bpps contrataciÓn de servicios

PROCESO EMPRESARIAL

Título: Registro Contrato Marco

Organización/área: Logístico MM - PU

Archivo: BPPS – CONTRATACIÒN DE SERVICIOS

Responsable: T12 IMELDA TORRES OLIVEROS

Versión: ECC 6.0

Fecha último cambio: Usuario último cambio: RMAV Versión documento:

Resumen del Proceso empresarial

En los procesos contractuales bajo la modalidad de SERVICIOS, se debe registrar en el programa SILOG, bajo la plataforma ECC6.0, todo el proceso de contrataciòn tanto lo correspondiente en la etapa Precontractual como lo generado en la etapa Contractual.

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Acceda a la transacción “ME51N SOLICITUD DE PEDIDO”: Para registrar el ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Y LA NECESIDAD. Se realizará un ejercio de servicio sencillo.

Vía menú

Vía código de transacción ME51N

1. Usted tiene varias formas de ingresar al sistema a registrar la información como son: a. Por el Menú SAP b. Por el campo de comando c. Por favoritos.

Vamos a trabajar el ingreso por el campo de comando:

FIGURA 1.

ENTER.

REGISTRE EL CODIGO DE LA TRANSACCIÒN EN EL CAMPO DE

COMANDO, ENTER

CLASE DE CONTRATACIÓN

A CELEBRAR PARAMETRIZACION

PERSONALIZADA

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FIGURA 2. En el sistema se puede parametrizar de manera personalizada el campo solicitante, informaciòn que se le refleja en SOLICITANTE en los datos de RESUMEN DE POSICIÒN, pero en primera instancia en el campo CENTRO SOLICITANTE, en POSOCIÓN O DETALLE DE POSICIÓN inicialmente no lo refleja igualmente antes de grabar se recomienda veririficar, una vez se ha grabado ingresa a la ME52N y el sistema le muesta que ha tomado esta informaciòn de manera automatica.

INICIALMENTE EL SISTEMA NO MUESTRA LA ASOCIOCIÓN AUTOMATICA DEL CENTRO SOLICITANTE EN EL CAMPO, ESTO SEVIZULIZA DESPUÉS

DE GRABAR

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TIPOS DE IMP. “K” PARA QUE SE ASOCIE

A UN CECO.

PARA ASOCIAR A UN SERVICIO DE LOS CREADOS EN EL CATALOGO

FECHA HASTA CUANDO EL PROVEEDOR VA A PRESTAR EL SERVICIO

GRUPO DE ARTICULO O CODIGO CUB SEGÚN EL SICE

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INFORMACIÓN QUE EL SISTEMA HA TOMADO DE

MANERA AUTOMATICA

IDENTIFICACION DEL CENTRO LOGISTICO.

GRUPO DE COMPRAS S/ ESTRUCTURA LOGISTICA

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UBICAR EL SERVICIO CON EL

MACHCODE , O SI CONOCE EL CODIGO DEL SERVICIO

DIGITELO

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La anterior carpeta es para ubicar el servicio a contratar en el catalogo de los servicios existentes en concordancia al PGCP y codigos CUBS.

EN EL CAMPO DE TEXTO NO DEBE ESCRIBIR EL SERVICIO QUE NECESITA, EN VISTA QUE EL PROGRAM NO SE LO RECONOCE DESDE ESTA VENTANA SOLO

DA CLICK EN INTRO PARA QUE EL SISTEMA LO LLEVE AL CATALOGO DE LOS SERVICIOS

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Listado de Catalogo de Servicios, una vez ha dado click en el icono de intro .

CON LOS VINOCULOS SE PUEDEN UBICAR LOS SERVICIOS DE MANERA MAS RAPIDA.

EN EL CAMPO SE COLOCA EL CONCEPTO DEL SERVICIO QUE BUSCA O NECESITA.

DOBLE CLICK EN EL CODIGO DEL

SERVICIO QUE VA HA TRABAJAR.

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EL SERVICIO SE ESCOGE CON EL MACHCODE, EN LA PANTALLA CON LA PESTAÑA SERVICIO POR TEXTO BREVE, EN ESTE PANTALLANO NO SE COLOCA NADA DA INTRO PARA QUE EL SISTEMA LO LLEVE AL CATALOGO DE SERVICIOS, Y ESCOJA LA OPCIÓN QUE NECESITA DE ACUERDO A LO QUE SE VA HA CONTRATAR, COMO SE PUDO MOSTRAR CON ANTERIORIDAD EN LAS AYUDAS.

CODIGO DE SERVICIO QUE IDENTIFICA EL SERVICIO A CONTRATAR

TEXTO QUE IDENTIFICA EL CODIGO DEL SERVICIO, EL SISTEMA LO TRAE POR

ASOCIACIÓN

VALOR DE LO QUE SE ESTA DISPUESTO A PAGAR DE ACUERDO AL CDP INCLUIDO IVA

ICONO QUE PERMITE VISUALIZAR Y CAMBIAR SI ES EL CASO EL CECO

ICONO QUE PERMITE VISUALIZAR LAS CARACT DEL SERIVICIO

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Verificada toda la información en la barra de herramienta y dependiendo de la clase de

mensajes graba . Y anota en el expediente del proceso de contratación el número del la solicitud de pedido (documento donde se ha registrado la necesidad).

Lista la solicitud de pedido, esta se debe liberar y para ellos se puede hacer a través de: ME54N LIBERACIÓN INDIVIDUAL ME55 LIBERACIÓN COLECTIVA. En nuestro caso vamos a realizar una liberación individual, de lo cual encontramos la carpeta en posición o detalle de posición de la transacción identificada como estrategìa de liberación.

CENTRO DE COSTO, CON EL

MACHCODE PUEDE VERIFICAR LA IDENTIFICACION DEL CENTRO DE COSTO.

CUENTA MAYOR, CON EL MACHCODE PUEDE VERIFIAR EL

NOMBRE DE LA CUENTA MAYOR.

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Liberada la SOLICITUD DE PEDIDO, como se puede observar en la imagen siguiente se puede continuar con la PETICIÓN DE OFERTA.

SE DA CLICK EN EL ICONO DE ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN, Y ESTE A SU VEZ QUEDA LIBERADO, LISTO PARA REALIZAR LA PETICIÓN DE OFERTA. CUANDO SON VARIAS POSICIONES CON

LOS ICONOS SUBE O BAJA PARA

LIBERAR LAS OTRAS POSICIONES,

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Cuando en el sistema se ha liberado la SOLICITUD DE PEDIDO el icono cambia por

y el campo de indicador de liberación de bloqueado cambia

por , indicando que se puede continuar con el proceso de Petición de Oferta. .

2. PETICIÓN DE OFERTAS: Igual que en la SOLICITUD DE PEDIDO, usted puede

ingresar al sistema de diferentes maneras como son: a. Por el Menú SAP

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b. Por el campo de comando c. Por favoritos.

En nuestro caso particular vamos a trabajar ingresando al sistema por el campo de comando.

,

Una vez se ha registrado toda la informaciòn se da enter y se registra SOCIEDAD asociada en la estructura logistica si se conoce se digita caso contrario se ubica con el machcode.

REGISTRE EL CODIGO DE LA TRANSACCIÒN EN EL

CAMPO DE COMANDO

UBIQUE CON EL MACHCODE LA CLASE DE PETICIÓN DE OFERTA QUE VA ASOCIADA

CON LA FUERZA MILITAR QUE SE TRABAJA

FECHA DE LA CREACIÓN DE PETICIÓN DE OFERTA, O FECHA EN QUE SE SOLICITAN A LOS OFERENTES COTIZACIONES O SE PUBLICA EN DIARIO OFICIAL LA INVITACIÓN A LICITAR

FECHA LIMITE PARA EL PROVEEDOR

PRESENTAR LA OFERTA.

CODIGO QUE DA EL SISTEMA AL GRABAR Y EMPIEZA POR 6?????? (10 CARACTERES), NO HACER NADA, SISTEMA LO DA AL FINAL.

PARA LAS UNIDADES ADSCRITAS COMO LAS DEL EJC, PNC, ARC, FAC AL MDN SIEMPRE TENDRAN ASIGNADAS COMO ORGCOMPRAS 1000

CLAVE QUE IDENTIFICA EL GRCOMPRAS DE

LA UNIDAD EN LA ESTRUCTURA LOGISTICA

No. DE CDP O NECESIDAD, SI DESEA LO REGISTRA NO ES RELEVANTE XA

CONTINUAR PROCESO.

2. CUANDO SE HA ASOCIADO A LA SOCIEDAD LA INFORMACIÓN DE CABECERA SE PROCEDE A TRAER LA INFORMACIÓN CON REFERENCIA

A LA SOLICITUD DE PEDIDO.

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1. SOCIEDAD ASOCIADA A LA EMPRESA SEGÚN LA

ESTRUCTURA LOGÍSTICA

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CODIGO DE SOLPED ASOCIADA AL PROCESO DE CONTRATACIÒN POR LO GENERAL TRAE LA ULTIMA ANTES DE CONTUAR SE RECOMIENDA QUE VERIFIQUE SI ES LA SOLPED QUE NECESITA., Y ENTER

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En el resto de la carpeta no se gestiona los otros campos, en vista que en esta estapa no se ha definido el resto de la informaciòn, como es el Vr, Previsto ya que no se sabe por cuanto se contratará al final de las diferentes ofertas, entre otros campos. Y enter. Una vez usted ha dado enter en el sistema este le trae la informaciòn de RESUMEN DE POSICIÒN

restistrada en el programa, sombrea la o las posiciones y click en el icono , asì mismo el sistema lo trae a otra pantalla donde le muestra la información que hay.

FECHA DE LA CREACIÓN DE PETICIÓN DE OFERTA, O FECHA EN QUE SE SOLICITAN A LOS OFERENTES COTIZACIONES O SE PUBLICA EN DIARIO OFICIAL LA INVITACIÓN A LICITAR, EL SISTEMA TRAE LA INFORMACION DE DATOS DE CABECERA.

FECHA LIMITE QUE TIENE EL OFERENTE DE TRAER COTIZACIONES.

No. DE PROCESO DE CONTRATACIÓN, O PUBLICACION, Y/O INVITACIÓN

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De esta información que trae de la pantalla anterior se da enter cuantas posiciones se necesite traer la información de la SOLICITUD DE PEDIDO.

Cuando el sistema nos trae a esta pantalla se da click en la DIRECCIÓN DEL PROVEEDOR, para así mismo crear las peticiones de ofertas.

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En esta pantalla se crean cuantas PETICIONES DE OFERTAS se hayan presentado, si conoce el Número del NIT del Proveedor puede digitarlo sin el DIGITO DE VERIFICACIÓN, caso contrario puede buscarlos con el machcode. Cuando usted digita el NIT del Proveedor el sistema le indica que no existe el proveedor, constate con el machcode llegue al catalogo de proveedores y confirme que definitivamente no existe ese proveedor. Una vez se ha grabado la informaciòn del primer oferente continua en esta misma pantalla creando los otros oferentes hasta registrar todas las ofertas solicitadas y llegadas.

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PARA AGILIZAR EL PROCESO DE

BÚSQUEDA PUEDE USAR LOS BINÓCULOS,

REGISTRA EL NOMBRE DE BUSQUEDA

O PROVEEDOR,, CONTINUA BÚSCANDO HASTA ENCONTRAR LA OPCIÓN QUE NECESITA.

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Una vez el sistema ha traido la información del proveedor que con anterioridad lo ha creado el

Contador se procede a grabar con el icono que esta en la barra de harramienta, y el sistema nos suministra el Número de la PETICIÓN DE OFERTA

, Cuando se tiene la primera petición de oferta se continúa con la información del siguiente oferente, y así cuantas cotizaciones se hayan solicitado y llegado.

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2B. ACTUALIZACIÓN DE LAS PETICIONES DE OFERTAS: Igual que en la SOLICITUD DE PEDIDO, y PETICIÒN DE OFERTAS usted puede ingresar al sistema de diferentes maneras como son:

d. Por el Menú SAP e. Por el campo de comando

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f. Por favoritos. En nuestro caso particular vamos a trabajar ingresando al sistema por el campo de comando

REGISTRE EL CODIGO DE LA TRANSACCIÒN EN EL CAMPO

DE COMANDO, ENTER

SE DIGITA EL NÙMERO DE LA PETICIÓN DE OFERTAS QUE SE VA HA ACTUALIZAR, AVECES EL SISTEMA TRAE EL ÚLTIMO NÚMERO TRABAJADO, DEBE TENER CUIDADO QUE SEA EL QUE USTED NECESITA, ENTER

PARA ACTUALIZAR UNA OFERTA DE SERVICIO SE LE DA CLICK EN EL ICONO DE

SERVICIOS EN LA BARRA DE HERRAMIENTA AUXILIAR, PARA QUE EL SISTEMA LO LLEVE A LA PANTALLA DE ACTUALIZACIÓN

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ACTUALIZACIÓN DEL VALOR DE LA OFERTA SIN INCLUIR IVA, YA QUE DESDE ESTA TRANSACCIÓN EL SISTEMA LIQUIDA EL IVA DE

MANERA AUTOMATICA

SE DEVUELVE A LA

PANTALLA ANTERIOR

DA CLICK EN DETALLE DE POSICIÒN

PARA REGISTRAR EL INDICADOR DE IMPUESTO

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CUANDO CONOCE EL INDICADOR DE IMPUESTO LO DIGITA, CASO CONTRARUIO LO UBICA CON

EL MACHCODE Y DA DOBLE CLICK EN EL INDICADOR DE IMPUESTO

DE ACUERDO AL GRAVAMEN DEL IVA.

SE DEVUELVE A LA PANTALLA

ANTERIOR , O SI QUIIERE

GRABA DE UNA VEZ

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Actualizadas todas las ofertas continuamos trabajando con el transacción ME49, para poder visualizar la OFERTA más conveniente desde el punto de vista económico, y que igualmente el oferente debe de cumplir con las especificaciones tècnicas solicitadas, independientemente de cuanto oferte.

2C . COMPARACIÓN DE PRECIOS DE LAS DE OFERTAS: Igual que las anteriores transacciones usted puede ingresar al sistema de diferentes maneras como son:

a. Por el Menú SAP b. Por el campo de comando c. Por favoritos

Hay varias formas de hacer un comparativo de las e ofertas:

1. Cuando estas son continuas se degitan las oferetas de la manera que esta en la figura siguiente.

SI RESOLVIÓ DEVOLVERSE A LA PANTALLA ANTERIOR Y NO GRABO HAGALO DESDE LA CARPETA DE POSICIÓN DE LA OFERTA.

DIGITAMOS EN EL CAMPO DE COMANDO DENTRO DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS LA TRANSACCIÓN A TRABAJAR, Y DAMOS ENTER.

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FORMA CONTINUA

SE DEBE ACTIVAR OFERTA EN VALOR MEDIO, MINIMO.

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2. Cuando las ofertas no quedan de manera continua se puede trabajar de la manera que esta reflejada en la siguiente ayuda o figura.

CLICK EN EJECUTAR

CLICK EN EJECUTAR

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3. Otra forma de observar el comparativo de las ofertas es por el Nùmero de la Licitaciòn como lo pueden observar en al siguiente figura.

CLICK EN EL ICONO DE SELECCIÒN MULTIPLE Y SE RELACIONAN TODAS LAS OFERTAS PARA ESE PROCESO DE CONTRATACIÒN

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RELACIÒN DE LAS OFERTAS RELACIONADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÒN EN EL COMPARATIVO DE PRECIOS DEL CUAL SE ESCOGERA PARA CONTRATAR LA OFERTA 600036973, Y LAS OTRAS QUEDARAN BLOQUEADAS PARA EVITAR ERROR DE GENERAR PEDIDOS CON LAS OFERTAS RECHAZADAS.

CLICK EN EJECUTAR

PUEDE SOLO REGISTRAR EN EL CAMPO DE LICITACIÒN EL NÚMERO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

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PARA RECHAZAR UNA OFERTA SE DA DOBLE CLICK EN EL CODIGO DE LA OFERTA Y EL SISTEMA LO LLEVA A LA PANTALLA DONDE ESTA LA OFERTA Y EN PROSICIONES DE

OFERTAS COLOCA EL FLA EN LA COLUMNA DE , Y QUEDA AUTOMATICAMENTE REZADADA Y BLOQUEDA ESTA OFERTA UNA VEZ GRUARDADO EL CAMBIO.

FLA EN LA COLUMNA DE R

(IND DE RECHAZO) Y

LUEGO GUARDA EN LA BARRA DE HERRAMIENTA.

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SI QUIEREN VERITICAR QUE EL SISTEMA SI LES HAYA TOMADO EL CAMBIO A LA OFERTA CON EL RECHAZO DESDE LA TRANSACCIÓN ME49 COMPARACION DE PRECIOS PUEDE INGRESAR AL SISTEMA DE NUEVO CON LA TRANSACCIÒN ME47 Y VERIFICA QUE SE LE HAYA ACTIVADO EL CAMPO DE RECHAZADO A LAS OFERTAS DE LAS CUALES NO SE VA HA CONTRATAR.

NOTA: LO REGISTRADO EN EL SISTEMA HASTA LA ME49 CORRESPONDE A LA ETAPA PRECONTRACTUAL, A PARTIR DE LAS TRANSACCIÒNES ME31K O ME21N EMPIEZA LA ETAPA CONTRACTUAL.

VISUALIZACIÒN DE

RECHAZO DE UNA OFERTA

DIGITE EL CÓDIGO QUE USTED NECESITA VISUALIZAR QUE EL SISTEMA LE HAYA TOMADO LA CONDICIÓN DE RECHAZO.

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Versión: ECC 6.0


CUANDO UNA CONTRATO ES SENCILLO COMO EL CASO DE ESTE EJEMPLO NO SE TRABAJA LA TRANSACCIÒN ME31K CONTRATO MARCO (DONDE SE REGISTRA LA INFORMACIÒN DE UN CONTRATO DE TRATO SUCESIVO. SOLO SE GESTIONA A PÀRTIR DE LA TRANSACCIÓN ME21N DONDE SE REGISTRA EL VALOR DEL CONTRATO UNA VEZ SE TIENE EL CRP DOCUMENTO QUE DEJA EN FIRME EL PROCESO DE CONTRATACIÒN.

3. CREACIÒN DEL PEDIDO: Transación donde se registra el contrato y/o valor de la factura de acuerdo a requisición o requerimiento. Igual que las anteriores transacciones se puede ingresar al sistema de diferentes maneras como son:


DIGITAMOS EN EL CAMPO DE COMANDO DENTRO DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS LA TRANSACCIÓN A TRABAJAR, Y ENTER.

ANTES DE MANIPULAR CUALQUIER CAMPO SE BUSCA LA CLASE DE CONTRATACIÓN CELEBRADA, Y ESTA DEBE DE COINCIDIR CON LA CLASE DE CONTRATACIÒN

ASOCIADA EN LA SOLICITUD DE PEDIDO

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SE REGISTRA EN LA COLUMNA DE PETICIÒN DE OFERTA Y POSICIÒN Y ENTER PARA QUE EL SISTEMA TRAIGA LA INFORMACIÒN QUE REGISTRADA EN LA PETICIÒN DE OFERTA

/OFERTA ESCOGIDA Y CELEBRADO EL CONTRATO

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INFORMACIÓN TRAIDA DE LA PETICIÒN DE OFERTA/OFERTA DE LA CUAL SE

CONTINUA TRABAJANDO Y SE COMPLETA OTROS CAMPOS NECESARIOS

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UNA VEZ SE HA REGISTRADO EL INDICADOR DE IMPUESTO SE VA LA CARPETA DE CONDICIONES Y VERIFICA SI EL SISTEMA LE HA LIQUIDADO LO CORRESPONDIENTE AL IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO (IVA) EN CASO CONTRARIO COMO ESTA EN EL EJEMPLO SE PROCEDE A COLOCAR LA CONDICIÓN OBLIGATORIA (ZWST), BIEN SEA DIGITANDO O

LLAMANDOLO CON EL MACHCODE .

CUANDO NO HA QUEDADO EN LA OFERTA REGISTRADO EL INDICADOR DE IMPUESTO (IVA) EN LA OFERTA SE REGISTRA EN LA CARPETA DE FACTURA, SE PUEDE DIGITAR O EN BUSCAR CON EL MACHCODE

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DOBLE CLICK A LA OPCIÓN PARA QUE EL SISTEMA LA TOME Y ENTER PARA QUE LIQUIDE EL IMPUESTO

(IVA),

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VALOR CORRESPONDIENTA AL IMPUESTO, LIQUIDADO UNA VEZ SE HA TOMADO LA

CONDICIÓN OBLIGATORIA ZWST.

LIQUIDADO EL IMPUESTO VERIFIQUE QUE LA CIFRA EN CONDICIONES LE DE EXACTO AL CONTRATO CASO CONTRARIO INTENTE AJUSTAR LOS $0.01 DE DIFERENCIA EN EL

PRECIO BRUTO.

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SE AJUSTO EL $0,01; PERO PODEMOS OBSERVAR QUE SUPERA EL MONTO, CUANDO NO ES POSIBLE QUE QUEDE LA CIFRA EXACTA SE SUGIERE DEJAR EL MONTO ANTERIOR, QUE CONTABILIDAD LO RESUELVA EN LA MIRO QUE ESTA LA OPCIÓN PARA ELLO, AUNQUE LO IDEAL ES QUE CUADRE AL CENTAVO

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ANTES DE GRABAR VERIFIQUE Y CONSTATE CON EL CONTADOR QUE LA CUENTA MAYOR SE AJUSTA AL CONCEPTO DEL PRESUPUESTO, CASO CONTRARIO DEBE HACER LAS MODIFICACIONES QUE CORRESPONDA. IGUALMENTE VERIFICA QUE ESTE TOMANDO EL

CENTRO DE COSTO APROPIADO.

NOS VAMOS A LA CARPETA DE COMERCIO Y REGISTRAMOS EL MOTIVO DEL PEDIDO EN ESTE CASO, OPCIÓN 020, DAMOS

DOBLE CLICK.

CON ESTE ICONO PUEDE CONDICIONAR LA VISUALIZACIÓN DE LA IMPUTACIÓN DE MANERA

HORIZONTAL O VERTICAL

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UNA VEZ REGISTRADO Y VERIFICADA TODA LA INFORMACIÒN DE POSICIÓN O DETALLE DE POSICIÓN VERIFICAMOS Y COMPLETAMOS LA INFORMACIÒN DE CABECERA ANTES DE GUARDAR

LUEGO NOS DIRIGIMOS A LA CARPETA DE DATOS DEL CLIENTE Y VERIFICAMOS QUE ESTE REGISTRADO EL CAMPO DEL SOLICITANTE EN CASO CONTRARIO LO REGISTRAMOS DIGITANDOLO O LO UBICAMOS CON EL MACHCODE.

REGISTRAR EN TEXTO DE CABECERA EL OBJETO DEL

CONTRARTO

FECHA DE LA FIRMA DEL CONTRATO FISICO

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Versión: ECC 6.0


Digite los campos necesarios para crear el Pedido Abierto y luego Enter

EN NOTA DE CABECERA DEBE REGISTRAR EL NOMBRE DEL ORDENADOR DEL GASTO. EN CASO QUE UN FUNCIONARIO HAYA FIRMADO EL CONTRATO Y ESTE SE HAYA EJCUTADO CON OTRO FUNCIONARIO SE SUGIERE TAMBIEN RELACIONARLO EN ESTE CAMPO

REGISTRAR EL NÙMERO DEL CRP Y DEBE TENER 10 CARACTERES

DEBE REGISTRAR EL NÚMERO DEL

CONTRATO FISÍCO

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Versión: ECC 6.0


SE RECOMIENDA LLENAR TODOS LOS CAMPOS DE LA CARPETA DE CAMPOS ADICIONALES, CUANDO TENGA DUDA QUE INFORMACIÓN VA

EN EL CAMPO MIRE AYUDA CON F1 DEBE ESCOGER O DIGITAR EL MODO DE

CONTRATACIÒN.

SE RECOMIENDA QUE ANTES DE GUARDAR VERIOFIQUE LA ESTRUCTURA LOGISTICA DE SU UNIDAD EN EL DOCUMENTO

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Versión: ECC 6.0


POR ÚLTIMO ANTES DE GRABAR VERIFICA QUE EL PRECIO EFECTIVO SEA

EXACTO AL DEL CONTRATO

NOTA: CONDICIONES EN CABACERA CUADRA CON EL TOTAL DEL CONTRATO O DE LA FACTURA. CONDICIONES EN DETALLE DE POSICIÓN O POSICIÓN CUADRA EL VALOR POR ITEM Y/O POSICIÓN.

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Versión: ECC 6.0


CODIGO DEL PEDIDO UNA VEZ GRABADO.

3.B. LIBERACIÒN DEL PEDIDO: Para poder continuar con el proceso se debe liberar el perido. Hay dos formas de liberaciòn:

ME29N LIBERACIÒN INDIVIDUAL ME28 LIBERACIÓN COLECTIVA Igual que las anteriores transacciones se puede ingresar al sistema de diferentes maneras como son:

d. Por el Menú SAP e. Por el campo de comando f. Por favoritos

ANTES DE GRABAR DE CLICK EN EL ICONO DE

VERIFICACIÓN , Y TENER EN CUENTA LA NOTA QUE EL SISTEMA LE SUMINISTRA, CUANDO ESTA SALE EN CON TIP ROJO DEBE DE INDAGAR DONDE ESTA EL PROBLEMA Y

RESOLVERLO PARA PODER GRABAR, Y GRABA

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Versión: ECC 6.0


TRANSACCIÓN PARA LIBERAR EL PEDIDO. ENTER PARA CONTINUAR

POR LO GENERAL EL SISTEMA LE TRAE EN PANTALLA LA DEL ÚLTIMO DOCUMENTO TRATADO, ANTES DE LIBERAR DEBE VERIFICAR QUE ESE ES EL DOCUMENTO

QUE VA HA LIBERAR

PARA LIBERAR DA CLICK EN

EL ICONO

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Versión: ECC 6.0


NOTA: CUANDO SE HA COMETIDO ERROR POR DIFERENCIA DE: VALORES INDICADOR DE IMPUSTOS FECHAS IMPUTACIÒN A CUENTA MAYOR IMPUTACIÒN A CENTRO DE COSTOS Y HAY QUE CORREGIR SE RECOMIENDA QUE ANTES DE REALIZAR CUALQUIER CAMBIO EN EL PEDIDO DEBE DE :

DESLIBERAR EL PEDIDO DANDO CLICK EN EL ICONO GRABAR, REALIZAR LOS

CAMBIOS QUE NECESITA GRABAR Y LUEGO LIBERAR DE NUEVO , ESTO ES CON EL FIN DE QUE EL SISTEMA RECONOZCA LOS CAMBIOS Y NO CREE OTRA VERSIÓN.

4. ENTRADA DE SERVICIO. (ML81N) Una vez se tiene el acta de recibido a satisfación y la cuenta de cobro o factura del proveedor se procede a realizar la entrada de servicio para poder continuar con el proceso y contabilidad pueda realiza rel pago. Para evistar diferencias entre SAP y SIIF, se recomienda que la entrada de servicio se realice con la ORDEN DE PAGO SIIF. Igual que las anteriores transacciones se puede ingresar al sistema de diferentes maneras como son:

DESPUÉS DE LIBERAR EL SIGNO DE

CAMBIA POR

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TRANSACCIÓN PARA REGISTRAR HOJA DE ENTRADA AL PEDIDO, LO CUAL DIGITAMOS EN EL CAMPO DE COMANDO.

CLICK EN EL ICONO , EL SISTEMA NOS DA LA PANTALLA DONDE SE REGISTRA EL NO. DEL PEDIDO Y POSICIÒN QUE NECESITA HACERLE LA HOJA

DE ENTRADA ,

LUEGO LE DAMOS CLICK EN EL FLA Y CUANDO EL SISTEMA NOS DA EL NO. DEL PEDIDO DAMOS CLICK EN

EL ICONO DE CREAR HOJA DE ENTRADA

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CUANDO SE HA DADO CLICK

EN EL ICONO EL SISTEMA DA EL NO. DE HOJA DE ENTRADA Y ACTIVA LOS

CAMPOS PARA TRABAJAR

CORRESPONDE EL PARAMETRO LA FECHA LA PRESTACION DEL SERVICIO, O EN SU DEFECTO ALGUNOS CASOS DESDE LA FIRMA DEL CONTRATO HASTA CUANDO SE RECIBE LA SATISFACCIÒN DEL SERVICIO.

No. DE LA FACTURA O CUENTA DE COBRO DEL PROVEEDOR.

ES LA MISMA FECHA DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR

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LA FECHA DEL DOCUMENTO ES LA FECHA DE LA FRA

LA FECHA DE CONTABILIZADO ES LA FECHA QUE ME DA EL SISTEMA SAP EL DIA QUE REGISTRO EL SERVICIO, PARA EVITAR DIFERENCIAS SAP/SIIF SE RECOMIENDA QUE EN ESTE CAMPO SE REGISTRE LA FECHA DE LA ORDEN DE PAGO SIIF.

EN EL CAMPO SE REFERENCIA SE REGISTRA EL NÙMERO DEL

CONTRATO JUDIRICO

SI SE ESTA ACOSTUMBRADO A CALIFICAR LA CALIDAD DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS Y DEL CUMPLIMIENTO LOS CAMPO DISPUESTO SON PARA LOS PORCENTAJES DE CALIFICATIVO.

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SI SE NECESITA DEJAR ALGUNA NOTA RECORDATORIA O ANOTACIÒN RELEVANTE

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SE DA CLICK PARA SELECCIONAR EL SERVICIO Y POSICION QUE SE VA A GESTIONAR EL PAGO Y TRAER LA INFORMACION DEL PEDIDO.

DAR CLICK EN VO.BO. O FLA PARA QUE EL SISTEMA LO LLEVE AL DOCUMENTO DE REFERENCIA

SOMBREAR LA POSICIÒN DE LA INFORMACIÒN A TRAER DEL PEDIDO Y

DAR CLICK EN EL ICONO PARA TOMAR EL SERVICIO.

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CUANDO EL SERVICIO TIENE LIQUIDADO EL IVA, EL VALOR NETO CON IVA DEBE SER MALYOR AL VALOR TOTAL

ANTES DE GRABAR VERIFIQUE QUE EL SISTEMA LE TENGA LA INFORMACIÒN CORRECTA DE MENERA INTERNA.

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VERIFIQUE QUE EL INDICADOR DE IMPUESTO (IVA) SEA IGUAL AL DEL PEDIDO, CASO CONTRARIO CON EL MACHCODE LO CORRIGE, CON ESTO EVITA TENER QUE HACER ANULACIÓN DEL DOCUMENTO.

INTRO PARA DEVOLVERSE A LA

PANTALLA ANTERIOR

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NOTA: CUANDO HAY DIFERENCIAS, COMO: LA CUENTA MAYOR, CENTRO DE COSTOS, FECHAS DE CONTABILIZACIÒN, VALORES POR QUE EL INDICADOR DE IMPUESTO ES

1. PARA GRABAR SELECCIONO ICONO

BANDERA PARA ACEPTAR Y QUE CAMBIE EL BOTON ROJO POR AMARILLO, Y SE LE DA CLICK EN EL ICOCNO DE GRABAR

Y EL BOTON CAMBIA DE AMARILLO A VERDE, AQUÍ YA SE CONDERA QUE SE TERMINA EL PROCESO DE LA HOJA DE ENTRADA

2. UNA VEZ GRABADO SE VISUALIZA QUE LA HOJA DE ENTRADA, HAYA GRABADO EN FORMA, VISUALICE EL HISTORIAL DEL PEDIDO DESDE LA

H.E. CON DANDO DOBLE CLICK

EL HISTORIAL DELPEDIDO DEBE DE QUEDAR CON EL DOCUMENTO FINANCIERO

Y EL DOCUMENTO LOGISTICO , CUANDO EN EL HISTORIAL QUEDO UN SOLO DOCUMENTO POR LO GENERAL ES QUE NO SE HA DESPLAZADO PERIODO LOGISTICO AL MES QUE SE ESTA TRABAJANDO, Y SE SOLICITA AL CONTADOR

QUE DESPLACE EL PERIODO. VERIFICADA LA INFORMACIÒN SE DEVUELVE A LA TRANSACCIPKN ANTERIOR.

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DIFERENTE AL DEL PEDIDO Y/O FACTURA, Y POR ENDE EL VALOR NETO NO COINCIDE CON LO QUE SE DEBE DE PAGAR, ENTRE OTROS CASOS; HAY QUE ANULAR LA HOJA DE ENTRADA, ESTE PROCESO SE HACE IGUALMENTE CON LA TRANSACCIÓN ML81N. CUANDO HAY DIFERENCIAS MINIMAS DE CENTAVOS, EL CONTADOR PUEDE RESOLVER ESTA

SITUACIÒN EN LA TRANACCIÒN MIRO CON EL ICONO DE CUENTA MAYOR, NO HAY

NECESIDAD DE ANULAR LA HOJA DE ENTRADA, AUNQUE LO IDEAL ES QUE LA HOJA DE ENTRADA CUADRE AL CENTAVO, PERO AVECES EL SISTEMA NO LO PERMITE Y QUEDA DIFERENCIA DE $0,01 MAYOR O MENOR, ES A ESTO QUE SE REFIERE QUE LO PUEDE RESOLVER EL CONTADOR. VAMOS A REALIZAR UN EJEMPLO DE LA ANULADA:

CLICK EN OTRO PERIDO

EN EL CAMPO DE HOJA DE ENTRADA SE DIGITA EL CODIGO DEL DOCUMENTO LOGISTICO QUE VA HA ANULAR

CLICK EN INTRO

PARA CONTINUAR

DAR CLICK EN EL ICONO DE

VISUALIZAR MODIFICAR

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CLICK EN EL ICONO DE

RESTAURAR ADQUISICIÓN

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NOTA: CUANDO SE VA HA ANULAR LA HOJA DE ENTRADA POR UNA U OTRA RAZON DEBEN DE TENER CUIDADO DE QUE LA FECHA DE CONTABILIZACIÒN DEL DOCUMENTO A ANULAR

CLICK EN GRABAR

AL DAR CLICK EN GRABAR EL SISTEMA CAMBIA EL SEMOFORO VERDE

POR AMARILLO Y MUESTRA UNA PANTALLA ADICIONAL DONDE ESTAN LAS FECHAS, TENER CUIDAD QUE QUEDE

IGUAL A LOS DATOS DE ACEPT. DEL

DOCUMENTO INICIAL, DIFERENCIA DE UN MES A OTRO EN CONTAB GENERA PROBLEMAS SAP/SIIF, SOLUCION ES

COMPLICADA.

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DEBE DE QUEDAR IGUAL AL DEL DOCUMENTO INICIAL , CUANDO EL DOCUMENTO DE ANULACIÒN TRAE UNA FECHA DIFERENTE SOBRE TODO EN FUNCIÒN DE MES EL CAMPO DE LA FECHA DE GRABAR LA ANULADA USTED LO PUEDE MANIPULAR COLOCANDO DE MANERA MANUAL LA FECHA DE CREACIÒN DEL DOCUMENTO INICIAL . FECHA CUANDO SE ESTA ANULANDO.

FECHA MANIPULADA DE MANERA MANUAL, IGUAL AL DE LA FECHA DEL DOCUMENTO ORIGINAL.

DE NO TENER CUIDAD Y GRABAR POR EJEMPLO SEGÚN LA SIGUEMTE FIGURA

PROCESO EMPRESARIAL





Versión: ECC 6.0


LE GENERA PROBLEMAS EN LOS INFORMES SAP/SIIF, SI AL COMETER ESTE ERROR YA SE HA CERRADO O DESPLAZADO PERIODO LOGISTICO Y NO ESTA ACTIVO EL MES DE MAYO, LA UNICA SOLUCIÓN ES ESPERAR QUE PASE EL TIEMPO DE LOS DOS MESES PARA QUE COINCIDA LA INFORMACIÒN SAP/SIIF, SI NO SE HA DESPLAZADO O CERRADO EL PERIODO LOGISTICO DE MAYO SE PUEDE SOLUCIONAR, PERO DE TODAS MANERAS LA SOLUCIÓN A ESTO ES DE MUCHO CUIDADO Y DISPENDIOSO, ASÌ QUE PILAS CON ESTA PARTE DE LA ANULACIÒN. TENIENDO EN CUENTA LO ANTERIOR LA ANULADA DEBE DE QUEDAR ASÍ:

FECHAS IGUALES EN

Y

PROCESO EMPRESARIAL





Versión: ECC 6.0


AL DAR INTRO CAMBIA EL SEMAFORO

DE AMARILLO A ROJO

DAR CLICK DE NUEVO EN

VISUALIZAR MODIFICAR

PROCESO EMPRESARIAL





Versión: ECC 6.0


UNA VEZ HA ANULADO LA HOJA DE ENTRADA SE RECOMIENDA VISUALIZA EL HISTORIAL DEL PEDIDO, LO PUEDE HACER DESDE LA HOJA DE ENTRADA CON EL SISTEMA DE DRILLDAW O

SEA DANDO DOBLE CLICK EN EL ICONO DE LAS GAFAS ,

CUANDO SE DA CLICK EN EN LA BARRA DE HERRAMIENTA SE ACTIVA

LA CESTA DE BASURA , SE DA CLICK EN EL ICONO DE LA CESTA PARA BORRAR Y CAMBIA EL

SEMAFORO ROJO POR LA

CESTA .

ESTA ES LA IMAGEN UNA VEZ SE HA GUARDADO LA ANULADA DEL

DOCUMENTO.

PROCESO EMPRESARIAL





Versión: ECC 6.0


NOTA: CUANDO SE HA VISUALIZADO EL HISTORIAL SE PUEDE DEVOLVER A LA HOJA DE

ENTRADA CON EL ICONO .

TODO DEBE DE QUEDAR EN

0 UNIDAD Y $0,00

HISTORIAL DEL PEDIDO CON ERROR, DEL CUAL SE DEBE

INVESTIGAR Y RESOLVER

HISTORIAL DEL PEDIDO PERFECTO, ES COMO DEBE DE QUEDAR LA ANULADA

DE UNA HOJA DE SERVICIO.

bpps contrataciÓn de servicios

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