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Fecha: 18/06/09

Revisión No. 00 Versión vigente No. 00

Fecha: 03/06/09

Procedimiento: Suministro de Artículos de Activo Fijo Secretaría de Administración Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Departamento de Compras

Versión vigente No. 05 Fecha: 15/09/10

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y Autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. a) Diagrama de bloque del procedimiento

b) Desarrollo procedimiento

7. Glosario

8. Anexos (formatos y registros)

9. Revisión Histórica

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1. Propósito

Revisar, autorizar y recepcionar las requisiciones que son capturadas por el usuario (centro de costo) en el Sistema de Recursos Materiales (SIIA), con objeto de le sean suministrados los artículos de activo fijo NO normalizados solicitados. La formulación de estos requerimientos se realiza en base a los lineamientos que la Dirección de Programación y Control Presupuestal conjuntamente con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, indican en el Manual del Programa Operativo Anual (POA). 2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el Titular y Responsable Administrativo del Centro de Costo (Usuario), por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Jefe del Departamento de Compras, el Jefe del Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones, el Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción, el Jefe del Departamento de Control Presupuestal, el Jefe del Departamento de Contabilidad, el Jefe del Departamento de Bienes Patrimoniales, el Jefe del Departamento de Redes y Telecomunicaciones, así como todos los responsables de las áreas del Departamento de Compras. 3. Responsabilidad y autoridad

En las siguientes tablas se presenta la responsabilidad y autoridad de todos lo que participan en el procedimiento:

Titular y Responsable Administrativo del Centro de Costo (Usuario)

Responsabilidad: Autoridad:

Contar con suficiencia presupuestal para la elaboración de la requisición.

Capturar la requisición en el sistema de Recursos Materiales (SIIA).

Entregar la requisición en forma impresa y debidamente requisitada, en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Dar seguimiento a la requisición ingresada

Rechazar los bienes y servicios cuando no cumplan con lo solicitado.

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en la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Recibir los bienes y servicios solicitados. Informar a la Dirección de Recursos

Materiales y Servicios Generales, mediante oficio, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción, cuando los bienes no cumplan con las especificaciones de lo solicitado.

Director de Recursos Materiales y Servicios Generales


Turnar al Departamento de Compras los contratos-pedidos autorizados para la adjudicación con proveedores.

Turnar las facturas con el acuse de recibo de los diferentes usuarios (Centros de Costo), para el trámite de pago a proveedor, a través de la generación del contra-recibo en el Departamento de Control Presupuestal.

Evaluar el desempeño del proceso.

Autorizar y denegar las adquisiciones de bienes y servicios

Autorizar los contratos-pedidos de los proveedores adjudicados.

Autorizar las facturas con el acuse de recibo de los diferentes usuarios (Centros de Costo), para el trámite de pago a proveedor, a través de la generación del contra-recibo en el Departamento de Control Presupuestal.

Autorizar la documentación necesaria para gestionar recursos para la operación del proceso.

Jefe del Departamento de Compras


Coordinar y supervisar las tareas asignadas a todos los integrantes de las áreas del Departamento de Compras.

Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso.

Supervisar la elaboración de contratos-pedido derivados de las diferentes modalidades de compra.

Turnar al Director, contratos-pedidos para autorización.

Autorizar y denegar las requisiciones, de acuerdo a las políticas establecidas.

Gestionar recursos a través de la solicitud de gastos a comprobar y/o fondo revolvente, para la operación del proceso.

Proponer de acuerdo a los montos establecidos, la modalidad de compra de las requisiciones, pudiendo realizarse a través de Licitación Pública, Invitación Restringida, IC3P, Adjudicación Directa por

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Entregar a los cotizadores los contrato-pedido autorizados, para su notificación a los proveedores adjudicados y al usuario (centro de costo)

Informar al Director el envío de Anexo Uno y solicitud de programación de acto adquisitivo, al Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones.

Tramitar el expediente del proveedor debidamente autorizado por el Director, para el trámite de pago a proveedor, a través de la generación del contra-recibo en el Departamento de Control Presupuestal.

Acuerdo de Comité y Adjudicación Directa. Turnar el Anexo Uno para las bases de los

actos adquisitivos, considerando la información que el usuario (centro de costo) proporciona.

Instruir para elaborar contratos-pedidos de proveedores adjudicados, a través de Licitación Pública e Invitación Restringida.

Autorizar cuadros comparativos de compras las que se realizarán a través de adjudicaciones directas.

Instruir para elaborar contratos-pedidos de proveedores adjudicados, a través de adjudicación directa.

Solicitar al Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones, cuando se trate de bienes con montos que requieran autorización del Comité para su adquisición, el documento donde se indique el número de acuerdo o Sesión de Comité, con la autorización de compra.

Aceptar o rechazar facturas de proveedores, para trámite de pago.

RESPONSABLES DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Responsable de revisión en sistema de requisiciones


Revisar todas las requisiciones capturadas en el sistema.

Aprobar para impresión, las requisiciones que cumplan con los requisitos.

Indicar de manera electrónica, y/o vía telefónica, el motivo del rechazo de las requisiciones.

Revisar y rechazar la requisición, informando del motivo del rechazo al Usuario (Centro de Costo), para que éste realice la modificación indicada.

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Responsable de recepción de requisiciones


Revisar que la requisición se encuentre firmada por el titular del Centro de Costo (Usuario).

Verificar que la solicitud corresponda al mes del ejercicio.

Verificar que, cuando se trate de solicitudes de compra de artículos NO normalizados, la requisición se presente con el soporte de cotización.

Emitir el formato que corresponda cuando la requisición sea recibida con alguna observación o devuelta.

Archivar la documentación originada en el proceso.

Recibir las requisiciones impresas y debidamente requisitadas o rechazar aquellas que no cumplan con los requisitos necesarios para la compra, informando mediante el llenado el formato respectivo, el motivo de la no aceptación de la requisición.

Cotizadores


Solicitar propuestas económicas a proveedores para atender las requisiciones recibidas.

Elaborar cuadro comparativo de ofertas económicas.

Presentar al Jefe del Departamento de Compras, el cuadro comparativo correspondiente a cada requisición, con el soporte documental necesario.

Elaborar contrato-pedido y notificar al proveedor adjudicado, una vez que se tiene la autorización de compra.

Notificar al usuario (Centro de Costo), de la adjudicación del bien o servicio solicitado, entregándole una copia del contrato pedido

Integrar correctamente, el expediente para firma del Director, una vez recibida la factura con el visto bueno por parte del usuario (Centro de Costo).

Turnar al responsable de Atención a Proveedores el expediente completo para

Proponer en cuadros comparativos la adjudicación de bienes, en bases al cumplimiento de las especificaciones señaladas por el usuario (centro de costo).

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trámite de pago, a través de la generación de contra-recibo en el Departamento de Control Presupuestal.

Llenar correctamente todos los documentos que se generan en su procedimiento.

Responsable de Atención a Proveedores


Turnar al cotizador las facturas recibidas y soporte documental, para integrar el expediente del proveedor necesario para iniciar el trámite de pago.

Revisar y validar los documentos de los expedientes que integren los cotizadores.

Notificar al Jefe de Compras del seguimiento de las facturas entregadas a los cotizadores.

Entregar a los proveedores los contra-recibos.

Archivar la documentación originada en el proceso.

Devolver a proveedores las facturas y documentos que no cumplan con los requisitos de aceptación para la integración del expediente de pago.

Devolver a los cotizadores los expedientes, cuando no cumplan con los requisitos para su trámite.

Responsable de Trámites y Revisión de Expedientes


Tramitar los expedientes de proveedores autorizados por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, al Departamento de Control Presupuestal para la elaboración de contra-recibo.

Dar seguimiento a la emisión de contra-recibos de proveedores.

Llenado del formato que corresponde, para el archivo de expedientes.

Devolver los expedientes que no cumplan con los requisitos para el trámite.

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Jefe del Departamento de Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones


Proporcionar el calendario de Actos Adquisitivos.

Proporcionar Actas de Fallos de Actos Adquisitivos y documentación soporte (oferta técnica y económica)

Proporcionar el listado vigente del Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma del Estado de México.

Proporcionar los Acuerdos del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Universidad Autónoma del Estado de México.

Proporcionar el listado de proveedores objetados.

Aceptación o devolución de Anexo Uno, en caso de no cumplir con los requisitos.

Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción


Informar de los bienes no recibidos, por no cumplir con lo establecido en el contrato-pedido

No recibir los bienes que no cumplan con lo establecido en el contrato-pedido.

Jefe del Departamento de Control Presupuestal


Recibir expedientes de proveedores para la elaboración de contra-recibos.

Emitir y entregar los contra-recibos de proveedores.

Informar de expedientes de proveedores, no aceptados para la elaboración de contra-recibo.

Devolución de expedientes de proveedores para la elaboración de contra-recibos, cuando no cumplan con los requisitos.

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Jefe del Departamento de Bienes Patrimoniales


Entregar documentación con sellos de activo fijo de bienes adquiridos.

Devolución de expedientes que no cumplan con los requisitos.

Jefe del Departamento de Redes y Telecomunicaciones


Cuando le sea requerido, proporcionar información técnica de equipo de cómputo, para integrar el Anexo Uno.

No aplica

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4. Normatividad aplicable

o Gaceta Universitaria o Norma ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario o Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos o Manual de la Calidad de la UAEM. o Procedimiento Control de Documentos.

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5. Políticas

a) La adquisición de activo fijo, estará sujeta a la autorización del ejercicio de los recursos de

este rubro. b) Para la captura de requisiciones de activo fijo, deberá seguir los lineamientos indicados en

el Manual del Programa Operativo Anual (POA) c) Cuando los artículos de activo fijo no se encuentren en el catálogo del sistema, el usuario

deberá elaborar un oficio dirigido al Director de RMySG, solicitando el alta del artículo, anexando la cotización de un proveedor, estos artículos serán identificados en el catálogo como NO normalizados

d) Las requisiciones de artículos de activo fijo capturas en el Sistema de Recursos Materiales (SIIA), serán revisadas todos los días hábiles, en un horario de 9:00 a 15:00 horas y de 18:00 a 20:30 horas.

e) Las requisiciones de artículos NO normalizados, deberán detallar en el cuerpo de la misma, las especificaciones necesarias para su adquisición, anexando una cotización de un proveedor registrado en el Padrón de Proveedores de la U.A.E.M. y/o de empresas establecidas con precios de crédito.

f) La cotización que se adjunte a la requisición, deberá tener una vigencia por lo menos de 30 días.

g) No se aceptarán cotizaciones de Internet, ni con precios de ofertas o promociones. h) Todas las cotizaciones de proveedor con domicilio fiscal en los Estados Unidos Mexicanos,

deberán presentarse en Moneda Nacional-Pesos Mexicanos. i) La entrega de los bienes (artículos NO normalizados), se realizará de acuerdo al tiempo de

entrega que se establezca en la cotización que sea seleccionada, no debiendo exceder en términos generales, de 15 días hábiles una vez recibida la requisición impresa en el Departamento de Compras..

j) Para la atención de requisiciones, es necesario presentar el documento impreso con sello y firma del titular del Centro de Costo, en el Departamento de Compras.

k) La recepción de requisiciones en el Departamento de Compras, será los días lunes y martes de cada semana (días hábiles), en un horario de 9:00 a 14:30 horas y de 18:00 a 19:00 horas y los días miércoles (hábiles) en un horario de 9:00 a 13:00 horas.

l) El usuario deberá informar mediante oficio, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de los bienes, cuando estos no cumplan con las especificaciones de lo solicitado.

m) El usuario deberá colocar en la factura y en el vale de entrega que amparan los bienes presentados por el proveedor: fecha de recepción, sello del Centro de Costo, nombre y firma de conformidad.

EN REVISIÓN

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Artículos de Activo Fijo No Normalizados

ProveedorResponsable de Recepción

de Requisiciones.

Responsable de Revisión de

RequisicionesCentro de Costo.

Inicio

1

Captura en el SIIA los bienes requeridos en

base a una cotización.

Envía la requisición mediante el SIIA

2 Verifica los datos capturados de las

requisiciones enviadas mediante el SIIA

3

Datos Correctos

SI

NO

4

Cambia el status de la requisición en el

SIIA a Rechazada.

Cambia el status de la requisición en el

SIIA a Aprobada

Consulta el status de las requisiciones

capturadas en el SIIA

Aprobada

SI

NO

A

Captura un texto de observaciones en el

SIIA indicando el motivo.

Imprime la requisición, la sella y firma el

responsable del centro de costo.

Presenta en el Depto. de Compras la

requisición impresa. Anexando las

cotizaciones.

Recibe requisiciones ingresadas

por los centros de costo.

Verifica que la cotización adjunta

coincida con los datos de la

requisición.

¿Datos

correctos?

SI

NO

¿Datos

correctos?

Elabora formato de “Devolución

de Requisiciones" y lo entrega

al centro de costo junto con las

Requisiciones presentadas.

Recibe documentación devuelta

Corrige la documentaciónTurna la requisición en el SIIA a

un cotizador responsable de dar

seguimiento para la compra

SI

NO

5

1011

12

13

14

15

16

7

6

8

Realiza las modificaciones indicadas en el

texto de observaciones mediante el SIIA

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Jefe del Departamento de

ComprasProveedorCotizador

Responsable de Revisión

de Requisiciones

A

B

Elabora y llena el formato “Entrega de

Requisiciones a Cotizadores”

Requisición para la

DRMySG

Elabora y llena el formato “Entrega de

Requisiciones al CRE”

Recibe formato y requisición elaborada por

el Centro de Costo.

Envía a los proveedores los requerimientos

solicitados por los centros de costo para su

cotización.

Elabora la cotización indicando de

manera detallada la propuesta

económica y técnica de bienes y/o

servicios así como condiciones de

venta.

Registra las llamadas referentes a la

solicitud de cotización, en el formato de

“Bitácora de Llamadas”

Recibe la información solicitada del (los)

Proveedor (es)

Recibe la información requerida por

los cotizadores para formular la

cotización.

17

SI

NO

Termina

El proceso que sigue

corresponde a la Coordinación de

Recursos Etiquetados.

Elabora el formato de “Cuadro

Comparativo” a través del cual se refleja la

propuesta económica de cada uno de

ellos.

Integra el expediente (requisición del

centro de costo, cotización (es) y cuadro

comparativo)

Analiza y valida el expediente.

Autoriza la elaboración del Contrato -

Pedido en base al formato del “Cuadro

Comparativo”.

Regresa el expediente al Cotizador

asignadoRecibe el expediente y Elabora el

Contrato - Pedido

Anexa al expediente el

Contrato - Pedido elaborado.

Recibe el expediente completo y lo

remite al Director de RMYSG para

autorización de compra.

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Centro de Costo.ProveedorDirector de RMySGJefe del Departamento de

ComprasCotizador

B

Revisan el expediente y el

Director de RMySG autoriza el

Contrato - Pedido

Turna al Cotizador el

Contrato - Pedido autorizado por el

Director de RMySG.

Recibe expediente y notifica al Proveedor

adjudicado entregándole copia de

Contrato - Pedido y el Vale de Entrega

original.

Acude con el Cotizador para firma y

recepción de la copia del Contrato -

Pedido así como del Vale de

Entrega original.

Entrega bienes en el centro de

costo indicado en el Contrato -

Pedido, presenta la factura original

y el Vale de Entrega para firma de

recibido de los bienes por parte del

Centro de Costo.

Recibe los bienes del Proveedor así

como la Factura original y el Vale de

Entrega.

Firma la Factura original y el Vale

de Entrega, colocando fecha de

recepción, nombre y sello de

conformidad de (los) bien (es)

solicitado (s)

C

Entrega copia del Contrato - Pedido al

Centro de Costo para su conocimiento.

35

37

34

Da seguimiento al Contrato - Pedido de

proveedores adjudicados.

36

38

40

41

42

33

43

Presenta al Responsable de

Atención a Proveedores la factura

original y el soporte de documentos

para trámite de pago

Acude al Almacén General con la

documentación entregada (Factura

Original, copia del Contrato - Pedido

y Vale de Entrega original).

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Los procesos que siguen

corresponden al

Almacén General y

a Bienes Patrimoniales.

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ComprasCotizador

Trámites y Revisión de

Expedientes

Responsable de Atención a

Proveedores

El proceso que sigue

corresponde a la Coordinación de

Recursos Etiquetados

46

NO

Recibe la información de facturas

pendientes para trámite de pago

Turna el expediente integrado al


Proveedores.

Recibe la documentación para trámite

de pago, firma y sella de recibido al

Proveedor

48

¿Es compra de la

DRMySG?

57

SI

C

50

¿El expediente

esta completo?

NO

45

44

56

D

Termina

Recibe y revisa el expediente

integrado por el cotizador.

Elabora el formato “Recepción de

Facturas de Proveedores - Entrega

a Cotizadores para Integración de

Expediente y Devolución para

Trámite de Pago” y lo entrega al

cotizador.

Recibe oficio e integra al

expediente del Proveedor,

turnándolo al Responsable de

Atención a Proveedores.

49

55

54

Recibe expediente del Proveedor para

trámite de pago a Proveedores por

cada uno de los Cotizadores. Y lo

entrega al Jefe del Departamento de

Compras.

Recibe y revisa expediente del

Proveedor entregada por los

Cotizadores.

Recibe el formato y la (s) factura (s)

para integrar el expediente.

Elabora documento solicitando

se integre expediente para

trámite, y lo turna al Cotizador.

Informa al Jefe del Departamento

de Compras de las facturas

pendientes de integrar al expediente

para trámite de pago.

Turna el expediente al Jefe del

Departamento de Compras para

firma.

Elabora el formato “Recepción de

Facturas de Proveedores -

Coordinación de Recursos

Etiquetados”, para Trámite de Pago”

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52

Turna la Factura Original y el soporte

de documentos al cotizador

responsable para integrar al

expediente del Proveedor

53

47

SI

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Departamento de Control

PresupuestalDirector de RMySG


Compras

Trámites y Revisión de

Expedientes


Proveedores

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63

66

Firma la factura y turna el expediente

al Jefe del Departamento de Compras.

58

Recibe el expediente para ingresarlo al

Departamento de Control Presupuestal

para la emisión del Contra - Recibo

71

Informa al Jefe del Departamento de

Compras de los Contrarecibos

pendientes por Emitir

Emite contrarecibos y los entrega

a la responsable de Trámites y

Revisión de Expedientes

Entrega contra -recibos originales a

los proveedores

Turna el expediente del Proveedor al

Director de RMySG para autorización

en la factura respectiva.

Termina

¿Contrarecibo

emitido?

SI

70

D

68

NO

Da seguimiento a la emisión de

Contra - Recibos en base al acuse de

recibido del formato “Relación de

Facturas Ingresadas al Departamento

de Control Presupuestal”

62

67

64

65

Solicita al Departamento de Control

Presupuestal la emisión de los Contra

- Recibos Pendientes.

Recibe el Expediente y lo devuelve ya

autorizado al Responsable de

Tramites y Revisión de Expedientes

69Archiva la documentación originada en

el proceso

Reciben los expedientes de los

proveedores relacionados en el

formato “Relación de Facturas

Ingresadas al Departamento de

Control Presupuestal” para la

emisión del Contra - Recibo

correspondiente

61

60

Elabora y entrega el formato de

“Relación de Facturas Ingresadas al

Departamento de Control

Presupuestal”

Entrega los Contra -

Recibos al responsable de

Atención a Provedores y

copias de los expedientes

de proveedor tramitados,

con el formato “Revisión de

la Integración de

Expedientes para Archivo

Final”

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6. b) Desarrollo del Procedimiento

Artículos de Activo Fijo NO normalizados y/o génericos 1. El usuario (centro de costo) captura la Requisición, en el sistema de Recursos

Materiales, quedando en espera de revisión. 2. El responsable de revisión de requisiciones en sistema, verifica los datos capturados en

las mismas, liberando para impresión las que hayan sido formuladas de manera correcta y rechazando las que no procedan, para que el usuario (centro de costo) realice las modificaciones que se indican en el texto de las mismas, presentándolas, una vez corregidas para su aprobación

3. El usuario (centro de costo) deberá presentar en el Departamento de Compras la solicitud impresa, sellada y firmada por el titular del centro de costo, debidamente requisitada, además de adjuntar la cotización de un proveedor, el cual debe formar parte del Padrón de Proveedores de la Universidad Autónoma del Estado de México y ser presentada en Moneda Nacional, no se aceptan precios de artículos en promoción ni en oferta.

4. El responsable de la recepción de requisiciones, verifica que la cotización anexa, coincida con lo requisitado en el documento impreso, en caso de no ser así, se elabora el documento de Devolución de Requisiciones y/o Observación sobre Requisiciones, entregando los originales al usuario (centro de costo).

5. El responsable de la recepción de requisiciones impresas, turna al cotizador responsable de dar el seguimiento para la compra de los bienes solicitados. Se elabora el llenado del formato Entrega de Requisiciones a Cotizadores y Entrega de Requisiciones a la CRE.

6. El cotizador envía a los proveedores la información que requiere sea cotizada, haciendo el registro correspondiente en la Bitácora de Llamadas.

7. El cotizador reune generalmente tres propuestas económicas para la elaboración del Cuadro Comparativo, indicando la óptima para la compra.

8. El Jefe del Departamento de Compras valida el cuadro comparativo anexo al expediente, con el proveedor que cumpla para la entrega de los bienes solicitados en tiempo y forma.

9. El Jefe del Departamento de Compras turna el expediente al cotizador asignado para la elaboración de Contrato-Pedido.

10. El Jefe de Compras remite el contrato-pedido con el soporte documental correspondiente, para autorización del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.

11. El Jefe del Departamento de Compras turna a los cotizadores el contrato-pedido autorizado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, para ser notificado al proveedor adjudicado.

12. El cotizador entrega copia del contrato-pedido al usuario (centros de costo) para su conocimiento.

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13. El cotizador da seguimiento al contrato-pedido, con objeto de que el proveedor realice la entrega en tiempo y forma al usuario (centro de costo).

14. El usuario (centro de costo) recibe el bien presentado por el proveedor, colocando fecha de recepción, así como nombre, firma y sello de conformidad en la factura correspondiente.

15. El proveedor acude al Departamento de Compras y al Almacén General para realizar el siguiente trámite:

16. Acude al Departamento de Compras con el cotizador que le notificó la adjudicación del contrato-pedido para su firma.

17. Recibe de parte del cotizador, copia de contrato-pedido autorizado por el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, y Vale de Entrega en original (documento que debe ser firmado por el titular del centro de costo-usuario).

18. Debe acudir con la documentación entregada (copia de contrato-pedido y vale de entrega en original), factura y el o los bienes adjudicados al Almacén General, para el registro y la etiquetación, correspondiente por parte del Área del Departamento de Bienes Patrimoniales que se encuentra en el propio Almacén.

19. El bien presentado fisicamente deberá coincidir exactamente con lo detallado en el contrato-pedido y en la factura respecto de marcas y modelos, así como de todas las características establecidas al ser adjudicado

20. El proveedor acude con el usuario (centro de costo), el cual se indica en el contrato-pedido para que le sean entregados el o los bienes adjudicados, colocando la fecha de recepción, así como nombre, firma y sello de conformidad en la factura y vale de entrega el titular del centro de costo.

21. El proveedor acude al Almacén General con la documentación firmada por parte del usuario (centro de costo) para el movimiento de entrada y salida, documentos que le son entregados en copia, además de que el Almacén coloca el sello que corresponda en la factura original.

22. El proveedor acude al Departamento de Compras al Área de Atención a Proveedores a ingresar su factura con el soporte del trámite realizado (vale de entrega original, cédula de inventario, nota de recepción y nota de entrega), para el trámite de pago. (Elaboración de formato devolución de facturas si no se presenta debidamente requisitada).

23. El responsable de Atención a Proveedores turna la factura al cotizador responsable de la compra, para integrar el expediente del proveedor. Se elabora el llenado del formato Recepción de Facturas de Proveedores-Departamento de Compras, Recepción de Facturas de Proveedores-Coordinación de Recursos Etiquetados y Formato de Entrega de Expedientes de Proveedor para Trámite e Pago.

24. El responsable de Atención a Proveedores informa al Jefe del Departamento de Compras de las facturas pendientes de devolución por parte del cotizador, para ser solicitadas a través de oficio e integrar el expediente correspondiente para trámite de pago.

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25. El Jefe de Compras turna al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, el expediente del proveedor para autorización en la factura respectiva.

26. El Jefe de Compras devuelve la documentación autorizada, al responsable de Trámites y revisión de expedientes.

27. El responsable de Trámites y Revisión de Expedientes, integra los documentos para ser ingresados al Departamento de Control Presupuestal para la emisión del contra-recibo correspondiente. Se elabora el llenado del formato Recepción de Facturas Ingresadas al Departamento de Control Presupuestal, Relación de Facturas para Sello de Bienes Patrimoniales.

28. El responsable de Trámites y Revisión de Expedientes da seguimiento a la emisión de contra-recibos y los entrega al responsable de Atención a Proveedores.

29. El responsable de Trámites y Revisión de Expedientes informa al Jefe del Departamento de Compras de los contra-recibos pendientes de emitir por el Departamento de Control Presupuestal para solicitar la emisión de los mismos.

30. El responsable de Trámites y Revisión de Expedientes elabora el llenado del formato Revisión de la Integración de Expedientes para Archivo Final a cada uno de los expedientes de proveedor tramitados.

31. El responsable de Atención a Proveedores archiva la documentación originada en el proceso.

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7. Glosario

Artículos NO normalizados

y/o genéricos: Se refiere a los artículos que por sus características particulares se diferencian de los artículos que se entregan a través del Almacén General y que en el catálogo de artículos del Sistema de Recursos Materiales son identificados como “NO normalizados”, permitiendo al usuario (centro de costo) agregar el detalle del artículo solicitado, así como el precio estimado del mismo.

Requisición: En el Sistema de Recursos Materiales es

identificada como Solicitud de Bienes y Servicios.

SIIA Sistema Integral de Información Administrativa

CRE: Coordinación de Recursos Etiquetados

DRMySG: Dirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales.

POA Programa Operativo Anual

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8. Anexos

Formato de Requisición

Formato de Devolución de Requisiciones

Formato de Observaciones sobre Requisiciones

Formato de Entrega de Requisiciones a Cotizadores

Formato de Entrega de Requisiciones a la CRE

Formato de Bitácora de Llamadas

Formato de Cuadro Comparativo

Formato de Contrato-Pedido

Formato de Vale de Entrega

Formato de Devolución de Facturas

Formato de Recepción de Facturas de Proveedores-Departamento de Compras.

Formato de Recepción de Facturas de Proveedores-Coordinación de Recursos Etiquetados

Formato de Entrega de Expedientes de Proveedor para Trámite de Pago.

Formato de Relación de Facturas para Sello de Bienes Patrimoniales

Formato de Relación de Facturas Ingresadas al Departamento de Control Presupuestal

Formato de Revisión de la Integración de Expedientes para Archivo Final

de 21

Fecha: 18/06/09


Fecha: 03/06/09



9. Revisión Histórica

Número de Revisión

Fecha de Revisión

Reviso (puesto)

Reaprobado (puesto)

Descripción del cambio

02 19/10/07 Jefe del Departamento de Compras


Se adecuó el procedimiento en los apartados del 1 al 9



Reformas a las políticas y al desarrollo del procedimiento.



Actualización de las políticas y desarrollo del procedimiento



Innovación de las Áreas del Departamento, así como actualización de las políticas y desarrollo del procedimiento

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