Avaluació i valoració de proveïdors de l’entorn sanitari Boehringer Ingelheim / Spain 2 Junio 2016_Anna Vázquez

JORNADA ORGANIZADA POR AGILCOS

INDICE DE CONTENIDOS

1. Evaluación de proveedores.

2. Evaluación de proveedores: Roles y Responsabilidades

3. Metodología:

3.1. Criterios de selección y evaluación: a quién y qué

3.2. Calendarización de actividades

3.3. Business Review Meetings

4. Conclusiones

03/06/2016 2

1. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Etapa dentro de la gestión comercial y del ciclo de vida del proveedor

(Supplier Relationship management - SRM)

Para medir el desempeño del proveedor. Definir planes acción

Desarrollo relación comercial satisfactoria, que beneficie a mi negocio (y al proveedor)

Tenemos los proveedores adecuados para el negocio

3 June 2016

Supplier Selection

Supplier Qualification

Supplier Evaluation

Supplier Development

Supplier Termination

Supplier Management

2. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: ROLES Y RESPONSABILIDADES

Compras es responsable de la gestión de la relación comercial con el proveedor…pero no debe evaluar unilateralmente MATRIX TEAM

3 June 2016

* Supply Chain, Calidad, EHS, Ingeniería…cualquier departamento interno que trabaje con los proveedores seleccionados. ** Las personas que tratan o reciben el servicio de los proveedores a evaluar

Supplier Evaluation

Preparación Cuestionario Discusión

Selección lista proveedores a evaluar

Definición del Matrix Team

Realizar cuestionario

Realizar análisis

Organizar comunicación externa

Sourcing Decide Ejecuta

Decide Ejecuta

Decide Ejecuta **

Decide Ejecuta

Decide Ejecuta

Business Partner *

Consultado Acuerda Ejecuta

Consultado Acuerda Ejecuta

Ejecuta **

Consultado Acuerda Ejecuta

Consultado Acuerda Ejecuta

3. METODOLOGÍA

Necesario definir CRITERIOS para:

1. Decidir qué proveedores se deben evaluar A QUIÉN

2. Frecuencia de evaluación

3. Qué se va a evaluar (cadena de valor) QUÉ

4. Calendarización de actividades de evaluación

5. Business Review meetings con los proveedores

3 June 2016

Escribir Valores: 1, 2, 3,

4.

De - a + riesgo

Clasificación Criterios Descripción RIESGO PONDERACION RESULTADO

ponderado

Mercado A) Monopolio por parte de un proveedor / oligopolio / libre competencia 1 10% 0,1

B) El precio del material o de las materias que lo componen, está ligado a mercados especulativos 1 10% 0,1

Técnico C) Complejidad de la tecnología requerida para el bien o servicio 4 40% 1,6

D) Nivel de requerimientos internos del servicio/producto 4 40% 1,6

Económico

E) Coste del cambio de proveedor o tecnología / en tiempo / y en recursos 3 20% 0,6

F) Grado de libertad para elección de un proveedor 2 20% 0,4

G) Volúmen económico que representa para BIESA el bien o servicio 2 20% 0,4

H) Impacto económico para la compañía en caso de fallo del suministro en cantidad y calidad 3 20% 0,6

I) Perdida de ventaja competitiva por el fallo en el suministro o por la calidad recibida 3 20% 0,6

Político/Legal

K) Impacto político o de margen de la compañía. 2 30% 0,6

L) Impacto a nivel legal y /o regulatorio (de las autoridades Sanitarias) 2 30% 0,6

M) Posibilidad de riesgo físico humano o medio ambiental si el bien o servicio no se recibe en la calidad adecuada 3 30% 0,9

RIESGO FINAL 8,1

ACLARACIONES A CONSIDERAR EN LA VALORACIÓN

D) Si el producto o servicio es especial para BIESA, no estandar de mercado. Si BIESA tiene una calidad especial. Si el proveedor necesita una tecnología no estandar

F) Si estamos sujetos a acuerdos "globales" corporativos, intereses políticos o de imagen que nos obliguen a comprar a un proveedor, si tenemos algún utillaje especial

que nos ligue a un proveedor, por ej. Que hayamos tenido que pagar un molde para piezas de plástico…

H) A valorar posibles costes de oportunidad por paro de líneas de producción, costes adicionales en operaciones internas de la compañía,

pérdida de ventas por no llegar a tiempo, posible impacto en la decisión del prescriptor (médico, farmacia u hospital) que acabe recetando medicamento de la competencia

L) Multas de la administración, situaciones que puedan provocar retirada de producto del mercado debido a que el producto o servicio no cumple

con las especificaciones de BIESA y no ha sido detectado.

Criterios Descripción según Materiales(a revisar) Ponderación

Mercado En general se dispone de varios proveedores y los precios son predecibles 10%

Técnico Los aspectos técnicos determinana en muchos casos la estrategia de compras 40%

Económico Existe cierta flexibilidad para cambiar de proveedor y controlar el impacto económico 20%

Político/legal Por ser industria farmaceutica el impacto político y legal tiene notable importancia 30%

3. METODOLOGÍA 3.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (1/4)

¿Qué proveedores tiene sentido evaluar? QUIEN

3 June 2016

Clusters de proveedores por

Categorías (KRALJIC). Foco: Estratégicos+

Bottleneck

RIESGO

LISTA DE PROVEEDORES A EVALUAR. CONSENSUAR CON MATRIX TEAM LISTADO Y FRECUENCIA

Qué quiero evaluar de mis proveedores? QUÉ

3 June 2016

3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (2/4)

8 Evaluation AXIS: -Company image -Level of service -Supply risk -Cost -Administrative performance -Quality -EHS -Finantial health

RIESGO COMERCIAL (i.e Informa)ComprasTRAYECTORIA EMPRESARIALComprasCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES DE PAGOComprasNIVEL EQUILIBRIOComprasNIVEL RENTABILIDADComprasNIVEL ENDEUDAMIENTOComprasNIVEL TESORERIACompras4. ESTABILIDAD FINANCIERATIEMPO DE FINANCIACION (sí procede)ComprasCONTENIDO FACTURAControl FacturasINCIDENCIAS EN FACTURASControl FacturasREGULARIDAD EN RECEPCION FACTURA/SControl Facturas3. FACTURACIONPRODUCTO/SERVICIO PEDIDO = PRODUCTO/ SERVICIO RECIBIDOComprasRAPIDEZ EN SOLUCIONAR POSIBLES INCIDENCIASComprasCUMPLIMIENTO PLAZOS DE ENTREGA REQUERIDOSComprasCONTENIDO DESEADO EN LA CONFIRMACION PEDIDOSComprasPORTES DE NUESTROS PEDIDOS SON PAGADOSComprasREGULARIDAD REVISION DE PRECIOS (Proveedor aumenta los precios de forma continua)ComprasRAPIDEZ EN CONFIRMAR NUESTROS PEDIDOSCompras2. GESTION DE NUESTROS PEDIDOSLOS TÈCNICOS ENVIADOS POSEEN FORMACIÓN DE SEGURIDADSeguridadREGULARIDAD DE ENVÍO DE DOCS DE COORDINACION DE ACTIVIDADES LABOR.SeguridadEL PROVEEDOR REALIZA UN CONTROL ADECUADO A SUS SUBCONTRATASSeguridadEL PERFIL DE LOS TÉCNICOS ENVIADOS ES ADECUADOCliente InternoEL PRODUCTO/SERVICIO CUMPLE CON LA CALIDAD REQUERIDACliente InternoPROVEEDOR PROPRCIONA SERVICIO POST-VENTAC. Interno / ComprasPLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS POR PARTE DE PROVEEDORC. Interno / ComprasRAPIDEZ DE ENVIO DE MUESTRAS/DOCUMENTACIONC. Interno / ComprasRAPIDEZ EN RESPUESTA A NUESTRAS CONSULTASC. Interno / ComprasNIVEL DE PRECIOS PRELIMINARComprasINTERES NUESTRO DEL PRODUCTO OFRECIDOC. Interno / ComprasTRATO PERSONAL OBSERVADOC. Interno / ComprasPROFESIONALIDAD DE LA PERSONA/CONTACTOC. Interno / ComprasASPECTO DE LA EMPRESA (en caso de posible visita)C. Interno / ComprasASPECTO DEL CATALOGO GENERAL DE PRODUCTO Cliente Interno1.CONTACTO PROVEEDORDep. implicados

NPMRB

RIESGO COMERCIAL (i.e Informa)ComprasTRAYECTORIA EMPRESARIALComprasCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES DE PAGOComprasNIVEL EQUILIBRIOComprasNIVEL RENTABILIDADComprasNIVEL ENDEUDAMIENTOComprasNIVEL TESORERIACompras4. ESTABILIDAD FINANCIERATIEMPO DE FINANCIACION (sí procede)ComprasCONTENIDO FACTURAControl FacturasINCIDENCIAS EN FACTURASControl FacturasREGULARIDAD EN RECEPCION FACTURA/SControl Facturas3. FACTURACIONPRODUCTO/SERVICIO PEDIDO = PRODUCTO/ SERVICIO RECIBIDOComprasRAPIDEZ EN SOLUCIONAR POSIBLES INCIDENCIASComprasCUMPLIMIENTO PLAZOS DE ENTREGA REQUERIDOSComprasCONTENIDO DESEADO EN LA CONFIRMACION PEDIDOSComprasPORTES DE NUESTROS PEDIDOS SON PAGADOSComprasREGULARIDAD REVISION DE PRECIOS (Proveedor aumenta los precios de forma continua)ComprasRAPIDEZ EN CONFIRMAR NUESTROS PEDIDOSCompras2. GESTION DE NUESTROS PEDIDOSLOS TÈCNICOS ENVIADOS POSEEN FORMACIÓN DE SEGURIDADSeguridadREGULARIDAD DE ENVÍO DE DOCS DE COORDINACION DE ACTIVIDADES LABOR.SeguridadEL PROVEEDOR REALIZA UN CONTROL ADECUADO A SUS SUBCONTRATASSeguridadEL PERFIL DE LOS TÉCNICOS ENVIADOS ES ADECUADOCliente InternoEL PRODUCTO/SERVICIO CUMPLE CON LA CALIDAD REQUERIDACliente InternoPROVEEDOR PROPRCIONA SERVICIO POST-VENTAC. Interno / ComprasPLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS POR PARTE DE PROVEEDORC. Interno / ComprasRAPIDEZ DE ENVIO DE MUESTRAS/DOCUMENTACIONC. Interno / ComprasRAPIDEZ EN RESPUESTA A NUESTRAS CONSULTASC. Interno / ComprasNIVEL DE PRECIOS PRELIMINARComprasINTERES NUESTRO DEL PRODUCTO OFRECIDOC. Interno / ComprasTRATO PERSONAL OBSERVADOC. Interno / ComprasPROFESIONALIDAD DE LA PERSONA/CONTACTOC. Interno / ComprasASPECTO DE LA EMPRESA (en caso de posible visita)C. Interno / ComprasASPECTO DEL CATALOGO GENERAL DE PRODUCTO Cliente Interno1.CONTACTO PROVEEDORDep. implicados

NPMRB

0,00

1,00

2,00

IMAGEN

EMPRESA

NIVELSERVICI

O

NIVELRIESGO

/SUMINI

STRO

NIVELCOSTE/CONDIC

IONES

EFICIENCIA

ADMINISTRATI

VA

CALIDAD

EHS

ESTAB.FINANC

IERA

VEOLIAWATERSYSTEMS

STERISIBERIA

INSTALACIONESLORRIME,S.A.INTEMAN

OBRELSA

PROV. 1

PROV. 2

PROV. 3

PROV. 4

PROV. 5

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN CONSENSUADO CON EL BUSINESS PARTNER (MATRIX TEAM)

3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (3/4)

¿Qué proveedores tiene sentido evaluar? QUIÉN

3 June 2016

Type of Service (e.g.

Medical, R&D)

Key products in LSP; ESP;

BP; AH; Development

Material /Service

Category I / II / III

S

u

p

p

l

i

e

r

Supplier classification

… plus Material and Product Criticality

Commodity Supplier

T

a

c

t

i

c

a

l

Specialized Supplier

Emerging Supplier

Key Supplier

Tactical Relationships-No Formal Governance

S

t

r

a

t

e

g

i

c

Commodity

Strategic Key Supplier

The more strategic the supplier/category the more tools within the Supplier Management Toolbox will be used

Supplier Supplier Selection Evaluation Supplier Supplier Qualification Development Supplier Termination

Supplier Management Tool box

Classification Schema

LISTA DE PROVEEDORES A EVALUAR. CONSENSUAR CON MATRIX TEAM LISTADO Y FRECUENCIA

TIPO PROVEEDOR+ CRITICIDAD PRODUCTO/SERVICIO

Ahora

3 June 2016

Criteria

EHS

Cost

Delivery

Quality

Risk

Service

Innovation

3. METODOLOGÍA 3.1CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN: QUIÉN+QUÉ (4/4)

Qué quiero evaluar de mis proveedores? QUÉ

Ahora

3. METODOLOGÍA 3.2 CALENDARIZACIÓN DE ACTIVIDADES

CALENDARIZACIÓN ACTIVIDADES

-Agendar reuniones de EVALUACIÓN con el MATRIX TEAM

-Análisis interno de resultados

-Comunicación a los proveedores

-Reunión con los proveedores (Business Review Meetings BRM)

3 June 2016

3. METODOLOGÍA 3.3 BUSINESS REVIEW MEETINGS

Qué hago con los resultados?

Reuniones periódicas de seguimiento con los proveedores.

Evolución del negocio en cifras

Seguimiento de los KPI’s –SLA’s acordados

Revisión resultados evaluación

Plan acción sobre posibles desviaciones

Búsqueda de innovación a través del proveedor.

Best Practice sharing.

3 June 2016

4. CONCLUSIONES

El modelo de evaluación de proveedores debe ser “customizado”

Tener una idea clara de los elementos clave de mi cadena de valor

Definir criterios: A QUIÉN evalúo/ QUÉ evalúo.

No subestimar el tiempo necesario para la EVALUACIÓN Calendarizar actividades

Explotar más las reuniones con los proveedores : innovación, factores diferenciadores, ventajas competitivas, best practice sharing, acuerdos de riesgo compartido…

Existen herramientas (softwares) en el mercado…facilitan la vida pero no son imprescindibles.

3 June 2016

¡MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN! anna.vazquez@boehringer-ingelheim.com vazquez.annamaria@gmail.com

3 June 2016

BACK UP DOCUMENTS

03/06/2016 14

MATRIZ DE KRALJIC

3 June 2016

Supplier Classification Characteristics

Key Supplier: Major suppliers that are world class and typically multinational. These suppliers either share our objectives to advance our products and services through innovation and leadership, or have marketplace leadership that necessitates a supplier relationship.

Emerging Supplier: Offer new or alternative products or services that bring technical, cost, or supply improvement opportunities. These relationships may be new and, therefore, immature; but typically, all Emerging suppliers should have the potential to become Key or Specialized suppliers.

Specialized Supplier: Suppliers that may be specific to a region or a specialized product or service. These suppliers are critical to the fulfillment of our business and may be regional in nature.

Commodity Supplier: Suppliers which can be fast and easily replaced due to the nature of the goods and/or service they provide. They are not critical to our business and Purchasing environment.

Note, Suppliers that have an annual spend more than 20 Million Euro or span more than one category may be treated as a cross category supplier, whereby the entire relationship is reviewed centrally by both BI-KSM and the supplier.

3 June 2016

Supplier Classification Schema

Commodity Supplier

T

a

c

t

i

c

a

l

Specialized Supplier

Emerging Supplier

Key Supplier

Tactical Relationships-No Formal Governance

S

t

r

a

t

e

g

i

c

Our main goal…

• Define one common global schema shared and applied between Purchasing and all Business Partners / Stakeholders which is leading to one language and increases the transparency throughout BI’s -supplier base

What is a Supplier Classification good for ?

• Supplier Classification is a way to scan a supplier portfolio based on defined capabilities

• BI and all Categories understand then the supplier distribution

• Needed to define measures and tools to manage all suppliers adequately

Supplier classification is the entry gate for supplier management 3 June 2016

03/06/2016 18

RISK ASSESSMENT CATEGORIA

Escribir Valores: 1, 2, 3,

4.

De - a + riesgo

Clasificación Criterios Descripción RIESGO PONDERACION RESULTADO

ponderado

Mercado A) Monopolio por parte de un proveedor / oligopolio / libre competencia

1 10% 0,1

B) El precio del material o de las materias que lo componen, está ligado a mercados especulativos 1 10% 0,1

Técnico C) Complejidad de la tecnología requerida para el bien o servicio

4 40% 1,6

D) Nivel de requerimientos internos del servicio/producto 4 40% 1,6

Económico

E) Coste del cambio de proveedor o tecnología / en tiempo / y en recursos 3 20% 0,6

F) Grado de libertad para elección de un proveedor 2 20% 0,4

G) Volúmen económico que representa para BIESA el bien o servicio 2 20% 0,4

H) Impacto económico para la compañía en caso de fallo del suministro en cantidad y calidad 3 20% 0,6

I) Perdida de ventaja competitiva por el fallo en el suministro o por la calidad recibida 3 20% 0,6

Político/Legal

K) Impacto político o de margen de la compañía. 2 30% 0,6

L) Impacto a nivel legal y /o regulatorio (de las autoridades Sanitarias) 2 30% 0,6

M) Posibilidad de riesgo físico humano o medio ambiental si el bien o servicio no se recibe en la calidad adecuada 3 30% 0,9

RIESGO FINAL 8,1

ACLARACIONES A CONSIDERAR EN LA VALORACIÓN

D) Si el producto o servicio es especial para BIESA, no estandar de mercado. Si BIESA tiene una calidad especial. Si el proveedor necesita una tecnología no estandar

F) Si estamos sujetos a acuerdos "globales" corporativos, intereses políticos o de imagen que nos obliguen a comprar a un proveedor, si tenemos algún utillaje especial

que nos ligue a un proveedor, por ej. Que hayamos tenido que pagar un molde para piezas de plástico…

H) A valorar posibles costes de oportunidad por paro de líneas de producción, costes adicionales en operaciones internas de la compañía,

pérdida de ventas por no llegar a tiempo, posible impacto en la decisión del prescriptor (médico, farmacia u hospital) que acabe recetando medicamento de la competencia

L) Multas de la administración, situaciones que puedan provocar retirada de producto del mercado debido a que el producto o servicio no cumple

con las especificaciones de BIESA y no ha sido detectado.

Criterios Descripción según Materiales(a revisar) Ponderación

Mercado En general se dispone de varios proveedores y los precios son predecibles 10%

Técnico Los aspectos técnicos determinana en muchos casos la estrategia de compras 40%

Económico Existe cierta flexibilidad para cambiar de proveedor y controlar el impacto económico 20%

Político/legal Por ser industria farmaceutica el impacto político y legal tiene notable importancia 30%

CATEGORY/SUPPLIER RISK ASSESSMENT