sido suspendido por faltade pago de cuotas pero mantiene un certificado de segurovigente de Caballeros de Colón.

6. Nueva Solicitud – Cuando un candidato ha estadofuera de la Orden durante más de siete años, latransacción adecuada es la nueva solicitud. Puede realizarla solicitud al consejo de su elección y no debe tomar otravez los grados si el comité de admisión está satisfecho. Nopaga tarifa de iniciación.

7. Transferencia – Un miembro en posesión de unacredencial de membresía actual puede transferirse acualquier consejo de su elección solicitándolo medianteel Documento de Membresía (#100). El consejo que lorecibe acepta la solicitud de transferencia bajoprocedimientos de elección. Favor de tener en cuenta queuna transferencia la inicia solo el concejo receptor. Losmiembros no pueden transferirse fuera de un consejo.

8. Renuncia – La transacción de renuncia no puedereportarse usando el Documento de Membresía (#100).Más bien, se requiere de una comunicación personalfirmada del miembro pidiendo la renuncia (dimisión)para enviarla al consejo y después a la Sede del ConsejoSupremo. Un miembro puede renunciar sin importar siestá al corriente con sus cuotas o no. La únicaestipulación es que debe ser elegible para reingresar en lafecha que envía su carta de renuncia al consejo oasamblea. La renuncia no es una opción para undelincuente, un católico no practicante o alguien que fuesuspendido o expulsado al amparo de la Sección 162 delas Leyes de la Orden. Estos miembros que solicitan y seles concede la renuncia, no mantienen la membresíacontinua. El registro de membresía reflejará unrompimiento de servicio. Si el candidato a renunciar esun miembro de seguro, será reportado como miembroinactivo y permanecerá así en la lista del consejo mientrassu seguro esté vigente.

El consejo sigue siendo responsable de las evaluaciones delconsejo supremo y de estado para el miembro inactivo. Sinembargo, se aplica un crédito de $9 dólares a la cuenta delconsejo al mes siguiente de la fecha de aniversario de lapóliza de seguro del miembro para compensar dichasevaluaciones.

Al recibir una solicitud válida de renuncia, elDepartamento de Registro de Membresía procesará lasolicitud y el Caballero Supremo enviará una carta alantiguo miembro informándole que su renuncia fueprocesada y brindándole información sobre cómo puedevolverse Caballero otra vez en el futuro si desea unirse a unconsejo como e Miembro en línea. Se envía una copia alDirector de Retención de Estados de todas de estas cartaspara que el consejo de estado puede dar seguimiento eintente retener a aquellos que renuncian.

9. Suspensión – Falta de Pago – Un miembro debe teneratraso de por lo menos tres meses antes de ser suspendidopor falta de pago. Sin embargo, a ningún miembro en estacondición se le debe advertir que se requiere de unacredencial de membresía actual para asistir y participar enlas reuniones de trabajo de Caballeros de Colón y lasejemplificaciones de grado. Una credencial de membresía“actual” se define como aquella que porta “CUOTAPAGADA HASTA” la fecha o mayor a la fecha en curso.Debido a que esta categoría de suspensión representa elmayor grupo de pérdidas de nuestra Orden cada año, es devital importancia el que se siga el procedimiento adecuadode facturación antes de que una membresía activa setermine por suspensión.

Al igual que en el caso de la renuncia, un miembro deseguro suspendido queda en condición inactiva ypermanece en las listas del consejo. Debido a ello, elconsejo es responsable de cobrar las cuotas del Consejo

Una vez contestado el Documento de Membresía(#100-S) puede escanearse y enviarse por email amembership@kofc.org y al agente general de suconsejo. Esto ahorra tiempo y dinero y asegura quelas operaciones se acreditan en su cuenta conrapidez. De preferencia, toda actualización de lasituación de un miembro debe realizarse mediantela aplicación Administración de Miembros que seencuentra en Funcionarios en Línea.

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Supremo y de estado y también recibe un crédito anual de$9 dólares, como se explicó en la sección anterior.

10. Fallecimiento – Tan pronto como sea posible despuésdel fallecimiento de un miembro del consejo, debeenviarse el Documento de Membresía (#100) a la sede delConsejo Supremo para ser procesado con la fecha delfallecimiento incluyendo la información delsobreviviente. Si se usa Gestión de Miembros parareportar esta transacción, no es necesario enviardocumentos adicionales. Los miembros fallecidos sonrecordados en la Misa diaria en la Iglesia de St. Mary,New Haven, CT, el lugar de nacimiento de la Orden.

11. Incapacidad – Exoneración de Pago – Los hermanosCaballeros que no pueden emprender ninguna ocupacióndurante un periodo de por lo menos seis meses, debensolicitar la exoneración de cuotas al amparo de la Sección118(e) de las Leyes de la Orden. Debe enviarse a la Sededel Consejo Supremo evidencia de incapacidad totaljunto con la Solicitud de Exoneración de Pago de Cuotasdel Consejo y los Cargos Per Cápita del Consejo Supremo yde Estado (#1831). Deben firmar la solicitud el miembroincapacitado, el gran caballero y el secretario financiero.Todas las exoneraciones por incapacidad expiran el 31 dediciembre de cada año y deben renovarse durante los 90días anteriores a su vencimiento. Se envía una carta de lasede del Consejo Supremo solicitando la confirmación dela continuación de incapacidad durante octubre y debenfirmarla el gran caballero y el secretario financiero.Después la carta se devuelve directamente a la oficina delsecretario supremo. A los miembros del consejo que estánexentos de pago de cuotas al amparo de la Sección 118(e)se les debe emitir una Credencial de Membresía (#154)cada año. En el caso de un miembro calificado para laexención al amparo de las Secciones 118(e) y 118(d) –honorario vitalicio – precede la designación honorariovitalicio.

12. Suspensión – Falta de Catolicismo Practicante – Unode los requisitos para ser miembro de Caballeros deColón es “…católico practicante en unión con la SantaSede”. Con el fin de permanecer en papeles activos en suconsejo, un miembro debe mantener su catolicismopracticante. Sin embargo, a veces los miembrosabandonan la fe, se casan fuera de la Iglesia o pierden sucondición de otra forma. En dichos casos, pierden sumembresía “ipso facto” – por virtud del hecho.

Antes de poder procesar la suspensión por estainfracción, debe existir evidencia tangible para apoyaruna suspensión al amparo de la Sección 168.1 de las Leyes

de la Orden. En la Oficina del Consejo Supremo debehaber en el expediente una declaración del capellán delconsejo o del sacerdote de la parroquia del miembro conrespecto a que el hombre ya no es un católico practicante.También es aceptable una declaración del miembro en laque admite la infracción que dio lugar a la suspensión.Debe enviarse una de estas declaraciones, junto con elDocumento de Membresía (#100), con el fin de poderiniciar el proceso de suspensión.

Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas delConsejo Supremo.

13. Suspensión – Condena por Delito Grave – La Sección168.6 de las Leyes de la Orden estipula la pérdida de lamembresía por una condena por delito grave. Por logeneral un delito grave es aquel en el que la penapotencial es mayor a un año de prisión. Para corroborar lacondena, el secretario financiero debe enviar: la narraciónde la condena de un periódico, confirmación escrita delfiscal o una copia certificada de documentación de lacorte. La prueba de la condena debe incluir unadescripción del crimen como delito grave.CUALQUIERA de las pruebas antes mencionadas de lacondena, la certificación del secretario financiero de quesabe que el individuo condenado es un miembro queperdió la membresía y un Documento de Membresía(#100) son suficientes para la suspensión al amparo de laSección 168.6.

Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas delConsejo Supremo.

14. Suspensión – Conducta Indebida – Las instruccionesdetalladas para presentar denuncias contra un miembro,sus derechos a defenderse y ser juzgados se encuentran enlas Leyes de la Orden, Capítulo XIX, Secciones 170-181.Antes de que inicie el proceso de suspensión, debenenviarse un Documento de Membresía (#100) contestadoy todos los documentos que resulten del cumplimientocon el Capítulo XIX de las Leyes de la Orden.

Esta transacción NO cuenta contra las cuotas ganadas delConsejo Supremo.

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Procedimientos de Membresía – Transferencia deMiembros en LíneaTransferencia de Miembros en Línea – Los miembros“asignados” como candidatos a los consejos aparecerán enla pestaña de Candidatos del consejo en Funcionarios enLínea. Esta pestaña solo la verán los grandes caballeros ylos secretarios financieros. Los consejos no tendrán unapestaña “sin asignar”.

Una vez que el consejo ha pasado por el proceso deadmisiones y el miembro ha tomado el Primer Grado, sepuede transferirlo simplemente agregando la fechaanotada en la sección “Aprobación del Gran Caballero(Fecha)” y la fecha del Primer Grado en la sección“Secretario Financiero (Fecha de Ceremonial)”, yseleccionando el botón de actualización. Estas dos fechaspueden agregarse por separado, pero cuando se agrega lafecha del Primer Grado, la transferencia será procesada.

Cuando se ha enviado la actualización, el miembro serátransferido automáticamente a su nuevo consejo. Elconsejo no necesita enviar el Formulario 100.

Rechazo de Transferencias – Si, por alguna razón, elMiembro en Línea no se va a transferir al consejoasignado, el consejo puede “rechazar” al miembroseleccionando “rechazar” y seleccionando una razón en elmenú desplegable. Rechazar a un Miembro en Línea paraser transferido tendrá como resultado que el miembro

reaparezca en la sección “sin asignación” de la pestaña“candidato” de estado. Un rechazo no desencadena unemail a los funcionarios de estado.

Funcionarios en Línea – Sección del Gran CaballeroEste sitio, al que se accede desde la página web principalde Caballeros de Colón, le proporciona acceso a la lista demiembros de su consejo y al estado financiero. Su acceso aeste sitio se le concede cuando la Sede del ConsejoSupremo recibe su información de contacto en la Lista deFuncionarios Escogidos para el Período (#185) o en lapantalla de Funcionarios del Consejo en Gestión deMiembros. Este informe debe enviarse al ConsejoSupremo inmediatamente después de las elecciones delconsejo. Solo después de recibir esta información laOficina del Consejo Supremo otorgará acceso a estasegura sección de la página web de Caballeros de Colón.

Este sitio le permite rastrear el progreso de su consejotanto para crecimiento de membresía como de seguros, loque es una útil información para ganar el Premio ConsejoEstrella.

Después de ingresar a Funcionarios en Línea, como grancaballero tiene la posibilidad de pedir suministros para elconsejo, que pueden ser cargados a su cuenta. SeleccionesSuministros en Línea para ver los materiales disponibles yhacer su pedido. Los artículos de regalo también estándisponibles seleccionando el logotipo de Knights Gear,que lo lleva a knightsgear.com. A través de esta páginaweb, su consejo también puede solicitar prendas de vestirpersonalizadas (por ejemplo, con su nombre y número deconsejo).

Otro recurso disponible a través de Funcionarios en Líneaes el Centro de Recursos para Funcionarios. Ofrecerespuestas a preguntas frecuentes acerca de nuestronombre y emblema, corporaciones locales, problemas demembresía, temas de impuestos, fraternales, así comotemas de consejo y asamblea, del Cuarto Grado y decomunicaciones sociales. Es muy probable que muchas delas preguntas que tenga acerca de algunos aspectosdesafiantes de ser gran caballero se encuentren ahí. Lasentradas se actualizan regularmente y se extienden amedida que surgen o se dispone de nueva información.Como gran caballero, también tiene acceso a la aplicaciónGestión de Miembros y Estatutos en Línea. Por favorasegúrese de familiarizarse con estas aplicaciones.

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Consejo Supremo o de estado no les cobra evaluaciones.Todos los hermanos sacerdotes y religiosos que tomaronsus votos finales o perpetuos son designadosautomáticamente miembros honorarios vitalicios despuésde recibir el Primer Grado de la Orden. Sin embargo, estacondición no se otorga a diáconos permanentes oseminaristas salvo que cumplan con los requisitos basadosen la edad y los años de servicio. La distinción de lamembresía Honoraria Vitalicia incluye una credencial demembresía plastificada que se envía al secretariofinanciero. En el caso de procesamiento automático, lascredenciales incluyen información de grado,proporcionada por el registro del miembro en la Sede delConsejo Supremo que incluye que es Segundo o TercerGrado. En caso de envío manual, el secretario financierotambién puede indicar la información del grado cuandose ponga en contacto con el Departamento de Registrosde Membresía.

Un miembro honorario vitalicio no puede ser suspendidopor falta de pago. Sin embargo, se le puede pedir querenuncie o que sea suspendido. En dichos casos, debesolicitar que devuelva su credencial plástica de honorariovitalicio.

Ceremonial de Membresía Honoraria (HonorariaVitalicia)Si el miembro lo ha sido durante 25 años consecutivos yllegó a los 70 años de edad, o ha sido miembro durante 50años sin importar la edad, el único cargo para el siguienteceremonial es sustituir las palabras “miembro honorariovitalicio” por “miembro honorario” sin importar quesuceda al final.

Puede conferirse el honor a un miembro o a grupos dedos o más. Si es un grupo, cambie el singular al pluralsegún sea necesario.

Antes de la ceremonia el secretario financiero debeobtener lo siguiente. Los certificados de MiembroHonorario (#1457) y Miembro Honorario Vitalicio(#1458) están disponibles con un costo normal, así comolas insignias de solapa de Miembro Honorario (#PG-109)y Miembro Honorario Vitalicio (#PG-110).

Requisitos y Ceremonial de la MembresíaHonoraria y Honoraria Vitalicia

Membresía HonorariaLos miembros que llegan a los 65 años de edad y que hansido miembros de la Orden durante 25 años consecutivosserán designados miembros honorarios. Si los 25 años deservicio continuo se calculan desde la última fecha deingreso, el premio es automático. Si se lograron 25 añosde servicio continuo antes de una suspensión otransacción de renuncia, la distinción debe requerirseponiéndose en contacto con el Departamento deRegistros de Membresía.

La distinción de membresía honoraria incluye unacredencial plastificada de miembro que se envía alsecretario financiero para ser entregada al miembro enuna ocasión adecuada. En el caso del procesamientoautomático, la credencial incluye información de grado, elregistro del miembro en la Sede del Consejo Supremoindica que es un Segundo o Tercer Grado. En el caso deenvío manual, el secretario financiero también puedeindicar información de grado poniéndose en contactocon el Departamento de Registros de Membresía.

El miembro honorario está exento de cobranzasgenerales, excepto del pago de una cantidad igual a lasuma de las evaluaciones del Consejo Supremo y losimpuestos anuales de su consejo de estado. Debido alrequisito de este pago anual, cada año el secretariofinanciero debe emitir una credencial de membresía enpapel. El miembro honorario debe entregar la credencialde papel para tener acceso a las funciones de Caballerosde Colón.

Miembro Honorario VitalicioLos miembros que llegan a los 70 años de edad y que hansido miembros de la Orden durante 25 años consecutivosy aquellos que han sido miembros de la Orden durante 50años consecutivos, sin importar su edad, serán designadosmiembros honorarios vitalicios. Si los años de serviciocontinuo requeridos se calculan desde la última fecha deingreso, el premio es automático. Si los años requeridos selograron antes de una suspensión o transacción derenuncia, la distinción debe requerirse poniéndose encontacto con el Departamento de Registros deMembresía.

Los miembros Honorarios Vitalicios están exentos defuturo pago de cuotas, cargos per cápita y evaluaciones. El

Siempre y cuando el miembro honorario uhonorario vitalicio estén en regla, el secretariofinanciero seguirá emitiendo al miembro unmembrete en relieve de “credencial de viaje”.

Deben tomarse medidas para esta solemne ceremonia yque permanezcan gratos recuerdos. Todo funcionariodebe estar preparado para decir su parte de manerainspiradora, espléndidamente vestidos, con la medalla defuncionario y banda o capa si están disponibles.

Esta ceremonia debe realizarse en presencia de la familia yotros invitados o en privado al amparo de “Por el Bien dela Orden”.

G.C. (Gran Caballero) – Nuestras leyes estipulan quepodemos conferir un grado de honor a todo miembro deeste consejo que por razones de edad y años de serviciosea digno de esta distinción. El Digno D.G.C. (DiputadoGran Caballero) anunciará el(los) nombre(s) denuestro(s) hermano(s) que será(n) honrado(s) hoy (estanoche).

D.G.C. – Digno G.C., el Digno S.F. (SecretarioFinanciero) me certificó el(los) nombre(s) del (de los) losHermano(s) _____________ como merecedor(es)es deeste honor. (Pedir al (a los) hermano(s) honrado(s) quede(n) un paso al frente).

Canciller – Dignos G.C. y hermanos, Caballeros de Colón es un sólido brazo laico de la Iglesia. En la solemneceremonia de iniciación, prometieron una lealtad

inquebrantable hacia ella. Aprendieron también la poderosa lección de unidad, y la unidad, mis hermanos,significa permanecer juntos realizando los grandes objetivos y propósitos de nuestra Orden. Al recibir loshonores de Caballeros en esta Orden, declararon laesperanza de la Iglesia y del Estado. Por lo tanto, seansiempre valientes hijos de la Santa Iglesia y ciudadanosrectos y leales del Estado.

Nuestra Orden ha adquirido fama y honor en todo elmundo gracias al trabajo de servicio caritativo de sucomunidad, construyendo la iglesia doméstica yapoyando la cultura de la vida, apoyando la educacióncatólica y fomentando las vocaciones religiosas.

Por lo tanto, cuán importante es que todo miembro deeste consejo siga firme en su fidelidad a nuestro consejo yen unidad con nuestra Orden. Seamos aún másconscientes, hermanos, para mantener nuestra membresíaen nuestro consejo para que nuestra unidad de propósitoy unidad en acción no se debiliten o se reduzcan ennuestros esfuerzos caritativos y que nuestros esfuerzosconstruyan una fe más sólida y dinámica. Solo condeterminación firme por Dios y por la verdad podremospromover y realizar nuestra obra humanitaria.

Por ello digo, Digno G.C., que el propósito de estaceremonia es buscar y premiar a los miembrospersistentes y fieles de este consejo; y desde aquí declaroal (los) hermano(s) designado(s) por el Digno D.G.C.como realmente merecedor(es) del honor que se les va aconferir.

(Un golpe de mazo)

G.C. – (dirigiéndose al(los) hermano(s)) Hermano(s),___________ el Consejo Supremo de nuestra Orden hafacultado a ____________ del Consejo No. _______para conferirle(s) el título de Miembro Honorario(Miembro Honorario Vitalicio) y esta condecoración dehonor y lealtad. Merece(n) esta distinción porque seha(n) mantenido en regla en la Orden (anunciar elnúmero real de años de servicio si aplica) y ha(n) ayudadoa la Orden en el cumplimiento de sus nobles objetivoscon autosacrificio y generosidad.

Su seriedad y determinación han sido observadas por susfuncionarios superiores así como por sus hermanos deeste consejo. La Orden necesita de hombres así, dehombres de carácter, de hombres de principios -- dehombres católicos incondicionales. Por lo tanto, en

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virtud de la autoridad que me confiere el ConsejoSupremo de la Orden, lo(s) declaro Miembro(s)Honorario(s)[Honorario(s) Vitalicio(s)] de Caballeros deColón — y con la misma autoridad le(s) otorgo estacredencial de viaje, Certificado de Logros y alfiler desolapa, símbolos de mérito y distinción entre sushermanos Caballeros. Simbolizan su lealtad, devoción yobediencia a los principios de nuestra honrada Orden.

(El G.C. entrega el Certificado, la CredencialConmemorativa y tarjeta de viaje credencial de viaje al (alos) hermano(s) e inserta el alfiler de solapa. El(los)hermano(s) deben ser llamados para que expresen susentimiento después de lo cual se procede así).

El consejo canta una estrofa de un himno apropiado. Seprocede con los asuntos restantes bajo el “bien de laOrden” o bien, si el ceremonial se realiza durante unareunión de consejo, se procede con la siguiente orden detrabajo.

Comités Permanentes de Consejo

Comité de Admisión — Asegura que el candidatocomprende la Orden y que el consejo comprende lo queel candidato espera de su membresía. Un Comité deAdmisión que funciona debidamente:

1. Está formado por el Canciller y seis miembrosnombrados por el Gran Caballero.

2. Solicita a los candidatos que contesten la Encuesta deInterés del Miembro (#1842) para identificar qué tipode actividades les interesan a los candidatos.

3. Envía al Gran Caballero el Informe del Comité delComité de Admisión, que se lee una reunión delconsejo seguida por la votación del candidato.

4. Informa a los candidatos la fecha de la siguienteejemplificación del Primer Grado.

5. Después de que los candidatos toman su Primer Grado,se pide a los nuevos miembros que consideren unirse alos comités y actividades que coinciden con susintereses.

Comité de Reclutamiento — Mantiene continuamenteuna lista actualizada de posibles candidatos paramiembros en su consejo. Un Comité de Reclutamientoque funciona debidamente:

1. Está compuesto por tres o más miembros nombradospor el gran caballero en colaboración con el director demembresía.

2. Identifica y programa las campañas de reclutamientoque deben incluir campañas en la iglesia, reuniones apuertas abiertas e iniciativas de reclutamiento deequipos.

3. Trabaja con el Director de Programa para invitar aposibles miembros a participar en las actividades delconsejo.

Comité de Retención — Mantiene a los miembros de suconsejo interesados y participativos en las actividades desu consejo. Un Comité de Retención que funcionadebidamente:

1. Está compuesto por el Director de Retención (por logeneral el diputado gran caballero), los fideicomisariosdel consejo y cualquier otro miembro nombrado por elgran caballero.

2. Reconoce los logros de todos los miembros.3. Asegura que se introduzca a nuevos miembros alconsejo y los hace sentir bienvenidos.

4. Se comunica con todos los miembros para recordarleslas reuniones y las actividades.

5. Trabaja con el Director de Programa para exhortar alos miembros a participar en las actividades delConsejo.

Estatutos del ConsejoEn la página web de Caballeros de Colón está disponibleuna aplicación denominada Estatutos en Línea. Permite alos consejos establecer estatutos de manera electrónica,recibir aprobación automática, enviar una solicitud deimpresión (si el consejo desea que el Consejo Supremoimprima los estatutos) y mantener un archivo histórico delos estatutos previamente presentados y aprobados. Elprograma está disponible para los grandes caballeros,secretarios financieros y abogados del consejo. El ConsejoSupremo estableció el programa Estatutos en Línea paraasegurarse de que todos los consejos y las asambleas usenun conjunto uniforme de procedimientos. Desde que seestableció el programa Estatutos en Línea, el ConsejoSupremo ya no acepta o revisa los estatutos del consejoque se realizaron usando la plantilla en línea. Si unconsejo desea enmendar sus estatutos existentes, debeusar la plantilla en línea.

Para acceder a Estatutos en Línea necesita una cuentaregistrada en Funcionarios en Línea, que es un recurso enlínea que ofrece un menú de útiles aplicaciones. Vaya akofc.org, seleccione “ENTRAR” del lado derecho de la

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página y siga las instrucciones de la página. Si no tieneuna cuenta registrada con Funcionarios en Línea onecesita asistencia para obtener un nombre de usuario ocontraseña, favor de ponerse en contacto con elDepartamento de Servicio al Cliente del ConsejoSupremo al 1-800-380- 9995. Cuando haya obtenido suacceso a Funcionarios en Línea, seleccione el botónEstatutos en Línea.

Equipo de Primer Grado Certificado del ConsejoComo gran caballero es responsable directamente de laformación o continuación del equipo de Primer Grado desu consejo. Cuando su consejo cuenta con un equipo dePrimer Grado, tiene mayores oportunidades de realizargrados, lo que permite dar la bienvenida a su consejo amás miembros.

Si su consejo necesita formar un Equipo de PrimerGrado, éste puede formarse con cuatro miembros y elSecretario Financiero de su consejo. Este pequeño grupopuede considerarse el núcleo del equipo. Por otro lado,los funcionarios que presiden el consejo pueden asumirpapeles de equipo de grado, pero la oportunidad deasumir un papel debe quedar abierta a todos losmiembros del consejo.

Aunque el Primer Grado puede realizarse leyendo laspartes, la memorización de las partes sigue siendo elmétodo preferido para el Primer Grado. El Diputado deDistrito es el responsable de certificar a los miembros delequipo tan pronto como memoricen su parte y puedandecirla de manera inspiradora. Cuando todo el equipo hamemorizado sus partes y pueden realizar un PrimerGrado de manera inspiradora, el equipo del PrimerGrado será certificado por el Diputado de Distrito.

Directrices del Ceremonial del Primer Grado r El Secretario Financiero o el Gran Caballero

solicitan los Kits de Candidatos (#531) iniciandosesión en la sección de Funcionarios en Línea dela página web de Caballeros de Colón yseleccionando el enlace Suministros en Línea.Cada kit del candidato contiene un rosario, unatarjeta de oración, una credencial de membresíaen blanco, un alfiler de solapa de Caballeros deColón y una copia del libro Estos hombresllamados Caballeros (#937), junto coninformación sobre el Premio Armadura Brillante

r El Gran Caballero está a cargo de este grado quepuede conferirse antes, durante o después o demanera independiente de una reunión regular del

consejo. No es necesario que los funcionarios delequipo de grado sean funcionarios que presiden.Los funcionarios del equipo de grado puedenusar la Banda de Ceremonial del ConsejoSupremo sobre un traje de color oscuro con lajoya de oficio del consejo.

r Se permite la lectura delas partes del grado, hastapróximo aviso, ya que se usa la Producción deVideo del Primer Grado (que puede encontrarseen Funcionarios en Línea). Aunque se permitesuficiente lectura, el método preferido es lamemorización. Un equipo puede ejemplificar elgrado antes de que el Diputado de Distrito locertifique. Cuando el equipo está listo para lacertificación, el Gran Caballero debe solicitar alDiputado de Distrito que certifique al equipo enuna fecha y hora acordadas mutuamente

r El Secretario Financiero y el Guardián deben sercustodios de los libros, los CD y los DVD. ElGuardián organizará la sala del consejo como semuestra en el Diagrama A de la página 6, en elLibro de Ceremonial del Primer Grado (#2080).

r Los libros de ceremonial del Primer Gradousados o maltratados serán reemplazados sincargo siempre y cuando los antiguos libros sedevuelvan a la Sede del Consejo Supremo —Director de Ceremoniales.

r Para que un Equipo de Primer Grado seacertificado deberá decir el ceremonial de

Estos hombres llamados

CABALLEROS DE COLÓN

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memoria. Cuando el equipo ha sido certificado,el Diputado de Distrito solicitará un certificado ylas tarjetas de certificación usando el Aviso deCertificación de Equipo de Primer Grado (#543),disponible en la página web de Caballeros deColón en kofc.org/formas. Este formulario puedeenviarse por email a ceremonials@kofc.org.

r Cuando un Equipo de Primer Grado estécertificado, el Diputado de Distrito enviará poremail el Certificado de Certificación de Equipo(#1984) y el Gran Caballero enviará a cadamiembro la tarjeta de certificación y las Fichas debolsillo del Equipo de Primer Grado.

r El consejo debe realizar un ceremonial de PrimerGrado al menos una vez al mes. Un candidato nonecesita viajar lejos o esperar largos periodos paraunirse al consejo. El Gran Caballero debenotificar al Diputado de Distrito las fechas de losgrados.

Todo grado debe reportarse. Si el Diputado de Distritoestá presente debe reportar la ejemplificación en elInforme de Ejemplificación de Grado (#450). Si elDiputado de Distrito no puede asistir al grado, el GranCaballero o el Secretario Financiero deben reportar laejemplificación del Primer Grado en el informe deejemplificación usando el mismo formulario. Todoinforme está disponible en la página web de Caballeros de Colón, en kofc.org/formas.

Evaluación del Secretario FinancieroNoventa días antes de la conclusión del periodo de tresaños del Secretario Financiero se le notificará que deberealizar una evaluación del desempeño del SecretarioFinanciero en cargo y que debe devolverla al CaballeroSupremo antes de considerar nombrarlo nuevamentepara un periodo adicional de tres años. El SecretarioFinanciero recibirá una copia de la carta informando alGran Caballero la necesidad de una evaluación.

La Evaluación del Secretario Financiero (#1938) capacitaal Gran Caballero, a los Fideicomisarios del consejo y alDiputado de Distrito para evaluar al SecretarioFinanciero revisando una de las cuatro designaciones delformulario, calificándolo en ocho áreas de su desempeño.Se dispone de espacio para indicar recomendaciones o norecomendaciones para un nuevo nombramiento y laactual ocupación del Secretario Financiero. La evaluacióncompleta debe incluir la firma del Gran Caballero, los

Fideicomisarios y el Diputado de Distrito. El formulariose envía al Diputado de Estado para su endoso yposteriormente se enviará al Caballero Supremo. Losformularios de nombramiento de Secretario Financierose encuentran en la página web de Caballeros de Colón,kofc.org/formas.

Si el secretario financiero debe renunciar a su cargo antesde concluir el periodo o si no desea o no puede continuarmás allá del término de tres años, debe enviar una carta derenuncia al Caballero Supremo indicando la fechaefectiva de su renuncia y la razón. Cuando el CaballeroSupremo acusa recibo de la carta de renuncia, se leenviarán las instrucciones completas y los formulariospara nombrar al sucesor del cargo.

Los candidatos elegibles para el nombramiento comosecretario financiero son:

1. Miembro del Tercer Grado de la Orden.2. por lo menos 21 años de edad.3. que no participe en la venta de seguros de vida o saludpara otra organización.

4. no convicto por crimen grave5. no electo para otro cargo en el consejo.

Debe contestar Nominación para Nombramiento yobtener la firma de los fideicomisarios del consejo. Elnominado debe contestar la Solicitud para Nombramientocomo Secretario Financiero y ambos formularios debenenviarse a la oficina del Consejo Supremo. El CaballeroSupremo hará el nombramiento, que se enviará porcorreo postal directamente al recién nombrado secretariofinanciero con copias a usted, el diputado de estado, elsecretario ejecutivo, el diputado de distrito y el agentegeneral. El nombramiento entra en vigor en la fecha quese emite y será por un periodo de tres años.

Diputado de Distrito

Es de suma importancia que se asegure de que el GranCaballero y el delegado de cada consejo en su distritoasistan y participen en los procedimientos de laConvención de Estado anual. Como Diputado deDistrito también se considera parte importante delConsejo de Estado. Como tal, se espera que asista a laJunta Organizacional, a la Junta semestral de Membresíay a la Convención anual de Estado. Participando demanera activa asegurará un futuro más sólido para cadaconsejo en su distrito, su jurisdicción y el bien general dela Orden.

Trabajo de Grado en su DistritoComo Diputado de Distrito usted es responsable de larealización de todos los grados en su distrito. Al concluircualquier grado ejemplificado en su distrito repórtelo a laSede del Consejo Supremo contestando el Informe deEjemplificación de Grado (#450). Debe contestarse yenviarse este informe incluso si no pudo asistir a ungrado. Este informe puede contestarse en línea visitandola página web de Caballeros de Colón kofc.org/formas.

Para que cada uno de sus distritos sea exitoso, exhórtelosa realizar su propio Ceremonial de Primer Grado. Señalea sus equipos de liderazgo de los consejos que el equipode Primer Grado solo requiere de cuatro miembros más elSecretario Financiero para crear el núcleo del equipo.Esto es positivo en las capacidades de todo consejo, sin

Guía delDiputado

de Distrito

Liderazgobasado en la Caridad,

la Unidad y la Fraternidad

Asegúrese de incluir el número de membresíapara cada miembro del equipo de grado y demarcar cada recuadro que indica que cada parte se memorizó totalmente en el Aviso de Certificación de Equipo de Primer Grado (#543).

importar su tamaño. Además, un consejo con un equipode Primer Grado tiene la capacidad de realizar grados confrecuencia, lo que le permite recibir a más nuevosmiembros que un consejo sin un equipo de PrimerGrado.

El Primer Grado está bajo la supervisión directa del GranCaballero del consejo, quien es responsable de nombrar alos miembros del equipo. Recuerde al Gran Caballero desu distrito que los actuales funcionarios dirigentespueden asumir papeles en el equipo de grado, pero laoportunidad de asumir un papel en el equipo debe estarabierta a todos los miembros del consejo, incluso si losmiembros asumen papeles de apoyo.

Una vez que se establecen los miembros del equipo degrado y tuvieron la oportunidad de estudiar sus partesasignadas, usted tiene la responsabilidad de certificar alequipo para realizar el Primer Grado en su consejo. Paracertificar al equipo de Primer Grado debe observar a losmiembros del equipo representar sus papeles. Ya sea queel Primer Grado se realice leyendo las partes, memorizarlas partes es el método preferido para el Primer Grado.Los miembros integrantes del equipo deben certificarsetan pronto como memoricen su parte y puedan decirla dela manera más inspiradora. Puede utilizar el Aviso deCertificación de Equipo de Primer Grado (#543) para lacertificación de los miembros integrantes del equipo.

Cuando todos los miembros hayan memorizado suspartes y puedan realizar el Primer Grado de manerainspiradora, estará certificado el equipo de Primer Gradoen su totalidad. Cuando prepare la certificación de unequipo, recuerde los siguientes puntos: Memorizar laparte “palabra por palabra”, pero decirla desde el corazón.Esto significa que una palabra o frase debe girar en tornodel miembro que aprendió su papel y no contra él. Si noaprendió su parte, sea profesional y sugiera que trabaje unpoco más antes de certificarlo.

Cuando se certifica un Equipo de Primer Grado, seenviará al Diputado de Distrito por email el Certificado

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Visitas Oficiales del ConsejoCuando realice visitas oficiales del Consejo, comoDiputado de Distrito usted es el representante oficial delCaballero Supremo y de su Diputado de Estado. Estasvisitas oficiales deben realizarse por lo menos dos veces alaño. Después de cada visita oficial se espera que contestey envíe un informe de su visita a la Sede del ConsejoSupremo. Este informe los ayuda a usted y a la Sede delConsejo Supremo a determinar si el consejo justificaasistencia adicional para mantener su viabilidad.

Use el Informe Semestral del Diputado de Distrito sobre laCondición del Consejo (#944) para informar la condiciónde los consejos en su distrito. Este formulario seencuentra en la página web de Caballeros de Colón enkofc.org/formas o en Funcionarios en Línea.

Desarrollo de Nuevo ConsejoUno de los grandes logros para usted como Diputado deDistrito será la formación de un nuevo consejo durante su

de Certificación de Equipo (#1984). Se enviarán al GranCaballero las tarjetas de certificación de los miembros delequipo así como las Fichas de bolsillo para cada miembrodel equipo de grado certificado.

Formulario de Gastos del Diputado de DistritoLa Sede del Consejo Supremo cubre ciertos gastos deviaje del Diputado de Distrito. Sus gastos deben enviarsemediante el Formulario de Gastos del Diputado de Distrito (#267).

Sus gastos de viaje para transporte, alimento, teléfono,peaje y estacionamiento en relación con asuntos oficialesen su distrito asignado se cargan a la cuenta del ConsejoSupremo. Estos gastos pueden enviarse como resultado deun viaje para investidura de funcionario,ejemplificaciones de grado y visitas del consejo. Losgastos de hotel para el alojamiento de una noche,relacionados con su asistencia a sus juntasorganizacionales y juntas semestrales de membresía de sujurisdicción también son exigibles al Consejo Supremo.

Los gastos que el Consejo Supremo no reembolsaincluyen franqueo, alimentos de invitados, asistencia delclero, servicio de duplicación y gastos incurridos enrelación con su asistencia a la convención anual delconsejo de estado de su jurisdicción.

Debe enviar trimestralmente su Formulario de Gastos delDiputado de Distrito (#267) acompañado de los recibosdesglosados a la Sede del Consejo Supremo a través de suDiputado de Estado, cuya aprobación se requiere antes deque la atienda la Secretaría Suprema. El formulario degastos puede encontrarse en la página de Caballeros deColon en kofc.org/formas o en Funcionarios en Línea.

Los miembros integrantes del equipo puedencertificarse usando el Aviso de Certificación deEquipo de Primer Grado (#543). Incluya soloinformación para el(los) miembro(s) del equipoque usted certifica. La Sede del Consejo Supremosupervisará el progreso de la certificación paratodo el equipo y enviará automáticamente poremail el Certificado de Equipo de Primer Gradocuando todos los miembros estén certificados.

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periodo. Las siguientes directrices se establecieron paraayudarlo a formar un nuevo consejo.

Para mayores detalles e instrucciones para formar unnuevo consejo, incluyendo la ceremonia de presentaciónde la constitución, visite Directrices de Crecimiento yRetención de Consejos (#10506).

Reactivación de ConsejoPara usted, como Diputado de Distrito, la salud ybienestar de los consejos que se le asignaron son unaimportante función. Los consejos que experimentanproblemas o han sido suspendidos merecen su atención.Como Diputado de Distrito tiene la importante tarea dereactivar en su distrito a todo consejo suspendido.Aunque al principio esto pueda parecer difícil, aquí tienealgunas directrices a seguir en este proceso. Programe unareunión con el párroco de la parroquia en la que intentareactivar el consejo.

Para mayores detalles sobre la reactivación de consejo,consulte Directrices de Crecimiento y Retención de Consejos

(#10506) o póngase en contacto con el Departamento de Misión Fraternal a councilreactivation@kofc.org.

Retención de ConsejoComo Diputado de Distrito tiene la importanteresponsabilidad de asegurar que los consejos en sudistrito permanezcan viables. Esto se logra mediante susvisitas de consejo oficiales y no oficiales. Durante dichasvisitas sus habilidades de observación y liderazgoprobarán ser invaluables, especialmente si observa lossiguientes signos de alerta cuando un consejo lucha porpermanecer activo:

r Nadie tiene voluntad para hacerse cargo – losmismos miembros que continúan año tras añocomo funcionarios indican una falta de liderazgo.

r Poca asistencia a las reuniones – los miembros delconsejo parecen no tener interés para continuaren el consejo si no hay quórum para reunionescontinuas.

r Se realizan muy pocos programas deservicio oninguno – los consejos tienen una obligación deayudar a la parroquia y a la comunidad. Losconsejos que no cuentan con programas deservicio no tendrán éxito.

r El consejo no cuenta con un programa dereclutamiento y no recibe nuevos miembros –con el fin de contar con un consejo sólido, esimportante agregar nuevos miembros al consejo.Sin embargo, si no cuenta con programas dereclutamiento, el consejo fracasará.

r No apoya a la parroquia o al párroco – si elconsejo no se interesa en apoyar a la parroquia oal párroco con más misiones de la Iglesia, indicaque el consejo está fracasando.

r El consejo emplea pagos de cuotas para otrosgastos antes de pagar sus obligaciones al ConsejoSupremo y de estado – esta situación indica queel consejo intenta continuar los programas quepuede estar realizando pero no adquieresuficientes fondos para pagar dichos programas.Pasará poco tiempo antes de que el consejo seasuspendido por falta de pago de sus obligacionesal Consejo Supremo o de estado.

Los pasos que debe emprender si observa uno o más deestos síntomas de alerta incluyen:

r Tranquilice a los miembros – no es el momentode castigar a los miembros restantes del consejo.Por el contrario, permita a los miembros que

Caballeros de Colón

Directrices

Crecimiento yRetención deConsejos

sepan que usted está ahí para ayudarlos para queel consejo se reactive.

r Hable con el párroco – comprometa al párrocopara saber por qué el consejo está fracasando.Mantenga la reunión positiva y escuche lo quedice acerca delo que piensa del fracaso del consejo

r Utilice a los funcionarios de estado – pida ayudaa los funcionarios de estado, especialmente a losmiembros de estado y a los directores deprogramas. Estos recursos se encuentran ahí paraayudarlo y le brindan muchas estrategias para queel consejo funcione de manera adecuada.

Recuerde que usted debe facilitar el rescate de un consejoen lucha y no emitir edictos e instrucciones unilaterales.Colaborando con el párroco y los miembros del consejopara revivir el consejo usted muestra el ejemplo.Mantener una actitud positiva cuando trabaje en esteproceso le dará resultados fructíferos.

Reuniones de DistritoLa communication et l’organisation sont primordialespour assurer le succès de votre district. Pour connaître laréussite, vous devrez, au minimum, prévoir une réunionorganisationnelle de votre district ainsi qu’une réunion demi-année des députés d’État sur les effectifs. Convoquez-y les grands Chevaliers, les secrétaires financiers, lestrésoriers, les responsables des effectifs et des programmesainsi que les agents de terrain des conseils de votre districtafin qu’ils participent aux réunions.

Su junta organizacional de distrito debe realizarse en unplazo de dos semanas a partir de la reuniónorganizacional de la jurisdicción y abarcar los siguientescampos:

r Membresía m Objetivos y cuotas para el distrito y cada

consejo m Programación de Grados en el distrito para

los siguientes seis meses m Planes de reclutamiento l Planes del Consejo Supremo l Planes del Consejo de Estado l Planes de distrito l Planes de consejo m Retención de miembros m Promoción de seguros m Programas de incentive de miembros l Consejo Supremo l Consejo de Estado

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r Programas caritativos m Programas del Consejo Supremo m Programas del Consejo de Estado

La reunión de membresía semestral debe programarseinmediatamente después de la reunión semestral de lajurisdicción y enfocarse en motivar a los consejos a:

r Alcanzar los objetivos de membresía y seguros r Seguir ofreciendo programas de servicio

caritativo a su parroquia y comunidad

La junta también sirve para comunicar información delConsejo Supremo y de estado sobre toda nuevamembresía o iniciativas de programa caritativo.

Sesiones EstratégicasLas sesiones trimestrales (o según sea necesario) son útilesherramientas para reunirse con cada consejo en su distritode forma individual y revisar los planes del consejo para elreclutamiento de membresía, promoción de seguros yalcance caritativo.

Las sesiones deben programarse en agosto o septiembre ynuevamente en enero o febrero. Cada sesión estratégicadebe incluir al Gran Caballero y a los Directores deMembresía y Programas del consejo.

Sírvase de la primera sesión para evaluar el plan delconsejo sobre: r Proporcionar ayuda caritativa a la parroquia y la

comunidad r Ganar el Premio Consejo Estrella r Reclutar miembros

Después de esta sesión cada participante debecomprometerse con un plan de acción para su consejo.

La segunda sesión debe emplearse para evaluar cómoprogresa el consejo respecto a los objetivos establecidosen la primera sesión estratégica. Las preguntas debenincluir:

r ¿El consejo está mejor delo que estaba antes? r ¿Qué podemos hacer para ayudar a más personas? r ¿Cómo podemos hacerlo mejor?

Funcionarios en Línea – Sección del Diputado de DistritoEl acceso a esta página web se concede al inicio de su cargo, cuando la Sede delConsejo Supremo recibe por parte de su diputado de distrito su información decontacto en Nombramiento de Diputado de Distrito. Funcionarios en Línea lepermite dar seguimiento al progreso de su distrito tanto respecto alcrecimiento de la membresía como de seguros, que es una útil informaciónpara ganar el Premio Distrito Estrella y es útil para dar seguimiento a cadauno de los consejos de su distrito.

Otro recurso disponible a través de Funcionarios en Línea es elCentro de Recursos para Funcionarios. Le brinda respuestas a laspreguntas frecuentes acerca de nuestro nombre y emblema,corporaciones internas, temas de membresía, impuestos, temasfraternales, de consejo y asamblea, de Cuarto Grado ycomunicaciones sociales. Las entradas se actualizan regularmentey se extienden a nuevas preguntas que surgen o a informaciónadicional disponible.

Diversos – Sección del Diputado de DistritoMedallas de oficio – El Secretario Supremo envía al Diputadode Estado las medallas de oficio para cada nuevo Diputado deDistrito para que las entregue en la ceremonia de instalación.Al Diputado de Distrito que se retira se le permite conservarsu medalla como recuerdo de su periodo en el cargo.

Bandas Ceremoniales – La banda identifica a Caballeros deColón de manera positiva, en especial cuando se usa con untraje adecuado, la medalla de oficio y la placa con el nombre.Por lo tanto, se prefiere y se recomienda usar las BandasCeremoniales en las funciones del consejo, las actividades de laparroquia y las funciones comunitarias y civiles

La Banda Ceremonial está disponible para ser solicitada anuestros proveedores oficiales:

En Estados Unidos: The English Company, 1-800-444-5632 o www.kofcsupplies.com

En Canadá: Entreprises Roger Sauvé, LTD, 1-888-266-1211 o www.roger-sauve.com

Incumplimiento de Deberes de los Funcionarios – Cuando un funcionario deun consejo en su distrito no cumple o se niega a cumplir las responsabilidades

de su cargo, de acuerdo con la Sección 92(b) de las Leyes de Orden, puededeclarar dicho cargo vacante. Debe reportar de inmediato al Diputado de Estado y

al Secretario Supremo toda destitución o suspensión realizada. Si la vacante no seocupa de acuerdo con las Leyes de la Orden, debe nombrar a un miembro del consejopara ese cargo por el resto del mandato.

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Instalación de Funcionarios – Es su deber instalar a losfuncionarios de cada consejo en su distrito. De acuerdocon la Sección 129 de las Leyes de la Orden, todofuncionario del consejo, salvo disculpa por votación de su consejo, debe presentarse a la instalación a la horaacordada mutuamente. La hora debe especificarse en unaviso emitido por o mediante el Diputado de Distrito o el Diputado de Estado. El Diputado de Distrito o elDiputado de Estado también tienen derecho a disculparde la instalación a un funcionario de consejo. Laceremonia de instalación se detalla en Instalación deFuncionarios de Consejo (#770). Debe prepararse pararealizar la instalación de acuerdo con lo prescrito en ellibro de ceremonial.

Disolución de Consejos – Aunque la Junta de Directoresnombre disuelto un consejo, debe seguir todas lasdirectrices que reciba del Secretario Supremo respecto a la trasferencia de miembros y la disposición de libros,documentos, cuentas y dinero del consejo.

Consejos Disueltos – No puede establecerse un nuevoconsejo en el lugar del consejo disuelto sin la aprobaciónprevia de la Junta de Directores. El procedimiento indicaque el Diputado de Estado envíe una carta deautorización al Secretario Supremo antes de emprendercualquier acción de organización.

Ceremonia de

Instalación de

Funcionarios

del Consejo

Caballeros

de Colón

Entrega de Premios – Cada año se envían las placas de lospremios Consejo Estrella, Padre McGivney, Fundadores yColón al Diputado de Distrito para el registro de entrega(salvo cuando el Diputado de Estado lo solicite de otraforma). Se solicita que entregue estos premios al consejoen una ceremonia o una ocasión apropiadas. Debe invitaral agente de seguros para que asista a la entrega delpremio, especialmente para el Premio Fundadores.(Nota: Si el consejo gana solo el Premio Fundadores, se enviará al agente general de registro para su entrega).

Retención de Miembro – El Director de Retención deEstado, en nombre del Diputado de Estado será elresponsable de monitorizar la Lista de Conservación quese publica cada sábado por la mañana en la página web delConsejo Supremo en Funcionarios en Línea. El mismotiene la responsabilidad de asegurar que el Comité deRetención del Estado tenga accesos a dicho informe, yque cada distrito monitorice su Informe de Conservacióndel Distrito. También debe comunicarse con el miembro,ofreciéndole asistencia y advirtiéndole que el Diputadode Distrito en su zona puede ayudarlo con cualquierproblema en particular. El Diputado de Distrito debedeterminar si el contacto personal lo realizó el consejo yreportar sus hallazgos al Diputado de Estado lo antesposible. Como recordatorio, cada consejo debe reportarun Director de Retención al Consejo Supremo con el finde poder suspender a un miembro para falta de pago de cuotas.

Guíadel Secretario

Financiero

Liderazgobasado en la Caridad,

la Unidad y la Fraternidad

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Secretario FinancieroUsted fue elegido por su consejo y nombrado por elCaballero Supremo. Mediante su profesionalismo,precisión, grandes habilidades de organización ypuntualidad, su consejo será sólido financieramente ycapaz de realizar proyectos caritativos en su parroquia ycomunidad.

Si tuviera que renunciar a su cargo antes de concluir elperiodo si ya no deseara continuar más allá del final delperiodo de tres años, debe enviar una carta de renuncia alCaballero Supremo mencionando la fecha efectiva de surenuncia y la razón. Esto debe hacerlo lo másanticipadamente posible, con suficiente tiempo paratener candidatos para el cargo y procesar ladocumentación necesaria para el nombramiento.

Compensación del Secretario FinancieroLa Junta de Directores ha establecido una compensacióneconómica para el Secretario Financiero y todo consejocuenta con estatutos que se apegan exactamente a estapolítica:

r Del consejo — una cantidad no menor a 8 porciento y no mayor a 10 porciento (a determinarpor el consejo) de los fondos cobrados por cuotastanto de miembros de seguros como asociados. ElSecretario Financiero tiene la libertad dedispensar esta obligación a su elección.

r No se permiten pagos de sumas globales comocompensación al Secretario Financiero. Elpropósito de la compensación con base en elporcentaje es pagar al Secretario Financiero deacuerdo con la eficacia de sus cobros a miembrostodos los fondos adeudados al consejo. Dicho

cobro es el principal deber de su cargo que seenumera en la Sección 139 de las Leyes de laOrden. El Secretario Financiero recibe unacompensación del consejo solo por las cuotascobradas. No recibe compensación por cuotas deiniciación o cualquier otro ingreso.

r Dela Sede del Consejo Supremo – el SecretarioFinanciero recibe anualmente y al final de cadaaño calendario $0.40 dólares por cada certificadode seguro de vida registrado en su consejo y envigor al final del año calendario.

r El pago del Consejo Supremo se realizaanualmente en enero al Secretario Financierorespecto al registro del 31 de diciembre. Si más deuna persona sirvió en el cargo durante el año, seespera que el Secretario Financiero que reciba elpremio lo comparta en función del número defuncionarios con su predecesor.

r La compensación aprobada es por el desempeñode los deberes regulares del cargo del SecretarioFinanciero de acuerdo con las Leyes dela Orden.El consejo puede otorgar una compensaciónadicional al Secretario Financiero por tareasextraordinarias que realizó en la dirección delconsejo más allá delo requerido por las Leyes.

Requisitos del Impuesto sobre la RentaLa subvención anual del Consejo Supremo y todo pago desus consejos locales están sujetos al impuesto sobre la renta.En consecuencia, se requiere que informe la cantidad totalrecibida en su declaración de impuestos personales. EnEstados Unidos, el Consejo Supremo le expedirá unFormulario 1099-MISC si su subvención supera los$599.99 dólares. Para los consejos canadienses, se expediráuna serie T4A si la subvención supera los $499.99 dólarescanadienses. Debe informar la subvención como ingreso ensu declaración de impuestos de personas incluso si cae pordebajo del umbral para seguros de un Formulario 1099 ouna serie de impuestos T4A. Su trato no es de empleado nidel consejo local ni del Consejo Supremo.

FinanzasTras su nombramiento de Secretario Financiero por partedel Caballero Supremo, está automáticamente afianzadosin cargos al consejo por la cantidad de $5,000 dólares.Lo mismo sucede con el Tesorero del Consejo. Puedenobtenerse fianzas adicionales a un costo de $7 dólares porcada mil dólares.

Información adicional sobre el afianzamiento r La fianza es para el cargo de Secretario

Financiero, no para la persona que ostenta elcargo.

r Se solicita cobertura adicional escribiendo alSecretario Supremo.

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r La fianza para los funcionarios cubiertos se limitaa $125,000 dólares de cobertura total porconsejo, la cobertura prevista de $5,000 dólarespara cada funcionario.

r La fianza se extiende del 1º de marzo a finales defebrero y todo cargo por cobertura adicional serefleja en la cuenta anual del consejo en marzo oabril. El cargo se prorratea si se adquiere en otromomento del año

r Las últimas dos auditorías del consejo debenenviarse a la Sede del Consejo Supremo de locontrario, la fianza no estará vigente.

Declaración de Información Federal Anual –Formulario 990 (Consejos de EE.UU.)Todos los consejos de Estados Unidos están exentos delos impuestos federales sobre ingresos al amparo delCódigo de Rentas Internas, Sección 501(c)(8). ElConsejo Supremo obtuvo un conjunto de reglas de grupoque reconocen la exención para sí mismo y para susunidades subordinadas. El grupo de reglas no se extiendea las corporaciones internas.

Todos los consejos en Estados Unidos deben enviar unode los siguientes formularios de la ISR:

r 990N — Ingresos brutos de $50,000 dólares omenos.

r 990EZ — Ingresos brutos de más de $50,000dólares y de hasta $199,999 dólares.

r 990 — Ingresos brutos de $200,000 dólares o más

El Consejo Supremo insiste en que cada consejo asuma suresponsabilidad bajo esta ley. Debe contestarse unformulario del IRS antes del día 15 del quinto mes despuésdel final de periodo de contabilidad anual. Elincumplimiento de tres años consecutivos tendrá comoresultado la pérdida del a condición de exención. Con elfin de mantenerlo informado acerca de las leyes vigentesdel IRS, el Abogado Supremo enviará memorandos a todos los consejos de EE.UU. durante el mes de febrero de cada año.

Funcionarios en Línea – Sección del SecretarioFinancieroLa página web de Funcionarios en Línea, a la que seaccede desde la página principal de Caballeros de Colón,le brinda acceso a su lista de miembros del consejo y a suestado financiero. Su acceso a esta página web se le otorgauna vez que su nombramiento es aprobado por elCaballero Supremo. Esta página le permite mantener elseguimiento del progreso de su consejo tanto para elcrecimiento de membresía como de seguros, lo cual esuna útil información en vistas de obtener el PremioConsejo Estrella.

En Funcionarios en Línea verá una pestaña “Posiblesmiembros” en la que podrá ver Miembros en Línea“asignados” como posibles miembros de su consejo. Unavez que el consejo pasó por el proceso de admisiones, yque el miembro tomó el Primer Grado, puedentransferirlo simplemente agregando la fecha del PrimerGrado en la sección “Fecha de aprobación”, yseleccionando el botón Transferencia. Cuando se envía latransferencia, el miembro será automáticamentetransferido a su nuevo consejo. El consejo no necesitaenviar un Formulario 100. Si, por alguna razón Miembroen Línea no transfiere al consejo asignado, el consejopuede “rechazar” al miembro seleccionando “rechazar” yla razón en el menú desplegable. El rechazo de unMiembro en Línea para ser transferido tendrá comoresultado que el miembro reaparezca en la sección “Sinasignar” de la pestaña del “Posibles miembros” de estado.Un rechazo no desencadenará un email a los funcionariosde estado.

Después de iniciar sesión en Funcionarios en Línea, comoSecretario Financiero puede hacer pedidos de suministrosque pueden cargarse a la cuenta de su consejo. SeleccioneSuministros en Línea para ver los materiales disponibles yhacer su pedido. Los artículos de regalo también estándisponibles seleccionando el logotipo Knights Gear, quele lleva a knightsgear.com. A través de esta página web suconsejo también puede hacer pedidos de artículospersonalizados (por ejemplo, playeras con el nombre ynúmero de su consejo).

Otro recurso disponible a través de Funcionarios en Líneaes el Centro de Recursos para Funcionarios. Ofrecerespuestas a preguntas frecuentes acerca de nuestronombre y emblema, corporaciones locales, problemas demembresía, temas de impuestos, fraternales, así comotemas de consejo y asamblea, del Cuarto Grado y decomunicaciones sociales. Es muy probable que muchas delas preguntas que tenga acerca de algunos aspectosdesafiantes de ser gran caballero se encuentren ahí. Lasentradas se actualizan regularmente y se extienden amedida que surgen o se dispone de nueva información.Como gran caballero, también tiene acceso a la aplicaciónGestión de Miembros y Estatutos en Línea.

El sistema de contabilidad de la Orden y la base de datos demiembros, Gestión de Miembros/Facturación aMiembros, también se encuentra en la secciónFuncionarios en Línea de la página web de la Orden. Estesistema le permite gestionar operaciones financieras; crear,editar y archivar recibos, comprobantes de pago y ajustes;mantener una lista de cuentas y subcuentas, listas depagador/beneficiario y clases subdefinidas del consejo parafacturación (militares, estudiantes, etc.), genera avisos defacturación y gestiona los pagos recibidos de los miembros.

31

Aplicación de Facturación a MiembrosLa aplicación de Facturación a Miembros trabajo juntocon la aplicación Gestión de Miembros.

Configuración Inicial para Usuarios por Primera VezSi su consejo acaba de comenzar a usar Facturación aMiembros, aquí tiene algunos pasos requeridos antes degenerar una evaluación.

Configuración de la información de facturación de suconsejo: r Información de Facturación – Facturación a

Miembros le permite evaluar las cuotas demiembros de manera anual o semestralúnicamente. La agenda de facturación debeseleccionarse como año calendario o añofraternal. Asimismo, cuando se establece lafrecuencia de facturación, debe seleccionarse ladirección de facturación – ya sea la dirección decorreo del consejo o la dirección de correo delSecretario Financiero

r Lista de Clases – Esta pantalla es donde se ingresala cantidad de cuotas del consejo. (La cantidad decuotas anuales para miembros honorarios en elconsejo se basa en la suma de impuestos percápita del Consejo Supremo y otros gravámenes.Las cuotas anuales para los miembros honorariosvitalicios se especifican en las Leyes de la Orden yno pueden actualizarse en Facturación aMiembros).

r Subclase – Pueden crearse subclases de miembrosdel consejo para los que el consejo desee reducirel monto de cuotas. Por ejemplo, un consejopuede desear exonerar o reducir las cuotas paraestudiantes. Puede agregarse una subclase deestudiantes junto con la tasa de las cuotasreducidas. Una vez establecida, los miembrosasociados con una subclase deberán asignarse a lasubclase en la pantalla Información deFacturación del miembro que se encuentra en lasección Información del Miembro

r Razón de la cuota – Se requiere si el consejoplanea evaluar miembros para gravámenesespeciales o diversos. La razón de la cuota puedeagregarse en la pantalla Evento/Gravámenes en lapantalla Información de Facturación.

Configuración de la información de facturación delmiembro: r Clase de Miembro – Muestra al miembro como

regular, honorario u honorario vitalicio.

r Subclase – Pueden asignarse miembros comoparte de una subclase y elegibles para cuotasreducidas (militar, estudiante, etc.).

r Exoneración – A los miembros con estatus deexención no se les gravarán cuotas. No se requierede nada más para asegurar que no sean gravados.

r No cobrar – Brinda la posibilidad de no aplicargravámenes para miembros que puedan tenercircunstancias especiales, como dificultadeseconómicas, y que el consejo decide no cobrarcuotas durante un cierto periodo. (Los miembroshonorarios vitalicios o incapacitados no estánincluidos en el proceso de gravamen por lo queno es necesario seleccionar esta opción para estosmiembros).

r No Enviar Facturas – Brinda la opción de noenviar un aviso de facturación a los miembrosespecificados por la razón quesea. (El miembroaún será gravado, no se generará un aviso)

r Preferencia de Entrega – Identifica el métodopreferido mediante el cual desea recibir su avisode facturación – correo, email o ambos.

r Preferencia de Idioma – Permite generar el avisode facturación en diferentes idiomas.

r Información de Dirección de Facturación – Esta sección permite al Secretario Financieroactualizar la información de contacto de losmiembros, incluyendo dirección, número deteléfono, número de fax y dirección de correoelectrónico. Estos cambios también se reflejaránen Gestión de Miembros para alertar alDepartamento de Registros de Miembros en laSede del Consejo Supremo.

Antes de generar los gravámenes de cuotas iniciales, si haymiembros con un saldo pendiente para periodos defacturación previos, estos registros deben actualizarse enel Libro de Contabilidad del Miembro: r Estado de Facturación — Cuando se procesa el

gravamen de cuotas en la pantalla GravamenPendiente, la condición de facturación para todoslos miembros que reciben este gravamencambiará a “1er Aviso”. Los exmiembros que seenumeran en Gestión de Miembros/Facturacióna Miembros pueden cambiarse de manera manuala condición “Anterior” o “Fallecido”

r Ajustes — La sección Ajustes en la parte inferiorde la pantalla Libro de Contabilidad delMiembro puede usarse para generar o cambiarajustes para miembros con un saldo pendiente.Deben agregarse ajustes independientes si unmiembro debe dinero de otros gravámenes(cuotas de iniciación, gravámenes diversos, etc.).

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Si un miembro pagó cuotas u otros gravámenespara periodos futuros debe agregarse un ajuste decrédito. Aquí NO se reconocerá el pago decuotas, sino por medio de la “Herramienta deCobranza de Cuotas” que se encuentra en lasección “Recibos” del Libro de mayor deConsejo. Este es el mismo proceso de gravamen anuevos miembros o cuotas de iniciación despuésde que fueron registrados en la Sede del ConsejoSupremo y agregados a Gestión deMiembros/Facturación a Miembros.

Facturación a MiembrosPuede generarse un gravamen de cuotas para todos losmiembros facturables en la pantalla “Ingresar cobro deCuotas” seleccionando “Cobras” en la sección Libro demayor de Consejo. r Periodo de Facturación — Las cuotas pueden

facturarse para el año calendario o el añofraternal. (El periodo de facturación por defectoestá predeterminado por la frecuencia de lafacturación, que se selecciona en la sección“Establecer Facturación”).

r A partir de — Todas las facturas cuentan con unafecha que indica cuánto se debe en el momentoen que se gravaron las cuotas. Las cuotas tambiénpueden gravarse en Facturación a Miembros 60días antes del periodo de facturación. Sinembargo, “A partir de” no puede establecerse másde 15 días antes del periodo de facturación. Lafecha que se use para “A partir de” cuando segenere un cobra de cuotas también debe usarsepara todo gravamen especial o diverso.

r Fijación de cuotas — Colocará el cobra de cuotasen estado “pendiente”, lo que puede procesarse enla pantalla “Cobras Pendientes”. Todos losgravámenes especiales o pendientes se gravarán enla pantalla “Otros gravámenes” antes de procesarel gravamen de cuotas.

Puede generarse un gravamen especial o diverso para losmiembros seleccionados usando la pantalla “Otros cobros”en la sección “Fijación de otros” en el Libro de mayor deConsejo. r Cobrar a – Especifica a quién se gravará el cargo

adicional y está seleccionado por tipo demiembro. (“Todo Facturable” gravará a todos losmiembros regulares y honorarios; “Todos losMiembros” gravará a todos los miembrosregulares, honorarios y honorarios vitalicios;“Honorario” gravará solo a los miembros

honorarios y “Vida Honoraria” gravará solo a losmiembros honorarios vitalicios).

r Voluntario u Obligatorio – Si un cobro esvoluntario aparecerá una nota en la factura delmiembro que muestra que este cobro esvoluntario y el pago es opcional. Los gravámenesy pagos voluntarios requieren de “Válida hasta”.Debe seleccionarse un “Válida hasta” bastanteantes del último día del ciclo de facturación (porejemplo, si se usa un ciclo de facturación de añocalendario, seleccione la fecha del 1º deseptiembre – bastante antes del 31 de diciembre).Después de esta fecha usted puede indicar unproceso que generará una operación de créditopara todos los miembros que no pagan elgravamen voluntario. Los gravámenesobligatorios permanecerán en el Libro deContabilidad del Miembro hasta que el miembropague el gravamen o la operación se anule en elLibro de Contabilidad del Miembro.

r Razón de cobro – Es un campo requerido y si noaparece la “Razón de cobro” en la listadesplegable puede agregarse en la pantallaEventos/Cuotas en la sección Información deFacturación.

r Fijación de otros – Colocará todo gravamenespecial o diverso en estado pendiente y puedeprocesarse en la pantalla Gravámenes Pendientesantes de procesar los gravámenes de cuotas.

Todos los cobras pendientes pueden publicarse en el Librode Contabilidad de Miembro en la pantalla “CobrasPendientes”. Cuando se selecciona “Proceso de cobros”, lacondición de facturación de todos los miembros cambiaráa “Primer Aviso”.

Generación de AvisosCuando se procesaron los gravámenes pendientes puedegenerarse el Primer Aviso en la sección “Facturación” delCentro para Imprimir en Facturación a Miembros. (Si losnombres de los funcionarios respectivos o los números deteléfono no se muestran en el Aviso, pueden agregarsedatos en la pantalla “Funcionarios de Consejo/Asamblea– Año Actual” en Gestión de Miembros).

Los avisos pueden enviarse por email o imprimirse yenviarse por correo postal con base en las preferencias deentrega en la pantalla Información de Facturación aMiembros. También existe una opción para generar unejemplar de todos los Avisos a miembros.

La Facturación de Miembros también ofrece laposibilidad de enviar un aviso individual a los miembrosque se han agregado a la Gestión de Miembros/Facturación de Miembros. Una vez que la preferencia deentrega de miembro se establece en correo electrónico oen ambos, aparecerá un icono de "Email aviso” en el Librode Contabilidad de Miembro o en las pantallas deInformación de Facturación del miembro.

Treinta días después de la fecha “A partir de”, puedeactualizar a todos los miembros vigentes en la condición“Primer Aviso” a la condición “Segundo Aviso” usando lapantalla “Actualizar estado” en la sección Cobros delLibro mayor de Consejo. Los avisos pueden enviarse poremail o imprimirse y enviarse por correo postal, con baseen las preferencias de entrega en la pantalla Informaciónde Facturación a Miembros. El Segundo Aviso tambiénpuede guardarse de manera electrónica.

En ese momento, el Secretario Financiero proporcionarála información de contacto y la cantidad adeudada paracada miembro con atraso al comité de retención paraseguimiento personal.

Treinta días después de la fecha “A partir de” de lacondición del Segundo Aviso, el Secretario Financieropuede actualizar a todos los miembros en la condición deatraso a “Alerta Caballero” usando la pantalla en la sección“Cobras” del Libro mayor de Consejo. La carta de AlertaCaballero se envía al miembro explicándole que sumembresía está en peligro de perderse como resultado dela falta de pago de cuotas. La carta Alerta Caballero nopuede enviarse de manera electrónica ya que requiere de lafirma del Gran Caballero y de los Fideicomisarios.

Quince días después de la fecha “A partir de” de lacondición de “Alerta Caballero”, todos los miembrosvigentes en condición de “Alerta Caballero” puedenactualizarse a “Intento de retención” usando la pantalla“Actualizar estado” en la sección Cobras del Libro mayor

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de Consejo. Puede generarse un Aviso de Intención deretención en la sección Facturación del Centro deImprimir informando al miembro que su morosidad estáamenazando su membresía. Debe enviarse copia de lacarta a la Sede del Consejo Supremo, el Diputado deEstado y el Diputado de Distrito para remover realmente aun miembro de la lista del consejo.

Para las personas que fueron gravadas para el periodo defacturación actual pero que se volvieron exmiembrosdeben actualizarse de manera manual todos los saldospendientes y su estado de facturación en las pantallas deLibro de Contabilidad del Miembro.

Ejemplos de Fechas de Facturación

Ejemplo de Facturación por Año Calendario• Primer Aviso enviado al miembro el 15 de diciembre• Segundo Aviso enviado al miembro el 15 de enero• El Comité de Retención se pone en contacto con losmorosos

• Carta Alerta Caballero enviada el 15 de febrero• Aviso de Intención de Retención enviada el 1º demarzo

• Formulario #100 archivado en el Consejo Supremo el1º de mayo pero no después de 1º de junio.

Ejemplo de Facturación por Año Fraternal• Primer Aviso enviado al miembro el 15 de junio• Segundo Aviso enviado al miembro el 15 de julio• El Comité de Retención se pone en contacto con losmorosos

• Carta Alerta Caballero enviada el 15 de agosto• Aviso de Intención de Retención enviada el 1º deseptiembre

• Formulario #100 archivado en el Consejo Supremo el1º de noviembre pero no después de 1º de diciembre.

Procesamiento de Pagos de miembrosEn la sección “Recibos” del Libro mayor de Consejo seencuentra una “Herramienta de cobranza de Cuotas” pararegistrar los pagos de los miembros. La “Herramienta decobranza de Cuotas” se usa si el miembro paga completo susaldo pendiente.

Si un miembro no paga la cantidad completa o incluye unadonación al consejo o fondo especial, el pago deberegistrarse en la pantalla “Ingresar Recibos” para asegurarsede que las cuentas/subcuentas adecuadas se registrandebidamente. Si su pago incluye dinero para gravámenesdiversos, debe ingresarse una “Razón de cobro” en elcampo “Evento”.

Los funcionarios del consejo deben seguir losDebidos Procedimientos de Facturación Incluyendolas instrucciones Uso del “Aviso de Intento deRetención” (#1845A). Esta sección capacita alsecretario financiero respecto a los pasosnecesarios para generar avisos en la AplicaciónFacturación a Miembros y asume que se siguierontodos los protocolos al amparo de #1845A

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Cuando selecciona el botón “Guardar” en la pantalla“Herramienta de cobranza de Cuotas” o en la pantalla“Ingresar Recibos”, se colocará la operación en condiciónde “pendiente”. Las operaciones pendientes puedenprocesarse en la pantalla “Recibos Pendientes”.

En los Informes del Tesorero en el Centro de Impresión deFacturación a Miembros se encuentra un “Informe deRecibos”. Se dispone de cuatro informes: dos para recibospendientes y dos para recibos contabilizados. (Losinformes de recibos contabilizados mostrarán líneas parafirma del Secretario Financiero y del Tesorero, que sirvencomo un registro de que el Tesorero recibió el dinero. Si noaparece el nombre del Tesorero en este informe, agreguesus datos en la pantalla “Funcionarios de Consejo – AñoActual” en Gestión de Miembros).

Procesamiento de Recibos de Otras FuentesEste dinero puede registrarse en Facturación a Miembrosusando la pantalla “Ingresar Recibos” en el Libro mayorde Consejo. r Miembro o Titular – Antes de ingresar la

información del recibo debe buscar un miembroo titular. (Un titular es una persona individual oentidad que no es miembro del consejo. Puedeagregarse un titular en la pantalla “Agregar unBeneficiario/Titular” en Información deFacturación).

Después de realizar la búsqueda aparecerán los resultadosen el recuadro “Resultados de búsqueda” del lado derecho.Seleccione al miembro o pagador deseado resaltado enazul. Oprima el botón “seleccionar” para establecer lafecha y el miembro/pagador en la sección “IngresarRecibos” en la parte inferior de la pantalla. Sigaingresando la información restante.

Cuando seleccione el botón “Guardar” la operación secoloca en condición de “Pendiente”. Las operacionespendientes pueden procesarse en la pantalla “RecibosPendientes”.

Generación de las Credenciales de MembresíaPueden generarse las credenciales de membresía para losmiembros usando la sección “Tarjetas de Membresía” delCentro de Imprimir en Facturación a Miembros.Imprima las credenciales de membresía usando lacaracterística “Por Tipo de Miembro” teniendo así listaslas credenciales para entregarlas cuando el miembroremita su pago de cuotas.

El papel para Tarjetas de Membresía (#4817) puedepedirse mediante Suministros en Línea. (El paquetecontiene ocho credenciales por hoja con 25 hojas, untotal de 200 credenciales). Existen cuatro opciones enFacturación a Miembros para imprimir las credencialesde membresía:

r Par Por Tipo de Miembro – que se puedeclasificar como: Todos Facturables, Todos losMiembros, Regular, Honorario, HonorarioVitalicio o Miembros incapacitados.

r Por todos los miembros cuyas cuotas están alcorriente entre las fechas especificadas.

r Por Fecha Grado – ya sea 1º 2º o 3º. r Usando la Plantilla de la Tarjeta de Membresía en

blanco para un pequeño grupo de miembros opara nuevos miembros que no han sido agregadosa Facturación a Miembros.

Institución de PagoUna obligación del Consejo Supremo o del consejo deestado NO requiere de la aprobación del consejo. Elrecibo del Estado de Cuentas mensual del Consejo porparte de la Sede del Consejo Supremo sirve como avisooficial de que la cantidad adeudada vencerá y deberápagarse. Lo mismo ocurre con el estado de facturacióndel consejo de estado.

Cuando el consejo aprueba cualquier factura que no seaun gravamen del Consejo Supremo o del consejo deestado, la factura debe enviarse al Secretario Financiero y éste expedirá el comprobante de vale de la “Orden al Tesorero”.

Orden al Tesorero (Comprobantes)Después de que una factura fue debidamente aprobadapara su pago, el Secretario Financiero inicia la expediciónde un cheque generando un comprobante de vale de la“Vales” en Facturación a Miembros en la sección“Informe de vales” para la firma del Gran Caballero, loque autoriza al Tesorero a expedir el cheque.

Por lo general, las Credenciales de Membresía de “viaje” grabadas deben emitirse para todos los miembros actuales de manera anual. Con elfin de tener acceso a la reunión de Caballeros de Colón debe presentarse una credencial deviaje vigente.

Al realizar la auditoría semestral los Fideicomisariosdeben asegurarse de que coincidan los talones en poderdel Secretario Financiero y los comprobantes de vale enpoder del Tesorero. Asimismo, los comprobantes de vale deben compararse con los cheques que realmente se expidieron.

Suspensión de ConsejoEl Secretario Financiero debe estar consciente de lanecesidad de hacer pagos al Consejo Supremo dentro delos límites de tiempo permitidos bajo la Sección 156 de las Leyes de la Orden.

La falta de pago dentro del límite de tiempo tendrá comoresultado la suspensión del consejo. Cuando se suspendeun consejo la junta de directores requiere que el SecretarioFinanciero envíe un Aviso de Suspensión al GranCaballero con copia al Diputado de Distrito y alDiputado de Estado.

La Sección 156 dispone de un periodo de gracia de 100días para cada imposición de sanción desde el primero delmes en el que realizó la imposición. Las fechas degravamen y las fechas en las que se convierten en atrasoson las siguientes:

Fecha de Tipo de PagoImposición Imposición Para1º de enero Per Cápita 10 de abril

Publicidad católica/Cultura de la Vida

1º de julio Per Cápita 10 de octubrePublicidad católica/Cultura de la Vida

Suministros — Cuarenta días después del mes en el queaparece el cargo en el Estado de Cuenta del Consejo.

Un consejo es suspendido automáticamente siempre quehaya un atraso de $50 dólares o más en alguna de lascuentas anteriores.

Aunque el consejo tiene un periodo de 100 días de graciapara remitir pagos, se generarán avisos automáticos alGran Caballero, el Secretario Financiero y el Diputado deEstado entre 58 y 60 días a partir de la fecha de gravamen.El aviso es un recordatorio para remitir el pago del consejocon el fin de evitar la suspensión automática.

Se levanta la suspensión del consejo haciendo el pago delas cantidades en atraso. Cuando se reinstala un consejo seenvía un Aviso de Reinstalación a los funcionarios antesmencionados.

NÚMERO DE CONSEJO NUEVO/

UBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO)

NÚMERO DE MIEMBRO

FECHA DE LECTURAFECHA DE ELECCIÓN

FECHA DEL 1er

RECEPTOR

GRADO

�

ORGANIZACIÓN CATÓLICA, FAMILIAR, FRATERNAL DE SERVICIO

1

2

3

4

5

APELLIDO

NOMBRE

INICIAL DEL 2º NOMBRE

TÍTULO

CALLE

CIUDAD

ESTADO/PROVINCIA

CÓDIGO POSTAL

PAÍS (FUERA DE EE.UU.)

FECHA DE NACIMIENTO

ESTADO CIVILTELÉFONO DEL DOMICILIO

TELÉFONO DEL TRABAJO

TELÉFONO CELULAR

DÍA

MES

AÑO

DIRECCIÓN DE E-MAIL

OCUPACIÓN/EMPRESA

ÚLTIMOS CUATRO DÍGITOS DE IDENTIFICACIÓN FISCAL

(P. EJ. NO. DE SEGURIDAD SOCIAL O SIN)

FECHA DE TERMINACIÓN

RAZÓN

NÚMERO DEL ÚLTIMO CONSEJO

UBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO/PROVINCIA)

¿SOLICITÓ SERMIEMBROANTERIORMENTE?

SÍ

NO

1. PRIMERO

2. SEGUNDO

3. TERCERO

4. CUARTO

FECHAS DEINICIACIÓN

POR LA PRESENTE DECLARO QUE LOS DATOS PRESENTADOS SON VERDADEROS Y CORRECTOS Y QUE CUMPLIRÉ

CON LA CONSTITUCIÓN DE CABALLEROS DE COLÓN Y DE LOS CONSEJOS DE LOS CUALES SEA MIEMBRO Y ACEPTO

QUE LAS DECISIONES DE LA JUNTA DE DIRECTORES REGIRÁN EN TODOS LOS ASUNTOS. ACEPTO QUE CABALLEROS

DE COLÓN PUEDA VERIFICAR LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA.

_____________________________________________________________________________________________________________

FECHA

SECRETARIO FINANCIERO

FIRMAS

GRAN CABALLERO

* VER LA DEFINICIÓN AL REVERSO/ NO APLICA PARA SACERDOTES O RELIGIOSOS

XXXXX-

�

�

�

��

�

�

�

�

razón

POR ESTE MEDIO RECOMIENDO AL SIGUIENTE SOLICITANTE:

NOMBRE DEL PROPONENTE EN

LETRA DE IMPRENTA:

_________________________________________________________________________________________________________

NÚMERO DE MIEMBRO DEL PROPONENTE (requerido)_______________________________________________________

100-S 4/17

* ¿ES USTED CATÓLICO PRÁCTICO O

PRACTICANTE EN UNIÓN CON LA SANTA

SEDE?

¿FUEESCUDERODE COLÓN?

SÍNO

SÍ NO

NOMBRE DE LA PARROQUIA, UBICACIÓN (CIUDAD, ESTADO)

MES DÍA AÑO PROPORCIONAR A CONTINUACIÓN LA INFORMACIÓN DEL SOBREVIVIENTE

�

NÚMERO DE CONSEJO NUEVO/

UBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO)

NÚMERO DE MIEMBRO

FECHA DE LECTURA FECHA DE ELECCIÓN FECHA DEL 1er

RECEPTOR

GRADO

�

ORGANIZACIÓN CATÓLICA, FAMILIAR, FRATERNAL DE SERVICIO

1

2

3

4

5

APELLIDO

NOMBRE

INICIAL DEL 2º NOMBRE

TÍTULO

CALLE

CIUDAD

ESTADO/PROVINCIACÓDIGO POSTAL

PAÍS (FUERA DE EE.UU.)

FECHA DE NACIMIENTOESTADO CIVIL TELÉFONO DEL DOMICILIO

TELÉFONO DEL TRABAJO

TELÉFONO CELULAR

DÍA MES

AÑODIRECCIÓN DE E-MAIL

OCUPACIÓN/EMPRESA

ÚLTIMOS CUATRO DÍGITOS DE IDENTIFICACIÓN FISCAL

(P. EJ. NO. DE SEGURIDAD SOCIAL O SIN)

FECHA DE TERMINACIÓNRAZÓN

NÚMERO DEL ÚLTIMO CONSEJOUBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO/PROVINCIA)

¿SOLICITÓ SERMIEMBROANTERIORMENTE?

SÍNO

1. PRIMERO

2. SEGUNDO

3. TERCERO

4. CUARTO

FECHAS DEINICIACIÓN

POR LA PRESENTE DECLARO QUE LOS DATOS PRESENTADOS SON VERDADEROS Y CORRECTOS Y QUE CUMPLIRÉ

CON LA CONSTITUCIÓN DE CABALLEROS DE COLÓN Y DE LOS CONSEJOS DE LOS CUALES SEA MIEMBRO Y ACEPTO

QUE LAS DECISIONES DE LA JUNTA DE DIRECTORES REGIRÁN EN TODOS LOS ASUNTOS. ACEPTO QUE CABALLEROS

DE COLÓN PUEDA VERIFICAR LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA.

_____________________________________________________________________________________________________________

FECHA

SECRETARIO FINANCIERO

FIRMAS

GRAN CABALLERO

* VER LA DEFINICIÓN AL REVERSO/ NO APLICA PARA SACERDOTES O RELIGIOSOS

XXXXX-

�

�

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�

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razón

POR ESTE MEDIO RECOMIENDO AL SIGUIENTE SOLICITANTE:

NOMBRE DEL PROPONENTE ENLETRA DE IMPRENTA:_________________________________________________________________________________________________________

NÚMERO DE MIEMBRO DEL PROPONENTE (requerido)_______________________________________________________

100-S 4/17

* ¿ES USTED CATÓLICO PRÁCTICO OPRACTICANTE EN UNIÓN CON LA SANTA

SEDE?

¿FUEESCUDERODE COLÓN?

SÍNO

SÍ NO

NOMBRE DE LA PARROQUIA, UBICACIÓN (CIUDAD, ESTADO)

MES DÍA AÑO PROPORCIONAR A CONTINUACIÓN LA INFORMACIÓN DEL SOBREVIVIENTE

�

NÚMERO DE CONSEJO NUEVO/UBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO)

NÚMERO DE MIEMBROFECHA DE LECTURA FECHA DE ELECCIÓN FECHA DEL 1er

RECEPTOR

GRADO

�

ORGANIZACIÓN CATÓLICA, FAMILIAR, FRATERNAL DE SERVICIO

1

2

3

4

5

APELLIDO

NOMBRE

INICIAL DEL 2º NOMBRE

TÍTULO

CALLE

CIUDAD

ESTADO/PROVINCIA CÓDIGO POSTALPAÍS (FUERA DE EE.UU.)

FECHA DE NACIMIENTO ESTADO CIVIL TELÉFONO DEL DOMICILIOTELÉFONO DEL TRABAJO

TELÉFONO CELULAR

DÍA MES AÑO

DIRECCIÓN DE E-MAIL

OCUPACIÓN/EMPRESA

ÚLTIMOS CUATRO DÍGITOS DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (P. EJ. NO. DE SEGURIDAD SOCIAL O SIN)

FECHA DE TERMINACIÓN RAZÓN

NÚMERO DEL ÚLTIMO CONSEJOUBICACIÓN DEL CONSEJO (CIUDAD, ESTADO/PROVINCIA)

¿SOLICITÓ SERMIEMBROANTERIORMENTE?

SÍ NO

1. PRIMERO2. SEGUNDO

3. TERCERO4. CUARTO

FECHAS DEINICIACIÓN

POR LA PRESENTE DECLARO QUE LOS DATOS PRESENTADOS SON VERDADEROS Y CORRECTOS Y QUE CUMPLIRÉ

CON LA CONSTITUCIÓN DE CABALLEROS DE COLÓN Y DE LOS CONSEJOS DE LOS CUALES SEA MIEMBRO Y ACEPTO

QUE LAS DECISIONES DE LA JUNTA DE DIRECTORES REGIRÁN EN TODOS LOS ASUNTOS. ACEPTO QUE CABALLEROS

DE COLÓN PUEDA VERIFICAR LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA._____________________________________________________________________________________________________________

FECHA

SECRETARIO FINANCIERO FIRMAS

GRAN CABALLERO

* VER LA DEFINICIÓN AL REVERSO/ NO APLICA PARA SACERDOTES O RELIGIOSOS

XXXXX-

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razón

POR ESTE MEDIO RECOMIENDO AL SIGUIENTE SOLICITANTE:NOMBRE DEL PROPONENTE ENLETRA DE IMPRENTA:_________________________________________________________________________________________________________

NÚMERO DE MIEMBRO DEL PROPONENTE (requerido)_______________________________________________________

100-S 4/17

* ¿ES USTED CATÓLICO PRÁCTICO OPRACTICANTE EN UNIÓN CON LA SANTASEDE?

¿FUEESCUDERODE COLÓN?

SÍ NO

SÍ NO

NOMBRE DE LA PARROQUIA, UBICACIÓN (CIUDAD, ESTADO)

MES DÍA AÑO PROPORCIONAR A CONTINUACIÓN LA INFORMACIÓN DEL SOBREVIVIENTE

�

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Retención de RegistrosSe recomienda que se retengan como sigue los siguientesregistros del consejo: r Documento de Membresía (#100) de miembro

vigente (nuevos miembros, operaciones dereintegración para miembros que no se unieronoriginalmente mediante su consejo): retención de 7años.

r Documento de Membresía (#100) de miembrovigente (todos salvo los anteriores y cambios dedatos): retención de 3 años

r Documento de Membresía (#100) de miembrovigente (cambio de datos): verificar elprocesamiento de información en la Sede delConsejo Supremo, después destruir.

r Documento de Membresía (#100) de exmiembros(todas las operaciones): verificar el procesamientode información en la Sede del Consejo Supremo,después destruir

r Registros financieros y de trabajo (por ejemploestados de cuenta bancarios, contratos, órdenes decompra, facturas, etc.): retención de 10 años.

r Formularios fiscales: mínimo de 7 años, retenciónrecomendada de 10 años.

En todos los casos, deben removerse los números deidentificación fiscal – incluyendo los últimos cuatrodígitos.

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Informe de Elección de FuncionariosComo Secretario Financiero usted tiene laresponsabilidad de contestar y enviar la Lista deFuncionarios Escogidos para el Período (#185). Al amparode las Leyes de la Orden, las elecciones para losfuncionarios de consejo deben realizarse entre el 1º demayo y el 15 de junio de cada año (consejos universitarios– 1º de marzo al 1º de junio). Estos funcionariosdebidamente electos deben reportarse a la Sede delConsejo Supremo antes del 30 de junio.

El método preferido para reportar a los funcionarios deconsejo recién electos es mediante la aplicación Gestiónde Miembros que se encuentra en la página web deCaballeros de Colón en la sección Funcionaros en Línea.Si se reporta mediante Gestión de Miembros antes del 1ºde julio, asegúrese de que se encuentra en la pantalla“Próximo Año Fraternal” y simplemente siga lasinstrucciones que incluye el sitio para contestar elformulario. No es necesario enviar un informe impreso ala Sede del Consejo Supremo después de usar estemétodo de reportar a funcionarios recién electos.

Estado de Cuenta MensualComo secretario financiero, usted debe comprender elefecto de reportar las transacciones de membresía de lasimposiciones per cápita, publicidad católica y Culturapor la Vida y con los cargos acumulados por su consejopor pedido de suministros. La declaración del consejo,que se envía mensualmente, proporciona estainformación. Refleja los cambios en la membresía y lainformación de reportes sobre las obligaciones financierasal Consejo Supremo.

r Debe conservar el estado de cuenta del consejocomo parte de sus expedientes permanentes.También debe revisarlo en gran caballero y leerloen la siguiente reunión de consejo.

r Los saldos de la cuenta – per cápita, publicidadcatólica, Cultura de la Vida y suministros – debentratarse como cantidades individuales propiedaddel consejo. Los saldos acreedores a menudoaparecen en las columnas per cápita, publicidadcatólica, Cultura de la Vida debido a los créditosde miembros de seguro inactivos, transaccionesretroactivas y ajustes diversos. Estos créditospueden causar un saldo acreedor general en lacuenta. Los saldos acreedores en las columnas percápita, publicidad católica, Cultura de la Vida setransferirán automáticamente entre las cuentaspara compensar gastos. Los créditos de

suministros solo se usan para compensar futurosgastos de suministros.

r Los créditos por gravámenes pueden aplicarse enel caso de transacciones de suspensión demiembros. En la fecha en que el ConsejoSupremo procesa una transacción de suspensión,hay un periodo vacío de 130 días. Si una fecha degravamen (1º de junio o 1º de julio) cae en esteperiodo, se expide al consejo un crédito de $3.25dólares.

r Se grava a los consejos con $1.75 dólares percápita, $.50 dólares por publicidad católica cada1º de enero y 1º de julio sobre el total demiembros del consejo, incluyendo los miembrosinactivos y honorarios. Los miembros honorariosvitalicios y los miembros incapacitados seexcluyen del gravamen.

r Se grava a los consejos $1.00 dólar para el fondode la Cultura de la Vida cada 1º de enero y 1º dejulio. Los miembros honorarios vitalicios y losmiembros incapacitados se excluyen delgravamen.

Cambio de Datos del MiembroLos cambios de información personal, de contacto(incluyendo email), o membresía, deben hacerse demanera electrónica usando la aplicación Gestión deMiembros. Una vez que se actualizaron en Gestión deMiembros, no es necesario enviar la información impresaal Consejo Supremo. Mantener la información decontacto correcta – en especial el email – permite unflujo constante de información del Consejo Supremo y deEstado con cada miembro.

Se exhorta a los Secretarios Financieros a asegurar que lainformación de contacto del miembro se actualice unavez al año.

Fallecimiento de un miembroEl fallecimiento de un miembro puede reportarse enGestión de Miembros en la pantalla de la InformaciónPersonal del Miembro. Tenga en cuenta que solo puede asus familiares más cercanos que solo puede reportarse si lafecha del fallecimiento está en el expediente de Gestiónde Miembros.

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Gracias por asumir la responsabilidad de ser un líder en Caballeros de Colón. Con su ejemplo de fe, caridad y sólido juicio,proporciona un modelo a seguir. Su liderazgo puede marcar pautas abiertas y participativas, que asegurarán el crecimientodel alcance caritativo y de membresía.

Este libro de recursos le proporcionará la información práctica y las instrucciones para realizar con éxito actividadescaritativas de crecimiento y aumentar su membresía. En el Portal de Capacitación Fraternal, el Centro de Recursos paraFuncionarios y en la página web de Caballeros de Colón, kofc.org, encontrará información adicional.

Este libro de recursos sustituye todo material publicado anteriormente en relación con los temas que aborda.