bogotá ricardo_auditoría documental sistema integrado gestión alcaldia mayor bogotá

2 2

AUDITORÍA INTEGRAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTAL

AUDITORÍA

INTEGRAL A LA

GESTIÓN DE

DOCUMENTAL

Desde el enfoque sistémico

3 3

AUDITORIA INTEGRAL CON

ENFOQUE SISTÉMICO

4 4

Auditoría integral

Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva

de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva

de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

5 5

Auditoría integral La Auditoria Integral implica la ejecución de un trabajo con un alcance o enfoque , por

analogia, de las auditorías financieras, de cumplimiento , de control interno y de gestión

AUDITORIA

INTEGRAL

AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

AUDITORIA DE GESTION

EFICACIA

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

AUDITORIA DE

HERRAMIENTAS DE

GESTION

CONTROL INTERNO

GESTION DECALIDAD,

GESTION AMBIENTAL,

GESTION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y

SALUD OCUPACIONAL,

GETION DE ACTIVOS DE INFORMACION

GESTION DOCUMENTAL

ENTRE OTROS

SISTEMAS DE

Documentación

Documentación

POLÍTICA

SENSIBILIZACIÓ

N

CAPACITACIÓN

CONTROLES

PROCEDIMIENTOS

TECNOLOGÍA

SERVIDORES PÚBLICOS

INFO

RM

ACIÓ

N PRO

DU

CID

A Y

/O

RECIB

IDA

INSTRUMENTOS

Cuadro de Clasificación

Documental -CCD

Tabla de Retención Documental

TRD

Programa de Gestión Documental

PGD

Plan Institucional de Archivos

PINAR

Inventario Documental

Modelo de requisitos para la

gestión de documentos

electrónicos

Bancos terminológicos de tipos,

series y subseries documentales

Mapa de Procesos

Flujos documentales

Descripción de las funciones de

las unidades administrativas

Tablas de control de acceso

RIESGOS

7 7

Comparación de definiciones

Registro

“Documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas1”.

Registro

“Documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia de

actividades ejecutadas1”.

Documento de archivo

“Registro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada

en razón de sus actividades o funciones2 ”.

Documento de archivo

“Registro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada

en razón de sus actividades o funciones2 ”.

1. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Norma Técnica de Calidad en la Gestión

Pública. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2009. p. 14 (NTCGP 1000:2009).

2. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 del 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones”. Artículo 3 definiciones. En: Diario Oficial 44084.

• Registro de información.

• Evidencia de actividades y

transacciones.

• Orígenes funcionales

8 8

Se ha

denominado

“análisis de

información”, “revisión

de información”,

“análisis de estado y

evaluación de

necesidades”, o “estudio

de la información

corporativa”,

Es clave para

identificar y

diagnosticar con

alcance

organizativo, más

allá de las fronteras

tradicionales de las

unidades y centros

de documentación

La auditoría de la información La auditoría de la información

las necesidades en materia de gestión de la información de

las organizaciones, de un departamento, un colectivo de

usuarios, una función, un proceso, etc.

9 9


La auditoría de la información proporciona la base teórica y metodológica para planificar los recursos de información, evaluarlos y actuar en cualquier fase de la cadena de valor o del ciclo de vida de la información, de forma estratégica ex ante, durante o post evento a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, en el que la información tenga un papel central.

La auditoría de la información proporciona la base teórica y metodológica para planificar los recursos de información, evaluarlos y actuar en cualquier fase de la cadena de valor o del ciclo de vida de la información, de forma estratégica ex ante, durante o post evento a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, en el que la información tenga un papel central.

10 10

Constituye un diagnóstico sobre el uso de la información en un entorno organizativo y sobre su problemática concreta. Constituye un diagnóstico sobre el uso de la información en un entorno organizativo y sobre su problemática concreta.


Es la herramienta qué permite identificar la información crítica o vital de una función u organización, para implantar regulaciones en las que tienen un papel relevante tanto la información y la documentación (es el caso de las diferentes leyes de transparencia informativa), como también la digitalización de procesos (por ejemplo en la administración electrónica) y permite también determinar el grado de cumplimiento de una determinada regulación o normativa, interna o externa

Es la herramienta qué permite identificar la información crítica o vital de una función u organización, para implantar regulaciones en las que tienen un papel relevante tanto la información y la documentación (es el caso de las diferentes leyes de transparencia informativa), como también la digitalización de procesos (por ejemplo en la administración electrónica) y permite también determinar el grado de cumplimiento de una determinada regulación o normativa, interna o externa

11 11

Comprende

componentes

de control

interno

De verificación y de identificación de

riesgos

Componentes de conducta informativa, que proporcionan el marco para entender el uso, los flujos y el valor de la información.

Componentes de conducta informativa, que proporcionan el marco para entender el uso, los flujos y el valor de la información.


12 12

Uno de los ámbitos en los que la auditoría de información ha tenido un mayor desarrollo en los últimos años ha sido Uno de los ámbitos en los que la auditoría de información ha tenido un mayor desarrollo en los últimos años ha sido

El de la Gestión

Documental.


13 13

La auditoría puede aplicarse antes de implantar un sistema de gestión documental (SGD),, La auditoría puede aplicarse antes de implantar un sistema de gestión documental (SGD),,

Puede ser una auditoría de implantación del SGD

Una auditoría de gestión de documentos en un marco de evaluación y mejora continua Una auditoría de gestión de documentos en un marco de evaluación y mejora continua

Una auditoría en relación con las normas ISO 30300. Una auditoría en relación con las normas ISO 30300.


14 14


Proporciona

Una evaluación objetiva

de las prácticas en

materia de gestión

documental

y de la forma en que

la información es

utilizada en una

organización.

15 15

¿Qué es Seguridad de la Información? ¿Qué es Seguridad de la Información?

La seguridad de la información considera la preservación de las siguientes características: La seguridad de la información considera la preservación de las siguientes características:

16 16

Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

2.5.6 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con los siguientes procesos:

2.5.6 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con los siguientes procesos:

17 17

PASOS PARA IMPLANTAR UN SGD

18

NUMERAL 10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA

Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los

procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo

son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen

los resultados previstos.

Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la

satisfacción del usuario con el sistema.

El entorno normativo puede requerir que organismos externos lleven a cabo

operaciones de control y auditoría.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo y los procesos relacionados

deberían modificarse si se considera que son inapropiados o ineficaces.

Se deberían documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y

conservar los informes resultantes.

15489-

1:2001

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su UTILIZACIÓN y conservación.

Herramientas de Gestión Pública

Articulo 3 Ley 594 de 2000 Numeral 3.29 NTCGP 1000:2004

Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y

disposición final.

20 20

Comparación instrumentos

• Proceso o Función

• Documento asociado al proceso

• Actividad

• Nombre del formato

• Código del formato

• Nombre del registro o documento de archivo

• Definición

• Soporte

• Origen

• Localización original y copias

• Clasificación documental

• Unidad Administrativa Responsable

• Proceso

• Código

• Nombre del registro

• Soporte

• Información registrada en la TRD

• Dependencia

Listado Maestro de Registros -

LMR-

Inventario de los documentos que

proporcionan evidencia del desarrollo

de las actividades y/o funciones propias

de la entidad.

Cuadro de Caracterización Documental

Instrumento que relaciona la totalidad de la

producción documental de una entidad, en el cual

se identifican las relaciones de los documentos de

archivo (registros) con el sistema integrado de

gestión, el contexto de creación y su productor.

Cuadro de Caracterización Documental

Instrumento que relaciona la totalidad de la

producción documental de una entidad, en el cual

se identifican las relaciones de los documentos de

archivo (registros) con el sistema integrado de

gestión, el contexto de creación y su productor.

GESTIÓN DOCUMENTAL

15489-1:2001

ACTIVO DE INFORMACION

NTC-ISO/IEC 27001

NTC-ISO 30301

24 24

Guía de Auditoria para Entidades del Estado

25 25

GESTION DOCUMENTAL

26 26

CATEGORIA NORMA DESCRIPCION

INTERNACIONAL ISO 15489-1 Información and documentación – Records management

ISO 30301 Sistema de Gestión para los documentos

MOREQ modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

ISO 9001 : 2008

ISO 2700 Sistema de Gestion de Seguridad de la Información

ISO 2005 Riestos de Activos de Información

ISO 14000 Sistema de Gestión Ambiental

ISO 18000 Sistema de Salud y Seguridad de la Informacion

ISO 26000 Responsabilidad Social

ISO 8000 Responsabilidad Social

CATEGORIA NORMA DESCRIPCION NACIONAL Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

LEY 527 DE 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD

Acuerdo 042 de 2002

“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

Acuerdo 060 de 2001 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales

Decreto 1145 de 2004 Disposiciones para desarrollar el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP

Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos

Decretos 2609 de 2012

Por la cual se reglamenta parcialmente el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011

LEY 962 DE 2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1437 de 2011

Por el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras

Directiva Presidencial No 04 Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública

Circular Externa No 002 Marzo 6 de 2012

Adquisicion de herramientas tecnologicas de gestión documental

NTCGP 1000: 2009 Norma Tecnica de Calidad para el estado colombiano

MECI 1000; 2005 Modelo Estandar de Control Inteno

DECRETO 2482 DE 2012 Lineamientos Generales para la Integración de la Planeación y Gestión

27 27

CATEGORIA NORMA DESCRIPCION DISTRITAL Decreto 475 de 2006 Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá

Decreto 514 de 2006

Por el cual se establece que toda entidad publica del nivel distrital debe tener un Subsistema interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público

Decreto 176 de 2010

Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas Funciones

Circular 002 de 2010

Cumplimiento de la Ley 594 de 2004, organización e implementación de archivos y fondos documentales acumulados

Decreto 652 de 2011

NTD-SIG 001 2011 Norma técnica distrital del sistema Integrado de Gestión

Circular 003 de 2013

Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimiento de la perdida de elementos y documentos ´públicos

ARCHIVO DISTRITAL Guía de Procedimiento para la organización de fondos documentales acumulados

Guía de procedimientos la gestión documental basada en procesos

Gestión Documental enfocada a procesos

PROCEDIMIENTOS SG ENTIDAD Transferencias documentales

Recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales

Atención de consultas, préstamos y devoluciones de documentos al archivo

Organización documental en el archivo de gestión.

Servicio de fotocopiado

Actos Administrativos

Atender solicitud de perdón y reparación simbólica - ley de justicia y paz

Elaboración, aplicación y actualización de tablas de retención documental.

28 28

Mapa Conceptual de la Gestión Documental

Mapa conceptual normas gestion documental.pdf

31 31

Verificar que la Entidad diseño, elaboró , socializó en implemento los siguientes instrumentos archivísticos

CCD Cuadro de Clasificación Documental -CCD

TRD Tabla de Retención Documental TRD

PGD Programa de Gestión Documental PGD

PINAR Plan Institucional de Archivos PINAR

FUID Inventario Documental

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Banco terminológicos Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales

Mapa de Procesos Mapa de Procesos

Flujos Documentales Flujos documentales

Funciones dependencicas Descripción de las funciones de las unidades administrativas

Tablas de control de acceso

Mapa de Riesgos

Gestión de documento electrónico

Listado maestro de documentos

Listados maestro de documentos externos

Listados maestros de registros

Matriz Inventario de Activos de informacion

INSTRUMENTOS

CULTURA

RECURSOS

ORGANIZACION PROCESOS

ESTRATEGIA

ACCIONES DE MEJORA

INDICADORES

AUDITORIA

SEGUIMIENTO

ESQUEMA DE GESTIÓN INTEGRAL P P

H H

V V

A A DOCUMENTAR

33 33

Proceso Gestión Documental Actual

Producción Producción Recepción y Radicación Recepción y Radicación Distribución Distribución Trámite Trámite

Organización Organización Consulta Consulta Transferencia Transferencia Conservación y Disposición Final

Conservación y Disposición Final

Arc

hiv

o G

est

ión

Arc

hiv

o C

entr

al

1 2 3 4

5

6 7 8

34

CONTROLES CONTROLES

RECURSOS RECURSOS

REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS

CLIENTE

NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS

OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

PRODUCTOS Y

SERVICIOS:

satisfacción del

ciudadano y partes

interesadas

ENTRADAS SALIDAS

PROVEEDORES

COMUNICACION COMUNICACION

INFORMACIÓN INFORMACIÓN

SENSIBILIZACION -

CAPACITACION

SENSIBILIZACION -

CAPACITACION

COMPROMISOS

ETICOS

COMPROMISOS

ETICOS

PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

PLANES PLANES

NORMAS

TECNOLOGIA TECNOLOGIA RIESGOS RIESGOS

POLÍTICA

PROCESOS: Estratégicos Misionales

PROCESOS: Estratégicos Misionales

PROCESOS: Apoyo Control


35

PROCESO MISIONALES

P1 P2 P3 Pn

PROCESOS: Estratégicos

PROCESOS: Estratégicos

P4 P5 P6 Pn



CONTROLES CONTROLES

RECURSOS RECURSOS

DOCUMENTOS DOCUMENTOS

CLIENTE

NECESIDADES Y

EXPECTATIVAS

OBJETIVOS

INSTITUCIONALES

PRODUCTOS Y

SERVICIOS:

satisfacción del

ciudadano y

partes interesadas

ENTRADAS SALIDAS

PROVEEDORES



P H VA

RIESGOS RIESGOS

COMPROMISOS

ETICOS

COMPROMISOS

ETICOS


PLANES PLANES

NORMAS

POLÍTICA

36

PRECONTRATUAL CONTRACTUAL POSTCONTRACTUAL

P1 P2 P3 Pn

PROCESOS: Misionales

Estratégicos

PROCESOS: Misionales

Estratégicos

TH PTO FINC ALM



CONTROLES CONTROLES

RECURSOS RECURSOS

DOCUMENTOS DOCUMENTOS

CLIENTE

NECESIDADES DE

CONTRATACION

NECESIDADES DE

CONTRATACION

PLAN DE COMPRAS

Y/O DE

CONTRATACION

PLAN DE COMPRAS

Y/O DE

CONTRATACION

PRODUCTOS Y

SERVICIOS:

Recibido a

satisfacción ENTRADAS

SALIDAS

PROVEEDORES PROVEEDORES



- P H VA

- $ - $

COMPROMISOS

ETICOS

COMPROMISOS

ETICOS

AUTOEVALUACION AUTOEVALUACION

QUEJAS Y RECLAMOS QUEJAS Y RECLAMOS


NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD

PLANES DE

MEJORAMEINTO

PLANES DE

MEJORAMEINTO

PLANES PLANES

INDICADORES INDICADORES

TIS

37

Los auditores compararán los documentos con la

norma para asegurarse de que se adhieren a ella. Diga lo que hace,

Haga lo que dice,

Los auditores querrán ver si seguimos bien el

Sistema Documentado de Calidad. Querrán vernos

haciendo nuestro trabajo y compararlo con nuestros

procedimientos e instrucciones de trabajo

documentados .

Demuéstrelo,

Los auditores estudiarán nuestros registros para

comprobar si indican que hemos cumplido con

todos los requisitos en nuestro Sistema

Documentado de Calidad.

La Auditoría de Registro

38

Los auditores buscarán pruebas que

indiquen que estamos midiendo,

monitorizando y mejorando nuestro

Sistema de Gestión.

Y mejórelo

La Auditoría de Registro

39

• Tener un buen soporte legal para la demostración de las actividades realizadas y el cumplimiento de los requisitos legales;

• Permitir la supervisión del cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo y la asunción de responsabilidades;

• Facilitar la gestión de los riesgos, incluyendo la gestión de la seguridad y la

continuidad del negocio en caso de desastre; • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados,

los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; • Optimiza la toma de decisiones y la consistencia operativa, manteniendo

la memoria de la organización son algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones que deciden apostar por una buena gestión de sus documentos.

• Tener un buen soporte legal para la demostración de las actividades realizadas y el cumplimiento de los requisitos legales;

• Permitir la supervisión del cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo y la asunción de responsabilidades;

• Facilitar la gestión de los riesgos, incluyendo la gestión de la seguridad y la

continuidad del negocio en caso de desastre; • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados,

los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; • Optimiza la toma de decisiones y la consistencia operativa, manteniendo

la memoria de la organización son algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones que deciden apostar por una buena gestión de sus documentos.

Por qué un Sistema de Gestión Documental Por qué un Sistema de Gestión Documental

40 40

• Impacta los procesos internos de la entidad

• Se tiene información disponible permanentemente

• Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades

• Da oportunidad en el servicio al cliente

• Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad

• Propicia un escenario para el ahorro de papel

• Impacta los procesos internos de la entidad

• Se tiene información disponible permanentemente

• Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades

• Da oportunidad en el servicio al cliente

• Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad

• Propicia un escenario para el ahorro de papel

Por qué un Sistema de Gestión Documental Por qué un Sistema de Gestión Documental

41 41

La gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos de archivo en una organización incluye: a) el establecimiento de políticas y normas; b) la asignación de responsabilidades y competencias; c) la fijación y promulgación de procedimientos y directrices; d) la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso; e) el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y f) la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de negocio de la organización.

La gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos de archivo en una organización incluye: a) el establecimiento de políticas y normas; b) la asignación de responsabilidades y competencias; c) la fijación y promulgación de procedimientos y directrices; d) la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso; e) el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y f) la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de negocio de la organización.

4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo 4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo ISO 15489 ISO 15489

42 42

MUCHAS GRACIAS Oficina de Control Interno

Secretaría General

Alcaldía Mayor de Bogotá

MUCHAS GRACIAS Oficina de Control Interno

Secretaría General

Alcaldía Mayor de Bogotá

Ricardo Bogotá Camargo Ricardo Bogotá Camargo

[email protected] [email protected]

[email protected] [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

bogotá ricardo_auditoría documental sistema integrado gestión alcaldia mayor bogotá

Documents