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MICROSOFT® BUSINESS SOLUTIONS− NAVISION® 4.0

CURSO 8430A: GESTIÓN FINANCIERA II

Última revisión: marzo de 2005 La información contenida en este documento representa la opinión actual de Microsoft Corporation sobre los temas tratados en la fecha de su publicación. Como Microsoft debe responder a condiciones de mercado variables, no debe interpretarse como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la precisión de la información que se presente después de la fecha de publicación.

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Contents

Introducción 1 Acerca del manual de formación de Gestión Financiera II de Microsoft Business Solutions – Navision....................................................... 1 Instalación de Microsoft Business Solutions–Navision.......................................... 4 Objetivos del alumno............................................................................................. 5

Capítulo 1: Operaciones con múltiples divisas 7 Visión general........................................................................................................ 7 Actualización de tipos de cambio de divisa para saldos en divisas extranjeras.... 8 Demuestre sus habilidades: cambio del tipo de cambio de divisa relacionada... 15 Información en una divisa adicional .................................................................... 16 Demuestre sus habilidades: adición de una divisa adicional .............................. 23 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 24

Capítulo 2: Informes financieros 25 Visión general...................................................................................................... 25 Análisis del plan de cuentas................................................................................ 26 Esquemas de cuentas......................................................................................... 29 Demuestre sus habilidades: creación de un esquema de cuentas ..................... 31 Demuestre sus habilidades: creación de esquemas de cuentas detallados ....... 47 Operaciones de cierre anuales ........................................................................... 48 Demuestre sus habilidades: Asiento de regularización....................................... 53 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 54

Capítulo 3: XBRL 55 Visión general...................................................................................................... 55 Terminología XBRL ............................................................................................. 56 Especificaciones y taxonomías XBRL................................................................. 56 Importar la taxonomía ......................................................................................... 57 Introducir las definiciones de línea XBRL............................................................ 61 Exportar las líneas XBRL .................................................................................... 65 Demuestre sus habilidades: informe de bolsa con XBRL ................................... 67 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 68

Capítulo 4: Análisis financieros con dimensiones 69 Introducción de dimensiones en diarios y documentos....................................... 70 Presentación de información registrada de dimensiones.................................... 71 Análisis de información financiera con dimensiones........................................... 73 Demuestre sus habilidades: creación de vistas de análisis ................................ 78 Informes basados en dimensiones...................................................................... 79 Demuestre sus habilidades: combinación de vistas de análisis con esquemas de cuentas ............................................................................... 83 Exportar vistas de análisis a Excel ...................................................................... 84 Demuestre sus habilidades: exportación de análisis por dimensiones a Excel .. 91 Resumen rápido: lecciones aprendidas .............................................................. 92

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Gestión Financiera II de Microsoft Navision

Capítulo 5: Business Analytics 93 Terminología relativa a Business Analytics ......................................................... 94 Configurador de datos......................................................................................... 95 Almacén de datos................................................................................................ 95 Configuración del Configurador de Navision....................................................... 98 Demuestre sus habilidades: creación de un nuevo cubo.................................. 105 Configuración de bases de datos de BA ........................................................... 106 Creación de cubos virtuales .............................................................................. 107 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 108

Capítulo 6: Operaciones con múltiples empresas I 109 Visión general.................................................................................................... 109 Configurar la consolidación ............................................................................... 110 Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas de las empresas subsidiarias ......................................................................... 114 Demuestre sus habilidades: configuración de las empresas en la empresa de consolidación..................................................................... 122 Exportación de datos para su consolidación..................................................... 123 Demuestre sus habilidades: creación de un archivo de exportación de consolidación............................................................................................. 125 Comprobar los datos que se van a consolidar .................................................. 126 Demuestre sus habilidades: comprobación de los datos antes de la consolidación......................................................................................... 129 Consolidar los datos.......................................................................................... 130 Demuestre sus habilidades: consolidación de las subsidiarias de la base de datos ........................................................................................ 134 Procesar las eliminaciones de consolidación.................................................... 135 Imprimir los informes de consolidación ............................................................. 138 Demuestre sus habilidades: impresión del balance de comprobación de consolidación............................................................................................. 141 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 142

Capítulo 7: Operaciones con múltiples empresas II 143 Visión general.................................................................................................... 144 Simplificación del flujo de actividades comerciales ........................................... 145 Configuración del socio entre empresas vinculadas ......................................... 147 Demuestre sus habilidades: socio entre empresas vinculadas......................... 151 Asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor.................................. 152 Demuestre sus habilidades: asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor ............................................................................................ 153 Configuración del plan de cuentas para documentos IC................................... 154 Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas para documentos IC ....................................................................................... 156 Configuración de dimensiones para documentos IC......................................... 157 Demuestre sus habilidades: configuración de dimensiones para documentos IC ....................................................................................... 160 Creación de un documento IC........................................................................... 161 Demuestre sus habilidades: creación de un documento IC .............................. 163 Envío de un documento IC................................................................................ 164

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Contents

Demuestre sus habilidades: envío de un documento IC................................... 167 Gestión de un documento IC............................................................................. 168 Demuestre sus habilidades: gestión de un documento IC ................................ 170 Presentación de transacciones de bandeja de entrada y bandeja de salida IC procesadas................................................................................. 171 Demuestre sus habilidades: presentación y gestión de un documento IC........ 173 Rechazo de un documento IC en la bandeja de entrada IC.............................. 174 Demuestre sus habilidades: rechazo de un documento IC............................... 175 Devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC ............................................................................. 176 Demuestre sus habilidades: devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC................................... 177 Registro de un diario general de IC................................................................... 178 Demuestre sus habilidades: registro de un diario general IC............................ 180 Asignación de costes a socios IC...................................................................... 181 Demuestre sus habilidades: asignación de costes a socios IC......................... 183 Resumen rápido: lecciones aprendidas ............................................................ 184

Apéndice A: Operaciones con múltiples empresas 185 Métodos de conversión ..................................................................................... 186 Registro de las diferencias por conversión........................................................ 188 Configuración del método de conversión consolidado de cada cuenta ............ 190 Lógica de negocio de registros entre empresas vinculadas.............................. 190

Apéndice B: soluciones de Demuestre sus habilidades 195 Demuestre sus habilidades: cambio del tipo de cambio de divisa relacionada (Capítulo 1) .................................................................. 195 Demuestre sus habilidades: adición de una divisa adicional (Capítulo 1)......... 196 Demuestre sus habilidades: creación de esquemas de cuentas detallados (Capítulo 2)................................................................. 197 Demuestre sus habilidades: asiento de regularización (Capítulo 2) ................. 199 Demuestre sus habilidades: informe de bolsa con XBRL (Capítulo 3).............. 200 Demuestre sus habilidades: creación de vistas de análisis (Capítulo 4)........... 202 Demuestre sus habilidades: combinación de vistas de análisis con esquemas de cuentas (Capítulo 4)........................................ 203 Demuestre sus habilidades: exportación de análisis por dimensiones a Excel (Capítulo 4)............................................................. 204 Demuestre sus habilidades: creación de un nuevo cubo (Capítulo 5) .............. 204 Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas de las empresas subsidiarias (Capítulo 6)................................... 206 Demuestre sus habilidades: configuración de las empresas en la empresa de consolidación (Capítulo 6) ................................................. 207 Demuestre sus habilidades: creación de un archivo de exportación de consolidación............................................................................................. 208 Demuestre sus habilidades: comprobación de los datos antes de la consolidación (Capítulo 6) ..................................................................... 209 Demuestre sus habilidades: consolidación de las subsidiarias de la base de datos (Capítulo 6) .................................................................... 210 Demuestre sus habilidades: impresión del balance de comprobación de consolidación (Capítulo 6) ......................................................................... 211

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Demuestre sus habilidades: socio entre empresas vinculadas (Capítulo 7) ..... 211 Demuestre sus habilidades: asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor (Capítulo 7)......................................................................... 212 Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas para documentos IC (Capítulo 7) ................................................................... 213 Demuestre sus habilidades: configuración de dimensiones para documentos IC (Capítulo 7) ................................................................... 214 Demuestre sus habilidades: creación de un documento IC (Capítulo 7) .......... 215 Demuestre sus habilidades: envío de un documento IC (Capítulo 7) ............... 215 Demuestre sus habilidades: gestión de un documento IC (Capítulo 7) ............ 216 Demuestre sus habilidades: presentación y gestión de un documento IC (Capítulo 7)........................................................................................................ 217 Demuestre sus habilidades: rechazo de un documento IC (Capítulo 7) ........... 217 Demuestre sus habilidades: devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC (Capítulo 7)............... 218 Demuestre sus habilidades: registro de un diario general IC (Capítulo 7) ........ 219 Demuestre sus habilidades: asignación de costes a socios IC (Capítulo 7) ..... 220

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Introducción

INTRODUCCIÓN Microsoft® Business Solutions−Navision® es una solución de gestión empresarial de colaboración para empresas de tamaño medio. Se trata de un producto integrado que incluye funcionalidad para ofrecer la gestión de relaciones, financiera, distribución y fabricación. Este curso se ha diseñado para los alumnos que desean tener conocimientos avanzados de Gestión Financiera II de Microsoft Navision. El curso proporciona sobre todo explicaciones de la configuración y el proceso del usuario final del área de gestión financiera de Navision.

Acerca del manual de formación de Gestión Financiera II de Microsoft Business Solutions − Navision

Este manual de formación ofrece una descripción conceptual y operativa de la instalación y configuración de Microsoft Navision. Puede utilizarse tanto en el contexto de un curso de formación realizado por un instructor o como material de referencia para la autoformación.

Destinatarios Este manual de formación está dirigido a los empleados de Microsoft Certified Business Solutions Partners que venden, implementan y proporcionan asistencia de Microsoft Navision.

Objetivos del curso Ya se utilice en un curso presencial o como autoformación, el manual está diseñado para proporcionar a los alumnos del curso el conocimiento del producto, a los niveles funcional y conceptual, necesarios para configurar, implementar y ofrecer asistencia de Microsoft Navision.

Requisitos previos Para participar en el curso Gestión Financiera II o realizar la formación de forma individual, los participantes deben haber finalizado:

• Introducción a Navision • Gestión Financiera I

Visión general del manual de formación Este manual proporciona a los alumnos amplios conocimientos de la configuración y proceso de usuario final del área de gestión financiera de Navision. El manual se compone de los siguientes capítulos:

• Capítulo 1: Operaciones con múltiples divisas • Capítulo 2: Informes financieros • Capítulo 3: XBRL

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• Capítulo 4: Análisis financieros con dimensiones • Capítulo 5: Business Analytics • Capítulo 6: Operaciones con múltiples empresas I • Capítulo 7: Operaciones con múltiples empresas II

Cada capítulo contiene una visión general que describe los requisitos y explica los procedimientos de configuración. En este manual, los capítulos se organizan de forma lógica, de modo que reflejen la relación que existe entre la configuración y el usuario final de la aplicación. Por tanto, se recomienda que el curso (cuando se base en este manual) o la actividad de autoformación siga la ruta de formación sugerida. No obstante, si así lo prefieren, los usuarios del manual pueden elegir rutas alternativas. Los capítulos de este manual de formación suelen contener los elementos siguientes:

• Conceptos • Escenarios • Demuestre sus habilidades

Los conceptos ofrecen una explicación avanzada de cómo configurar el sistema de forma que se ajuste mejor a los procesos comerciales del cliente. Los escenarios representan las situaciones empresariales habituales en que se utiliza la aplicación. Los escenarios proporcionan una base para los ejemplos que ofrecen descripciones prácticas paso a paso sobre cómo utilizar la aplicación. Demuestre sus habilidades permite a los alumnos del curso (los lectores del manual) practicar utilizando el sistema cuando esté indicado.

Fechas Las fechas del manual del curso están en formato español. Para evitar errores al leer el manual y seguir los ejercicios, si es necesario, es aconsejable comprobar el formato de fecha en Microsoft® Windows® antes de iniciar la sesión de formación. La fecha de trabajo es 25/01/01 (25 de enero de 2001). Es importante utilizar esta fecha al seguir los ejemplos y al realizar los ejercicios incluidos en el manual.

Datos de demostración Todos los ejemplos y ejercicios de este manual se basan en la empresa ficticia Cronus España S.A.

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Introducción

Información sobre licencias Para ejecutar los ejemplos y ejercicios incluidos en este manual de formación, necesita una licencia Cronus estándar que se proporciona en el CD de producto.

Duración sugerida del curso Cuando este manual de formación se utiliza en el contexto de un curso, se recomienda impartir el mismo en un periodo de dos días.

Información adicional Puede obtener más información sobre Microsoft Navision en el curso de introducción a Microsoft Navision.

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Instalación de Microsoft Business Solutions−Navision Antes de empezar el curso, debe instalar Microsoft Navision en el equipo. A continuación se describe el procedimiento de instalación. Al insertar el CD, el explorador cargará automáticamente el archivo de instalación. Si el explorador no carga el archivo de instalación, ábralo manualmente:

1. En el menú Inicio, haga clic en Ejecutar.

2. En la ventana de ejecución, en el campo Abrir, escriba x:\startcd.exe (sustituya la x por la letra de la unidad de CD-ROM) y haga clic en Aceptar.

Éste es el procedimiento de instalación:

1. Inserte el CD-ROM. En la parte superior de la pantalla, el explorador muestra las distintas opciones de que dispone.

2. Haga clic en Cliente.

3. Haga clic en INSTALACIÓN→CLIENTE DE NAVISION. Se inicia la instalación.

La ventana del Asistente para instalación de Navision le introduce en el asistente de instalación.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En los campos Nombre de usuario y Organización escriba la información de cliente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Seleccione el campo Todos los usuarios o Sólo para mí y haga clic en Siguiente.

7. Seleccione el campo Completa como tipo de instalación y haga clic en Siguiente.

8. Haga clic en Instalar para indicar que está preparado para instalar el programa.

Se inicia el proceso de instalación.

9. Haga clic en Finalizar para completar la instalación de Microsoft Navision.

NOTA: Para instalar el programa en una ubicación distinta de la estándar, deberá seleccionar Personalizada como tipo de instalación.

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Introducción

Objetivos del alumno ¿Qué espera aprender al tomar parte en este curso? Escriba a continuación sus tres objetivos principales. 1.

2.

3.

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Capítulo 1: Operaciones con múltiples divisas

CAPÍTULO 1: OPERACIONES CON MÚLTIPLES DIVISAS

Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Visión general • Actualización de tipos de cambio de divisa para saldos en

divisas extranjeras • Información en una divisa adicional

Visión general En capítulos anteriores, se explicó cómo configurar divisas en el sistema, incluidos los tipos de cambio de divisa. Los tipos de cambio fluctúan constantemente. Si no se ajustan de forma periódica con los tipos actuales, no serán correctos los importes en divisa extranjera que se convirtieron y registraron en la contabilidad en DL y se muestran en los informes. Además, se deben actualizar los movimientos diarios registrados antes de que se introdujese el tipo de cambio diario en el sistema después de que se introduzca la información de tipo de cambio diario.

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Actualización de tipos de cambio de divisa para saldos en divisas extranjeras

Ajustar los tipos de cambio de movimientos registrados Para ajustar los tipos de cambio de estos movimientos registrados en el sistema, puede utilizar el proceso Ajustar tipos de cambio. Este proceso sirve para ajustar movimientos de cliente, proveedor y banco para que reflejen un saldo más actualizado, si ha variado el tipo de cambio desde que se registraron los movimientos. También puede actualizar importes de divisas adicionales en movimientos de contabilidad. Para buscar el proceso, en el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→AJUSTAR TIPOS DE CAMBIO.

Paso 1 − Introducir el ajuste de tipo de cambio En primer lugar, introduzca el tipo de cambio al que se ajustarán los movimientos registrados.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→DIVISAS.

2. En la ventana Divisas, seleccione la divisa que se va a ajustar y haga clic en Tipo cambio para introducir el ajuste.

3. Introduzca los valores de tipo de cambio de divisa con los que se ajustarán los movimientos en los campos Valor t. c. ajustes divisa y Valor t. c. ajustes divisa rel.

En algunos casos, es posible que ajuste los importes de cambio con el proceso y se dé cuenta más adelante de que el tipo de cambio ajustado del movimiento de tipo de cambio utilizado en el proceso era incorrecto. Puede sobrescribir los importes de los campos Valor t. c. ajustes divisa y Valor t. c. ajustes divisa rel. y volver a ejecutar el proceso. El sistema registrará un ajuste nuevo basado en los ajustes ya realizados.

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Paso 2 − Ejecutar el proceso Ajustar tipo cambio

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→ AJUSTAR TIPOS DE CAMBIO.

2. En la pestaña Divisa, filtre los códigos de divisa que va a ajustar el proceso.

3. Haga clic en la pestaña Opciones.

Campo Descripción Fecha inicial y Fecha final

Estos campos especifican el intervalo de fechas de los movimientos de cliente, proveedor, banco y cuenta contable que se van a ajustar. En la mayoría de las ocasiones, deseará ajustar el tipo de cambio de todas las transacciones existentes. Para ello, deje en blanco la fecha inicial e introduzca la fecha final. El campo Fecha final también sirve para determinar el tipo de cambio de ajuste que va a utilizar el proceso. El sistema compara el campo Fecha final con el campo Fecha inicial de todos los movimientos de la ventana Tipos cambio divisa. El tipo de cambio de ajuste del movimiento de tipo de cambio más reciente cuya Fecha inicial sea igual o anterior a la Fecha final se utilizará para ajustar los movimientos de cliente, proveedor, banco y cuenta contable.

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Campo Descripción Texto de registro

Aquí puede introducir un texto para los movimientos que creará el proceso. El texto predeterminado es Aj. divisa %1 %2, en que %1 se sustituye por el código de divisa y %2 por el importe de divisa ajustado (por ejemplo, Aj. divisa USD 38.000).

Fecha registro

Es la fecha en la que se registrarán los movimientos de ajuste.

Nº documento

Este número de documento se mostrará en los movimientos que cree el proceso.

Ajuste cliente, proveedor y banco

Active este campo si desea ajustar fluctuaciones de divisa de movimientos de cliente, proveedor y banco.

Ajuste divisa-Adic.

Active este campo si registra en una divisa adicional y desea ajustar fluctuaciones de divisa entre la divisa local y la divisa adicional en las cuentas. Esto sólo es posible si utiliza una divisa adicional variable y no una fija como el euro.

4. Haga clic en Aceptar para ejecutar el proceso.

NOTA: Si ajusta tipos de cambio con frecuencia, se recomienda que también cree nuevas líneas de tipo de cambio de divisa de forma regular en la ventana Tipos cambio divisa. De este modo, los documentos y diarios se crearán con tipos de cambio actualizados. Le recomendamos que no sobrescriba movimientos existentes ni elimine movimientos en la ventana Tipos cambio divisa. Así podrá realizar un seguimiento de los ajustes de tipo de cambio de una divisa determinada. Si se trata de una divisa utilizada como divisa adicional, NO sobrescriba ni elimine movimientos en la ventana Tipos cambio divisa de esa divisa.

El proceso de ajuste de tipo de cambio Cuentas de cliente y proveedor En las cuentas de cliente y proveedor, el proceso ajusta la divisa con el tipo de cambio vigente en la fecha de registro especificada en el proceso. El proceso calcula las diferencias de cada uno de los saldos en la divisa y registra los importes en la cuenta especificada en el campo Cta. dif. pos. no realizadas o en el campo Cta. dif. neg. no realizadas de la ventana Divisas. Los movimientos de contrapartida se registran automáticamente en la cuenta de cobros y pagos de la contabilidad. El proceso utiliza todos los movimientos de cliente y de proveedor pendientes. Si existe una diferencia de tipo de cambio en un movimiento, el proceso crea un nuevo movimiento detallado de cliente o de proveedor que incluye el importe ajustado del movimiento de cliente o de proveedor.

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Bancos En los bancos, el proceso ajusta la divisa utilizando el tipo de cambio vigente en la fecha de registro especificada en el proceso. El proceso calcula las diferencias de cada banco con código de divisa y registra los importes en la cuenta contable especificada en el campo Cta. dif. pos. realizadas o en el campo Cta. dif. neg. realizadas de la ventana Divisas. Los movimientos de contrapartida se registran automáticamente en las cuentas de bancos especificadas en los grupos contables de bancos. El proceso calcula un movimiento por divisa por grupo contable.

Cuentas contables Si registra en una divisa adicional, puede hacer que el proceso genere movimientos nuevos de contabilidad para realizar ajustes de divisas entre la divisa local y la divisa adicional. El proceso calcula las diferencias de cada movimiento y ajusta el movimiento en función del valor que figure en el campo Ajuste tipo cambio para cada cuenta. La divisa adicional se tratará en mayor detalle más adelante en este capítulo.

Ajustar tipos de cambio Como parte de los informes mensuales, desea ajustar los saldos de cliente pendientes en coronas noruegas, de forma que se basen en la información de tipo de cambio más reciente, con fecha 31/01/01. El tipo de cambio en dicha fecha era de 100 NOK =10,35 DL. Decide actualizar el tipo de cambio predeterminado utilizado en transacciones nuevas y el ajuste de tipo de cambio de los ajustes realizados el 31/01/01 utilizando esta nueva información de tipo de cambio. Debe realizar el seguimiento de los cambios de los movimientos de contabilidad de un cliente noruego.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→CLIENTES.

2. En el campo Nº, presione F5 para abrir la ventana Lista de clientes.

3. Seleccione el número de cliente 47563218 y presione la tecla ENTRAR.

4. Haga clic en el botón Cliente de la parte inferior de la ventana Ficha cliente.

5. Seleccione Movimientos (CTRL + F5)

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Los Movs. clientes del cliente noruego tienen el siguiente aspecto en este momento:

En esta factura registrada se utilizó el tipo de cambio 100 NOK = 10,2609 DL. Debe introducir el nuevo tipo de cambio para ajustar el saldo el 31/01/01. La lista de tipos del banco muestra que NOK se ha apreciado con respecto a DL y que el tipo de cambio es 100 NOK = 10,35 DL el día 31/01/01.

6. Cierre la ventana Movs. clientes.

7. Cierre la ventana Ficha cliente.

Ya ha visto el estado actual de los movimientos y debe ajustar los tipos de cambio de divisa y examinar la diferencia.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→DIVISAS.

2. Seleccione NOK y haga clic en Tipo cambio.

3. Introduzca una línea de tipo de cambio nueva con la siguiente información:

Campo Descripción Fecha inicial 31/01/01 Valor tipo cambio divisa Mantener 100,00Valor t.c. divisa relacionada 10,35 Valor t. c. ajustes divisa Mantener 100,00Valor t.c. ajustes divisa rel. 10,35 Valor tipo cambio fijo Mantener Divisa

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NOTA: No es necesario utilizar el mismo tipo de cambio en los campos Valor t.c. divisa relacionada y Valor t.c. ajustes divisa rel. Esto proporciona flexibilidad en la configuración del tipo de cambio. Por ejemplo, el valor de tipo de cambio de divisa relacionada se puede actualizar todos los días, y actualizar el valor de tipo de cambio de ajuste de divisa una vez al final de cada mes. Esto también le permite utilizar tipos de cambio de un origen para los ajustes y de otro origen para el tipo de cambio para transacciones predeterminado. Por ejemplo, se puede utilizar los tipos de cambio del banco con el que se trabaja en el valor de tipo de cambio de divisa relacionada y utilizar los tipos de cambio de un banco aprobado por el estado en el valor del tipo de cambio de ajuste de divisa relacionada.

4. Cierre la ventana Tipos cambio divisa y la ventana Divisas.

5. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→AJUSTAR TIPOS DE CAMBIO.

6. En la pestaña Divisa seleccione NOK en el filtro Código.

7. Rellene la pestaña Opciones de la siguiente forma:

Campo Descripción Fecha inicial Mantener en blanco Fecha final 31/01/01 Texto de registro Mantener como está Fecha registro 31/01/01 Nº documento ADJEXCH001 Ajuste cliente, proveedor y banco Sí (activar) Ajuste divisa-Adic. No (desactivar)


9. Vuelva a examinar los Movs. cliente 47563218 y compruebe el resultado. Muestre los campos Importe inicial (DL) e Importe (DL) en las líneas.

10. Observe cómo ha cambiado el importe del campo Importe (DL). Para ver los movimientos que conforman el importe, haga clic en el AssistButton del campo Importe (DL).

El sistema ha ajustado el saldo pendiente en DL mediante el registro de un movimiento detallado en cada movimiento de cliente pendiente en NOK. La ventana Movs. cliente detallados muestra que se ha obtenido una diferencia positiva no realizada.

11. Cierre la ventana Movs. cliente detallados y la ventana Movs. clientes.

12. Cierre la Ficha cliente.

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Para obtener una visión general de todos los ajustes de tipos de cambio que realiza el proceso Ajustar tipos de cambio, se puede utilizar el histórico de ajustes de divisa. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→HISTÓRICO AJUSTES DIVISA. En el Histórico ajustes divisas se puede observar que hay una única línea que muestra el tipo de movimientos ajustados, la divisa y el importe base que se ajustó, así como el importe de ajuste. En el ejemplo sólo había un movimiento de cliente pendiente en NOK. No obstante, si hubiera varios movimientos de cliente pendientes en NOK seguiría habiendo una única línea de registro. Todos los importes base y los ajustes se sumarían en la línea de registro. Sin embargo, cada movimiento de cliente pendiente tendría registrado un movimiento de cliente detallado independiente. Obtendrá más información acerca de los movimientos de cliente detallados en el capítulo Cobros.

Resumen de tipos de cambio de divisa En ocasiones, puede resultar confuso el uso de la ventana Tipos cambio divisa. La siguiente tabla contiene un resumen acerca de cómo utiliza el sistema los importes de la ventana Tipos cambio divisa. Tarea Campos utilizados

de la ventana Tipos cambio divisa

Uso de los campos

Introducir un tipo de cambio genérico para diarios y documentos

(1) Valor tipo cambio divisa (2) Valor t. c. divisa relacionada (3) Fecha inicial

Fecha inicial comparada con Fecha registro de un diario o documento. Se determina el movimiento más reciente con Fecha inicial <= Fecha registro y los campos (1) y (2) sirven para calcular el tipo de cambio genérico.

Ajustar el tipo de cambio de cliente, proveedor, banco y movimientos de contabilidad registrados

(a) Valor t. c. ajustes divisa (b) Valor t. c. ajustes divisa rel. (c) Fecha inicial

Fecha inicial comparada con Fecha final en el proceso Ajustar tipos de cambio. Se determina el movimiento más reciente con Fecha inicial <= Fecha final y los campos (a) y (b) sirven para calcular el tipo de cambio de ajuste.

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Demuestre sus habilidades: cambio del tipo de cambio de divisa relacionada

Escenario: El tipo de cambio de divisa relacionada entre USD y DL se ha cambiado a 0,75. A su jefe le preocupa este cambio y el efecto que tendrá en el saldo pendiente de un cliente alemán, Beef House. Usted se debe encargar de cambiar el tipo de cambio en Microsoft® Business Solutions−Navision® de manera que surta efecto en los movimientos registrados anteriormente de crear un informe sobre las modificaciones del saldo.

Todos los niveles Sus tareas son las siguientes:

• Averiguar cuál es el saldo pendiente actual de Beef House. • Cambiar el tipo de cambio de divisa relacionado del

dólar (USD) a 0,75. • Ejecutar el proceso Ajustar tipos de cambio sin fecha inicial y con la

fecha de trabajo como fecha final y de registro. El Nº documento puede ser cualquiera. No es necesario ajustar las cuentas para una divisa adicional.

• Volver a comprobar el saldo del cliente. ¿Qué ha cambiado? El cambio de tipo de cambio de divisa, ¿fue positivo o negativo para CRONUS?

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Información en una divisa adicional Es posible que las empresas deseen registrar transacciones contables tanto en la divisa local como en otra divisa. Esto puede facilitar el proceso de creación de informes de las empresas en los siguientes casos:

• Empresas de países de la UEM que necesitan crear informes tanto en euros como en la divisa local durante un periodo de transición.

• Empresas de países no pertenecientes a la UEM que realizan un porcentaje alto de transacciones con empresas de países de la UEM. En este caso, puede que la empresa no perteneciente a la UEM también desee crear informes en euros para que sus informes financieros resulten más "útiles" para sus socios comerciales de la UEM.

• Empresas que también desean mostrar sus informes en una divisa más internacional que su propia divisa local.

Para ello, puede designar una segunda divisa como divisa adicional en el sistema. Si especifica una divisa adicional, el sistema registrará automáticamente los importes tanto en la divisa local como en la divisa adicional en cada movimiento contable y en otros movimientos (por ejemplo, movimientos de IVA). Cuando el sistema calcula importes de movimientos contables en una divisa adicional, utiliza la información de la ventana Tipos cambio divisa para buscar el tipo de cambio correspondiente. Si especifica que el sistema registre todas las transacciones contables en una divisa adicional, podrá utilizar tanto la divisa local como la divisa adicional para las siguientes acciones:

• Crear esquemas de cuentas • Mostrar varios informes de contabilidad • Crear informes de IVA e informes INTRASTAT

AVISO: La funcionalidad de divisa adicional NO debe utilizarse como base para convertir informes financieros. No es una herramienta que pueda convertir informes financieros de subsidiarias extranjeras como parte de la consolidación de una empresa. La funcionalidad de divisa adicional sólo ofrece la opción de preparar los informes en otra divisa, como si dicha divisa fuera la divisa local de la empresa.

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Configurar la divisa adicional Deberá llevar a cabo cuatro pasos para configurar la divisa adicional.

Paso 1 − Especificar las cuentas para el registro de ajustes de tipo de cambio Especifique cuatro cuentas en los siguientes campos para la divisa adicional de la ventana Divisas: Campo Descripción Cta. aj. pos. C/G realizados

Cuenta en la que registrará el sistema las diferencias positivas de tipo de cambio para los ajustes de divisa entre la divisa local y la divisa adicional.

Cta. aj. neg. C/G realizados

Cuenta en la que registrará el sistema las diferencias negativas de tipo de cambio para los ajustes de divisa entre la divisa local y la divisa adicional.

Cta. aj. residual pos.

Cuenta en la que registrará el sistema los importes residuales que constituyen diferencias positivas si se realiza el registro en el área de la aplicación Contabilidad tanto en DL como en una divisa adicional.

Cta. aj. residual neg.

Cuenta en la que registrará el sistema los importes residuales que constituyen diferencias negativas si se realiza el registro en el área de la aplicación Contabilidad tanto en DL como en una divisa adicional. Los importes residuales pueden existir cuando el sistema redondea importes Debe y Haber que se han convertido de la divisa local a una divisa adicional.

Paso 2 − Especificar el método de ajuste de tipo de cambio para todas las cuentas contables Para cada cuenta contable, deberá especificar el método de ajuste de los importes de la cuenta cuando se producen fluctuaciones del tipo de cambio entre la divisa local y la divisa adicional.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→PLAN DE CUENTAS.

2. Seleccione la cuenta 2200001 Terrenos y presione MAYÚS + F5 para abrir la ventana Ficha cuenta.

3. Seleccione la pestaña Informes en la ventana Ficha cuenta.

4. Seleccione el método correcto en el campo Ajuste tipo cambio.

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Si lleva a cabo el registro en una divisa adicional, especifique en el campo Ajuste tipo cambio el método de ajuste de la cuenta cuando se producen fluctuaciones de tipo de cambio entre la divisa local y la divisa adicional. Las diferencias positivas y negativas del tipo de cambio se registran por vez primera cuando se ejecuta el proceso Ajustar tipos de cambio. Al ejecutar el proceso Ajustar tipos de cambio, el sistema busca el tipo de cambio de ajuste en la ventana Tipos cambio divisa y, a continuación, compara los importes de los campos Importe e Importe divisa-adicional del movimiento para determinar si se ha producido una diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El proceso utiliza la opción seleccionada en el campo Ajuste tipo cambio para determinar si se deben calcular y registrar diferencias positivas o negativas del tipo de cambio para las cuentas.

Existen tres opciones:

Campo Descripción No ajustar El sistema asigna esta opción de forma

predeterminada. No se realiza ningún ajuste del tipo de cambio en la cuenta.

Ajustar importe Si selecciona esta opción, el importe en DL se ajusta para cualquier diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El sistema registrará todas las diferencias positivas o negativas del tipo de cambio en la cuenta contable (el campo Importe) y en las cuentas que se especificaron para diferencias positivas o negativas en los campos Cta. aj. pos. C/G realizados o Cta. aj. neg. C/G realizados de la ventana Divisas.

Ajustar importe divisa-adicional

Si selecciona esta opción, la divisa adicional se ajusta para cualquier diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El sistema registrará todas las diferencias positivas o negativas del tipo de cambio en la cuenta contable (el campo Importe divisa-adicional) y en las cuentas que se especificaron para diferencias positivas o negativas en los campos Cta. aj. pos. C/G realizados o Cta. aj. neg. C/G realizados de la ventana Divisas.

NOTA: Debe seleccionar la opción No ajustar si el tipo de cambio entre la divisa local y la divisa adicional siempre es fijo. Esta situación suele producirse en las empresas que se están preparando para cambiar al euro y que tienen una divisa de la UEM como divisa local y el euro como divisa adicional. Deberá seleccionar las dos últimas opciones si el tipo de cambio entre la divisa local y la divisa adicional siempre es variable.

5. Cierre la ventana Ficha cuenta.

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Paso 3 − Especificar el método de ajuste de tipo de cambio para movimientos de IVA

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD.

2. Vaya a la pestaña Informes en la ventana Configuración contabilidad.

3. Seleccione el método necesario en el campo Tipo cambio ajuste IVA.

Si lleva a cabo el registro en una divisa adicional, puede especificar en el campo Tipo cambio ajuste IVA el método de ajuste de las cuentas configuradas para el registro del IVA en la ventana Config. grupos registro IVA cuando se producen fluctuaciones de tipo de cambio entre la divisa local y la divisa adicional. Al ejecutar el proceso Ajustar tipos de cambio, el sistema busca el tipo de cambio de ajuste en la ventana Tipos cambio divisa y, a continuación, compara los importes de los campos Importe e Importe divisa-adicional del movimiento de IVA para determinar si se ha producido una diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El proceso utiliza la opción seleccionada en este campo para determinar el método de registro de las diferencias positivas o negativas del tipo de cambio para las cuentas de IVA. Dispone de las mismas tres opciones que con los movimientos contables, pero en este caso los movimientos ajustados serán los movimientos de IVA: Campo Descripción No ajustar El sistema asigna esta opción de forma predeterminada.

No se realiza ningún ajuste del tipo de cambio en la cuenta de IVA.

Ajustar importe Si selecciona esta opción, la divisa local se ajusta para cualquier diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El sistema registrará todas las diferencias positivas o negativas del tipo de cambio en la cuenta de IVA (el campo Importe) y en las cuentas que se especificaron para diferencias positivas o negativas en los campos Cta. aj. pos. C/G realizados o Cta. aj. neg. C/G realizados de la ventana Divisas.

Ajustar importe divisa-adicional

Si selecciona esta opción, la divisa adicional se ajusta para cualquier diferencia positiva o negativa del tipo de cambio. El sistema registrará todas las diferencias positivas o negativas del tipo de cambio en la cuenta de IVA (el campo Importe divisa-adicional) y en las cuentas que se especificaron para diferencias positivas o negativas en los campos Cta. aj. pos. C/G realizados o Cta. aj. neg. C/G realizados de la ventana Divisas.

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Paso 4 − Activar la divisa adicional

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→GENERAL→DIVISAS.

2. En el encabezado de una columna, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y seleccione Mostrar columna.

3. Si no lo están, seleccione Cta. aj. residual pos. y Cta. aj. Residual neg.

4. Asigne valores a estas nuevas columnas para la divisa que desee activar.

NOTA: No se puede activar ninguna divisa sin asignarle previamente valor a los campos Cta. aj. residual pos. y Cta. aj. residual neg.

5. Cierre la ventana Divisas.

6. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD.

7. Vaya a la pestaña Informes de la ventana Configuración contabilidad.

8. Haga clic en el AssistButton del campo Información divisa adicional y seleccione la divisa adicional en la que desea crear informes en la ventana Divisas.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Divisas.

El sistema muestra un mensaje de confirmación que describe los efectos de la selección (y activación) de la divisa adicional.

10. Haga clic en Sí para confirmar que desea activar la divisa como divisa adicional.

El sistema iniciará el proceso Ajust. divisa adicional. Este proceso convierte importes en DL de movimientos existentes a la divisa adicional. El proceso utiliza un tipo de cambio genérico del tipo de cambio de la ventana Tipos cambio divisa que es válido en la fecha de trabajo.

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Los importes residuales resultantes de la conversión de la divisa local a la divisa adicional se registran en las cuentas de ajuste residual positivo y negativo especificadas en la ventana Divisas. La fecha de registro y el número de documento de estos movimientos se corresponden con los del movimiento contable original. Una vez registrados los movimientos residuales, el proceso registra un movimiento de redondeo en la fecha de cierre de cada ejercicio cerrado en la cuenta de retención de beneficios. De este modo, se garantiza que el saldo final de las cuentas de ingresos de cada ejercicio cerrado sea 0, tanto en la divisa local como en la divisa adicional.

El proceso incluye los siguientes campos:

Campo Descripción Información divisa adicional

Este campo contiene la divisa adicional que se acaba de seleccionar en la ventana Configuración contabilidad. Si hace clic en el AssistButton de este campo, podrá cambiar el tipo de cambio que se utilizará para convertir los importes en DL a la divisa adicional.

Nº documento Aquí puede introducir el número de documento que copiará el sistema al movimiento creado por el proceso que se registra en la cuenta de retención de beneficios. Para los movimientos de importes residuales, se utiliza el número de documento de la transacción original.

Cta. ajtes. red. div. adic.

Debe especificar la cuenta de retención de beneficios en la que realizará el registro el proceso. Esta cuenta deberá ser la misma que la cuenta utilizada por el proceso Asiento regularización.


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Una vez ejecutado el proceso, los importes de los siguientes movimientos existentes figurarán tanto en la divisa local como en la divisa adicional: Entradas Movs. contabilidad: Movs. Liq. producto Movs. IVA Movs. proyectos Movimientos valor Líneas de orden de producción y

Movimientos de orden de producción

Además, los importes de todos los movimientos futuros del mismo tipo se registrarán tanto en la divisa local como en la divisa adicional.

NOTA: La divisa adicional sólo se activará una vez que haya hecho clic en el botón Aceptar del proceso Ajust. divisa adicional.

Mostrar informes e importes en la divisa adicional Varios de los informes del área de la aplicación Contabilidad se basan en movimientos de contabilidad. Para mostrar los datos financieros del informe en la divisa adicional, active el campo Muestra importes en div.-adic. de la pestaña Opciones para el informe de contabilidad correspondiente. Del mismo modo, se pueden crear todos los informes de IVA en la divisa adicional, incluidas las declaraciones de IVA, los discos del Modelo 349 y las liquidaciones de IVA. Active el campo Muestra importes en div.-adic. de la pestaña Opciones para el informe de IVA correspondiente. Además de los informes impresos, también puede mostrar los datos financieros en pantalla en la divisa adicional en las siguientes ventanas:

• Plan de cuentas • Panorama esq. cta. • Análisis por dimensiones • Saldo cuenta por dimensión

En la ventana Plan de cuentas, utilice la función VER→MOSTRAR COLUMNA para mostrar los importes de los campos Saldo periodo divisa-adicional y Saldo divisa-adicional. En las otras ventanas, active el campo Muestra importes en div.-adic. de la pestaña Opciones. También puede exportar importes en la divisa adicional de las ventanas Panorama esq. cta. y Análisis por dimensiones a Microsoft® Excel®.

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Demuestre sus habilidades: adición de una divisa adicional Escenario: Se le ha asignado la tarea de agregar la corona danesa (DKK) como divisa adicional. Las cuentas para registrar el ajuste de tipo de cambio son las siguientes:

• Cta. aj. pos. C/G realizados: 7680001 • Cta. aj. neg. C/G realizados: 6680001 • Cta. aj. residual pos.: 7680001 • Cta. aj. residual neg.: 6680001

El método de ajuste de tipo de cambio se debe establecer en Ajustar importe y no hace falta que haya tipo de cambio de ajuste de IVA. El número de documento en que el sistema copia el movimiento debe ser "ADDCURR-DKK" y la cuenta de retención de beneficios es 6820001.


• Agregue la corona danesa (DKK) como divisa adicional con los criterios proporcionados.

• Cuando haya agregado la corona danesa como divisa adicional, muestre el plan de cuentas en la pantalla, donde se verá toda la información disponible en DL y DKK.

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Resumen rápido: lecciones aprendidas Dedique unos momentos a escribir 3 ideas clave que haya aprendido en este capítulo: 1.

2.

3.

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Capítulo 2: Informes financieros

CAPÍTULO 2: INFORMES FINANCIEROS Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Análisis del plan de cuentas • Esquemas de cuentas • Operaciones de cierre anuales

Visión general En el curso de introducción a Microsoft® Business Solutions−Navision®, se presentaron algunas herramientas de análisis disponibles con la ficha de cuenta. Del mismo modo, existen algunos análisis estándar que puede realizar desde el plan de cuentas. En este capítulo se describen los esquemas de cuentas. Los esquemas de cuentas sirven para analizar la información financiera de las cuentas y para comparar movimientos de contabilidad con movimientos de presupuesto. Para finalizar, en este capítulo se describen las operaciones de cierre anuales que se ejecutan en Microsoft Navision.

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Análisis del plan de cuentas Aplicar filtros en el Plan de cuentas Si utiliza filtros de campo, filtros de tabla o FlowFilters puede filtrar las cuentas y los importes que se muestran en la ventana Plan de cuentas. Para filtrar las cuentas que se muestran en la ventana Plan de cuentas pueden utilizarse filtros de campo y tabla en cualquier campo de la tabla Cuenta. Los importes de cada cuenta se determinan mediante la suma de los movimientos contables de la cuenta. Los importes calculados se muestran en los siguientes campos de la ventana Plan de cuentas. Campo Descripción Saldo periodo Es la suma de los movimientos contables en un intervalo

de fechas determinado por el FlowFilter Filtro fecha. Saldo a la fecha Es el saldo de la cuenta en la fecha introducida en el

FlowFilter Filtro fecha. Si se introduce un intervalo de fechas en Filtro fecha, sólo se utiliza la fecha final.

Saldo Es el saldo actual de la cuenta. Es la suma de todos los movimientos contables de la cuenta. Filtro fecha no se tiene en cuenta.

Aplicando un FlowFilter, puede determinar los movimientos contables que se van a sumar en las cuentas. Los FlowFilters disponibles en el plan de cuentas son los siguientes: Campo Descripción Filtro fecha Filtra los importes que se muestran por cada cuenta

basándose en el campo Fecha registro de los movimientos contables y los movimientos de los presupuestos contables de la cuenta.

Filtro empresa Filtra los importes que se muestran por cada cuenta basándose en el campo Cód. empresa de los movimientos contables y los movimientos de los presupuestos contables de la cuenta.

Filtro presupuesto Filtra los importes que se muestran por cada cuenta basándose en el campo Presupuesto de los movimientos de los presupuestos contables de la cuenta.

Filtros dimensión global 1 y 2

Filtran los importes que se muestran por cada cuenta basándose en el campo Cód. dimensión global 1 y Cód. dimensión global 2 de los movimientos contables y los movimientos de los presupuestos contables de la cuenta. En la empresa de demostración, estos filtros son el Filtro Dpto y el Filtro Programa.

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Análisis de saldos en la ventana Plan de cuentas Para simplificar el proceso de aplicación de FlowFilters al plan de cuentas, están disponibles algunas ventanas estándar de análisis. Todas estas ventanas de análisis se pueden encontrar en el botón Saldo de la ventana Plan de cuentas.

Ventana Saldo cuenta

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→PLAN DE CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas:

2. Vaya hasta la cuenta 7000001 Ventas mercad. nacionales.

3. Haga clic en SALDO→SALDO CUENTA C/G.

4. Seleccione el intervalo de tiempo 31 para ver los movimientos por mes.

Esta ventana muestra el total de movimientos contables de una sola cuenta durante varios intervalos de tiempo. La cuenta mostrada es la cuenta donde estaba el cursor en el plan de cuentas cuando abrió la ventana. Para cada periodo puede ver Saldo periodo, Importe debe e Importe haber de los movimientos contables registrados en la cuenta. También puede filtrar los importes utilizando los FlowFilters.

• Filtros dimensión global 1 y 2: filtra los importes basándose en los valores de las dimensiones globales.

• Movs. regularización: puede elegir si se van a Incluir o Excluir los movimientos de regularización en los importes.

• Totales Debe/Haber: si activa este campo el sistema mostrará por separado los importes al debe y al haber registrados en el mismo periodo. Si el campo está vacío, el sistema mostrará el saldo neto de todos los movimientos registrados en ese periodo como un Importe debe o un Importe haber.

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• Botones de Intervalo de tiempo: los botones de intervalo de tiempo determinan el periodo de tiempo que se muestra en cada línea. Puede elegir entre Día, Semana, Mes, Trimestre, Año o Periodo contable. La fecha del campo Inic. periodo en cada línea siempre será la fecha inicial de cada periodo.

• Botones de Tipo de importe: estos botones determinan si los importes se muestran como el saldo de un periodo o un saldo.

Si el intervalo de tiempo es mayor que un día y se muestran los importes de saldo de periodo, la fecha de la línea representa la fecha inicial del intervalo de tiempo. Si el periodo es mayor que un día y se muestran los importes de saldo, el saldo se basará en la fecha final del intervalo de tiempo. Por ejemplo, si elige Saldo a la fecha y el intervalo de tiempo es Mes, en la línea con 01/01/01 como Inic. periodo, el saldo mostrará el saldo a 31/01/01.

Ventana Saldo C/G

1. Cierre la ventana Saldo cuenta.

2. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en SALDO→SALDO C/G. Se abre la ventana Saldo C/G.

Esta ventana muestra el total de movimientos contables de todas las cuentas durante un intervalo de tiempo determinado. La ventana contiene los mismos importes y filtros que la ventana Saldo cuenta. Además, tiene los siguientes filtros:

• Filtro fecha: además de los botones de intervalo de tiempo, si lo desea puede introducir filtros de fecha más complejos. Este le permite combinar movimientos seleccionados de distintos periodos.

• Botones de intervalo de tiempo Periodo siguiente y Periodo anterior: estos botones le permiten mostrar rápidamente los mismos importes de periodos anteriores y futuros.

Ventana Saldo cuenta/presupuesto

1. Cierre la ventana Saldo C/G.

2. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en SALDO→SALDO CUENTA/ PRESUPUESTO. Se abre la ventana Saldo cuenta/presupuesto.

3. Seleccione el intervalo de tiempo 31 para ver los saldos de cada mes.

Esta ventana compara totales de movimientos reales y presupuestados para una sola cuenta durante varios intervalos de tiempo. En la ventana Saldo cuenta se muestran todos los importes. No obstante, además de los importes reales, la ventana también contiene los importes de Debe presupuestado, Haber presupuestado e Importe pptdo. neto para los mismos periodos. La comparación de los movimientos registrados con los movimientos presupuestados se calcula como un porcentaje en el campo % Saldo/Presupuesto. Los filtros incluidos en la ventana son los mismos que en la ventana Saldo cuenta, excepto dos diferencias.

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• En la ventana Saldo cuenta/presupuesto no es posible mostrar Totales Debe/Haber. Esto es porque los importes al debe y al haber no se registran directamente en los movimientos de presupuestos de contabilidad.

• Filtro presupuesto: puede filtrar la información del presupuesto incluida en la ventana.

Ventana Saldo/Ppto. cuenta

1. Cierre la ventana Saldo cuenta/presupuesto.

2. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en SALDO→SALDO/ PRESUPUESTO. Se abre la ventana Saldo/Ppto. cuenta.

En esta ventana se comparan los movimientos reales y presupuestados de todas las cuentas de un periodo de tiempo especificado. Los importes y los filtros incluidos en el análisis son los mismos que los de la ventana Saldo cuenta/presupuesto. Además, también puede introducir un Filtro fecha y utilizar los botones de intervalo de tiempo Periodo siguiente y Periodo anterior.

Ventana Saldo cuenta por dimensión

1. Cierre la ventana Saldo/Ppto. cuenta.

2. En la ventana Plan de cuentas, haga clic en SALDO→SALDO C/G POR DIMENSIÓN. Se abre la ventana Saldo cuenta por dimensión.

En esta ventana se puede realizar el análisis dimensional de los movimientos reales o presupuestados en un formato definido por el usuario. Tiene el mismo formato que la ventana Análisis por dimensiones, pero se basa en movimientos contables y movimientos de presupuestos contables en vez de movimientos de Vista de análisis y movimientos de presupuesto de Vista de análisis. Como consecuencia, en la ventana Saldo cuenta por dimensión sólo puede ver información de dimensiones globales. Obtendrá más información detallada sobre los análisis de dimensiones en el capítulo Dimensiones.

Esquemas de cuentas Los esquemas de cuentas están indicados para realizar cálculos que no se pueden llevar a cabo directamente en el plan de cuentas. Puede utilizar un plan de cuentas para crear subtotales de grupos de cuentas. Estos subtotales pueden incluirse en totales nuevos que así se pueden usar en otros totales. Además, puede filtrar cualquier información de movimientos de contabilidad o de presupuesto, como el saldo del periodo o el importe debe. También se pueden comparar dos o más esquemas de cuentas y plantillas de columna mediante fórmulas. De este modo, puede crear informes financieros personalizados sin necesidad de utilizar el Report Designer. Puede crear tantos esquemas de cuentas como desee (cada uno debe tener un nombre único). Puede configurar diversas plantillas de informe e imprimir los informes con las cifras actuales siempre que lo necesite.

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Configurar esquemas de cuentas

Los esquemas de cuentas se componen de un nombre de esquema de cuentas, varias líneas y una plantilla de columna. En la ventana Nombres esquemas de cuentas, puede configurar varios nombres de esquemas de cuentas. En Esquema cuentas, configure las líneas para definir cada uno de los esquemas de cuentas. Defina algunas de las líneas que aparecerán en los informes y otras que se utilizarán a efectos de cálculo exclusivamente. En la ventana Panorama esq. cta., utilice las distintas plantillas configuradas para ver los esquemas de cuentas. También puede ver las plantillas en el informe Dimensiones - Total. La configuración de un esquema de cuentas consta de tres pasos:

1. Creación de filas

2. Creación de columnas

3. Combinación de filas y columnas

A continuación, se describe cómo ejecutar estos pasos con un ejemplo.

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Demuestre sus habilidades: creación de un esquema de cuentas

Escenario: Supongamos que deseamos diseñar un informe para analizar los descuentos ofrecidos a los clientes y recibidos de los proveedores. El informe va a mostrar los descuentos concedidos a los clientes y los recibidos de los proveedores en filas independientes. También debe existir una fila que muestre los descuentos netos concedidos o recibidos. El informe permitiría ver los importes de los descuentos presupuestados y reales en el mes actual y la desviación entre ellos. También podría comparar los cambios en los importes de descuentos reales del último mes con el mes actual.

Todos los niveles Su tarea es la siguiente:

• Con la información proporcionada más arriba, cree las filas de un esquema de cuentas.

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Creación del diseño de filas

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→ESQUEMAS DE CUENTAS. Se abre la ventana Esquema cuentas.

2. Haga clic en el campo Nombre de la cabecera del esquema de cuentas para abrir la ventana Nombres esquemas de cuentas.

3. Presione F3 para crear un nuevo esquema de cuentas con el nombre DESCUENTOS y la descripción Análisis de descuentos.

4. Deje en blanco los campos Plantilla columna genér. y Nombre vista análisis y haga clic en el botón Aceptar para seleccionar el Nombre esquema cuenta.

5. Una vez seleccionado el nuevo Nombre esquema cuenta, se muestra el Esquema cuentas con líneas en blanco.

La ventana Esquema cuentas es donde se diseñan las filas del informe. Actualmente sólo contiene líneas en blanco. Los campos se rellenan de la siguiente forma: Campo Descripción Nº fila Introduzca un número para la línea del esquema de cuenta. Los

números de fila son opcionales. Puede utilizar el mismo número de fila en varias líneas. Las filas serán tratadas como un grupo. Por ejemplo, si incluye el número de fila en una fórmula en el campo Sumatorio, éste representará la suma de todas las líneas que tienen ese número de fila. Si utiliza la función Insertar cuentas, este campo se copia automáticamente del campo Nº del plan de cuentas.

Descripción Aquí se introduce un texto que aparecerá en la línea del esquema de cuentas. Si utiliza la función Insertar cuentas, este campo se copia automáticamente del campo Nombre de la lista de cuentas.

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Campo Descripción

En este campo debe seleccionar el tipo de sumatorio de la línea del esquema de cuentas. El tipo determina qué cuentas se van a totalizar en el intervalo del sumatorio que se especifica en el campo Sumatorio. Si utiliza la función Insertar cuentas, las cuentas que tengan el campo Tipo mov. con el valor Mayor en el plan de cuentas se asignarán al tipo de total Cuentas mayor. El resto de las líneas se asignarán automáticamente al tipo de sumatorio Cuentas auxiliares. Puede seleccionar los siguientes tipos de sumatorio: Cuentas auxiliares

El total se calculará a partir de los importes de las cuentas auxiliares incluidas en el plan de cuentas. Éste es el valor predeterminado.

Cuentas mayor

El total se calculará a partir de los importes de las cuentas de mayor incluidas en el plan de cuentas.

Tipo sumatorio

Fórmula El total se calculará a partir de los importes de otras filas del esquema de cuentas. Introduzca la fórmula en el campo Sumatorio.

Sumatorio Este campo se utiliza para indicar qué cuentas se totalizarán en esta línea. La forma de rellenar este campo depende del contenido del campo Tipo sumatorio. Si asigna el tipo de sumatorio Fórmula a la línea del esquema de cuentas, puede introducir una fórmula que incluya números de filas (o intervalos de totales) del esquema de cuentas. Si el tipo de sumatorio es Cuentas auxiliares o Cuentas mayor, debe introducir un número de cuenta (o el intervalo de totales) del plan de cuentas. Al hacer clic en el AssistButton del campo se mostrará Lista de cuentas para que seleccione una cuenta o un intervalo de cuentas. Al crear fórmulas puede utilizar los siguientes símbolos: + (suma) - (resta) * (multiplicación) / (división) ^ (exponente) () (paréntesis) Tenga en cuenta que si desea incluir un número en la fórmula, ese número no debe utilizarse como número de fila en el esquema de cuentas. Si utiliza la función Insertar cuentas, este campo se copia automáticamente del campo Nº de la Lista de cuentas.

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Campo Descripción

En este campo se determina si en el informe se imprimirá la línea de esquema de cuentas. Puede seleccionar las opciones siguientes: Sí La fila se imprimirá. No La fila no se imprimirá.

Muestra

Si ninguna columna es cero

La fila se imprimirá a menos que todos los importes de la fila sean cero.

Cambiar página

Aquí se indica si, al imprimir el esquema de cuentas, se hará un cambio de página después de la cuenta actual. Active el campo para especificar un cambio de página.

Campos Negrita, Itálica y Subrayar

Si agrega los campos Negrita, Itálica y Subrayar, puede seleccionar el formato de la fila. En la ventana Panorama esq. cta. se muestra únicamente el formato negrita, mientras que en el informe Esquema cuentas y los datos exportados a hojas de cálculo de Microsoft® Excel® se muestran los tres formatos.

Muestra signo opuesto

Active este campo si desea que los importes al debe en esta fila aparezcan en los informes como importes negativos (es decir, con signo negativo) y los importes al haber como importes positivos.

Filtros sumatorio dimensiones

Aquí se introducen los valores de dimensiones o los rangos de valores de dimensiones que se utilizarán para filtrar los importes que se muestran en la fila. Obtendrá información detallada sobre esto más adelante en el capítulo.

Si va a crear un informe que contendrá varias filas del plan de cuentas, la forma más rápida de crear las filas es utilizar la función Insertar cuentas. Para ello, haga clic en ACCIONES→INSERTAR CUENTAS. Seleccione las cuentas que se deben mostrar y haga clic en Aceptar. El sistema agregará una nueva línea al esquema de cuentas por cada cuenta seleccionada en la ventana Lista de cuentas. Los campos Nº fila, Descripción, Sumatorio y Tipo sumatorio se rellenarán basándose en el tipo de cuentas seleccionado. Completemos las filas del informe de análisis de descuentos.

1. Para crear una cabecera de informe, introduzca una línea de cabecera Análisis descuentos en el campo Descripción.

2. Active el campo Negrita en la línea de cabecera para que la cabecera se muestre e imprima en negrita.

NOTA: Si la columna Negrita no está visible en la ventana, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la cabecera de columna, seleccione "Mostrar columna" y active la casilla de verificación "Negrita" antes de cerrar la ventana "Mostrar columna".

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3. Deje una línea en blanco para separar la cabecera del resto del informe.

Ahora desea insertar la primera cuenta de descuento que está relacionada con los descuentos concedidos a los clientes.

4. En la tercera línea, introduzca el número de fila R11.

5. En el campo Descripción, escriba Descuento otorgado.

6. Haga clic en el AssistButton del campo Sumatorio. Aparecerá la ventana Lista de cuentas.

7. Seleccione el número de cuenta 7090001 y haga clic en Aceptar. El sistema actualizará el campo Sumatorio a 7090001 y el campo Tipo sumatorio a Cuentas auxiliares.

NOTA: En lugar de introducir la fila manualmente, podría hacer clic en ACCIONES→INSERTAR CUENTAS y seleccionar la cuenta 7090001. El sistema insertaría una nueva fila con la información de la cuenta en los campos Nº fila, Descripción, Tipo sumatorio y Sumatorio. A continuación, tendría que cambiar Nº fila a R11.

8. Continúe configurando líneas hasta que haya completado el esquema

de cuentas tal y como se muestra a continuación. Observe que en la fila número 3 debe estar activado el campo Negrita y, en todas la columnas, el campo Muestra debe tener el valor Sí.

Nº fila Descripción Tipo sumatorio SumatorioR21 Descuento por

pronto pago Cuentas auxiliares 9250..9255

Línea vacía Cuentas auxiliares R1 Total descuentos Fórmula R11+R21 Línea vacía Cuentas auxiliares

R12 Descuento recibido − Cuentas auxiliares 7140 R22 Descuento recibido −

Materias primas Cuentas auxiliares 7240

R32 Descuentos por pronto pago recibidos

Cuentas auxiliares 9130..9135

Línea vacía Cuentas auxiliares

R2 Total descuentos recibidos Fórmula R12+R22+R32

Línea vacía Cuentas auxiliares

R3 Descuentos netos concedidos/(Recibidos)

Fórmula R1+R2

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Creación de la plantilla de columnas Ya se han creado las filas y ahora sólo tiene que crear la Plantilla columna que contendrá la información numérica. En las columnas se define la información de las líneas utilizadas, como por ejemplo, sólo importes al debe. Una vez creada la plantilla de columna, puede asignar la plantilla como plantilla predeterminada de cualquier esquema de cuentas existente en la ventana Nombres esquemas de cuentas. Ahora se creará la plantilla de columnas del nuevo informe de análisis de descuentos.

1. En la ventana Esquema cuentas, haga clic en ACCIONES→CONFIG. PLANTILLA COLUMNAS. Se abre la ventana Plantilla columna. También se puede tener acceso a esta ventana directamente desde CONFIGURACIÓN→GENERAL→COLUMNA ESQ. CTA.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Nombre. Se abre la ventana Nombre plant. cols. esq. cta.

3. Introduzca el nombre de plantilla de columnas BÁSICA y la descripción Plantilla de columnas básica.

4. Haga clic en Aceptar para seleccionar la nueva plantilla de columna.

En la ventana Plantilla columna, cree una línea para cada columna y así definir las columnas. Los campos de la ventana se rellenan de la siguiente forma: Campo Descripción Nº columna Este campo se utiliza para identificar la línea para la columna.

Los números de columna son opcionales. Puede utilizar el mismo número de columna en varias líneas. Las columnas serán tratadas como un grupo. Por ejemplo, si incluye el número de columna en una fórmula, éste representará la suma de todas las líneas que tienen ese número de columna.

Cabecera columna

Introduzca una cabecera para la columna. La cabecera se imprimirá en los informes que incluyan la columna.

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Campo Descripción

En este campo se selecciona el tipo de columna de la columna del esquema de cuentas. El tipo determina cómo se calculan los importes en la columna. Haga clic en el AssistButton situado a la derecha del campo para ver las opciones. Los importes se calculan para el periodo definido en el campo Filtro fecha del informe o la ventana de la forma siguiente: Fórmula La columna mostrará importes calculados

a partir de los importes de otras columnas del esquema de cuentas. Introduzca la fórmula en el campo Fórmula.

Saldo periodo La columna mostrará el saldo del periodo de los saldos de cuenta durante el periodo.

Saldo a la fecha La columna mostrará los saldos de la cuenta al final del periodo.

Saldo inicial La columna mostrará los saldos de la cuenta al inicio del periodo.

Hasta la fecha La columna mostrará el saldo periodo de los saldos de cuenta desde el inicio del año fiscal hasta el final del periodo.

Resto del año fiscal

La columna mostrará el saldo del periodo de los saldos de cuenta desde el final del periodo hasta el final del año fiscal en el que finaliza el periodo.

Tipo columna

Año fiscal completo

La columna mostrará el saldo periodo de los saldos de cuenta correspondiente al año fiscal en el que finaliza el periodo.

En este campo se selecciona el tipo de movimientos contables que se incluirán en los importes en la columna del esquema de cuentas. Movs. contabilidad

El total se calcula a partir de los movimientos generales.

Tipo mov. cont.

Movs. ppto. contabilidad

El total se calcula a partir de los movimientos de presupuesto generales.

En este campo se selecciona el tipo de movimientos que se incluirán en los importes en la columna del esquema de cuentas. Saldo El importe contiene los movimientos del

haber y el debe. Debe El importe sólo contiene los movimientos

del debe.

Tipo importe

Haber El importe sólo contiene los movimientos del haber.

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Campo Descripción Incluye fecha cierre

Si este campo está activado indica que los movimientos contables realizados en una fecha de cierre se incluirán en la columna del esquema de cuentas, si la fecha de cierre es de un día anterior al periodo que ha introducido en el campo Filtro fecha. Los movimientos realizados en fechas de cierre anteriores siempre se incluyen, independientemente del estado de este campo.

Fórmula Aquí puede introducir una fórmula si ha seleccionado Fórmula en el campo Tipo columna de la línea. El resultado de la fórmula aparece en la columna cuando se imprima el esquema de cuentas. Utilice este campo para realizar cálculos en otras columnas. Otras columnas se identifican mediante su número de columna. Puede utilizar los mismos símbolos de cálculo que en las fórmulas de fila. Por ejemplo, si desea calcular la diferencia en porcentajes de los movimientos de contabilidad y de presupuesto, puede introducir la fórmula siguiente: 100*(Nº de columna de la columna del movimiento contable/ Nº de columna de la columna del movimiento de presupuesto −1)

Muestra signo opuesto

Active este campo si desea que los importes al debe en esta columna aparezcan en los informes como importes negativos (es decir, con signo negativo) y los importes al haber como importes positivos.

Fórmula fecha comparación

Este campo contiene una fórmula de fecha que especifica la fecha que se debe utilizar para calcular el importe de esta columna. El sistema utiliza esta fórmula para calcular el importe del periodo comparativo con relación al periodo representado por el filtro de fecha de la solicitud de informe. Utilice los periodos estándar S(emana), M(es), A(ño), T(rimestre), etc. para crear las fórmulas. Por ejemplo, -1A es el mismo periodo un año antes.

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Campo Descripción

Este campo contiene una fórmula de periodo que especifica los periodos contables que se deben utilizar para calcular el importe de esta columna. No es necesario que el periodo contable coincida exactamente con las divisiones del calendario, pero cada ejercicio deberá tener el mismo número de periodos contables, aunque cada periodo tenga una duración distinta. El sistema utiliza la fórmula de periodo para calcular el importe del periodo comparativo con relación al periodo representado por el filtro de fecha de la solicitud de informe. Las abreviaturas de las especificaciones de periodo son: P = Periodo LP = Último periodo de un ejercicio, semestre o trimestre. CP = Periodo actual de un ejercicio, semestre o trimestre. FY = Año fiscal Ejemplos de fórmulas: <En blanco> Periodo actual.-1P Periodo anterior. -1FY Ejercicio anterior. -1FY[1..3] Primer trimestre del ejercicio anterior. -1FY[1..CP] Desde el comienzo del ejercicio anterior

hasta el periodo actual del ejercicio anterior, ambos inclusive.

-1FY[CP..LP] Desde el periodo actual del ejercicio anterior hasta el último periodo del ejercicio anterior, ambos inclusive.

Fórmula de periodo comparativo

-1FY[1..LP] Todo el ejercicio anterior.

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Campo Descripción Muestra Aquí puede seleccionar cuándo desea que los importes de la

columna aparezcan en los informes. Tenga en cuenta que en el informe impreso se pueden mostrar como máximo cinco columnas en la plantilla del esquema de cuentas. Puede seleccionar las opciones siguientes.

Siempre Se muestran siempre todos los importes de la columna. Éste es el valor

Nunca La columna no aparecerá en los informes. Se utiliza sólo para cálculos.

Si es positivo En la columna sólo se muestran los importes positivos. (Los importes que son positivos antes de aplicar Muestra signo opuesto.)

Si es negativo En la columna sólo se muestran los importes negativos. (Los importes que son negativos antes de aplicar Muestra signo opuesto.)

Factor redondeo

Seleccione un factor de redondeo para los importes de la columna. El valor predeterminado es No. Tenga en cuenta que los informes impresos estarán redondeados. Por ejemplo, si selecciona 1000, todos los importes se mostrarán en miles. Los importes de la ventana Panorama esq. cta. no se redondearán.

Complete la plantilla de columna para el informe Análisis de descuentos.

5. En la primera línea, introduzca el Nº columna C10.

6. En el campo Cabecera columna, introduzca la cabecera para la primera columna. En este caso introduzca Real.

7. En el campo Tipo columna, seleccione Saldo periodo.

8. En el campo Tipo mov. cont., seleccione Movs. contabilidad.

9. En Tipo importe seleccione Saldo.

10. No modifique ningún otro campo.

Acaba de crear la primera columna.

11. Complete la plantilla de columna del esquema de cuentas tal y como se muestra a continuación. Observe que en todas la columnas: el Tipo importe es Saldo; Incluye fecha cierre no está activado; Muestra signo opuesto no está activado; Muestra es Siempre; y Factor redondeo es No.

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Nº columna

Cabecera columna

Tipo columna

Tipo mov. cont.

Fórmula Fórmula fecha comparación

C11 Presupuesto Saldo periodo

Movs. ppto. contabilidad

C12 Desviación Fórmula Movs. contabilidad

C10-C11

C13 Real mes anterior

Saldo periodo

Movs. contabilidad

-1M

C14 Cambia del mes anterior

Fórmula Movs. contabilidad

C10-C13

Cuando haya terminado, cierre la ventana Plantilla columna para volver a la ventana Esquema cuentas.

Combinación de filas y columnas para confeccionar el informe El paso final en la configuración del esquema de cuentas es combinar las plantillas de filas y columnas.

1. En la ventana Esquema cuentas, haga clic en el AssistButton del campo Nombre.

2. En el esquema de cuentas DESCUENTOS, en el campo Plantilla columna genér., seleccione la plantilla de columna BÁSICA.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Nombres esquemas de cuentas.

4. Para ver los datos en el formato definido por el esquema de cuentas, haga clic en ESQ. CUENTAS→PANORAMA para ver el nuevo esquema.

En la ventana Panorama esq. cta., puede cambiar la información que se muestra en la ventana si configura filtros o cambia las filas o columnas que aparecen en el informe. Nombre esquema cuenta: si desea ver una plantilla de fila diferente puede seleccionar el esquema de cuentas necesario en este campo. Nombre plantilla columna: si desea ver una plantilla de columna diferente puede seleccionar la plantilla de columnas necesaria en este campo. Filtro fecha: aquí se determina el periodo o la fecha del saldo del informe. Filtro presupuesto: si la plantilla de columna incluye columnas basadas en movimientos de presupuestos contables, puede filtrar los movimientos basándose en el código de presupuesto.

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Muestra error: este campo contiene la opción seleccionada de qué errores se deben mostrar en la ventana en caso de errores de periodo o de división entre cero. Las opciones son:

• Ninguno: el sistema no mostrará ningún error. • División entre cero: si una fórmula en el esquema de cuentas da

como resultado una división entre cero, el sistema mostrará *ERROR* en vez del importe.

• Error periodo: si existe una diferencia en la duración de los periodos, el sistema muestra No disponible en vez del importe.

• Ambos: el sistema comprueba la división entre cero y los errores de periodo.

Muestra importes en div.-adic.: active este campo si desea que el informe se muestre en la divisa adicional. Normalmente, los importes se muestran en la divisa local (DL) de la empresa. Botones de intervalo de tiempo: estos botones se pueden utilizar para cambiar el periodo para el que se muestra la información. Para ver el mismo informe de otro periodo puede utilizar los botones Periodo siguiente o Periodo anterior para desplazarse rápidamente al periodo que desea. Para este ejemplo, seleccione la siguiente configuración: Campo Valor Filtro fecha 01/01/01..31/01/01 Nombre plantilla columna BÁSICA Filtro presupuesto Deje en blanco Intervalo tiempo 31 (Mes)

Si examina un importe calculado a partir de una fórmula aparece la fórmula utilizada para calcular el importe. Si examina importes en el esquema basados en movimientos contables o movimientos de presupuesto, se abre la ventana Plan de cuentas (C/G). La ventana Plan de cuentas (C/G) resume la información de los movimientos contables y los movimientos de presupuesto en una ventana. Al hacer clic en el AssistButton de cualquier importe de esta ventana, podrá examinar los movimientos contables o los movimientos de presupuesto utilizados para calcular el importe.

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En el informe anterior, puede ver rápidamente que durante enero, la empresa concedió más descuentos a los clientes que los que recibió de los proveedores. No obstante, ya que el descuento real del mes actual es muy parecido a los descuentos presupuestados, el mes de enero no es una excepción y sencillamente mantiene las expectativas de la empresa y las prácticas relacionadas con los descuentos. También puede ver rápidamente que disminuyeron enormemente los descuentos netos concedidos desde diciembre de 2000 hasta enero de 2001. En resumen, el esquema de cuentas proporciona información valiosa sobre la cantidad de efectivo que gasta o recibe la empresa por los descuentos y si se percibe una mejora de un mes a otro. Si desea ver el mismo informe para otro periodo, no necesita crear o imprimir el esquema de cuentas de nuevo. Simplemente cambie Filtro fecha o seleccione otro botón de intervalo de tiempo en la ventana. Además, puede crear informes de descuento adicionales combinando otra plantilla de columna con las filas DESCUENTO del esquema de cuentas. También podría utilizar la plantilla de columna BÁSICA con otras filas del esquema de cuentas para realizar las mismas comparaciones con otros datos financieros tales como los gastos administrativos o los ingresos de ventas.

Imprimir informes de esquemas de cuentas También puede imprimir el esquema de cuentas desde la ventana Panorama esq. cta. o el menú Informe. El informe contiene las mismas opciones y filtros que la ventana Panorama esq. cta. No obstante, el informe está limitado a imprimir las cinco primeras columnas del esquema de cuentas. La ventana Panorama esq. cta. puede mostrar todas las columnas.

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1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ INFORMES→RESULTADO FINANCIERO→ESQUEMA DE CUENTAS. Se abre la ventana Esquema cuentas.

2. En el campo Nombre esq. cuentas, haga clic en el AssistButton y seleccione INGRESOS.

3. En el campo Nombre plantilla columna, el sistema insertó automáticamente la plantilla de columna genérica ANAPPTO. Para este ejemplo se utilizará otra plantilla de columna; seleccione BÁSICA.

4. En el campo Filtro fecha, introduzca 01/02/00..29/02/00.

Observe que también puede establecer filtros de dimensiones si desea imprimir un informe financiero para una de las dimensiones configuradas. Si va a imprimir una comparación de presupuestos, también puede seleccionar aquí el presupuesto que va a comparar.

5. Haga clic en Vista preliminar.

Ahora puede obtener una vista preliminar del esquema de cuentas.

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En lugar de imprimir el informe mediante el menú Informe, puede seleccionar el esquema de cuentas que desea imprimir en la ventana Panorama esq. cta. Y hacer clic en el botón Imprimir de la parte inferior de la pantalla. En este caso, la plantilla, el filtro de fecha, los filtros de dimensión y los filtros de presupuesto se copian automáticamente de la ventana Panorama esq. cta. a la pestaña Opciones del informe.

Exportar esquemas de cuentas a Excel También puede transferir el panorama del esquema de cuentas a Microsoft Excel.

1. En la ventana Panorama esq. cta., haga clic en ACCIONES→ EXPORTAR A EXCEL. Se abre la ventana Exportar esq. ctas. a Excel.

2. Puede seleccionar si desea crear un libro nuevo o actualizar uno existente. Si desea actualizar uno existente, debe introducir Nombre fichero libro y el Nombre hoja de Excel.

3. Haga clic en Aceptar. El sistema abrirá Excel automáticamente y exportará los datos del esquema de cuentas seleccionado junto con la información de filtro. El sistema utiliza el nombre de hoja de cálculo predeterminado del campo Nombre esquema cuenta.

NOTA: Los importes que contenían totales en la ventana Panorama esq. cta. no se exportarán como fórmulas en Excel. El valor del total se copiará a una celda en el Libro de Excel. Además los factores de redondeo no se aplican en los importes exportados a Excel.

Filtrar esquemas de cuentas mediante dimensiones También puede filtrar los movimientos utilizados para calcular importes de esquemas de cuentas mediante dimensiones. El filtro de dimensión puede aplicarse por fila y a todos los importes en todas las columnas de esa fila. Para filtrar esquemas de cuentas utilizando dimensiones debe realizar los siguientes pasos.

1. En la ventana Esquema cuentas, haga clic en el AssistButton del campo Nombre.

2. En la ventana Nombres esquemas de cuentas, seleccione el nombre del esquema de cuentas que desea filtrar con dimensiones.

3. En el campo Nombre vista análisis de ese esquema de cuentas, seleccione la vista de análisis que contiene las dimensiones que desea filtrar. No tiene que introducir nada en este campo si no desea filtrar por otras dimensiones distintas de las dimensiones globales.

4. Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Esquema cuentas.

5. Seleccione VER→MOSTRAR COLUMNA para mostrar los cuatro campos de Sumatorio de dimensión en la ventana Esquema cuentas.

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Los campos Sumatorio de dimensión funcionan de forma idéntica al campo Sumatorio del esquema de cuentas, pero con valores de dimensión en lugar de cuentas contables. Puede introducir intervalos de dimensiones y fórmulas. Si no seleccionó una vista de análisis, los dos primeros campos de totales de dimensión siempre mostrarán las dos dimensiones globales. Si asignó una vista de análisis específica al esquema de cuentas, las dimensiones incluidas en la vista de análisis determinarán los campos Sumatorio de dimensión. Para verlo, en la empresa de demostración, examine el esquema de cuentas CAMPAÑA en la ventana Nombres esquemas de cuentas. Tiene la vista de análisis CAMPAÑA asignado. Si vuelve a la ventana Esquema cuentas y observa los campos de sumatorio de dimensión, contienen las dimensiones incluidas en la vista de análisis. Son las dimensiones Campañaventa, Área, Gruponegocio y Vendedor. Si ahora observa el esquema de cuentas ANÁLISIS que no tienen ninguna vista de análisis asignada, los dos primeros campos de sumatorio de dimensiones contienen las dimensiones globales de Dpto y Programa. Los otros dos campos de sumatorio de dimensiones no se utilizan. Obtendrá más información detallada sobre las vistas de análisis en el capítulo Dimensiones.

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Demuestre sus habilidades: creación de esquemas de cuentas detallados

Escenario: Se le pide que cree un pequeño informe de Análisis de gestión que tendrá 2 páginas de largo. El esquema de cuentas debe proporcionar un código IFRGES y debe tener su propia plantilla de columna con el código GESTIÓN. La primera página del informe debe contener la siguiente información:

• La primera sección debe mostrar las ventas, los descuentos sobre ventas y una línea que muestre las ventas totales menos los descuentos de ventas.

• La segunda sección debe mostrar los costes de mercancías y materiales vendidos antes de los descuentos de compras, los descuentos de compras y una línea que muestre el coste total de las mercancías vendidas menos los descuentos de compras.

• La tercera sección debe mostrar el beneficio o pérdida bruta de mercancías y materiales.

• La segunda página contendrá un análisis que separe el beneficio o pérdida bruta de mercancías y materiales por departamento.

Las columnas del informe deben contener la siguiente información:

• La columna 1 debe mostrar los movimientos contables del saldo del periodo hasta la fecha del ejercicio actual. Todos los movimientos deben mostrarse con el signo opuesto.

• La columna 2 debe mostrar los movimientos contables del saldo del periodo hasta la fecha del ejercicio anterior. Todos los movimientos deben mostrarse con el signo opuesto.

• La columna 3 debe contener una fórmula para calcular la diferencia entre los resultados del año actual y del año anterior en porcentajes.

Vea la comparación de enero de 2001 y enero 2000 y exporte el resultado a un nuevo libro en Excel.


• Con la información proporcionada arriba, cree un esquema de cuentas y una columna de esquema de cuentas.

• Exporte el resultado a Excel.

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Operaciones de cierre anuales Cerrar un ejercicio y transferir los saldos de regularización al balance Al final de cada ejercicio fiscal, los saldos de las cuentas de regularización deben transferirse a una cuenta de balance. Esta operación la realiza el proceso Asiento regularización del sistema. No obstante, para poder ejecutar este proceso, deberá haber cerrado los periodos contables del ejercicio que se va a cerrar. No se puede utilizar el proceso para periodos contables abiertos.

Cerrar un ejercicio A continuación, se describe el procedimiento de cierre de un ejercicio. No obstante, para poder continuar haciendo otros ejercicios del curso, no deberá cerrar ningún ejercicio de los datos de demostración.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→EJERCICIO→PERIODOS CONTABLES. Se abre la ventana Períodos contables.

2. Haga clic en Fijar cierre.

3. El sistema selecciona el año pendiente más antiguo. Se mostrará un mensaje con el ejercicio que se va a cerrar y que necesitará confirmar para poder continuar.

4. Una vez confirmado el mensaje al hacer clic en Sí, se activarán los campos Cerrado y Fecha inicial bloqueada de todos los periodos del ejercicio y no podrá desactivarlos. Tampoco se podrá modificar la duración de periodo de los periodos cerrados.

Puede comprobarlo en el ejercicio de 1999 de los datos de demostración:

Es posible cerrar los periodos contables de ejercicios incluso si no se han completado todos los movimientos del ejercicio. Puesto que todavía se puede realizar el registro en periodos contables cerrados, los saldos se actualizarán de forma automática. Los movimientos pasan a ser movimientos cerrados cuando su campo Asiento post-cierre contiene Sí.

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Cada vez que realice el registro en un ejercicio cerrado, puede iniciar el proceso Asiento regularización para transferir el saldo.

Ejemplo: confirmación del Asiento post-cierre

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ DIARIOS GENERALES. Se abre la ventana Diario general.

2. Seleccione la sección PREDET. y elimine las líneas del diario.

3. Introduzca la siguiente información en una línea de diario:

Campo Descripción Fecha registro 31/12/99 Cuenta 8110 Importe 80,00 Tipo contrapartida Cuenta Cta. contrapartida 2910

4. Registre el movimiento y cierre la ventana del diario.

5. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ INFORMES→MOVIMIENTOS→REGISTRO MOVS. CONTABILIDAD. Se abre la ventana Registro movs. contabilidad.

6. Seleccione el último movimiento y haga clic en MOVS.→CONTABILIDAD para comprobar los movimientos de contabilidad que se registraron.

7. Utilice el zoom para ver el valor del campo Asiento post-cierre.

NOTA: Al cerrar el ejercicio, el sistema bloqueará la duración del periodo, pero todavía podrá introducir y registrar movimientos en él. El único modo de bloquear la introducción de movimientos en un periodo determinado es mediante la configuración de un intervalo de fechas al que no puedan obtener acceso los usuarios. Para evitar el registro, utilice los campos Permite registro desde y Permite registro hasta de la ventana Configuración contabilidad.

Transferir saldos de cuentas de regularización − Asiento regularización El proceso Asiento regularización transfiere los saldos de cuentas de regularización a una cuenta en el balance y cierra las cuentas de regularización. El proceso crea líneas en un diario, que después puede registrar.

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El proceso utiliza todas las cuentas de tipo "Ingresos y gastos" y crea movimientos que cancelan sus saldos respectivos (esto es, cada movimiento será la suma de todos los movimientos de la cuenta en el ejercicio que se va a cerrar). Estos movimientos de cierre se disponen en un diario, en el que debe especificar una cuenta de contrapartida del balance antes de registrar. Cuando se registra el diario, también se registra un movimiento en cada cuenta de regularización, de manera que su saldo sea cero y, a la vez, se transfiere al balance un importe con el signo opuesto. Deberá registrar el diario, puesto que el proceso no registra automáticamente los movimientos. No obstante, si utiliza una divisa adicional para el registro, el sistema realizará el registro automáticamente porque así se garantiza el registro correcto de las diferencias de redondeo. La fecha de las líneas que inserta el proceso en el diario será siempre una fecha de cierre del ejercicio. La fecha de cierre es una fecha ficticia comprendida entre el último día de un ejercicio y el día primero del siguiente. Se identifica como fecha de cierre mediante el formato Udd/dd/aa. La ventaja de registrar en una fecha de cierre es que se mantienen los saldos correctos para las fechas ordinarias del ejercicio.

Notas acerca de las fechas de cierre NO modifique la fórmula de fecha de cierre de los movimientos de Asiento regularización, ya que haría que se registrasen los movimientos en los periodos contables normales. Se inserta una fecha con el formato Udd/mm/aa entre el ejercicio que se va a cerrar y el ejercicio siguiente. De este modo, se posibilita la consulta de saldos de cualquier ejercicio mediante fechas de registro normales (1/1/xx .. 31/12/xx) en los filtros de fecha. NO introduzca fechas con un formato de fecha de cierre para movimientos distintos de los movimientos utilizados para transferir los saldos al balance. De lo contrario, esos movimientos no se mostrarán en los informes ordinarios cuando se introduzca el intervalo de fechas 1/1/xx .. 31/12/xx. También puede incluir la fecha de cierre U31/12/xx en el Filtro fecha del informe, aunque así se mostrarían todos los movimientos de cierre con un resultado de 0 para todas las cuentas de regularización. El proceso Asiento regularización puede utilizarse varias veces. Puede registrar en un ejercicio anterior, incluso después de haber cerrado las cuentas de regularización (siempre que vuelva a ejecutar más adelante el proceso).

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Para ejecutar el proceso Asiento regularización:

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→EJERCICIO→ASIENTO REGULARIZACIÓN. Se abre la ventana Asiento regularización:

Rellene los campos para definir cómo se ejecutará el proceso. Hágalo como se indica a continuación:

Campo Descripción Fecha final ejercicio

El sistema propone el último día del último ejercicio cerrado. Los movimientos de cierre se registran con un día ficticio (Cdd/mm/aa) para que tenga el saldo adecuado en los dos días inmediatos al cierre. No modifique la fecha en la sección de diario.

Libro del diario general

Seleccione el nombre del libro del diario general en el que se ubicarán los movimientos. Haga clic en el AssistButton situado a la derecha del campo para ver los libros del diario general existentes.

Sección diario general

Seleccione el nombre de la sección del diario general en que se ubicarán los movimientos. Haga clic en el AssistButton situado a la derecha del campo para ver las secciones del diario general existentes.

Nº documento Si rellenó los campos Libro del diario general y Sección diario general, el proceso rellena automáticamente este campo con el siguiente número disponible de número de serie de la sección de diario. También puede rellenar el campo manualmente.

Cta. ajtes. red. div. adic.

En este campo se introduce la cuenta de contrapartida con la que se desea cerrar el excedente del asiento de regularización. Para ello, haga clic en el AssistButton de la parte derecha del campo y seleccione una cuenta de la lista de cuentas.

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Campo Descripción Texto de registro

Introduzca un texto de acompañamiento para los movimientos. El texto predeterminado es Asiento regularización. Le permite seleccionar el número de movimientos que creará el proceso: Cód. empresa Si se trata de una empresa consolidada, se

cierran movimientos independientes por empresa cuando active este campo.

Cerrado por

Dimensiones Si selecciona dimensiones en este campo, el sistema registra un movimiento por cada combinación de valores de dimensión utilizada en una cuenta contable. Si no elige ninguno de ellos, se crea un solo movimiento para cada cuenta.

2. Para iniciar el proceso, haga clic en Aceptar.

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Demuestre sus habilidades: Asiento de regularización Escenario: Acaba de registrar un diario con los gastos de limpieza de ejercicio 1999 que ya está cerrado. El gasto debe transferirse desde las cuentas de regularización a la cuenta de retención de beneficios como parte del proceso de fin de ejercicio. Desea conservar toda la información de dimensión registrada en los movimientos de cuentas de ingresos. Ejecute el proceso Asiento regularización para crear los movimientos del diario para la transferencia. Use los datos siguientes en el proceso Asiento de regularización: Campo Descripción Fecha final ejercicio 31/12/99 Libro del diario general GENERAL Sección diario general PREDET. Nº documento G00002 Cta. ajtes. red. div. adic. 3120 Texto de registro Asiento regularización 1999 Cerrado por Dimensiones Área, Grupo negocio

y Grupo cliente


• Ejecutar el proceso Asiento regularización con los datos proporcionados arriba.

• Revisar los movimientos del diario general, sin registrarlos.

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2.

3.

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Capítulo 3: XBRL

CAPÍTULO 3: XBRL Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• XBRL − Lenguaje extensible de informes de negocio • Importar la taxonomía • Introducir las definiciones de línea XBRL • Exportar las líneas XBRL

Visión general XBRL es una iniciativa global para informes financieros emprendida por numerosas empresas de software ERP y organizaciones internacionales contables. El objetivo de esta iniciativa es proporcionar un estándar para ofrecer información financiera uniforme para los bancos, inversores y entidades del gobierno. Los informes de negocio pueden incluir informes financieros, la información financiera, la información no financiera y documentos obligatorios como los informes financieros anuales y trimestrales. XBRL está compuesto por un lenguaje básico de elementos y atributos XML utilizados en instancias de documentos junto con un lenguaje empleado en la definición de elementos nuevos y taxonomías de elementos a los que se hace referencia en instancias de documentos.

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Terminología XBRL Las siguientes definiciones proceden del sitio Web de XBRL (www.xbrl.org):

• Un documento de Instancia XBRL es un informe empresarial, como un extracto; preparado para la especificación XBRL. El significado de los valores en el documento de instancia se explica con la taxonomía. Un documento de instancia es inútil si desconoce la taxonomía para la que se ha preparado.

• El Esquema XBRL tiene los componentes básicos de nivel bajo de XBRL. El esquema tiene los archivos XSD y DTD físicos que expresan cómo se generan los documentos de instancia y las taxonomías.

• La Especificación XBRL explica qué es XBRL, cómo se generan documentos de instancia XBRL y taxonomías XBRL. La Especificación XBRL explica XBRL en términos técnicos y se dirige a destinatarios con conocimientos técnicos.

• Una Taxonomía XBRL es un "vocabulario" o "diccionario" creado por un grupo u organización que es compatible con la Especificación XBRL, para intercambiar información empresarial.

Especificaciones y taxonomías XBRL La organización XBRL publicó la Especificación 2 en diciembre de 2001. Microsoft® Business Solutions−Navision® cumple la Especificación 2, no obstante aún funciona con taxonomías que estaban preparadas según la Especificación 1. La nueva especificación era necesaria debido a los avances de la tecnología desde la anterior especificación: Esquema XML primario y Vínculo XML. La nueva especificación se basa en la experiencia de implantaciones que sugería que eran necesarios metadatos más flexibles y de direccionamiento más sencillo.

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Capítulo 3: XBRL

La base de datos de demostración Cronus contiene dos taxonomías:

• IAS − IAS, XBRL Especificación 2 • USGAAP--USGAAP para empresas comerciales e industriales

(Especificación 1) Es posible importar otras taxonomías, siempre que estén preparadas según la Especificación XBRL 1 o 2. Esto se tratará en la siguiente sección.

NOTA: Para importar la taxonomía y exportar documentos de instancia, debe tener instalado en el equipo Microsoft XML Parser, v. 3.0. Es una descarga gratuita del sitio Web de Microsoft. Los archivos necesarios deberán estar incluidos con los archivos del curso.

Importar la taxonomía En esta sección se explica cómo importar una taxonomía XBRL. En este ejemplo se importa una taxonomía de Especificación 2. Las taxonomías de Especificación 1 siguen los cinco pasos que se presentan a continuación, pero no requiere que vincule bases de enlaces. Importemos la Taxonomía IAS creada por el comité XBRL. Una vez finalizada la importación, puede asignar las líneas al Plan de cuentas. Como se ha indicado, las taxonomías USGAAP e IAS están incluidas en la base de datos de demostración Cronus, pero se importa un duplicado con el nombre TEST para practicar la importación de una nueva taxonomía. El archivo de taxonomía debe incluirse con los archivos del curso.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ANÁLISIS E INFORMES→TAXONOMÍAS XBRL. Se abre la ventana Taxonomías XBRL.

2. Presione F3 para crear una nueva taxonomía. En el campo Nombre escriba TEST y en Descripción escriba IAS Final.

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3. Haga clic en TAXONOMÍA→ESQUEMAS. Se abre la ventana Esquemas XBRL.

4. En el campo Descripción, escriba IAS Final Espec. 2.

5. Haga clic en ESQUEMA→IMPORTAR para importar el esquema. Se abre el cuadro de diálogo Importar Memo.

6. Seleccione el directorio y el nombre de archivo de su disco duro local. Tenga en cuenta que el archivo que seleccione tiene que terminar en .xsd (este archivo debe incluirse con los archivos del curso). Haga clic en Abrir y espere un momento hasta que Microsoft® Business Solutions−Navision® importe la taxonomía.

Este proceso importa la taxonomía IAS. Sin embargo, debe vincular bases de enlaces para utilizar la taxonomía.

Vincular bases de enlaces Las bases de enlaces son los archivos XML que contienen información que permite presentar una taxonomía en un formato legible y útil. Para que la información aparezca correctamente se deben vincular las bases de enlaces a las taxonomías de Especificación 2. Las taxonomías de Especificación 1 no requiere el vínculo de bases de enlaces. Microsoft Navision utiliza cuatro tipos de bases de enlaces:

• Etiqueta: estos vínculos gestionan el texto asociado con los elementos de la taxonomía en varios idiomas.

• Presentación: estos vínculos colocan las etiquetas en un orden útil. • Cálculo: estos vínculos asignan las relaciones de cálculo entre las

etiquetas presentadas. • Referencia: estos vínculos muestran la información proporcionada

por el proveedor de la taxonomía. Vincule las bases de enlaces a la taxonomía que acaba de importar. Los archivos deben proporcionarse con el material del curso.

1. Haga clic en ESQUEMA→BASE DE ENLACES. Se abre la ventana Base de enlaces XBRL.

2. Seleccione el Tipo = Etiqueta y escriba Base de enlaces de etiqueta en el campo Descripción.

3. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR. Seleccione el directorio y el nombre de archivo (en este caso debe tener la palabra "etiquetas") de su disco duro local. El nombre de archivo terminará en .xml.

NOTA: En este ejemplo, el archivo contendrá la palabra "etiqueta" (o "presentación" o "cálculo" o "referencia"). Esto no sucede siempre con taxonomías proporcionadas por otros medios. Debe leer la documentación que acompaña la taxonomía que desea utilizar. Los archivos de base de enlaces tienen normalmente en la extensión .xml.

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Capítulo 3: XBRL

4. Aparece un mensaje que le pregunta si desea aplicar ahora la base de enlaces. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje. El campo Archivo XSD importado estará activado después de la importación.

5. Haga clic en una línea vacía y seleccione Tipo = Presentación, y escriba Base de enlaces de presentación en el campo Descripción.

6. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR. Seleccione el directorio y el nombre de archivo (en este caso debe tener la palabra "presentación") de su disco duro local. El nombre de archivo terminará en .xml.


8. Haga clic en una línea vacía y seleccione Tipo = Cálculo, y escriba Base de enlaces de distribuciones en el campo Descripción.

9. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR. Seleccione de nuevo el directorio y el nombre de archivo (como antes, deberá tener la palabra "cálculo" y terminar en .xml) de su disco duro local.


11. Haga clic en una línea vacía y seleccione Tipo = Referencia, y escriba Base de enlaces de información en el campo Descripción.

12. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR. Una vez más, seleccione el directorio y el nombre de archivo (en este caso debe tener la palabra "referencias") de su disco duro local.

Cuando haya importado todas las bases de enlaces, la ventana Base de enlaces XBRL debe tener el siguiente aspecto.

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NOTA: Si selecciona No cuando se le pregunta si desea aplicar la base de enlaces, puede aplicarla a la taxonomía más tarde. Puede hacer esto en cada base de enlaces con el botón Acciones de la ventana Base de enlaces XBRL. También puede seleccionar y aplicar todas las bases de enlaces simultáneamente con el botón Acciones de la ventana Base de enlaces XBRL.

A continuación, compruebe la línea de la taxonomía para ver que se han aplicado las bases de enlaces.

1. Vuelva a la ventana de taxonomías XBRL.

2. Para esta actividad, seleccione la línea de la taxonomía TEST y haga clic en TAXONOMÍA→LÍNEAS. Se abrirá la ventana Lín. taxonomía XBRL.

3. Expanda la línea Trade and Other Receivables Disclosures y, a continuación, la línea Trade and Other Receivables, Current. Puede expandir las líneas haciendo clic en la flecha situada junto a la fila seleccionada o haciendo clic en ACCIONES→EXPANDIR/CONTRAER.

4. Expanda la línea Trade Receivables, Net, Current. Puede observar que la taxonomía se ha importado correctamente. Debe tener un aspecto parecido al de la ilustración siguiente:

Actualizar una taxonomía De vez en cuando una taxonomía cambiará y, por tanto, debe actualizarse. Quizás sólo se cambien unas pocas líneas. Microsoft Navision le permite actualizar sólo las líneas modificadas, para que no tenga que introducir todas las definiciones cada vez. Ahora se tratarán los pasos generales que necesita para completar esta actualización.

1. Seleccione el registro correspondiente de la ventana Esquema XBRL.

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Capítulo 3: XBRL

2. Haga clic en ESQUEMA→IMPORTAR y seleccione el nombre del archivo del esquema de la taxonomía actualizada.

La taxonomía se actualiza.

Actualizar una base de enlaces Si se cambia una base de enlaces:

1. Seleccione el registro correspondiente de la ventana Base de enlaces XBRL.

2. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR y seleccione el nombre del archivo de base de enlaces.

La base de enlaces se actualiza.

Agregar una nueva base de enlaces de etiquetas Si se recibe una nueva base de enlaces de etiquetas (por ejemplo, en otro idioma):

1. Introduzca un nuevo registro en la tabla Base de enlaces XBRL.

2. Haga clic en BASE DE ENL.→IMPORTAR y seleccione o introduzca el nombre del archivo de base de enlaces.

La taxonomía se actualiza con las nuevas etiquetas.

Si el archivo no contiene un documento XML válido, se muestra un mensaje de error y no se cambia nada.

Introducir las definiciones de línea XBRL En esta sección se asignan las líneas de taxonomía a la información correspondiente. Después de importar o actualizar un esquema, las líneas deben dotarse con la información que corresponde a los tipos de línea, por ejemplo, comentarios/descripciones, cuentas contables, constantes, etc. Las líneas que no son importantes pueden marcarse con el tipo "omitir", y no se exportarán. La asignación al plan de cuentas es la misma para las taxonomías de Especificación 1 y Especificación 2. La diferencia es que las taxonomías de Especificación 1 no requieren que importe bases de enlaces para poder ver la ventana que se parece al plan de cuentas que se trataban en la última sección.

Asignar la taxonomía al plan de cuentas En esta sección se asignan las líneas de taxonomía a las cuentas de efectivo del plan de cuentas de Cronus.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→TAXONOMÍAS XBRL.

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2. Seleccione la taxonomía TEST con la que ha trabajado y seleccione TAXONOMÍA→LÍNEAS. Se abre la ventana Lín. taxonomía XBRL.

Se trata de una lista de información necesaria para los informes financieros con una estructura similar a un Plan de cuentas.

NOTA: Hay un campo en la parte superior derecha del formulario que le permite elegir un idioma. Es para las taxonomías que tienen diversas versiones de idioma. Los otros idiomas sólo se activan si ha importado bases de enlaces de etiquetas en otros idiomas para una determinada taxonomía.

3. Expanda la línea Trade and Other Receivables Disclosures y, a continuación, la línea Trade and Other Receivables, Current.

4. Expanda la línea Trade Receivables, Net, Current.

Aquí puede ver las etiquetas, tipos de procedencia de movimientos e información que se ha importado en las bases de enlaces. Puede cambiar el tipo de procedencia de movimientos si no afecta a su forma particular de mantener los registros. En este caso, ya que la taxonomía la proporciona un proveedor de taxonomías, simplemente se comprobará el tipo de procedencia de movimiento y se continuará con la asignación a la contabilidad.

5. Seleccione la línea Trade Receivables, Gross, Current colocando el cursor en la línea.

6. Haga clic en XBRL→LÍN. CONTABILIDAD ASIGNADAS. Se abre la ventana Lín. asig. contabilidad XBRL.

7. En el campo Filtro cuenta escriba 4300001..4300002 para incluir las cuentas de clientes nacionales y extranjeros. También puede utilizar el botón Buscar para localizar las cuentas.

8. En el campo Tipo periodo tiempo, seleccione Saldo final.

Este campo se utiliza para determinar si los importes exportados a un documento de instancia son Saldo periodo, Saldo inicial o Saldo final. En este ejemplo, debe introducir un producto de saldo, por lo que debe elegir Saldo final.

9. En Tipo importe seleccione Saldo.

En este campo puede elegir los movimientos de contabilidad que se incluyen en el total calculado para la exportación al documento de instancia. Puede elegir todos los movimientos (Saldo) o únicamente los movimientos del Debe o Haber. En este ejemplo se usan todos los movimientos, por lo que debe seleccionar Saldo.

10. En el campo Saldo normal, seleccione Debe.

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Capítulo 3: XBRL

En este campo puede elegir entre Debe (positivo) y Haber (negativo). Esto determina el tratamiento del saldo durante el cálculo y permitirá la obtención de saldos coherentes con el tipo Saldo normal que se exportará como valores positivos. Por ejemplo, si desea que el documento de instancia contenga números positivos, será necesario seleccionar Haber (negativo) en este campo para todas las cuentas con un saldo Haber normal. En este ejemplo, se asigna la cuenta de efectivo, por lo que debe seleccionar la opción Debe (positivo).

Ya ha asignado la suma de los saldos finales de todas las cuentas de clientes nacionales y extranjeros de la contabilidad a la Línea XBRL denominada Trade Receivables, Gross, and Current.

11. Cierre la ventana.

En la ventana Líns. taxonomía XBRL, podrá comprobar que ahora está activado el campo Lín. contabilidad asignadas, lo que indica que se ha asignado la taxonomía a la contabilidad.

Otras definiciones de línea En la ventana Lín. taxonomía XBRL puede introducir otras definiciones de línea. Son los siguientes: Campo Descripción

Esta información se proporciona en la base de enlaces de cálculos, pero puede cambiarla si es necesario. Los tipos de procedencia de movimientos son: No aplica Seleccione esta opción si no desea exportar esta

línea al documento XML. Distri-buido

Esta opción indica que esta línea es una distribución de otras líneas. Introduzca las líneas XBRL que se distribuirán a esta línea haciendo clic en LÍNEA XBRL→DISTRIBUCIONES. Tenga en cuenta que la información en la que se distribuyen las líneas la proporciona la base de enlaces de cálculo, por lo que sólo tiene que cambiarla si la situación lo autoriza.

Constante Si selecciona este tipo de procedencia de movimientos, introduzca una cantidad fija en el campo Importe constante. Por ejemplo, se podría utilizar para expresar un número de acciones.

Tipo procedencia mov.

Contabi-lidad

Esta opción indica que la información de la línea procede de contabilidad. Cuando haya asignado las cuentas apropiadas en el plan de cuentas, aparecerá activado el campo Lín. contabilidad asignadas.

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Campo Descripción

Notas Seleccione este tipo de procedencia de movimientos si desea escribir algo que se exportará junto con su documento de instancia. El campo Notas estará activado si existe una nota.

Descripción Utilice esta opción para exportar una breve descripción de la línea. Introduzca la descripción en el campo Descripción.

Tuple Esta línea representa un número de líneas relacionadas. Las líneas relacionadas se enumeran bajo esta línea y están sangradas.

Importe constante

Aquí puede introducir información que sea una cantidad fija, como el número de empleados. Puede seleccionar el Tipo procedencia mov. correspondiente de Constante.

Información Si este campo esta activado significa que hay un mensaje que viene con la taxonomía. Podría ser cualquier información que elija el proveedor de la taxonomía. Puede ver la información de este campo situándose en la línea y haciendo clic en LÍNEA XBRL→INFORMACIÓN.

Referencia Si este campo está activado, la tabla de comentarios contiene una referencia a información oficial sobre esta línea que se puede leer. La referencia se importó de la base de enlaces de referencia al importar la taxonomía.

Notas Aquí puede introducir información que desea exportar junto con la información financiera. Para ello, seleccione la línea correspondiente y haga clic en LÍNEA XBRL→NOTAS.

Lín. contabilidad asignadas

Este campo está activado si ha asignado el plan de cuentas.

Distribuido Si este campo está activado, hay registros sobre esta línea en la tabla de línea de distribución. Estos datos se importaron al importar la taxonomía. El contenido de este campo no se puede modificar ni eliminar.

Descripción Aquí puede introducir una descripción de esta línea. También debe elegir la Descripción del Tipo procedencia mov. si desea exportar el texto con la información financiera. Es para las descripciones que son muy cortas, ya que se utilizarían las notas para más información.

Nombre La tabla de líneas XBRL contiene todas las definiciones que hay en una taxonomía concreta. En esta tabla, se decide qué información se debe exportar en formato XML y cómo se debe exportar. El archivo de exportación que se crea se denomina Documento de instancia.

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Capítulo 3: XBRL

Copiar conf. XBRL Una taxonomía se puede copiar en otra. Es muy recomendable copiar sólo en una especificación, por ejemplo, de una taxonomía de Especificación 2 a otra y no a través de especificaciones. Por ejemplo, el banco puede basar su taxonomía en la taxonomía IAS Especificación 2, que ya ha asignado a contabilidad, por lo que desea copiar la configuración para ahorrar tiempo. Para copiar la configuración de la ventana Lín. taxonomía XBRL, haga clic en ACCIONES→COPIAR CONF. XBRL. Desde aquí seleccione las taxonomías a las que desea copiar la configuración.

Exportar las líneas XBRL El propósito general de la definición de líneas XBRL es crear y exportar un documento de instancia XBRL. Este documento proporciona la información necesaria para crear los informes financieros en un formato de archivo XML. Puede obtener una vista preliminar de la información en un informe antes de exportarla al solicitante. Ahora se realizará una vista preliminar y se exportará un informe basado en la asignación de las cuentas de efectivo a la taxonomía. El informe mostrará la información de los ejercicios 2001 y 2002.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→INFORME XBRL→DOC. INST. XBRL (especif. 2). Se abre la ventana Doc. inst. XBRL (especif. 2).

En este punto, tiene la posibilidad de introducir filtros por Empresa, Departamento y Programa (Dimensiones globales 1 y 2) en la pestaña Línea taxonomía XBRL.

2. En la pestaña Opciones, en el campo Nombre taxonomía XBRL, introduzca TEST.

3. En Etiqueta idioma, elija "en" en la lista.

4. Active el campo Crear archivo para poder ver el informe.

5. Introduzca un nombre de archivo en Nombre archivo XBRL.

6. En el campo Fecha inicial introduzca 01/01/01.

7. En el campo Nº de periodos introduzca 2.

8. En el campo Longitud periodo introduzca 1A.

9. En el campo Movs. regularización elija Incluir.

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10. Active la casilla de verificación Documento completo. Esto significa que el documento de instancia contiene toda la información necesaria para realizar más análisis.

11. El campo Cód. divisa ISO ya tiene el valor EUR, no lo cambie. El código de divisa debe corresponderse con la divisa local de la empresa cuyos datos va a exportar, no la divisa adicional si la hubiera.

12. No active la casilla de verificación Mostrar líneas cero. Hágalo si desea incluir todas las líneas en el documento de instancia, incluso las líneas que tienen el valor cero.

13. Haga clic en Vista preliminar para ver una prueba del informe.

El informe se puede enviar a quien lo ha solicitado. Tendría que enviar el documento XML que ha guardado en el disco duro. Utilice el informe generado por Microsoft Navision para los objetivos que más le interesen.

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Capítulo 3: XBRL

Demuestre sus habilidades: informe de bolsa con XBRL Escenario: La Bolsa ha solicitado a Cronus que proporcione información sobre sus activos y pasivos de 2001 utilizando la taxonomía XBRL IAS Especificación 2.


• Buscar la taxonomía IAS − XBRL Especificación 2. • Asignarla a las siguientes cuentas de activos y pasivos

de contabilidad: Etiqueta de taxonomía Cuentas

de Cronus Saldo normal

Activos Terrenos, maquinaria y equipamiento

2200001..2290001 Debe (positivo)

Inventario 3000001..3100002 Debe (positivo) Clientes y otros cobros 4300001..4400001

Debe (positivo)

Caja 5700001..5720002 Debe (positivo) Pasivos Capital social y reservas 1000001..1170001 Crédito (negativo) Deudas a largo plazo 1700001 Crédito (negativo) Proveedores y otros pagos 4000001..4000003 Crédito (negativo)

• Crear un informe sobre los activos y pasivos de Cronus en 2001, para

enviarlo a la bolsa.

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2.

3.

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Capítulo 4: Análisis financieros con dimensiones

CAPÍTULO 4: ANÁLISIS FINANCIEROS CON DIMENSIONES


• Introducción de dimensiones en diarios y documentos • Presentación de información registrada de dimensiones • Análisis de información financiera con dimensiones • Exportar vistas de análisis a Microsoft® Excel®

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Introducción de dimensiones en diarios y documentos En material de formación anterior, se mostró cómo se podía introducir información de dimensiones en documentos y diarios con dimensiones de acceso directo o dimensiones predeterminadas. A continuación se revisa dichos procedimientos.

Dimensiones de acceso directo Las dimensiones de acceso directo son dimensiones que se muestran como campos en las líneas de diario y de documento para facilitar al máximo la introducción de información. También puede introducir información de dimensiones para dimensiones no seleccionadas como dimensiones de acceso directo mediante el elemento de menú Dimensiones de los botones de diarios y documentos: Elemento de menú Dimensiones en

Botón de línea Botón de documento (por ejemplo, oferta, pedido)

Diario Para introducir dimensiones para la línea de diario seleccionada

Documento Para introducir dimensiones para la línea de documento seleccionada

Para introducir dimensiones para todo el documento

Dimensiones predeterminadas La asignación de dimensiones predeterminadas a cuentas, clientes, proveedores, productos y otros objetos del sistema minimiza la entrada de datos relacionada con el registro de información de dimensiones.

Almacenar información de dimensiones en diarios y documentos no registrados Toda la información de dimensiones introducida en diarios y documentos se almacena en las dos tablas siguientes hasta que se registra el diario o el documento:

• Tabla Dimensión línea diario • Tabla Dimensión documento

Después de realizar el registro, la información de dimensiones se transfiere a la tabla de información registrada de dimensiones apropiada.

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Presentación de información registrada de dimensiones Información registrada de dimensiones Puede ver todas las dimensiones vinculadas a movimientos registrados en cuentas contables, cuentas de clientes, etc. Esto significa que puede encontrar rápidamente la información de dimensiones relacionada con un movimiento específico, lo que mejora el seguimiento y el resultado de las consultas. Cuando se registra un diario o un documento que contiene información de dimensiones, ésta se almacena de dos formas.

Se registra directamente en los movimientos La información de dimensión global se almacena en los campos Dimensión global 1 y Dimensión global 2 en los movimientos. Esto incluye movimientos de contabilidad, movimientos de clientes y de proveedores, etc. La titulación dinámica actualizará el título del campo para mostrar el nombre de dimensión. El registro de estas dimensiones en los movimientos le permite filtrar utilizando dimensiones globales en todos los informes y formularios basados en movimientos.

La información de dimensiones se registra en una tabla independiente Las dimensiones globales registradas y otras dimensiones registradas también se registran en una tabla independiente dependiendo de si se relaciona con un movimiento o documento registrado.

• Tabla Dimensión documento reg.: información de dimensiones en documentos registrados. Los campos Tabla Nº, Nº. documento y Nº línea del documento registrado se registran con la información de dimensiones para permitirle ver las dimensiones del documento registrado.

• Tabla Dimensión movimiento: información de dimensiones en movimientos registrados. Los campos Tabla Nº y Nº mov. del documento se registran con la información de dimensiones para permitirle ver las dimensiones de los movimientos o plan de cuentas.

El almacenamiento de las dimensiones registradas en una tabla independiente le permite tener un número ilimitado de dimensiones. Si sólo se registraran dimensiones directamente en los movimientos, por cada nueva dimensión creada, sería necesario agregar un nuevo campo en cada tabla que contuviera los movimientos. Esto no puede hacerse sin una licencia con permisos de desarrollador de soluciones.

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Ver dimensiones de movimientos registrados Supongamos que desea ver la información de dimensiones relacionada con los movimientos registrados de la cuenta 7000002 en contabilidad.

1. En el menú Gestión financiera, en Contabilidad, haga clic en Plan de cuentas.

2. En la ventana Plan de cuentas, seleccione la cuenta 7000002 Ventas mercad. UE y haga clic en CUENTA→MOVIMIENTOS.

3. Para ver las dimensiones del primer movimiento contable de fecha 01/01/00, seleccione el movimiento contable y haga clic en MOVIMIENTO→DIMENSIONES.

En la ventana Dimensiones movimiento puede ver las dimensiones y los valores de dimensiones vinculados a un movimiento específico. El mismo elemento de menú MOVIMIENTO→DIMENSIONES también se aplica a otros tipos de movimientos del sistema, como por ejemplo, los movimientos de clientes y movimientos de proveedores.

4. Cierre la ventana.

5. En la ventana Movs. contabilidad, muestre los campos Cód. dimensión global 1 y Cód. dimensión global 2 si aún no son visibles. En la empresa de demostración, son los campos Código Dpto. y Código programa.

Puede ver que la información de dimensión global del departamento CCIAL también se ha registrado directamente en el movimiento contable.

También es posible obtener una visión general de toda la información de dimensiones relacionada de todos los movimientos de una cuenta contable determinada.

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6. Haga clic en MOVIMIENTO→PANORAMA DIMENSIONES en la ventana Movs. contabilidad.

En la ventana Panorama dimensión movs. puede ver una matriz en la que se han utilizado dimensiones en todos los movimientos contables de una cuenta determinada. Cada dimensión se muestra como una columna, y cada movimiento contable es una fila. El valor de dimensión utilizado en un movimiento determinado puede encontrarse en el campo donde se establece la intersección entre la columna de dimensión y el movimiento contable.

Análisis de información financiera con dimensiones Tal y como se demostró en el capítulo sobre informes financieros, las capacidades de análisis de esquemas de cuentas se basan principalmente en las cuentas contables y su estructura en el plan de cuentas. La vista de análisis permite ver datos de la contabilidad con fines determinados en función de los criterios especificados en la empresa. En las vistas de análisis, los movimientos de contabilidad se agrupan por criterios tales como cuentas contables, periodo y un máximo de cuatro dimensiones. En otras palabras, si un movimiento de contabilidad se registró en una cuenta determinada con una de las cuatro dimensiones seleccionada para una vista de análisis, se incluirá la información del movimiento de contabilidad en la vista de análisis como un movimiento de la vista de análisis. Puede ser muy específico acerca de la información de dimensión que desea incluir en la vista de análisis si utiliza el Filtro vista análisis. La estructura de datos de la vista de análisis aparece representada en el siguiente diagrama:

También puede incluir movimientos de presupuesto en la vista de análisis para poder comparar las cifras reales con las previstas.

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La vista de análisis puede actualizarse continuamente con nuevos movimientos de contabilidad de las siguientes formas:

• Mediante el botón Actualizar de una Ficha vista análisis específica. • Mediante el proceso Actualiz. vistas análisis de

Actividades periódicas. • Activando el campo Actualizar al registrar de la ficha de la vista

de análisis. Observe que, si se realiza la actualización automática de una vista de análisis cada vez que se registra un movimiento de contabilidad, podrían producirse problemas de rendimiento.

Los movimientos de presupuesto incluidos en una vista de análisis sólo se pueden actualizar mediante los dos primeros métodos. La vista de análisis puede presentarse en la ventana Análisis por dimensiones. Observe que puede filtrar los importes, manipular su presentación y comparar los importes reales con los presupuestados.

Creación de vistas de análisis 1. En el menú Gestión financiera, haga clic en

CONFIGURACIÓN→DIMENSIONES→VISTAS ANÁLISIS.

2. Normalmente, se presiona F3 y se introduce un Código y un Nombre para crear una vista nueva. No obstante, en este caso, seleccionaremos y examinaremos la vista de análisis existente INGRESOS.

La Ficha vista análisis contiene los criterios de creación de los Movs. vistas análisis para la ventana Análisis por dimensiones.

3. En el campo Filtro cuenta, especifique que sólo se incluirán los movimientos registrados en las cuentas de filtro al actualizar los Movs. vistas análisis.

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4. Puede seleccionar un periodo para la Compresión por fechas de Movs. vistas análisis. La compresión por fechas le permite especificar el nivel de detalle de la vista de análisis, por ejemplo, día, mes, trimestre, etc. Si deja en blanco el campo, no se realizará la compresión por fechas.

5. Todos los movimientos registrados en la Fecha inicial o en fecha posterior que introduzca aquí se comprimirán al nivel seleccionado en el campo Compresión por fechas y se incluirán en la vista de análisis. La Fecha registro de los movimientos comprimidos será la primera fecha del periodo relacionado. Por ejemplo, si comprime por Mes con una Fecha inicial de 01/01/02, los movimientos comprimidos de cada mes tendrán una Fecha registro de 01/01/02, 01/02/02, 01/03/02, etc. Todos los movimientos anteriores a la Fecha inicial se comprimirán en un movimiento por cuenta contable y por combinación de dimensiones. La Fecha registro de estos movimientos anteriores será el día anterior a la Fecha inicial.

6. Active el campo Actualizar al registrar si desea que el sistema actualice automáticamente la vista de análisis cada vez que registre un movimiento.

7. Si utiliza presupuestos en las vistas de análisis, active el campo Incluir pptos. Esto puede ser importante si ha creado un presupuesto con las mismas dimensiones que una vista de análisis. Si actualiza los movimientos de la vista de análisis y los movimientos de presupuesto de la vista de análisis al mismo tiempo, podrá evitar que las comparaciones entre las cifras presupuestadas y reales se basen en información obsoleta.

8. También puede bloquear una vista de análisis para que no se pueda actualizar si se activa el campo Bloqueado. Si la vista de análisis está bloqueada, no se podrá utilizar ni la función Actualizar al registrar ni el proceso Actualiz. vistas análisis.

9. En la pestaña Dimensiones, puede especificar las cuatro dimensiones que se podrán utilizar como filtros en la ventana Análisis por dimensiones. Los importes se actualizarán automáticamente cuando introduzca el valor de dimensión con el que se realizará el filtrado.

Las dimensiones de las pestañas Dimensiones también determinan las combinaciones de dimensiones que se deben tener en cuenta al comprimir los movimientos contables en movimientos de vistas de análisis. Los movimientos contables con el mismo periodo de compresión y los mismos valores de combinación de dimensiones para las dimensiones en la pestaña Dimensiones se comprimirán en un movimiento.

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10. También puede filtrar los movimientos de contabilidad de los movimientos de la vista de análisis mediante filtros de valor de dimensión no incluidos en los cuatro filtros que figuran en la pestaña Dimensiones. Haga clic en ANÁLISIS→FILTRO para abrir la ventana Filtro vista análisis.

Introduzca un Cód. dimensión y un Filtro valor dimensión para realizar el filtrado. Los importes de la vista Análisis por dimensione sólo se actualizarán tras el filtrado cuando haga clic en el botón Actualizar de la vista de análisis.

11. Cierre la ventana Filtro vista análisis.

12. Para actualizar la vista de análisis, haga clic en el botón Actualizar. Sin embargo, los movimientos de la vista de análisis ya están actualizados en la empresa de demostración por lo que no se realizará este ejemplo.

13. Cierre la ventana Ficha vista análisis.

14. En Contabilidad, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ ANÁLISIS POR DIMENSIONES.

15. En la ventana Análisis por dimensiones, haga clic en Cód. Vista análisis INGRESOS.

16. Haga clic en el botón de intervalo de tiempo 31 para mostrar la información por meses.

En la pestaña General, defina las dimensiones que se usarán como columnas y líneas. En la pestaña Filtros, especifique los filtros del análisis junto con las fechas, cuentas contables, presupuestos y valores de dimensión de las dimensiones que configure en la Ficha vista análisis. De este modo, se realizará un filtrado más detallado de los Movs. vistas análisis creados al actualizar el análisis.

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NOTA: La información mostrada utilizando el botón de intervalo de tiempo Día (1) sólo se debe utilizar si los movimientos de la vista de análisis tienen una compresión de Ninguno o Día. Por ejemplo, si comprime los movimientos de la vista de análisis por Mes para enero de 2001 y, a continuación, los ve con el intervalo de tiempo Día (1), aparecerá como si todos los movimientos se hubieran producido el 01/01/01. La pestaña Opciones sirve para modificar la presentación de los importes calculados por los Movs. vistas análisis. Consulte la ayuda en pantalla para obtener instrucciones acerca de campos específicos. Si hace clic en el AssistButton de cualquier campo de la ventana Movs. vistas análisis, verá una lista de los movimientos de la vista de análisis que conforman el importe del campo. Si hace clic a continuación en el AssistButton del campo Importe para un movimiento de la vista de análisis determinado, verá los movimientos que conforman el movimiento de la vista de análisis. También puede intercambiar los datos mostrados por columnas por los datos mostrados por líneas en la ventana Análisis por dimensiones si hace clic en ACCIONES→INVERTIR LÍNEAS Y COLUMNAS. NOTA: Si elimina la vista de análisis, el sistema eliminará todos los movimientos de la vista de análisis vinculados.

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Demuestre sus habilidades: creación de vistas de análisis Escenario: Debe crear una vista de análisis nueva con las siguientes características: Código REGIONAL Nombre Análisis regional Compresión por fechas Mes Fecha inicial 01/01/01

Todos los niveles Al crear la nueva vista de análisis, las tareas son las siguientes:

• La vista de análisis debe actualizarse al realizar el registro contable e incluye los importes presupuestados.

• El Cód. dimensión …REA debe utilizarse como dimensión de filtro en la ventana Análisis por dimensiones.

• Actualice la nueva vista de análisis y cambie a la ventana Análisis por dimensiones. Seleccione la vista de análisis REGIONAL para ver los movimientos de la vista de análisis creados por la primera actualización de la nueva vista de análisis.

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Informes basados en dimensiones No se pueden imprimir vistas de análisis directamente desde la ventana Análisis por dimensiones. No obstante, puede imprimir información de dimensiones si combina movimientos de la vista de análisis con plantillas de columnas de esquemas de cuentas en los informes Dimensiones − Total y Dimensiones - Detalles.

Informe Dimensiones − Total Este informe muestra una clasificación del uso de las dimensiones en los movimientos durante un periodo por medio de importes totales. El informe ofrece un resumen de la información de dimensiones vinculada a una vista de análisis determinada por medio de sumas totales que comprenden varios movimientos. Por tanto, sólo se incluyen en el informe los totales de dimensiones o las combinaciones de dimensiones incluidas en la vista de análisis que ha seleccionado. Puede utilizar el informe para analizar el uso de las dimensiones en actividades concretas y para obtener una impresión general del uso de las dimensiones en la empresa.

1. En el menú Contabilidad, haga clic en INFORMES→MOVIMIENTOS→DIMENSIONES − TOTAL.

Introduzca el Cód. vista análisis y el Nombre plantilla columna en los campos correspondientes. También puede introducir un Filtro fecha para el informe y especificar un Nombre ppto. contable si el informe va a mostrar movimientos de presupuesto.

2. En este ejemplo, seleccionaremos la vista de análisis INGRESOS y la combinaremos con la plantilla de columna PREDET. para crear el informe. Utilizaremos el filtro de fecha 01/01/01..31/01/01.

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3. Para seleccionar las dimensiones que desea mostrar en el informe, haga clic en el AssistButton del campo Incluir dimensiones para abrir la ventana Selección dimensión.

En el campo Nivel, asigne la jerarquía de análisis del informe. Puede asignar cuatro niveles como máximo. Si no asigna nivel como mínimo a una dimensión o a la cuenta contable, no se creará ningún informe.

4. Introduzca 1 en el campo Nivel para Cuenta y 2 para la dimensión ÁREA, de modo que se genere un informe que incluya el total de cada valor de dimensión ÁREA de cada cuenta contable. También puede seleccionar el nivel por medio del AssistButton del campo.

Estará limitado a cuentas contables y a las dimensiones que haya especificado en la pestaña Dimensiones de la vista de análisis seleccionada. Se copiará un filtro de cuenta contable predeterminado de la Ficha vista análisis, pero se puede modificar en la ventana Selección dimensión. Puede realizar un filtrado más detallado del informe si introduce valores de dimensión específicos en el campo Filtro valor dimensión de la dimensión.

NOTA: Debe tener mucho cuidado al asignar niveles en el informe. Si define una dimensión con muchos valores de dimensiones en un nivel inferior, el informe puede ser muy largo. De igual forma, si tiene un gran número de cuentas contables y coloca las cuentas contables en un nivel bajo, el informe también puede ser muy largo. En este caso, puede ser mejor colocar las cuentas contables o la dimensión en un nivel superior, por ejemplo Nivel 1.

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5. No modifique los filtros en este ejemplo y haga clic en Aceptar para volver al formulario de solicitud de informe.

También puede especificar que se realice la impresión en una divisa adicional y si desea imprimir las combinaciones de dimensiones que no incluyan totales. En este ejemplo, dejaremos en blanco estas opciones.

6. Si hace clic en Vista preliminar, verá el siguiente que se describe a continuación.

Informe Dimensiones − Detalles Este informe muestra una clasificación detallada del uso de las dimensiones en los movimientos durante un periodo seleccionado. Los movimientos mostrados en el informe son los movimientos de contabilidad utilizados en la creación de movimientos de la vista de análisis para la vista de análisis seleccionada. Por tanto, sólo se incluyen en el informe los movimientos con dimensiones o combinaciones de dimensiones incluidas en la vista de análisis que ha seleccionado. El informe se puede utilizar para investigar las dimensiones que utiliza cada actividad y la combinación de determinadas dimensiones con otras dimensiones de movimientos específicos. Los campos del formulario de solicitud son parecidos a los del informe Dimensiones - Total, pero se diferencian en que la plantilla de columna no se selecciona, sino que se incluye en el informe como formato estándar. Los niveles de las dimensiones y cuentas contables se introducen de forma similar al informe Dimensiones - Total.

1. En el menú Contabilidad, haga clic en INFORMES→MOVIMIENTOS→DIMENSIONES − DETALLES.

2. Utilice la misma vista de análisis INGRESOS, Filtro fecha, niveles y dimensiones que utilizó en el informe Dimensiones - Total.

3. Haga clic en Vista preliminar para ver el informe.

El informe muestra los movimientos separados en movimientos Debe y Haber. NOTA: Si se aumenta el número de niveles asignados al informe, se aumenta también el tiempo necesario para generar el informe. La disminución del nivel de filtrado también afecta a la velocidad de generación del informe.

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Combinación de vistas de análisis con esquemas de cuentas En la ventana Nombres esquemas de cuentas, puede asignar una vista de análisis existente a un esquema de cuentas.

1. En Contabilidad, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ESQUEMAS DE CUENTAS.

2. Haga clic en el AssistButton del campo Nombre.

Esto cambia los movimientos utilizados en la creación de los importes del esquema de cuentas de movimientos de contabilidad a movimientos de la vista de análisis. Esto también le permite filtrar importes en filas con los campos Total dimensión en la ventana Esquema cuentas. Para comprobarlo, seleccione el esquema de cuentas INGRESOS que tiene asignada la vista de análisis INGRESOS. Si se muestra el esquema de cuentas INGRESOS en la ventana Panorama esq. cta. y se hace clic en el AssistButton de cualquier importe, se abre la ventana Plan de cuentas (Vistas análisis) para mostrar los saldos de la cuenta.

Si hace clic en un importe de la línea, se mostrarán los movimientos de la vista de análisis. Si vuelve ahora a la ventana Nombres esquemas de cuentas y elimina la vista de análisis y, a continuación, hace clic en un importe de Panorama esq. cta., verá la ventana Plan de cuentas (C/G).

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Demuestre sus habilidades: combinación de vistas de análisis con esquemas de cuentas

Escenario: Debe revisar el esquema de cuentas INGRESOS. El esquema de cuentas INGRESOS se tiene que combinar con la vista de análisis GRUPOCLIENTE.


• Quite la vista de análisis INGRESOS del esquema de cuentas INGRESOS. Observe el cambio en los filtros y los importes que se muestran en la ventana Panorama esq. cta. Las filas con filtros de dimensión basados en la vista de análisis ya no contienen ningún importe. Observe la diferencia en los movimientos que se muestran al obtener información.

• A continuación, combine el esquema de cuentas INGRESOS con la vista de análisis GRUPOCLIENTE en lugar de la vista de análisis INGRESOS. Una vez más, observe el cambio en los filtros de la ventana Panorama esq. cta. cuando se asigna la vista de análisis GRUPOCLIENTE. Observe la diferencia de los movimientos que se muestran al obtener información en la ventana Panorama esq. cta.

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Exportar vistas de análisis a Excel De igual forma que sucede con los esquemas de cuentas, también puede exportar una vista de análisis a Excel. La exportación de la vista de análisis le permite distribuir la información de dimensiones a terceros que no tienen acceso al sistema. Las funciones gráficas de Excel también se pueden utilizar para mostrar la vista de análisis de forma gráfica. Para exportar una vista de análisis:

1. En la ventana Análisis por dimensiones, seleccione la vista que desea exportar.

Por ejemplo, configure el siguiente análisis con la vista de análisis INGRESOS.

Muestra como líneas Cuenta Muestra como columnas Periodo Muestra Importes reales Muestra importe Importe del campo Intervalo tiempo Mes (31) Tipo importe Saldo periodo

No modifique ningún otro campo.

2. Haga clic en ACCIONES→EXPORTAR A EXCEL.

El sistema exportará la información a un archivo de texto, ábralo en Excel y cree una tabla dinámica basándose en la información del archivo de texto.

El libro Excel El libro en Excel contiene tres hojas.

• Hoja de datos: esta hoja contiene los datos en los que se basa la tabla dinámica. Incluye todos los movimientos de la vista de análisis y movimientos de presupuesto de la vista de análisis que se han utilizado para crear el análisis por dimensiones que ha exportado. También incluye los números de las cuentas contables, los valores de dimensiones y los periodos que no tienen movimientos registrados.

• Hoja de información general: esta hoja contiene información de las ventanas Ficha vista análisis y Análisis por dimensiones en el momento que se realizó la exportación.

• Hoja de tabla dinámica: esta hoja contiene la tabla dinámica que se ha creado con la información de la hoja de datos.

Ahora examinaremos esta hoja con más detalle y veremos cómo los valores de la ventana Análisis por dimensiones afectan a la información exportada.

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Hoja de datos La hoja de datos puede separarse en dos secciones principales. La primera sección contiene información de los movimientos de la vista de análisis y los movimientos de presupuestos de la vista de análisis. La segunda sección contiene todas las cuentas, dimensiones y periodos en los que no hay datos. Si no se incluye la segunda sección la tabla dinámica sólo incluiría las cuentas y los valores de dimensiones con datos. En la primera sección cada línea de la hoja representa un movimiento de la vista de análisis o un movimiento de presupuesto de la vista de análisis. Tenga en cuenta que los valores de la ventana Análisis por dimensiones sólo afectan al número de movimientos exportados. Por cada movimiento exportado, se exportarán todos los datos independientemente de lo que se haya elegido como líneas o columnas. En consecuencia, cada línea tendrá normalmente la siguiente información.

• Nivel n de cuenta: la cuenta contable de la línea. Para mostrar la jerarquía de cuentas de Principio-total y Fin-total en la tabla dinámica, el sistema debe utilizar las funciones de agrupación en Excel. El sistema utiliza el campo Indentar de la cuenta Auxiliar para rellenar la estructura de la cuenta Inicio-total a la que pertenece. Si no hay ninguna jerarquía en el plan de cuentas, los movimientos se mostrarán sólo con Cuenta nivel 0. – Por ejemplo:

• La cuenta 7000002 forma parte de la cuenta de inicio 700. El campo Indentar de 7000002 que contiene 2 movimientos de la vista de análisis para 7000002 tendrá la información de cuenta contable en la hoja de datos:

Cuenta nivel 0 6100 Cuenta nivel 1 6105 Cuenta nivel 2 6120

• Cód. dimensión: los valores de dimensiones también pueden tener

una estructura jerárquica. Para la jerarquía de los valores de dimensiones se aplican los mismos principios que para las cuentas contables. Si no hay ninguna jerarquía en los valores de dimensiones, los movimientos se mostrarán sólo con Cód. dimensión Nivel 0.

• Información de fecha: cada línea de Excel tendrá la información del periodo calculado basándose en la Fecha registro del movimiento de la vista de análisis o del movimiento de presupuesto de la vista de análisis. Los periodos incluyen Día, Semana, Mes, Trimestre, Año o Periodo contable. Si ha comprimido los movimientos de la vista de análisis por un periodo superior a un día, la fecha calculada en el periodo Día será la fecha inicial del periodo comprimido. No es la Fecha registro de la transacción contable subyacente. Es la misma que los movimientos de la vista de análisis de la ventana Análisis por dimensiones.

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• Importes: si la línea de Excel se relaciona con un movimiento de la vista de análisis, la línea tendrá los campos Importe, Importe debe e Importe haber del movimiento. Si la línea de Excel se relaciona con un movimiento de presupuesto de la vista de análisis, la línea tendrá el Importe pptdo. (campo Importe) del movimiento.

La segunda sección de la hoja de datos contiene todas las cuentas contables, valores de dimensiones y periodos sin movimientos. La excepción es el periodo Día. Independientemente de la compresión de la vista de análisis, la hoja de datos sólo incluirá los días con datos. Esto limita el número de líneas creadas en la hoja de Excel. El número de movimientos y la información creada en al archivo de texto depende de los valores de la ventana Análisis por dimensiones.

• Filtro cuenta y Filtro fecha: filtran el número de movimientos exportados en función de Nº cuenta o Fecha registro.

• Filtro presupuesto: filtra el número de movimientos de presupuestos de la vista de análisis exportados basándose en el Nº presupuesto.

• Filtros dimensión: filtra el número de movimientos exportados basándose en las dimensiones incluidas en la vista de análisis.

• Muestra: si elige Desviación, % Desviación o % Índice se mostrará un aviso ya que no se exportarán movimientos. Esto se debe a que estos tipos de importes se calculan en la ventana y no se registran en los movimientos de la vista de análisis. Si elige Importes reales o Importes pptados., el sistema siempre exporta ambos.

• Muestra importe: el sistema siempre exporta Importe, Importe debe e Importe haber de los importes reales e Importe de los importes presupuestados independientemente de lo que seleccione en este campo. Si elige Importe debe o Importe haber en Importes pptados. se mostrará un aviso.

• Movs. regularización: si selecciona Incluir, los movimientos realizados en las fechas de regularización se incluirán en el análisis por dimensiones y, por tanto, se exportarán a Excel.

• Factor redondeo: este campo no tiene ningún efecto sobre la información exportada a Excel. Si desea redondear y dar formato a la información numérica debe hacerlo en Excel.

• Muestra importes en div.-adic.: si ha configurado una divisa adicional, los importes que aparecen como Importe, Importe debe, Importe haber e Importes pptados. en la hoja de datos estarán como importes en divisa adicional. Si no utiliza una divisa adicional no se exportará nada.

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• Muestra nombre columna: si activa este campo y tiene un código de dimensión o Cuenta en el campo Muestra como líneas, la información exportada incluirá el Nombre de la cuenta o el valor de la dimensión. Si ha seleccionado Periodo en el campo Muestra como líneas, sólo se exportará la información de fecha. Si deja este campo en blanco, sólo se exportará el Nº cuenta o el Cód. Valor dimensión.

• Muestra signo opuesto: si ha seleccionado mostrar los importes en signo opuesto, los importes exportados a las líneas tendrá el signo opuesto al campo Importe de los movimientos de la vista de análisis.

• Tipo importe: el número de movimientos exportados también depende de si ha elegido Saldo periodo o Saldo por fechas como tipo de importe. Si elige Saldo periodo, se exportarán todos los movimientos dentro del filtro de fecha. Si elige Saldo por fechas, el sistema ignorará la fecha inicial y exportará todos los movimientos hasta la fecha final indicada en el filtro.

NOTA: Una hoja de Excel puede contener un máximo de 65536 líneas. Si va a exportar una vista de análisis que tiene muchos movimientos en varios periodos, puede superarse el número máximo de líneas. En este caso debe utilizar un filtro de fecha para limitar el número de periodos que desea mostrar en Excel.

Hoja de información general El sistema registra los valores de las ventanas Ficha vista análisis y Análisis por dimensiones en el momento en que se ha exportado la vista de análisis. NOTA: Esta información sólo existe en el momento de la exportación y no se actualiza con cambios en la tabla dinámica o cambios en el sistema.

La hoja muestra el contenido de los siguientes campos de la Ficha vista análisis:

• Cód. vista análisis • Nombre vista análisis • Filtro cuenta • Compresión por fechas • Fecha inicial • Últ. fecha actualiz.

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La hoja muestra el contenido de los siguientes campos de la ventana Análisis por dimensiones:

• Filtro fecha • Filtro cuenta • Filtro presupuesto • Filtros dimensión • Movs. regularización • Muestra signo opuesto

También se incluyen el Tipo importe (Saldo periodo o Saldo por fechas) y el código de divisa de los importes. Tenga en cuenta que si alguno de los filtros está vacío, no se mostrará en la hoja de información general.

Hoja de tabla dinámica El sistema crea campos dinámicos basándose en cada columna de los datos exportados a la hoja de datos y compone la tabla dinámica de los campos dinámicos. Los campos de la ventana Análisis por dimensiones determinan qué campos dinámicos se van a utilizar como filas y columnas en la tabla dinámica.

• Muestra como líneas: el contenido de este campo determina qué campo dinámico se utiliza como filas en la tabla dinámica. En el ejemplo, el campo Muestra como líneas contiene Cuenta, por lo que se ha utilizado el campo dinámico Nivel de cuenta menor para crear las filas en la tabla dinámica.

• Muestra como columnas: el contenido de este campo determina qué campo dinámico se utiliza como columnas en la tabla dinámica. En el ejemplo, el campo Muestra como líneas contiene Periodos. También se ha seleccionado el botón de intervalo de tiempo Mes, por lo que se ha utilizado el campo dinámico Mes para crear las columnas en la tabla dinámica.

Para determinar los campos dinámicos de datos que se muestran en la tabla dinámica, el sistema utiliza los campos Muestra y Muestra Importe. Puede mostrar el Importe real, Importe debe real, Importe haber real o Importe pptado. NOTA: En la tabla dinámica sólo se muestran Importes reales e Importes pptdos. Esto se debe a que los otros tipos de importes no se almacenan en los movimientos de la vista de análisis y no se exportan. No obstante, en la tabla dinámica puede crear campos calculados para representar importes de Desviación, % Desviación e % Índice.

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Ventajas de la tabla dinámica Mediante la creación de una tabla dinámica, se pueden manipular los datos rápidamente en Excel. Puede cambiar las filas, columnas y datos mostrados en la tabla dinámica modificando los campos incluidos en la plantilla. No obstante, si hace esto el formato de los datos no se mantiene. Se recomienda que cambie la plantilla en la ventana Análisis por dimensiones y exporte la información de nuevo. La tabla dinámica también le permite ver más de un tipo de importe. Por ejemplo, en la tabla dinámica puede incluir los importes reales y presupuestados. También puede mostrar más de un campo dinámico por columna o fila. Por ejemplo, puede mostrar todos los niveles de cuenta por fila. De forma alternativa, puede mostrar cada ÁREA por mes en cada columna. No está limitado a los campos dinámicos creados por el sistema. También puede crear campos dinámicos calculados que pueden comparar importes reales y presupuestados. La ventaja final es que puede crear un gráfico vinculado a la tabla dinámica con un asistente en Excel. Esto le permite mostrar el análisis de dimensiones de forma gráfica. Los cambios realizados en el diseño del gráfico se actualizarán automáticamente en la tabla dinámica. Para obtener más información sobre cómo utilizar los datos exportados desde Microsoft® Business Solutions−Navision® a Excel, puede leer la documentación técnica, Analyzing Dimension Data Using Pivot Tables (Analizar datos de dimensión mediante tablas dinámicas).

Limitaciones a los datos mostrados en tablas dinámicas Existen algunas limitaciones con la exportación y presentación de información en la tabla dinámica en Excel.

Sumatorio de cuentas y dimensiones Las cuentas de sumatorio no tienen movimientos registrados y nunca se incluirán en las cuentas exportadas. Si ha implantado un plan de cuentas jerárquico con cuentas Sumatorio en vez de cuentas Inicio-total y Fin-total, sólo puede exportar las cuentas auxiliares. La misma limitación se aplica a los valores de dimensiones Sumatorio.

Cuentas de mayor y dimensiones Si tiene un plan de cuentas jerárquico que utiliza cuentas de Inicio-total y Fin-total, necesita mostrar todos los campos dinámicos de Nivel de cuenta para ver todo el plan de cuentas en la tabla dinámica.

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Sólo se exportan las cuentas de Inicio-total y Fin-total. La información de cuentas de Inicio-total y Fin-total se incluye en la tabla dinámica como un subtotal de las cuentas Auxiliares asignadas a la cuenta de Incio-total. La línea de la tabla con la información de Fin-total tendrá una descripción que incluye el texto "Total" y número de cuenta de Fin-total. Las mismas reglas se aplican a los valores de dimensiones Inico-total y Fin-total.

Ordenar números de cuentas y valores de dimensiones numéricos Si tienen números de cuentas numéricos, éstos siempre se ordenarán como números en Excel. Si tiene un plan de cuentas con códigos de cuentas de diferentes tamaños, el orden puede no ser el correcto si utiliza Microsoft® SQL Server® o ha cambiado los códigos de cuentas en Microsoft Navision Server para ordenar por texto. Para conseguir el orden de texto correcto en este caso, debe exportar el número de cuenta y el nombre. (Active el campo Muestra nombre columna en la ventana Análisis por dimensiones).

Exportar importes de saldo a la fecha Si exportar un análisis con el tipo de importe Saldo por fechas, se ignorará la fecha inicial del campo Filtro fecha. Todos los movimientos de la vista de análisis anteriores a la fecha final del filtro se exportarán a Excel para que pueda mostrarse el saldo por fechas correcto en la tabla dinámica. Si no desea mostrar información de saldo por fechas para todos los periodos en la tabla dinámica, debe ocultar los periodos que no desea ver. Además, si la fecha final del filtro es posterior a la fecha del último movimiento de la vista de análisis, la tabla dinámica no incluirá los periodos sin datos. Esto reduce la cantidad de movimientos exportados a Excel.

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Demuestre sus habilidades: exportación de análisis por dimensiones a Excel

Escenario: Se le ha pedido que cree algunos análisis financieros para utilizarlos en una presentación. Los análisis deben tener la posibilidad de convertirse rápidamente en gráficos e incluir la información de dimensiones que se ha configurado en la empresa. Toda la información de dimensiones debe incluir el nombre de la dimensión para que los miembros del consejo puedan entender los análisis. La presentación tiene que incluir un análisis de la siguiente información:

• Ingresos mensuales por grupo de clientes y área en enero de 2001. • Ingresos anuales por grupo de clientes y área al final de

enero de 2001. • Gastos reales mensuales de todos los departamentos en el

ejercicio 2000. • Gastos mensuales presupuestados de todos los departamentos en el

ejercicio 2000.


• Cree el análisis de la presentación en función de los criterios descritos en el escenario.

• Exporte cada análisis a Excel. Guarde cada análisis como un libro de Excel con un nombre adecuado para que pueda enviárselo al director.

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2.

3.

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Capítulo 5: Business Analytics

CAPÍTULO 5: BUSINESS ANALYTICS Este capítulo contiene las siguientes secciones:

• Visión general • Business Intelligence y Business Analytics • Terminología relativa a Business Analytics • Configurador de datos • Almacén de datos • Configuración del Configurador de

Microsoft® Business Solutions−Navision® • Configuración de bases de datos de BA • Creación de cubos virtuales

Visión general Business Intelligence y Business Analytics Business Intelligence Las personas que trabajan en grandes organizaciones tienen acceso a volúmenes de información que, no hace mucho, eran inimaginables. El éxito o el fracaso puede depender, en gran medida, de que puedan utilizar dicha información para tomar las decisiones acertadas con rapidez. Pero, sin la capacidad de comprender la información, se produce un vacío de conocimiento, ante el cual lo único que se puede hacer es tratar de adivinar la respuesta o actuar siguiendo una corazonada. Business Intelligence (BI) ayuda a los usuarios a descifrar y comprender los datos, de manera que se puedan tomar las decisiones acertadas. En la actualidad, muchas empresas recurren a BI para que no exista ningún vacío de conocimiento, potenciar el crecimiento y conseguir mayores beneficios.

Business Analytics Business Analytics (a partir de ahora denominado BA) es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones y de análisis que ofrece a los usuarios diversas formas (detallada o resumida) de ver los distintos aspectos de la empresa. Permite a los usuarios obtener rápidamente la información que buscan, con el nivel de detalle deseado.

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Business Analytics y Microsoft Navision La herramienta BA de Microsoft Navision recopila datos de muchos dominios de Navision, los organiza de forma jerárquica y está a disposición de los usuarios, mediante un cliente, para que puedan realizar los análisis necesarios. El cliente elegido para la solución básica es Microsoft® Excel®, si bien hay diversos clientes disponibles. Mediante el cliente, los usuarios pueden aumentar o reducir el nivel de detalle para que el análisis de los datos sea más fácil. Por ejemplo, se puede ver las ventas totales de todos los productos y, después, desplazarse a las ventas del nivel de la familia de un producto, o al nivel más detallado de un producto. En la actualidad, la mayor parte de los analistas utiliza Excel para realizar el análisis de datos, por lo que ésta fue la aplicación seleccionada como cliente de la solución básica. Constituye un cliente de 2 dimensiones eficaz para representar datos, con la capacidad no sólo de representar datos, si no también de permitir que los usuarios los manipulen con sus propias fórmulas.

Terminología relativa a Business Analytics Normalmente, una herramienta de negocios consta de tres componentes esenciales: una base de datos, procesamiento analítico en pantalla (OLAP, Online Analytical Processing) y herramientas de BA de escritorio, en este caso el Configurador de datos de Microsoft Navision. Antes de describir el procedimiento de configuración de Microsoft Navision, explicaremos las herramientas mencionadas y la terminología asociada.

Procesamiento de transacciones en pantalla (OLTP, Online Transaction Processing)/Sistema de recursos de empresa (Entermprise Resource System, ERP) El procesamiento de transacciones en pantalla (OLTP) constituye el origen de los datos: la base de datos. Los sistemas OLTP se incluyen con frecuencia entre los sistemas ERP y están diseñados para almacenar transacciones de datos. Las soluciones ERP como Microsoft Navision recopilan las transacciones en estructuras de bases de datos. Estas bases de datos forman el núcleo del data mart que utiliza la herramienta BA. Los datos se obtienen de la base de datos ERM por medio de cubos OLAP.

Procesamiento analítico en pantalla (OLAP) El procesamiento analítico en pantalla (OLAP) constituye la "unidad de procesamiento". Para que las consultas sean más rápidas, las aplicaciones empresariales utilizan una tecnología llamada OLAP. OLAP realiza el procesamiento previo de los datos en una unidad de información llamada cubo, tras lo cual es más rápido y fácil encontrar la información necesaria. En Microsoft Navision, Analysis Services de Microsoft® SQL Server®, una función de SQL Server 2000 lleva a cabo el procesamiento OLAP.

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Configurador de datos El Configurador es una utilidad de configuración que crea los cubos de definiciones y el esquema de las tablas de hechos y de dimensiones. Además, crea las secuencias de comandos de importación de datos necesarias que utilizan los Servicios de transformación de datos de Microsoft para la migración de datos de la base de datos de Microsoft Navision al almacén de datos de la solución de BA. El Configurador se puede subdividir en dos componentes independientes, uno para la definición de una configuración y otro para la creación de la configuración real, basada en una configuración predefinida. El Configurador de datos de Navision es una herramienta de configuración que permite que los usuarios definan y modifiquen los elementos de datos que le interesan para su análisis. Los usuarios pueden usar esta herramienta para definir los atributos de los cubos OLAP, seleccionando los elementos de datos de Microsoft Navision. Las configuraciones se almacenan en formato XML, con ciertos atributos y etiquetas que parten de las relaciones entre tablas, los textos de las opciones y los tipos de datos existentes en Microsoft Navision. Un usuario puede guardar muchas configuraciones, crear otras nuevas, eliminarlas o modificar una configuración. Se puede tener varias configuraciones existentes, aunque en un momento dado sólo puede haber una configuración activa.

Almacén de datos Un almacén de datos es una base de datos diseñada especialmente para hacer consultas en grandes cantidades de datos. En teoría, un almacén de datos puede contener todos los datos de una empresa. Depende de cómo se configuren los cubos para la extracción de datos. En un almacén de datos, hay dos grupos de datos: medidas y dimensiones. El motor OLAP no trabaja directamente con la base de datos de Microsoft Navision. BA migra los datos necesarios de Microsoft Navision a otra base de datos y los organiza de una manera concreta, para admitir consultas de gran tamaño. Normalmente, esta base de datos se conoce como almacén de datos. Contiene una serie de 'data marts' combinados, en que cada uno guarda los datos sobre un tema concreto, junto con la definición de las tablas de dimensiones. Las tablas de dimensiones realizan asignaciones entre los miembros de un grupo y la definición del grupo; por ejemplo, una asignación que especifica qué productos pertenecen a una familia de productos. Además de las tablas de dimensiones, los data mart contienen una tabla de hechos que almacena los datos que se deben agrupar en el nivel de detalle más bajo, por ejemplo, los datos de salarios de los empleados en un sistema de recursos humanos.

Data mart Un data mart es parecido a un almacén de datos, pero representa sólo un subconjunto de los datos de una empresa, del que se extrae el análisis.

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Medidas Las medidas son los tipos de datos lógicos de un data mart. Las medidas son los valores numéricos que más interesan a los usuarios finales. Las reglas de las medidas son las siguientes:

• Una medida representa siempre un valor numérico de la tabla subyacente. Si un campo de una tabla de base de datos no se ha definido como numérico, no se puede utilizar como medida.

• Todas las medidas son valores numéricos, pero no todos los valores numéricos son medidas. Durante el proceso de implementación se decide, mediante la definición, si un número es los suficientemente interesante como para usarse como medida. Si no es así, sólo puede usarse como dimensión.

Dimensiones Las dimensiones son la manera de categorizar los datos del data mart. Son los atributos o propiedades descriptivas de las medidas. Proporcionan información sobre las medidas, por ejemplo dónde, cuándo, qué, quién, etc. Las dimensiones se pueden basar en todos los tipos de datos físicos. Se puede reunir o unificar varias dimensiones relacionadas en una única dimensión que muestre la misma dimensión general en varios niveles con distintos grados de detalle. Dichos niveles se conocen como jerarquías y se usan a menudo al generar estructuras de dimensiones en Servicios de análisis de Microsoft.

Tablas de hechos Siempre contienen medidas y dimensiones. Las tablas de hechos son el núcleo del esquema de estrella y el esquema de copo de nieve descritos más abajo.

Tablas de dimensiones Estas tablas sólo contienen valores de dimensiones. Un valor numérico de lo que se define como una tabla de dimensiones no se puede usar como medida en ese contexto.

NOTA: En este capítulo no se destaca la variedad de medidas y dimensiones existente y las relaciones entre ellas y el resultado final para su análisis. Lo importante es destacar la facilidad de uso y la flexibilidad de la interfaz del Configurador de Navision.

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Esquema de estrella Un esquema de estrella (o estructura de estrella) es una tabla de hechos que puede tener o no tener tablas de dimensiones relacionadas. Un esquema de estrella se reconoce por el hecho de que todas las tablas de dimensiones, si las hay, están vinculadas directamente a la tabla de hechos.

Esquema de copo de nieve Un esquema de copo de nieve (o estructura de copo de nieve) se basa en un esquema de estrella. La única diferencia es que este esquema contiene tablas de dimensiones que no están vinculadas directamente con la tabla de hechos. (2º nivel o superior)

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Configuración del Configurador de Navision Configuración de un nuevo cubo La tarea más frecuente que se realiza con BA en Microsoft Navision es la de configurar un nuevo cubo o modificar uno existente. Por ello, la interfaz de usuario se ha diseñado para que esta tarea sea realmente fácil. La configuración de un nuevo cubo requiere ciertos conocimientos sobre la estructura de base de datos de Microsoft Navision, pero es posible en gran medida utilizar la información integrada existente en la base de datos. Dado que se puede configurar cubos y usarlos en varias empresas, primero se configuran los cubos y, después, se asigna una empresa.

1. En el Panel de exploración, haga clic en ADMINISTRACIÓN→ CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→CONFIG. DE BUSINESS ANALYTICS. Se abre la ventana Inf. general BD BA.

2. Seleccione la línea Cubo y haga clic en ACCIONES→NUEVA.

3. Se muestra un mensaje que pregunta si desea crear un nuevo cubo. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje. Se abre la ventana Ficha de cubo de BD BA.

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4. Haga clic en el AssistButton del campo Nº tabla de hechos. Se muestra la ventana Objetos.

5. Busque y seleccione el ID. 379, Nombre Movs. clientes detallados.

6. Haga clic en Aceptar.

7. La información de Objeto llena los campos de la ventana Ficha de cubo de BD BA.

8. Haga clic en el botón Cubo para ver las opciones de configuración:

– Tablas relacionadas: Opcional. Si, por ejemplo, un usuario desea ampliar el movimiento de cliente detallado con información de la tabla de movimientos de clientes y la tabla de clientes, debe seleccionar el elemento de menú Tablas relacionadas. Así se produce el esquema de copo de nieve descrito anteriormente.

– Dimensiones: Las dimensiones son la manera de categorizar los datos del data mart. Son los atributos o propiedades descriptivas de las medidas. Proporcionan información sobre las medidas, por ejemplo dónde, cuándo, qué, quién, etc.

– Medidas: Las medidas son los tipos de datos lógicos de un data mart. Las medidas son los valores numéricos que más interesan a los usuarios finales.

– Acciones: Opcional. Las acciones se usan para crear medidas a partir de medidas existentes.

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9. Para configurar tablas relacionadas, haga clic en CUBO→ TABLAS RELACIONADAS. Se abre la ventana Relaciones de las tablas del cubo BD BA.

10. Haga clic en el botón Seleccionar campos Se abre la ventana Selección de campos de BA.

La ventana Selección de campos de BA se usa para seleccionar información adicional que se desea incorporar al cubo. Microsoft Navision muestra las tablas relacionadas con la tabla de hechos elegida. A continuación, se selecciona los campos de las tablas relacionadas que se desea agregar al cubo.

11. Haga clic en la columna Selected de las líneas que se indican a continuación:

Tabla Nº Nombre Mov. cliente 2 Nº mov. cliente Mov. cliente 9 Nº cliente

12. Haga clic en Aceptar. Las tablas y los campos se muestran en la ventana Relaciones de las tablas del cubo BD BA. Las tablas relacionadas ya están configuradas para el cubo.

13. Presione ESC para volver a la Ficha de cubo de BD BA.

A continuación, se configuran las medidas del cubo.

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14. Haga clic en CUBO→MEDIDAS. Se abre la ventana Medidas de cubo de BD BA.

15. Haga clic en Seleccionar campos Se abre la ventana Selección de campos de BA.

En la ventana se enumeran todos los campos de importe de todas las tablas del cubo. Este caso son las tablas Movs.clientes detallados, Cliente y Mov. cliente de la tabla relacionada configurada.


Tabla Nº Nombre Mov. cliente 7 Importe Mov. cliente 8 Importe (DL)

17. Haga clic en Aceptar. Se muestran las tablas y los campos seleccionados. Si lo desea, puede modificar el campo Nombre de la ventana Medidas de cubo de BD BA. Las medidas ya están configuradas para el cubo.


A continuación, se configuran las dimensiones del cubo.

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19. Haga clic en CUBO→DIMENSIONES. Se abre la ventana Dimensiones de cubo de BD BA.

20. Haga clic en FUNCIONES→SELECCIONAR CAMPOS. Se abre la ventana Selección de campos de BA.

Se vuelven a mostrar los campos de las tres tablas relacionadas. Si el usuario selecciona que tienen relación con una tabla o son del tipo Option (por ejemplo, el Tipo documento), el sistema comprueba si ya hay una dimensión adecuada y, si no es así, la crea. Si el tipo de campo es Option, el sistema también crea la Lista numerada (Enumeración) correspondiente, que será la base de dicha dimensión.


Tabla Nº Nombre Mov. cliente 3 Nº Cliente Mov. cliente 4 Nº Cliente Mov. cliente 5 Tipo documento Mov. cliente 11 Cód. Divisa Mov. cliente 21 Venta a-Nº cliente

22. Haga clic en Aceptar. Se muestran las tablas y los campos seleccionados.

23. A continuación, se seleccionan las dimensiones de Microsoft Navision que acompañan al cubo Dimensión. Seleccione cualquier línea de la ventana Dimensiones de cubo de BD BA y, a continuación, haga clic en FUNCIONES→SELECCIONAR DIMENSIONES. Aparece la ventana Selección dimensión.

24. Haga clic en el campo Selecc. de ÁREA.

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25. Haga clic en Aceptar. La dimensión ÁREA se ha agregado a la ventana Dimensiones de cubo de BD BA. Las dimensiones ya están configuradas para el cubo.


A continuación, se configuran las funciones del cubo.

27. Haga clic en CUBO→ACCIONES. Se abre la ventana Funciones de cubo de BD BA.

28. En el campo Nº línea medición, haga clic en el AssistButton y seleccione Importe (DL).

29. En el campo Nº línea dimensión temporal, haga clic en el AssistButton y seleccione Fecha registro.

30. La ventana Funciones de cubo de BD BA se llena con las opciones de funciones seleccionadas. Las funciones ya están configuradas para el cubo.


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32. Expanda las líneas del cubo (haciendo clic en las flechas situadas al lado de cada línea o haciendo clic en ACCIONES→EXPANDIR) para ver la configuración terminada:

Actualizar el XML Siempre que se cambien las definiciones de los cubos, es necesario actualizar el XML. Para actualizar el XML:

1. En la ventana Inf. general BD BA, haga clic en el campo Nombre para abrir la ventana Bases de datos de BA.

2. Haga clic en ACCIONES→ACTUALIZAR XML.

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Demuestre sus habilidades: creación de un nuevo cubo

Escenario: Debe crear un nuevo cubo de ventas. Para ello, primero debe crear una base de datos de ventas y, a continuación, seleccionar una tabla de hechos y una tabla relacionada. Cuando haya hecho esto, debe configurar las dimensiones y medidas que se utilizarán para el análisis. No olvide actualizar el XML. Utilice las tablas siguientes: Tipo Tabla Tabla de hechos 379 Tabla relacionada 9 (Nº cliente) Dimensiones-Cliente 35 (Cód. país) Dimensiones-Mov. cliente 3 (Tipo mov.) 4 (Fecha registro) 5 (Tipo documento) 9 (Nº cliente) 10 (Cód. divisa) 12 (Cód. origen) Medidas-Mov. cliente 7 (Importe) 8 (Importe (DL)) 16 (Importe debe) 17 (Importe haber) 18 (Importe debe (DL)) 19 (Importe haber (DL)) 39 (Dto. P.P realizable

pendiente)


• Desde el elemento de menú Config. de Business Analytics, crear un nuevo cubo.

• Con los datos proporcionados, – Crear el número de tabla de hechos. – Seleccionar las tablas relacionadas. – Seleccionar las dimensiones. – Seleccionar las medidas.

• Actualizar el XML

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Configuración de bases de datos de BA Para usar el Configurador de Business Analytics para configurar una base de datos de BA en los servicios de análisis de SQL, debe configurar una base de datos de BA y definir los cubos de datos que desea exportar. Los cubos de datos de la base de datos PREDETERMINADA ya están definidos.

1. En el Panel de exploración, haga clic en ADMINISTRACIÓN→CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→CONFIG. DE BUSINESS ANALYTICS. Se abre la ventana Inf. general BD BA.

2. Haga clic en el campo Nombre para abrir la ventana Bases de datos de BA.

3. En una línea en blanco, introduzca un Código y una Descripción para la base de datos de BA.

4. En el campo Ruta de acceso al configurador, haga clic en el AssistButton y busque el archivo .exe que inicia el configurador. Haga clic en Abrir.

5. Haga clic en BASE DE DATOS DE BA→EMPRESAS. Se abre la ventana Compañías BD BA.

En esta ventana se muestran todas las empresas que hay en la base de datos. De manera predeterminada, se selecciona la empresa actual, pero se puede seleccionar cualquier empresa.

6. Vuelva a la ventana de bases de datos de BA.

7. Si lo desea, puede hacer que el motor del configurador se ejecute automáticamente a la misma hora todos los días. Para llevar a cabo esta configuración, haga clic en BASE DE DATOS DE BA→PROGRAMAS. Se abre la ventana Planificaciones BD BA.

En la primera línea de esta ventana hay una hora predeterminada, pero se puede modificar. También puede introducir líneas adicionales si desea que el motor se ejecute automáticamente más de una vez al día.

NOTA: Además de usar el programador, el Configurador se puede iniciar manualmente en cualquier momento. Para ejecutar el Configurador en un momento en que no esté programado, en la ventana Bases de datos de BA, haga clic en ACCIONES→INICIAR CONFIGURADOR. Por motivos de seguridad, el configurador se debe ejecutar en el mismo servidor que alberga la base de datos OLAP.

Vuelva a la ventana de bases de datos de BA. Repita los pasos 1 al 8 para configurar cuántas bases de datos desee. Con todo, en un momento dado sólo puede haber una base de datos activa.

8. Para indicar la base de datos que se desea utilizar, haga clic en el campo Activo de la base de datos.

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Creación de cubos virtuales Tenga en cuenta que si ha especificado varios cubos en una configuración, por ejemplo un cubo de ventas y otro de presupuestos, puede crear además un cubo virtual que combine ambos para poder compararlos. Si lo desea, puede crear un cubo de datos que contenga tablas no relacionadas. Se puede configurar cubos independientes para las tablas y, después, se puede combinar los cubos formando un cubo virtual. Antes de crear cubos virtuales, debe haber definido los cubos que desea incluir en el cubo virtual. Se debe combinar dos cubos como mínimo, pero se pueden incluir tantos como se desee.

Configuración de un cubo virtual La configuración de un cubo virtual es parecida a la de un cubo normal, salvo que no es necesario configurar las relaciones de tablas, dimensiones, medidas y funciones, que ya estarán configuradas.

1. En el Panel de exploración, haga clic en ADMINISTRACIÓN→ CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→CONFIG. DE BUSINESS ANALYTICS. Se abre la ventana Inf. general BD BA.

2. Seleccione la línea Cubo virtual y haga clic en ACCIONES→NUEVA.

3. Se muestra un mensaje que pregunta si desea crear un nuevo cubo virtual. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje. Se abre la ventana Ficha de cubo virtual de BD BA.

4. Haga clic en el AssistButton del campo Nº de línea del cubo. Se abre la ventana Lista de cubos de BD BA.

5. Seleccione un cubo de la lista y haga clic en Aceptar.

6. Repita los pasos 4-5 para agregar otro cubo al cubo virtual.

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Capítulo 6: Operaciones con múltiples empresas

CAPÍTULO 6: OPERACIONES CON MÚLTIPLES EMPRESAS I


• Configuración de la empresa y las subsidiarias de consolidación • Exportar datos para la consolidación (en caso necesario) • Comprobación de los datos que se van a consolidar • Consolidación de los datos • Procesar las eliminaciones de consolidación • Informes consolidados

Visión general Las consolidaciones consisten en combinar los informes financieros de dos o más empresas independientes (subsidiarias) en un informe financiero consolidado. En Microsoft® Business Solutions−Navision®, cada una de las empresas que participan en una consolidación se denomina "empresa". La empresa combinada se conoce como empresa consolidada y es normalmente una empresa que se configura sólo con esta finalidad, y no realiza transacciones comerciales normales. Puede consolidar:

• Varios planes de cuentas. • Empresas con ejercicios distintos. • El importe total o un porcentaje específico de la información

financiera de una empresa determinada. • Empresas con divisas distintas. • Utilizando métodos distintos de conversión de cuentas individuales.

Puede consolidar empresas pertenecientes a:

• La misma base de datos que la empresa consolidada. • Otras bases de datos de Microsoft Navision. • Otros sistemas contables y de gestión empresarial (siempre que se

pueda exportar la información del otro sistema a un archivo con el formato adecuado).

• En un archivo "sin formato" (.txt de versiones anteriores a la 4.0) con campos de longitud fija o desde formato XML.

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La empresa consolidada se configura en una base de datos de la misma forma que otras empresas. El plan de cuentas es independiente de los planes de cuentas de las otras empresas y los planes de cuentas de cada empresa pueden ser distintos. Las características de consolidación del sistema le permite configurar una lista de empresas para consolidar, comprobar los datos contables antes de llevar a cabo la consolidación, importar archivos y bases de datos y generar informes de consolidación. Para los ejercicios de este capítulo hay disponible una copia de seguridad de la base de datos de demostración de la consolidación. Se llama CONSOL_Demo Backup.Fbk. La fecha de trabajo se debe fijar en el 25/01/01 para realizar los ejercicios. En la empresa de demostración, cambie el nombre de la empresa subsidiaria a Cronus Subsidiary Ltd., y cambie el nombre de la empresa de consolidación a Empresa de consolidación Cronus. De esta manera, los usuarios podrán realizar los ejercicios con el archivo de licencia de demostración de Cronus.

Pasos para llevar a cabo consolidaciones En esta sección se describen los pasos necesarios para llevar a cabo una consolidación. El proceso de consolidación se compone de seis pasos básicos:

1. Configuración de la empresa y las subsidiarias de consolidación

2. Exportar datos para la consolidación (en caso necesario)

3. Comprobación de los datos que se van a consolidar

4. Consolidación de los datos

5. Proceso de las eliminaciones de consolidación

6. Informes consolidados

En los apéndices del final de este manual encontrará más información sobre las consolidaciones entre empresas.

Configurar la consolidación Configuración de la empresa y las subsidiarias de consolidación Para poder llevar a cabo una consolidación, deberá haber configurado la empresa consolidada. La empresa debe configurarse en el sistema del mismo modo que cualquier otra empresa, con su propio plan de cuentas y dimensiones si se desea. Si se va a usar una nueva empresa para consolidar empresas subsidiarias, recuerde que se puede usar la lista de comprobación de configuración de contabilidad para copiar el plan de cuentas y otra información en la nueva empresa.

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Configurar información de consolidación de las cuentas contables En el plan de cuentas de la empresa que se vaya a consolidar se debe especificar las cuentas de consolidación. Para cada cuenta auxiliar de cada empresa, debe especificar la cuenta de la empresa consolidada a la que se transferirá el saldo al realizar la consolidación. Ésta es una asignación que permitirá que empresas con planes de cuentas distintos se consoliden juntas. Para introducir información de consolidación de las cuentas contables:

1. En la barra de menús, haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR. Seleccione una subsidiaria en la lista de empresas.

2. Haga clic en CONTABILIDAD→PLAN DE CUENTAS.

3. Haga clic en CUENTA→FICHA y, a continuación, seleccione la pestaña Consolidación.

4. En cada cuenta que sea del tipo de cuenta Auxiliar, llene los campos Cta. consol. debe y Cta. consol. haber.

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Campo Descripción Cta. consol. debe

Cuenta de la empresa consolidada a la que se van a transferir los saldos Debe de la cuenta.

Cta. consol. haber

Cuenta de la empresa consolidada a la que se van a transferir los saldos Haber de la cuenta.

Método traduc. consoli.

Este campo contiene el método de traducción de consolidación que se usará para la cuenta. El método de traducción identifica el tipo de cambio de divida que se debe aplicar a la cuenta. Existen las opciones siguientes: Tipo medio (manual)

Tipo medio del periodo que se va a consolidar. El tipo medio se calcula como promedio aritmético o como la mejor estimación y se introduce para cada empresa.

Tipo cierre Tipo de cambio en vigor en el mercado de divisas en la fecha para la que se está preparando el saldo o la regularización. El tipo de cambio se introduce para cada empresa.

Tipo histórico Tipo de cambio de la divisa extranjera en vigor en el momento de la transacción.

Tipo compuesto Los importes del periodo actual se traducen con el tipo medio y se agregan a saldo registrado anteriormente en la empresa consolidada. Este método se usa normalmente para cuentas de ingresos retenidos, porque contienen importes de distintos periodos y son, por ello, una combinación de importes convertidos con distintos tipos de cambio.

Tipo neto Es parecido al compuesto. El registro de las diferencias se hará en cuentas distintas.

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Si desea que el saldo se transfiera todos los días, es aconsejable especificar número de cuentas en los campos Cta. consol. debe y Cta. consol. haber, por los motivos siguientes:

– Aunque los importes iguales a 0 no se transfieren, una cuenta cuyo saldo final es 0 puede tener un saldo distinto de cero en determinadas fechas.

– Puede existir un saldo Debe o Haber para algunas fechas, aunque se espera que el saldo final del periodo de consolidación sea un saldo Haber o Debe.

Si no desea diferenciar los saldos Debe de los saldos Haber para una cuenta determinada, puede utilizar el mismo número de cuenta en los campos Cta. consol. debe y Cta. consol. haber.

5. Una vez se han introducido los números de cuenta de todas las cuentas y se ha seleccionado el método de traducción de consolidación, cierre la ventana Plan de cuentas. A continuación, abra la siguiente subsidiaria y repita el procedimiento.

También es necesario configurar cuentas de consolidación de debe y de haber en la empresa consolidada.

NOTA: A menos que la empresa de consolidación sea también subsidiaria de otra empresa, las cuentas de consolidación de debe y de haber de la empresa de consolidación tendrán el mismo número que la cuenta contable.

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Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas de las empresas subsidiarias

Escenario: Cronus International Corporation es propietaria del 100% de Cronus España S.A. acaba de adquirir el 50% de otra empresa, denominada Cronus Subsidiary Ltd. En el primer trimestre de 2001 utilizarán informes financieros consolidados. El director financiero ha empezado a preparar la base de datos de Navision para la configuración de la consolidación, pero ha tenido que salir de viaje y la configuración no está terminada. Finalice la configuración de los planes de cuentas de las empresas de Navision con la siguiente información: En la base de datos de consolidación de demostración de Cronus hay tres empresas:

• Empresa de consolidación Cronus: se utiliza para consolidar las siguientes subsidiarias: – CRONUS Subsidiary Ltd. – CRONUS España S.A.


• Abrir el plan de cuentas de las subsidiarias y comprobar que todas las cuentas auxiliares tienen cuentas de consolidación de debe y de haber.

• Agregar las cuentas de consolidación de debe y de haber a la empresa CRONUS España S.A.

SUGERENCIA: Use la función de filtro en la lista de planes de cuentas para buscar las cuentas que falten.

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Configurar la información de la empresa Para consolidar los datos financieros de varias empresas en una empresa consolidada, debe introducir información acerca de las subsidiarias como "empresas" que se van a incluir y acerca del nivel de inclusión de las cifras.

1. La información de la empresa debe configurarse en la empresa consolidada. Si todavía no está trabajando en la empresa consolidada, selecciónela en el menú Empresa.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→CONSOLIDACIÓN→EMPRESAS. Aparece la ventana Ficha de empresa:

3. A continuación, se describen los campos de la ventana Ficha de empresa:

Campo Descripción Código Introduzca un máximo de 10 caracteres. Cuando la

función consolidación importa información de las empresas, el sistema utiliza el contenido del campo Código para localizar la empresa correspondiente. También utiliza el código para informes y otros documentos de la empresa consolidada. Utilice códigos descriptivos y fáciles de recordar. El código debe ser exclusivo.

Nombre Introduzca el nombre de la empresa. Puede introducir un máximo de 30 caracteres alfanuméricos.

Nombre de la empresa

Seleccione el nombre de la subsidiaria que se debe vincular a esta empresa en el sistema. Haga clic en el AssistButton o presione F6 para ver los nombres de empresa que se encuentran disponibles en la base de datos. Hay que escribir correctamente los nombres de las empresas de otras bases de datos para que el sistema las identifique.

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Campo Descripción Cód. divisa Seleccione el código de divisa que representa la divisa

local (DL) de la empresa. El Cód. divisa la manera en que la característica de consolidación lee el archivo de consolidación. Si se deja en blanco, se asume que los importes del archivo de consolidación son en DL. Si se selecciona un código de divisa de la tabla, se asume que los importes están en dicha divisa. Si es la subsidiaria extranjera la que proporciona el asiento de regularización convertido, el código de divisa se debe dejar en blanco. La característica de consolidación considerará que las cifras que se van a consolidar están en DL y, por ello, no se realizará conversión alguna. El contenido de este campo indica qué tabla de tipos de cambio de divisa utilizará el sistema al importar los datos de consolidación. Las opciones disponibles son las siguientes: Local Se usará la tabla de tipos de

cambio de divisa de la empresa actual (local).

Tabla de divisas

Empresa Se usará la tabla de tipos de cambio de divisa de la empresa.

Consolidar Si está activado, la empresa se incluirá en la consolidación. En la ventana Empresas, puede configurar todas las empresas que componen el grupo y, a continuación, antes de cada consolidación, puede utilizar el campo Consolidar para seleccionar si va a incluir una empresa determinada en la consolidación. Tiene que estar activado para que la empresa se consolide.

% Integración Introduzca el porcentaje que indica la cantidad de cada cuenta de la empresa que se va a incluir en la consolidación. Si deja el campo en blanco, el sistema importará el 100% de cada cuenta de la empresa.

Fecha inicial y Fecha final

La Fecha inicial y la Fecha final determinan el periodo para el que se importan los datos. Introduzca las fechas inicial y final del ejercicio de la empresa si no es el mismo que el de la empresa consolidada.

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Campo Descripción Fuente datos OBDC El contenido de este campo indica si los datos se

recuperarán de la empresa en su divisa local (DL) o en su divisa adicional (DA).

Formato de archivo Este campo indica el formato de archivo en que la empresa enviará los datos. Si en la empresa se usa la versión 3.70 o anterior del sistema, se enviarán en formato .txt. Si se usa la versión 4.00 o posterior, enviarán un archivo .xml.

4. Haga clic en la pestaña Cuentas.

5. A continuación se describen los campos de la pestaña Cuentas.

Campo Descripción Cta. dif. positivas cambio y Cta. dif. negativas cambio

Introduzca el número de la cuenta que debe usar el sistema para registrar las diferencias positivas o negativas por el tipo de cambio. Para ver las cuentas disponibles, haga clic en el AssistButton o presione F6.

Cta. dif. pos. div. compu. y Cta. dif. neg. div. comp.

Cuenta de diferencias positivas y negativas de cambio del componente de ajustes de conversión formado por todas las cuentas marcadas con el método de traducción de consolidación "Compuesto". Para ver las cuentas disponibles, haga clic en el AssistButton o presione F6. Si se deja en blanco, se usarán las cuentas Cta. dif. positivas cambio y Cta. dif. negativas cambio.

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Campo Descripción Cta. bº neto ejerc. dif. p. y Cta. bº neto ejerc. dif. n.

Cuenta de diferencias positivas y negativas de cambio del componente de ajustes de conversión formado por todas las cuentas marcadas con el método de traducción de consolidación "Neto". Para ver las cuentas disponibles, haga clic en el AssistButton o presione F6. Si se deja en blanco, se usarán las cuentas Cta. dif. positivas cambio y Cta. dif. negativas cambio.

Cuenta ajuste residual Si se producen importes residuales tras importar datos durante la consolidación (como consecuencia de nuevos informes de saldo iniciales de la hoja de saldo) el sistema los registra en esta cuenta. Para ver las cuentas disponibles, haga clic en el AssistButton o presione F6.

Cta. dif. pos. div. minorit. y Cta. dif. neg. div. minorit.

Cuenta de diferencias positivas y negativas del componente de ajustes de la conversión, que consta de la parte proporcional de los ajustes de conversión totales que se deben atribuir a las partes minoritarias. Para ver las cuentas disponibles, haga clic en el AssistButton o presione F6. Si se deja en blanco, se usarán las cuentas Cta. dif. positivas cambio y Cta. dif. negativas cambio.

NOTA: Los campos de la cuenta utilizados durante la conversión dependen del método de conversión de consolidación elegido en el plan de cuentas de la cuenta, pestaña Consolidación. Si no se selecciona un método de conversión de consolidación al crear nuevas cuentas, se usa el tipo medio. Consulte el Apéndice A para obtener más información sobre los métodos de traducción de consolidación.

Especificar tipos de cambio para consolidaciones El sistema utiliza tres tipos de cambio para consolidar los informes financieros de las empresas cuando éstos figuran en una divisa extranjera. Son Tipo medio (manual), Tipo al cierre y Último cambio al cierre. Campo Descripción Tipo de cambio medio (manual)

Tipo de cambio medio en el mercado de divisas en el periodo para la que se está preparando el saldo o la regularización.

Tipo de cambio al cierre

Tipo de cambio en vigor en el mercado de divisas en la fecha para la que se está preparando el saldo o la regularización.

Último cambio al cierre

Tipo usado en el último cierre del saldo.

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Para especificar tipos de cambio para consolidaciones:

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→CONSOLIDACIÓN→EMPRESAS.

2. Seleccione la línea con la empresa correspondiente en la ventana de empresas y, a continuación seleccione TIPO CAMBIO→TIPO DE CAMBIO MEDIO (MANUAL), TIPO DE CAMBIO AL CIERRE o ÚLTIMO CAMBIO AL CIERRE. Se abre la ventana de modificación del tipo de cambio, independientemente de la opción que se seleccione.

3. En función del método que utilice para introducir los tipos de cambio en el sistema, para cambiar el tipo de cambio puede modificar el contenido del campo de la ventana y hacer clic en Aceptar.

NOTA: Si no ajusta de forma manual los tipos de cambio tipo medio, tipo al cierre o último cambio al cierre, se utilizará de forma predeterminada el último tipo de cambio de la ventana Tipos cambio divisa para la consolidación. No obstante, si añade tipos de cambio nuevos a la ventana Tipos cambio divisa antes de llevar a cabo la consolidación de forma que se deba utilizar otro tipo de cambio genérico, los tipos de cambio de tipo medio, tipo al cierre o último cambio al cierre no se actualizan automáticamente con el nuevo tipo de cambio genérico. Para actualizarlos al nuevo tipo de cambio genérico, deberá volver a seleccionar la divisa en el campo Cód. divisa de la ventana Empresas.

Configurar información de dimensiones para consolidaciones Además de las cuentas contables, también se puede configurar información de dimensiones.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→DIMENSIONES→DIMENSIONES.

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2. En la ventana dimensiones, haga clic en DIMENSIÓN→VALORES DIMENSIÓN. Aparece la ventana Valores dimensión.

El Cód. consolidación se utiliza para la consolidación. El que se rellene o no el campo depende de si la información de dimensiones se va a transferir a la empresa consolidada una vez realizada la consolidación:

• Si no desea consolidar información de dimensiones, deberá dejar en blanco el campo Cód. consolidación. Además, no deberá seleccionar ninguna dimensión en los campos Copiar dimensiones de ninguna función de consolidación o informe descrito más adelante en esta sección.

• Si desea consolidar información de dimensiones, también puede dejar en blanco el campo Cód. consolidación. No obstante, la consolidación no se realizará correctamente si los valores de dimensiones de la empresa no son exactamente los mismos que los de la empresa consolidada.

• Sólo se deberá rellenar el campo Cód. consolidación cuando el código de valor de dimensión de la empresa se vaya a consolidar con otro código de valor de dimensión en la empresa consolidada. El campo deberá contener el código de valor de dimensión de la empresa consolidada.

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Por ejemplo, una empresa nórdica tiene valores de dimensiones independientes para Dinamarca, Suecia y Noruega. La empresa consolidada necesita únicamente la información acerca de la región nórdica consolidada. Para consolidar el valor de dimensión Noruega de esta empresa con el valor de dimensión Nórdico de la empresa consolidada, introduzca NÓRDICO en el campo Cód. consolidación para el valor de dimensión Noruega. La ventana Valor dimensión se rellenará del siguiente modo: Código Nombre Código de

consolidación DINAMARCA Territorio de ventas,

Dinamarca NÓRDICO

NORUEGA Territorio de ventas, Noruega NÓRDICO SUECIA Territorio de ventas, Suecia NÓRDICO

NOTA: La consolidación de dimensiones posee las mismas opciones que la consolidación de cuentas contables. Al igual que con los planes de cuentas diferentes, los valores de dimensiones de las empresas pueden ser distintos de los de la empresa consolidada. No obstante, los códigos de dimensión de la empresa y de la empresa consolidada DEBEN ser iguales. Puesto que los códigos de dimensión se utilizan en toda la empresa, esto también afecta a todas las empresas. Puede asignar el mismo código de consolidación a varios valores de dimensión si desea que se sumen los movimientos de los valores de dimensión al realizar la consolidación.

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Demuestre sus habilidades: configuración de las empresas en la empresa de consolidación

Escenario: El director financiero, que está de viaje, lo llama y le pregunta sobre el progreso de la configuración de las consolidaciones. En la empresa de consolidación CRONUS, configure las empresas de las siguientes subsidiarias:

a. CRONUS Subsidiary Ltd.

Código: CSUBSIDIAR

Pertenece en un 50% a la empresa de consolidación Cronus

b. CRONUS España S.A.

Código: CINTERNATL


En este ejercicio no se tendrán en cuenta los tipos de cambio y se usarán las divisas locales de las subsidiarias.

Todos los niveles Su tarea es la siguiente:

• Utilizando los criterios descritos, configure las fichas de empresa de las dos subsidiarias de la empresa de consolidación.

• Todos los campos relacionados con los tipos de cambio se pueden dejar en blanco si se usa la divisa local.

• Es necesario seleccionar una cuenta de ajuste residual. En este ejercicio, seleccione para ello la cuenta 3120.

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Exportación de datos para su consolidación Si una empresa se encuentra en otra base de datos, es necesario exportar los datos de consolidación a un archivo para poder consolidarlos. Cada empresa deberá exportarse de forma independiente. Microsoft Navision incluye un proceso para realizar la exportación.

1. En la barra de menús, seleccione ARCHIVO→BASE DE DATOS→ABRIR. Seleccione la base de datos que contiene la empresa que se va a exportar y haga clic en Aceptar.

2. En la compañía seleccionada, en el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→CONSOLIDACIÓN→ EXPORTAR CONSOLIDACIÓN. Aparece la ventana Exportar consolidación.

3. En la pestaña Opciones, rellene los campos para especificar cómo creará el archivo el proceso.

Campo Descripción Formato de archivo

Seleccione el formato de archivo Tipo. Este campo indica el formato de archivo en que la empresa enviará los datos. Si en la empresa se usa la versión 3.70 o anterior del sistema, se enviarán en formato .txt. Si se usa la versión 4.00 o posterior, enviarán un archivo .xml. La única razón para seleccionar el formato antiguo sería si la empresa principal no dispone del sistema Microsoft Navision 4.00 versión o posterior.

Nombre archivo Introduzca el nombre del archivo (en el disquete o el disco duro) al que se exportarán los datos.

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Campo Descripción Fecha inicial Este campo contiene la primera fecha del periodo del que

se exportarán los movimientos. El periodo que se define en este campo no puede durar más de 500 días.

Fecha final Este campo contiene la última fecha del periodo del que se exportarán los movimientos. El periodo que se define en este campo no puede durar más de 500 días.

Copiar dimensiones

Le permite seleccionar las dimensiones que se utilizarán para la clasificación de los movimientos cuando se realiza la exportación a una empresa consolidada. Para ver las dimensiones disponibles, haga clic en el AssistButton del campo.

Cód. divisa ppal. En este campo se seleccione el código de divisa de la empresa principal.

4. Haga clic en Aceptar para iniciar la exportación. Una vez terminada la exportación, cierre la ventana.

Se procesan todos los movimientos de todas las cuentas contables. Se totaliza y exporta el contenido de los campos Importe de los movimientos para cada combinación de dimensiones seleccionadas y fecha. A continuación, se procesa la siguiente combinación de dimensiones seleccionadas y fecha con el mismo número de cuenta, luego las combinaciones del siguiente número de cuenta y así sucesivamente. Los movimientos exportados contienen los siguientes campos: Nº cuenta, Fecha registro e Importe. Si se exportó también la información de dimensiones, también se incluirán los códigos de dimensión y los valores de dimensión.

• Si el total de los campos Importe figura en el Debe, se exporta a cada una de las líneas el número de cuenta que se configuró en el campo Cta. consol. debe de la empresa. Si el total es un haber, se exporta a la línea el número del campo Cta. consol. haber.

• La fecha utilizada para cada línea exportada puede ser la fecha final del periodo o, si se realiza la transferencia a diario, la fecha exacta del cálculo.

• El valor de dimensión exportado para el movimiento será el valor de dimensión de la empresa consolidada que se configuró en el campo Cód. consolidación de ese valor de dimensión. Si no se introdujo ningún valor de dimensión de empresa consolidada en el campo Cód. consolidación para ese valor de dimensión, se exporta simplemente el valor de dimensión a la línea.

• Los archivos XML, además, contienen los tipos de cambio de divisa del periodo de consolidación. Dichos tipos de cambio se sitúan en una sección independiente al principio del archivo.

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Demuestre sus habilidades: creación de un archivo de exportación de consolidación

Escenario: El director financiero le pregunta cómo avanza la configuración de la consolidación. Le pide que ejecute un archivo de exportación y que se lo envíe para que él pueda revisarlo. Como ya se dijo en el ejercicio anterior, la empresa CRONUS Subsidiary Ltd. es pertenece en un 50% a la empresa de consolidación Cronus, y el otro 50% pertenece a una empresa que está en otra base de datos. Debe crear un archivo de exportación para enviarlo a la empresa principal y que puedan realizar la consolidación. Dé al archivo de exportación el nombre Cronus Subsidiary Ltd._013101, haga que el periodo de exportación de 01/01/01 a 31/01/01 y deje el código de divisa principal en blanco.


• Abra la empresa CRONUS Subsidiary Ltd. • Cree un archivo de exportación que se pueda usar para su

importación en otra base de datos de Microsoft Navision 4.0, utilizando los criterios descritos.

NOTA: No debe importar el archivo en la base de datos de demostración de consolidación de Cronus.

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Comprobar los datos que se van a consolidar Antes de llevar a cabo la consolidación de los datos, conviene comprobar si existen diferencias entre la información básica de las empresas y de la empresa consolidada. Existen dos informes para llevar a cabo la comprobación: uno para comprobar una base de datos y otro para comprobar un archivo.

Comprobar los datos de un archivo antes de realizar la consolidación

1. En la barra de menús, haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR. Seleccione la empresa consolidada en la lista.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→CONSOLIDACIÓN→EMPRESAS. Aparece la ventana Ficha de empresa.

3. Haga clic en ACCIONES→ARCHIVO DE PRUEBA. Se abre la ventana Cons. − Test archivo:

4. Seleccione el formato del archivo que se va a importar.

5. Introduzca el nombre del archivo que se va a comprobar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

El informe procesa los datos financieros de la empresa que se exportaron al archivo y muestra las cuentas contables y las dimensiones que se incluyeron en el archivo para la consolidación pero que no figuran en la empresa consolidada. Si se muestra una cuenta en el informe, se debe a que no se ha configurado en la empresa consolidada la cuenta de Debe o la de Haber.

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Cuando se muestra un valor de dimensión o una dimensión, se debe a una de las siguientes razones:

• El código de consolidación que se configuró en la empresa no se corresponde con un valor de dimensión configurado en la empresa consolidada.

• Si no se utilizan códigos de consolidación, el código de valor de dimensión no se configura en la empresa consolidada.

• La dimensión del archivo no se ha configurado como dimensión en la empresa consolidada.

Deberán corregirse todos los errores antes de proceder a la importación del archivo para la consolidación.

Comprobar los datos de la base de datos antes de realizar la consolidación La comprobación de los datos de empresa contenidos en la misma base de datos que la empresa consolidada es similar a la combinación de los pasos de exportación y comprobación del archivo descrito anteriormente. Aunque no se crea ningún archivo, el informe generado es similar. Para comprobar bases de datos antes de realizar la consolidación:

1. En la barra de menús, haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR. Seleccione la empresa consolidada en la lista.


3. Haga clic en ACCIONES→BASE DE DATOS DE PRUEBA. Se abre la ventana Cons. − Test base de datos.

4. En la pestaña Empresa, puede definir un filtro para seleccionar las empresas que desea comprobar. Si no selecciona ningún filtro, se comprobarán todas las empresas de la ventana Empresas cuyo campo Consolidar esté activado.

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Los campos Fecha inicial, Fecha final y Copiar dimensiones se llenan y funcionan de la misma forma que los campos correspondientes del proceso Exportar consolidación descrito anteriormente.

6. Llene la pestaña Opciones y haga clic en Imprimir o en Vista preliminar.

El informe procesa movimientos de contabilidad registrados en los datos financieros de las empresas y muestra las cuentas contables y las dimensiones que se han configurado en las distintas empresas con una referencia a la empresa consolidada pero que no figuran en la empresa consolidada. Las razones por las que se muestran en el informe las cuentas y la información de dimensiones son las mismas que cuando se comprueba un archivo.

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Demuestre sus habilidades: comprobación de los datos antes de la consolidación

Escenario: El director financiero le pregunta cómo avanza la configuración de la consolidación. La central corporativa le pide que envíe algunas cifras de consolidación preliminares. No puede tener acceso a Microsoft Navision donde se encuentra y le pide que le ayude con el proceso de consolidación.


• Abrir la empresa de consolidación CRONUS. • Probar las empresas CSUBSIDIARY y CINTERNATL. El periodo

que se debe probar es del 01/01/01 al 31/01/01. NOTA: Cada empresa se debe probar por separado. Cada una de ellas se debe imprimir o mostrar su vista preliminar.

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Consolidar los datos Una vez corregidos todos los errores de los tests, podrá consolidar los datos.

Consolidación desde la misma base de datos Para llevar a cabo la consolidación de empresas de la misma base de datos:

1. Compruebe que se encuentra en la empresa consolidada.


3. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR BASE DE DATOS. Se abre la ventana Importar consol. desde BD:

4. En la pestaña Empresa, puede definir un filtro en el campo Código para seleccionar las empresas que se van a consolidar. Si no selecciona ningún filtro, se consolidarán todas las empresas de la ventana Empresas cuyo campo Consolidar esté activado.

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Los ampos Fecha inicial, Fecha final, Copiar dimensiones y Cód. divisa ppal. se rellenan y funcionan de la misma forma que los campos correspondientes y tests del proceso Exportar consolidación descrito anteriormente. Lo mejor sería que consolidase exactamente el mismo periodo para el que se ejecutó el test.

6. Rellene los campos correspondientes en la pestaña Opciones.

7. Haga clic en Aceptar para iniciar la importación.

8. Aparecerá un mensaje solicitando que confirme la consolidación. Haga clic en Sí para continuar.

9. Si el periodo de consolidación no se incluye en el último ejercicio de la empresa consolidada, el sistema mostrará un aviso donde se le preguntará si desea continuar con la consolidación. Haga clic en Sí para continuar.

El proceso lleva a cabo el procesamiento de todos los movimientos de la empresa que se deben incluir en la consolidación. Una vez iniciado el proceso, se mostrará en pantalla un mensaje de estado que indica la empresa, el número de cuenta y la fecha que se están procesando. Este proceso actualiza la tabla de movimientos directamente, no se crean procesos de diario para registrarlos en la empresa consolidada. Puede ver los movimientos registrados en CONTABILIDAD→HISTORIAL→REGISTROS. Los importes de los nuevos movimientos de la empresa consolidada se convierten a partir de los importes de la empresa por medio de la información existente acerca de la empresa en los siguientes campos de la ventana Empresas: % Integración, Factor divisa ingresos/gastos y Factor divisa balance. Consulte la sección sobre configuración de la información de la empresa para obtener más información sobre estos campos.

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El total se transfiere a las cuentas de la empresa consolidada que en cada una de las cuentas de la empresa ya están configuradas como Cta. consol. debe y Cta. consol. haber, dependiendo de si el total es un debe o un haber. Si ya existen movimientos para la empresa en la empresa consolidada, se sobrescribirán y se añadirá el siguiente texto: "Modif. por consol. el (fecha de trabajo)". Cuando se importan cuentas de balance que ya se habían importado, puede que resulte necesario ajustar los saldos iniciales. Por medio de los campos Factor divisa balance y Ult. factor divisa balance, el sistema comprueba si existen diferencias en el tipo de cambio entre la última importación y la actual. Si existen diferencias, se ajusta el saldo de apertura de las cuentas de balance de acuerdo con el tipo de cambio correspondiente a las cuentas de balance. Todas las diferencias de tipo de cambio se calculan y registran a continuación en las cuentas de diferencias positivas y negativas de tipo de cambio que se configuraron en la ventana Empresa. Se calcula un posible importe restante para todos los movimientos importados y se registra en la Cta. ajuste residual de la empresa consolidada. Se utilizará para la generación de los informes Balance comprobación consol. y Eliminaciones consolidación. También se registran algunos importes residuales debido a las diferencias de redondeo que se producen como resultado del cálculo del 50% del movimiento de la empresa.

Realizar la consolidación a partir de archivos Para realizar la consolidación a partir de archivos:

1. Compruebe que se encuentra en la compañía consolidada.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ACTIVIDADES PERIÓDICAS→CONSOLIDACIÓN→ EMPRESAS. Aparece la ventana Ficha de empresa.

3. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR ARCHIVO. Se abre la ventana Importar consol. desde BD:

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4. En la pestaña Opciones, introduzca el Formato de archivo, Nombre archivo (incluida la unidad y la ruta de acceso). También deberá introducir el Nº documento que se va a asignar a los movimientos importados.

5. Haga clic en Aceptar para iniciar la importación.

El proceso de consolidación es exactamente igual. Los movimientos consolidados se generan en función de los datos contenidos en el archivo exportado.

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Demuestre sus habilidades: consolidación de las subsidiarias de la base de datos

Escenario: El director general corporativo se ha puesto en contacto con usted para preguntarle por los informes financieros consolidados. No puede esperar a que el director financiero regrese de su viaje. Éste les ha dicho que usted tiene acceso a los datos y puede ayudarlos a terminar la consolidación.


• Abrir la empresa de consolidación CRONUS. • Consolidar las empresas CSUBSIDIARY y CINTERNATL para el

periodo del 01/01/01 al 31/01/01.

NOTA: Cada empresa se debe consolidar por separado. Use un número de documento que represente la empresa y la fecha, y recuerde que debe cambiar el número de documento para cada compañía.

• Después de realizar la consolidación, en la empresa de

consolidación, revise los registros del historial actualizados.

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Procesar las eliminaciones de consolidación Cuando haya consolidado todas las empresas, debe realizar movimientos de eliminación (movimientos para eliminar las transacciones registradas en más de una empresa) o quitar los movimientos que conlleven transacciones entre compañías. Primero deberá calcular las eliminaciones y, a continuación, introducir los importes en un diario general. El cálculo de las eliminaciones es un proceso manual muy laborioso, que se puede acortar por medio de la configuración de cuentas específicas, clientes/proveedores y grupos contables entre sociedades. En el ejemplo, se realizaron las siguientes transacciones entre sociedades durante el periodo:

• Cronus España S.A. vendió productos a Cronus Subsidiary Ltd., que a su vez los vendió a un cliente externo.

Los movimientos de eliminación de consolidación relativos a estas transacciones deben introducirse en la empresa consolidada en una sección de diario cuyo campo Copiar conf. IVA a lín. dia. esté desactivado. En este ejemplo se trata de la sección de diario ELIMCONSOL. Si utiliza una sección de diario con este campo activado y registra un movimiento de eliminación que disminuye el saldo de una cuenta de ingresos y gastos con una configuración de registro de IVA (por ejemplo, una cuenta de ventas), se registrará automáticamente un movimiento de IVA que disminuye el IVA que se debe pagar. Esta operación es incorrecta, puesto que se debe incluir el IVA en la transacción aunque se trate de una transacción entre sociedades. Cuando haya creado la sección de diario, introduzca los diarios de eliminación. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de las líneas de diario necesarias para eliminar las transacciones entre sociedades de Cronus España S.A. y Cronus Affiliate Ltd.

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NOTA: El Cód. empresa de las líneas de diario DEBE estar en BLANCO, de modo que los movimientos de eliminación no se incluyan como movimientos de consolidación importados en los informes Eliminaciones consolidación y Balance comprobación consol.

Antes de registrar las eliminaciones, puede comprobar el efecto de la empresa consolidada sobre el balance de comprobación mediante el informe Eliminaciones consolidación. El informe muestra un balance de comprobación provisional, es decir, muestra las consecuencias de la eliminación de los movimientos por medio de la comparación de los movimientos de la empresa consolidada con las eliminaciones que se introdujeron en el diario general desde el que se registrarán más adelante.


2. Haga clic en INFORMES→ELIMINACIONES. Se abre la ventana Eliminaciones consolidación:

3. En la pestaña Cuenta, puede definir filtros de cuenta y filtros de dimensión global para el informe.


Campo Descripción Fecha inicial Introduzca la primera fecha del periodo del que se

mostrarán los movimientos registrados de la empresa consolidada.

Fecha final Introduzca la última fecha del periodo del que se mostrarán los movimientos registrados de la empresa consolidada.

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Campo Descripción Cód. empresa Seleccione las empresas que desea incluir en el

informe. Si selecciona una empresa en este campo, la información contenida en el informe será distinta en comparación con el informe creado cuando se deja en blanco este campo.

Nombre libro diario Seleccione el libro del diario que se utilizará para las eliminaciones no registradas.

Sección diario Seleccione la sección del diario que contiene las eliminaciones no registradas.

Muestra Seleccione si desea que los importes se muestren como Saldo periodo o como Saldo en la fecha actual.

4. Haga clic en Imprimir o en Vista preliminar para crear el informe.

Se muestra el informe Eliminaciones consolidación:

Cada cuenta se muestra en una línea independiente (siguiendo la estructura del plan de cuentas). La cuenta no se muestra cuando todos los importes de la línea son 0. Se muestra la siguiente información para cada cuenta:

• Nº cuenta • Nombre cuenta • Si seleccionó un código de empresa en el campo Cód. empresa de la

pestaña Opciones, se mostrará un total para la empresa consolidada que incluye las eliminaciones registradas pero excluye los movimientos de consolidación y eliminaciones no registradas de la empresa seleccionada. Si dejó en blanco el campo Cód. empresa, se mostrará un total para la empresa consolidada que excluye las eliminaciones registradas y no registradas.

• Si seleccionó un código de empresa en el campo Cód. empresa de la pestaña Opciones, se mostrará un total para los movimientos importados de la empresa. Si dejó en blanco el campo Cód. empresa, se mostrará un total para las eliminaciones registradas de la empresa consolidada.

• El total de la empresa consolidada con todas las empresas y todas las eliminaciones registradas.

• Las eliminaciones no registradas que se deben llevar a cabo en la empresa consolidada, es decir, los movimientos de la sección del diario general que se seleccionó en la pestaña Opciones. Se muestra el total de las eliminaciones no registradas en la parte inferior de todas las páginas del informe.

• El texto de registro copiado del diario general de eliminaciones no registradas.

• El total estimado de la empresa consolidada tras el registro de las eliminaciones no registradas.

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Si el total consolidado estimado de cada cuenta es razonable, podrá proceder al registro de las eliminaciones no registradas. Por lo tanto, el informe Eliminaciones consolidación puede considerarse como un test de diario.

Imprimir los informes de consolidación Una vez registradas las eliminaciones, podrá imprimir informes de balance de comprobación consolidados para la empresa consolidada. Puede seleccionar el informe Balance comprobación consol. o el informe Balance comprobación cons. (4). Informe Descripción Balance comprobación consol.

Este informe se recomienda para una empresa consolidada con más de cuatro empresas. Contiene la información del saldo del periodo y de saldo de cada cuenta antes y después de las eliminaciones junto con las eliminaciones registradas de cada cuenta. Los totales de cada empresa para una cuenta específica se muestran en líneas independientes.

Balance comprobación cons. (4)

Este informe se recomienda para una empresa consolidada con un máximo de cuatro empresas. La información de cada cuenta se muestra en una línea individual. Los totales de cada empresa para una cuenta específica se muestran en columnas independientes. Debido a los límites del ancho de página, deberá seleccionar información de saldo o de saldo del periodo, pero no ambos. La información que seleccione se muestra para cada cuenta antes y después de las eliminaciones junto con las eliminaciones registradas de cada cuenta.

NOTA: Debido a los límites del ancho de página, es posible que no se muestren números elevados en los informes. Es más probable que se muestren todos los números elevados si hace que se muestren los informes en miles.

Para imprimir un informe de balance de comprobación consolidado:


2. Haga clic en INFORMES→BALANCE COMPROBACIÓN. Se abre la ventana Balance comprobación consol.

3. En la pestaña Cuenta, puede definir filtros de cuenta y filtros de dimensión global para el informe.

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Introduzca las fechas primera y última del periodo del que se mostrarán los movimientos registrados de la empresa consolidada.

Importes en miles Active este campo si desea que los importes del informe se muestren en miles.

5. Presione ESC para volver a la ventana Ficha de empresa y haga clic

en INFORMES→BALANCE COMPROBACIÓN (4). Se abre la ventana Balance comprobación cons. (4).


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Introduzca las fechas primera y última del periodo del que se mostrarán los movimientos registrados de la empresa consolidada.

Muestra En este campo se indica si se desea que los importes se muestren como Saldo periodo o como Saldo en la fecha actual.

Importes en miles Active este campo si desea que los importes del informe se muestren en miles.

7. Llene la pestaña Opciones y haga clic en Imprimir o en Vista

preliminar. Se imprime o se muestra el informe Balance comprobación cons. (4).

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Demuestre sus habilidades: impresión del balance de comprobación de consolidación

Escenario: El director financiero lo ha llamado para preguntar cómo va todo con la ayuda a la oficina central corporativa. Le pide que le envíe por fax una copia del balance de comprobación de consolidación antes en enviarlo a la oficina central.


• Abrir la empresa de consolidación CRONUS. • Ejecute un balance de comprobación de consolidación del periodo

01/01/01 a 31/01/01.

NOTA: La columna de movimientos de eliminación estará en blanco a menos que se registren movimientos en la empresa de consolidación.

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2.

3.

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Capítulo 7: Operaciones con múltiples empresas II

CAPÍTULO 7: OPERACIONES CON MÚLTIPLES EMPRESAS II


• Visión general • Configuración del socio entre empresas vinculadas • Asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor • Configuración del plan de cuentas para documentos IC • Configuración de dimensiones para documentos IC • Creación de un documento IC • Envío de un documento IC • Gestión de un documento IC • Presentación de transacciones de bandeja de entrada y bandeja de

salida IC procesadas • Rechazo de un documento IC en la bandeja de entrada IC • Devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida

IC a la bandeja de entrada IC • Asignación de costes a socios IC

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Visión general Microsoft® Business Solutions−Navision® 4.0 contiene una nueva funcionalidad, Registros entre empresas vinculadas, dentro de la serie de gestión financiera. Los registros entre empresas vinculadas se han diseñado para usuarios de Microsoft Navision que controlan más de una entidad comercial legal y han configurado varias empresas en Microsoft Navision para separar las funciones de la contabilidad de cada una de las entidades. Esta descripción general se puede aplicar a muchas empresas que usan Microsoft Navision, especialmente las que trabajan en mercados internacionales o regiones con prácticas empresariales y legislaciones diversas. La organización cliente puede estar formada por varias empresas, pero podría no tener el mismo número de equipos financieros y administrativos. Los registros entre empresas vinculadas permiten simplificar y facilitar los procesos comerciales y las transacciones entre todas estas entidades. Los registros entre empresas vinculadas suponen un avance significativo respecto a las versiones anteriores de Microsoft Navision, que no contenían esta funcionalidad. Los usuarios de versiones anteriores del producto tenían que volver a introducir manualmente la información de todas las empresas y transacciones. Esto, además de ser muy laborioso, podía dar lugar a un gran número de errores. Una vez que se implementan los registros entre empresas vinculadas, las relaciones con las subsidiarias y la organización asociada interna son tan sencillas como las relaciones con proveedores y clientes externos. La información sobre una transacción entre empresas vinculadas sólo se introduce una vez en los documentos correspondientes. Puede utilizar las funcionalidades de Microsoft Navision que ya conoce, como la gestión de cobros y pagos. La asignación de instalaciones al plan de cuentas y las dimensiones ayuda a garantizar que la información se muestra en los lugares adecuados. En resumen, los registros entre empresas vinculadas ofrecen cuatro ventajas principales:

• Mayor productividad, como consecuencia del tiempo que se gana y de que las transacciones son más sencillas.

• Se minimiza la posibilidad de cometer errores, con la introducción de información una sola vez y actualizaciones automatizadas, en todo el sistema.

• Seguimiento de auditoría completo y visibilidad total de las actividades comerciales y los historiales de las transacciones.

• Transacciones eficaces y rentables con las empresas filiales y subsidiarias.

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Simplificación del flujo de actividades comerciales Los registros entre empresas vinculadas permiten distribuir documentos de ventas y compras, así como movimientos del diario general a todas las sucursales, oficinas de ventas o empresas subsidiarias desde el entorno de empresa de Microsoft Navision. Se produce un ahorro de tiempo y un aumento de la eficacia en toda la organización, como consecuencia de la eliminación de la introducción repetitiva de datos y el envío, recepción, impresión y archivado de los documentos de compras y ventas en papel. Los usuarios tienen un control total sobre todos los documentos de las transacciones. Por ejemplo, puede rechazar un documento que se les envía y, de esta manera, revertir los registros que no eran correctos. O, al hacer una compra a una empresa asociada o subsidiaria, pueden actualizar el pedido de compra siempre que la empresa vendedora no haya enviado la mercancía. Cuando los usuarios introducen una transacción, no tienen que especificar las cuentas de un conjunto de libros concreto, si no simplemente proporcionar la identificación a la empresa asociada. Los registros entre empresas vinculadas crean líneas del diario general que producen, en el momento que se registran, el balance de los libros de las dos empresas involucradas en una transacción. El usuario dispone de un menú desplegable para asignar un código de empresa vinculada a cualquier cliente o proveedor. A partir de ese momento, todos los pedidos y facturas generados relativos a las transacciones con dichas empresas producen los documentos correspondientes en la empresa asociada, y, de nuevo, se consigue el balance de las cuentas. La funcionalidad de los registros entre empresas vinculadas se centra en la producción de documentos de compras y ventas para las transacciones entre empresas vinculadas, y en la producción de líneas del diario general. En esta área, los registros entre empresas vinculadas admiten varias bases de datos o varias aplicaciones de Microsoft Navision, por ejemplo, situadas en distintos países, así como distintas divisas, planes de cuentas, dimensiones y numeraciones de productos. Los registros entre empresas vinculadas utilizan varios movimientos y documentos en las transacciones entre empresas:

• Movimientos del diario general • Pedidos de compras y ventas • Facturas de compras y ventas • Abonos • Devoluciones

Cuando los usuarios configuran los registros entre empresas vinculadas, crean una lista de asociados entre empresas vinculadas, llamados socios IC, y un plan de cuentas entre empresas vinculadas. Si siguen estos pasos, los usuarios pueden realizar transacciones del diario general entre empresas vinculadas. Las dimensiones se configuran, si es necesario, por separado. Tenga en cuenta que el diario general, en sí mismo, no contiene funcionalidad de divisas, si no que convierte todos los importes a la divisa local con el tipo de cambio aplicable.

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Una vez que el usuario configura socios comerciales como clientes y proveedores en el sistema y les asigna códigos de asociado entre empresas vinculadas, se puede intercambiar documentos de compras y ventas entre empresas vinculadas, incluidos productos y gastos de productos. Las funciones de cobros y pagos de Microsoft Navision incluyen la capacidad de controlar distintas divisas. Las transacciones entre empresas vinculadas pueden realizarse la divisa que sea necesario. Al utilizar todas las funciones de los registros entre empresas vinculadas, cada una de las transacciones se puede convertir en un elemento de un proceso contable único y totalmente coherente, con un seguimiento total de las actividades comerciales entre un socio y las empresas subsidiarias. En las secciones siguientes se describe los pasos necesarios para realizar registros entre empresas vinculadas. El proceso de los registros entre empresas vinculadas se puede dividir en siete pasos básicos:

• Configuración de los socios entre empresas vinculadas en el sistema • Asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor • Configuración del plan de cuentas para documentos IC • Configuración de valores de dimensiones asociados • Creación, gestión, envío y rechazo de un documento IC • Registro de un diario general de IC • Asignación de costes a socios IC

Antes de empezar a usar este manual, debe instalar una nueva base de datos de la versión 4.0 con los criterios siguientes:

• Si en la base de datos hay una empresa llamada CRONUS España S.A., cámbiele el nombre antes de restaurarla: ARCHIVO→EMPRESA→ CAMBIAR NOMBRE (por ejemplo, puede agregar ORG al nombre original).

• Considere la posibilidad de expandir la base de datos antes de restaurarla (ARCHIVO→BASE DE DATOS→AMPLIAR).

• Es necesario restaurar el archivo de copia de seguridad correspondiente (HERRAMIENTA→RESTAURAR) en Microsoft Navision.

• También es necesario restaurar IC_BASICADV_Backup.fbk. • Abra Cronus Consultancy Ltd y elimine el Plan de cuentas IC. • Abra Cronus España S.A. y elimine el Plan de cuentas IC y las

Dimensiones IC. • En la ventana Diario general IC, haga que el campo Nº documento

externo esté a la vista (VER→MOSTRAR COLUMNA). • En la ventana Factura venta, haga que el campo Referencia socio IC

esté visible (VER→MOSTRAR COLUMNA) y oculte el campo Cód. almacén.

Además, debe crear una nueva carpeta en la unidad de disco duro llamada "Archivos de exportación XML".

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Configuración del socio entre empresas vinculadas Una subsidiaria debe configurarse como socio IC durante la configuración de los registros entre empresas vinculadas. En menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→CONFIGURACIÓN→REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→SOCIOS. Se abre la ventana Ficha socio IC.

1. Presione F5 para abrir la lista de socios IC. Aparecerá la ventana Lista IC asociada.

2. Seleccione ICP20.

A continuación se describen los campos de la pestaña General de la ventana Ficha socio IC.

Campo Descripción Código Identificador exclusivo que se aplica a todas las líneas

enviadas a las empresas asociadas. Nombre Nombre del socio entre empresas vinculadas. Cód. divisa En este campo se muestra el código de divisa del socio

entre empresas vinculadas. Si introduce el código de socio IC en una línea del diario, el sistema aplicará automáticamente el código de divida a la línea.

Tipo de bandeja de entr.

Este campo indica el tipo de bandeja de entrada que tiene el socio entre empresas vinculadas. Si va a enviar al socio un archivo con transacciones entre empresas vinculadas, en este campo se muestra Ubicación archivo. Si el socio se ha configurado como otra empresa en la misma base de datos, en este campo se muestra Base de datos. Si va a enviar al socio las transacciones por correo electrónico, en este campo se muestra Correo electrónico.

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Campo Descripción

En este campo se muestra los detalles de la bandeja de entrada del socio entre empresas vinculadas. El contenido depende del contenido del campo Tipo de bandeja de entr.: Tipo de bandeja de entr.

Detalle de bandeja de e.

Ubicación archivo

Nombre y ubicación de un archivo que se va a enviar al socio. Ejemplo: //networkdesc/carpeta/subcarpeta/ interco_inbox

Base de datos Nombre de la empresa asociada. Se elige un nombre de la lista de empresas.

Detalle de bandeja de e.

Correo electrónico

Dirección de correo electrónico de la empresa asociada. Ejemplo: [email protected]

Bloqueado Si esta casilla de verificación está activada, indica que el socio entre empresas vinculadas está bloqueado. No se pueden registrar líneas en un socio IC bloqueado.

3. Haga clic en la pestaña Registro.

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Campo Descripción Cta. clientes En este campo se muestra la cuenta de clientes

predeterminada que se usa para el socio IC en el diario general. Al registrar una línea desde la bandeja de entrada IC, si en el campo Nº cuenta hay un código de socio IC, se usa esta cuenta o la cuenta de pagos como cuenta de contrapartida. Al registrar una línea desde la bandeja de entrada IC y el tipo de origen es Documento de ventas, la cuenta de cobros o pagos se recupera del grupo contable del cliente o el proveedor.

Cta. proveedor En este campo se muestra la cuenta de proveedor que se usa para el socio IC. Al registrar una línea desde la bandeja de entrada IC, si en el campo Nº cuenta hay un código de socio IC, se usa esta cuenta o la cuenta de cobros como cuenta de contrapartida. Al registrar una línea desde la bandeja de entrada IC y el tipo de origen es Documento de compras, la cuenta de cobros o pagos se recupera del grupo contable del cliente o el proveedor. El contenido de este campo indica qué tipo de número de producto se introducirá en la referencia de socio IC para los productos de las líneas de ventas que se envíen a este socio. Nº interno El sistema copia el número del

producto del campo Nº de la línea de ventas.

Nº producto común

El sistema copia el contenido del campo Nº producto común de la ficha de producto en el producto de la línea de ventas.

Tipo de nº pdto. venta s.

Ref. cruzada

Si en la tabla de referencias cruzadas de producto hay un movimiento para el socio y el producto de la línea de ventas, el sistema copia el contenido del campo Nº referencia cruzada de dicha tabla.

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Campo Descripción

El contenido de este campo indica qué tipo de número de producto se introducirá en la referencia de socio IC para los productos de las líneas de compras que se envíen a este socio. Nº interno El sistema copia el número del

producto del campo Nº de la línea de compras.

Nº producto común

El sistema copia el contenido del campo Nº producto común de la ficha de producto en el producto de la línea de compras.

Ref. cruzada

Si en la tabla de referencias cruzadas de producto hay un movimiento para el socio y el producto de la línea de compras, el sistema copia el contenido del campo Nº referencia cruzada de dicha tabla.

Tipo de nº pdto. compra

Nº producto prov.

Si en la tabla de productos del proveedor hay un movimiento para el socio y el producto de la línea de compras, el sistema copia el contenido del campo Nº producto prov. de dicha tabla.

4. Cierre la ventana Ficha socio IC.

NOTA: Para poder empezar a usar la función de registros entre empresas vinculadas, se tiene que configurar a sí mismo y a otra empresa como socios IC. La otra empresa puede ser una empresa principal o una subsidiaria. El tipo de bandeja de entrada puede ser una base de datos conjunta, un correo electrónico o una ubicación de archivo. Si su empresa realiza transacciones IC con socios IC que no están en una base de datos conjunta, puede definir una ubicación de archivo en una carpeta concreta de una red (por ejemplo, http:\\..\Transacciones IC) o una dirección de correo electrónico (por ejemplo, [email protected]) a donde se exportará un documento XML estándar. La configuración del socio IC en Gestión financiera de Microsoft le permite tener configuraciones distintas para distintos socios IC, en función de cómo se configuren las empresas y cómo se intercambien los datos.

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Demuestre sus habilidades: socio entre empresas vinculadas

Escenario: Cronus España ha adquirido una subsidiaria. El código del nuevo socio IC es "ICP40" y el nombre es "Cronus Biking Ltd.". Su divisa es dólares de EE.UU. Cronus España enviará las transacciones entre empresas vinculadas mediante archivos en un directorio del disco duro de la subsidiaria. Se ha decidido que las cuentas de cobros y pagos sean la 4300002 y la 4000002, respectivamente. Cronus Biking usará números internos en los documentos de ventas y compras.

Todos los niveles Su tarea consiste en configurar el nuevo socio IC.

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Asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor La configuración del socio IC permite asignar, fácilmente, un socio IC a un cliente o proveedor existentes. Se puede configurar transacciones IC mediante la configuración de clientes y proveedores, igual que se hace con transacciones normales de clientes y proveedores. Para el usuario, hay muy poca diferencia entre controlar documentos de socios IC y las funciones de clientes y proveedores conocidas. Una vez que se ha creado un nuevo socio IC, se debe asignar a un cliente y/o un proveedor. NOTA: Sólo se puede asignar un socio IC a un cliente y/o un proveedor. A continuación se muestra cómo se asigna un cliente o un proveedor como socio IC, agregando un código de socio IC a la ficha del cliente o el proveedor:

1. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→ PROVEEDORES. Se abre la ventana Ficha proveedor.

2. Presione F5 para abrir la lista de proveedores. Aparecerá la ventana Lista de proveedores.

3. Busque el proveedor de Cronus Consultancy Ltd.

4. En la ventana Lista de proveedores, haga clic en Aceptar para abrir la ventana Ficha proveedor.

5. En la pestaña Comunicación, fíjese que el código de socio IC es ICP30.

6. En la pestaña Facturación, fíjese que el Grupo contable negocio es INTERCOMP.

7. Cierre le ventana Ficha proveedor.

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Demuestre sus habilidades: asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor

Escenario: Cronus España ha agregado un nuevo proveedor. Configure el proveedor número IC1040, Cronus Biking Ltd. Asígnele el código de socio IC ICP40. El grupo contable de negocio es Intercomp., el grupo contable de proveedor es Nacional y el método de pago es Intercomp.

Todos los niveles Su tarea consiste en configurar el nuevo proveedor con la información anterior.

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Configuración del plan de cuentas para documentos IC Para poder empezar a usa la característica de registros entre empresas vinculadas, debe definir cómo desea que sea la correspondencia entre el Plan de cuentas de su empresa y el Plan de cuentas del socio IC. Al realizar transacciones entre empresas vinculadas, las dos empresas usan los números de cuenta del plan de cuentas de IC. Después, el plan de cuentas IC se convierte en el plan de cuentas de la empresa respectiva. La configuración del plan de cuentas IC es distinta para las empresas principales y las subsidiarias. Una empresa principal define el plan de cuentas IC para usarlo en las transacciones IC en función de sus propias cuentas y, después, lo exporta a un documento XML para que la subsidiaria lo importe en Gestión financiera de Microsoft. Una vez que la subsidiaria ha importado los números de cuentas IC predefinidos de la empresa principal, los asigna a su plan de cuentas. El plan de cuentas IC también se puede llenar manualmente. La empresa principal sigue definiendo los números de cuenta y los nombres que se deben introducir en el plan de cuentas IC. Al asignar el plan de cuentas IC al plan de cuentas de la empresa, también puede asignar manualmente los números de cuentas IC que no tengan correspondencia en su propio plan de cuentas. Esto sucede cuando el plan de cuentas es distinto del plan de cuentas IC; por ejemplo, una empresa de ventas puede tener un plan de cuentas distinto al de una empresa de servicios. A continuación se muestra cómo configurar el plan de cuentas IC con las funciones de copia y asignación, además de cómo exportar e importar un documento XML con el plan de cuentas IC.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→PLAN DE CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas IC:

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2. Haga clic en ACCIONES→COPIAR DE PLAN DE CUENTAS.

3. Aparece un mensaje que le pregunta si desea copiar los datos del plan de cuentas. Haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece.

La lista del plan de cuentas de la empresa se copia en la lista del plan de cuentas IC.

4. En la ventana Plan de cuentas IC, seleccione todas las líneas y, a continuación, haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A CUENTA CON IGUAL Nº.

5. Aparece un mensaje que le pregunta si desea asignar las líneas seleccionadas. Haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece.

El plan de cuentas IC se asigna al plan de cuentas de la empresa.

6. Haga clic en ACCIONES→EXPORTAR.

7. A continuación, tiene que seleccionar la carpeta del disco duro donde desea guardar el archivo XML exportado.

8. Escriba ICGLA.xml en el campo Nombre de archivo.

9. Haga clic en Guardar para exportar la configuración del plan de cuentas IC como documento XML estándar.

10. Cierre la ventana Plan de cuentas IC:

11. Abra la empresa CRONUS Consultancy Ltd.

12. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→PLAN DE CUENTAS. Se abre la ventana Plan de cuentas IC.

13. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR.

14. A continuación, debe buscar el archivo ICGLA.xml en la unidad de disco duro.

15. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

16. Aparece un mensaje que indica las cuentas que se han agregado. Haga clic en Aceptar para aceptar el mensaje.

17. En la ventana Plan de cuentas IC, seleccione todas las líneas y haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A CUENTA CON IGUAL Nº.


19. Cierre la ventana Plan de cuentas IC.

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Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas para documentos IC

Escenario: Se ha agregado información al plan de cuentas de Cronus España S.A. Se ha agregado la cuenta 5410002 a la hoja de saldo, en Bonos.


• Agregar la cuenta número 5410002 al plan de cuentas de Cronus España y actualizar el plan de cuentas IC con esta misma cuenta, mediante la función de copia.

• Vuelva a asignar el plan de cuentas IC de Cronus España. • Exporte el nuevo plan de cuentas, impórtelo en Cronus Consultancy

y vuelva a realiza las asignaciones. • Haga las modificaciones necesarias en el proveedor "Cronus

Services Ltd.".

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Configuración de dimensiones para documentos IC Para poder empezar a usa la característica de registros entre empresas vinculadas, debe definir cómo desea que sea la correspondencia entre los valores y códigos de dimensiones de su empresa y los del socio IC. Al realizar transacciones entre empresas vinculadas, las dos empresas usan los códigos de dimensiones y los valores de las dimensiones IC. A continuación, los códigos de dimensiones y los valores IC se convierten en los códigos de dimensiones y los valores correspondientes de la empresa. La configuración de las dimensiones IC es distinta para las empresas principales y las subsidiarias. La empresa principal define los códigos de dimensiones IC y los valores en función de sus propios códigos de dimensiones y valores y, después, los exporta a un documento XML para que la subsidiaria los importe en Microsoft Navision. Una vez que la subsidiaria los ha importado, los asigna sus propios códigos de dimensiones y valores. Los códigos de dimensiones IC y los valores también se pueden llenar manualmente. La empresa principal y la subsidiaria tienen que acordar qué códigos de dimensiones y valores introducir en las dimensiones IC y, después, asignarlos a sus propios códigos y valores. Al asignar las dimensiones IC a los códigos de dimensiones y valores de su empresa, también puede asignar manualmente los códigos de dimensiones IC y los valores que no tengan correspondencia con los de la empresa. En esta sección se muestra cómo configurar las dimensiones IC con las funciones de copia y asignación, además de cómo exportar e importar un documento XML con las dimensiones IC.

1. Abra la empresa CRONUS España S.A.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIMENSIONES. Aparece la ventana Dimensiones IC.

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3. Puede tener acceso a la ventana Valores de dimensión IC mediante el botón Dimensión IC.

4. Presione ESC para volver a la ventana Dimensiones IC.

5. En la ventana Dimensiones IC, seleccione las dimensiones y haga clic en ACCIONES→COPIAR DE DIMENSIONES.

6. En la ventana Dimensiones IC, seleccione los códigos de dimensión que van de DPTO a VENDEDOR, manteniendo presionada la tecla CTRL, y presione SUPR para eliminar estos códigos de dimensión de la lista de dimensiones IC.

7. Aparece un mensaje que le pregunta si desea eliminar las líneas seleccionadas; haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

8. En la ventana Dimensiones IC, seleccione todos los códigos de dimensión IC y haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A DIM. CON IGUAL CÓDIGO.


10. En la ventana Dimensiones IC, haga clic en ACCIONES→EXPORTAR.

11. A continuación, tiene que buscar en el disco duro la carpeta Archivos de exportación XML.

12. Escriba ICDIM.xml en el campo Nombre de archivo.

13. Haga clic en Guardar para exportar la configuración de las dimensiones IC como documento XML estándar.

14. Cierre la ventana Dimensiones IC.

15. Abra la empresa CRONUS Consultancy Ltd.

16. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIMENSIONES. Aparece la ventana Dimensiones IC.

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17. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR.

18. A continuación, debe buscar el archivo ICDIM.xml en la unidad de disco duro.

19. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

20. Acepte el mensaje que aparece. Observará que se han agregado las dimensiones.

21. En la ventana Dimensiones IC, seleccione todos los códigos de dimensión IC y haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A DIM. CON IGUAL CÓDIGO.



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Demuestre sus habilidades: configuración de dimensiones para documentos IC

Escenario: Cronus España va a eliminar la dimensión "Área". Cronus España debe bloquear la dimensión en contabilidad y actualizar las dimensiones IC.


• Bloquee la dimensión "Área" en los valores de dimensiones en Cronus España S.A.

• Actualice los valores de las dimensiones IC y vuelva a realizar las asignaciones.

• Exporte las nuevas dimensiones, impórtela en Cronus Consultancy Ltd. y vuelva a realiza las asignaciones.

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Creación de un documento IC El primer paso en el control de documentos IC es la creación de un pedido o factura en las áreas de cobros, pagos o proceso de pedidos. Al crear un documento IC, use las mismas funciones que utilizaría al crear un pedido normal en el área de proceso de pedidos o una factura en las áreas de cobros o pagos. La única diferencia estriba en que, al registrar un pedido o una factura, el sistema envía automáticamente el documento a la bandeja de salida IC. En el campo Referencia socio IC debe figurar el número de una cuenta IC. Al crear pedidos, se puede enviar una confirmación de pedidos, antes del registro, a la bandeja de salida IC utilizando el botón Acciones. Después, la información del pedido se envía a un socio, que puede crear el pedido correspondiente en su compañía. Si se envía un pedido dos veces, porque se han realizado cambios por ejemplo, se enviará un nuevo pedido. Cuando el socio reciba y acepte el nuevo pedido, el pedido existente no se actualizará. Hay que aceptar el nuevo pedido y eliminar el existente. Esto se debe a que los pedidos entre compañías vinculadas sólo se deben admitir hasta el momento en que el vendedor inicia el envío del pedido, aunque sea en parte. En esta sección se muestra cómo crear un documento IC en el área de cobros.

1. Abra la empresa CRONUS Consultancy, Ltd.

2. En le menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→FACTURAS. Aparecerá la ventana Factura venta.

3. Haga clic en el campo Nº y presione ENTRAR para crear una nueva factura.

4. En el campo Venta a-Nº cliente, introduzca IC1001 y presione ENTRAR.

5. Llenan la factura como se indica a continuación:

Campo ValorCab. factura ventaFecha registro 25/01/01Fecha documento 25/01/01Cód. vendedor JR

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Campo ValorLíns. facturas ventaTipo CuentaNº 7050001Tipo referencia socio IC CuentaReferencia socio IC 6230003Cantidad 24Unidad de medida HoraPrecio de venta 107,00

6. Presione F11 para registrar la factura y acepte el mensaje que aparece a continuación.

7. Cierre la ventana Factura venta.

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Demuestre sus habilidades: creación de un documento IC Escenario: Cronus Consultancy envió a uno de sus empleados a Cronus España para realizar cierto trabajo. El empleado invirtió 10 horas y su tarifa es de 20,00 € por hora.


• Cree una factura para Cronus España por el trabajo realizado. El servicio ofrecido se registra en la cuenta 7050001 y la referencia del socio IC es la cuenta 6230003.

• Registre la factura.

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Envío de un documento IC La característica de registros entre empresas vinculadas contiene una bandeja de entrada IC y una bandeja de salida IC, en las que es muy fácil obtener una visión general de las transacciones IC que se deben realizar y del origen de los documentos IC. Todos los documentos IC están marcados con el código de socio IC para realizar los informes y las auditorias habituales; por ejemplo, se aplican el número de movimiento y el código de origen. Una vez que haya creado un documento IC y el documento esté en la bandeja de salida IC, el paso siguiente consiste en enviar el documento a la bandeja de entrada IC del socio IC. En la ventana Transacciones sal. IC se muestran las transacciones IC que se han configurado para su envío a los socios IC. Una línea representa una transacción que se originó en su empresa o que usted recibió en la bandeja de entrada IC de un socio IC y decidió rechazar (por lo que puede devolverse).

1. Debe utilizar la compañía CRONUS Consultancy, Ltd.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACCIONES DE SALIDA. Aparece la ventana Transacciones sal. IC.

3. Los campos más importantes de las líneas de la ventana Transacciones sal. IC son:

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Campo Valor Código socio IC En este campo se introduce el código del socio

IC de la ficha de cliente o proveedor. Tipo procedencia mov. En este campo se indica si una transacción se

creó en un diario, un documento de ventas o un documento de compras. Se puede elegir entre línea de diario, documento de ventas o documento de compras.

Origen de la transacción En este campo se indica qué empresa creó la transacción. Las opciones son: Rechazada por la compañía actual

Sólo muestra transacciones que creó usted y le devolvieron sus socios IC.

Creada por la compañía actual

Sólo muestra transacciones nuevas que han creado sus socios comerciales.

Acción de la línea Puede usar este campo para filtrar las líneas que se muestran en la ventana. Puede ver todas las líneas o sólo las que tengan un valor concreto en el campo Acción de la línea. Las opciones son: Ninguna acción

Es el valor predeterminado y se aplica a los documentos IC en que no se desea ninguna acción.

Enviar a IC asociada

Se aplica cuando se desea enviar un documento IC (como un pedido de compra o una factura) a un socio IC.

Devolver a IC asociada

Se aplica cuando se desea devolver un documento IC (como un pedido de compra) a la bandeja de entrada IC, por si rechazó el pedido del socio IC inicialmente, pero se da cuenta de que se tendría que haber aceptado en la bandeja de entrada IC.

Cancelar Se aplica cuando se desea cancelar un documento IC. El sistema lleva el documento IC a la ventana Transacciones bandeja salida IC procesadas.

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4. Haga clic en TRANSACCIÓN EN BANDEJA DE SALIDA→DETALLES. Se abre la ventana Doc. venta bandeja de salida IC, con los detalles concretos del documento de ventas.

5. Cierre la ventana Doc. venta bandeja de salida IC.

6. En la ventana Transacciones sal. IC, haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA.

7. Haga clic en Enviar a IC asociada

8. En la ventana Transacciones sal. IC, haga clic en ACCIONES→ACCIONES DE LÍNEA COMPLETADAS.

9. Aparecerá un mensaje que le pregunta si desea completar las acciones de línea. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje.

10. Cierre la ventana Transacciones sal. IC.

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Demuestre sus habilidades: envío de un documento IC Escenario: Cronus España va a realizar las operaciones de final de mes y ha pedido a Cronus Consultancy que envíe todas las facturas completadas del mes.


• Asegurarse de que la última factura se ha puesto en la bandeja de salida de Cronus Consultancy.

• Enviarla a Cronus España.

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Gestión de un documento IC Cuando un socio IC le envía un documento IC, la transacción aparece en la bandeja de entrada IC. Si el documento IC se ha transferido a través de una base de datos conjunta, la transacción aparece automáticamente en la bandeja de entrada IC. Si el documento IC se ha recibido como documento XML, dicho archivo XML se importa en la bandeja de entrada IC (ACCIONES→IMPORTAR ARCHIVO TRANSACCIÓN) antes de mostrarse en la bandeja de entrada IC. En la ventana Trans. band. ent. IC una línea representa una transacción que el socio IC creó y le envió, o una transacción que se originó en su empresa, pero el socio IC rechazó y le devolvió.

NOTA: Primero se define una acción de línea y, después, se completa la acción de la línea para llevarla a cabo.

En la ventana de lista de facturas de compras se puede ver la factura de compra que se creó automáticamente en su empresa al aceptar la factura de compra que se le envío a la bandeja de entrada. En esta sección se muestra como controlar los documentos IC de la bandeja de entrada IC.


2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACCIONES DE ENTRADA. Aparece la ventana Transacciones band. ent. IC.

3. En dicha ventana, resalte la línea de una transacción y haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA.

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4. Seleccione Aceptar.

5. En la ventana Transacciones band. ent. IC, haga clic en ACCIONES→ACCIONES DE LÍNEA COMPLETADAS. Aparece la ventana Completa acc. band. entrada IC.


7. Cierre la ventana Trans. band. ent. IC.

8. En el menú Gestión financiera, haga clic en PAGOS→FACTURAS y, a continuación, presione F5. Se abre la ventana Factura compra.

En la ventana Factura compra, puede ver que el documento IC aceptado se ha creado automáticamente como factura de compra.

9. Cierre todas las ventanas para volver al panel de navegación.

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Demuestre sus habilidades: gestión de un documento IC Escenario: Cronus España se da cuenta de que queda un documento IC en su bandeja de entrada. Desea aceptar el documento de la bandeja de entrada y, después, uno de los directores, desea revisar las facturas de compra creadas automáticamente antes de realizar las operaciones de cierre del mes.


• Aceptar el documento que queda en la bandeja de entrada. • Asegurarse de que las facturas de compra se crearon

automáticamente mediante la función de transacciones IC.

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Presentación de transacciones de bandeja de entrada y bandeja de salida IC procesadas

Las ventanas Transacciones bandeja entrada IC procesadas y Transacciones bandeja salida IC procesadas le permiten ver el estado y el origen de todas las transacciones IC procesadas. En estas dos ventanas, una línea representa una transacción IC procesada en la bandeja de entrada IC o la bandeja de salida IC. En esta sección se muestra cómo revisar documentos que se han aceptado anteriormente en la bandeja de entrada IC de la empresa.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACC. ENTRADA PROCESADAS. Aparece la ventana Transacciones bandeja entrada IC procesadas.

2. En la ventana Transacciones bandeja entrada IC procesadas puede ver las facturas aceptadas anteriormente de la bandeja de entrada IC de la empresa.

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3. Haga clic en Acciones. Existen las opciones siguientes:

Campo Descripción Volver a crear transacción en bandeja de entrada

Esta función se usa para volver a crear la línea de la transacción en la bandeja IC, por ejemplo si, por razones técnicas, los documentos creados a partir de las líneas de la bandeja de entrada IC se eliminaron antes de su registro. De esta manera, siempre dispondrá de una copia de seguridad de las transacciones IC recibidas. En la ventana Transacciones bandeja entrada IC procesadas, la opción Volver a crear transacción en bandeja de entrada se puede usar como copia de seguridad si el socio IC no recibió la transacción o el archivo .xml se eliminó sin querer o está dañado.

Borrar líneas Esta función se usa para eliminar permanentemente del sistema las líneas de transacciones IC.

4. Seleccione una línea de transacción IC y haga clic en TRANSACCIÓN

EN LA BANDEJA DE ENTRADA→DETALLES. Aparece la ventana Líneas del diario de bandeja de entrada IC procesadas. En esta ventana, puede ver los detalles relativos a la factura de compra.

5. Cierre todas las ventanas para volver al panel de navegación.

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Demuestre sus habilidades: presentación y gestión de un documento IC

Escenario: Cronus España desea ver los documentos de la bandeja de entrada procesados, procedentes de diversos proveedores. Después de revisarlos, se determina que la transacción número 3 se ha enviado dos veces y hay que eliminarla.


• Revise las transacciones de la bandeja de entrada procesadas. • Elimine las líneas de la transacción número 3.

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Rechazo de un documento IC en la bandeja de entrada IC La función de devolución al socio IC le permite rechazar una transacción IC incorrecta que haya recibido de un socio IC. El documento IC se rechaza primero en la bandeja de entrada IC, se pasa a la bandeja de salida IC y, finalmente, desde allí se envía a la bandeja de entrada IC del socio IC. Puede ver el estado del documento IC (Rechazada por la compañía actual) en el campo Origen de la transacción. Para rechazar el documento IC se usa la acción de línea Devolver a IC asociada. Al completar la acción de la línea, el documento IC se mueve a la bandeja de salida IC. En esta sección se muestra cómo rechazar un documento IC en la bandeja de entrada IC.

1. Abra la empresa Cronus Consultancy Ltd.

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACCIONES DE ENTRADA. Aparece la ventana Transacciones band. ent. IC.

3. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→DEVOLVER A IC ASOCIADA.

4. En la ventana Transacciones band. ent. IC, haga clic en ACCIONES→ACCIONES DE LÍNEA COMPLETADAS. Aparece la ventana Completa acc. band. entrada IC.




Puede ver que el documento IC rechazado se ha transferido a la bandeja de salida IC.

8. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→DEVOLVER A IC ASOCIADA.


10. Acepte el mensaje que aparece.


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Demuestre sus habilidades: rechazo de un documento IC Escenario: Cronus España factura a Cronus Consultancy una hora de trabajo de servicios de consultoría. Cronus España va a facturar a Cronus Consultancy 1000 € por una hora de trabajo. Cuando se recibe la factura, Cronus Consultancy dice que no es correcta y que la va a devolver para que se revise.


• Crear una factura para Cronus Consultancy con la información descrita.

• Enviarla al socio IC, rechazarla y devolverla a Cronus España para que la revisen.

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Devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC

Si, por error, ha rechazado un documento IC en la bandeja de entrada IC que un socio IC creó y le envió, puede devolver el documento IC de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC. En esta sección se muestra cómo devolver un documento IC, que se había rechazado por error, de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC.



3. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→ DEVOLVER A BANDEJA DE ENTRADA.


5. Acepte el mensaje que aparece.


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Demuestre sus habilidades: devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC

Escenario: Cronus España rechaza por error la factura 103018 y tiene que devolverla a la bandeja de entrada IC para gestionarla de otra manera. Se lleva a cabo el cambio, y Cronus España tiene que devolver el documento IC de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC.


• Rechazar la factura 103018, número de transacción 1. • Devolver el documento a la bandeja de entrada IC.

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Registro de un diario general de IC Puede usar los diarios generales IC para registrar transacciones IC en cuentas contables, bancarias, de cliente, de proveedor y de activos fijos. Tenga en cuenta que los diarios generales IC sólo se pueden usar para cuentas de socios IC, o para cuentas de cliente o proveedor a las que se haya asignado un código de socio IC. Los diarios generales IC se usan normalmente para registros dentro de un periodo que se revertirán mediante documentos correctos al final del periodo. Esto se debe a que las transacciones que tienen lugar entre dos entidades legales tienen que ser documentos comerciales correctos y con fuerza legal.


2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIARIOS GENERALES. Aparece la ventana Diario general IC.

Los siguientes son algunos de los campos más importantes de la ventana Diario general IC:

Campo Descripción Tipo cuenta En este campo se indica si se trata de un socio IC o de

una cuenta de cliente o de proveedor a la que se ha asignado un código de socio IC.

Nº cuenta En este campo se introduce el código de socio IC del socio IC, el cliente o el proveedor. Tenga en cuenta que, si se introduce un número de cliente o proveedor en el campo Nº cuenta, debe tener un código de socio IC asignado.

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Campo Descripción Tipo contrapartida En este campo se introduce el tipo de cuenta de

contrapartida, por ejemplo, cuenta. Tenga en cuenta que este campo tiene que contener una cuenta o una cuenta bancaria.

Cta. contrapartida En este campo se introduce la cuenta o cuenta bancaria. Nº cuenta IC asociada

En este campo se introduce la cuenta IC en la que se registrará el importe. Tenga en cuenta que la cuenta tiene que estar definida en Entrada directa.

Introduzca un registro en el diario general IC de la empresa

principal, CRONUS Consultancy Ltd.

3. Llene el diario general IC con la siguiente información:

Campo Valor Fecha registro 25/01/01 Tipo documento Factura Nº documento IC0012 Tipo cuenta Proveedor Nº cuenta IC1020 Importe 21.000,00 Tipo contrapartida Cuenta Cta. contrapartida 7050001 Nº cuenta IC asociada 6230003

4. Presione F11 para registrar la factura y acepte el mensaje que aparece a continuación.

5. Cierre la ventana Diario general IC.


7. A continuación, puede enviar las líneas del diario IC desde la bandeja de salida IC.

8. Cierre la bandeja de salida IC.

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Demuestre sus habilidades: registro de un diario general IC Escenario: Se informa a Cronus España de que uno de sus empleados ha realizado trabajo de consultoría adicional en Cronus Consultancy Ltd., por 500,00 €. La transacción se registra en la cuenta 7050001 y el número de cuenta de socio IC es 6230003.


• Cree un movimiento de diario general IC para este trabajo adicional. • Registre la transacción. • Asegúrese de que el movimiento del diario está en la bandeja

de salida IC.

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Asignación de costes a socios IC Se puede asignar costes a uno o más socios IC con la funcionalidad de los diarios generales IC. Se haría así si se hubiera adquirido un servicio, por ejemplo un servicio de consultoría para configurar equipos informáticos en dos subsidiarias. Su empresa recibe la factura, pero decide asignar los costes de este servicio concreto a los dos socios IC. En este escenario se muestra cómo asignar los costes a más de un socio IC a la vez, mediante la funcionalidad del diario general IC.

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIARIOS GENERALES. Aparece la ventana Diario general IC.

2. La primera línea representa la transacción (factura) que su empresa realiza con el proveedor del servicio de consultoría. Llene la primera línea como se indica a continuación:

Campo Valor Fecha registro 25/01/01 Tipo documento Factura Nº documento IC0016 Nº documento externo Asignación Tipo cuenta Proveedor Nº cuenta 4000001 Importe -10.000,00 Tipo contrapartida Cuenta Cta. contrapartida 6230003 Tipo regis. contrapartida Compra Gr. contable negocio contrap. Nacional Gr. contable producto contrap. Servicios Nº cuenta IC asociada En blanco

3. Las dos líneas siguientes representan los socios IC y la asignación de

los costes del servicio de consultoría. Llene las dos líneas siguientes como se indica a continuación:

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Campo Valor línea 1 Valor línea 2 Fecha registro 25/01/01 25/01/01 Tipo documento En blanco En blanco Nº documento IC0017 IC0018 Nº documento externo En blanco En blanco Tipo cuenta Socio IC Socio IC Nº cuenta ICP20 ICP30 Importe 6000,00 4000,00 Tipo contrapartida Cuenta Cuenta Cta. contrapartida 7050001 7050001 Tipo regis. contrapartida Liquidación Liquidación Gr. contable negocio contrap.

Nacional Nacional

Gr. contable producto contrap.

Servicios Servicios

Nº cuenta IC asociada 6230003 6230003

NOTA: Las líneas del diario general IC deben hacer referencia al mismo número de cuenta de contrapartida para que la asignación sea correcta.

4. Presione F11 para registrar la factura y la asignación. Acepte los mensajes que aparecen.


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Demuestre sus habilidades: asignación de costes a socios IC Escenario: Se informa a Cronus España de que uno de sus empleados ha realizado servicios de consultoría adicionales para dos de sus subsidiarias, Cronus Consultancy Ltd., por 1000,00 €, y Cronus Services Ltd., por 800,00 €. Las transacciones se registran en la cuenta 7050001 y el número de cuenta de socio IC es 6230003.


• Crear un movimiento de diario general IC para asignar el coste de 1.800,00 € de Cronus España a las dos subsidiarias, con el número de proveedor 40000.

• Antes del registro, obtenga la vista previa para comprobar el informe y asegurarse de que no hay errores. Si no hay errores, registre la transacción.

• Asegúrese de que el movimiento del diario está en la bandeja de salida IC.

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2.

3.

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Apéndice A: Operaciones con múltiples empresas

APÉNDICE A: OPERACIONES CON MÚLTIPLES EMPRESAS


• Consolidaciones entre empresas vinculadas: métodos de conversión • Consolidaciones entre empresas vinculadas: registro de las

diferencias por conversión • Consolidaciones entre empresas vinculadas: configuración del

método de conversión de cada cuenta • Lógica de negocio de registros entre empresas vinculadas

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Métodos de conversión Metodología de conversión Las dos metodologías de conversión más frecuentes son:

• Método temporal: todos los activos y pasivos actuales se contabilizan con el tipo de cambio actual, y todos los activos y pasivos no actuales se contabilizan con el valor histórico con el tipo de cambio histórico.

• Método de cambio actual: todos los activos y pasivos se traducen con el tipo de cambio actual, y todos los productos de ingresos y gastos con el tipo de cambio medio del periodo.

Métodos de conversión La selección de una metodología de conversión identifica el tipo de cambio de conversión concreto que se aplicará a cada cuenta concreta. Las opciones son:

• Tipo histórico: tipo de cambio de la divisa extranjera en vigor en el momento de la adquisición del activo o pasivo.

• Tipo de cambio al cierre: tipo de cambio en vigor en el mercado de divisas en la fecha para la que se está preparando el saldo o la regularización.

• Tipo de cambio medio: tipo de cambio medio del periodo que se va a consolidar, tomado como media aritmética o como mejor estimación.

• Tipo de cambio compuesto: la cuenta de ingresos retenidos incluye los importes de los distintos periodos y, de esta manera, es una combinación de importes de ingresos con distintos tipos de cambio. Se debe mantener el importe de ingresos retenidos registrado previamente en la empresa consolidada y sólo se deben agregar los importes del periodo actual con el tipo de cambio adecuado (ver más arriba).

El tipo neto funciona como tipo compuesto. El registro de las diferencias se hará en cuentas distintas. El método temporal se usa cuando la entidad extranjera es considerada parte integrante del negocio de la empresa principal. El método de tipo actual se usa cuando la entidad extranjera se considera como independiente. Observe la Tabla 1, donde se explican los métodos de conversión usado para las diferentes cuentas según las metodologías de conversión temporal y de tipo de cambio actual.

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Tabla 1 Cuenta Método temporal Método de cambio

actual Efectivo y cobros Al cierre Al cierre Valores de mercado Al cierre Al cierre Existencias, valor de mercado

Al cierre Al cierre

Existencias, valoración Histórico Al cierre Gastos prepagados Histórico Al cierre Propiedades, fábricas y equipos

Histórico Al cierre

Inmovilizaciones inmateriales

Histórico Al cierre

Pasivos actuales Al cierre Al cierre Ingresos diferidos Histórico Al cierre Deudas a largo plazo Al cierre Al cierre Capital Histórico Histórico Capital no desembolsado Histórico Histórico Ingresos retenidos Compuesto Compuesto Ingresos Medio Medio Gastos Medio Medio Coste mercancías vendidas Histórico Medio Amortización Histórico Medio Amortización Histórico Medio Tenga en cuenta que para los ingresos y gastos cabría esperar tipos de cambio históricos, pero se usan los tipos medios más frecuentes si el tipo de cambio de divisa no fluctúa mucho.

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Comparación de los métodos de conversión en distintos países

Registro de las diferencias por conversión Existen distintas reglas para registrar las diferencias por conversión en las distintas metodologías de conversión. En las secciones siguientes se explican dichas reglas. Ello afecta a la forma de registrar las diferencias por conversión. El usuario puede especificar cualquier cuenta con el fin de usarla para registrar las diferencias por conversión.

Método de cambio actual En el método de tipo de cambio al cierre, la diferencia por conversión se incluye en el balance como 'Ajuste por conversión acumulado', y se muestra como un componente independiente de los fondos de los accionistas.

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Todos los ajustes por conversión se registran en esta cuenta. Los ajustes por conversión resultantes de la conversión de los ingresos con el tipo de cambio histórico o medio se registran en la cuenta de "Ajuste por conversión acumulado". Los ajustes por conversión resultantes de la conversión de elementos de balance con el tipo de cambio actual se registran en la cuenta de "Ajuste por conversión acumulado".

Ajuste de fondos Los ajustes de conversión resultantes de la conversión del balance inicial de fondos al balance final se registran directamente en la cuenta de fondos. Esto se puede llevar a cabo antes o después de la consolidación, en función de la divisa en que esté el informe financiero enviado.

Método temporal Todos los ajustes por conversión se registran en los ingresos de la cuenta de diferencias positivas o negativas no realizadas. Si se sigue el método temporal al pie de la letra, es necesario realizar la división siguiente. La diferencia de conversión se divide en sus tres componentes:

• El importe resultante de las actividades del periodo actual que se lleva a los ingresos del periodo actual; es decir, todas las diferencias se registran en la cuenta de diferencias positivas o negativas no realizadas.

• Los importes reconocidos de periodos anteriores que se llevan a los ingresos retenidos; es decir, se separa la diferencia por conversión de la conversión de la cuenta de ingresos retenidos.

• IAS y FASB no requieren seguir la división explícitamente. La cuestión es seguir la metodología seleccionada (que se tiene que especificar en el informe anual).

Activos con el tipo de cambio histórico (no se incluyen en el ámbito) El importe resultante de la diferencia por conversión en elementos monetarios a largo plazo está sometido a un tratamiento de "diferir y amortizar" y, por lo tanto, se divide entre la amortización del periodo actual y el importe diferido que se lleva hacia delante en el balance. El uso del tipo de cambio histórico para los activos conlleva el uso del tipo de cambio histórico en la conversión de la depreciación de activos no monetarios.

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Configuración del método de conversión consolidado de cada cuenta

Se puede especificar el método de conversión para cada cuenta por separado. El método de conversión sólo se usará en el momento de la consolidación y no afecta a los registros de la cuenta en cuestión.

Lógica de negocio de registros entre empresas vinculadas Microsoft® Business Solutions−Navision® dispone de un diario general de empresas vinculadas. Las funcionalidades de cobros y pagos existentes se han mejorado para que admitan transacciones entre empresas vinculadas con documentos. En las fichas de cliente y de proveedor hay un campo llamad Socio IC que indica al usuario que un cliente o socio es una entidad de empresa vinculada. Los registros entre empresas vinculadas tratan a las empresas asociadas como clientes y proveedores ordinarios, lo que hace innecesario disponer de otras funciones adicionales o especiales. Las empresas principales, en este contexto, pueden ser cualquier empresa controlada por una entidad legal: la empresa principal, subsidiarias, empresas asociadas, etc. Si, como consecuencia de una transacción o proceso comercial, los usuarios crean documentos en los que intervienen socios entre empresas vinculadas, hay dos formas de poner la información a disposición del socio:

• Enviar el documento sin registrarlo, en el caso de los pedidos de ventas y compras.

• Registrar el documento en el Diario general IC, en el caso de las facturas, abonos, códigos de devolución y diarios generales IC reales.

Puesto que el campo Socio IC de las fichas de cliente o proveedor indica al sistema que se trata de un socio de empresa vinculada, Microsoft Navision transfiere la información necesaria de un documento comercial a un almacén especial llamado Bandeja de salida IC. Desde allí, se puede enviar a la empresa asociada. Los registros entre empresas vinculadas contienen características de cliente y de proveedor, que proporcionan mayor flexibilidad al usuario de Microsoft Navision. Cada socio de empresa vinculada se puede asignar a un cliente y/o un proveedor. El uso de estas características posibilita el proceso de varias divisas. Los registros entre empresas vinculadas pueden asignar una divisa distinta a cada socio y, de esta manera, admitir subsidiarias internacionales. El módulo admite también empresas que usan distintas bases de datos y distintos planes de cuentas. Por ejemplo, puede tener otro esquema de impuesto sobre valor añadido (IVA).

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Bandeja de entrada y de salida de los registros entre empresas vinculadas Los registros entre empresas vinculadas utilizan una bandeja de entrada IC y una bandeja de salida IC que permiten la creación de movimientos de diario en una empresa vinculada con facilidad y un flujo de trabajo sin problemas. Las bandejas de entrada y de salida IC admiten varias bases de datos, de las que normalmente disponen las empresas cuyas organizaciones principales y subsidiarias se distribuyen por varios países. Las bandejas de entrada y de salida IC proporcionan a los usuarios de Microsoft Navision el control total sobre el flujo de documentos que entran y salen de la empresa, y les permiten gestionar cada transacción por separado. Bandeja de salida IC: cuando los usuarios registran una transacción entre empresas vinculadas, los registros entre empresas vinculadas transfieren la información para el socio a la bandeja de salida IC. Si la información es correcta, se puede enviar al socio para que la procese. Sin embargo, si la transacción es consecuencia de un error, el usuario puede cancelarla e impedir que la información llegue al socio. Si un usuario se da cuenta de que en la bandeja de salida IC hay una transacción incorrecta, puede corregirla de dos maneras:

• Revertir la transacción, si se trataba de una transacción de diario general.

• Registrar la inversión, por ejemplo en forma de abono para una factura de ventas incorrecta, y cancelar el documento de la transacción original y la inversión cuando los dos estén en la bandeja de salida IC.

Bandeja de entrada IC: los usuarios de Microsoft Navision pueden revisar todos los documentos entrantes procedentes de las empresas asociadas en la bandeja de entrada IC. Pueden ocuparse de cada transacción por separado o usar filtros para procesar varias simultáneamente. Si el usuario acepta una transacción de una empresa vinculada, los registros entre empresas vinculadas crean los documentos correspondientes o líneas del diario general IC para la empresa del usuario. En ese momento, el usuario debe tener acceso al área de la aplicación de Microsoft Navision correspondiente para continuar con el proceso de la información. Los usuarios pueden rechazar las transacciones entre empresas vinculadas incorrectas. Si lo hacen, los registros entre empresas vinculadas devuelven la información de la transacción al socio o subsidiaria que la envió inicialmente. El socio puede revisar la información y tomar una decisión al respecto, por ejemplo, anular el documento de la transacción original y crear otro correcto.

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Si el rechazo es lo que fue un error, se puede deshacer con una única acción. Como consecuencia del rechazo, la información de la transacción se traslada a la bandeja de salida IC. Siempre que no se haya enviado al socio, el usuario puede anular el rechazo mediante una opción llamada Devolver a bandeja de entrada IC. Con esta opción, se devuelve la transacción entre empresas vinculada original a la bandeja de entrada IC, donde el usuario puede aceptarla. La imagen siguiente ilustra el movimiento de los datos en los registros entre compañías vinculadas en Microsoft Navision, en una misma base de datos o entre distintas bases de datos.

Transferencia de información entre empresas Los registros entre compañías vinculadas ofrecen cuatro métodos para transferir información entre las empresas y sus socios o subsidiarias. Los usuarios definen el tipo de transferencia que se usa con cada socio. Las cuatro opciones de transferencia son:

• Ubicación archivo: con esta opción, la información enviada desde las bandejas de salida IC de los socios se escribe en archivos XML, uno por socio. Los archivos XML se guardan en una ubicación de archivos especificada, por ejemplo un equipo cliente o un recurso de red.

• Base de datos: con esta opción, las transacciones se envían directamente de la bandeja de salida IC de una empresa a la bandeja de entrada IC de la empresa destinataria.

• Correo electrónico: con esta opción, la información se escribe en archivos XML. Los archivos no se guardan si no que se envían inmediatamente como datos adjuntos de mensajes de correo electrónico.

• No transferir: los usuarios seleccionan esta opción si prefieren utilizar otros medios de transferencia. Pueden ser facturas impresas, introducción manual de los datos u otro tipo de transferencia electrónica, como Microsoft® BizTalk®.

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En los siguientes párrafos se describen cinco escenarios posibles de usuarios de los registros entre empresas vinculadas. Dichos escenarios se corresponden con situaciones empresariales habituales en que se pueden encontrar los usuarios de Microsoft Navision. La alta probabilidad de que los registros entre empresas vinculadas produzcan ventajas como ahorro de costes, eficacia, productividad y posibilidades de auditoría quedará más clara tras estudiar estas descripciones generales.

Facturación a un socio entre empresas vinculadas Este escenario es probablemente el más básico y, quizás, también el más frecuente en los registros entre empresas vinculadas. Es el siguiente: El administrador de cobros de una empresa trabaja con Microsoft Navision y crea una factura para una empresa asociada. En la factura aparecen productos que hacen que sea ligeramente diferente a otra factura que sólo contiene importes por servicios. Una vez que la factura se ha enviado y registrado, la información de la factura de venta pasa a la bandeja de salida IC, desde donde se puede enviar a la empresa asociada. La empresa asociada, a su vez, recibe la información necesaria para crear la factura de compra correspondiente. La tarea se puede llevar a cabo desde la bandeja de entrada IC una vez que se ha aceptado la información. Cuando el socio ha registrado la recepción de los productos y servicios, se puede registrar la factura de compra. Como los datos se introdujeron sólo una vez, en la empresa vendedora, los datos de ambos empresas coincidirán.

Envío de pedidos de compra a un almacén central Asuma que la empresa principal de este ejemplo es una pequeña empresa constructora. La empresa tiene varios socios o subsidiarias, y cada uno de ellos representa a un proyecto de construcción. La empresa principal se encarga de comprar las materias primas para todos los proyectos y se los vende a las empresas asociadas desde un almacén central. De esta manera, la empresa constructora puede realizar una gestión centralizada de todos los costes originados en proveedores externos y minimizar la carga de trabajo administrativa asociada a la gestión de pagos, por ejemplo la gestión de las cuentas a pagar y los cheques.

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En la empresa constructora se usa los registros entre empresas vinculadas de Microsoft Navision para crear una lista de socios, que para Navision son, a partir de ese momento, igual que los demás clientes y proveedores externos. Por ejemplo, si una empresa asociada tiene que pedir material de construcción al almacén central, envía un pedido de compra a la cuenta de proveedor que representa al almacén. El pedido de compra llega al almacén como un pedido de venta correspondiente a la cuenta del cliente de ese socio en el almacén. Cuando se termina una venta, los usuarios de Microsoft Navision registran una factura y la envían del almacén a la empresa asociada. En la empresa asociada, Microsoft Navision aplica el número de la factura al pedido de compra original, que ya se puede registrar. Así finaliza la transacción para las dos empresas.

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Apéndice B: Soluciones de Demuestre sus habilidades

APÉNDICE B: SOLUCIONES DE DEMUESTRE SUS HABILIDADES Demuestre sus habilidades: cambio del tipo de cambio de divisa relacionada (Capítulo 1)

Escenario: El tipo de cambio de divisa relacionada entre EUR y DL se ha cambiado a 0,75. A su jefe le preocupa este cambio y el efecto que tendrá en el saldo pendiente de un cliente alemán, Beef House. Usted se debe encargar de cambiar el tipo de cambio en Microsoft® Business Solutions−Navision® de manera que surta efecto en los movimientos registrados anteriormente y de crear un informe sobre las modificaciones del saldo.

Paso a paso


2. En el campo Nombre, presione CTRL +F para buscar el cliente llamado Beef House.

3. El valor de Saldo (DL) debe ser 5.941,36.

4. Cierre la ventana Ficha cliente.


6. Seleccione USD y haga clic en el botón Tipo cambio.

7. Cambie los valores de Valor t.c. divisa relacionada y Valor t.c. ajustes divisa rel. a 0,7533.

8. Cierre la ventana Tipos cambio divisa y la ventana Divisas.

9. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→DIVISA→AJUSTAR TIPOS DE CAMBIO.

10. En el campo Código, introduzca EUR.

11. En la pestaña Opciones, en los campos Fecha final y Fecha registro, escriba la fecha de registro.

12. En el campo Nº documento introduzca cualquier cadena alfanumérica.

13. Active la casilla de verificación Ajuste cliente, proveedor y banco.



16. Busque la ficha de cliente de Beef House.

17. El valor del campo Saldo (DL) ha cambiado a 6.948,76.

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Demuestre sus habilidades: adición de una divisa adicional (Capítulo 1)

Escenario: Se le ha asignado la tarea de agregar la corona danesa (DKK) como divisa adicional. El método de ajuste de tipo de cambio es Ajustar importe y no hace falta que haya tipo de cambio de ajuste de IVA. El número de documento en que el sistema copia el movimiento debe ser "ADDCURR-DKK" y la cuenta de retención de beneficios es 6820001.

Paso a paso


2. En la ventana Divisas, introduzca la siguiente información:

Campo Valor Cta. aj. pos. C/G realizados 7680001 Cta. aj. pos. C/G realizados 6680001 Cta. aj. residual pos. 7680001 Cta. aj. residual neg. 6680001

3. En las dos cuentas, el método de ajuste de tipo de cambio debe haber

cambiado a Ajustar importe.

4. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD y haga clic en la pestaña Informes.

5. En el campo Información divisa adicional, seleccione DKK.

6. El Nº documento debe ser ADDCURR-DKK y el valor de Cta. ajtes. red. div. adic. 6820001.

7. Si todas las operaciones se han realizado correctamente, se ejecutará el proceso y el plan de cuentas estará disponible en la divisa adicional.

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Demuestre sus habilidades: creación de esquemas de cuentas detallados (Capítulo 2)

Escenario: Se le pide que cree un pequeño informe de Análisis de gestión con 2 páginas de largo. El esquema de cuentas debe proporcionar un código IFRGES y debe tener su propia plantilla de columna con el código GESTIÓN. El esquema de cuentas para crear el informe debe parecerse a éste:

La plantilla de columna para crear el informe debe parecerse a ésta:

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Realice una vista preliminar del informe Esquema cuentas para ver los formatos de línea y el diseño de la página. También puede ver los datos en la ventana Panorama esq. cta. antes de exportarlos. La información para enero de 2001 y 2000 puede verse a continuación.

La información exportada a Microsoft® Excel® debe parecerse a la de la siguiente imagen.

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Demuestre sus habilidades: asiento de regularización (Capítulo 2)

Escenario: Acaba de registrar un diario con los gastos de limpieza de ejercicio 1999 que ya está cerrado. El gasto debe transferirse desde las cuentas de regularización a la cuenta de retención de beneficios como parte del proceso de fin de ejercicio. Desea conservar toda la información de dimensión registrada en los movimientos de cuentas de ingresos. Ejecute el proceso Asiento regularización para crear los movimientos del diario para la transferencia.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→EJERCICIO→ASIENTO REGULARIZACIÓN.

2. Llene la pestaña Opciones de la siguiente forma:

Campo Valor Fecha final ejercicio 31/12/99 Libro del diario general

GENERAL

Sección diario general

PREDET.

Nº documento G00002 Cta. ajtes. red. div. adic.

6680001

Texto de registro Asiento regularización 1999 Cerrado por Dimensiones Área, Grupo negocio

y Grupo cliente


4. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ DIARIOS GENERALES. Se abre la ventana CAJA Cobros y pagos −Diario general.

5. Observe el diario que ha creado el proceso.

6. En este ejercicio no tiene que registrar el diario, por tanto, elimine todas las líneas del mismo.

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Demuestre sus habilidades: informe de bolsa con XBRL (Capítulo 3)

Escenario: La Bolsa ha solicitado a Cronus que proporcione información sobre sus activos y pasivos de 2001 utilizando la taxonomía XBRL IAS Especificación 2.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→TAXONOMÍAS XBRL.

2. Seleccione la taxonomía IAS − XBRL (esp. 2).

3. Haga clic en TAXONOMÍA→LÍNEAS.

4. Expanda la línea Primary Financial Statements y, a continuación, haga clic en el campo Etiqueta Balance Sheet.

5. Haga clic en ACCIONEs→EXPANDIR TODO.

6. En Assets, seleccione la línea Property, Plant and Equipment.

7. Haga clic en Línea XBRL→LÍN. CONTABILIDAD ASIGNADAS.

8. En el campo Filtro cuenta escriba 1003..1999 para incluir todas las cuentas de activos fijos.

9. En el campo Tipo periodo tiempo, seleccione Saldo final.

10. En el campo Saldo normal, asegúrese de que está seleccionado Debe (positivo).

11. Vuelva a la ventana Lín. asig. contabilidad XBRL.

12. Repita los pasos siguientes para las líneas que se indican a continuación: (Tenga en cuenta que en todas las líneas de la ventana Lín. asig. contabilidad XBRL, el Tipo periodo tiempo debe ser Saldo final y el Tipo importe debe ser Saldo.)

Etiqueta de taxonomía

Cuentas de Cronus Saldo normal

Activos Inventories 3000001..3000001 Debe (positivo) Trade and Other Receivables (Current)

4300001..4400001 Debe (positivo)

Cash and Cash Equivalents

5700001..5720002 Debe (positivo)

Página 200


Etiqueta de taxonomía

Cuentas de Cronus Saldo normal

Pasivos Issued Capital and 1000001..1170001 Crédito (negativo)Interest Bearing Borrowings (Non

1700001..17000010 Crédito (negativo)

Trade and Other Receivables (Current)

4000001.. 4000007 Crédito (negativo)

13. Presione ESC para volver al Panel de exploración.

14. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ANÁLISIS E INFORMES→INFORME XBRL→DOC. INST. XBRL (ESPECIF.2).

15. En la pestaña Línea taxonomía XBRL, vaya a una línea vacía y en la columna Campo, haga clic en el AssistButton.

16. Seleccione Lín. contabilidad asignadas y haga clic en Aceptar.

17. En el campo Filtro del campo Lín. contabilidad asignadas, escriba Sí.

Al escribir Sí en este campo, en el documento de la instancia XBRL (espec. 2) sólo se muestran las cuentas de activos y pasivos que se asignaron.


19. En el campo Nombre taxonomía XBRL, introduzca IAS.

20. En Etiqueta idioma, elija "en" en la lista.

21. Active el campo Crear archivo para poder ver el informe.

22. Introduzca un nombre de archivo en Nombre archivo XBRL.

23. En el campo Fecha inicial introduzca 01/01/01.

24. En el campo Nº de periodos introduzca 2.

25. En el campo Longitud periodo introduzca 1A.

26. En el campo Movs. regularización elija Incluir.

27. Active la casilla de verificación Documento completo.

28. El campo Cód. divisa ISO ya tiene el valor EUR, no lo cambie.

29. No active la casilla de verificación Mostrar líneas cero.

30. Haga clic en Vista preliminar para ver una prueba del informe.

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Demuestre sus habilidades: creación de vistas de análisis (Capítulo 4)

Escenario: Debe crear una vista de análisis nueva con las siguientes características:

Campo Valor Código REGIONAL Nombre Análisis regional Comprimido por fechas Mes Fecha inicial 01/01/01

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→DIMENSIONES→VISTAS ANÁLISIS.

2. En la ventana Ficha vista análisis, en el campo Código, presione F3 para insertar una nueva vista de análisis.

3. En la pestaña General, en el campo Código, escriba REGIONAL y en el campo Nombre, escriba Análisis regional.

4. En el campo Compresión por fechas, seleccione Mes, y en el campo Fecha inicial, escriba 01/01/01.

5. Active las casillas de verificación Actualizar al registrar e Incluir pptos.

6. En la pestaña Dimensiones, en el campo Cód. dimensión 1, escriba ÁREA.

7. Haga clic en Actualizar.

8. Haga clic en Sí en la ventana de notificación.

9. Cierre la ventana Ficha vista análisis.

10. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ANÁLISIS E INFORMES→ANÁLISIS POR DIMENSIONES.

11. En el campo Cód. vista análisis, haga clic en el AssistButton para seleccionar la vista de análisis REGIONAL que acaba de crear. (Recuerde: debe salir del campo después de seleccionar la vista Análisis para que se actualicen los campos.)

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Demuestre sus habilidades: combinación de vistas de análisis con esquemas de cuentas (Capítulo 4)

Escenario: El esquema de cuentas INGRESOS actual muestra los ingresos por áreas. Debe cambiar el esquema de cuentas para poder ver también los ingresos de las mismas cuentas por la importancia del cliente: grande, mediano y pequeño.

Paso a paso

1. En el menú Contabilidad, haga clic en ANÁLISIS E INFORMES→ESQUEMAS DE CUENTAS.

2. En el campo Nombre de la ventana Esquema cuentas, haga clic en el AssistButton para ver la lista de esquemas de cuentas.

3. En la ventana Nombres esquemas de cuentas, cambie el Nombre vista análisis del esquema de cuentas INGRESOS de INGRESOS a CLIE.

4. Cierre la ventana Nombres esquemas de cuentas.

5. En la ventana esquema cuentas, haga clic en VER→MOSTRAR COLUMNA. Active las casillas de verificación Código Dpto Totales y Código Programa Totales y haga clic en Aceptar.

6. Los filtros por área de las líneas muestran la información desglosada por áreas. Cree tres líneas nuevas para mostrar los totales desglosados por grupo de clientes. Dichas líneas tienen que ser idénticas a las líneas de área, con las excepciones siguientes:

– No deben tener asignado el filtro por área – Deben tener asignados los filtros adecuados por grupo

de clientes (Pequeño, Mediano y Grande)

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Demuestre sus habilidades: exportación de análisis por dimensiones a Excel (Capítulo 4)

Escenario: Tiene que exportar a Excel el análisis llamado REGIONAL que creó previamente. Este análisis se va a usar en una presentación.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ANÁLISIS E INFORMES→ANÁLISIS POR DIMENSIONES. En Contabilidad, Análisis e informes, haga clic en Análisis por dimensiones.

2. Seleccione la vista de análisis REGIONAL.

3. El campo Muestra como líneas debe tener el valor ÁREA.

4. No defina ningún filtro.

5. Puesto que el informe se va a usar en una presentación, en la pestaña Opciones, active la casilla de verificación Muestra nombre columna.

6. Haga clic en ACCIONES→EXPORTAR A EXCEL.

7. Guarde el libro para revisarlo con el instructor.

Demuestre sus habilidades: creación de un nuevo cubo (Capítulo 5)

Escenario: Debe crear un nuevo cubo de ventas. Para ello, primero debe crear una base de datos de ventas y, a continuación, seleccionar una tabla de hechos y una tabla relacionada. Cuando haya hecho esto, debe configurar las dimensiones y medidas que se utilizarán para el análisis. No olvide actualizar el XML.

Paso a paso

1. En el menú Administración, CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN→GENERAL→CONFIG. DE BUSINESS ANALYTICS.

2. Haga clic en el AssistButton de campo Nombre para abrir la ventana Bases de datos de BA. Seleccione una nueva fila y cree un nuevo cubo con el Código VENTAS y el Nombre Ventas.

3. Haga clic en el AssistButton del campo Ruta de acceso al configurador para ir a la Ruta al Configurador de BA de la versión 4.00 del archivo .exe y haga clic en Abrir para insertar la ruta.

4. En la ventana Bases de datos de BA, seleccione la base de datos VENTAS y haga clic en Aceptar.

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5. En la ventana Inf. general BD BA, seleccione la línea Cubo y presione F3 para crear un nuevo cubo. Se muestra un mensaje que pregunta si desea crear un nuevo cubo. Haga clic en Sí.

6. Escriba Ventas en el campo Nombre y haga clic en el AssistButton del campo Nº tabla de hechos para abrir la ventana Objetos.

7. Seleccione el Id. de tabla de hechos 379 y haga clic en Aceptar.

8. En la ventana Ficha de cubo de BD BA, haga clic en CUBO→TABLAS RELACIONADAS.

9. Haga clic en Seleccionar campos para abrir la ventana Selección de campos de BA. Se pueden ver los campos Field Caption y Nombre de tabla de relaciones. Aquí debe seleccionar los campos y el nombre de la tabla de relaciones que se deben incluir en el cubo.

10. Agregue el campo Nº 9 (número de cliente) activando el campo Selected. Haga clic en Aceptar y cierre la ventana Relaciones de las tablas del cubo BD BA para volver a la ventana Ficha de cubo de BD BA.

11. Haga clic en CUBO→DIMENSIONES. Se abre la ventana Dimensiones de cubo de BD BA. Haga clic en FUNCIONES→SELECCIONAR CAMPOS para abrir la ventana Selección de campos de BA.

12. Desplácese hasta el campo No. 35 (Tipo documento inicial) activando el campo Selected. Desplácese para agregar campos Detailed Cust. Ledg. Entry activando el campo Selected de los números 3, 4, 5, 9, 10 y 12. Haga clic en Aceptar para agregar los campos seleccionados a la ventana Dimensiones de cubo de BD BA. Cierre la ventana Dimensiones de cubo de BD BA para volver a la ventana Ficha de cubo BD BA.

13. Haga clic en CUBO→MEDIDAS. Se abre la ventana Medidas de cubo de BD BA. Haga clic en Seleccionar campos para abrir la ventana Selección de campos de BA. Desplácese para agregar campos Detailed Cust. Ledg. Entry activando el campo Selected de los números 7, 8, 16, 17, 18, 19 y 39. Haga clic en Aceptar para agregar los campos seleccionados a la ventana Medidas de cubo de BD BA. Cierre las ventanas Medidas de cubo de BD BA y Ficha de cubo de BD BA para volver a la ventana Inf. general BD BA.

14. En la ventana Inf. general BD BA, haga clic en la línea Dimensión para expandirla y seleccione País; después, haga clic en Ficha para abrir la ventana Ficha de cubo BD BA.

15. Haga clic en el AssistButton de campo Números de campo para abrir la ventana Selección de campos de BA. Agregue el campo País Nº 2 (nombre) activando la columna Selected. Haga clic en Aceptar y cierre la ventana Ficha de cubo BD BA.

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16. En la ventana Inf. general BD BA, haga clic en el AssistButton del campo Nombre para abrir la ventana Bases de datos de BA. Active el campo Activo de la base de datos VENTAS.

17. Haga clic en ACCIONES→ACTUALIZAR XML. Si lo desea, puede hacer clic en BASE DE DATOS DE BA→VER XML para obtener una vista preliminar del documento XML actualizado en Microsoft® Windows® Explorer.

Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas de las empresas subsidiarias (Capítulo 6)

Escenario: Cronus International Corporation es propietaria del 100% de Cronus España S.A. acaba de adquirir el 50% de otra empresa, denominada Cronus Subsidiary Ltd. En el primer trimestre de 2001 utilizarán informes financieros consolidados. El director financiero ha empezado a preparar la base de datos de Navision para la configuración de la consolidación, pero ha tenido que salir de viaje y la configuración no está terminada.

Paso a paso

1. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione Cronus España S.A.


3. Seleccione VER→MOSTRAR COLUMNA. Active las casillas de verificación Cta. consol. debe y Cta. consol. haber. Haga clic en Aceptar.

4. Introduzca en estas dos columnas los números de cuenta adecuados.

5. Introduzca el Método traduc. consolidación exactamente como aparece en la empresa de consolidación. SUGERENCIA: 1000-5999 = Tipo al cierre y 6000-9999 = Tipo histórico.

6. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione Cronus Subsidiaria S.A.


8. Si no están visibles, muestre las columnas Cta. consol. debe y Cta. consol. haber.

9. Introduzca los números de cuenta si no aparecen.

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Demuestre sus habilidades: configuración de las empresas en la empresa de consolidación (Capítulo 6)

Escenario: El director financiero, que está de viaje, lo llama y le pregunta sobre el progreso de la configuración de las consolidaciones. En la empresa de consolidación CRONUS, configure las empresas de las siguientes subsidiarias:

a. CRONUS Subsidiary Ltd

Código: CSUBSIDIAR


b. CRONUS España S.A.

Código: CINTERNATL


En este ejercicio no se tendrán en cuenta los tipos de cambio y se usarán las divisas locales de las subsidiarias.

Paso a paso

1. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione la empresa de consolidación Cronus.


3. Cree dos nuevas empresas con la información siguiente:

Campo Empresa 1 Empresa 2 La pestaña General Código CSUBSIDIAR CINTERNATL Nombre Cronus Subsidiary Cronus España Nombre empresa Cronus Subsidiary Ltd. Cronus España S.A. % Integración 50 100% Pestaña Cuentas Cta. ajuste residual 1170001 1170001

4. Todos los demás campos de la ventana Ficha de empresa se deben dejar como están.

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Demuestre sus habilidades: creación de un archivo de exportación de consolidación

Escenario: El director financiero le pregunta cómo avanza la configuración de la consolidación. Le pide que ejecute un archivo de exportación y que se lo envíe para que él pueda revisarlo. Como ya se dijo en el ejercicio anterior, la empresa CRONUS Subsidiary Ltd. pertenece en un 50% a la empresa de consolidación Cronus, y el otro 50% pertenece a una empresa que está en otra base de datos. Debe crear un archivo de exportación para enviarlo a la empresa principal y que puedan realizar la consolidación. Dé al archivo de exportación el nombre Cronus Subsidiary Ltd._013101, haga que el periodo de exportación de 01/01/01 a 31/01/01 y deje el código de divisa principal en blanco.

Paso a paso

1. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione Cronus Subsidiaria S.A..

2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ ACTIVIDADES PERIÓDICAS→EXPORTAR CONSOLIDACIÓN. Introduzca la siguiente información:

Campo Valor Formato de archivo Mantener como está Nombre archivo Cronus Subsidiary

Ltd._013101 Fecha inicial 01/01/01 Fecha final 31/01/01 Copiar dimensiones <En blanco> Cód. divisa ppal. <En blanco>


4. Si no aparece ningún mensaje de error, el archivo se creó correctamente.

Página 208


Demuestre sus habilidades: comprobación de los datos antes de la consolidación (Capítulo 6)

Escenario: El director financiero le pregunta cómo avanza la configuración de la consolidación. La central corporativa le pide que envíe algunas cifras de consolidación preliminares. No puede tener acceso a Microsoft Navision donde se encuentra y le pide que le ayude con el proceso de consolidación.

Paso a paso



3. Haga clic en acciones→base de datos de prueba.

4. En el campo Código, haga clic en el AssistButton y seleccione CSUBSIDIAR.

5. En la pestaña Opciones, en el campo Fecha inicial escriba 01/01/01 y en Fecha final, 31/01/01.

6. Haga clic en Vista preliminar.

7. Repita los pasos 3 a 6 con el Código = CINTERNATL.

Si aparece un mensaje de error que le dice que un número de cuenta no existe, realice los pasos siguientes:



3. Busque el número de cuenta que falta. El informe que generó al comprobar los datos debe indicar qué cuentas faltan. Tenga en cuenta que esta cuenta no existe en la empresa de consolidación.

Este tipo de error aparece cuando las cuentas no existen en la empresa principal, pero sí en las subsidiarias. Para solucionar esto, debe asignar el número a otra cuenta que exista en la empresa principal.

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Demuestre sus habilidades: consolidación de las subsidiarias de la base de datos (Capítulo 6)

Escenario: El director general corporativo se ha puesto en contacto con usted para preguntarle por los informes financieros consolidados. No puede esperar a que el director financiero regrese de su viaje. Éste les ha dicho que usted tiene acceso a los datos y puede ayudarlos a terminar la consolidación.

Paso a paso



3. Haga clic en .

4. En el campo Código, haga clic en el AssistButton y seleccione CSUBSIDIAR.


6. En el campo Nº documento, escriba cualquier cadena alfanumérica que represente a la empresa y la fecha.


8. Haga clic en Sí en la pantalla de confirmación y en los mensajes de notificación que indican que las fechas inicial y final se encuentran fuera del ejercicio.

9. Repita los pasos 3 a 6 para el Código = CINTERNATL, cambiando el Nº documento.

10. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→HISTORIAL→REGISTRO MOVIMIENTOS.

11. Vaya a las últimas entradas de registro y haga clic en MOVS.→CONTABILIDAD.

12. Revise los movimientos.

13 Repita los pasos 11 y 12 para todos los movimientos de consolidación realizados.

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Demuestre sus habilidades: impresión del balance de comprobación de consolidación (Capítulo 6)

Escenario: El director financiero lo ha llamado para preguntar cómo va todo con la ayuda a la oficina central corporativa. Le pide que le envíe por fax una copia del balance de comprobación de consolidación antes en enviarlo a la oficina central.

Paso a paso



3. Haga clic en INFORMES→BALANCE COMPROBACIÓN.

4. En la pestaña Cuenta, deje todos los campos en blanco.


6. Haga clic en el botón Vista preliminar para mostrar el informe.

Demuestre sus habilidades: socio entre empresas vinculadas (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España ha adquirido una subsidiaria. El código del nuevo socio IC es "ICP40" y el nombre es "Cronus Biking Ltd.". Su divisa es dólares de EE.UU. Cronus España va a enviar las transacciones entre empresas vinculadas mediante archivos en un directorio del disco duro de la subsidiaria. Se ha decidido que las cuentas de cobros y pagos sean la 4300007 y la 4000007, respectivamente. Cronus Biking usará números internos en los documentos de ventas y compras.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→SOCIOS.

2. Presione F3 para insertar una nuevo socio IC y escriba ICP40 en el campo Código.

3. En el campo Nombre, escriba Cronus Biking Ltd.

4. En el campo Cód. divisa, escriba USD, para dólares.

5. En el campo Tipo de bandeja de entrada seleccione Ubicación archivo.

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6. En el campo Detalle de bandeja de entrada, seleccione una ubicación de archivo.

7. Haga clic en la pestaña Registro. En el campo Cta. clientes escriba 4300007 y en el campo Cta. proveedor, 4000007.

8. En los campos Tipo de nº pdto. venta salida y Tipo de nº pdto. compra salida, seleccione Nº interno.

9. Cierre la ventana Ficha socio IC.

Demuestre sus habilidades: asignación de un socio IC a un cliente y/o un proveedor (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España ha agregado un nuevo proveedor. Configure el proveedor número IC1040, Cronus Biking Ltd. Asígnele el código de socio IC ICP40. El grupo contable de negocio es Intercomp., el grupo contable de proveedor es Nacional y el método de pago es Intercomp.

Paso a paso

1. En el menú Compras, haga clic en PROCESAMIENTO DE PEDIDOS→PROVEEDORES.

2. Presione F3 para introducir un nuevo proveedor.

3. En el campo Nº, introduzca IC1040.

4. En el campo Nombre, escriba Cronus Biking Ltd.

5. Haga clic en la pestaña Comunicación, y escriba ICP40 en el campo Código socio IC.

6. Haga clic en la pestaña Facturación. En el campo Grupo contable negocio, haga clic en el AssistButton y seleccione INTERCOMP.

7. En el campo Grupo contable proveedor haga clic en el AssistButton y seleccione NAC.

8. Haga clic en la pestaña Pagos. En el campo Cód. forma pago, haga clic en el AssistButton y seleccione INTERCOM.

9. Cierre le ventana Ficha proveedor.

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Demuestre sus habilidades: configuración del plan de cuentas para documentos IC (Capítulo 7)

Escenario: Se ha agregado información al plan de cuentas de Cronus España S.A. Se ha agregado la cuenta 5410002 a la hoja de saldo, en Bonos.

Paso a paso


2. Busque la cuenta 5410081.

3. Presione F3 para insertar una nueva línea y escriba 5410001.

4. En el campo Nombre, escriba Facturas.

5. Seleccione ACCIONES→TEST PLAN DE CUENTAS.

6. Haga clic en Sí en el mensaje que le pregunta si desea continuar con la acción.

7. Cierre la ventana Plan de cuentas.

8. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→PLAN DE CUENTAS.

9. Resalte todo el plan de cuentas y seleccione ACCIONES→COPIAR DE PLAN DE CUENTAS.

10. Aparece un mensaje que le pregunta si desea copiar los datos del plan de cuentas. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje.

11. Haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A CUENTA CON IGUAL Nº.

12. Aparece un mensaje que le pregunta si desea asignar las líneas seleccionadas. Haga clic en Sí para aceptar el mensaje.

13. Resalte todo el plan de cuentas, seleccione ACCIONES→EXPORTAR, elija un directorio y haga clic en Guardar.


15. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione Cronus Consultancy Ltd.


17. Busque la cuenta 5410081.

18. Presione F3 para insertar una nueva línea de plan de cuentas. En el campo Nº, introduzca 5410001.

19. En el campo Nombre, escriba Facturas.

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20. Seleccione ACCIONES→TEST PLAN DE CUENTAS.

21. Haga clic en Sí en el mensaje que le pregunta si desea continuar con la acción.

22. Cierre la ventana Plan de cuentas.

23. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→PLAN DE CUENTAS.

24. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR...

25. Busque el archivo de importación y haga clic en Abrir para importarlo.

26. Resalte todo el plan de cuentas y haga clic en ACCIONES→ASIGNAR A CUENTA CON IGUAL Nº.

27. Aparece un mensaje que le pregunta si desea asignar las líneas seleccionadas. Haga clic en Sí en el mensaje que aparece.

Demuestre sus habilidades: configuración de dimensiones para documentos IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España va a eliminar la dimensión "Área". Cronus España debe bloquear la dimensión en contabilidad y actualizar las dimensiones IC.

Paso a paso


2. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIMENSIONES.

3. En la dimensión ÁREA, haga clic en el campo Bloqueado.

4. Haga clic en ACCIONES→EXPORTAR...

5. Introduzca un nombre de archivo y un directorio y haga clic en Guardar.

6. Seleccione ARCHIVO→EMPRESA→CERRAR.

7. Seleccione ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR. Seleccione Cronus Consultancy Ltd.

8. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONFIGURACIÓN→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIMENSIONES.

9. Haga clic en ACCIONES→IMPORTAR... Seleccione el archivo de exportación Dimensión y haga clic en Abrir.


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Demuestre sus habilidades: creación de un documento IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus Consultancy envió a uno de sus empleados a Cronus España para realizar cierto trabajo. El empleado invirtió 10 horas y su tarifa es de 20,00 € por hora.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→FACTURAS.

2. Presione F3 y ENTRAR para asignar un número de factura automáticamente.

3. En el campo Venta a-Nº cliente, seleccione IC1001.

4. En las líneas de factura, en el campo Tipo, seleccione Cuenta.

5. En el campo Nº, introduzca 7050001.

6. En el campo Tipo referencia socio IC, escriba 6230003.

7. En el campo Cantidad, introduzca 10.

8. En el campo Cód. unidad medida, escriba Hora.

9. En el campo Precio venta excl. IVA, introduzca 20,00.

10. Registre (F11) la factura y haga clic en Sí para confirmar el registro.

Demuestre sus habilidades: envío de un documento IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España va a realizar las operaciones de final de mes y ha pedido a Cronus Consultancy que envíe todas las facturas completadas del mes.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACCIONES DE SALIDA.

2. Resalte la transacción registrada en el ejercicio anterior. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→ENVIAR A IC ASOCIADA.

3. Haga clic en ACCIONES→ACCIONES DE LÍNEA COMPLETADAS.



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6. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACCIONES DE ENTRADA.

7. Observe que la factura aparece en la ventana Trans. band. ent. IC.


Demuestre sus habilidades: gestión de un documento IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España se da cuenta de que queda un documento IC en su bandeja de entrada. Desea aceptar el documento de la bandeja de entrada y, después, uno de los directores, desea revisar las facturas de compra creadas automáticamente antes de realizar las operaciones de cierre del mes.

Paso a paso



3. Resalte la transacción enviada en el ejercicio anterior. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→ACEPTAR.




7. En el menú Gestión financiera, haga clic en PAGOS→FACTURAS.

8. Presione F5 para mostrar una lista con las facturas de pagos abiertas.

9. Observe que la factura aceptada en los pasos 3 y 4 se muestra en la ventana Factura − Lista documentos compra.

10. Seleccione la factura y haga clic en Aceptar para verla.

11. Cierre la ventana Factura compra.

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Demuestre sus habilidades: presentación y gestión de un documento IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España desea ver los documentos de la bandeja de entrada procesados, procedentes de diversos proveedores. Después de revisarlos, se determina que la transacción número 3 se ha enviado dos veces y hay que eliminarla.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→TRANSACC. ENTRADA PROCESADAS.

2. Seleccione la transacción número 3 y haga clic en TRANSACCIÓN EN LA BANDEJA DE ENTRADA→DETALLES.

3. Haga clic en ACCIONES→BORRAR LÍNEAS y haga clic en Sí para borrar la factura.

4. Cierre la ventana Transacciones bandeja entrada IC procesadas.

Demuestre sus habilidades: rechazo de un documento IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España factura a Cronus Consultancy una hora de trabajo de servicios de consultoría. Cronus España va a facturar a Cronus Consultancy 1000 € por una hora de trabajo. Cuando se recibe la factura, Cronus Consultancy dice que no es correcta y que la va a devolver para que se revise.

Paso a paso


2. En le menú Gestión financiera, haga clic en COBROS→FACTURAS.

3. Presione F3 y ENTRAR para asignar un número de factura automáticamente.

4. En el campo Venta a-Nº cliente, seleccione IC1020.

5. En las líneas de factura, en el campo Tipo, seleccione Cuenta.

6. En el campo Nº, introduzca 7050001.

7. En el campo Tipo Referencia socio IC, escriba 6230003.

8. En el campo Cantidad, introduzca 10.

9. En el campo Cód. unidad medida, escriba Hora.

10. En el campo Precio venta excl. IVA, introduzca 175,00.

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11. Registre (F11) la factura y haga clic en Si para confirmar el registro.

12. Cierre la ventana Factura venta.


14. Seleccione la transacción registrada en el paso 11. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→ENVIAR A IC ASOCIADA.




18. Haga clic en ARCHIVO→EMPRESA→ABRIR y seleccione Cronus Consultancy Ltd.


20. Seleccione la factura enviada en los pasos 14 y 15. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→ DEVOLVER A IC ASOCIADA.

21. Haga clic en ACCIONES→ACCIONES DE LÍNEA COMPLETADAS. Haga clic en Sí para completar las acciones de línea.


Demuestre sus habilidades: devolución de un documento IC rechazado de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC (Capítulo 7)

Escenario: Cronus España rechaza por error la factura 103018 y tiene que devolverla a la bandeja de entrada IC para gestionarla de otra manera. Se lleva a cabo el cambio, y Cronus España tiene que devolver el documento IC de la bandeja de salida IC a la bandeja de entrada IC.

Paso a paso


2. Seleccione la factura 103018. Haga clic en ACCIONES→ESTABLECER ACCIÓN DE LA LÍNEA→DEVOLVER A BANDEJA DE ENTRADA. Haga clic en Sí.



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Demuestre sus habilidades: registro de un diario general IC (Capítulo 7)

Escenario: Se informa a Cronus España de que uno de sus empleados ha realizado trabajo de consultoría adicional en Cronus Consultancy Ltd., por 500,00 €. La transacción se registra en la cuenta 7050001 y el número de cuenta de socio IC es 6230003.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIARIOS GENERALES.

2. En el campo Fecha registro, introduzca la fecha de registro predeterminada.

3. En el campo Tipo documento, introduzca Factura.

4. Seleccione Empresa vinculada asociada en el campo Tipo mov.

5. En el campo Nº cuenta, introduzca ICP020.

6. Introduzca 500,00 en el campo Importe.

7. En el campo Tipo contrapartida, introduzca Cuenta.

8. En el campo En el campo Cta. contrapartida, introduzca 7050001.

9. En el campo Nº cuenta IC asociada, introduzca 6290002.

10. Registre (F11) el diario y haga clic en Sí para confirmar el registro.



13. Vera la factura de salida.


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Demuestre sus habilidades: asignación de costes a socios IC (Capítulo 7)

Escenario: Se informa a Cronus España de que uno de sus empleados ha realizado servicios de consultoría adicionales para dos de sus subsidiarias, Cronus Consultancy Ltd., por 1000,00 €, y Cronus Services Ltd., por 800,00 €. Las transacciones se registran en la cuenta 6710 y el número de cuenta de socio IC es 6230003.

Paso a paso

1. En el menú Gestión financiera, haga clic en CONTABILIDAD→ REGISTROS ENTRE EMPRESAS VINC.→DIARIOS GENERALES.

2. Introduzca tres líneas de diario con la información siguiente:

Campo Línea 1 Línea 2 Línea 3 Fecha registro Fecha de

trabajo Fecha de trabajo

Fecha de trabajo

Tipo documento <En blanco> Factura Factura Nº documento externo <En blanco> Cualquier

valor Cualquier valor

Tipo mov. Proveedor Empresa vinculada asociada

Empresa vinculada asociada

Nº cuenta 40000 ICP20 ICP030 Importe -1800,00 1000,00 800,00 Tipo. contrapartida Cuenta Cuenta Cuenta Cta. contrapartida 6230003 7050001 7050001 Nº cuenta IC asociada <En blanco> 6230003 6230003

3. Registre (F11) el diario y haga clic en Sí para confirmar el registro.



6. Vera la factura de salida.


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business solutions navision 4.0 curso 8430a: …erpprs.com.mx/jdm/financieroii.pdf · para...

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