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7/26/2019 c More Zapata

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FACULTAD DE INGENIERA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

PROYECTO DE PRCTICAS

IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO "SISTRADO-MDC"

PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DEL TRMITE DOCUMENTARIO EN

LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CORRALES, TUMBES 2014

Autor: Carlos Augusto, More Zapata

Tutor Evaluador: Mara Mino Asencio

TUMBES PERU

2015


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INTRODUCCIN.

Las empresas hoy en da consideran de gran importancia la informacin para el proceso

de la toma de decisiones, es aqu donde entra a tallar los sistemas de informacin, que

hoy en da se han convertido en el eje donde gravita toda la gestin eficiente de este

recurso. Otras de las razones de la gran demanda que tienes estos sistemas de

informacin es la agilizacin de procesos y tramite de datos. Y se ha logrado inmiscuir en

muchos mbitos como la medicina, educacin, actividades gerenciales entre otros.

Los sistemas de informacin estn ntimamente relacionado con el origen de las

organizaciones a tal punto que un sistema de informacin no puede existir si no existe una

organizacin y estos han evolucionado conforme lo han hecho las empresas.

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los ltimos aos con la

incorporacin de tecnologas informticas que facilitarn la administracin de los

datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad

todas las empresas, incluso a las Pymes, requieren de la implementacin de un sistema

de informacin que colabore con los procesos de gestiones empresariales, con el fin de

mejorar la productividad y el rendimiento de una organizacin competitiva, es fundamental

evaluar las tcnicas actuales y la tecnologa disponible para desarrollar sistemas que

brinden eficiencia y eficacia de la gestin de la informacin relevante. (1)

La implementacin de sistemas de informacin en una compaa, brindan la posibilidad

de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organizacin de la empresa ,y

tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad; Para ello, es

necesario un sistema eficaz que ofrezca mltiples posibilidades ,permitiendo acceder a los

datos relevantes de manera frecuente y oportuna. (1)

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresacompetitiva insertada en el mercado actual, debern analizar detalladamente la

implementacin necesaria de sistemas de informacin precisos. (1)

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de

compaas en los ltimos aos, ya que hace un par de dcadas atrs la informacin no


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era considerada un bien tan til dentro de los procesos productivos y la toma de

decisiones. Sin embargo, a raz de los cambios en la economa mundial y la globalizacin,

los datos relativos a todo el proceso productivo de una compaa se han vuelto uno de los

elementos fundamentales para lograr el xito comercial. De esta manera, con los aos se

han ido incorporndolos avances de la tecnologa informtica para brindar lasherramientas necesarias en la creacin de sistemas de informacin, confiables y eficaces.

(1)

Los sistemas de informacin en el mbito de la medicina: Las necesidades actuales de

informacin, para la toma de decisiones, para el conocimiento de la situacin de una

institucin de salud, el manejo de sus datos epidemiolgicos, y su organizacin

administrativa, hacen que quienes se encuentran comprometidos con estos estamentos

deban conocer, como mnimo, las nociones de lo que es un sistema, y tener una ideabsica de lo que la informtica puede hacer en estos mbitos. Una institucin de salud

maneja un gran volumen de informacin, tanto de sus usuarios, como la que se refiere a

su funcionamiento; datos que muchas veces no estn disponibles para su interpretacin

en el momento en que se necesitan y en los que la metodologa de recoleccin y

procesamiento es muy variada. (2)

Los sistemas de informacin en el mbito de la educacin:

Como apoyo a la educacin (estudiantes y profesores): Existe un conjunto muy amplio de

temas que hacen al buen funcionamiento de los sistemas de informacin educativa.

Varios de estos temas han venido apareciendo de modo recurrente en el debate

educativo en la regin tanto como demandas explcitas de los tomadores de decisiones y

otros agentes educativos, como a travs de manifestaciones de preocupacin de los

propios responsables de la informacin educativa que, en el da a da de sus actividades,

constatan la aparicin de nuevas demandas. (3)

Como apoyo a la administracin de la educacin: La informacin es la base de la gestin,

la planificacin y la evaluacin de todo sistema educativo.

En el proceso de administrar el sistema educativo, el Sistema de Informacin sobre la

Administracin de la Educacin (EMIS, segn sus siglas en ingls) puede informar a los

diversos copartcipes y agentes sobre el estado del sector, su eficacia interna y externa,

su funcionamiento pedaggico e institucional, y sus rendimientos, deficiencias y

necesidades. Un sistema de informacin slido no slo debera recopilar, archivar y


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procesar estadsticas, sino tambin contribuir a la formulacin de polticas educativas, y a

su gestin y evaluacin. Como ocurre con cualquier otra terapia, un plan de este tipo, para

que sea eficaz, deber basarse en un diagnstico exacto. Los problemas han de definirse

mediante un anlisis detallado y crtico, con el fin de proponer soluciones. (3)

Los sistemas de informacin han logrado alcanzar un gran mbito en muchos campos

organizacionales, cumpliendo muy importantes papeles para distintos procesos. As como

los sistemas de informacin se han logrado inmiscuir en mbito de la educacin (proceso

de enseanza aprendizaje y la misma administracin de educacin), en la medicina y

otros, tambin ha logrado tener una gran acogida en la optimizacin de procesos, un claro

ejemplo es el de tramites documentarios.

En las organizaciones modernas, el ingreso, creacin y envo de documentos es una

tarea de ejecucin diaria. La administracin del flujo de estos documentos y la ubicacinde los mismos se ha convertido en una tarea titnica, pero no imposible. Esta situacin

lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos generando mltiples veces

los mismos documentos o que la imagen de la organizacin se deteriore al no responder a

los requerimientos con diligencia y oportunidad. El tramite documentario es una aplicacin

que permite a las organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y estatus, actual y

pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a

estos datos mostrar estadsticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no

agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentrode la organizacin.(4)

El sistema integrado de Trmite documentario es un software automatizado de gestin

administrativa y de uso interno (dentro de la institucin) el cual tiene como caracterstica

principal registrar, dar seguimiento y ubicacin de los documentos emitidos por el

personal de la organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales. El objetivo

principal de los sistemas de trmite documentario es permitir a la institucin el

seguimiento de los documentos durante su procedimiento, sus alcances estn orientados

a la facilidad en el registro, seguimiento y control de la documentacin, facilidad derecepcin, historial y seguimiento, consultas y reportes jerarquizados y configuracin de

los procesos. (5)

Por otro lado podramos decir que un sistema de informacin es el conjunto de elementos

fsicos (hardware) y lgicos (software) que permiten procesar la informacin del usuario


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5

realizando igualmente un control eficiente de todos los recursos posibles, es decir, un

sistema informtico es el conjunto de elementos empleados en el tratamiento de la

informacin. (6)

El objetivo principal del Sistema informtico de Trmite Documentario es permitir a lasOrganizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que

llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma. (7)

La implementacin de este tipo de aplicacin permitira a las organizaciones tener el

control de la ubicacin fsica actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se

genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar el detalle del proceso que

permitan analizar los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro

de la organizacin. (6)

La municipalidad de corrales es un gobierno local de mbito distrital, que trabaja en forma

democrtica, participativa, concertada, inclusiva y transparente; priorizando la ejecucin

de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de vida de los

habitantes del distrito, con el objetivo de alcanzar el desarrollo integral de toda su

circunscripcin; entre una de sus reas est mesa de partes que es la encargada de

proponer alternativas para la organizacin y control de los equipos o servicios de Trmite

Documentario, Actas y certificados.

La gran problemtica que aqueja a esta rea, sobre todo al personal que labora en ella es

la sobrecarga de documentos que ingresan y salen de esta, generando el

almacenamiento de un gran nmero de archivos; por la falta de un orden y control en el

almacenamiento, al momento de generar reportes o entrega de archivos solicitados por el

personal de algn otra rea, surge la demora y en algunas ocasiones retraso con las

fechas de entrega establecidas, el rea no est siendo eficiente por no estar realizando su

objetivo primordial.

En el caso de los expedientes que llegan a direccin, luego son derivados a mesa de

parte y esta es la encargada de la revisin y de en viarla a secretaria; y previa

coordinacin hacerla llegar hasta su destino, en este proceso es comn tambin la

confusin y prdida de expedientes.


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6

Los problemas antes mencionados podran ser ms severos si no se toman cartas en el

asunto; para esto se debera llevar un mejor control en los procesos de recepcin,

registro, clasificacin y distribucin de los documentos que ingresan o son derivados. De

la mano con un sistema de informacin que tenga almacenada la direccin exacta de la

ubicacin de cada uno de los documentos almacenados en esta rea, se conseguiragilizar el proceso del trmite documentario, de la misma manera trabajar el tema de

distribucin y compartimiento de documentos por las distintas reas, para evitar la

confusin y prdida de los documentos; hacer todo esto con el uso de las Tecnologas de

Informacin y Comunicaciones ayudar a conseguir el objetivo de esta rea.

En base a la problemtica descrita en los prrafos anteriores se propuso la siguiente

pregunta de investigacin:

De qu manera la implementacin del sistema informtico SISTRADO-MDC optimizarlos procesos del trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales?

Esta investigacin se propuso cumplir con el siguiente objetivo general:

Implementar el sistema informtico SISTRADO-MDC para optimizar los procesos del

trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales.

Para cumplir con el objetivo general, se propusieron los siguientes objetivos especficos:

Identificar requerimientos del sistema, mediante entrevista con el personal que labora

en el rea, y usuarios.

Desarrollar un software, para optimizar los procesos del trmite documentario.

Aplicar la metodologa RUP para el anlisis y diseo de desarrollo de software.

Utilizar el NetBeans IDE para la implementacin del sistema.

Utilizar gestor de Base de Datos My SQL para el almacenamiento de la informacin.

Esta investigacin se justifica en la necesidad de contar con un sistema de informacin

informtico capaz de automatizar el proceso de Registro, codificacin y distribucin de las

Resoluciones y otros documentos que se manejan en esta rea, se hace cada vez mas de

ndole prioritario, debido a la gran cantidad de documentos que se manejan en el rea de

Mesa de partes de la municipalidad distrital de Corrales.


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7

Con la implementacin del sistema de informacin se agilizar el tiempo de los procesos

de los trmites documentarios ya que se realizarn de manera automatizada, se agilizar

los procesos de reportes ya que en la base de datos del sistema se tendr la distribucin

exacta de los documentos almacenados en el rea y se evitarn los errores que

frecuentemente se vean al realizarlos de manera manual.

Para realizar la implementacin del software se utiliz como metodologa

el RationalUnifiedProcess (RUP) y los diagramas delUnifieldModelingLanguage (UML).

Como lenguaje de programacin se utilizo Java y como gestor de Base de Datos el

MySQL.

Resumen

Investigacin para aplicar normas de accesibilidad del sistema de informacin, en el

diseo e implementacin del sistema SISTRADO-MDC en la municipalidad distrital de

CorralesTumbes 2014. Con la finalidad de optimizar procesos del trmite documentario

en el rea de mesa de partes de dicha empresa.

A travs de entrevistas con el personal se identific este tipo de problema que aquejaba

al personal que labora en esta rea, se aplicaron encuestas de accesibilidad en la

implementacin de un sistema de informacin, se utiliz el software Excel del paquete

oficce, para la tabulacin de datos de la encuesta y tambin para el anlisis e

interpretacin de la misma, donde la mayora de: tanto usuarios (internos y externos)

como el personal que labora en esta rea afirman que se facilitaran trabajos y se

optimizaran procesos del trmite documentario.


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ndice

INTRODUCCIN. .............................................................................................................. 2

Resumen ........................................................................................................................... 7

ndice ................................................................................................................................. 8

Nombre del Proyecto ....................................................................................................... 10Objetivos .......................................................................................................................... 10

Objetivo General .......................................................................................................... 10

Objetivos especficos ................................................................................................... 10

Objetivos del sistema ................................................................................................... 10

CAPITULO I: MARCO TEORICO CONCEPTUAL............................................................ 11

1.1 Datos Generales de la Empresa ........................................................................ 11

1.1.1 Ubicacin Geogrfica: Jr. San Pedro 460 - Corrales ................................... 11

1.1.2 Base legal: Ley del 12 de enero de 1871 de Creacin de la Municipalidad

Distrital de Corrales. ................................................................................................. 111.1.3 reas de la Empresa: ................................................................................. 11

1.1.4 Visin:......................................................................................................... 12

1.1.5 Misin: ........................................................................................................ 12

1.1.6 Organigrama ............................................................................................... 13

CAPITULO II: ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL ........................................................... 14

2.1 Acciones preliminares ........................................................................................ 14

2.1.1 Anlisis de Audiencia: ................................................................................. 14

2.1.2 Anlisis Funcional: ...................................................................................... 14

2.2 Recopilacin de la Informacin .......................................................................... 142.2.1 Diseo de la Entrevista: .............................................................................. 14

2.2.2 Aplicacin de la Entrevista: (mediante encuesta) ........................................ 15

Pregunta ................................................................................................................... 15

2.2.3 Hardware disponible ...................................... Error! Marcador no definido.

2.2.4 Distribucin de Equipos ................................. Error! Marcador no definido.

2.3 Formulacin del Problema: ..................................................................................... 19

2.4 descripcin del Sistema Actual: .............................................................................. 20

2.5 Identificacin de los requerimientos ........................................................................ 20

2.5.1. Anlisis de Entradas y Salidas ....................................................................... 20

CAPITULO III: ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO ................................ 20

3.1. Descripcin de las Metodologas a usar ................................................................ 20

3.1.1. Metodologa RUP ............................................................................................ 20

3.2 Fundamentacin de la Metodologa seleccionada .................................................. 21


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3.2.1. Fundamentacin de la Metodologa ................................................................ 21

3.2.2. Herramientas Tics utilizadas ........................................................................... 22

3.3 Anlisis del Sistema Actual. .................................................................................... 24

3.3.1. Diagrama de Modelo del Negocio ................................................................... 24

3.3.2. Diagramas de Actividades .............................................................................. 263.4 Diseo del Sistema................................................................................................. 29

3.4.1. Diagrama de Clases ....................................................................................... 29

3.4.2. Diseo de Interfaces ....................................................................................... 29

3.5 Implementacin de la Base de Datos ..................................................................... 33

3.5.1. Marco Conceptual ........................................................................................... 33

3.5.2. Transformacin del Diagrama de Clase a Modelo de Tabla ............................ 35

3.5.3. Modelado Fsico.............................................................................................. 36

CAPITULO IV: EVALUACION ECONOMICA DEL PROYECTOError! Marcador no

definido.5.1. Estudio de Viabilidad ................................................ Error! Marcador no definido.

5.1.1. Viabilidad Tecnolgica ....................................... Error! Marcador no definido.

5.1.2. Viabilidad Operacional ....................................... Error! Marcador no definido.

5.1.3. Viabilidad Econmica ......................................... Error! Marcador no definido.

5.2. Anlisis de Costos y Beneficios ................................ Error! Marcador no definido.

5.2.1. Costos para la implantacin ............................... Error! Marcador no definido.

5.2.2. Beneficios de la implantacin ............................. Error! Marcador no definido.

5.2.3. Determinacin de la ejecucin del Proyecto .............. Error! Marcador no definido.

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 36Referencias Bibliograficas................................................................................................ 37

ANEXOS .......................................................................................................................... 38

Diagrama de Gantt del Proyecto ........................................................................... 38

Cuestionario de la Recoleccin de Datos .............................................................. 39

Fotos de la Recoleccin de Datos ......................................................................... 41


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Nombre del Proyecto

"IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO "SISTRADO-MDC" PARA

OBTIMIZAR LOS PROCESOS DEL TRMITE DOCUMENTARIO EN LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CORRALES, TUMBES 2014

Objetivos

Objetivo General

Implementar el sistema informtico SISTRADO-MDC para optimizar los procesos del

trmite documentario en la municipalidad distrital de Corrales.

Objetivos especficos

Identificar requerimientos del sistema, mediante entrevista con el personal que labora

en el rea, y usuarios.

Desarrollar un software, para optimizar los procesos del trmite documentario.

Aplicar la metodologa RUP para el anlisis y diseo de desarrollo de software.

Utilizar el NetBeans IDE para la implementacin del sistema.

Utilizar gestor de Base de Datos My SQL para el almacenamiento de la informacin.

Objetivos del sistema

El objetivo principal del Sistema informtico de Trmite Documentario es permitir a las

Organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que

llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma.


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CAPITULO I: MARCO TEORICO CONCEPTUAL

1.1 Datos Generales de la Empresa

1.1.1 Ubicacin Geogrfica: Jr. San Pedro 460 - Corrales

1.1.2 Base legal: Ley del 12 de enero de 1871 de Creacin de la

Municipalidad Distrital de Corrales.

1.1.3 reas de la Empresa:

Alcalda

Procuradura pblica municipal

rgano de control institucional

Defensa Civil

Vaso de Leche

Coordinacin Local Distrital

Consejo Distrital de la juventud

Seguridad ciudadana

Gerencia Municipal

Sub Gerencia de Infraestructura y

desarrollo Urbano y Rural

Sub Gerencia de serviciosSociales y Comunales

Sub Gerencia de Seguridad y

Participacin Ciudadana

Divisin de obras Publicas y

Privadas

Divisin de Transporte y

seguridad Vial

Divisin de Registro Civiles Divisin de Demuna

Divisin de Serenazgo y Polica

Municipal

Oficina de asesora jurdica

Oficina de planeamiento y

presupuesto

Oficina de Informtica

Oficina de Pre Inversin

Oficina de Cooperacin Tcnica

Secretaria General

Oficina de Imagen institucional

Oficina de Administracin,

Finanzas y RRHH.

Oficina de Administracin

Tributaria

Unidad de Contabilidad

Unidad de recaudacin, Control y

fiscalizacin

Unidad de Tesorera

Unidad de Comercializacin

Unidad de RRHH.

Unidad de logstica

Unidad de Cobranzas Coactiva


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1

1.1.4 Visin:

Al ao 2021, corrales ser una provincia de la regin Tumbes, con un desarrollo

sostenible y una economa diversificada, y competitiva; con una agricultura

tecnificada, orgnica y de exportacin; constituye un destino turstico muy

importante de la regin donde se brinda un servicio de calidad. Los hidrocarburos

(gas y petrleo) ubicados en nuestro litoral se explota y transforma de manera

responsable, el excedente de los recursos hidrobiolgicos y productos

agropecuarios se industrializan y exportan aprovechando las oportunidades que

ofrece el mundo globalizado.

Aspiramos, que todos los pobladores tengan una mejor y creciente calidad de

vida; los servicios de salud educacin, electricidad, telefona y saneamientobsico (agua y alcantarillado) han logrado niveles de calidad y cobertura

satisfactoria.

Contamos con un gobierno local fortalecido, que realiza una gestin participativa

de permanente concertacin con sus autoridades, institucionales y

organizaciones de la sociedad civil, quienes estn comprometidos en hacer de

Corrales una provincia organizada, saludable, limpia y segura, con valores ticos

y morales en su poblacin.

1.1.5 Misin:

Somos un Gobierno Local de mbito distrital, que gobernamos en forma

democrtica, participativa, concertada, inclusiva y trasparente; priorizando la

ejecucin de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de

vida de los habitantes del distrito, propugnando alcanzar el desarrollo integral y

sostenible en toda su circunscripcin.


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1

1.1.6 Organigrama


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CAPITULO II: ANLISIS DEL SISTEMA ACTUAL

2.1 Acciones preliminares

2.1.1 Anlisis de Audiencia:

Para medir el nivel de factibilidad del proyecto se realiz una encuesta al personal

involucrado con el mismo y a los clientes que se vern beneficiados con el sistema

informtico. Permitindonos as cubrir las necesidades de informacin y aprovecharla

para medir, planificar y disear el sistema en gestin.

2.1.2 Anlisis Funcional:

Para conocer el sistema actual se realizaron una serie de entrevistar con el personal

directo involucrado. Tratando as de tener una clara comprensin del sistema y decmo se interrelacionan sus actividades de trmite documentario en esta institucin.

Por otro lado se dise el modelado del negocio, utilizando el lenguaje unificado de

modelado UML para el anlisis del sistema actual y su futura comprensin de los

interesados del sistema en un futuro.

2.2 Recopilacin de la Informacin

2.2.1 Diseo de la Entrevista:

Se logr describir y analizar las deficiencias en los procesos de los trmites

documentarios de esta institucin, habindose tenido que realizar visitas a la

empresa e interrogar a los involucrados en los procesos de los trmites de

documentos, con el fin de recabar la informacin necesaria para el desarrollo

del sistema informtico.

Se aplic en la Municipalidad distrital de Corrales para conocer cada una de las

actividades que ejercen el personal involucrado en el proceso de trmites

documentarios y a la vez el reconocimiento de del lugar donde se dan dichos

procesos.


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1

2.2.2 Aplicacin de la Entrevista: (mediante encuesta)

ENCUESTA PARA EL CONOCIMIENTO DEL MANEJO DE TRMITE DOCUMENTARIO

Nombre:

Cargo:

En cada una de las preguntas siguientes, rodee con un crculo el nmero

que mejor se adece a su opinin sobre la importancia del asunto en cuestin.

La escala que aparece encima de los nmeros refleja las diferentes opiniones.

Pregunta

Escala de importancia

Nada

----------

Nunca

No

mucho

----------

Casi

nunca

NS/NC

----------

A veces

En cierto

modo

----------

Casi

siempre

Mucho

----------

Siempre

1. Los reportes que genera el rea de

mesa de partes son oportunos (serealizan en la fecha establecida)?

1 2 3 4 5

2. Si a mesa de partes llega un

documento destinado para su rea, el

documento llega a usted de manera

eficiente?

1 2 3 4 5

3. Cree ud. que las irregularidades en

los reportes de esta rea se debe al

desorden en el almacenamiento de

documentos?

1 2 3 4 5

4. Cree ud. que los equipos utilizados en

esta rea no se estn utilizando de

manera eficiente, ni se est sacando

1 2 3 4 5


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1

provecho de estos, para agilizar el

proceso del trmite documentario?

5. El mejor control de recepcin,

registro, clasificacin, y distribucin de

documentos ser suficiente para la

eficiencia de mesa de partes?

1 2 3 4 5

6. Cree ud. que es factible la

implementacin de un sistema de

informacin para mejorar los procesos

de tramite documentario?

1 2 3 4 5

7. La implementacin del antesmencionado optimizar los procesos

de trmite documentario en la

municipalidad distrital de Corrales?

1 2 3 4 5

8. Cree usted que se debera

implementar un sistema de informacin

en el rea de mesa de partes para

mejorar el proceso del trmite

documentario en la municipalidaddistrital de Corrales?

1 2 3 4 5

9. Quin es el encargado de la oficina y qu cargo tiene?

10. Cree usted que es la persona idnea para utilizar un sistema de informacin o

que exista alguien que pueda asumir el cargo?

SI NO


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11. El rea de mesa de partes cuenta con equipos informticos que permitan

implementar un sistema de informacin?

SI NO

12. Qu tipos de documentos emite y recibe la oficina?

( ) Informes

( ) Memorndum

( ) Oficios

( ) Otros

...

13. Cmo estn seccionados los documentos del rea de mesa departes?

( )Fecha

( )Folio

( )Remitente

( ) Destinatario

( ) Otros

14. Qu datos se toman en cuenta para el almacenamiento dedocumentos?

( ) Nmero deexpediente

( )Fecha


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18

()Tipodedocumento

( ) Numero

dedocumento (

)Folios

( )Confidencialida

d

( ) Remitente

( ) Destinatario

( ) Asunto

( ) Otros

Presente mediante un esquema grafico cmo funciona el proceso del trmite

documentario.


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2.3 Formulacin del Problema:

La municipalidad de corrales es un gobierno local de mbito distrital, que trabaja en

forma democrtica, participativa, concertada, inclusiva y transparente; priorizando la

ejecucin de obras pblicas de impacto local, con el fin de mejorar la calidad de vida delos habitantes del distrito, con el objetivo de alcanzar el desarrollo integral de toda su

circunscripcin; entre una de sus reas est mesa de partes que es la encargada de

proponer alternativas para la organizacin y control de los equipos o servicios de

Trmite Documentario, Actas y certificados.

La gran problemtica que aqueja a esta rea, sobre todo al personal que labora en ella

es la sobrecarga de documentos que ingresan y salen de esta, generando el

almacenamiento de un gran nmero de archivos; por la falta de un orden y control en el

almacenamiento, al momento de generar reportes o entrega de archivos solicitados por

el personal de algn otra rea, surge la demora y en algunas ocasiones retraso con las

fechas de entrega establecidas, el rea no est siendo eficiente por no estar realizando

su objetivo primordial.

En el caso de los expedientes que llegan a direccin, luego son derivados a mesa de

parte y esta es la encargada de la revisin y de enviarla a secretaria; y previa

coordinacin hacerla llegar hasta su destino, en este proceso es comn tambin la

confusin y prdida de expedientes.

Los problemas antes mencionados podran ser ms severos si no se toman cartas en

el asunto; para esto se debera llevar un mejor control en los procesos de recepcin,

registro, clasificacin y distribucin de los documentos que ingresan o son derivados.

De la mano con un sistema de informacin que tenga almacenada la direccin exacta

de la ubicacin de cada uno de los documentos almacenados en esta rea, se

conseguir agilizar el proceso del trmite documentario, de la misma manera trabajar el

tema de distribucin y compartimiento de documentos por las distintas reas, paraevitar la confusin y prdida de los documentos; hacer todo esto con el uso de las

Tecnologas de Informacin y Comunicaciones ayudar a conseguir el objetivo de esta

rea.


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2.4 descripcin del Sistema Actual:

El sistema de Trmite documentario de la Municipalidad Distrital de Corrales se maneja

de manera manual, donde cada rea remite y recibe diferentes tipos de Documentos

generndose en cada rea un gran nmero de Documentos emitidos y recibidos

generando un malestar en el tema del control y seguimiento de Trmite Documentario.Los documentos de los distintos trmites se archivan seccionados en archivadores por

ao, emitidos y recibidos.

2.5 Identificacin de los requerimientos

2.5.1. Anlisis de Entradas y Salidas

Se requiere un software capaz de administrar el correcto control de los distintos tipos

de documentos que transitan por esta institucin y su eficiencia en el seguimiento de

los mismos. Donde se debe almacenar el tipo de documento, fecha, hora asunto, elorigen, el destino, entre otros campos y como salida un mdulo en el cual se desea

consultar el estado actual del documento y su Respuesta.

CAPITULO III: ANALISIS Y DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO

3.1. Descripcin de las Metodologas a usar

3.1.1. Metodologa RUP

Mara de Lourdes Santiago Zaragoza profesora del programa educativo de

Tecnologas de la informacin y comunicacin orienta a esta metodologa de la

siguiente manera:

El proceso unificado conocido como RUP, es un modelo de software que permite el

desarrollo de software a gran escala, mediante un proceso continuo de pruebas y

retroalimentacin, garantizando el cumplimiento de ciertos estndares de calidad.

Aunque con el inconveniente de generar mayor complejidad en los controles deadministracin del mismo. Sin embargo, los beneficios obtenidos recompensan el

esfuerzo invertido en este aspecto. (8)

El proceso de desarrollo constituye un marco metodolgico que define en trminos de

metas estratgicas, objetivos, actividades y artefactos (documentacin) requerido en


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cada fase de desarrollo. Esto permite enfocar esfuerzo de los recursos humanos en

trminos de habilidades, competencias y capacidades a asumir roles especficos con

responsabilidades bien definidas. (8)

Fase de concepcinEsta fase tiene como propsito definir y acordar el alcance del proyecto con los

patrocinadores, identificar los riesgos potenciales

asociados al proyecto, proponer una visin muy general de la arquitectura de software

y producir el plan de las fases y el de iteraciones. (8)

Fase de elaboracin

En la fase de elaboracin se seleccionan los casos de uso que permiten definir la

arquitectura base del sistema y se desarrollaran en esta fase, se realiza la

especificacin de los casos de uso seleccionados y el primer anlisis del dominio del

problema, se disea la solucin preliminar. (8)

Fase de construccin

El propsito de esta fase es completar la funcionalidad del sistema, para ello se deben

clarificar los requerimientos pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las

evaluaciones realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto. (8)

Fase de transicinEl propsito de esta fase es asegurar que el software est disponible para los usuarios

finales, ajustar los errores y defectos encontrados en las pruebas de aceptacin,

capacitar a los usuarios y proveer el soporte tcnico necesario. Se debe verificar que el

producto cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas en

el proyecto. (8)

3.2 Fundamentacin de la Metodologa seleccionada

3.2.1. Fundamentacin de la Metodologa

Se opt por utilizar la metodologa RUP por sus siguientes caractersticas y

beneficios.

Provee un entorno de proceso de desarrollo configurable, basado en

estndares.


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2

Permite tener claro y accesible el proceso de desarrollo que se sigue.

Permite ser configurado a las necesidades de la organizacin y del proyecto.

Provee a cada participante con la parte del proceso que le compete

directamente, filtrando el resto.

3.2.2. Herramientas Tics utilizadas

3.2.2.1 Ratio nal Rose:

Estructura de la ventana principal de Rose

En esta ventana destaca el explorador (browser) en la parte izquierda, desde donde se

puede crear y acceder a toda la informacin del modelo actual, con una pequea

ventana de documentacin debajo de ella, donde aparece la documentacin textualasociada al elemento seleccionado en el explorador.

En el canvas de la derecha se abren los diagramas que sirven de representacin

grfica del modelo; entre esta ventana destaca la de log, que contiene informacin

administrativa de los modelos (fechas de creacin, actualizacin, etc.) junto con los

errores de consistencia que se vayan produciendo (por ejemplo, durante la generacin

de cdigo). (9)

3.2.2.2 JAVA

Java es un lenguaje de programacin de propsito genera, concurrente, orientado a

objetos que fue diseado especficamente para tener tan pocas dependencias de

implementacin como fuera posible. Su intencin es permitir que los desarrolladores de

aplicaciones escriban el programa una vez y lo ejecuten en cualquier dispositivo

(conocido en ingls como WORA, o "write once, run anywhere"), lo que quiere decir

que el cdigo que es ejecutado en una plataforma no tiene que ser recompilado para

correr en otra. Java es, a partir de 2012, uno de los lenguajes de programacin ms

populares en uso, particularmente para aplicaciones de cliente-servidor de web, con

unos 10 millones de usuarios reportados. (10)

El lenguaje de programacin Java fue originalmente desarrollado por James Gosling de

Sun Microsystems (la cual fue adquirida por la compaa Oracle) y publicado en 1995

como un componente fundamental de la plataforma Java de Sun Microsystems.


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2

Su sintaxis deriva en gran medida de C y C++, pero tiene menos utilidades de bajo

nivel que cualquiera de ellos. Las aplicaciones de Java son

generalmente compiladas a bytecode(clase Java) que puede ejecutarse en

cualquier mquina virtual Java (JVM) sin importar la arquitectura de la

computadora subyacente. (10)

3.2.2.3 NetBeans IDE

NetBeans IDE es un entorno de desarrollo integrado fuente libre y abierto para el

desarrollo de aplicaciones en los sistemas operativos Windows, Mac, Linux y Solaris.

El IDE simplifica el desarrollo de web, la empresa, de escritorio y aplicaciones mviles

que utilizan las plataformas Java y HTML5. El IDE tambin ofrece soporte para el

desarrollo de PHP y aplicaciones C / C ++. (10)

3.2.2.4 PHP

NetBeans permite crear aplicaciones Web con PHP, un potente debugger integrado y

adems viene con soporte para Symfony un gran framework MVC escrito en php. Al

tener tambin soporte para AJAX, cada vez ms desarrolladores de aplicaciones

LAMO o WAMP, estn utilizando NetBeans como IDE. (10)

3.2.2.5 MySQL

MySQL es un sistema de gestin de bases de datos relacional, multihilo y

multiusuario con ms de seis millones de instalaciones. MySQL AB desde enero de

2008 una subsidiaria de Sun Microsystems y sta a su vez de Oracle

Corporation desde abril de 2009 desarrolla MySQL como software libre en un

esquema de licenciamiento dual.

Por un lado se ofrece bajo la GNU GPL para cualquier uso compatible con esta

licencia, pero para aquellas empresas que quieran incorporarlo en

productos privativos deben comprar a la empresa una licencia especfica que lespermita este uso. Est desarrollado en su mayor parte en ANSI C.

3.2.2.6 Lengu aje de Modelado Unificado (UML)

UML Lenguaje Unificado de Modelado es un estndar para la representacin de

procesos o esquemas de software (programas informticos). UML son las siglas


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de Unified Modeling Language o Lenguaje Unificado de Modelado. Se trata de un

estndar que se ha adoptado a nivel internacional por numerosos organismos y

empresas para crear esquemas, diagramas y documentacin relativa a los desarrollos

de software (programas informticos). (11)

Qu es y para qu sirve UML?

El trmino lenguaje ha generado bastante confusin respecto a lo que es UML. En

realidad el trmino lenguaje quizs no es el ms apropiado, ya que no es un lenguaje

propiamente dicho, sino una serie de normas y estndares grficos respecto a cmo se

deben representar los esquemas relativos al software. Mucha gente piensa por

confusin que UML es un lenguaje de programacin y esta idea es errnea: UML no es

un lenguaje de programacin. Como decimos, UML son una serie de normas y

estndares que dicen cmo se debe representar algo. (11)

UML es una herramienta propia de personas que tienen conocimientos relativamente

avanzados de programacin y es frecuentemente usada por analistas funcionales

(aquellos que definen qu debe hacer un programa sin entrar a escribir el cdigo) y

analistas-programadores (aquellos que dado un problema, lo estudian y escriben el

cdigo informtico para resolverlo en un lenguaje como Java, C#, Python o cualquier

otro). Por tanto si ests dando tus primeros pasos en programacin, te

recomendaramos que te olvides de UML hasta que tengas unos conocimientosmnimos como uso de condicionales, bucles, y conocimiento de la programacin

orientada a objetos. Esto es solo una recomendacin, en realidad prcticamente

cualquier persona puede usar UML, incluso podra usarse para realizar esquemas o

documentacin de procesos que no tengan que ver con la informtica. (11)

3.3 Anlisis del Sistema Actual.

3.3.1. Diagrama de Modelo del Negocio


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2

Ilustracin 1 - Caso de uso del negocio


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2

3.3.2. Diagramas de Actividades

Ilustracin 2 D.A. Gestin del Trmite Externo


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2

Ilustracin 3 D.A. Gestin del Tramite Interno

Ilustracin 4 D.A. Gestin del Seguimiento


28/41

28

Ilustracin 5 D.A. Gestin de Respuesta


29/41

29

3.4 Diseo del Sistema

3.4.1. Diagrama de Clases

Ilustracin 6 Diagrama de Clases

3.4.2. Diseo de Interfaces

Ilustracin 7 Interfaz de Acceso al Sistema

Fuente: Elaboracin Propia


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30

Ilustracin 8 Interfaz de la Gestin del trmite externo - 1era Pestaa


Ilustracin 9 Gestin del Trmite Externo - 2da Pestaa



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3

Ilustracin 10 Gestin del Trmite Externo - 3ra Pestaa


Ilustracin 11 Gestin del Trmite Interno - 1era pestaa



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3

Ilustracin 12 Gestin del Trmite Interno - 2da Pestaa


Ilustracin 13 Registro de los tipos de Trmite.



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3

Ilustracin 14 Registro de Recurrentes del Trmite Externo


3.5 Implementacin de la Base de Datos

3.5.1. Marco Conceptual

3.5.1.1. Concepto de la Base d e Datos

Una base de datos es el conjunto de datos informativos organizados en un mismo

contexto para su uso y vinculacin.

Se le llama base de datos a los bancos de informacin que contienen datos relativos a

diversas temticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre s

algn tipo de vnculo o relacin que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos puede ser de diverso tipo, desde un pequeo fichero casero para


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34

ordenar libros y revistas por clasificacin alfabtica hasta una compleja base que

contenga datos de ndole gubernamental en un Estado u organismo internacional.

Recientemente, el trmino base de datos comenz a utilizarse casi exclusivamente en

referencia a bases construidas a partir de software informtico, que permiten una ms

fcil y rpida organizacin de los datos. Las bases de datos informticas puedencrearse a partir de software o incluso de forma online usando Internet. En cualquier

caso, las funcionalidades disponibles son prcticamente ilimitadas. (12)

3.5.1.2. Ciclo d e Vida d e la Base de Datos

La base de datos es uno de los componentes principales de un sistema de informacin,

por lo que el ciclo de vida de un sistema de informacin est inherentemente ligado al

ciclo de vida de la base de datos sobre la que se apoya.

Se ha considerado las siguientes etapas del ciclo de vida de la base de datos:

Planificacin de la base de datos.

Definicin del sistema.- se especifica el mbito y los lmites de la aplicacin de

bases de datos.

Diseo de la base de datos.

Seleccin del SGBD.

Implementacin. Mantenimiento.

Los Modelos de datos en el proceso de Diseo de la Base de datos.

El Modelo de datos es el enfoque utilizado para describir y representar las

caractersticas y relaciones entre los datos, dentro de la base de datos.

El Modelo entidad-relacin (E/R), es un Modelo de datos compuesto por objetos

llamados entidades y relaciones entre ellos; es el modelo utilizado en el proceso dediseo y desarrollo de la Base de datos del Sistema de Gestin.

Resultado de aplicar un modelo de datos a la Gestin acadmica en la Escuela

Tecnolgica, es el esquema del Modelo entidad-relacin, mostrado en la figura 3.1. En

un nivel cercano a la implementacin, el Modelo Relacional nos permite representar los


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3

datos y las relaciones entre los datos mediante un conjunto de tablas que

posteriormente constituirn la estructura de la base de datos.

3.5.2. Transformacin del Diagrama de Clase a Modelo de Tabla

Ilustracin 15 Modelo Tablas


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3.5.3. Modelado Fsico

Ilustracin 16 BBDD. Modelo Fsico

CONCLUSIONES

La puesta en funcionamiento del sistema informtico SISTRADO-MDC optimizar los

procesos del Trmite documentario de la municipalidad Distrital de Corrales.

Con el SISTRADO-MDC se lograr agilizar significativamente el tiempo de bsqueda

de los trmites documentarios que han sido archivados en un tiempo determinado, sin

haberle asignado una respuesta final.

SISTRADO-MDC permitir a los usuarios internos realizar un seguimiento eficiente y

oportuno del largo recorrido de los distintos trmites documentarios.

Por otro lado brindar a cabalidad respuestas oportunas, por parte de la secretaria de

mesa de partes a los clientes externos de la institucin.


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3

Referencias Bibliogrficas

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ANEXOS

Diagrama de Gantt del Proyecto

Ilustracin 17 Diagrama de Gantt del Proyecto


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39

Cuestionario de la Recoleccin de Datos


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40


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Fotos de la Recoleccin de Datos

Ilustracin 18 Imagen Recoleccin de Datos

c more zapata

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